党政机关公文格式对比

党政机关公文格式对比（精选8篇）

党政机关公文格式对比 第1篇

党政机关公文格式对比 党的机关公文
要素名称 版头 份号 字体 字号
小标宋

行政机关公文
要求 要素名称 字体 字号 位置 要求
发文机关 小标宋 标识 公文份数 仿宋 序号 秘密等级 黑体 保密期限

位置

小于 22 ㎜×15 ㎜，居中，红色

小于 22 ㎜×15 ㎜，居中，红色

在左上角第 1 行顶格用阿拉伯数码标识。密级公文和 普发性公文标份号

3 3

左上角 1行

第

顶格

密级 黑体

3

份号下 1 两字间空 1 字 行,顶格标 识.密级下 1 两字间空 1 字 行,顶格标 识.

右上角第 1 行，两字间空 顶格 1字 之间用★隔开

版

紧急 黑体 程度 机关 仿宋 代字

眉

紧急
右上角第 2

3

程 黑体 度 机关 仿宋 代字

3

行，两字间空 1字

与密级同时使用时

4

发文机关标识下空 2 行，居中

3

发文机关标识下空 2 行，居中

年份 发文

仿宋

4

要全称，用阿拉伯数字标识。用六角 括号 “〔〕”括入。

年份 发文

仿宋

3

要全称，用阿拉伯数字标识。用六角 括号 “〔〕”括入。

顺序 仿宋

4

用阿拉伯数字标识，不编虚位,不加 “第”字.

仿宋 序号

3

用阿拉伯数字标识，不编虚位,不加 “第”字.

头

号 横隔线
发文机关之下 4 ㎜，居中加一红色★与版心等宽.

首
红色反线
发文机关之下 4 ㎜，与版心等宽
平行排列于 全角冒号后用 4 号仿宋

平行排列于

签发人 仿宋 小 公文 标 标题

4

发文字号右

体字标识签发人姓名。侧，1 字，空

签发人 仿宋 小 公文 标 标题 宋

3

发文字号右 全角冒号后用 3 号楷体 侧，发文字号 字标识签发人姓名。居左空 1 字，

公 文

横隔线下空 2 行，可分 1 行或多行居 正

红色反线下空 2 行，可分 1 行或多行

2

中排列；回行时要做到词意完整，排 列对称，间距恰当。

2

居中排列；回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

宋
标题下空 1 行，左侧顶格标识，回行

标题下空 1 行，左侧顶格标识，回行

主送 仿宋 机关

时仍顶格。最后一个主送机关名称后

主送 仿宋 机关

时仍顶格。最后一个主送机关名称后

3

标全角冒号。如主送机关过多而使公 文首页不能显示正文时，应将主送机 关名称移至版记、抄送之上。

3

标全角冒号。如主送机关过多而使公 文首页不能显示正文时，应将主送机 关名称移至版记、抄送之上。

正 文

公文 仿宋 正文

文
3
主送机关名 称下 1 行 每自然段左空 2 行,回行 顶格,数字.年份不能回 行。

公文 仿宋 正文

3

主送机关名 称下 1 行。

每自然段左空 2 行,回行 顶格,数字、年份不能回 行。

党政机关公文格式对比 党的机关公文
要素名称 字体 字号 位置 要求 要素名称
在正文下空 1 行，左空 2 字

标识。后

行政机关公文
字体 字号 位置 要求
在正文下空 1 行，左空 2 字标识。后 标全角冒号和名称。附件如有序号使 用阿拉伯数码,附件名称不加标点符 号,与正文一起装订,并在附件左上角

公 文
附件 仿宋 3

标全角冒号和名称。附件如有序号使 用阿拉伯数码,附件名称不加标点符 号,与正文一起装订,并在附件左上角 第 1 行顶格标识“附件”,有序号时标识 序号,附件序号和名称前后标识应一 致。如附件不能与正文一起装订,应在 附件左上角第 1 行顶格标识公文的发 文字号并在其后标识附件(或带序号).

正

附件 仿宋 3

第 1 行顶格标识“附件”,有序号时标识 序号,附件序号和名称前后标识应一 致。如附件不能与正文一起装订,应在 附件左上角第 1 行顶格标识公文的发 文字号并在其后标识附件(或带序号).右空 4 字.用汉字将年月日标全,“零”写 为 “O”.

成文

仿宋

3

右空 2 字.用阿拉伯数码将年月日 标全.

成文

仿宋

3

正 文

日期
1.单一发文印章,只标识成文日期.加盖印章应 上距正文 1 行之内，端正、居中下压成文时间.当印章下弧无文字时采用下套方式,即仅以下弧 压在成文日期上;当下弧有文字时,采用中套方 式,即印章中心线压在成文日期上.2.联合行文 印章:当联合行文需加盖两个印章时,应将成文 日期拉开,左右各空 7 字,主办机关印章在前,两 个印章均压成文日期.只能采用同种加盖印章方 式,以保证印章排列整齐.两印章间互不相交或 相切，相距不超过 3 ㎜.当联合行文需加盖 3 个 以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文 机关名称按加盖印章顺序排列在相应位置,并使 印章加盖或套印在其上.主办机关印章在前,每 排最多 3 个印章，两端不得超出版心;最后一排 如余一个或两个印章,均居中排列,在最后一排 印章之下右空 2 字标识成文时间。特殊情况说 明:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置 时,应采取调整行距字距的措施加以解决,务使 印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正 文”的方法解决.
居左空 2 字加圆括号标识在成文日期 下一行。

日期
1.单一发文印章,只标识成文日期.加盖印章应上 距正文 1 行之内，端正、居中下压成文时间.当 印章下弧无文字时采用下套方式,即仅以下弧压 在成文日期上;当下弧有文字时,采用中套方式, 即印章中心线压在成文日期上.2.联合行文印 章:当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日 期拉开,左右各空 7 字,主办机关印章在前,两个 印章均压成文日期.只能采用同种加盖印章方 式,以保证印章排列整齐.两印章间互不相交或 相切，相距不超过 3 ㎜.当联合行文需加盖 3 个 以上印章时,为防止出

出现空白印章,应将各发文 机关名称按加盖印章顺序排列在相应位置,并使 印章加盖或套印在其上.主办机关印章在前,每 排最多 3 个印章，两端不得超出版心;最后一排 如余一个或两个印章,均居中排列,在最后一排 印章之下右空 2 字标识成文时间。特殊情况说明: 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时, 应采取调整行距字距的措施加以解决,务使印章 与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的 方法解决.

