工会档案信息化管理论文范文

工会档案信息化管理论文范文第1篇

一、档案管理应用信息化技术的优点

(一) 促进办公效率大幅度提高。利用计算机的信息处理能力有利于提高档案管理效率, 在传统档案管理工作中, 档案管理人员都是手工操作, 不但需要大量的人力物力而且工作效率也较为低下。在档案管理工作中应用计算机软件, 可以明显加快资料的收集、储存、分类和统计工作, 有利于提高工作效率。

(二) 促进档案文件信息得到充分的交流与共享。在传统档案管理工作中, 不同单位与不同部门掌握的档案资料不能实现互通有无, 不利用查找文件和信息。在档案管理工作中应用计算机技术以后, 档案管理工作得到了较快升级, 并逐步形成一个完整的系统, 同时有利于实现不同单位与不同部门间的信息共享, 档案文件信息可以实现各种方式的查询, 使档案更好地服务于人民, 提高了工作效率。

(三) 有助于档案保存稳定性。档案电子文件载体材料与传统纸质载体对比, 具有更长的保留时间。如VCD、DVD光碟, U盘, 移动硬盘等, 这些电子载体都具备一个突出的优点就是易于存取、较快传递、容易保存、不受外界环境的影响、不易损坏, 稳定性较高。

(四) 大大提高了文件传递的速度和安全性。档案管理信息系统依靠计算机网络, 发挥安全认证等技术手段的作用, 可以实现快速的传播, 有效保证了文件传递的安全性。

二、档案管理应用信息化技术的方法

(一) 把实体管理变为信息管理。在传统档案管理过程中, 一般情况下依靠纸质、图片、录音、录像等形式保存, 都是工作人员手工操作, 在管理过程中存在着繁杂的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计、提供等工作, 因此档案工作人员每天都需承担繁重的工作量, 而且不易于操作, 操作过程中容易产生失误。因为每天都要进行大量档案资料的整理与保管, 因此不具备时间对档案资料进行提炼和加工, 很多档案信息资源不能发挥应有的作用, 形成严重的浪费现象。当前, 大量的现代化管理技术和设备进入档案管理工作中, 特别是随着计算机、光盘、多媒体技术的引用, 有效提高了工作效率, 实现档案管理工作的现代化, 逐步淘汰了传统档案管理模式。当前, 档案管理工作的核心内容是信息管理, 在管理档案信息资源过程中普遍应用现代化管理手段。利用信息化处理的档案资源可以实现广泛传播, 档案资源只有实现信息化管理, 档案资源才能真正为人民所用, 才能展现更大的作用, 档案管理工作才能有力支持我国经济发展、科技进步与社会繁荣;同时实现信息化管理的档案资源也可以创造一定的经济效益与社会效益, 一定会促进我国国民经济的持续性发展。

(二) 建立有效的信息系统, 充分、合理、安全地使用电子档案。在档案利用信息化手段进行管理时, 首先要具备计算机信息系统, 因此, 档案管理部门首先要明确下面工作:一是科学设计, 保证基于计算机的文件档案管理工作流程的规范性, 达到档案信息管理的标准。二是以文件处理方式为标准, 尽快开发档案信息化系统软件。三是实现信息化管理过程中, 要根据实际情况, 实行内部控制制度, 才能保证档案材料的可靠性。应用电子档案过程中, 电子档案的真实性具有关键作用。在操作过程中, 由于档案材料自电子文件一直到归档不具备程序化管理体系, 不能实现系统间的有效链接, 因此基于现在技术的电子文件原数据的完整性还受到一些因素的影响, 大量电子档案还不能达到与对应纸质档案材料的一致性;再就是保存电子档案的载体使用寿命不能保证等, 这些都不利于做到档案材料的真实与安全。

(三) 提高档案工作者的专业素质, 实现档案管理的科学化, 安全化。人在应用现代化设备中具有关键性影响, 档案管理的每一项工作都需要人来完成。所以要求每一位档案工作人员都必须具备现代化知识。再有, 要求尽快提高档案工作队伍结构水平, 所以需要利用最短的时间建立一支掌握现代科学技术、专业技术的专业队伍:一是在当前的档案管理工作中应用了大量的现代科学成果, 所以档案工作人员要树立终身学习意识, 尤其是尽快掌握计算机技术、数学知识等, 这些都严重影响着档案管理信息化程度、现代化程度的提高。二是具备高水平的档案专业知识, 如档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理、档案标引、检索、编研、复制等技术。三是分析当前的档案管理发展情况可以得到, 档案工作人员一定要具备现代化档案管理技术, 学会分析档案信息, 能够开展高级档案信息咨询工作, 能够提供更高水平的服务等。档案管理人员一定要树立终身学习意识, 同时上级档案管理部门要为工作人员学习创造条件, 可以定期指定工作人员参加业务培训、参加技术指导, 还可以结合应用老一辈帮助新人的做法, 提倡相互促进、相互帮助、共同提高等, 才能逐步形成梯队型人才结构与复合型人才集体。

摘要：计算机技术快速发展并普遍应用于社会各个领域当中, 传统档案管理模式已不能适应当前档案的管理要求, 电子档案技术应该得到普遍应用, 档案管理工作才能得到健康发展。

关键词：信息化,档案,管理

参考文献

[1] 崔宝明.浅谈中小学档案管理信息化[J].科技视界.2016 (03) .

工会档案信息化管理论文范文第2篇

[摘 要]档案信息化建设是高校档案管理工作适应社会与学校发展的必然趋势。而作为国家示范性高职院校，应带领档案管理工作相对落后的普通高职院校依托校园网，加强基础建设，更新档案管理观念，健全档案管理制度，做好电子文件归档，从而推动高职院校档案信息化建设。

[关键词]档案信息化；国家示范性高职院校；制约因素；对策

信息技术的迅猛发展和在各行各业的广泛应用，对国民经济和社会的发展产生了深刻地影响，同样，对于档案事业也提出了更高的新的要求。档案的信息化已成为一种必然的趋势。2000年国家档案局颁布的《全国档案事业发展“十五”计划》中，把档案信息化建设作为今后一个时期内档案工作的重要奋斗目标和主要工作任务，2002年实施的《全国档案信息化建设实施纲要》，标志着我国档案信息化建设的新纪元，充分显示了国家对档案工作的重视。而高校作为培养社会各类人才的摇篮，储备科学文化基础知识的基础，在办学过程中形成的档案信息则成为信息社会经济与社会发展的宝贵信息资源之一。

一、高职院校档案信息化建设的必然性

为了尽快适应现代社会对档案信息的需求，很多高校都不同程度地采用计算机管理档案信息，管理已经形成的各类目录信息。少数走在档案信息化前沿的学校，除了管理档案目录以外，通过数字化的手段，还能对全文和多媒体档案信息进行管理，并通过建立自己的门户网站，把这些信息发布出去。随着校园网的开能和“数字化校园”建设的逐渐深入，各高校已普遍使用计算机编辑、打印和收发文件，每年都有大量电子文件产生。

