秘书日常工作范文

秘书日常工作范文（精选6篇）

秘书日常工作 第1篇

秘书和秘书工作概述

一、秘书和秘书工作概述

（一）秘书的概念、内涵、特征

1、秘书：掌管文书并协助领导机关或部门负责人处理日常工作的人员。

2、秘书职务：如秘书长、办公室主任、科级秘书等。

3、特征：“三服务”即为直接隶属的领导服务；为相关的各级领导服务；为人民群众服务。

（二）秘书工作任务、作用、特点和层次划分

1、秘书工作任务（1）总体来说：秘书工作具有办公、办会、办事和参谋的职能（2）各地各单位实际情况不同，秘书工作的具体任务不同（3）秘书工作共同性工作任务是：辅助决策；调查研究；信息工作；文书处理和撰制；会务工作；信访工作；文书立卷和档案管理；电子政务；查办工作；印信证章的管理；值班和接待工作；机关内部的管理工作；机要交通与通讯；保密工作；领导交办的其他工作。

2、秘书工作的作用（1）枢纽作用。（2）助手作用。（3）参谋作用。（4）信息、耳目作用。（5）协调作用。（6）门面、窗口作用。

3、秘书工作特点（1）政治性和政策性。（2）辅助性和服务性。（3）组织性和综合性。（4）保密性和机要性。

4、秘书层次划分（1）行政事务性的秘书工作。（2）文字性的秘书工作。（3）议政谋政的秘书工作。

（三）办公室工作

1、概念：协助机关领导人办公和组织机关运转的机构或班子。一般来说办公室是一个办事机构和秘书班子。从某种意义上说，办公室工作就是秘书工作。办公室主任，实际上就是一位秘书和秘书工作的负责人。

2、职能：（1）办文、办会、办事。（2）参谋助手，检查督促，综合协调，后勤保证。

3、要求：高效、保密、实事求是，团结同志。

（四）秘书工作人员素养

1、才干素养（1）精明的办事本领。知识面广、头脑清楚、思维敏捷、手脚勤快。（2）较强的文字表达能力。起草文件，综合情况，会议记录，润饰稿件等。（3）特殊技能。电脑打字、摄影、速记、书法、编辑、驾驶等。

2、智能素养（1）知识积累；（2）思维训练；（3）临机智力训练；（4）记忆训练；（5）反思（反省）训练。

3、心理素养（1）乐观与沉默；（2）培植自信心；（3）鼓励竞争精神，防止嫉妒心理；

4、职业道德（1）为事业埋头苦干的献身精神；（2）遵守纪律的自觉性；（3）谦和平等的人际关系。

二、公文写作

（一）公文的定义公文是国家机关及其它社会组织在行政职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料。

（二）公文的特点

1、法定性；

2、针对性；

3、政策性；

4、效用性；

5、时限性；

6、规范性。

（三）公文的作用

1、颁布法规，传达批示；

2、反映情况，请示工作；

3、联系工作，商洽公务；

4、催办工作；

5、宣传教育；

6、依据凭证；

7、交流信息。

（四）公文的分类

1、按照使用范围的不同，将公文分为：（1）通用公文：广义上的公文，发文主体、规则、格式等皆循通例。（2）专用公文：专门机关使用的公文样式，有特殊要求，如法院的判决书、审计局的审计报告。

2、按照来源的不同，将公文分为：（1）对外文件：简称发文。是指本机关（或部门）拟制向外单位发出的文件。（2）收来文件：简称收文。是指由外机产拟制的作为传达其自身机关的意图，发送到本机关（或部门）来的文件。（3）内部文件：是指制发和使用都限于机关内部的文件。

3、按照行文关系和行文方向的不同，将公文分为：（1）上行文：是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的行文，故称上行文。（2）下行文：是指上级领导机关干部对所属的下级机关的一种行文。（3）平行文：是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。

4、按照秘密程度的不同，将公文分为：（1）秘密文件：指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件。秘密文件还可细分为秘密、机密、绝密三个级别的文件。（2）普通文件：是相对于秘密文件而言的，从这个角度说，也可称为非密文件。

5、按照办理时限的不同，将公文分为：（1）特急件：内容极为重要，需要最快速度传递，最短时间处理的文件。（2）急件：内容紧急，要求在规定时限或较短时间内处理的文件。（3）平件：按照正常工作程序收发、处理的文件。

6、按照发文机关性质的不同，将公文分为：（1）官方文件：主要有法规文件、行政文件和党的文件。（2）非官方文件：是指各社会组织、企事业单位制发的文件。

7、按照具体职能的不同，将公文分为：（1）规范性文件：是指机关、组织、社会团体制定的，要求其成员在活动、工作等方面严格遵守的行业规范。如章程、条例、规定、办法、细则、制度等。（2）指挥决策性文件：是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。如：命令、指示、决定、意见、批复、政策性通知等。（3）报请商洽性文件：是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性、请求性公文以及同级及没有隶属关系的单位为公务活动使用的公文。如报告中、请示、议案、函等。（4）公告知照性文件：是指机关单位发布的需要周知或遵守，以及机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。如公告、通告、公报、通知、通报、会议纪要、备忘录等。（5）日常性公文：是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。如：计划、规划、总结、会议记录、电话记录、大事记、简报、调查报告、值班日志等。