发文 机关 署名

公文

文

生效 标识

印发传 仿宋 3

附注

仿宋

3

公文如有附注,居左空 2 字加圆括号标 识在成文日期下一行。

达范围

党政机关公文格式对比 党的机关公文
要素名称 字体 字号 3 位置 要求 要素名称
居左顶格标识,后标全角冒号;词目用 3 号小标宋,词目之间空 1 字.在主题词下一行标识“抄送”,后标全角 冒号;抄送机关之间用逗号隔开，回行

行政机关公文
字体 字号 3 位置 要求
居左顶格标识,后标全角冒号;词目用 3 号小标宋,词目之间空 1 字.在主题词下一行标识“抄送”,后标全角 冒号;抄送机关之间用逗号隔开，回行

印 制

主题词 黑体 抄送 仿宋 机关 印发 仿宋

版

主题词 黑体 抄送 仿宋 机关 印发 仿宋 机关

3

时与冒号后换抄送机关对齐,在最后 一个抄送机关后标句号.如主送机关 移至主题词之下，标识方法同抄送机 关。位于抄送机关之下,无抄送机关在主 题词之下占 1 行位置.印发机关左空 1 字.

3

时与冒号后换抄送机关对齐,在最后 一个抄送机关后标句号.如主送机关 移至主题词之下，标识方法同抄送机 关。位于抄送机关之下,无抄送机关在主 题词之下占 1 行位置.印发机关左空 1 字.

4

3

版

机关

印发

仿宋

4

右空 1 字标识印发日期，以公文付 印日期为准，用阿拉伯数码标识。最后一条反线下右空 2 字标识“印

记 印发

仿宋

3 印发日期右空 1 字，以公文

记

日期

发份数”，用圆括号括入。

日期

付印日期为准，用阿拉伯数 码标识。

版记中的 反线 版记位置

版记中各要素之下均加一条黑色反线 版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于 最后一行。

版记中的 反线 版记位置

版记中各要素之下均加一条黑色反线 版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个 要素置于最后一行。

页码
公文中 的表格

用 4 号白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之 下一行,数码左右各放一条 4 号一字线,一字线距 版心下边缘 7 ㎜.单页码居右空 1 字,双页码居左 空 1 字.空白页和空白页以后的页不标识页码

页码

用 4 号白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之 下一行,数码左右各放一条 4 号一字线,

一字线距 版心下边缘 7 ㎜.单页码居右空 1 字,双页码居左 空 1 字.空白页和空白页以后的页不标识页码

公文如需表格,对横排 A4 纸型表格,应将页码放在横表的左侧,单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角,单页 码表头在订口一边,双页码表头在切口一边.公文如需附 A3 型表格,封

三、封四应为空白,将 A3 型表格贴在封三前, 不应贴在文件最后一页（封四）上.

其 他

印刷 要求 装订

双面印刷,页码套正，两面误差不得超过 2 ㎜.印品着墨实、均匀,字面不花、不白无断划.

公文应左侧装订,不掉页.包本公文的封面与书芯不脱落,后背平整、不空.两页页码之间误差不超过 4 ㎜.骑 马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各 1/4 处,允许误差± ㎜.平订钉锯与书芯间的距离为 3 4 ㎜～5 ㎜；无坏钉、漏钉、重钉,针脚平伏牢固,后脊不可散页明订.裁切成品尺寸误差±1 ㎜，四角成 90° , 要求 无毛茬或缺损.

党政机关公文格式对比 第2篇

一、版头部分（公文首页红色分隔线以上的部分）

包括：份号、密急和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线。

1.公文的份号、密级、紧急程度的标注：应按顺序上下排列注于公文首页(版头面)左上角。份号，由表示顺序号的英文缩写字母“No”和6位3号阿拉伯数字组成，顶格标注于版心左上角第一行，如“No000015”；密级和保密期限，顶格标注于份号下方，一般用3号黑体字，如“绝密★30年”；紧急程度，标注于密级下方，用3号黑体字，密级和紧急程度的字与字之间均空1个字。

2.发文机关标志：由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字，用套红大字居中印在公文首页上部，上边缘至版心上边缘35mm,使用小标宋体字。联合行文公文版头和文号的标注：一是公文版头一般使用主办机关名称，也可并用联署机关名称；二是联合行文使用联署机关较多时，公文版头可采用调整字体字号形式，限于在公文首页排印，不得另页排印；三是版头使用联署机关名称，组成版头的“文件”二字置于联署机关名称后中间位置；四是联合行文时,发文字号只使用主办机关的发文字号。

3.发文字号：由发文机关代字、发文年份和发文顺序号组成。在发文机关标志下空2行（约20 mm）处编辑，文字采用3号仿宋GB2312，发文年份用中文六角括号“﹝﹞”，发文字号的发文代字字与字之间不空格，普发性公文发文字号标注于版头下方、横线之上居中位置；标注“签发人”的公文，发文字号居左空1个字标注于横线之上位置。

4.签发人：报告、请示件等上报公文应在发文字号右侧标注签发人，（居右空一字编排），“签发人”三字用3号仿宋GB2312，后面加冒号，签发人后标注姓名，文字采用3号楷体字，联合上报的公文，应同时标注各联署机关的签发人。

