办公自动化应用

办公自动化应用（精选8篇）

办公自动化应用 第1篇

第五章 办公自动化应用

随着计算机的普及和现代网络技术的发展，虚拟办公技术已逐渐成熟，无纸化网络化办公模式是现代办公自动化的发展趋势。建立在网络上的办公软件是实现办公自动化和信息化最常用的应用软件，是人们处理日常信息的一种手段，熟练地使用常见办公软件是当前时代对大学生的基本要求。

办公软件是软件公司开发的专门用于现代日常办公事务处理的软件，处理功能包括文字处理,演示文稿的创建,数据库,网页制作等。随着网络应用的普及，办公软件的功能越来越强大。常见的办公软件有WPS系列,Microsoft Office系列等，办公软件的发展帮助人们有效地提高了办公效率。

本章将分别介绍Microsoft Office 2003中的Word和Excel、Powerpoint的基本应用方法。

5.1 概述

早在1979年，MicroPro软件公司（简称WS）是最早用于处理办公事务的文字处理系统，在20世纪80年代，汉化版的WordStar(CWD)在我国非常流行。

1989年，我国香港金山电脑公司退出了WPS开发设计的软件，该软件是完全针对汉字数理开发设计的，在我国当时的软件市场上独占鳌头。1997年金山公司推出了基于Windows系统的WPS97。2001年5月，WPS正式采用国际办公软件通用定名方式，更名为WPS Office。2005年推出了拥有完全自主知识产权的WPS Office2005。在随后的几年中，WPS不断扩展和完善，作为民族产业的一个代表，在我国办公自动化市场上占有一席之地。

1990年Microsoft公司推出了图形化操作系统Windows3.0，英文版的Microsoft Word for Windows随后诞生。Microsoft公司对Word的功能不断改进，先后推出Word5.0,Word6.0及相应的中文版。

在电子表格软件方面，1982年IBM公司发布了Lotus1-2-3。Microsoft公司又把Word6,0和Exce15.0集成在Office4.0套装软件内，使其能相互共享数据，极大的方便了用户的使用。其后又相继发布了涵盖更多功能的Office95,Office97,Office2000以及中文版。2003年11月，Microsoft Office2003在北京正式发布中文版，在随后的几年里，Microsoft Office的版本仍在不断的升级。

Microsoft Office从2003开始面向Internet设计，强化了Web工作方式，运用了突破性的智能化中文处理技术，属于第三代办公处理软件的代表产品，其内容包括文字处理,电子表格,数据库管理,多媒体演示文稿,行程安排,网页管理等。Word Excel 和PowerPoint是Microsoft Office2003中最常用的应用软件。

Microsoft Word是文件处理软件，是Office的主要程序。它在文字处理软件市场上拥有优势份额，它适宜Windows和Macintosh平台。它的主要竞争者有OpenOffice.org Winter,StarOffice,CorelWordperfect和Apple Pages等。

办公自动化应用 第2篇

案例导读：

幻灯片的一个突出特征就是其标题型的文本，但仅有标题文本没有背景、图片、动画设计，那么幻灯片的内容就太单薄了。本案例综合介绍了配色方案的应用和动画的创意设计，使幻灯片不仅内容丰富，而且以良好的动作创意深深吸引观众。

10.1 案例思考

10.1.1 案例应用

通常企业在新产品上市之前都会做一些宣传推广工作，最常见的宣传方式就是开一个新品发布会，邀请各大媒体新闻记者，借媒体之力让产品上市的消息尽|快地传达给广大消费者。在新产品发布会上，通常要借助投影仪来完成产品的宣传介绍，而这当中就常常要用到幻灯片。

10.1.2 设计元素的确定

与企业简介相比，产品发布会的幻灯片制作要复杂一些，可能需要综合运用文字、图形、表格、图表等设计元素。根据产品的不同，还可能需要用到流程图、示意图之类的辅助说明。

从设计的角度来看，PowerPoint的应用要比Word灵活得多，因为Word讲求的是格式，而PowerPoint追求的是效果。而要实现某种效果，PowerPoint有千百条途径。所以，PowerPoint的设计，更倾向于一切凭各人天马行空的思想，如同艺术创作一样。

在本案例中，我们构思了一种聚光灯的效果来烘托本次产品推广的对象一一一款夏新F6手机。

10.2 操作步骤

10.2.1 从母版开始

首先打开PowerPoint，新建一个演示文稿。当我们执行这个操作时，所得到的都是千篇一律的样子：“单击此处添加标题”。千万不要被这些颇具诱惑的话套牢，否则将不可能设计出一个精美的幻灯片。

办公自动化应用 第3篇

运用办公室办公自动化技术进行信息处理已经成为了医院单位内部信息管理方式的发展趋势。医院办公自动化不仅仅要实现医院内部办公管理的智能化和自动化,还要实现管理的服务化。因为在实际的医院工作中各部门之间的信息审核、信息交接等信息处理工作的任务量是十分庞大的,对于医疗工作人员来讲需要花费大量的精力去处理,严重影响医院的工作效率[1]。所以各个医院单位开始引入办公自动化技术来进行相关的处理工作,许多医院的机关管理部门已经基本上实现了人手一台电脑的基础配备,不少部门还建立了自己的网站主页,并且开始进行一些网上业务的推广工作,但是目前还处于起步阶段,发展水平较低。此外还存在,医院不同管理部门缺乏宏观的整体规划,彼此之间没有建立有效的信息联系;管理部门内部的信息技术水平参差不齐等不少方面的问题。 因此要实现“数字化医院”还有很长的路要走。 

