高校科研档案整理

高校科研档案整理（精选11篇）

高校科研档案整理 第1篇

一、档案整理的要求

(一) 毕业生档案统一装入学校下发的机要信封中 (保留原高考的档案袋)

1、落实就业单位毕业生档案, 在机要信封正面左下角用铅笔写明毕业生的姓名、专业、学历、毕业时间、就业单位名称及单位所在地。

2、没有落实就业单位的毕业生档案以及灵活就业的毕业生档案, 按照生源地分类整理, 在机要信封的正面左下角用铅笔写明毕业生的姓名、专业、学历、毕业时间及生源所在地名称 (到市、县) 。

(二) 档案分类整理

1、落实就业单位毕业生的档案;

2、没有落实就业单位毕业生的档案;

3、考取研究生档案;

4、欠费、欠贷款的毕业生档案;

5、灵活就业的毕业生档案。

(三) 列出报送的档案清单, 档案顺序要与档案清单顺序一致。

二、档案整理的内容

1、高中阶段档案材料和高考录取标志的材料;

2、大学期间的思想品德鉴定表;

3、高等学校毕业生登记表;

4、历年学习成绩单;

5、选修课成绩单;

6、学位授予 (不授予) 证明材料;

7、毕业离校前的体检表;

8、高等学校毕业生就业通知书;

9、奖惩情况;

10、上学期间的欠费说明和国家助学贷款的情况说明;

11、入团志愿书;

12、入党申请书、入党积极分子登记表、优秀团员推荐表、预备党员登记表、入党志愿书、思想汇报、函调政审及综合政审材料等。

三、档案整理的步骤

1、分类。按照整理内容分类。

2、卷内文件材料排序。按照文件内容的时间先后顺序排序。

3、根据排序结果, 对卷内文件材料按档案整理内容的名称编制目录, 并按时间顺序填写到档案袋的封面上 (充分重视和利用先前的整理基础, 不要轻易打乱顺序重整。)

4、装入学生原来的档案袋之后, 再装入机要档案袋, 密封, 加盖公章。

四、档案整理的意义

学籍档案整理工作是一项既细致又繁忙复杂的业务整理工作, 从事这项工作应具备广博的科学文化知识, 系统的教育理论知识和专门学科知识责任心, 因为学生档案是人生足迹的一种真实记录, 具有不可替代的作用。可很多毕业生对学生档案管理不够重视, 在档案传递过程中出现一系列问题:有的学生在毕业时将档案带回家中;有的撕毁档案封条私自翻看等。国家的相关政策规定:毕业生暂时找不到就业单位, 或到非公有制单位工作, 其档案可以保存在自治区各级毕业生就业指导中心或人才交流中心, 或在学校免费保存两年。但是, 有些学生毕业时把档案放在学校不管不问, 这些做法都会给日后的工作带来麻烦。实际上, 学校保管的只是学籍档案, 不是人事档案, 它不计算工龄、转正定级、评定职称等。另外, 国家招考公务员, 企事业单位招聘员工等都要审查, 特别是随着新的劳动合同法的实施, 档案的作用显得更加重要。因此, 毕业教育应当包含档案管理的知识及注意事项等内容, 广大毕业生们在毕业时也一定要重视档案问题, 使自己在踏上工作岗位时没有后顾之忧。

摘要：高校毕业生的档案整理是一项既琐碎又重要的工作。本文从档案整理的要求、内容、步骤、意义等方面, 阐述档案整理工作的重要性。

关键词：高校毕业生,档案整理,意义

参考文献

[1]实习生徐尚聪, 周旻, 记者张怀中.长沙晚报, 2006.7.22.

高校科研档案内涵及规范化管理论文 第2篇

关键词：高校;科研档案;规范化

1高校科研档案管理工作的内涵及作用

高校科研档案管理是指高等学校在科学技术研究过程中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。科研档案是科研活动的真实记录，是科技储备的一种形式，是一项重要的信息资源。它真实地记述了科研、生产活动的过程和成果及有关科研人员的科技思想、方法和经验，具有原始记录的基本属性，同时具有法律凭证、促进交流、提供资源再开发利用物质基础等作用。

2高校科研档案管理的归档范围

对于高校科研档案管理必须集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全，以利开发利用。目前，根据《科学技术研究档案管理暂行规定(1987)》高校科研档案管理包括五个阶段，即科研准备、研究实验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用。

2.1科研准备阶段

许多档案工作者会忽略此阶段的档案收集，往往此阶段的资料又存在一些重要信息。如:项目申报通知，项目申报书(含经费预算)、项目审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同等文件。

2.2研究实验阶段

各种载体的重要原始记录(各类录音或录像资料、照片，电子或纸质笔记等)，实验报告，计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等，同时，应注意收集项目的年度进展报告。

2.3总结鉴定验收阶段

工作总结，科研报告，科研成果(专利、论文、专著)，技术鉴定材料，科研投资情况、决算材料、验收材料的整套文件。

2.4成果和奖励申报阶段

成果和奖励申报材料及审批材料、获奖证书、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。

2.5推广应用阶段

高校人事档案收集与整理管窥 第3篇

一是多样性。高校是人才高地，教职工人数众多，工作性质不同，人事档案所显示的内容也不同。教师档案更多的是侧重教学科研业绩和成果的显现、专业技术职务的评聘和学历学位的状况记录等；行政管理人员档案更多的是工作业绩考核、奖惩任免、年度履职情况等的记录。二是系统性。高校人事档案详细地记录每个教职工每学期、每学年的工作情况、学习情况，忠实地描述了发展过程中的每一个细节，系统地反映了每个教职工德能勤绩诸方面的情况，构成了一个富有逻辑性的整体。三是真实性。高校人事档案是高校教职工在从事教育教学科研和社会服务的活动中产生的、辛勤工作的真实记录，真实反映每个人的思想和品德、学识和能力、特长和成果，还原历史本来的风貌。四是时段性。高校人事档案材料形成时间受高校学年制的影响，教职工都是在固定的非假期时间段内集中开展各种各样的教育教学科研活动，这些时段内产生大量的人事档案材料。这一点，不同于机关人事档案。

2 高校人事档案收集与整理存在的问题

高校人事档案在收集与整理中，明显地存在以下几个问题：第一，档案意识淡薄，对档案收集整理工作重视不够，对档案的收集整理没有做出详细具体的安排和部署。有的教职工对档案的作用认识不足，不清楚人事档案收集和整理的有关要求，把本该交给人事档案管理部门的材料长期滞留在身边，造成人事档案材料的缺失。第二，档案管理人员配备不足，专业素质需要提高。不少学校档案管理人员严重不足，有的还是兼职，不能满足档案工作需要，难以应对档案收集整理的浩繁工作。加之档案工作属于“幕后”工作，不像教学科研工作处在学校的前沿位置，容易出成绩、见成果，受人关注，因此，人员流动性较大，队伍缺乏稳定性，影响整体素质和档案管理水平的提高。第三，部分高校由于管理体制的双重性，往往造成上级档案主管部门指导缺位或不到位。比如，部分地方高校实行双重管理体制，既接受省级教育行政部门的管理，又接受地方政府的管理，省级教育行政部门认为地方高校的档案工作应由地方政府主管，地方政府认为地方高校的档案工作应由省级教育行政部门主管。结果，两个部门都不管，即使管理，也没有给予足够重视，指导不到位，工作“边缘化”。第四，档案材料整理缺乏系统性。材料之间缺乏有机联系，成为零散的、孤立的片段。有的材料不能相互佐证，甚至有的材料相互之间出现矛盾，比如履历材料和自转材料对同一事件叙述不一致，评价相反。

3 高校人事档案收集与整理改进措施

3.1 要高度重视档案工作。要认真贯彻落实中共中央组织部关于印发《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12号）和教育部印发的《高等学校档案管理办法》（2008年中华人民共和国教育部令第27号），切实把档案工作放在学校重要工作议事日程，明确分工，明确职责，学校领导对档案的收集整理工作做出详细具体的安排部署。同时，加大宣传力度，增强教职工的档案意识。

3.2 要加强档案队伍建设。要配足配齐档案工作人员，形成专兼职工作机制，除了专职档案工作人员外，还要明确一批兼职档案工作人员。要加强对档案工作人员的业务培训，鼓励奉献精神，及时表彰成绩，努力建立一支稳定的高素质档案工作队伍。

3.3 要切实理顺工作体制。明确双重管理体制的高校人事档案工作上级主管部门。按照国家省管高校的原则，实行双重管理体制的高校的档案工作由省级教育行政部门牵头管理，地方政府配合管理。

