oa流程进行主数据

oa流程进行主数据（精选4篇）

oa流程进行主数据 第1篇

物料主数据新增流程：线下数据收集＞线上数据审批＞物料主数据维护员在SAP系统维护

1、线下数据收集：（申请部门>各工厂负责人>各视图负责人>各工厂负责人）

1)各公司申请部门，如仓库保管员提交新物料申请，物料申请统一命名为《（XXXX）_SAP ERP一期项目_物料主数据维护申请表”日期+版本“》如《****_SAP ERP一期项目_物料主数据维护申请表0916V10》

2)申请部门/申请者将需要新增的物料基本信息填写完整，即《****_SAP ERP一期项目_物料主数据维护申请表V20模板》中“物料主数据新增数据维护表”页签标注“申请部门”的字段。如物料组。

3)申请部门填写完申请表中的基本信息后提交到各工厂负责人处。各工厂负责人核实基本信息无明显错误及全部基本信息均已维护后将维护申请表发给各公司、各视图负责人。若有纰漏，反馈至申请部门进行修正。

4)各公司、各视图负责人填写各自负责的字段，如生产部门填写标注了“生产部门”的字段。填写完毕后，统一发给各工厂负责人将全视图数据进行汇总。

2、线上数据审批：（各工厂负责人>各部门长>信息部物料主数据维护员）

1)各工厂负责人在OA提交数据新增申请流程

2)按照各公司生产＞采购＞销售＞质量＞财务的顺序，由部门长在OA中进行审批确认 3)线上审批最后节点为信息部物料主数据维护员，维护员若发现存在错误，将其反馈至各工厂负责人，由各工厂负责人通知对应部门进行修正。修正后各工厂负责人重新提交一次新增申请流程。

4)部门长及维护员全都审批通过后，由维护员在SAP系统中维护物料主数据结束流程。

3、SAP系统维护

1)信息部物料主数据维护员在SAP系统的720环境中测试导入物料主数据，测试通过后正式在800环境中导入。

注：

一、（非常重要）提交新增物料时，请务必确保四家工厂中没相同物料，否则将会重复增加。现发现最近提交上的新增物料很多是系统已存在的，只是提交上来的描述和系统中的有些许出入。

二、维护申请表中有必填和可选字段之分，请知悉。

oa流程进行主数据 第2篇

自20世纪90年代起,我国政府开始加大对企业内部控制的规范力度,制定和颁发了一系列有关法律法规、规范,解决企业内部管理层内部控制意识薄弱、企业制度不健全等问题。为加强上汽通用五菱汽车股份有限公司内部控制体系建设,提高公司经营管理水平,完善公司治理的关键环节,确保按照公司章程,围绕公司发展战略,识别影响公司“运营的效果和效率、财务报告的可靠性、合法合规性”等方面的主要风险,以及应对这些风险的关键控制活动,关注公司重大决策流程、重大决策执行和重大风险的控制与防范。研究制定内部控制规范是公司贯彻落实科学发展观,适应上市公司监管要求,实现又好又快发展的重要保证;是完善法人治理结构,形成内部约束机制的重要内容。公司旨在通过编制内部控制手册,用书面化的形式进行明确,以促进公司各级员工明确职责分工、正确行使职权,并加强对权责履行的监督。

内部控制手册的编制工作,是一项政策性和专业性很强的工作,在编制过程中主要遵循了以下基本原则。

一是全面性原则。内部控制应当贯穿决策、执行和监督全过程,覆盖企业及其所属单位的各种业务和事项。

二是重要性原则。内部控制应当在全面控制的基础上,关注重要业务事项和高风险领域。

三是制衡性原则。内部控制应当在治理结构、机构设置及权责分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督,同时兼顾运营效率。

四是适应性原则。内部控制应当与企业经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应,并随着情况的变化及时加以调整。

五是成本效益原则。内部控制应当权衡实施成本与预期效益,以适当的成本实现有效控制。

2 SAP系统建立物料主数据流程简介

本流程主要描述在SAP系统中建立物料主数据,分清责任,使工作有序进行。物料主数据分为整车主数据和原材料与半成品主数据,整车主数据指将公司内成品车当作是一个物料时所包括的相关信息,原材料与半成品是公司内进行生产时的零部件以及订单车增减清单中的零部件。

