OA办公自动化系统管理制度

OA办公自动化系统管理制度（精选10篇）

OA办公自动化系统管理制度 第1篇

OA办公自动化系统管理制度

第一章 总则 第二章

第一条：

办公自动化系统（以下简称OA系统）是以通达OFFICE ANYWHERE网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

第二条：为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》、《国家机关公文处理实施细则》、《中华人民共和国保密工作规定》、《计算机系统管理规定》等有关规定，结合公司实际，制定本办法。

第三章

组织职责

第三条OA系统的运行中，集团各事部各负其责，协同配合。职责如下：

（一）公司管理中心IT部门是办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为：

1、负责制定OA系统规章制度；

2、负责OA系统核心工作流程设计、修改；

3、负责OA系统各职能部门工作流程设计和审核；

4、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；

5、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；

6、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；

7、负责组织各公司人员操作培训；

8、协助各部门搜集、整理优化系统的需求；

9、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督。

10、负责OA系统的数据备份；

11、负责公司领导、OA管理员和相关人员的培训和技术指导工作；

12、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；

13、负责系统用户注册、注销等管理；

14、负责文件柜功能模块各单位书写权限的设置。

（二）其他事业部主要职责为：

1、负责制定本单位OA系统相应管理办法；

2、负责指定部门（事业部）OA管理员，参与本单位工作流程的定制、文件夹的建立以及本单位OA系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作；

3、部门OA管理员负责本单位参与OA系统人员权限变更时，及时提供给管理中心IT部门申请调整；负责处理OA系统中公文流转工作及文件夹属性和内容的变更工作；

4、负责根据本单位工作需要，提出优化需求。

第三章

文件管理

第四条 公司各单位发出、报送的各类文件（包括发通知、公告、报告、简报、报表、新闻等）原则上统一采用公司办公自动化OA系统发送，本系统不启用电子印鉴。

第五条 OA系统中的公文也称电子公文，是通过公司统一配置的办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。电子公文传输，是指电子公文的生成、发送和接收过程。

第六条

管理中心IT部门负责对电子公文传输工作进行指导和检查。各单位办公室负责本单位的电子公文传输工作。

第七条 电子公文要素与纸质公文基本一致，包括公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、主题词、抄送单位、版记等。电子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同。

第八条 电子公文与纸质公文具有同等效力，不加电子印鉴。如需要对外提供纸质文件，各单位可向公司管理中心申请正式文件。

第九条

各类电子公文处理程序按照《IT公共资源管理制度》的规定在公司办公自动化OA系统中办理。在OA系统中，公司收文办理程序为公司办公室起发领导批阅流程，公司领导批阅后转公司分管领导阅批，再转承办单位批办并择具体办理人办理。

第十条 各单位在OA系统中办理公司领导批阅的文件由单位主管征求批阅文件的公司领导后归档。

第十一条 在OA系统中，电子公文审核流程系发文办理程序为各单位拟稿人发起发文流程，经本部门领导审核后，如需要会签单位协助办理由拟稿单位主管领导协调会签，会签后主办单位交公司分管领导阅批，分管领导确认后转公司文控受审公文签发。

第十二条 公文签发后，由公司办公室编号、制作电子公文，使用OA系统文件分发流程发至公司二级单位、部门主要负责人和OA管理员各一份。并根据实际需要打印纸质文件若干份报出并归档。

第十三条 办理工作业务使用本系统设定的工作流，根据文档管理一体化的原则，做好电子文档的归档，并妥善保管归档记录，备查。直接发送电子邮件可用于小范围内的信息沟通。

第四章

系统模块

第十四条 各单位按照系统功能模块的作用及相应管理程序发布相关信息。

第十五条 本系统设定公告通知、信息发布专栏、OA相关通知、公司新闻、文件柜等五大主要功能模块。

公告通知模块：发布内容是经公司领导签发的公文、制度、通知，发布范围是OA系统所有用户。发布的审批由集团管理管理中心人力资源部审核并负责发布；

信息发布专栏模块：发布各单位相关信息到OA系统的所有用户。信息内容必须经各单位主要负责人审核后，由各单位OA 管理员负责发布；审批过程可使用工作流程。OA相关通知模块：发布与OA系统有关的信息到所有用户。信息内容经各单位主要负责人审核后，由各单位OA管理员负责发布；审批过程可使用工作流程。

新闻模块：发布公司新闻到所有用户，信息内容由管理中心负责审核并发布。

文件柜模块：此模块的权限由管理中心IT部门从上而下设置受权，各单位OA管理员负责本单位信息共享设置，OA系统用户按查阅权限查阅。

第十六条各单位在OA系统中向本单位发布的信息，交本事业部领导审核。

各单位领导对本单位在OA系统中对内、对外发布信息的可靠性和严肃性负责。

第五章 用户权限

第十七条

系统用户如不能正常办公，可设置工作委托，委托他人办理。

第十八条

用户主要权限如下：

（一）普通员工

在系统中根据各级领导批示，及时办理业务回复自己的直接领导；可以使用点对点流程向直接领导汇报、请示工作；具有拟稿的权限；能够监控、查询自己参与公文的办理情况；负责电子公文的校对；接收需要本人待阅的文件，查询自己已阅公文的情况；对自己所需的公文申请借阅。

（二）主管员工

在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文、本部门发文中接收下属员工拟稿的公文审核，审核完毕返拟稿人或者送部门领导审、审批。收文处理过程中，接收部门领导批示的公文，自己办理或批示给下属员工办理。各职员具有查询通过部门收发文管理员办理后的收发文所有信息的权限。

（三）部门（事业部）领导

在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，接收下属员工拟稿的公文审核，审核完毕后，返拟稿人或者送相关部门会签（需要），会签后送公司分管领导审核、审批。部门发文中，对部门发文予以签发。收文处理过程中，接收公司领导批示需本部门办理的公文，批示给下属员工办理

（四）总裁办秘书

在系统中具有普通员工的所有权限，并负责呈送公司领导签批文件的督办。接收发给本公司的公文，拟办后传送给办公室领导。根据公司领导批示传送相关部门或人员办理；负责将办毕公文即时归档。能够查询、监控公司收文的办理情况；负责公司收文的跟踪管理工作；在公司发文中，接收公司领导签发的文件，根据领导审批结果编号送文印室制作或退相关部门或人员；能够查询、统计、监控公司发文的办理情况。

（五）公司分管领导

在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，接收分管部门拟稿的公文审核，审核完毕后，返拟稿单位或者送公司办公室审阅。收文处理过程中，接收公司领导批示需主管部门办理的公文，批示给下属部门办理。

