学校接待外宾流程

学校接待外宾流程（精选7篇）

学校接待外宾流程 第1篇

外宾接待流程

一、确定接待内容

接待活动前一天需明确以下事项，以便安排后续工作：

1、接待对象：

掌握来宾信息，包括姓名、所属单位、职务、人数，是否有随行人员或司机。

2、接待人员：

确定接待活动中的领导名单，包括集团领导和公司领导。根据服务内容和分工确定所有服务人员名单，建立会务组微信群，以便随时通报接待行程、进展及变更事项。

3、来访目的：

了解来访目的，以便有针对性的安排接待流程和所提供的服务。

4、参观地点及接待行程：

确定来宾参观的地点以及整个活动过程的行程安排、参观顺序及时间节点。

5、服务需求：

确定整个接待过程中所需要的服务内容，如接送服务、参观地块、沙盘讲解、会议服务、用餐服务、住宿服务等。

6、接待时间：

提前了解来宾的出发地点（以便推算路程所需的时间）、出发时间，以及计划到达参观地点的时间。

二、来宾接应：

对首次来访的宾客和重要来宾，应提前在来访途中等候迎接并引导至参观地点。需提前确定接应地点、时间、接应对象及车牌号，指定专人专车在约定时间前20分钟到达等候。（通常北京市来宾应在京哈高速西集出口接应）

引导人与来宾会合后，应第一时间在会务组微信群中通报，距离目的地2公里左右再通报一次，以便公司领导和接待人员做好迎宾准备。（例如：参观目的地为C4办公楼，引导人员应在到达中信第一城时在会务组微信群里通报位置。）

三、项目参观服务

1、根据接待对象的来访目的确定参观路线，提前模拟一遍，了解路况，发现和解决参观路线中可能出现的问题，记录每段路程所需时间，以便确定最终的接待行程和各环节时间。

2、重要来宾来访，需安排专人在参观区域或特定区域巡视，发现问题及时反馈，并协助处理突发事件。

3、根据参观人数确定适合的车辆，指定驾驶人驾驶，驾驶员负责提前检查车况，对车辆内外部进行清洁整理，保证油量充足，并备一箱矿泉水供来宾车上饮用。冬夏两季应提前开启空调保持舒适温度。

4、确定候车时间，驾驶人员应提前将车辆开到门口等候，注意将车门正对楼门，切不可将车尾对着楼门方向。

5、确定随车参观的陪同人员，参观车辆每到达一个目的地应及时在微信群中通报位置，同时，在允许的情况下，对参观过程进行拍照作为存档资料。若除公司领导外无其他陪同人员，应安排指引车在参观车辆前方开路，指引车驾驶人负责随时通报位置。

6、参观非本公司区域时，如紫藤堡、天下第一城，应提前联系相关单位，沟通参观事宜并告知参观车辆车牌号，保证车辆进出自由。

四、沙盘讲解服务

（一）准备工作

1、提前一天将接待活动行程告知物业公司，安排保洁员重点清扫参观区域，做好室内通风。清扫首层卫生间，装入擦手纸、卫生纸及洗手液。物业工程部提前一天检查灯光音响空调是否运行正常，发现问题及时维修。接待当天提前1小时启动首层空调，提前30分钟将灯光、音响调试完毕。

2、圈定来宾停车场区域，及时通知公司员工停车注意事项并安排保安公司做好车辆疏导工作。来宾车辆到达停车场后，保安员应给予引导和帮助，但对车辆的停泊位置不做强性限制。

3、物品准备：准备沙盘专用激光笔3支；在前台位置摆放小瓶矿泉水供来宾自取。在沙盘休息区茶几中间摆放矿泉水、烟灰缸。

（二）过程中服务

1、来宾车辆到达停车场时，由保安人员将大门全开，并侧立于大门东侧，面向西，立正迎宾；同时，楼内的引导人员开启沙盘灯。

2、来宾进入大门时，保安人员立正敬礼，待来宾全部进入办公楼后，保安人员礼毕，关闭大门，立正站于大门内侧，面向沙盘方向。沙盘讲解过程中，保安人员不得随意走动或坐下休息。

3、来宾进入办公楼时，由两名引导人员立于台阶两侧，小声提示来宾注意台阶。讲解开始时，引导人员将激光笔和话筒递给主讲领导，并站立于沙盘外侧，随时观察公司领导和来宾需求提供服务，并根据来宾需要将其引导至相应地点。

4、在允许的情况下，安排摄像人员进行拍摄。

5、沙盘讲解结束后，一名引导人员将来宾引导至下一行程地点，另一名引导人员负责在一层等候收尾。若来宾离开，应尾随来宾后方协助送行。

五、会议服务

（一）会前准备

1、会议室设备：

 会议室电脑：如来宾座谈时，需要播放影音或PPT文件，应提前确定与投影仪接驳的电脑，保证运行良好，开会前接好电源并开启。 投影仪：提前30分钟启动投影仪并与电脑接好，调试好画面，保证投影图像端正，字迹清晰。  空调：冬夏两季应提前30分钟启动空调，调试至适宜温度。

灯光：根据会议需求将灯光亮度调至最佳，如使用投影仪，需提前拉合窗帘。

2、会议室用具：

 会议桌上摆放物品的标准（见下图）：桌牌距离会议桌边缘50公分，桌牌下方正中位置根据需要摆放A4白纸一张或会议资料一份，桌牌右侧摆放瓶装水一瓶，根据需要选择小瓶农夫山泉或苏打水，瓶装水右侧摆放瓷质茶杯一个，杯把朝右侧摆放，A4纸右侧摆放签字笔一支或根据需要摆放激光笔一支，笔尖向前。播放幻灯时，为汇报人准备1支翻页激光笔，1支备用。会议桌中央，每间隔50公分依次摆放烟灰缸及纸巾盒。

  茶具准备：参照会议倒水服务。

其他：在茶水柜准备富余的会议资料、瓶装水、A4白纸及签字笔，以备用。在允许的情况下，准备录音笔、相机、录像机，提前一天充电，检查内存，保证会议使用。

3、会议资料准备：

 影音、PPT文件：将需要放映的文件提前拷贝至会议室电脑中，确保文件完好，开启正常，同时在U盘中备份以防文件丢失。 书面文件：将汇报文件打印成册，与其他资料一齐影印数份，保证与会人员人手一份，同时留有富余。