二、医院办公室办公自动化技术应用的意义

通过观察办公自动化在医院办公室的应用,发现办公自动化技术对于医院办公室办公具有以下几个方面的意义:第一,有利于有效节约人力资源。由于医院办公每天需要处理大量的信息,既包括医院单位内部的,也包括医院单位与其他社会组织单位的,办公自动化技术能够帮助办公人员快速有效的进行信息梳理和重要事项的处理工作,不仅快速高效,而且由于办公自动化技术有力的承担了许多“任务”,这就在很大程度上解放了一部分的医疗办公人员,使其可以有更多精力投入到医院的其他事务上,对医院的人力资源起到优化作用。第二,便于医院相关信息的保存。办公自动化技术的应用能够改变传统的资料信息的保存方式,只要将工作信息诸如:医院建设资料、医院资料人员绩效考核信息、病人病历信息等输入电脑相关系统内就可以实现这些资料的长久保存,对于以后的工作带来很大的便利。第三,能够实现多元化的信息共享。办公自动化技术的引入能够实现医院内部的信息共享,如,各部门之间、各科室之间、医生与护士之间能够快速准确的查询到所需的信息;还能够实现患者与医院的信息共享,如,患者通过上网查找相关信息,然后决定就医,包括主治医师的选择,住院条件的筛选等信息的获得。也能够实现医院单位与其他社会单位的信息共享。 

三、医院办公室办公自动化应用软件技术分析

(一)医院相关文件的文档管理。

医院单位所涉及的文档资料是十分繁杂的,比如,医院内部的规章管理制度、各种通知以及各种会议记录、各种不同患者的专家诊断结论、医疗人员绩效考核信息等诸多文档信息,这都需要进行信息存储以备后期工作的查找和使用。运用办公自动化技术,办公人员将这些信息输入电脑内,可以实现对这些信息的归档和管理,从而提高工作效率。

(二)医院资源的管理。

医院单位通常都具有很多医疗设备,这是医院的重要资源,如果不能对此进行有效的管理,势必会给医院的资源管理带来不必要的麻烦。由于医疗设备和器材都是十分昂贵的,通常都是由相应的科室负责管理,而其他科室如果要使用需要一系列的手续,而且不方便对这些医疗设备进行维护维修,一定程度增加了医院的经济成本。运用相关财务管理软件能有效规避这一现象,实现对医院资源的有效管理。此外,通过专用软件还能够对医院的期刊、日常办公用品等基础资源进行有效的管理。

(三)及时的信息沟通管理。

医院单位的工作具有很强的时效性,这就要求办公自动化能够实现信息的及时沟通和共享[2]。将办公自动化技术与现代网络技术连接在一起能够有效解决这一问题,例如在办公自动化技术中嵌入及时通信功能,不仅能够实现信息的及时沟通,更能将整个医院联为一个整体,从而,在医院的整体规划和医院的服务效率上达到较高的水平。

结束语

笔者希望更多的专业人士能投入到该课题研究中,针对文中存在的不足,提出指正建议,为提高我国医院办公自动化做出重要的贡献。

摘要：随着信息技术的快速发展,作为在管理上具有相当复杂程度的医院单位,引进和应用办公自动化技术是十分必要的,不仅能够有效提高医院的工作效率,更能推动医院的数字化建设。本文通过对医院办公室办公自动化技术的分析,试图为相关研究提供一些帮助。

关键词：医院,办公自动化,应用研究

参考文献

[1]李鹏,辛海燕,苗元青,曲强,徐浩,楚宏硕.基于工作流技术的办公自动化系统在医院中的应用[J].齐鲁医学杂志,2016,01:96-98.

办公自动化应用 第4篇

关键词：办公自动化；办公室管理；应用

一、办公自动化在办公室中的概念

将现代化的办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，称为办公自动化。在现代的办公室工作中，办公室的作用一方面是领导作出决策的场所，但是除了领导机关在此做出决策，发布指示以及进行文档上的来往之外，另一方面，办公室更深层更实际的工作是信息的收集、存储、检索、处理和分析，然后做出决定，将决定作为信息传达给下级部门或者合作单位，或者是业务关联单位。在办公自动化中，人和机器缺一不可。在企事业单位的日常工作中，是一定会运用到办公自动化的，办公自动化在这些单位的日常工作中是不可缺少的重要部分。同时，办公自动化也是可以不断进行调整和根据自身实际需要进行定制的。一方面，在办公室内，办公自动化可以实现人机互相连接，操作信息采集、查询和统计等方面的工作，便于领导进行管理和做出决策。另一方面，企事业单位在与外界进行沟通的时候，运用办公自动化将事半功倍，员工可以通过办公自动化，通过网络获得需要的资料和信息，也可以与外界进行互动，甚至能够实现远程办公。办公自动化的运用，提高了办公室工作的办公效率和行政管理的有效性，应用办公自动化将更有利于进行办公室管理工作。

二、办公自动化在办公室管理中的发展

在办公室管理的应用中，办公自动化的发展经历了好几个阶段。第一个阶段是起步阶段，人们在日常办公中，运用的是电子信息技术，办公自动化知识用于资料的整理和管理，但是却缺乏沟通、协同和互动等综合处理，因此，这个时候还没有达到真正意义上的办公自动化。到了第二个应用阶段，内部网路、互联网、局域网等网路进入到办公室管理工作中，将网路引入办公自动化中，彻底避免了以往办公室管理工作中存在的弊端，在很大程度上方便了人们的工作，提高了工作效率，并且达到了规范管理和组织模式的目的。在办公自动化的发展阶段中，各种应用软件的发展逐步成熟，从以前的行政办公信息服务，现逐步将使用功能发展到组织内部管理活动的各个环节中。此外，在与外界进行沟通中，随着外界环境的不断变化，办公软件的功能也随之越来越能够满足客户各方面的需求，办公自动化不断扩大和提高自身软件的应用范围和应用技术，为办公室管理工作提供越来越多的便利，使得办公自动化在办公室管理中应用更加广泛。虽然实现数字化办公还需要一定的时间，但是在现代化的办公室管理中，数字化办公是发展的必然趋势。

