档案工作信息化管理

档案工作信息化管理（精选12篇）

档案工作信息化管理 第1篇

一、档案收集工作面临的困难

(一) 声像档案收集困难。

声像档案包括唱片、磁带、录音带、录像带、胶卷、胶片和幻灯片等各类音频、视频资源。常规的档案资源多以印刷型, 即纸质资源为主, 其收集归档相对简便易行。但是, 声像类的资源具有自身的特点, 其价值大小往往不容易判定, 对它们的分类描述也往往存在困难。以数码照片资源为例说明。随着数码相机的普及, 产生了越来越多的数码照片, 由于数码相机使用方便、照片价格低廉, 数码照片的数量日益增多。随着数码照片的增多.与数码照片相匹配的纸质照片归档就明显滞后了。另一方面, 在电子归档方面, 由于提交上来的照片档案电子版有很多都缺乏说明性文字, 导致了档案人员无法做到了解照片背景, 从而也无法及时归档, 最终可能由于没有及时归档而使得照片失去了保存价值和利用价值。

(二) 有价值、利用率高的档案收集困难。

档案收集工作中非常有价值的档案资源就是科研文件, 如机械设计图纸。由于科研文件技术含量和知识含量高, 凝结着个人的智力成果和劳动, 有的部门和个人往往出于保密或者个人使用方便就不愿意移交, 或者移交上的材料信息不全。另外一些利用率高的资料, 如设备说明书, 其内容多、体积大, 复印不方便, 但是使用频繁, 也会出现延误移交的问题。总之, 企业科研部门、生产部门等业务部门出于小团体或者个人需要, 可能导致有价值的、利用率高的资料移交不及时, 导致这部分档案收集困难。

(三) 缺乏共享意识导致档案收集困难。

信息共享意识淡薄。

档案信息化建设是一项具有较强的开放性的工作。只有企业员工具有较强的信息共享意识, 才能促进和实现档案信息的开放共享, 才能在更大范围内和更大程度上满足员工多样化的档案信息需要。但是, 企业中的很多员工的信息共享意识较为薄弱, 不愿意移交一些重要的资料。还有一部分人只是为了自己使用便利, 担心移交给档案人员后使用不便, 或者担心档案人员保管不力, 而对移交档案畏首畏尾, 不愿意交出一些资料。档案也是信息资源, 而信息资源只有传播共享和利用才能带来最大化的效益。因此, 要逐步提高企业员工的信息共享意识, 促进他们主动移交有价值的档案资源。另一方面, 档案工作人员的共享意识也不够, 一些档案人员担心承担档案信息公开的风险, 不愿意将一些档案信息共享, 仅仅停留在为企业内部服务的层面, 导致档案信息化工作进展缓慢。

(四) 档案收集工作所需的人才缺乏。

在档案信息化管理的大环境下, 企业的档案工作需要懂得档案业务工作, 同时掌握和精通现代信息技术的复合型人才。在很多企业的档案工作岗位上, 业务人员往往停留纸质档案管理的层次, 不能跟上现代信息技术的发展潮流, 更不能将计算机技术应用到档案管理工作当中。在网络化信息化时代, 仅仅懂得纸质档案管理的方法和技术是不行的。档案收集工作现在很大程度上依赖计算机和信息技术, 因此需要及时培训已有的人员掌握电子档案的收集、存储技术, 同时在日后引进人才时要注重知识结构合理、掌握现代 (下转第27页) (上接第25页) 信息技术的复合型人才。

二、档案收集工作应注意的问题

(一) 重视“资源建设”, 树立资源第一的档案收集理念。

对于档案管理部门来说, 要把收集的触角伸向企业业务工作的方方面面, 包括管理部门、生产部门和科研部门。要把收集的重点和立足点放在本企业、本单位形成的档案上, 放在能真实记录和反映其职能活动的档案材料上。档案是一种历史性、回溯性的信息, 是对历史的真实记录, 其核心价值在于信息记载和信息服务。有了这层动力, 我们的档案收集才能在数量和质量上提高水平。

(二) 制定严格的文件归档制度, 并且执行严格的奖惩制度。

我国《档案法实施办法》中明确规定:“将公务活动中形成的应当归档的、资料据为已有, 拒绝交档案机构、档案工作人员归档的”要给予处罚。因此, 为了保证文件资料收集齐全完整, 实现纸质电子档案双归档和及时归档, 有必要执行严格的奖惩制度。对于不服从档案归档制度, 未能按时如数提交文件资料的人员给予相应的处分;对于较好执行文件归档制度的人员给予一定程度的奖励。例如, 可以规定:凡购买设备回到公司, 必须由档案工作人员当场开箱, 收集设备使用说明书、图纸等文件资料;凡获奖的获奖证书、奖杯、奖状和出席重要会议的会议材料等必须及时移交档案人员。只有真正的贯彻落实本企业的文件归档制度, 才能有效地保障文件材料收集的齐全完整。

(三) 组建高水平的档案收集人才队伍。

人才是档案信息化建设顺利开展的动力, 档案信息化建设离不开高素质高水平档案人员队伍。对于档案收集工作而言, 需要其具有丰富而专业的业务知识, 能够胜任一般性的档案信息资源收集和归档工作。档案人员首先要具有积极主动性, 要加强对其业务积极性的培养。档案工作者要克服档案收集难的思想包袱, 还要克服档案收集过程中遇到的一些现实困难, 树立主动服务意识, 主动出击, 不断增强工作中的主动性、积极性、灵活性。同时, 档案人才需要向管理型、技术型、复合型的方向发展, 要逐步组建高素质的档案收集人才队伍。加强人才业务培训, 帮助其掌握现代通信、网络、自动化系统等档案收集、管理和服务的最新技术手段和方法。

档案收集工作是一项长期的、具体的、事务性工作。在档案管理工作中, 档案收集是一切工作的起点, 是档案信息资源建设的基础。对于档案信息化建设而言, 档案收集也是档案信息化管理的基础性工作, 起着基石的作用。档案收集不能仅仅依靠档案工作人员, 也不能仅仅依赖信息技术, 它更要依赖于企业内各部门的配合和支持, 更需要档案人员能够提高认识增强自身技能和素质。因此, 我们要认真分析档案收集过程中面临的困难, 积极寻找解决困难的方法和途径。这样才能最大程度的做好档案收集工作, 为档案信息化管理提供坚实的资源保障, 从而保证档案资源能够有效地开发利用, 促进企业档案管理工作健康发展、造福企业员工。

参考文献

[1]于丽萍.试论档案信息化建设, 机电兵船档案.2011 (6) .

[2]吕晓燕.试论档案信息化管理模式下收集工作的难点与重点, 科技信息.2011 (33) .

