oa系统试用报告

oa系统试用报告（精选8篇）

oa系统试用报告 第1篇

OA办公系统运行报告

OA办公系统自2015年1月7日开始试运行，试运行2周，期间纸质材料传文和OA办公系统双平台运行。同时教育局分别组织班子成员、机关各科室OA办公系统项目组成员、机关全体人员、学校工作人员进行了学习培训，并及时收集、汇总使用过程中出现的问题，第一时间反馈至工程人员进行调整、修改。1月27日，开始全面使用OA办公系统，除少数特殊文件（纸质会议材料、秘密文件、急文件、学校固定资产请示等）继续使用纸质文件外，其它大部分文件均使用OA办公系统处理。现将3个月来，OA办公系统运行情况汇报如下：

一、系统运行情况

OA办公系统运行至今，总体较稳定，没有出现因系统运行错误导致文件无法传达的现象。但出现过一次长时间（约10小时）登陆不上的问题，经电教站联系厂家后解决。另有几次出现“读取服务器配臵信息错误，请检查服务器名字和网路”导致短时间内登陆不上，经联系电教站后解决。

二、模板使用情况

1.模板情况。OA办公系统现有表单模板30个，公文模板9个，使用频率较高的为文件处理流程、网上问政流程、请示报告流程、请假流程以及公文模板的正便文处理流程。在使用过程中发现了部分流程节点不正确、权限错误、表单无法编辑签名等问题，经与致远公司工程师联系，不断地进行调整、修正，现各流程已基本固定，已经能够满足日常办公需求。2.使用情况

（1）截至目前，办公室文书处已处理文件约700余条，（其中政务网文件415条、市教育局来文103条、请示报告80条、市长局长信箱53条、公文27条、其它20条），处理文件次数2647次。按照平均每份文件5张纸计算，共计节省纸张约3500余张。

（2）部分学校对OA程序的使用不了解，上传的文件附件不规范；部分机关工作人员对个别流程不熟悉，特别是在固定流程操作过程中，有的工作人员加签，会造成文件处理延迟。（加签适用于自由协同或者文件最后节点处理，如确实需要请使用知会功能）；部分科室站负责人在处理需要办理的文件时，没有签名留痕。

三、OA系统的使用意义

1.实现工作流程的自动化。OA系统处理文件，解决班子成员、各科室站协同工作问题，实现高效率的协作。大量流程化的工作，例如各种审批、请示、汇报等，通过OA系统自动运行，提高了工作效率。

2.随时随地办公。局领导和科室站负责人都有手机客户端，可以随时随地处理文件，特别是长时间出差在外时，不影响分管工作的日常处理。

3.文件处理更加灵活。与传统纸质传文相比，OA系统处理文件更加灵活。如同一份文件，可以多科室同时阅读、处理，领导批示一目了然；有紧急文件，可以一并发至科室站负责人账号中，可以提前处理文件；加签功能方便灵活，利于文件传达。4.查找文件更加方便。文件标题、发起人、发起时间等多种搜索方法便于快速寻找文件，并随时掌控文件处理节点，有效防止文件丢失。

四、存在问题：

1.流程审批不及时。部分管理人员尚未养成及时登录OA系统进行审批工作的习惯，造成有些工作的审批不及时。

2.模块功能未充分发掘。OA系统使用时间较短，有些功能模块还没有充分利用，如文化管理、单位空间、各科室站空间等。

3.公文流程签发和表单流程签发不一致，经联系致远公司工程师，此问题他个人无法解决，需要上报总部备案处理。

4.亟需使用手机短信提醒功能。

5.《教育系统OA办公系统使用制度》需进一步完善。

2015年4月10日

oa系统试用报告 第2篇

一、提出OA系统升级的背景

满世集团OA系统平台于2007年建设并投入使用, 历时4年的使用过程中,其功能和业务应用停滞于建设初期。现有工作流应用只有发文管理、文件传输、信息发布和文档管理，可以说应用层次还比较低级、尚处于一种初级阶段的信息整合。并且厂家已不提供现有OA版本的后续服务。随着公司的快速发展，现有OA系统尚不能满足这种快速发展的需要其弊端主要表现在：

1.系统架构基础较为薄弱，无法满足新增业务的需求。

2.业务应用整合处于初级阶段，在业务流程整合方面，除了发文管理、文件传输、信息发布和文档管理外，目前OA系统不具备新增业务流程整合能力。

3.现有系统的体系架构不支持集团型的架构，所以无法承载集团化的管理要求，目前大量的应用仍然是用部门代替机构的管理方式。

4.不支持移动办公，所以员工在出差时，无法通过OA系统及时了解公司的发文、公告、通知，也无法得知审批进度，进而影响办公效率。

5.由于厂家不再对现有OA系统提供技术升级支持，系统

只支持IE6.0浏览器，无法兼容目前主流浏览器IE8.0、IE9.0,导致高版本IE无法登陆，严重影响正常办公。

二、OA系统升级的必要性

1.企业主动规避成本风险的需要

通过OA系统的建设，有助于企业运营成本的下降。表现在如下方面：通讯费（固定电话费、手机费、快递费、传真费）、纸张费用（纸张、打印、复印）、会议费（会议室、视频）、设备损耗（打印机、传真机、复印机）、差旅费（财务报销差旅费、业务审批差旅费）。

2.企业提升运营效率的需要

通过OA系统的建设，有助于提升企业运营效率。表现在如下方面：沟通效率（沟通频度、准确度）、事务处理（事务处理数量、滞留时间）、学习能力（共享文档数量）、管控能力（计划及时性、任务及时性、反馈速度）。

三、OA系统升级的意义

1.通过OA系统软件建设，规范审批业务

通过业务单据的规范、岗位操作的规范、审批流程的规范、公文传递的规范、审批权限的规范、审批时间的规范、审批意见的规范，帮助企业实现制度的行为落地。

2.通过OA系统软件建设，提高业务审批效率

通过将纸质的审批单据电子化和模版化、将人工审批流程网络化和自动化，实现网络办公和移动办公，从而全

面提升业务审批效率，帮助企业优化工作岗位、减少人员投入、提高单位时间内的审批效率。

3.通过OA系统软件建设，实现高效协作和沟通

通过部署各种信息化的沟通工具，并且对工具进行分工和组合运用，如即时消息、邮件、协同工作、论坛、通知、公告、关联人员等，帮助企业管理者和员工，按照沟通内容的重要性、严谨性、紧迫性、协作性、开放性等不同纬度分层管理，做好时间管理，全面提高内部的协作、沟通的效率，实现固定时间内做更多、更广泛、更有效的管理沟通。

4.助力企业文化建设

通过搭建企业论坛、公司动态、单位新闻、发展建议、领导心声、调查问卷、合理化建议、专家支持、员工天地，提高员工的主人翁意识、增强企业的凝聚力、倡导学习型文化、实现企业价值观和核心理念的宣贯、统一。

5.通过OA系统软件建设，实现过程管控

通过项目管理、任务管理、流程追踪、进度监控、流程督办、计划查询、公文查询等模块，实现对业务流程进行全程管控、对项目信息进行全方位跟进、对计划执行情况进行综合查询、对任务进度进行跟进督办，从而实现工作中有效的过程管控。

6.通过OA系统软件建设，提高行政办公效率

oa系统试用报告 第3篇

泛微:定位高端以博见长

泛微可能是目前品牌度最高的OA系统。它的“高大上”体现在具有专业的管理团队、强大的理论体系、高端的市场形象、丰富的行业方案, 成为行业内最具“品牌范”的厂商。

泛微的e-cology8.0版OA定位于中、大型企业, 以移动化、社交化、平台化为目标进行研发, 理念先进, 功能强大, 开放性强。如果技术人员对该系统和软件开发技术都非常精通, 可以搭建出功能非常完善的协同办公系统。泛微的产品若排除结构复杂学习周期长之外, 不得不说泛微OA的功能非常多, 设置非常细, 打开泛微OA系统的界面, 能够看到其丰富的功能包含了人事、财务、行政管理的方方面面。其功能完善, 设置精细, 所以产品竞争力也比较强。

华天动力:定位中端以专取胜

在一线厂商中, 华天动力以技术见长, 属于“技术范”厂商, 他们是“智慧协同”的创造者, 以工作流、智能报表和开放平台三大核心技术领先业界。华天动力OA在工作流的流程管理上, 包括固定流程、分支流程、并发流程、自由流程、直到流程、震荡流程、承办流程等十大流程类型业内领先。华天动力OA拥有业内最强大的报表工具, 可以对系统数据进行各种形式的统计汇总, 生成各种报表和视图, 为领导者提供精准的决策数据支持;

华天动力OA协同办公系统采用框架+组件的SOA架构, 像魔方一样可以灵活组合, 具有平台性、开放性、集成性、智能性的特点, 能够跨平台、跨系统运行, 是真正的协同办公平台。用户可以自定义个性化的功能模块, 而无需代码级操作, 实现动态部署和升级拓展, 具有无限生长和扩充的能力, 实现随需应变的管理。基于OA的快速开发平台 (自定义平台) 以及与其它系统的无缝对接是华天动力在OA行业里的绝对亮点。华天动力也是唯一提供自定义开发平台的产品。所以它的开放性最彻底。

