投诉函回复格式范文

投诉函回复格式范文第1篇

篇一：公文函的格式范文

公文函的格式范文

因工作需要，以函的形式写一公文，所以在网上搜了一下函的相关内容：

函，即信;公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，

有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。

公函大体有以下几种用法：

1、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。

2、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜，

3、用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，

也常用公函。

4、向上级机关请示较小事宜也常用函。

函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。

函的结构、内容和写法

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和

写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和

文种构成。

2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

(二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引

叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

(三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或

请对方提出意见或请主管部门批准等。

(四)结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信 件一样，使用“此致”、“敬礼”。

(五)结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日;并加盖公章。

撰写函件应注意的问题

函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的

针对性，答复的明确性。

其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以

保证公务等活动的正常进行。

中国科学院研究所关于建立全面协作关系的函

大学：

近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全

面的交流协作关系，特提出如下意见：

一、 定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。(略)

二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。(略)

三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。(略)

四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。(略)

五、加强图书资料和情报的交流。

以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，

务希研究见复。

中国科学院研究所(盖章)

一九九五年月日

国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函

国办函 [1993] 2号

国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局：

为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问

题通知如下：

一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。(略)

二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。(略)

三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。(略)

四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。(略)

上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经

贸办协调，并督促落实。

国务院办公厅(盖章)

一九九三年一月三日

国务院办公厅关于征求《国家行政机关公文处理办法(草案)》意见的函 国办函 [**] 号

各省、市、区人民政府、国务院各部门办公厅(室)：

现将我们草拟的《国家行政机关公文处理办法(草案)》送给你们，请组织有关同志讨论修改，并将修

改意见于十一月底前告诉我们。

国务院办公厅(盖章)

一九九九年月日

广州局销售公司请求批准函

局销办函 [**] 5号

广州局：

我销售公司从去年十月成立以来，国内商务活动日益增多，经常有许多文件、合同、契约、技术资料需

要复印，为便于工作，我们拟购买一台复印机，请给予批准。

可否，请批复。

广州局销售公司(盖章)

一九九六年一月十日

市人民政府办公厅关于临时工、合同工能否执罚问题请示的复函

市政办函 [**] 40号

市市容环境卫生管理局：

你局《关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示》收悉。现复函如下：

《中华人民共和国行政处罚法》于**年10月1日起执行。该法对行政执法主体及执法人员作出了明确而严格的规定。按照行政处罚法和国务院《关于贯彻实施〈中华人民共和国行政处罚法〉的通知》，从

今年10月1日起，合同工、临时工再不能从事行政处罚工作。

?? 你局应按照上述精神，对全市市容卫生执罚人员进行清理，理顺执罚体制，保证行政处罚法的贯彻实施，

促进市容卫生管理工作。

此复

市人民政府

一九九六年十月七日

关于上报《公司二期改造项目评估报告》的函

工银商字 [199] 号

市分行：

现呈报〈 公司二期改造项目评估报告〉，请审阅。

附件：公司二期改造项目评估报告。(略)

工商银行(盖章)

一九九年十一月五日

省人民代表大会常务委员会关于转办提案的函

人函 [**] 2号

省人民政府：

省九届人大三次会议已经闭幕。会间，省人民代表以主人翁精神，对改进省人民政府的工作提出了许多宝贵建议，同时提出了一些应当解决的问题和要求。根据大会决定现将责成省人民政府研究办理的二百二十七件提案转去，望抓紧认真处理，并及时将处理结果报来。在处理社会治安等有关提案时，可请省

高级人民法院和人民检察院密切配合。

附：〈省第九届人民代表大会第三次会议提案及审查意见〉(抄送单位附件各二册)

省人民代表大会常务委员会(盖章)

一九九九年月日

附件：(略)

交通部广州救捞局催办函

造船厂：

贵厂年为我局建造的2640马力拖轮“穗救202”轮，出厂至现在已经三年了，可是当时欠装的拖缆机至今尚未安装。为此我局曾多次去函催贵厂尽快给予解决，但贵厂一直未明确答复。该轮由于缺少拖缆机，长期无法正常执行生产任务，经济上已造成了很大的损失。为此特再次函请贵厂尽快为我局

