电子档案的信息化管理

电子档案的信息化管理（精选12篇）

电子档案的信息化管理 第1篇

1电子档案是档案发展的趋势

电子化、信息化办公为我们的工作的便捷性和工作速度有着很大的提升。随着计算机技术的发展, 定制类软件诞生, 办公质量和速度得到更多的提升。因此档案的电子化和信息化也是发展的必然性。因为电子档案有着以下的几个优点:第一, 电子档案对办公的场地要求小, 在储存大量的档案时不需要档案室, 不需要房屋和场地的要求, 有足够安装电脑的位置即可。大大减少了场地成本。第二, 电子档案记录信息和查找信息的速度快, 相比较传统及档案室设计, 电子档案只需要简单的操作几下鼠标和键盘就要可以查找到相应信息。比档案袋的方式速度提升了不少倍。第三, 电子档案复制速度快, 有些档案要需要共享时, 电子档案可以快速完成资料复制, 但是传统档案管理速度慢, 而且会经常出现错误。同时电子档案的文字都是由计算机编辑, 能够很好的识别。但是有些传统档案有人书写, 内容有时很难辨认。

2电子档案存在的缺点

2.1电子文件的安全性和长期保存性问题

电子数据的保存凭借的是计算机存储硬件或者互联网云技术。 所以这也是电子档案的弊病所在, 中国人心里有种“眼见为实”的观念, 对利用计算机数据存储档案, 因为看不到数据的具体存在始终对档案的安全性抱有疑问, 电子档案在长期保存中受到计算机硬件的影响, 如果存储的硬盘损坏。将代表所有文件都可无法找回, 但是利用最近的云技术可以摆脱数据对硬件的依赖, 但是另一个问题还是电子档案的重要缺点, 那就是安全性。电子档案可能被黑客入侵然后文件损失, 或者被非法复制, 以及程序员的失误操作造成文件不可修复性毁坏等问题, 也是电子档案的安全性的重要问题。但是所有方法都不是完美的, 传统文件档案管理也可能面临火灾, 盗窃等问题。电子档案的入侵相对较容易, 抗干扰能力差, 同时数据修复能力较低, 但这些是逐渐能被修复和改善的。

2.2纸质和电子档案并存的问题

对于我国而言, 传统的纸质档案应用时间较长, 在居民心中一向有着“白纸黑字”的想法。因此, 部分地区并未大规模的普及电子档案, 其纸质档案依然占有大部分的档案工作内容。此时, 纸质和电子档案并存的问题, 直接影响我国的电子档案普及和信息化管理工作。从目前的情况来看, 两种档案形式并存问题主要表现在以下几个方面:

第一, 纸质档案往往会因为对环境要求较高, 因此在长久的保存后, 字体会模糊、页面会发黄, 此时要想再次输入电子档案, 其阻力较大;第二, 部分机密档案或者是及其重要的文件, 必须通过纸质档案来保存;第三, 电子档案的工作并未得到所有人的信赖, 出现问题的时候, 并不能第一时间找到纸质档案来对比, 由此在客观上形成了档案形式的冲突, 社会舆论的压力也在客观上为电子档案工作造成了不小的影响。

3 电子档案信息化管理方案

3.1更新电子档案的管理方法

电子档案有着比传统档案优良的特性, 但是也有着缺点, 有着对于安全性上人们的担忧。为了弥补电子档案存在的缺点, 就要改变电子档案的管理方法。首先就是按照档案的重要程度建立适合相应的防火墙, 同时对于极重要的档案建立相应的镜像, 把镜像文件给公众使用, 同时主体文件保护安全性, 就算黑客入侵了镜像档案系统, 也不会造成什么影响, 只要再复制一个新镜像就可以把被篡改的数据替换。档案管理的日常工作时, 应该做好相关人员的培养工作, 减少失误操作, 同时做好相应的备份。同时做好云设备的应用, 把档案建立在云上, 保护在硬件出现问题时, 档案的安全性。另外要对档案进行经常性的审查, 排除病毒以及做好相应的数据整理。电子数据如果把安全性问题解决了就逐渐代替传统档案的地位, 做到档案全部的电子化。