信息时代档案工作的管理探讨 第2篇

当今社会已经进入信息时代，信息技术引领现阶段科技领域的发展。促进多种行业转型升级。在信息技术里，光纤传输及其微缩复制存储技术有着快捷、精确、高效的信息传输以及存储优点，它给在现阶段档案管理工作产生了非常深远的影响。在新背景和新环境下。档案管理工作面临着诸多问题，需要使用有效手段，推动档案信息化发展以及完善。

1档案管理工作的必要性

传统的档案管理模式是以纸质材料为主，其模式并不先进，且工作量非常大。传统纸质档案管理以及保存当中，需要投进很多人力精力保证档案资料的安全使用。防止纸质档案遭遇虫害、火灾、霉菌以及水分等多因素影响，增加档案使用期限。同时，纸质档案资料在查找上也有很大难度，备份也很复杂。伴随着计算机技术发展和普及，档案管理模式渐渐朝着电子化趋势变革。档案管理上使用信息化技术。能有效解决档案存放以及管理等问题，增加档案使用安全以及可靠性，很大程度的提高了检索效率。彻底发挥档案资料的作用。信息时代背景下，档案管理工作顺应时代发展。满足现代化档案管理有着重要意义。

档案管理工作信息化建设讨论 第3篇

关键词：档案管理 信息化 改进措施

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2016）02（b）-0079-02

档案，自从人类创造了文字以来就诞生了。人们通过对所经历的人或事进行记录的过程就是档案的最初形式。随着人类利用文字水平和熟练程度的提高，包括以时间为顺序、以国别为顺序或以组织为顺序的档案形式逐渐被应用。近年来，随着人和事呈现爆炸式增长，传统的借助纸张进行档案记录和调阅已经难以满足人们的要求。也正是因为这一情况，在网络和电子信息化产品的促进下，档案管理工作逐渐向信息化发展。通过分析在档案管理工作中推进信息化建设，并分析现阶段存在的问题，进而根据问题提出对应的解决措施，为档案管理工作提供参考意见。

1 推进档案管理工作信息化建设的必要性

首先，推进档案管理工作信息化建设是提高档案管理工作效率的必然需要。近年来，伴随着信息的爆炸式增长，传统纸质档案的数量以及内容也迅速增加。但需要指出的是传统纸质档案虽然在阅读时较电子文档有质感、也更加形象。而且，随着人们逐渐对传统纸质档案管理工作进行了创新，使得填写格式和检索方式也更加方便、快捷。但传统纸质档案必须要人工进行填写、归档和调阅。这种形式的管理工作在档案信息数量较少时能体现出一定的优势。随着信息爆炸式增长，使得传统纸质档案在填写记录、整理归档和调阅时不但程序繁琐、更加耗时，而且巨大的工作量也容易出现因人员工作不认真而导致的差错出现。

另外，推进档案管理工作信息化建设也是改善档案服务工作的一项重要举措。传统性质的档案为纸质档案。由于纸质档案不论从其保存时限上，还是从迁移的便捷程度上都存在一定的劣势。这就导致档案管理人员需要耗费大量的人力和物力对已经整理归档的档案进行维护和保存。而且，由于每次对档案进行调研都存在档案丢失、损耗的风险。因此，在进行档案的调阅和借阅时都有着严格的限制。这就造成了档案服务工作的缺失。电子文件在传输过程中和保存过程中相对较为稳定。通过推进档案管理工作信息化则可以提高档案的完好程度以及借阅的快捷程度，进而使得档案的借阅和调阅有效提升档案服务工作质量。

2 现阶段档案管理工作信息化建设存在的问题

现阶段，虽然不论从中央政府还是到地方政府，不论从机关事业单位还是到社会组织和企业，都在积极推进档案的信息化建设。档案管理也在近几年内完成了信息化改革。但需要认识到在档案管理工作中仍然存在着一定的问题。首先，信息化建设存在着缺乏统一格式、标准的问题。由于在推进档案信息化建设时，并没有出台相对应的管理建设细则，只是各地纷纷建设档案管理平台以及档案数据库。这就导致中央和地方政府在平台的搭建过程中所使用的程度和建设指导思想各不相同、各地所建数据库格式各不相同。虽然各地建设的电子档案平台在各自的环境下可以良好运转。但由于近年来人事制度的变化使得人才队伍的交流日趋频繁。当出现人员流动时，相应的档案也需要随之流动。这就容易出现因数据库不同而导致的电子档案不兼容的问题。其次，信息化建设过程中有关涉密信息保密的教育开展相对不足。目前，信息呈现爆炸式增长。而在这海量的信息中就有涉密信息。如果这类涉密信息被别有用心的人利用，则会造成难以估量的损失。而且，随着档案管理工作信息化的推进，也给了“黑客”窃取涉密信息的可乘之机。但目前，部分档案管理工作人员对保密工作重视程度不足。甚至有的工作人员由于长期与涉密信息打交道，逐渐放松了对涉密信息的保密意识，认为涉密信息“无密可保”，进而在无意间泄露了重要信息，给党和国家带来难以挽回的损失。而且，现阶段黑客技术和手段快速发展、变化，使得电子档案的保密工作日趋严峻。另外，档案管理工作还存在着人员队伍建设迟滞的问题。由于传统的档案管理工作对工作人员的要求是细心。而发展档案管理信息化建设对工作人员的要求则是更熟练的电子操作水平和知识技能。但由于上级部门对档案管理共组重视程度不足，使得长期以来从编制和资金上档案管理队伍发展相对迟滞。而且，现阶段的人员素质水平也难以满足信息化的要求。

3 推进档案管理工作信息化建设策略

3.1 档案建设规范化

没有固定建设标准和规范的电子档案只能在小范围内进行流通和交流，难以在其他领域实现流转。但目前我国不论从高科技技术人才还是从政府机关人员来讲，其流动性也是逐步提升的。这就使得在推进信息化建设的过程中需要提前制定一定的规范和标准，将不同区域、不同行业之间的档案格式统一起来。同时，通过对不同区域、不同行业之间的数据库进行连接组网，进而方便人员的交流以及档案的流转。

3.2 提高保密意识，加强保密手段

需要注意的是，虽然通过电脑可以储存大量的数据极大地减少了储存纸质档案的空间。但信息化大背景下，对涉密信息影响最大的就是来自网络的袭击。这就要求档案管理工作人员首先从意识上加强对保密的重视程度，提高警惕性。同时，还要求工作人员在使用网络时注意与涉密电脑的物理隔离，防止信息的丢失。同时，还要求工作人员增强主动防护手段，通过安装防火墙软件和杀毒软件等措施方式涉密电脑中毒。不仅如此，现阶段有的先进技术可以在一定的距离之外就可以通过设备扫描电脑设备中的文件和信息。这就要求涉密部门需要在电脑周边按照电磁防干扰防窃密设备以保证信息档案的安全。

3.3 加强人员队伍建设

虽然电子档案能够有效地缓解传统档案管理工作的压力，但还要注意到工作人员在其中所占的影响因素。由于工作人员才是档案管理信息化建设中的决定性因子，因此要加强对信息化人员队伍建设的重视程度，积极引进具有高学历、高素质和高实践动手能力的人才。同时，通过建立有关人才队伍的培训机制以不断加强工作人员自身的素质水平以适应信息化的发展，进而促进档案管理工作的开展。

参考文献

[1]窦丽娟.关于档案信息化建设的几点思考[J].沈阳工程学院学报：社会科学版，2007，3（1）：97-99.

[2]张桂丽.事业单位档案管理信息化建设问题[J].活力，2012（23）：48.

[3]高丽红.档案管理信息化建设思考[J].合作经济与科技，2009（15）：99-100.

