OA电子文件范文

OA电子文件范文（精选6篇）

OA电子文件 第1篇

在计算机技术的发展驱使下, 国内事业单位的日常管理借助于计算机设备的相关系统来提升日常办公的效率。经过几年的推广运用, OA系统的便捷性、安全性、可靠性使人们不断加深了其重要意义和深远影响的认识。

随着信息化时代的高速发展, 事业单位对于电子文件的管理要求不断提高, OA系统逐渐成为事业单位公文处理的主要载体。由于技术的不断革新, 导致电子文件归档管理也逐渐暴露了其不足的特点。因此, OA电子文件归档管理需要紧跟时代发展, 使其更加科学、规范、安全。

二、OA系统中电子文件的特征

(一) 连贯性。电子文件种类繁多, 而一份公文的形成需要经过核稿、会签、签发、正式成文至归档, 是一项多方参与的连续性工作, 中间脱离了任何一个环节, 将会直接导致档案管理的不完整。

(二) 可塑性。每个OA系统中的电子文件从开始拟写到正式制发前, 参与会签的职能部门在各自的职能范围按照规定对其进行修改, 使其具有很强的可塑性。

(三) 依赖性。OA系统中电子文件在生成的整个过程都与计算机和OA系统软件紧密相连, 即使是归档之后, 仍然需要通过计算机、OA系统或档案管理系统来调阅, 离开了计算机和相应的应用软件, 电子文件就无法产生、传递、识别。

(四) 共享性。OA系统中电子文件归档后, 拥有权限的人员都可通过授权对其进行调阅, 不再需要纸质的传递来实现文档信息的共享性。

三、OA电子文件归档管理现状

(一) 归档文件易被修改、遗失。电子文件因具有其特有的可塑性, 在各个环节都容易发生编辑、修改, 使其原有的真实性、原始性难以得到保证。电子文件的撰写到归档的各个环节管理都容易出现偏差, 有的是职责没有明确, 他们认为归档管理工作应该是公文处理部门比如办公室专项负责, 有些工作人员因缺乏重视而认为没必要归档或是没必要重视归档管理这项工作, 各种情况都直接导致了电子文件的归档工作不够规范、科学。

(二) 档案管理系统和OA系统不兼容。OA系统仅仅是计算机软件上的配置构成, 其必须要符合计算机硬件设备的要求才能发挥操作性能。档案管理系统和OA系统的不兼容表现在以下两个方面。首先, 硬件上, 计算机或者其它设备不能达到OA系统运行的正常需求, 从而无法实现OA系统的正常运行。其次, 软件上, 档案管理系统不能够与OA系统兼容, 而且二者分属不同的部门正常归档工作复杂化, 而各类软件安装使用不到位也阻碍了系统功能的发挥。

(三) 缺乏健全的归档管理制度。虽然国家已经颁布了相关的制度规范, 但目前还是没有完全建立规范、完善的管理制度, 各单位情况又不尽相同, 由于缺乏具体的归档管理制度, 归档职责、归档时间、归档程序等得不到明确规定, 使得归档管理工作比较混乱, 具有较大的随意性, 进一步影响到归档信息完整性和准确性都难以得到有效保障, 严重影响了OA电子文件的再次利用。

(四) 归档信息的安全意识不足。随着网络开放性的不断增强, 归档信息也更易受到攻击、破坏, 信息系统容易受到个别硬件或软件的问题而导致归档信息的遗失或是损坏, 由于电子文件自身的特征, 人为疏忽或是被恶意的篡改、窃取也不易察觉和及时地修正。

四、OA电子文件归档管理探析

(一) 明确归档管理人员的责任。OA电子文件不仅有着便捷、共享性等各种优势, 同时也因为其易修改、易丢失等特点需要工作人员引起高度的重视。首先, 要认识到电子文件归档工作对于单位常规工作正常运行的重要意义。其次, 工作人员要认识到自身工作的重要意义, 做好档案工作不单是档案人员的基本职责和任务, 也是档案管理工作人员实现自身价值的根本途径和方法。

(二) 完善归档工作队伍管理机制。首先, 因为档案人员要更为熟悉档案工作, 所以要建立以档案人员为主的工作队伍, 并吸收一些具有责任心强、素质过硬的专业人才, 以实现归档工作的顺利进行。其次, 不断加强档案管理工作队伍的专业培训, 在掌握专业的知识技能基础上, 加强信息化技术的学习, 才能适应新时代的岗位要求。最后, 塑造以人为本的管理机制, 使得繁琐性的档案管理工作者能够时刻保持工作激情。

(三) 完善现有的归档管理制度。根据国家的相关规定, 并结合自身的情况完善归档管理制度, 进一步明确档案管理科学标准。需要根据电子文档独有的特性来制定科学、可行的管理标准, 包括登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全等等标准, 标准的设定可以参考传统的管理标准, 更要考虑标准的前瞻性。目前, 本单位已设立的制度有《档案分类方案》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》《电子文件归档和管理办法》。实践证明, 能很好的满足OA电子文件归档管理的建设。

(四) 完善电子档案信息安全机制。为确保电子档案信息的安全, 势必要明确电子档案信息安全的重要组成因素, 它包括了基础设施的保障、组织管理机制的保障、安全技术的保障、灾难恢复机制的保障和法制标准的保障。必然将从以上五个方面去落实完善, 以此为抓手从而建立相对应的保障机制。才能更好地消除各种因素对电子档案的安全隐患。例如本单位借鉴OA的安全保障方式运用CA认证技术确保电子档案的信息安全, 取得了明显的效果。

参考文献

[1]OA电子文件归档管理分析.百度文库:http://www.baidu.com/link?url, 2014年4月12日.

畜牧兽医类办公OA招标文件 第2篇

致有关供应商：

受采购人委托，天津市政府采购中心将对天津市畜牧兽医局办公自动化系统项目实施政府采购（详细技术需求见附件——项目需求书）。

为了保证政府采购当事人合法权益，确保政府采购程序公开、公平、公正，现广泛征求各方意见，征求意见截止时间为2010年6月8日，本中心将对各方提出的意见进行汇总，并根据实际情况调整技术需求。

本中心将以调整后的项目需求实施本项目采购。

请您尽快将贵单位反馈意见加盖公章送至我中心，非常感谢您的参与。

联系电话：022-24538301

天津市政府采购中心

2010年6月3日

天津市畜牧兽医局办公自动化系统项目需求书的反馈意见

天津市政府采购中心：

天津市畜牧兽医局办公自动化系统项目需求书，现反馈意见如下：

□技术需求书无任何倾向性内容

□技术需求书存在部分倾向性内容，建议进行修改（详见附件）

单位名称：

联系人：

2010年x月x日

附件：项目需求修改意见

内网协同及OA系统招标要求

一、项目概述

根据天津市畜牧兽医局的机构组成、各处室职能以及下属单位的管理和服务的职能等因素考虑，认为畜牧兽医局政府办公自动化系统要求采取基于B/S（浏览器/服务器）模式的系统架构进行系统集成、开发。