二、主体部分

标题：由发文机关名称、事由和文种组成。2号小标宋体，位于红色分隔线下空二行位置，约20 mm，标题长度一般不超过50个字，多行标题排列为梯形或菱形，不采用长方形或沙漏形。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。

主送机关：标题下一行顶格，3号仿宋GB2312。主送机关名称用全称或规范化简称，或同类型机关统称。有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后用全角冒号。

正文： X X X X X X X X X X(3号仿宋GB2312)；每个自然段左空二字，回行顶格。公文首页必须显示正文，转发、印发文 件类的通知部分，用3号楷体GB2312（含主送机关名称）。

正文中的层次序数：一般依次用汉字“

一、”，汉字加圆括号“

（一）”，阿拉伯数字“1.”，阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。

第一层

一、X X X(黑体)，作为小标题时句尾无标点。

X X X X X X X X X X(正文3号仿宋体字)第二层

（一）X X X(楷体)，作为小标题时句尾标点可有可无。

X X X X X X X X X X(正文3号仿宋体字)

第三层

1.X X X仿宋，无论是否作为小标题，要有标点。X X X X X X X X X X(正文3号仿宋体字)第四层

(1)X X X仿宋，必须有标点。

X X X X X X X X X X X(正文3号仿宋体字)附件：(正文下一行前空两字写“附件：”字体字号用3号仿宋GB2312，后接排附件名称，名称后不加标点符号。)3 如果多个附件，序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，名称后不加标点符号，附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。如：

“附件：1.X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

2.X X X”

发文机关署名：(附件下两行居成文日期中)，应用全称或规范化简称，字体字号用3号仿宋GB2312，单一机关行文时，在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。两个或两个以上联合机关发文，发文机关上下并排，等距撑开，长度相同。

成文日期：右空四字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)。

(联系人：„„;联系电话：„„)(如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。)印章：单一机关行文时，印章端正，居中下圧成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文一行之内，不得出现空白印章；联合行文时，应将各发文机 4 关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置，并使印章加盖其上，最后一个印章端正，居中下圧发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐，互不相交，相切，每排印章两端不得超出版心，每排最多放三个印章。

附注：如果公文有附注，居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行。一般是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明，请示件应当在附注的位置上标注联系人和联系方式。

附件内容：应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。

三、文尾部分

包括版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等内容的规定。

1.抄送机关：指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。居左排，前空一字，在印制版记上方，字体字号用4号仿宋GB2312，用一条宽同版心的正线与印制版记相隔，“抄送”后标冒号，公文标注抄送机关，各抄送机关间用顿号或逗号隔开，最后一个抄送机关后标句号。

2.印制版记：应置于公文最后双页码下方，标明印发机关名称、印发日期。印发机关名称和印发日期单列一行位于同一行的两端；印发机关居左排，前空一字，印发日期居右排，后空一字，字体字号用4号仿宋GB2312，此行之间用一条宽同版心的反线相隔。

3.页码：数字用4号半角宋体阿拉位数字，置于版心下边缘之下1行，数码左、右各一条4号一字线，一字线距版心下边缘7 mm。单页码居右空1个字，双页码居左空1个字。空白页和空白页以后的页不标注页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

4.分隔线：与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

四、公文版面及装订要求

1.开本：国际标准A4型，成品尺寸为297mm×210mm允许误差为±2mm，特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定。

2.版心：版心尺寸为225mm×156mm（不含页码），每页22行，每行28字，行间距用固定值28.8磅，版面上空约37 mm，下空约33 mm，公文用纸订口（左白边）为28 mm，右空约26 mm，为方便印制，每页行数可视情增加或减少1至2行，增减行数时适当调整行距，保持版心高度不变。

3.装订：左侧装订，采用骑马订，无法用骑马订时采用平订。

公文种类

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。命令属下行文，一般无主送、抄送。

（三）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定属下行文。

（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公告应当公开发布，无主送、抄送。

（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。通告面向社会并具有一定的约束力，可采用张贴或媒体刊播的形式公布，一般无主送、抄送。

（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。通报分为表扬性通报、批评性通报和情况通报。通报属下行文。

（八）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（九）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。报告属上行文。

（十）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。请示一般 分为政策性请示、问题性请示和事务性请示。请示属上行文。

（十一）批复。适用于答复下级机关请示事项。批复属下行文。

（十二）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通知主要是上级机关对下级机关行文时使用，属下行文；向有关单位告知某些事项时（如告知办公地点变更等），也可作平行文使用。

（十三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见一般分为参考建议性意见、表明意向性意见、工作指导性意见。意见可以用于上行文、下行文和平行文。

（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函分为商洽函、询问函和答复函、请求批准函和答复审批函、告知函。函属平行文，有隶属关系的上下级机关之间不得使用函。请求批准函仅用于向平级机关或有关主管部门请求批准相关事项。

（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

函的写作格式

一、函概念：

函，即信；公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。

二、函类型：

按性质、内容可分为商洽函、问答函、审批函、告知函、催办函等。

三、函用法：

1.下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。

2.平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜。

3.用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。

4.向上级机关请示较小事宜也常用函。

四、函格式

公函由首部、正文和尾部三部分组成。

（一）首部

主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1.标题。XXX关于XXX的函(2号小标宋体)公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

2.主送机关。(标题下一行顶格，3号仿宋)

即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

（二）正文

X X X X X X X X X X(正文3号仿宋体字)，其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

1.开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

2.主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

3.结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管 部门批准等。

4.结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询()”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

附件：1.X X X(正文下一行右空两字)

2.X X X(三)尾部

一般包括署名和成文时间两项内容。

1.署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

2.单位名称(附件下两行居成文日期中)。3.成文日期(右空四字用阿拉伯数字)。

通知格式

通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。结构如下：

一、标题

制发机关+事由+通知。“关于XXX的通知”(2号小标宋体)