档案工作信息化管理 第4篇

一、电子信息档案的优越性

1. 使用电子信息档案有利于档案管理工作人员提高工作效率

计算机管理系统可以使档案管理工作人员从繁重的档案立卷、归档、检索等劳动中解放出来, 提高了档案管理的工作效率, 是现代化档案管理中不可缺少的管理进程, 也是档案管理的发展趋势。

2. 使用电子信息档案有利于档案文件的补漏增缺

使用电子信息档案, 在对档案文件的补漏增缺工作中, 摒弃了传统档案管理的手工拆卷、装卷工作, 直接在计算机管理系统中插入增加或修改的内容, 一步到位, 大大提高了档案管理的工作效率。

3. 使用电子信息档案有利于档案文件的保密

使用电子信息档案, 查阅档案文件时, 不需要像传统档案管理查阅时需要提供整卷档案, 而是查阅者需要什么文件直接通过计算机管理系统智能检索提供, 既提高了查阅的速度, 又避免了查阅者翻阅整卷档案时接触到不应接触的档案资料, 有利于档案文件的保密。

4. 使用电子信息档案有利于提高档案管理工作的质量

由于立卷人文化程度、理解能力和业务技能的差别, 传统立卷时, 或多或少会出现立卷标准不一的现象, 给档案的归档、检索和查阅带来一定的弊端。使用电子信息档案, 由计算机系统按照统一的设定标准进行智能化档案管理, 对档案管理的所有工作环节进行了规范化、标准化管理, 从而提高了档案管理工作的质量, 减轻了档案管理工作人员的劳动强度。

二、电子信息档案管理的弊端

1. 电子信息档案的安全性有待进一步提高

电子信息档案由于它的特性, 有档案文件与载体分离的可能性, 从而造成档案文件可能遭到外部的拷贝、修改和删除等现象。特别是互联网的开放性, “黑客”可以通过互联网络直接控制档案管理系统, 甚至植入电脑病毒, 造成档案资料的泄密、丢失, 甚至整个管理系统的瘫痪。

2. 电子信息档案保存格式的多样化造成系统的不兼容

由于各行各业有各自的电子文件存储格式, 国家目前没有统一的电子文件保存格式行业规范, 从而造成各种档案资料归档时容易出现存储格式不统一的现象, 即使将其他格式文件统一转换为电子档案兼容的存储格式, 也容易影响被转换文件的准确性和完整性, 甚至出现整个文件的丢失。

3. 电子档案的原始性、真实性和完整性有待进一步完善

对于传统档案, 原始性、真实性是其最大的特点, 甚至其修改的过程也能体现在文件资料中, 保证了档案资料形成的过程和痕迹, 特别对于签字、图像、印章等, 更具有真实性。但电子信息档案, 虽然比传统档案更有优势, 但其在原始性、真实性上不如传统档案更有证明力度, 缺乏真实感和历史感。

4. 电子档案的存储载体极易受外界环境影响而损坏

电子档案依赖于一定的存储载体, 这种载体在存储、运输、使用和维护等环节上极易受到外界环境的干扰, 如光、温度、湿度、空气、灰尘、生物和磁场等等, 这些外在环境直接影响到电子信息档案的保存和安全。

三、加强电子信息档案管理的对策

1. 建立健全电子信息档案管理的制度

档案管理部门应该从发展和创新的角度出发和考虑, 建立健全一整套电子信息档案管理的规章制度, 利用计算机管理系统, 发挥其优势, 同时考虑到传统档案的特点, 从立卷、归档、检索、查阅等环节建立起行业规范, 从而使档案管理工作实现统一化、规范化、制度化。在此基础上, 对实际管理工作中发现的问题和困难要及时进行调查研究, 及时从制度和程序上进行规范, 更好地发挥电子档案管理工作的优势特点。

2. 采用“双轨制”的方式进行归档

在现在的法律背景下, 文件生效的主要标志就是印章和签署, 因此在现有的技术条件之下, 那些有着凭证作用以及法律效力的文件其保存形式主要还是采用的纸质方式来进行。就目前来讲, 一般使用“双轨制”来将电子文件和纸质文件转化为档案, 使得其形成“两套制”的归档内容。换句话来说也就是在归档时将纸质文件和电子文件这两种文件一起归档, 最终形成的两套档案在内容上是相同的。

3. 实现电子档案的安全可靠管理

充分运用电子信息系统的应用支撑环境, 开发利用符合档案管理的数字证书、电子印章等信息化验证软件技术, 保证电子信息档案的真实性和法律性。同时加强对信息系统安全性的建设, 通过防火墙、病毒查杀、系统补丁等防御技术, 实现电子信息档案的安全使用和保管;另外按照工作岗位和级别权限, 对登录系统人员实行权限设置, 对其访问范围进行系统控制, 提高电子信息档案的安全级别管理。

4. 努力增强档案管理人员的专业素养

档案管理部门应加强对档案管理人员专业技术的培训, 从根本上提升电子档案管理的水平。由于电子档案是建立在高科技平台上的, 因此其管理人员也必须是具备一定的高科技素质的复合型人才。所以, 在进一步加强档案管理人员队伍的建设过程中, 除了要对其政治素质、文化素质以及档案业务素质进行提高以外, 还应该将计算机实用操作技巧的提高放在比较重要的位置。

参考文献

[1]张保山.关于信息时代企业电子档案管理的几点思考[J].大陆桥视野, 2013, (22) :57.

[2]余慧玲.试论电子档案的归档、保管与利用[J].韶关学院学报, 2009, (7) :167-169.

[3]江微.浅谈电子档案的保管与利用[J].办公自动化, 2010, (12) :19.

幼儿园档案和信息管理工作制度 第5篇

为了加强对档案的管理和信息的收集、整理工作，有效地保护和利用档案，更好地为本园地各项工作提供服务，特制订本制度：

一、认真学习档案工作有关文件和基本知识，努力提高档案人员自身政治思想素质，业务素质，认真接受上级领导检查，不断改进工作。

二、档案工作实行统一领导、分级管理的原则，充分发挥档案的作用。

三、对档案法规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定定期向本单位档案管理人员移交，集中管理，任何人不得占为已有。

四、收集教职员工在教育管理，教学实践和教学研究活动中产生的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

五、应归档的文字材料必须齐全、完整，保持它们自己的原始资料，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切。

六、各种档案资料包括行政管理工作、文化建设工作、教职工管理工作、教育教学工作、卫生保健工作、财务后勤工作、家长社区工作、和幼儿综合情况等需建档案资料，要求字迹清楚，尽量保留原始状况。

七、凡本园教职工因工作需要均有借阅档案的权利，同时具有保护档案的义务。

八、档案管理人员要熟悉本园档案底细，建立台帐，登记制度，主动热情地为利用者提供方便，努力提高档案查准查全率。

九、查阅档案人员必须十分爱护案卷，严禁在案卷上折叠、勾划、涂改、折页、污损等现象发生。

十、妥善管理档案，对破损的档案及时做好修补工作，尽量延长档案寿命，保持库内清洁，严格做到防火、防强光、防尘、防溢、防虫、防鼠、防潮。

十一、档案一般不外借出园，确因工作需要，必须经园领导批准后方可出园（不属机密级）。

十二、档案是历史的真实记录，国家的宝贵财富，严格做好档案的保护工作，经常检查档案室设施是否破损，墙面是否渗水，门窗是否牢固，确保档案安全。

信息化条件下的档案管理工作 第6篇

关键词：信息化；档案管理

当今信息化时代科学技术迅猛发展，人类社会正在从工业社会向信息社会迈进，信息在社会生活中发挥着巨大的作用，可以说信息资源已成为经济发展的首要资源，信息化建设工作是公司重要的基础管理工作之一。随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战。在新的机遇面前档案管理部门必须将工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为可用的信息上，并准确、高效地提供给有关信息需求者。

一、转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理

传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案信息资源的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。

二、建立有效的信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案

要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，档案管理部门要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。在电子档案使用过程中，首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。其次是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接链接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

三、在档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法

由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆（室）建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，档案管理部门都必须做出理性与科学的思考。

四、提高档案工作者的专业素质，实现档案管理的科学化

现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理者必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：首先，档案管理者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中的大量运用，迫使档案工作者要不断学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作者必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须不断学习、相关知识，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群体和梯队型人才结构。

总之，在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门转变观念，改变传统的档案管理模式，就能够建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求，为经济建设和社会发展服务，为建设具有国际竞争力的技术服务公司服务。

【参考文献】

[1]江微.浅谈电子档案的保管与利用[J].办公自动化，2010.（6）.