流程中共分为5个部分介绍了该流程的使用范围、术语介绍、区域职责、流程图和记录表式。流程图如图1所示。

3 SAP流程在实施过程中存在的问题

SAP流程是规定各区域工作内容的文件,该流程只规定了各区域在时间节点的交付物,而对一些数据的要求没有作控制,如:是否只有真实、有效的主数据变化才能被录入系统?是否对主数据的变更录入准确、完整?是否对物料主数据及时更新作控制?这些也就是控制活动中的控制点所在,只有把这些问题解决和控制到位,才能保证SAP流程在实施过程中的效果。并且该流程还缺少了验证手段和过程,对流程的结果也没有控制到,所以在实施过程中仍会有一些流程控制不到而导致的不良后果,如零件信息来源不准确,并非是真实有效的数据,数据创建过程中信息不足从而影响下游部门使用零件主数据,零件主数据的更改不及时,或者更改后没有通知下游部门而导致实施不到位等问题。

4 内部控制制度在SAP流程实施过程中的情况

针对以上问题,我们编制了SAP流程的控制程序如下。

4.1 流程综述

本子流程主要描述在SAP系统中建立物料主数据,分清责任,使工作有序进行。物料主数据分为整车主数据和原材料与半成品主数据,整车主数据指将公司内成品车当作是一个物料时所包括的相关信息,原材料与半成品是公司内进行生产时的零部件以及订单车增减清单中的零部件。

4.2 职责分工

技术中心:负责在SAP系统中创建物料主数据;填写《SAP整车VSN主数据维护单》《SAP原材料/半成品主数据维护单》并通过网络发送给财务、采购及供应链管理中心和销售公司SAP协调人。

采购及供应链管理中心:负责了解新零件的相关信息,并在《SAP原材料/半成品主数据维护单》电子版上填写相关信息;将填写完的《SAP原材料/半成品主数据维护单》电子版发送到技术中心。

销售公司:负责了解新零件的相关信息,并在《SAP整车VSN主数据维护单》和电子版上填写相关信息;将填写完的《SAP整车VSN主数据维护单》电子版发送到技术中心SPEC和产品配置定义工程师。

财务部:负责了解新零件的相关信息,并在《SAP整车VSN主数据维护单》和《SAP原材料/半成品主数据维护单》电子版上填写相关信息。将填写完的《SAP整车VSN主数据维护单》和《SAP原材料/半成品主数据维护单》电子版发送到技术中心SPEC和产品配置定义工程师。控制目标和关键控制活动见表1。

4.3 主数据信息的发布

规划部收集相关资料,根据各个项目进度、市场需求、CR/DN决议等,确定新增或取消的品种代码,以及其他的变更内容,编制预备A类通知发给技术中心及各相关部门。

SPEC在EWO起草阶段和编辑阶段分别对原材料/半成品主数据信息进行审核,审核完成后签署EWO;整车主数据的维护根据规划部发布的预备A类通知执行。

4.4 主数据信息的维护和验证

(1)维护。SPEC和产品配置定义工程师根据需求创建物料主数据、填写《SAP原材料/半成品主数据维护单》,并每月以网络方式发送1版给采购及供应链管理中心、财务部SAP协调人。SPEC创建整车主数据并填写《SAP整车VSN主数据维护单》并通过网络发送给销售公司、财务部SAP协调人。各部门SAP协调人接到《SAP整车VSN主数据维护单》《SAP原材料/半成品主数据维护单》后核对并反馈给技术中心。

SPEC在EWO处理阶段根据SAP系统规定模版在SAP系统中创建零件原材料/半成品物料主数据信息,根据和规划部发布的预备A类通知维护整车主数据。

(2)验证。财务和物流等下游部门使用数据并验证,验证数据错误则反馈给SPEC,SPEC再次核对并作相关更改。

SPEC每月定期对主数据信息进行抽查,抽查报告提交主管审核,并每月制作《物流反馈BOM问题报告》给TDC相关领导和其他相关人员查看。

4.5 各部门反馈信息要求

EWO到处理阶段SPEC即维护主数据信息;采购及供应链管理中心反馈主数据信息,SPEC在1个工作日内核对、更新并答复。

5 结语

综上所述,制定流程是为了规范各区域的操作规范,而对于各流程节点的操作结果则就需要内部控制程序来限制,这样才能保证流程的实施过程中没有漏洞,没有缺陷,才能解决流程制而不施,施而无效的问题。而流程的有效实施也保证了企业运行的效率和成本的控制。

参考文献

[1]魏凤仙.企业内部会计控制策略[J].商场现代化,2008(3).