但就高职院校而言，这方面的理论研究与实施显得相对落后。而计算机软（硬）件技术、网络技术、多媒体技术和远程传输等现代信息技术的迅猛发展，大大加快了办公自动化、科研生产无纸化、信息资源网络化的进程。档案也由单一的纸质载体变为磁带、磁盘、胶片、光盘等多种形式。今后以电子文件为主体的电子档案将成为高校档案的重要组成部分，甚至将逐步取代传统意义上的档案。如何领先计算机技术，建立高效、方便、快捷的档案信息系统，将电子文件转换成电子档案，并对这些新的载体进行开发利用，从而为高职院校的各项工作提供信息服务，这将成为迫在眉睫的事。教育部在2007年确定了100所国家示范高职院校，2010年又确定了100所国家骨干高职院校，为适应全国高校档案信息化的需求，这些优秀的高职院校应结合自身情况开展相关的理论调研与研究并进行实践，紧追步伐，尽快完善档案信息化建设，从而为其他高职院校做好表率。下面我们就以江西现代职业技术学院为例。

二、高职院校档案信息化建设的制约因素

1.思想认识不到位，重视程度不够

2003年，江西现代职业技术学院成功的从中专教育转型为大专教育，为适应学院各方面的发展，学院将所有的工作重点都放在了加强学院基础设施建设、壮大师生队伍以及完善教育教学等工作上。而高校档案工作则是一项基础性的管理工作，同是也是一项服务性工作，这很难产生明显且直接的经济效益，所以档案室的地位被削弱了。学院对档案信息化管理认识不足，宣传不力，职工参与的意识薄弱，在档案资料的收集、利用等方面未能得到应有的理解与支持，学院的档案工作基本上停留在维持档案日常的简单管理上。每年，学院只安排一到两位分管档案的工作人员参加一些会议和培训，平时很少过问档案工作，甚至很少对档案工作进行必要的检查和指導。

2.档案管理制度不建全

电子文件及档案管理信息化对高职院校来说是一个新课题，学校的电子档案工作还处于初级阶段。尽管学院在平时工作中产生了大量的电子文件，但都未作为档案进行系统化处理。尤其是缺乏完善的档案管理制度、分工合理、责任明确的考核制度、标准的高校档案管理软件，造成这些宝贵资源的散失。加上电子档案管理与之前的纸质档案管理有质的不同，比如电子文件的收集和归档档的范围广泛，不仅包括文字材料，还包括数据、表格、图像、声音等等。因此电子文件的归档难度非常大且存在技术难题。

3.基础设施建设相对薄弱

基础设施建设主要指档案信息网络系统和档案数字化设备，它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件。但由于学院前期重点考虑的是本校的生存和发展问题，加大了对校园基础设施、专业设计、教学科研和教师队伍建设的的投入，而用于档案建设的资金极少，加上学院的档案管理停留在传统方式上，基础设施建设成了突出的问题。

4.档案人员素质和数量相对落后影响高职院校档案信息化建设的进程

档案信息化工作需要有三类专业技术人员，即：档案管理人员、信息处理人员、系统维护人员，三类人员应具有相应技能。但是，很多高职院校档案工作人员配备不合理，有专业的档案人员但没有专业的档案信息技术人员；档案工作人员只有专业知识而缺乏相关的信息技术知识，特别是既懂专业知识又能掌握现代化信息技术的人才严重缺乏。而江西现代学院的专（兼）职档案管理人员大多都是“半路出家”，没有接受过专业、系统的档案管理知识培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能，同时学院又缺乏档案管理人员的继续教育措施，从而制约着学院档案信息化建设和档案事业长远发展。

三、高职院校档案信息化建设的基本对策。

《2006- 2020 年国家信息化发展战略》的正式发布， 标志着信息化从国家战略的高度全面实施。当前， 各领域各行业信息化建设热情高涨， 多种大规模的信息网络和信息应用系统正在全面启动， 我国信息化建设面临难得的战略发展机遇 。在这种背景下，推进高职院校档案信息化建设势在必行。

1.提高认识、转变观念

高职院校档案信息化建设是一项重大而又艰巨的任务，要实现这个奋头目标，就必须进一步认识高校档案信息化建设的重要性：一、学院领导已充分认识到高职院校档案信息化建设的重要性，开拓思路，更新观念，把学院档案信息化建设与学院的发展和改革同等对待。领导的重视，为学院档案信息化建设营造了良好的发展环境。自2009年开始，学院先后投入资金购买了档案柜（架）、电脑、扫描仪、照相机、防磁柜、除湿机、复印机等硬件设备，2013年，学院更是加大力度，购买了符合档案管理工作需要的高校档案管理软件和与之配套使用的高速扫描仪，为学院信息化建设提供了物质保障，创造了良好的环境条件，保证档案信息化建设的顺利开展。二、学院定期请专家或专业档案管理人员对兼职档案员进行业务培训，并派人到已走在档案信息化前沿的本科院校学习取经，这提高了档案工作者自身的档案意识，增强了档案信息化建设的紧迫感和责任心，使他们具有做好档案工作的信心和热情，能认真地收集整理、检查核对、鉴别归档、转递移交，确保档案的真实和完整。

2.完善档案管理制度，提高标准化水平。

档案是最重要的历史记录载体，不论采取什么样的手段进行管理，其自身具有的反映历史、佐证过去的固有属性不应该改变。电子文件从形成到归档开发利用，中间有很多环节。如果一个环节的职责不清、制度不严、考虑不周，就可能造成电子文件原始失。因此，要建立一套科学、合理、严密的管理制度，明确职责，权限设置一定要明确到具体人员（或岗位）上。档案管理部门应明确电子文件归档的时间、范围、技术环境以及有关版本格式和检测数据的方法以。归档时应进行全面、认真的检查，整理电子文件时要注意防止转换过程中的信息失真， 使用时， 要健全电子文件的使用和管理记录。电子档案形成后， 还应定期作必要的格式和载体转换， 还应做好备份， 使电子文件尽可能地处在安全保密状态。因此，建立一整套在数字化背景下的规范的管理制度是完成好这项工作的前提。2012年，学院先后拟定了《江西现代职业技术学院档案工作制度》、《江西现代职业技术学院档案管理办法》、《江西现代职业技术学院电子文件归档与管理规范》、《江西现代职业技术学院档案管理考核办法》，从而保障了学院档案信息化管理工作的顺利进行。

3.建立档案信息数据库。

档案信息化的前提是建立起资源配置合理、利用方便的档案信息资源数据库。高校档案信息化数据库的核心是资源建设，即对档案实物载体和各种形式的信息载体有序的整理。主要内容有： 1） 将馆藏的印刷型纸质文档及其它各类载体的档案进行数字化处理， 根据需要建立不同类别的数据库， 如建设本院校文书档案、大事记、教学、科研、基建、财务、人事等等重大类型的馆藏档案目录数据库、全文数据库， 建设兼有文字、照片、图片、音频、视频等资源的多媒体数据库等等， 为实现信息网络化提供物质基础作保证； 2） 电子文件归档与电子档案管理。高校档案部门要加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督、指导， 保证归档电子文件完整、有效、真实。有条件的高校档案部门， 积极推进对一些重要的、容易受损的、利用频率高的档案的数字化进程， 提高档案利用效率， 加强珍贵、重要档案的保护， 对档案信息价值的鉴定和对有密级的文件进行标注。只有加快档案数据库建设， 尽快形成数据规模， 使计算机检索系统实用化， 才能把馆藏档案信息进一步深人开发出来， 使服务水平和服务能力得到提高。高校档案信息数据库建设是高校档案信息建设中最为重要的一项基础工作。

