OA物品管理范文

OA物品管理范文（精选9篇）

OA物品管理 第1篇

手册

物品管理

提供物品分类、物品目录、物品明细、入库处理、库存警报、申请管理、领用审批、领用明细、借用明细、管理设置、报损处理、查询统计等功能，可统计生成多种报表。通过物品管理系统，让公司人员及时、全面的了解公司内部物品的各种情况，实现了公司内部各种物品的优化管理，有效的提高了物品的利用率，控制了物品的浪费及正常遗失现象。

 物品首页：集中显示申请已通过审批，还未到物品管理员处领取的物品及通过审批还未出库的物品。

 待领取：用来存放所有待领取物品。 已领取：用来存放所有领取过的物品。

 领取记录：用来记录所有领取过的物品信息，可进行领取查询。

 库存查询：集中显示所有库存中的物品，可通过物品品名、规格、库存数量范围、库存金额范围、存放位置等进行物品库存的查询。 入库管理：包括物品入库、入库单、入库记录、入库统计。

 入库审批单可逐个添加入库物品，也可批量添加已存在的物品类型，并结合流程，对入库物品进行审批。

 入库单：显示所有入库审批单通过流程送审批完成的单子，可对这些审批单进行入库、删除等操作。

 入库记录：显示所有已经入库的入库单，点击相应的入库单即可查看到入库物品的所有信息，可直接查看库存，并可查看关联的入库申请单。

 入库统计：系统提供入库汇总报表及入库明细报表，供物品管理进行入库物品的统计。

 出库管理：包括待出库、已出库、出库记录、报损、出库统计。

 待出库：显示所有审批过，待领取的物品领用单。可对领用单进行出库、校正、撤销出库等操作。出库完后，可以再次打开待出库申请单，查看出库信息，也可在[出库记录]视图中查看。校正按钮用于普通用

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户在进行申领物品时，有时并没有填写清楚物品信息，或者申请的物品库存不存在，但是有不同类型只是名称不一样的物品，此时出库管理者，就可以对此类物品进行校正，并可查看校正记录；出库管理者，还可以对用户申领的物品进行撤销，撤销必须经申领人确认，申领人可以自由决定是否在撤销的同时重新申请物品。撤销都必须经过审批。

 已出库：显示所有审批过，且已领取完成的物品领用单，还包括物品的报损单。

 出库记录：每一次对物品进行出库或报损操作时，都会在此视图生成出库记录。

 报损：点击此按钮，弹出报损审批单。出库管理者可对物品库存进行报损操作，对损坏、丢失、或者其他原因导致物品损坏的，都可进行报损操作。报损单经过领导审批后会自动归档到[已出库]视图，会自动生成出库报损明细，且物品库存也会相应减少。

 管理设置：供系统管理员进行物品管理模块的设置，包括权限设置、物品规划、物品导入。 权限设置

 模块管理者：由系统管理者在这里指定模块管理者。

 入库管理者：由模块管理者指定入库管理者，可以执行物品导入及发起入库申请的人员，维护物品品名及分类。

 出库管理者：由模块管理者指定出库管理者，可以执行出库操作的人员及发起报损申请的人员。 允许所有人员申请物品（默认）

 启用采购管理：当勾选此项时，此物品库和采购库就有了关联。启用采购管理后，当库存不足或申请的物品不存在时，系统将自动生成采购建议单并通知采购管理者安排采购。

 申请人领取物品时，要求输入登录密码验证合法身份：默认勾选，表示物品申请人在领取物品时，需要输入申请人的登录密码进行

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验证身份。

 启用最低库存预警：当勾选时，表示启用最低库存预警，可设置对于每个物品最低库存数量为多少时进行提醒，且可以指定提醒对象。

 物品规划：可新建物品分类、品名、规格。 物品导入：分为2种导入模式

 只导入物品格式：每行一个物品，每个物品包含三列：分类、品名、规格，只导入物品格式，不生成入库记录。

 导入物品及库存：每行一个物品，每个物品包含八列：分类、品名、规格、编号、单价、数量、单位、存放位置。

［模块主要特色］

支持申请库存中不存在的物品，支持部分领取。

库存金额采用“先进先出”的计算方法。

领用权限可在物品分类、品名及规格上分别设置。

实现物品以EXCEL文档按定义的格式导入。

OA物品管理 第2篇

规范OA系统的管理和使用，保证系统稳定高效运行。2 范围

适用于集团OA系统的管理、使用和维护。职责

3.1 集团企业管理部负责OA系统的管理和维护，指导系统使用人员规范使用OA系统。3.2 集团各部门/子公司负责按本文件要求使用OA系统。管理要求

4.1 使用OA系统处理各项办公事务的过程和所产生的结果，与原工作流程所产生的结果具有同样的效力。

集团OA系统承载如下办公事项：

a）集团所有体现在系统中流程的运作和管理；

b）集团所有公告、通知、会议纪要及其他行政公文的发布； c）集团文件制度、报表等电子文档的管理和共享； d）集团员工日常办公中的信息传递与共享；

e）集团各部门、子公司及员工制定的个人工作计划、日程； f）通过其他形式在OA中流转的文件或流程处理。4.2 集团OA系统的登录地址。

4.2.1 集团OA系统运行在集团公司服务器上，公司员工可使用终端的浏览器，通过办公内网、Internet网络和手机直接访问系统。

a）办公内网登录地址（适用于集团办公网络用户）：

b）Internet网络登录地址（适用于外地子公司、出差人员）：

c）手机登录地址（适用于在外无法连接网络并急需处理待办事宜的）： 4.3 OA系统的用户包括：集团所有二线员工。

4.3.1 OA系统帐号的申请：新员工入职后，由该员工所在部门/子公司的人事管理员在OA系统中提交‘OA/ERP/AM用户申请’流程，经集团企业管理部网络主管开通后流转至人事管理员，再由人事管理员通知至新员工。

4.3.2 OA系统帐号的注销：员工在办理离职手续后，由该员工所在部门/子公司的人事管理员以内部邮件或AM信息方式传递至集团企业管理部网络主管处理。4.4 OA系统的使用管理。4.4.1 OA系统中流程的管理。4.4.1.1 OA系统的流程，应本着“简单、高效、实用”的原则制作。固化在OA系统中的流程，需满足以下任一条件：