3.2采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理

电子档案信息化管理表面上比较优异, 但在实际的操作中, 并不一定会获得理想的效果, 其安全隐患和威胁较多, 很多方面都是有待健全的。为此, 今后在电子档案信息化管理过程中, 还应积极采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理, 即对原始文件开展大量的保护和备份工作。电子档案原始文件的管理, 可尝试从以下几个方面出发。第一, 电子档案部门为信息存储单位提供信息查询功能, 并进行相应的用户确认工作。第二, 电子档案部门在开展信息化管理的过程中, 必须和技术部门、法律部门等专业部门进行密切的配合, 以此来保证信息化管理的标准化和自动化, 减少各种不必要的矛盾和冲突。第三, 由于原始电子文件的重要性, 应定期展开备份工作, 保证所有的文件都有迹可循。第四, 电子原始档案在存储的过程中, 应设定一定的密保措施, 防止出现恶性事件;同时, 每一次的电子档案更新, 都不要覆盖之前的资料, 应保证档案在调取过程中, 可以清晰的展现出每一次的更新时间、更新内容。第五, 由于电子文件的原始性非常重要, 因此应对其采用最新的技术来完成, 并且要经过多项测试, 需确保每一个方面都万无一失。综上所述, 电子档案信息化管理在目前的工作中, 正在努力的开展, 未来工作还会进一步提升。

4结论

在档案的管理上懂得结合新的技术, 把信息化融入其中。建立电子化档案, 在电子档案的管理应用中建立相应的机制, 认识到电子档案的优点和缺点。发挥电子档案的优点, 对于缺点方面要结合相应的技术改善相应的安全性上的问题。对于一些主要档案管理可以采用两种档案管理模式共同进行方式, 然后渐渐的电子档案会占据档案管理的主流地位。

参考文献

[1]王思南.民政社会救助中心电子档案管理存在的问题及优化措施[J].办公室业务, 2015 (24) .

[2]邵文红.浅谈电子档案管理[J].内蒙古科技与经济, 2015 (24) .

电子档案的信息化管理 第2篇

城市勘测电子档案管理信息系统的实现

针对城市勘测行业电子档案的特点,结合“3S”技术和网络应用技术的发展和实际应用,从勘测生产的`实际出发,开展“城市勘测电子档案管理信息系统”研发和建设,以科学的手段管理城市勘测电子档案的各个工作环节,实现电子档案的高效建库和集成管理,提供电子档案的网络化应用服务.

作 者：李黎 刘琳 LI Li LIU Lin  作者单位：武汉市勘测设计研究院,湖北,武汉,430022 刊 名：测绘工程  ISTIC英文刊名：ENGINEERING OF SURVEYING AND MAPPING 年，卷(期)： 17(3) 分类号：P208 关键词：信息系统   电子档案   城市勘测   GIS   OA   WebGIS  

电子档案的信息化管理 第3篇

摘要：随着我国社会经济的不断发展，房地产行业也呈现出如火如荼发展之势，这就形成了越来越多的工程档案。为了提高工作效率，实现工程档案电子信息化管理得到了业内人士的高度关注。本文重点阐述了当前房地产企业工程档案电子信息化管理工作的重要性、存在的问题，以及对提高工程档案电子信息化管理建设的策略等方面进行探讨，并提出意见和建议。

关键词：工程档案；电子信息化管理；策略

前言：

迈入新时代之后，信息技术迅猛发展，使我国的房地产行业迈向了一个更高的台阶。随着房地产行业的不断进步，工程档案也不断增多，这些档案具有至关重要的价值，因此必须加强工程档案的管理。而信息技术的发展使得我国房地产行业工程档案实现电子化管理成了可能。然而，由于种种原因所限，工程档案电子信息化管理现状并不尽如人意。笔者根据已有的工作经验，略谈几点实现工程档案电子信息化管理的策略，希望能起到一定的启发意义。

一、实现工程档案电子信息化管理的意义

1、通过信息技术和网络技术将纸质工程档案转变为电子档案，不仅可以节约存储纸质档案的空间，也能避免档案丢失或损坏，能够大大提高工程档案的管理效率。

2、采取数据传输电子化，可以保持工程档案材料归档与工程建设相同步，使得档案管理部门的工作与工程建设工作实现“无缝”对接，让档案部门及时搜集、整理相关档案资料，提高工作效率。