二、主送机关

(标题下一行顶格，3号仿宋，名称后加冒号。)

三、正文

X X X X X X X X X X(正文3号仿宋体字)㈠通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。

㈡通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。

㈢结尾(三种写法)

1.意尽言止，不单写结束语。

2.在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。

3.再次明确主题的段落描写。

4.附件：（1）X X X(正文下一行右空两字)

（2）X X X

四、落款

1.单位名称(附件下两行居成文日期中)

2.成文日期(右空四字用阿拉伯数字)

请示的写作格式

请示含义：请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。结构如下：

一、标题

制发机关名称+事由+请示。关于XXX的请示(2号小标宋体)

二、主送机关

(标题下一行顶格，3号仿宋)

三、正文

X X X X X X X X X X(正文3号仿宋体字)

（一）请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。

（二）请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。

（三）结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。

注意事项：一文一事;一个主送机关;逐级请示。

（四）附件：1.X X X(正文下一行右空两字)

2.X X X

四、落款

1.单位名称(附件下两行居成文日期中)

党政机关公文新旧版格式剖析 第3篇

一、新旧版公文格式的相同点

新版公文格式保留了旧版公文格式中科学、合理及多年来已经形成共识的部分。

(一) 文字格式与要素规范

公文格式各要素一般用3号仿宋体字, 文字的颜色均为黑色。发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成, 推荐使用小标宋体字;发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。“签发人”用3号仿宋体字, 签发人姓名用3号楷体字;标题由发文机关名称、事由和文种组成, 一般用2号小标宋体字, 正文一般用3号仿宋体字。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字;页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字。

(二) 页面设置与排版

公文页面设置上边距为37 mm±1mm, 左边距为28mm±1mm, 版心尺寸为156 mm×225 mm。每页排22行, 每行排28个字。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时, 可以采取调整行距、字距的措施解决。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置, 居中排布。上行文的发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并居左空一字。“签发人”加全角冒号和签发人姓名处于同一行并右空一字、编排在发文机关标志下空二行位置。在发文字号下方4 mm处置放红色分隔线;标题编排于红色分隔线下空二行位置。主送机关居左顶格编排于标题下空一行位置, 回行时仍顶格, 最后一个机关名称后标全角冒号。正文编排于主送机关名称下一行, 每个自然段左空二字, 回行顶格。公文中的A4纸型表格横排时, 页码位置与公文其他页码保持一致, 单页码表头在订口一边, 双页码表头在切口一边。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字、全角冒号和附件名称;如有多个附件, 使用阿拉伯数字标注附件顺序号 (如“附件:1.XXXXX”) ;附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时, 应当与上一行附件名称的首字对齐。附件另面编排, 并在版记之前, 与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号顶格编排在版心左上角第一行, 第三行居中编排附件标题, 附件格式要求同正文。成文日期一般右空四字编排, 印章用红色, 不得出现空白印章。附注居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。页码编排在公文版心下边缘之下, 数字左右各放一条一字线, 一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字, 双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的, 空白页和版记页均不编排页码。信函格式的发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称, 居中排布, 上边缘至上页边为30mm。联合行文时, 使用主办机关标志;在发文机关标志下4 mm处和距下页边20 mm处分别印一条上粗下细和上细下粗的红色双线, 线长均为170mm, 居中排布。命令 (令) 格式的发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成, 居中排布, 上边缘至版心上边缘为20 mm;发文机关标志下空二行居中编排令号, 令号下空二行编排正文。

(三) 印刷与装订

公文印刷要求双面印刷、页码套正, 两面误差不超过2 mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%, 红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。公文应当左侧装订, 不掉页, 两页页码之间误差不超过4 mm, 裁切后的成品尺寸允许误差±2mm, 四角成90º, 无毛茬或缺损。

二、新旧版公文格式的区别

为了进一步推进党政机关公文处理工作的科学化、制度化和规范化, 国家标准化委员会组织专家经过历时3年的时间, 对原党政机关公文格式中一些不规范的要素、容易混淆的术语、不科学的文种、不合理的编排等等进行了统一规范和细化, 使新标准更加科学、规范、合理, 更具有可操作性和实用性。新标准与旧标准的主要区别是;

(一) 名称上的区别

公文格式新标准将原“眉首”改称“版头”, 将原“红色反线”改称“红色间隔线”;将原“发文机关标识”改为“发文机关标志”;将落款处的原发文机关名称改为“发文机关署名”, 将版记中的原“红色反线”改为“红色分隔线”;将信函格式中的原“武文线”和“文武线”统称为“红色双线”。

(二) 格式上的区别

党政机关公文用纸统一规范为A4型纸张 (党的机关公文原标准为16开纸型) ;公文装订订位规范为“两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处” (旧标准为“两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处”——56.25mm) ;标注份号、密级和保密期限、紧急程度, 在公文首页版心左上角“按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列” (旧标准将份号标识在“版心左上角第1行”、密级和保密期限、紧急程度依次标识在版心右上角第1行和第2行) ;发文机关标志上边缘至版心上边缘距离调整为35mm (旧标准中平行文和下行文为25mm, 上行文为80mm) ;多个签发人按照每行2人由上至下排列 (旧标准每行只能排列1人) ;单一机关行文, 成文时间前发文机关需署名 (旧标准可以不署名) ;两个机关联合发文, 成文时间在发文机关署名下一行右空4字 (原标准中成文时间应居中排列) ;印章顶端距正文下边缘的距离调整为“上距正文 (或附件说明) 一行之内” (旧标准为2mm-4mm) ;成文日期中的数字调整为阿拉伯数字 (旧标准为小写中文数字) ;抄送机关、印发机关、印发日期字号调整为4号 (旧标准为3号) ;页码字体明确为宋体 (旧标准为“白体”) 。