民政救助档案信息化管理工作 第7篇

1 加强民政救助档案信息化管理的必要性

所谓的民政救助档案信息化管理, 是指利用信息技术及计算机网络提高档案管理效率, 满足数字化档案建设的管理方式。随着各种信息技术的快速发展及计算机系统服务范围的不断扩大, 注重民政救助档案信息化管理, 有利于促进我国民政救助事业的稳定发展, 全面提升其档案管理工作水平, 更好地适应数字化档案管理工作的实际要求。同时, 由于当前民政档案分类更加细化, 档案信息量不断增加, 社会各行业对档案信息管理工作水平提出了更高的要求, 客观地决定了注重民政救助档案信息化管理的必要性。除此之外, 由于使用传统的民政救助档案管理方式难以达到便捷、高效档案管理新形势的实际要求, 影响档案管理工作效率的同时降低了档案的使用价值, 需要相关的部门及人员注重民政救助档案信息化管理系统构建, 最大限度满足民政救助事业档案管理工作的实际需求。

2 民政救助档案信息管理系统的优势

在可靠的信息技术及计算机网络支持下, 实现民政救助档案信息管理系统构建, 有利于保持档案管理工作高效性, 优化传统的民政救助档案管理方式, 满足其实际管理工作的各种要求。结合民政救助档案信息管理系统功能特性, 可知其具有如下优势: (1) 有利于实现多部门协作、多台计算机同时工作, 明确民政救助档案管理工作落实过程中各部门的职责范围, 实现各部门之间的资源共享; (2) 通过对民政救助档案信息化管理系统的合理运用, 可以及时掌握民政救助动态, 提高档案信息传递效率, 搭建符合民政救助档案服务需求的专业平台; (3) 民政救助档案管理人员可以利用档案信息化管理系统, 在办公区域、家中或者其他地方查询各种档案信息, 方便自身的工作开展, 而且民政救助部门能够对最新的救助情况有着更多的了解。

3 落实民政救助档案信息化管理工作的相关措施

3.1 出台各种政策, 健全相关的法律法规

为了使民政救助档案信息化建设达到预期的效果, 落实相关的档案管理工作, 需要相关的部门出台符合这类档案信息化管理工作需要的各种政策, 健全相关的法律法规, 充分发挥民政救助档案的实际作用。实现这样的发展目标, 需要做到: (1) 结合信息资源保护、电子商务、政务公开、信息安全管理等方面的实际要求, 结合民政救助部门档案管理工作的实际状况, 出台相关的政策, 并结合当前的经济形势完善相关的法律法规, 创建档案信息化工作环境, 构建可靠的档案信息化管理系统, 健全档案信息化管理保障体系; (2) 深入研究档案信息化发展课题, 保持民政救助档案信息化建设决策水平。通过各机关团体、协会的作用, 充分发挥档案学专家队伍的优势, 加强对档案信息化发展的深入研究, 构建与民政救助档案信息化管理工作相适应的发展思路、发展模式, 切实有效地解决档案管理信息化管理工作落实中的安全问题。

3.2 注重对档案信息化管理工作的监督与管理

作为新时期档案管理部门战略部署的工作重点, 加快档案信息化建设步伐, 落实档案信息化管理工作, 有利于提高档案管理工作效率, 更好地满足使用者的实际需求。因此, 民政部门在救助档案信息化管理工作落实中应注重其中的监督管理, 优化档案管理工作流程, 保持实际管理工作的高效性。注重对民政救助档案信息化管理工作的监督与管理, 需要做到: (1) 强化落实档案信息化管理工作的责任意识, 民政救助部门在电子政务建设中应突出这些工作的重要地位, 将救助档案信息信息化管理与办公自动化有效结合起来, 实现对这些档案管理工作的有效监督与管理; (2) 相关的领导及部门需要将档案信息化管理工作作为自身工作计划的重要组成部分, 加强民政救助档案信息化管理领导建设, 增强具体工作计划制定的合理性, 实现电子政务建设与救助档案信息化建设的协调发展; (3) 应用信息技术与计算机网络, 实现民政救助档案信息化管理系统的有效构建, 实现对具体管理工作的全程监督与管理, 促使档案管理工作中存在的相关问题能够得到及时解决。

3.3 健全档案信息安全保障体系

加快民政救助档案信息化建设, 确保档案信息化管理工作落实, 需要民政档案管理部门严格遵守相关的法律法规, 不断完善档案信息安全管理体制, 落实档案信息安全责任制, 强化档案管理人员的思想意识, 注重对档案管理人员综合素质的有效培养, 确保民政救助档案信息化管理系统长期使用中的安全可靠性。同时, 应注重档案信息化管理安全防范措施的制定与实施, 优化系统软件与硬件的服务功能, 构建可靠的档案局域网络安全保障体系, 优化数据库管理方式, 促使民政救助档案信息化管理工作落实中所有数据的安全性, 健全档案信息安全保障体系。

3.4 注重专业结构的不断优化, 加强队伍建设

民政救助档案信息化管理工作水平与管理人员专业水平及基本素质有着密切的关系, 需要在落实档案信息化管理工作中注重对管理人员综合素质的针对性培养, 对其中重要的领导及业务骨干开展各种信息技术培训活动, 实现档案信息化管理队伍的全面建设。同时, 需要从数据库、计算机网络、信息技术等方面注重对档案管理人员专业水平的综合评估, 优化人员结构, 保持档案信息化管理专业结构的合理性, 最大限度满足档案信息化管理工作的各项要求, 全面提升民政救助档案实际管理工作水平, 促进我国档案管理事业的稳定发展。

4 结语

通过对民政救助档案信息化管理工作的深入探讨, 说明了做好这项研究工作对民政救助档案整体管理水平提升的重要性。因此, 需要加快民政档案信息化建设, 构建可靠的档案信息管理系统, 实现传统档案管理方式及管理工作流程的不断优化, 促使民政救助档案管理能够达到预期的效果, 最大限度满足使用者的实际需求。同时, 结合当前信息化时代的实际发展概况, 需要在未来民政救助档案信息化管理工作开展的过程中加强对计算机网络及信息技术的合理使用, 保持这类档案实际管理工作的有效性。

参考文献

[1]雷立梅.信息化对民政档案管理工作的影响分析[J].河南科技, 2012 (16) .

[2]卢瑾.谈信息化对民政档案管理工作的促进作用[J].办公室业务, 2016 (1) .

[3]王海靖.信息化对民政档案管理工作的影响研究[J].商, 2016 (27) .

[4]万雪莲.试论信息化对民政档案管理工作的影响[J].黑龙江史志, 2015 (13) .

