秘书管理协调能力

秘书管理协调能力（精选3篇）

秘书管理协调能力 第1篇

1 教学秘书协调工作的主要内容

教学秘书的协调工作最重要的是协调人际关系, 穿针引线于教师、学生及与教学有关的职能部门之间, 调动管理人员、教师以及学生等各方面人员的积极性, 保证教学工作尽可能达到计划中预定的目标。主要分为学校内部各职能部门之间的协调、教研室之间的协调、教师之间的协调、学生之间的协调。

1.1 与学院相关处室之间的协调

学院相关处室主要是指教务处、学生处、科研处等学院教学管理职能处室, 这些处室代表学院行使教学管理职权, 是学院教学环节的前沿指挥部。在具体教学管理实践中, 教学秘书应该腿勤、嘴勤, 积极主动与各职能处室保持密切的联系, 如积极配合教务处协调安排本院系教学计划的落实、组织学生选课、配合组织好各类统考工作安排, 包括报名、收费、审核学生名单、落实监考人员等。但在教学管理过程中, 难免发生矛盾, 如有些课的前后顺序安排不太合理, 给后续课的教学带来一定的困难;有些基础课课时太少, 给教师讲课增加一定难度;因某些原因订购的教材不能及时发给学生, 给学生上课带来不便等。当学院主管部门工作计划和活动安排同院系工作发生矛盾时, 作为教学秘书应该本着服从全局的宗旨, 如实地将院系的工作计划、具体设想和实际困难主动向学院主管部门汇报, 积极与他们沟通协调, 努力处理好工作矛盾, 保持上下目标的统一, 这样才能促进教学管理向深层次发展。

1.2 与院系领导之间的协调

协调院系领导关系主要是当好参谋和润滑剂, 帮助院系领导间及时沟通情况、交换意见, 避免互不通气、形成隔阂、集聚矛盾, 影响团结和工作。按照我们现行的管理体系, 院系有主任、书记, 有分管领导, 由于工作的重点不同、站的角度不同, 往往会对一个问题产生不同的看法, 乃至作出不同的决策。作为教学秘书应该找准自己定位, 发挥润滑剂和传送带的作用, 及时向领导提供各类信息, 汇报重要的教育教学活动。在汇报沟通过程中, 要讲究方法和技巧, 切实做到不利于团结的话不说, 偏激片面和无事生非的话不传, 闲话、气话不传, 尽量让领导之间互相理解、相互支持、统一步调、融洽共事, 为营造一个和谐相处、团结协作的集体作出教学秘书所能做出的努力。平时工作严守本分, 不擅权越位, 坚持以有利于工作为准则, 将情况如实反映, 为领导提供忠诚的服务。

1.3 与教师之间的协调

教学管理的根本因素是人, 保障教学活动的有序开展是教学管理的终极目标。教师工作有较大的独立性, 这决定了他们不可能经常与院系领导交流思想, 教学秘书应在领导与教师之间当好信息传递员。平时多和教师沟通, 了解他们的思想动态, 并把有用的信息及时向领导反馈, 努力营造沟通、理解、信任的氛围。同时, 教学秘书应在对教师充分尊重的基础上, 在课程安排、教室安排、考试安排、成绩登录和教师工作计算等方面, 充分考虑教师的实际情况, 如有的青年教师为双职工家庭, 孩子小, 上下学需要接送, 教学秘书在安排课程时, 可以适当考虑, 上午1、2节和下午最后两节尽量不给排课, 尽量方便教师。在教学、考试等重要环节上, 要及时提醒相关教师按教学计划执行, 尽量避免发生教学事故。如遇到教学事故, 要尽快提出解决方案, 协调各方关系, 疏导各种情绪, 营造好的教学氛围。