（六）公司领导

在系统中具有普通员工的所有权限；公司发文中，负责对公司发文的审批签发；收文处理过程中，对公司收文予以批示，批示给下属办理。

（七）OA管理员

1、部门（事业部）OA管理

在系统中具有普通员工的所有权限；部门（事业部）发文、工作请示报告中，接收需报部门领导审批或部门领导已审批的公文；按照《公司公文管理办法》规定，负责分发、归档部门（事业部）电子公文的整套文件（包括报批文件和正式文件）制成纸质文件；收文处理过程中，负责将外来纸质文件通过扫描设备转换成符合规定格式的电子公文；接收发给本部门（事业部）的公文，传送给办公室（事业部办）领导审批，根据领导批示传送相关部门人员办理；负责将办毕的公文及时归档；能够查询、统计、监控本部门（事业部）所有公文的办理情况。负责部门（事业部）收文的催办工作。

2、公司OA管理员

负责流程的定制及维护工作。系统投入运行后，涉及修改流程及内容，必须经过管理中心与总裁办确认后方可实施。严禁擅自更改删除，避免电子数据的无法保真或丢失。

（八）公司办公室文员

在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，负责将公司领导审批签发已经产生编号的电子公文按照《公司公文管理办法》的要求以规范化制作，经拟稿人校对无误后，进行排版，发送至公司各单位；负责将已分发的公司发文制作成纸质文件，以备归档及外派。

第六章 登陆规范

第十九条

系统正式运行后，系统所有用户必须在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。

第二十条

系统用户必须建立个人密钥，填写个人信息（公司二级单位班子人员必须填写手机号码，可设成不对外公开），保护好个人登陆密码、电子签名密钥，并定期更换。多人共用一台计算机，如暂停OA办公需及时注销或退出OA系统，以免他人介入工作环境。

第二十一条

登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。

第七章 安全保密 第二十二条

所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，严格遵守公司《计算机信息系统管理手册》和公司《关于加强公司计算机管理的通知》的有关规定。

第二十三条

按照公司《IT公共资源管理制度》的规定，为了保证各单位的网络畅通，严禁使用BT、迅雷、pplive等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。系统用户必须由管理中心IT部门指定的杀毒软件，拒装者取消其上网资格（包括个人笔记本电脑），根据情节及后果，予以50—500元处罚。

第二十四条

OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

第二十五条

OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

第二十六条

涉及国家和公司秘密以及其它密级文件不在OA办公系统上进行工作流转。

第八章 附则

第二十七条 为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理办法，违反者应承担相应责任并接受公司处罚。

第二十八条

本办法未尽事宜按法律法规和公司有关规定执行。

第二十九条

本办法由公司管理中心IT部门负责解释。

第三十条

本办法自发布之日起施行。

OA办公自动化系统管理制度 第2篇

第一章总则

第一条公司办公自动化系统（以下简称OA系统），是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。实现网上办公和信息资源共享的办公自动化系统。

第二条为了加强对公司OA系统的管理，提高工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据公司的实际，制定本制度。

第二章

计算机管理

第三条

计算机是指公司给员工配置办公用计算机，包括台式机、笔记本及移动平板电脑。不得将计算机或打印机外设私自交换或带离指定使用部位。严禁私自将个人电脑或外部人员电脑接入公司网络。

第四条

计算机须爱护使用，分类存放文件，定期杀毒，不得安装与工作无关的软件，严禁安装PPTV、PPS等在线视频软件，下班后及时切断电源。出现故障及时填写IT协作申请表申请维护。

第五条

计算机须设置密码，长时间离开电脑要保存正在处理的文件并锁定电脑，重要文件须定期整理备份。

第六条

传递电子文件须使用OA系统电子邮件发送，严禁使用QQ等软件发送文件(必须与政府有关部门联系除外)。在OA系统上发送带有公司秘密的文件，须压设置密码后发送，口头传递密码。

第三章OA的使用

第七条

上班后及时登录OA系统电脑端，并检查需办理的流程，查看邮件、公告通知及日程安排，并保持OA系统处于在线状态，确保信息通畅。

第八条主要工作流程和流程表单须在OA上流转，严禁线下流转。财务流程须线上流程审批和线下纸质版审核同步进行。

第九条

接到工作流程须在24小时内办结完毕，对于暂时不办理的流程须挂起，否则将会计入超时流程。

第十条

流程表单认真填写必填字段，认真检查上传的附件方可转交下一步，下一步未接受可收回再修改。审批、审核过程中发现问题可退回到问题步骤。如需终止或者删除错误流程，须退回到申请人步骤后通知本公司管理员处理，严禁删除在审批过程中的流程。

第十一条

下班前养成办结当日待办流程的习惯，并在及时书写当日工作日志。

第十二条

外出或者出差培训时，使用手机登录OA系统处理重要流程。外出时间较长的流程须委托给部门其他人员办理，不得出现人员外出造成主办流程无法流转的情况出现。

第十三条

OA登录密码须每三个月更换一次，严禁使用空密码。在非自己专用电脑上不得点选记住密码。

第十四条本部会议室申请须在OA行政办公下会议室申请里申请：大型（超过三十人）会议和学习须提前三个工作日，中型（超过十人不到三十人的）会议和学习须提前一天申请，小型会议和学习须提前一小时申请，非工作日使用会议室须向综合办公室单独申请。申请成功后须在会议开始前一小时到综合办领取钥匙，自行组织会议，如须使用会议室器材告知会议室管理员负责器材准备调试工作。会议结束后设备桌椅及时归位，归还钥匙。

第十五条办公用品申领（仅限国投本部）须在OA系统行政办公下办公用品申领：每月15日和25日申请，申请通过后到办公用品管理员处领取，如果申请数量超过库存，须填写OA上使用《办公用品采购申请单》申请购买。

第十六条通知公告须使用行政办公下公告通知管理发布公告通知，每个部门和子公司应确定专人负责发布本部门、子公司的公告通知，严禁超范围发布公告通知，通知公告内容须写明公告通知正文，公告通知的文件及附件作为附件形式上传。

第十七条小范围的重要事项通知、商洽和督办以及文件发送等不需要发布公告通知的，须使用电子邮件功能，严禁使用微讯或者群组消息商谈督办工作和传输文件。收到邮件须及时回复接收状态，并及时办理。

第十八条严禁利用OA系统的邮件等功能做与工作无关的事情包括下载游戏和视频、在线视频、在线淘宝等等。严禁在OA系统上流转保密文件。

第四章OA系统用户的开通和注销

第十九条由各公司人力资源部负责新增员工资料的审核，并把须要开通的人员名单、基本信息和使用权限，交由本公司管理员办理开通，开通后由人力资源部及时完善人员其他信息。

第二十条由人力资源部提供须注销OA系统的人员名单，由本公司管理员及时办理注销，注销需检查是否有未完成的流程表单，将其主办的流程及时分配其他人员。

第五章系统流程功能管理

第二十一条

各部门按照职能管理相应的流程表单、知识管理下公共文件柜相应资料文件夹以及相应的功能模块管理。

第二十二条

如需修改、增加流程表单，须下载公共文件柜中OA资料文件下工作流程确认单，按模板制作修改后或新增的表单，部门领导及分管领导签字确认后交由管理员制作流程表单。

第二十三条

需要删除流程须流程管理部门领导、分管领导及总经理签字同意后方可删除。

第六章

管理员职责

第二十四条

管理员须做好新入职员工的计算机培训及OA系统使用培训工作。

第二十五条

管理员须维护好本公司流程表单，及时处理OA使用过程中的问题，优化处理表单流程。

第二十六条每周五由本公司管理员统计超时及工作日志书写情况，督促工作日志书写和限时办理流程，并将结果反馈给各部门负责人，作为绩效考核重要依据。

第六章处罚规定

第二十八条

确保OA系统流畅，严禁上班时间使用办公网络做与工作无关的事项，例如在线视频、音频、游戏和购物等行为。每周将对在公司本部各部门及子公司进行流量行为监控，有以下行为将予以通报批评，并将结果交由人力资源部扣除5分，连续发现翻倍：