4. 加强计算机网络和高校档案信息化网络的建设。

高校档案信息化建设使档案资源最终以电子档案形式存在， 而电子档案从形成、传输到存储都是通过计算机及其相关设备实现的， 所以高校档案信息化建设的另一项基础工作， 是要建立现代化档案信息通信平台。它为档案信息传输、交换和资源共享提供了必要的手段， 其核心在于计算机及其网络技术。江西现代职业技术学院于2009年就建立了覆盖全校的校园“一卡通”系统，针对学生和教职员工使用，学院的日常办公活动也逐渐形成了网上签发、签收、传阅、存档和共享等便捷服务，这都大大提高了办事的效率。学院购买的高校档案管理软件也与校园信息门户系统、统一身份论证系统、共享数据库平台等成功对接，实现了文书处理到文档及机读档案的管理等业务工作的一体化，档案利用者无需进入档案库房即可查阅所需档案。

5.建立安全保障体系

档案信息网络化的安全受到载体损害、设备故障或破坏、操作失误、程序缺陷、病毒、网上窃听与篡改、黑客攻击、技术淘汰等众多因素的威胁， 决定了对其在网络环境中存儲、传输的安全性要求高于其他信息， 因此高校档案管理部门要严格执行国家及高校颁布的有关信息安全的法律、法规和标准、规章， 建立和完善各类信息资源安全保障体系和标准，如档案信息资源建设标准，档案信息化管理性标准，档案信息化成果利用标准等。采取有效措施对数字化档案资源进行安全管理和维护， 有效地应用身份认证、识别、文件加密、安全审计、病毒防护、权限控制、防火墙、安全备份等安全技术， 确保档案信息资源的安全、有效和网络系统正常运行。

加强高校档案信息化建设是高校档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加快档案管理现代化的客观要求，作为国家示范性骨干高职院校，解放思想，更新观念，带领高职院校全面推进高校档案信息化建设，实现高校档案工作的跨越式发展任重而道远。

参考文献：

[1]杨剑.刍议高校档案信息化建设中的问题与对策[J].科技档案.2009（4）.

[2]邱艳.高校档案信息化建设的问题及对策探析[J].宿州学院学报.2009（6）.

[3]刘瑛.网络环境下高校档案信息化建设进程中的问题与对策探析[J].中国教育信息化.2012（5）.

[4]孙艳丽.高校档案信息化建设的影响因素分析与对策研究[J].情报科学.2012（2）.

[5]王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设[J].现代情报.2007（6）.

课题名称：《探索国家示范性高职院校档案管理信息化建设的理论依据与实践—以江西现代学院为例》（项目编号：jxgxdakt-20120350，主持人：焦江福）

工会档案信息化管理论文范文第3篇

[摘 要]当前我国开展的现代化煤化工EPC（设计、策划、采购）项目越来越多，因此对其文档管理的信息化建设也愈发重要。档案管理的信息化建设可以在一定程度上提升整体项目工程的质量，而且运用信息化的管理手段可以尽快建立项目档案管理制度及台账，使档案的检索更快速、更准确，从而实现资源共享。档案数字化的好处是检索快捷方便，可以更为迅速地实现数据的同步备份，并且存储占用空间小，维护更加方便安全。本文通过阐述大型煤化工EPC项目档案信息化建设的必要性，对其中所隐含的问题进行分析，并提出有实际意义的建议，以供读者参考。

[关键词]档案；信息化；化工项目；文档；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.04.077

1 煤化工EPC工程档案信息化建设的必要性

在我国当前的工程项目建设过程中，大型的EPC项目一般是由较多建设环节所组成的。其中包括从项目立项的勘察招标，到详细工程设计，再到现场安装调试、试车中交等多个环节。EPC项目中的文档管理也就是从EPC项目开始实施到项目结束这个过程中全部的归档文字信息资料、图纸资料等文件的管理，这些文件是了解EPC工程管理过程的依据。所以在煤化工的项目工程建设中，需要进一步做好对于档案的管理、采集及整理，从而确保较大型的EPC项目档案得以完全、准确地建设，并且这也成为我国EPC项目技术管理层面的重要组成成分，对于EPC工程档案的信息化处理是档案处理工作中十分重要的一环。

随着我国当前EPC项目文档管理的不断完善，对档案进行信息化处理能使档案发挥更大的作用。档案管理信息化可以在一定程度上将项目或者实践工程的质量提升，并且可以运用信息技术尽快建立EPC项目的档案管理台账，让整体档案检索更为精确，实现总体上的资源共享。档案的数字化检索好处在于其检索较为快速，并且较容易实现同步的备份，存储的占用空间较小，对其维护也更加便捷安全。所以做好EPC项目的档案信息化建设对EPC项目进程的加快及质量的提升都是有较大意义的。

2 EPC工程档案管理存在的问题及信息化建设概况

2.1 EPC项目档案管理存在的问题

2.1.1 档案法律法规制度难以对各个项目作出相应的指导

近年来，我国政府部门提出并且发布了一些有关档案管理的法律条文，这些法律法规可以促使煤煤化工企业项目工程管理规范化，虽然因为地域、行业的不同，政府部门所制定的相关法律法规较难以对各个具有不同特征的企业进行具体的指导。因此，煤煤化工企业的项目档案管理没有统一的标准。

2.1.2 煤化工企业难以跟上档案建设的发展速度

伴随“十三五”规划的实施，我国多数煤化工企业都在积极地改进和完善自身的档案管理，煤化工企业的建设规模不断增大，这会让企业对于档案管理的质量要求有所提升。档案管理是项目管理中较为重要的一环，由于其是项目中服务性较为鲜明的管理工作，对于项目工程的管理，需要从多角度同时开展。项目档案的管理制度不仅需要自身基础和服务性作用作为基础，还需要建立一整套较为完善的档案管理制度体系。而当前我国的科学技术水平以及信息水平还不高，一些煤化工企业在工程档案管理中依旧沿袭传统管理的方式，这阻碍了档案管理的发展。

2.1.3 项目档案管理建设体系有待完善

当前我国化工工程领域的管理体系已经逐渐建设完成，一些煤化工企业在其项目建设的过程中也逐渐找到了自己的管理体系，但是依旧在一些地方有待提升。具体来说，我国当前煤化工企业的工程档案管理体系呈现金字塔式的排列。在金字塔的顶端是我国当前所颁布的《中华人民共和国档案法》，这一层级明确提出了档案管理的基本工作原则，也为档案的管理提供了具体的管理方向。金字塔的第二層是各级地方政府所制定的行政法规，这些主要是较为实用的管理方案以及体系。再往下是档案管理规章制度，这种制度主要是规范煤化工企业实际管理的方法。最底层则是不同企业以自身情况为基础所制定的具体档案管理策略。

2.2 EPC项目档案管理数字化网络建设

档案管理的数字化网络建设，即主要通过计算机技术、OCR（光学字符识别）技术、数字摄影、存储技术与多媒体技术等新型技术，将各类载体的档案资源转化为数字化的信息，并且用数字形式进行存储，以网络的形式进行连接，从而构建一个整体、有序的档案信息管理库，可以更为及时供用户使用，并且实现资源的合理共享。在项目文档数字化完成之后可以正确地将文档编号录入电子管理系统中，从而保障条目以及图文的对应。