[2]周竹清.企业实施ERP的研究——我国中小企业成功实施ERP关键因素的探讨[J].物流科技,2005(2).

[3]邓超.产品数据管理(PDM)规范应用指南[M].北京:中国经济出版社.20t17.

oa流程进行主数据 第3篇

关键词：面向服务体系架构 (SOA) ,主数据管理 (MDM) ,流程监控 (PM)

1 主数据和主数据管理的概念

主数据是指在整个企业范围内各信息系统 (实时操作、事务及分析型应用系统) 间共享的基础数据, 从企业整个范围来看, 包括客户 (customer) 、卷烟商品 (item) 、卷烟供应商 (supplier) , 员工 (employee) 以及组织机构 (organization) 相关的数据。通常需要, 为了实现主数据在整个企业范围内的准确性 (veracity) 、一致性 (consistent) 、完整性 (complete) 目标, 需要建立主数据管理系统 (Master Data Management System, MDMS) 。

主数据管理 (Master Data Management , MDM) 是指一组约束和方法用来保证一个企业内主题域和系统内相关数据和跨主题域和系统的相关数据的实时性、含义和质量。这是从深层次来说来说明主数据管理 (MDM) 的深度和复杂性, 简单的说, 主数据管理 (MDM) 保证你的系统协调和重用通用、正确的业务数据 (主数据) 。通常, 我们会把主数据管理作为应用流程的补充, 通过从各个操作/事务型应用以及分析型应用中分离出主要的信息, 使其成为一个集中的、独立于企业中各种其他应用核心资源, 从而使得企业的核心信息得以重用并确保各个操作/事务型应用以及分析型应用间的核心数据的一致性。通过主数据管理, 改变企业数据利用的现状, 从而更好地为企业信息集成做好铺垫。

2 流程简介

流程是指企业运作的所有流程, 即企业的所有活动都可以看作是一个个流程, 流程是由若干个服务组成的, 在IT技术上流程称为工作流, 服务称为流程节点。在IT技术中, 关于流程最早是以WfMC为代表的“业务流程开发商”, 他们主要拥护以XPDL作为描述语言来描述业务流程;之后是以OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards, 结构化信息标准促进组织) 组织为代表的, 被IBM, MicroSoft, BEA所拥护的BPEL/BPEL4WS规范;之后向来以规范著称的OMG组织也不甘示弱, 联合BPMI组织, 独辟蹊径以Notation Specification为入口, 首先推出了BPMN规范, 进而推出了BPDM (Business Process Definition Metamodel BPDM) 。

在本文中流程, 是指主数据在企业内信息系统间流转的过程。流程部署流程服务器 (WPS) 上。流程监控 (PM) , 是指基于BPEL标准的业务流程监控, 主要实现系统和系统之间的整合, 系统间数据的流转, 通过服务进行交互, 服务是流程中的节点;通过服务进行数据的交互, 实现主数据在各系统中的一致性。

3 主数据管理 (MDM) 平台

企业可以看作是企业实体对象, 包括组织、人员、产品等在不同的环境和条件下的不断运转的过程, 实体对象和运转过程映射到信息系统中, 分别对应着数据 (可以用ER图描述) 和业务流程 (可以用流程图、业务逻辑和业务规则描述) 。数据和业务流程能够全面反映实体对象及其运动的状态。在现实社会中, 实体对象的运动体现为一系列活动, 在信息系统中, 活动表现为一个流程节点, 实体对象通过一系列的业务活动直至最终完成任务, 在信息系统中体现为数据状态的不断变化, 直到数据最终完成。

主数据管理是数据管理的一种高级形式, 它必须构建于ETL或者EII (Enterprise Information Integration) 等技术之上, 因此很多主数据管理平台本身就包含了数据模型定义、数据加载、数据转换、数据质量管理、数据质量优化和数据同步分发等功能。也有某些厂商把MDM作为数据集成产品的一个模块交付给客户。