1.4 与学生间的协调

在教学管理中, 有许多工作和学生有着密切关系, 如课程的安排、学生选课、学生评教、考试、补考、学籍处理等等, 加强与学生之间的沟通协调, 有利于教学工作的顺利开展。教学秘书要根据现代大学生个性强的特点, 应用“尊重、理解、包容”等人性化的沟通协调方式, 针对不同的问题进行积极正面的引导。对学生的各种询问, 应给予不厌其烦的解答;平时多与学生进行交流, 了解他们的学习动态及思想动态;对学生选课、补考、学籍、成绩等的处理, 要充分听取学生的意见。同时, 由于存在着学生认识能力与教师教学能力之间的矛盾, 教学秘书必须进行协调, 使之达到最佳结合。一方面要广泛接触同学, 听取他们对教师教学方法的要求;另一方面要将得到的信息及时反馈给教师, 以便教师根据具体情况不断地改进教学方法。另外, 还要注意协调教师与学生之间的人际关系, 创造一个良好环境, 激发师生教与学的积极性, 进一步促进教学活动的开展。

2 教学秘书协调工作的特点

教学秘书的协调工作涉及方方面面的关系, 具有突出的特点, 要求教学秘书在平时工作中很好地把握。

2.1 较强的繁杂性

由于教学管理工作是一个多序列、多层次、多因素的复杂工作, 决定了教学秘书协调工作的繁杂性。如发放制定教学计划、实施教学监督、教师课时津贴等, 这些工作既有简单的、机械的体力劳动, 又有复杂的、高智能的脑力劳动;既有常规性, 又有繁杂性。这就要求教学秘书具有较强的组织协调能力, 既要做耐心细致的工作, 又要拿出解决问题的办法。

2.2 较强的原则性

虽然教学秘书从事的大多是日常事务性的工作, 但学校的教学管理制度对每一项具体工作都有明确的规定, 这就要求教学秘书必须严格按制度办事, 如学生考试作弊、教师无故缺课等情况, 要及时向有关部门反映, 听取处理意见。情节轻微的, 也可以在坚持原则的前提下, 根据实际情况, 灵活变通、妥善处理。通过有效的协调, 促使大家在行动上始终保持协调一致。

2.3 较强的时间性

由于教学工作的计划性和时间性很强, 决定了教学秘书协调工作的时间性也很强。教学秘书的工作繁多, 要在有限的时间内把各项工作协调好, 就必须具备较强的办事能力, 科学地安排好时间, 应对各种事务的轻重缓急、处理问题可能占用的时间心中有数, 安排时急的先办、缓的后办, 常规工作能马上做的先做, 不推诿、不拖沓, 以免小事务越积越多, 最后事务成堆、无法应付, 影响正常工作的进行。

2.4 较强的辅助性

由于领导除行政工作外还要承担教学、科研工作, 不可能做到面面俱到。在这种情况下必须依靠教学秘书去协助处理, 对布置的任务做好跟踪、督促工作。同时, 要克服无视实际情况, 消极被动地执行任务、事事迎合领导思想的做法, 客观、适时地反映各项活动中存在的问题。此外, 不能把自己等同于领导, 言谈举止要和蔼, 有意见要摆在桌面上, 切忌背后议论。

2.5 较强的服务性

俗话说管理就是服务。教学秘书的主要工作就是服务。一是为领导服务, 当好领导的参谋助手, 协助领导办理具体事务, 如课程管理、学籍管理和教学计划制定等;二是为教师服务, 教学秘书是教师教学的密切配合者, 教材的订购、教学任务的安排、学生成绩的登记、教师开新课的资格审查、教师调课等一系列问题, 都需要教学秘书来落实、服务。三是为学生服务, 教学秘书在整个教学过程中广泛接触学生, 对学生的学习情况了解和掌握得较清楚, 可以直接了解到学生在学习中遇到的困难, 为他们排忧解难。

3 教学秘书协调工作的方法

同其他所有的工作一样, 协调工作也要讲究方式、方法。教学秘书要想使现有的教学资源得到最充分、最合理的利用, 取得最佳的教学成效, 就要针对不同的协调对象, 采用不同的协调方法, 增加各群体之间的沟通交流, 努力实现求同存异、步调一致。