“穗救202”轮安装拖缆机，以免再延误该轮的正常生产。 篇二：公文函的格式范文

公文函的格式范文

因工作需要，以函的形式写一公文，所以在网上搜了一下函的相关内容：函，即信;公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。

公函大体有以下几种用法：

1、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。

2、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜，

3、用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。

4、向上级机关请示较小事宜也常用函。

函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。

函的结构、内容和写法

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

(二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

(三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

(四)结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

(五)结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日;并加盖公章。撰写函件应注意的问题

函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。 篇三：公文函格式范文

公文函格式范文

公文函概念

函，即信;公函即公务信件。它是高低级和平行机关或不相附属机关之间在商洽和接洽工作、询问和答复问题时所应用的文体。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。

公文函格式

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法请求如下：

(一)首部。重要包含标题、主送机关两个内容。

1、标题。公函的标题一般有两种情势。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

(二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

1、开头。重要阐明发函的缘由。一般请求概括交代发函的目标、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题阐明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以阐明发文的缘由。

2、主体。这是函的核心内容部分，重要阐明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门恳求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写明确。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

公文函用法

1、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。

2、平行机关或不相附属机关之间商洽有关事宜，

3、用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、请求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。

4、向上级机关请示较小事宜也常用函。

公文函范文一

商洽事宜函

中国科学院研究所关于建立全面协作关系的函

大学：

近年来，我所与你校双方在一些科学研究上互相支撑，取得了必定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交换协作关系，特提出如下意见：

一、 定期举办所、校之间学术讨论与学术交换。(略)

二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。(略)

三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以赞助。(略)

四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方供给利用。(略)

五、加强图书材料和情报的交换。

以上各项，如蒙批准，建议互派科研主管人员就有关内容进一步商量，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。

中国科学院研究所(盖章)

一九九五年月日

公文函范文二

通知事宜函

国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函

国办函 [1993] 2号

国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、监督局：

为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，进步羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：

一、要切实抓紧抓好草场改革和羊种改良工作。(略)

二、监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。(略)

三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。(略)

四、为了增进国内养羊业的发展，支撑纺织工业生产和扩大出口创汇。(略)

上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，履行中的问题，由国家计委和经贸办和谐，并督促落实。

国务院办公厅(盖章)

一九九三年一月三日

公文函范文三

征求意见函

国务院办公厅关于征求

《国家行政机关公文处理措施(草案)》

意见的函

国办函 [1999] 号

各省、市、区国民政府、国务院各部门办公厅(室)：

现将我们草拟的《国家行政机关公文处理措施(草案)》送给你们，请组织有关同志讨论修正，并将修正意见于十一月底前告诉我们。

国务院办公厅(盖章)

一九九九年月日

公文函范文四

恳求批准函

广州局销售公司恳求批准函

局销办函 [1996] 5号

广州局：

我销售公司从去年十月成立以来，国内商务运动日益增多，经常有许多文件、合同、契约、材料需要复印，为便于工作，我们拟购置一台复印机，请给予批准。

可否，请批复。

广州局销售公司(盖章)

一九九六年一月十日

公文函范文五

答复事宜函

市国民政府办公厅关于临时工、合同工

能否执罚问题请示的复函

市政办函 [1996] 40号

市市容环境卫生管理局：

你局《关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示》收悉。现复函如下：

《中华国民共和国行政处分法》于1996年10月1日起履行。该法对行政执法主体及执法人员作出了明确而严格的规定。按照行政处分法和国务院《关于贯彻实行〈中华国民共和国行政处分法〉的通知》，从今年10月1日起，合同工、临时工再不能从事行政处分工作。

你局应按照上述精力，对全市市容卫生执罚人员进行清算，理顺执罚体制，保证行政处分法的贯彻实行，增进市容卫生管理工作。

此复

市国民政府

一九九六年十月七日

公文函范文六

报送材料函

关于上报《公司二期改革评估报告》的函

工银商字 [199] 号

市分行：

现呈报〈 公司二期改革评估报告〉，请审阅。

附件：公司二期改革评估报告。(略)

工商银行(盖章)

一九九年十一月五日

公文函范文七

转办函

省国民代表大会常务委员会关于转办提案的函

人函 [1999] 2号

省国民政府：

省九届人大三次会议已经闭幕。会间，省国民代表以主人翁精力，对改良省国民政府的工作提出了许多可贵建议，同时提出了一些应当解决的问题和请求。根据大会决定现将责成省国民政府研究办理的二百二十七件提案转去，望抓紧认真处理，并及时将处理成果报来。在处理社会治安等有关提案时，可请省高级国民法院和国民检察院密切配合。

投诉函回复格式范文第2篇

中共市(县)乡(街道)村(社区)支部委员会：

同志系我单位。现因发展党员工作需要，特向贵单位函调该同志主要家庭成员的如下情况，请予协助为感!