人事档案管理的信息化工作 第8篇

关键词：信息化,必然性,电子档案,纸质档案

一、人事档案信息化的必然性

人事档案是人才信息的重要载体,是记载人生轨迹的重要依据,是个人经历和实践的历史记录。

1.人事档案信息量大,信息结构复杂,在一些单位人事档案以纸质形式存在。随着时间的推移,档案的数量、内容不断增加,档案的保存要求不断提高,除了环境要求外,还要消耗大量的人力进行不断地筛选、更新、维修、销毁。而一些纸质的资料随着存放时间的加长必然会老旧,甚至无法辨认,失去价值。

2.保密性是人事档案的重要要求之一。但是部分档案会在不同部门之间进行调阅、传看,纸质的档案除了人力进行看守外,不具备自我防御功能,在借阅过程中可能会产生泄露、删改、增添的现象。

3.人事档案是重要的资料,借阅要经过层层审批,不同单位或异地调转更是程序繁琐。因此不可避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔,各部门信息之间的不畅通,为人事档案的宏观管理带来困难。

随着科技的发展,依托于现代化信息技术,计算机人事档案信息分类数据库软件为这一问题提供了更好的解决办法,人事档案信息化管理应运而生。

二、人事档案信息化的优势

1. 有效化解人事纠纷。

在政府机关、事业单位,岗位编制与实际人数始终存在着矛盾,尤其是面临新的政策出台,对工资、职称等待遇进行调整时,矛盾则有增无减。越来越公平透明的聘用制度使人人都有机会竞聘上岗,不再是领导一个人决定。但是竞聘者各执一词,众说纷纭,互不相让又给人事工作带来了困难。人事档案信息化使得每个人的档案信息更全面、更具体,提取方便,对比明确,为解决这一问题提供了最好的依据。既对当选者实现了公平,又用事实说服了落选者,有效化解了矛盾。

2. 人事档案保存更长久,更全面。

纸质档案受到保存方式、保存空间等限制无法做到事无巨细,而在保存过程中照片、录像、记录、手稿等珍贵的资料也存在破损甚至丢失而无法弥补等问题。但是信息化管理能够有效避免这些问题,庞大的虚拟空间可以将各个细节整理到人事档案中去,对于珍贵资料的保存也更安全,更长久。在销毁档案时操作也更加方面,节省了更多的人力和时间。

3. 人事档案实现实时更新。

信息化管理人事档案使对档案进行及时增补、完善、校核更快捷、方便,随时更新职工每一次工资变动、职称晋升、荣誉取得,由静态化信息转化为动态化信息。人事档案信息的动态跟踪不断充实人事档案,全面准确地反映了个人真实的面貌,为综合分析、实时了解提供了条件。

4. 档案信息网络化。

人事档案网络化是指在遵循档案保密规定的前提下,利用网络的优势,全面实施人事档案信息资源的异地共享。这样就可以实现人才信息在全国范围内的整合。档案信息网络化大大简化了本地、异地人事更换时档案调动的程序。

三、人事档案信息化所面临的问题

1. 人事档案信息化建设带来的挑战与担忧。

人事档案信息化是大势所趋,但是纸质档案历史悠久,一些已经习惯于纸质档案的管理人员,对电子档案存在抵触情绪。一方面,电子档案代表着改变以往的工作方式,电脑成为工具,对于一些年纪稍大的员工,学习电脑,适应新的办公形式是一个巨大的挑战,没有足够的信心能够胜任,同时也要花费大量的时间去学习,这也给日常工作生活带来不便。另一方面,部分员工对于电子档案信息的安全存在担忧,他们认为人事档案信息化后,异地提取档案变成家常便饭,在现行的网络监管机制下,个别网络技术人员通过技术手段存在窃取档案信息的可能。

2. 提高档案管理人员的综合素质。

新时期新形势下,人事档案的信息化管理必然对档案管理人员提出了更高的要求。作为一名合格的信息化人事档案管理人员首先要熟悉国家相关政策,与时俱进,提高自己的专业技能,掌握管理理论与各项业务相结合的原则,同时要维护档案的真实性、可靠性、权威性与原始性。此外,掌握一定的计算机技术,了解人事工作的基本事宜,又能将档案工作与这两者有机结合,运用创新理念对档案管理工作进行重新梳理,才能为信息化管理提供人才保障。

3. 以人为本理念与信息化管理的平衡。

得益于越来越先进的技术手段,人事档案管理的效率得到进一步提升,不可否认的是,计算机技术和网络技术有传统模式无法匹敌的优势,但是档案管理从根本上是为人服务的。人事档案管理是一项非常复杂的工作,不断完善人事档案管理是一项长期的艰巨的任务,计算机技术为档案管理提供了便捷服务,但对档案的更新、完善、维护,同样考验着档案工作人员对为人民服务态度的坚守,便利的管理设备,应成为以人为本服务信念的助力器,而不是偷懒的工具。

4. 良好的物质条件的保障。

优质的网络和规范的应用软件是实现人事档案信息化的物质前提。人事档案信息共享、快速和全方位的信息传输依靠高效的网络系统。中央组织部制定颁发的《信息结构体系》能够实现档案信息的大范围内信息共享,具有总揽全局的权威性。所以在选择应用软件时必须选择在《信息结构体系》基础上的系统软件,才能够保证数据结构的有序。同时,文本、照片、声像的采集与报送都应该制定和遵循相关的标准,减少转换与重新制作的难度。因此人事档案信息化建设需要一系列的前期准备工作,在合格的网络与软件、完善的制度基础上,信息化改革才能良好建立。

5. 技术管理与维护。

人事档案信息化对信息安全有更高的要求。开放的网络空间,信息安全不容忽视,档案信息的保密性成为重中之重。人事档案信息系统建立之后,要对系统进行定期维护,时时监控安全,杜绝信息外泄、流出现象。对于有条件的单位可以设置专门的技术人员进行监管,或者对档案管理人员进行培训,使之掌握一定的网络防御技术,并与相关部门联合,共同保证档案信息安全。此外,要注意的是资料在跨越部门时,要加强归档的组织领导,调档时以只读形式调阅,防止删改和误操作造成文件的改变。

人事档案信息化的推进中,必然会遇到诸多技术上的、思想上的问题,但是人事档案管理必然会越来越便捷、全面、高效。档案管理人员只有快速适应新潮流,学习新的技术,接受新观念,才能更好地体会和享受到科技带给档案管理工作的改变。当然纸质版作为由来已久的档案管理形式,绝非一无是处,它的真实性、直观性、凭证性和法律效力是电子版档案无法替代的,所以电子版档案可以成为日后储存档案信息的主体,而纸质版档案作为辅助性存储存在,这样既去除了纸质版档案的弊端,又能够保留其优势。相信电子版档案与纸质版档案可以在日后不断的磨合中实现优势互补,相辅相成。

参考文献

[1]尹慧雅.关于做好事业单位人事档案管理的几点思考[J].城市建设理论研究,2011.