a）使用频率不得低于1次/月；

b）通过该流程收集的数据形成报表能对使用人工作效益有所提升； c）流程各节点相对固化；

d）现有OA流程不能满足要求。

4.4.1.2 新增的流程，应编制《OA流程说明书》，并通过OA系统中集团企业管理部的“OA流程说明书发布”流程，经过本部门/子公司负责人和集团企业管理部部长审核、集团企管主管领导审批后，由集团企业管理部网络主管制作并固化在OA系统中。4.4.1.3 现有流程如有变动需要修改的，由该流程的《OA流程说明书》编制人，通过OA系统中集团企业管理部下的‘OA/ERP数据修改’流程，经过部门、子公司负责人和集团企业管理部部长审批后，集团企业管理部网络主管在OA系统中实施更改。

4.4.1.4 每季度末月的28号，集团企业管理部网络主管要统计OA系统中流程的使用频率，对于季度使用频率低于3次的（不做数据收集形成报表的流程），要征询该流程归口使用部门、子公司和的意见，经集团企业管理部部长确认后，对该流程做隐藏使用或删除处理。4.4.1.5 OA系统流程标题的规范使用。对于OA系统未自动生成流程标题的流程，提交人在拟定流程标题时必须完整表达对人或事的描述，如“XX公司关于xxxxx的通知”、“对xxx违反xx制度的考核”、“关于xxxxx的请示”，以便查阅。对未按本条规定拟定流程标题的，处以10元/流程的考核。

4.4.1.6 OA系统流程的删除。对于发布数据有问题需要删除的流程，在流程未审批完成并发布的，由提交人通知当前审批节点操作人退回，由提交人删除。已经通过审批并发布的流程，由提交人通过OA系统中集团企业管理部下的‘OA/ERP数据修改’流程，完整描述流程名称、发布日期和删除原因，经过所在部门/子公司负责人和集团企业管理部部长审批后，由集团企业管理部网络主管执行删除。4.4.2 OA系统中文档和报表的管理。

OA系统中的文档、报表等文件全部归类存放在‘我的知识’—‘文档中心’的相关目录中。4.4.2.1 文档或报表的发布。集团各部门、子公司二级部门使用和存档的报表，统一在‘我的流程’—‘报表发布’下用相应的流程发布。

4.4.2.2 文档或报表名称的规范。文档或报表的编制人，在提交该文档、报表时，需完整填写该文档、报表的名称和发布年月，如“XXXXXXXX-2011年1月”，以便查阅。对未按本条规定填写文档、报表标题的，处于10元/个的考核。4.4.3 OA系统使用的管理。

4.4.3.1 OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证，使用人员首次登录系统应及时更换密码，不得泄露给他人，由于密码泄露造成的一切后果由本人负责。

4.4.3.2 OA系统的使用人员在工作时间内，不论身在何地，均有责任和义务，自觉的、有意识的登录、使用OA系统来处理日常办公事务，使用人员每天上班后需及时登录OA系统并保持在线，以保证及时动态接收、及时处置和办理流程和文档。任何已发送到OA系统上的通知、流程、文档、报表，均视为已通知当事人。不得以任何理由说未得到知会。4.4.3.3对于可在公司OA系统中处理的办公事务，流程的发起者如果仍沿用原处理方式的，则其流程处理人可视情况不予受理。

4.4.3.4 OA系统的使用人员要自觉遵守系统运行中相关的规章制度，按照自己的权限，认真完成本人在系统中所承担的工作，必须对文件资料的安全性、保密性、准确性、完整性及发布范围负责，每位员工均要对系统中记录的所有以其名义处理的事务和结果承担责任。4.4.3.5操作人员如因出差等原因较长时间不在公司，或有其他特殊情况可能会影响工作时，应将处理流程和文档的权限通过OA系统‘我的流程’—‘流程代理’代理给其他人员，返回公司上班后应及时收回权限。被委托人员应及时办理委托事项。

4.4.3.6 OA系统的使用人员不得在本系统上发布与工作无关的文档和资料，一切言论皆需遵守国家相关法律法规，同时尊重他人权益及隐私；不得擅自将OA系统中的文档、数据用于与工作无关的其他用途，否则将追究相关部门、子公司及人员的责任。4.4.3.7 OA系统使用培训。对新员工入职后，由该员工直接上级负责讲解OA系统操作，也可在OA系统‘我的知识’—‘文档中心’—‘系统使用’—‘系统使用培训’目录中下载资料自学。集团企业管理部每年组织一次OA系统的培训。

4.4.3.8 当OA系统出现故障无法及时排除导致不能正常使用时，集团各部门、子公司可暂时按照原方式（有纸化办公）进行操作，以保障正常办公。待OA系统恢复正常后，需在OA系统中补发该流程或文档。

办公OA系统在信息管理中的运用 第3篇

1 办公OA系统的构成和简单介绍

办公室OA系统的全称为Office Automation, 即为办公自动化系统, 它是电子计算机网络技术变革信息管理方面的一大表现, 更是代表着信息技术管理工作正式的走入了自动化时代。办公OA系统出现时间较长, 并且根据信息管理工作的差异其本身有了很多的改善改良, 功能也有了更多的扩展和延伸, 其构成从过去简单的BASIC与文件系统发展到VB和ACCESSDELPHI和ORACLE等等多方面构成, 按照其主要的构成分可以将办公OA系统的种类分为以下三种:第一、因特网数据库技术 (RDB技术) , 基于互联网和RDB文件管理库的平台运作, 有着简单实用灵活的特点。第二、SUN的JAVA和RDB技术。JAVA以其开放性大特点引领者电子互联网技术迅猛发展, 以JAVA技术为主导的应用信息管理系统, 其在OA市场领域应用极为广泛。第三、Office Automation中Louts技术, Louts技术出现较早其开始的形式多以电子邮件、协同非结构文档制式出现, 在当时以及以后的信息管理工作中为广大的信息管理工作人员提供了信息便捷的控制手段, 但是其应用在现在受到一定的局限, 究其根本是由于本身技术元素的限制使它无法很好的应对结构化业务信息, 二十一世纪以来在此办公系统技术之上兴起的SUO系统, 是以真正的软件信息服务为目的的办公OA系统, 其不仅仅做到了安全的对机关单位信息的管理, 而且更加擅长业务流程和审批流程, 是根据当前信息工作现状二改良的最新流程自动化平台。