除此之外，企业可以以项目规模的实际情况为基础，从而研发或者购置对应的电子档案管理技术，配备一定的服务器及数据，采用B/S（架构浏览器/服务器模式）实时进行文档异地交付，文档可以依据项目的方式存入不同部门以及设计单位的信息库，从而进行总体数据信息的导入。

2.3 数据库技术在EPC工程档案信息化管理中的应用

在EPC工程的信息管理中应用数据库技术的目标是解决数据信息的采集、存储、访问及处理问题。在项目文档的管理中运用数据库进行档案信息的实际存储、检索和维护，让用户可以最大程度上在档案中获取对应信息。档案的数据库可以分成全文的数据库与目录数据库。前者主要针对所采集的档案整篇文章进行数字化的形象处理，后者则采用档案的信息输入数据进行档案信息的检索。在数据库的组成中主要包括全文文本及图像两方面的数据库。利用数据库技术可以导入案卷目录、文件目录并且进行自动化管理，从而提高案卷的目录管理效率。

3 提高EPC工程档案管理信息化水平的对策

3.1 平台要强化项目档案管理

档案信息化管理通过整合不同阶层的信息资源，整体实现EPC工程档案管理中不同方位的交流和共享。从而一方面提升EPC项目管理水平，另一方面提升项目决策的科学、合理性。对于现阶段我国企业结构的转型来说，可以有效地降低项目管理成本，并且提升项目实施的效率，进一步提升企业的市场把控和人力资源的素质，这也是企业让其内部充满活力的重要途径。通过强化项目档案管理，可以完善项目档案的管理流程、制度，提升人员管理水平。

3.2 统一工作标准和程序依据

衡量档案工作现代化的标志是档案工作的程序是否标准。通过实施现代化和标准化的档案管理，让档案工作变得更为简单，并且从杂乱无章的状态走向统一，并且因为可以降低重复劳动，可以较大程度地提升档案管理的水平。而依据规章制度办事可以让档案的管理工作者在工作中降低失误率，从而保障档案的采集、鉴定和保管，提高办事效率。而大型的EPC项目档案管理只有做到规范、标准，才能在一定程度提高工作质量。但在当前我国的档案管理中，很多管理程序一方面不能够体现档案管理工作的现代化发展，另一方面也不能够提升办事的效率。在档案的利用中，越来越多的程序也会让档案的使用者十分反感，进而降低档案利用的效率。所以档案的工作程序应当制定得较为科学、规范，较为繁琐的程序可以删繁就简，促进档案管理工作的信息化发展。

3.3 推行全过程同步跟踪管理

EPC项目往往是有多个主题项目及子工程组成的。项目工程的档案管理往往时间跨度较大，也会涉及较多的建设管理环节，由多个设计单位进行施工等。这样交叉型的工作会导致项目的工程进度较慢。因此，大型的EPC项目所涉及的科技文件数量较多，内容也较为复杂。文件材料形成的单位较多，这也给大型的EPC项目档案增加了一定的难度。所以促进EPC工程档案的信息化，可以让档案更加完整、齐全且准确地保存。

3.4 重视在档案管理中引进科学技术

档案管理主要包括电子档案管理和纸质档案管理两方面。而煤化工企业项目主要因文件归档而产生的，更多涉及电子档案的管理。在企业项目档案管理中引进科学技术可以有效将信息系统中的文件进行分类和管理，并建立适合电子储存档案的系统进行档案的管理。这也对工作人员的档案系统管理技术有着一定的要求。另外，因为档案管理的业务规范主要包括档案卷宗的整理、分类、文档时间日期的归类、保管期限的明确以及特殊载体档案管理规范等，引进科学技术的引进是十分必要的。

3.5 完善项目档案管理体系

EPC工程的档案信息化管理主要包括以下几方面。首先是信息的采集和草案制订，这方面需要由地方企业的行政管理部门进行工作流程审核，并且从实际情况出发进行草案修改；其次，要收集較多人员的意见进行修改。在将档案管理方案交给上级进行审批之后，可以执行。而且在执行的过程中可以较为细致地分成试行和正式执行两方面，循序渐进并且逐步完善信息化项目档案管理体系。

4 结 语

档案管理的信息化建设可以在一定程度上提升整体EPC项目工程的质量，而且运用信息化的管理手段可以尽快建立项目档案管理制度以及台账，使档案的检索更快速、更准确，从而实现更大范围上的资源共享。当前，我国所开展的现代化EPC项目越来越多，因此对其文档管理的信息化建设也愈发重要。企业可以通过强化平台项目档案管理、统一工作标准和程序依据、推行全过程同步跟踪管理、重视科学技术在档案管理中的引进以及完善项目档案管理体系等方式完善信息化项目档案管理体系。

主要参考文献

[1]郭媛.工程档案管理对促进建设工程质量的作用探究[J].办公室业务，2017（13）.

[2]孙庆楠.信息化手段在大型化工项目文档管理中的应用实践[J].办公室业务，2014（10z）.

[3]张建英.化工建设项目档案管理工作探讨[J].内蒙古科技与经济，2014（15）.

[4]亓怡然.工程建设企业技术档案信息化管理问题与对策[J].石油化工管理干部学院学报，2016（4）.

工会档案信息化管理论文范文第4篇

摘 要：高校学生档案是我国人事档案管理工作的重要一部分，在现代信息技术快速发展的今天。高校学生档案管理工作也面临着新的挑战。对于新形势，企业怎样逐步做到大学毕业生档案保存的安全、有序、便捷，是大学生档案管理者需要认真思考的问题。各部门要加强学校档案管理的专业技术能力，充分利用计算机技术，实现学校档案管理的全面数字化，是进一步提升学校学生档案管理水平的有效途径。

关键词：学生;档案信息化;管理基本现状

引言

高校学生档案，就是对大学生在校时期的学业情况和各类社会经验的真实记载，是大学生就业，以及今后各类组织招聘、录取、考评等的依据。就是每个学生人事档案建立的重要基础。近年来，由于中国高等教育事业的迅速发展、高等院校学生入校数量和规模的扩大以及就业途径的不确定性，学生档案保存工作也日益表现出了其复杂化与专业化，所以，在新形势下，对于提升高校学生档案管理的技术水平，将具有非常重要的意义。

一、目前我国高校学生档案管理的基本现状

（一）学生档案管理方法落后，信息化进度差较慢

由于中国高等教育向大众化教育方向的转变，大学扩招导致在校生数量激增，为高等院校学生工作增加了极大的困难。高校学生档案具备存放信息内容多、容量大、保管时间短、周转迅速的优点。目前不少院校都还停留在原始落后的手工纸质作业模式，无法满足现代化教育迅猛发展的需求，要想克服上述问题单靠简单地增加管理人员数量是不够实际的，学校还需要利用现代化的工具管理系统学生档案，才可以促使学校档案管理规范化、科学性、系统化。

（二）专业人员匮乏，檔案的现代化信息管理技术有待提高

随着高等教育网络建设与信息技术现代化社会的发展，高等院校学生档案管理工作还急需一些现代化信息管理技能方面的人员。但目前，高校学生档案保管的素质能够达到这些条件的还为数不多，且在校学生档案保管多是兼职，而兼职学生档案管理者由于受到专业的学生档案保存的培养较少，所以学员普遍欠缺学生档案保管的基本理论和技术、我国现代化管理工作的基本技能和方法、有关学生档案保管的国家法规与行业准则以及全面的企业档案保管专业知识，从而难以达到对学生档案的科学化管理。档案管理只适合于装回口袋，锁进书柜，而只徘徊于你查我调的简单阶段。这些传统的工作方法都费时长、工程量大、效率低、管理成本极高，并不符合学生档案管理便捷的特点。随着大学毕业生数量的增加，学校要将档案信息化工作达到现代性、互联网、数字化。但是，目前学校电子信息化的进度还只能由某些国家重点高校开启并应用，多数学校的信息化进程发展还是非常迟缓。