（一）WEB流媒体和P2P流媒体一周之和超过500MB或超过本周个人总流量的10%的；

（二）游戏行为的；

（三）非工作需要访问购物网站的；

（四）P2P周个人下载量超过5GB的；

（四）其他国家法律法规禁止的上网行为，情节严重的一经发现将上报公安机关处理；

第七章附则

第二十九条

由公司综合办公室负责解释。

第三十条

本办法自发布之日起施行

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END

OA办公自动化系统管理制度 第3篇

随着2013年党的十八大召开, 作为政府部门之一的国土部门要深化改革, 改变过去给民众留下的办事效率低、业务程序繁琐、信息不透明的印象。要提高服务水平, 除了制度建设, 更重要的是提升国土部门的信息化建设水平。OA办公自动化系统作为目前技术成熟、成本低廉、普及率高的软件平台[2]成为了国土部门推进信息化建设的首要推广对象。OA办公系统具有以下特点:

(1) 信息公开、信息共享

国土部门的日常工作主要是公文处理, 公文拟稿、核稿、会签、审签、制文、盖章和归档等工作步骤可以通过工作流方式实现。原先各处 (科) 室收发的公文只有经办的人员才能看到, 使用OA系统后, 除了密件和涉及敏感件, 普通的公文对国土厅、国土局内部人员都是公开的。这样有利于内部监督和信息共享。

(2) 优化流程、明确时限

国土部门办事效率低下的一个重要原因就是层层审批。在这个过程中, 上下级审批不可避免, 但是同级审批可以优化, 改串联审批为并联审批, 如同级处室可以并发会签。通过梳理流程, 可以精简一些不必要的环节。设定每个环节的办理时限, 通过超时督办的方式加快办文速度, 进而提升整体的工作效率。

(3) 远程办公

每份公文最后都需要经过厅 (局) 领导的签批, 而领导出差比较频繁, 导致公文大量积压, 影响工作进度。使用OA办公系统后, 领导可以使用平板电脑远程接入内部局域网, 随时随地批阅公文。

(4) 捆绑推送业务系统

OA办公系统发展历经四个阶段:1) 以个人事务为主的单机阶段, 即借助OFFICE办公软件实现个体工作的自动化;2) 流程化发展阶段, 即借助计算机和网络技术模拟业务办理流程, 为群体的协同工作提供可能;3) 管理型OA阶段, 即OA不仅担负企事业单位的办公流程管理, 更是一个知识传播和共享的平台。4) 业务智能型OA阶段, 即行政办公与业务办公融为一体, 形成跨功能的全面信息和流程整合。智能型OA, 将成为未来的发展方向[1]。国土部门OA兼有第二、三阶段OA特点, 正向第四阶段迈进。由于用户难以改变传统的工作习惯, 许多业务软件开发完成就被束之高阁, 难以得到推广应用。而国土OA系统深度整合了行政审批系统、地籍管理系统、土地开发整理系统等业务系统, 使用这种捆绑推送方式, 用户在日常使用OA系统时, 可比较容易接受业务系统。

2 OA系统在国土部门的应用

2.1 OA系统功能设计

OA系统包括常用功能和收发文功能两大部分, 其中常用功能既有与大多数OA办公系统相似的新闻、短信、邮件、通知公告、任务处理功能, 又有领导日程、问题反馈特色功能。收发文功能则针对政府部门办公特点细分为发文、收文、请示报告等, 如图1所示。

新闻:可以直接添加国际、国内、省内、国土、环境等新闻, 所有用户都可以随时查看, 了解国土系统工作动态。

短信:国土OA系统建立了省厅、市 (县) 局、乡镇国土所纵向三级约3 000人的组织机构树。任何人员都可以根据系统授权使用组织机构树向部分或全体人员发送短信, 有利于及时沟通、协同工作。

电子邮件:与短信类似, 任何人同样可向部分或全体人员发送内部邮件。电子邮件的使用, 解决了人工传送纸介质或磁介质信息的问题, 减少消耗材料的使用, 消除传统信函效率低、成本高的弊端[3]。

任务办理:显示个人待执行流程任务、待领取流程任务、已挂起流程任务。用户在这个模块中进行公文批阅处理。

领导日程:领导们公务繁忙, 经常不在办公室。普通工作人员要找领导汇报工作十分不便。领导秘书或是领导本人可以利用这个功能发布自己一周的日程。既能方便其他人联系工作, 又能作为日后自己的工作总结, 一举两得。

问题反馈:因为全省用户众多, 及时为用户提供技术支持尤为重要。用户通过该模块提出问题, 系统能迅速将问题分发给运维人员, 保证最短时间内 (10分钟) 响应并解决用户使用OA办公系统中所遇到的问题, 同时提供让用户对运维人员进行评分的功能。系统具有以下特点: (1) 时效性, 第一时间短信通知运维人员用户所遇到的问题; (2) 流程性, 可将问题以任务流程的方式分发给各个运维人员; (3) 可追溯性, 可以随时了解当前问题的解决情况; (4) 统计工作量, 可以了解一定时间内所有运维人员的工作量, 用户提出的具体问题。

收发文功能:运用工作流技术和文档批注技术, 提供用户网上签写审批意见, 查看附件, 电子签章功能, 其最大特点是在上传的Word文档上任意位置进行全文手写批注、圈化批注, 使电子批注与传统纸张有相同的批注效果, 也即真人真迹保留。由于业务文档的传递、修改和签收都是在计算机网络上进行, 实现了真正的网上办公[4]。另外, 行政许可审批系统、地籍管理系统、信访管理系统可以调用OA办公系统提供的接口进行项目发文, 这种设计可以避免各业务系统重复开发收发文功能, 达到软件复用的目的。

2.2 OA系统权限设计

OA办公系统纵向细分为省国土厅OA办公系统、省国土厅下属事业单位OA办公系统、市县国土局OA办公系统、市县国土局下属事业单位OA办公系统。不同子系统间的编辑和查询权限设计采用上级查看下级、同级互不能看的方式。省国土厅人员可以编辑和查看本级收发文, 并可查看市县国土局收发文。省厅下属事业单位人员可以查看事业单位收发文和市县局收发文, 如图2示。这样设计可以保证省国土厅对市县国土局及其下属事业单位进行有效的监督与管理。