二、系统主要功能模块

系统功能模块主要包括：个人办公、公文管理、会议管理、公共信息、内部交流以及行政管理、畜牧业信息统计分析模块、邮件系统、短信平台、远程移动办公、电子报表系统、数据共享交换平台。

各个模块具体功能要求

2.1个人办公：个人办公子系统会是一个个性化的针对畜牧兽医局业务特点开发的专业个人办公系统，主要包括：

（1）畜牧兽医工作模块：主要针对畜牧兽医局具体工作内容设置的内部工作管理模块，实现基本业务处理的信息化。

（2）畜牧短信息模块:个人短信管理，提供对个人短信的设置，包括手机号码，短信提醒的内容、提醒的频率等信息，还提供从页面编辑发送短信的功能。将短信功能与办公系统结合起来，为办公系统提供更多实际有用的辅助功能。

（3）个人通讯录:个人通讯录将个人的通讯资料信息进行管理。包括个人和单位的电话、地址、传真、电子邮件地址等，个人通讯录中的电子邮件将会与邮件系统衔接起来，只要点击通讯录中的电子邮件，就会自动启动邮件程序（例如：outlook等）发邮件。这些通讯资料可以设为公有，供所有人查询，也可设为私有。（4）日程安排: 日程安排适对个人近期日程安排进行管理。提供的功能有： 查询：提供按时间段和地点的组合查询。

安排日程：对某天各个时间段的日程进行安排设定。

日程提醒：通过设置提醒的时间，将会在主界面中对日程进行提醒。

（5）工作日志:提供政府办公人员对自己的工作进行管理的功能模块，通过这个模块，可以记载个人每天的工作情况，以及工作的想法等等情况。便于对自己日常工作的总结和提高。（6）个人信息:对个人信息资料的管理及个人用户名、密码的修改管理。

（7）个人文档:相当于个人的公文包，可以建立个人文文件管理数据库，对个人的各类电子文档进行录入、修改、删除、分类整理和共享管理。2.2公文管理：

根据行政部门的功能和运行规则，通过“组织结构/岗位角色”的对应关系，提供规范化的流程，并对过程的运行提供办理、监督、控制和跟踪。公文管理子系统的目标不仅仅是处理过程，而是着眼于管理和引导作业环境如何运作的规则与过程，需要把不同处室的业务组件有机的结合在一起。它主要包括：

（1）收文管理

收文管理将部门人员最常使用的办文业务中的收文业务进行管理。实现对收文文件的登记、拟办、批示、承办、传阅及归档等流转办理过程，对来文进行内部传阅的过程，并可以实现对阶段时间内收文情况的统计。同时收文管理还要求具有一下功能：

1．能够根据上级来文、下级上报文、明文电报等不同的文种，来自动启动不同的流程； 2．提供从外部系统或模块接收电子公文的接口，能够自动接收符合要求格式的电子公文，不需要重新进行登记；

3．在流转过程中，有权限的人可以对文件进行传阅；

4．支持灵活的流程，流程可配置，可根据需要进行随意流转或指定人员流转，并且支持一对多的并发处理流程、一对多的顺序处理流程、竞争流程等多种模式的流程，可根据需要灵活配置；

5．具有灵活、便捷的查询功能，可以简单或多条件进行组合查询； 6．具有完善的流程跟踪与监控机制。

7．提供常用批示意见列表，用户可以维护自己的常用意见列表，减少用户的输入量，使得系统更加方便易用。

8．有权限的领导，可以对办理中的文件进行督办、催办，全程监控办理的过程和进度，以及发出督办通知、对逾期未办的进行催办提醒等。9．可以自动生成各部门文件办理情况统计表，各业务人员办文数量的统计等分析统计报表。10．提供各种公文的格式标准模板，提供相关表单的打印功能。11．支持领导手写签名、电子签名、语音批示等功能。

12．支持将收文直接转为发文，提供收、发文模块之间的接口，保证系统内部根据业务的需要数据的交互。（2）发文管理

发文管理是对以本机关名义制发公文的过程进行管理。实现对发文文件的拟稿、审核、会签、签发、编号、排版、用印、封发、归档等过程的流转办理，并可以实现对阶段时间内收文情况的统计。同时发文管理还具有以下特色：

1．支持多种流程。根据发文性质（如内部行文、外发文、部门发文等）的不同，可以选择不同的流程。2．支持电子印章功能。

3．支持手写板功能。

4．对外部提供生成标准电子公文格式的接口。

5．提供对待办事情、督办、催办等事情的统一提醒。

6．提供灵活、便捷的查询功能，可以简单或多条件进行组合查询；

7．提供常用批示意见列表，用户可以维护自己的常用意见列表，减少用户的输入量，使得系统更加方便易用。

8．提供公文流转的外部接口，方便与其他OA系统或信息系统的交互。9．支持手写笔输入和文档修改批注痕迹的保留。（3）档案管理

OA中的档案管理不同与专业的档案管理系统，它主要是对OA中的收发文等需要进行归档的文件进行统一的管理，与收发文等模块有相应的接口联系，同时它也提供对目前畜牧兽医局应用的专业档案管理系统的文档接口。公文管理工作关系：

公文管理的工作流程：

2.3会议管理：

提供从会议安排、确定会议地点、自动邀请与会人员，到生成供查询的包括会议安排的详细情况，已完成会议所形成的纪要在内的各种信息的综合会议管理功能。该子系统主要包括：（1）会议通知（2）会议纪要（3）会议室管理

会议管理包括会议申请、会议通知、会议纪要、会议室管理等子模块。提供部门内会议、专题会议的起草、发会议通知、会议记录功能。会议起草由会议起草人根据领导指示，将会议内容起草整理后，由领导审核、签发，由有关人员发通知，填写会议记录表并归档。对接收到的外部会议通知进行内部的领导审核、确认，向相关人员发通知，并做会议记录表。会议结束后对会议记录进行归档。实现对会议室的登记、安排及使用情况的查询、统计。2.4公共信息：

本子系统收录用户常用的信息，给用户提供诸多便利，包括以下栏目：

（1）新闻中心: 发布畜牧兽医局最新的新闻动态

（2）政策法规: 对畜牧兽医局的政策法规、办事指南信息进行统一维护和管理，并面向公众发布最新政策法规，方便查询;（3）公共通讯录: 为畜牧兽医局各部门建立公共通讯录，提供方便的查询功能；（4）网络资源: 整合畜牧兽医局现有的各种网络资源，提供统一的分类检索功能；