三、办公自动化在办公室管理中应用的实现条件

在实现办公自动化的过程中，除了需要人、机两大条件，还需要一些其他的必备条件才能在办公室中运用办公自动化。第一，通信平台。通信平台作为内部的邮件系统，通过网站和信息共享软件等为信息和通信的实现提供了便捷、安全和畅通。第二，信息发布平台。人们在办公中如需对电子公告或者电子文件等类似文档进行发布，可以借助信息发布的平台进行发布，从而使其在单位内部得到传播，使得各个职工能够对单位的工作动态进行及时了解。第三，工作流程自动化。工作流程自动化可以将类似公文处理、收发文件、审批和报告请示等普遍的工作进行实时的监控和跟踪，从而使得各个岗位和部门之间达到协同工作，对规范办公制度提高办公效率非常有效。第四，文档管理自动化。在手工办公的时代，文档的管理和检索是一个比较耗时耗力的工作，难度也相对较大，特别是日积月累的文档尤其不容易找到也容易丢失，自从办公自动化出现后，人们可以使用文档管理自动化，通过word、excel等形式对文件进行保管和分类，便于保存和储存。

四、办公自动化在企业办公室管理中的应用

在企业办公室中，实现办公自动化可以实现办公高效率、低成本，在节省大量人力和实践的同时，最大限度地发挥储存信息的作用，提高了整个办公室的工作效率和工作质量，能够使各个部门和各个员工都达到信息共享、教学资源共享。虽然目前企业在运用办公自动化的过程中，出现了一些问题，比如一些部门的办公室中的办公自动化意识还不够强，人员的素质参差不齐，造成资源浪费，还有一些应用软件不是很完善，不能完全符合办公应用的需求等等，我们仍然要坚持不懈地在现代化的企业办公室中推行办公自动化，面对上述问题我们需要提出解决措施应对。首先，企业要树立“以人为本”的现代化管理理念，企业办公室管理人员是企业办公管理工作的主要依靠力量，加强人才在办公自动化上的培养，不仅能够加强办公室管理工作，同时也是提高办公效率和质量的关键。

企业要为办公室管理人员提供机会，创造条件，不断鼓励和支持他们参加各种培训和自学，提高管理水平和业务水平。其次，企业的领导需要加强对办公自动化的重视程度，企业的办公室管理要充分利用计算机技术和网络技术等现代化技术对企业的管理、研发和生活服务有关的信息资源进行全面的数字化管理，实现办公室管理的自动化。此外，对于各种设备和软件要做到及时更新换代。在运用办公自动化的同时，需要加强企业办公自动化系统的检查和监督，确保系统能够在一个安全、稳定、高效的环境下运行。办公室管理工作是一项复杂而琐碎的工作，需要办公人员具备相关的专业能力，包括科学地进行办公室统计工作和有效地对各类资料进行归类存档等。此外，办公室管理人员还需要具备良好的协调和处理能力面对复杂多变的人际关系。通过办公自动化的应用，不仅给企业员工带来了工作上的便利，提高了他们的工作效率，同时更能够借助其构建起来的网路，减少和化解分歧，实现办公室管理中更加便捷的交流沟通和协作。这是在办公室管理中应用办公自动化的体现。

参考文献：

[1]刘菲菲.浅谈办公自动化及其在办公室管理中的应用[J].科技创新与生产力，2011（08）.

[2]邱晖.推进高校办公室办公自动化的思考[J].广西教育学院学报，2010（02）.

办公自动化应用 第5篇

OFFICE办公自动化技能大赛试题

（请仔细阅读并严格遵守题目中关于文件保存和命名的要求。请务必按照要求为文件命名。）

在桌面上新建文件夹，命名为自己的班级号与姓名（如：计应0831张三）。

一、WORD2003操作题：请参照“word 2003素材”文件夹中的“word题样例.pdf”，利用给定的素材：“素材.doc”，完成下列操作，并将制作好的文档命名为“word题.doc”并保存到上述新建的文件夹中。（40分）

1.对“素材.doc”文档，设置如下格式：（8分）

(1)文档的章标题：标题1的样式，宋体，二号，加粗，段前 1.5 行，段后

1.5 行，单倍行距，水平居中对齐；

(2)节标题（如1.1）：标题2的样式，黑体，小二号，加粗，段前 0.5行，段后 0.5行，2倍行距；

(3)小节标题（如1.1.1）：标题3的样式，黑体 小三号，加粗，段前20磅，段后20磅，15磅行距；

(4)正文：宋体，小四号，段前0行，段后0行，1.3倍行距。

2.全文采用自定义32cm*23cm纸张，横向用纸；并将全文分两栏，栏间距为

3个字符。（3分）

3.在文档最前面插入一页封面页，内容及格式如“word题样例.pdf”所示。其

中“作者：”后面填写上考生的姓名，日期是插入的日期域。（3分）

4.在素材第1页指定位置插入如“word题样例.pdf”正文第1页所示的表格：

依据“word2003素材”中给定的素材文件“职工信息.mdb”数据库内容，在Word中通过插入数据库功能直接转换为Word表格，并按“word题样例.pdf”中相应格式进行格式化设计。（4分）

