Office办公文秘使用技巧

Office办公文秘使用技巧（精选6篇）

Office办公文秘使用技巧 第1篇

办公自动化已经成为现在文秘最普遍的工作之一，下面给大家介绍Office办公文秘使用技巧，欢迎阅读!

Office办公文秘使用技巧

数字格式批量转换

在完成一篇报告后，才发现其中最有说服力的数字显得很不清楚，这样就大大削弱了文章的说服力。为了让这些数字达到醒目的效果，可以为它们设置一些特殊格 式。按下“Ctrl+H”组合键调出查找和替换对话框，将光标定位在“查找内容”框中，然后单击“高级”展开对话框，再单击“特殊字符”并选择“任意数 字”，这时“查找内容”中会自动显示为“^#”。将光标定位在“替换为”框中，然后在“特殊字符”中选择“查找内容”，将显示“^&”。接着单击 “格式”为数字设置一些特殊格式，比如字体加大、文字加粗以及特殊颜色等。最后单击“全部替换”就可以了。不过要注意，它会让文档中的所有数字都改变的。

查找对话框中的快捷键

执行“编辑-查找”命令，或者按“Ctrl+F”键调出查找对话框，会发现对话框中的许多项目之后都有一个带下划线的字母，这就是此项的快捷键了，不过一 定要先按Alt键才能让它们起作用，比如按“Alt+F”，是查找下一处，按“Alt+M”是打开高级选项，按Alt+D/P/G，是在查找、替换、定位 这三个选项卡中切换等(本技巧同样适合其它的对话框)。

另外，在office2003中进行查找/替换时，我们经常会在不关闭查找/替换对话框的情况下，切换到正文中进行修改，然后再回到查找/替换对话框中继续操作，一般都是通过鼠标点击进行切换，其实直接按Ctrl+Tab键就可以了，非常方便。

在最后一次搜索结果中快速浏览

当你搜索完毕，退出查找对话框后，如果想回过头看看刚才的搜索结果，这时不用再打开查找对话框，直接按Ctrl+PageUp键或Ctrl+PageDown键，就可以在上一次的搜索结果中快速浏览了。

高亮显示所有搜索出来的结果

为了让搜索出来的结果更醒目，可以让搜索的结果内容高亮显示出来。操作很简单：在查找对话框中选中“突出显示所有在该范围找出的项目”就可以了。

替换时巧妙保留书签

假设在word中有这么一段文本：This agreement between [John Doel] and [Mary Smith] is entered into freely and without compulsion.其中括号括起来的部分表示定义了书签，括号是为了让大家看的清楚，真实文本中并没有出现。如果在进行替换操作时，将两个人物名称换成了其它人名，那么书签 也会随之丢失。大家在定义书签时，将人名前后的空格都包括进来，如下所示：This agreement between[ John Doel ]and[ Mary Smith ]is entered into freely and without compulsion.使用图片替换文本

有时我们可能想用图片来替换某些文本，比如，你可能想用公司的Logo图片来替换文档中的所有公司名称，可通过下面的步骤来实现：

第一步：图片插入到文档中，选取它，再按Ctrl+X键剪切把它放到系统的剪贴板中。

第二步：按“Ctrl+H”键调出替换对话框，在“查找内容”中输入要替换的文本，在“替换为”中输入“^c”(不含引号，下同)。

第三步：可以单击“查找下一处”、“替换”一个一个替换，也可以单击“全部替换”一次性全部替换。这时文档中的被替换的文字，就都会成图片了。

快速找出word中的域

为了增加互动性，有些人会在word中插入大量的域，数量一多，可能连作者自己都记不清了。可以通过查找功能，快速浏览这些域代码。

第一步：确定域代码为打开状态，否则按“Alt+F9”键让它们显示。

第二步：按“Ctrl+F”键调出查找对话框，在“查找内容”中输入“^d”或者“^19”，然后连续按“Alt+F”键，就可以快速浏览文档中的域了。

巧用替换批量设置文档格式

在一些文章中，尤其是一些学术论文，会大量出现一些同样的术语或关键词，如果想让这些术语或关键词有一个统一的格式，不用一个一个设置，用替换功能很快就能完成。

第一步：找到要设置格式的第一个术语或关键词(如：“虚拟现实”)，设置它的大小、字体、颜色等格式。选中设置好的术语，按“Ctrl+C”键将它复制到剪切板上。

第二步：按“Ctrl+H”键调出替换对话框，在“查找内容”中输入“虚拟现实”，在“替换为”中输入“^c”，然后单击“全部替换”按钮。文档中所有的“虚拟现实”一词，就被设置成统一的格式了。