在省国土厅、市县国土局或事业单位内部, 收发文的查询权限是开放的。但是, 对于公文敏感件, 只有流程办理过程中经办的人员才能查看, 其他人不能查看。如果用户需要查看, 可以启动“公文借阅流程”, 经过厅 (局) 办公室领导审核后, 在许可的时间段内查看。本人考察过许多政府部门的OA办公系统, 发现即便是一个单位内部, 处 (科) 室间的收发文都要相互保密, 完全照搬手工操作时的管理方式。这种做法违背了运用OA办公系统促进政务公开的最初目标。所以, 国土部门在设计OA系统查看权限时避免了这点。

2.3 OA系统内部建设与推广

OA办公系统的优势有目共睹, 但是毕竟是对传统办公方式的根本变革, 工作人员的观念一时难以转变, OA办公系统前期的内部建设与推广颇为艰难, 最终问题能够逐一解决。以下几点经验可供借鉴:首先, “一把手” (如厅长、局长) 要重视和率先使用。政府机关实行“一把手”负责制, 只要“一把手”大力支持, 并身体力行使用OA系统, OA系统就能顺利运行。同时“一把手”指定负责人对各部门协调调研, 各部门大力配合, 提出流程梳理和业务优化的需求也很重要。“一把手”使用OA办公系统过程中遇到的问题, 技术支持部门要优先给予解决。只要充分保证“一把手”获得良好用户体验, 就不难获得“一把手”对OA办公系统的认可和支持了。其次, 在过渡期OA办公系统采用双轨制, 即纸质件和电子件审批同时进行。在这一过程中, 用户体会比较两种办公方式的效率差距, 最终舍弃纸质件审批。需要注意的是, 要避免按老样子先走完纸质件审批整个过程, 然后指定一个人走完电子件审批全过程的情况出现。否则, OA系统顶多扮演一个档案系统的角色, 不能真正发挥作用。最后, 建立用户管理和签章密钥管理制度并配套工具软件, 奠定OA系统的权威性。为每一个用户发放电子签章密钥, 并告知用户密钥相当于本人的签字笔。电子签章是具有法律效力的, 一旦遗失本人密钥, 将耽误正常办公, 由此要求用户妥善保管密钥。用户在国土部门入职、离岗、变换部门, 均要在系统中填写书面申请, 经过处室领导审核, 由信息中心等系统管理部门核实后新建或注销用户, 分配或取消应用系统操作权限以及领取或注销电子签章密钥。

3 小结

OA办公系统利用工作流技术、电子签章技术、文档批注技术、网络技术等成熟技术, 模拟用户日常办公过程, 为用户打造一种信息公开、流程规范、效率提升、成本降低的全新办公模式。用户得以从琐碎的公文传递过程解脱出来, 集中精力完成公文写作和阅办工作。借助这套OA办公系统, 国土部门陆续建设了更多的业务系统, 不但让内部员工彻底转换观念, 而且让国土部门的信息化建设应用水平走在了政府部门前列。

摘要：OA办公系统是信息技术、网络技术、电子签章技术、文档批注技术和工作流技术相结合的产物。通过OA办公系统的建设与推广应用, 国土部门实现了工作效率提高、办公成本降低、运作公开透明的目标。本文分析国土部门使用OA系统的必要性, 介绍了OA系统的核心功能模块、权限设计思想以及推广使用过程中的经验。

关键词：办公自动化,国土部门,信息化建设

参考文献

[1]高峡.国电东北公司OA办公自动化项目设计与实施[D].长春:吉林大学硕士学位论文, 2012.

[2]宋永恒.探讨OA办公自动化系统在中小型房地产企业中的应用[J].中国新技术新产品, 2012 (6) .

[3]刘媛媛.OA办公自动化系统在医院信息化管理中的应用[J].西南军医, 2009 (5) .

[4]韩智, 密长林, 孙景广.临沂市土地供应管理系统的设计与实现[J].山东国土资源, 2013 (3) .

[5]李梅泽.OA办公自动化系统在杜儿坪矿信息化管理中的应用[J].电脑知识与技术, 2013 (9) .

OA办公自动化系统管理制度 第4篇

公司OA办公自动化系统管理制度 第5篇

一、总则

1、了提高公司工作效率，保障信息传递畅通，根据公司的实际，制定本制度。

2、公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以OFFICE ANYWHERE网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

3、为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》、《国家机关公文处理实施细则》、《中华人民共和国保密工作规定》等有关规定，结合公司实际，制定本制度。

二、组织职责

OA系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。职责如下：

1、公司办公室是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为：（1）、负责制定OA系统规章制度；

（2）、负责OA系统本部门工作流程设计、修改；（3）、负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核；（4）、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；（5）、负责监控、检查工作流程的工作流转；

（6）、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；（7）、协助其他部门组织操作培训；

（8）、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督；（9）、负责对系统内的保密设置进行定期检查；

（10）、负责对系统内的信息按照公司保密要求进行定期检查、监督；（11）、负责OA系统的数据备份；

（12）、负责公司领导的培训和技术指导工作；

（13）、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；（14）、负责系统用户注册、注销等管理；（15）、负责文件柜功能模块。

3、人力资源部负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置，提供OA办公系统中用户的流动信息。主要职责为：

（1）、负责现有用户、新增用户、变更用户或注销用户的审核并报总经理工作部；（2）、负责用户离职的OA系统操作。

4、其他部门主要职责为：

（1）、负责制定本部门OA系统相应管理制度；

（3）、负责本部门参与人员权限变更时，及时提供给公司人力资源部申请调整；（4）、负责根据本部门工作需要，提出优化需求。

三、登陆规范

1、系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次。收到工作流、邮件和信息应在一个工作日内处理完毕，以保证工作流正常流转、邮件和信息的及时传送，最好能长期登陆进OA办公，如有违反按照《员工日常工作考评办法》处理。

2、系统用户必须建立个人密钥，填写个人信息，保护好个人登陆密码，并定期更换。多人共用一台计算机，如暂停OA办公需及时注销OA系统，以免他人介入工作环境。

3、登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开OA系统获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。

4、所有用户操作均默认为本人操作，所有后果有用户账户所有人承担。

四、安全保密

1、所有用户应严格遵守《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》 有关规定。

2、为了保证各单位的网络畅通，严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、pplive、PPS、爱奇艺、腾讯视频、百度视频、搜狐视频、快播等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。系统用户必须安装杀毒软件或防护软件，拒装者取消其上网资格（包括个人笔记本电脑）。

3、OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

4、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

5、任何人不得让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载受控的内容；

6、发生泄密的情况，将按《员工手册》及保密规定的内容追究相关人员责任。

五、网络维护

为确保网络的正常运行，全体员工都有对OA系统维护的义务；

1、公司OA管理员是公司OA系统栏目，版面变更唯一的指定人；

2、禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等；

3、未经许可，不得私自改变OA系统的桌面内容；

4、不得对网络运行进行人为设限。

六、应急措施

应急措施是保证、文件信息、资料不丢失的有效措施。

1、对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失；

2、需要进行归档管理的资料由总经理工作部进行备份；

3、总经理工作部对OA系统要及时进行维护管理，防止发生系统失效，每周进行一次系统清理，每周进行一次数据备份，每月进行一次系统级停机备份。

七、其它要求

1、鼓励全体员工 对OA系统的维护管理提出建议；

2、在工作时间内不得上网聊天，玩游戏，观看与OA无关的网站，避免影响正常的工作；凡是违反此规定的，按照《员工日常工作考评办法》处理；

3、发生急办或重大信息，除在OA上发布外，还应及时采用其它通讯方式进行沟通，传递。

八、附则

1、为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理制度，违反者应承担相应责任并接受公司考核制度的处罚。