5.在素材第1页中插入的表格上方制作“Excel数据清单样例表”的双色字，效果如“word题样例.pdf”所示。（3分）

6.在素材第2页中指定图4.1位置插入提供的素材“图1.jpg”，并按“word题

样例.pdf”格式进行设置。（3分）

7.在素材第6页中指定图4.7位置插入如“word题样例.pdf”所示的Excel2003

软件中“自定义页眉”对话框截图，并进行相应的格式化设置。（2分）

8.生成目录：（7分）

如“word题样例.pdf”所示，在相应位置自动生成文档目录，其中目录格式要求：一级宋体、四号字，加粗；二级宋体、小四号，加粗；三级宋体、小四号；行间距为1.5倍。图表目录不需要生成。

9.为文档插入页眉和页脚，其中页眉、页脚的具体内容和格式如“word题样

例.pdf”所示。（4分）

10.在文档最后插入一页，内容及格式如“word题样例.pdf”所示。（3分）

二、EXCEL2003操作题：根据题目要求，查阅“Excel 2003素材”文件夹中“Excel题.xls”文件，并在指定的工作表中保存操作结果，最后将结果文件保存到上述新建的文件夹中。注意：该部分的素材与答题均在“Excel题.xls”文档中，请注意工作表名称的提示。（30分）

1.根据“素材1”存放的图片样式。

要求：

（1）在“答题1”工作表中建立如“素材1”所示的工作表用函数求出每人的全年工资，表格数据全部为紫色、19磅、居中放置，并自动调整行高和列宽，数值数据加美元货币符号，表格标题为绿色，合并居中。(10分)

（2）将“答题1”复制为一个名为“排序”的新工作表，在“排序”工作表中，按全年工资从高到低排序，全年工资相同时按10～12月工资从大到小排。（3分）

（3）将“答题1”复制为一个名为“图表”的新工作表，并为此表数据创建“簇状柱形图”，横坐标为“各季度”，图例为“姓名”，工作表名为“图表”，图表标题为“工资图表”。（4分）

2.根据“素材2”给定的图片样式。

要求：

（1）在“答题2”工作表中建立如下内容的工作表，并用公式求出每人的月平均工资，并为其添加人民币符号，全表数据15磅、居中，行高22，列宽15。标题倾斜加下划线、合并居中。（10分）

（2）将月平均工资在5000元以下的记录单数据用红色字体、图案用25%灰

色表示。（3分）

三、POWERPOINT2003操作题：请参照“PowerPoint 2003素材”文件夹中“演示文稿样例”文件（以只读方式打开），利用提供的素材，根据下列要求制作演示文稿，并将演示文稿命名为“PowerPoint题.ppt”保存到上述新建的文件夹中。（30分）

制作要求：

1.第1页：插入艺术字“环境保护”，样式类型如样例。（2分）

2.第2页：参照样例第2页内容、形式、及播放的动画效果制作该页。设置单击“大气污染”链接到第3页，单击“土壤污染”链接到第4页。（4分）

3.第3页：参照样例第3页内容和动画效果制作该页，以及设置样例中的动作按钮链接到第2页。（5分）

4.第4页：参照样例第4页内容和动画效果制作该页。（5分）

5.第5页：参照样例第5页内容和动画效果，制作表格幻灯片。（4分）

6.第6页：参照样例第6页内容和动画效果，制作该页幻灯片。（4分）

7.为演示文稿每页幻灯片添加编号，形式如“1/6”，并显示在幻灯片右下角；每页幻灯片添加当前日期内容，并显示在幻灯片左下角；每页幻灯片添加“地球”的标志，并显示在左上角。（3分）

办公自动化应用 第6篇

我在此主要讨论的是办公室自动化设备中有关打印机的方面。

一，什么是打印机

打印机是计算机常见的外围设备之一，也是计算机系统中除显示器之外的另一种重要的输出设备。打印机的主要任务是接收主机传送的信息，并根据主机的要求将各种文字、图形、信息、通过打印头或打印装置打印到纸上，是将计算机的运算结果或中间结果以人所能识别的数字、字母、符号和图形等，依照规定的格式印在纸上的设备。

二，打印机的分类

1、按用途分类:可以把打印机分为两类，一类是通用型打印机，它可以广泛地应用于学校、机关、家庭等对打印无特殊要求的场合。另一类是专用型打印机，它的用途比较专一，比如专用于票据打印的打印机。

2、按打印幅面分类:按打印幅面的不同可以把打印机分为窄幅打印机（只能打印A3以下的幅面）和宽幅打印机（可以打印A3及以上的幅面）两大类。

3、按打印原理分类:可以把打印机分为针式打印机、喷墨打印机、激光打印机和热转换打印机等几种，这也是最常见的分类方法。

三，打印机的原理

针式打印机的工作原理：主机送来的代码，经过打印机输入接口电路的处理后送至打印机的主控电路，在控制程序的控制下，产生字符或图形的编码，驱动打印头打印一列的点阵图形，同时字车横向运动，产生列间距或字间距，再打印下一列，逐列进行打印；一行打印完毕后，启动走纸机构进纸，产生行距，同时打印头回车换行，打印下一行；上述过程反复进行，直到打印完毕。

针式打印机之所以得名，关键在于其打印头的结构。打印头的结构比较复杂，大致说来，可分为打印针，驱动线圈，定位器，激励盘等等。简单的说，打印头的工作过程是这样的：当打印头从驱动电路获得一个电流脉冲时，电磁铁的驱动线圈就产生磁场吸引打印针衔铁，带动打印针击打色带，在打印纸上打出一个点的图形。因其直接执行打印功能的是打印针，所以这类打印机被称为针式打印机。