3、使用网络技术，可以使工程档案及时归档，进而对工程档案的二次开发与利用提供良好的条件，使工程档案的价值得到更大程度地发挥。

4、实现工程档案电子信息化管理，可以将档案管理人员从纷繁琐细的人工操作中解放出来，减轻他们的工作负担，同时也能避免人工操作而引发的误记、遗漏等问题。而且有了计算机的帮助，检索档案更加方便快捷，可以按照归档时间、工程名称等关键词随机查找，可以有效提高工程档案的利用率。

5、房地产行业面临的相互竞争日趋激烈，各个房地产企业自身管理技术也越来越高，这使得工程档案管理也必须不断的系统化、规范化、标准化。在进行工程档案管理过程中不断要有先进信息技术、先进技术手段及先进技术设备应用其中，工程档案管理就必须实现信息化、自动化、电算化的管理模式，提高企业综合竞争力。因此，工程档案电子信息化的管理势在必行。

二、工程档案电子信息化管理存在的问题

工程档案电子信息化管理有着不言而喻的重要作用，但现状却不容乐观，存在一些亟待解决的问题：

1、工程档案管理意识不够扎实

从目前来看，大部分房地产企业工程档案管理依然使用旧时的手工管理形式，这种管理方式不利于日后的檢索与查询，并且利用效率不高。由于是纸质材料书写记录在多次使用后容易造成残损现象，不利于档案的长期保存。众所周知，要形成一套完整的工程档案，需要经过建设单位、施工单位、监理单位等多个企业的共同努力而实现。然而，这些企业中往往缺少专业的工程档案管理人员，导致工程档案收集、整理与归档工作难以有序进行，甚至一些企业出现不建档或者应付建档的不良现象。

2、工程档案信息化建设动力不足

工程档案管理模式落后，缺乏工程档案信息化管理制度，许多单位和部门档案管理人员不专业，未能形成有效的工程档案实施监管制度，对工程档案管理宣传、贯彻落实力度不够，这些都给工程档案信息化管理带来了阻碍。如今，我国的房地产企业工程档案电子信息化建设还只是处于初步发展阶段，在实际操作过程中存在诸多不成熟的地方，比如一些房地产企业对电子信息化建设的关注和投资力度还存在亟待提高的空间，导致工程档案信息化管理缺少足够的硬件设施，从而使工程档案管理细化不够。

3、工程档案管理自动化检索程度低

在这几年中，工程档案管理细化不够，自动化检索水平低，工程档案随着房地产行业的发展记录和种类不断增加，不再是过去单一的模式，但是在工程档案管理中分工不够详尽，造成查找困难，档案存在的真正意义就是能够查询利用，目前工程档案管理缺少系统性、资源不能共享，档案信息化管理只是各行其是，没有形成系统，传统的管理模式早就被社会所淘汰。然而，一些工程档案管理人员依旧受到传统管理模式的深刻影响，掌握新技术的动力不是很强，导致工程档案的利用价值没有得到充分发挥。

三、实现工程档案电子信息化管理的策略

在新时期背景下，实现工程档案电子信息化管理已是大势所趋，必须从以下几点入手来提高我国工程档案的管理力度。

1、提高管理工程档案的现代化意识

工程档案是房地产企业工程系统中的有机组成部分，能直接反映出工程的施工情况、质量情况与施工进度等。但由于我国工程档案管理信息化建设进程比较滞后，所以工程档案的实用性无法得到充分发挥。有鉴于此，建设单位、施工单位和监理单位必须认识到实现工程档案电子信息化管理的重要性与必要性，在档案管理工作中加入现代化元素。比如成立电子信息库，便于档案信息的整理与传播；利用计算机扫描仪或其他现代化设备，将工程档案中的信息转化为数字信息进行保存，这些措施都有助于工程档案管理信息化建设进程的推进。

2、提高对工程档案管理人员的培训力度

毋庸置疑，工程档案管理人员直接参与工程档案电子信息化建设，直接负责工程档案的收集、整理、归档等一系列工作。由此可见，工程档案管理人员的业务素质与专业能力将直接影响工程档案管理的实效。然而从目前来看，部分工程档案管理人员的素质不尽如人意，依旧满足于传统的管理方式，导致工程档案管理效率事倍功半。有鉴于此，对工程档案管理人员加强培训力度，使他们发展成为具备应有的职业道德、业务技能，这也是实现工程档案电子信息化管理的基本条件。具体而言，工程档案管理部门要对工程档案管理人员提供适当的学习机会，使他们参与系统培训，接受信息技术知识，或者聘请专业的信息管理专家为工程档案管理人员进行技术培训，开展专题讲座等，以此拓展档案管理人员的视野和见识，使他们主动适应信息时代的发展变化。