1.该同志主要家庭成员(父母及兄弟姐妹)的基本情况， 具体包括姓名、年龄、与本人的关系、政治面貌、现工作单位。 2.该同志主要家庭成员的表现情况、有无违纪违法行为、 有无参加迷信活动和反动组织。

函调证明材料写好后请盖章，连同原件一并转回，谢谢。 此致

敬礼!

支部委员会 二○年月日

证

明

支部委员会：

收到贵支部所发的“函调证明材料信”，很高兴我辖区同志能成为贵支部的发展对象，现就同志父母及家人的政治面貌、社会关系、现实表现等证明如下：

父亲：，现年岁，学历，系乡村队农民(居民)，群众;

母亲：，现年岁，高中学历，系乡村队农民，中共党员;

配偶：，现年23岁，中专学历，现已移居县 镇街，群众。

其家庭成员积极拥护中国共产党，坚持学习马列主义、毛 泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，自觉执行党 的路线、方针、政策，政治立场坚定，在大是大非面前保持政 治上的清醒与坚定。

该同志父母及现实表现好，品行端正，无不良习气， 为人忠厚老实，作风正派，有较强的组织纪律观念，工作兢兢 业业，勤奋努力，无违规违纪行为，不参与**活动，对“法 轮功”等反动组织态度鲜明，立场坚定不参与。除此之外，也 无其他问题。

综上所述，我们认为同志的政治审查是合格的。

特此证明

投诉函回复格式范文第3篇

您好!很感谢您对我们酒店的服务提出意见，我代表我们酒店向您道歉。对于我们员工的失误，我们感到很抱歉，我们一定会加强对员工的管理。

我们企业坚信一个道理就是“100-1=0”。她有两个含义：一是酒店出售的产品由多种服务项目购成，每项服务产品如客房、餐饮、娱乐等都代表着一个整体的酒店形象，如果其中任何一项产品出了质量问题，损害的不仅是这项产品的声誉，而是整个酒店的名声，故100-1=0。二是客人入住酒店消费，其消费项目由多种服务项目购成，顾客对服务项目的任何一项不满意，他们的满意度不会因 此按减法递减，而是全面否定，因为他不可能体验所有的服务项目。在他看来，他体验的那个项目就代表了所有项目的服务质量。在市场竞争日趋激烈的条件下，他不会当“回头客”，再消费这家酒店提供的服务，对这家酒店来说，它的服务收益便等于零。所以从根本上说，服务质量是酒店的生命。

它告诉我们，对顾客而言，服务质量只有好坏之分，不存在较好较差的比较等级。好就是全部，不好就是零。服务不是零零散散的行动，而是一个系统的工程。挑剔的顾客，会因为系统中一个“点”的问题，而对整个系统的其他部分予以否定。这其实不是顾客的非理性，而恰恰就是“顾客理性”。在顾客理性面前，任何抱怨都是无用的。服务，就必须要追求顾客满意。对此，我们酒店对 “满意”的诠释是：没有投诉，并不等于满意;没有不满意，也不等于满意;真正的满意是让顾客感动，是让顾客的积极情感发酵、膨胀，不由自主地想对别人讲述自己的被感动状态。只有这样的“满意”，才是真正的“满意情感”。

我们会设立服务质量管理组织结构。作为服务质量体系的组织保证，建立内容全面、科学合理、控制严密的服务质量控制系统，通过一定的制度、规章、方法、程序等，使酒店质量管理活动系统化、标准化、制度化，把酒店各质量活动纳入统一的质量管理系统中。我们将对各服务项目的日常管理和服务环节明确质量标准，制定工作规范和工作程序，使员工服务行为有章可循。对酒店各岗位、各环节的服务过程进行如实记录，仔细分析研究，按照质量管理要求进行改进，使之合理化，并以文字和图表的形式确定下来，形成服务程序。同时，我们还将制订服务质量检查程序和控制标准，建立质量信息反馈系统，收集分析服务不符合标准的原因，提出和实施改进措施。

感谢您对我们酒点的服务提出的意见，我们以后决不会出这类的问题了，我们会以最优质的服务来回抱给顾客。

我们翘首以待，期待着您对我酒店的宝贵意见，希望在新的一年里我们能够“不断地创造新服务，围绕宾客创造价值，与宾客一同成长发展!”