不管是泛微还是华天动力, 资本驱动下的排位赛实际上就是以产品为核心竞争力的角逐。而泛微与华天代表的正是两个阵营之间的竞争。在各自代表的阵营下的OA厂商2016年要做的依然是脚踏实地的提升产品竞争力, 做让用户最需求的OA系统。

oa系统试用报告 第4篇

【关键词】OA系统；ERP系统；数据结合

【中图分类号】C94 【文献标识码】A 【文章编号】1672—5158（2012）08—0060-02

目前，在各大企业当中的信息化建设中，OA（办公自动化系统）系统和ERP（企业资源计划系统）系统都在扮演着重要的角色。近些年来，伴随着我国大力推进的信息化建设和迅猛发展的信息技术，诸多企业都搭建了ERP系统和OA系统。

1、OA系统与ERP系统的优缺点

1.1 OA系统与ERP系统的优点

1.1.1 ERP系统的特点

ERP系统的主要核心是企业信息的集成和整个企业管理的规范以及企业的全数字化等，这主要体现了供应链之间的事先计划以及管理思想和事中控制的态度，主要的设计思路是计算机对企业销售、生产以及库存和财务以及采购等等这些行为进行总体的管理，以此来实现企业资金最大化的整合，并且达到控制成本和提高效率的中级目标。

1.1.2 OA系统的特点

OA系统当中的主要核心是知识管理，以信息资源为主要依据，提高可靠且方便的力公手段进行管理和决策。OA系统当中最主要的工作模块有：工作计划、通告管理、公文管理以及通讯管理和电子邮件等等。OA系统主要是基于网络的流转技术，在不同的地域之间文件都能够安全有效的进行传递。这些文件的传递都是依靠OA系统设定好的接收次序来进行，并且依照组织行政审批的主要文件为线索，实现企业和满足企业的审批体系，并且还能够对审批的速度加以提升，节省人力和时间，加强企业内部的信，息流转。

2、OA系统和ERP系统整合的优势

当OA系统和ERP系统的数据进行结合以后，就能够充分的发挥其数据库资源的整合和共享。也就是说，既能够实现松耦合的集成又能够最大程度的发挥其软件服务的整合。有了这些功能从而改变了ERP系统的原来的工作效率低下的按照功能模块划分的模式，使ERP的每个部分的业务都能够按照工作的流程来进行执行。

（1）任务和职能不同的用户被完全的按照职能进行划分开来，每个不同职能的用户都能够完全的按照自己所擅长和熟悉的方式来对信息进行处理和获得。更加实现了人性化的管理方式以及体贴的服务方式。

（2）OA系统和ERP系统整合充分实现了数据资源的高度共享，在资源共享的同时OA系统也可以直接的调用ERP系统当中的数据，ERP系统也能够及时和快速的获得在OA系统当中的数据。

（3）OA系统和ERP系统整合能够完全实现用户权限的统一管理，相同的用户名和密码能够登录到所有的系统当中，从而减轻了系统管理员和用户的负担。

（4）OA系统和ERP系统整合以后，数据能够高效的传输和实时传输，并且数据还可以在加工和计算的过程中进行自动完成，在保证数据安全传输的同时还提高了数据传输的效率。

（5）OA系统和ERP系统整合之后可以完全实现数据来源的统一，从而使OA系统和ERP系统当中的各种各样的数据信息都在同一个数据源当中获取，提高了各种各样报表的一致性和准确性。

3、OA系统和ERP系统的集成实现

3.1 流程重构

当OA系统和ERP系统整合以后，很多的数据流都会发生这样或那样的改变，所以对其调整是非常有必要的。下面我们以采购订单审批为例子，进行讨论。标准的ERP系统当中的采购订单的审批流程为：采购需求→订单→审批→后续流程，这个ERP系统审批流程在操作之前都是在ERP系统当中运行的。然而，当OA系统和ERP系统整合了以后，详见流程图1所示。

我们从整个流程图当中可以看出，当这两个系统进行整合以后可以在OA系统以及ERP系统当中进行审核和审批。当审批完成了以后数据流就可以自动传递到ERP系统当中，这样的操作结束以后就可以生成后续的操作。OA系统和ERP系统集成以后就可以使不同的用户在自己相对熟悉的系统当中完成所需要的功能。

3.2 实力讨论

我们以物料的收发存放为例子，对报表的开发进行讨论。这种报表是在仓库管理当中的常用报表，主要是对每个月的物料收入以及库存情况进行反应。这种报表一般ERP系统当中都有显示，整合以后就直接可以在OA系统当中生成。具体实现的方法有：

（1）实例化连接类，把类进行实例化，方便所有的数据时候这种类进行连接参数的访问。

ConnectDBconSTR=newConnectDB（）

（2）创建显示控件GridView，把数据源指定为Ilist，进行绑定以后就可以显示出收发存的报表。代码是：

GridViewl.DataSource=iList

GridViewl.DataBind（）

3.3 协同管理平台冲突问题解决

在数据整合的时候免不了会有冲突，这是不可避免的问题。但是，数据冲突会给OA系统以及ERP系统造成数据错误的严重影响。因此，要对此进行有效的解决。采用的避免数据冲突的主要方式是消解机制。当企业管理发生战略性变革以后，能够进行快速的相应，进行系统的组织架构和人员调整，并且能够稳定的进行信息化写作和沟通的准确性以及规范化操作。

单一的登录技术是一种授权和认证的机制，只允许用户登录一次，然后在授权许可的范围内再访问其他系统的时候，不需要再登录。也就是说当输入用户身份名和密码的时候，登录到系统当中，进行认证，用来和用户身份等相关的认证上面，而认证通常是用过口令和用户的ID来进行匹配实现的。

个人和组织的协同，在协同管理的流程当中能够充分的实现，如：李四是一名公司的采购专员，可以时刻跟踪自己的采购订单来进行审批，也可以及时的得到库存不足的预警消息，及时的进行采购。而费用报销系统是协同管理当中的一个应用模块，主要是用来解决在日常办公当中的一些费用报销的问题，如旅途和出差等等费用的申请和报销。业务协作目前主要实现的功能是费用报销相关功能，如借款和出差申请等等。

协同平台作为EAS系统的数据包装、采集以及发布的统一平台，面向前端用户提供最直接和准确的系统信息，在各个环节当中都发挥着重要的作用。然而，在一般的ERP系统当中的报表和其他的一些经营管理数据往往需要在各个专业的领域当中获取，需要掌握第一时问的组织变化和经营动态。

这种方法的主要思想就是把冲突定义成是冲突消解，这种内封冲突解决冲突信息和策略。用C＼S网络结构和集中数据存储的模式，这种模式的解决冲突的好处主要体现在：通过对操作的冲突进行分门别类，并且进行抽象的封装，然后再把这些冲突进行消解。因为采用的是C＼S的网络结构，所以数据存储在服务器当中，各个地方仅仅只有共享信息的副本，因此采用基于修改的信息结构一致性的保存机制就必须进行在服务器当中实现，修改存储在服务器的数据，和描述修改信息的数据结构，对于各个终端广播，获取这样的结构按照这些结构当中的描述对本地数据进行更新，并且保持一致，将修改以后的数据信息再发送到各个终端服务器当中，从而实现数据的一致，解决工作当中的数据冲突。

4、总结

总而言之，当OA系统和ERP系统进行整合以后，数据资源的整体优势也都显现出来了。给企业的信息系统提供了数据统一、账户统一以及流程统一的优势，为企业解决了知识挖掘和决策支持等服务。因此，各个企业应该加快对OA系统和ERP系统的协调工作，彻底推进我国的信息化建设。

参考文献

[1]朱刚亮，文敦伟，文华亮，李毅然.OA系统与ERP系统集成的方案及分析[J]计算机与信息技术2009，12（05）：1120—1122

[2]李殿奎，孙志勇，刘阳，李春杰.基于XML和.NET技术企业ERP系统集成中间件研究[J]佳木斯大学学报（自然科学版）2009，26（1）：371—373

[3]周邦全，周玉清，张世洵，曾开靖，杨光信.面向协同设计的企业EP.P和OA集成系统关键技术研究[J]现代商业2009，10（12）：1287—1290

OA系统述职报告 第5篇

部室工作总结 2012年下半年，工程管理部在集团的正确领导，各分（子）公司、兄弟部室的大力支持和配合下，克服人手不足，任务压头等困难，认真履行管理职责，积极加强协调沟通，主动做好项目服务，较好地完成了各项工作目标，现将下半年工作情况报告如下，请各位领导和同事予以评价、指正。

一、绩效目标完成情况

1、安全生产和质量管理

一是组织召开集团年中工作会议，部署下半年安全质量

工作，进行“安康杯”劳动竞赛动员；二是针对重要生产节点以及 “十八大”、“两节两会”、“冬季施工”等特护期，专门下发通知，提出相关要求，督促执行落实；三是不定期检查指导各项目安全、质量日常工作；组织开展2012年度安康杯劳动竞赛和下半年安全、质量专项检查，就新溆、溆怀等30个在建项目存在的问题和隐患提出整改要求，跟踪督促落实。四是对2012年度集团新进员工进行就职前安全教育培训；组织完成集团212名三类安全管理人员的继续教育培训，并在交通部暂停办理证书延期、变更业务的情况下，通过加强协调，及时完成该批证书的延期、变更手续。五是主动向上级主管单位汇报工作，加强联系沟通；积极参加上级主管单位