3.4 要积极扭转被动局面。在档案的收集上，要变被动为主动。对涉及外单位的档案材料及时发函，打电话联系，必要时，上门收集缺少的材料。对校内各部门要建立日常联系机制，定期收集档案资料，并及时检查核对，发现缺失，及时追补。

3.5 要积极探索科学规律。档案材料的系统性是实现档案价值最大化的前提。整理档案一定要努力体现其系统性，揭示材料之间的内在联系，特别要关注来源方面的联系、内容方面的联系和形式方面的联系。

作者单位：郑州师范学院人事处

高校科研档案管理浅析 第4篇

一、高校科研档案的内涵

一般说来, 科研档案包括管理性材料和业务性材料, 即科研综合管理文件材料和科研课题文件材料两部分。对于科研综合管理档案, 较易处理, 一般归入科研综合即可。科研档案主要的内容:科学研究的依据材料, 包括有效件、项目申请、立项依据、课题批复、课题论证报告、开题报告、调研材料、计划任务书、实施方案、课题研究的前期准备、前期成果;课题研究、实验阶段所形成的材料, 包括综合报告、设计报告、计算材料、实验分析测试报告、数据统计资料、图纸、实验样品、标本、课题执行情况报告、阶段性小结、中间试验等材料;课题总结验收阶段所形成的材料, 包括总结报告、项目研究的结论性材料、论文、专著、实验样品等;课题研究完成后所形成的文件材料, 包括成果鉴定材料、成果奖励申报材料、成果文献检索、推广应用材料及由此带来的经济效益、社会效益的分析证明材料;成果后期的开发性推广材料、, 包括推广方案、可行性论证报告、市场分析报告、技术转让材料等。严格地说, 愈是具有重大影响的科研项目, 其每一个细节甚至包括实践过程中的失败、失误都应是科研档案中的重要内容。而我国目前的高校科研档案往往只有其最终成果的记载, 这显然不能构成科研档案的全部, 甚至从某种意义来说, 这样的科研档案与图书馆藏书并没有什么根本的差别。只有彻底扭转这一种现状, 才谈得上是真正意义上的科研档案。目前, 许多承担科研课题的教师或者担心自己的科研成果被泄密、专利被剽窃;或者认为自己的科研成果是历经艰难取得的, 以将技术开发项目的成果材料据为己有, 寻找各种理由拒绝归档, 这不仅给高校科研档案归档工作带来困难, 还给学校的无形资产造成损失, 严重地影响到国家科研工作的整体利益。

二、高校科研档案的特点

作为科研实践活动的历史记录, 高校科研档案的一个基本特点就是完整性, 它包括科研档案来源的广泛性、档案载体的形态多样性、档案内容的专业性等特点, 只有具体、完整的科研档案才能发挥它应有的作用和价值, 也才能充分加以开发利用, 并使之服务于市场经济。高校科研档案除了具有档案的记录性、原始性、唯一性等特征外, 还具有项目成套性、技术先进性、文化传播性、研究领域广泛性的显著特点。因此, 它具有重要的使用价值和历史研究查考价值。此外, 科研档案还有时效性的特点, 即转化为生产力的使用价值与时间成反比。也就是说超过一定时限, 其成果的使用价值就会逐渐缩小, 甚至于完全消失。这是因为“以新代旧”的技术是科技发展的必然趋势, 尤其是科学技术在日新月异的发展形势下, 科研成果档案若不尽快转化为现实生产力, 时间久了它的技术成果一定会被新的技术所代替。

三、加强高校科研档案管理工作的措施

1. 积极争取各级领导的支持和有关部门的配合。

领导重视是做好高校科研档案工作的关键, 高校科研档案部门要积极主动地向学校领导汇报科研档案工作服务机制创新的思路和做法, 使领导及时了解科研档案部门在干什么, 产生了哪些社会效益和经济效益。要适时将科研档案工作的进展情况和工作中遇到的需领导出面解决的问题及时向领导汇报, 争取支持, 创造条件, 推动高校科研档案工作服务机制不断创新发展。

2. 建立科研档案信息网络平台。

网络环境下, 用户要求更方便、更快捷、更自由地获取档案信息资源, 为此, 高校科研档案部门就必须对档案信息的存储、检索采用现代化的管理手段, 提高科研档案信息开发利用的效率。加强科研档案网络信息平台建设, 拓展科研档案信息服务渠道。所谓科研档案信息网络服务平台就是设置馆藏简介、馆藏目录、信息快报、查档指南等页面, 同时与全国其他高校网站建立链接, 以便为客户提供更加丰富的科研档案信息。要充分利用网络技术优势, 积极开展数字档案馆的建设, 提高档案信息服务的主动性, 实现档案信息的主动推送和导航。通过网络平台, 科研档案信息服务人员可以通过电话、Email、FTP、BBS、FAQ或网络视频等方式推送给读者或在网站上公开提供给读者使用;用户也能同时查找到网上的有关信息资源, 通过索取、复印或从网上获取所需的科研档案信息, 从而突破空间地域限制, 真正实现科研档案资源共享。

3. 界定密与非密的界限。

有些科研项目属于国家密级事项或内部秘密, 若不慎泄露出去, 将会给国家利益和单位利益造成无法弥补的损失。但是, 科研档案的开发利用工作也必须提到重要位置上来。如何处理这二者的关系, 笔者认为, 应本着“积极防范、突出重点, 既保守国家秘密又便利各项工作”的方针。遵照《档案法》第十四条“涉密档案的管理和利用, 密级的变更和解密, 必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理”的规定, 解决好保密工作保什么、放什么的问题, 切实做到该保密的应该保住, 该交流的还能交流, 更好地为改革开放和经济建设服务。具体应做到以下几点:一是完善保密制度, 使解密审核工作程序化, 并将此项工作纳入到日常工作之中。二是对涉密的科研项目, 必须设有专人、专柜保管, 专人接收、专人借阅和管理。三是对超过保密期限的档案, 必须按照保密工作的相关规定及时审核。

4. 加强科研档案管理人员素质培训。

高校科研档案管理的现实思考 第5篇

1 高校科研档案的作用及意义

开展科学研究是高校的三大职能之一，作为真实记录科研活动过程的科研档案，对高校开展科研管理具有重要作用和意义。

首先，科研档案是开展科学研究的基础与前提。高校科研档案是记录科研人员研究成果与历史史实的原始资料，是最可靠的情报源和信息源。任何科技进步均是在前人研究成果基础之上进行的继承和借鉴，高校搞科研亦是如此，通过科研档案了解过去和同期国内外对某课题的研究情况，从而进行创新和发展，因此，科研档案是高校科研工作的重要基础。

其次，科研档案是提高教学质量的重要保证。培养德才兼备并适应社会发展需要的专门性人才是高校的重要任务，作为教师，不仅自身要及时掌握了解所教专业的最新前沿动向，还要不断更新教材，通过利用科研档案，将科研中取得的新技术、新经验充实到教科书中，传授给学生，从而提高教学质量。

最后，科研档案是检验科研工作质量、评价科研成果、考核科研人员、衡量科研管理水平的重要条件和依据。高校科研档案记录了高校教师、科研部门在科研实践和管理过程中，形成的各类具有保存价值的原始文字、图表及声像材料。一所高校科研工作开展得如何，从科研经费、人员投入、科研成果的产出等各方面予以体现，而这些均可从科研档案中找到依据，从而做出公正客观的评价。同时，科研档案也是科研人员辛勤劳动的结晶，为教师及科研人员的职称评定、考核、奖励起到了真凭实据的作用。

2 高校科研档案管理中存在的问题

2.1 制度不健全，权责划分不清，造成档案收集不齐全。《科学技术档案管理暂行规定》中明确指出，科研档案是科研管理的重要组成部分，必须在单位科研管理工作中予以体现。然而，现实中，似乎只要沾上“档案”二字，工作就应划归档案部门。虽然，档案部门按照相关规定制定了科研档案管理办法，但缺少科研管理部门的配合约束，使得科研档案从开始便出现断链。科研管理部门作为归档单位，往往收到什么材料就归什么材料，只相当于扮演了一个“二传手”，不仅对档案材料中出现的问题，不能做出解释，无形中，还增加了归档工作的返工率，并且，长期的传统粗放做法使得他们认为，档案材料的鉴定、整理均是档案人员的事情，只要将材料送达即可，给档案部门增加了很大工作量。档案部门与科研管理部门是平级职能部门，缺少必要的沟通，“隔行”造成了档案人员对科研项目管理及内容的认识不足，许多重要材料未能及时归档，造成科研档案材料收集不齐全。

