档案规范化整理

档案规范化整理（精选12篇）

档案规范化整理 第1篇

一、归档文件整理的定义

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理, 就是将归档文件按照一定的原则和方法进行分类、排列、编号、编目、装盒, 使之有序化的过程。

二、归档文件整理原则

所谓原则, 就是观察和处理问题的准绳。归档文件整理原则, 就是在归档文件整理工作的全过程中需要掌握和必须遵循的准绳。

1. 归档文件整理原则。

归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律, 保持文件之间的有机联系, 区分不同价值, 便于有效保管和利用。

2. 如何掌握和遵循整理原则。

(1) 收集文件。收集文件就是根据党和国家的有关规定, 通过一定的方式和手续, 把散存在机关内部和个人手中的文件材料, 加以清交、聚集的工作。

(2) 收集文件的意义。收集文件是归档管理工作的首要程序。整理工作的对象是文件材料, 应归档文件材料能否收集齐全、完整, 直接影响着整理工作的开展, 所以说它是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。

(3) 归档文件的分类整理和保管利用。不同保管期限的文件要做到分别整理。为了便于日后档案的鉴定、保管和向国家档案馆移交档案, 防止玉石不分、有文必档, 在档案文件整理时, 必须正确区分归档文件的保存价值, 将保管期限不同的文件分开整理。便于保管和利用文件, 这是归档文件整理工作的出发点和最终目的。

三、归档文件整理的方法

就目前而言, 我国推行的归档文件整理方法有改革后的文件级整理和传统的案卷级整理两种。

1. 文件级整理方法。

文件材料是指事业单位在生产、经营和管理等活动中形成的各种形式和载体的记录。文件级档案是档案的一种保管形式, 即以文件为保管单位的档案。它是目前国家正在推行的一种较为简便的档案管理形式。

2. 文件级整理方法的优点。

(1) 取消了分类组卷、拟制案卷题名、书写案卷封面、排列案卷、编制案卷目录等一系列繁琐复杂的脑力劳动和手工劳动, 排除了操作人员因主观思维差异造成的档案分类组合、拟制案卷题名等细节上的差异, 使归档文件整理工作变得简便易学, 操作人员便于理解和掌握, 大大提高整理归档工作的效率。

(2) 调整了归档文件整理和档案利用之间的矛盾, 理顺了档案工作者的职能, 使档案工作人员可以把更多的精力和时间投入到档案信息资源的开发和利用上, 即深化检索体系、丰富检索途径、完善利用服务, 以更好地进行档案的管理工作。

(3) 便于保密。针对性强, 避免扩大阅读范围。

(4) 便于鉴定。以件为单位进行鉴定, 可达到去粗取精的目的。

(5) 便于查卷。在平时归档文件整理结束后, 假如遇到以前的漏交文件, 可以按照整理的文件, 把漏交的零散文件插入相应的位置即可。

(6) 便于安全保管。单份文件提供利用, 减少了线、灰尘等对其他相关文件的损害, 有利于档案的安全保管。

(7) 适应计算机管理需要, 减少了著录数据量, 提高了检索准确率, 简化了档案管理软件的设计难度, 利于文档一体化管理, 实现档案管理现代化。

四、档案工作规范化管理

1. 领导重视。

搞好档案工作的前提要看领导重视的程度。组织机构、挑选人员、资金投入、规范管理等都是搞好档案工作管理的关键性因素, 领导有远见, 认识到位, 对工作加大重视力度, 才会想出有效的应对措施。

2. 档案工作人员素质。

挑选好的档案管理工作人员, 尤其是综合档案工作人员是目前所需要的人才也是搞好档案管理的关键因素, 因为档案管理工作是一项细致、繁琐、单调、清苦的工作, 相应的也就要求档案管理工作人员必须具有较高的事业心、责任感和敬业精神。二是要具备良好的基本素质, 在自己的工作岗位上有无私奉献的精神。三是不能把名利看得太重, 要具备良好的职业道德素质和职业作风。四是对工作要一丝不苟, 能够吃苦耐劳。

3. 加大资金投入。

单位要根据自己的实际情况, 为档案管理提供必要的软、硬件支持, 在业务用房、设施装具、管理经费等方面为档案管理提供较为宽松的环境。一定的档案管理水平要有与之相应的经济实力作后盾。高水平的档案管理, 不仅表现在档案的业务建设方面, 同时也表现在较好的基础设施上。同其他工作一样, 人、财、物合理结合, 才能为档案管理奠定坚实的物质基础。

4. 管理规范。

档案管理是单位自身发展需要的一项管理, 更是一项遵纪守法的管理。就是我们要按照法规的要求去规范管理, 用科学的方法使人、财、物、制度有机结合, 有效运作, 把档案资料变成资源, 从而有效促进单位的不断发展。

人口普查的档案如何规范化整理 第2篇

在国务院、地方各级人民政府的统一领导和各级普查办的精心组织下，广大普查工作者的积极努力辛勤工作，第六次全国人口普查工作已经取得了显著的成果。在普查工作过程中形成了大量有价值的文件、表册、音像和实物等普查资料。这些资料蕴藏着极其丰富的信息，能够全面、客观、系统地反映人口的性别、年龄、民族、受教育程度、行业、职业、迁移流动、社会保障、婚姻、生育、死亡、住房等情况，为科学制定包头市国民经济和社会发展规划，统筹安排人民的物质和文化生活，进一步实施可持续发展战略，提供了重要依据。同时，也可为社会各界提供大量翔实的基础数据。充分认识人口普查档案的重要作用，积极开发利用，科学系统管理人口普查档案显得更加重要。

一、什么是人口普查档案

人口普查档案指在人口普查工作中直接形成的有价值的历史记录。主要包括两部分：一是人口普查工作中形成的调查统计材料、表册；二是领导和组织人口普查工作中形成的文件材料。

（一）人口普查工作中形成的调查统计材料、表册

如人口普查登记表、计算机编制的各种数据带、各种手工汇总表和机器汇总表等。（全国人口普查条例规定：人口普查中获得的原始普查资料，按照国家有关部门规定保存、销毁。）

（二）领导和组织人口普查工作中形成的文件材料

如关于人口普查工作的指示、决定、通知、规定以及普查办法、实施细则、会议文件、工作计划、总结、报告、来往函电等。

人口普查登记表是直接向居民调查的原始记录，是人口普查的第一手材料，是汇总、整理人口普查资料的依据。

二、人口普查档案的特点

人口普查档案是人口普查部门在具体组织进行人口普查工作过程中直接形成的具有保存价值的有关人口普查资料的搜集，数据汇总，资料评价，分析研究，公布出版等专门的文件材料。

（一）普查档案数据案卷多

按照2010年人口普查的工作进度图，全部工作分为22个大项、121个小项，可形成的统计表格达35种之多，它主要包括户口整倾、调查摸底、入户登记、地址与行职业编码、全部手工与机器快速汇总表等，而且表格长短不一，如此众多的统计表格整理出来的数据案卷，可占人口普查全部档案的三分之二以上。

（二）普查档案形成周期长

人口普查工作是一项复杂庞大的系统工程。由于它具有涉及面广，工作繁杂，技术性强等特点，因此，形成的档案周期性较长。有的文件可按阶段收集归档，有的则要在下一阶段或几个阶段结束后方能补充归档,全面扫尾工作需较长时间。至于建立数据库后进行资料分析研究，需要的时间则更长，决定了人口普查档案形成周期的长期性。

（三）普查档案涉密性强

人口普查档案中很多资料涉及普查对象的个人的隐私，关系到全市公民的根本利益，如果泄露，将带来不可估量和难以弥补的损失，所以加强对普查档案的保密管理非常重要。

（四）普查档案规范要求高

一个完整的人口普查档案，必须全面、真实、系统地记载人口普查工作的各项活动，做到数据准确，分类科学，手续完备，材料真实，正确地反映人口普查工作的全部过程，人口普查档案的案卷整理和排列也要符合规范要求。

三、人口普查档案分类

按照《中华人民共和国统计法》、《中华人民共和国档案法》和《全国人口普查条例》的规定，结合普查工作的特点，我市人口普查档案可分为文件类、资料表册类、音像实物类和普查工作的其他重要相关材料。

（一）文件类

1.全市各级党政机关有关普查工作的决定及批复；各级党政领导同志的重要讲话、题词；

2.各级普查机构的请示、报告、通知、工作计划、简报、会议文件、会议记录、汇报提纲、总结；

3.普查方案、普查填写说明、普查细则及重要的修改稿；

4.普查公报；

5.各级普查机构设置、人事任免、工作人员名册、先进集体和先进人员名单；

6.普查文件汇编。

（二）资料、表册类

1.普查登记表样表、手工汇总表、机器汇总表、普查汇总资料（含计算机软盘、光盘等为载体的电子文件材料）、填表说明及计算机应用程序软件等；

2.行政区划代码本、地址编码本、行业代码本、职业代码本；

3.普查员、普查指导员、编码员、录入人员的培训教材；

4.内部编印和公开出版的普查资料、普查分析报告及汇报材料；

5.普查宣传材料、宣传画和报纸杂志发表的有关社论、评论和报道等。

（三）音像、实物类

1.普查工作中的照片、录音带、录像带、电影片、电视片、幻灯片、光盘及整理汇编的相册、画册；

2.有纪念意义的凭证性实物，包括普查标志、调查证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、资料袋、软包装、普查机构印章等。

（四）普查工作的其它重要相关材料

通过对普查档案内容进行科学的鉴定，以上各类普查档案中，重要的作永久保存，比较重要的作长期保存，一般的作短期保存。

四、人口普查档案的整理归档

收集整理人口普查档案，是一项专业性、技术性较强的工作。为了保质保量地完成这一任务，针对人口普查档案的特点，对整理好人口普查档案提出以下浅见:

（一）坚持以成文单位(即各级人口普查办公室)立卷

收集整理好人口普查档案，是人口普查工作最后一个环节，而成文单位是文件材料的形成者，对本地区本单位文件材料的形成规律了如指掌。以各级人口普查办公室为单位,负责文件材料收集归档更为有利，可以与人口普查办的有关领导和人员岗位责任制直接挂钩，档案整理任务不完成，普查班子人员不能散。

（二）实行“三步走”的立卷法

第一步，文件材料的收集与修复。凡是上级下发和本级产生的文件，可按收、发文薄进行收集，本级形成的各种文件按专业组、责任人逐个进行收集。对使用铅笔、圆珠笔、复写纸或红、纯蓝墨水起草书写的文件、表格，一律用碳素墨水重新复制抄写一次。

第二步:分类组卷。按照拟定的分类方案和归档范围，对收集起来的全部文件初步进行分类立卷。

第三步:编目装订。参照文书档案的立卷程序，完成编号、编目、装订、书写封面等工作。

（三）保证文件材料的齐全完整

对各类文件的收集整理,除了收集上级下发的文件外，收集重点应放在本级。要注意克服过去只重视“红头文件”，忽视其它文件的错误作法，凡是本单位形成的文件材料，不管是“红头文件”，还是内部文件，只要具有保存价值的，都应当收集归档。因为上下左右来文还有可能从别的地方找到，而本机关形成的文件，却是“只此一家”，一旦散失，就再也无法弥补。