3.1 调查研究法

教学秘书的中心工作是完成学院主管部门和系部领导下达的各类任务, 就是要完成上传下达的工作。但这个上传下达不是简单的拷贝, 而应是充分加以深化和细化。在实际工作中应有一系列的工作序列。一是要“找”, 也就是找出可能需要解决的矛盾, 对事物发展的趋势和方向做到心中有数, 对困难有一定的心理准备。二是要“准”, 即找准那些必须通过协调才能解决的问题, 以及问题的本质和解决的关键所在, 在找准问题以后应充分做好一些辅助准备工作。三是要“看”, 即在问题解决后, 必须要有一个回头看的过程, 对所解决的问题的状况进行分析和归纳, 对问题解决过程进行分析和评估, 找出经验和教训, 为下情上送工作提供条件和基础。

3.2 疏通解释法

教学秘书的重要职责就是协调各方关系, 消除和化解各种矛盾。在教学活动中, 教师与领导之间有时因教学上的问题难免产生矛盾, 如教学任务的下达、上课地点的安排等。这时教学秘书就要利用平时经常与教师打交道、建立起的良好的人际关系, 做好疏通解释工作, 可以在课间或教研活动时间主动与教师谈心, 把领导的意图解释给教师听, 使教师消除误解。同时, 虚心听取教师提出的合理意见和建议, 及时反馈给领导, 使领导随时掌握教师的思想情况, 主动关心和帮助教师解决困难, 调动教师的积极性, 从而使教学活动顺利进行。

3.3 心理调适法

这是一种互相理解、互相信任的方法, 也是一种平等的方法, 是通过交心、谈心的方式使被协调者达到心理上的平衡、工作上协调的一种方法。在现实生活中, 少数教师因为与领导考虑问题的角度不同, 某些方面理解不够, 有时会因为一件小事想不通, 心情不愉快, 从而影响教学。当遇到这种情况的时候, 需要进行心理调适。教学秘书必须在教师情绪稳定下来时, 用耐心开导的方式与教师交谈, 让教师把心里话都讲出来, 然后慢慢进行开导, 使他们在心理上达到平衡。

总之, 协调是一项综合性、艺术性很强的工作, 教学秘书的协调功能贯穿于教学管理全过程。教学秘书要自觉加强各方面能力素质的锻炼和提高, 重视发挥协调功能, 通过有效的沟通, 协调系与院、领导与教师、教师与学生之间的关系, 建立一种相互了解、相互合作、相互促进的融洽的工作关系, 确保教学工作有序进行, 推动教学质量不断提高。

摘要：随着高校教学改革的不断深化, 教学管理工作对教学秘书的协调功能提出了新的、更高的要求。本文结合自己几年来的工作实践和体会, 阐述了高校教学秘书协调工作的主要内容, 分析了教学秘书协调工作的特点, 探讨了做好教学秘书协调工作的方式和方法。

关键词：高校,教学秘书,协调功能

参考文献

[1]滕秀梅.对教学秘书的横向与纵向协调功能的认识[J].中国水运, 2004, (4) :246-247.

[2]谢芸.协助.协作.协商.协调——论高校院 (系) 教学秘书工作的定位及功能[J].高教论坛, 2005, (3) :150-151.

[3]黄福涛.外国高等教育史[M].上海:上海教育出版社, 2003:71-75.

[4]赵金艳.浅论高校院系教学秘书的职能与素质要求[J].职业教育研究, 2005, (9) :118-119.

[5]闻亮.高校教学秘书工作的特点及要求[J].湖北成人教育学院学报, 2003, (9) :11-12.