4、其他用品准备：

（二）会中服务

1、茶水服务：

参考会议倒水礼仪。

2、茶歇服务：会议时间较长时，需准备茶点台，提供点心、水果及各类茶饮，食物要求方便易取。会务人员应注意及时清理桌上垃圾，及时补充食物，避免空盘。

3、会议结束时，会务人员应及时开启会议室门，使与会人员顺利离开，同时注意观察会议室桌面，是否有人遗漏物品。一名引导人员将来宾引导至下一行程目的地，另一引导人员负责等待收尾，避免有停留或去卫生间的客人掉队。

六、餐饮服务 首先确定用餐人数以及工作餐数量，确定用餐时间和用餐地点，根据不同用餐地点进行不同的服务安排：

（一）公司内用餐（以小餐厅为主）

1、提前一天确定菜单内容，通知食堂准备食材。

2、备齐餐厅常用物品：专用小号纸巾、烟灰缸、牙签、启瓶器、醒酒器、调料瓶、蒜碟、茶具、餐具、垃圾桶等

3、餐厅布置：根据用餐人数摆放桌椅、餐具，摆放标准如下：

4、接待当天，在用餐时间前0.5-1小时开启空调，调试至合适温度。提前开启灯光。如需饮用红酒，应提前30分钟将红酒打开倒进醒酒器内醒酒。

5、用餐过程中，会务人员全程陪同服务（公司领导有特殊指示的除外），待客人落座后开始斟茶，根据需要倒酒。从主宾开始，按顺时针顺序进行。用餐过程中注意观察，根据需要随时添水倒酒。关注用餐人需求提供相应服务，桌上或餐碟中杂物较多时，征求同意后及时清理或更换餐碟。

6、上菜注意事项：上菜位置要固定，选择靠近门口的位置。上菜前要提示上菜位置的用餐人，一手端盘，一手轻轻转动托盘。端盘不宜过高，动作要轻缓平稳。及时撤掉空盘。汤、粥类食品应同时提供，不摆上桌，询问用餐人喜好后，在茶水柜处盛好双手端上。

7、来宾随行人员或司机，不与主宾一同用餐的，由专人负责陪同接待，至员工食堂用餐。

（二）公司外用餐

1、根据用餐人数及领导要求选定合适的用餐地点，需提前实地考察环境与服务。

2、确定餐标和菜单，预定好工作餐。

3、提前预定或准备酒水饮料。

4、用餐前1小时，会务人员到达餐厅检查环境和餐饮准备情况，等候来宾。来宾驱车前往用餐地点时，会务人员应在微信群中通报。

5、来宾到达用餐地点，会务人员开门迎接，引导来宾至用餐区。

6、会务人员和司机等不与主宾用餐的人员一同至工作餐地点用餐。

7、会务人员随时了解主宾用餐情况，根据需要提供服务，用餐尾声时，通知司机准备候车。

七、住宿服务

1、确定住宿人数及住宿人员身份信息，确定住宿标准与住宿时间。

2、联系相关酒店宾馆，预约房间，需实地考察宾馆环境、档次及服务状况。

3、与宾馆沟通好住宿事宜，做到宾客到达时，出示证件即可入住。

4、与宾馆预约服务事项，如早餐、叫早等。

5、重要来宾，应提前在酒店房间准备瓶装水及水果，方便客人取用。

八、活动收尾

1、宾客离开时，会务人员在来宾后方协助送客，来宾车辆驶离，服务工作终止。

2、来宾初次来访，应安排送客车辆或引导车辆，将来宾引导至接应地点。

3、观察是否有停留客人或领导，以便提供茶水等服务。

4、收尾工作：关闭所有用电设备、灯光，回收会议用具和书面资料，清洗清点茶具数量，妥善保管，通知保洁进行清理打扫。

5、活动资料收集：对接待活动当天涉及的汇报材料、录音、照片等进行收集整理，统一存档备案。

6、活动总结：对接待活动全过程进行总结，梳理工作流程中存在的问题和疏漏，对活动流程进行改进和完善。

学校接待外宾流程 第2篇

二、对象：参与接待工作的人员。

三、内容：本次接待分为六大内容：基本礼仪、会前迎接、会议安排、会后活动、欢迎晚宴送别仪式。

(一)、基本礼仪：

1.所有工作人员统一着装。服装应保持清洁、完好，扣子齐全，不漏扣、错扣。打好领带，配穿皮鞋，上衣袋不装东西，裤袋少装东西，并做到不挽袖口和裤脚。

2.会议接待人员在上岗期间员工必须佩带工作证牌。

3.男会议接待人员胡须应修剪整洁，头发修剪整齐，不能过长。女会议接待人员淡妆上岗，且与年龄、身份相符。不能当众化装。注意讲究公共卫生，上班前不吃带有刺激性气味的食物，避免口腔异味。

4.接待时注意力集中，展现良好的精神状态，无疲劳状、忧郁状和不满状。立姿端正，抬头、挺胸、收腹、双手自然下垂。行走步伐有力，步幅适当，节奏适宜。

5.避免在客人面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、挖耳朵等不文雅行为。与领导、客人交谈时，要神态专注，表情自然，表达得体，不得背手、袖手、抱手或抄手。

(二)、会前迎接：

1.迎接礼仪：

(1)对前来参加会议的外国客人，应首先了解对方到达的车次、航班，安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。

(2)接站人员迎接客人应提前为客人准备好交通工具。到车站、机场去迎接客人，应提前到达，恭候客人的到来，决不能迟到让客人久等。

(3)接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来到我们这个美丽的城市”等等。

(5)主人应提前为客人准备好住宿，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务、设施，将会议的计划、日程安排交给客人。

(6)将客人送到住地后，接待人员不要立即离去，应陪客人稍作停留，热情交谈，谈话内容要让客人感到满意，比如客人参与会议的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。考虑到客人一路旅途劳累，主人不宜久留，让客人早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉客人。

2、接待礼仪

(1)客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。

(2)客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料。

(3)接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。

1)在走廊接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。

2)在楼梯当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全。

3)在电梯引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。

(三)、会议安排

1、会议代表团秘书长及联络员预备会：

(1)会场环境布置：提前将会场所必须的物品准备完善。应给人庄重、协调、整洁、舒适的感觉,灯光亮度适中。

(2)会议台型布置：因为是预备会议，是小型会议，可采以下方式。

(4)会议迎宾服务：迎宾员应在会议室门口迎候客人到达。来宾到达时应引领到签到处签到。迎接来宾入座时,要面带微笑,用语礼貌,举止大方,手、语并用。对进入会场的来宾脱下的衣帽,服务人员及时伸手去接,并挂至衣帽架上。