Office办公文秘使用技巧 第2篇

1、让Excel分毫不差

当用Excel进行财务运算时，细心的朋友可能会发现其计算出来的结果有时会与用电子计算器计算出来的结果有些许的差别，特别是在进行多项除法运算而留有余数的情况下。解决的办法也很简单，利用Round函数为每个中间值进行四舍五入的操作，格式为：Round（数值，保留的小数位数），它的作用就是对指定数值进行四舍五入，保留指定小数位数。

2、选择技巧

有时Word文档中存在多个图片、自选图形、艺术字，想让它们按照已有间距整版移动时，可以先按住Shift键再用鼠标左键依次选定它们，然后再用光标键或Ctrl+光标键移动即可。

3、图文混排技巧

如果向一篇Word文档中粘贴图形，图形会把文本遮住且用光标键不能移动它，这时只要用鼠标左键选定它再单击右键，选“设置自选图形格式”菜单项，点版式选项卡，勾选“浮于文字下方”即可使图片在文档区任意移动且不会遮住文本，

4、给分栏文档排页码

如果一篇已分栏的Word文档想按栏插入页码的话，除了先插入分隔符再设置页码这个方法外，还可利用自选图和艺术字相结合的办法来实现：先选一个自选图形，比如菱型或圆圈，把它画到页码的位置，再输入一个艺术字页码，移到图形中间即可。每栏要重复一次，页码作相应改动，这样可做出很具个性化的页码。

5、去掉Office2003的“个性”

微软为了提高用户的工作效率，把平时使用频率较低的菜单命令都隐藏起来了，要使用这些命令的话得先点一下菜单上那个向下的箭头，这样的菜单称之为“个性化”菜单。这个功能有利有弊，有时还会降低工作效率。取消它的设置选项还隐藏得很深，不在工具选项的常规设置里，也不在视图栏，得打开“工具→自定义→选项”，清除“菜单中首先显示最近使用过的命令”的选项才能去掉Office2003的个性。

6、微移技巧

平时用光标键移动Word文档中的图片、自选图形或艺术字时它都是一个字符一个字符 。移动、无法实现精确排版，这时如果用鼠标选定它再用“Ctrl+光标键”就可使对象一个像素一个像素的精确移动了。

OFFICE办公软件的实用技巧 第3篇

Office软件是电子化办公和写作活动最常用的工具软件,但在使用过程中,我们经常会因为一些千奇百怪的“拦路虎”和某些繁复的操作而打断本来流畅的思维,减缓了操作速度,也降低了工作效率和工作质量,甚至有可能打消灵感和造成差错。这就要求我们不仅要只懂得Office办公软件的基本知识,而且应当探讨一些应用技巧,以使操作随心所欲,使作品尽善尽美。以下是笔者们总结的几种实用技巧,希望能对读者朋友们有所帮助。

二、Office操作实用技巧

1、消除数学式子多占行距的毛病

在科学技术、教育和财经类等许多种的文档中,经常要用到数学表达式。对于插入文档中的数学式子,由于其结构组成同文档中其他内容之间存在着较大的差别,故往往需要对这些数学式子专门进行行间距的调整,否则的话,数学式子的内容可能会显示不全,通常是调整到刚好显示完整,而又不占用过多的行距空间为宜。但实际情况往往不尽如人意,数学式子的下边缘一般比较容易调整至恰倒好处,而上部分总是表现得很“霸道”,有时候会多余占领数学式子总高度将近一半的行高,导致数学式子与上一行文档之间的距离拉得较远,其间足以插入一行文字(实际上会受到数学式子的排斥是根本插不进去的),使文档的版面布局显得很不美观。