秘书协调工作案例 第2篇

关厂长四十有五，在工作上严格要求是出了名的，谁要在工作上打马虎眼，他粗大的嗓门会叫人受不了。然而，下级有个病痛，他忙到半夜也要亲自探望杨洋是厂里新来的秘书，在她之前，已经有3个人因为关厂长的坏脾气而离开。杨洋听说了别人对关厂长的看法，虽然大家都劝她不去为好，但她倒想去见识见识这个关厂长。上班的第一天，一切完全是规范化的。第一次见到关厂长，关厂长很礼貌地接待了杨洋，交代了一些工作之后，关厂长便急着去忙事情了。关厂长留给杨洋的第一印象还算不错。几天后，关厂长通知杨洋随他去与外商洽谈技术合作项目，早上9.：30出发，同行的有总工和外请的翻译。这个项目杨洋在技术科早就知道了，方案也是她在总工指导下制定的。还不到8：00的时候，她就到技术科准备一些资料。没想到，一阵急骤的电话铃声响起，对方的同事转告杨洋，说厂长找她，火气很大。杨洋立即赶到厂长办公室，关厂长上来就没有好音：“上班时间串什么门?我让你在办公室等着，9：30出发，你到处跑什么?”杨洋也火了，不是还不到9：30吗?但还是忍住，沉默着听关厂长“发威”。听到关厂长接下来的话，杨洋才知道，原来是总工住院了，翻译也因事不能来，如果因为推迟谈判，对方可能会去找新的合作伙伴。厂长为此事很着急，知道这个情况后，杨洋原谅了关厂长的发火。“您对这个项目熟不熟悉?”杨洋问。“主要内容清楚，有些细节不很熟悉。”关厂长说。“细节和全部内容我都熟悉，我参加过这个方案的起草。”杨洋自信地说。关厂长眼睛一亮，但马上又暗了下来：“可翻译没有来啊。”“外商不是美国佬吗?”杨洋问。关厂长肯定以后，杨洋说道：“我认为我能行。”杨洋觉得没有必要谦虚。关厂长顿时惊醒万分，也意识到了自己之前的态度不好。他立刻让相关人员做好了准备工作和杨洋一起出发了。谈判成功了，在谈判当中，杨洋又当翻译又和老外谈技术合作的细节，关厂长把关决断，配合得十分默契。由于杨洋对对方的情况十分了解，还适当地称赞了几句对方的技术成就和经济实力，对方代表十分高兴，伸着大拇指用简单的华语说：“关先生，我羡慕您呀!您的秘书才华出众，年轻有为。”回来的路上，关厂长对杨洋的表现非常满意，当他在说着夸奖的话的时候，杨洋却提醒厂长要去医院看总工，对于关厂长要特设犒劳的邀请，杨洋也婉言谢绝了。大家听说厂里新来的秘书把厂长制服了，都很佩服她。可是杨洋却认为：领导也是人，在他为难的时候，作为秘书应该亲近一点，热情一点，尽量帮他分忧;在他成功的时候，高兴地时候应该离远一点、冷静一点，尽量使他保持清醒。

【案例思考】

1.作为秘书，杨洋是如何处理好与关厂长的冲突的?

2.关厂长为什么对秘书发火?

3.秘书处理人际关系，尤其是处理与上司的关系，应该注意哪些技巧?

【案例评析】

秘书管理协调能力 第3篇

[关键词]高校教学；管理人员；教学秘书；管理能力；业务素质

[中图分类号] C931.46-4 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2016）02-0183-02

高等院校的教学管理工作人员是教学管理的基础，是高等院校教学管理、教学实施和教学评价的直接参与者、执行者、组织者和协调者。在这一系列管理过程中，教学秘书是极其重要的。教学秘书不仅是教务部与各系部之间的桥梁，也是系部与教师、教师与学生、学生与系部之间联系的纽带[1]；其工作能力和业务素质极大地影响着高等院校教学管理秩序和教学质量。因此，在高校信息化、现代化高速发展的时期，教学秘书的教学管理能力和业务素质，对提高高校教学管理质量、推进高校教学改革进程等方面都具有深远而重大的意义。

一、教学秘书的定义以及教学秘书在教学管理工作中的作用

（一）教学秘书的定义

教学秘书是指中国某些高等学校设立的协助系主任或副系主任进行系教学管理工作的人员，他们接受教务处的业务指导，为师生服务[2]，简称为“教秘”。

（二）教学秘书在教学管理工作中的作用[3]

1.辅助作用。教学秘书是最基层的教学管理人员，既要配合教务处做好日常的教学工作，也受到系主任的直接领导，在工作中服从系主任的安排。所以，教学秘书在整个教学管理过程中既是实施者又是辅助者。2.纽带作用。教学秘书不仅是教务处和院系之间沟通的纽带，也是学院和系、师生之间联系的桥梁，具有上传下达、沟通协调的重要作用。

