oa使用管理办法

oa使用管理办法（精选6篇）

oa使用管理办法 第1篇

OA使用管理制度

一、总则

1、公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以泛微E-Office网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公、无纸化办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

2、为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题，从而系统地推进管理工作朝着制度化、标准化和规范化的方向发展，结合公司实际情况，制定本制度。

二、组织职责

OA系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。职责如下：

1、公司行政人事部是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为：（1）、负责制定OA系统规章制度；

（2）、负责OA系统核心工作流程设计、修改；（3）、负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核；（4）、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；（5）、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；（6）、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；（7）、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督；（8）、负责对系统内的保密设置进行定期检查；

2、OA系统管理员负责OA 系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行。主要职责为：

（1）、负责OA系统软件的配置升级管理；（2）、负责OA系统的数据备份；

（3）、负责制定OA系统应急方案和系统技术管理规章制度；（4）、负责公司领导、各部门人员的培训和技术指导工作；

（5）、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；（6）、负责系统用户注册、注销等管理；

（7）、负责OA平台功能模块各部门书写权限的设置。

3、人事人员负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置，提供OA办公系统中用户的流动信息。主要职责为：

（1）、负责现有用户、及新增用户的审核；

（2）、负责提供用户（变更或注销）信息给OA系统管理员。

三、基础管理

1、使用OA系统的各级用户应保证各类文件处理的响应时间。系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好能长期登陆进OA办公。

2、协同及固定表单工作处理流程所涉人员，在接收到待办事项后，正常处理时间应不超过8个工作小时（即一个工作日内）。如有应长期外出、请假、调休等特殊原因造成无法使用OA系统的，必须将所有或部分权限授权给关联人员，以保证各类业务的正常流转。

3、每位OA用户的登录名和登录密码应予以严格保密，并做到定期更新密码，以防他人盗用账户，由于密码泄漏造成的损失由用户名所有人负责；同时为保障系统安全，各个用户不得在网吧和其他公共场所使用公用电脑登录OA系统，而应使用公司或家中的电脑登入。

4、每位OA用户要保证在OA系统上发布、流转的信息和文件的准确性、完整性和规范性，并对所发布和审批的内容负责。在OA系统中的意见和审批与原书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守。

5、OA系统中的各分类公告及新闻均由有权限人员予以发布和更新，具体内容由本单位负责人确定，新闻内容不应涉及相关商业机密；人事公告或日常行政公告由行政人事部负责统一发布和管理，主要涉及各级人员的职务任免、调动和重大奖惩（包括通报表扬、重大表扬、严重警告）以及员工录用和辞退等人事信息；各公司和总部发布的日常行政公告，主要涉及本单位的制度发布、管理规范和其他重大事项等内容。

6、各级OA用户应认真遵守本制度的相关规定，进行规范使用和操作，违反本制度规定进行操作或使用的，将由上级主管或总部系统管理人员视情节轻重给予轻度至中度类别过失处罚。

四、应用管理

1、流程模块的使用

（1）、流程模块是OA平台的精髓所在，其中包含日常工作、公司公文、行政事务三大类型。用户只需根据实际需求如：请假申请、加班申请、出差申请、采购申请、工作交办等等，填写相应授权范围内的表单，并根据系统绑定的流程提交审核。固定表单绑定流程中的各级用户应根据公司相关制度规定和要求对表单进行操作和审批。

（2）、各流程节点的办理人应及时审批处理流程发起人所要办理的事情，以免耽误发起人办理。

（3）、用户新建流程并提交后应点击“已办事宜”，以确保所设流程的准确性。上级审批人在接收到流程发起人的申请后应及时审批，若拒绝发起人的申请可不进行提交，但必须在签办反馈中写明拒办理由并保存反馈，流程发起人在接收到回退指令后，应认真查阅回退理由，以便重新调整和更改流程。

（4）、绑定流程的固定表单按业务实际需要对发起人进行授权，每个用户可发起使用的固定表单在个人首页中的“新建模块”界面中可以直接调取使用，固定表单的具体分类和使用对象见《附件1：流程表单分类说明》。

2、文档归档、查询和共享

（1）、各级用户均可对自行发起、审批或协同的协同文档或固定表单进行归档，但原则上一般由流程中的最终协同或使用人进行归档。

（2）、工作流程归档时是按文档类别进行的合理归档，一般人员可在公共文档的工作流归档文件夹中查看与自己相关的工作流文档。（3）、公共文档中设置了部门文档文件夹，各部门主管可设置各自部门文档查询、编辑或下载权限，确保文档只给有对应权限的人使用或查阅，重要业务文档或财务报表等文档一般只能设置查询权限，不得开放编辑和下载权限，以保证重要数据的安全性。

（4）、各级有权限人员均可进入公共文档中进行相关业务文档的调阅和使用，各部门主管有进入公共文档中对各类文档查询的权限。公共文档的具体分类和使用对象见附件2:《OA平台公共文档权限分配表》。

3、工作日志

（1）、公司人员均应于每天在“我的任务”—“我的日志”模块中新建每天的工作日志记录，以方便安排和查看日常工作的进度。各级主管亦可在下属工作日志中查看本部门人员工作日志记录。

4、邮件及消息的应用

（1）、各个用户均已在OA系统中绑定了内部邮箱和消息，各用户应定期检索自己的收件箱，以查收和处理邮件。

（2）、内部邮件和消息主要用于与公司内部人员沟通和交流，内部各部门沟通和交流应尽可能使用协同方式进行，以提高业务处理效率。

（3）、OA平台各人员如有任何待办事宜都会有消息弹出框进行提醒。员工每隔一段应对内部邮件和内部消息进行清理工作，以免长时间积累影响服务器处理速度。

五、安全保密

1、按照公司《公司网络管理制度》的规定，为了保证各单位的网络畅通，严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、pplive等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。