3、提升工程档案信息化管理的安全意识

随着科学技术的迅猛发展，工程档案实现电子化管理已经是不可阻挡之势，但是快速进步的信息化发展也给一些不法分子、竞争对手提供了觊觎工程档案的机会和条件。很显然，工程档案具有一定的机密性，涉及到知识产权问题，如果被不法分子利用，可能给房地产企业带来无法估量的损失。如果档案管理部门不重视档案保密工作，导致档案资料泄露，可能会让不良分子提供可乘之机，不利于房地产行业的可持续发展。有鉴于此，档案管理部门在加强电子信息化管理工作中，要时刻加强安全意识。对档案中的机密内容进行加密处理，要设置防火墙、杀毒软件、数据加密技术等，防止病毒或黑客侵入。与此同时，不仅要重视电子工程档案的管理，还要重视纸质工程档案的管理，防止其发霉变质，导致重要信息流失。只有做到“两手抓，两手都要硬”，才能使房地产企业工程档案管理工作更加合理和全面。

4、加强工程档案库信息化管理的建设

为了使工程档案管理更加系统化，实现信息的有效共享，就必须加强工程档案库的建设。改变过去档案管理软件通用性较差，技术条件存在差异、信息数据格式不同等缺点，将归档的工程资料依照统一的格式化提交给同一档案管理系统，交接之后由系统进行自动归档。归档后数据资料将保存在同一数据库平台内，实现工程档案信息化建设系统的统一，从而实现资源的充分共享。除此之外，工程档案管理数据库还应实现自动化，使数字化系统中的工程档案资料中明确标明存放位置，做到快速检索利用。

四、结束语

在新时期背景下，实现工程档案电子信息化管理已是势在必行。然而，由于我国的工程档案管理信息化建设还处于起步阶段，存在诸多不成熟的地方。所以相关部门要共同努力，在坚持房地产行业信息化建设内在规律的基础上，广泛借鉴国内外先进的管理经验和管理技术，这样才能推进工程档案电子信息化管理建设的不断发展。

参考文献：

[1]李源.建筑安裝工程档案信息化管理现状分析与优化控制[J].广东科技，2013（07）

[2]邵瑞卿.如何建立建筑行业档案信息化管理[J].山西建筑，2012（38）

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会计信息化下电子档案的管理 第4篇

一、会计信息化下电子档案的特点

(一) 电子档案的载体对环境的要求较高

传统的会计档案是纸质的凭证、账簿和报表等会计核算材料, 会占用大量的储存空间, 管理起来比较复杂, 查阅困难。电子档案的载体是磁盘和光盘等磁性介质, 存储空间相对较小, 查阅容易。但磁性介质对环境依赖性较强, 既要防水、防火、防潮、防磁还要防止被人恶意篡改。因此要加强数据安全管理, 否则可能会造成很大的损失。

(二) 电子档案容易遭到破坏

由于电子档案存储于磁性介质内, 信息高度集中, 给一些恶意篡改数据的人员提供了便捷的路径, 电子档案被修改后不易留下痕迹, 难以使数据恢复原状, 这样就使会计数据失真。又由于载体的质量、会计数据存储的有效期、硬件设施更新等问题, 都会影响会计数据的真实可靠性。

(三) 电子档案的内容丰富、领域宽泛

传统的会计档案包括原始凭证、记账凭证、会计账簿、报表等会计核算资料, 是记录和反应经济业务的重要经济资料。在会计信息化下, 不仅包括传统意义上的会计档案还包括了存储在计算机硬盘以及其他磁性介质中的电子会计数据。

(四) 电子档案信息有共享性和处理的高速性

基于会计信息系统和网络技术的应用, 可以实现会计信息系统和其他管理系统的整合, 使资源得到共享。电子档案因其会计信息的数字化, 相较手工会计大大提高了会计档案的查询和使用效率。