二、教学秘书的教学管理能力培养

教学工作是高等院校工作的首要任务。教学管理工作是高等院校教学管理的重要环节，也是高校工作的核心内容。作为基层管理人员，教学秘书起到承上启下的作用，其管理能力决定着教学管理的质量。

（一）不断学习，增进知识，提高教学管理能力

教学秘书通过日常细致的教学管理工作，积累工作经验，提高工作能力；强化与各系部教学管理人员的学习和交流，在不断提高自己管理能力的同时还要不断学习现代基础管理的理论知识，如教育学、管理学、信息科学等，学习应用计算机的能力，熟练掌握各类办公软件的使用技巧，用知识武装自己，逐渐提高自身的管理能力。作为系部、教师、学生之间联系的桥梁，教学秘书还需要熟知学校制定的各项管理方针、政策、计划、规范，以更好地为全院师生服务，提高高校的管理形象。

（二）加强组织协调、统筹兼顾的能力

在教学管理工作中，教学秘书需要增加自己组织工作、协调工作的能力，从管理工作全局出发，点面结合，将系部工作、学生工作等各工作系统单位元看作一个有机整体，统筹兼顾各单位元的需求，以提高教学管理工作效率。另外，教学秘书应该清楚自己的管理职责范围，根据教学计划制订教学管理工作计划，理清管理事务的轻重缓急，统筹安排，完成教学管理工作。

（三）提高沟通协调能力

沟通协调能力是教学秘书管理工作能力的基础，是教秘应该具备的素质。在实际教学管理工作中，高校与外校管理职能部门，校内上级教学管理部门，系部内管理人员、教师、学生等均需要教学秘书一一沟通、一一协调，这样才可以确保各项教学管理工作的正常运行。在教学管理工作中，教学秘书还要充分发挥自己的桥梁纽带作用，加强沟通能力，将遇到的问题及时反映给领导，整理反馈信息，第一时间向教师、学生准确传达领导的意见，做到工作心中有数，步调保持一致，严格把握原则，不越权、不越位、不错发信息，协调好各项管理工作。

（四）加强语言表达能力

教学秘书仅有协调能力还不够，还得在语言表达方面注重技巧，也就是说要加强语言表达能力。在工作中，教学秘书要做到语言简明扼要、行为措辞得当、表达意思清楚，如制订教学计划、调整发放课时表、预订教材、管理学籍、组织考试等工作，均需要和工作对象反复磋商、协调，避免各种矛盾产生，使教学管理工作得以顺利进行。

（五）加强管理创新意识，提高管理创新能力

随着高等院校规模的不断拓展，高校招生规模也在不断扩大，教学管理质量要求因此越来越高。教学秘书应具有丰富的想象力、创造力，与时俱进，完善自己，结合自己工作的实际情况，积极思考和努力探索教学管理的新途径、新方法，在教学管理工作中不断发现问题、研究问题、解决问题，坚持创新精神，进一步提高创新能力。

三、教学秘书工作的业务素质培养

教学秘书的工作繁琐、细致，在现代化、信息化日益完善的高等院校管理工作中，高校教秘如果仅凭一股工作热情或经验，显然已经不能适应或者胜任日常教学管理工作。因此，新型管理模式对教秘的社会交际能力、心理素质以及业务素质提出了更高的要求。

（一）教学秘书应具备良好的政治思想觉悟以及责任感、事业心和敬业精神

教学秘书必须具备良好的政治思想觉悟，热爱党的教育事业，实事求是，具有严格的组织纪律和大局观念。教学秘书的工作繁杂且琐碎，在管理工作中需要多个工作对象协同完成。这就要求教学秘书要有高度的责任心，始终坚持和遵守学校的规章制度，按章程办事；办事时要细心、耐心，不急不躁，把教学工作当作一份事业，要具有高度的敬业精神。

（二）教学秘书应增强服务意识，加强个人修养，培养良好的职业道德