电力企业档案信息化安全工作管理 第9篇

关键词：电力企业,档案信息化,安全工作

近些年来, 计算机信息技术被广泛的应用于社会生产生活的各个部门, 在电力企业中自然也引进了先进的计算机技术来对电力档案进行管理, 运用先进的计算机信息技术实现电力企业档案信息的传输、应用和存储, 使我国电力企业的档案管理更加信息化。随着我国电力企业档案的不断增加, 对档案管理的要求不断提高, 这也就促使我国的电力企业档案管理部门面临着更大的挑战。

一、加强电力企业档案信息化安全工作管理的必要性

首先, 电力企业是我国国民经济中的支柱产业, 就好像社会经济的血脉, 若没有电力企业的支持, 整个社会经济就会全面瘫痪。尤其是近年来, 攻击电力企业档案信息的现象频发, 这就为敌对势力的攻击行为提供了切入点, 因此, 务必要做好电力企业的档案信息化安全工作, 增强电力企业档案信息的保密性 (1) 。

其次, 电力企业自发展至今, 已多次进行了改革, 并且逐渐参与到电力市场的竞争中, 加之电力企业的数目增多, 想要在当前的市场经济条件和激烈的市场竞争中取得胜利, 保护电力企业自身的商业机密是极其必要的, 很多电力企业的破产就是由于被盗取了企业的机密, 使企业的决策和信息泄漏, 最终使企业失去了在电力市场中生存的根本。可见, 加强电力企业档案信息化安全工作的管理是保护电力企业商业机密的必然要求。

最后, 在科学技术水平高度发达的今天, 知识产权和技术创新成果是对电力企业的高度认可。电力企业属于高新技术产业部门, 对技术的要求相当之高, 如何研发出高质量、高性能的电力产品成为每个电力企业不断寻求的目标之一。这就要求电力企业要加强档案信息化安全工作的管理, 维护自身的知识产权和科技创新成果。

二、加强电力企业档案信息化安全工作管理的有效途径

(一) 电力企业领导者应该高度重视对档案信息化安全工作的管理

电力企业的领导应该给予档案信息化安全工作以高度的重视, 综合电力企业市场的发展趋势和电力企业的改革方向, 并加以思考当前国内外的形势和格局, 充分认识到档案信息化安全工作对电力企业发展的重要性, 并且应该严格按照国家保密政策法规和档案信息化安全工作的部署来开展本企业的档案信息化安全工作, 提高自身的忧患意识, 高度警惕出现网络窃取电力企业的档案信息的事件发生 (2) 。

(二) 进一步完善电力企业档案信息化安全工作的各项规章制度

制度是用以规范和约束人们的行为的一种思想意识。进一步完善电力企业档案信息化安全工作的各项规章制度, 能够更好的建立起电力企业档案信息化安全工作体系, 对各个环节查漏补缺, 严格避免电力企业档案信息化安全工作中的“孤岛”地带。因此, 应该进一步完善电力企业档案信息化安全工作的各项规章制度, 建立起全面的档案信息化安全工作体系, 并且将各项规章制度真正落到电力企业档案信息化安全工作的实处 (3) 。

(三) 采用先进的档案信息化安全工作管理方法

电力企业应该不断采用先进的管理方法, 以提高档案信息化安全工作的稳定性。有效的档案信息化安全工作管理方法, 能够进一步加强电力企业对档案信息的管理和保密, 减少由于档案和信息的泄漏给电力企业造成的损失。

(四) 提高电力企业档案信息管理人员的职业素质和业务技能

电力企业的档案信息化安全工作都是由档案信息管理人员直接来完成的, 档案信息管理人员职业素质和业务技能的高低将会直接影响档案信息化安全工作的有效性。因此, 电力企业应该注重对档案信息管理人员的选拔和任用, 并且要经常开展对档案信息管理人员的培训工作, 使他们的责任意识不断增强, 做好电力企业的档案信息化安全工作, 使他们能够具备随时应对市场经济形势的变化和适应企业发展需要的能力。

三、总结

通过上文的阐述, 我们能够总结出, 电力企业档案信息化安全工作在我国电力企业生存与发展中的重要性。电力企业档案信息不仅能够有效的保障国家的安全性、提升电力企业在市场竞争中的能力, 同时还是保护电力企业知识产权的重要途径。由此可见, 档案信息管理对于电力企业的发展是具有重要意义的, 应该不断寻求有效加强电力企业档案信息化安全工作的途径, 使电力企业实现自身和国家经济效益的最大化。

注释

1郑建红.新形势下加强电力企业档案信息化建设的思考[J].管理观察, 2012, 14 (36) :78-85.

2吴佳宜.电力企业档案信息化运行管理探讨[J].中国集体经济, 2011, 36 (18) :23-34.

高校档案管理信息化工作探究 第10篇

一、高校档案管理信息化建设的必要性和可行性

高校档案管理信息化是顺应信息时代潮流的必然趋势, 是提高高校档案管理水平的迫切需要, 是提升高校档案资源服务能力的前提条件。在信息时代下, 高校档案的形式、形成、存储、传递、利用等发生了根本性变化, 数字馆藏资源越来越多, 信息技术应用越来越广。为了提高馆藏资源利用率、高效运作档案管理工作, 亟待改变传统的人工管理模式, 实现信息化管理。就目前看, 我国信息技术和计算机网络发展迅速, 档案管理技术层出不穷, 为高校档案信息化建设创造了一个前所未有的大好环境。加之, 高校档案管理自动化发展已见成效, 一大批优秀档案管理信息系统应用于高校档案管理, 为高校档案管理信息化建设奠定了良好基础。

二、高校档案管理信息化建设中的困境

(一) 未建立统一的组织协调机构。在分散领导的高校管理体制下, 我国尚未建立一个统一的机构去组织、规划、协调各高校的档案管理信息化建设工作, 做不到资源优化配置, 一定程度上阻碍了档案信息化建设进程。高校档案馆各自独立, 封闭式的进行相关的建设与发展工作, 使高校档案管理呈现出条块分割状态, 各馆间的交流互动少, 馆藏资源共享程度低, 无论硬件设施配置还是数据库建设, 整体上都处于较低水平, 亟待改善。

(二) 数据库建设滞后。现阶段, 高校档案馆基本都建成了规模大小不等的档案数据库, 可是缺乏科学规划, 整体性考虑不够, 系统软件功能缺失, 造成标准化程度低, 服务能力得不到提高。加之, 各类档案的无序整理, 缺乏对教学档案、科研档案、设备档案的规范归类, 只有条目数据库, 没有全文数据库、特色数据库等, 类型单一, 降低了馆藏资源利用率。

(三) 管理技术手段落后。高校档案管理工作一直以来不受高校特别重视, 资金投入不足, 软硬件配置低, 造成档案管理信息技术手段落后。不少高校只是初步实现了自动化管理, 信息化程度低。也正因为如此, 档案资源利用和共享达不到理想水平, 为数字档案库建设和信息化管理带来了较大困境。

(四) 管理人员信息素质有待提高。高校档案信息化建设过程中, 要涉及到很多的计算机知识及应用技术, 要求档案管理人员除了具备专业的档案管理知识外, 还要具有扎实的计算机基础知识, 能够熟练运用计算机应用技术、网络技术、通信技术等, 为信息化建设提供支持。然而实际工作中, 不少高校档案管理人员信息素质并不高, 而且年龄层较高、知识结构较低, 缺乏自我完善的积极性。高校应认识到这一问题对档案管理信息化建设造成的困扰, 加快建立符合需要的档案管理团队。

三、高校档案管理信息化建设策略

(一) 着眼于整体发展, 强化总体规划。高校档案是国家重要的信息资源, 各高校的档案管理信息化工作不应封闭式进行, 应在统一的信息化协调机构的组织下, 树立大局观, 从服务社会角度出发, 制定科学的建设规划, 整体上提升高校档案管理信息化水平。这就需要建立一个组织机构, 统一协调高校档案管理信息化建设工作, 降低资源浪费, 推进建设进程。从中高校可以清楚看到国家对高校档案管理信息化工作的重视, 把这一工作纳入学校整体规划之中, 视作为高校发展的重要内容。