（5）各部门介绍: 对畜牧兽医局的组织机构，以及各个部门的工作职责、组成等情况进行介绍，促进部门之间的相互了解。2.5内部交流：

内部交流子系统是为畜牧兽医局内部提供一个相互交流、相互学习的空间，主要有以下功能

（1）电子论坛:为畜牧兽医局政府办事人员提供一个畅所欲言的网上空间； 电子论坛模块是在内网给畜牧兽医局政府办事人员提供相的一个互交流的空间，可发表主题、回复主题。包括对论坛的管理，对论坛的分类、用户权限的分配、对文章的审查和管理等功能。

（2）意见箱:用来收集各种意见的模块；

畜牧兽医局政府办事人员可以通过这个模块来反馈各种信息，来促进各项工作取得更大的进展。

（3）留言簿:提供网上留言的功能；

在畜牧兽医局办公门户上，为各部门人员提供留言功能的模块。能够促进部门之间的交流，活跃办公门户的气氛。

（4）电子公告牌:及时传达各种公告信息；

公告栏是单位向内部员工发布信息的平台，公告类别分为：通知、通告、海报、新闻等，是可以维护的。公告的发布和维护只能是有相应授权的人才可以进行，对一般用户提供浏览、查询已经公布的公告信息。

（5）即时通讯:提供畜牧兽医局内部即时交流的工具.为畜牧兽医局政府办事人员提供一个即时通讯的平台，可以互相交流，提供比电话更加普及、方便的通讯方式。2.6行政管理：

行政管理子系统是为畜牧兽医局内部各项管理提供电子解决方案，主要包括：

（1）固定资产管理

实现对固定资产、低质易耗品、特殊物品等资产的管理。

能够实现对资产种类的自定义，和多级别分类，以适应不同单位对不同资产进行管理的需要。同时提供资产的入库、出库、借用、归还、查询等基本的操作。（2）办公用品管理

实现对畜牧兽医局办公用品的管理，能够实现对办公用品的入库登记、分类、领用、借用、归还、查询等基本功能。

（3）经费管理

对畜牧兽医局的经费进行统一的管理，包括经费的申请、审批，以及各项经费详细的使用情况的管理。（4）车辆管理

车辆管理由各单位的车辆管理部门对本单位车辆的使用进行安排管理。对车辆使用的申请、审批、登记、还车等处理过程进行管理；实现车辆油费、维修费的费用统计；并随时将车辆预定和正在使用的情况公布，以便查询。

（5）安全保卫管理（6）后勤管理 2.7电子报表系统

? 报表模块使用VB开发，需要客户端安装，基于Office2007以上版本运行

? 所有报表数据以Excel文件为载体，设计报表时根据需要加入相关的约束和公式定义，使之成为甲方内部报表模版供业务人员填写

? 可以使用嵌入Excel的报表定义/更新工具，选择该报表中所需要被上报的数据项，并定义其名称

? 数据库中自动生成与数据项、名称和文件的特征属性对应的数据表

? 对于所有需要分析汇报的报表数据都需要业务人员手工填写，数据通过嵌入Excel的上报工具将数据上传汇总

? 服务器将用户上传的数据存入数据库中对应的数据表，并在服务器指定位置保存该Excel文件备份

? 数据分析可以通过Web页面形式或Excel文件形式展现，不论是哪种方式都直接从数据库中获取数据。Web页面形式提供固定的展现内容，不可更改；Excel文件形式允许手工调整展现内容

? 嵌入Excel的报表定义/更新工具允许用户更改报表格式，并自动将更新后的报表与数据表对应，满足用户更新数据报表的需求 2.8数据共享/数据交换平台: 实现天津市畜牧兽医局现有系统的有效利用结合OA系统，形成统一的信息存储，发布，管理，使用机制，同事提高跨系统间的数据整合，详尽的分析，使用我市畜牧业的数据信息，该模块可以实现数据的统一管理，实时交换，二次挖据利用。? 规范性：数据交换系统的建设必须建立在一系列的相关畜牧业相关数据规范的基础之上，同时也要制定并遵守必需的应用接口规范以利于个业务系统与信息交换系统的协作。

? 易用性：系统的操作应尽量简单，对操作提示、错误报告、交换监控信息反馈等要全面、详细，真正做到易学、易用、易培训。? 稳定性：在系统结构设计上要充分考虑到系统运行的稳定性。系统平台方面要考虑各种系统配置对稳定性的影响、系统必须经过严格的测试，包括功能测试、在各种系统环境系统配置上的测试等，确保系统在多种设备环境上能够稳定运行。必要时，可以建立数据交换系统的管理中心，通过远程管理、监控手段与本地系统管理相结合的方式，保证系统的稳定、可靠。

? 易部署：因为各级交换系统涉及到的业务系统和办公系统分布广泛，因此系统在设计上必须要考虑到系统部署的简易、快速。

? 易管理：系统平台的管理要尽量简单，尽量少地使用户涉及到系统平台的管理工作，必要的管理任务也要提供相应的培训、帮助资料甚至操作引导界面来帮助用户顺利地完成必须管理任务。数据交换系统的管理在设计时也要考虑到易管理性方面的要求，通过操作引导界面辅助用户完成所需的数据交换系统的管理工作。

? 易维护：系统的结构设计要易于维护，组成系统的功能元素要具有一定的独立性，可以根据用户的需要进行替换而不影响或很少影响其它功能元素，并能够与其他功能元素协作共同完成用户的功能。

? 易扩展：数据交换系统无论是在功能上，还是在数据的交换规范上都应当易于扩展，以便适应今后检察业务的发展。? 安全性：使用系统平台的相关安全设置以及应用系统的安全性实现，实现整个系统的安全性。确保数据交换系统不被非授权用户侵入，数据不丢失，传输时数据不被非法获取、篡改，确认对发送和接收者的身份等。? 多平台：考虑到现有和将来要上的审批系统会使用各种各样的应用平台和数据库，信息交换系统应能够具备多平台的数据库操作和应用功能调用的机制。技术实现

实现以下基本功能： ? 数据传输功能 ? 数据转换功能 ? 流程控制 ? 数据路由

? 管理监控功能 ? 适配器 数据传输

数据传输的功能包括： ? 业务数据的接收与发送

传输符合信息交换规范的业务数据。

? 附件的传输与发送

附件可以通过通用的、标准的方式传输，例如通过http或msmq，在传输时能通过相应的web service控制传输行为。? 身份验证

使用规范证书，例如X.509证书进行签名和验证。? 加密/解密

使用标准证书，例如X.509证书把要传输的数据进行加密/解密，保证数据传输的安全性。支持同步或异步的应用通讯的传输服务包括：

? 调度。管理过程或方法调用的调度。? 传送。使用网络协议发送和接收数据。

? 消息队列。管理和维护消息的持续性的。负责将经过校验的数据排队，对接收到的数据进行缓冲，避免数据提供方长时间等候。利用队列机制可以使交换中心各部分协同工作，有效利用多任务机制完成数据处理，提高系统效率。