2、OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

3、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

4、未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载受控的内容。

六、网络维护

为确保网络的正常运行，全体员工都有对OA系统维护的义务；

1、公司OA管理员是公司OA系统栏目，版面变更唯一的指定人；

2、禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等；

3、未经许可，不得私自改变OA系统的桌面内容；

4、不得对网络运行进行人为设限。

七、考核

为强化OA系统的健康运行，发挥其有效作用，实施考核管理。

1、OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位同事工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。并将使用情况纳入季度或考核范围。

2、对长期不使用OA系统、不按统一要求进行规范使用；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，将按照事务的后果情况进行处理，对考考核周期内处理事务周期较短的奖惩相关规定进行奖励。

3、对不遵守规定、影响流程传输正常运行的使用部门和使用人员，依照有关规定追究相关人员和领导的责任。

4、对泄落机密，造成不良后果的，按公司有关规定进行处理。

八、应急措施

应急措施是保证、文件信息、资料不丢失的有效措施。

1、对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失。

2、公共文档中各部门体系文件，各部门主管应留有本部门相关备份文件。

3、OA管理员对OA系统要及时进行维护管理，防止发生系统失效，每周进行一次系统清理，每周进行一次资料备份，对服务器进行安全防护。

九、附则

1、为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理制度，违反者应承担相应责任并接受公司考核制度的处罚。

2、本制度未尽事宜按公司有关规定执行。

oa使用管理办法 第2篇

一、系统使用规定：

1、网上办公系统为我司内部办公系统，禁止非我司员工登陆或使用本系统。

2、我司每位正式员工拥有专用的用户名和密码，系统将自动记录每位员工的登陆情况，请全体员工正确使用系统，保护好自己的用户名和密码，如发现盗用用户名、密码现象，应立即报告主管领导，并通知系统管理员。

3、所有员工上班时必须打开办公自动化系统，下班后方可关闭。

4、如使用本企业以外的公用设备（如网吧）登陆系统，请在使用后删除电脑中的记录。

5、原则上在OA平台严禁上传涉密的文件、技术资料、档案等；员工不得随意让我司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不允许下载受控的内容。

6、员工不得发送与工作无关的信息，如有违反，一经发现将严肃处理。

7、员工不得利用系统发布反动、色情、低级趣味以及国家法律禁止的相关信息，如有违反，将严肃处理，情节严重的将追究法律责任。

8、对于恶意操作行为，我司将予以严惩，直至诉诸法律。

二、系统故障应急规定：

发现系统无法正常使用或数据处理有误，应在第一时间通知系统管理员，并转告相关业务接口部门，相应的业务数据可临时改为手工处理、传送。故障排除后，系统管理员将发布通知，相关部门应将故障期间的信息、数据补录入系统，并恢复网上办公。

三、系统用户资料变更规定：

1、遇有人员、人事调整时需要调整OA系统组织信息及相关权限的，需由调入部门填写《系统权限申请表》由相关部门分管领导及人力资源部确认后通过OA系统流程表单通知系统管理员办理用户变更操作。

2、员工应该保持OA中个人手机号码为最新号码，如变更手机号码，应及时更新，或通知人力资源部备案，保证能顺利收到公司通知等信息。

4、涉及系统资料变更一律按照以上流程执行，如遇特殊情况或者紧急情况，处理后要补办备案手续。

四、系统应用范围

目前可以使用的工作流包括：收文、发文，工作交办，办公用品申领，请假申请，加班登记，倒班人员调班条，申购单，设备科备品备件采购计划审批，日运行报表，化验分析日报表，工作交办单，设备报修维修记录，零星项目记录，科室工作联系单，生产计划报审表。

五、责任与授权

我司系统管理员负责统一管理，各部门负责人、分管领导进行检查监督；如发现违规现象，OA管理员有权对违反本规定员工进行监督、批评、警告直至停止权限，各部门、各分管领导须对有关责任人处罚。

规范ＯＡ权限分配，ＯＡ权限按部门岗位进行分配。原则上不能越部门管理，但一些特殊应用要求除外，如系统管理员管理权限等。

所有部门权限归公司领导直接管理，系统管理员负责具体实施权限设置工作。

个人权限归所在部门进行直接管理，各部门可按其工作职责进行分配，由系统管理员具体实施权限设置工作。

系统管理员未经上级批准不得擅自开启或关闭员工的重要权限。系统管理员应做好ＯＡ服务器中各科室及个人文件的保密工作，不得未经许可向任何单位或个人透露文件内容。

六、保证数据的有效性

各种报表及表单在结束归档后数据将不允许修改，如因工作失误或各种不可预见的原因造成数据与实际不符及其它不得不对数据进行修改的情况时，可使用ＯＡ中《信息系统数据修改申请表》工作流提出修改数据申请，经相关审批后交由系统管理员具体实施修改。

七、其它要求：

1、各部门经办人应主动使用已有的工作流处理工作，使用中如发现有表单或流程上的问题应马上联系系统管理员解决，做到边改边用。

2、在工作中应主动发掘可利用OA系统办理的工作及其他信息化需求设想，并将想法使用《信息系统需求申请单》或《信息系统工作流程修改申请》经过审批程序报送到系统管理员处，由系统管理员具体实施方案，并配合经办人使工作顺利整合入OA中。

3、关注OA系统中由系统管理员发布的系统通知，以配合系统可能的变动。

4、发生急办或重大信息，除在OA上发布外，还应及时采用其它通讯方式进行沟通，传递。

5、系统使用过程中如有不解的地方，可联系系统管理员要求进行讲解，如需要可要求管理员专门为部门进行系统使用方面的集中培训。

八、附则

oa使用管理办法 第3篇

施工图审查是对施工图设计文件是否符合相关法律法规的规定, 是否涉及公众安全、公共利益、工程建设强制性标准等内容的审查, 能有效提高工程建设的管理水平, 保障建设工程的质量和安全但是, 目前的施工图流程管理已经难以适应现今的建设工程施工图信自、量大、内容复杂的需求, 因此, 基于OA系统开发施工图审查软件是十分必要, 并将发挥重要作用。