喷墨打印机的工作原理基本与针式打印机相同，这两者的本质区别就在于打印头的结构。喷墨打印机的打印头，是由成百上千个直径极其微小（约几微米）的墨水通道组成，这些通道的数量，也就是喷墨打印机的喷孔数量，它直接决定了喷墨打印机的打印精度。每个通道内部都附着能产生振动或热量的执行单元。当打印头的控制电路接收到驱动信号后，即驱动这些执行单元产生振动，将通道内的墨水挤压喷出；或产生高温，加热通道内的墨水，产生气泡，将墨水喷出喷孔；喷出的墨水到达打印纸，即产生图形！这就是压电式和气泡式喷墨打印头的基本原理。而喷墨打印机的控制原理，工作方式基本与针式打印机相同，这里就不赘述了！

激光打印机的原理：当计算机主机向打印机发送数据时，打印机首先将接收到的数据暂存在缓存中，当接收到一段完整的数据后，再发送给打印机的处理器，处理器将这些数据组织成可以驱动打印引擎动作的信号流，对于激光打印机而言，这个信号流就是驱动激光头工作的一组脉冲信号。

激光打印机的核心技术就是所谓的电子成像技术，这种技术结合了影像学与电子学的原理和技术以生成图像，核心部件是一个可以感光的硒鼓。激光发射器所发射的激光照射在一个棱柱形反射镜上，随着反射镜的转动，光线从硒鼓的一端到另一端依次扫过（中途有各种聚焦透镜，使扫描到硒鼓表面的光点非常小），硒鼓以1/300英寸或1/600英寸的步幅转动，扫描又在接下来的一行进行。硒鼓是一只表面涂覆了有机材料的圆筒，预先带有电荷，当有光线照射时，受到照射的部位会发生电阻的变化。计算机所发送来的数据信号控制着激光的发射，扫描在硒鼓表面的光线不断变化，有的地方受到照射，电阻变小，电荷消失，也有的地方没有光线射到，仍保留有电荷，最终，硒鼓表面就形成了由电荷组成的潜影。

四，打印机的性能指标

衡量一台打印机性能好坏的指标有以下几种：

1、分辨率（dpi）。打印机的分辨率即每平方英寸多少个点。分辨率越高，图像就越清晰，打印质量也就是越好。一般分辨率在360dpi以上的打印效果才能令人满意。

2、打印速度。打印机的打印速度是以每分钟打印多少页纸（PPM）来衡量的。打印速度在打印图像和文字时是有区别的，而且还和打印时的分辨率有关，分辨率越高，打印速度就越慢。所以衡量打印机的的打印速度要进行综合评定。

3、打印幅面。一般家用和办公用的打印机，多选择A4幅面的打印机，它基本上可以满足绝大部分的使用要求。

4、色彩数目。即彩色墨盒数。色彩数目越多色彩就越丰富。

5、技术支持、售后服务。即厂家对产品的承诺，包括保修期的时间、驱动程序的更新下载网址等方面。

五，维护与保养

水平桌面放置打印机

由于喷墨打印机本身的工作方式，打印机放置的地方必须是水平面，倾斜工作不但会影响打印效果，减慢喷嘴工作速度，而且会损害内部的机械结构。打印机不要放在地上，特别是铺有地毯的地面，很容易有异物或灰尘飞入机器内部。

做好防尘措施

打印机工作时，不要打开前面板，一来打印没什么好看，就是喷嘴在移来移去而已，二来避免灰尘吹入机器内部。打印完毕，散热半小时后，立即盖上防尘罩，不要空置在房间中。

拔电源前关掉机器

不使用打印机或搬动之前，要做永久断电工作，先关掉打印机电源(如果有的话)，让喷嘴复位和墨水盒盖上，再拔去电源线和信号线。防止墨水挥发，在搬动时也不容易损坏喷嘴。

小心安装墨盒

墨盒的支撑机构可受力度很小，安装新墨盒时千万小心，按照正常设计，墨盒用适当力度即可安装好，不要大力推动支架。

适时清洁

打印机外部和内部一样，都要定时进行清洁，不要等到积满厚厚一层灰尘，出了问题才去补救。打印机外部可以用湿水软布来擦，清洁液体必须是水之类的中性物质，绝对不能用酒精。内部尽量用干的布来抹，而且不能接触内部的电子元件、机械装置等。

打印机内部结构

喷嘴的清洗尽量不要手工去做，最佳途径是利用软件控制的打印头清洗程序来完成。尤其是在添加墨水之后，一定要清洗打印头，防止两种墨水混合而产生凝固。此外，如果打印时出现条状斑纹、颜色减退等打印质量下降的情况，同样需要清洗喷嘴。

如果软件清洗法失败，证明堵塞较为严重，通常是打印机很久没用或使用过程中断电，喷嘴没有复位造成。用注射器对着喷嘴，不停地拉动压力装置，让高速空气流清洗喷嘴，并吸出剩余的墨水，是一种节省墨水的清洗法。

第一种手动清洗法不行的话，现在要准备拆开打印机啦。先关掉电源，并拔下插头，彻底断开电源。拆开移动轴和转动皮带，再小心拿起打印头，用蒸馏水来冲干净。然后用注射器和软胶管组成一个喷射系统，插到入墨孔来进行清洗。两个步骤均要异常小心，绝对不能让水沾到电路板，如果不幸弄湿电路板，应该马上用电吹风吹干。最后装回打印机中，再次执行软件清洗程序，让墨水把喷嘴里面的蒸馏水冲走。