（四）文件和表格分开立卷

新背景下高校档案规范整理思考 第3篇

关键词：高校档案；规范整理；保管期限；按件整理；按卷整理

2000年12月6日国家档案局颁布《归档文件整理规则》（以下简称“《规则》”），2006年12月18日国家档案局又颁布《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称“《规定》”）。在机关单位档案全面推行文件级管理并重新划定保管期限，档案整理工作实现标准化、规范化、科学化发展，达到“简化整理，深化检索”的目的。长期以来，高校都是按照国家教委1993年11月16日颁布的《高等学校档案实体分类法》（以下简称“《实体分类法》”）、《高等学校档案工作规范》（以下简称“《规范》”）进行分类、整理、立卷。据了解，《规则》和《规定》目前在高校并没有得到广泛推行，这除了高校档案工作人员因循守旧的因素外，还有高校档案类别构成复杂这一重要原因，不少高校在保管期限划分、按卷或按件整理等方面都存在一定的困惑和踌躇。那么，在这样的背景下，高校档案当如何规范整理以求发展？笔者结合多年高校档案整理的工作实践，撰此文探讨高校档案规范整理的关键，与同行商榷。

1 重新界定高校档案保管期限

比较起来，《规定》与《规范》中保管期限划分差异很大。笔者认为，高校可参照执行《规定》。高校文书档案中的党群类、行政类、外事类等的归档范围和档案保管期限可按《规定》执行；科技档案、专门档案中的教学类、科研类、产品类、基建类、仪器设备类、出版类、财会类等的归档范围和档案保管期限则要根据高校的工作实际进行修订后才能执行。

正因为《规定》高校只能部分参照，要执行还需进行修订，所以，目前高校档案保管期限的划分和界定出现了混沌的局面：有的高校已经实施《规定》中新的划分方法，但因仅一馆工作人员全面考虑问题有一定局限性，对保管期限的划分和界定有欠科学；有的高校则因感觉重新划分和界定保管期限复杂、麻烦，干脆因循守旧，还是按照《规范》中原有的划分方法。而《规范》经过长期实践证明，其存在档案保管期限的划分明显偏长或偏短的问题。比如，财会档案中将“上级有关财务会计工作的文件材料”保管期限定为“永久”，时间明显过长；教学档案中的“新生录取名单”保管期限定为“长期”，而根据它的实际利用价值则应定为“永久”比较合理、科学；[1]另外，在科研综合档案中“学会工作（学术活动）材料”保管期限定为“短期”，而在行政综合档案中“院、系、所、中心开展各种学术活动的文件”定为“长期”，这不但存在同一档案材料保管期限划分的矛盾，还有同一档案材料归入多个类别的问题。

因此，基于科学建立档号、规范排架、有效使用档案库房及简化档案鉴定、销毁工作等方面的考虑，高校档案保管期限的科学划分与正确界定显得尤为重要。

2 保管期限写进高校档案档号

《规范》明确了档号“是存取档案的代号，排架的依据，必须反映高等学校档案的分类体系和物理位置”，且“同一档案部门内的档案不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不能随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能”。[2]而《规范》中的档号结构为：“年度号+分类号+案卷号”，忽略了保管期限。可高校档案分类中最下位类却包含有永久、长期、短期三个保管期限，因为档号结构中没有保管期限，若要将同一类目下不同保管期限的档案案卷断开流水号，即会出现重号问题。所以，当档号结构中没有保管期限时，同一类目下不同保管期限的档案案卷根本无法断开流水号，因此，很多高校在档案整理的具体操作中就把三个不同保管期限的案卷编为一个顺序号。这种跨保管期限的大流水号的编制方法，在实践操作中表现出非常大的缺陷，不便于插卷，若不管保管期限，直接把插卷的案卷排在后面，就会造成不同保管期限的档案案卷号的交错，排架混乱，并且在销毁过期档案时会造成很大的麻烦，会出现缺号、空档问题。因此，高校档案档号的构成，应当考虑写进保管期限，即档号结构应为：“年度号+分类号+保管期限+案卷号”（按件整理的再+件号），这样就可解决按保管期限断开流水号的问题，也可保证档号编制的唯一性、合理性及稳定性。

3 高校档案实行“卷”、“件”结合整理模式

笔者认为，《规则》推行的“文件级管理”确有简化整理程序、提高工作效率的优势，而《规范》中传统的按卷整理也有其明显的优点，完全抛弃按卷整理的观点和做法是不科学的。因此，根据高校档案构成复杂的实际，应该实行“卷”、“件”结合的整理模式，充分发挥“卷”和“件”整理的优势来实现高校档案整理的合理性、科学性、系统性及可操作性。高校实行“卷”、“件”结合整理模式的关键措施：

3.1 树立“卷”、“盒”相通用的概念，编制好盒（卷）号。档案即便是按件整理的“件”也都是需要装盒的，我们在概念上就可以用“盒”代替按“卷”整理中的“卷”。那么，同年度同类别同保管期限的文件材料根据实际情况可选择按件整理组成“盒”或按卷整理组成“卷”，“卷”、“盒”相通用。即同年度同分类号同保管期限的所有“盒”与“卷”应当编制同一个流水号。例如，我校使用的“南大之星”档案管理系统中“盒号/卷号”也是相通用的，采用卷、件结合整理的档案信息录入档案管理系统中与之前完全按卷整理的信息，是统一规范有序排列的，并不会发生混乱。

3.2 规范档号结构。结合《规范》和《规则》，高校档案实行“卷、件结合”整理模式，卷、盒相通用，若要做到档号不重复，档案在库房中的物理位置和在档案管理系统中的序列都是有序的、唯一的、固定的，那么，档号构成即应为：“全宗号+年度号+分类号+保管期限+案卷号（按卷整理的）”或“全宗号+年度号+分类号+保管期限+盒号+件号（按件整理的，也即件号章结构）”。同年度同分类号同保管期限的归档材料可根据实际情况来选择按件整理或按卷整理。按件整理的文件材料，也可依据同一事由或主题进行文件归类组盒。在组盒后，不需要像组卷那样，要整卷装订成册，也不需要书写案卷题名，只要把盒内每个“件”各自订好，盖上件号章，再填写好件号章，就可装盒，并在盒内放进打印好的盒内文件目录，盖件号章，以确定其固定的物理位置；按卷整理的，可以1卷即1件，也可以1卷包含几件，且按卷整理的文件，不需盖件号章，打印案卷封面，装订成册，通过案卷封面上的档号即可确定其物理位置。考虑档号书写方便、整齐以及档案信息在档案管理系统中的有序排列，保管期限“永久”、“长期”、“短期”可分别用字母“A”、“B”、“C”做代码。实施《规定》之前和之后的保管期限都可以通用“永久”、“长期”、“短期”，只需在立卷说明里注明：实施《规定》之前的保管期限为：永久、长期（16年～50年）、短期（15年）；实施《规定》之后的保管期限为：永久、长期（30年）、短期（10年）。

3.3 明确文件件号按盒（卷）编制。即同年度同类别同保管期限不同盒（卷）的文件件号不编制大流水号，而要按盒（卷）编制，一盒（卷）一个流水号。机关单位在实施《规则》按件整理档案时，通常是将同年度同类别同保管期限不同盒的文件件号编成一个大流水号，这样编制件号不适于高校档案卷、件结合整理模式。因为高校档案中存在同年度同类别同保管期限的档案既有按件整理的又有按卷整理的，若不同盒（卷）的文件件号编制大流水号，则按卷整理的档案编制卷号、按件整理的档案编制件号时都会存在困扰，而且，在档案盒脊栏目填写也会出现难以统一的混乱情况。所以，若将同年度同类别同保管期限不同盒的文件件号按盒编制小流水号，则如同按卷整理时按卷编制文件件号一样，如，“2011-XZ12.A（永久）-1.0001～0028”；“2011- Z12.A（永久）-2”；“2011- XZ12.A（永久）-3.0001～0040”；那么，按件整理的档案的盒号编制、件号编制与按卷整理的档案的卷号编制、档号编写不会互相影响，在档案整理、档案管理系统的信息录入及管理、档案排架、档案查询利用等整个管理过程中也就不会有混乱和困扰。

3.4 解决二级类目下按保管期限分别编制盒（卷）号、件号存在的问题。问题一：二级类目下归档文件特少时，归档文件如何装盒？[2]高校档案按十一大类进行分类整理，当分到二级类目下归档文件比较多的，按保管期限分编盒（卷）号、件号，分别进行装盒，自然是不会有问题。但是，若当分到某二级类目下，归档文件特少的时候，用一个档案盒就可以装完，那其装盒问题，就值得思考了。[3]按笔者的实践经验可如此解决，对其档号、件号的编制仍按其保管期限来编制，以规范录入的档案信息，保证档案管理系统里的信息规范有序。但是在装盒时，可按永久、长期、短期的顺序全部装入一个盒内，并按盒内顺序打印出盒内目录，放进档案盒内。在填写其档案盒脊栏目时，在保管期限栏目填入“永久—短期”，即填入盒内文件所有的保管期限，盒（卷）号栏目可填入“1”，也可空着，一看就明白本年度此类目下所有保管期的文件都在这一盒内。这样做，既不会影响到档案管理系统中信息的规范有序，也不会浪费存贮空间，又不会增加工作量，而在架上查找档案时更不会存在任何困难。因其在档案管理系统中的保管期限信息是完全准确的，在进行档案统计和销毁时，统计的结果也不会有任何差错，而且因为整个类目下仅此一盒，在进行过期档案的鉴定、销毁时也不会存在麻烦。

问题二：二级类目下按保管期限分别编制盒（卷）号、件号，会将同一问题的文件装入不同的盒内，是否会影响其成套性及利用效率？同一问题的文件材料按不同保管期限分别装盒，并不会影响其提供利用的效率，也不会破坏其成套性，因为同一问题的文件材料按保管期限虽然分别装在不同的盒内，但其排列仍在同一类目中，查找起来仍是十分快捷的，特别是用计算机进行检索的时代，定位查找更是不成问题的。可如果不按保管期限分别编制盒号、件号，则档案管理的规范有序就会受到影响，以后的档案鉴定、销毁工作就会复杂、麻烦。

综上所述，高校亟待国家档案局和教育部针对《规范》中的问题，根据高校档案工作的实际，结合《规定》、《规则》的科学性、合理性，积极修订、完善《规范》，制定出新的更为科学的高校档案工作规范，以改变目前高校档案整理工作的混沌局面，减少各高校因走误区而浪费的人力、物力和财力，保证高校整理档案工作科学、规范发展。

﹡本文系广东省档案局档案科技项目[YDK-61-2013]、湛江市科技局科技攻关项目[2010C3110011]、湛江师范学院人文社科项目[QW1219]。

参考文献：

[1]黄东霞.《高等学校档案工作规范》修订的必要性[J].中国档案，2007.（8）：30～31.

[2]国家教委办公厅.高等学校档案实体分类法与工作规范[M].成都：四川科学技术出版社，1994.

[3]孙学政.高校档案卷、件结合整理探讨[J].兰台世界，2009（9）中旬：49～50.