2 施工图审查流程管理的现状

我国2000年建立了施工图审查制度以来, 国务院、建设部多次颁发关于建筑工程行政审批的相关规定, 通过行政立法的手段推动了施工图审查制度的完善和发展, 目前, 我国建设工程施工图审查, 主要包括房屋建筑工程、市政基础设施建设工程。

3 现阶段施工图审查流程管理及存在的不足

3.1 审查专家年龄普遍偏大

由于我国的施工图审查流程管理发展时间不长, 相关专业的技术人员短缺, 导致施工图审查管理人员更新慢, 机构设置和人员编制不够完善, 审查专家的年龄普遍偏大, 使得施工图审查流程管理效率不高。

3.2 施工图审查任务工作量大

随着建设工程规模的扩大、结构的复杂、安全范围和安全标准的提高使得施工图审查任务的工作量逐渐增大, 而现阶段相关的审核机构机制不够完善、人员配备不足等因素也制约了施工图审查工作的进展和效率。

3.3 从业人员素质要求高

施工图审查工作涉及到施工工程的顺利开展、施工人员的人身安全、公共利益和公共安全等问题, 要求审查工作必须严谨、高效, 这就对从业人员的素质提出了高标准、高要求。

以“2015年收件的碧桂园项目”为例该项目由低层双拼住宅、多层高层住宅楼、综合楼、地下车库、商业楼、幼儿园等组成, 共170幢总建筑面积约62.5万m-举例说明现阶段施工图审查的流程管理:

(1) 网上报审:甲方先在福建省施工图审查信自、管理系统网上登入, 选取了我单位做为审查机构。

(2) 业务受理:甲方把勘察报告、施工图等设计文件, 报送到我单位我单位收件员采用手工录入项目信自、形式, 对报送项目进行业务受理, 完整登记项目信息、勘察设计单位信息, 核对报送材料完整性、合法性, 出具收件凭证。

(3) 项目分工:由项目负责人对收件项目的审查进行分工, 并将施工图设计文件提交相关专业的审查师进行审查存在的不足:比较主观, 如果有OA系统可以更客观有效的分配给手上任务更少的审查师。

(4) 项目初审:审查师提出的审查意见, 提交给项目负责人汇总, 由发件员把各专业审查意见以邮件等形式, 发给建设和设计单位存在的不足:

1有些审查师年龄较大, 意见录入较繁琐, OA系统软件的开发, 可以设计选定跳出格式化审查意见;

2有时项目较多容易堆积、超时, OA系统软件的开发, 可以设置提醒功能, 审查师可以准确快捷的看到应该先审的项目;

3因各专业审查师不是同时提交审查意见, 项目负责人无法及时有效的发现哪个专业审查师的审查超时。

(5) 意见反馈:设计单位根据审查意见进行修改并回复, 没有OA系统, 设计院和业主无法随时上网查询审查意见, 不便于建设单位、设计院和审查机构进行沟通、协调。

(6) 项目复审:审查师根据设计院回复的内容进行项目复审, 每个专业通过后反馈给项目负责人。

(7) 项目上报:项目负责人收到各专业复审意见后, 上住建厅网申请合格证, 没有OA系统, 上报流程比较繁琐, 审查意见要逐条上报。

(8) 项目签发:图纸盖章, 打印报告书及合格证书;并电话通知建设单位, 及时领取审查合格的图纸、报告书和合格证书。

(9) 项目存档:档案室将图纸及相关规划批文和报告书、合格证按编号归档。

4 OA系统的概述

OA系统全称为Office Automation System, 是一种办公自动化系统。随着系统应用内容的不断拓展, OA技术也不断得到推展, 传统的OA技术是文件系统和BASIC系统的综合, 后来又出现了VB+ACCESS和DELPHI+ORACLE, 从而使得OA系统形成了三大技术。首先是net+RDB技术, 其中RDB为关系型数据库, 这种技术在办公中的应用具有简单、灵活、万便使用的特点, 在市场上被广泛的推广使用。其次是JAVA十RDB技术, 这种技术是基于SUN的形式下发展起来的, 其在使用的过程中具有开放性和与平台的无关性特点, 不断推动者办公系统的发展, 这种技术在各种应用系统中不断的得到应用, 推动着OA市场领域的不断拓展。最后一种技术是IBMLotus Domino技术, 其中Lotus主要的组成包括电子邮件、非结构的文档处理和安全机制等。

5 OA系统在施工图审查流程管理中的重要作用

随着网络技术应用范围的扩大, 办公自动化在信自、管理中发挥着越来越重要的作用在施工图审查流程管理中使用OA系统, 能将结构复杂、内容庞大的施工图审查工作程序化、规模化、简单化, 从而提高了施工图审查管理工作的效率其次, OA系统的使用也是施工图流程管理从业人员的陈旧思想得到突破, 进而用现代化思想和科学化手段进行信自、管理, 使管理人员的时间观念、信自、观念、战略观念和效率观念得到强化, 从而提高了从业人员的综合素质再次, 改变了传统的人工管理、表格整理的管理模式, OA系统中自动上报程序可以解决层层上报的工作弊端, 通过网络信自、的形式将文件逐级上报, 提高了工作效率。另外, OA系统可以自动保存工作中的数据, 保障了施工图流程审查管理工作的质量最后, OA系统的安全系数较高, 管理人员可以对重要的文件内容设置访问密码, 也可以利用 (A系统设置数据库并设置用户名和登录密码, 从而有效提高了施工图审查管理的安全性。