有关安全生产会议，及时传达并认真贯彻落实会议精神。

2、项目绩效管理

一是经过部门多次讨论修改，初步编制完成适用于集团

不同管理模式的《项目绩效管理和考核办法》。二是审核广西崇靖高速公路、207国道永州改建a3标等项目的目标成本；向集团领导汇报新承接项目基本情况，并对上缴资质和管理

费比例提出建议。三是与分（子）公司多次沟通协调，制定

了21个项目的《项目绩效管理目标责任书》，经集团主要领

导审批后组织签订，实施绩效管理。四是督促各分（子）公

司加强对所属项目进行季度绩效考核，并对考核结果进行审

核。五是制定《2012年度项目绩效考核实施细则》，确定参与考核的项目及考核指标、时间等内容。

3、项目“四化”管理

一是全面收集集团领导、相关职能部室和分（子）公司

对“四化管理丛书”初稿的反馈意见，组织部门人员集中反

复讨论、修改、完善，形成定稿。二是通过oa系统下发和拷 贝电子版等方式，在集团内部实现对“丛书”的共享，并制

作完成该丛书的ppt演讲稿，为下阶段“四化”推广培训做准备。三是将综合项目管理系统的内容和流程与“四化”管理

中的要求进行比对,形成了初步的改进和优化方案。四是利用系统对项目合同、质量、安全、进度等管理工作进行过程监

管。

4、在建项目监管

一是对各在建项目根据项目类型、难度和过程管理情况，进行红、黄、绿的差异性管控。二是根据项目的实施进度和

关键性工序，确定了桥梁工程和路面工程的管控要点、标准

和要求，并下文明确。三是审核新化资江三桥s1标等新中标项目的项目经理、总工的任职资格；四是及时了解、跟踪在 建项目的生产经营情况，协调处理新溆、溆怀等10多个项目业主来函和投诉；五是在垄茶、浏醴等16个项目组织召开现场生产协调会议；六是协助集团领导与行业主管单位以及大

浏、京港澳浏阳河桥等项目业主联系、沟通；七是协助处理

矮寨桥、广深等项目成本、变更、索赔等方面的清理工作。

5、竣工项目管理

一是牵头组织邵怀、常吉路等项目缺陷维修工作，督促

分（子）公司实施。二是牵头组织处理会同鲁大路、桃江资

江桥、新化资江二桥、凤大路、长灰路等10多个直管项目的结算、缺陷修复、竣工验收等工作；三是根据质量回访情况，编制回访报告，针对问题，提出建议，经集团领导批准后以 书面形式函告管理单位，并积极协调处理缺陷维修。四是督

促分（子）公司上缴竣工项目公章，收集、归档了33个项目 的竣工资料，及时收集、保管吉茶高速等竣工项目的业绩原

件资料。五是对集团直管项目的留守人员进行日常管理。

6、合同管理

审核工程承包合同24份，联营合同4份，劳务合同38份；

多次集中分析、审核广西崇靖总承包等项目成本，并参与合同谈判；收集龙永等8个项目的施工合同，进行扫描、存档；完成了各职能部室、分（子）公司120次施工合同借阅、归档工作。

7、计划统计

根据各分（子）公司、项目实际情况对集团2012年生产

计划进行审核调整，下达调整产值计划安排表；收集、汇总、审核项目实际进度情况，编制、出版、下发工程月报表；圆

满完成上级单位各项统计工作，我司被评为“长沙市雨花区 2012年度统计工作先进单位”。

8、计划外工作

一是组织部门技术人员，分赴新溆、溆怀项目蹲点驻守，协助项目全力做好交通部督查的各项工作，所检项目得到了交通部督查组的肯定。二是完成了集团新增135名三类安全管理人员的培训、取证工作。三是完成项目经济效益、安全生产、质量管理目标计划书的初稿，组织部室人员进行了讨论修改，为2013年度成本管控工作奠定基础。四是协助信息工程部，对120名项目信息化管理操作人员，分4批进行了质量、安全模块的培训。五是收集新开工项目的劳务分包单价，建立集团劳务分包单价数据库，为项目成本管控提供保障。六是收集龙永高速等31个项目的关键岗位管理人员的情

况信息，建立数据库，实施动态管理。七是派专人第一时间赶赴现场，协调处理相关项目的突发事故。八是派专人参与了集团组织的对23个在建项目的材料设备专项检查工作。九是联系、协调湖南省企业质量信用等级评定委员会，我司再次获得“质量信用aaa级”荣誉。

二、管理、协调、服务职能的履行情况

1、提升管理

一是制定管理标准。完成“四化管理丛书”的制订，编制了《项目绩效管理和考核办法》、项目经济效益、安全生产、质量管理目标计划书的初稿，建立了项目的劳务单价、班子成员业绩档案、关键岗位管理人员三个数据库，为进一步规范、提升项目管理奠定了一定的基础。二是加强组织领导。针对重要生产节点和各个特殊时期，召开专门会议，及时下发通知，周密部署调度，跟踪督促执行，确保各项工作落实到位。三是强化过程监管。通过专人专线专管、深入现场检查、开展专项行动、利用综合项目管理系统检查等方式，加强对项目实施的过程监管,确保项目生产进度和质量、安全。

2、加强协调

一是积极进行外部协调。积极与省安委会、省国资委、省交通厅、省质安局、省建筑协会等上级主管单位、职能部门进行协调，保持了一贯以来良好的工作关系；积极协调处理项目实施过程中业主的来函或投诉等事项，维护了集团的信誉和权益；二是充分做好内部沟通。在履行部门职能的同篇二：oa系统使用情况阶段性分析报告 xxoa协同办公系统

使用情况阶段性分析报告

为响应“无纸化办公”的号召，我单位采购了xxoa协同办公系统，由综合信息部对该办公系统进行了二次开发，并在服务器采办后于x年x月x日在全院范围内进行了培训及展开试运行。截至x年x月x日，办公系统流转完成合同审批任务下达单x个，编制类咨询任务单x个，评估类咨询任务单x个，咨询项目修改或加印申请x个，业务用印审批x个，发票通知单x个，每月业务量基本实现了电子统计。经过一段时期的运行之后，大家在感受到办公系统为工作带来新体验的同时也暴露出了一些问题，主要集中在以下几个方面：

一、工作流转不够规范。因某项工作流程步骤多、反馈时间长，易造成漏填、漏选、工作流转缓慢，导致系统数据与纸质单据难以保持一致。虽然简化步骤可节约时间，但系统难以体现出应有的规范性；

二、办公系统缺乏人性化提醒方式。系统未关联手机（须付费），无法在关闭办公系统时进行有效提醒。此外，办公人员尚未适应系统，在使用过程中易在关闭浏览器的同时关闭办公系统，导致工作不能及时办理;

三、办公系统安全系数较低。目前系统采用的安全防护措施仅仅依靠密码，工作审批采用键盘输入方式办理，未采用电子签章系统；

四、办公系统数据兼容困难。更换其他品牌办公系统会牵涉到数据转移的问题，由于各个系统采用的引擎及数据类型不尽相同，可能会导致数据转移困难，在信息共享方面存在一定的局限性;

五、办公系统运行不稳定。偶尔出现窗口显示错误，需手动刷新界面;某些较为复杂的工作流转中进行“退回”操作后，由于系统本身缺陷可能导致该工作无法流转完成。工作流程设计中流水号无法正常使 用；

六、办公系统部分模块未充分利用。如工作委托办理、论坛、电子公告、会议室管理、仓库管理等；

七、办公系统用户已满。目前系统用户数上限为x，除去系统管理员x人，实际用户为x人，目前咨询院在岗工作人员已超过x人，增加系统用户须付费。

综合信息部

xxxx年x月x日篇三：企业oa系统实施报告

企业oa系统实施报告

一、什么是企业oa系统 oa是office automation的缩写，指办公室自动化或自动化办公。可以理解为oa软件，办公自动化（oa）是面向组织的日常运作和管理，员工及管理者使用频率最高的应用系统，自1985年国内召开第一次办公自动化规划会议以来，oa在应用内容的深度与广度、it技术运用等方面都有了新的变化和发展，并成为组织不可缺的核心应用系统。

二、企业使用oa系统的意义

1、实现远程办公和移动办公，随时随处办理工作事务 无论您身处国外、还是国内，无论您在机场、酒店、家中„„都可以随时投入到工作中来，方便快捷地掌握组织内部的工作进度与状况，及时处理工作问题。

实现知识管理，使优秀员工的思想、经验与技术获得积累，并转化成组织中的共享资源通过合强ioa进行知识管理，员工的工作经验和技术技能，不断积累，将成为组织中强大的共享资源，通过对知识资源的授权利用将加速创新和提高效率，也避免因人员流动导致工作的脱节与贻误。