2、本制度未尽事宜按法律法规和公司有关规定执行。

OA办公自动化系统运行管理办法 第6篇

内蒙古兰太实业股份有限公司企业标准

Q/LT 201505—201

1代替 Q/

OA办公自动化系统

运行管理办法

201111发布 201111实施

内蒙古兰太实业股份有限公司发布

OA办公自动化系统

运行管理办法目的中盐吉兰泰盐化集团及各所属单位协同办公自动化系统（以下简称OA系统）是通过信息化手段实现工作实时管理，提升单位内部及单位之间协同工作效率，系统推进管理制度化、标准化和规范化的管理软件。为保障OA系统正常、规范、稳定运行，保障各类文件和信息快捷传递、查阅，提高工作效率，根据实际，制定本办法。适用范围

本办法适用于可登录OA系统的中盐吉兰泰盐化集团、兰太公司各部室、分公司、子公司。工作流程及职责

3.1 用户帐号注册

各单位用户帐号统一报兰太企管中心设置。

3.2 个人表单流程设置

3.2.1 按照现行管理要求，兰太企管中心将部分管理流程制作成表单流程。

3.2.2 员工带薪休假须填写带薪休假表单流程，提交本单位负责人审批，人力资源中心审核备案。

3.2.3 目标卡、双向沟通卡、月度目标卡、业绩考核得分表等的填写，须按时通过OA系统表单流程提交直接上级审定。

3.2.4 各单位人员提交计算机耗材、办公用品计划、合同审批、档案借阅等应通过OA系统表单流程进行审批。

3.3 公文流程设置

3.3.1 发文流程

3.3.1.1 公司内部发文模板、电子印章、套红模板和发文流程等由各单位提交兰太企管中心制作，各单位使用。

3.3.1.2 各单位发布公文时，由拟稿人员按发文模板拟稿，按已设置的流程提交单位负责人核稿、总经理办公室主任审稿、公司分管领导签发（会签）、总经理办公室文档管理人员套红盖章封发。拟稿部门的公文收发员按照主送、抄送范围发送传阅，分类归档。

3.3.2 收文流程

3.3.2.1 公司内部各单位收文，由单位公文收发人员签收登记，调取文件传阅单，建立传阅流程提交单位负责人批示后，公文收发人员按批示意见转具体承办人传阅、办理后归档。

3.3.2.2 公司外来文件，由总经理办公室扫描后进入OA收文登记，调取文件阅处单，建立传阅流程提交总经理办公室负责人拟办、公司领导批示，收文员办理，按领导批示意见传相关部门承办，然分类后归档。

3.3.3 归档公文借阅流程

3.3.3.1 归档公文可供全体人员借阅。借阅时需调用档案借阅模板，按流程审批后方可借阅。

3.3.3.2 档案借阅流程：本人填写《档案借阅单》，经单位负责人签字确认后，总经理办公室负责人批准，由总经理办公室文档管理人员办理借阅。

3.4 新闻发布流程

3.4.1 新闻的发布范围是全体OA系统用户。

3.4.2 各单位应指定新闻发布人，报兰太企管中心备案后进行设置。

3.4.3 新闻发布人起草新闻后，应提交本单位负责人审核后方可发布。

3.5 公告发布流程

3.5.1 对于需要在指定范围内发布的时效性强的告知性文件和通知，可采用公告形式进行发布。

3.5.2 各单位须指定公告发布人，报兰太企管中心备案后进行设置。

3.5.3 各单位公告发布人起草公告后，须提交本单位领导审核后方可发布。

3.6 文档管理授权

3.6.1 OA系统的单位文档管理员由兰太企业管理中心指定系统管理员担任。

3.6.2 各单位指定一名文档管理员，由系统管理员按单位划分文档，分别授权给各单位的文档管理员，由各单位的文档管理员再划分下一级目录，再分别授权给相关部门的职能人员，指定相关职能人员负责发布各类信息。系统管理要求

4.1 用户帐号信息管理

4.1.1 各单位用户注册、注销、岗位信息变动、权限调整，须及时发送协同通知兰太企管中心做出相应调整。

4.1.2 用户需及时更新完善个人信息，包括办公室电话、手机号码、邮箱地址等信息，确保OA上的员工通讯录保持最新状态（完善个人信息方法：OA界面上端的菜单栏―个人设置―个人信息设置）。

4.2 协同管理

4.2.1 待办事项管理：待办事项增多，造成系统运行速度减慢。为保证系统高效运作，各用户需及时处理提交待办事项，待办事项一周内必须提交处理。（操作步骤：双击待办事项，点击处理，点击继续并提交。）

4.2.2 已办事项、已发事项管理：为节省服务器空间，所有用户必须对已办事项和已发事项于每月15日前进行定期删除清理。对于需保存的事项附件应另存到本地计算机硬盘后，再将协同事项删除；无需保存的事项应及时删除。（删除方法：已发事项、已办事项中不需要保存的流程打勾，点删除。）

4.2.3 各用户已经归档到个人文档的事项必须删除，不得在OA个人文档中上传保存个人文档资料，不得把OA当作个人网盘使用。

4.3 目标卡归档

各单位指定人员对本单位目标卡进行归档。

4.4 公文归档

4.4.1 各单位电子公文要求每月30日进行分类归档。

4.4.2 总经理办公室要把所有公文打印一份纸质文件归档，电子公文每月30日整理归档一次，年底刻录成光盘，存入档案室。

4.5 新闻发布要求

4.5.1 新闻格式要求：标题为宋体三号，正文为宋体小四号，上传图片清晰、美观，字节数控制在300K以内。（为便于排版，新闻正文可以提前在word里编辑好，进行复制，再用Ctrl+V快捷键粘贴到新闻发布栏，图片提前用QQ截图软件进行裁剪压缩，另存在桌面备用，再插入到新闻发布栏，发布前请先预览，版面合适后再正式发布。）

4.5.2 各单位必须严格按照新闻格式要求发布。凡不符合新闻格式要求发布的新闻，系统管理员有权从后台删除。

4.5.3 所有新闻由兰太企管中心每三个月从后台清理删除一次。

4.6 公告发布要求

4.6.1 公告必须指定发布范围，禁止直接选全单位发布。

4.6.2 公告格式要求：标题为宋体三号，正文为宋体小四号。（为便于排版，公告正文可以提前在word里编辑好，进行复制，再用Ctrl+V快捷键粘贴到公告发布栏，发布前请先预览，版面合适后再正式发布。）