人事档案的审核整理 第4篇

一、在人事档案审核上做到审细、认准、补全、整好

审核档案材料是否齐全、完整, 档案内容是否客观真实。审核材料手续是否完备。审核档案中有无错装、混装的材料。审核档案整理是否符合要求。同时, 根据档案记载情况对干部“三龄一历”进行认定, 对档案中缺少的材料和手续不完备的材料进行补充和完善, 对收集补充的材料进行鉴别和归档整理。

二、在人事档案材料收集上做到齐全、完整

人事档案记录和反映了一个人的个人经历、德才表现及其成长轨迹。是考察和了解人的重要手段。如果缺少某份应归档的材料, 可能使组织人事部门做出片面的, 甚至不公正的判断。因此, 必须对缺少的档案材料归档。填写《缺少材料登记表》。坚持档案审核、信息反馈和材料收集同步进行。明确补充材料的内容、要求及送交时限。由单位和个人共同收集。对干部履历表、年度考核登记表、干部任免审批表、工资审批表、学历学位、党团组织、公务员登记表等普遍性材料, 集中时间进行收集。对党代会、人代会、政协会等换届中形成的阶段性材料, 统一布置、统一收集。对政审、违纪处分、离任审计及表彰奖励等特殊性材料, 采取协调有关单位或督促本人查找相结合的方法进行收集。确保了材料收集的完整性。对档案中的原有材料和新补充材料, 逐份审查, 准确鉴别。从而保证档案材料的完整齐全。

人事档案中材料手续要完备, 无缺项漏项。如需要本人签字的要有本人签字, 需要组织盖章的要有公章, 不能有空缺。在接收人事档案时发现缺少材料及时向有关单位和当事人索要, 对收集补充的材料进行甄别、整理, 保证档案材料的完整正确。

三、在人事档案材料鉴别上做到真实、准确

档案材料的鉴别工作是维护档案内容真实性和完整性的重要措施, 也是档案工作中的一个重要环节。作为档案管理人员, 应本着对工作负责的态度, 严肃认真地对待每卷档案, 仔细审查每份归档材料, 准确鉴别, 努力做到“去伪存真、去粗存精、取之有据、舍之有理”。对私自涂改的档案材料真实性进行鉴定。私自涂改的材料可能是虚假伪造的, 如不进行鉴别直接向社会提供, 势必造成误导, 也会给组织人事部门增加工作难度, 必须进行认真鉴别。杜绝弄虚作假现象。实事求是地进行鉴别, 确保人事档案准确无误。坚持做到手续不完备不归档、填写不符合要求不归档、材料涂改且无相应证明不归档、重复材料不归档, 确保档案材料的准确、真实。

四、在档案整理上做到分类准确、编目无误、加工精美

为确保人事档案质量, 不但注重档案材料的收集、材料内容的鉴别, 而且对每卷人事档案进行仔细精美的加工整理。首先做到分类准确。人事档案分为十类材料:一是履历类材料, 二是自传类材料, 三是鉴定、考核、考察类材料, 四是学历、专业技术职务、培训等材料, 五是政审类材料, 六是入团、入党类材料, 七是奖励类材料, 八是处分类材料, 九是招工、任免、工资、出国、退休等材料, 十是供组织参考的其他材料。根据档案材料的分类要求, 看分类排列是否合理, 防止错装、颠倒混淆。其次做到编目无误, 类号页要按规定格式用铅笔编写, 类号页要与打印的干部档案目录相符, 防止漏码重号。最后做到加工精美。档案材料整理, 技术加工, 一定要认真、仔细, 防止档案材料损伤、丢失、混装。整理加工档案材料时, 要严格按照规定的标准尺寸剪切、补贴, 整理加工的每份档案材料一定按标准四边整齐, 装订符合规格要求, 精美大方。符合标准的人事档案, 方可入库。

五、在“三龄一历”审核确定上做到严格细致、准确无误

人事档案作为今后干部考察的重要依据, 三龄一历的认定直接关系到每个人的切身利益。档案管理人员要实事求是、慎重稳妥的对干部的“三龄一历”逐项进行审核确认。“三龄一历”具体是指出生时间、参加工作时间 (连续工龄) 、入党时间和学历学位。有些人事档案材料中信息填写前后不一致, 特别是出生时间、参加工作时间、入党时间, 学历学位信息填写混乱, 年龄越填越小, 工龄越填越长、学历越填越高、对这些难以确认, 有待逐步解决的“三龄一历”认定, 要不怕麻烦, 反复审核。必须严格按照有关规定, 实事求是的进行认定, 使认定结果符合干部的真实情况, 能够经得起时间和实践的检验。确保人事档案信息准确无误。

实际工作中, 作为档案管理人员, 应把档案审核贯穿于材料收集、材料鉴别、档案整理以及“三龄一历”确认的全过程。做好人事档案的审核整理工作对档案的利用有着重大的作用。

摘要：人事档案的审核整理工作是将收集到的比较散乱的个人资料经过系统的分类、排列、编目、整理, 组成有序整体。为干部人事档案的利用提供原始证据。人事档案工作是组织人事工作的重要组成部分, 是人事管理工作的基础和重要环节。人事档案的审核整理应突出完整、真实、细致、准确。

档案规范化整理 第5篇

本规范对公司文书档案的定义、归档范围、归档要求和整理归档程序等作了明确的规定和要求。本规范适用于集团公司所有文书档案的管理。2 文书档案的归档范围

2.1 文件材料的归档范围

反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司具有利用价值及凭证价值的文件材料；其他对公司发展具有查考价值的文件资料。2.2 文件材料的不归档范围

其他单位所发的不需本公司办理的文件材料（如其他单位所发的供本公司参阅的简报、抄阅件等）；公司形成的无查考利用价值的事务性、临时性的文件资料；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；其他与本公司无关的文件材料。2.3 各部门档案的归档范围 2.3.1综合办

a)公司章程文件：公司章程，公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算文件等； b)股东会文件：股东会议记录、股东会议通知、股东出缺席会议记录、股东名册、股东印章等； c)董事会文件：董事就任书、董事会议记录、总裁（副）、总经理发文、批复、业务执行文件等； d)财年总计划、重要契约、诉讼文件、公司知识产权资料、公司历史沿革及重大事件记录等； e)重要会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录等； f)总经办日常工作文件：签呈、督办记录、来访接待记录等； g)其他具有保存价值的文件材料。

2.3.1.1 基本文件：人力资源战略、人力资源工作绩效目标、人力资源政策和管理制度、薪酬福利制度、奖惩制度、绩效管理制度等；

2.3.1.2 人事业务具体文件：公司职员花名册、职员工资、人事档案、考核资料、招聘文件、招聘考试题目汇集、聘用通知书、劳动合同、晋升资料、任免文件等；

2.3.1.3 人力资源部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

营销部

a)销售管理策略和规划、行销计划与销售目标、市场及行业销售分析、销售预测、销售渠道的规划和建设、产品生命周期管理作业、定价政策文件等；

b)经销合同、客户名单、客户订单和客户投诉受理文件、产品物流服务体系文件等； c)销售部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

成本部

a)公司采购策略及绩效目标、采购计划、采购成本控制目标、新产品物料采购计划、各类采购合同（设备、包装材料、食品原材料）、进货渠道文件等；

b)供应商资料、询比价资料、供应商品质管理策略和行动计划、新供应商的开发和认证计划、供应商评审和业绩考核、供应商采购价格的维护和应付账款的审核等； c)采购部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

工程技术部

2.3.1.4 审计报告、审计作业流程、审计规划等；

2.3.1.5 财务审计、绩效审计、纪检督察工作、专项审计相关文件等； 2.3.1.6 投诉、举报方面的相关资料；

2.3.1.7 审计部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

文书档案收集整理归档规范

1/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 财务部

a)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。b)会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿，其他会计账薄；

c)财务报告类：月度、季度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告； d)其他类：财务预算、银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料； e)财务部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

前期开发部

a)公司质量方针与产品安全目标、质量体系与食品安全体系、质量控制标准和品质规划、质量工作统计年报等；

b)各项质量管理活动产生的报告与记录，如品质稽查报告、原始质量记录、质量改进方案、质量改进效果评估等；

c)产品质量事故相关文件，如质量事故调查报告等；

d)质量管理部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

设计部

a)公司产品配方资料及其相关资料等；

b)公司产品研发规划、研发流程、研发建议、研发目标、研发技术报告相关文件等；

c)产品技术标准、产品技术改进、产品成本控制、产品质量检验报告、产品质量危机预案等； d)各类生产许可证、卫生许可证、产品标签、产品标准备案、政府项目申报文件等；

e)新产品立项资料、工艺流程、技术标准、研究开发记录、技术报告、检测报告、重要实验数据及结果、工艺设计图等；

f)研发部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

市场部

a)品牌建设、行业发展趋势、竞品信息、消费者需求文件等；

b)新品开发规划、旧品改良规划、产品生命周期管理、日常产供销协调、各品项毛利率评估文件等 c)各品牌媒介费用预算、媒体谈判、媒体投放评估、媒体发布文件等； d)广告创意评估、广告制作、各类促销活动相关文件等；

e)各品类广宣品、赠品、陈列工具的开发设计、制作改良及管理相关文件等； f)市场部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

信息流程部

a)流程管理体系与发展规划、流程管理目标、流程优化专项工作相关文件等； b)公司IT 发展规划、IT工作目标、IT项目建设相关文件等； c)公司受控文件等；

d)信息流程部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

制造部

a)公司制造工作规划与目标、公司安全生产体系、改进与完善制造流程工作文件等； b)技术革新和改造工作（含设备和IE）及相关专案项目管理工作相关文件等 c)制造部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

各基地品质管理部

a)产品质量事故调查报告、公司质量工作统计年报、本公司制定并颁发的技术标准(非受控文件)、公司颁发的质量工作规定、办法(非受控文件)等； b)基地关于技术、环保、计量管理的各项规定等；

c)本部门工作计划、总结，重要的请示、批复，一般技术工作通知等； d)基地检测设备类、其它计量（能源计量除外）类档案的收集、整理； e)基地品质管理部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

2/5

文书档案收集整理归档规范 各基地生产计划部

本部门工作规划、总结，基地生产统计年报，各项经济指标完成情况汇总表，生产计划指标等；

重要的请示与批复、有关生产管理的通知、生产的组织与调度文件、专案审计材料（调查、旁证、公证、结论）、物资报废审批表等；

关于物资管理的规定、制度、办法(非受控文件)，上级颁发的需本部门执行的文件等； 货物进口证明书（进口设备）、进口检验单（进口设备）等；

各基地生产计划部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料； 各基地工程部

2.3.1.8 基建档案和设备仪器档案具体参见《基建、设备仪器档案收集整理归档规范》、《设备档案管理流程》。

2.3.1.9 各基地工程部日常工作中产生的具有保存价值的文件材料，如公司机械设备统计报表、本部门工作规划、总结、重大工程施工方案的审批、请示、批复等； 2.3.1.10 日常基建档案。