祝您们事事顺心!

XX酒店

投诉函回复格式范文第4篇

为保障物业管理费用正常收缴，维护公司利益，提高服务品质，规范停车场停车费用收缴程序，使其更加科学化、制度化，防范各类风险，特制定本管理规定。

2.0适用范围：

本规定适用于本项目内的停车场收费，所有停车场员工均需按此流程进行。

3.0工作程序

(一)、月租车管理：

1、持月租卡刷卡放行;

2、忘记携带月卡： 要求驾车人取回月卡后，持卡出场;特殊情况请示秩序主管同意，核实并记录车辆行驶证、驾驶员相关信息后放行;

3、收费岗须查看进出场车辆及车牌是否相符，如不相符不得放行，并通知当班班长到现场处理，找出原因并记录在《突发事件处理记录表》中;

4、月租卡过期：逾期月卡，登记月租卡和车牌号，经请示当值领班同意后方可放行;

5、在《值班记录表》上记录月租车辆无卡放行情况。

(二)、临停车管理：

1、临停车取卡刷卡进场;

2、临停车出场时收取临时卡，读卡并比对进出场车辆及车牌是否相符，按系统计费金额收费并出具发票;

3、临停车出场时将进、如产生停车费，应按停车费金额出具停车票，如车主不要票则应当面予以撕毁后投入废票箱中，并将进、出场时间、

车牌、车型、收费金额记录于《小区停车收费记录表》中;

4、临停车出场未产生费用的，将进出场时间、车牌、车型记录于《免费停车记录表》中备查;

(三)、送货车辆管理：

检验送货车辆，确保无超宽、超高，按临时车辆入场处理。

(四)、特殊车辆管理：

特种车辆如工程抢险、急救车辆等公务车辆，在《免费停车记录表》上做好相关记录后放行。

(五)、无卡车辆的处理：

1、发现无卡车辆，引导至无车区，请示当值领班处理;

2、查明无卡原因，如属临时卡丢失，记录入场时间，核对车辆入场记录并记下车辆行驶证、驾驶证信息，收取停车费、临时卡成本费后放行;

3、如驾车人拒绝配合且不能提供车辆行驶证和驾驶证的，车辆不得离场，并报告秩序主管处理;

4、处理情况记录在《值班记录表》和《小区停车收费记录表》上。

(六)、收费监管：

1、按规定标准收取停车费，收费必须撕停车票;如车主不要票则应当面予以撕毁后投入废票箱中，严禁收费不撕票、少撕票，如有发现按贪污票款从重处理;

2、秩序部主管每天须到收费岗巡查2次，当值班长每班须到收费岗巡查2次;

3、秩序部主管、管理处主任、公司职能部门均有义务和权力不定时到监控室查看收费岗监控录像，至少每周一次;

4、收费员负责当值期间现金、发票的保管与核对工作。每班下班前

清点本班的现金、(临时停车卡)、《小区停车收费记录表》，经当值领班确认、签字后，交财务收费员核对、签收;

5、夜间交班时需将所持的现金、发票根、报表汇总与接班人清点清楚后移交接班人，接、交人均在值班记录表中记录并双方签字确认，上不清、下不接;

6、每天下午15:00收费员到财务室交清票款、票根，核对无误后签字交接;岗位应预留一定金额的备用金;

7、各班发票数量不足时，由收费员自行到财务收费员处领取;财务收费员如实填写《停车场发票收发台帐》;

8、秩序部主管负责停车场全面管理工作，不定时抽查停车场收费情况，所查数据包括：停车场系统收费统计、手工收费记录、票款、发票、临停卡数量、库内车辆均应相对应符合，每半月抽查一次，并有评价记录在值班记录本上。

(七)、档案管理：

1、每月整理、装订并按规定定期归档;

2、档案资料包括：《值班记录表》、《小区停车收费记录表》、《免费停车记录表》等。

(八)、设备管理：

投诉函回复格式范文第5篇

感谢贵司对我司的支持，选择我司产品，与我司建立友好合作关系。

根据贵司与我司签订《XXXX合同》，双方约定,我司在交付产品后X日内，贵司应付清货款，现付款期已过，请贵司本着友好、诚信、互惠互利之原则尽快安排付款，。我司帐户是(户名：;开户行：;帐号：)。

顺祝商琪!