2.2 科研档案分类不适应新情况，档案整理不规范。随着高校科研工作的快速发展，老的科研档案管理模式已不适应现实需要。首先，体现在科研档案的分类上。过去，在计划经济体制下，科研项目种类少，来源相对单一，分类简单，归档范围不明确，除了科研管理综合类（KY11）外，即按科研项目（KY12）进行组卷。随着时间的推移，相继出现诸多科研类材料，如横向科研项目、科技奖励成果、学生科研项目、学术会议、行业标准、国家标准、学术论文著作，等等，没有明确可归入的类别，便鱼龙混杂归入一类。其次，体现在科研材料的整理不规范。因为前期的分类不明确，给科研档案材料的整理带来一定麻烦，如奖励证书、专利证书、各类标准、学术著作等是按卷整理还是按件整理？大小不一、材质不同如何装盒？

2.3 科研档案查询服务不灵活，资源利用匮乏。长期以来，科研档案的利用一直较为谨慎，主要是因为牵扯到保密和个人知识产权问题。作为科研项目，它的价值不仅是一个发明、创新，还可以创造经济效益。档案部门在管理科研档案时不愿承担责任，而将审批权全部推向科研管理部门。有时，科研管理部门一时没人，而利用者又急用，使个人查询极为不便。

正是因为科研档案的敏感问题，档案部门没有建立开放科研档案目录，从而造成科研档案信息资源长期被压制在档案馆内，而不能很好地发挥作用。

2.4 上级指导部门没有针对性地对科研档案进行专项检查。虽然，每年，上级档案部门组织了各项检查，但很少有针对高校档案内容的专项检查，尤其是高校科研类档案检查从未触及。通过对科研档案的检查，可以促进科研档案管理工作，及时发现问题、解决问题，并引起学校领导对科研档案工作的进一步重视。

3 解决对策

3.1 建立新的科研档案管理体制，完善科研管理网络，做到分工明确，责任到人。第一，为了利于科研档案的科学化管理，应从管理体制上进行改革，科研管理部门应为科研档案的主要负责部门，档案部门为辅助管理部门，即具体操作上，由科研管理部门利用行政管理职能完成科研材料的归档，档案部门则主要行使档案业务的指导、监督、检查和保管、利用工作。

第二，科研管理部门要与档案管理部门进行深入沟通，建立一套规范、可操作性强的科研档案管理制度，明确分工和职责，共同做好科研档案的各项管理工作。第三，通过全校各部门设立的科研秘书，形成科研档案管理网络。对科研秘书的职责中，要强调做好本部门科研档案的归档检查工作，同时，档案部门要定期对科研秘书进行档案业务培训和指导。第四，建立科研档案的收集行政制约制度。通过科研管理部门、人事部门与档案管理部门的联合，在涉及教职工切身利益的相关环节进行行政制度约束，进一步确保科研档案的收集齐全。如教职工的职称评定材料由档案部门审核盖章，年底科研工作量的报送材料由档案部门进行审核验收，凡未在档案目录登记之列的，均可将材料收集归档。同时，为了保证课题项目的每个环节材料齐全，可由科研部门按比例抽取课题科研经费作为档案材料归档保证金。

3.2 建立科学的分类标准，细划归档范围，规范操作流程，严把档案整理标准。科学研究类档案在我国没有统一的分类标准，作为高等院校的科研档案分类，主要是参照《高校档案实体分类办法》、《高等学校档案管理规范》两个规定，但其也只是对高校科研档案的分类作了一个泛泛的基本要求。

为了适应现实科研发展的需要，如想较全面地收集齐全各类科研档案材料，必须对原来的科研档案分类进行细划，如“KY12”为纵向科研项目，“KY13”为横向科研项目，“KY14”为奖励证书，“KY15”为论文、论著，“KY16”为专利证书，“KY17”为学生科研项目等，根据需要，可再分三级目录。归档范围上，可针对学校产生的科研项目种类，按类别划分归档范围，使立卷人能更好地把握归档内容，确保档案材料的齐全。整理上，在参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《高等学校档案管理规范》的基础之上，可采取卷件结合的整理方式，科研课题项目以卷整理，科研管理类文件材料以件整理，奖励证书参照实物档案管理，按件保管；专利证书、行业标准、学术论著等按件整理保管。一个科研项目以结题、鉴定时间为档案归入年度，后期的成果、获奖材料按相应年度划入相关类目下。

做好归档流程的设计和规范化工作很必要，科研管理部门为科研档案的主要归档单位，而各课题项目组为具体立卷人，只有设计一套具体可行的归档流程，既保证归档管理工作的规范化，又通过实现科研管理行政职能的约束力，确保档案材料的收集完整。

3.3 建立科学系统的科研档案信息数据库。为适应现代信息化管理的需要，无论是科研管理部门还是档案管理部门，科研档案电子信息资源对其而言都十分重要。二者可以通过信息对接处理，完善科研档案数据库，实现双赢作用。

科研管理部门利用科研管理软件在行使工作职能的过程中，建立了大量的科研管理档案数据库，通过与档案管理部门的管理系统对接，一方面，实现了科研管理中的电子文件信息的归档，并完成了科研项目的网络归档工作。档案管理部门则通过对纸质科研档案的扫描录入处理，建立馆藏科研档案资源信息数据库，与前期科研管理部门的信息数据通过二合一对接，形成一个大科研档案数据库，从而保证了科研档案数字化信息的完整性。大信息库的建立，方便了科研管理部门的工作，从而实现互惠互利的良好效果。

3.4 确保科研档案安全的情况下，提高科研档案的服务利用方式。《高等学校档案部门业务建设规范》11.3中指出：“已建馆的学校，对馆藏档案，自形成之日起满三十年的，除未解密可需要控制使用部分外，均应按国家规定，报校长批准后，分期分批向社会开放。”该条也应适用于科研档案。可以组织相关人员对学校馆藏科研档案进行认真鉴定，建立开放科研档案目录，以方便更多的人来使用查询科研档案。

因科研档案的自身特殊性，科研档案的查借阅上要求较为严格，可根据实际情况，对科研档案查询利用审批的权限上进行详细划分，分等级进行。如本校教职工查询翻阅已开放科研档案，档案馆人员即有权限办理；如需查阅复印没有密级的一般未公开档案材料，可与课题负责人联系，征得同意后办理。作为科研档案一般是不应外借的，如特别需要，则需经科技部门领导审批。同时，为方便利用者查询，在服务方式上，可采用较为先进的电子信息审批方式，通过网络、电话或短信等形式，实现审批权，免去查询利用者的来回奔波。

（作者单位：河南工业大学档案馆 来稿日期：2011-11-22）

刍议高校科研档案管理 第6篇

高校的科研档案是高校档案的重要组成部分, 是高校在科研和管理活动中形成的对高校和社会有保存价值的科技文件, 它除了具有其他档案的特点外, 还有专业性、成套性、现实性、周期性等自身的独有特点。

二、我国高校科研档案管理工作现状

(一) 档案部门的服务意识较弱。

对科研档案的宣传力度不够。很多高校档案馆没有组织过对高校的各职能管理部门负责高校科研档案工作的兼职档案员进行培训, 也没有开展过有关高校科研档案工作的学术报告会及宣传工作;高校档案管理部门监管不力。长期以来, 高校科研档案管理人员一直存在“你交我收”的做法, 交多少而收多少的被动做法。并且对高校科研档案的管理时间没有严格的界限, 经常滞后。高校科研档案管理部门只是注重科研档案归档后的整理、保管。而忽略了高校科研档案在进馆前的业务监督和指导。

(二) 缺少高校科研档案管理保障制度。

通过笔者的访谈调查, 了解到大多数的高校都是泛泛地按照《高等学校档案实体分类法》及《高校档案管理办法》等普遍性规则来实行。缺乏有针对性的高校科研档案管理实施细则, 这样就不能够更好地对高校科研档案进行有效的监督。

(三) 高校科研档案收集难、归档难。

大多数高校科研人员存在归档意识薄弱倾向, 这是制约高校科研档案管理工作的重要原因之一。主要表现:第一, 重视研究工作, 轻视归档工作。第二, 知识产权意识不清。第三, 高校科研机构工作不到位。

三、加强高校科研档案管理工作的措施

(一) 领导高度重视是关键。

搞好高校科研档案管理工作领导重视是关键, 高校科研档案管理工作需要争取高校领导的大力支持。要把科研档案工作列入到高校科研发展规划, 列入高校领导工作日程, 纳入到高校管理目标责任制中。