5.1 基于OA系统开发施工图审查软件具备可行性

OA系统是一种办公自动化系统, 主要包括三大主流技术, 即具有简单、方便和灵活等特点的del+RDBA技术, 具有与平台的无关性和开放性特点的JAVA+RDB技术, 包括非结构的文档处理、电子邮件和安全机制等内容的IBM Lotus Domino技术随着科技的发展, OA系统的功能和技术也在不断的发展, 具备了与施工图审查流程管理的可行性。

5.2 简化施工图审查的工作量, 节约了成本

近年来, 建设工程施工图审查流程管理工作的内容逐渐增多, 专业管理人员的紧缺和高素质要求, 也为施工图审查流程管理工作带来了困难因此, 开发基于OA系统的施工图审查软件可以通过建立内部的网络组织, 将施工图审查流程管理系统化、程序化、规范化, 管理人员可通过内部网络快速的进行文档和输入的处理, 提高各个环节的工作效率, 从而简化了施工图审查的工作量同时, 办公自动化能够降低了办公用品的消费、人员管理费用和外出培训费用, 节约了成本。

5.3 提高施工图审查的自动化水平, 提升工作效率

施工图审查流程管理需要经过设计单位上报审查文件, 审查机构负责审查并提出审查意见, 并报送备案如果审查不合格则需要返回设计单位重新修改或设计, 然后再次进行审查的各项环节开发施工图审查软件可以将层层上报、层层审查的工作程序通过网络传播技术完成, 实现网上办公, 将原有的纵向交流变为横向的交流和沟通, 将施工图审查流程管理工作简单化、灵活化同时, OA系统中的存储程序可以保存更多重要的数据资料, 便于日后的查找与翻阅, 从而提高了工作效率。

6 结束语

将OA系统应用于施工图审查流程管理之中, 是对传统的信息、管理的改革, 能够提升审查管理人员的综合素质, 改进管理工作, 提高施工图审查管理的工作效率和质量, 加强信自、安全管理的可靠性总之, 将二者结合并研究开发, 可以提高施工图审查管理的信息化和自动化水平, 有利于提高服务质量。

摘要：随着我国城市规模的不断扩大, 建筑工程的不断增多, 使得建筑施工图信息量也不断的增加, 这就为施工图审查信息管理提出了挑战随着计算机网络技术的在办公系统中的应用, 新型信息管理系统OA系统在企业信息管理中的作用越来越突出研究OA系统在施工图审查流程中的应用, 开发施工图审查管理软件, 对提高施工图审查的效率具有重要意义。

关键词：施工图,审查流程,OA系统

参考文献

OA系统中高校电子公文管理探讨 第4篇

关键词：信息化建设；OA系统；公文管理

中图分类号：TP317.1 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2014）15-0060-03

一、引言

公文是党和政府机关在处理公务过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书。党和国家的秘密事项大都以公文的形式来传递。高校公文一般来源于上级领导机关及相关业务部门。[1]公文是高等院校依法治校和进行公务活动的重要工具，公文处理工作是高校办公室的一项重要职能，科学、规范、安全、高效的公文运转和管理，是衡量办公室工作绩效的重要指标。[2]

办公自动化（OA，即Office Automation），是指把办公的特定流程或环节和日常的事务联系在一起，从而使办公文件在不同办公室、不同地区的流转、审批以及发布等方面实现方便的共享以提高办公效率。[3]当前，OA系统已成为我们日常进行公文处理的主要手段，它改变了以往纸质公文管理的传统理念，而公文流转作为办公自动化系统的核心，是实现无纸办公的重要标志。[4]其生成的电子公文已成为高校电子政务的管理对象和主要载体，具有特定效用的凭证性信息，是学校正常运行的信息支持和信息保障。[5]虽然电子公文具有优于纸质公文的很多优点，但也伴随着不少问题，如何解决电子公文管理中的缺陷，成为本文探讨的关键点。

二、应用OA系统处理高校行政公文的优点

1.加快工作流转时效，提高公文处理效率

在使用OA系统处理行政公文之前，公文呈送批转的整个过程中都依靠公文秘书一人完成，难免会影响工作的质量和效率。在应用OA系统之后，高校的全部公文流程均利用网络形式来实现，操作简便，工作人员仅需登录到系统利用对相关功能键的点击即可完成公文处理的各个环节。此外，工作人员还能够利用跟踪处理，即时地对文件的全部管理流程进行监控，催办不同环节的文件，从而提高全过程的办公效率。[6]

2.节约办公资源成本，促进节能环保效应

纸质文件时期，文件需要专人印制、装订、分发，下发时还需通知各二级单位专人领取，造成了纸张和人力的极大浪费，同时人力有限造成的时间不及时和文件的漏发、错发，影响着相关工作的开展。通过OA系统办理公文，只需选择用户定向发送，并提醒他们及时阅处，接收用户即可上网查阅，节约了大量纸张和人力资源，节能效果非常明显。

3.增强协同办公能力，推进信息共享公开

传统形式下的纸质公文在同一时间同一地点只可供一人的阅读，存在着信息的独占性。

在应用OA系统之后，系统人员不仅对来自外部的信息加强了有效采集，而且通过系统的公文流转，学校的行政公文在相同的地点和时间可供多人阅读，给予了多用户检索下载的功能，实现了各部门间的协作与信息共享，大大推进了信息公开的进程，加强了高校对校内事务的统筹安排以及监督管理，为学校的政策决定提供了有力的信息保证。

4.降低人为因素影响，规范公文处理流程

就传统形式下的审核、修改公文环节而言，受到了极大的人为因素制约，存在着较大的随意性，无法确保文件的质量与及时性。而在OA系统中，公文处理系统通过固化科学的办公流程和建立标准化的模块，任何节点的操作人员都不可以跨节点操作，并且所涉及到的全部修改痕迹都会详细地保存在系统当中，并且会正确地进行备份，这样就用系统规范了流程，保证文件在控制范围内有序办理。