三、删除和新增点

为了提高工作效率, 便于公文制作者操作, 新标准删除了“主题词”要素;在版记上方增加了一条分隔线;明确了文件份号“一般用6位3号阿拉伯数字”;标题排列除了要求“词意完整、排列对称、间距恰当”外, 还增加了“长短适宜”、“排列时应当使用梯形或菱形”的语句;正文部分增加了“结构层次序数依次可以用‘一、’‘ (一) ’‘1.’‘ (1) ’标注, 第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注”;删除了旧标准中“单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称, 只标识成文时间”的条文, 明确规定需在成文日期上方居中编排“发文机关署名”;对单一机关行文的用印, 删除了“当印章下弧无文字时, 采用下套方式, 即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时, 采用中套方式, 即印章中心线压在成文时间上”的语句;删除了“当联合行文需加盖两个印章时, 应将成文时间拉开, 左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间”的限制;对多机关联合行文的印章排列, 取消了相邻印章“相距不超过3mm”的规定, 只是强调了“每排印章两端不得超出版心”;新增了“7.3.5.2不加盖印章的公文”、“7.3.5.3加盖签发人签名章的公文”、“7.3.5.5特殊情况说明”和“9公文中计量单位、标点符号和数字的用法”的内容;增加了“附件标题居中编排在版心第三行”的规定;新增了版记分隔线粗细的规定:“首条分隔线和末条分隔线用粗线 (推荐高度为0.35 mm) , 中间的分隔线用细线 (推荐高度为0.25 mm) ”;新增了在版记中印发日期后加“印发”二字;新增了“公文的附件与正文一起装订时, 页码应当连续编排”的要求。

四、文件类型的变化

为了解决以前党政机关公文各自为阵, 格式不统一、文种不统一、文种适用范围不统一等矛盾, 简化和统一公文的管理, 新条例对党政机关公文文种进行了规范。原标准中公文文种有13种, 原条例有14种, 合计共18个文种, 新条例保留了原标准中所有的文种, 舍弃了原条例中的“指示”、“条例”、“规定”3个文种, 使党政机关公文文种精简并规范为15个。原则上不再区分党政机关文种适用对象——只有命令 (令) 、议案两个文种例外。新条例规定的15个文种是:决议、决定、命令 (令) 、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

五、结语

通过对党政机关公文新旧版格式的剖析, 可以明显地感受到, 新版公文格式吸收了建国以来公文制作与处理的经验与教训, 采纳了各方面专家、学者的意见和建议, 融入了国际化的元素及标准, 使党政机关公文格式更加科学、规范、合理、实用, 操作性更强。党政机关公文格式的统一规范, 不仅减少了公文制作中过多的限制, 提高了工作效率, 也为进一步贯彻落实党中央提出的厉行节约、减少浪费的精神奠定了良好的基础。

摘要：从2012年7月1日起, 党政机关开始执行新版公文格式标准以来, 各地总体情况良好, 但也存在一些公文制作不规范的问题。从有利于规范制作和便于制作公文的角度, 详细分析了新、旧版公文格式的异同, 这对进一步推进新版公文格式的顺利实施具有积极意义。

关键词：党政机关公文,公文格式,异同比较

参考文献

[1]中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局, 中国国家标准化管理委员会.党政机关公文格式[S].GB/T9704-2012, 2012.

[2]中共中央办公厅, 国务院办公厅.党政机关公文处理工作条例.中办发 (2012) 14号, 2012.

[3]国家质量技术监督局.党政机关公文格式[S].GB/T9704-1999, 1999.

党政机关公文格式对比 第4篇

关键词：通用公文；格式；标准

2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布《党政机关公文处理工作条例》，规定该条例于2012年7月1日起施行。为配合该条例的执行，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会于2012年6月29日联合发布《中华人民共和国国家标准·党政机关公文格式》，于2012年7月1日起执行。笔者认为，从公文作为全国各类组织通用办事工具和中国共产党在全国各项事业中的领导地位的国家政治体制等角度考虑，该标准以改称“通用公文格式标准”为宜。

首先，从公文作为全国各类各级组织通用的办事工具角度考虑，全国应有统一的公文格式标准。公文作为书面的办事工具，不仅在全国具有一定规模的各类各级组织内部使用，而且，在不同类别的组织间流转，用以传递信息、沟通意图、指挥协调等。公文具有统一的格式标准，便于人们对之的识别、使用、处理、管理等，当然，也便于人们对之的学习、掌握，同时，便于保证公文的效能发挥等。因此，中国自建立国家制度以来的各朝代，都十分重视公文格式问题，并且，随着国家制度的完善和人们对公文认识的加深而对公文格式作日益合理、完备的规定。如，殷商时，甲骨文书初步形成了“前辞”、“命辞”、“占辞”、“验辞”四部分的结构形式，汉朝时，对公文的载体尺寸、不同类型的公文格式等作出规定；明朝时，对公文的书面排版作出详细规定等[1]。中华人民共和国成立以来，国家也十分重视公文格式问题，历次党政部门的公文处理规定，都把公文格式作为重要内容。特别是1988年9月5日，原国家技术监督局发布《中华人民共和国国家标准·国家机关公文格式》，正式确立了国家统一的公文格式，并且，明确“本标准适用于我国各级党、政、军机关正式发布的公文”。但是，由于1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》中，关于党的公文格式的某些规定与这个标准的某些相关内容不一致，且由于党在国家政治体制中的领导地位问题，使这个标准经修订在1999年12月27日由原国家质量技术监督局发布时，改称“《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》”，从而使国家又无全国统一的公文格式标准，由此，造成使用公文时的一些问题。如党政联合行文时，发文日期党的系统要求用阿拉伯数字[2]，行政系统要求用汉字[3]；保密等级和紧急程度，党的系统要求标于公文首页的左上角[2]，行政系统要求标于公文首页的右上角[3]。这种要求的不一致，使制作公文者无所适从。现在，国家发布了党政机关公文格式标准，统一了党政公文格式，解决了前述原党政公文格式不一致出现的问题。但是，这只是统一了党政公文格式，军队和人大公文格式还是执行其本系统的规定，还存在着与现党政公文格式不一致的情况。如，现党政公文格式规定公文密级标于公文首页左上角[4]，现人大公文格式规定公文密级标于公文首页右上角[5]，现军队公文格式规定也是公文密级标于公文首页右上角[6]。再如，现党政公文格式规定发文机关标志的上边缘至版心上边缘的距离是35mm[4]，现军队公文格式规定“报告”、“请示”的发文机关标志的上边缘至版心上边缘距离为80mm，其他种类公文的发文机关标志上边缘至版心上边缘距离为25mm[6]。这些问题的存在，使党或行政机关和人大或军队机关联合行文时，制作公文格式不好确定。还有其他性质单位的公文格式现在无统一规定，虽然，党政公文格式标准规定“其他机关和单位的公文可以参照执行”[4]，然而，这里说的是“可以参照执行”，是否真“参照执行”，取决于制发公文者自己，由此，还有可能出现不同单位使用通用公文形成的实际格式不一致的情况，所以，国家应颁布统一的通用公文格式标准。