? 序列化/反序列化。序列化服务获取输出数据结构并将其序列化到可通过网络传输的纯文本文件中。反序列化服务执行相反的操作。? 地址转换。在分配给集成服务目的地的逻辑业务地址与网络协议所需要的网络地址间转换。? 解码/编码。解码服务将数据转换到与信息交换平台上的代码页。如果信息交换平台上知道目标系统的代码页，编码服务则可将输出数据的字符集编码为系统的代码页。2.9畜牧业统计分析模块: 养殖场数据统计：统计分析养殖场数据信息，形成相应的报表和图表提供分析基础。屠宰厂数据统计：统计分析屠宰厂数据信息，形成相应的报表和图表提供分析基础。动物疫病监控信息：实时统计反映动物疫病监测信息。

重大动物疫病预警机制：重大动物疫病疫情预警，反映实时疫病数据情况，提供应急预案和预测分析报告。

将动物防疫的基础信息—饲养场信息、动物信息、防疫站信息、防疫人员信息、疾病信息、动物类型信息；动物防疫的业务信息—防疫信息、检疫信息、交易信息、屠宰信息与地理信息系统自动集成。实现疫情分析、疫情布控、人员物资管理与动物防疫基本信息浑然联结。代替传统的防疫指挥调度管理方式，操作简明、流畅，展示形象生动、图文并茂。能够更好、更直接地支持领导指挥调度与决策。

将动物防疫布控系统与办公自动化系统和网络、硬件设施的无缝化衔接问题，充分发挥软硬件整合优势，提高系统的整体效能。2.10远程移动办公: 采用VPN 方式实现远程移动办公

采用VPN 方式，需要在防火墙外设置VPN GateWay，客户端可安装VPN 专用。

客户端通过Internet 访问内部网，所有Internet 用户必须通过VPN Gateway 的身份认证，在硬件层实现安全保证。

通过防火墙和VPN 网关把企业的应用网络分为企业网（内网）和Internet 网络（外部网络）两部分。

2.11邮件系统: 电子邮件主要功能包括新邮件、收件箱、草稿箱、文件夹、已发邮件、已删除邮件、查询邮件及服务器设置。

文件速递主要功能包括：文件上传、文件下载查看、日志查看、文件夹管理。

日志管理功能：自动推荐最佳会议时间、提供友好的用户界面、通过资源选取器（Resource Picker）可以更为方便地搜索和预定会议室等资源、设定个性化的工作时间 ； 管理时间和信息： 快速定位所需信息、轻松管理重要日常事务；

跨边界建立连接： 方便的查询相关信息、随时随地与他人共享信息 ；

保持安全和可控性 有效控制到达的电子邮件、使单位和个人信息更为安全、帮助防止工作成果丢失、发送正确的邮件 ；

与移动设备通信：通过直接推送技术，能保证移动设备与服务器上的邮件、日程安排、联系人以及任务能快速直接的实现同步、随时随地的查询企业内部人员的联系信息、通过证书认证，推送的IT策略管理，本地和远程数据擦除技术，保护移动设备上的敏感数据 ； 邮件安全机制： 实时邮件防护、可定制的内容和策略、邮件保留、生成定制报表、快速搜索、所有内部邮件传输都是加密传输。

该邮箱服务于政务内网电子邮件系统整合互通，对于各级政府部门公务员，可以直接处理来自政府内部上下级和政府外部各常委会、企事业单位的邮件信息。该服务构建与微软Exchange消息服务平台之上，为政府部门各级公务员提供了多种信息访问途经：可以使用日常办公的计算机客户端软件（Outlook）或直接通过浏览器经过身份认证后远程访问。甚至在必要的情况下，允许一定级别的人员使用无限智能终端（智能手机、PocketPC等）进行高效的移动通讯能力。

邮箱服务面向政府部门以外的单位（各常委会、企事业单位等）是半透明系统，这些人员仅可以利用天津市畜牧兽医局政府政务外网的邮箱服务与政府内部公务员进行单向邮件通讯（发送）而天津市畜牧兽医局政府内部各级公务员都可以使用该服务与之进行双向（发送/接收）邮件通讯。

同时天津市畜牧兽医局政务外网邮件服务可以向政府外部（常委会、企事业单位等）提供邮件列表服务。邮件列表服务是邮箱服务的一个子类，有天津市畜牧兽医局政府内部相关人员进行统一管理。天津市畜牧兽医局政府可以利用该服务实现高效、快捷、准确及可分类的信息投递。

2.12短信平台: 短信平台是一种基于移动短信、通过互联网或者专线方式与移动网关相连的信息载体服务系统。OA短信平台是主要实现以短信方式进行公文提醒、会议通知、信息发布等功能，基本功能和使用方。

一、短信平台登录

使用短信平台的人员必须是OA系统的用户。通过OA系统直接登陆短信平台。短信发送对象限于中国移动和联通的用户。

二、写短信

用户登陆短信平台后，点击 “写短信”，弹出写短信管理页面。该页面显示接收人、短信内容。用户发送短信时可以直接输入手机号码（多个号码必须使用逗号间隔），也可以点击选择按钮在通讯录中选择发送对象。在短信内容中输入要发送的信息时，短信内容不能超过70个字符，不能发送空短信。接收人和短信内容输入完毕后，点击发送即可完成单个或群组短信发送。

三、发件箱

用户登陆短信平台后，系统默认界面为发件箱管理界面，该页面显示发件箱的接收人、短信内容、发送时间。用户可点击其中记录，查看短信的具体内容，也可以删除选定的记录。、手机用户平时发送短信使用公网，发送速度为1条/秒，短信平台使用专网，发送速度约为10条/秒。

四、收件箱

用户登陆短信平台后，点击 “收件箱”，显示收件箱管理页面，该页面显示收件箱的发送人、短信内容、接收时间。用户可点击其中记录，查看短信的具体内容，也可以删除选定的记录。收到短信平台短消息的中国移动手机用户可以将消息直接回复到短信平台收件箱，联通用户无法直接回复。

五、通讯录

用户登陆短信平台后，点击 “通讯录”，显示通讯录管理页面。该页面显示新建、查询、导入、导出、删除、删除全部、群组变更。用户可以对本部门的通讯录进行录入、修改、导入、导出等管理，可以依据自己的使用习惯定义群组，实现短信群发。通讯录支持

六、公文提醒 通过OA系统进行公文处理（包括收文管理、发文管理、请示报告和交办协办）时，在操作发送步骤前，默认不发送短信提醒，如在复选框选择发送短信提醒，则收文人会同时收到提醒短信。

三、方案整体要求

1.B/S结构、简单、易用

2.可视化的工作流设计

3.功能模块化体系结构、标准兼容性、易于扩展 4.支持二次开发 5.支持多平台

系统能够在多种平台上运行：Microsoft的Window95/98和Windows NT/2000/2003/2008从一个平台到另一个平台具有很好的一致性。6.安全机制完善