笔者们在应用Word 2003的大量写作实践中,探索出一个实用窍门,可以快速消除数学式子在行间距上的多用多占问题。具体操作如下:用鼠标单击并拖曳数学式子将其选中,然后单击Word窗口的菜单命令“编辑(E)”,在其下拉的菜单中选中“清除(A)”选项,另在其二级下拉菜单中单击“格式(F)”命令,再看看正在被编辑的数学式子,其上部的多占部分已经“退赔”,如果再对其行间距往小处适当地加以调整,就能使文档版面内容的结构匀称,布局协调而有序。

2、消除文档中的孤行

孤行意指自然段的起始行或结束行因脱离自然段本体在同一页面上的连续排列而出现在相邻页面上所产生的独立行。这种现象显然只能发生在多页的文档中,比如一个自然段的首行在排版后落到了上一页的页末,或者一个自然段的末行在排版后落到了下一个页面的页首。只要是存在孤行现象,这样的文档对于阅读、分析和理解均会有一定的障碍,所以有必要对孤行现象予以消除,具体的操作方法如下所述。

以Word 2003为例,首先将光标移到Word文档存在孤行的自然段;然后用鼠标单击Word窗口上的菜单命令“格式(O)”,在其下拉的列表中选中“段落(P)”选项;随即弹出“段落”对话框,接着单击“换行和分页(P)”选项卡标签,在“分页”栏目下选中“孤行控制(W)”和“段中不分页(K)”两个复选项;最后单击“段落”选项卡底部的“确定”按钮。此时,孤行现象立即消失。

3、扩大Word单元格的“肚量”

表格是各种体裁的Word文档中常用的一种表达手段,在实际操作中,由于受到页面尺寸、篇幅大小等限制,对于许多表格来说,如果往某一单元格内填入的内容超出了其默认的承受能力,单元格中的字符便会自动换行,从而导致该单元格的行高增大,造成同类单元格的比例失调,使得整个表格结构错乱,也有损于表格式样的美观。这种现象对于使用电脑办公与写作的许多人而言,是经常遇到的麻烦事,曾有不少人对此一筹莫展、束手无策。笔者向读者朋友们介绍两种本人常用的表格文字处理技巧,均以最常用的Word 2003中文字表处理软件为例,具体的操作方法如下所述。

技巧一:首先打开欲修改单元格设置参数的文档;然后选中因字符过多已自动换行的单元格(被选中的可以是一个单元格,也可以是多个单元格),单击鼠标右键,在弹出的下拉菜单中单击“表格属性(R)”选项;随即弹出“表格属性”对话框,单击该对话框中的“单元格(E”选项卡,再单击该选项卡左下角的“选项(O)”按钮;随即又弹出“单元格选项”对话框,单击该对话框中下方的复选框“适应文字(F)”选项;接着单击“单元格选项”对话框的“确定”按钮;最后单击“表格属性”对话框底部的“确定”按钮。此时再看看被修改的那个或那些单元格,已经自动地恢复了行高,而单元格中的字符的字体、字号和间距等参数也已经自动地适应了该单元格的尺寸。

技巧二:首先打开欲修改单元格设置参数的文档;然后选中因字符过多已自动换行的单元格(被选中的可以是一个单元格,也可以是多个单元格),单击鼠标右键,在弹出的下拉菜单中单击“表格属性(R)”选项;随即弹出“表格属性”对话框,单击“表格(T)”选项卡,再单击该选项卡右下角的“选项(O)”按钮;随即又弹出“表格选项”对话框,适当调节“默认单元格边距“栏目中的数值(可以先试着设置数值);然后单击“表格选项”对话框底部的“确定”按钮;最后单击“表格属性”对话框底部的“确定”按钮即可。