2 OA系统在信息管理工作中的应用及造成的影响

信息管理工作作为人类一项古老的工作范类, 随着当前经济社会的迅猛发展, 信息量暴增信息综合难度提高, 信息工作在新的形势下沿用传统旧有的信息处理机制无法应付当前的复杂信息管理, 而新的形势下电子计算网络技术的方迅猛发展, 给信息管理工作人员指引出了一条新的信息管理工作路径, 因而单单对OA系统的出现而言, 这是信息工作发展史上的一个具有纪念意义的里程碑的出现, 而OA系统的引入对于信息管理工作的模式、工作的效率、信息管理人员的工作方式等诸多方面阐述了重要的影响, 可以列为以下几点。第一、OA系统提高了信息管理工作效率。传统的信息管理工作多为人力信息数据的再整合盐酸和分析, 而OA系统则是通过计算机硬件输入, 然后基于软件程序的对数据分析和管理, 从而简化了传统信息管理工作中的信息繁冗程度, 提高了工作的效率。在对信息管理工作者的工作方面而言, 传统工作人员需要亲身亲为的进行一步步信息整合, 而现在的信息管理工作人员更多的是通过对电脑数据的再分析来实现对信息的管理工作, 减轻了广大信息工作人员的劳力支出。第二、OA系统的出现改变了信息管理工作者的工作理念。OA系统的出现极大程度上让机关信息管理人员的工作理念突破了传统的禁锢, 让他们学会用科学、全面、合理的新工作理念来看待信息数据, 也提高了机关信息管理工作人员对信息的分析掌控业务水平。

当前形势下, 我国OA系统的应用在我国机关事业单位内通过内部局域网的建设来进行实现, 将那里健全信息管理中档案、人员、职位、状况、责任等等多项功能分项的设置, 来清晰的实现对各个职工的部门、职位、级别、联系方式、工时工作的各项管理职能的行使情况, 从而便于机关领导层的信息采集和管理方针政策的制定, 在实际的信息管理工作中很多时候也通过OA系统来实现资料和数据的交换处理, 基于互联网为操作基础来实现信息传输工作, 加快信息的传输和管理工作效率, 并且在传输和管理工作进行的过程中保证信息传递过程中信息和文件的安全性和完整性, 提高整个机关事业单位的工作效率。

总结, 新的社会发展过程中, 提高工作效率已经成为我国当前生产力发展的新要求, 各大机关事业单位在新的形势下, 更应当提高信息的管理工作效率, 这对于我国机关政府职能的及时行使和我国部分政策的实施有着重要的意义, 因而对于OA系统这一新的计算机信息网络技术系统, 广大的机关信息管理工作人员应当与时俱进, 吸收先进的科学管理经验以此提高本身的业务能力和技术水平, 在新的形势下提高己身的信息管理工作能力, 为社会主义生产力的发展贡献出自己的一份力量。

摘要：伴随着我国电子计算机网络技术的发展, 我国各行各业中纷纷引入电子计算机的网络技术来提高自身的工作效率, 其中以办公OA系统的网络技术运用尤为广泛, OA办公系统从根本上改变了我国机关单位信息管理的现状, 在极大提高了我国机关单位信息管理工作效率的同时, 更是改变了信息管理工作者的工作理念, 促使我国信息管理技术走向科学化、合理化、高速化的新方向。

关键词：办公室OA系统,细心管理,运用

参考文献

[1]陶建文.OA办公系统的分析与设计[D].昆明:云南大学, 2013.

[2]袁源.OA系统安全技术应用[D].长春:吉林大学, 2013.

OA系统中高校电子公文管理探讨 第4篇

关键词：信息化建设；OA系统；公文管理

中图分类号：TP317.1 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2014）15-0060-03

一、引言

公文是党和政府机关在处理公务过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书。党和国家的秘密事项大都以公文的形式来传递。高校公文一般来源于上级领导机关及相关业务部门。[1]公文是高等院校依法治校和进行公务活动的重要工具，公文处理工作是高校办公室的一项重要职能，科学、规范、安全、高效的公文运转和管理，是衡量办公室工作绩效的重要指标。[2]

办公自动化（OA，即Office Automation），是指把办公的特定流程或环节和日常的事务联系在一起，从而使办公文件在不同办公室、不同地区的流转、审批以及发布等方面实现方便的共享以提高办公效率。[3]当前，OA系统已成为我们日常进行公文处理的主要手段，它改变了以往纸质公文管理的传统理念，而公文流转作为办公自动化系统的核心，是实现无纸办公的重要标志。[4]其生成的电子公文已成为高校电子政务的管理对象和主要载体，具有特定效用的凭证性信息，是学校正常运行的信息支持和信息保障。[5]虽然电子公文具有优于纸质公文的很多优点，但也伴随着不少问题，如何解决电子公文管理中的缺陷，成为本文探讨的关键点。

二、应用OA系统处理高校行政公文的优点

1.加快工作流转时效，提高公文处理效率

在使用OA系统处理行政公文之前，公文呈送批转的整个过程中都依靠公文秘书一人完成，难免会影响工作的质量和效率。在应用OA系统之后，高校的全部公文流程均利用网络形式来实现，操作简便，工作人员仅需登录到系统利用对相关功能键的点击即可完成公文处理的各个环节。此外，工作人员还能够利用跟踪处理，即时地对文件的全部管理流程进行监控，催办不同环节的文件，从而提高全过程的办公效率。[6]