XXXXXX公司

年月日

催款函(针对直接催款的) XXX(对方公司名称)：

贵公司自 年 月 日至 年 月 的 日止尚欠我公司货款共 元，根据贵我双方所签署的合同(或约定)，贵公司应在 年 月 日付清该款。现贵公司已逾期 天仍未支付，严重影响了我公司的资金周转和生产安排。请贵公司收到此通知书后 天内将上述逾期未付的货款汇付我公司帐户(户名：;开户行：;帐号：)。否则，本公司将循法律途径或委托相关追收人员上门催收解决，届时可能造成贵公司不良影响并将有损贵公司诚信形象。

故特此通知。

祝：

商祺!

XXXXXX公司

投诉函回复格式范文第6篇

在做外贸时，联系同样的客户时，外商却可能很快回复他而偏不回你!原因固然很多，但个人在处理询盘时可能存在的一个或一些小小的问题也许就是导致客户不回你的致命原因，如

何让外商一定回复你?如何尽量地提高首次联系外商之成功回复率?

第一次联系外商，你应该坚持如下之“三大纪律”：

1、FIRM之纪律

也就是说发给客户的邮件应很实在，起码应是个象样的OFFER，这并不是说你的第一次OFFER就一定要是实盘，第一次只要实在就行，只要你的邮件实在，你就一定显得专业而有诚意，很多情况下客户也会对等地变的很实在，不仅你得到客户很快回复的可能大大增加，你所收到的回复也很有可能也很实在，事实上，想要得到客户的回复真的并不是象有些人所想象的那么难，难就难在客户给你的回复是否仅是礼貌性的回复且缺乏实实在在的内容?要想得到

外商实在的回复，无疑，首先你就一定要实在!

2、TIME之纪律

也就是说应尽量争取在第一时间联系客户，所谓第一时间当然是越快越好，当日为最佳，而在得到该询盘后的2-3个工作日内回复也不算迟，一周内联系希望也有，但拖的时间越长，外商回复的可能当然越小，所以，我们建议都能够每天起码上网一次，看看有没有自己有兴趣、有可能做的外商询盘，以便及时地处理并在第一时间联系客户;同时，我们建议第一次联系外商特别是欧美客商，如有可能的话以在晚上或外商正常上班时一定效果更佳，道理很简单，外商一上班一般都会先处理大量的邮件，你的邮件混在众多邮件中则被外商忽略的可能性自然很大，而如你能选在外商当地上班时间上午10-下午3点间发邮件给客户，这时外商所收的邮件一般不多，一般可能会有更多的时间来阅读你的邮件，很多时侯你将可能立即

得到外商的回复，你试过吗?

3、SPAM之纪律

也就是说不要象发垃圾邮件一样地大范围地联系客户，一个人、一家公司能做的产品不可能太多，当你提供不了客户所询的产品时，客户回你了又有何用?何况，当你以SPAM的方式联系客户时，那些久在“江湖”上“混”的买家一般轻易就能辨别出你的没有诚意，自然外商的回复率不可能很高，与其浪费时间地天天联系几十个客户，疲于奔命，不如踏踏实实地专攻个别商品，事实上，只需要有针对性地联系外商，你才有可能不断地得到有成交价值的

外商回复。

第一次联系外商你还应遵循如下之“八项注意”：

1、不要一开始就电话传真打过去;