4 主数据管理的分类

4.1 操作型主数据管理系统

这种类型的主数据管理系统主要用于实现在分步式的交易型数据环境中实现主数据的集成、协调、同步和控制。其强调核心商业数据在各个不同的交易系统中的准确和一致。其所使用的技术主要是EAI的技术。

4.2 分析型主数据管理系统

这种类型的主数据管理系统主要用于实现数据仓库环境下的主数据的清洗、整合、集成等。其强调核心商业实体数据在数据仓库中的准确、完整和可用性。其所使用的技术主要是数据集成和清洗的技术。

4.3 企业级主数据管理系统

这种类型的主数据管理系统需要在整个企业数据环境中控制、集成、协调和优化主数据。要在整个企业数据环境中实现主数据的准确、完整、及时和一致, 从而最大化企业数据资产的价值。

烟草行业所建设的主数据管理平台的最终目标就是一个企业级主数据管理系统。它将作为整个企业范围内实现主数据控制、集成、协调和优化的中枢。在当前阶段, 其主要目标是实现在操作型环境中的主数据控制、集成、协调和优化工作, 总体架构如图1所示:

在该架构中, 主数据管理系统与其他系统通过企业服务总线 (ESB) 相连接。任何系统中产生的主数据变更事件 (新增、修改、删除等) 通过企业服务总线都将首先告知给主数据管理平台, 平台首先确定这个事件是否正确, 然后再确定这个事件需要通知给那些系统。各个系统连接在ESB上的服务负责实现相应事件消息的接收和处理。

未来的, ODS、EDW、DM和分析型应用的主数据的抽取、转换、装载的ETL任务也将作为服务挂接在ESB中, 所有与主数据相关的同步、协调、优化、集成都将由主数据管理平台来总体控制, 从而实现真正意义上的企业级主数据管理。

在实践中, 也有将主数据管理平台的主数据集与ODS中的主数据集合并部署的模式, 为保持主数据管理平台的高度中立性和扩展性, 在本架构中, 我们将主数据管理平台的主数据集从ODS中彻底独立出来, 成立一个独立的主数据库。

5 平台应用架构及应用架构图

通过上面对主数据管理平台所应具有的能力的分析, 确定整个主数据管理平台的应用架构如2图所示:

在整个平台应用架构中, 除红色标记的组件外, 其他的组件都将在Loushang平台上实现, 下面对每一个组件进行说明。

5.1 服务注册管理

注册并管理所有系统 (包括主数据管理平台) 所提供的各种主数据服务, 并能被ESB访问。

5.2 流程管理

定义主数据业务流程, 如零售户入网, 零售户变更等。

5.3 系统管理

定义平台的用户、角色、用户所具有的角色权限等。确保主数据管理平台不会被非法访问, 每一个用户只能按照设定的权限操作系统。

5.4 主数据模型管理

定义各主数据的逻辑和物理模型, 并确定需要审计的属性元素集。

5.5 业务规则管理

定义主数据相关的业务规则, 包括值域约束规则、完整性规则、一致性规则等。这些规则将被用于主数据准入控制、质量评估、主数据清洗和修复。

5.6 主数据查询

提供查询功能, 按照各种条件查询主数据以满足不确定的主数据查询检索、下载等需求。

5.7 主数据变更

提供运用平台手工变更主数据的功能以满足特殊情况的主数据修改需求。由其他系统发起的主数据变更 (创建、修改、删除) 将通过在流程管理中确定的流程进行变更。

5.8 主数据审计

负责记录主数据的所有历史演化及相关责任人, 它同时也相当于主数据的历史版本记录。记录可以被检索和下载, 并能根据某个人工设定的时间点回滚。

5.9 主数据质量评估

提供根据预定的规则对主数据当前质量状况的评估, 包括准确性、完整性和一致性三个方面。

5.10 主数据清洗

提供按照预定的规则对主数据进行清洗的功能, 其首先识别出重复异常主数据, 然后对其进行标记, 并进行记录, 然后可以人工对这些数据进行修订后同步到相应系统。

5.11 主数据修复

主要提供按照预定规则对空缺主数据相关数据项的自动填充功能。

5.12 异常监控

监控主数据管理过程中所发生的各种异常事件。包括同步失败、违规操作和主数据自身的异常等。

6 平台数据架构及数据架构图

从主数据管理平台自身考虑, 我们将其数据划分为如下四个区, 他们分别是元数据记录区、主数据当前记录区、审计日志历史记录区和异常与重大事件记录区, 其数据架构如图3所示:

具体的:

6.1 元数据记录区

存储与主数据相关的业务与技术元数据。包括涉及系统、主数据逻辑与物理模型、相关业务规则等信息。

6.2 主数据当前记录区

存储企业集成、完整的、面向主题的主数据当前信息, 这是企业当前时刻关于主数据的最权威、最完整的信息。

6.3 主数据审计日志历史记录区

存储主数据的历史演化日志, 包括变更的时间戳记、操作者等相关信息。

6.4 主数据异常与重大事件记录区

存储主数据管理过程中的异常或重大事件, 异常事件包括同步失败、违规操作等;重大事件包括回滚、数据清洗和修复、手工修订同步等。

7 主数据服务流程

传统的工作流的流转, 只要两个基本的组件:工作流引擎和自定义表单, 有了这两个基本组件就可以在一个系统中实现流程的流转。但是如果要实现整合企业内的主数据, 则需要包含所有的应用 (不管是什么平台、什么开发商) , 特别是要将所有的业务涉及到的主数据变更全部整合到流程中, 就需要流程组件提供一个松耦合的连接方式, 将所有的应用整合在一块, 保证现有的系统都能最大程度的整合到统一的工作流中, 同时对于新增的信息系统, 可以用组件化的方式加入到现有流程中来, 从而实现统一企业的流程。

将流程组件作为一个独立的公共组件, 为了更好的实现和其它业务组件以及公共组件内部的不同模块之间的松耦合, 流程组件对外以Web服务的方式对外提供接口, 通过ESB和业务组件进行调用。同时为了统一管理, 将流程部署到企业服务总线 (ESB) 上, 通过类总线 (API) 进行调用。这样既可以实现和内部业务组件之间的结合, 也可以实现和应用外部的系统进行流程整合。从业务组件划分角度来看, 流程模块可以作为独立的业务组件, 从方便管理角度来看, 将其和其它的功能模块合并在一起, 是公共组件的一个部分。

8 设计的背景

为了搭建松耦合的流程组件, 可以采用通过服务总线 (ESB) 以Web服务方式或者通过类总线以API方式进行集成, 搭建企业级的公共流程组件。

服务设计, 除非是写入服务提供者业务需求非常明确, 只有本系统调用才会写入, 一般建议按照以上独立的写入服务方式来实现。采用独立的写入服务能更好的适应未来被动写入、或者写入操作需要经过评审或者确认之后的操作。

比如零售客户信息数据, 如果是在专卖系统中创建, 财务系统需要零售客户数据, 有三种调用方式, 一是财务系统直接到ESB调用财务系统的客户信息查询Web服务, 然后写入系统。二是事件机制, 专卖系统中的数据变化时, 对外提供的客户信息变更服务, 服务调用中传递的消息就是变更的信息, 调用财务系统的写入服务。如果还有其它的系统需要客户信息, 可以在ESB中定义出发布/订阅关系。三是财务系统先请求ESB调用专卖系统的查询服务, 然后由ESB调用财务系统的客户信息写入服务, 写入数据。如果未来业务流程发生变化, 改由专卖系统直接将客户信息写入财务系统, 则直接调用财务系统的写入服务即可, 需要做的仅仅是配置一下ESB即可, 现有的程序不需要改变。第一种方式下, 如果改成专卖系统写入, 财务系统需要重新编码, 第二种方式如果别的系统来主动查询客户数据, 需要另外增加一个客户信息的查询服务, 第三种情况, 无论是如何改变化, 需要的仅仅是增加一个请求调用即可, 对所有的系统影响最小, 因此是受外界需求发生变化后影响最小的方式, 更好的解决了松耦合的问题。