(5)会场服务的注意事项：1)绝不能倚靠会场墙壁或柱子。2)在会场服务时应尽量不干扰讨论中的客人或正在发言的客人。3)会场服务过程,语言、动作要轻,避免影响发言者。4)遵守会场规定,不得随意翻阅会议文件或打听会议内容。

2、早餐会

(1)备餐的时间：用餐的时间不宜长于一个小时。

(2)就餐的地点：既能容纳下全部就餐之人，又能为其提供足够的交际空间。

(3)参加的人员：各代表团团长

(4)食物的准备：为了便于就餐，以提供冷食为主;为了满足就餐者的不同口味，应当尽可能地使食物在品种上丰富而多采;为了方便就餐者进行选择，同一类型的食物应被集中在一处摆放。除此之外，还可酌情安排一些时令菜肴或特色菜肴。一般而言，自助餐上所备的食物在品种上应当多多益善。具体来讲，一般的自助餐上所供应的菜肴大致应当包括冷菜、汤、热菜、点心、甜品、水果以及酒水等几大类型。

(5)客人的招待：安排服务者。

自助餐上的侍者须由健康而敏捷的男性担任。他的主要职责是：为了不使来宾因频频取食而妨碍了同他人所进行的交谈，而主动向其提供一些辅助性的服务。如推着装有各类食物的餐车，或是托着装有多种酒水的托盘，在来宾之间巡回走动，而听凭宾客各取所需。再者，他还可以负责补充供不应求的食物、饮料、餐具等。

3会议开幕式及会议代表主题演讲

具体安排事宜见预备会，将地点改为大型会议厅或礼堂。会议台型可调整为“教室型”，见图：*座次：与会人员的座次应统一安排，由于座位有前有后，有正有偏，在排座位时要妥善安排，照顾全面，可以采用以下方法排列

4合影留念：

合影时，有时需要排定具体位次。

5、警务协作协议签订仪式

(1)地点为HI酒店礼堂

(2)位次排列：因本次参加人数较多，所以选用“主席式”，其操作特点是签字桌须在室内横放，签字席须设在桌后面对正门，但只设一个，并且不固定其就座者。签字时，引导各方签字人以规定的先后顺序依次走上签字席就座签字，然后即退回原处就座。

6、闭幕交接仪式

(1)场地：HI酒店礼堂

(2)邀请嘉宾：确定合适的人选，不宜太多，要提前通知。

(3)礼品的准备，为参与者准备具有纪念意义的小礼品，

(4)注意仪表修洁。

(5)注意待人友好。

(四)、会后活动

1、植树纪念活动：

(1)召开负责人会议,以及全体成员会议。(2)进行工作分配，安排具体工作。(3)强调安全事项。

(4)提前通知来宾参加活动

2.警民共建图书馆剪彩仪式

(1)剪彩仪式的准备

1)剪彩物件的准备。①红(彩)色的缎带、绸带。②剪刀应选用新的，为显示隆重热烈，讲究的单位选用金色的剪刀③托盘和剪刀、彩球的数量应与剪彩的人数相一致，白色薄纱手套一副，用红绒布衬垫，使用时由礼仪小姐双手托上递送给剪彩者。

2)剪彩人员的确定。剪彩人员主要在应邀的来宾中产生，其身份和影响应与剪彩仪式的内容和规格相统一。

3)礼仪小姐的选定。一般是容貌姣好、仪态端庄大方，还要有一定的文化素养和气质、比较年轻和健康等。对挑选出的礼仪小姐，应该进行必要的教育和培训，让大家懂得剪彩仪式的意义和自己的责任，熟悉剪彩仪式的程序和应有的礼节，落实各自的分工和位置，以确保仪式有条不紊地进行。

(2)剪彩仪式的程序

1)嘉宾入场：剪彩仪式开始前五分钟，嘉宾便应在礼仪小姐的引领下集体入场

2)仪式开始负责人宣布仪式开始，奏乐、鸣炮，然后介绍到场的嘉宾，对他们的到来表示感谢。

3)宾主讲话：由主办单位代表、上级主管部门代表、合作单位代表以及社会知名人士先后发言。

4)进行剪彩：礼仪小姐在欢乐的乐曲声中登场，引领剪彩者按主办单位的安排站立在确定的位置。在剪彩者剪断红绸、彩球落盘时，全体人员热烈地鼓掌。

3.参观考察

(1)应在前一天通知所有参与的人员，并将参观地点告知，请客人选择，最后通过统计选择出将去的地方。

(2)活动当天备车接送，活动地点打标语欢迎，途中备好导游人员为客人讲解，准备好水与食物。

(3)参观活动结束后，合影留念。

(五)、欢迎晚宴

1、排座次：座次的原则是：左高右低、中座为尊、面门为上、观景为佳、临墙为好。圆桌正对大门的为主客，左手边依次为2、4、6、8右手边依次为3、5、7、9直至会合，根据主客身份、地位，亲疏分坐。桌与桌间的排列讲究首桌居前居中。

3、菜肴选则：(1)有中餐特色的菜肴。(2)有本地特色的菜肴。(3)本餐馆的看家菜。

4、排菜顺序：首先上桌的是冷盘，接下来是热炒，随后上的是主菜，然后上点心和汤，最后上的是水果拼盘。如果上咸点心的话，讲究上咸汤;如果上甜点心的话,则要上甜汤。正餐可能有12-14道菜。

(六)、送别仪式

送行的地点还往往要选择宜于举行仪式的广场、大厅等等。为来宾送行之际，对于送行人员

试论流程管理在接待工作中的应用 第3篇

接待工作事无巨细, 涉及到方方面面, 仅以会议会务工作为例, 有的大型会议涉及会议代表动辄百人, 个别甚至上千人, 工作人员必须要做到:确保大会座位安排到位, 会议日程通知到位, 车辆安排准点到位, 餐饮座位排序到位等等。由此可见, 接待工作是一项长线任务, 要全局谋划、通盘安排、细致考虑、精准到位, 要抓好工作全过程, 保证业务连续性, 确保会议安全、连贯、顺利召开。