(二) 制定和实施相关保障措施。

1.奖优罚劣, 纳入高校科研档案管理部门考核制度中。建立一个高校科研档案管理部门考核制度, 明确各部门、各个人员的职责, 并实行奖优罚劣的制度。只有将责任落实到人, 才能增强兼职高校科研档案管理人员的责任感, 责任感增强了, 他们就会主动前来向高校科研档案管理部门咨询业务, 积极主动地归档。2.严格执行“三参加”、“四同步”原则。建立健全高校科研档案管理工作制度是高校科研档案管理工作走向规范化的关键。在高校科研档案管理工作制度中真正落实“三纳入”, 即将高校科研档案工作纳入高校科研管理制度, 纳入高校科研工作计划, 纳入高校科研人员的工作职责范围;同时做到“四同步”, 即下达高校科研任务与提出高校科研文件材料的归档同步, 检查计划进度与检查高校科研文件材料形成同步, 验收、鉴定高校科研成果与验收、鉴定高校科研档案同步, 上报登记和评审奖励高校科研成果与检查高校科技档案归档情况同步。此外, 还要制定高校科研档案保密及知识产权保护的相关规定, 强调须严格遵守保密法规。

(三) 强化高校科研档案部门的服务意识和高校科研档案的提供利用服务。

了解和掌握高校科研人员的需求, 这是做好高校科研档案开发利用工作的前提。利用者索取高校科研档案信息有五求:一是求新、二是求效、三是求高、四是求准、五是求全。在高校科研档案提供服务方式的选择中, 应突出上述要求, 使提供服务方式成为科研档案信息传输的最佳渠道, 高效率地完成高校科研档案信息的传输任务。坚持时效性要求, 必须主动掌握实际工作对高校科研档案信息利用需要的规律, 分析具体的提供高校科研档案服务方式的性能及作用, 了解需要进行传输的信息的基本特点和传输要求, 进行高校科研档案服务预测和服务准备。

(四) 打造一支高素质的专兼职高校科研档案管理者队伍。

1.具有良好的政治素质。认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观, 具备扎实的政治理论素质、清醒的政治头脑和敏锐的政治力。2.具有良好的职业道德修养。作为高校科研档案工作者要自觉遵守“爱岗敬业、诚实守信、办事公道、服务群众、奉献社会”为主要内容的职业道德规范。要有崇高的职业道德和职业理想、要有严肃认真的工作态度, 热爱自己的本职工作。3.具有扎实的文化功底。高校科研档案管理者应在不断学习档案专业知识的同时, 也要学习高校科研档案管理工作的业务环节的基本知识, 了解高校科研业务工作的各个业务环节的流程和有机联系。4.具有严谨的思维能力和熟练的专业技能。高校科研档案工作者要学会掌握现代化的技能, 要具有计算机应用能力, 精通计算机的日常维护、信息存储、检索等现代实用技术, 保证高校科研档案工作在计算机网络环境下能顺利进行信息数据的处理工作。

(五) 加快高校科研档案管理信息化、数字化的步伐。

高校科研档案信息化一般是指设备的现代化、档案保管的缩微化、复制检索和利用的自动化。在高校科研档案管理中, 一方面高校科研人员在上交科研资料时需要将本人资料转化为电子图片以便进入数据库存档;另一方面, 高校科研档案管理人员应充分利用校园网络资源共享的功能, 将上级来文和高校及各级部门、单位形成的文件直接进行电子化转换, 通过网络发布、传递, 增加高校科研信息的时效性, 并存入数据库备案。高校科研档案信息化步伐的加快, 能够实现网络信息资源的共享, 提高高校科研档案管理的工作效率。

高校科研档案整理 第7篇

档案是指在工作中形成的, 具有保存价值的历史记录。档案记载着单位发展史上的优秀成果, 是领导工作的依据, 是对工作查考的凭证, 是基础建设和长期发展的第一手可靠资料, 对社会活动和未来发展方向有很强的借鉴意义, 成为全社会重要的不可或缺的资源。

近些年, 我国高等教育事业高速发展, 高校园区大量新建, 招生规模不断扩大。高校档案记载着学校的教育教学发展历史, 记录着工作过程中积累下的宝贵经验, 不仅是高校日常工作的真实记录, 而且是高校日后的发展过程中建设、管理的重要依据。它记录了学校发展的历史轨迹, 具有重要价值。可见, 档案管理在高校的作用是不容忽视的。

二、高校档案管理存在的一些问题

(一) 档案资料收集不及时、内容欠齐全。

高校的档案内容很广泛, 包括人事管理档案、学生学籍档案、学生成绩档案、基建档案、教育教学成果档案、财务档案等等。涉及的范围很广, 内容很零散, 需要在点滴的工作中收集和整理。干具体工作的人员档案意识淡薄, 在档案收集过程中, 想交就交, 不想交就不交, 有的以忙为借口, 归档不及时, 使得资料未能及时收集, 时间一长, 有些资料就缺失了。兼职档案员对具体工作了解不多, 缺乏必要的专业知识, 时间和精力也难以保证, 成了档案资料收集存在一些问题。

(二) 收集的资料杂而不精, 编制质量不高。

大多数基层的兼职档案员没有经过专职的档案知识培训, 对档案资料的收集、整理、归档等业务不太了解, 再加上兼职档案员对档案工作投入精力不充分, 导致档案质量不高。

(三)

档案管理信息化、网络化程度不高, 在规定使用权限的情况下, 档案资源使用不便利。

三、解决面临问题, 要高度重视基层的档案管理工作

档案管理工作千头万绪, 规范基础工作最重要, 基础工作的规范能提高档案的价值, 所以要重视基层的档案收集整理工作。基层档案收集、整理、保管等各个环节都要按照档案管理统一的程序、规定的方法进行。

(一) 重视档案管理工作, 广泛宣传档案管理工作的重要性。

提高全体职工对档案材料重要性的认识, 加大宣传力度, 使大家认识到, 档案管理工作并不是可有可无, 它对今后的工作有很大的利用价值。提高工作人员的主动性, 确保档案资料准确、及时的归档。

(二)

提高基层档案管理水平, 加强兼职档案员的自身素质建设, 充分认识到档案管理工作的重要性, 档案管理人员不再是库房管理员的角色, 档案管理是一项专业性很强的工作。定期对档案员进行培训不断改进工作方法、工作方式、创新工作模式, 以提高档案管理人员收集资料、整理资料、资料编目、资料检索、资料录入、查找资料的工作能力。学习现代化的管理技术、方法, 抓好档案工作人员的继续教育, 加强理论和计算机应用方面得学习, 增强实践应用能力, 致力于提高兼职档案员的业务水平。在工作中能明辨是非, 收集的材料要认真核实, 把好质量关, 全面普查第一手资料, 去糟取精, 把真实可靠完整的资料收入档案。

(三) 完善档案管理硬件设备, 增加密集架、除湿机、电脑等, 引进先进的计算机管理软件。

电子档案与纸质档案共存, 对于旧档案, 也建立检索目录得电子档案, 以尽快实现与档案管理现代化接轨。加快信息化进程, 完善档案管理模式、健全档案管理制度, 提高工作效率, 达到档案使用最大化。

档案管理要与时俱进, 适应需求的变化, 提高档案的利用质量和水平, 重要、珍贵的档案要有微缩和复制件, 把“死”档案变成“活”档案, 更好的发挥档案的作用。

摘要：从高校的发展建设来看, 高校应加强档案管理工作, 提高档案管理水平, 以适应新形势发展的需要。档案管理不仅能保证整个高校协调、高效的运行, 更重要的是对高校的发展有着重要的作用。所有的第一手档案资料都源于工作, 所以基层的档案收集整理工作尤其重要, 必须予以高度重视。

关键词：高校档案,基层,管理水平,收集整理

参考文献

[1]王向明.档案管理学原理[M].上海:上海大学出版社, 2009, 9 (1) :231.

[2]殷涛.如何提高高校学籍管理工作水平[J].重庆文理学院学报, 2010.

[3]韦红浪.新时期房产档案管理人员应具备的素质[A];广西档案2011年第4期 (总第107期) [C];2011年

[4]孙凤玲.事业单位档案管理创新与改革探讨[J];改革与开放;2012年04期.

[5]孙明;姜华;;基层农发行档案管理工作中存在的问题及对策[J];中小企业管理与科技 (中旬刊) ;2010年08期.