2.节约办公资源成本，促进节能环保效应

纸质文件时期，文件需要专人印制、装订、分发，下发时还需通知各二级单位专人领取，造成了纸张和人力的极大浪费，同时人力有限造成的时间不及时和文件的漏发、错发，影响着相关工作的开展。通过OA系统办理公文，只需选择用户定向发送，并提醒他们及时阅处，接收用户即可上网查阅，节约了大量纸张和人力资源，节能效果非常明显。

3.增强协同办公能力，推进信息共享公开

传统形式下的纸质公文在同一时间同一地点只可供一人的阅读，存在着信息的独占性。

在应用OA系统之后，系统人员不仅对来自外部的信息加强了有效采集，而且通过系统的公文流转，学校的行政公文在相同的地点和时间可供多人阅读，给予了多用户检索下载的功能，实现了各部门间的协作与信息共享，大大推进了信息公开的进程，加强了高校对校内事务的统筹安排以及监督管理，为学校的政策决定提供了有力的信息保证。

4.降低人为因素影响，规范公文处理流程

就传统形式下的审核、修改公文环节而言，受到了极大的人为因素制约，存在着较大的随意性，无法确保文件的质量与及时性。而在OA系统中，公文处理系统通过固化科学的办公流程和建立标准化的模块，任何节点的操作人员都不可以跨节点操作，并且所涉及到的全部修改痕迹都会详细地保存在系统当中，并且会正确地进行备份，这样就用系统规范了流程，保证文件在控制范围内有序办理。

三、OA系统中高校行政公文管理的问题分析

1.平台标准各异，文档一体化功能难集成

高校中OA系统与档案管理系统的建设往往因时间先后顺序和软件开发团队的不同使得系统存在着数据平台各异、数据结构多样以及数据标准不统一等问题，分别开发的应用系统因没有考虑数据共享的公共接口而变成一个个独立运行的系统，致使系统集成度和互联性较差，OA系统中存有全部已办理完毕的内部发文、信息资料和上级部门的所有公文、邮件、信息资料、传阅流转记录等，这些信息如不经过程序的处理，只能单独存放在OA系统里，归档时，还需要手工扫描、录入等，造成人力、物力的浪费，而且不便于日后的检索和查找利用。

2.保密难度增大，涉密文件流转安全难保障

高校在办公室公文管理的收取、制发和传递的过程中往往会接触到不少涉密公文，特别是当前多数高校在实现了办公自动化之后，这些以往机要的上级来文或者尚未公开的学校内部行文因为从锁住即可保护的纸质文件扩展存为放在电脑中的无形电子信息，系统易受非法人员、黑客和病毒的入侵，传输过程中数据也可能被截取、修改或删除，保密难度增大。而一些公文管理人员为了方便传阅， 直接扫描成电子版后盲目将涉密性或内部保密的公文通过网络传阅，极大地增加了网络泄密的概率。这些都为办公室公文管理的保密工作提出挑战。

3.伪造篡改容易，公文唯一合法性难鉴定

传统的公文是否有效与其是否具有公章直接相关，这种“红头+公章”的公文处理模式仍会延续到公文处理系统中。[7]当前在OA系统的实际运用中，对于一些需要领导最终签字确认的公文往往还是采用纸质稿送至领导签字，需盖章的最终行文在定稿后采取加盖传统公章的方式进行确认，这种延续传统的签字盖章的方法使得公文在流转的最后环节很容易受到人为的伪造、复制和窜改，很难确保公文的唯一性、合法性、可追溯性，也无形中增加了资源的浪费。

4.登录查阅频繁，信息催办提醒难即时

在OA系统中包括校领导在内的所有系统用户几乎每天都要办理一定数量的文件，当负责收发文的办公室秘书上传相关文件后，由于OA系统本身并不具备相应的提醒功能，用户往往不能及时进行办理。为了不错过重要文件的处理，用户经常要频繁登录系统查看是否有新的待处理文件，或者由负责收发文的办公室秘书通过手发短信进行一一提醒，这必将导致工作量的增加，而且由于信息反馈无法及时送达等原因造成办事人员相互推诿，责任无法落实，极大影响了用户的工作效率。endprint

5.时间空间限制，远程移动办公难实现

当前在很多高校都存在着人员常需外出学习考察或由于校区分散存在多地办公的现象，这就使得传统的集中办公方式已经远远不能满足需要。虽然OA 系统已打破传统办公环境固定的局限性，使得办公人员可以在家里、也可以在其他校区、亦可以出差在外处理工作事宜。但其完全依赖于互联网络，领导如若身边没有电脑或者网络，那么许多待办公文就依然无法随时办理，特别在一些时限较为紧迫的文件急需在外领导签约批示时，难免就会带来流程的运转停滞，在一定程度上影响了办公效率。

四、解决OA系统中高校行政公文管理问题的对策

1.统筹全局系统规划，实现文档一体化的全程管理

统筹全局的系统工程规划，通过技术对接，实现OA系统与档案管理系统之间的无缝连接，通过两个系统的协同工作，进一步寻找两个系统的结合点，将相关功能界面合二为一，使用户能够在同一个界面实现两套系统的流转和信息转换，使得档案管理功能有机地嵌入整个办公自动化系统之中，构筑起办公自动化系统文档一体化管理模式，实现电子文件归档、查询、存储保管的电子化和网络化，实现电子文件规范化管理。

2.建立公文管理责任制 ，提升电子文件的管理安全

为了保证公文保密工作的严肃性， 要建立责任严明的公文管理责任制度。涉及公文传阅的各个部门都应配备专门的公文管理人员，负责公文的收取、登记、传阅工作。 办公室机要秘书的涉密计算机必须做到物理隔离，严格按照密级文件的流转程序进行相关文件处理，通过身份验证、传输加密、防写防打印、数字签名手写签字辅助认证等安全技术防范电子文件在流转过程中的非法访问和随意删改，确定发送范围无误方可发送，并对接收涉密文件的部门适时按照保密要求进行检查监督。