如果在预定行高的单元格内仍未实现盛装现有的内容,就按上述步骤从新调整一次单元格设置参数,直至实现目的为止。

4、一种字处理操作故障巧排除

故障现象:任务栏上的输入法图标莫名其妙地不辞而别,致使与文字处理相关的工作无法进行。

排除方法:任务栏通常位于显示器屏幕的下边缘处,在一个水平窄带上,从左至右排布着“开始”按钮、快速启动区、空白区、布告区和系统时钟,它的作用是当我们运行一个应用程序时,Windows操作系统就在任务栏上为每一个程序设立一个按钮,使用这些按钮,就能够在各个应用程序之间进行快速切换,操作起来十分地方便而快捷。如果输入法图标(又称为输入法指示器)从任务栏上消失了,则必然会造成输入法选择上的困境。这种故障往往发生在程序运行出现问题时,或者操作者在进行某种属性设置、属性查看的过程中。

恢复任务栏上输入法图标的方法:鼠标右键单击“开始”按钮,在拉出的菜单上将光标指向“设置”,单击“控制面板”,在出现的窗口中找到标有“输入法”三个字的图标并双击之,于是弹出“输入法属性”对话窗,选择“输入法”选项卡,单击窗口偏下部的“启动任务栏上的指示器”,使该命令前端的小方块中打上对号(对勾),最后单击“确定”按钮,在任务栏右端靠近显示系统时钟的地方随即出现输入法图标。到此,故障排除。

如果施用上述方法后在任务栏上仍不见输入法图标,可以采用如下方法:如前操作,单击“开始”,指向“设置”,打开“控制面板”,找到标有“键盘”二字的键盘形图标并双击之,在弹出的“键盘属性”对话窗口中单击“语言”选项卡,再单击窗口偏下部的“启动任务栏上的指示器”,最后单击“确定”按钮。至此,大功告成。

5、智能ABC属性设置及中文计量单位的巧录

(1)正确进行属性设置

欲使智能ABC输入法充分发挥其智能作用,就必须在使用前对其属性进行正确而合理的设置。设置的具体方法为:用鼠标右键单击输入法状态提示条(又称为输入法状态窗口或输入法状态栏)左数前4个图标按钮中的任意一个,即弹出一个菜单,选择该菜单下边的一项“属性设置”,即弹出“智能ABC输入法设置”对话窗,首先在单选框“风格”一栏中打点选中“光标跟随”,该项设置也是系统的默认设置,外码窗和候选窗将自动跟随光标的插入点移动,在录入时操作者眼睛移动的范围小,能够节省精力,提高效率;其次在对话窗右边的复选框“功能”一栏中打勾选中“词频调整”,该项设置具有自动调整词频功能,对于录入过的字和词语,系统将对它们的使用次数自动进行统计,对于那些使用频度高的词语,将被优先排列到重码区的靠前位置上,从而减少查找字、词时的翻页工序,无疑将大大提高录入工作的效率。

(2)巧录中文数量词与计量单位

当键入“ig”、“is”、“ib”、“iq”、“iw”、“ie”、“iz”、“id”、“in”、“iy”、“ir”、“it”、“ik”、“if”、“il”、“im”、“io”、“ip”、“iu”、“ii”、“ia”、“ic”、“ix”、“i$”时,将分别得到与之对应的词意“个”、“十”、“百”、“千”、“万”、“亿”、“兆”、“第”、“年”、“月”、“日”、“吨”、“克”、“分”、“里”、“米”、“斤”、“度”、“磅”、“微”、“毫”、“秒”、“厘”、“升”、“元”;当键入“Is”、“Ib”、“Iq”时,将分别得到中文大写“拾”、“佰”、“仟”。只要揣摩一下键入字符的读音(或字形)和与之相应的词意,就会发现它们之间存在着有机的对应关系,大多都是相应词的拼音中的声母,有的则是借用了国际流行的符号(如“c”代表“厘”,“$”代表“元”),因此非常好记。

三、结束语

以上介绍的办公软件操作技巧易学易用,即便是初学者,也照样一试就灵。在实际工作中,经常会遇见许多这样那样的困难和障碍,本作者尚有不少经验和技巧,但由于篇幅所限而不能长篇大论。以上若有不妥之处,敬请广大读者朋友批评指正。

参考文献

[1]王水成,王敏.Word应用中的四种技巧[J].办公自动化,2012,(12):48,60.

[2]王水成,吴春玲.电脑办公文挡实用技巧[J].办公自动化,2010,(9):58～59.