高校合并后的档案整理注意事项 第8篇

一、我国高等教育中高校合并现状

从上世纪90年代初开始的高校合并截至现在已基本上告一段落, 据资料显示, 从中华人民共和国成立至今, 我国共进行五次重大的院校调整, 分别是1952年~1957年, 1958年~1963年, 1968年~1971年, 1978年~1984年, 最后一次则是1992年至今, 它涉及了全国一千余所高校的大合并, 其中也不乏有北大, 清华等名牌大学。那么, 促成院校合并的目的是什么呢?当然是在中国完成由计划经济体制向市场经济体质改革的背景下, 需要加快高等教育的发展, 多模式、高质量地培养人才, 调整高等学院与政府单方面的线性关系, 发展为中央和省级人民政府两级管理, 形成以省级管理为主的构架。这一改革调整了中国教育资源的不平衡, 更有利于高校的联合发展, 整合了学科专业, 优化教育产业, 并调整布局, 让高等学院为经济建设及社会的发展增强了服务的能力。

二、高校档案合并后的问题

在进行高校合并过程中, 人们更多的关注于机构的升格和人员的调整, 对档案管理工作缺少正确认识。实践表明, 档案管理是高校合并工作中的重中之重, 例如在本科教学工作水平评估的过程中, 有些院系因缺失档案资料, 给工作带来很大的困难, 而有些院系因为有完整条理的档案资料节省了大量人力物力。

1. 高校档案工作的历史延续性。

不同高校的不同时期, 都有不同的历史惯性、文化底蕴和管理风格, 它来自不同高校档案管理人员衡量事物的价值标准, 思考问题的方式及习惯, 另外高校的管理思想在档案全宗中也有所体现, 它是档案工作者在长期摸索实践过程中形成的, 是高校档案中的思想灵魂, 不会轻易随外界发生变化而改变。

2. 高校档案工作的完整统一性。

高校合并是一项浩大的工程, 而档案资料繁多, 要调整全宗管理状况, 也要保证学校档案的完整统一性, 档案的内容排列也是要有所讲究, 便于查找, 要兼顾这些, 并非一次就能完成。在考虑合并学校的全宗顺序排列时一方面要尽可能地体现出主要体系, 又要横向考虑到不同时期的学校名称差别, 因为学校的全宗内容排列也是学校发展历程的缩影。

3. 高校档案工作管理人员合作精神的缺失。

一方面由于工作人员在长期的工作中形成了较为稳定的人际圈, 再加上管理工作的封闭性, 管理人员往往会受历史传统的影响习惯了自身的管理区域, 不愿意介入其他校区的管理工作。另一方面, 由于合并本身所带来的差异, 如两所强弱合并的院校, 由于自身心态反差及初期利益缺少危机意识, 使合作貌合神离, 缺乏思想业务的沟通与交流。

三、档案整理方法

1. 齐全完整。归纳的文件材料必须齐全完整, 保存完好, 问题的构建不能有缺漏, 字迹材料最好使用易于保存的碳素墨水。

2. 分类科学。全宗内分类档案要求各类别及并列类别都要层次清楚, 项目概念明确, 采用统一的分类方式, 不互相交叉或重合。

3. 保持内在联系。

文档分类要保持来源、时间、内容及形式方面的联系。跨年度的文件要标明起止时间, 专门年度的文件要放在专门年度的卷宗里, 没有标明具体日期的档案, 可以通过对照查找等一些手段加以考证, 并放在相似日期的年度档案中, 加以归类。

四、档案管理发展的思考

1. 加大宣传力度。

各高校应当学习国家有关档案工作的法律及法规, 增强其档案意识, 认识到档案管理的重要意义, 师生与员工应该养成自觉送档的好习惯, 实现相互配合的良好互动。

2. 加强制度建设。

一是要贯彻执行国家、部、省各部门的有关法规、政策;二是要根据国家《档案法》和《普通高等学校档案管理方法》等法律法规, 针对合并学校的档案工作的情况, 重新修改档案工作制度;三是在制定管理办法中要反对任何形式的教条主义及僵化思想作风, 同时也要利用高校合并前各校档案工作制度的原有基础。

3. 加强库藏建设。

学校应该投入资金, 配置计算机和数码相机等必要设备, 完善档案设施, 实现电子文档与纸质文档同步的发展, 实现学院之间档案联网与资源的共享, 应对院系档案建设实行统一规划, 提高档案的查询速度, 提高工作效率。

参考文献

高校科研档案管理工作初探 第9篇

一、高校科研档案管理工作现状

认真研读《暂行规定》可以发现,科研档案工作必须遵循这样几个原则:(1)科研工作和建档工作“四同步”管理原则[1];(2)科研档案材料形成和归档的制度化原则;(3) 科研档案管理和检查的标准化、规范化、现代化原则;科研档案开发和利用的服务性原则;(4)科研档案人员的专业性和稳定性原则。对照这4 个原则,国内大部分高校的科研档案工作存在着以下问题。

1.高校科研档案管理校内和校际差距较大。科研档案管理的四个基本原则,各高校在科研建档工作中均有所体现,但实际操作中的最大问题在于,建档过程中,归档的材料基本是根据科研项目来源单位的要求来搜集和整理的,如《国家高技术研究发展计划[863 计划]管理办法》中第四十一条明确规定:建立规范、健全的项目科学数据和科技报告档案,此种有某一条强调做好档案工作的项目管理办法占很少一部分,更多的项目来源部门对科研档案无只言片语的要求。因此高校的科研档案首先是本校内存在不同类别科研档案材料的完整度不统一,国家级科研项目的档案相对更完整、准确些,从申报、立项、调研、结项、成果及推广应用各阶段都有较为翔实、准确的材料归档。相应的,省部级、市厅级科研项目的档案材料则明显被弱化。其次是高校之间的差距较大,科研类高校项目多、成果多,科研工作占学校工作的大头,领导相对更重视因而科研管理的人、财、物配备较为齐全,那么相应的科研管理工作更规范,科研档案工作更能够有序进行。

2.高校科研档案管理边缘化。大部分高校虽然都设有专门的档案管理部门,但主要是完成教学、人事等领域的档案工作,且科研档案管理领域因为无专门、严格、具体的规定,因此高校的科研档案管理工作基本依靠科研管理部门的工作人员自觉完成。《暂行规定》中写有“由科研课题(项目)负责人主持立卷归档的责任”,科研管理人员主要负责对负责人提供的材料进行审查验收后归档,而在实际科研管理工作中,科研课题(项目)负责人大都依据相应的项目管理办法提交申报及审核的必需材料,不可能保证其科研档案的系统性、完整性。另一方面科研管理部门的人员缺乏专业的档案管理知识和技能,人员流动速度较快,也不能保证科研档案工作的持续性。第二从各高校科研管理部门所设置的科室来看,大部分高校的科技处和社科处均由项目科和成果科组成,这是根据科研项目的工作流程来分配工作的,确实便利于科研管理,但不同科室所掌握的档案材料基本为片断式,由于没有专门的档案科室,分阶段的归档材料不能及时统筹整合,事后管理也不可能,因此科研归档工作开展起来较为棘手,标准化、规范化更无从谈起。第三,目前,高校的科研管理工作基本都是通过科研管理系统来完成,电子化、信息化程度很高。但无论是由专业软件公司开发、还是由高校自主研发的科研管理软件,都没有嵌入档案管理的相关模块,即便涉及也仅是细枝末节,因而科研档案的现代化程度普遍不高。基于上述三种原因,科研档案管理工作在高校的科研工作中基本被边缘化,处于非主流、非中心的位置。

3.高校科研档案的开发和利用程度低。科研档案记录着高校科研工作的全过程和科研成果的丰富内涵,具有非常高的应用和研究价值。目前高校的科研档案仍以纸质材料为主,因此档案整理归档后即束之高阁,再利用多数是为应付各级部门对学校的工作检查或学校升格接受验收时才会被想起,而科研管理系统中的电子信息材料由于权限和保密的功能性设置也难以为高校教师和企事业单位服务。另一方面,由于没有严格的科研档案管理体系,高校教师对档案工作缺乏认识,不少老师认为个人的科研成果等材料与学校无关,同时为了方便使用,不上交原件,这样的做法就导致高校高研档案缺乏系统性和完整性,对其开发和利用也产生了很大影响。

1988 年10 月,由国家档案局、财政部和国家档案局联合发布了《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》,以文件的形式提出要“大力开发利用科学技术档案信息资源,充分发挥科学技术档案在社会主义现代化建设中的作用;做好这一资源的开发利用,为加速科技信息交流,促进科学技术成果的推广应用服务。”要“针对本单位及社会有关方面的需求,通过各种方式对科技档案中储存的科学技术信息进行发掘,使其尽快转化为现实生产力的重要工作,是提高科技档案工作经济效益的有效途径”。从制度层面对高校的科研档案管理工作提出了要求,