其次，从中国共产党在国家政治体制中的领导地位角度考虑，作为国家行政机关一个部门的国家质量监督检验检疫总局发布直接规范党组织公文格式的《党政机关公文格式》标准不合适。尽管《中国共产党章程》规定“党的领导主要是政治、思想和组织的领导”，“党必须在宪法和法律的范围内活动”，“党必须保证国家的立法、司法、行政机关、经济、文化组织和人民团体积极主动地、独立负责地、协调一致地工作”[7]，但党章的规定，是说党组织应像社会其他组织一样尊重和遵守法律，支持和接受行政机关等的社会事务管理。不意味着行政机关等可直接针对党的组织出台管理规定，对党组织的有关活动直接进行管理。虽然，笔者清楚，《党政机关公文格式》国家标准的发布，是由于中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》，前者是后者的配套文件，但由于前者不像后者那样是党政联合行文，而是行政机关的单独行文，所以，无论是按党的十三大确定的党政分开原则[8]及《党政机关公文处理工作条例》规定的根据隶属关系行文原则[9]，党政任一方不应向对方的下属组织下命令、作规定，还是考虑党在国家政治体制中的领导地位，作为国家行政机关的国家质量监督检验检疫总局，都不适宜发布直接针对党组织公文格式问题的《党政机关公文格式》标准，而应发布面向社会各种组织其中包括党组织的通用公文格式标准。

其实，发布通用公文格式标准不仅是现实公文处理工作的需要，也有良好的现实基础。这个现实基础不仅是指各种组织的公文处理工作遵循大体相同的运行规律，形成了各方认可的基本相同的格式，而且，更重要的是，指社会上的大多数企事业组织党政行文过去长期分别按国家党和行政机关的公文格式办理。现在作为国家一级的党政公文格式标准统一了，也就意味着，这些企事业组织的党政公文格式也统一了。社会上的其他组织公文格式虽然可能与现行党政公文格式标准存在一些差异，但这些差异不是现实公文处理工作的客观需要造成的，而是不同公文格式制订者的认识差异造成的。统一全国的通用公文格式，不会束缚不同性质组织的实际公文处理工作，恰恰相反，它有利于不同性质组织的公文使用、运行和效能发挥。将现《党政机关公文格式》标准改称“通用公文格式标准”，不仅可使该标准的运行更名正言顺，而且促进全国的公文处理工作规范化建设。

参考文献：

[1]郑彦离.通用公文简论[M].北京：中国文联出版社2001：31～33.

[2]中共中央办公厅.中国共产党机关公文处理条例[Z].1996-5-3.

[3]国家质量技术监督局.中华人民共和国国家标准﹒国家行政机关公文格式[Z].1999-12-27.

[4]国家质量监督检验检疫总局，国家标准化管理委员会.中华人民共和国国家标准.党政机关公文格式[Z].2012-6-29.

[5]全国人大常委会办公厅.人大机关公文处理办法[Z].2000-11-15.

[6]总装备部，中华人民共和国国家军用标准 军队机关公文格式[Z].2005-10-2.

[7]中国共产党第十七次全国代表大会中国共产党章程[Z].2007-10-21.

[8]田济民，宋琼.党员手册[M] 北京：华夏出版社 1988： 370.

[9]中共中央办公厅，国务院办公厅党政机关公文处理工作条例[Z].2012-4-16.

党政机关公文格式 第5篇

文号〔2012〕第8行位置

某某省人民政府办公厅

关于印发某某省人民政府公文格式细则的通知 10

2抄送：省委办公厅、省人大办公厅、省政协办公厅。

党政机关公文格式 第6篇

关于的报告

院领导：

根据现将主要情况报告如下：

一、。

二、。

以上意见如无不妥，请批转各部门执行。

北京积水潭医院处

年月日

例文(建议报告)

关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告

xx：

脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。

为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下：

一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。

二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。

以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。

卫生部

党政机关公文格式 第7篇

1.党、政公文一律采用A4纸，16K纸不再作为公文用纸。2.上行文与下行文文头统一，上行文不再留空。

3.成文日期一律采用阿拉伯数字标注，不用写01，写1即可。

4.取消了“主题词”一栏。

5.正文：3号仿宋。层次序数依次使用“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”，第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三第四层用仿宋。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。6.发文机关署名：不论加盖公章与否，发文机关都必须署名。加盖印章的，成文日期一般右空四字编排。单一机关行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，最后一个印章下压发文机关署名和成文日期，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名。署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

7.附注：居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。8.附件：应当另面编排，排在版记之前，“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。