2.3.1.11 生产设备类、能源计量类档案。

i.购置、引进设备仪器的申请报告、批复、合同、协议、来往信函、图纸和招标、报关等； ii.设备仪器的随机资料清单、装箱单、出厂合格证、验收单、安装图、原理图、附件图、电子文件、使用维护说明书等；

iii.设备仪器安装调试运行记录和检测报告等； iv.设备仪器操作规程和履历表等；

v.设备仪器大、中修记录，故障分析处理文件等； vi.设备仪器报废申请、鉴定材料、批复、处理结果等；

各基地塑杯制造部、果冻海苔部、冲调饮料部

2.3.1.12 技术改造项目的可行性研究、立项审批、图纸、施工、竣工、验收文件等； 2.3.1.13 向上级的请示及上级的批复；

2.3.1.14 本部门、月度工作计划、总结； 2.3.1.15 签呈（含全过程文件）；

2.3.1.16 其他具有保存价值的文件材料。

基地项目（新厂）指挥部

2.3.1.17 基建档案具体参见《基建、设备仪器档案收集整理归档规范》。

2.3.1.18 前期准备阶段，如基建计划、工程项目建议书、请示、批复、设计任务书、可行性研究报告、选址报告、投资计划、项目评估、环境预测、工程合同、协议等

2.3.1.19 设计阶段文件，如设工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、等设计基础材料；初步设计、技术设计、技术秘密材料、专利文件等设计文件。

2.3.1.20 施工文件，如施工组织设计、施工图、图纸会审记录、工艺规程和标准、原材料及预制件的合格证、检验记录、各种施工记录、施工技术总结等

2.3.1.21 监理文件，如监理工作专项报告、验证材料、监理通知、协议书及监理工作中形成的文件材料等；

2.3.1.22 竣工验收阶段文件，如竣工报告、各种竣工图、竣工验收记录、说明书、工程结算、总结等； 2.3.1.23 使用维护阶段文件，包括在使用、维修、维护、改造、扩建中形成的文件。3 文书档案的归档要求

3.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变（如传真件）的文件应予复制，并与原件一并归档。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。未翻译的文件，应译出中文标题，并附简短的内容题要。归档的文件材料应为原件，不得擅自修改。

3.2 要求做到收集整理的档案材料正确。经办人员要确保档案材料按照行程规律保持有机联系，使归档文件能真实地反映职能活动的历史原貌。要求做到纸质档案与电子档案一一对应，及要求纸质档案与电子档案的实际情况相符、数量一样、内容一致。

文书档案收集整理归档规范

3/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 3.3 纸面过小的书写材料要加贴衬纸，超大纸张需按A4纸张大小进行折叠，文件页数较多时宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。4 文书档案的整理归档程序

4.1 整理归档程序

各部门应以件为单位，按照分类、排列、装订、编号、编目、入盒等步骤整理归档文件。

分类

文件分类采用“-部门-保管期限”的办法进行。

4.1.1.1 分：将文件按其形成或所涉工作的分开。一般文件归入形成。跨的请示与批复，归入批复；跨的规划、计划、预算，一般可归入文件内容涉及的第一个；跨的总结归入文件内容涉及的最后一个；跨的会议文件，一般可以归入会议开幕的。4.1.1.2 分部门：将文件按其形成部门或承办部门分类。

4.1.1.3 分保管期限：档案从立卷时算起，其保管期限分为以下三种：永久、长期、短期。

排列

归档文件以件为单位按事由结合时间、重要程度等排列，即将同一问题的文件材料进行相邻排列。一般每份文件为1件。文件正本与定稿为1件；正文与附件为1件；原文与复制件为1件；转发文与被转发文为1件；会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料以次（期）为1件；报表、名册、图册等一册（本）为1件；来文与复文（请示与批复、去函与复函）为1件；原件与译文、多种文字形成的同一文件为1件。

装订

归档文件按件装订。装订时，密不可分的正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；中文文本在前，外文文本在后；公文处理表在前，文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。永久、长期保管的归档文件应去掉会生锈的金属物，要用档案管理部门统一指定使用的装订材料装订（包括棉线、不锈钢钉等）。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。

编号

归档文件应按类别和排列顺序逐件编号。各部门在每件文件首页的右上角用铅笔标上件号。

编目

归档文件应依据分类和部门所编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目，并保证目录上的编号与文件的编号一一对应。来文与复文作为1件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。具体内容如下：

1）件号：各部门按类别和排列顺序自行编制 2）责任者：即文件形成部门。3）文号：文件的发文字号。

4）文件标题。没有标题或标题不规范的，要自拟标题，并加“[]”号。5）日期：文件的成文日期。

6）页数：每一份归档文件的总页数。文件中有图文的页面为一页。

7）备注：注释文件需要说明的情况。如：复制件、传真件、不完整件等等。

入盒

不同类别的归档文件应分别装盒/夹。装盒时按部门所编件号顺序，然后填写档案盒/夹封面、盒/夹脊背全宗名称。案卷封面内容包括文件形成部门、、保管期限及起止件号。案卷封面字迹要工整、清晰。5 记录

F-GMO-051《文书档案目录》

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文书档案收集整理归档规范

论档案整理三大原则 第6篇

关键词：档案整理 全宗原则 来源原则 事由原则 辩证统一 类全宗原则

《档案管理》2015年第4期发表了严永官先生的文章《也论我国档案整理工作的基本原则》，读后深受启发，颇多收益，不禁对档案整理三大原则有了新的体会，表达出来，以就教先生和档案界各位同仁。

1 档案整理三大原则概念辩证

档案整理三大原则，全宗原则、来源原则、事由原则，其相互关系，严永官先生文章中有大幅的论述。为讨论方便，现将先生引用自中国大百科全书出版社出版的《中国大百科全书档案学分册》与上海辞书出版社出版的《档案学词典》的一段文字全部摘录如下：

“事由原则 档案馆将档案按其内容主题而不按来源机关和原有次序进行整理和分类的原则。它的特点是以相关事由为依据建立档案文件之间的逻辑联系，故又被称为相关原则。”“事由原则……要求按文件内容涉及的问题整理档案。……1841年被尊重全宗原则取代。”

“全宗原则 全宗是档案馆（室）对档案进行科学管理的基本单位，按全宗管理不仅是档案部门按来源区分档案的一种整理方法，也是国家规定的管理原则，称为全宗原则。”“全宗既是一定数量档案的实体概念，也是整理档案原则的重要体现和方法，在档案学中有时称为全宗原则和全宗理论。”

“来源原则”。《中国大百科全书档案学分册》在“来源原则”条目下讲：“档案馆将其来源和形成单位进行整理和分类的原则。”并指出：“按其起源和形成过程，法国的尊重全宗原则是它的发端，德国的登记室原则延伸了它的内涵，荷兰人给予理论论证。”“来源原则 外国档案学术语。即按照文件的形成机构划分和管理档案。起源于1841年法国提出的尊重全宗原则。1881年普鲁士在提出登记室原则时正式使用了‘来源一词。”

严永官先生以上所引典籍自然十分权威，但由于档案界普遍存在着的全宗、全宗理论、全宗原则互相通用，彼此不分的问题，其书籍也对几个概念的阐释存在互相通用，彼此不分的问题。这一点，笔者曾在《档案管理》2009年第3期文章《全宗理论创新论》中讨论过，认为全宗、全宗原则、全宗理论概念应为不同概念，并将全宗原则定义为：“全宗原则是档案实体收集、整理、保管必须依据的法则。其核心是，对具备全宗构成者条件单位的全部档案必须维护其完整性，同一全宗的档案不得分散。”《中国大百科全书档案学分册》把来源原则释义为：“档案馆将档案按其来源和形成单位进行整理和分类的原则。”对此，笔者基本赞同。但觉得其定义的档案主客体范围都有失过于狭窄。其理论深度也不够。笔者以为，来源原则的定义应是：档案来源一致性的原则。它揭示了档案实体整理分类理论的实质。《中国大百科全书档案学分册》对事由原则更存在阐释不够严谨，不够科学的问题。笔者比较赞同德国档案学家布伦内克从来源共同性角度对事由原则的解释。笔者将事由原则定义为：档案整理中，将来源于同一活动过程的档案，形成独立档案整理保管单元所遵循的标准。按其标准组成的事由全宗，是档案实体整理单元的重要形式。

2 档案整理三大原则之间的关系

2.1 三大原则关系是辩证统一的，全宗原则是三大原则的核心。严永官先生在论述三大原则概念、特点及其在我国的发展时说：“‘全宗不管是与依据‘来源原则整理的‘形成机构，还是依据‘事由原则整理形成的‘内容主题都能组配成一个完整的名称。如果一定要提炼出一个档案整理工作基本原则的话，一是直接将现在对于全宗内档案整理的原则上升为档案整理工作的基本原则。二是如果确实要用几个字来概括档案整理工作基本原则的话，那么我们通过对现有‘三大原则的比较，便会发现采用‘全宗原则比‘来源原则更为合适。”严永官先生认为全宗原则是可以举为档案整理工作的基本原则的。笔者十分赞成先生的论断。我们非常肯定地说，全宗原则就是实体档案整理的基本原则。笔者还以为，三大原则关系应该是统一的。全宗原则在三大原则中处于核心地位。来源原则是全宗原则的内涵，是全宗原则的理论内核。事由原则是全宗原则的外延，是全宗原则形式标准的变通。它体现了全宗原则的灵活性。

2.2 来源原则是全宗原则的内涵，它体现了全宗原则的本质。前文提到，严先生在叙述来源原则概念时引用《中国大百科全书档案学分册》说：“按其起源和形成过程，法国的尊重全宗原则是它的发端，德国的登记室原则延伸了它的内涵。”这话十分清楚地说明了来源原则与全宗原则的联系与区别。来源原则发端于尊重全宗原则，就是说尊重全宗原则是来源原则最初的含义。来源原则脱胎于全宗原则。所谓尊重全宗原则，就是在档案实体整理上摒弃图书馆分类法的那一套按知识学科分类整理的方法，而代之以同一档案形成者形成的全部档案为一整理保管单元的档案整理工作方法。因为此整理方法特点在于强调以来源于同一立档单位的全部档案为一档案整理单元，档案界便往往把来源原则与全宗原则画了等号。事实上，档案界至今流行的权威性全宗原则、来源原则概念，也是二者内涵互相包容甚多的。说德国的登记室原则延伸了来源原则的内容，是说德国把法国的尊重全宗原则具体化为登记室原则。登记室就是档案室，其所谓登记室原则，就是档案馆档案按其形成单位进行分类，每一档案室档案为馆内一档案基本保管单元，且进馆档案必须严格保持其登记室的整理排列原样不得改变。其实质就是全宗原则的进一步固化、具体化。如此说，来源原则与全宗原则几乎就是画等号了。但是，全宗原则与来源原则毕竟是互有区别的不同概念。上述来源原则释义：“档案馆将档案按其来源和形成单位进行整理和分类的原则。”对比全宗原则释义，我们不难发现，来源原则强调的是档案来源，而全宗原则强调的是档案形成单位及全宗完整性。正是这区别，造就了全宗原则在档案整理工作中的法则核心地位和来源原则揭示全宗原则内涵的理论实质地位。为什么来源原则可以成为全宗原则方法论层面上的理论基石呢？因为全宗原则有其自身的局限性。笔者曾认定全宗原则的本质是档案形成者联系原则。这自然是法国尊重全宗原则、普鲁士登记室原则及荷兰全宗原则的一致思想。但在许多情况下，如档案形成者多元、多变，其整理原则、整理方法在这情况下便行不通。这不是全宗原则的不适用，而是对全宗原则的理解问题，问题出在理解上，是全宗原则的传统理解有问题。这就需要从理论上加以创新。这就需要借助于揭示全宗原则本质内涵的来源原则来对其做出新的、深的阐释。来源原则与全宗原则同一渊源，同一形成过程，且来源原则更本质，更广义，正好成为阐释全宗原则理论的翅膀。来源原则既可理解为同一立档单位形成的档案为一全宗的原则，也可以理解为同一活动过程形成的档案为一整理保管单元的原则。二者都是符合档案来源一致性原则的，因为全宗原则强调了档案来源的一致性，所以如此解释来源原则完全符合全宗原则。这样，全宗原则就凭借来源原则在理论上的新阐释、新发展而为自身理论发展扩宽了大门，也就进一步巩固提高了自身的档案整理核心地位。