二、会计信息化下电子档案管理中的问题

(一) 会计信息化档案管理制度不完善

传统的会计档案保管只包括手工或电算化条件下的档案管理。但随着信息技术在会计领域的应用, 该管理制度已经不适用。会计信息化使得会计工作越来越精细, 但由于缺乏规范的会计信息化档案管理制度, 会计电子档案都由财务软件的管理人员负责保存, 但他们毕竟不是专业的档案管理人员, 有时就会出现会计数据和其他会计资料未及时归档的现象。档案管理制度的不完善使得财务人员的职责不明确, 从而会造成档案人为破坏和自然的损害, 使得会计信息不完整, 失去了原有的利用价值。

(二) 会计信息化下电子档案的保管条件要求较高

电子档案是先存储在计算机中, 然后再以磁性介质为载体或以光盘的形式存放, 因此对保管环境要求较高。存储在计算机中的数据如果遭到病毒和黑客的攻击, 有可能永远无法恢复, 造成无法挽回的损失。如果存放磁性介质和光盘的环境不适宜, 就有可能使它们消磁, 无法继续使用。

(三) 计算机财务软件版本的使用不一致

由于财务软件开发商之间没有统一的开发标准, 使得市面上的财务软件种类繁多, 而财务人员熟悉的财务软件又是有限的, 不能对每一款软件都很了解, 这就在使用时可能会出现错误。另一方面由于会计制度、会计准则的变化也会使财务软件不断发生变化。

(四) 档案管理人员没有足够认识电子档案的重要性

会计电子档案从收集、整理到归档都离不开计算机, 由于传统档案的保管对管理人员的计算机操水平没有太高的要求, 使得管理人员的计算机应用能力不强, 对电子档案不够重视。有时就会出现不能及时对电子档案进行备份的情况, 这种人为的错误就会影响财务软件系统的正常使用, 如果数据丢失不能恢复, 损失可谓惨重。

(五) 缺乏专业的计算机维护人员

会计信息化下电子档案的管理涉及到网络的应用, 而网络本身就是不安全的, 这就需要必要的计算机维护和网络安全人员进行日常维护。但是很少有企业聘用专业的计算机维护人员, 大多数都是将企业的财务人员进行短期的培训, 然后财务人员就又充当了维护人员的角色。由于财务人员很难在短期内掌握计算机的维护技能, 这样在工作中很容易出现操作错误。

三、会计信息化下电子档案管理的对策

(一) 建立严格的内部控制制度

内部控制制度是指一个单位的各级管理层, 为了保护其经济资源的安全、完整, 确保经济和会计信息的正确可靠, 协调经济行为, 控制经济活动, 利用单位内部分工而产生的相互制约, 相互联系的关系, 形成一系列具有控制职能的方法、措施、程序, 并予以规范化, 系统化, 使之成为一个严密的、较为完整的体系。与传统的内部控制制度相比, 会计信息化下的内部控制范围更宽, 其中一些内容是手工内部控制中没有的, 如对程序的修改和调用。借鉴COSO的框架, 《基本规范》将内部控制的要素归纳为内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督等5大方面。企业应优化控制环境;完善风险管理机制, 加强风险管理;建立良好的信息沟通机制;加强监督管理力度;综合分析会计信息化条件下内部控制的成本效益, 降低实施成本。按照《电子文件归档与管理规范》和《会计档案管理办法》的规定, 建立会计信息化档案管理制度, 包括归档制度、保管制度和借阅制度, 这是保证会计信息系统安全有效的关键所在。

(二) 确保会计电子档案保存环境的安全

电子档案是会计信息化的产物, 因而要用现代化的设备加以保存。目前大部分的企业都是纸质档案与电子档案并存, 如果电子档案出现差错, 纸质档案还可以弥补。由于电子档案磁性载体的物理特性应采用AB备份法进行数据的备份, 备份文件应注明形成的时间和操作员姓名, 要选择优质的磁盘介质, 备用盘与存储盘要分别存放在不同的地方。存放电子档案的场所应有防潮、防磁、防尘、防火、防热、防虫等必须的硬件配套设施, 库房温度应控制在17℃-20℃之间, 相对湿度应保持在35%-45%之间, 要避免阳光直射和有害气体, 最重要的是远离磁场。入库的电子档案存储介质要放入特制的软件盒中, 直立排放, 防止挤压变形和意外的损坏, 软件盒要放在特制的防磁档案柜内保存。为了保证电子档案信息的安全, 要做好计算机病毒的杀毒措施, 定期用最新的病毒库查杀病毒, 防止财务专用机感染上计算机病毒。