二、做好高校科研档案管理工作势在必行

1.社会经济和高校持续发展的必然要求。在日新月异的现代社会,信息是国民经济发展最宝贵的资源,档案作为一种重要的信息来源,对各行各业来说,加强档案工作都势在必行。高校是一个国家科学技术领域的领跑者,新技术、新产品的出现,经济的高速发展都是建立在科学技术发展的基础之上。马克思在谈到历史与创造的关系时曾说过:人们自己创造自己的历史,但是他们并不是随心所欲地创造,并不是在他们自己选定的条件下创造, 而是在直接碰到的、既定的、从过去承继下来的条件下创造[2]603。科研活动,作为一种社会经济活动,极富创造力,是人类社会生活的一个重要组成部分,它同样是在直接碰到的、既定的、从过去承继下来的条件基础上所进行的创造。因此,高校的科研活动必须要借鉴前人或者他人的研究工作,在继承中发展和创新。这种继承性的知识积累在高校中主要体现于科研档案的原始记录,因为只有科研档案能够真实地还原每一项科学研究的全过程,为后来者提供大量可靠、真实的事实、数据、理论和成果。显然,科研档案是高校教师继续进行科研活动,是高校实现科学研究这一社会功能的基础性条件。

美国学者谢伦伯格在他的著作 《现代档案———原则与技术》一书中提出过将科研档案的价值分为第一价值和第二价值,第一价值是指档案对原机关的原始价值,第二价值是指对其他机关及非政府方面使用者的从属价值[3]36。高校科研档案产生于高校,其形成之初是为形成者即为高校服务,其次是第二价值为社会其它领域服务。做好科研档案的管理工作,充分实现科技档案的第一价值和第二价值,是推动社会经济和高校持续发展的必然要求。

2.高校科研发展的源动力。教学和科研是高校的两项主要工作,现代大学竞争激烈,实力比拼的主要领域在科研。一个大学对教师是否有吸引力、对学生是否有吸引力,科技排名相当重要。因此,各高校都把科研工作作为重中之重来筹划。报项目、发论文、出成果、成果转化等等这些高校科研工作的具体指标若想提高就必须挖掘更多的潜力,而完备、系统的科研档案可以成为重要的源动力,主要表现在对高校科研发展的启迪和激励作用。

科研档案中记载着高校教师科学研究的全过程,对科技创新具有重要的启迪作用,这已早被科学发展的历史所验证:牛顿的力学体系建立在伽利略、开普勒、笛卡儿等人研究工作的基础之上,20 世纪初建立的以相对论和量子论为支柱的现代物理学理论体系又是受到牛顿所建立的经典物理学理论启迪而形成的。正是一代又一代的科学家、发明家继承和借鉴了前辈或他人的研究成果,才推动了科技的不断发展[4]。

科研档案能够不断激励科研人员去求证、去探索和更深入地研究前人的研究内容和遗留问题。成功的研究,可以去总结规律和经验;失败的项目,可以寻求教训和借鉴;未决的问题,则正是后续研究的方向和目标。科研档案的激励作用还体现在榜样的楷模作用。前辈们的不懈努力、不畏失败,同仁的艰苦卓越绩都将为高校的广大青年教师树立榜样,激励他们不断创新、追求真理。

3.档案学学科发展的必然要求。档案学在我国的研究虽然起步较晚,但随着对档案工作的重视,尤其是“云计算”、“大数据”的风起云涌,很多发达国家都已将信息资源的建设上升到国家战略的地位,档案学的学科发展面临着前所未有的机遇和挑战,不断加强档案工作是应对大数据时代对数据要求的必然趋势。科研档案作为档案学学科领域的重要分支,同样面临着机遇和挑战,高校的社会责任和历史使命决定了在管理科研档案中必须走专业化、系统化路径。

三、高校科研档案管理工作任重而道远

1.思想上要重视。高校的科研管理人员首先应改变对科研档案工作的认识。要意识到科研档案工作贯穿于科研管理工作的全过程,转变工作思路和方法。很多高校存在重视抓科研计划落实而忽视科技文件的形成、积累和作为档案归档保存,表现为科研实验原始记录不规范、图纸不齐全、报告不完整等等[5]。同时也要在高校范围内加强宣传,帮助教师提高档案意识,确保他们在科学研究的过程中就注意收集和整理科研档案的相关材料,这样既可以减轻科研管理人员归档工作的负担和压力,也可以让教师对自己的研究有更深入的认识,在上报材料时可以更规范和更专业。从学校层面来讲,高校管理层应树立长远的眼光,对科研档案工作同样制定中长期规划,并尽可能地创造有利条件,以保证科研管理流程与科研档案管理工作的无缝对接。

2.加强制度化建设。国家层面已经有相应的《档案法》、《暂行规定》以及上文提到的《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》,高校应结合这些管理办法,在本校科研管理的相关文件中对科研档案管理工作进行专门的阐述和规定,并做好落实检查和配套措施,以规范科研档案管理。尤其是在知识产权管理方面,既要保护好教师科研成果,又要能够发挥科研档案传承和激励作用。

3.管理人才的培养和专业化培训。档案管理是一门非常专业的学问,这决定了科研档案管理人员必须具备专业的档案管理素质,鉴于目前的科研管理人员对此类专业知识的缺乏,有必要对科研管理人员进行专业的档案管理培训,提高他们的业务素质,包括系统的档案学基础理论知识和相应的计算机应用能力,能够在科研工作展开的各个阶段运用档案管理的专业知识形成完整、系统的科研资源,如编制必要的检索工具,编撰简介、文摘、汇编、手册、史料等,改进服务方式,搞好咨询服务工作,为方便更多科技人员查询、借阅、使用,还可以通过档案编研和档案情报等技术手段进行信息资源开发来提高档案利用率[6]。档案工作的内容主要是在整理他人的研究成果并为他人的科学研究创造条件,因此需要科研档案工作者具有无私的奉献精神和优秀的职业素养。

摘要：本文从目前高校科研档案工作的现实出发,探讨高校做好科研档案管理的必要性,并对高校科研档案管理工作的顺利开展进行初步的路径研究。

关键词：高校,科研档案,管理

参考文献

[1]《科学技术研究档案管理暂行规定》

[2]马克思恩格斯选集(第1卷)[M].人民出版社,1972.

[3]T·R·谢伦伯格.现代档案——原则与技术[M].档案出版社,1983.

[4]杨力.论科技档案在科技创新中的作用[J].科技管理研究,2004(5).

[5]王玉斌.高校科技档案管理:问题及对策[J].档案学研究,2015(1).

民办高校科研档案管理的思考 第10篇

1 民办高校科研档案管理现状

1.1 制度不健全：国家对于民办高校开展科研活动不重视，主要体现在申报省部级以上课题方面有种种限制，与公办学校相比，民办高校教师申请省部级、国家级等课题处于劣势。因为职称的限制，青年教师根本就没有申报资格，只能依附于从高校退居二线的老教师，不能充分发挥自己的科研潜能。民办高校的教师中级职称以上的很少，科研队伍不健全。

1.2 科研兴趣淡薄，缺少积极性。为了做好教学工作，完成教学任务，教师基本无暇顾及科研，更谈不上开展科研。虽然一些教师意识到科研的重要性，但不知从何入手，或是由于科研经费等问题中途放弃，或是认为最后发表几篇论文，就取得了科研成果。再者，有些教师在科研上缺乏团队合作意识，对参与的科研项目积极性不高。有的青年教师存在偷懒心理，考博以后或者等到晋升职称需要的时候再做科研，眼前还没有把科研提到日程上来。高校中论资排辈的现象和观点普遍存在，与公办学校相比，独立学院青年教师申请省部级、国家级等课题处于劣势。

1.3 科研档案意识不强。从政府和学校层面上说，由于历史和成长过程的原因，民办高校大多只重视招生人数、校园建设、规模扩大等硬件建设，普遍没有开展足够的科研活动。另外，和公办高校相比，政府对于民办高校科研工作不重视，没有提出硬性要求。很多申报的科研信息均将民办高校排除在外。在高层次的课题申报和论文发表方面，对于民办高校教师均有限制，导致了民办高校科研档案管理工作经验缺乏、较为落后的局面。近几年，许多民办高校开始重视科研工作，鼓励教职员工大力开展科学研究，但也没有充分认识到搞好科研档案建设与搞好科学研究工作的必然关系。再者，大部分教师认为参加科研目的是就是为了晋升职称，不注意资料的积累，甚至担心科研课题文件资料特别是技术成果泄密对自己造成损失，不愿上交或不主动上交给档案部门。