2、通过工作流转的自动化，实现高效快捷的办公 通过合强ioa实现各部门、各级之间横向纵向工作流程处理的自动化，将大大提高办公效率，保证快捷、准确地处理工作。这一点在办公场地较为分散的单位尤为明显。

3、有效监管工作人员的工作情况，实现实时工作任务的监督与催办

及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。系统将记录每个工作的全程办理状态信息。

4、明确工作岗位与工作职责，增强人员的责任感，减少推托、扯皮等现象

明确赋予各岗位的权限与职责，任何人都不可越权处理工作，使得各自责任明确，落实到人，查有所依；杜绝工作中出现职权不明、相互推脱扯皮现象。解决多岗位、多部门的协同工作问题，实现高效协作办公。

5、方便领导同各级工作人员的有效沟通

多种途径、多种方式，使管理者同各级人员保持有效、快捷的工作交流与信息沟通，排除了信息沟通不畅给企业发展带 来的羁绊。

三、企业oa系统涵盖的部门

总体来说，oa系统包含了：公司管理部、营销中心部、生产研发部、门店销售部四个 大的板块。

根据各部门的工作职能分工，具体分解为：

公司管理：办公室、销售部、质量管理部、财务部、采购部、工程部、推广中心、研发中心、人力资源部、营销中心：营运部、企划部、客户服务中心、培训中心、后勤部

生产研发：研发部、质量管理部、生产部、生产车间

直营店销售：后勤部、管理部、体验中心、接待部、咨询部、营运部、财务部、四、oa系统的运转过程 按照需要设定工作流程

应用流程定制功能可方便地定义出组织中的发文处理、收文处理、请示报告及各项审批、签核等工作流程。流程一经定制完成，即可反复应用于日常办公之中。每个流程可设立管理者，便于对流程内所有处于办理中的文档进行实时监控，方便各级主管及时掌握所管工作的进展情况。层次化的文件管理模式文件在系统中按：文件库-文件夹-文件-子文件四个层次进行组织，文件库可根据需要进行设置，文件夹也可根据需要多级设置。

提供多重权限框架，各类组织可根据自身需要有效地规划访问控制体系：文件库权限有：管理者、编辑者、作者、读者4类，文件库权限向下递延到文件夹。文件夹权限有：管理者、编辑者、作者、读者4类，文件夹权限向下递延到下级文件夹。文件的访问受文件夹权限控制，管理者还可进行文件级访问权限设定。

五、oa系统项目实施注意的事项

1、调研

在调研阶段，比产品调研更重要的是对本企业各部门重要工作流程和数据共享需求的调研。在网络高度普及的今天，企业职员往往通过注册会员、收发邮件、网络论坛等都多少对信息系统有所了解，并且很有可能产生过通过使用一种信息化工具来摆脱手工处理那些繁琐而重复的工作的想法。其实这就是对oa系统功能的一种最基本的需求，仔细了解他们对将来自动化办公的期望和要求，也就达到了前期功能调研的目的。

2、选型 1)从软件结构方面考虑，应选择与单位条件相适应的，这样对软件进行修改、扩充和维护

时将容易实现。2)从售后服务方面考虑，应选择能及时提供服务支持的开发代理商。oa系统在企业的覆

盖面比较广，其涵盖的业务可多可少，没有一家企业的oa系统在正式上线后就不再进行功能添加和功能完善的;而且oa系统一旦上线，就会成为企业各部门的日常必需工具，因此，在随后的时间里，只会越来越凸显出售后服务的重要性。3)从价格方面考虑，多了解，多比较，尽量选出最高的性价比。

3、试用

做出选择后，就该进入试用阶段了。试用并不是信息部门自己的事情，尤其是关系到工作流的部分，光靠在调研中得到的那些资料对系统中的工作流部分进行简单的流转测试，是很难发现细节上的问题的。而经常接触企业工作流程的职员由于对流转中曾经出现的偶然事件有较切身的体会，则往往能发现在该部分存在的缺漏。

4、沟通

运行中出现了问题要解决，就涉及到了沟通问题。这就需要注意两点： 1)内部问题，就是与对方实施人员沟通最频繁的几个人一定要针对目前系统存在问题达成一致意见，然后再去与对方进行沟通。2)对对方实施人员要有要求，对能够解决的问题，应提醒其在计划时间内实现，对软件不

能解决的问题，要拿出相关理由，以方便我们对照查找资料，共同找出其他解决方法。

5、培训

培训有两个方面。

1)系统管理员的培训;2)是普通用户的培训。

6、运行维护

日常运行维护中只要做到一点：用户有问题时系统管理员要及时解决，解决不了的及时与开发商的实施人员联系。系统管理员要在不断出现问题解决问题的循环中，逐步提高解决问题的能力，以保证oa系统的实施效果。oa系统项目实施环境与前期预算

硬件环境：服务器、容灾服务器、防火墙、机架式机柜、ups、软件环境：操作系统、容灾备份方案、网络安全方案、系统安全方案、数据库软件 篇四：oa系统分析文档 oa系统分析文档

作 者：

日 期： 1.引言

1.1 编写目的本说明书是为软件设计人员和用户对系统功能需求的描述和定义，将指导oa系统的开人工作。1.2 预期读者

本说明书的预期读者是开发小组成员及各部门经理。1.3 背景

本项目全称：

系统提出者：

系统开发者：

试用单位： 1.4 参考资料

oa ：office automation 办公自动化

系统层次结构图： 2.个人认为应该有的一些功能

（1）可以在使用oa的电脑上安装一个客户端程序，用来实时的提示用户相关的会议通知、未读邮件等。

（2）便签功能，可以随意的添加和删除。

（3）可以在内部交流中加入一个“oa知道”功能，用以解决一些公司内部的问题

（4）可以加入天气预报功能

（5）可以查看在线的人数和在线人的姓名

（6）3.系统功能描述 3.1 信息交流平台 3.1.1 信息发布

在集团或公司内部建立一个有效的信息发布平台，用于发布新闻、通知、公告等内容，以方便员工能够及时地了解公司发展动态。

信息类型主要有新闻、通知、公告三种类型。篇五：oa办公自动化系统总结 oa办公自动化系统总结

为提高工作效率，集团公司向芜铜公路公司推广使用“办公信息无纸化”由上海中交海德交通科技股份有限公司提供。oa办公自动化系统运行启用时间为2013年12月1日。前期办公室实施制定培训方案，并征得公司及项目办领导支持；通过网络计算机的辅助，可以让员工随时记录当时的工作情况和重要信息的保存，大大降低了繁琐的工作带来的失误率。通过对中交海德有限公司自主研发的oa办公自动化系统的测试了解，发现oa办公信息系统存在以下几点问题：

一、功能不细致

（一）、现在oa系统的功能普遍存在一个误区就是求全不求细，看起来林林总总各种功能都有，但深入的使用后才发现有很多欠缺，比如发送通知时不能设置自动回执、接收文件时不能直接归档、工作流不支持多种类型的跳转、表单不支持交叉汇总等等。

（2）、系统偶尔存在操作界面无法显示如点击：（oa办公自动化、发文管理、发文拟稿）

二、常见的oa系统功能列表:

（一）、通知发布：

2、短消息系统：

3、文件传输：

4、公文

收发：按照各部门对象，用户可轻松选择文件上传。

5、邮件服务：

6、共享下载：

7、新闻发布：

8、会议记录:

9、制度管理：

10、工作总结：

11、工作日程：

12、工作计划：

13、工作周报：

14、通讯录：

15、资产管理：

OA系统运行情况报告 第6篇

一、 OA概述

在OA刚刚出现的时候，政府和事业单位的确是OA的主要用户，OA还没有进入企业。所以人们认为OA并不能解决企业管理层关心和控制企业运营过程中关键业务过程的作用，也没有帮助员工有效的辅助到他们的日常办公。但是伴随着OA 的逐步发展，企业成为OA应用的广泛对象，OA也不再停留在传统的收发文系统或行政办公系统，OA发生了质的变化。它需要结合不同的部门和岗位、人员，成为他们的个性化的办公系统才有生命力。对于管理层来说，办公审批(不仅指公文，更多的管理流程和业务流程的审批)以及员工输入的数据汇总为不同权限的报表就是他们的办公系统。对于其他部门来说，他们除日常行政办公支持外，更需要他们的日常的业务流程的审批(如采购流程，合同审批，出差，借款，资金的审批)，这些资源与信息的协同运作，才能构建适合现代企业运作和应用的协同办公OA产品。

二、 系统上线

总裁办在9月份展开了集团OA系统的上线准备工作，完成了包括服务器的安装配置、网络机房的选址、人员信息的收集及整理、各功能模块的应用设定、邮件系统配置及切换、OA系统运行测试等主要工作，集团OA办公系统在209月底正式上线运行，总裁办并在系统上线后及时安排了在总部和项目公司的操作培训，方便集团员工及时熟悉及使用OA系统。

集团OA系统上线使用后，总体运行情况稳定，未出现过严重的问题或故障。

三、 OA系统的使用意义

1. 建立集团信息发布平台：在集团内部建立了一个有效的信息发布和交流的场所，例如：公告、论坛、规章制度、新闻，促使技术交流、公告事项等能够在集团内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够及时了解公司的发展动态；