二、关于加快高校学生档案信息化管理步伐的几点思考

（一）更新观念，转变思想

现代档案学指出现代化管理宗旨的提出是文书与档案保管工作蓬勃发展的必需条件，该现代化代管宗旨将伴随目标、管理含义和技术条件的改变而完善。在当前新形势下企业，学校必须进一步增强学生对学校档案管理工作重要性的深刻理解，学校培养学生档案保存能力有利于促进学生的全面健康发展、改善学校管理工作与教学质量的新观念：建立学生档案科学化管理工作有利于学校特殊人才机制建立的新理念，建立学生档案科学化管理工作有利于学校就业招聘和学生自由选择管理工作进行的新理念：更有培养在新型科技条件下，学校档案保管工作要网络化、信息化、标准化的新理念。各类院校都必须把学校档案管理工作当作学校行政管理大系统的重要一部分，必须高度重视，大力推广，全面提高学校归档意识。把学生档案管理工作和学校其他管理工作、服务等管理工作置于同样重要的地位，同规划、同布置、同检查、同落实、同评价，这是保证提升学生档案管理工作建立良好管理水平的一项关键前提。唯有如此，学校的档案管理工作才能够更加科学合理、规范性，能够起到学校教育档案的凭证、依据和参照功能，从而服务于学校，服务社会。

（二）改革管理模式，推进信息化管理

由于高等教育的扩招，在校生总量的大幅度增长以及全球信息技术的蓬勃发展，高等学校需要变革传统的教学手工模式，充分利用网络新科技、信息新设备，并力争采用以计算机为核心的现代信息技术，有规划地建设了学生学籍、信用、健康和贫困生档案信息的网络系统，通过以纸质文档和电子文档共存的形式，以自动搜索为主要使用方法的现代管理归档模式，有步骤地将中小学生文档详细划分、保管、传递，以达到学校档案管理的现代化。以减少档案管理的专兼职管理者的日常工作负荷，并大大提高了工作效率。学生档案信息化系统是一个要求利用多种学科知识，多学科专业协同，多部门协调，各环节配合的信息系统，在信息系统建设进展迅速地目前发展阶段，深入研究探索信息系统的协同组织建设、加强民主管理与科研决策工作，是十分必要的。学校经过核实后纳入学员个人档案，为学生档案材料的基础数据。全系统管理的学生档案管理人员通过这份登记表，将所有的基础信息全面记录在计算机系统。实现了一次性录入，多次使用。各系根据学员在校平时归人的各类相关材料。及时记录了学校各类最新的信息数据，动态地记载了一个大学生发展前进的历史。在已经建立好基本数据库的基础上，随时记录着学校的最新资讯，并适时地为录人的信息系统进行维护和更新，这样能便于学校学生求职，各种相关材料的自行制作和个人信息的交换。

（三）提高人员素质，重视队伍建设

在学生档案信息化建设管理方面，学校首先必须解决人才问题。学校可以培养了一批专门、服务精良的学校档案工作信息化队伍，是实施学生档案信息化管理工作的根本保证。大学毕业生档案管理工作有着强烈的政策性、原则性和服务性特点，这就需要归档保管员必须具备过硬的思想政治理论知识素质、较高的爱岗敬业和无私奉献，同时更需要具备比较厚的归档保管基础理论的专业知识功底，了解和把握与归档学、归档管理理论、归档维护技能等领域相关的专业知识，并熟练掌握计算机应用和计算机网络技能。能运用计算机网络技术，形成一个系统完整的学校各种文件档案信息系统资料，学员能够非常方便地统计、查阅、搜索学校的各类信息资料，从而达到学校档案管理互联网、信息化、数字化。

结语

综上所述，由于高等教育学校在校生数量和发展规模的扩大高等教育学生档案保管工作应当大胆开拓，主动借鉴现代性管理方法，进一步强化学生档案保管工作。一方面，学校要尽力创造条件完成学校学生档案保存工作由相对落后的手工操作向信息化管理的过渡，另一方面要完成学校学生档案检索内容的全面数字化管理，让学校各个部分的学生档案与信息等资料达到共享，这不但能够节约大量的人力，减少了学生档案保管的成本，同时也能够达到更为迅速、系统、全面、精确地提供各种学生档案材料的目的。

参考文献：

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[3] 石艳艳. 信息化背景下大学生档案管理的高效措施[J]. 魅力中国，2021（24）：38-39.

工会档案信息化管理论文范文第5篇

【摘要】    医院档案关系到医院的发展，是防病治病、保障人民健康的重要依据，为医院领导决策和指导工作提供有效的参考。借助于医院档案的作用，可以更好的规范医院的发展，促使基本工作进程更加的顺利。本文将结合信息化时代的发展，分析医院档案管理模式的转变，为实际的模式构建工作提供参考。

【关键词】    医院    档案    信息化管理    模式构建

医院档案在临床医疗和科研等多种领域彰显出实际的价值，属于保存医院发展历程和患者健康信息的重要资料。科学合理的运用医院档案，能够更好的规范医院的发展，在信息时代，应该在医院档案管理模式中融入信息化理念，促使着档案管理的成效更加的显著。

一、医院档案管理工作的特点

与普通企业相比，医院是一种非经营性机构，其档案管理的知识密集性特点更加突出。在社会经济快速发展，市场竞争日益激烈的形势下，医院冲突逐渐增多，医院的档案管理工作的开展也表现出了以下几大特点。

1.1科学性

近几年，人们的物质生活条件明显提升，其对于医疗行业的发展也提出了更高的要求。而且，医疗行业的发展速度本身就非常快，人们对于工作人员的专业素养与综合素质的要求也越来越高，同时与之相关的档案管理工作也成为了备受瞩目的焦点，需要参与相关工作的管理者掌握一定的专业理论知识和医护技能，在开展具体工作时能科学的判断，保持理性清醒的头脑。

1.2专业性

救死扶伤是医院的天职，医疗行业得以持续发展的规则，也是每一位医护人员的日常工作要求。正是因为救死扶伤这一基本工作要求，使得医院档案管理工作在实际开展时应充分体现出专业性，必须关注管理人员的专业态度，通过医院的发展规则规范自身的行为。

1.3影响范围广

与其他行业的工作相比，医院档案管理人员承担的压力较大，因医院本身就是一个特殊的机构，涉及到的资料信息繁琐，管理人员在管理档案资源的时候，往往需要耗费较大的精力，同时也需要承担一定的责任，若是出现了档案信息问题，则需要及时的付出代价。另外，档案资源覆盖面广泛，涉及到病人和医生等多个主体，如果在任意环节出现问题，都会直接的影响到后续的工作进程，可见其影响力。