7.提供远程办公模式

新型的远程/移动用户办公模式。新颖的远程工作站为工作流中的远程/移动用户提供办公捷径，提高办公效率，节省远程花费，体现协同工作的优势。8.完善的系统整合功能

能够于门户系统及其他基于关系型数据库的业务系统进行无缝、平滑的整合，方便构建完整的企事业单位信息化系统。9.强大的实时协作能力

能够通过文字、图像、视频、音频等多种渠道和手段进行内外人员的友好协作。10．提供数据库接口及数据表结构清单，可通过此接口及清单进行各类数据抽取或二次开发工作。

11．平台管理功能中，要具备数据库的备份及恢复功能。

12、系统数据要进行加密存储，防止数据信息外泄。

四、系统安全性要求

1、用户登陆安全设置

系统客户端登陆验证中，通过用户名和密码来验证，在数据库中对用户密码进行加密，保证用户的安全性。

2、系统人员角色/安全级别定义

对系统的所有使用人员，将在系统中定义其角色和安全级别，对于系统中的信息，可通过各种方式设定读取和查看所对应的人员角色/安全级别，并可在相当范围内进行权限的细分，从而使系统中所有的操作都在严格的控制下。

3、系统监控

提供强大的日志功能，对关键信息的操作进行监控，并可根据需要生成相应报告，包括操作人、操作时间、操作对象、源数据、新数据、客户端IP 地址等。4、系统的安全网络设计

目前畜牧兽医局政府已经建立了一个先进和完善的信息安全平台，为畜牧兽医局提供了网络安全和数据安全的双重保证,是畜牧兽医局整个信息化建设的基础, 成为其他系统建立的坚强后盾.畜牧兽医局办公自动化系统的建设的安全机制，应充分考虑现有的安全平台环境，与现有的安全机制配套统一，在此基础上，建立一个安全可靠的办公自动化系统。

系统的网络建设通过防火墙和网关把网络分为政府办公网（内网）和Internet 网络（外部网络）两部分。办公自动化系统的全部应用全部放在政府办公内网里。

五、系统开发设计要求

1、界面统一风格，采用微软的银光（silverlight）技术进行界面设计。

2、提供详尽的软件二次开发说明书及API、SDK等信息；

3、提供详尽完整的系统源代码，以方便OA系统今后的维护和升级；

4、软件要求开源设计，代码变量要求统一命名风格；

5、与天津市畜牧兽医局门户网站，动物防疫管理平台做数据交互联通，实现三个系统间无缝连接和数据无损交换与应用；

6、、系统包含电子公文交换功能，并且支持异构OA系统间的电子公文交换，实现互联互通、协同工作；

7、关键数据加密存储于数据库中，采用不对称加密算法；

8、支持可追溯系统、部畜牧业统计监测系统数据的同步报送与数据导入导出。

六、其他要求

1、产品使用培训，培训地点由甲方指定。普通应用培训10天，部门系统管理人员5天，系统管理员10天；提供软件系统使用手册。

2、提供在3年内的软件二次开发的技术支持，保证系统二次开发的顺利进行。

3、提供3年免费的技术支持和24小时客户服务响应，系统bug终身服务。

4、提供手写板，支持通用手写板，提供支持触摸屏的接口。

5、提供双语支持（中、英）。

七、商务要求

OA电子文件 第3篇

高校OA环境下电子文件的产生及规范管理问题

OA (Office Automation) 意即办公自动化。随着信息技术及网络技术的飞速发展, OA办公在高校已日趋普及。OA办公使得高校各党、政职能部门及教学部门实现了信息资源的共享, 从而提高了整个学校的工作效率。随着高校OA系统的深入推进, 传统处理文件的方式将被网上发文所代替。而电子文件作为高校OA办公的必然产物, 从起草、修改、审批、套红、分送到存档都需要借助于网络来实现。电子文件 (electronic records) , 指在数字设备及环境中生成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的文件。[1]在高校OA办公环境下, 学校的党政系统、教学教务及后勤部门等都将产生大量的电子文件, 这些电子文件则是高校信息资源及档案管理必不可少的重要组成部分。但就目前的现状来看, 高校OA办公中所产生的电子文件还没有得到应有的重视, 电子文件从产生到归档, 还存在一系列的问题。比如:已经正式定稿的电子文件没有备份或者尚未加密;用纸质文件归档代替电子文件归档;对于已经归档的电子文件没有进行系统的分类, 使得查找工作非常麻烦。由此可见, 高校OA环境下电子文件的规范管理问题亟待解决。

高校OA环境下电子文件信息的安全保密问题

信息技术及网络技术的飞速发展, 促使OA办公也广泛应用于我国的高等院校, 而高校OA办公所产生的大量的电子文件则给我们提出了电子文件信息的安全与保密问题。

网络时代电子文件的真实性、完整性和机密性受到了严峻的挑战。黑客通过网络入侵, 利用特种木马等方式对系统的电子文件进行篡改和伪造;一些涉密的电子文件则被非法拦截, 或被复制, 或被下载, 导致文件泄密。

网络上的文件泄密危害则更加严重, 因此, 要保证高校OA环境下电子文件信息安全, 首先得提高广大OA信息工作者的认识。作为一名高校OA信息工作者, 首先得有信息的安全与保密意识。特别是刚从传统办公转换成OA办公时, 广大工作者的防范意识非常薄弱, 这就对电子文件信息的安全与保密工作造成一定的困难。

其次, 先进的信息安全技术是保证高校OA环境下电子文件信息安全的重要手段。就目前来说, 对于电子文件我们一般采用加密技术和访问控制技术。加密技术, 一方面可以确保不可公开的电子文件内容的非公开性, 另一方面也是目前的技术手段在绝大多数情况下能够确保电子文件机密性的唯一方法。电子文件的加密方法多种多样, 通常我们会采用“双密钥码”法。即加密通信者各拥有一对密钥:一个是可以公开的加密密钥, 一个是严格保密的解密密钥, 发方使用收方的公开密钥发文, 收方只用自己知道的解密密钥解密。任何人都可以利用公开密钥向收方发文, 而只有收方才能获取这些加密文件。[2]较之于加密技术, 访问控制技术是为了确保电子文件信息在内的网络资源不被非法访问和非法使用。我们普遍采用的访问控制技术包括入网访问控制、防火墙控制、权限控制等。权限控制可以控制用户允许访问的目录、文件及其他资源, 用户只能执行指定的操作, 比如只读操作, 这样可以防止电子文件被复制或者修改, 确保了电子文件信息的真实性、完整性。在日常工作中, 我们若对电子文件采取文档保护, 这样其他用户就只能进行阅读, 而不能作任何修改或复制、打印。除了先进的信息安全技术外, 强硬的信息管理手段也是保证高校OA环境下电子文件信息安全的重要举措。

高校OA环境下电子文件的归档管理问题

电子文件, 作为高校OA办公的必然产物, 在我们的工作中发挥着极为重要的作用。如何对高校OA办公中所产生的大量的电子文件进行规范管理, 则成为广大OA信息员及档案工作者亟待解决的问题。