3.使用电子签章技术，确保公文的唯一合法

在OA系统中，正文模板应集成了电子签章，手写签名等内容，在公文落款处直接加盖以数字技术模拟实际签名或印章的电子签章，当电子文件流转到盖章环节时，选中需要盖章的正文进行电子盖章操作即可，若印章加盖错误，还可以撤销印章。但必须保证要采用加密设备、用户与电子印章绑定的方式，指定用户才有权使用该文件。接收方对收到公文只能在指定允许的打印机上按指定份数打印，文件内容及版式不可更改，从而有效防止文件被恶意篡改，保障公章使用的安全性和唯一性，保证电子公文的真实性、完整性、可靠性和不可抵赖性。

4.搭建即时通讯平台，保证待办提醒的及时有效

通过OA系统中相关业务流程模块与即时通信平台所提供的信息提醒借口进行集成，使其组织结构和系统用户与OA系统保持完全一致，并自动实现同步，如中国电信的企信通、中国移动飞信、微信以及腾讯公司的腾讯通等。开发OA系统即时通讯特性的应用，从而使得当OA系统中有待办代阅公文时，系统能第一时间自动进行消息提醒，方便用户及时办理相关业务，改变传统“人找事”的行为模式为“事找人”的服务模式，进而提升行政办公执行力，提升办公室工作效率。

5.对接移动应用终端，提高系统远程办公能力

通过建立移动办公系统平台，以智能手机终端为载体，使用移动3G 等无线网络与服务系统进行连接，将高校办公自动化系统进行无线扩展，建立起一套可移动化应用的办公信息系统。出差中的领导、公文办理人员在没有电脑或没有网络的情况下，通过一部智能手机，在手机网络条件具备的情况下登录OA办公系统，帮助用户克服空间和时间对办公环境的限制，实现远程异地的公文处理，极大地方便了在外出差人员办公，大大提高了公文管理的时效性和准确性。

五、结束语

总之，应用办公自动化系统进行高校行政公文处理，不仅是高校自身发展的需要，更是建立现代大学制度的需要。通过进一步完善管理制度，规范办文流程，及时更新技术，全面提高公文管理效率，必将使高校管理工作更加快捷有效。

参考文献：

[1]葛爱英，陈宗文.高校公文保密工作的现状与长效机制的建立[J].高教论坛，2011（1）：116-117.

[2]何情.做好新时期高校办公室公文处理中的保密工作[J].办公室业务，2013（2）：64.

[3]方铭.办公自动化（OA）系统的在企业中的应用[J].计算机光盘软件与应用，2012（17）：71-72.

[4]关豪英.电子政务中公文管理系统的应用[J].煤炭技术，2011（11）：22.

[5]陈伟斌.高校电子政务中电子文件管理的思考[J].长春师范学院学报（自然科学版），2011（2）：142-144.

[6]熊俐嘉，李鹏.公文管理中OA系统的应用和展望[J].办公室业务，2013（07）：127-129.

[7]付政.OA系统中公文流转方案设计[J].科技资讯，2011（24）：16.

OA考勤管理 第5篇

进行考勤管理员、考勤时间、参与考勤人员、IP地址限制等管理设置，提供班次定义、加班管理、免签管理、申诉管理、出勤汇总、信息统计等考勤管理功能。个人可方便地进行签到、签离和加班考勤，并进行异常申诉，可实时标志去向状态，还可随时查询本人或下属的考勤情况，汇总异常考勤记录。通过考勤管理系统，用户能够灵活制定合理的班次，可及时准确地处理大量的考勤数据，实时地进行考勤数据的审核和分析，有效地控制用户单位的劳动力成本。

 本周考勤：考勤人员可进行签到/签离操作，视图上将显示本周的考勤签到/

离情况。

 我的考勤：按日期显示个人考勤情况。

 全部考勤：按个人、日期、组织机构分类显示考勤情况。

 出勤异常：按异常情况（迟到、早退、缺勤、打卡IP冲突）分类显示考勤

异常信息。

 申诉管理：可查看申诉情况，模块相关管理员也可对申诉情况进行删除。 出勤异常汇总：对出勤异常的情况进行相关汇总。迟到次数、迟到累计时间

（分）、早退次数、早退累计时间（分）、缺勤次数、病假时间（小时）、事

假时间（小时）。

 临时班次：临时班次人员的签到/签离及显示临时班次考勤情况。

 免签管理：普通用户可进行出差/请假/加班等异常情况的申请，考勤管理员

可直接新建异常情况文档。

 申诉管理：显示申诉申请流程结束后的归档文档。

 出勤异常汇总：按个人和按月份分类显示考勤各异常信息的统计汇总。

 考勤明细查询：出勤各项信息的查询。

 信息统计：按时间统计考勤信息。

OA任务四 后台管理 第6篇

操作要求：

1、每位同学在今目标上注册一个帐号，公司名为本人的班级学号姓名（作为父部门）

2、以管理信息系统、会计学基础、数据库技术为子部门

3、在每个部门下输入几位职工，职工名随意选择，可以是同学的名字

4、把自己设置为管理信息系统、会计学基础、数据库技术三个部门的兼职员工

5、新建班长、团支书、课代表、学委职务，并赋予相应权限。

一、注册

使用今目标首先要进行企业注册获取企业号，每家企业只需要注册一次即可。企业号是唯一且不可更改的，企业中的其他使用者都在这个企业号下建立。

企业注册后系统分配的帐号默认为该企业的系统管理员帐号，企业中各个部门和所有员工的登录帐号都由管理员来进行创建和管理。

管理员是默认存在的职务，注册人可以在创建员工时将管理员身份分配给其他人，企业中可以有多个管理员。

二、帐号和密码

初次登录系统的管理员帐号和密码会在注册时发送到注册人的手机或者 email 中，企业中其他成员的登录帐号和密码则需要由管理员登录到系统后进行创建。

三、系统初始化

注册后第一次进入系统首先要进行系统初始化。通过系统初始化可以引导和帮助管理员搭建组织结构，创建员工帐号及其他各项系统设置。

如果您选择了“稍后再说”未进行初始化设置，则管理员每次登录到平台都会弹出此提醒。

系统初始化共分为三步：

第一步：填写企业信息

这里填写的企业名称会显示在今目标平台首页，企业简称显示在组织结构上。

第二步：建立组织结构

根据企业真实组织结构的设置情况在这里添加部门和员工。

“添加部门”时要注意对“父部门”的选择。通过选择父部门，可以建立多级部门的组织结构。

通过“添加员工”为企业中的其他员工建立登录帐号。输入员工的手机号，则该员工可以使用自己的手机号作为登录帐号。输入 email 地址，通过邮箱验证后也可以作为登录帐号，同时该员工的登录帐号和密码会发送到填写的邮箱中。