二、医院档案管理模式的问题

2.1管理机构分散

医院改革的过程中，档案管理受到的冲击较为明显，除了在资源上受到一定的影响外，还在管理上产生了负面影响。很多的医院未能及时的设立对应的档案机构，虽然部分单位设置了相关机构，但隶属于行政主管部门，种机构分散的情况不利于管理工作的落实。

2.2管理方法传统

某些医院的档案管理方法未能及时的更新，很多都是常规的手工操作，缺少数字化和网络手段的使用意识，影响到具体工作的管理成效。还存在着部分医院借助于计算机落实档案管理工作，但是仅限于编目和检索上，以至于信息技术的优势未能充分的体现[1]。

2.3利用服务水平低

医院档案部门服务方式呈现出被动的状态，很多的档案还是采取了封闭式坐等上门的服务理念，涉及到的范围相对狭窄，实际运用到的方式较为单一，服务的对象过于局限，重点是为医院内部提供借阅和复制服务，未能关注科学的沟通及交流，不利于档案管理工作效力体现。

三、信息化在医院档案管理中的应用必要性

3.1可稳步提升工作效率

医院档案资料较为复杂，如果仍然沿用传统的管理模式，将会影响到档案资源的基本利用率，也会给管理工作造成负面影响。借助于信息化的手段，能够让文书档案实现数字化处理的目标，可以加快信息资源的收集、整理和利用。比如，常规的档案资料收集中，多是耗费较多的人力进行整合，除了影响到基本的工作效率外，还让工作的质量无法保证。融入信息化的手段之后，医院可以及时的实现可视化检索，实现对多种信息的有序排列，保证资源的收集更加及时，提高了具体的工作效率。

3.2可促进扁平化发展

传统实体档案管理模式和现代信息化管理模式对比來说，传统模式能够实现高度中心化，使得档案资源集中管理，实现统一的调度。但是信息化理念的科学融入，能够保证医院档案呈现出扁平化发展状态，消除高度集中所造成的矛盾。虽然传统档案管理有着一定的优势，但是随着资料的日渐丰富，信息化管理模式更胜一筹，可以让医院档案资源有序整合，真正的发挥出理想的效力，为医院的长远发展做出积极地贡献。

四、医院档案信息化管理模式的构建策略

4.1信息化组织管理

在组织管理当中提高信息化水平，主要以医院档案资源规划模块和工作分析模块为核心，提高整体管理水平[2]。应该全面采集医院全体人员的基本信息，包括了人数、年龄、学历和工资等，为相关工作的开展提供可靠的数据支撑。为了能够对档案资源的变动情况进行分析，还要对比历史数据与当前数据，得到具有说服力的结论，为工作规划的调整与优化奠定基础。尤其是在实际工作开展的阶段，需要以上述数据信息作为参考和依据，从而使医院每一一项工作都能有章可循，同时避免资源的浪费。在工作分析模块的构建中，则能够有效采集档案资源信息，从而使资源的划分更加具体和明确，达到统一化管理的目的，这也是后续工作实施的基本依据。

4.2信息化人员管理

人才的招聘和选拔，也是保证档案管理工作成效的关键，信息化建设应该针对招聘计划、过程和备选人才库等要点开展。系统基础设置需要满足简历录入、模板制作和通知记录等需求。在人才招聘计划的制定当中，应该以组织管理模块数据为参考，确保该计划符合当前及未来发展需求，保障其良好的动态性特点。为了能够减轻管理人员在招聘环节的工作压力，运用信息技术优化关键词检索功能，对于简历的筛选更具自动化与数字化特点，在面试结果的记录上也更加便捷。合理统计招聘结果，实现对招聘环节的全面反思，实现对人才的分类管理。在人才选拔中应该以备选人才库为依托，应对可能出现的意外情况。

4.3信息化培训管理

加强对员工的培训，对于提高医院档案管理工作整体水平具有重要意义，因此也应该推进信息化建设进程。为了能够使新员工尽快熟悉岗位工作，应该对其予以针对性培训，明确工作流程及操作要点，真正实现理论向实践的转化，从而增强员工的业务素养。对于在职员工而言，也需要进一步提高其工作能力，借助于医院内部的专业化课程进行深入学习，适应未来岗位工作的变化情况。为了避免在培训中出现流于形式化的问题，还应该注重考核，规划化记录进修情况，实现对全体员工的有效督促。合理统计和分析培训结果，发现在培训中面临的问题，从而在有效反馈中改进当前工作模式[3]。

4.4信息化绩效管理

为了增强工作人员的积极性和主动性，实现对员工行为的有效约束和激励，还应该在人力资源管理中实施绩效管理。在信息化建设中，需要将档案资源的管理视作一种可靠的分析主体，将基础内容、考核计划和结果等为重点，真正体现档案管理绩效考核的重要性。考核周期和考核指标等属于基础内容的范畴，在考核计划的制定中则应该明确考核人员、内容和等级等，确保在每一个考核环节的透明性与公平性。一旦制定了考核计划，则后续工作则应该严格遵循计划开展，实现对考核结果的深入分析，从而了解员工的工作难点，对未来工作予以针对性优化和改进。在薪酬管理和晋升中，可以将绩效考核结果作为参考。

4.5信息化薪酬福利管理

薪酬福利管理涉及到员工的个人利益，因此在信息化建设中应该予以高度重視，真正满足员工的个性化需求，增强薪酬福利制度的激励作用。确保薪酬计算方式的科学性，使其能够满足医院的整体发展要求，同时应该使每一位员工了解计算方式，防止在工作中产生不平衡心理，以增强医院的内部凝聚力。在发放薪酬时，还要对员工的出勤情况进行全面分析，做好考勤管理的信息化建设，运用先进设备结合移动终端实施考勤，为员工带来便捷的同时，也能够减轻管理人员的工作压力。增进财务管理系统与薪酬管理系统的联系，确保在薪酬发放中更加及时和高效。

4.6信息化人事管理

人事管理具有一定的复杂性，尤其是当前医院人事变动十分频繁，也给管理工作带来了较大的难度。以信息化技术为依托，构建全新人事管理体系，是提高工作效率的关键。应该加强电子档案的建设，逐步取代传统工作中人工为主的模式，为档案的建立、存储、查询及调用等奠定基础，满足薪酬管理等工作要求。通过统计报表的制作，可以满足可视化管理需求。在人力资源管理中应该实现集中化与统一化，明确人事管理与绩效管理、薪酬管理等工作的内在关系。以eHR系统为依托实施劳动关系管理，使管理工作的手续及流程得到简化，从而明确人事审批事项，通过分项审批的方式提高工作效率。对于人事管理工作情况，也可以通过eHR系统进行全面获取，在劳动合同管理中防止出现较大的漏洞，以维护医院和劳动人员的合法权益，防止法律纠纷的出现[4]。

4.7系统管理

综合管理系统的构建，能够增强人力资源管理的协同性，使各个子系统之间能够实现有效衔接，有利于医院工作效率的提升。员工能够针对个人信息进行使用，同时为领导人员安排工作任务提供保障，使得各个部门的资源共享成为现实。在管理系统的建设中，应该结合本医院的基本情况，包括了规模、员工数量和工作特点等等，增强人力资源管理的人性化，为人们提供更优质的服务。注重权限管理，明确不同操作人员的权限，防止重要信息被篡改，以保障人力资源信息的完整性和安全性。针对员工的部门和岗位变动情况，能够在系统中实现快速更新，避免出现管理混乱的问题。

结语：面对社会的高速发展，积极的推进医院档案管理模式的信息化已成必然的趋势，医院需要关注各个方面的信息化建设进程，切实落实好实际的工作，保证长远的进步。

参  考  文  献

[1]张敏芝，张忠英.信息化助推档案工作高质量发展——记昆山市第一人民医院档案信息化建设之路[J].基层医学论坛， 2020，24（34）：4995-4996.