2.3 事由原则是全宗原则的外延，是全宗原则变通了的形式标准。它体现了全宗原则的灵活性。20世纪三四十年代，德国档案学家布伦内克等在来源原则的基础上提出了自由来源原则的概念。这是全宗原则、来源原则的进一步发展。表面看，这里的自由来源原则似是20世纪90年代法国事由分类原则的回归，实质则不同。20世纪90年代，卡缪和多努事由原则档案分类整理法，是套用图书馆的知识学科分类法来搞档案分类整理的。其完全没有考虑到尊重全宗原则这个大前提。事由原则在这个大前提下，在其档案形成单位纷繁多变，而其活动为一的情况下，才将其活动过程中形成的档案实体看做是一种独立的档案整理保管单元，视为一个独立全宗的。这与20世纪90年代的事由原则的档案整理方法便有两点不同：一是其仍然坚持了档案形成单位这个来源。就是说，本实体全宗的档案都必是其同一活动、同一过程的参与者形成的；其二，未参与其活动过程主体者形成的档案，一般是不能归入本事由全宗的。如此，这样的事由原则就严格受到了全宗原则、来源原则的制约。其只能在全宗原则、来源原则大前提下运作。只不过内中的档案形成者隐形了。从形式上看，事由原则又确确实实突破了全宗原则关于一立档单位全部档案为一整理保管单元，同一全宗档案不得分散的原则，而代之以立档单位多元，档案形成过程一元的档案整理保管单元模式。这种模式的产生根源，从全宗原则角度看，仍在于全宗构成者，在于全宗构成者的多元与多变。从来源原则角度看，则在于其档案形成过程的同一性，即其全部档案形成过程是同一的。总而言之，这里的事由原则完全是对全宗原则、来源原则的变通，是全宗原则灵活性在档案整理形式层面的具体体现。

3 三大原则的理论实践意义

档案整理三大原则是全宗理论的三个重要组成部分。笔者曾经将全宗理论表述为：“全宗理论是对档案实体收集、整理与保管实践经验的科学总结和概括，是档案实体整理保管的基本指导思想。其思想实质是，在档案实体整理与保管工作领域充分尊重档案的自然形成规律，保持档案之间的有机联系，最大限度地维护档案资源的最佳存在环境。”[1]应该说，全宗理论是档案实体整理的最科学、最全面、最系统的理论。三大原则是全宗理论的三大理论支柱，是实现档案实体整理与保管充分尊重档案自然形成规律、保持档案之间有机联系，最大限度维护档案资源保管利用环境之外在表现三大全宗模式的理论支撑。

3.1 全宗原则的档案整理意义。全宗原则的档案整理意义至少有三点：一是强调档案实体整理的第一层级的分类单元是全宗。尽管全宗形成依据与形式有不同，有独立全宗、联合全宗、汇集全宗、事由全宗、类全宗等，但它们都是以全宗形式组成档案整理与保管单元的。二是强调全宗划分标准的一致性。即每一全宗的划分标准必须同一。比如独立全宗、联合全宗的划分标准在于同一档案形成者或共同形成者。事由全宗的划分标准在于档案的来源为同一活动过程标准。类全宗划分标准在于其档案是以《中国档案分类法》等为标准分类的。笔者曾经提出：“把非形成者联系组成的档案分类管理单元称之为类全宗。称其为类全宗，一是说它是一个类似全宗，与全宗并列的档案分类保管单元，二是说它是依事由原则、分类法原则构成的档案分类保管单元。”[2]我们现在把按事由原则划分的全宗称为事由全宗，类全宗便只是依《中国档案分类法》等分类原则标准划分的全宗了。按我们现在的认识，类全宗不宜与全宗并列，而是全宗的类别形式之一。三是强调同一全宗划分标准下，全宗单元的唯一性。依同一形成者标准划分的全宗，只能有一个，决不能在形成者全宗内再设全宗，如同一立档单位的档案设立文书全宗、科技全宗、专门档案全宗等，是不妥的。也不得在某某事由全宗下再设某某单位全宗、某某事由全宗等。不得在某某类全宗下再设某项目全宗、某型号全宗、某课题全宗等。

3.2 来源原则的档案整理意义。来源原则的档案整理意义应该有全宗层面与全宗内两个方面。全宗层面，来源原则强调全宗档案来源标准的一致性。如来源于同一捐赠者捐赠的，不宜拆散的档案，可称为某某捐赠全宗。来源原则之于全宗内的档案整理指导意义，主要体现在其分类方案的编制与案卷的组织排列上。如一般机关单位档案分类，按职能（机构、问题）设置，来源同一职能档案设一类目，就是遵循于职能来源分类原则。案卷的组织与卷内文件排列，也是需要来源原则指导的。我们按文件责任者、问题、名称、时间、地区、通讯者等六个特征立卷，其责任者、问题、地区特征都是遵循了来源原则标准的。我们强调六个特征以问题特征为主，实际就是职能特征为主。其理论依据就在同一职能来源上。又如，在文件排列上，我们讲，把自身文件与外来文件分开，在同一问题内，把上级文件、自身文件、平级文件、下级文件分别集中排列，是按文件责任者来源原则分类的。

3.3 事由原则的档案整理意义。我们把事由原则定义为：来源于同一活动过程的档案，形成独立档案整理保管单元所遵循的标准。事由原则的档案整理意义，在全宗划分层面，是为事由全宗正名，论证事由全宗是档案实体整理的重要形式，即在档案形成者多元，而其档案形成过程一元的档案，可以构成档案整理保管单元，也就是全宗。我们前述的事由全宗及部分汇集全宗，就是事由原则下的全宗模式。事由原则之于全宗内档案指导意义也体现在分类方案与案卷级档案保管单位的组织及卷内文件排列上。如前述用通讯者特征组卷，组卷要将请示与批复、一次会议形成的文件以及其他密不可分的文件，排在一起，不得分散等要求，理论依据便是事由原则。

4 类全宗原则——三大原则之外另一重要原则

全宗层面乃至馆藏层面档案实体整理方式中，还有一种整理方式。《中国档案分类法》在其《编制说明》里说：“某些专业档案，也可以用本分类法进行档案实体的分类整理和排架，组织馆藏。”《中国档案分类法》本是我国档案信息分类的规则标准，一般讲，它是不适于档案实体分类的，但不能一概而论。如我国的电力行业，对接《中国档案分类法》，制定了本专业及各分支专业的档案分类表。其分类表既是其档案实体分类的依据，又是其档案信息分类的依据。我们探求其分类原则，它自然符合全宗原则，也有来源原则、事由原则的印记。但它的编制原则毕竟与来源原则、事由原则有许多不同。它身上有不少知识分类、学科分类的影子，也有形式分类标准夹杂其间。因此，《中国档案分类法》一问世，就有人责难它是“四不像”。但其档案分类的科学性是肯定的。我这里姑且把其分类原则称为类全宗原则。类全宗原则，在方法论上既包括历史主义方法，也包括逻辑主义方法。在具体分类方法上，既可实行内容分类法，又可实行形式分类法，或内容分类法与形式分类法相结合。如此，严永官先生文章中提到的馆藏印章档案，我们便可把其组织成一个类全宗。类全宗原则也必须以全宗原则为核心，它也是全宗原则的变通。类全宗原则在全宗内的档案分类层面也有指导意义。某些分类方案的编制、分类方案中某些类目的编制，可以依据类全宗原则。如目前我国的企业档案分类规则，其指导下的单位分类方案，类目的设置，许多是依分类法原则编制的。这也体现了国家层面对类全宗原则的认可。

参考文献：

[1]郭东升.全宗理论创新论[J].档案管理，2009（4）：14.

[2]郭东升.全宗与类全宗说[J].中国档案，2000（5）：41.

电子档案的整理及保存 第7篇

目前, 电子文件的归档类型有磁盘、光盘、磁带等三种类型, 为了做好电子档案的归档工作, 应按档案的种类分别进行整理组盘。

1. 科技类电子文件的整理

科技类电子文件档案的种类很多, 我们可以按照科研、设备、基建、房地产、声像等类别进行分类管理, 然后再按项目进行归档。以下我们列举两种归档方式做示范:

(1) 设备档案。

在企业引进技术和购置各种设备的时候, 供应商从提供资料、图纸的载体形式逐渐向提供电子文件的方向上转变, 国内很多设计院设计的产品也逐渐实现了CAD设计, 不仅如此很多企业的总图管理也采用了电子化的方式。所以, 在我们在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件整理和保存的必要条件, 如:系统环境、工作平台、文件格式, 以及缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体时, 应该附上电子文件内容说明和注意事项。

(2) 基建档案。

基建档案一般是用计算机打印使用规范的纸张输出的, 所以, 数据信息整理时就按档案管理要求进行输入, 对纸质文件的实体要进行扫描, 并按案卷号、图号、序号等连接起来, 这样能够使终端用户直接检索到每一张图纸的资料和信息。

2. 文书类电子文件的整理

(1) 内部文件。

内部文件可以采用按年度、组织机构和保管期限的不同进行整理。首先, 按不同年代、不同组织机构、不同保管期限进行整理;其次, 将不同年代、不同组织机构、不同保管期限的文件进行分盘保管, 便于定期地拷贝和整理, 以便延长电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一个盘上, 这样更加方便利用。为了确保文书类电子文件的整理统一规范, 档案部门应该在接收归档文件时集中进行完成, 整理结束后, 归档人员应以统一的数据库结构和规范命题, 并建立文书类电子文件的档案目录, 以便能够利用计算机对盘内文件进行查找。

(2) 外来文件。

外来文件可以通过文书室进行处理, 将文书内容扫描成影像文件, 然后进入网络, 各类公文的传递、批办、督办均可在网上操作。而后续电子文件的归档工作则由业务部门掌握, 处理完毕的文件则由承办部门根据文件的重要性, 确定保密级别和保管期限, 然后按归档键转入档案部门, 经过档案人员审查后, 加入档案管理信息, 如:分类号、档号等, 然后进入档案数据库。如需查询, 可通过各个网络终端在权限允许的范围内进行查询。

3. 会计类电子文件的整理

(1) 工资单。

当工资单以光盘的形式进行归档时, 应同时附以纸质的工资汇总表, 并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等相关数据, 同时还应附以移交清单, 以作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