（五）公文的种类和特点在2008年8月24日国务院办公厅《国务行政机关公文处理办法》中，规范了13种公文名称。它们分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。在1996年5月3日中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规范了14种公文名称。它们分别是：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

1、命令（令）适用于依照有关法律公布行政规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

2、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3、公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

4、通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。

5、通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

6、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

7、议案适用于各级人民政府或人民代表，向同级人民代表大会或其常委会提请审议事项。

8、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

9、请示适用于向上级机关请求指示、批准。

10、批复适用于答复下级机关的请求事项。

11、意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。

12、函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

13、会议纪要（抄告单）适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（六）公文写作

1、写作公文的几种类型（1）为自己或本部门工作起草；（2）为领导起草（受命代言）；（3）为他人起草（代书）。

2、起草公文的入门条件（1）熟悉情况；（2）熟悉公文格式；（3）熟悉写作规范。

3、公文写作的特点（1）被动写作，遵守性强；（2）对象明确，针对性强；（3）集思广益，群体性强；（4）决策之作，政策性强；（5）紧迫之作，时限性强；（6）讲究格式，规范性强。

4、公文写作的步骤（1）明确写作公文的主旨（根据主旨选择公文）；（2）收集有关材料（写作内容）；（3）完成总体构思，拟出写作提纲（谋体布局）；（4）起草正文（导语、主体、结束语）；（5）检查修改（主题、观点、材料、结构、语言、格式）；（6）形成送审稿

5、公文写作的要求（1）要保证公文内容在政治上的正确性；（2）要实事求是，在业务上符合客观规律；（3）在文字表达上准确、鲜明、生动、符合语法和逻辑；（4）要符合统一规定的体式和程序；（体式：公文文体、结构、附加标记和文件格式。程序：交拟、起草、审核、签发、印制、发出）（5）要注意细节。

三、公文处理

（一）公文处理

1、概念（1）发文：是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印文件材料等。（2）发文办理：就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。

2、程序发文办理程序由拟稿、会商、审核与签发；核发、缮印与核对；用印、登记与分发等环节组成。

3、具体要求（1）拟稿必须注重行文规则；（2）会商就是涉及其他部门管理职权时商洽取得一致意见，如协商不成，则呈报上级组织调处。（3）审核主要做到“六查”，即一查是否需要行文；二查文稿内容与法律、法规和政策以及上级有关规定是否一致，与平行机关部门已有的规定是否矛盾；三查要求和措施是否明确具体，切实可行；四查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签；五查文字表述是否正确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范；六查公文格工是否符合规定。（4）签发必须确认是自己职权范围内的有关公文；签发后必须对文内容和文字负完全责任；联合发文必须会签。（5）注发必须对公文主送单位、抄送单位、紧急程度、秘密等级、公文字号、主题词、文件格式、发送方式、印刷份数、印发日期等详注。（6）复核必须审核审批签发手续，公文体式，公文附件材料，行文关系。（7）缮印是指对已签发的公文定稿进行印制。（8）核对一般是三核制，即印 印单位、承办人员和印制人员对文稿进行核对。核对方法：对核法、折核法、读核法。（9）用印、签署。用印是上不压正文，下骑年盖月；签署一般先签名后盖章。（10）发文登记一般采用薄册式形式。（11）分装、发出。发送方式有印制发送、传真发送、电报发送。（12）对外催办主要方式有电话催办、文字催办、登门催办、会议催办。

（六）公文格式

1、公文用纸主要技术指标公文用纸一般要使用纸张定量为60g/m-80g/m的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%-90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5-9.5。

2、公文用纸幅面及版面尺寸（1）公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm*257mm，尺寸的允许偏差±1cm。(2)公文页边及版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm*225mm（不含页码）

3、公文中图文的颜色行政机关的公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。

4、排版规格与印制装订要求（1）排版规格正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。（2）制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。（3）印刷要求双面印刷，页码套正，两面误差不得超2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。（4）装订要求公文应左侧装订，不掉页。公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订订锯与书脊间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后脊不可散页明订。装切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。

5、公文中各要素标规则组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于纸色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。（1）眉首①公文份数序号；②秘密等级和保密期限；③紧急程度；④发文机关标识发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称，发号公文由发文机关加“文件”组成；命令（令）由发文机关全称加“命令（令）”组成，会议纪要由会议名称加“会议纪要”组成，其他公文可只标识发文机关。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm*15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。⑤发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“[]”括入序号不编虚位，不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。⑥签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。（2）主体①公文标题公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，发号公文应当标明发文机关，其他公文不标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名名号外，一般不用标点符号。红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；四行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。②主送机关主送机关指公文的主要管理机关。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称之后标全角冒号。标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。③公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。④附件公文如有附件，在正文下空1行左空2号用3号仿宋体字标识附件，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