9.版记：版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。10.抄送机关：用4号仿宋体，回行时与冒号后的首字对齐。印发机关和日期也应用4号仿宋体。

11.页码：4号半角宋体阿拉伯数字，左右各放一条一字线，单页居右空一字，双页居左空一字。

如何通过Word制作通用的公文页面?公文都有一定有格式，而且格式很严格。公文一般由眉首、主体和版记三部分组成;置于公文红线以上的部分各要素我们统称为眉首。在红线以下到主题词以上的部分，是公文的主体，而主题词以下的部分各要素，统称为版记。通过word中页面设置，按照公文的格式对文档进行设置。保存为模板，供今后使用。接下来我们从眉首来制作通用的公文页面。

1、打开word文档，首先设置公文文件打印纸张，公文的页面大小一般为A4格式，点击“文件”菜单，执行“页面设置”命令，打开页面设置对话框，从中找到纸张选项卡，在纸张大小中选择A4。

2、切换到版式选项卡，在距边界栏设置页脚为2.8厘米，其它选项保存不变。在页边距选项卡中，设置页边距，上：3.7厘米，下：3.5厘米，左：2.8厘米，右：2.6厘米，设置完成后我们点击确定按钮。

3、根据标准公文的要求，要控制每行公文的字符数同前面的方法进入页面设置对话框，进入“文档网格”选项卡。

4、打开字体设置对话框，设置字体为“仿宋-GB2312”，字号为三号字，字形为常规。设置好后点击确定，返回到页面设置中。

5、下面就对可以对每页的行数和每行的字符数进行设置，在文档网格选项卡中，单击网格栏中的“指定行和字符网格”单选框，激活下方的字符和行选项。设置字符为每行28个字符，每页22行。如下图所示;设置后后边的跨度将自动进行调整。

6、点击确定完成设置，可以保存这个文档为模板供下次使用，点击文件菜单，执行另存为命令，在打开的另存为对话框中，在文件类型下拉列表中选择文档模板.dot。选择好后，点击保存。

党政机关公文格式对比 第8篇

一、公文格式不规范的种种表现

(一) 公文标题不规范。

公文标题由发文机关、公文内容和文种三部分组成, 不能缺项。在我们接触的公文中, 一是有的公文制发时不标明发文机关, 如有的公文只标注“关于XXXX的通知”, 省略了发文机关;二是有的重复使用介词结构“关于”, 如“XX市关于印发关于XXXXXX规定的通知”等;三是有的重复使用公文文种, 如“XXX转发XXX部转发XXX部印发关于XXXXXX规定的通知的通知的通知”;四是有的文种使用不当, 在法定公文文种以外随意创造文种, 如“XX厅关于XXX的建议”、“XX厅关于XXX的说明”、“XX厅关于XXX的对策”等;五是有的在标题中随便使用标点符号, 如“XX厅关于XXX、及“XXX”的通知”等;六是有的公文标题内容缺项不能准确概括反映公文内容, 如“XX市人民政府关于XXX非法售油被焦点访谈曝光情况的报告”缺少“整改”二字, “XX厅关于奶款拖欠问题的报告”缺少“及对策建议”。

(二) 行文规则把握不准确。

发文机关应根据隶属关系和职权范围行文。一是有的市违反党政分开的原则, 以市委、市政府名义给省政府行文, 有的未经上级机关同意就给上级机关领导同志个人行文, 还有的市政府或省直部门给省政府报送公文写“省人民政府并XXX省长”;二是有的省直部门不经省委或省政府同意或授权就给市委或市政府下发指令性公文, 有的省直机关除办公室之外的其他内设处室违反行文规则给市、县对口业务部门行文;三是有的部门在上报的公文需要上级机关审批的事项中, 涉及其他部门的职权时未与相关部门充分协商会签, 或虽经协商会签但未取得一致意见, 也没有反映会签部门的意见或提出建设性意见, 即向上级机关行文;四是有的报告中夹带请示事项, 有的报告未附上级机关领导同志对此事的批示复印件;五是有的请示类公文一文数事, 有的请示类公文未标注签发人, 有的没有注明联系人姓名和联系电话 (办公电话和手机) , 有的行政机关公文只有单位落款没有加盖印章。

(三) 公文用语不规范。

不同类型的公文应按各自的公文用语来表述。有的机关对上行文、下行文和平行文的语气把握不准。一是对上行文, 向上级机关提出不适当要求和建议;二是向不相隶属机关行文, 有的向对方提出指令性要求, 缺乏协商语气;三是有的公文不注意行文格式, 标题排列不够整齐美观, 文中的小标题有的一句话有的两句话, 有的有标点有的没标点, 字体不统一, 序号不规范, 既杂乱又不协调美观;四是有的上报公文中出现错别字, 有的甚至把上级领导同志的名字写错;五是有的公文主题词标注不准确, 随意编造主题词词目;六是有的公文无印制版记, 有的公文附件不全。

(四) 文种使用不规范。

一是有的该用“请示”却用了“报告”, 有的属报告类公文却用了请示, 有的“请示”、“报告”合用, 如“XXX厅关于XXXXXX的请示报告”;二是有的该用“通知”却用了“意见”, 有的该用“函”却用了“通知”;三是有的该用“复函”却用了“批复”, 如有的业务主管部门向同级部门或下级政府下达项目核准通知书或资金使用计划时, 不用“复函”却用“批复”。

(五) 公文密级和紧急程度不规范。

一是有的公文在上报或下发时应该标注密级而没有标注;二是有的公文应该制发后即向社会公开发布而没有及时发布, 也没有在文尾附注处加以说明;三是有的公文在制发过程中运转时间太长而报送给上级机关时就标注紧急公文, 没有给上级机关留出足够的办理和审批时间。