三、OA系统中高校行政公文管理的问题分析

1.平台标准各异，文档一体化功能难集成

高校中OA系统与档案管理系统的建设往往因时间先后顺序和软件开发团队的不同使得系统存在着数据平台各异、数据结构多样以及数据标准不统一等问题，分别开发的应用系统因没有考虑数据共享的公共接口而变成一个个独立运行的系统，致使系统集成度和互联性较差，OA系统中存有全部已办理完毕的内部发文、信息资料和上级部门的所有公文、邮件、信息资料、传阅流转记录等，这些信息如不经过程序的处理，只能单独存放在OA系统里，归档时，还需要手工扫描、录入等，造成人力、物力的浪费，而且不便于日后的检索和查找利用。

2.保密难度增大，涉密文件流转安全难保障

高校在办公室公文管理的收取、制发和传递的过程中往往会接触到不少涉密公文，特别是当前多数高校在实现了办公自动化之后，这些以往机要的上级来文或者尚未公开的学校内部行文因为从锁住即可保护的纸质文件扩展存为放在电脑中的无形电子信息，系统易受非法人员、黑客和病毒的入侵，传输过程中数据也可能被截取、修改或删除，保密难度增大。而一些公文管理人员为了方便传阅， 直接扫描成电子版后盲目将涉密性或内部保密的公文通过网络传阅，极大地增加了网络泄密的概率。这些都为办公室公文管理的保密工作提出挑战。

3.伪造篡改容易，公文唯一合法性难鉴定

传统的公文是否有效与其是否具有公章直接相关，这种“红头+公章”的公文处理模式仍会延续到公文处理系统中。[7]当前在OA系统的实际运用中，对于一些需要领导最终签字确认的公文往往还是采用纸质稿送至领导签字，需盖章的最终行文在定稿后采取加盖传统公章的方式进行确认，这种延续传统的签字盖章的方法使得公文在流转的最后环节很容易受到人为的伪造、复制和窜改，很难确保公文的唯一性、合法性、可追溯性，也无形中增加了资源的浪费。

4.登录查阅频繁，信息催办提醒难即时

在OA系统中包括校领导在内的所有系统用户几乎每天都要办理一定数量的文件，当负责收发文的办公室秘书上传相关文件后，由于OA系统本身并不具备相应的提醒功能，用户往往不能及时进行办理。为了不错过重要文件的处理，用户经常要频繁登录系统查看是否有新的待处理文件，或者由负责收发文的办公室秘书通过手发短信进行一一提醒，这必将导致工作量的增加，而且由于信息反馈无法及时送达等原因造成办事人员相互推诿，责任无法落实，极大影响了用户的工作效率。endprint

5.时间空间限制，远程移动办公难实现

当前在很多高校都存在着人员常需外出学习考察或由于校区分散存在多地办公的现象，这就使得传统的集中办公方式已经远远不能满足需要。虽然OA 系统已打破传统办公环境固定的局限性，使得办公人员可以在家里、也可以在其他校区、亦可以出差在外处理工作事宜。但其完全依赖于互联网络，领导如若身边没有电脑或者网络，那么许多待办公文就依然无法随时办理，特别在一些时限较为紧迫的文件急需在外领导签约批示时，难免就会带来流程的运转停滞，在一定程度上影响了办公效率。

四、解决OA系统中高校行政公文管理问题的对策

1.统筹全局系统规划，实现文档一体化的全程管理

统筹全局的系统工程规划，通过技术对接，实现OA系统与档案管理系统之间的无缝连接，通过两个系统的协同工作，进一步寻找两个系统的结合点，将相关功能界面合二为一，使用户能够在同一个界面实现两套系统的流转和信息转换，使得档案管理功能有机地嵌入整个办公自动化系统之中，构筑起办公自动化系统文档一体化管理模式，实现电子文件归档、查询、存储保管的电子化和网络化，实现电子文件规范化管理。

2.建立公文管理责任制 ，提升电子文件的管理安全

为了保证公文保密工作的严肃性， 要建立责任严明的公文管理责任制度。涉及公文传阅的各个部门都应配备专门的公文管理人员，负责公文的收取、登记、传阅工作。 办公室机要秘书的涉密计算机必须做到物理隔离，严格按照密级文件的流转程序进行相关文件处理，通过身份验证、传输加密、防写防打印、数字签名手写签字辅助认证等安全技术防范电子文件在流转过程中的非法访问和随意删改，确定发送范围无误方可发送，并对接收涉密文件的部门适时按照保密要求进行检查监督。

3.使用电子签章技术，确保公文的唯一合法

在OA系统中，正文模板应集成了电子签章，手写签名等内容，在公文落款处直接加盖以数字技术模拟实际签名或印章的电子签章，当电子文件流转到盖章环节时，选中需要盖章的正文进行电子盖章操作即可，若印章加盖错误，还可以撤销印章。但必须保证要采用加密设备、用户与电子印章绑定的方式，指定用户才有权使用该文件。接收方对收到公文只能在指定允许的打印机上按指定份数打印，文件内容及版式不可更改，从而有效防止文件被恶意篡改，保障公章使用的安全性和唯一性，保证电子公文的真实性、完整性、可靠性和不可抵赖性。

4.搭建即时通讯平台，保证待办提醒的及时有效

通过OA系统中相关业务流程模块与即时通信平台所提供的信息提醒借口进行集成，使其组织结构和系统用户与OA系统保持完全一致，并自动实现同步，如中国电信的企信通、中国移动飞信、微信以及腾讯公司的腾讯通等。开发OA系统即时通讯特性的应用，从而使得当OA系统中有待办代阅公文时，系统能第一时间自动进行消息提醒，方便用户及时办理相关业务，改变传统“人找事”的行为模式为“事找人”的服务模式，进而提升行政办公执行力，提升办公室工作效率。