1、****”）；附件名称不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。⑤成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写成“0”。⑥公文生效公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况：单一发文印章：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正，居中下压成文时间，印章用红色。联合行文印章：当联合行文加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文这间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。⑦附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。（3）版记①主题词主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。②抄送（抄报）抄送（抄报）机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下1行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号分隔，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。③印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号宋体字，印发机关干部左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。④版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。版记中各要素之间加一条反线隔开，一是为显示各要素之间的区别，二是显得美观。⑤版记的位置版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。

6、页码用4号半角体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

7、公文中表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

（二）收文处理

1、概念：收文处理是指收到人证的输过程，包括签收、登记、审核、分发、拟办、批办、承办、催办、注办等程序。

2、具体要求：（1）签收做到“四查”。即一查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收；二查清文件号码与递送人在签收登记上所登的号码是否一致；三查清文件封口是否破损，包装是否牢固，如发现有散包、破封、密封条被拆等情况，应及时追查原因；四查清文的登记数与实有件数是否相符。拆封做到三个明确。即一明确一般文件由办文人员拆封；二明确领导“亲收”“亲启”的封件，由领导本人拆封或由其委托的人代拆；三明确密件交由机要文书或机要室拆封，妥善办理。（2）登记项目包括收件的流水顺号、收到日期、来文机关、来文字号、密级、份数、分送部门、签收、备注等。登记的具体范围包括：上级机关文件。包括指导性、参阅性和需要输的文件；下级机关文件。包括请示、报告性文件；重要的带有密级的刊物、资料；其他机关商洽问题和需要答复的文件；上级极关召开会议印发的会议文件材料。（3）审核主要是收到下级单位的上行文后进行预审，合格公文进入正式办文，不合格公文可以退回。（4）分发应分阅知件和阅办件填好《文件传阅单》或《收文处单》后分送给有关领导、有关部门和承办人员阅知办理。（5）拟办是对来文的处理提出初步的意见，供领导人批办时参考。上级来文，主要写“请**领导阅示，批示”，“拟请**部门办理”；下级来文或平行文，主要写“拟请**部门阅处”；需要多个部门联合处理的，需要选出牵头单位和辅助单位。拟办应在收文处理单上给出拟办意见，并签名，写日期。（6）批办是指机关领导人或有权人对送批的文件如何处理所作的批示。批办的主要内容包括：

1、提出处理该份文件所述问题的原则和方法；

2、提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限；

3、凡是需要两个单位或者多人共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行；

4、需传阅的公文，写明传阅范围，对象等。

7、承办是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。总体来说要按照领导的批示，抓好落实。

8、催办就是要对那些必须输答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。催办的形式分口头催办、电话催办和书面催办等。

9、注办要注意以下四点：一是一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期；二是需要办理复文的文件，办理后要注明“已复文”，并注上复文的日期和文号；三是用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话者、主要内容等，并由承办人签字；四是不需复文的文件要注明“已阅”、“已办”、“已摘记”等字样。

（三）公文立卷归档工作

1、公文立卷（1）公文立卷是指机关文书部门将已办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。公文立卷的原则：一是公文立卷能够保持文件之间的历史联系，便于文件的查找利用；二是公文立卷可以维护文件的完整与安全，便于文件的保管；三是公文立卷，为档案工作奠定了基础。（2）公文立卷的主体可以是综合部门（办公室），也可以是会计、保卫、人事、科技等专门部门。小机关一般由办公室或秘书科集中立卷。（3）公文立卷的范围反映本单位主要职能活动和基本面貌的文件是立卷的重点。公文立卷文件材料范围包括：上级机关的文件材料；本机关的文件材料；同级机关非隶属机关的文件材料；下级机关的文件材料。（4）公文立卷的方法

1、文件集中；

2、文件归类；

3、编制立卷类目（类名和条款）（5）卷内文件的整理和编目

1、按照一定标准对卷内文件进行排列；

2、对卷内文件编制页号和件号；

3、填写卷内文件目录。主要项目有：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等。

4、填写卷内备考表备考表置于案卷末尾，项目有：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等。

5、拟写案卷标题；

6、填写案卷封皮；案卷封皮项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件数、页数、归档号等。

7、排列案卷；

8、编写案卷号；

9、编制案卷目录。

2、案卷归档（1）归档制度1）归档范围有价值即归档。2）归档时间机关文部门或业务部门一般应在第二年的六月前向档案部门移交档案。3）归档要求。一是应归档的文件齐全、完整；二是文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；三是归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷；四是案卷标题简明确切，封面清楚、目录完整。（2）文件的保管期限1）列为永久保存。是指那些反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料。2）列为长期保存。是指那些反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料。期限为16-50年左右。3）列为短期保存。是指那些只在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料。期限为15年以下。