有些外语好的第一次联系外商时都习惯于直接打电话过去，以求直接与简便，但实际效果一般都很不好，而大部分的外商也很反感这种方式，结果大多是电话通完后就不了了之，我们发现这样一个规律：一般如你第一次联系外商时直接打电话过去，很多外商都会用单子已定的借口来搪塞，或一般会在电话中给你递上一个极低的你根本就做不了价格，从而总是会让你失望而挂上电话;记住：电话做为一种联络手段有其先天的某些不足，它只能做为一个补充性的联系手段，切莫动不动第一次就致电过去，如你是买家，你愿意很多的佰生人天天给你打电话吗?还要提醒的是，建议第一次联系外商最好不要动不动就发传真，除非客户提出的要求很具体而全面同时你确信你的产品又完全符合客户要求且你确定能报出极有竟争力的价格而一定能够吸引住客户，由于大多数外商都习惯通过E-MAIL联系，而大多不肯多花

时间在回复传真上。

2、不要一开始就发送太多的图片;

如果你在第一次联系外商的邮件中加上了太大、太多的图片附件，所谓“太大”，超过1M的就为太大，而所谓“太多”，超过3幅即为太多，则很可能会出现如下你不愿意出现的结果：你的邮件有可能被国外的发垃圾邮件系统拦截，你所发出的邮件可能最终进不了外商的邮箱;由于外商对你的邮址并不熟悉，当他看到你邮件的K数很大时有可能直接删掉而看都不看;有的更过分，在发给客户的邮件中附件一大堆，而在内文中则简单地只写下如“Pls look the pictures if interested"等类似的字句，活脱脱的疑似病毒邮件，一般难逃被直接删掉的命运;所以，除非客户在询盘中有提示在报价时应附上图片，一般第一次联系外商时以没有附件为宜，正常情况下以附上1-3张即可，如外商有要求发图片，则首次附上1-5张也就够了，而总K数最好在1M以内，因为更多的产品图片你可建议外商登录你的网站啊。

3、不要一开始就询问太多的问题;

一般情况下，外商在询盘中对其所求购商品的规格要求不会写的很全面，很多通用要求可能会略去，一方面是为了节约时间，同时也因为很多外商认为，如果供应商是做该行的，一般都能够大致猜得出，所以，在这种情况下，很多会员为了能够准确报价，多习惯于在其第一次联系外商的邮件中向外商提出不少的问题，从而又犯下“兵家之大忌”，很多外商特别是那些很有优越感的欧美买家对此类联系邮件以不回复的居多，显然，很少会有外商有耐心对

一个生人回答这么多的问题，他们经常还会误认为你是个新手而更不愿意浪费其宝贵的工作时间，我们认为，谈判本来就有不少反复的，第一次联系外商无非只是为了先联系上客户，所以，如你非有问题要核实的话，在第一次邮件中只需象征性地、很随意地提出1-2个关键问题也就足矣;还要特别注意的，不要随便提出问题也意味着不要在第一封邮件中轻易地向外商提出一些要求，因为稍不注意，你的那些要求很可能会影响客户对你的正确判断，从而

理都不会理你!

4.不要一开始就不肯多了解客户;

据不完全统计，在网络上所发布的所有外商询盘中，大约有60%左右的外商都拥有自己的网站，很容易理解，那些拥有自己网站的国外进口商相较其他的进口商来说无疑一般都更正规、更有信誉、更有实力，相信中国的供应商们都更愿意与这些更正规、更有信誉、更有实力的国外进口商联系，然而，我们注意到，差不多也有60%左右在与这些拥有自己网站的外商联系时，却不愿或没有稍稍多花点时间来浏览一下客户的网站以尽量多了解一下客户!事实上，你如果多了解一些外商，你在联系外商时就心中更有数、邮件内容就更有针对性，你成功得到外商第一时间回复的可能就大大加大，同时，通过浏览外商的网站，你还可从其网站上获取更多的联系方式，当你使用网站上公布的客户邮址联系外商而暂没有得到外商回复时，不妨试试其网站上“Contact us”的邮箱，因为使用该邮箱的人一般都是该公司的负责人，你自然有更多的机会得到外商的很快回复!不要总是想让外商登录你的网站，你应该首先登录外商的网站才对，如果客户知道或感觉到你事先已经认真拜访过其网站，客户当然会感觉得到你的诚意，同时无形中会增加对你的好感，不回也实在说不过去，你有试过在你联系外商的第一封邮件中加上“We are pleased to have visited your website”诸类的文字吗?

相信回复率会大大提高!