(2) 账簿。

当企业会计的账簿内容进入计算机管理系统进行归档时, 由于其计算机打印件, 以及计算机账簿的格式比较统一, 其内容也可以通过光盘的形式进行保存。但在光盘归档时必须采用账簿交接表, 并填明机构的全称、账簿的名称、编号、账簿的页数、日期, 而相应的负责人、主管会计、审核、记账等工作人员也必须签名, 以增强账簿的真实性和凭证作用。

二、电子档案的保存

由于归档的电子文件以脱机的方式进行保存, 所以在实际使用中, 有大量电子文件需要用磁盘、光盘或硬盘进行保存。由于软磁盘的抗干扰能力和结构稳定性比较差, 不利于归档电子文件的长期保存, 因此, 档案部门应配备光盘刻录机, 将归档电子文件转储到光盘上。

关于光盘的保存, 我们应该注意以下几点:

规范的排放和使用。

光盘的存放应置于盒中直立放置, 以避免由于大量堆叠而产生的光盘翘曲。在光盘的使用过程中, 我们还应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。

保持良好的温度、湿度环境。

高温会使光盘氧化、变形或老化, 潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14-24℃, 相对湿度应为40%-65%。

注意避光。

光盘材料的塑料保存层对紫外光极为敏感, 阳光的直射会使光盘过早老化。因此, 光盘要十分注意避光。

定期复制。

档案规范化整理 第8篇

关键词：文书档案,科技档案,整理方法

档案是用来保存重要的、以后会查询及使用的材料和文件, 包括科技档案、文书档案、会计档案、人事档案等。其中, 科技档案和文书档案占得比重较多, 虽然都是档案, 但二者又有很多的不同点。

1 文书档案与科技档案

档案是一种活动的记录, 产生在社会活动中。它可以反映出人类活动的丰富多彩, 包括科学技术活动、政治活动、文化教育活动以及军事活动等。而且, 任何一种社会活动, 都可以是主客体间相互作用构成的。

文书档案, 就是反映单位行政事务、党政活动和管理工作方面的具体内容, 在社会科学范围之内。文书档案记录了单位大大小小的活动, 详细且具体, 能够为以后遇到的问题提供依据, “有据可查”。而且, 文书档案是由文件材料转变来的, 具有很高的参考价值, 关键在于这些材料的收集是否完全, 是否明确立卷。

科技档案, 就是反映科学技术活动等方面的内容, 在自然范畴之内。它是由科技材料转变来的, 是对科学技术及研究活动的原始记录, 为今后的各类科技工作提供依据, 同时也是进行科技工作的前提条件。科技档案是积累经验、储备技术的重要工具, 不仅可以用来传播重要的科技信息, 还能够提高经济效益, 具有很高的历史查考价值。而且, 它还是科技宏观管理中的一部分, 对于已经完成的科技项目, 按照一定的程序, 全程记录并立卷保存, 能够直接反映和记述科技活动。

2 文书档案归档整理的方法

2.1 收集文书档案

每个单位中的文件材料, 基本上都是需要各科室相互传阅的。因此, 在这个过程中, 如果不对其进行收集、保存, 就很容易丢失文件或者发生不合理的流动, 使得文件的完整性遭到破坏, 直接影响立档单位的文档管理。所以, 立卷的前提是档案完整, 才可以系统、有序地分类保存, 便于今后使用。尤其是单位的会议纪要、人员花名册、统计报表、学习文件、领导开会文件以及课题研究材料等内容, 更是要好好归档整理。有一些文件比较重要, 但目前还在使用的, 可以复印一份, 然后将原件归档, 使用复印件办公, 避免文件的损坏或丢失。文书档案的编制应有序排列, 以免出现重复。

2.2 文书档案归档整理

在保证文书档案完整的前提下, 要进行立卷归档, 就要按照文件特征进行分类。一般文书档案有以下特征:第一, 按照文书档案的作者特征分类, 指的是机关、社会团体、事业单位等。第二, 按照文书档案的时间特征分类, 指的是档案内容形成的时间。第三, 按照文书档案的地区特征分类, 指的是将同一个地区的档案归档整理在一起。第四, 按照文书档案的名称特征分类, 指的是将相同或相近的文档组合归档。第五, 按照文书档案的问题特征分类, 指的是把反映相同或相近问题的文档归纳在一起。第六, 按照文书档案的发文机关分类, 指的是将同一发文机关的文档组合立卷。

总而言之, 每种归档整理的方法都各有各的好处, 也有不足之处, 都可以反映出单位的社会活动。在实际归档整理中, 也并不是只按照一种特征进行分类, 必须是科学、合理的归档, 体现出各类档案间的区别。

3 科技档案归档整理的方法

3.1 收集科技档案

科技档案的收集和归档整理工作是一项重要内容, 以实现科技档案的合理、科学管理。收集科技档案是其中最为关键的步骤, 一般是在项目完成后, 及时将分散在各处的材料收集回来, 然后将这些材料归档整理。但实际上, 这些材料相当分散, 每个部门每个工作人员手上都可能会有, 有的也很难找到, 所以收集工作的开展十分艰难。科技档案从零散到系统、从分散到集中的过程是科技档案归档整理的重要环节。

3.2 科技档案归档整理

科技档案归档整理, 就是将收集好的科技档案按照内容、类别、特点及其相互联系等方面分类, 便于今后的使用。因此, 要制定科学的分类方案, 以便于对科技档案进行整理, 为以后遇到的问题提供依据。制定方案的过程中, 还要遵守上级规定和结合单位实际情况, 以便制定有效、合理的方案。科技档案归档整理的范围有:第一, 科技项目的任务书、审批材料、委托书、调研报告、合同等。第二, 阶段工作总结及成果汇报、论文、科技报告、专著、鉴定材料等。第三, 审批奖励材料、成果申报材料、经济效益等。第四, 总结、工艺文件、推广应用方案、转让合同、反馈意见等。第五, 中断或失败的科技项目形成的科技材料。

4 加强文书档案与科技档案的管理办法

4.1 加强组织领导

成立以局长任组长, 分管副职任副组长的档案工作领导小组, 各股室、单位负责人为成员。领导小组办公室设局办公室, 配备专职档案管理员。落实档案管理工作经费。将档案管理工作纳入各股室、单位和乡镇财政所年度目标考核内容。

组长负责高度重视档案管理工作, 要不定期进行询问、亲自督促, 将档案工作纳入全年重点工作之中。形成由分管局领导直接抓, 办公室具体抓, 各部门配合抓的工作格局, 确定专人负责该项工作, 限定具体时间进行所有文件资料的归档工作, 为档案管理规范化、标准化提供了有力的组织保证。

4.2 积极培训学习

为尽快掌握档案管理工作要点, 提高档案管理水平, 应积极组织档案管理人员和相关业务人员参加档案工作业务培训和档案管理培训班, 认真学习《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规。适时组织办公室文秘人员和档案管理人员赴档案管理先进单位观摩学习, 尽快掌握档案管理专业技能, 为档案管理工作打好基础。建立和完善文件材料和电子数据归档制度以及档案保管、保密、统计、鉴定销毁、查阅利用、设备维护使用、重大活动档案登记等一系列制度, 明确规定立卷归档、查阅利用、安全保密、库房管理、岗位责任等。

4.3 完善规章制度

在深入学习领会《中华人民共和国档案法》等文件精神的基础上, 借鉴先进单位经验, 结合工作实际, 改进和完善一系列规章制度, 提高档案管理工作的规范化水平。业务建设工作要追求精细化, 档案室统一接受全局档案, 按照归档范围和分类要求集中整理。文书档案、电子档案、会计档案齐全完整。收集与本局业务工作有关的资料, 如财政年鉴、统计年鉴、文件汇编等。保管期限按要求准确划分, 档案标号科学、规范。档案柜架摆放整齐, 要有明显的指引标记, 定期检查。

4.4 扎实开展工作

注重整理前的准备工作, 制定档案整理时间安排表, 要求各部门在规定的时间里收集所有归档材料, 保证全面、完整、及时。注重立卷规范, 采用“一讲、二看、三指导”的方法, “一讲”就是在立卷前, 向各部门兼职档案人员集中讲解档案归档流程、注意事项。“二看”就是在各部门档案立卷现场, 指导文件材料的鉴别、整理、排序。“三指导”就是在所有档案交办公室后, 聘请有档案管理专业技术并长期从事档案管理工作的人员前来指导, 对各部门移交的文件认真核对, 逐份检查, 对不符合要求的及时纠正。

档案管理事关税收工作的方方面面, 各部门在档案资料收集整理方面肩负重任。办公室牵头及时召开由各部门负责人参加的专题会议, 安排布置档案整理工作。要求各部门指定专人负责归档文件资料的整理分类, 并组织相关人员学习档案管理规章制度及整理流程, 明确各部门在档案归档过程中需要完成的任务, 形成人人重视档案管理工作的思想认识。

5 结语

不论是文书档案, 还是科技档案, 它们都具有较高的使用价值及参考价值。因此, 档案归档管理工作就显得至关重要。我国应对这方面工作加以重视, 建立档案数据库, 便于查找档案, 对其进行规范化、系统化的管理, 不断加强档案管理工作。

参考文献

[1]苏冬梅.文书档案与科技档案归档整理方法[J].甘肃科技, 2004, (05) :161-162.

浅谈会计档案的整理 第9篇

它是由会计凭证、会计帐簿, 通过帐簿加工处理原始数据, 根据需要再通过报表把帐簿揭示的各种控制数据反馈给有关职能部门。

会计档案有自己的特点:

(一) 精密性

会计档案实质上是一个由数字组成的非常精密的网络, 一环套一环, 环环相扣, 相互依存, 它精密地反映经济活动的微妙变化, 而且不允许出现丝毫的差错, 否则会带来整个系统的混乱。

(二) 系统性

会计档案是由会计凭证、会计帐簿、会计报表组成的一个完整的档案系统, 它们有着固定的层次和严格的秩序, 既紧密联系, 又相互制约, 如决算与预算、总帐与明细帐, 记帐凭证与原始凭证等都表明了这种层次关系和系统性质。

(三) 外形独特, 类别简单

会计档案的外形具有自己的特点, 种类之间明显不同, 而且主要只有三大类, 分类极其简单明了, 这是其他门类的档案无法相比的。

二、会计档案整理工作的基本原则

会计档案工作的整理应遵循三个原则:一是保持其外形特点;二是保持会计档案的交流性和完整性。立卷、排列、编目一般维护三个系统 (凭证、帐簿、报表) 的独立性, 还要严格遵守会计材料的时间顺序, 不能打乱秩序。三是便于保管和利用。整理时应从本单位实际出发, 把保管和利用有机结合起来, 才能达到使用的目的。

三、会计档案的保管期限

《会计档案管理办法》为会计、档案材料的管理鉴定作了明确规定:除年度决算和涉及外事、私改会计材料等归永久保管外, 其他一委划为定期, 分为三年、五年、十年、十五年、二十五年五个期限。定期保管期限巡多给档案管理带来不少弊端, 如按期限单独编号, 会使会计档案分得复杂、零乱, 不便管理和查找。因此, 定期会计档案在管理排列中不宜细发, 根据本单位工作需要延长定期保存时间。