接待工作虽是一项大型的系统工程, 由各种杂乱琐事组成, 由一个团队去完成, 但还是有章可循的, 流程管控是做好接待工作的一个很好着力点, 是预防人员调整、流失和规范接待管理体系的抓手。

流程是多个人员、多个活动有序的组合, 是多年工作的积累, 是企业价值的体现。流程可以把个人的优秀变成多人的优秀, 甚至是向组织能力的转变。一些不规范的企业, 寻找个别能人异士, 一旦能人走了, 或者企业做大了, 整体工作就会受到影响。优秀企业靠的是流程、靠的是制度, 只要流程在, 只要有规范, 核心竞争力就不会消失。流程魅力在于把一个人的优秀变成100个, 甚至10000个人的优秀, 最终形成的结果是:一个人可以用30天时间, 掌握别人几十年摸索出来的规律, 形成公司的永久财富。一个人经验, 大众受用, 一时制定, 永久受益。

那么如何科学制定会议接待流程呢?笔者认为接待流程管控, 就是“傻瓜式”管理, 记录下接待过程中常规的、重复做的事情, 并加以分析、研究, 形成一种规律, 通过改进完善, 最终固定下来, 让所有人都能很好使用这台“傻瓜照相机”。重点把握好以下几点:

一、应用WBS (工作分解结构) 管理方法, 科学制定接待流程

把一个接待工作, 按一定的时间原则分解成任务, 再把任务分解成一项项工作, 再把一项项工作分配到每个人, 直到分解不下去为止。重点明确会务接待中会前、会中、会后等涵盖哪些项目, 项目又有哪些小项目, 逐一进行任务分解。例如会前要了解来宾情况 (单位、姓名、职务等) , 具体要求及日程安排。要了解我方领导要求, 包括礼宾规格、操作重点。按照身份对等及对口接待原则, 确定陪同领导及接待人员。

总之, 制作详细的接待流程, 要达到无论何人、何时、何地操作流程, 接待无差异。做到新员工看流程模板, 按流程进行, 就很容易达到标准化、职业化。

二、准确把握接待中重点要素、易忽略环节

通过流程督办单, 逐条检查落实每项重点要素。例如:航展开幕仪式首先要重点关注天气, 是否准备遮阳、雨具等。会前要注意参会人员航班是否准点等;落实主席台人员临时变动, 就座顺序安排、领导人员讲话稿摆放;音响话筒效果等。会中考虑交通状况, 落实车辆安排等;会后落实纪要及议定事项督办等。

三、做好人员分工, 实现从“靠领导推动”向“靠流程引导”转变

在大型活动的时候, 办公室人员就变得十分紧张, 这时可以发动群众力量, 建立一支召之即来、素质过硬的志愿者队伍, 实行一对一服务, 落实每位嘉宾活动安排, 这样接待不仅体贴入微、细致周到, 而且节约成本。同时充分利用现代通讯手段和微信平台及时做好志愿者内部沟通, 确保沟通顺畅、衍接到位。

四、认真分析费用细支, 节约成本

一年下来接待领导和客户有时会达到上千人, 一年成本下来动辄上百万, 但是不知具体开支。通过详细登记每笔开支, 积累原始数据, 年终掰开揉碎每笔费用, 分析必要性, 从源头上采取降低公司费用措施。

五、认真梳理客户类型, 做好分级分类管理

每次接待结束后, 建立优质客户接待档案信息, 详细记录客人来访时间、行程安排、陪同领导、就餐地点及礼品等, 这些信息将为下次接待安排积累原始数据。现在进入大数据时代, 数据决定市场资源, 原始信息是接待工作宝贵历史财富。第二次客户来访, 办公室可以根据上次接待经验, 准确掌握客户喜好, 做好接待方案, 让客人充分感受公司浓浓厚意。

六、加强流程化意识的培养, 持续创新优化流程

当接待出现问题时, 首先要从流程上寻找原因, 通过流程破解难题。每次接待结束后, 必须“回头看”, 总结改善流程中存在问题, 然后再实践总结, 再寻找问题……。通过一次一次的持续优化, 最终确保流程符合“可执行、可操作、可检查”的要求。

当前中央提出八项规定, 开展党的群众路线教育实践活动, 明确提出反对形式主义。因此接待工作也不能固定思维模式, 必须提高服务意识、转变服务观念, 将接待工作从重形式向重内容转变, 要在“实”、“诚”、“精”、“细”上下功夫, 用好手中的权力和关系资源, 以客户满意为标准, 换位思维, 提供精细化服务。

参考文献

接待外宾遇到的尴尬事 第4篇

从1963年到2000年的近40年中，我一直在外交部地区司和驻外使馆工作，对礼宾业务所知甚少。但通过多年的观察和实践，我深深感到，礼宾在整个外交工作中占有十分重要的地位。乍看起来，礼宾工作非常具体、单调，甚至有些琐碎。实际上，这些具体、单调，甚至琐碎的事务正是完成所有重大外交任务所必不可少的。它需要有很强的政策性、很细致的工作作风，更需要有高度的责任心。

越南总理没吃上丰盛早餐

1964年9月底，越南总理范文同率党政代表团访华并参加中华人民共和国成立15周年庆祝活动。离开北京后，由外交部罗贵波副部长陪同，前往上海、杭州、南宁参观访问。当时负责此次接待工作的是外交部国际司的一位副司长和亚洲司的一位处级干部。我作为刚参加工作不久的年轻翻译，也随团活动。

去外地的绝大部分交通工具是乘坐专机，只是对上海到杭州的一段作了一项特殊安排。考虑到客人们计划在10月4日上午8时离开上海，乘专列火车只需一个多小时，如在火车上用早餐，便可以一边品尝上海的风味小吃，一边领略铁路两旁的江南风光，将会别具一番情趣。客人们对这一安排表示十分满意。为此，客人们下榻的锦江饭店厨师作了充分的准备。4日上午，客人们准时离开上海，车站上举行了隆重、热烈的欢送仪式。专列车厢布置得美观、整洁。外交部礼宾司的官员请范文同总理和罗贵波副外长在车厢正中位置就坐。