打印机上避免重压

有些人经常在打印机上面放置其它物体，这样可能会压坏打印机外壳，一些细小东西也会掉入打印机内。当然，饮料和茶杯都是禁放品。

装上了墨水就一定要用

由于彩色墨盒价格昂贵，用户们都舍不得用，但是文件也会为你带来很多麻烦。喷嘴每喷一次墨，总有剩余的墨水留在附近，经常用喷墨打印机，墨盒中的新墨水会冲洗掉上次剩余的墨水，否则它们会慢慢凝固，造成喷嘴堵塞。即使不用墨水，机器会定时自动清洗喷嘴，反而造成更大的浪费。

无论哪种墨水缺墨的时候，都要尽快换上新墨盒。有些人以为彩印时不需要黑墨，实际上彩墨混合而出的不是纯净黑色，打印机也会报告出现错误，不能进行打印。

不要使用多种墨水

办公自动化应用 第7篇

Office高级编辑技巧与应用办公自动化论文

物电学院 ****电子信息工程 **** ***

摘要 在编辑PowerPoint时，不时的要插入一张新幻灯片，采用点击“插入”-“新幻灯片…”-“请选取自动版式”-“确定”，的确过于繁琐，有捷径吗？有。如果想在当前幻灯片的后面插入一张新幻灯片，试一试“Shift+Enter(回车键)”，奇妙吧！当然了“Ctrl+M”也可以。不信？你试试看.关键词书签 排序 巧妙插入幻灯片 word分栏 快速保存 群发邮件 表格计算 斜线表头 快速重复输入 改变文字方向

正文

OFFICE XP 30个技巧

1.快速定位——书签

在需要定位的位置，选取“插入”菜单中的“书签”命令，打开书签对话框；在其中，设置好书签名后，按“添加”即可；在同样的对话框中，选择一个书签，单击定位即可。

2.使用自定义序列排序

使用自定义序列排序 在Excel排序对话框中选择主要关键字后单击选项，可以选择自定义序列作为排序次序，使排序方便快捷且更易于控制。顺便说一下，排序可以选择按列或按行，我以前如果排行的顺序都是选择性粘贴转置，排完序后再转置

3.在PowerPoint中巧妙插入新幻灯片

在编辑PowerPoint时，不时的要插入一张新幻灯片，采用点击“插入”-“新幻灯片„”-“请选取自动版式”-“确定”，的确过于繁琐，有捷径吗？有。如果想在当前幻灯片的后面插入一张新幻灯片，试一试“Shift+Enter(回车键)”，奇妙吧！当然了“Ctrl+M”也可以。不信？你试试看.4.平均Word文档的分栏

我们在对Word文档进行分栏的过程，往往会遇到最后一页的栏是不等长的，其实，你只要将定位插入点到文档末尾，然后选择“插入|分隔符”命令，在弹出的对话框中选择“连续”单选按钮，然后“确定”，这时候最后一页的栏也变成等长的了。

5.更快速的“全部保存”

有文章介绍过,在Word 2000中想保存多篇打开的文档，可以按住Shift键，选择“文件”菜单中的“全部保存”即可；其实有更快速的方法：可以按住Shift键，然后鼠标单击常用工具栏上的“保存”按钮，这时“保存”按钮的图标就变成“全部保存”的图标，松开鼠标，即保存完毕。

6.如何群发邮件

在OUTLOOK“联系人”中选定所需收件人，从“工具”菜单中选择“邮件合并”命令。在对话框中选择适当的选项后单击确定。

在出现的WORD文档中输入邮件内容，从“邮件合并”工具栏中选择“合并到电子邮件”，再按“确定”。OUTLOOK就会把您所想要发的文档发送出去了。

7.Word 表格计算

在Word 2000的表格中，可以进行比较简单的四则运算和函数运算。其使用方法是：将插入点定位在记录结果的单元格中，然后打开“表格”下拉菜单中的“公式”命令，出现对话框后在等号后面输入运算公式或“粘贴函数”。计算公式可引用单元格，表格中的列可用A、B、C„等表示，行数用1、2、3„表示

8.Word斜线表头

将插入点定位在单元格中。然后执行“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令，当出现对话框后，选择“表头样式”（共有5种可选择），分别填入“行标题”（右上角的项目）、“列标题”（左下角的项目）和“数据标题”（中间格的项目）以及“字体大小”等，最后按确定退出。删除斜线表头的方法是，单击要删除的斜线表头，当周围出现选定标记时，按[Del]键即可删除该斜线表头。

9.在Excel中的绝对与相对单元引用之间切换

当您在Excel中创建一个公式时，该公式可以使用相对单元引用，即相对于公式所在的位置引用单元；也可以使用绝对单元引用，引用特定位置上的单元。公式还可以混合使用相对单元和绝对单元。绝对引用由$后跟符号表示，例如，$B$1是对第一行B列的绝对引用。借助公式工作时，通过使用下面这个唾手可得的捷径，您可以轻松地将行和列的引用从相对引用改变到绝对引用，反之亦

然。选中包含公式的单元格。在公式栏中选择您想要改变的引用。按下F4切换。

10.快速重复输入

在WORD中当输完一些内容后，同时按下ALT与ENTER键则刚才输入的内容会被自动拷贝一遍，并且适用于拷贝粘贴后的重复粘贴。

11.送你一个外出“小秘书”

在Outlook 单击“工具”菜单中的“外出时的助理程序”项。在对话框中点选“我目前外出”选项后，点下方的“添加规则”。在“编辑规则”对话框中设置规则。如：选择执行下列*作中的“答复”选项，编辑模板（点模板按钮）并保存，然后确定所有项目。这样，以后你外出的话如果有人给你写信，你可通过次助理程序来自动答复他们，告诉他们如有要事如何与你联系。