2. 实现工作流程的自动化：工作申请及审批流程的使用，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作，例如各种申请、审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高各单位及部门之间协同工作的效率；

3. 实现知识管理的自动化：传统的手工办公模式下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的.检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享；

4. 辅助办公：像图书管理、档案管理、考勤管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化；

5. 协同办公：就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。随着集团的业务发展及考虑到新的地区公司的地域分布，移动办公和协同办公成为很迫切的一种需求。通过协同办公使相关信息能够获得有效的整合，提高集团总部领导层整体的反应速度和决策能力。

随着集团信息化的建设与发展，OA（办公自动化系统）的应用也越来越广泛，它将从单纯的电子文档审批和信息发布转变为一套完整的信息化管理系统，更重要的是透过先进的管理思想和方法实现管理的提升、业务的改善，促进企业制度与文化的发展。

四、 已上线的OA功能应用

1. 工作流程：

1.1 上线流程数：共57个，其中公文类1个，人资类34个，行政类11个，运营类1个，信息类4个，系统流程6个；

1.2 流程使用情况：上线流程已审批结束的3337笔，正在审批的流程266笔。

2. 电子邮件：已全员开通了邮件系统，极大方便了内部和外部的信息数据交流

传递。之前是租用的公网邮件系统，用户数及容量均无法满足集团快速发展的需要，集团自己搭建邮件系统后解决了这些问题，也极大提高了我们邮箱数据的安全性。

五、 模块应用开发计划

OA系统本身包含了很多功能模块，但在实际工作环境中，有些功能无法满足我们的实际使用需求，这就需要我们在原来的基础上进行系统数据接口开发及相关功能完善。目前有需求意向的主要是以下几方面：

1. 行政资产管理；

2. 档案查询系统；

3. 即时通讯功能升级；

4. 人资及考勤管理；

5. 相关数据统计功能；

6. 其它系统数据接口开发；

六、 OA系统推进问题及改进措施：

1. 流程上线数量偏少：流程上线需要总裁办和各单位、各中心的进一步沟通，更需要相关单位的配合。OA作为管理软件，最终应用到企业，软件只是一个工具，关键靠人去用，企业应用深度与否取决于各单位及各中心领导的重视程度，以及配套的管理制度保证。

2. 流程审批不及时：一部分管理人员尚未养成及时登录OA系统进行审批工作的习惯，造成有些工作的审批不及时。总裁办信息部考虑采用流程审批统计功能，分析审批过程，及考虑增加手机短信提醒和开发手机移动办公（即智能手机审批流程）模块，进一步提高流程审批的运行效率。

oa系统试用报告 第7篇

本科生毕业设计（论文）开题报告

题目：小型OA系统开发

学院：计算机与信息工程学院

专业：计算机科学与技术

班级：计科1002班

学号： 20102151

姓

填表日期： 年月日

一、选题的依据及意义：

随着现代信息技术的飞速发展,尤其是计算机、网络通信以及自动化等技术的突飞猛进，使得办公自动化在技术和应用上得到了更高层次的发展，成为现代信息化社会的重要标志之一，同时也是企业信息化建设的重要组成部分。

所谓办公自动化系统即Office Automation，也可简称为OA系统。它是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。OA系统以计算机网络为依托，在企业内部进行畅通的信息交流。组织机构内部的人员通过网络可跨越时间、地点协同工作。各个部门在信息共享的基础上进行协作，便于明确各个部门甚至每个员工的责任，而决策层可以迅速综合来自各个方面的信息，并以此为依据制定企业的战略决策。

通常的办公室业务，主要是进行大量文件的处理。而采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。在引入办公室自动化后除传统的办公室角色外，还要加入部分管理设备的专业技术人员。技术设备——计算机是另一因素。包括：计算机、复印机、电话机、传真机、网络设备等等，这些统称为硬设备或硬件。另外，各种信息设备中还需要有管理设备的软件。包括计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件等等。显然办公自动化系统是一个“人-机”系统，二者缺一不可。

在办公管理中，工作人员之间最基本的联系是沟通(Communication)、协调(Cooperation)和控制(Control)，即所谓的3C概念。而办公自动化就是利用先进的信息技术将办公过程电子化、数字化，从而创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境进行协同工作。

在办公自动化系统中通过建立企业内部的通信平台及信息发布平台，来保证组织内部的通信和信息交流，为企业提供一个信息发布和交流的场所，从而使员工能够了解单位的发展动态及各种规章制度。同时企业的工作流程和各类文档要实现的自动化，进一步规范各项工作，使企业内部的文档能够按权限进行保存、共享和使用，提高单位协同工作的效率。

二、国内外研究现状及发展趋势（含文献综述）：

办公自动化OA于50年代在美国等西方国家首先兴起，70年代中期，美国

首先利用微型计算机系统实现办公自动化以来，在发达国家已得到迅速的发展。美国联邦政府高度重视办公自动化的发展和应用，到 1984 年，90%以上的政府机构作上了电子邮件系统和电子报表系统，70%以上的政府机构准备增加其他管理支持软件、文件查询与报告生成程序、数据库管理系统等。到 1987年，美国联邦政府大约有 20%的官员和雇员可以在家里通过计算机网络进行办公或利用各处数据资源。在目前，办公自动化系统中普遍采用各种先进的设备，如语言合成、语音识别、多媒体技术、光盘等，使办公更加自动化、现代化。美国发展办公自动化大体经历了3个阶段。

1975 年前为第一阶段，采用单机设备，以文字处理机、复印机、传真机、专用交换机等为主，完成单项业务的自动化。

1975—1982年为第二阶段，该阶段采用部分综合设备，如专用自动交换机与文字、话音通信系统等，以实现关键竞争业务运行自动化。

1983年以后为第三阶段，该阶段采用系统综合设备，如多功能工作站、电子邮件等其他办公设备并入计算机网络，各办公室之间不仅能传递数据，而且能传递语音、图形和图像等信息，并采用多种决策支持软件，使办公人员不仅能快速获得所需信息，而且能在很短的时间内作出判断与决策，从而大大地提高办公效率和办公质量。

中国的OA系统起源于政府的公文和档案管理。由于计划经济体制的影响，政府对企业的管理除了依靠法律、法规之外，还有大量的行政指令和指示。企业在进行许多决策的时候，也经常需要向主管的政府部门请示汇报。另外，当时的政府官员和企业领导经常是你我难以分辨，并且存在着比较严格的对应关系，即企业领导和政府官员行政级别挂钩，因此在企业应用红头文件就比较自然。此时的OA系统的特点：以公文处理、档案管理为核心的办公管理系统，其实办公就是办文。

同样国内的OA发展历程大体也可以分为几个阶段：

第一代OA：以email、个人office办公软件处理为核心，个人来处理日常工作，在组织内缺乏很好的沟通渠道。

第二代OA：主要是以传统的收发文管理，档案管理为主。加入了很多的辅助功能如，BBS、公告板、名片夹、日程安排、报告管理、图书管理、车辆管理、企业大事记等小功能。这些功能相对独立，这样的功能也可以用内部网站的形式

实现。这些功能对于企业没有实际的大的帮助。

第三代OA：第二代的OA产品在功能上加强了，加入了很多功能。例如加入了文档管理、人事的管理、资产的管理，特别是在流程方面逐步得到了加强。他的功能还是相对对立，尤其是与企业的业务还是没有挂接上来，也是停留在将工作电子化的程度。

第四代OA：当我们的目光移开办公自动化系统，我们就会发现，在企业除了办公自动化系统之外，还有财务、库存、生产、销售、人力等管理系统。由于大量的信息孤岛式的建设，他们之间很少能够紧密协调起来。就前端来说，我们经常需要进行退出一个系统然后再进入另一个系统，并且发现数据常常不一致，我可以比较肯定地说，目前中国具有信息系统的企业绝大部分都是这种情况。他们往往具有多个供应商提供的多个系统，但很少集成。也有少数企业采用ERP套件，集成了其中的一部分，全部集成的企业凤毛麟角，也可能正在产生之中。

第五代OA：随着3G移动网络的部署，办公已经进入了移动时代。手机办公或者叫移动办公，是利用无线网络实现办公的技术。它将原有办公系统上的OA功能迁移到手机。移动办公系统具有传统办公系统无法比拟的优越性。移动办公系统使业务软摆脱时间和场所局限，随时随地进行与企业业务平台沟通，有效提高管理效率，推动企业效益增长。手机办公也涵盖了手机移动执法和手机移动商务。

三、本课题研究内容:

本课题所研究的办公自动化系统是针对于大中型的协同办公专用系统。最大限度的提高办公效率和办公质量，改善办公环境和条件。

该系统采用B/S模式，基于WEB形式，用户工作界面通过WWW浏览器来实现，部分事务逻辑在前端（Browser）实现，主要事务逻辑在服务器端（Server）实现，形成所谓三层结构系统（3-tier system）。从而简化了用户客户端电脑载荷，减轻了系统维护与升级的成本和工作量，降低了用户的总体成本。