二、存在问题的原因

一是领导重视不够。有的机关或部门对党政机关公文处理《条例》和《办法》规定的公文格式规范化要求执行不严格, 落实不到位。机关公文是代表一级党委、政府或部门行使职权的文字载体, 是代表本级机关说话的, 各级各部门相关领导同志都应该高度重视, 不仅要亲自撰写重要文稿, 还要指导文秘人员严格按照公文处理有关规定办事, 使发出的每一件公文都格式规范, 文面整齐。

二是审核把关不严。公文审核是一项群体性工作, 每一个环节都必须严格把关。有的部门参与公文制发和审核的机关工作人员责任心差, 缺乏公文质量第一、细节决定成败的意识。在公文运转的各个环节, 未经相关部门负责同志审阅签批, 对文中的内容、格式以及各类细节问题没有认真把关, 草率马虎, 很容易出现纰漏。

三是工作程序混乱。有的部门在公文审核中不按程序办事, 该送有关处室会签的不会签, 该送办公室把关的不把关, 最后将经部门领导批示同意的公文从办公室要个文号印发了事。这些做法随意省略了工作程序, 忽视了公文的规范格式, 致使发出的公文格式不规范, 差错再所难免。

四是业务知识不熟。公文写作与处理是一项细致入微的工作, 不仅专业性强, 而且文字水平要求高, 相关知识都要熟练掌握。有的机关或部门从事公文写作与处理的人员更换快, 新手多, 对相关知识不熟悉, 业务技能不够强。撰写和起草的公文缺胳膊少腿, 甚至出现一些常识性错误, 影响了公文的质量和办理效率, 也使机关或部门的形象大打折扣。

三、公文格式规范化的措施建议

(一) 把握好八大原则

1. 根据机关隶属关系和职责范围行文的原则。

上级党委与下级党委、上级政府与下级政府、上级部门与下级部门之间有行文的隶属关系, 上级可对下级发布指令性公文;凡没有隶属关系的均不应给对方发指令性公文, 可发商洽类公文。

2. 授权行文的原则。

属于部门职权范围内的事务, 应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项, 经政府同意也可以由部门行文, 文中应注明经政府同意, 凡未经授权均不应给下级机关或部门下发指令性公文。

3. 行文由办公厅 (室) 或秘书部门统一处理的原则。

机关或部门制发的公文, 经业务部门或处室起草和审核后, 要由办公厅 (室) 秘书处 (科) 审核把关, 重点是文稿体例、格式是否完整、统一、规范, 是否符合有关规定, 语言文字是否符合语法逻辑, 报批手续是否完备等。办公厅 (室) 或秘书部门审核把关后, 要及时按程序报送有关领导同志审批。

4. 公文不直接报领导者个人的原则。

除领导同志交办事项和确需直接报送审批的敏感绝密事项、重大突发事件或部分涉外事项外, 不得将应报请党委或政府审批的公文直接送领导同志个人 (包括以信函、内部签报形式) 。

5. 非特殊情况不越级行文的原则。

除重大社情灾情和重大突发事件、紧急情况外, 各级机关和部门一般不得越级直接向上级党委或政府报送公文。确需越级行文时, 应当同时抄送被越过的上级机关或部门。

6. 同级机关可以联合行文的原则。

同级党委、政府和军队, 军政、政府部门与同级人民团体具有行政职能的事业单位, 同一单位的同级机关, 地区与地区之间等同级机关或部门, 都可以联合行文。

7. 部门会签未经协调一致不得各自单独行文的原则。

一部门的某项工作如涉及其他部门职权的, 主办部门要主动与相关部门充分协商。经协商取得一致意见后, 方可根据其内容向下级业务部门或涉及到的有关部门行文。

8. 请示性公文一事一文和不向下级抄送的原则。

下级机关或部门向上级机关请示工作, 要一事一文, 不能在一个请示件中请示多个不相关联事项。要突出重点, 一次请求上级机关给予解决一个主要问题即可, 不能贪多求全。请示类公文一般不抄送发文机关的下级机关。

(二) 严格规范公文格式

一篇公文制作完成后, 首先要审查公文文种选用是否适当, 秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、发送范围、主题词、抄送机关、印制版记等是否符合要求。

1. 公文标题要规范。

拟写标题的要点是, 内容提炼准确, 标题显明, 一目了然, 文种使用正确。公文标题中一般不加标点符号, 但颁布法规规章类公文时除外。标题中使用介词“关于”时只能出现一次, 不能重复使用。如果转发类公文标题太长, 可引用被转发公文的文号作为标题内容。

2. 主送、抄送、抄报机关要规范。

主送机关是公文的受理机关, 抄送机关是在向主送机关发文的同时向不相隶属的有关部门发文。如省政府主送各设区市政府和省政府各部门的公文, 对涉及到的省委、省人大、省政协各部门和省各人民团体则用抄送。抄报机关是向非主送的上级机关发文, 抄报有两种情况:一是下行文需报请上级了解掌握的公文, 如省质监局向各市、县质监局下发的政策性公文, 必要时可抄报省政府;二是受双重领导的部门向一上级机关行文的同时向另一非主报机关行文时用抄报, 如省国税局向省政府行文的同时可抄报国家税务总局。

3. 上行文、下行文、平行文要规范。

一是上行文, 是下级机关向其直接上级机关的行文。必须标注签发人, 签发人在文头之下、红线之上、发文字号的右侧。二是下行文, 是上级领导机关对所属下级机关、单位的行文, 包括逐级行文和多级行文。逐级行文是向直接下一级机关行文, 如省政府向设区市政府行文;多级行文是上级机关部署安排的工作可以一次传达到数级下级机关, 如省政府直接向市、县政府的行文。三是平行文, 即互不隶属机关、无业务指导和被指导关系的部门或单位之间的行文。其内容包括申请办理事项、告知事项、商洽事项、咨询事项、征求意见等, 不管什么内容的平行文, 均应以平等、协商的口气行文。

(三) 加强业务培训