火车启动后，宾主愉快交谈，并准备品尝丰盛的早餐，但10多分钟过去，仍不见服务员端来早餐。礼宾官员便去催问列车服务员，对方答称未听说要在列车上用早餐一事。这时，负责具体落实早餐的那位处级干部猛然想起，原来头一天晚上他忘记了告诉锦江饭店，要提早把准备好的早餐送到专列上。此时，中方官员的尴尬和客人的茫然可想而知。罗副部长是老红军，现场表现得十分镇定，他让礼宾官去问专列上有什么可吃的东西。但列车长答称，只有少许生大米、咸菜和几个生鸡蛋。于是决定临时现熬大米粥和煮鸡蛋。

又过了约20 分钟，服务员在范文同总理和罗副部长面前摆上了两碗大米粥、一盘煮鸡蛋和一小碟咸菜。其他客人和中方陪同只得“买参观票”了。客人们照样谈笑风生，表现得若无其事。但面对当时的情景和气氛，中方所有陪同人员的感受真是难以言状。那位当事的处级同志更是悔愧交加，回北京后专门写了书面检讨。听说当时正在上海的李富春副总理得悉此事还发了脾气。

部长到底吃不吃饭？

1965年春，我到驻越南大使馆工作。1966年春节前后，朱其文大使决定请越南交通运输部部长潘仲慧和该部数十名官员，到大使馆出席一次电影和冷餐招待会。主管礼宾工作的干部在发请贴时，无意中夹进了一张只看电影的请贴。谁知事有凑巧，这张只看电影的请贴偏偏落在了潘仲慧部长的手里，而大使馆对此却全然不知。招待会当天下午，越南交通运输部打电话给大使馆说，大使馆的请贴已全部受到，绝大多数的请贴都写着看电影和吃饭两项内容，只有潘部长的请贴只有看电影一项内容，现在潘部长想了解一下，他到底吃饭不吃饭。

这时大使馆才意识到工作的疏漏，一再表示歉意，并马上补送了请贴。当时中越两国关系和大使馆同越南交通运输部的关系都很好，对方也不认为大使馆是有意这样做的。但通过此事暴露了大使馆礼宾工作的不够过细。

1966夏“文化大革命”初期，越南总理范文同内部访华。我当时正从驻越南大使馆回国休假，临时被借去参加接待工作。专机预计于午前到达首都机场，原计划是周总理到机场迎接，由于总理临时有事，改为由李先念副总理迎接并陪同至钓鱼台国宾馆。抵达钓鱼台后，客人们被引进一栋小楼。范文同总理曾多次访华，对钓鱼台的各栋楼房已有一个大体的了解。他看见这次住进的楼房较小，便小声询问身边的越南大使陈子平：“这是几号楼？”陈大使回答说：“三号楼”。范文同未再说什么。

下午约2时，周总理来到三号楼会客厅，对安排客人住三号楼十分不高兴。总理问负责接待的礼宾司副司长，为什么这样安排。副司长报告说，许多栋楼里都住了人，就连三号楼，还是当天上午陈永贵同志搬走后，才腾出来的。总理问，为什么不住六号楼？副司长回答说，六号楼住进了巴基斯坦议长，因为考虑到巴基斯坦是友好邻国。总理说，可越南不仅是友好邻国，而且是来自抗美前线，为什么不想一想？接着，总理又问，为什么不住八号楼？副司长面有难色地说，八号楼正住着“江青同志”。总理说，有困难为什么不报告？为什么不把矛盾上交？副司长只好低头听着总理的批评。最后，总理表示由他亲自去和江青商量。

经过总理做工作，江青搬出了八号楼，范文同于当天晚饭前住了进去。副司长当面向范文同表示了歉意，并告诉范文同说，他为安排住房事受到了周总理的批评。范文同对中方的周到安排表示满意，并请副司长转达他对周总理的感谢。

记者拍照忘了装胶卷

1969年9月2日，越南民主共和国主席胡志明逝世。中方对这一事件极为重视。除中共中央发唁电、周总理专程到河内吊唁外，还派出由李先念副总理为团长、李德生同志为副团长的党政代表团出席8日在河内举行的国葬仪式。我国驻越南大使馆得知这一消息后，立即动员大使馆和新华社河内分社的全体人员，作好各方面的准备工作，并把具体任务一一落实到人。新华分社的一位年轻的摄影记者负责为代表团的活动照相。可能是过于紧张，也可能是经验尚不够丰富，第一天拍照的效果不算理想。这位同志心里自然也很难过。于是从每个细节都做了检查，决心一定要完成好第二天国葬仪式的拍照任务。

第二天，他一大早起来，提前两个多小时便赶到了国葬仪式现场巴亭广场。在整个仪式进行期间，他不停地拍照，务求拍好每一张，并且也按计划多留一些选择的余地。国葬仪式结束，他满头大汗，高兴地回到分社。但打开相机一看，发现胶卷根本没有挂上，就是说，一张照片也没有。为了及时向国内发消息，只得从代表团那里借了两张照片，作为补救措施。

1996年10月，政协副主席王兆国同志访问越南。在河内的主要日程结束后，我陪同他到下龙湾游览，第二天再回河内出席大使馆举行的欢送宴会。王兆国同志很平易近人，没有什么官架子，在前往下龙湾的路上，他同我进行了很轻松的交谈。谈到第二天大使馆的宴会时，我问王兆国同志喜欢吃些什么菜，他说一切都听从大使馆安排，只是由于长途行路，希望大使馆能准备一点大米稀粥。我表示毫无问题，立即照办。当晚，我便给大使馆的礼宾官打电话，让伙房准备好大米稀粥。为了保险，还让这位礼宾官把我说的话再重复一遍。

第二天大使馆宴会开始时，我对王兆国同志说，大米稀粥已经准备好了。王兆国同志一再表示感谢。但一个小时过后，仍不见端来大米稀粥。看到我有些着急，我的夫人便悄悄地到伙房去了解情况，两位厨师都说，没有人布置让他们准备大米稀粥。结果，只好现淘米，现熬稀粥，等把大米稀粥端上时，宴会都快结束了。我只好向王兆国同志表示歉意，但他还是一再感谢大使馆。事后一了解，原来大使馆礼宾官把准备大米稀粥的事完全忘光了。

接待外宾简单英语 第5篇

这两种食物中含有大量的蛋白质，空腹饮用，蛋白质将“被迫”转化为热能消耗掉，起不到营养滋补作用。正确的饮用方法是与点心、面饼等含面粉的食品同食，或餐后两小时再喝，或睡前喝均可。