四、会计档案的分类

财政部、国家档案局印发《会计档案管理办法》中规定“会计档案是揸会计凭证、会计帐簿和会计报表核算专业材料”。除此之外还有工资清册、工资转移证、会计移交清册等。为妥善保管、方便利用, 我认为, 还应该设第四类、即“其他类”, 就是说把三大类以外的会计材料通通划为其它类, 然后在每一年里按习惯规定其秩序。

五、会计档案的整理

(一) 会计核算材料的立卷

1. 凭证:

A、编写本卷的张页号。原始单据可以不编页码, 记帐凭证必须编凭证号, 填写凭证封面, 对一些装订不齐、不规则的凭证做一些必要的加工。

B、填写凭证封面, 对一些装订不齐, 不规则的凭证做一些必要的加工。

2. 帐簿:

装订形式大致有三种:死页帐、活页横式帐、活页竖式帐。死页帐维持面貌, 不能拆散重新装订, 封面加一小封签。活页帐则将硬皮、空白页去掉, 加帐皮用线绳装订。

3. 报表:

不同保管期限的报表应分别立卷;年度决算必须单独立卷;季报、月报也应分别立卷, 季报、月报页数较少也可分并立卷, 保管期限按季报确定。

(二) 会计档案的分类和编号

把会计档案的排列与编号就是对各种类型的会计档案, 按照年代、类别、保管期限等进行系统的排列, 然后编上顺序号, 达到便于管理和利用的目的, 起着固定档案的顺序位置和巩固整理工作成果的作用, 具体排列、编号方法有以下几种:

1. 对永久保管的会计档案要单独排列, 从最早的一年开始, 统编一个流水号。

2. 类别—年代—保管期限排列法。

就是将会计档案, 先按会计报表、会计帐簿、会计凭证等类别分开;在同一类别内, 再按年代顺序排列, 年代早的在前、晚的在后, 在同一年代中再按保管期限长短排列保管亚欧大陆发, 长的在前, 短的在后。在同一类别内, 档案多者, 一年编一个流水号, 少者可几年编一个流水号。

3. 年代—类别—保管期限排列法。

就是将会计档案先按年代分开, 在一个年代里再分开报表、帐簿、凭证等类别;在同一类别中, 保管期限长的在前, 短的在后, 然后按报表、帐簿、凭证的顺序一年统编一个流水号, 这种排列方法的好处是:一个年度的全部会计档案都集中在一起。

从便于管理, 便于利用的角度看, 以类别—年度—保管期限排列法为好。

六、编制会计档案案卷目录

1.会计档案案卷目录由封面、目次、案卷目录表三部分组成。

2.案卷目录是会计档案的总登记簿, 它既是管理交接档案的依据, 又是查找利用档案的检查工具。因此, 必须认真填写好, 填写方法按会计档案排列编号顺序逐卷、逐册填写好。

论科技档案的整理工作 第10篇

科技档案的整理工作, 就是将管理档案部门收集来的科技档案进行有效的分类, 其基本上是遵循一定的规律的, 根据其形成的特点进行严格的归类, 从而进行系统排列编目等工作。那么目前对于这类工作主要分为两类, 这两类包括对科技档案的系统整理, 与此同时还有对文件材料的科学编目。那么系统整理主要包括了两个方面, 这两个方面指的是对案卷的分类和排列, 这是为了对真实的生产活动进行真实的反映。其次是对文件材料的科学编目。科学编目主要是对固定案卷进行分类, 主要偏重于案卷的内容与构成。科技档案整理大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。那么我们就分类而言就有以下几种方法, 首先是工程项目分类法, 此方法相对来说适用于对本单位范围内基建档案的划分。第二种方法是型号分类法, 该方法适用于产品档案和设备档案的分类, 从而对产品的单元进行分类。第三种方法是课题分类法。这个方法就比较适用于对目前一些独立的研究课题进行分装和管理。第四种方法是专业特征分类法。顾名思义, 这种方法就是对于专业性较强的课题进行分类, 适合于对科研课题进行划分。那么我们知道对于不同的科技档案, 我们要采取的分类方式也是不同的, 那么就要求我们在实际运用中, 要灵活运用这些方法, 根据实际情况, 选择有效的分类方式, 从而更好地完成分类工作。

科技档案的整理涵盖了对档案进行筛选分类排列等等若干流程, 这是对文件材料保管利用的重要环节.可见科技档案的整理的重要性。那么现在我们就对于其重要作用进行简单的分析。首先, 做好科技档案整理工作, 对于档案质量的提高, 以及对档案使用效率的提高是具有推进作用的。其次其最大限度的实现了对档案的价值的使用。由此可知做好档案工作对于我们的重要意义。目前的档案管理工作随着经济的不断发展, 融入了更多先进的工艺技术, 也在某种程度上对档案案卷的保护加上了一层安全锁。最后我们说, 科技档案整理为科研生产打下了坚实而有力的基础, 所以我们要给予一定的重视, 也要不断地去探索和提高。

二、科技档案整理相关工作

科技档案的管理主要是对于科技档案的收集工作以及对文件材料的整理工作和鉴定工作。下面我们简单说明一下关于文件材料的收集以及整理工作。

首先, 我们说对于科技档案的收集工作, 其是指通过一系列切实可行的措施, 把具有科学价值的文件资料集中到档案部门的档案管理工作。按照国家的明确规定, 科技档案都应该认真遵守并贯彻统一管理的原则。我们遵循科技档案的自然形成规律, 为了保证科技档案的完整准确, 我们要根据具体情况, 制定具体的归档工作。下面我们对科技档案收集工作的方法措施进行一下说明, 首先, 根据以往对于科技文件进行收集时所使用的方法, 当目前进行的科技活动结束后, 有关科技业务部门要按照相关制度, 对科技文件进行科学筛选与系统整理。其次, 对于科技档案收集渠道要明确且保证其畅通性, 从而保证收集工作能够得到顺利进行, 这样也使相关人员工作效率更高。

下面我们说关于科技档案的整理工作, 其一共涵盖了两个部分, 第一个部分是系统整理的部分, 而第二部分是科学编目部分。这两个部分是息息相关, 密不可分的。在科技档案整理的过程中, 我们所要遵循的依然是其自然形成规律, 保证档案材料之间的密切联系。关于科技档案的种类以及其内部的结构是不同的, 在不同专业领域里, 由于档案内容不同, 所以其内容构成也是不尽相同的。且在不同的单位内部, 我们要尽力做到, 条理清晰明白, 分类简单明确。那么在案卷排列与分类管理的时候。我们首先要清楚的一点是, 要先清楚的分类, 然后根据不同类别的档案材料, 按照其显著的特征特点进行排列。那么对于排列我们有两种传统并且有效的基本方法, 第一种方法是分类排列法, 这种方法是要对科技档案内容以及所属体系进行排列, 并存放到规定的位置上。第二种方法是流水号排列法。以上就是我们所说的关于科技档案的收集以及整理工作的具体内容。

三、结束语

科技档案中的文件材料是一组有机联系且价值同等的文件集合。而科技文件之间的联系又是多个方面的。我们知道科技档案的整理工作是相当重要的一个环节, 我们必须引起足够的重视, 不可掉以轻心。这就要求我们改变以往陈旧的观念, 不再将科学档案的整理工作简单的只认作是保管的责任, 而是结合目前的科技信息服务, 打破传统规则, 创造出为科技档案的整理更切实可行的方案, 让档案工作开辟出一个新的局面, 并发挥其最大作用, 为人们提供更方便更快捷的服务。其次就是要做好基础工作, 对档案的收集, 鉴定工作不可马虎大意, 草草了事, 要秉承着认真负责的态度, 才能将科技档案的整理工作更进一步, 迈上一个新的台阶, 得到更好的发展。

摘要：科技档案的整理主要是指对于重要的科技信息资源的整合, 是在科研生产过程中逐渐形成的。其产生于生产科研等活动中, 最重要的一点是它是对于科技档案科学管理的最重要也是最基础的工作之一。

关键词：科技档案,文件材料,整理,资源

参考文献

[1]杨友秀.档案工作基本理论与方法[M].北京:档案出版社, 2004.

[2]苏冬梅.浅谈科技档案管理规范化[J].甘肃科技, 2003 (04) .

[3]刘敏.加强科技档案管理促进科技档案利用[J].内蒙古科技与经济, 2007 (14) .

[4]狄生琴.科技档案管理现代化的内容[J].陕西档案, 2004 (6) .

[5]刘佳.关于科技档案现代化管理的思考[J].科技情报与经济, 2006, 7 (16) .

科技档案保管整理简化探究 第11篇

【关键词】科学档案；可行性；简化方法

一、科学档案简化整理可行性分析

对于科学档案的简化而言，首先要在保障不影响档案正常管理的情况下进行，通过采用传统文档式档案管理简化方法，通过将科学文档进行单位整理，实现对科学文档的简化。在传统文“件”文书文档的简化发展下，科学文档可以充分借鉴传统文档的简化原则，通过对整理对象进行优化，就能够实现对科学档案的简化整理在科学档案的管理上有很多和文书档案管理所相同的地方，我们可以通过将文书文档的简化方式，对科学文档简化进行套用，就能够实现对科学文档的有效简化。

在现代科技的发展进程下，通过借助计算机技术能够有效提升档案管理的发展，不仅如此还能够将科学档案通过良好的数字化链接，实现对大面积数据的有效调取。

二、科学档案简化优势分析

1.简化程序。对于传统的科技档案保管整理而言，其大多要经过对档案的定期分类、编号、编目、组合、拟定标题以及装盒这几个步骤，有的时候整理步骤高达十几道。通过简化整理能够仅通过对档案的分类定期、编号、编目和装盒这几个步骤就实现对档案的管理。在充分利用计算机软“件”，使用专门的档案管理系统将档案的目录进行一键生成，大大降低了人工的使用，不仅降低了科学档案的整理保管时间，还降低了保管过程中的费用和人力支出。通过对科学档案进行简化，在检索程序的同时，人们手工的工作就得到了降低，使得文件的管理过程中所需要的人力大幅的降低。

2.加快检索速度。现阶段科学档案在传统的整理中要想查找出我们所需要的档案，首先要查找出相应的技术和文“件”是属于哪一种类型，然后通过相应的目录分类找到有关的技术文件，然后再从档案保管箱里找到我们所需要的档案。如是想从案卷中查找出相关的图纸或者文件就需要对相关的文件和图纸进行查找，通过保管期限的不同找出不同的档案案卷，这种查找方式十分的困难，难以实现对档案的准确查找。对于传统整理而言的案卷而言，其查找手续与检索的速度都十分的缓慢，不利于档案的利用和管理。通过简化整理的科学档案，能够充分利用计算机的数据处理和检索功能，再找找所需的档案和文件的时候仅通过计算机的检索功能就能够轻松地将相关的文件查找出来，在通过对关键字进行检索，就能够将我们所需要的文件精准的查找出来，从而提高档案的有效利用率。

3.档案利用方便。在通过对科学档案进行按“件”划分之后，档案的查找速度以及查找能力就能够得到很大的提升，在通过以各“件”的名称进行检索，就能够实现将所需要的问题进行快速的搜索。在科学档案简化下能够在有效利用计算机的强大系统的情况保障“件”的快速整理和检索。通过对科学档案的“组件”和“件”的管理不仅使得档案的利用更加便利而且还增强了档案报关的安全性，在检索的时候通过精确查找和相关组件查找，从而使得档案使用更为精准避免了由于检索问题导致的信息泄露。