具体包括：

1、网站首页的布局设计。

2、用户管理：注册、修改、删除新部门及新员工信息。（管理员功能）

3、公文流转系统（收文、发文、签报）

（1）公文的起草、提交、审批、填写意见等环节；

（2）自主定义流程并配置每个环节的不同权限；

（3）收发文的类型配置：可以有多个收发文表单的选择、流程的选择；

（4）文件编号，印章样式，红头文件等的配置；

（5）对收发文进行归档、统计、排序、查看、搜索等操作；

4、个人事务：个人事务（我的待办、我的待阅、我的已阅、我的已办、我的办结）、个人邮箱（收发邮件，查看、删除邮件）、通讯录。

5、行政管理：会议管理、车辆管理、用印管理。

6、公共信息：行政公告、部门文档。

四、本课题研究方案:

本人主要通过图书馆馆藏图书以及互联网资源获取行业相关的各类文献书籍，了解我国企业尤其是中大型企业在协同办公中存在的问题，办公效率亟待提高。在此基础上进行相关设计开发。

1、系统数据库的设计：

利用IBM公司的Lotus Notes/Domino平台进行数据表的创建、视图的创建。数据存储采用Domino文档型数据库

2、开发语言包括：

JavaScript、Html、Lotus Script、公式等

3、嵌套元素：

在页面或表单中嵌入视图、Java小程序、导航器等其他页面与表单中的元素。

五、研究目标、主要特色及工作进度：

第一阶段（约3周）

确定毕业论文题目，搜集相关资料，理解课题。

第二阶段（约3周）

在学习并了解课题相关背景的基础上，完成开题报告，成功开题。

第三阶段（约4周）

学习设计与开发相关书籍，进行需求分析并完成概要设计。

第四阶段（约5周）

设计和实现系统的各个模块，并进行系统调试，进一步修改、完善系统。

第五阶段（约5周）

准备毕业论文所需资料，在业务与技术两个层面进行正文的撰写。

第六阶段（约3周）

修改并完成毕业论文，准备答辩

六、参考文献：

［1］ 张翠玲．浅谈办公自动化的意义［J］．中国科技纵横，2010(14)［2］ 陶德超．办公自动化的现状及发展［J］．信息与电脑，2011(9)

［3］ 石丽霞．LotusDominoDesigner6应用程序开发指南［M］．北京：中国水利水电出版社，2004

［4］ 武坤．中文Lotus Domino/Notes R7应用教程［M］．北京：机械工业出版社，2007

［5］ [美] Paul Wilton Jeremy McPeak著，高宇辉等译．JavaScript入门经典［M］．北京：清华大学出版社，2011

［6］ [美] Nicholas C.Zakas著，李松峰译．JavaScript高级程序设计［M］．北京：人民邮电出版社，2010

oa系统试用报告 第8篇

“小OA”主要面向电子公文、工作流协同等以行政办公为中心的业务,随着业务不断发展而成的“大OA”则面向界面集成、身份集成、工作流集成、业务集成、数据集成,实际上是打造全集团的内部信息管理门户,以更好地服务于内部行政办公、人力资源、财务、物资资产、工程项目、广告经营管理、收视率分析、自办节目、影视剧节目、版权法务、技术资源管理等多业务的无缝对接,消除信息孤岛，整合资源。从“小OA”到“大OA”的演进,是一个从单项具体的业务内容发展为总体平台的过程,涉及到深圳广电集团内部管理信息化的业务发展过程和技术架构特点,具有一定的行业借鉴意义。

一 “小OA”面向的业务及其技术实践

所谓“小OA”,其实就是专指行政办公管理业务系统,所处理的业务简单来说就是:“办文、办事、办会”,以电子公文流转、工作流协同为中心。

纯粹从业务意义上来看,办文、办事、办会既有区别,又有联系。对于小微企业,可能不太会有建设OA系统的强烈需求,人和人之间的协同工作直接安排就可以了。但是对于较大规模企业组织,人员众多、事务多样、地域分布广泛,如何在很多人群间,很长的时间范围内、很大跨度的地域空间里去高效地协同推进一项事务,这就是“小OA”系统能有效解决的问题。以一项电子办文去推进一项事务,通过计算机网络的拓展可以不受地域的限制,将电子文件流转到不同环节的岗位人员那里,促使各环节人员加速办理各项事务,并将当前办理情况、办理人意见填写到公文表单中,使关联环节之间能互相查阅,再陆续发送到后续各个环节,直到事项彻底办结。在这样的过程中,电子文件不停地流转,事项得到有效的推进,全程可提醒、可预警、可交流互动、可监控、可统计。

在这些方面,深圳广电所面向的业务与广电传媒同行以及其他行业如金融业、制造业相比,并无本质区别,但在具体的业务设计与实践上也会显示出自身的一些特点。

1.办文

办文，主要是公文审批流转业务的电子化、信息化,这是“小OA”的核心业务。从深圳广电的实践经验来看,可以有两个角度来分析该业务的技术实现:一是从公文类型的角度,可分为:收文、发文、日常请示报告、催办督办等几大类;二是从功能处理环节的角度,可分为:起草、待办和已办、待阅和已阅、查询统计、代理授权、归档案库、归知识库等各环节。

2.办事

在深圳广电的业务和技术实践中,对“办事”的概念有两类解读:

一类是从工作流的角度来看,“办事”可以理解为是另一类的特殊的“办文”,可定义为“事务工作流”,以和收文、发文、日常请示报告这些比较有问责效力的文件相区别,比较具有广电业务意义的事务工作流主要包括：节目经费预算审批表、频道节目编排单审批表、宣传提示单、采访通知单、视音频节目资料借用单、视音频空白带申请单、视音频资料购买申请表等。比较具备普适管理意义的事务工作流包括:财务费用报销申请、内部记账单、对账单、用车申请、会议申请、请休假申请、入职通知、离职(退休)通知、退休及工作交接通知等等。这些工作流可以随着业务需求的发展而不断增加,可扩展到企业运营管理的各个层面。在技术实现层面上,一般会为每一项事务开发一个表单及工作流。

另一类就是很多专项业务管理系统,从深圳广电近几年的业务实践来看,很多专项业务系统是从“小OA”系统中的一项事务工作流程表单开始的,某项单一的工作流程表单激发了业务部门对相关业务进一步精细化、规范化、全流程管理的需求,推进了后续很多业务系统的建设,比如深圳广电近年来建设的自办节目经费管理系统、影视剧节目购销系统、人力绩效系统、基建工程项目管理系统,这些业务系统的推进分别得益于小OA系统里的“节目经费预算审批表”、“影视剧节目引进审批表”等事务审批的不断激发,同时,这些专项业务系统的建设也客观上推动了“小OA”发展成为大OA综合信息门户平台。

3.办会

办会,也就是会议管理,主要是对一些重要决策会议进行会前、会中、会后的全流程信息化管理,深圳广电目前大部分重要决策会议都通过该业务模块进行,作用非常大,有助于提升决策效率和决策质量,主要业务功能包括:

●会前的议题登记:由办会人员在会前对所有议题材料进行电子化登记和整理,议题的文件材料既可以来自于办会人员电脑上的文档,也可以与现有的OA电子公文体系直接关联,很多材料实际上是直接引用于电子公文,每一个议题都可设置权限,只有被授权的人员才能查阅相关会议以及议题材料。

●会议过程中的在线查阅和投票决议:办会人员登记整理好会议的所有议题材料后,到开会现场,所有参会人员和列席汇报人员都可以通过笔记本电脑等移动设备查阅本次会议议题资料,不再需要打印大量的纸质材料,实现会议的无纸化和电子化查阅。同时为所有议题提供电子化的投票表决功能,有利于提升效率。

●会后的纪要公布和信息关联:在会议开完后,可制作并发布会议纪要的电子公文,发送给所有授权查阅的人员,并可将该会议纪要的电子公文与会议关联,这样,所有被纳入此体系管理的会议的各项议题、纪要等内容就全部被结构化,可通过信息化手段来查阅。

上述办文,办事、办会三大业务功能,在“小OA”体系中,还是以工作流协同为中心,在落地成具体的系统功能时,各类公文或事务常常表现为系统中的一个固定格式的电子表单,而各个功能处理环节则表现为一个电子表单在不同环节人员之间的具体流转过程。从便于用户使用的角度来看,公文流转应该要类似于在全单位范围内发一个“固定格式的电子邮件”,流程控制体现为:当前办理环节可以发送的人员范围,以及在接收环节,谁可以作为流程的接口人,主要是控制电子公文流程相对一个业务部门的出口和入口。一个好的“小OA系统”需要提供一个工作流和表单自定义开发平台,专业用户可以进行自定义开发或修改,以满足单位内部不断发展的业务需求。并且,随着业务的发展,会对此类工作流平台会提出更高的要求,需要与很多其他的专项业务体系的流程进行交互集成和统一管理,这样,“小OA”就需要升级成一个流程和信息的统一管理集成平台,这就是从小OA自然发展到大OA的演进过程。