需要注意的是，员工的“职务”在这里只能选择默认职务，如果与您企业的职务设置不匹配，您可以在后续设置好职务权限后再来单独调整职务。

除常规信息外，还可以添加其他信息和设置兼职。

第三步：完成

进行完以上操作后系统初始化完成，点击“开始使用”保存所有设置。初始化完成后下次进入到系统将不再显示，如需要进行修改，可以通过“系统管理”进入。

四、进入管理后台

今目标平台的后台管理模块设置在浏览器端。管理员登录到平台后通过右上方的“系统管理”进入到后台管理页面。

为保证企业数据安全，进入系统管理时要求重新输入密码进行验证。

五、部门管理

5.1 编辑部门

在组织结构页面下，通过鼠标将要修改名称的部门选中，然后点击“编辑部门”，可以修改部门的名称及部门描述。

5.2 删除部门

在“编辑部门”窗口中，点击左下方的“删除该部门”按钮，即可删除所选中部门。

如该部门中已添加员工，有兼职员工或者有下级部门存在时，此按钮为灰色不可删除，需要先将部门或人员清空后才可以删除。

5.3 部门转移

如需要对已建立的部门进行转移，可以在组织结构页面下选中要转移的部门，点击“编辑部门”，然后在编辑窗口内重新选择“父部门”。

六、员工管理

6.1 增加新员工

在组织结构页面下点击“添加员工”按钮，添加方式与系统初始化中添加方式相同。6.2 停用员工

已创建的员工不允许删除，只能进行“停用”的操作，停用后该员工不能登录系统，并不在组织结构中展现。

在组织结构页面下的员工列表中，点击该员工信息后面的“停用”按钮，填写停用原因后就可停用。

停用后的员工还可以进行启用，调整到已停用页面下，点击“启用”按钮即可。

6.3 编辑员工信息

在组织结构下的员工列表中点击“编辑”按钮。

在打开的窗口中可以对已建立的员工信息进行修改和调整。包括密码的修改，部门及职务调整等。

6.4 设置兼职 当该成员需要同时管理多个部门时才适合使用兼职，例如需要查看多个部门的工作情况，可以将此成员兼职到所管辖的多个部门内。此处的兼职不适合为普通员工设置，因为部门中的管理者无法查看兼职人员的工作信息。

打开编辑员工窗口选择“兼职”页面，点击“添加兼职”按钮，选择所兼职的部门以及职务，保存后即生效。同一人可以有多个兼职，并可以兼职不同的职务。

设置好之后，保存即可。

七、职务权限管理

在今目标平台中是通过组织结构和和职务来划分权限的。“职务权限”是指企业成员在您公司的今目标平台中所享有的特权，不同的职务可以设置不同的权限，权限决定了成员在今目标平台中可以进行的操作以及查看的内容范围。

7.1 新建职务

系统中默认提供了“管理员”“总经理”“员工”和“部门经理”四项职务，并为这四项职务分别设置了不同的权限。企业管理员可以根据企业需要对这四项职务及权限进行修改，也可按企业真实的职务设置情况进行新建。

7.2 设置职务权限

建立职务的同时，需要对该职务赋予权限，即该职务下的成员可以在今目标平台中进行哪些操作。权限目前是按功能模块来划分的，您可以通过权限的描述来判断该给哪些职务赋予哪些权限。

当前权限为勾选状态时，则表示该职务拥有进行此项操作的权利，取消勾选后即取消进行此项操作的权利，该职务下的成员将无法进入到对应的模块中进行操作。

7.3 调整职务权限

职务建好后如需要对职务名称或者职务下赋予的权限进行调整，可以通过“编辑职务”来完成。

7.4 删除职务

已建立的职务可以删除，但当企业中有成员使用该职务时则不允许删除，需要通过编辑员工信息取消担任该职务才可进行删除。

注意：管理员职务则只能修改名称，不允许删除。7.5查看担任该职务的人员

选中一个已存在的职务，通过“查看人员”可以了解企业中有哪些成员担任了此职务。

八 提醒设置

今目标中的一些功能是可以设定系统提醒的，“提醒设置”就是对这些功能下的具体操作设置提醒的位置。设置提醒后，每当系统中出现了这些动作时，系统都将按设置的提醒方式自动提醒到企业中的相关人员。

8.1 修改提醒的内容

提醒设置由管理员统一进行，对企业中的所有成员有效。企业需要对哪些动作进行提醒，则点击该页面下方的“编辑”按钮，在需要提醒动作后的勾选框选中即可，反之则不进行提醒。

8.2 修改提醒的方式

目前有即时通讯提醒和邮件提醒两种方式。即时通讯提醒是通过桌面客户端弹出消息框的形式，邮件提醒则需要绑定邮箱后才可以接收到提醒消息。

需要哪种提醒方式，即在哪种方式下进行勾选即可，两种提醒方式可以同时存在。

除此之外，所有的提醒消息还可以通过今目标浏览器平台上的“系统提醒”模块下来查看。

9功能设置

今目标平台中提供的各项功能模块可以根据企业的需要进行开启和关闭，并可以对这些功能模块进行排序，将企业最常用的功能调整在菜单的最前面方便使用。

功能设置是对企业中的所有人有效，由管理员统一进行设置。

9.1 启用和关闭功能模块 在“功能模块”中您可以对允许进行操作的功能进行启用和关闭，模块关闭后将不在平台中显示，那些不能进行关闭的功能是我们根据用户的反馈推荐给您使用的功能。