5.不要一开始客户不回就轻易放弃;

当你通过邮件联系外商后，能够立即回复你的外商一般并不多，这自然有时差的关系，同时，这与客户需要工作时间来处理邮件也有很大的关系，一般情况下客户在三个工作日内回复应该属于正常，有些地方的客户(如香港)所需的工作时间更长达7天，这是因为这些客户习惯在多家网站同时或连续发布信息从而收到的联系函很多有关;有些人在联系了客户后几天收不到回复就轻易放弃而不再追踪或最多再发一次邮件如得不到回复也就彻底放弃，有些一般客商如此放弃也不是不可，但如你认为某客户及其询盘确实很有成交价值而你又很强，则如此就丢弃就实在很可惜,我们建议最好不要轻易放弃，应该多试试其它的方法，显然，对大多数外商的单子来说，一般在2-3天或一周内都不容易定下来，正常成交所需的工作时间应该在15天左右，只要客户手上确有这个单，而客户一日没最后定，大家都有机会来争取，例如，当客户暂不回时，可看看客户有没有其它的联系方式及联系人，如客户有多个邮址，

则试试其它的邮址;有时发封传真催催也不是不可;如客户有MSN，那就加入对方为好友，直接联系上客户;而如客户有手机，则试试拨打客户的手机，则经常会有意想不到的好结果

出现;

6、不要一开始就把外商的要求搞错;

在绝大多数的外商询盘中，外商总会有各种各样、或多或少的要求或限制条件，会员们在联系外商以前，一定要仔细看清楚外商的每一个要求，先评估一下自己及自己的产品是否能达到外商的要求，在发出你的联系邮件时，最好再检查一下，因为如果你的邮件中只要稍有不

符合外商要求的地方，你的联系就极有可能劳而无功，得不到回复当然很正常!

例1：很多外商在询盘中会明确说只希望厂家来联系，则如你的邮件内容及落款可能让外商

感觉到你是一家中间商的话，显然你就将极有可能得不到外商的回复;

例2：有些欧州商人会要求你的产品达到CE等认证，而美商对进口的食品医药都会要求通

过FDA，如你的报价中却没有提及已经拥有该认证，外商又如何回你?

例3：外商在询盘中已经明确了你的OFFER中必须包含有价格，而你的联系函中话一大堆就

偏偏没有价格，你联系了确也很可能是白搭;

例4：外商在询盘中要求你必须附上产品图片，而你却就是没有，有时反而要外商发图片给

你，外商不回就一点都不奇怪;

例5：外商在询盘已列出了其主要的规格要求，而你所报的产品规格却总有不符，不少外商

当然就懒得回你;

例6：有些外商要求供应商免费寄小样，但你的报价中却要求外商付样品费或承担运费，这

些外商自然只会选择愿意免费寄样的供应商;

例7：有些外商要求你同时寄样本和价格表(Catalog and price list)，你的联系函中却

未提及你是否愿意或已经寄出样本，这些客户自然很可能放弃你。

7、不要一开始就报价太偏甚至不符;

越来越多的外商在其询盘中都要求供应商在第一次联系时必须报价，“No price,No reply”之类的语言经常地出现在外商的询盘里，的确，很多时侯，你在第一次联系客户时如报不出价，则很多外商是不会回你的，然而，即使你报出了价格，但如价格偏离行情太多，甚或你的报价并不符合外商的明确要求，则你一样很可能也得不到外商的很快回复!所谓报价太偏,一方面自然是指你的价格与正常行情价相比太高，另方面，如果你的价格与行情相比太低，很多外商会以为你不过是外行而仍然很可能不理你，报价太偏的标准是什么呢?我们认为，高于行情价2%或低于行情价5%即为太偏;而所谓报价不符，是指你没有按外商在询盘中的要求来报：如外商要求你报CIF或CNF某港口价，你却不愿多花时间去查询运费而只给出FOB价;客户要求你报某港口到岸价，你却报到另一港口去，有时因为转口的原因货物目的

地与外商所在国并不一致;很多欧州客商如德国习惯要求你报D/P结算方式下的价，你可能担心收汇风险而只报出L/C方式下的价格;客户要求你报空运价，你却偏偏拿出的是海运价;客户要求你报出试订单的价格，只能拼箱，你却在报价中写上为整柜的价格，甚或还加上FCL MINI等的字样;如此等等，很多外商因此而拒绝回复，实在可以理解;一些会员在遇到外商不回复或屡屡不回复时，总是一怪网站，二怪外商，为何不多想想，你发给外商的

OFFER是否完全正确而确有相当的竟争力?