[2]龙东波，李宁，付凤环，王宇.健康中国背景下公立医院档案信息化建设探讨——以中国医学科学院肿瘤医院档案信息化建设为例[J].中国档案，2020（11）：62-63.

[3]赵艳兰.大数据时代医院档案发展趋势探讨——以山西医科大学第二医院为例[J].办公室业务，2019（19）：126-127.

[4]陈贵华，王新虹，陈燕，司洪伟.从哈尔滨“天价医疗费”纠纷看医院会计档案的作用和对策[J].兰台世界，2006（04）：12-13.

工会档案信息化管理论文范文第6篇

摘 要：医院人事档案关系到每一名医护人员的切身利益，医院人事档案管理工作作为医院人事工作和档案管理工作的重要组成部分，要加快推进信息化管理，使医院人事档案管理工作走上信息化、科学化。本文从医院人事档案的重要性、医院人事档案管理工作信息化管理的优点、医院人事档案信息化管理工作中存在的问题和做好医院人事档案信息化管理工作的对策建议等4个方面，综合阐述了如何做好医院人事档案信息化管理工作，希望通过此文章为同行提供借鉴。

关键词：医院;人事档案;信息化

医院人事档案涉及医院所有医护人员的切身利益，做好医院人事档案管理工作是一项重要的任务。医院人事档案管理工作不仅仅是医院人事工作的组成部分，更是医院整体档案工作的重要组成部分。医院人事档案关系到每一名医护人员的学习、工作、履历、职称评审等重要内容，档案的安全、完整、真实，为医院在了解医护人员的基本情况，培养和选拔使用医护人才方面提供了可靠的参考依据。随着信息化技术的快速发展，信息化技术越来越多的应用到各个领域，其中档案领域的信息化技术应用也相当突出。当前，人事档案管理制度越来越完善，逐步利用信息化技术管理医院人事档案，在医院人事档案的更新、查阅利用等方面极大地提高了效率，并且有力的克服了传统管理模式的各种弊端，从而全面促进了医院人事档案管理工作的科学化。

一、医院人事档案的重要作用

医院的人事档案作为医院档案的重要组成部分，人事档案详细记录了每名医护人员的信息，主要包括个人基本情况、学习经历、政治面貌、工作入职、职务职称晋升、个人奖惩、退休等各类信息，起着重要的凭证和参考作用，对个人和医院来说都具有非常大的价值。医院人事档案对于医护人员来说，涉及到个人的切身利益，每名医护人员的档案都是自己成长进步的记录，更是单位判断个人的有效标准，尤其是在晋升和退休时，档案中记载了个人工作的详细情况，各种奖励荣誉，能够全面的向单位展示个人的工作成绩，方便个人的进步，能为自己的各项工作和成绩提供有力的证据;而在退休工作时，档案中的参加工作时间、是否获得特殊奖励等，直接关系个人退休后待遇的核定，可以说涉及切身利益。

对于医院来说，医院可以从人事档案中掌握每一名医护人员的具体情况，参考人员的工作经历和德才表现，可以作为医护人员晋升和职称评审的有效凭证，为医院正确选拔需要的人才提供参考，一方面能确保在涉及医护人员利益问题方面能公平公正，另一方面还能为医院选出好的人才，为医院的发展提供人才支撑，此外在医护人员办理退休时，可以有效核定退休人员待遇，既可以防止少算漏算，又可以防止出现差错，造成错误，在参阅人事档案的基础上依据档案做出合理的退休待遇。可见，医院人事档案对于医护人员本人和医院集体来说都具有重要的作用，因此，作为医院的档案管理人员要切实做好医院人事档案管理工作。

二、医院人事档案管理工作信息化管理的优点

人事档案作为医护人员重要的参考资料，齐全、完整、安全是对人事档案的基本要求。传统的档案管理模式虽然能满足以上的要求，但是在管理的各个环节中却存在着效率低、工作量大等各种问题，然而利用信息化管理人事档案，则能快速的对人事档案进行收集、分类、排序、汇总、补充和检索，不仅是对医护人员个人利益的维护，也有利于医院人事档案的管理工作。

1.归档材料更加准确、齐全。每一个医院都涉及众多的医护人员，对于医院人事档案的管理人员来说，传统的档案收集模式中收集归档工作十分繁重，并且十分琐碎，每次的收集归档都需要花费大量的时间和人力，稍不注意还会出现各种失误，不仅损害医护人员的利益，也影响了归档的效率和质量，影响档案的真实性和准确性，给以后的查询利用埋下隐患。但是通过利用信息化管理技术，一方面可以做到及时对应归档材料进行传送，还能实时了解归档进度，大大加大了收集的速度和质量;另一方面利用信息计算能力，还能对档案各类材料之间的逻辑关系进行校核，从而提高归档的准确性，防止出现漏归、错归等问题发生，确保做到应收尽收、应归尽归，从而大大提高档案管理工作的效率。

2.档案的保管工作更加安全。传统的档案保管工作，限于档案存储条件，极易出现档案丢失损坏的事件，比如医院档案室的硬件配备达不到规范要求，很容易库房温湿度过高或过低、阳光直射、霉菌腐蚀之类的的情况，这就无形中对实体档案产生严重的损坏。然后信息化后的档案，是将纸质档案完全数字化扫描，只要做好异地或者异质备份，做好网络安全、管理系统维护、信息化硬件设施的管理，则信息化档案就不会受阳光、温湿度等的影响，从而使医院的人事档案更加安全。

3.档案的查阅利用更加便捷、高效。传统的档案查阅利用，需要专人负责手工检索、库房查找、翻阅档案等 ，对查找到的有价值的档案内容，如果需要复制、摘抄，还需要进行借阅摘抄登记等环节，这都无疑中增加了档案管理人员的工作量，而且还会浪费大量的时间，由此可见传统的查档利用工作真的是效率低下。此外，传统的查档模式需要多次接触纸质档案，尤其是涉及需要复印的档案内容，因为档案大多数已经装订成册，每次的翻阅和复印都会给档案带来不必要的损害，如果查阅的内容较多，则会需要大量的时间和精力，尤其是还会出现漏查的现象，导致出现查不到的情况，这就给人事档案的查阅利用带来了极大地不方便。但是运用信息化手段，就会大大提高档案的利用效率，只要做好了前期的收集整理工作，凡是已经存在的档案就不会出现漏查现象，能快速、全面的查阅到所需要的的档案内容，这便会给医护人员自身利用档案带来方便。另外，对于医院来说，在对医护人员的培养、使用方面提供了更準确的第一手资料。

4.档案资源的共享更加容易。传统的纸质档案在共享方面具有天然的弱势，在传统的医院人事档案管理工作中，大多数工作都是由手工完成，档案信息在医院内部共享比较困难。但是信息化管理的人事档案，依靠专业的档案管理系统平台，不仅能完整、全面、准确的记录每一条档案信息，而且还能详细的显示出每一个人事变化细节，也更加方便的在医院内部进行档案资源的共享，使每一名对应权限的工作人员都能够直接共享档案内容，从而避免了反复的出入库房、反复的翻阅，有效减少了对纸质档案的损害。