9 主数据流程监控 (MPM) 实现

因为主数据主要包括系统间共享数据。与记录业务活动, 变动较大的交易数据相比, 主数据 (也称基准数据) 变化缓慢, 一般每年的变化在20%左右。在正规的关系数据模型中, 交易记录 (例如, 订单) 可通过关键字 (例如, 订单或发票编号和产品代码) 调出主数据。根据主数据管理实施的复杂程度, 参照Jill Dyche, Evan Levy的观点大体可以把主数据管理可以分为五个层次, 其中Level 3 (通过集中的总线处理, 类似于翻译器) 可以实现企业内任意两个系统交换数据。Level 3是将数据转换逻辑集中化和标准化, 它支持主参照数据的分布式存在 (即分布的主数据存储, 集中而标准的主数据转换) , Level 3打破了各个独立应用的组织边界, 使用各个系统都能接受的数据标准统一建立和维护主数据 (MDM) 。而最高级别Level 5 (企业数据集中) , 当主数据记录的详细资料被修改后, 所有应用的相关数据元素都将被更新, 本级别可以通过SOA的架构平台实现。根据主数据的特点, 可以对它的变化进行更为详细的监控, 对主数据的变更进行审计。从企业级主数据的管理监控平台来看, 包含数据监控台和流程监控台, 数据监控台对企业内存在的主数据进行监控对比, 识别问题系统, 预警问题数据。流程监控台对企业中运行的流程进行监控、分析, 诊断问题流程, 发现问题节点, 确保跨系统的流程畅通无阻。还包括服务的监控及统计分析, 包括服务的调用历史记录, 失败调用记录等情况。

10 数据监控台

包括零售客户、员工、组织机构、供应商、品牌拥有者、卷烟品牌、卷烟商品、卷烟生产厂家、计量单位、行政区划。

每一个具体的主数据对象, 都有对应的监控台, 员工监控台示例如图4:

监控平台中, 可清晰的查看主数据对象的提供方、接收方和管理者。并查看各系统中的主数据对象的现状, 包括总数、最近变更情况。

流程监控主要包含三个部分服务管理、流程实时监控、流程统计分析, 为了整合系统, 建立了一个企业级的服务总线, 服务总线上部署了企业内所有的主数据流程, 主数据管理系统保存了流程过程中的数据。为了保证对流程流转过程的详细记录, 将所有通过总线的业务流转状态信息全部存放到主数据管理平台的数据库。这样数据库中主要包含了两部分数据:一个是流程本身所需的数据, 包含流程中传递的数据、数据来源的系统、数据分发的系统等相关信息, 另外一个就是流程的记录数据。包含流程流转的时间、调用了哪些服务、服务的返回状态、是否成功等信息。

11 流程监控数据来源

12 流程监控台

流程的监控包括对服务本身的监控, 在主数据流程中, 流程的主要节点大都是各系统暴露出来的服务。因此流程的监控包括对服务的监控。服务的稳定和可用, 是流程能够顺利完成的关键。

对服务的稳定性进行评价是流程监控的一部分。因此对服务的调用历史进行记录, 并通过记录数据进行统计分析, 是服务评价的一个重要指标。通过对服务的分析, 可以提前预防流程中的薄弱环节, 对解决失败流程问题提供经验。

13 流程监控举例

此处中的服务, 主要包含下面部分:

主数据服务, 主数据相关的服务, 是共用的服务, 主数据管理业务组件也是属于企业公共服务平台管理范围, 是企业级的公共业务组件。

OA系统的流程制作与应用 第4篇

目前的OA系统以集成的操控模式,实现IT架构立体化、系统化、层次化管理。二级单位的管理员拥有管理的权限,其中包括了普通管理、高级管理、任务管理、管理工具四个部分,能够实现流程配置、组织机构和用户角色自定义、主题词自定义、电子公章等功能。

OA系统在油田公司内部建立了网上协同办公。该系统的每一项工作以流程的形式,由发起者(如文件拟稿人)发起流程,经过本部门以及其他部门的处理(如承办、会签等),最终到达流程的终点(如发出文件、归档入库)。这种办公模式充分利用了网络的时效性,节省了工作时间,大大提高了工作效率。

2 OA系统的流程制作

2.1流程配置文件的制作

根据系统流程图,制作流程配置文件。每条流程需要的配置文件共有六个,steps.xml、mainform.xml、Form Info.xslt、Task Document View.xml、Data Dictionary.xml、Report.xslt。这是流程运转的关键。在本地计算机上安装Altova XMLSpy软件,应用此软件制作修改配置文件。