8、不要一开始就做过多的自我介绍;

国内外贸公司的业务人员平时也会经常收到国内厂家的联系邮件，当那些邮件里一开始就是一大堆的自我介绍时，谁会有耐心看下去?相信一般都是删掉了事，而如果收到的是一封简洁的报价单，且规格与价格还OK的话，则大多都会有兴趣看下去，起码会保留下来以备做;同样，我们发现，一些厂家在第一次联系外商时都喜欢一开始就用不小的篇幅来做自我介绍，试图让外商相信自己多么有实力以希望得到外商的很快回复，但结果一般都适得其反，回复率反而一定大大降低!首先，主动地过多地介绍自己，无形中会给人一种推销的感觉，给人的第一感觉就不好，任何人对推销都会有一种天然的抵触心理，在很多情况下，“推销”与“兜售”又有何异?;其次，没有几个客户会有耐心、时间与兴趣来阅读你的长篇介绍的，既然不愿看的东西，你又何必要写?其次，不主动过多介绍自己将一定反而会给客户一种很自信、很专业、很老练的印象，这种第一印象对你来说是非常重要的;另外，过多地介绍自己，有时反而会让客户认为你的实力不行，对你实在没有好处;那么，“过多”的标准是什

么呢?我们认为，介绍性语言超过两句即是“过多”!

有个公司阿里英文国际推广近50天，已经成交两单，在阿里巴巴回忆上，与大家分享询盘操作之经验，虽然有效询盘近50天才17封，但外贸操作人员使客户的回盘率达到了70%。操作如下。

首先，分析客户。收到询盘后，如何分析呢，即通过GOOGLE，YAHOO等搜索引擎去查找询盘公司的相关信息。一个一般规模的公司都会有自己的行业网站，有时还可以搜索到一些别的公司对此公司评价的新闻，从而可以了解到这个公司的信誉度，实力啊，专业度等。这方面可以上who is this、时光倒流机等网站查询。who is this 网站可以查到企业负责人的情况以及公司主要业务;时光倒流机可以看到该公司过去几个月的营业状况，比如哪些产品销量好、哪些国家的订单比较多等等。

第二，在充分了解对象的基础上，了解他的目标市场，根据市场可以进行价格定位，因为通常我们可以按价格水平分几个区域，每个区域都有他的鲜明特点。大体上是欧美以及东南亚对质量的要求相当的高，价格当然也不能低，否则他们会不相信你是好的供应商，其次是中东和南美。那里数量要求相当大，但是质量中下等，价格是最敏感的因素。非洲是个低档的市场，但是非洲有少数的富人的消费水平是很奢华的，所以对非洲的客户要多了解他们的情况后再报价格。

第三，回复要专业。自己制作一个信息详备的报价单，给客户一个非常专业的感觉，而且不要问“请告诉我什么什么”，可以有选择的问“你是要A还是要B?”不要让客户做问答题(客观题)，要给客户做选择题。客户那么忙，给他报价的厂商那么多，他哪有耐性回答你这么多为什么?

第四，及时。能够最先回复邮件者容易把握商机，对邮件的回复要准确详细，但是语言尽量简洁。如果客户没有及时回复你，要再发一个，但是千万不要FW转发过去，一要提及之前我发了一封邮件给你是关于什么内容的，二要进一步的问或告诉客户一些他可能关注的问题，比如发货期限、付款方式等等。

第五，电话沟通，我的杀手锏。如果觉得客户是很专业很有希望成为潜在客户的话，那么第一封邮件后就立刻电话沟通一下。任何一个人都希望被别人关注和重视，而客户更是需要我们的最大的关注，You don care me why I care you !(你不关注我为什么我要关注你!)。能够以电话和客户沟通会让客户觉得你的工作是有激情的 ，你的公司是有激情的，而且你这个公司是规范的。只用邮件往来，谁知道你是不是骗子?

做外贸业务的贵在用心，本人坚决反对Ctrl C 、Ctrl V，复制 粘贴，客户一看就知道是复制过来的，给客户的印象很不好。要时刻保持工作的热情，对客户服务周到，那么你一定可以成功!