四、会议组织工作

（一）会议的涵义和要素

1、组织会议，简称“办会”，是秘书工作的重要内容之一；

2、会议的要素：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。

（二）会议的分类

1、按照内容性质的不同，会议可分为代表大会、工作会议、学术会议、联席会议等。

2、按照会议铁形式的不同，会议可分为小组会、座谈会、报告会等。

3、按照与会人员的成分的不同，会议可分为党委会、董事会、记者招待会等。

4、按照人数、规模的不同，会议可分为大型会议、中型会议、小型会议。

5、按照会议召开的规律或日期的不同，会议可分为定期例会、临时性会议等等。

（三）会议的功能

1、决策功能；

2、指挥功能；

3、沟通功能；

4、协调功能；

5、动员功能；

6、显示功能。

（四）会务工作的办理

1、会前准备、会议准备、会后整理工作。

2、会议工作流程一般为：拟定会议内容→拟出会议方案→报领导审批→下发通知→会务准备工作→会议记录整理材料→归档。

（五）会场的排座

1、小型会议；

2、大型会议。

五、办公室事务管理

（一）环境、卫生、安全管理

1、环境：方便、舒适、和谐统一。

2、卫生：干净、整洁、整齐美观。

3、安全：无任何隐患和事故。

（二）日常工作与管理

1、日程工作安排；

2、领导约见安排；

3、临时性工作处理。

（三）电话管理

1、电话机和电话费管理；

2、电话记录处理；

（四）印章使用与管理

1、印章的刻制和启用；

2、印章的审批和使用；

3、印章的保管。

（五）介绍信的使用与管理

1、介绍信是用来介绍派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。

2、介绍信管理应严格而细致，并注意以下问题：（1）介绍信的格式应符合要求；（2）介绍信应由专人管理；（3）出具介绍信必须认真履行审批手续；（4）妥善保管好介绍信的存根。

（六）值班工作

1、值班工作的主要任务；

2、值班记录的编写和处理。

（七）保密工作

1、保密工作的重要性；

2、保密工作的内容。

（八）办公用品管理

1、办公用品管理的内容；

2、办公用品管理的原则。

（九）接待工作

1、内容

2、类型

3、程序

4、接待工作计划

5、接待工作实施

（十）财务管理

（十一）车辆管理

（十二）人事档案管理

（十三）应急管理

（十四）其它管理

秘书日常工作 第2篇

解决问题的方法，其作用迄今仍是不可忽视的。人际关系中的心理因素方面，对管理领域的工作效率，仍能够起到极大的影响。一句话，再先进的工具也代替不了人的意志，从而使人联想到《人际关系学》在秘书工作领域的重要性。该专家的这种论点，可贵之处符合实情。

德国于世界二次大战后，作为战败国，国家枯萎凋零，百废待兴，但世人皆知，德国人能干肯干，其经济由复苏到崛起举世瞩目。随着经济的发展及科学技术的突飞猛进，日益需要加强行政管理，以求提高工作效率，增进社会效益。本着此原则，德国秘书工作之发展，极端注意时间，分秒必争，重又引起世人注目。

（一）德国秘书的主要分类和各类秘书的工作概要

．国务秘书

在德国，总理府设一名国务秘书，主管首都的事务，由总理直接领导。此外，还设一位议会国务秘书，负责议会院和政府之间的联系，并协助总理保持同议会的联系。政府各部，也都设有国务秘书和议会国务秘书，作为部长的助手。概而言之，议会国务秘书必须是议院议员，协助部长处理行政事务，负责部里的常务工作，相当于某些国家的常务副部长，他有权代表该部出席内阁会议、议会、各专门委员会和从事其它各种活动。当部长因故不能任职时，他可以被委任为代理部长。至今，德国一般每个部设议会国务秘书和国务秘书一人，重要的部各设两人。国务秘书属于高级秘书，是政府高级官员的组成部分。人数虽不多，但在政府的工作中占有极其重要的地位。国务秘书一般皆具有两重身份，对国家元首或部长来讲呢，是参谋是助手，执行的是秘书职责；对下级单位来讲，他们却又是领导和指挥者。

．企业秘书

一般是指企业中从事秘书工作的人员，皆为企业董事长或经理的专职秘书。德国企业秘书唯一重要的原则是，要合理计划时间，合理安排工作。一般秘书的基本条件，年龄不能超过岁，必须是中等文化程度，专业秘书训练班和英语训练班毕业，通过考试任用；再有的是从事过图书馆整编和管理工作的人，能独自编写一般信息，懂英语，年龄不得超过岁，要求其工作必须以最短的时间达到最佳效果，这也是必备的原则。此等秘书之一般工作为重新打印呈送领导者的报告，电话交谈，书写内容复杂的信函，（不得超过分钟）同领导人座谈，向同事进行咨询，与秘书实习生进行入门座谈，准备整理书信，发出电传打字和通讯，为领导人择选材料，汇编和装订档案，皆有时间限制，不得超过规定时间。同时，阅读文件要求思维将文件分为段落，便于掌握文件内容和重点，便于拟出扼要提纲。故而企业秘书，首先要精于整理文件，来文分为立即要执行的，紧急执行的，普通公务信件和处理有一定期限的四种。关于变更重要定货人电话号码的通知；关于分配全年奖金的指示；同你号合作的企业的定期咨询；非主要订货人提出的减价要求；邀请你公司或号领导人出席作为重要供应者的企业纪念会；关于某企业首领生病需要休假之际变更代替人的通知；有关电话洽谈重要的缩减开支方面的决定；对本公司领导人报告内容质询，秘书要立即答复，如在休假期间，假终进行；整顿七天一叠未拆开的公文；本公司领导人报告摘要手稿三天之内作好；进行关于发起组织技术装备的提案；电话中达成的协议，值本公司领导人休假，会晤问题由秘书负责；对本公司或号领导人参加的董事会重要会议计划记录事项要由秘书掌握；十分重要的是，供领导人用的资料要由秘书进行择选，以便于领导人对各种情况广泛清楚透彻了解，所以秘书的重要任务就在于择选最需要的材料。例如录用工作人员时如何交谈的指导材料，以便提高领导人在这方面之技能。企业秘书的档案室工作亦属重要，档案室文件要进行分类：企业内部规章；顾客订货信息单据；有关同行业竞争信息；生产计划；有关公司对手方面的信息；进行举办讲习班的资料；签字无讹的字样证明；有关各学院进行秘书讲习班提高技能的办法；企业史；企业工作活动图表；参观访问者的统计表册；实习生工作须知等等。