12.Outlook时间的自然语言支持

在Outlook的约会、任务和会议要求等窗体中，都有时间/日期等，一般情况下我们直接输入日期或者选择日期。其实还有一种高级用法：只要输入表示日期的词语就可以获得对应的日期。这些表示日期/时间的词语主要有：1-表示日期的常见词，如：现在、Today、今天、明（昨）天、前天、大前天、大后天等，中英文均可；2数字：代表当月的日期，注意不要超过 31，数字或中英文大小写均可；3节假日：如国庆节，元旦，建军节、圣诞节等；4星期：如星期

五、礼拜一等；5表示日期的复杂短语等.13.改变文字方向

只要把字体设成“@字体”，如“@宋体”就可以令文字逆时针旋转90度了。这种方法对于设置与正文同方向的页眉页脚是非常有用

14.字符与Unicode代码的互换

首先，输入一个需转换的字符。接着，将光标移至它的右边。最后，按下组合键：Alt+X。此时，Unicode字符便展现在你眼前；反之，若需将Unicode代码转换为字符时，和上边*作一样。先输一组Unicode字符，还是将光标移至它的右边，按下组合键：Alt+X

15.在Excel中输入人名时使用“分散对齐”

在Excel表格中输入人名时为了美观，我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是一个办法，但是我们这里有更好的：我们以一列为例，将名单输好后，选中该列，点击“格式—单元格—对齐”，在“水平对齐”中选择“分散对齐”，最后将列宽调整到最合适的宽度，名单就做好了。

16.快速选定Excel区域

在Excel中，要想在工作簿中快速选定某块区域，只需单击想选定的区域的左上角单元格，同时按住Shift键不放，再单击想选定的区域的右下角单元格即可。另：按住Ctrl键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域。

17.插入水印

要想在Word 2000的文档中添加自己喜欢的“水印”，只要双击“格式”菜单，选择“背景”命令，再选择“水印”，出现关于“水印”的设置拦，你可以在“文字”栏里写入自己喜欢的文字（公司名称等）即可。一般在“颜色”栏里选择“灰色”。

18.Excel自带的示例文件

在:ProgramFilesMicrosoft OfficeOffice10Samples 文件夹中有两个EXCEL示例文件SAMPLES：主要包含工作表函数,条件格式,数据有效性,图标标志,重复任务,数组,API示例,事件,自动化,ADO等演示数据,对学习Excel使用很有帮助SOLVSAMP：是用来学习加载宏“规划求解”的一个示例文件,当中包含6个方面的应用：产品组合、货物传送、排班组合、最大收益、投资方案和电路设计.19.找回丢失的Word文件

单击“打开”按钮，选“文件类型”框中的“所有文件”选项。在文件夹列表中，双击含有打开备份文件的文件夹。单击“视图”按钮。在“名称”栏中，文件名显示为“XX备份”，在“类型”框中，文件的类型显示为“microsoft word备份文件档”。找到该文件并双击。则打开该文件。（要找会丢失文件的前提是，必须在word中设置成“保留备份”，并且文件已经保留了备份。）

20.Excel 2000中选定超级链接文本技巧

如果需要在Excel 2000中选定超级链接文本而不跳转到目标处，可采用如下*作方法，单击包含超级链接文本的单元格，按住鼠标左键至少一秒钟，然后释放鼠标，这时就可以选定超级链接文本。

21.给Outlook个人文件夹(.pst文件)加把锁

在“文件”菜单上，单击“数据文件管理”。单击需要的.pst 文件，再单击“设置”。单击“更改密码”并在框中输入旧密码和新密码。一般最初密码为空。单击“确定”。

22.制作有颜色的公式

使用office自带的公式编辑器制作出的公式都是黑色的，使用通常的办法无法改变公式的颜色，不过可以使用给公式添加阴影的方法，改变公式的颜色。在公式编辑器中做好一个公式，回到编辑状态，通过“视图”-“工具栏”-“绘图”，调出“绘图工具栏”，单击“绘图工具栏”中的“阴影设置”按钮，选择其中的“阴影样式17”或者“阴影样式18”，为公式做一个阴影，再点选“阴影设置”按钮中的“阴影设置”选项，弹出“阴影设置”工具栏，调整阴影的位置，使阴影与公式重合，再通过设置阴影颜色，从而改变公式的颜色。

23.活用WORD的特殊字符替换功能

点“编辑”下“替换”，选择“高级”。在“查找内容”和“替换为”中使用“特殊字符”可以实现许多你意想不到的功能。比如，网上常有一些文本不到一段就换行或者两行间还有个空行。用手工删除整篇文章中无用的换行符十分麻烦。使用替换功能，在查找内容中输入两次“段落标记”，在替换为中输入一个“段落标记”进行替换。数千个没用的空行瞬间清理就完毕了。使用该高级替换功能还可实现许多特殊的编辑功能。大家自己去尝试吧！

24.最大化和还原窗口的技巧

除了正常的按右上角的最大化和还原按钮，调整窗口之外，我发现了还有两个地方可以完成同样的调整。你也许会说，第一种是双击标题栏，可以在最大化和还原之间变化，我说对，这就是第一种方法。那么第二种呢，我先问你有办法吗？我告你吧，在水平和垂直的滚动条的交叉处双击鼠标键，还不要说真的在最大化和还原之间变化。举一反三吧，这样的技巧要不都让我发现了。