二、酸奶

空腹饮用酸奶，会使酸奶的保健作用减弱，而饭后两小时饮用，或睡前喝，既有滋补保健、促进消化作用，又有排气通便作用。

三、白酒

空腹饮酒会刺激胃黏膜，久之易引起胃炎、胃溃疡等疾病。另外，人空腹时，本身血糖就低，此时饮酒，人体很快出现低血糖，脑组织会因缺乏葡萄糖的供应而发生功能性障碍，出现头晕、心悸、出冷汗及饥饿感，严重者会发生低血糖昏迷。

四、茶

空腹饮茶能稀释胃液，降低消化功能，还会引起“茶醉”，表现为心慌、头晕、头痛、乏力、站立不稳等。

五、糖

糖是一种极易消化吸收的食品，空腹大量吃糖，人体短时间内不能分泌足够的胰岛素来维持血糖的正常值，使血液中的血糖骤然升高容易导致眼疾。而且糖属酸性食品，空腹吃糖还会破坏机体内的酸碱平衡和各种微生物的平衡，对健康不利。

六、柿子、西红柿

含有较多的果胶、单宁酸，上述物质与胃酸发生化学反应生成难以溶解的凝胶块，易形成胃结石。

七、香蕉

香蕉中有较多的镁元素，空腹吃香蕉会使人体中的镁骤然升高而破坏人体血液中的镁钙平衡，对心血管产生抑制作用，不利于身体健康。

八、山楂、桔子

含有大量的有机酸、果酸、山楂酸、枸橼酸等，空腹食用，会使胃酸猛增，对胃黏膜造成不良刺激，使胃胀满、嗳气、吐酸水。

九、大蒜

大蒜含有强烈辛辣味的大蒜素，空腹食蒜，会对胃黏膜、肠壁造成强烈的刺激，引起胃肠痉挛、绞痛。

十、白薯

白薯中含有单宁和胶质，会刺激胃壁分泌更多胃酸，引起烧心等不适感。

十一、冷饮

接待外宾须知 第6篇

一、迎接

迎接工作的一般步骤是：（开始）准备→欢迎→安排生活（结束）

1．准备

（1）准确掌握客人（团组）抵达的时间、地点、所乘交通工具以及给予的礼遇等。

（2）迎接前检查预定客房、车辆及餐饮。

（3）通知宾馆、车辆等部门做好准备；重要来宾以及重要团组的接待，根据需要通知保卫、新闻、卫生、机场、车站等部门做好准备。

（4）通知并组织有关领导和部门按预定的时间、地点前往迎接。

（5）做好其他准备工作。

2．迎宾

（1）准确掌握抵达时间。提前到达以示欢迎与尊重，不让客人久候或自寻目的地。

（2）出示接站牌。因初次见面和迎接地点拥挤喧闹，为便于识别，高举接站牌、横幅、小旗等迎接，使客人能从远处看到，主动前来接洽；应礼貌地问清客人情况，不要接错人，既保证接站顺利，又增加客人的自尊、自豪感，增进双方感情。

（3）热情相迎。主动上前打招呼、握手、问候以示欢迎；自我介绍或递名片（可由身份最高者将迎接人员介绍给来宾，接着介绍来宾，先介绍身份地位高的人）；主动与客人寒暄，征得同意后帮客人提皮箱、行李，引领至车上。

（4）帮助客人与机场或车站联系签票、领取行李，组织装运行李。

3．安排生活

（1）将客送至住地，先让其洗浴更衣，以解旅途疲劳，再安排客人就餐。

（2）及时向客人提供《接待手册》，并征求客人对日程安排的意见和要求（如客人对日程安排提出变化要求，应报告有关领导同意后迅速通知各有关部门）。问客有无私人活动（探亲访友、购物）需帮助安排。

（3）分手时礼貌道别，并交待下次会面地点、时间、联系方法。

二、送客

送客是公务接待工作最后一环，可适当馈赠礼品，提醒别忘所带物品。送客的一般步骤是：（开始）准备→欢送（结束）。

1．准备

（1）核实客人离境的准确时间、地点、所乘交通工具；商定集合、出发的时间。

（2）通知宾馆、车辆等部门提前做好准备；重要来宾以及重要团组的接待，根据需要通知保卫、新闻、卫生、机场、车站等部门提前做好准备。

（3）通知并组织有关领导和部门按预定的时间、地点前往欢送。

（4）组织装运行李，检查客人是否有遗漏物品。

2．欢送

（1）为表隆重，参加接待服务的人员可在客人住地列队欢送。

（2）送客人至机场（车站、码头）。

（3）挥手告别并配以关切牵挂的道别语，待飞机起飞（车船开动）后再离开。

三、注意事项

1．严格照接待方案安排和组织迎送。

2．准确掌握客人抵离时间、地点和所乘交通工具，及早通知全体迎送人员和有关部门。如有变化，应及时通知。

3．接站人员应提前到达机场（车站、码头）迎候客人，以示欢迎与尊重；送客要待飞机起飞（车船开动）后再离开。

4．根据需要事先安排贵宾休息室；对首次来访、彼此又不认识的客人，应事先准备好接站牌。

5．客人抵达住地后，不宜马上安排活动，应稍事休息，给对方留下更衣时间。

6．在迎送过程中，应热情周到，服务规范，善始善终，文明礼貌。

礼仪学习-接待外宾 第7篇

随着国际交往的日益频繁，各国领导人、政府官员、公职人员、社会知名人士、企业家之间的互访活动大量增加。这些访问包括正式的国事访问、友好访问、工作访问、考察访问、各种业务访问，以及顺道访问、非正式的私人访问，等等。除了双边的访问活动以外，还有许多多边性质的国际会议、会晤以及其他国际活动。因此，世界上许多国家都要经常接待来自其他国家的大量外宾。如何做好接待工作，当好东道主，是礼宾交往中重要课题。

在接待外宾过程中经常遇到的一些礼仪程序和不同方式的活动，如迎送、宴请、会见、会谈等，我们在前面已经谈到的是与接待工作直接有关的一些其他问题。

关于邀请的方式。外宾来访，通常要由东道国先发出邀请，这既是礼节，也是一项必要的手续。邀请一般应以局面方式进行，被邀者在接到邀请函后，应及时给予答复，并据此办理有关的手续。邀请函除表示欢迎之意外，也表明被邀请者的身份、访问的性质以及访问的日期和时间等内容。有时，为了表示客气，也可请被邀者在他认为“方便的时候”来访，或将时间留待以后“另行商定”。