若按文件重要程度及其保存时间，宜分别放置，以示其实用价值。文件可分为下列各类：不太有用的或极少用的文件；短时保存的公文；保存期明确文件（如保存到……年为止）；等待答复的公文；在……法律生效期间内保存的文件；长期保存的文件，共此六种。

资料则分为：邮寄费用手册；送领导人签署的文件；办公室木器家具一览表，家具广告一览表；有关不能参与的提高技能的重要措施方面的宣传公函；号杂志；对初参加工作者的职业信息表；旅馆饭店一览表；企业于某一时期停业的通告；董事会选举的结果；决定性的生产会议记录；半年之久的剪报；有关干部问题咨询服务信件；老常规条文；企业用的只供领导人收受、专门研究领导的过期三个月之久的专门杂志；生产上不幸事故的报告书；董事会对领导人关于必须为降低工时损耗作斗争的预告。对书籍提出如下的要求：将书籍详细订出目录卡片；将有关书籍资料正确登入卡片内；将书籍按第一个字母、按学术领域分类。

秘书对书籍目录卡分类录写择选举例如下：（）马尔特马丽亚盖尔克同瓦里切尔约希姆合著：《高等秘书学校》第４版，门什翁德阿尔巴依特出版社年出版，页。内容：秘书职业；速记；打字；通讯；电话交谈；电报及电传打字报道；人际学；、办公室（厅）工作；工作的合理化；内部通讯；书籍与杂志；领导人出差；会议；管理原则。（）安涅马里、连纳尔茨著：《秘书的有效工作》费尔拉格出版社年版，页。内容：秘书职业；同来访人接触；秘书行业；分配工作；电话交谈；准备开会和会议。（）乌尔苏拉、德列克斯列尔著：《秘书减轻领导人的工作负担》维卡出版社年再版，页。内容：秘书职业；秘书本人的工作；准备会议；准备出差；文件工作；速记；生产交谈特点。（）克里斯塔亚捷著：《秘书简明手册》，第八版，年版，页。内容：通信；秘书处实用方面的工作与技术方面的工作；准备会议；准备公务旅行；按期完成工作检查；提供领导人信息；组织工作的技术设备；同人联系；纵横交错计划的拟定方法。

（二）德国秘书学专家对正确使用电话和书信的观点

正确使用电话和书信书写的观点分别为：

．打电话

秘书应每日尽量拨出一定时间合理用于一切必要的电话联系。电话交谈之前，宜认真短暂准备，电话前应将认为重要之事记于纸上或将电话拟通知之事录于小册上。同他人交谈时思考好交谈目的，准备交谈信息。电话交谈时要多做记录，删去不需要的内容，记录简洁而通情达理。公务电话免除与公务无关的话语，以免浪费时间并使公务通讯工具中断。通电话时话语速度要慢，言谈要准确，免使对方再问；电话交谈时精力要集中，以免遗漏，更重要的是，将注意力集中于当时对方的精神状态，而免犯心理上的错误判断。、书信书写技能

德国专家认为，信之格式系属次要，可灵活运用。但当注意书写信前宜周密思考，言辞应妥当，字体要端正，这对信的写收双方皆有利。收信人职位越高，越无更多时间细观，故应写得一目了然，洞悉实质。写信前应先拟定提纲，以免遗漏；信的内容宜简短扼要，要求简短、准确、友好、礼貌；信的本质或形式皆不要重复，要符合现行的语言规范；避免虚假表示，压缩书信内容，留心勿有语法错误；书信分段，必须合乎逻辑；可以划出信中主要内容，如某些数据；可用编号表示段落，以便于收信人更快更具体地拟出函复；业务方面的叙述，只道清解决的结果，要文理通顺，要从速涉及主题，宜贯穿主题，不偏离主题。