二级单位管理员主要是在现有的流程文件上根据流程图做修改,把改好的配置文件上传到OA系统测试环境下。

2.2 OA系统管理界面的设置

进入测试环境系统管理界面将PTR域服务器中该单位的组织机构和人员信息同步到系统中。创建流程的公文编号计数器,公文编号计数器必须唯一,编号计数器初始值默认是1。

进入管理界面,找到“流程管理”,在选中的机构下面创建新的系统流程,定义流程步骤,将配置文件上传到服务器,定义策略。系统流程标识必须唯一,流程标识的名称一定要与其XML配置文件中的名称一致。定义策略时一定要选择该流程所对应的编号计数器。通用的流程可以制作成流程模版,当创建新的系统流程时,选用流程模版,修改其流程标识和流程名称即可;此方法创建的系统流程将继承流程模版的所有设置,很大程度上减轻了创建重复流程的负担。

定义用户角色并授权。角色共分两类:内部角色和全局角色,内部角色指的是此角色仅供该机构内的所有系统流程使用;全局角色指的是此角色可以供该单位下的所有机构里的系统流程使用。可根据本机构的实际情况在原有的基础上添加或删除角色。最后为组织机构下的用户进行授权。注意内部角色和全局角色之分。

2.3流程测试

结合业务流程用测试帐号对系统流程进行反复的、全面的测试,检查所配的置系统流程的正确性、可用性、完善性。流程测试成功,就可以申请迁移到正式环境下,这样一个OA系统的流程就制作完成。

3 OA系统应用中的常见问题

当一个系统在一定范围内得到推广和运行之后,便会伴随着这个系统所带来的一系列问题,需要管理员进行处理和解决。

3.1管理员后台支持

公司人员是具有流动性的,科室之间不定期的会有人员调整。所以需要各个部门及时和管理员沟通。在调整调动人员的中石油邮箱账号24小时之后,同步OA的组织机构,及时把OA用户做出调整。在增加用户角色的时候,一定要和流程里role的名称相一致,哪怕只差一个字,这个流程在运行的时候也找不到该角色所对应的用户。

3.2客户端的维护

OA系统的每个用户都需要在自己的PC机上安装此系统。由于每台终端客户机的配置不一样,使用情况也因人而异,因此各种各样的问题接踵而来。下面举几个经常出现的问题及解决的办法:

(1)OA系统是集成OFFICE的系统,很多的用户使用的是没有序列号的OFFICE版本,这样在系统运行中会出现文件不能正常打开的情况。所以要求必须安装正版OFFICE,并且在第一次安装的时候,需要启用宏设置。

(2)最常见的问题是当点击“进入编辑状态”的时候,会出现各种的错误。有时出现一闪而过之后没有任何的反应,有时出现点击之后右边的文档操作区没有任何反应或者出现“受限权限不能分发”等等一系列的问题。这时应该根据出现的情况检查一下用户电脑中的设置。一般情况下是其中的一些设置和系统的要求发生冲突。我们会检查一下XML扩展包的情况,还有用“帮助”中的“检测并修复office”来修复一下,如图1所示。

(3)在安装了OA系统的客户机上,如果安装一些类似加速器的插件,那么势必会影响到OA系统的正常使用。这时用类似于360安全卫士等工具来清理一下电脑。很多时候,由于各种不能删除的插件影响而使该系统不能正常使用,那么就不得不重装电脑了。

4结语

现在的OA系统可以说是一个大协同,把很多的小系统关联在一起像档案系统、会议纪要等,这样就不会使数据相关的孤立起来,达到真正的协同管理。随着计算机系统的升级,OA系统的兼容性也越来越好,对于WIN7、office2010都可以使用,OA系统的推广应用极大地提高了员工的工作效率。

摘要：全球性的网络化、信息化进程正改变着人们的工作方式。Internet技术应用的飞速增长给人们工作、生活等各个领域都带来了深刻的影响。大港油田推广的中石油OA办公自动化系统也已经潜移默化到了每个单位的各个部门。该系统在大港油田统一推广后,很大程度上提高了油田内部的公文管理的效率,为我们的工作节省了时间。本文介绍了OA系统的流程制作和应用中的常见问题。

关键词：OA系统,流程制作,常见问题,Altova XMLSpy

参考文献

[1]刘跃.OA公文流程设计[J].南车成都,2013年第5期.

[2]冀治宇.浅谈办公自动化软件(OA)客户端的安装和使用中常见问题的处理[J],西北电力技术,2004.6.