9.2 取消公告中的今目标动态

在功能模块页面下的公告设置中，可以将“今目标动态”设置为“隐藏”状态，这样在公告模块中就不会显示今目标动态信息了。

9.3 日志设置

在日志设置中点击“编辑”按钮，可以对日志的开始结束时间，日志间隔时间以及过期的日志是否允许补充进行设置。

使用日志功能时每隔一段时间弹出的日志提醒，就是根据日志的开始结束时间以及间隔时间来计算出来的。每天提交的日志在当天的 24 点后将不允许进行修改，通过设置“过期允许补充”可以对已过期的日志允许补充内容。

9.4 设置知识的发布方式

OA考勤管理制度 第7篇

第一条作息时间

1、集团公司本部实行标准工作日制，周一至周五为正常工作日，周六、周日休息，若有特殊情况，可另行安排作息时间。

2、上班时间：

（冬季）每天上午8：30—12：:00，下午2：30—5:30；

（夏季）每天上午8：00—12：00，下午2：30—6：00。

3、所属集团各操作型子公司除办公室人员实行标准工作日制，其他员工执行综合工时制。

第二条适用范围

公司员工均在考勤之列。

第三条公司考勤实行OA考勤方式，员工上午上班，下午下班必须进入OA “个人事务”模块中的“个人考勤”模块，进行考勤，并确认是否考勤成功(系统有显示)，若没有显示则考勤不成功，需要重新考勤。手机用户无法使用OA考勤。

第四条因故不能OA考勤者，须在当天向上一级负责人说明原因（出差者除外），并由部门负责人签字报企业发展中心备案，否则以旷工计。执行综合工时制员工可不必OA考勤，但必须进行手工考勤，由部门负责人签字生效。

第五条人力资源管理中心负责集团本部的考勤统计，子（分）公司自行考勤管理。

第六条所有员工上下班均需亲自考勤，任何人不得代理他人或由他人代理考勤，违犯此条规定者，代人考勤一经发现，代考勤者与

被代考勤者第一次各扣罚当月工资100元；第二次扣罚当月工资500元；第三次扣罚当月工资；并予以通报。

第七条员工须按时上、下班，工作时间开始后30分钟以内到岗者为迟到，超过30分钟计为事假半天；工作时间结束前30分钟下班为早退，提前30分钟计为事假半天。

第八条迟到或早退者，每次扣罚当月工资50元，并予以通报。

第九条员工公出的，填写“公出申请审批单”，审批后交行政管理中心，行政管理中心将复印件一份交企业发展中心备查，具体详见行政公出管理制度。

第十条以下行为为旷工行为：

1、提供虚假病休证明骗取休假的；

2、未经领导批准，擅自脱岗、离岗的；

3、无故不来上班的；

4、工卡空白，而未经部门负责人审批的，将记为旷工。

第十一条旷工的处罚：

1、旷工一天者，扣发2天的工资；

2、连续旷工3天以上（含3天）或一年之内累计旷工5天以上（含5天）的，扣发相应的工资，公司有权解除劳动合同而不支付经济补偿。

第十二条OA无法考勤的须及时向企业发展中心报告，而未经部门负责人审批的，将记为旷工。

第十三条因停电、OA故障未考勤的员工，上班前、下班后要及时到部门考勤管理员处填写《未考勤补签申请表》，由部门负责人签字证明当日的出勤状况，报企业发展中心备案。

第十四条行政管理中心需将员工OA登陆IP地址绑定，以确保考勤准确。

第十五条员工的月度考勤记录周期为当月21日次月20日，出

OA物品管理 第8篇

1合同支付电子化的关键问题

针对合同支付的以上问题,作为合同支付关键审核部门的纪检审记办公室提出采用电子化管理合同支付签批过程的思想,由笔者所在部门负责具体调研及过程实现,笔者参与了整体技术实现过程的技术协调、需求调研以及关键业务流程实现的整体过程。本文分析了合同支付电子化的关键过程,包括以下几点:

1)合同支付审批需要多个部门协同工作,主要包括具体承办部门、资产管理部门、财务支付部门,纸质签单模式下审批过程的相关人无法知晓相关环节的审批情况,电子化管理后相关人员均可以查阅审批过程及具体进度;

2)合同支付审批过程随着项目类型的变化而变化,如教学类建设项目需要教学主管单位教务处审批,而非教学的基建项目不需要教务处审批,纸质流程模式下办事人员需要人工判断流程过程,电子化管理需要解决作业流程的自动判断问题;

3)部分合同分多次支付,分多期支付,如部分基建项目的支付年限较长,办事人员需要查阅较早前的归档件了解合同的支付历史情况,而财务人员则需要查阅账务确定每次支付的最终结果以及未付款情况。合同支付电子化管理需要跟踪每项合同的支付次数、支付金额以及支付结果。

本文提出基于OA系统实现合同支付业务的电子化管理, 采用“先登记合同后进行支付”的思路实现支付业务的过程管理。

2基于OA系统实现合同支付审批流程

OA系统是学校重要的业务流系统,系统具有较好的界面设计、流程设计组件,具有较强的业务适应性,配置灵活。采用OA系统实现合同支付审批流程,将合同支付业务分成两个子流程来实现,包括合同登记流程和合同支付流程。

2.1合同登记流程

合同基本信息登记是合同支付审批的重要前提,支付审批过程需要查阅合同的主要条款以及重要基础信息,包括合同总金额、项目名称、项目的支付要点等,图1是合同登记的审批表单:

上图中,办事人员填写合同的基础信息后,提交流程,系统会将该流程按照“【部门负责人】->【审计室核对】->【档案室上传扫描件】->【抄送领导及财务】”的流程逐步流转确认,确保合同相关部门知晓合同的基础信息。

2.2合同支付流程

合同登记成功后,业务部门在每次发起合同支付请求时, 填写合同支付审批单,如图22所示:

上图中,支付发起登记人的基本信息由系统自动填充,同时系统会自动过滤出该登记人所在部门登记在册的合同供发起人选择,发起人选择待支付的项目名称后,系统自动填写合同相关的基础信息,包括合同编号、总金额等,同时会自动判断本次支付属第几次支付,发起人可以将该合同以前的支付审批单作为引用流程上传,供后续领导审核参考。合同支付表单对应的数据字典如表1所示:

表1中,意见栏为OA系统固化的控件,各审核人员填写审批意见后,系统会自动将相关信息记录到意见栏。审核的关键节点如图33所示:

图3审批节点中,可以根据支付业务需要灵活调整审批顺序,如图中34号节点分管领导审核时,当部分支付项目不需要法人代表审核时,分管领导可以直接跳签到50号节点安排财务付款,并最终将审批流转信息归档存入档案,以备查阅,且下次支付申请时可以作为附件调用。

3应用效果

以上方案的实施,解决了人工纸质管理模式下存在的问题。在项目实施的过程中,纪检审记部门内部做了充分的试用,反馈效果良好,目前合同支付电子化管理已进入推广应用阶段。

4结束语

OA物品管理 第9篇

关键词：档案管理 OA系统 联系

0 引言

现阶段，办公自动化系统呈现双轨制模式：在OA系统中传输的是数字化文件，但是在归档的时候仍然沿用的是纸质版的文件。纸质版文件在价值上和法律效力上确实存在很大优势，但是数字化的文件也具有自身的特点和价值。企业在实现现代化管理的过程中，都面临着如何将OA系统和档案管理系统相衔接的问题。文中对于二者之间的关系做了简要的阐述。

1 档案管理系统和OA系统联系

企业在进行文件和档案管理的时候有两种设计方式，一种是将档案管理功能嵌入到OA系统中，在OA系统中实现文件和信息资源的归档、保存；第二种是分设两个系统，并实现两个系统的衔接，从而实现档案信息和办公自动化的统一管理。

现阶段，OA系统中直接整合了档案管理的情况比较少，无法实现OA系统的嵌入式管理是因为：将档案管理功能嵌入到OA系统中缺乏实用性，不能灵活动态的跟企业档案信息资源的发展情况进行对接；同时办公自动化中的档案管理部分只能满足通常的文书档案要求，不能实现对图纸、声像等一些特殊档案的管理；在OA软件开发的过程中开发公司就重点关注了企业流程管理部分，忽略了档案管理的内容，所以OA系统在功能上存在欠缺，在OA系统中的档案管理模块明显存在着数据的安全性和真实性方面的缺陷[1]。

因此，多数企业还是实行档案管理系统和办公自动化系统分开处理的模式。

2 实现OA系统和档案管理系统有效衔接的方法

2.1 保持二者登陆账号一致

现阶段，在大多数企业中OA系统和档案管理系统都有自身登陆界面，因为权限的不同又分别设置了不同的账户以及密码。笔者认为要想实现OA系统和档案管理系统的有效衔接就必须保持两个系统之间的账户和密码的一致。虽然每个系统的用户权限不同，但是毕竟办公自动化系统是档案管理系统的母系统，两者之间应该保持权限一致，可以将办公自动化里的权限表复制到档案管理系统里以实现账号的一致性[2]。根据档案管理系统的独立性，赋予档案系统相应具体权限，以实现账号同步、一次性进入的目的。

2.2 通过一个接口实现数字信息的收集和存档

就文件的使用周期看来，文件资料到档案资源是个动态的、相互衔接的过程，档案资源的质量直接取决于电子版文件的质量，这种情况客观上需要两个互相联系的独立系统来完成，在组织制度和操作程序上互相配合，实现两个系统的完美衔接。因此，要实现OA系统和档案管理系统的有效衔接亟需开发一个可以便捷准确的将OA系统中数据传输到档案系统中的接口。利用这个接口实现OA系统中文件数据向档案系统的传输[3]。

2.3 把握好物理归档的时间

通常情况下，为了提高办公自动化的效率，将电子文件长时间存储在OA系统中是合适的，同时为了确保电子文件的真实性、完整性和有效性，减少系统在线带来的电子文档的风险，应制定合理的文件归档的时间节点。在OA系统中设置的都是逻辑上的归档环节，只是将电子文件进行归档标记，实质上还存在于原服务器上。如果不能制定合理的归档时间，会给档案管理工作造成很多麻烦。如果OA系统和档案系统的服务器不属于同一个网段，在进行归档操作时经常会引起死机，有的会严重影响OA系统所在服务器的速度，在这种情况下，只能请OA系统开发公司的技术人员定期为企业进行集中归档。

所以要制定好电子文件归档的时间，完整及时的将电子文档转换成档案资源，只有这样才能确保档案信息的真实性和安全性[4]。

2.4 档案管理人员做好文件存档的跟踪管理

企业档案管理人员必须做好对电子文件的研究、出台、存储和销毁全过程的跟踪监管，对于电子文件流动全程做好系统监控和跟踪记录。只有档案工作人员做好文件资料的全程监管，才能保证电子公文存档时的安全和规范，确保电子文件从办公系统到档案管理系统的顺畅流转，实现企业办公自动化和档案管理工作的一体化[5]。

3 结束语

现在办公自动化系统正由传统的双轨制模式过渡到单轨制模式，也就是用系统中通行的电子形式的文件彻底取代纸板文件的流通方式。现阶段，在企业主流的管理模式中，通常采用的是OA系统和档案系统相结合的模式，实现二者的有效衔接，最终实现企业管理的一体化。

参考文献：

[1]张东.档案管理系统与OA系统的关联问题研究[J].广东档案，2011，04（12）：16-17.

[2]冯雯.浅析OA系统与档案管理系统的数据交换形式[J].陕西档案，2011，03（21）：25.

[3]周冬梅.关于高校OA系统与档案管理系统链接的几点思考[J].科技信息，2010，03（19）：250.

[4]谭伟.档案管理系统与OA系统的实施顺序[J].中国档案，2006，10（12）：51.