二“大OA”面向的业务及其技术实践

深圳广电集团“大OA”门户系统是一个信息集成平台,其总体架构概括来说就是:“面向内部经营管理的各大专项业务领域,两翼、三层、八中心”,总体架构如图2所示。

“各大专项业务领域”:是大OA信息门户主要服务的对象,经过多年来的信息化建设实践,深圳广电已初步形成了11大专项业务领域的信息管理系统,分别是:行政办公、人力资源、财务管理、资产管理、工程项目、广告经营管理、收视率、自办节目、影视剧节目购销、版权法务、技术资源。

“两翼”:“标准规范”与“信息安全”,这两个问题都不仅仅是技术问题,更涉及管理规范,是OA门户乃至整个信息化建设中都必须重点关注的问题。

“三层”:分别是基础设施层、系统平台层、业务应用层,对应于云计算IaaS、PaaS、SaaS的三个层次。从深圳广电的内部实践来说,主要是构建一个高度灵活、资源集中化的私有云平台,支撑各项业务的高效运行和发展。

“八中心”:是从大OA门户的功能框架角度总结归纳的八大功能集,分别是界面内容中心、身份管理中心、工作流管理中心、业务中心、文档中心、交流中心、数据智能分析中心,移动适配中心,这也是本文所要重点探讨的内容。

1.统一界面内容中心

统一界面内容中心是内部信息门户的界面展示和Web内容发布管理的功能集的聚类,是站在内部门户的角度来梳理整个单位的信息内容,并负责界面展示。主要解决以下三个问题:

●分类梳理所有内部的信息内容,包括行政办公、经营管理等各个业务领域的结构化和非结构化的信息,在统一的门户界面中进行集成:

●面向单位内部的节目、技术、行政、经营等不同的业务人群定制个性化的界面,推送不同的内容模块;

●建立统一的Web内容管理体系,提供多类模板,对文字、图片、音频、视频等各类内容进行统一发布管理。

这些功能属于门户(Portal)和内容管理系统(CMS)体系的内容,在具体开发实现的时候,主要有以下三个选择:

●由项目开发公司完全定制开发:这种模式也许在初次购买时的成本不高,但在后续运维和升级时会有额外的成本投入,并且在技术上相对封闭,质量难以保证,容易受到项目开发公司自身发展的影响;

●选择成熟的商业产品进行二次开发:如IBM WebSphere Portal平台、Oracle Weblogic平台、Microsoft Sharepoint平台,这种模式需要这些平台软件的额外采购成本,初次投入成本较高。好处是因为IBM、Oracle、微软这些厂商在IT业界的长期发展地位而较容易得到持续稳定的技术支持和质量保证;

●选择开源的CMS和Portal平台:在开源的CMS方面包括Drupal、Joomla、Word press,国内的织梦、帝国等,开源的门户Portal方面有JetSpeed2、Liferay等,这种模式的平台软件采购费用非常低,技术上具有很大的开放性,但在质量上难以保障,需要自身技术团队具备较强的技术操控和资源整合能力。

●深圳广电集团目前选用了IBM公司的WebSphere Portal平台作为主要解决方案,但也一直在研究替换成开源平台或国内商业平台的可能性。

2. 统一身份管理中心

统一身份安全管理中心,所面向的业务概括来说就是4A:是对用户账号(Account)、认证(Authentication)、授权(Authorization)、审计(Audit)的统一管理,具体的业务功能内容包括:

●门户系统与众多不同的业务系统的单点登录;

●所有与门户系统集成的各项业务系统的用户账号、密码和各项身份属性信息的统一同步;

●人员岗位变动、入职、离职停用等信息在多个业务系统间的同步;

●所有业务系统的组织架构的同步:

●门户以及各个业务系统里的权限组信息的统一梳理以及对应的权限控制;

●记录用户登录系统、使用系统的IP地址、操作行为等信息,用作审计。

实现这些功能,也一样有定制开发、成熟的商业软件产品、开源系统这三种选择,主要的优缺点与前文所述基本一致,这里主要讨论成熟的商业软件产品和开源系统都有哪些,以及深圳广电的一些技术实践。

成熟的商业软件平台包括有:IBM公司的Tivoli Access Manager (单点登录、反向代理)、Tivoli Identity Manager(身份同步)、Tivoli Directory Server(目录服务器)综合套件,可与其门户产品无缝集成;Oracle公司的Identity Management Solutions;CA公司的Governance Minder、Identity Minder。这些商业软件虽然各不相同.但面向的问题是类似的,基本都包括访问管理、身份治理,目录服务三大板块。除了上述国际知名品牌的商业软件产品外,近年来国内也有很多安全类、软件类公司提供了类似的产品级的解决方案。

开源系统:主要有CAS、OpenSSO、JOSSO、SAML等。

深圳广电当前主要选用IBM的解决方案,在技术实践中，单点登录、密码以及用户身份属性信息的统一修改同步等功能都早已很好地实现,而在组织架构、用户权限组这些身份信息的统一管理方面,则面临两个选择:统一集中管控和分布式同步。

●统一集中管控的方式:主要是将用户、密码、组织架构、用户权限组这些信息在如IBM的TAM/TIM/TDS这样的身份平台中统一集中管理,各个需要管控的业务系统原则上不再存储这些信息,都是直接从统一身份平台中读取使用;

●分布式同步的方式:统一身份管理平台和被管控的各个业务系统都完整地存储用户、密码、组织架构、身份权限组等信息,各个业务系统都以统一身份管理平台为中心来同步各项信息。

深圳广电目前的技术实践主要还是采取分步式同步的方式,上述两种方式各有优缺点,没有完美,只能平衡,在实际的开发运行中,更有可能的是一种混合模式,即部分系统采取集中管控模式,部分系统采取分布式同步的模式,统一身份管理平台能兼容这两种模式。

3. 统一工作流管理中心

统一工作流管理中心,主要面向各类专项业务系统的不同工作流的统一待办、统一经办、统一监控、统一查询统计的问题。这些问题来自于各专项系统一般都会有自己的专项工作流审批的需求,也相应地会有自己的工作流模块,这样一来,如果不进行合适的集中处理,各级人员就需要进入每一个专业系统界面里进行各自的专项审批,会让用户不堪其扰,因此需要进行适当的集成来满足用户统一便捷操作的需求。

在深圳广电的技术实践中,主要有以下几个方法来解决统一待办、统一经办等工作流集成问题:

(1)界面集成

各个专项系统里的待办、经办等工作流通过在门户上进行合适的界面设计来集成在一起,不发生实际的数据融合,比较常见的包括:

●“Tab页签”的形式:为每一个不同的业务建立一个专门的页面,然后把它们以“Tab页签”的形式封装在一个功能窗口中;

●“专项窗口”的形式,在门户页面上为每一个不同的业务建立一个专门的“审批窗口”。

无论是“Tab页签”,还是“专项窗口”,其中封装的页面可以有“标题列表式”和“概要总览式”两种展现方式:

●“标题列表式”;在专项窗口中以公文标题列表的形式按时间排序罗列出当前待办的前几项,公文列表一般可包含以下几个基本信息:公文类型、公文标题、发送人、发送日期,公文标题为可点链接,点击后可直接进入详细的公文处理页面;

●“概要总览式”:在首页上不展示详细内容,而只是给出类似于“您有多少个待办公文、多少个待阅邮件、多少个待办业务等等”,其中的数字项均为链接,点击链接进入到如“标题列表式”的二级页面。

(2)消息集成、数据集成

以消息集成、数据集成的机制,把要集成的各项系统的工作项进行统一排序呈现,这种方式要求建立统一的工作流集成标准,比如就“统一待办”而言,要求各项系统以统一的格式提供工作流标题、发送时间、发送者、发送部门、工作流表单打开链接等信息,再以消息或服务的形式集中到门户中进行统一排序和呈现,呈现的形式仍然不外乎上文所述的“标题列表式”、“概要总览式”等几种形式。如果出现性能问题的话,还需考虑将消息信息集中存储到一个数据表中,以便于统一排序,其中需要考虑的技术因素较多,但原理不外乎如此。

(3)采用统一的BPM平台集成

这种方式需要选择一个适配性很好的BPM业务流程管理平台,能够将各类专项系统的工作流程统一由这个BPM平台来开发实现,这种模式本身也是一个工作流、业务流集成的过程,其中也会用到上述的界面集成、消息集成、数据集成的方法,好处是:一旦实现,各项系统的工作流自然就是统一的;缺点是:对于后开发的业务系统作此要求需要对不同开发商进行协调,而对于之前已有的应用,兼容开发难度较大,并且,对于SAP、金蝶、用友这样本身就是产品型、平台型的业务软件,要求对其业务功能进行修改、甚至不用它自身的工作流引擎,而改用第三方的BPM平台,需要有大量的集成工作,开发成本较高。

上述三种方式各有优缺点,并不矛盾,它们互相补充、协同运作,是同一类问题在解决过程中的不断衍进。

就工作流和BPM平台的商业软件产品和开源方案的选型来说:在商业软件产品方面,国内外各类品牌选择非常多。国内包括从OA系统开始介入的京华、蓝凌、泛微等公司,还有炎黄盈动、奥哲这些一直专注在BPM上的厂商;国际品牌方面,IBM、Oracle、SAP也都有自己的BPM产品平台,还有K2、Ultimus等专业公司:在开源平台方面,应用较多的有JBPM、Activiti等。