4.6.3 各单位必须按照公告格式要求发布。凡不按格式要求发布的公告，系统管理员将从后台删除。

4.6.4 所有公告由兰太企管中心每三个月从后台清理删除一次。

4.7 讨论管理

4.7.1 讨论是员工畅所欲言的空间，应保证讨论话题活泼健康，体现企业员工积极向上的风采风貌。

4.7.2 禁止发布不良言论和与企业、工作无关的言论。否则系统管理员有权从后台删除。

4.7.3 所有讨论由兰太企管中心每三个月从后台清理删除一次。

4.8 系统日常维护

兰太企业管理中心负责OA系统的日常维护，定期对OA整个系统数据进行备份，建立数据备份档案，详细记录数据备份的时间、内容，在系统发生问题时恢复数据，并定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客入侵，确保系统安全。

4.9 安全及保密管理

4.9.1 OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每位用户的唯一标识，个人密码是安全的保证。OA系统提供了用户更改密码的功能，用户应自行更改密码，不得泄露给他人，防止他人盗用。

4.9.2 任何人员不得盗用他人帐号和密码登陆OA窃密，也不得盗用他人帐号和密码登陆OA发表不良言论。

4.9.3 各单位指定的信息发布人员必须按要求发布信息，对所发布信息确保内容完整准确，安全无病毒，并对所发布的信息进行严格授权，确保信息不泄密。

4.9.4 凡涉密内容未经单位负责人许可不得在OA上发布。OA系统中的信息未经单位负责人批准不得由外部人员查看，不得下载受控信息。如发生泄密的情况，将追究相关人员责任。

4.10 登陆管理

4.10.1 OA系统同步在线人数为500人，每位用户处理完工作后应立即下线，以保障其他用户顺利登陆。

4.10.2 为保障用户都能顺利登陆正常工作，严禁用户自行安装A6精灵，已经安装A6精灵的用户必须卸载。检查考核

OA服务器存储空间有限，为确保OA系统稳定运行，OA系统运行列入基础管理考核内容之一。各单位要按照本办法要求定期组织检查考核，重点检查用户待办事项、已办事项和已发事项是否及时清理、公告和新闻发布是否规范，上传图片是否符合要求等。其中各部室由负责人负责，各单位由综合管理部负责进行检查考核，考核结果纳入各单位基础管理考核内容。兰太企管中心定期对各单位OA系统使用情况进行监督考核。附则

6.1 本办法由兰太企业管理中心归口和起草。

6.2 本办法自发布之日起执行。

OA办公自动化系统管理制度 第7篇

杭州哲程软件有限公司 的 《哲程协同办公系统》(OA)经过3年的精心打造，是一套高质量、高效率、智能化的办公系统。

系统以办公管理为核心，以沟通、协调、控制为宗旨，以通用、易用、稳定、安全为原则，融合了当前最流行的管理思想，为行政企事业单位和中小企业提供了一个先进、高效的现代化信息平台。

☆ 有效提升员工办公效率 哲程协同办公系统能帮助企业建立一个统一整合的工作平台，可以打破时间、空间的限制，让企业的所有员工可以在世界的任何地方、任何时间都能够在一个统一的工作平台完成日常的工作，大大地提高了办公效率。

☆ 快速提升企业反应速度 对企业而言，业务流程始终是创造价值最核心的要素之一，通过工作流作纽带，能将各个业务部门甚至上下游厂商之间连成一个整体，责权分明，大大提高了工作效率。不仅如此，哲程工作流系统可以帮助企业对流程进行不断的优化改造，找出流程中的瓶颈，避免人为因素的干扰，提升公司的竞争力。

☆ 立刻提升企业执行力 在传统的管理模式下团队协作不好，领导不知道下边在干什么，成员不知道其他人在做什么。通过哲程协同系统，领导可以非常清楚的知道员工的工作情况，可以根据具体情况指导工作，团队成员之间协作也可以更加紧密，大大提升了企业的执行力。

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杭州哲程软件有限公司

办公自动化OA系统开发问题分析 第8篇

随着网络的高速发展, 网络OA系统逐渐受到关注。一些大型企业集团正致力实现高层次的网络办公自动化, 这将为他们节省大量的人力资源, 节省大量的办公费用, 大幅度提高办公效率。办公自动化系统己成为企业内部的管理运作核心, 为企业发展承担不可估量的作用。开发网络办公系统的市场前景是广阔的。大型企业需要高层次的网络办公自动化, 实现企业内各种信息资源的共享;加强员工间的交流、提高整体工作效率;为领导提供各种有用数据;方便领导对公司情况的及时了解、提供决策支持。

2 企业OA系统在我国的发展过程

我国的OA产业从七十年代末发展至今, 已从最初的提供面向单机的辅助办公产品, 发展到面向企业级应用的大型协同工作软件, 其发展过程分以下三个阶段:

2.1 第一阶段

以数据处理为中心的传统办公系统, 它的最大特点是应用基于文件系统和关系型数据库系统, 以结构化数据为存储和处理对象, 强调对数据的计算和统计能力。其贡献在于把IT技术引入办公领域, 提高了文件管理水平。但是此时的OA系统只是一个简单的工具, 其主要目的是处理文字、文档、表格等, 实现无纸化办公。

2.2 第二阶段

以工作流为中心的办公自动化系统, 这一时期的办公自动化实现了以工作流为中心。这种方式彻底改变了早期办公自动化的不足之处, 以E一MAIL、文档数据库管理、目录服务、群组协同工作等技术作支撑。第二代办公自动化系统包含了众多的实用功能和模块, 它以网络为基础, 实现了对人、对事、对文档、对会议的自动化管理。这时的OA系统已经基本实现了自动化办公和协同办公。

2.3 第三阶段

以知识管理为核心的办公自动化系统, 第三阶段OA的核心是知识管理。知识管理是一个系统工程, 目标是帮助企业发现潜在的知识、定位拥有专门知识的人、传递知识、有效利用知识。知识管理意味着在恰当的时间, 将正确的知识传给正确的人, 使他们采取最适合的行动, 避免重复错误和重复工作。知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题。第三阶段OA的显著特点是信息、资源共享、实时通信以及与短信平台的完美结合。

3 企业OA系统的开发技术

OA系统的开发技术随着企业的发展而发展, 从过去的办公软件如Office、WPS等开始, 到Fortran、Visual Basic、Delphi+Access、SQLServer等中小型数据库进行开发的C/S系统, 到目前基本形成了两大主流技术, 分别是基于J2EE标准和基于Microsoft.NET框架的开发技术。

3.1 基于J2EE的标准

J2EE是一种利用Java 2平台来简化企业应用程序的开发、部署和管理的体系结构。它定义了包括平台角色、组件模型和标准服务等一系列规范, 具有“一次编写, 到处运行”的特性, 并且J2EE继承了Java的可跨平台移植、方便存取数据库的JDBC API, CORBA技术, 并能够在Internet应用中保护数据的安全模式等, 同时还提供了对EJB、Java Select API、JSP以及XML技术的全面支持。