(二) 提升网络化办公水平, 促进档案管理信息化。办公网络化是高校档案管理信息化的重要基础, 提升档案信息自动化处理水平, 利于加快档案管理信息化。所以, 高校档案管理应进一步深化计算机应用、网络管理, 提高网络化办公水平。比如, 在文书档案管理中应用计算机, 使档案的立卷、接收、鉴定工作更便捷、更高效, 不必再花费大量时间去剔除无价值的文件, 大大提高了工作效率。同时, 也便于档案资源检索, 查漏补缺, 调整和删除等。值得考虑的一点是档案信息安全问题。随着网络化办公水平的提升, 不得不重视网络安全管理, 应建立完善的信息防御系统, 通过杀毒软件、网络安全检测、加密、身份认证等手段保护档案信息安全, 防止信息泄露。

(三) 加快档案数据库建设, 提高资源共享率。档案数据库建设是高校档案信息资源开发与利用的核心工作, 应加大资金投入, 根据实际需要科学明确数据库定位, 确定档案数据库建设的标准、规模、效能等。为实现资源共享、提高利用率, 除了建立目录数据库外, 还应建立全文数据库、多媒体数据库、特色数据库。用于档案数据库建设的软硬件可以通过购买获得, 但是档案信息则需要高校自主建设, 加大档案文件收集、整理, 并确保质量。

在档案数据库设计上, 采用ER模型分析与理清数据库内各功能实体之间的关系, 以此为依据设计数据库框架结构, 确定各功能板块。为实现标准化, 要求制定统一的档案文献标准, 对软硬件、网络传输等也要制定标准, 避免数据库标准过低, 确保档案信息在校园网与档案管理网之间的快速交换和存储。

(四) 建立完善的信息系统, 优化档案管理工作。建立完善的档案管理信息系统, 使档案信息的搜集、分类、整理、检索等有一个信息化操作平台, 为信息化建设提供平台。这一管理信息平台应具有完备的功能体系:统一数字档案入口, 集中统一管理电子文件, 支持新的业务加载, 灵活管理权限及有效管理档案流程等。在具体工作中, 不断探索信息技术应用, 使其更好的应用于档案管理信息系统建设, 推动档案管理信息化进程。

(五) 加强教育培训, 提高档案管理人员业务能力。档案管理人员业务能力培训主要从专业能力和信息素养两方面入手。在专业能力上, 要求档案管理人员必须具备专业的档案知识和管理技能, 能在工作中熟练应用;在信息素养上, 要求档案管理人员具有一定的信息意识, 及时捕捉有用信息, 在此基础上具备信息处理、加工与利用能力, 将信息转化为档案资料。这就需要档案管理人员熟练使用计算机应用技术, 为信息的收集、加工处理和利用提供支持。

高校应严格档案管理人员入职, 提高准入门槛;定期组织培训、进修学习等活动, 畅通在职人员职业发展渠道, 尽可能优化档案管理人员知识结构。而档案管理人员应具有自我完善和发展意识, 在工作实践中学习, 使专业知识和信息素养得到提升。

四、结语

综上所述, 高校档案管理信息化是高校管理工作的重要内容, 因此高校需要认清档案管理工作的重要性, 并且针对现阶段信息化建设遇到的困境, 采取相关针对性的建设措施, 全力加快档案管理信息化建设进程, 促进高校档案管理健康发展。

摘要：在网络化办公环境下, 高校应加快档案管理信息化建设步伐, 适应时代的潮流和趋势。本文从高校档案管理信息化建设的必要性和可行性入手, 简要分析当前高校档案信息化建设中遇到的困境, 并提出切实可行、行之有效的建设策略, 以推进建设工作稳步进行。

关键词：高校档案,信息化,困境,建设策略

参考文献

[1]阎德华.提高档案人员素质做好高校档案工作之我见[J].青海师范大学学报 (自然科学版) , 2013, (1) .

[2]刘海燕.浅议高校档案管理工作的问题及对策[J].科技信息, 2011, (2) .

[3]廖若莹.关于高校档案管理工作几个问题的思考[A].福建省图书馆学会2011年学术年会论文集[C].2011.

[4]罗捷.关于高校档案管理信息化建设的新思考[J].中国高新技术企业, 2010 (10) .

[5]王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设[J].现代情报, 2007, 06:63-64+67.

医院人事档案的信息化管理工作探讨 第11篇

【关键词】医院工作；人事；档案管理；信息化

在信息化背景下，医院人事档案的信息量不断增加，传统的档案管理模式已经无法满足新形势下的工作需求。而信息化管理手段的实施则可以有效弥补传统档案管理中存在的不足，提升档案信息处理的质量和效率。因此，对于医院人事档案信息化管理进行分析和探究具有重要的意义。

一、打造高素质信息化档案管理队伍

医院人事档案信息化管理的主体是管理人员，他们素质的高低直接关乎人事档案管理的质量，所以必须要切实提升全体人事档案管理人员的整体素质。首先，在平时的医院人事档案工作中，有关人才的录用需要将计算机应用技术作为选聘人才的一个重要标准，以确保所招收的工作人员都具备高超的计算机操作技能，提升医院人事档案管理人员的整体计算机水平；其次，可以聘请社会中的知名医院人事档案管理人员来到医院内部开展技术培训工作，尤其是要侧重计算机操作技能的应用，也可以在医院中开展计算机技能培训工作，从而借助培训来逐步提升相关人事档案管理的整体质量和效果。再次，可以将医院中那些具备良好学习能力的高素质青年管理人员送到学校或者其他优秀公司中去进行深造，以便他们提升自身的整体信息化管理水平。最后，医院需要对内部的人事档案管理人员进行合理划分和安排，同时需要合理分配新员工和老员工，以便可以实现老员工带新员工的发展策略，逐步使其明确人事档案管理工作中的要点，不断提升医院人事档案管理工作的整体质量。

二、 深化人事档案信息化管理工作认识

医院除了需要重视提高医院内部工作人员的综合素质之外，还要使全体医院领导和管理人员充分了解和认识人事档案管理工作，具体涵盖了制度认识、保密认识和效能认识等多个层面，同时还需要对医院档案管理的发展方向和目标进行充分预测，使他们充分意识到医院人事档案践行信息化管理是其现阶段及未来一段时期的主要发展趋势，以便借此来提升人事档案管理人员的整体素质，加强医院人事档案管理的水平，从而为后续的医院人事档案管理工作奠定扎实基础，促使医院走上信息化管理之路。

此外，在充分意识到信息化档案管理重要性之后，医院需要聘请内部的一些具备计算机能力的工作人员来合理整理、加工、存储和传递相关的医院人事档案信息；待各种人事档案信息储存之后，需要做好相应的保密工作，以便可以更好地处理其管理工作。例如，可以在医院内部建立人事信息保障系统或者人员查询系统等现代化管理系统，不断增强医院人事档案信息的保密程度。如此一来，就可以在深化对人事档案信息进行管理的基础上，确保医院人事档案信息的保密度。

三、强化现代信息化档案管理落实

在新形势下，医院的管理工作中涉及到越来越多的人事档案信息和数据，所以现代化管理是其发展的必然趋势，这就需要充分结合医院信息管理系统和人事档案数据系统，以便可以借助一体化的管理来提升人事档案管理的质量和效率。相较于传统人事档案管理方式，信息化人事档案管理比较开放，并且可以更好地适用于新形势下的医院管理工作，提升人事管理工作的效率，所以必须要合理运用信息化管理手段来逐步将其纳入到医院综合管理环节中。