从秘书工作浅论秘书与领导的关系 第3篇

1 秘书人员应加强自身修养、提高业务能力

在当今的社会发展中, 各行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的秘书, 才能适应现代社会高效率的管理。尽管秘书人员级别不同, 却都需要有较高的秘书意识与气质的修养, 秘书功能才能得到最佳发挥, 秘书职能才会高效运转。因此, 秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时, 必须自觉加强秘书意识与气质的修养。提高素质, 应做到时时虚心, 处处留心, 事事用心, 从多方面、多角度强化素质。

秘书的工作是秘书的自我塑像, 为美为丑, 可爱可憎全操于他自己之手。因此, 秘书应对自己的工作持以乐观、满腔热忱的心理, 才能变被动为主动, 变消极为积极, 使自己的工作成果放出光彩。除了对工作具有满腔热忱的精神状态, 还要有一丝不苟, 尽善尽美的办事态度。如果做秘书工作养成了轻视与忽略的坏习惯, 时时抱着一种马马虎虎、敷衍苟且的应付态度, 那么, 即使他有满腔热忱, 其效果也会被这种惰性所抵销。

秘书要处理好与领导的关系, 关键在有效的服务, 而做有效的服务, 决定因素是:才干、品德、性格的素质。这种素质的建设是个长时间的渐进过程, 不能期望一蹴而就, 要持之以恒, 坚持不懈。

2 秘书人员在工作中注意和领导的关系

2.1 秘书与领导要在工作上保持协调和一致

秘书与领导在知识才干上旗鼓相当, 平分秋色, 而且历来配合很好, 在许多情况下, “英雄所见略同”, 这种与领导一拍即合, 心领神会的思维即是同步思维。秘书的主要工作就是要协助领导, 所以秘书要在工作上与领导保持高度的一致性。在这里不是说要秘书对领导愚忠, 主要就是说为领导的工作铺好道路, 能够领会不同领导特别是主要领导的意图, 贴紧领导的思路, 想领导之所想, 谋领导之所需。秘书贴近领导, 是领导的助手, 在日常的工作中会受到领导的修养、工作作风的影响, 会不自觉的模仿。这样当领导从你的言谈举止、处理问题风格中看到自己的影子时, 会觉得培养出了中意的下属, 这会使秘书与领导之间的关系更进一步。

2.2 秘书要摆正自己的位置, 工作到位不越位

在工作中, 秘书始终是处于辅助地位的, 秘书必须找准自己的位置, 不能越位越权。“越位”, 就是犯规。在行政管理中, 不准“越位”是为了避免混乱, 不干扰上级层次的工作、不影响下级层次的各种关系。

当今社会, 秘书工作已经成为一种广泛的社会职业, 秘书人员队伍迅速壮大, 秘书的服务范围不断扩大, 服务领域逐渐拓宽。在这种新形势下, 一些秘书人员参与意识增强。主动服务的积极性日益高涨, 如果秘书工作者个人位置摆放不当。不能很好地把握自己的角色特点, 很容易导致擅权越位的现象发生。在领导决策过程中, 秘书可以提供信息, 提出建议, 而不能做决断。凡涉及重要事项, 重大问题, 须由领导表态, 秘书不能随意表态, 秘书只有在领导授权的情况下才可以表态。在传达领导指示时, 如果要表明自己的看法和意见, 一定要与领导的指示区别开来, 领导的指示要贯彻落实, 秘书的意见只能作参考。

2.3 秘书要维护领导的形象和尊严

在社会新形势下, 秘书工作面临不少机遇和挑战。最主要的是秘书人员要求超越自我。统观以往秘书的职业道德特点, 要求秘书人员不能抱住“自我”不放, 处处权衡个人得失。当然服务于领导这一根本属性仍旧不能错了位。在体现“独立意识”的同时, 摆正自己的位置。在服务活动中, 自觉做到参谋不决策, 分忧不分权, 自尊不自大, 对事不对人。

秘书人员还应保持一种平常的心态, 淡泊功利, 做到工作面前拼搏, 名利面前退让, 把光环和荣誉让给领导。如果因为一点点成绩和功劳就沾沾自喜, 或者在领导面前故意炫耀或邀功请赏, 向领导提要求, 要好处, 这样的秘书, 领导十有八九是不欣赏和看重的, 与领导相处起来自然不会和谐愉快。

秘书应具有委曲求全的胸襟和肚量。作为领导身边的一名下属, 秘书的某些工作和做法可能得不到领导的理解和支持, 某些好的方案和建议可能不被领导采纳和肯定, 有的情况下, 秘书可能还会因为某件事或某项工作遭到不公的待遇甚至受到领导的批评。此时, 秘书应保持冷静, 千万不能与领导争论问题的是非曲直, 要保持大度的胸怀和坦然的心态。

2.4 秘书与领导应保持必要的交流和沟通

文秘人员在思想上完全可以高于或先于领导者, 以促进和协助完善领导意图。以起草领导讲话为例, 往往领导只给拟写文稿的任务, 没有详细的提纲, 这任务的难度是可想而知的。如果在接受任务时, 文秘人员能摸清领导思路, 甚至掌握必要的参考线索, 那就可以很好的完成任务。要做到这一点, 文秘人员平时就要主动与领导交流思想、讨论问题, 了解、领会领导意图, 思想上的双向交流。文秘人员在完成领导交给的任务时, 就会得心应手。文秘人员与领导在思想上达成共识的出发点在于:积极领会、执行或协助完善领导意图, 而不是积极表现自己。因此, 在行为上不能先于领导。