三、医院人事档案信息化管理工作中存在的问题

当前，信息化技术越来越普及，不仅仅是国家综合档案馆开展档案信息化建设，一些较大的机关单位和院校也已经全面应用信息化技术。在人事档案的信息化管理方面，综合管理人事档案的组织部和人力资源与社会保障局则是为大家开了一个好头，他们的人事档案已经全部数字化，在干部档案审核工作中，优势非常明显，为所在地区的干部管理和提拔工作做出了突出贡献。当前，随着时间的推移，人事档案的信息化管理在各大医院也越来越普及，但是一些地方性医院，尤其是规模较小的医院，人事档案信息化管理依然靠着传统的管理模式。由此可见，人事档案信息化的发展存在着不平衡不充分的现象，对于这些尚未开始进行档案信息化的医院来说，这严重制约着医院人事档案信息化管理工作的发展。

1.对医院人事档案信息化管理工作重视程度不高。重视才会有所行动，当前各大医院领导普遍将提高医疗水平、改善就诊条件放在重要位置，在人力、物力、财力方面都加大了对医疗条件的投入，这无可厚非，因为医院的本职工作就是治病救人，对患者负责才是重中之重。但是有的医院领导却片面的认为在平时的管理工作中，只要管理好医护人员，做好医护人员的晋升就可以，却忽略了医护人员人事档案的重要性，认为医院的人事档案工作过得去就行，没有把人事档案管理工作摆在重要位置，殊不知，加强对医院人事档案的管理是对医护人员负责，是为了更好的服务医护人员，医护人员的利益保障了，医院的各方面管理工作也就保障了，每名医护人员全身心投入医护工作中，医院的整体水平也就提高了。

2.人事档案信息化管理工作的理念缺乏。在一些条件比较差的医院，无论是医院领导还是医院人事档案管理人员，对人事档案的管理还存在着人工收集、整理和手动查阅利用的层次，没能跟上社会发展的进度，仅仅是收集好档案后做好整理，然后存于档案柜中，每次的查阅不仅慢而且还给档案带来不必要的损坏现象，有时由于档案数量太多还不能及时查到，从而影响了利用。管理理念的落后，直接影响了信息化管理工作的顺利推进。

3.檔案管理人员的素质参差不齐。档案管理工作说到底是人从事的工作，没有良好的业务素质就无法做出出色的工作。人事档案的信息化管理更是需要专业的人才，不仅需要具备良好的档案业务知识，还要具备较高的信息化操作水平。但是综合来看，大多数医院的档案管理人员基本上都是年龄偏大，文化程度相对较低的，科班出身的更是少之又少，这就直接影响了档案的管理水平。缺少了信息化档案管理人才，就更谈不上人事档案的信息化管理。此外，医院在医疗知识方面的培训组织开展较多，但是在档案的信息化管理方面组织的很少，有的医院甚至几年都不组织一次，现有的档案管理人员无法接受专业、系统地培训，仅靠自学却很难收到成效。此外，对于各级档案行政管理部门组织的培训，也很少派人参加，致使管理人员失去了学习进修机会。这也给做好人事档案的信息化管理带来了困难。

4.医院配备的信息化设施设备陈旧。由于领导的重视程度不高，导致在档案管理方面投入的资金不足，致使档案所需设施设备的配备也相对不足。尤其是基层的医院，大多数乡镇卫生院缺乏先进的档案管理设施设备，仅仅是满足于有的层面，致使部分医院出现医疗设施与档案管理设备落差极大地现象。现有的档案管理设备陈旧，无法满足档案信息化发展的需要，从而严重影响了人事档案信息化管理工作的推进。

5.档案的信息化管理工作中的安全性有待提高。伴随着信息化技术的发展，计算机网络容易出现病毒、黑客等袭击，这就给档案信息资源的安全带来了隐患，影响了人事档案信息资源的安全。此外，档案管理人员的信息化安全意识相对淡薄，防范意识较差，容易出现管理终端不专机专用的现象，加上档案管理人员限于对信息化管理技术的掌握不熟等原因，容易出现信息失泄密事件，给医院的人事档案管理工作带来极大的安全隐患。

四、做好医院人事档案信息化管理工作的对策建议

作为医院的一名档案管理人员，要从自身做起，努力学习新知识、新业务，让自己适应人事档案信息化管理工作的需要。医院方面也要多措并举，为医院的人事档案信息化管理工作提供条件，使医院的人事档案管理工作早日走上科学化、信息化的轨道，紧跟时代步伐。

1.提高对医院人事档案信息化管理工作重要性的认识。要把人事档案的信息化管理工作纳入重要的工作议事日程，真正做到让“柜子里的信息活起来”;切实加强在人事档案信息化管理工作中的各种投入，一是投入更多财力，为档案的信息化管理购买所需要的的设施设备，确保满足信息化管理的需要，同时安排必要的培训经费;二是投入更多的人力，在人事档案管理工作中，要挑选工作能力强、责任心强、热爱档案管理工作的人参与人事档案信息化管理工作;三是投入更多的物力，配备更加适合人事档案的信息化管理所需的办公用房，尽力满足人事档案管理工作的需求。

2.加快转变档案管理理念。管理理念的转变是做好医院人事档案信息化管理工作的先决条件，包括医院领导在内的所有人员都应加快理念的转变，尽快从传统的管理理念向信息化管理理念转变。医院的医疗水平靠的人才，那么医院的竞争说到底就是人才的竞争，人事档案就是每一名医护人员的参考依据，档案能够反映他们的各方面的信息，为医院做到知人善任、人尽其才提供可靠依据，依据档案充分挖掘医院广大医护人员各自的优势，让每一名医护人员都在最匹配的岗位上发挥出更大的价值，从而推动医院整体水平的提高。

3.提高档案管理人员的档案信息化管理水平。人事档案信息化管理需要的是复合型人才，既懂档案业务，也熟练应用信息化技术。作为医院，一方面要加快人才引进，通过高层次人才引进或者事业编招考等途径，及时填充档案信息化管理所需人才;另一方面要加强现有档案管理人员的培训，积极组织相关档案信息化方面的专家来医院授课或者组织人员外出参加专业培训，以便提高现有档案管理人员的综合素质，使其满足当前人事档案信息化管理工作的需要。此外，医院要为档案管理人员制定合理的激励政策，鼓励他们做好人事档案信息化管理工作。

4.增强人事档案信息资源的安全性。面对网上的病毒和黑客袭击，各医院要严格制定安全管理制度，并严格执行，切实落实好用制度管人、用制度管事的要求，发挥制度的刚性约束作用。此外，对于人事档案管理人员要加强网络信息安全教育，增强安全管理意识，通过规范的操作、严格的管理，来减少安全问题的发生。同时，对于现有的人事档案信息资源，要及时做好容灾备份，坚决防止出现数据丢失等隐患，从而提高人事档案信息资源的安全性。

总之，医院人事档案信息化管理是大势所趋，作为医院和档案管理人员要充分提高认识，加快转变理念，全面推进医院人事档案的信息化管理，使医院人事档案管理工作更加规范化、科学化，从而为促进医院整体水平的提高。

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（作者单位：单县终兴镇中心卫生院）