Office办公文秘使用技巧 第4篇

Office办公文秘使用技巧 第5篇

技巧一：用好文档结构图

如果长文档内置了标题、目录等结构样式，那么可以在借助“文档结构图”的功能实现快速浏览和跳转，不过默认设置下该功能并未被启用，你可以从“视图文档结构图”子菜单下选择“靠左”或“靠右”显示文档结构图。

这是选择“靠左”的效果，需要查看长文档中某一章节的内容时，直接在文档结构图中选择，然后右侧的窗口会自动显示相关的内容，默认会显示所有级别，如果你觉得这样太零乱的话，可以单击“显示级别”按钮，从下拉菜单中选择所需要显示的级别，然后立即就可以生效，可以说是非常的方便。

技巧二：推荐列表灵活应用

如果希望在一列数据中反复输入相同或相似的数据，在前期的版本中，我们只能手工输入或使用复制粘贴来实现。WPS表格2007增加了“推荐列表”的功能供用户使用，这一功能默认设置下已经被自动启用，其实也就是我们已经习惯的记忆式输入功能。

如果你觉得这个推荐列表比较烦人的话，可以从“工具”菜单下打开“选项”对话框，然后切换到“编辑与显示”选项卡，在这里可以选择关闭此项功能。

技巧三：分屏播放演示文稿

对于经常需要演示文稿的用户来说，WPS演示2007提供的“分屏播放”功能可以说是相当的实用。现在的操作系统应该说大都提供了对多显示器的支持，“分屏播放”的功能可以在“幻灯片放映放映方式”菜单下找到，这一功能可以实现在幻灯片播放时，为演讲者提供一个操作界面，而听众看到的则是演示画面。

利用该功能，演讲者可以更加充分地利用辅助资料对演讲内容进行详细讲解，有助于对演讲过程进行更好地控制表格美化更便捷，初次使用时会有一个双屏扩展模式向导，根据向导的提示操作即可，

技巧四：激活多语言支持

如果打开“WPS Office 2007配置工具”对话框，我们可以在这里发现新增加的“语言/区域设置”的选项卡，在下拉列表框中可以通过语言的切换全面替换菜单、对话框、警告框、帮助中显示的语言等资源，不过现在暂时只有“中文”一种语言可供选择。

如果你有需要的话，可以从www.kingsoft.jp/和en.kingsoft.com下载日文和英文版本，安装后将Office6、templates、media、help四个文件夹下的“1041”和“1033”目录分别复制至简体中文的对应目录下，然后就可以在中文、英文、日文这三种语言之间进行自由切换，不过必须重启程序后才能生效。

技巧五：随时随地用翻译

我们知道，Word 2007提供了一个非常不错的翻译功能，但默认设置下“翻译屏幕提示”这一功能并没有被启用，你必须右击后选择“翻译中文(中国)”或“翻译英语(美国)”，而且Excel 2007、PowerPoint 2007等其他组件都没有这样的功能。

选择WPS Office 2007的任何一个组件，在主界面的右上角都可以找到“爱词霸翻译”的搜索框，在这里输入中文或英文的字符，然后单击右侧的翻译按钮即可快速获取相关结果，这样我们就不需要切换到专业的第三方翻译软件中或是在浏览器中访问相关页面，直接就可以获得翻译结果。当然，如果你还觉得不太满意，可以到官方主页查看更多信息。

技巧六：更改图片留属性

进行文档编辑时，一般都会需要插入相关的图片以作说明，这样可以提高文档的阅读效果。不过，如果你花费了若干时间完成了图片的所有相关编辑和设置之后，却由于某些原因需要重新更换图片，这样一来势必会需要重新进行相关的编辑和设置，如果需要更换的图片数量比较多，那可真是一件令人讨厌的工作。

Office办公文秘使用技巧 第6篇

其实操作很简单，只要将光标放在需要竖排文字的单元格内，然后从“表格”菜单下选择“文字排列方式”命令，然后就可以从子菜单中选择从左向右竖排或从右向左竖排了，

办公技巧：在WPS Office中实现表格文字竖排

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