社会的飞速发展, 给各行各业带来了机遇和挑战, 对文秘工作也提出了更高的要求。人类社会的历史进程表明, 秘书与领导的关系既具有一般社会的秘书与领导所具有的属性, 又具有阶级社会特有的与阶级性相关联的属性, 弄清秘书与领导关系的这种两重性, 既有助于我们在研究秘书科学时, 承认并把握秘书与领导关系中具有的一般的普遍社会共性, 又能区别历史上秘书与领导关系的阶级个性, 建立起符合我们所需要的中国特色社会主义的秘书与领导的新型关系, 防止和克服错误倾向。正确认识秘书与领导的关系, 处理好秘书和领导的合作关系, 是两者的具体工作关系中最为重要的、起核心作用的基本关系。

参考文献

[1]张同钦.秘书学概论[M].广州:暨南大学出版社, 2006.

[2]黄桐华.秘书工作实例评析 (第一章) [Z].

[3]任群.中国秘书学[M].重庆:重庆出版社, 2006.

秘书工作“三层楼” 第4篇

第一层是文字的。文字工作是秘书的主业，无论拟写通知、意见，还是起草总结、报告，都是秘书的基本功。秘书首先要能写一手好文章。什么样的文章才算好文章？现在有一种不好的现象，就是喜欢“做文章”。有的秘书在起草文稿前，不去了解相关的实情，却忙着到网上搜集大量的华丽文字;起草过程中，谋篇布局、遣词造句不是着眼于分析问题、提出可行的观点，而是把心思用在镶嵌几个漂亮辞藻、有噱头的说法上。写出来的东西，形式大于内容，形式掩盖内容。我们的祖先教育孩子时说，“衣贵洁，不贵华;上循分，下称家”，其实写材料也应如此。所谓“衣贵洁，不贵华”，就是要简洁明了、开门见山，不要反复铺陈、云山雾罩;所谓“上循分，下称家”，就是既要和上级政策精神保持一致，又要和基层的、本地的实际相符合。如果能做到这样，写出来的就是好文章。

第二层是思想的。秘书写文章，不是文学创作，而是要解决问题、推动工作，也就是“以文辅政”。它不仅需要文字功底，更需要眼光和智慧。做秘书一定要做个有思想、善思考的秘书。观察事物，要有自己的眼光，观察之后要有自己的观点，而这观点必须是站在领导视角的、全局的观点。要做到这一点，就必须注重调研，尊重事实。所谓尊重事实，就是要把调研发现的实情、分析得出的结论作如实的反映。现在有一种很不好的倾向，就是还没下基层先把调子定，写出来的调研报告一概形势大好，对于存在的问题常常避重就輕，结果误导了领导、影响了工作。我们作调研，就是为了发现问题，分析问题，进而拿出解决问题的方案供领导参考。所谓“以文辅政”，就是要通过撰写调研报告，为领导提供具有前瞻性、建设性和可操作性的意见、建议，并使之转化为决策，发挥实实在在的作用。

第三层是实践的。秘书不仅要在领导“出思路”时当好参谋，更要在“抓落实”的过程中发挥好作用。这就要求我们既要具备较高的理论水平，又要具备较强的实践能力。现在有些秘书非常勤奋，笔耕不辍，但由于缺乏实践能力，而成了“理论的巨人、行动的矮子”。秘书更应该注重发挥协调职能，把主要精力放在重大问题的协调化解、重点工作的督促落实上，真正成为领导的左膀右臂。

秘书工作的“三层楼”，第一层是最基础的要求，不会办文的秘书不是合格的秘书;第二层是较高的层次，通过调研为领导出谋划策;第三层是努力的方向，在抓落实的过程中，从“被动服务”变为“主动作为”，真正体现出秘书工作的价值所在。

秘书日常工作 第5篇

秘书部门是一个工作整体。为了有效而全面地实现自己的职能，这就要求每一位秘书人员，尤其事秘书部门的负责人遵循正确、科学的工作原则与要求。

1、明确职责、权限、目标、任务

每一个机关或单位的领导部门都应根据本机关、本单位的性质、总目标、总任务来确定秘书部门的职责范围和权限大小；确定某一时期内秘书部门的目标、任务和工作要求。秘书部门则应确定每个秘书人员的职责、权限、具体工作目标和工作任务，做到既分工明确，又配合密切。

2、制定秘书工作的各项制度和标准

不论是常规性工作，如文书工作、档案工作、信访工作，或是临时性工作及灵活性较大的工作，如会议工作、调查研究工作、接待工作，秘书部门都应制定明确的规章制度和工作标准，使之事事有规可循，有章可依，工作应有质量标准和时限要求。