实际上，访问也并不一定都是由东道国一方首先提出，在有些情况下，是双方协商的结果。有的访问安排是由有关的协议事先约定；有的是当面口头邀请在先，然后再补送书面邀请函件；有的是通过外交途径商定访问事宜；也有的是来访者有访问的愿望，主动向东道国作出某种表示，经双方磋商同意，然后再作正式安排。还有的访问是作为一种“回访”的方式进行。总之，可以视不同情况，灵活运用。

有些国家对邀请外国领导人来访，做出了某些规定。例如，我国规定，应邀来访的国家元首、政府首脑访华天数一般以5天为限，最长不超过7天。其抵京日期，应避开中方的节假日和星期天。如因航班等原因实难避开，则抵京当日中方不安排正式活动。关于接待外宾的费用，国际上比较通行的做法是，来访者的国际旅费由来访者自己负担，在抵达东道国国境后的住宿交通等，由东道主招待。告别宴会或答谢宴会的费用，由来访者自理。但费用问题也可由双方通过协商决定。例如，对某些外宾安排自费来访，东道主除付设宴招待的费用外，全部住宿交通费均由来访者自行负担。还有的国家因财力所限，对来访代表团有人数限制，或在邀请时，即言明邀请的人数，超出部分的人员，费用自理。据俄罗斯《消息报》1995年月日1月3日报道，外国总统访俄，俄方只负担12~15人的费用，俄总统出访，对方也是这么办。随领导人来访的企业家、记者等的费用一般自理；专机机组人员的费用，除双方民航有互惠协定外，一般亦应自理。

为了搞好接待，在外宾抵达以前，就应做好充分的准备工作。首先，要搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。例如，来访外宾的总人数，是否包括主宾和其他人员的配偶，来访人员的职务、性别、礼宾次序等情况，这些均可请对方事先提供。重要国宾来访，其随访人员中，有正式随行人员（或代表团团员）和工作人员之分，而正式随行人员中有的还是政府的高级官员。此外，有的国家领导人来访，随行的还有企业家、记者以及专机的机组人员等。这些都应在事先了解清楚，以便由有关单位做好相应的接待准备。

对于外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等也可事先向对方探询，必要时，还可向对方索要来访者的血型资料。

拟订来宾访问日程前，还要向对方了解清楚抵离的日期和时间、交通工具和施行路线、对参观访问的具体愿望等。飞机起降的具体时间，可经由民航部门密切掌握。

访问日程一般应由东道国道国首先提出。日程草案拟订后，可先将主要内容告知对方，以便听取对方意见，并使对方有所准备。日程安排的好坏，对访问成功与顺利进行具有重要的意义。特别是国家领导人的访问，既要使日程安排符合礼议规格的一般要求，又要避免使人感到所有这类访问都千篇一律。在拟订日程草案时，除了遵循通常的礼仪程序以外，还要考虑以下一些因素：1.访问的目的和性质；2.访问者的愿望；3.访问者同东道国的哪些人和事有特殊的关系；4.访问者过去是否曾经来访过，哪些项目过去已经看过，如何使本次访问更具特色；5.来访者的年龄及身体状况能适应的活动限度；6.代表团其他成员的特殊要求与安排，特别是主宾的夫人，有时可以另行排一些有意义的活动。除了以上因素以外，主方领导人的时间安排是一个十分重要的因素，事先应当同有关 的办公室联系好。

日程安排的松紧应适当。活动安排太少，让客人有时在宾馆里无所事事，会感到受冷遇；活动安排太多，又会令客人筋疲力尽。要保持日程安排适当平衡确非易事。为了让客人在有限的时间内，多看一些东西，多接触一些人，常常容易把日程排得太满，没有轻松休息的时间。美国前总统艾森豪威尔谈起英国女王紧张的访美日程时说：“她们一定希望有时间休息安静一下。……如果任何助手敢把我的日程安排得像她们的那样（紧张），我就要把他解雇。”

有些大型代表团来访，为了达到更好的效果，可以安排他们分组活动。有的次要活动，可以安排代表团其他成员参加，以减轻主宾的劳累。

接待规格的高低，体现了对来访客人的重视程度和欢迎的热烈程度，来访者对于接待规格的高低也往往比较敏感。因此，对于来访客人的接待规格要妥善掌握

接待规格的高低常常从各方面表现出来。例如，宴会规模的大小，出席宴会的主方人员的身份；某些礼仪活动的隆重程度等，甚至有时住房和交通工具的安排，也会被人视为接待规格高低的反映。因此，对于同一级别的国宾，应保持大体上差不多的接待规格，以免给人以厚此薄彼的感觉。而对于某些在政治上或两国关系上有特殊需要的国宾给以“破格”的接待，则可能会收到明显的效果。

埃尔默·普利施科在其所著《首脑外交》一书中，描景。由于美英的传统关系和女王的特殊身份，她受到了美方特别隆重热情的接待。普利施科写道：“在女王繁忙日程上的主要活动有25项以上。每时每刻都有安排。……重大活动包括4次国宴、3次正式午宴、4次招待会和1次皇家授勋仪式。”“第一天晚上，总

统设国宴招待英国君主。宴会菜肴包括：冷冻菠萝、杏仁奶油汤、煎鱼片、烤小鸭、加白兰地酒的果仁冰淇淋和4种酒。近百人的晚宴用的是艾森豪威尔的餐具，餐具上有一道宽纯金镶边，复杂的圆凸雕饰，中间有金色的总统印徽。女王戴着亚历山大女王的宝石头饰……总统佩带女王父亲授予的、令人羡慕的荣誉勋章。”“第三天晚上，女王在英国大使馆为艾森豪威尔总统夫妇举行国宴，有80名客人，晚宴用的加冕宴会瓷餐具是特意从白金汉宫带来的。加拿大黑色哨兵乐队表演风笛助兴，他们身着绯红色配有黄铜纽扣的上衣、墨绿格子花呢短裙，鞋上有白色鞋罩。”报纸报道了这次访问的许多细节。美国国务卿称这次访问使两国之间紧密的历史联系更为“热烈、充满省略和举足轻重”。

接待规格虽然可以从多方面反映出来，但领导人的接见尤其重要。由谁接见，谈得怎么样，都是人们所关注的热点。有时候，东道国的主要领导人不在首都，来宾亦愿特意去外地会见。所以，在拟订接待计划和安排活动日程时，对领导人的接见，要给予特别的重视。