就目前来看, 高校OA办公中的电子文件归档管理还存在许多问题。比如, 广大的OA信息员或者档案管理者尚未完全意识到电子文件归档的重要性, 造成在工作中只重视纸质文件的归档或者用纸质文件归档代替电子文件归档;再如, 电子文件的归档管理比较混乱, 缺乏一套完善的归档管理制度等。因此, 要做好高校OA环境下的电子文件归档工作, 我们就得采取相应的措施。

要做好高校OA环境下的电子文件归档管理工作, 首先得提高广大OA信息员及档案工作者的认识。这就要求我们在工作中要加强对OA信息员及档案管理者的培训和宣传, 使他们充分认识到信息时代及OA环境下电子文件归档工作的重要性。电子文件, 作为是一种新生事物, 它是信息时代办公自动化的必然产物。随着社会的发展及科技的进步, 人们的办公方式也发生了巨大变化, OA办公将逐渐取代传统的办公方式。随之而来的电子文件归档管理工作的重要性也将逐渐凸现出来。在信息时代, 电子文件作为高校档案的重要来源, 承载着学校的建设和发展, 因此, 我们要充分认识到电子档案在学校建设和发展中所起的重要作用, 逐步改变过去只重视纸质档案而轻其他载体档案的老观念, 不断完善电子文件的归档工作。同时, 在高校中, 各级领导应身体力行, 将电子文件归档管理工作作为OA办公中的一项重要工作来抓, 以提高全校职工对办公自动化过程中产生的各类电子文件的重要性的认识。而高校的档案部门则可以通过校园OA系统、校园网、报刊、广播等一切可利用的手段, 广泛宣传电子文件的重要性, 从而来提高人们对电子文件重要性的认识。

要做好高校OA环境下的电子文件归档管理工作, 其次得制订一套规范的电子文件管理制度, 来完善电子文件的归档管理工作。国家档案局于2003年颁布了中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》, 该标准规定了在公务活动中产生的, 具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。我们可根据该标准, 结合学校的实际情况制定本校的《电子文件归档与电子档案管理规范》及《电子档案管理办法》, 以加强对学校电子文件的规范管理。在高校OA环境下, 各教学单位及职能部门都是电子文件的形成者。由于电子文件的来源广泛, 使得高校电子文件的类型繁多, 因此, 我们必须制订规范的电子文件管理制度, 才能使得各部门在归档过程中做到有章可循。

高校OA环境下档案工作者应具备的素质

信息时代, 电子文件作为高校档案的重要来源, 承载着学校的建设和发展, 因此, 我们要充分认识到高校的电子档案管理工作已成为学校建设工作中的重要内容。在新形势下, 全面提高高校档案工作者的素质已成为高校档案工作的当务之急。

在高校OA环境下, 档案工作者应具备良好的政治素质。作为信息时代高校的档案工作者, 必须坚持正确的政治方向, 树立正确的人生观和价值观;必须与时俱进, 加强学习, 具备一定的理论政策水平, 能用理论指导自己的实际工作。此外, 高校的档案工作者还必须具备保密意识, 在工作中加强保密观念, 提高保密意识, 严格执行档案工作的保密制度。

在高校OA环境下, 档案工作者应具备崇高的职业道德素质。档案工作既是一项繁琐、细致的工作, 又是一项服务性的工作, 这就要求高校的档案工作者要热爱档案事业, 同时要树立服务意识。在工作中, 既要爱岗敬业, 又要增强服务意识, 为广大档案使用者提供优质的服务。

在高校OA环境下, 档案工作者应具备精湛的业务素质。作为高校的档案工作人员, 不仅要熟悉档案工作的各个环节及步骤, 同时还要熟练掌握各类档案的管理方法。不同的时代对人们有不同的要求, 在新时代, 要求高校的档案工作者要加强业务学习, 能够快速地与信息时代接轨, 能够熟练使用计算机, 充分利用互联网, 掌握现代化的档案管理技术。

随着高校OA办公的普及, 电子文件的管理工作已成为高校工作中的一项重要内容。作为一名高校的OA信息员, 我们也应为推动学校的电子文件管理工作而积极努力。

参考文献

[1]中华人民共和国国家标准GB/T18894-2002.电子文件归档与管理规范[S].2002, 12.

[2]王兆新, 裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案, 2004 (1) :21.

[3]张健.电子文件安全研究现状与思考[J].浙江档案, 2009 (7) :39.

[4]叶景青.高校OA环境下电子文件归档管理的思考[J].兰台世界, 2009 (9) :20.

[5]黄静.高校电子档案管理的几点思考[J].云南档案, 2009 (3) :36.

OA电子文件 第4篇

在当今社会环境下管理工作日趋电子信息化, 更多的行业和办公开始软件化, 帮助实现轻松办公。现在文件档案的现状如下:文件档案日益增多, 涉及面广, 许多政策性文件频繁使用, 而我们当今的文件档案管理还主要处在以传统的纸质管理方式下缓慢进行。这不但降低了文件档案查问者的工作效率, 也增加了文件管理者的工作量。为了改变这种工作现状, 我们可以借助OA软件来完成。

二、OA软件的功能

OA软件是一个管理者借以实现对群体管理的工具, 是组织网络办公协同办公的软件。OA软件经过18次的版本升级, 已发展为一种傻瓜式安装, 无需专人指导, 客户端使用浏览器即可实现办公自动。OA软件的主要功能为: (1) 类似于一个虚拟办公场所, 使用者可以通过上网的方式进行OA办公平台的访问和使用。 (2) 可以通过协同在网络上办公, 把需要办理的业务通过Word、Excel进行编辑, 然后传送给接收者, 进行办理, 如需修改OA软件, 系统会自动显示修改痕迹。 (3) 在办理业务的时候, 可以随时跟踪业务的办理情况和过程, 这就为发起人展现出一个明确的工作现状。当发起人的事务比较急时, 还可以通过紧急的形式来提醒受理者加快办理。 (4) OA软件还可将电子邮箱、手机短信、QQ、MSN的功能辅助为一体, 当你不在电脑旁时, 可以通进手机短信的形式, 实现事务提醒。 (5) 针对个人事务管理, OA软件可以建立日志和日程安排事务, 以提高工作效率。 (6) 当处理办共事务需要做到保密时, OA软件可以通过账号式登陆随机获得短信密码, 为我们的保密工作提供防护。

三、OA软件在文件档案管理中的价值

1. 目前文件档案管理的现状

当前, 在我们日常工作管理中, (1) 从各方面收到的文件愈来愈多, 文件审批所花费的时间太多, 往往很多文件都有时效性, 这就给文件管理带来很多的不便, 也导致了文件任务的执行部门工作量的集中和增加。 (2) 单位自身下发文件, 当单位中的子部需下发文件时, 需到文件档案管理者那里进行修改登记和备案, 然后还需要多方协作签字才能签发, 如遇各种问题须延迟签发。 (3) 由于文件档案不断增多和文件档案使用的频率提高, 而我们现在仍采用传统的纸质文件档案的归档的存档方式, 这就大大降低了我们的工作效率。 (4) 电子文件档案现在已是处理文件档案的主要方式, 但这主要使用在下发文件或上转文件的一个过程中, 并没有将建立电子文件档案作为文件档案管理的一种方式, 而且在日常工作中有很多文件需要做好保密工作, 逐渐就发展成为只有纸质传阅而极少电子档案这样一种格局。