3、分清主次，有条不紊

秘书工作头绪繁多，千变万化，又往往事无巨细，纷至沓来。秘书部门做工作不能胡子眉毛一把抓，也不能头痛医头，脚痛医脚，整日忙于应付，疲于奔命。秘书人员必须头脑冷静，熟悉业务，根据任务轻重，时限长短，或者根据领导指示，区分主次缓急，把工作做得有条不紊，井然有序。

4、科学地安排工作程序

秘书部门应根据本单位的工作实际、工作习惯，以精简为原则，科学地安排各项秘书工作程序。废止繁文缛节，取消重复的、虚设的工作环节，防止工作脱节和混乱现象，力求工作程序的简洁、严密和清顺，提高工作效率。

5、准确细致，切实无误

秘书部门和秘书人员应认识到自己的工作责任重大，关系到整个机关、单位的得失成败，要真正起到助手作用，使领导无后顾之忧，因此做任何工作都必须准确细致，切实无误。

6、迅速果断，讲求时效

秘书工作繁重而琐碎，秘书人员的劳动是一种脑力与体力相结合的高度紧张的劳动，又往往加班加点。秘书做工作必须抓紧时间，反应敏捷，操作迅速、准确，讲求时效。职责范围之内的事情要敢于负责，果断处理；职责范围之外的工作要及时请示，从速办理。不可消极等待，不可敷衍了事，更不可拖拉积压。

7、忠于职守，安于职分

不论是政府机关或是企事业单位的秘书，工作都必须忠于职守，终于机关、单位、领导的政治利益、经济利益和社会效益。秘书做工作才应该安于职分，甘心当好助手、配角，甘做幕后英雄。既要在职责范围之内积极主动工作，努力向上，又不可越俎代庖，擅作主张，更不可狐假虎威，借权谋私或有个人野心。

8、加强教育、管理，不断提高素质、能力

秘书与秘书工作（专题讲课提纲） 第6篇

（一）秘书的起源

（二）秘书的定义

１.劳动部《秘书职业技能标准》：“秘书：专门从事办公室程序性工作，协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及实施服务的人员”。（１９９７）

２.教育部全国自考办：“秘书是位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作的正常运转，直接为领导工作服务并为各方面服务的领导的事务与信息助手”。（２０００）

３.较为精确的新定义：“从事信息性、事务性、技术性工作，近距离辅助领导决策与管理的职员”。

（三）秘书的分类

１.两大部类分类法（含意义）

２.其他分类：按层次、行业、工种、型的分类

附：秘书职业的特征及其重要性

１.遍布管理领域

２.近身围核运转

３.综合服务领导

二、秘书工作

（一）秘书工作的性质

１.本质属性——辅助性

派生出：（１）从属性；（２）被动性；（３）赋予性；（４）潜隐性。

２.其他重要性质：政治性、综合性、务实性。

（二）秘书工作的总宗旨——三服务

做好三服务需要了解秘书面对的三方面变化：

１.领导层的变化；

２.时代形势的变化；

３.科技的发展变化

（三）秘书工作的内容

１.首届全国秘书长会议提出十个方面：秘书、警卫、调研、电讯、档案、信访、交通、保健、保密和机关生活；

２.９０年代的提法：文稿起草、文件校核、公文处理、会议安排、密码通信、机要交通、安全保卫、警卫、档案、信访、保密、接待、后勤等；

３.２００３的某种权威提法：信息工作、督促检查工作、公文处理工作、信访工作、档案工作、办公自动化工作、军队秘书工作、企业秘书工作。

４.突发事件处理

５.参谋职能（概念、作用、原理、方法）

附：参谋场强度公式：ｆ场强＝ｆ。（ｅ能／ｒ）

６.参谋注意事项

７.预测与预案（专家预测的要点）

三、秘书工作方法

（一）为领导工作前期铺垫

（二）为领导工作拓展伸延

（三）为领导工作补偿代劳

（四）配合领导管理时间

１.统筹计划时间法；

２.ａｂｃ分类处理时间法；

３.零碎时间利用法；

４.海外的几种时间管理法（１）时间表；（２）时间统计法。

四、秘书的思维问题

（一）思维训练内容

（二）“必要的张力”秘书思维原理

五、秘书工作的规律

（一）秘书工作的总规律：“秘书在主辅配合中近距离综合辅助与适应领导工作的需要”。

（二）秘书经常性工作的“三化”规律。

（三）对立统一律在秘书工作中的应用

如：事务与政务、综合性与专业性、对上与对下、规范性与随机性及其他十项。

六、秘书工作的环境

（一）硬件建设

（二）人际关系

１.秘书与领导的关系

（１）秘书与领导关系的性质（多维性）；

（２）处理与领导关系的三点基础；

（３）处理与领导关系的方法。

２.其他几种关系（女秘书与男上司、秘书与同事、与各部门、与人民群众、与媒体等）

３.秘书处理关系的交往原则与方法

七、秘书的禁忌——几种秘书“病”

八、秘书素质与技能中的几点特殊要求

（一）领会意图；

（二）鉴别真伪；

（三）快读与速记；

（四）倾听；

（五）外语；