三、科学档案保管整理简化方式

首先在对一些整理繁琐且工作量较大的“件”进行整理上，要想其整体的工作量的阿斗简化，就需要对其进行“件”理论模式操作，也就是将每一份文“件”都按照“件”来划分，将“件”分为单一自然“件”和组合自然“件”这几种形式。通过“件”和“组件”的方式能够有效对工作检索内容进行简化，通过这种方式能够保障在工作的时候其范围能够得到适度的扩展，其中相关的有机组合能够通过模仿传统文书文档，卷宗的整理形式，将传统卷宗整理形式与“件”的形式进行结合，实现将科学检索的内容的简化，能够满足各方面的需求。

在对科学档案保管简化方式的“组件”过程中，一定要遵循将内容简单且数量少的并在内容上存在内在关联的文“件”进行“组件”，比方说会议记录、会议材料、会议讨论图纸等。进行“组件”的主要目的就是为了保障其能够可观的理解，不必采用较为复杂的规则来进行硬性的强调。再其掌握尺度的调控上，需要各单位在“组件”的时候根据企业的自身情况进行。从而保障“组件”和简化能够满足单位档案检索和保管需求。

对于档案的“组件”之前，还需要对其进行相应的预处理，通过人工的整理能够有效地给“组件”进行封面和标题，从而使得在“组件”内部的填写的时候，能够与正式文“件”进行统一装订。在计算机中进行档案管理软“件”录入的时候，通过计算机模糊检索，就能够将我们之前人工处理的相应问题进行全面的调取，保障我们所调取出来的数据适合我们检索的内容。

对于档案管理而言，其进行目录管理的时候还需要我们对计算机档案管理软“件”中目录进行设置，这样我们就能够通过利用目录实现将“组件”的全面检索。

【参考文献】

[1]王旭东.论档案文化资源的开发利用[D].云南大学，2013

[2]任亮.“卷改件”的理论与实践研究[D].辽宁大学，2013

[3]夏大为.公共服务视角下的当代中国档案馆开放性设计策略研究[D].华南理工大学，2015

[4]刘蔚.图书、档案、文物集中式管理研究[D].山东大学，2012

[5]鲁国华.浅谈电子档案管理在银行管理中的应用[J].人才资源开发，2016，10：184

试论科技档案的简化整理 第12篇

一、科技档案简化整理的优越性

所谓科技档案简化整理,是指科技档案整理由过去的以“卷”为单位的整理改为以“件”为单位整理,以此简化整理程序,提高工作效率。科技档案简化整理的优越性主要体现在整理、检索、利用和有利于计算机管理上。

1. 简化整理程序,节约人力财力。

传统的科技档案立卷过程要经过分类定期、排列编号、著录编目、组合钉卷、拟制标题、装盒入箱等步骤,工序高达10道,不仅费时而且费力。简化整理只需经过分类定期、排列编号、著录编目、装盒入箱步骤,省去了编制页号、组合钉卷、拟制标题的工作,而且目录的数量也可从4种减少到2种,再者著录数据录入电脑,专用档案管理软件自动生成目录(数据录入比手写快几倍),这在一定程度上节省了填写目录的人力和时间,上述简化措施有效地节约了大量的人力和财力。

2. 加快检索速度,有益查全查准。

从科技档案传统整理的案卷中查找档案,必须首先确定要查找的技术文件或图纸属于哪一类别,然后通过分类目录找到技术文件或图纸所在的案卷,再从档案箱中取出案卷,并在案卷目录中查找技术文件或图纸的位置,如果要查找同一技术问题的相关文件或图纸,由于此技术问题的文件或图纸可能因为保管期限的不同而分置于不同的档案案卷中,这时查找就比较麻烦,可能会影响档案的查全查准。可见,传统整理的案卷查找手续多,检索速度慢,不利于科技档案的利用。简化整理的科技档案,可直接通过计算机强大的检索功能查找所需的技术文件或图纸,所费时间不过几秒钟,对于查找同一技术问题的相关文件或图纸,只要输入的关键词准确,计算机就会把有关这一问题的所有相关文件或图纸一件不漏地列出来,查全率、查准率极高。

3. 方便档案利用,防止失密泄密。

经过简化整理的每件科技档案都有“件”号,这就杜绝了查找过程中错误的发生;简化整理引入计算机检索渠道,其快捷的查找速度为科技档案利用对象节省了时间;借助计算机多角度的查找方式,可满足利用者多方面的科技档案需求,大大方便了利用者对科技档案的利用。由于简化整理后科技档案是以“件”为单位独立存在的,所以档案人员提供档案利用时不必提供整卷的科技档案,而是用户需要哪一件提供哪一件,这样就避免了因提供某一件科技档案而泄露其它件科技档案的秘密,对于防止科技档案的失密起到了保险作用。

4. 便于微机管理,提高工作效率。

传统整理的科技档案一个案卷包含几种性质、几份或几十份的档案,计算机不好管理,管理软件相对来说也比较复杂,用于研制管理软件的费用大,不利于普及应用。简化整理后的科技档案以“件”作为计算机的一个管理单位,管理起来比“卷”更容易,使用的管理软件也相对简单,可大幅减少研制管理软件的费用,便于推广使用。利用计算机管理以“件”为单位的科技档案,一是无需频繁翻阅档案实体,省时省力;二是检索速度快,对于查找成批的科技档案表现更突出;三是可任意组合多角度不同专题的科技档案,减少科技人员查阅科技档案的时间,从一定程度上提高了科技档案的工作效率。

二、科技档案简化整理的可行性

科技档案的自身特点决定科技档案可以实行简化整理。

1. 科技档案以项目(课题、型号)作为整理对象,更易于简化整理。

文书档案由4大类组成,每一大类还细分很多小类,内容涵盖范围广,经过简化整理后,档案的管理和查找利用不存在困难。内容复杂的文书档案尚且可以进行简化整理,以项目作为整理对象、二级类目相对于文书档案简单的科技档案,就更易于简化整理。科技档案把一个个科技项目作为独立的整理单元,不像文书档案类别容易交叉混淆,科技档案内的文件、图纸名称相对固定,种类不多,简化一些整理程序不会影响到科技档案的管理和查找利用。

2. 科技档案以科研过程分段整理,更方便简化整理。

科技档案依照“可行性研究、设计、试制、鉴定、总结”5个过程进行整理,文件图纸的排列顺序基本不变,省去页号和拟制标题两道工序不会打乱文件图纸之间的固有联系,文书档案内容混杂排列无序,从这一点来说,科技档案比文书档案更易于简化整理。科技档案内性质相同的文件图纸比较集中,根据科研5个过程的特点来查找,相比于文书档案更容易,因此科技档案比起文书档案更适合简化整理。文书档案以年度作为整理单位,档案的整理受到年度的约束,而科技档案是以一个科研过程作为整理单位,可跨年度整理,不受年度约束。文书档案的整理因受到年度的限制,一个事件的文件材料可能分布于几个年度,经过简化整理后查找比较麻烦。科技档案就不同了,一个科研过程可能跨越几个年度,但经过整理后归属于一个年度,文件、图纸高度集中的优点使科技档案比文书档案更方便简化整理。

3. 科技档案与文书档案在整理上具有共同特点,完全可以简化整理。

科技档案与文书档案的整理原则大致相同,都是充分利用原有的整理基础、保持文件之间的历史联系(有机联系),便于保管和利用。科技档案与文书档案在整理内容上也基本一致,都是由系统化整理和基本编目组成。科技档案与文书档案甚至在整理方法和步骤上也基本相同,它们主要经过鉴定、分类、组卷3个步骤,3个步骤的工作方法也相似。既然科技档案与文书档案的整理特点基本相同,那么科技档案也可以像文书档案那样实行简化整理。

4. 科技档案的计算机管理为简化整理提供可行通道。

传统的科技档案整理方法比较复杂,步骤较多,检索工具达到4种,不便于计算机管理,即便用计算机管理,也会大大增加管理软件的程序,占用系统大量空间。科技档案经过简化整理后,整理方法变得简单,步骤也较少,检索工具减少到2种,有利于计算机管理。因此,计算机管理为科技档案简化整理提供了可行通道。

三、科技档案简化整理的方法

科技档案的简化整理应根据科技档案自身特点,在吸收文书档案简化整理方法的基础上做一些变通。

1. 取消案卷,以“件”为单位整理科技档案。

案卷作为科技档案的整理单位是传统整理方法的最突出特点,取消案卷,改以“件”为整理对象,使整理工作更细更深入。

2. 以《归档文件目录》代替《全引目录》、《卷内目录》。

《归档文件目录》与《全引目录》、《卷内目录》性质相同,著录格式及项目一致,以《归档文件目录》代替《全引目录》、《卷内目录》可以一举两得,也就是说设立《归档文件目录》,取消《全引目录》和《卷内目录》。

3. 保留《卷内备考表》。

科技档案装盒后,“件”的一些情况需要《卷内备考表》加以记录,比如盒内有多少件,多少页,文件材料有几份,图纸有几份,何时增补哪些文件、图纸等都应一一记录下来,档案借阅归还时才能根据《卷内备考表》记载的事项进行清点,因此《卷内备考表》不可取消。

4. 取消页号,每“件”编一档号。

“档”号由年度、分类号、保管期限、“件”号组成,年度即该科技档案归档的年度,分类号是该科技档案所属类别,保管期限则是该科技档案被确定的保管期限,“件”号是给予同一保管期限同一类别内并按照科研过程排列的文件、图纸的顺序号。“件”号已具有页号的功能,所以传统整理法中的编页号步骤就可以省略了。

5. 取消《总目录》,保留《分类目录》。

科技档案由产品类、科学技术研究类等组成,每一个年度的《归档文件目录》内都可能记录几个类别的科技档案,如果要查找某一类别的科技档案,在无时间线索的情况下,只能依靠《分类目录》找出此类别档案归档的年度,然后再根据《归档文件目录》找出此类别档案的“件”号及存放位置,故《分类目录》必须保留。《分类目录》是按类汇总的目录,也是一种总目录,传统整理法中的《总目录》也就没有保留的必要。

6. 每一件科技档案加盖一个“归档章”。

在每一件科技档案上加盖“归档章”,就如给该件科技档案上“户口”,使该件科技档案在计算机内或在档案盒内有一个相应的位置,便于存取。科技档案的归档章与文书档案的归档章应有区别,具体样式设计如下:

全宗号是档案馆给文件图纸所在单位的代表性编号,年度是该件科技档案整理立档的年度,室编件号是档案室按同一保管期限同一类别科技档案的排列顺序编制的顺序号,分类号即是科技档案类别代号,保管期限是该件科技档案应保管的期限,馆编件号是档案移交档案馆后,档案馆编写的“件”号。

7. 简化整理的科技档案盒不能使用传统整理的科技档案盒。

简化整理的科技档案盒正面上方书写“全宗名称”,侧面书写“全宗号、年度、保管期限、分类号、起止件号、盒号。起止“件”号又分为“室编件号”和“馆编件号”。