5.对接移动应用终端，提高系统远程办公能力

通过建立移动办公系统平台，以智能手机终端为载体，使用移动3G 等无线网络与服务系统进行连接，将高校办公自动化系统进行无线扩展，建立起一套可移动化应用的办公信息系统。出差中的领导、公文办理人员在没有电脑或没有网络的情况下，通过一部智能手机，在手机网络条件具备的情况下登录OA办公系统，帮助用户克服空间和时间对办公环境的限制，实现远程异地的公文处理，极大地方便了在外出差人员办公，大大提高了公文管理的时效性和准确性。

五、结束语

总之，应用办公自动化系统进行高校行政公文处理，不仅是高校自身发展的需要，更是建立现代大学制度的需要。通过进一步完善管理制度，规范办文流程，及时更新技术，全面提高公文管理效率，必将使高校管理工作更加快捷有效。

参考文献：

[1]葛爱英，陈宗文.高校公文保密工作的现状与长效机制的建立[J].高教论坛，2011（1）：116-117.

[2]何情.做好新时期高校办公室公文处理中的保密工作[J].办公室业务，2013（2）：64.

[3]方铭.办公自动化（OA）系统的在企业中的应用[J].计算机光盘软件与应用，2012（17）：71-72.

[4]关豪英.电子政务中公文管理系统的应用[J].煤炭技术，2011（11）：22.

[5]陈伟斌.高校电子政务中电子文件管理的思考[J].长春师范学院学报（自然科学版），2011（2）：142-144.

[6]熊俐嘉，李鹏.公文管理中OA系统的应用和展望[J].办公室业务，2013（07）：127-129.

[7]付政.OA系统中公文流转方案设计[J].科技资讯，2011（24）：16.

oa使用管理办法 第5篇

http://oa.hotongroup.com:8089

集团信息中心

【OA协同办公系统使用教程】

项目管理详细教程

内训资料

目录

项目管理...................................................................................................................................................................................2 功能介绍...........................................................................................................................................................................2 基础数据的设置...............................................................................................................................................................2 立项申请...........................................................................................................................................................................4 项目审批...........................................................................................................................................................................6 我的项目...........................................................................................................................................................................6 我的任务...........................................................................................................................................................................8 项目文档.........................................................................................................................................................................10 项目问题.........................................................................................................................................................................11

OA协同办公系统使用教程

项目管理

功能介绍

协同项目管理组件以事件为中心，以项目文档、项目流程为驱动，以任务安排、项目监管、问题总汇等功能做辅助，集中体现了企业事务管理中的“事事皆项目”的核心思想。

首先项目应该是有计划的，因此协同项目管理指派专门的项目审核人员对项目计划进行审核，层层审批，实现项目立项、项目更改的监察和管理。

项目应立足文档，实现报表功能，在协同项目管理中，项目的具体事务以流程进行记录，以项目文档进行保存，将工作流与项目管理结合起来，实现项目明细的汇总统计和知识共享。不仅如此，项目管理中遇到的问题、疑难，皆可实现实时问答，并提供项目问题的汇总，实现项目知识的沉淀。

协同项目管理组件在OA办公系统中，不仅实现了项目计划管理，还实现了项目知识管理、项目文档共享和项目流程管理，它是企业信息化管理中不可或缺的一件利器，是OA管理的重要组成部分。

基础数据的设置

协同项目管理中，首先应该进行基础数据的设置，设置包括对项目权限的设置和对项目代码的设置，前者代表了用户在系统中的管理权限，后者体现了OA 以客户需求为主导的个性化解决方法。

1、项目权限设置：

项目权限包含项目的立项申请权限和项目审批权限两种。选择方法如图所示，以“部门”、“角色”和“人员”三种方式进行选择。

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内训资料

另外，项目权限设置增加免审人员设置，可按部门、角色、用户进行设置。进入基础数据设置->项目权限设置,切换至审批权限后，点击【设置免审批范围】按钮，方可按部门、角色、用户，设置免审人员。具体设置页面如下图所示：

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2、项目代码设置

系统代码设置类似“系统管理”-“自定义字段设置”功能，这里主要设置“项目类型”、“项目角色类型”、“项目文档类型”、和“项目费用类型”。

“项目类型”是立项申请时设定项目类别时的供选择项，此代码主要是设定项目类型的“代码编号”、“排序号”和“代码名称”。

“项目角色类型”是在立项申请时一般认定的项目成员的所属类型，立项时，需按照不同的项目角色添加项目成员，项目成员即未来的项目任务的参与人。在建立项目任务时，需按照不同的任务设定项目的执行人，执行人就是从项目成员中选取。

“项目文档类型”是立项申请时项目文档中的类型定义。

“项目费用类型”是在项目预算时需要输入的各种费用的类型，不同公司可以自定增减。

3、项目模板管理

对立项过程中生成的模板进行管理。

立项申请

在页面中部显示【+新建项目】字样，点击出现立项申请页面。在项目申请过程中，标注有红色“*”符号的为必填项。

1、基本信息：

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基本信息中，需要设定项目的编号、名称和项目计划周期，其中会显示该项目的当前创建人。项目基本信息中还需要设定其类别，便于查看和管理。项目创建人可以看到项目的详细信息，并追踪和点评任务进度。

“项目负责人”默认值为 OA 登录用户，项目负责人也可以通过点击该字段后面的“添加”按钮，修改项目负责人。

“参与部门”是项目参与范围的设定。

“项目查看者”可以看到项目的详细信息，并追踪和点评任务进度。

“项目审批人”是设定该项目的审核管理者，审批人从项目权限设置中设定的审批人员中选择，审批人可以追踪项目信息以及点评任务进度。

在项目的其余信息未设定前，请点击【保存】，不要点击“提交审批”。完成“基本信息”后才能够进入下一项“项目成员”的设定。

2、项目成员：

项目成员就是项目参与人，在建立项目成员时，需按照项目角色进行设定，项目角色类型在“项目代码设定”中修改。在这里设定的项目成员，就是在项目任务、项目文档中设定具体权限的可供选择的人员范围。