3.2 基于微软的Microsoft.NET框架

Microsoft.NET是Microsoft XML Web services平台。XML Webservices允许应用程序通过Internet进行通讯和共享数据, 而不管所采用的是哪种操作系统、设备或编程语言, 采用预先编译技术, 使得代码安全性加强。Microsoft.NET平台用于生成桌面和企业级Web应用程序, 还可以使用其基于组件的强大开发工具和其它技术, 简化企业级解决方案的设计、开发和部署, 因此在企业OA系统开发中也得到广泛应用。

4 OA系统的发展趋势和前景

随着计算机网络技术和数据库等核心技术的发展, 企业OA系统的内涵也会不断扩展, 企业OA系统将来的发展将与信息管理软件的融合, 用户可以通过网络办公系统进行企业资源和信息的共享, 企业内部网和外部网之间通过一定方式可以方便地进行信息交互和共享。

未来的企业OA根据目前的不足和新的需求, 将会呈现出以下几个明显的特点:

4.1 协调办公

未来的企业OA系统将会搭建高效的协同办公平台, 实现同企业其它信息资源有效地融为一体, 更为智能地为企业决策提供依据。彻底的解决信息孤岛的问题。

4.2 以“知识管理”为核心

知识管理是一种全新的经营管理模式, 它实际上是一种信息化应用系统, 以企业网络和信息系统为基础, 帮助企业发现和组织已经获取的信息, 定位于拥有专门技能的人, 通过协作和企业培训传递这些知识, 让整个组织能有效地利用知识, 建立知识门户和快速响应系统。

4.3 移动办公

随着计算与通信融合和移动通讯的发展, 移动办公的时代正在来临。移动办公是基于移动通信平台开发出来的现代电子办公系统。为适应企业异地办公和随时随地办公, 未来企业OA系统将会具备移动办公的特性。

5 结束语

虽然, OA系统历经了二十多年的发展, 其技术已日趋成熟, 但一套OA产品的成功与否显然不是由其开发技术来决定的, 而是要看其能否满足用户的需求。可以说, OA系统的发展永远跟不上用户的需求, 只有真正以客户需求为导向OA才能真正的符合市场的要求。作为企业信息化、知识化基础平台, 未来的OA系统应该为实现这个目标而发挥其重要的作用。

摘要：本文简单回顾了OA的发展历程并针对OA在企业信息化过程中的重要作用, 着重分析OA的含义、开发现状、OA系统开发技术。最后分析了目前企业OA系统存在的缺陷和不足, 并对未来OA系统的发展前景进行了分析和展望。

关键词：OA,J2EE,Microsoft.NET,信息孤岛,SOA,无纸化办公,自动化办公,协同办公

参考文献

[1]李春勇.浅谈办公自动化OA的发展与现状[J].黑龙江科技信息, 2011 (02) .

OA办公自动化系统管理制度 第9篇

关键词：办公自动化；网络安全；角色控制；角色权限

中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 (2012) 09-0000-02

一、引言

随着计算机技术、网络技术的高速发展，人们的生活、工作以及学习方式都发生了改变。目前，依赖这些高新技术，政府已经慢慢的实现了办公自动化。通常，办公自动化主要是指通过计算機、网络以及相关的管理软件、数据库软件将各种信息组织起来，以便政府工作人员能够更加快速有效的利用。目前，随着网络应用的广泛，已经实现了各地政府、上下级政府的互联，是政府实现办公高效化、无纸化的一个重要组成部分。但是，随着政府办公自动化进程的加速，使用人员的管理水平不一，导致政府办公自动化系统安全受到严重的威胁，尤其是网络安全，如果传输的信息被人盗取，截留等，将会给政府办公带来极大的损失，甚至，严重的将危害国家的安全等。

二、办公自动化的主要特点

办公自动化就是通过利用现代手段和工具，把办公室日常处理各种信息和实务自动完成的过程。办公自动化分为事务处理自动化、行文处理自动化、辅助决策自动化三个阶段，下面进行具体阐述：

（1）事务处理自动化，其主要包括个人事务，例如个人信息交流等；专业事务，例如财务管理；秘书事务，例如会议安排、信息采编等；督办事务，例如信访工作管理等各种行政事务，例如车辆管理等。

（2）行文处理自动化，其主要指从本单位或者上下级单位接收、批阅和办理文件的过程。具体的来讲就是，同一单位内部各种计划、报告、总结等材料的形成和审核、审批过程；上下级单位之间的文件传阅、审核和签发等过程；同时还包括文档一体化及综合档案管理。

（3）辅助决策自动化，其主要是以事务处理自动化和行文处理自动化为基础的。辅助决策自动化的主要内容是以领导综合查询平台为基础，目的是为工作负责人做信息汇总，并为其做出正确决策提供全面准确的依据。

三、影响系统安全的因素

在政府办公自动化系统的安全防火中，数据信息的完整性、系统的安全性是最重要的两个组成部分，其中系统安全性是指保证办公自动系统的安全，防止数据损坏或者是被盗取；数据信息的完整性主要是指防止数据发生丢失或者损坏。

（一）威胁系统安全的因素

1.编程或病毒威胁：网络上流行的一些病毒程序，改写系统中的数据，给系统带来危害。

2.身份鉴别威胁：由于加密算法不够严谨，导致口令被破解，给系统带来危害。

3.物理设备的威胁：其威胁方式主要是通过读取硬件设备的信息，偷窃硬件设备，直接对设备上保存的信息造成危害。

4.线缆连接威胁：通过线缆进行窃听、拨号等方式获取系统信息，给系统带来危害。

（二）威胁数据、信息完整性安全的因素

1.硬件故障：指组成系统的硬件部分发生断电、主板烧坏、存储介质损坏、芯片损坏等故障，造成数据信息完整性被破坏。

2.网络故障：其包括网络连接故障、网络接口卡损坏、驱动程序问题和电磁辐射问题等给系统的网络带来危害，直接导致传输的数据受损。

3.人的自身操作：主要包括缺乏经验的错误操作、故意破坏性操作、意外操作等。

4.逻辑问题：主要包括系统操作错误、文件损坏、应用软件、不恰当的用户需求数据交换错误等。

四、办公自动化系统安全设计分析

有上述威胁因素可以看出，对数据完整性威胁和系统安全威胁的因素太多。因此建立一套完整的安全措施和策略保证整个系统安全是当务之急。

（一）安全设计的基本原则

1.安全性第一：在政府办公自动化安全设计过程中，安全是其主要目的，因此必须保证安全性。

2.网络分段：由于办公自动化系统涉及的部门过多，其安全等级不同，因此，可以针对网络进行逻辑分段和物理分段，以便针对不同安全等级的网络实施相关安全防护措施，同时网络分段本身既是一种安全防护措施。