1.4 科研人才缺乏，科研档案无连续性。相对于公办高校来说，民办高校一般只能吸引刚毕业的年轻教师和年龄普遍在55岁之上的离退休老教师，以及从公办高校聘请的兼职教师。这就使得民办高校从一开始就在科研建设方面存在着严重的滞后：一方面离退休教师大多数都以授课为主，且在本专业的理论研究方面已经和当前前沿问题脱节，无法对年轻教师在科研方面进行“传、帮、带”；另一方面，兼职教师还要兼顾本单位的任务，在教学方面未能全身心投入到民办高校的教学工作中，科研方面更是贡献甚微。近几年，绝大多数民办高校已经大批引进具有硕士研究生以上学历的毕业生，以及少数博士生。但由于民办高校待遇相对较低，以及社会保障、住房等方面的担忧，导致高学历者心理失衡，一旦有机会找到更理想的工作，就会辞职。这就导致本应成为民办高校科研队伍的中坚阶层的人才流失，缺乏有层次的科研梯队，仅有一些校级厅级等级别较低的项目，省部级以上的项目少之又少，更有甚者，很多课题刚立项，主要参与人员就已离职，导致科研成果没有连续性。科研档案的不完整、不系统，影响其开发利用价值，反过来也影响了原本薄弱的民办高校科学研究工作的继续发展。

1.5 科研工作缺乏组织和制度保证，科研档案管理人员缺乏相应的专业知识。一方面，机构设置不完善。专门科研机构及科研管理机构是科研工作的组织保障。目前设有独立科研管理机构的民办高校很少，大都依附于教务处或者信息中心等一些校级的行政部门。学校的科研制度也不规范，比如，关于科研课题和经费的申请、科研考核制度、科研奖惩制度和科研档案管理等方面，基本缺乏明确的规定和管理。这些都制约了科研工作的进一步开展。另一方面，科研管理人员配备极少，大多数民办高校的科研干事都是兼职，主要工作还是教学，没有太多精力收集、整理归档材料。与档案工作相关内容的培训更是没有参与过，对档案工作管理意识不强，许多科研档案管理人员认为，科研档案管理就是把科研活动的资料收集起来，递交给学校综合档案室就行。无视法律规定，常常以复印件应付归档。我国《科学技术研究档案管理暂行规定》中明确规定：归档的科研材料必须是原件，根据需要可复印若干份。但是有些科研人员却将原件据为己有，以复印件交档案管理部门应付了事，容易给一些人造成舞弊的可乘之机。

1.6 科研经费投入不足。民办高校科研经费普遍不足。其主要原因：一是民办高校的科研工作没有纳入主管部门的统一管理，不像普通高校那样每年都有数量可观的科研经费下拨，实行专款专用，为科研工作的顺利进行提供较多的经费支持。二是民办高校经费来源主要靠收取学生学费，科研投入相对不足。三是自身对科研工作重要性认识不足。

1.7 科研材料收集不齐全，科研档案难以集中管理。由于民办高校师资较为紧张、教学任务繁重，有能力的教师即使挤出时间来从事科学研究，但缺少时间对科研过程形成的原始资料进行收集、整理和有序上交。有人认为科研档案的收集、归档是档案部门的事，与自己无关。因此，档案部门收集到的常是项目申请、立项表格、鉴定材料等一般性资料，而真正的科研原始记录材料很匮乏。由于学校知名度和科研水平不高，承接不到重要的科研项目，不少教师常会以个人身份参与强校、外单位的科研工作，这就构成本校科研项目的“流失”，导致本校科研档案的收集困难。

1.8 缺乏行之有效的管理手段和规章制度。由于民办高校科研档案管理工作一般起步较晚，再加上档案管理意识不强，管理手段和规章制度不健全，因此，档案部门经常难以收集到建档所必需的完整的原始资料，这就造成科研档案中一般性技术资料多、关键性技术资料少。由于科研档案的不完整、不系统，影响了它的开发利用价值，反过来也影响了原本薄弱的民办高校科学研究工作的继续发展。

2 民办高校科研档案建设的对策

增强师生员工的科研档案意识，提高对科研档案价值的认识。

2.1 学校方面。首先，重视科研档案管理工作，提高对科研档案管理的意识。民办高校要改变只重视课题项目立项数量和论文的数量，而忽视科研档案整理的局面。要对校领导到全校师生加强对科研档案的重要性的宣传。科研档案不仅是申请立项、研究课题、调研、总结研究成果、发表论文、结项等具体工作，也包括了科研成果的推广应用、总结、积累的过程。科研档案的整理也并不是单纯的某个部门或某个人的行为，而是所有做科研的师生在研究的同时，要有意识地积累科学研究的过程稿，包括调研材料、研究报告、应用证明等资料。这样才能使得科研档案起到应有的知识传承的作用。其次，要健全科研机构，制定完善的科研制度，加大对科研工作的奖惩力度。以黄河科技学院为例，从2008年本科评估开始，就专门设置科研处，并在二级学院设立科研干事，以方便科研工作的展开和科研档案的收集整理。2010年成立经济研究所、纳米研究所等九个研究所，由主管教学校长主抓。在制度方面，先后制定《黄河科技学院科研项目经费资助管理办法（试行）》和《黄河科技学院科研奖励办法（试行）》。最后，给予必要的设施支撑。科研档案的整理，并不是单纯地收集资料就行了。需要配备计算机、扫描仪、网站网络环境、储存载体等，才能够保证科研档案工作的顺利开展。

2.2 师生层面。首先，要转变思想，重视科研工作，正确认识科研和教学的关系。一方面，教学可以促进科研发展，在教学过程中能发现教学内容、教学手段、教学方法、教学管理等一系列问题，科研活动可以围绕这些问题有的放矢地开展研究活动；另一方面，科研活动能促进教学水平的提高，教师在科研活动中能接触到更多的新思想、新知识和新信息，并在教学活动中传播给学生，这有助于改进和丰富教学活动，提高教学水平。其次，在做科研的同时，要注意资料的收集。完善的科研档案为其他研究者提供有价值的参考，成为本领域前期的研究成果。其他科研工作者可以在不违反知识产权的前提下利用和借鉴这些成果，能够避免重复劳动，减少各方面的浪费。

2.3 业务层面。民办高校要配备与业务工作相适应的专兼职科研档案管理人员，同时要加强对全校师生宣传科研档案业务的培训和指导。要明确各类人员对科研档案收集的范围，以及其归档范围。

2.3.1 学校科研档案管理要综合管理的是科研的准备阶段、研究阶段、结项阶段、成果推广利用阶段的各类材料资料，但是，并不是所有的资料都要归档。主要包括上级科研部门关于科学研究课题的题目征集、课题的批准立项的文件、任务书、委托书、项目结项证书、获奖证书等，学校内部的科研规划、各类科研成果的统计报表、总结材料，学校组织承办或师生个人参加科研交流、学术会议的会议材料等。

2.3.2 科学研究的课题组或论文发表者要收集整理的包括：科研课题审批文件、任务书、委托书，开题报告，课题研究计划，经费预算，方案论证和协议书、合同等文件。另外，重要的是研究阶段中，各种载体的重要原始记录，实验报告，计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件，研究工作年度进展报告等。总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报阶段中的工作总结，科研报告，论文，专著，技术鉴定材料，科研投资情况，经费决算材料、成果和奖励申报材料及审批材料，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。最后是项目的推广应用阶段，包括推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，转让合同，用户反馈意见以及专利证明等。对于这些较详细的资料要求装订成册，制成统一形式交给科研部门或档案部门存档，需特别注意的是归档材料的系统性、完整性和原始性，要以原件归档。

2.3.3 学校的科研档案管理人员将文书档案收集整理后，要设立案卷目录、全引目录等。要严格按照相关档案管理规章制度进行科研档案管理。由于文书档案存储有限，各类科研工作的文书档案收集整理分工完成后，就需要科研管理人员利用互联网和多媒体技术管理档案，记录科研信息。对于科研档案管理人员，要注意档案整理技术的学习，使用完善的检索工具。特别是需要专业的档案人员与科研人员密切配合，做好科研档案的收集、鉴别、归档、和保管。电子档案的建立更能使得科研档案整理工作信息化、网络化。以黄河科技学院为例，在学校网站中专设科学研究专栏，内设科研公告、科研信息、科研动态等子专栏，同时科研信息管理系统的建立更有利于个人科研信息的积累和查询。