各国对来访外宾，尤其是国宾的安全，都特别重视。有些国家在重要国宾来访时，采取特别的安全警戒措施。这是因为东道国政府有责任保证客人在其境内逗留期间的人身安全。按照国际上通常的做法，国宾来访，自入境之时起，其安全保卫的责任，就落在东道国肩上。东道国政府应同来访国政府配合，精心制定保护他们的计划，包括警察护送、现场控制、近身保卫、食物品尝、交通安全以及其他一切必要的技术和预防性措施。礼宾部门在考虑日程和活动现场的安排时，也应将安全因素考虑在内。

有的国家为了做好本国领导人出访期间的安全保卫工作，还事先派本国安全部门的负责人前往访问国打前站，以便同东道国有关部门交流情况，勘察现场，交换意见，进行合作。

为了做好外宾的医疗保健工作，应采取相应的医护措施。重要国宾，由指定医院派专门医生和护士随团照应。

外宾来访期间的生活接待十分重要。住房、坐车、生活起居，要尽量使其舒适、方便、安全，饮食应当可口。住地应当选择在环境优美安静的地段，以便使来宾在繁忙紧张的活动之后得到适当的歇息。国事访问一般以住国宾馆、高级饭店为多，这些地方设备好，服务周到有经验。也有的国家为了讲究礼仪规格而安排来宾住在王宫、别墅等地方。元首住地应升来访国的国旗或元首旗。住房的分配，身边工作人员，如秘书、译员、近身警卫和服务人员等应住在靠近主宾的房间。对代表团中的高级官员亦应妥善安排。除非不得已的情况，单身汉亦应安排单独房间，而不要安排单身汉两人合住。住房可由东道主安排分配后，再征求客人意见；也可将房间位置图提前交给对方，请对方自行安排。

常年有外宾居住的高级宾馆、饭店，都应把搞好生活接待、不断提高服务质量作为其孜孜不倦的奋斗目标，不但要配备先进的生活设备，而且要有优质的服务。对客人要细致周到、体贴温馨，于细微处见精神。有一位纽约商人是泰国曼谷东方饭店的常客，有一次他在星期五住进这家饭店，发现饭店把他的房间安排在二

楼靠近楼梯的地方，他见此深受感动，因为基于宗教的缘由，他在星期五不能搭乘电梯。事情虽小，其情可嘉。

对于外宾的坐车，应在外宾到达前将车辆编号，做上明显的标记，按礼宾顺序安排他们坐车。大型代表团，可安排部分工作人员乘大轿车，这样行动会更方便。

住房号和坐车号应在外宾下飞机后，印发通知外宾使他们易于找到自己的坐车和房间，避免现场出现混乱。

关于饮食，应按外宾的习惯和爱好，尽量搞好。还应按外宾习惯，在房间内准备一些饮料、水果等，供其随时取用。

对于气候的变化应密切注意，防止因天气突变影响访问的顺利进行。60年代，朝鲜崔庸健委员长访华，到达东长春时群众夹道欢迎，恰逢飘泼大雨，周总理陪同贵宾乘敞篷车行进，虽然为崔庸健打了伞，但周总理看见几十万群众冒雨热情欢迎，始终不肯打伞，领导和群众都挨了雨淋，这种事情应尽量避免。

对于外宾在访问过程中的反应和意见，应及时了解，并迅速转达到有关领导和部门。由于外宾访问的时间不长，活动又很紧张，如不及时了解外宾的反应，就可能来不及解决所反映的问题加以解决，有助于使访问获得圆满成功。

对于外宾访问的情况，应通过新闻媒介及时加以报道。为此，要同新闻单位保持密切联系，必要时还可以举行记者招待会。对于记者的采访活动，应适当加以管理。对随团来访的记者、摄影记者、广播电视记者等的采访活动、通讯以及生活等，均应由有关的新闻单位给以必要的关心和协助。如报界要发表来访领导人的简历、照片等，可事先通过外交途径向对方索要。

对于来宾国家的国旗（元首旗）的旗样和制作说明，国歌的乐谱可以通过外交途径向对方索要。此外，还要收集一些来访国的乐曲，供奏席间乐及晚会表演时用。

国宾来访，一般都要送礼给东道国的领导人和工作人员，东道国亦相应赠礼答谢。领导人互赠礼品，可在会见时当面致送，也可通过礼宾工作人员转交；给一般随行人员和工作人员的礼品，则可收礼宾人员转交。送礼要避免千篇一律，重复雷同，因此对每次来访国宾的礼物，应有所记载，以备日后查阅。送给来访国宾的礼物，应争取随专机带走。如无专机，则一般不宜赠送大件易碎难运的礼品，以便于宾客作为随身行李运走。

国宾来访，有的将驻在东道国的大使亦正式列入随行人员或代表团团员名单。这样，接待时就应把大使作为正式随行人员列入代表团名单，接待时亦应按通常礼仪，安排大使参加某些正式活动，如会见、宴会等。欢迎宴会还应邀请使馆主要外交官员参加。来访国家领导人去外地活动，如该国大使提出陪同前往，亦应加以安排。经贸、文化、体育及军事方面的代表团来访有些官方正式活动，应邀请该国驻当地的商务、文化参赞或武官参加。车速访问，有的国家提前派先遣组

来洽谈访问的具体安排，东道国礼宾部门应予接待。

我国做法是，外国国家元首来访，我驻该国的大使可以提前或陪同来宾回国，参加接待工作。有时，外国政府首来访，亦可作此安排。这不但有利于沟通情况，做好接待工作；而且有利于我驻外大使在访问结束返馆后，在当地开展工作。这也是符合一般国际礼仪的做法，其他国家也有类似做法。

来访国宾去首都以外的其他城市访问，交通工具一般应由东道国安排。外国元首、政府首脑一般安排乘坐专机或火车专列，也有乘包机或火车上加挂专用车厢的。其他一般代表团乘坐班机。公路交通发达的国家，也可视情况乘汽车。

国家元、政府首脑去外地，均由政府派其他高级官员陪同前往。当地的市长、省长举行欢迎宴会，致欢迎词，来访的主宾或其他主要官员答词。省、市长一般应陪同参观访问。政治性会谈一般在首都举行，个别情况下也在外地举行的。著名的中美《上海公报》就是最终在上海谈定并公布的。