(三) 选择统一版本的财务软件

选择财务软件不仅要选择软件功能好的, 还要看软件的开发者是否具有好的信誉、充足的开发资金和足够的能力。另外, 还要注意会计电子档案与选择的财务软件版本要保持一致, 将会计电子档案的格式随着文档技术的发展不断升级, 使在任何时候形成的电子档案都具有兼容性。同时, 会计信息化档案不同于普通的会计电算化档案, 它还包括通过会计数据运算和分析而得出的企业决策所需的参考信息, 因此在对会计信息化档案进行保存时, 还应注意这些信息与会计数据的对应关系。

(四) 提高档案保管人员的素质

首先, 要提高在职人员的素质。企业领导应该重视会计电子档案的管理, 对会计电子档案有一个正确的认识, 优化人才的知识结构。保管人员的素质要符合会计电子档案保管工作的要求, 保管人员具有怎样的素质是会计档案管理工作中重要的要求之一。保管人员既要有良好的职业道德, 又要掌握会计学、管理学和档案学的基本理论知识和能熟练运用现代信息技术。要提高会计人员的计算机操作水平, 就要加大培训力度, 立足于企业长期发展的需要, 培养适合企业会计电子档案管理的高素质人才, 注重培训的实际操作能力。可以让档案保管人员、会计人员和系统维护人员进行岗位交叉培训, 这是最好的培养会计电子档案保管复合型人才的途径。

其次, 要注重吸收新的人才, 给企业增加新鲜血液。在选聘人才的过程中, 要进行适当的考试来衡量其理论知识和操作技能的掌握情况。

最后, 要实行适当的激励和约束机制, 坚持优胜劣汰的原则, 确保每个岗位的人员都有竞争和危机意识, 努力做好自己的本职工作。

总之, 现代信息技术条件下, 会计电子档案的管理将面临着诸多挑战。目前, 档案管理信息系统已经在企事业单位、政府机关得到广泛的应用。我们必须切实做好会计电子档案的管理工作, 使它同纸质档案一样发挥作用, 能够长期的存真、保实。总之, 会计电子档案是传统会计档案管理的一次质的改变, 它代表着未来档案管理现代化、信息化的发展方向。

参考文献

[1]葛桂珍, 胡小玲.谈会计电子档案的保管[J].财会月刊, 2006 (3)

[2]刘雪晶.浅析会计信息化档案安全与维护[J].财会通讯, 2008 (12)

[3]孙瑾.会计信息化档案管理中的问题及对策[J].人力资源管理, 2010 (4)

电子档案的信息化管理 第5篇

基本要求：

了解：档案信息数字化的含义，数字档案馆的含义，电子文件的概念和种类

熟悉：数字档案馆与现行实体档案馆之间的关系，电子文件的特点，电子文件的管理原则 掌握：档案网站的主要内容，数字档案馆的主要特点

一、档案信息的数字化

（一）档案信息数字化的含义：是利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。

（二）档案信息数字化的内容：1档案目录信息数字化；2档案全文信息数字化。

二、档案网站的主要内容：是档案机构在公共信息服务网络上建立的站点，它一般是以主页的方式提供相关档案服务和开展档案宣传的。功能：1服务；2宣传；3交流。主要内容：1档案工作信息；2档案机构信息；3档案资源信息；4档案利用服务信息。

三、数字档案馆建设

（一）数字档案馆的含义：是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式。含义：1是在计算机通讯网络上对各地的各种档案信息进行动态搜寻的实质；2它不是一种物理存在的实体，而只是利用分布于不同档案机构的数字化档案信息资源，以网络化方式加以转接；3其实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。

（二）数字档案馆的主要特点：1存在方式，是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式；2运行方式，是存取档案信息的网络化；

3、功能定位，是一个档案信息资源的积累与保存中心，数字档案馆因其主要是对分布于各地的档案信息资源进行动态搜寻连接这一特色，从而在功能定位上是以“存取”为中心。

（三）数字档案馆与现行实体档案馆之间的关系：1实体是数字形成的基础；2数字的出现对实体的馆藏建设提出新要求；3数字为实体提供了新的管理和服务机制。数字与实体不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系。没有实体，数字就失去了一个重要的信息源泉，没有数字提供的信息环境，实体就不可能突破原有的工作局限；数字的建设需要以实体作为基础，而数字的建设也可为实体的进一步发展提供新的机遇。