3.多层次设计：为了更好的保护网络安全性能，可以针对网络传输的各个层次实行加密传送、包过滤、审计软件和代理服务等多种安全措施。

4.多重保护：任何一种保护措施都存在漏洞，因此可以建立一个多重保护系统，以便某一种保护措施无效时，仍然可以保护系统的安全性，增加系统的安全性能。

5.最小授权：针对网络安全的权限范围进行限制，对其安全性级别使用最小授权进行限制，分散其权力，来降低灾难程度。

6.综合性设计：政府办公自动化网络安全应涉及多个部门，因此应该从物理上、技术上、管理制度上等方面综合设计安全防护系统，以便能够使的这些措施相互完善和弥补，尽最大可能排除安全漏洞。

（二）建立一套安全措施

政府办公自动化系统成立之后，基于上述的安全设计原则，针对系统的灵活性、开放性和系统的安全性进行分析，总结其运行特点，我们可以得出危害系统安全的方面主要包括四个：一是对系统安全威胁最大的因素是病毒的侵害；二是外界黑客或者非法用户的入侵；三是设备发证问题对网络运行造成的影响；四是内部人员闯入不允许访问的节点，以获取不经授权的资料。系统安全防护措施的内容包括以下几个方面：

1.对用户下载的软件进行病毒检查。

2.加强用户管理，防止非法侵入。

3.对各种设备资源和信息资源的使用权限进行严格设定。

4.按时备份，防止系统崩溃。

5.使用第三方确认和数字签名技术的控制措施。

6.建立健全用户使用网络资源的规章制度。

7.对认证授权的技术控制手段进行完善。

8.不同工作人员的权限进行严格划分。

9.关键信息的传输采用端到端的专用加密工具。

10.使用分布授权集中控制的安全策略。

（三）防止非法访问与数据丢失

由于政府办公自动化系统所处的网络中包含许多重要的部门，其联系紧密，同时网络上传输的信息资源具有极强的保密性，因此在进行网络安全设计时，应针对系统所处的环境，结合实际情况进行分析，以便能够制定有效的防御措施，分别对系统所处的物理层、网络层和应用层分级进行保护，并使用专业的安全防护设备和软件提高系统的安全性。通常，政府办公需要保护的数据主要包括两个方面：防止数据丢失和防止非法访问。

随着安全技术的提高，解决数据丢失常用的措施包括以下几个方面：

1.针对电源故障，可以采取当今流行的不间断电源，同时采用双机耦合容错结构设计系统，这样主辅机可以共享磁盘阵列资源，自动进行错误侦测，互相作为备份存在，能够使得系统数据时刻处在安全状态。

2.采用磁盘阵列为重要数据的冗余进行备份，从而使网上重要设备的自身容错能力得到提高。

3.使用磁带机对文件服务器上的系统数据进行按期备份。

由于目前政府办公自动化系统中通常装有防火墙，因此对于防止非法访问，可以通过以下几种方法实现：

1.数据加密：为系统所在的每一个通信节点安装防火墙软件，将各个节点定义为一个加密域，形成一个能够防止非法访问的虚拟专用网；

2.在登录系统所在的服务器时，设置登录口令和密码，规定用户的访问权限，针对每一个用户设置存储空间访问限制，建立文件系统的各种操作的访问许可证；

3.授权控制：控制特定的用户在特定的时间内使用特定的应用。将标准进程换成防火墙用专有的FTP和Telnet进程。只有经过防火墙认证／授权后，FTP或者Telnet的请求才能进行通信。由于HTTP认证服务运行在防火墙之上，因此可以保护在防火墙之后的所有的HTTP服务器。管理员可以制定用户授权策略，决定哪些应用或者服务器可以被用户访问。

4.地址转换：管理员可决定哪些IP地址需要映射成能够接入Internet的有效地址，哪些地址被屏蔽掉，不能接入Internet。

（四）以角色访问为基础的控制机制

在防止数据丢失和非法访问的同时，不仅要做到防止公文信息被破坏、窃取、滥用，而且还要有助于公文处理效率的提高。为了达到这种效果，其中的一个重要手段就是实施一套有效安全且灵活的访问控制机制。以角色的访问为基础的控制是一种新型访问控制模型，把权限和角色联系起来，在系统中依据工作应用需要为不同的工作岗位建立相应角色，并且依据用户责任和职务指派合适的角色，然后用户可以通过所指派的角色获得相应的权限，从而实现对文件的访问。按权限的高低依次有：设计者、管理者、作者、編辑者、读者、投稿者等，而实际参与办公系统的有管理员、办公室主任、科领导、局领导、文书和科员等角色，由于在该系统运行中，实际的角色权限还在动态改变，因此，提出通过映射关系来实现，如表1。

表1 公文管理者角色权限映射表

设计者管理者作者编辑者读者投稿者无法存放着

管理员Y

办公室领导Y

科领导Y

局领导Y

文书Y

科员Y

政府办公自动化系统高效运行和安全可靠的关键是建立用户—角色—权限之间的多对多的映射关系，该关系能够灵活配置系统安全功能，使得关系能够可更改和可扩展，以适应需求的变化。本文为了实现基于角色的访问控制权限，定义四张表，分别是表2，3，4，5，以便实现角色到用户、权限的分配。

表2 用户信息表

字段名数据类型备注

UserIDInt用户Id，用户在系统中的唯一标识

UserNameChar用户登录名

PSWChar用户口令

UserDeptChar用户所属部门

AuthurInt许可证发放标记，表示用户是否被授权

表3 权限信息表

字段名数据类型备注

PriNameChar权限名

PriDespChar对该权限或者权限集的描述

OpObjChar操作对象

OpTypeInt操作类型

表4 角色权限信息表

字段名数据类型备注

RolNameChar角色名

PriSetChar该角色拥有的权限集集合

表5 用户角色信息表

字段名数据类型备注

UserIDInt用户Id，用户在系统中的唯一标识

UserNameChar用户登录名

RolSetChar该用户拥有的权限集集合

五、结束语

随着我国政府办公自动化系统的发展，网络系统安全在系统运行和维护过程中占有十分重要的位置。本文针对政府办公自动化系统存在的网络安全进行了详细的分析和阐述，针对防止数据丢失和损坏，系统访问控制等方面进行了探讨和设计，基于角色控制系统的访问权限，保护系统的安全。随着计算机技术的发展，安全防护技术也必将得到提高，因此，政府办公自动化系统的安全也将采取更加的安全防护措施，保障系统平稳可靠的运行。

参考文献：

[1]吴涛.电子政务信息系统的安全隐患及应对方法[J].信息安全与通信保密,2009,10

[2]吴昊,孙宝文.当前我国电子政务发展现状、问题及对策实证研究[J].国家行政学院学报,2009,5

oa办公自动化系统作用 第10篇

办公自动化oa有什么好处?主要有以下几点

1、优化(规范)流程、提高办公效率

2、可以监视员工的工作

3、可以方便的统计任何时段的工作成果

4、可以方便的查找历史资料

5、电子自动化办公、降低行政成本，实现无纸化OA办公

6、满足公司各个层次应用对办公自动化OA的需求(决策层、分支机构层、执行层、员工层、外联层)

7、通过办公自动化OA，可以帮助提升企业的管理水平。