伴随着医院信息一体化趋势的加剧，医院需要有效地集合相关数据来优化和整合有关的资源，切实结合人事档案、绩效考核以及平时的工作，同时需要强化其计算机管理意识和现代化意识，以便逐步提升档案管理的使用价值；要逐步从传统封闭型的人事档案管理方式向开放型管理方式转变，并要推动相应档案管理人员服务意识的改变，以便可以为教学、科研和应用提供更优质的服务。此外，随着医院现代化建设工作的快速推进，为了更好地实现管理现代化，有必要强化相应管理人员的现代化管理意识，从而可以为人事档案信息化管理的建设奠定扎实基础。

四、 健全档案信息系统维护保障

人事档案信息系统本身是一个处于动态的管理系统，其需要进行定期维护以及相关数据的更新工作。而为了最大限度的发挥人事档案信息系统的最大功效，就必须要培养工作人员在信息化条件下的意识，提高其工作素质；医院人事信息的录入工作要保持准确性和完整性，并要具备良好的系统更新意识，及时更新和校准数据库的准确性；要建立数据安全监测机制，以全面确保网络、软件、运行和人事信息数据等方面的安全性；在医院人事档案信息化管理的过程中，需要对档案管理工作纪律进行严格规定，严格管控网络信息安全管理方面的各项规章和制度，定期对有关的管理人员进行思想政治教育工作，使他们可以切实树立保密观念；要根据检索人员的具体权限类别来合理确定检索信息的范围和内容情况，切实杜绝人事档案管理工作的计算机网络和其他外围进行有效连接，以便可以借此来确保医院人事档案相关信息数据的准确性。

总之，信息化管理在医院人事档案管理中的应用可以显著提升档案信息管理工作的质量和效率，同时也可以避免电子档案信息出现丢失的问题。本文提出了一些医院人事档案信息化建设策略，以期可以更好地指导医院人事档案管理工作的开展，确保档案信息处理的质量。

参考文献：

[1] 郭金菊.医院人事档案信息化管理探讨与实践[J].中医药管理杂志，2013，15（1）：58-60.

[2] 刘小瑕.浅议医院人事档案实施信息化管理的优势[J].人力资源管理，2014，23（4）：206-207.

档案工作信息化管理 第12篇

一、积极转变管理思路, 将工作重心前移

科研档案是指在科学技术研究过程中形成的, 具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料, 是科学技术研究活动的真实记录。科研档案管理的关键点和难点在于对科研项目过程资料的监督与管理。传统的科研档案管理“重整理, 轻指导”, 档案管理人员把大量的时间和精力放在档案整理上, 缺乏对科研项目全过程的监督与指导, 造成管理脱节, 最终导致大量的过程资料遗失, 给企业造成无法弥补的损失。所以, 我们必须积极转变管理思路, 围绕“轻整理, 重指导, 重利用”的管理理念, 借助档案信息化平台, 将工作重心前移。

1. 变集体培训模式为one-on-one培

训模式, 对每个项目组兼职档案员进行一一指导, 让档案管理人员走进项目, 让档案贴近员工。

2. 借助档案信息化平台, 推出“预立卷”制度。

“预立卷”通俗的讲就是立卷前的初步整理。传统的档案立卷工作, 全部由档案管理员来完成, 这样, 档案管理员把大部分时间和精力放在了整理上, 无法跟踪项目, 不能有效地监督项目资料及时归档。再者, 由于项目资料的专业性强, 门类繁多, 在组卷这一环节, 档案管理员不能很好的对有机联系的资料进行配套, 导致立卷的资料缺乏系统性。“预立卷”制度有效的解决了这些问题, 在录入条目之前, 档案管理部门就要求兼职档案员做好“预立卷”工作, 具体有: (1) 移交的资料要有明显的页码标识。 (2) 保持封面的整洁, 必要时加封皮。 (3) 幅面不足A4的单页资料必须粘贴在A4的纸上。 (4) 移交资料具有有效的签字、盖章。 (5) 归档双轨制, 即纸质文件与电子文件同时归档。 (6) 对归档的资料, 进行有机的配套和排序, 保证资料的系统性与完整性。 (7) 对移交的资料进行条目录入, 并挂接电子版, 无电子版的资料要求扫描。数字化扫描、加工工作要遵循效益化原则, 选择的内容要“经典”, 主题要与利用“热点”相结合, 把重要的、利用率较高的档案进行数字化。

二、加强科研档案管理人员管理意识, 提高科研档案管理人员综合素质

由于档案信息内容的数字化, 文档处理的一体化, 电子档案保存的技术化, 开发利用形式的多样化, 使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法, 这就对档案管理人员提出了更高的要求。

1. 修炼好“内功”。

档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的基本要求, 也是档案工作的必然方向。所以, 档案工作者要涉猎广博的专业知识, 开拓视野, 优化知识结构, 结合自己的岗位工作, 边学习边操作, 在提高业务素质的同时, 特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握, 努力使自己成为具备信息知识和网络文化的综合性档案管理人才。

2. 科研档案管理人员要自觉配合做

好科研项目材料的收集和归档工作, 从立项开始, 对各项目进行备案, 主动与项目负责人和科研人员联系, 及时掌握项目信息, 督促兼职档案员做好日常收集工作。随时利用档案信息化系统的管理端对录入的条目和挂接的电子资料进行监督与指导。做到“三同时”, 即扫描—系统挂接—归档同时进行, 实现实时归档。

3. 利用现代化技术, 及时整理实物档案与电子档案。

传统科研档案整理工作内容繁琐, 重复性强, 劳动强度高。再者, 人工立卷时, 立卷人根据自己的理解对文件进行分类, 尽管都执行统一的标准, 但因每个人理解能力不同, 往往会对同一个文件实施不同的分类, 因此不可避免的产生分类不准的现象, 影响案卷的质量, 给今后档案利用带来不便。利用档案管理系统强大的档案整理功能, 不仅可以收到事半功倍的效果, 而且还可以规范科研档案立卷工作。

三、重视档案宣传工作, 增强员工档案意识

档案宣传工作是档案工作的重要组成部分。科研档案是档案的一个重要分支, 要想搞好科研档案宣传工作, 首先就要搞好档案宣传工作。要提高员工对档案及档案工作的认识, 促使人们自觉主动地开发档案信息, 我们就必须对档案工作和档案利用所产生的效益进行进行广泛的宣传, 并不断加大宣传力度, 从而促使档案工作与企业管理需求形成良性互动。

1. 改进档案宣传内容。

在企业员工对档案工作接受和认可程度还不够理想的情况下, 深入了解企业需求, 找准档案与企业需要结合的切入点, 不断向员工展示档案工作和档案利用产生的效益, 从而让企业员工认知是我们档案工作的目的。

宣传工作应从以下几个方面入手:一是对档案工作的宣传, 要对档案工作的目的, 意义进行广泛宣传, 更要突出档案工作动态的宣传。二是对馆藏档案, 资料内容的宣传。档案管理部门要立足馆藏, 面向企业, 贴近员工工作, 内容必须是真实的, 丰富的并且能反映员工普遍关心问题的档案资料。三是对档案利用实例的宣传。利用真实、生动、鲜活的利用案例, 让更多的人了解档案及档案与我们的密切关系。

2. 宣传形式要多样化。

可以通过广播、电视、OA采取员工喜闻乐见的形式进行宣传, 也可以利用板报、电子杂志、简报、专题片等形式反映档案信息。

摘要：本文从积极转变档案管理思路、提高人员素质、加强宣传、提升安全性能等方面进行了论述, 介绍和总结了科研档案管理工作的具体方法和实践经验。对于信息化建设环境下提升科研档案管理工作具有一定的指导意义。