4. 统一业务中心

统一业务中心的需求来源于越来越多的专项业务系统之间需要交互,工作流的集成也可以理解为是其中的一种,但不是全部,除了工作流集成之外,在深圳广电的技术实践中,比较常见的业务集成需求场景还包括:

●在节目生产经营管理系统中集成播出系统的频道播后编排单信息、广告系统中的栏目广告收入信息、收视率系统中的栏目收视数据,并且,可将节目的经费报销业务与财务管理系统联通,最终实现节目立项、预算审批、采购执行、报销结算、制作、播出、收视等全流程的贯通,可以为各级人员提供更加精细、实时的节目栏目投入产出信息;

●从影视剧节目购销管理系统中将节目栏目编码等信息传到电视剧缩编系统中,实现影视剧节目从购销环节到缩编上载播出环节的贯通;

●行政办公系统(小OA)中的通用报销业务与财务管理系统的业务联通:

●站在财务大共享管理的角度,实现全单位各项业务的预算、结算、核算的大集成管理,实现财务价值链的全流程整合;

●从合同法务管理的角度,把广告经营管理、自办节目、影视剧节目、技术、基建工程等各个专项业务的合同管理集成起来，实现各类购销合同的统一管理。

这些业务集成主题,广泛涉及到深圳广电业务运营的各个层面。当各类业务之间的集成需求越来越多的时候,会形成各个专项业务系统之间的多点对多点的业务连接,类似于一个网状互联模型,极为复杂,客观上需要建立像企业服务总线(Enterprise Service Bus,ESB)这样的集成总线架构,来简化多个系统之间的业务互联。可以将ESB及其关联的各个业务系统之间的集成接口服务称为统一业务中心。

虽然统一业务中心起源于越来越多的不同应用之间的交互,但随着各个专项业务系统自身不同业务模块的不断的紧内聚和松耦合的设计和落地,企业里的整个应用架构,将好似积木的切割与组合一样,每个专项业务系统都成为一个或者好多个模块,各个模块可独立完成自己的业务功能,而在业务需要的时候,也能互相通过消息、数据的集成交互而共同完成一个业务组合,形成一个大业务总线下的不同业务集合。

另一个方面,从最终用户体验来看,统一业务中心会类似于一个AppStore应用集成发布平台,其上放置有企业内部经营管理有关的各类业务应用、信息资源,用户在权限许可的情况下,可通过大OA门户平台自行下载配置使用。

在深圳广电的技术实践中,目前还没有选用一个统一的业务集成平台产品,事实上也很难有一个像这样的平台类产品,无论ESB,还是BPM,它们虽然可以是构成统一业务中心的关键组件,但毕竟还只是一个平台工具,需要有更加具体落地的业务功能组件,这主要还是通过定制开发来实现,只是需要确保在各项业务的开发过程中,遵循总体架构约定的标准和规范。

5. 统一数据智能分析中心

统一数据智能分析中心往小理解可以是一个统一报表分析系统,比如国内流行的如意报表.往大了理解可以是一套BI (Business Intelligence)数据分析平台,主要是面向多业务不同数据源的集成查询、统计分析的需求,与工作流集成、业务集成的需求起源类似,当广电传媒单位里的行政、人事、财务、广告、收视率、节目等各类专项业务系统越来越多的时候,对于中、高层领导,需要有一个集中的界面,可以对有权限的各类数据信息进行关联整合分析,比如节目的投入产出比分析需求就是要分析各频道、栏目在一个月或者一个季度里的总投入、总产出、平均收视收听点成本、点收入,此类分析,需要对财务、广告、收视率、节目栏目等多个专项系统里的数据进行抽取整合分析。

对于大OA门户系统而言,需要具备这种数据集成分析能力,只有这样.对于越来越多的需要集成到门户里的专项业务系统,可以根据实际需求对各项数据进行抽取、集中和分析,并将分析结果以生动形象的各类图表的方式集成到有权限的用户的门户界面中,就像飞机驾驶舱里的各类图表仪器对当前飞行状态的显示和预警一样,信息管理层面上,一样可以提供一个类似的用于管理决策分析的驾驶舱,显示企业内部运行的各项关键指标和预警,使各级人员对于关键业务信息的获取更加高效快捷。同时对下层的面向业务处理的专项系统,也会促进其业务运行更加规范。

此类系统的投入,在过去常常非常昂贵,业内常用的解决方案包括Oracle的hyperion,IBM的Cognos、SAP的Business One、微软的Office+SQL Server的方案。但近一两年来,也有很多新的性价比较高的平台方案可供选择,比如QlikView、Tableau等,也有很多国内的专业厂商提供非常多的行业级别的产品方案。

6. 统一文档中心

从文档的角度看,工作流所驱动的数据表单也是一种文档,如前文提到过的小OA系统中已经电子化的各类收文、发文、日常请示报告以及相关附件,也都是文档。另一种就是纯粹的如文档、表格、图片等各类非结构化的文档资料。

统一文档中心的业务功能原型就是文档资料库,这种文档资料库在界面上类似一个树形的目录库,用户可上载文件资料作为附件,并可对该文件进行主题词、摘要等各类描述,开发得较完善的还会进一步提供将业务应用系统中的各类表单、工作流进行归入该资料库的目录体系的功能,支持个人用户目录的自定义,支持权限控制。

在信息化的深入实践中,会出现每一个业务应用系统都会自带一套文档资料库、彼此之间还不能交互的情况,而业务需求又需要它们能够融合。这也是内部信息门户系统常常要面对的一个重要问题,解决思路主要有两种,“集中式”和“分布式”,“集中式”是先选定一个文档资料管理平台作为统一的中心,结合业务需求,让所有其他的业务系统都直接调用它,以这个文档资料管理平台作为一个唯一的文档资料载体;“分布式同步”的方式允许不同的业务系统使用自己的文档资料库,然后再对不同的文档资料库进行数据和界面集成。这两种方式殊途同归,都是要为企业信息化体系建立起文档资料的统一管理架构,便于信息资源共享和用户使用。

可以参考的技术实例包括:百度文库.Wiki百科知识库,微软Sharepoint文档管理模块。

7. 统一交流中心

统一交流中心,可以理解为门户系统里加强用户之间交流的一套工具集,包括,电子邮件、即时通讯、短信、通讯录、BBS论坛、甚至博客、微博微信等各类工具。与互联网目前已经提供了很多的此类功能所不同的是,企业内部信息门户,特别需要考虑这些功能的融合性,即需要将即时通讯、短信、通讯录、BBS论坛等功能与门户系统中的业务应用功能进行融合,几个比较关键的、也会提升整个系统易用性的融合点包括;

●即时通讯与通讯录,工作流表单的功能融合:可以在通讯录或电子审批表单中的每个人员记录条目下,加入用户的即时通讯的功能入口和在线状态感知功能,直接点击即可展开与目标用户的交流。

●即时通讯与VoIP的融合:让内部的即时通讯工具与VoIP电话、传统PSTN电话进行集成,进一步加强各类通讯手段的融合使用。

●门户界面与即时通讯、电子邮件的融合:用户在OA门户首页中就可以直接查阅来自于即时通讯、电子邮件系统的待阅数量等相关信息。

●业务应用互动功能与短信、即时通讯的融合:可在电子审批环节中,加入短信提醒、即时通讯提醒功能,方便快捷地通知到流程发送的下一环节人员尽快办理,提升工作效率。

8. 统一移动适配中心

移动化,是目前所有专项业务系统、门户系统建设必须考虑的问题,一个最基本的原则应是,对于所有业务,都应该同时开发面向IOS、Android的移动版本,通常的传统的B/S架构开发出来的成果,可以认为主要是面向传统PC设备的。在无线技术、移动互联网、智能终端飞速发展的今天,传统的Windows系统可能只占到用户应用场景的一半,用户越来越需要通过iPad、iPhone、Android智能手机、甚至智能电视来访问企业内部的信息门户系统。

针对企业应用系统移动化的解决方案主要有三种,我们将其统一的定义为“移动APP适配中心”。

直接开发门户的移动APP:直接面向苹果IOS、谷歌Android系统开发门户框架的APP,通过引入一些如IBM Worklight或者PhoneGap这样的移动化开发及运行管理平台,将各个专项业务系统的功能完全按照移动终端适宜的界面和操作方式进行重新开发适配,好处是开发后的功能体验非常好,但需要付出一定的成本。

兼容移动浏览器开发:采用包括HTML5响应式设计在内的各项技术开发一个纯粹的兼容多操作系统平台多浏览器的零客户端的B/S版。

通过Citrix、SSL-VPN等系统建立移动镜像发布平台:这是一种快速切入的方法,通过Citrix、SSL-VPN本身自带的面向主流移动平台的镜像发布功能,直接让业务系统在移动端好像使用远程桌面那样来使用应用系统。好处是成本低,只有设备购买成本,几乎没有开发成本,缺点是用户操作体验不是太好,但能满足一般的远程移动办公要求。

深圳广电几年前就已经建立了Citrix、SSIL-VPN这样的移动镜像发布平台,目前也已初步建立起门户的移动APP。

三总结