高校人事档案整理中的编号与归档章 第11篇

一、现状

1991年3月中共中央组织部印发了《干部档案整理工作细则》, 1991年4月中共中央组织部和国家档案局联合印发了《干部档案工作条例》 (1990年修订) , 以法规的形式将干部档案工作纳入档案工作管理体系;2003年5月, 中央组织部在省区市党委组织部开展了省管干部档案审核工作;2006年2月, 中共中央组织部办公厅印发了《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知》 (组厅字[2006]5号) , 同年4月, 教育部办公厅印发了《关于转发中组部办公厅〈关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知〉的通知》 (教人厅[2006]4号) ;2009年7月, 中共中央组织部印发了《关于印发〈干部人事档案材料收集归档规定〉的通知》 (中组发[2009]12号) ;2008年2月, 四川大学作为教育部直属高校的第一所接受了中共中央组织部检查验收组对该校干部人事档案审核工作的检查验收。至此, 全国各省属高校“干部人事档案审核工作”相继展开。

1991年3月中共中央组织部印发了《干部档案整理工作细则》后, 国家有关部门至今没有出台新的指导干部人事档案整理的法规性文献。高校人事档案至今仍然根据《干部档案整理工作细则》的要求, 沿用“十大类”划分、以形成时间 (或内容主次) 排序、成套装订的传统整理方法。随着中华人民共和国行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》的深入实施, 我国高校档案管理在党群、行政类档案 (纸质) 中已基本实现了“取消案卷, 实行文件级管理”的“立卷”改革。同时“取消案卷, 实现文件管理”的“立卷”改革也极大地冲击着以纸质为最主要存储载体的高校人事传统整理方法。在计算机技术越来越深入地应用于档案信息管理的背景下, 制订一套科学而规范的分类、组合、排列、编号和基本编目方案, 是实现以“件”为单位整理高校人事档案的基本条件。

二、高校人事档案的编号

1. 档案的编号。

高校人事档案的编号等同于高校其他各类档案的档号, 其作用是存取档案的代号、排架的依据。编号必须反映高校人事档案的分类体系和物理位置。高校人事档案编号的编制原则与档号相同:必须满足唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性。即在同一高校的档案馆 (室) 内的档案不得重号;结构与馆藏档案的整理分类体系相适应;方便人事档案动态管理;避免大面积倒架与预留空架, 结合计算机管理的需要, 发挥排架、检索的双向功能。高校其他各类档号结构是由“年度号+分类号+案卷号”三个部分组成。高校人事档案的编号结构我们采用由分类号+案卷号+人事档案区分号组成。

2. 档案的分类与类目标识。

一级类目是高校档案实体分类的最高层, 与高校十大实体类档案相对应, 其标识采用与高校其他类别档案类目名称主题词的方法一样、用汉语拼音的第一个字母, 如:“RS”即“Ren Shi” (人事) 的简称。二级类目是对一级类目的细分, 其分类标准必须遵循科学性、逻辑性、统一性、伸缩性、实用性等原则。在我国人事制度改革不断深入和更注重优化人力资源的现代社会发展中, 随着个人的学习、进步、教学与科研活动的递增, 其身份、职位是不断变化的, 现在是讲师, 明年可能就是教授, 因此分类按人员在岗情况分更为科学与实用。即分为在岗人员人事档案、离退休人员人事档案、档案移出人员目录与已故人员人事档案等。二级类目的标识, 同样与高校其他类别实体档案一样采用“双位制”。如:“在职”为“12”, 其余二级类目依次层累为13、14……。“11”在其他类别实体档案中为“综合”, 我们在人事档案中把“11”留着特殊待用:作为学校的名人档案 (归入名人档案的标准由各校自定) 类。

根据以上所述, 高校人事档案的分类与类目标识如下:

RS人事 (教职员工) 档案

11名人档案

12在岗人员人事档案

13离退休人员人事档案

14档案移出人员目录

15代管人员 (含人走档留人员) 档案

16已故人员档案

分类号是人事档案编号的主体, 由一、二级类目代号组成。如:在岗人员人事档案由一级类目“RS”与二级类目“12”组成, 其分类号标识为“RS12”。

3. 档案的案卷号与区分号。

案卷号有特定的含义。它是按所在二级分类类号下的顺序编码。由于人事案卷数量各校不等, 案卷号不限级数从1至N。区分号是为了方便人事档案的动态管理而设置的。它可以通过计算机检索集中某些具有共同性质的人事档案, 而方便插“件”、调档等档案管理与利用工作。区分号的编号方法与标识各校可根据自身档案管理的实际情况而定。如:采用高校内部各单位作为区分号, 其标识可用汉语拼音第一个字母, 如:“JG”即“Ji Guan” (机关) 的简称。

4. 档案编号模式与排架。

高校人事档案编号的模式, 我们规定为:分类号+案卷号+区分号;各号之间用连接符号“—”连接。例如:机关在岗XXX教职工的人事档案在学校在岗人事档案管理中排列为101号, 其档案编号标为:RS12—101—JG。

高校人事档案的排架:上述规定的高校人事档案编号模式属分段开放型编号方法, 在首次编定编号前, 可先在分类号下集中相同“区分号”的人事档案, 再依次给出案卷号。编号排架时, 根据分类号—案卷号纵向排列。

三、高校归档人事档案材料的归档章

1. 归档章的项目。

人事档案材料归档章的作用有四:一是确定归档人事档案材料归属于具体某教职员工的人事档案;二是固定某个教职员工档案中每份归档人事档案材料在其人事档案中的固定位置与完整性;三是为后续递增归档人事档案材料插“件”、编目, 查找利用档案材料实体的存、调等管理工作提供条件;四是保持具体某个教职员工人事档案的归属地变动后, 其归档章内各项目的延续与稳定。基于归档章的作用, 可由以下部分组成: (1) 姓名:以某个教职员工个人信息而集中的个人档案材料的教职工的姓名;姓名实质上等同于一个全宗档案的全宗名。在整理归档人事档案材料时, 首先是按“全宗”—姓名集中, 即确定归档材料归入某个人的人事档案。 (2) 类号:根据中组部《干部档案整理工作细则》:十大类分类方案, 在“姓名”下, 将归档的人事档案材料归入具体的类别。 (3) 件号:归档个人档案材料的排列序号, 即材料归入某个教职员工档案下某一类号内的排列顺序号, 从1至N标识。需要指出的是同一事由的多件文件材料应分别编制件号, 既方便借助计算机检索, 又有利于档案材料统计。 (4) 页数:归档的每件个人档案材料的页数。页数表示每件材料的完整性。

2. 人事档案归档章填写方法与格式。

高校人事档案材料归档章所要填写项目包括上述的姓名、类号、件号与页数, 填写时应使用符合档案保护要求的字迹材料。高校人事档案材料归档章的格式我们参考中华人民共和国行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》中5.3条归档章规格:长为45mm, 宽为16mm;平分成2行, 第二行平分成3列, 即分为4格, 括号内加注的提示文字, 用以说明各项目在归档章中的位置, 制作归档章时无须刻出, 以减小归档章的大小, 节省归档章占用空间。该份归档人事档案材料是XXX教职工人事档案中的第1类、第3件、材料为25页。

归档章所用材质和外形, 各高校以方便使用为原则自主选择。

3. 盖章位置。

归档章一般应加盖在归档人事档案材料首页上端靠右边 (左边留够装订的位置) 的空白位置;如果首页上方被文字或其他符号所占用, 可盖在首页的其他空白位置;首页确无盖章位置可以在首页前另附纸页加盖归档章。总之, 归档章尽量不要压住材料字迹, 以最大限度地保护材料的原始面貌为原则。

综上所述, 本文对高校人事档案整理中“编号”和“归档章”, 提出了具体的编制与修改建议方案, 其目的是为国家有关部门制定 (修订) 指导干部档案规范整理的法规性文献或标准, 提供实践经验的归纳与理论基础的铺垫, 改革当前高校人事档案成套装订的传统整理, 实现归档人事档案材料以“件”为单位的整理方法。

摘要：规范高校人事档案整理中的分类、编号、归档章, 是实现以“件”为单位整理高校归档人事档案材料的重要技术支撑和理论参考。分析与研究高校人事档案整理中的“编号”和“归档章”, 提出具体的编制与修改建议方案。

关键词：高校,人事档案,档案整理,编号,归档章

参考文献

[1][2][3]秦蓉.取消高校人事档案“成套装订”研究[J].兰台世界, 2011 (2) .

[4]国家教委办公厅编著.高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范[Z].成都:四川科学技术出版社, 1994.

[5]朱玉媛.现代人事管理[M].北京:中国档案出版社, 2002.