25.获得邮件传递结果通知

对所有邮件都设置送达或阅读通知

在“工具”菜单上，单击“选项”。单击“电子邮件选项”。单击“跟踪选项”。选中“已读回执”或“送达回执”复选框。

26.对单个邮件获得通知

在邮件中，单击“选项”。

在“投票和跟踪选项”之下，选中“请在送达此邮件后给出‘送达’回执”或“请在阅读此邮件后给出‘已读’回执”复选框。

27.使用PowerPoint制作相册

启动PowerPoint新建一个幻灯文件，执行插入菜单内图片子项下的新建相册命令打开相册对话框，在该对话框中选择要放入本相册的图片，并在完成图片调整及相册版式的设置后单击创建按钮关闭对话框回到幻灯编辑模式，编辑相册封面，继续完成幻灯动画、切换、背景、声音等设置，最后保存文档，您就可以和您的朋友一起慢慢欣赏自己制造的精美相册了。

28.使用Word汉英互译

中文版Word中支持英汉汉英互译，方法是将光标定位在要翻译的词，或者选中目标词汇，然后按下Alt+Shift+F7即可出现一个对话框，其中有翻译后的词汇。

29.如何消除缩位后的计算误差

有时我们输入的数字是小数点后两位数，但是在精度要求上只要一位，缩位后显示没问题，但其计算结果却是有误差的。解决方法是“工具－选项－重新计算”中，勾选“以显示值为准”。这样计算结果就没有误差了。

30.在Outlook中实现快速邮件检索

在使用Outlook时经常要对符合某些条件的邮件进行检索，但如果每次都重新设置搜索条件*作起来比较麻烦，可以按照下面的方法实现快速检索邮件。启动Outlook后选择“工具”——“高级查找”——在高级查找对话框中填入您的具体检索条件——单击“文件”——“保存搜索条件”——选择路径并填入文件名——单击“确定”，设置完成。今后您可以在不需要启动Outlook的情况下直接双击刚才保存的检索文件，程序会自动搜索出您需要的邮件，非常方便。参考文献

[1] 李文浩 罗皇《office2003中文版办公应用教程》清华大学出版社 2007-01-01

[2] 张立涛 《中文office2003实用教程》 天津大学出版社 2008-09-01

办公自动化的应用 第8篇

首先, 办公自动化系统最主要的功能就是对公文和事物的处理, 并且为信息通信提供良好的服务。其中电子邮件功能就是缩短了人与人之间的距离, 加强了人们之间的联系, 该种通信手段不仅灵活并且也满足了当前系统的通信需求。

其次, 办公自动化系统对于复杂的文档以及冗多的数据也能够很好地处理和存储。该种功能可以让企业的工作流程更加严谨、高效。办公自动化系统还支持移动办公, 通过网络技术可以让各区域的工作人员取得高效的联系, 打破地域的限制, 大大提高了工作效率。

最后, 办公自动化系统还具备安全性控制功能, 在企业管理过程中, 保障了其安全系数, 让企业的各个业务系统的应用功能更加深入、广泛。

二、企业发展办公自动化的重要性

办公自动化系统是当前时代发展的必然产物, 它将计算机技术以及各个学科密切的连接起来, 并实现高效的数据管理和文本处理等业务, 大大提高了企业的管理效率, 更好地提高了其经济效益。因此, 发展办公自动化系统是当前企业发展的必然趋势, 让管理更加准确、快速, 更好地处理信息资源。

由于办公自动化系统涉猎的学科较广, 且可以实现移动办公, 所以拉近了人与人之间的联系, 无论是各部门还是各个工作人员都可以通过办公自动化系统进行高效、密切的联系, 这就大大加强了企业内部的管理, 更好地实现办公自动化。

现如今是信息时代, 互联网的诞生使得整个世界的联系都变得密集, 而企业要想更好的发展, 也必须要注重对外联系, 掌握最新的信息和数据, 这样在做出决断时才能更加合理、准确。

三、办公自动化系统的开发和应用

企业要想更好的提高管理效率, 完善管理模式就必须要注重对办公自动化系统的开发和应用。

(一) 提高认识, 培养人才。

企业的管理者必须要提高对办公自动化系统的认识, 要明白当前的信息时代的趋势, 必须尽快变革传统的管理模式, 充分发挥OA系统的优势并加强对OA系统的开发和应用。

21世纪是人才社会, OA系统也是一个人机系统, 除了自动化设备和系统之外同时也包含自动化的人, 因此, 要想更好地开发OA系统, 更好地应用其功能, 就必须要注重培养人才, 高素质的员工也必然会提高系统的效能。

(二) 注重信息系统的建设。

OA系统是信息化系统, 因此, 开发办公自动化系统就必须要注重信息系统的建设。在建设信息系统时, 应从信息中心出发, 分别对企业的各项管理部门建立子系统。这样就形成一个整体的管理模式, 更好的进行信息系统的建设, 同时也加强了各个部门之间的信息联系。

(三) 强化制度管理。

企业领导者必须要注重制度管理, 制定相关的规章制度, 明确自动化系统的各项管理责任, 对于系统的维护和应用也要做好划分工作。这样, 才能高效的强化各部门、各岗位之间的工作流程更加严谨。

(四) 注重培训工作。

企业要想更好地提高其经济效益, 离不开OA系统的操作。OA系统正是以其独特的优势淘汰了传统的管理方式, 因此, 企业员工要想更好的完成工作, 更好的实现自身价值, 也必须要明白当前的局势, 更好的学习应用OA系统, 高效的完成本职工作。企业领导要将培训工作落实到实处, 从办公室主任到各部门领导以及各部门的工作人员都要熟练掌握办公自动化的操作, 提高工作效率。

结束语

综上所述, 办公自动化系统是当前社会发展的必然趋势, 是企业提高经济效益的重要手段, 无论是国企、事业单位还是各大企业都要“与时俱进”, 熟练掌握OA系统的操作, 更好地推广和应用自动化系统, 提高办公效率, 保障工作质量。

参考文献