3、项目任务：

项目任务是项目中具体事务的名称，每一个项目是由许多具体事件组成的，每一个事件都可以称之为“任务”，任务需要设定的是任务的名称、执行人（执行人从项目成员范围中选择）和任务计划周期，其余信息为选填项。

“前置任务”：即相同项目内，在当前任务之前的任务列表，可设定某个任务与当前任务的前后关系。一旦设定前置任务，本任务的开始时间自动由前置任务决定，即：前置任务结束时，本任务自动开始计时。

“任务工时”：由“任务计划周期”自动生成，“任务描述”是对任务内容的描述，便于任务执行人理解任务的意义，“任务级别”设定了当前任务的紧急程度。

“里程碑”：任务进程中作为标志性的记录。“项目流程”：当该项目运行时，任务执行人可以发起流程，并监控流程的运行状况。

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4、项目文档：

“项目文档”是项目中需要保存的文档存储所在，该功能中可以设定具体文件夹，以及文件夹的“新建”、“删除”、“修改”和“查看”权限，候选人员皆为“项目成员”。

5、项目预算：

“项目预算”是系统中进行预算金额输入和统计的模块，具体项目预算的类型由“项目代码设置”中设定。在各项信息都设定后，回到“基本信息”，点击【提交审批】，项目就进入审批。在提交审批后，项目基本信息就无法继续修改。

项目审批

具备“项目审批人”权限的用户，在“项目审批”模块中，可以看到待审批项目与项目审批记录，在通过或拒绝项目审批时，审批人都需要输入项目审批意见，以供立项创建人查阅，并将以通过的审批记录留存在项目审批记录中。

审批后，立项创建人会短信提醒，告知项目审批的情况。

项目审批记录中还可看到审批人曾经审批的项目的详细信息和实际结束时间。我的项目与任务

我的项目

进入“我的项目”，项目中心页面如下图所示。左侧项目树形图展示了项目名称列表与项目状态，可以按照项目类型和时间进行查询。右侧项目列表展示了项目更加详细的信息，包括：项目编号、项目名称、开始时间、结束时间、结束的实际时间、状态等。还可以根据状态、项目计划周期、项目编号、项目创建人进行查询。

页面中显示出当前用户有权查看的所有项目列表（项目查看者、项目成员和项目审批人都可以看到相关项目信息），点【+立项申请】可进入立项信息填写，在列表中，点击“项目名称”可查看该项目的各项详细信息。

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在列表中，项目审批人可以看到项目的“删除”操作，以及当前项目的状态、“项目变更”和“编辑”操作。

当前项目状态分为“进行中”—表示该项目已经通过审批并运行，这种状态下项目可进行“项目变更”操作，即修改项目信息；

“已超时”—说明该项目当前已经超出创建项目时的计划结束时间，此时项目可以变更； “审批中”—说明项目已经保存并提交审批但暂未获批准，审批中的项目不能进行任何操作； “立项中”—表示项目当前处于创建信息阶段，尚未提交审批，此时可自由编辑或删除项目。在项目信息页面中，包含“基本信息”、“项目文档”、“任务列表”、“问题追踪”、“讨论区”和“项目批注”三个类型的信息。

1、基本信息：项目信息包含了项目基本信息与审批记录，页面主要篇幅显示的就是项目信息中的基本信息。点击【审批记录】可查看当前项目的历史审批结果。

2、项目文档：显示项目中上传的文档。

3、任务列表：显示任务列表以及完成的状态。

任务列表—本项目所有的任务信息列表； 甘特图—项目进度图形化显示；

4、问题跟踪：项目问题的汇总；

5、讨论区：项目交流中显示出项目在运行中讨论区信息；

6、项目批注：项目中领导批注的具体内容。

1、项目描述中插入图片功能进入项目管理，新建项目页面，输入信息后，点击【插入图片】按钮，可以向描述内容中插入图片如下图所示：

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2、项目管理查看和编辑页面从新页签打开

项目管理，我的项目，点击【编辑】或【查看】按钮时，页面从新页签打开，如下图所示：

3、【我的项目】合并进行中和已结束项目功能

项目管理将审核中、立项中、进行中、已结束等状态同时显示在项目列表中。如下图所示：

我的任务

项目建立并运行后，用户作为某个项目的任务执行者，可在此模块中看到当前的任务信息。

点击“项目名称”时，可查看当前项目的基本信息，“任务名称”则是显示出该任务的信息，包含任务名称、描述、任务周期和工时，以及任务是否有前置任务。

要进行任务办理时，点【办理】进入工作页面，页面中有三项需要填写：

1、任务详情：

任务详情中可添加进度日志，进度日志主要包含进度百分比和进度的详细描述，并可附上文本附件。任务进度可被项目创建者、项目查看者和审批人查看，并可以进行点评。

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任务进度完成后，会自动给项目创建人发送短信息提醒。

2、项目问题：

在任务中遇到任何问题，可通过“项目问题”来提问，创建时，需要设定问题的描述，以及指定处理人和最后处理期限，点击【提交】就可以将问题提交给处理人，若暂时无需提交，可点击保存，可将问题保存到“项目问题”的首页。在首页面上也可点击【提交】，完成提问操作。

已创建的问题有“未接收”和“已反馈”两种状态，即当前提交的问题处理人是否已经办理。

3、项目流程：

项目流程是在立项时设定该流程的各个关联流程，在任务中可建立流程，并跟踪流程的运行。其中“项目流程-待办”罗列了未办理完成的流程，“项目流程-进行中”罗列着当前用户已办结并转交的项目流程，“项目流程-已结束”显示的是已经结束的项目流程。