2. OA软件在文件档案管理中的应用优势

(1) 该软件使得文件档案管理工作变得轻松。 (1) 信息流通快, 以前需要几天才能处理完的审批程序, 现在一两个小时就可以完成。 (2) 文件和工作都被自动有序地进行流转, 在办公过程中可以清晰地看到已办和待办的事项。 (3) 信息平台的建立和使用大大减少了管理者外出办理事务的工作量。

(2) 工作的协作性、灵活性明显提高。在专业化效率日益提高的今天, OA软件不但能帮助文件档案管理者更好地管理文件档案, 也为文件查阅提供良好的工作平台, 为管理者和使用者的沟通创造了良好的条件。

(3) 由于管理效率的提高, 管理的规范性也日趋增强。OA软件能按照程序的运行来划分相应的责任以对应相应的权力, 杜绝了越权操作, 使管理工作更加有序。

(4) 由于OA软件的登录和管理方式, 也可以杜绝电子文件对外泄密。管理者可以设置文件的安全系数, 使保密工作更加完善。

随着科技的进步和电子信息技术的飞速发展, 各种办公应用软件应运而生, 目的均在于实现办公的自动化管理, 提高工作效率。OA软件则是提高管理工作信息效率、协作效率、办公效率和管理效率的必需品。

摘要：随着电子信息技术的发展, 办公软件在各行各业的应用也越来越普遍, 在文件档案管理工作中, 也逐渐从传统的纸质传阅和管理向电子文件档案传阅和管理进行转变, 本文认为借助OA办公软件的便捷性为文件档案传阅和管理工作提供服务, 可以明显提高文件的传阅速度, 同时也简化了文件档案管理工作的诸多的繁琐环节。

关键词：OA软件,文件档案管理,应用

参考文献

[1]赖劲松.OA软件在管理工作中的应用[J].川化, 2006 (2) :22—23.

OA电子文件 第5篇

1合同支付电子化的关键问题

针对合同支付的以上问题,作为合同支付关键审核部门的纪检审记办公室提出采用电子化管理合同支付签批过程的思想,由笔者所在部门负责具体调研及过程实现,笔者参与了整体技术实现过程的技术协调、需求调研以及关键业务流程实现的整体过程。本文分析了合同支付电子化的关键过程,包括以下几点:

1)合同支付审批需要多个部门协同工作,主要包括具体承办部门、资产管理部门、财务支付部门,纸质签单模式下审批过程的相关人无法知晓相关环节的审批情况,电子化管理后相关人员均可以查阅审批过程及具体进度;

2)合同支付审批过程随着项目类型的变化而变化,如教学类建设项目需要教学主管单位教务处审批,而非教学的基建项目不需要教务处审批,纸质流程模式下办事人员需要人工判断流程过程,电子化管理需要解决作业流程的自动判断问题;

3)部分合同分多次支付,分多期支付,如部分基建项目的支付年限较长,办事人员需要查阅较早前的归档件了解合同的支付历史情况,而财务人员则需要查阅账务确定每次支付的最终结果以及未付款情况。合同支付电子化管理需要跟踪每项合同的支付次数、支付金额以及支付结果。

本文提出基于OA系统实现合同支付业务的电子化管理, 采用“先登记合同后进行支付”的思路实现支付业务的过程管理。

2基于OA系统实现合同支付审批流程

OA系统是学校重要的业务流系统,系统具有较好的界面设计、流程设计组件,具有较强的业务适应性,配置灵活。采用OA系统实现合同支付审批流程,将合同支付业务分成两个子流程来实现,包括合同登记流程和合同支付流程。

2.1合同登记流程

合同基本信息登记是合同支付审批的重要前提,支付审批过程需要查阅合同的主要条款以及重要基础信息,包括合同总金额、项目名称、项目的支付要点等,图1是合同登记的审批表单:

上图中,办事人员填写合同的基础信息后,提交流程,系统会将该流程按照“【部门负责人】->【审计室核对】->【档案室上传扫描件】->【抄送领导及财务】”的流程逐步流转确认,确保合同相关部门知晓合同的基础信息。

2.2合同支付流程

合同登记成功后,业务部门在每次发起合同支付请求时, 填写合同支付审批单,如图22所示:

上图中,支付发起登记人的基本信息由系统自动填充,同时系统会自动过滤出该登记人所在部门登记在册的合同供发起人选择,发起人选择待支付的项目名称后,系统自动填写合同相关的基础信息,包括合同编号、总金额等,同时会自动判断本次支付属第几次支付,发起人可以将该合同以前的支付审批单作为引用流程上传,供后续领导审核参考。合同支付表单对应的数据字典如表1所示:

表1中,意见栏为OA系统固化的控件,各审核人员填写审批意见后,系统会自动将相关信息记录到意见栏。审核的关键节点如图33所示:

图3审批节点中,可以根据支付业务需要灵活调整审批顺序,如图中34号节点分管领导审核时,当部分支付项目不需要法人代表审核时,分管领导可以直接跳签到50号节点安排财务付款,并最终将审批流转信息归档存入档案,以备查阅,且下次支付申请时可以作为附件调用。

3应用效果

以上方案的实施,解决了人工纸质管理模式下存在的问题。在项目实施的过程中,纪检审记部门内部做了充分的试用,反馈效果良好,目前合同支付电子化管理已进入推广应用阶段。

4结束语

OA电子文件 第6篇

关键词：OA系统,电子公文,公文交换

1 概述

在政府的日常工作中, 经常需要办理和制发文件, 这些文件按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料, 称之为公务文件。

目前, 世界上各国政府都在积极进行电子政府的建设, 公文经过信息化系统处理后形成的文件被称之为电子公文。

传统公文处理流程依靠人为推动运转, 整个流程受人为因素影响很大, 同时也存在较大的随意性, 在公文处理的质量与时间上无法实现总体把控。同时, 传统纸质公文在信息流转与共享上受到很大的限制。随着单位办公对运用办公自动化技术解决公文办公的要求越来越高, OA系统目前被广泛运用于解决电子化办公的要求。

OA系统在公文流转中的应用, 可以实现公文流转的自动化, 每个环节都可以在OA系统中进行, 甚至可以根据OA系统设定的公文流转自动化推进, 工作人员可以直接在公文上, 完成公文的办公流程, 保证公文的实效性, 同时工作人员可以实时跟踪公文状态, 比通过智能提醒方式进行提醒催办, 调高办公效率。

OA系统不但可以规范公文处理流程, 同时对公文的各个细节也实行规范化管理, 比如规范公文版式:标题、正文、文种等。特别重要的是, OA系统自身还可以实现电子公文全企业内的共享。

然而, 在实际工作中, 不同单位和部门往往采用了不同公司开发的OA系统, 同时由于单位涉密工作的需要, 在实现跨地域跨部门单位间公文交互的问题往往不是通过原有单位OA系统的改造来实现。因此, 具有统一安全性规划, 并且和原单位OA系统分离的电子公文交换系统应运而生。

通常常用的做法是在原有的OA系统中进行拟文、办文、定稿等公文流转的过程, 定稿后的电子公文转换成版式文件, 进入到电子公文交换系统中, 经过盖章、签发、发送后, 将电子公文发送到相应接收单位。接收单位的电子公文交换系统收到公文后, 将电子公文打印、脱密后转入到本单位OA系统中, 进行收文登记和进一步处理。

由于OA系统和电子公文交换系统作为独立的系统, 经常由不同的建设施工单位进行建设, 并且不同OA系统内部使用的公文内容与格式也不尽相同, 因此, 如何将不同的OA系统与电子公文交换系统进行集成往往成为电子公文在跨地域跨部门单位间共享工作的重点和难点。

2 问题背景

在电子政务水利信息化的工作方面, 目前, 黄河水利委员会实现了公文运转电子化管理, 可以对电子公文在收文办理、发文办理的登记、审核、拟办、运转等环节进行管理, 实现了公文查询、存储和流转管理的电子化。

黄委综合办公系统是黄河水利委员会机关各级单位在日常办公中使用的公文收发, 起草、流转和处理的综合性自动化办公系统, 实现了电子公文在黄河水利委员会委机关各部门间的流转与办理, 做到了无纸化办公, 提高了办公效率。

然而, 部分黄河水利委员会附属单位也独立建设有各自内部的OA系统。目前, 这些单位和黄委委机关间公文的交换是通过黄委电子公文交换系统完成的。

黄委委机关和部分拥有OA系统的委属单位在跨部门间发送公文时, 首先需要利用各自OA系统起草并生产相应的待交换公文文件, 然后在黄委电子公文交换系统中将OA系统或手工成文后的各种格式 (如DOC/S2/S92等) 的电子公文文件, 利用方正Apabi Maker转换为电子公文标准格式CEB类文件。之后, 利用电子公文交换系统进行上传、签发、加密、盖章和发送。收到公文的单位, 利用电子公文交换系统进行签收、打印和脱密, 这些跨部门的外单位公文目前还不能够自动进入各自单位的OA系统中进行自动化的流转处理。

为了提高公文在单位间流转的效率, 有必要通过信息化集成技术, 分别由黄委各类OA系统建设管理单位实施建设与黄委电子公文交换系统进的功能性集成工作。从而可以实现:

(1) 公文从OA系统到的黄委电子公文交换系统的操作上传;

(2) OA系统对黄委电子公文交换系统中待办公文的自动接收。

3 解决方案

具体来说, 可以开发电子公文自动交换服务完成电子公文在黄委电子公文交换系统和黄委各级单位OA系统自动交换电子公文的功能, 从而实现OA系统与电子公文交换系统的集成。图1介绍了电子公文自动交换服务具体的功能组成:

电子公文在黄委各级单位OA系统和黄委电子公文交换系统间进行交换时, 分为公文上传到电子公文交换系统的过程和公文从电子公文交换系统中接收的过程。

首先, 在公文上传到电子公文交换系统的过程中, 依照黄委电子公文交换系统的标准要求, 电子公文自动交换服务可以将OA系统中的公文自动组装成为XML文件。组装完成后, 电子公文自动交换服务将XML文件通过基于http协议的传输过程发送到黄委电子公文交换系统中。公文发送完成的过程中, 电子公文自动交换服务可以记录公文的发送事件和发送成功与否的日志。在公文从电子公文交换系统中接收的过程中, 电子公文自动交换服务依照各OA系统的电子公文格式, 将收到的XML文件进行解析。在公文接收和解析的过程中, 电子公文自动交换服务可以记录公文的下载以及解析事件日志。表1概括出了电子公文自动交换服务的功能点。

在部署的过程中, 黄委机关与各级委属单位电子公文自动化交换服务采用分布式的应用部署架构方式。图2描述了利用电子公文自动化交换服务集成OA系统与电子公文交换系统的整体系统集成部署架构。

如图2所示, 黄委委机关OA系统, 山东局OA系统, 河南局OA系统, 水文局OA系统和其他委属单位已建或待建OA系统分别通过分布式部署的电子公文自动化交换服务与已建的黄委电子公文交换系统进行电子公文的交换。

具体来说, 各单位已有或待建的OA系统首先需要按照黄委电子公文交换系统规定的电子公文交换格式, 通过各单位自行开发的电子公文自动交换服务对电子公文进行格式编辑处理, 然后通过电子公文自动交换服务提交到黄委电子公文交换系统中进行分发。

电子公文交换系统收到公文后, 可以通过各单位自行开发的电子公文自动交换服务将电子公文直接下发到各单位的OA系统中。

4 实施结果

目前, 实现黄委委机关综合办公系统与黄委电子公文交换系统的自动化交换服务已经开发部署完成。通过运行结果来看, 该服务实现了:

(1) 公文从黄委委机关综合办公系统到的黄委电子公文交换系统的操作上传;

(2) OA黄委委机关综合办公系统对黄委电子公文交换系统中待办公文的自动接收。

图3展示了黄委委机关综合办公系统与黄委电子公文交换系统的自动化交换服务部署实施后, 黄委委机关综合办公系统通过自动化交换服务向黄委电子公文交换系统上传下发公文的统计情况。

5 结束语

开发的电子公文自动交换服务实现了OA系统与电子公文交换系统的集成工作, 提高了OA系统与电子公文交换系统间公文上传与下发的效率, 避免了大量的人工拷贝工作。在OA系统中对发送公文选择后, 通过点击发送按钮, 可以实现公文的格式标准化转换 (按照电子公文交换系统的规定标准) 以及向电子公文交换系统的自动上传。同时, 服务部署后, 在电子公文交换系统中通过选择下发单位和公文文件, 可以自动的将公文下发到相关单位的OA系统中。

自黄委委机关综合办公系统与黄委电子公文交换系统的自动化交换服务部署实施三个月以来, 大大缩短了黄委机关部门向委属单位下发公文的处理时间和黄委机关部门通过电子公文交换系统接受委属单位文件的时间, 节约了人力成本。

参考文献

[1]杨健, 杨斌.电子公文交换系统的设计实现[J].郑州牧业工程高等专科学校学报, 2009, 29 (03) :32-34.

[2]刘刚, 邓飞其.电子公文交换系统OA接口平台设计研究[J].计算机与信息技术, 2009 (Z2) .