1、项目任务的超时提醒功能和临近截至时间提醒功能

在使用提醒功能前，需进入系统管理，定时任务设置中启用项目任务超时催办功能。点击【立即执行】即可定时检查项目任务办理超时情况，催办提示时间超时前三天至超时后三天。下图为启用项目任务超时提醒界面：

2、【我的任务】合并办理中和已结束项目功能

任务列表将办理中、已结束等状态同时显示在项目列表中。如下图所示：

3、【我的任务】查询过滤功能。

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项目文档

项目文档的管理方式类似“公共文件柜”，进入项目文档首先看到一级目录，一级目录的名称为项目名称。由于每个用户在项目创建时被赋予了不同的权限，比如文档的“新建”、“删除”、“修改”和“查看”权限，详情请见“立项申请”。

项目文档中增加了新建文件、删除、编辑、剪切、粘贴、批量上传等功能。使项目文档操作更便捷、功能更全面。项目文档界面如下图所示：

点击【编辑】按钮，进入编辑页面，编辑界面如图所示：

进入编辑界面可以修改文件名称、文件内容、提醒以及上传的附件信息。勾选一条记录后点击【复制】或【剪切】按钮，即可对已勾选记录进行复制或剪切，点击相关操作中的【粘贴】按钮，即可粘贴被复制或被剪切内容。批量上传功能：可以快速上传多个项目文档，点击【批量上传】按钮后界面如下图所示：

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项目问题

项目问题中有待解决问题和历史记录两项。“待解决问题”为用户提交，目前未办理的问题列表，处理人可点击【办理】进行问题的解答处理。问题有“处理中”和“未接收”两种状态，处理人点击【办理】后，“未接收”状态自动转换为“处理中”。

点【详情】可看到该问题的详情，包括问题描述、处理记录和附件文档。处理人点击【办理】，出现项目问题处理窗口，在“处理结果汇报”中填入问题处理意见，即完成处理工作，该问题自动转入“历史记录”。

新OA系统使用手册 第6篇

办公自动化系统使用说明

2015-3-10 涿州盈易科技服务有限公司

1、系统登录（使用IE8.0）打开浏览器

登录地址：http:///Login.aspx

在地址栏输入OA办公管理系统网址，进入登陆界面

在登陆页面的登陆框中输入用户名和密码，鼠标单击【登陆】进入系统首页。

1、OA办公管理系统使用说明 主页基本功能介绍

OA办公管理系统首页分为4个主要模块 A． 系统功能区：基本的系统功能

首页：

返回OA办公管理系统主界面

重新登录：

返回OA办公管理系统登陆界面, 进行重新登录或更换账号登陆

退出：

安全退出OA管理系统。建议使用者退出时，点击此按钮进行退出。

万年历：

为OA使用者提供的一款实用的电子万年历工具

B． OA主功能区

OA办公管理系统的主要功能模块

C．信息提示区

OA使用者所接收到的提示信息

信息提示区主要包括4部分

我的邮件：该账号使用者所接收到的与自己有关的邮件，如有内容则在此页面显示，提示内容包括邮件主题、发件人、发送时间，点击“可查看邮件正文”，点击“更多”可以翻阅收到的全部邮件。

收文管理：该账号使用者所接收的公文，如有内容则在此页面显示，点击“更多”可以翻阅收到的全部公文。

通知管理：该账号使用者所接收到的系统通知或公司文件通知，如有内容则在此页面显示，点击“更多”可以翻阅收到的全部通知。

温馨提示：系统提供给使用者的一些温馨小提示。例如本地区当日的天气预报，机动车限行尾号提示等。

D．用户提示区

显示当前在线用户数量

点击此框体中的黄色字体部分，进入在线用户明细界面

其中显示信息包括在线用户的姓名、登录时间、IP地址和在线时间

OA办公管理系统详细使用说明

OA办公管理系统主功能区包括以下6部分

个人办公、发文管理、通告管理、通讯管理、学习园地、系统管理、个人设置 A、个人办公

点击查看通知，查看所有通知信息

点击查看收文，查看所有收到的文件信息

B、发文管理

发布公文：教育局填写下发各学校和部门的文件

点击选择人员如图：

在打开的弹出窗口中，勾选要发文的各学校或部门，点击红框中的按钮移到右侧，完成添加，点击黑框中的按钮移除添加。

公文管理：可浏览或者删除所发公文

公文统计：统计各学校或各部门接收文件、已阅文件、未读文件、删除文件、发送数的数量

C、通告管理

发布通告：是教育局填写下发各学校或部门的通知

通告管理：可浏览或者删除所发通告

通告统计：统计各学校或各部门接收通告、已阅通告、未读通告、删除通告、发送数的数量

审核步骤：点击打开，浏览此流程需通过的审核步骤，可查阅流程中各个步骤的 D、通讯管理

电子邮件：可以接收和发送电子邮件，方便相互之间更好的沟通

短消息：可以即时沟通，更方便更快捷

E、学习园地

知道：点击提问，选择相关的关键字就可以发问题，查询选择检索，可以更快捷的找到相关的内容或解答。

文库：用户可以在文库中发布、查询相关的资料。

F、系统管理（有管理权限的用户才能进入系统管理）

职位设置：增加各类职位名称，点击保存。可修改或者删除

办公地点：维护办公地点，可添加，修改，删除

组织结构：涿州市教育局办公系统的组织结构，可添加同级或者下级单位

用户管理：可以维护所有的用户，查询、增加、删除、修改

G、个人设置

自定义风格：系统为用户提供几套页面皮肤，根据自己的喜好保存进行更改。

天气预报设置：可选择各个省市进行查询天气

联系方式：包括公司内部手机、个人手机、固定电话、电子邮箱，修改完毕后点击“保存”完成修改。

修改密码：修改使用者账号的密码 点击“修改密码”进入密码修改页面

填写新密码，并确认新密码之后，点击保存，完成密码修改。

H、安全退出系统