四、电子文件的管理

（一）电子文件的概念和种类：是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。特征：1是由电子计算机等数字设备生成和处理，其信息是以二进制数字代码记录和表示的，因此亦称为数字文件，并可通过通信网络进行传输；2电子文件是文件的一种类型。数字信息是电子文件的技术属性，而文件是电子文件的功能属性。种类：

按电子文件的信息存在形式划分：1文本文件text如（WPS、WORD），纯文本文件，不包含格式代码，在使用时不受计算机和软件类型限制，如TXT，是政府机关使用最为普遍的电子文件类型。2数据文件data,一是电子表格文件（Excel）格式为XSL，二是数据库电子文件。3图形文件（graphic）,常用格式EPS。4图像文件（image）,如数码相机、PHOTOSHOP等。5影像文件（video）,视频，DVD等，6声音文件（audio）,音频设备，如WAV、MP3.7程序文件（Program）,源程序是纯文本文件。8多媒体文件，两处以上信息文件。9超文本文件，包含信息链接功能的文件。HTML，网站。

按电子文件的功能划分：1主文件，是指表达作者意图、行使职能的文件；2支持性文件，是指生成和运行主文件的软件；3辅助性文件、工具性文件，是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。

按电子文件的生成方式划分：计算机系统中直接生成的原生电子文件，将纸质或其他载体文件重新录入生成的数字化电子文件。

（二）电子文件的特点：1信息的非人工识读性，比特；2系统依赖性；3信息与特定载体之间的可分离性；4信息的易变性；5信息存储的高密度性；6多种信息媒体的集成性；7信息组织的多维性；8物理结构与逻辑结构的分离性；9信息的可操作性。系统依赖性：一是电子文件的制作、处理以至归档后的全部管理活动都必须借助计算机系统才能实现；二是不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到不同程度的障碍。信息的易变性：1电子文件信息和特定载体的可分离性导致载体不再具有对信息的固化作用，计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删更改十分方便，信息可以在不同载体之间转移，动态文档中的数据不断地被自动更新或补充；2电子文件载体不稳定性有可能造成文件中信息的改变；3电子信息技术的发展，新的信息编码方案、存储格式、系统软件的不断出现更是对电子信息稳定性的巨大冲击，因为新的计算机系统和程序常常无法读取那些过时的代码，从而要求将原文件迁移到新的技术环境中，迁移过程中信息的损失，变异有时是不可避免的。物理结构与逻辑结构的分离性：物理结构是指文件信息存储于载体上的位置及分布情况，文件的逻辑结构是指文件信息的内在关系。

电子档案管理在信息时代的应用技术 第6篇

【关键词】档案管理；信息；应用技术

一、电子档案的特点及优越性

1.电子档案的特点

（一）电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率。在信息化高速发展的今天，现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难，减轻了他们的劳动强度，在提高归档质量和检索速度的同時，也将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。

（二）电子档案的微机管理有效地提高了档案管理工作的质量。档案工作的根本目的在于查阅和使用，但要提供可供查阅和使用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗作为保障。然而传统的文书立卷工作是由人来完成的，即由立卷人根据自己的理解来进行操作，显然立卷人对立卷标准掌握的尺度有很强的主观性，立卷标准很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给日后的档案的查阅和使用带来诸多不便。

（三）电子档案的微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，需要拆卷重做。但电子档案采用微机网络管理后，文档用微机按“件”即可整理归档。

（四）档案管理的电子化更利于文档保密。在传统的纸质档案时代，查阅档案时通常是整卷提供利用，尽管查阅者只需利用卷中的一份或几份文件，但却能够看到整卷档案内容，显然，这是不能保证文档管理的保密性要求的。但电子档案的电子化管理则可以克服这一缺点能简单地将其改为单份文件提供利用，这样查阅者就无法接触其他无关的文件，从而保证了文件的保密性。

二、应用技术

1.应做好电子档案使用中的控制与管理

（一）进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。

（二）做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。

（三）加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。

2.建立一批新时代的档案管理人员队伍

在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急，档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。

（一）多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。

（二）对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。

3.建立统一的电子文件管理标准

（一）实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展。

（二）将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行.

（三）制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。

4.严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全

由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而到对电子文件进行特定的保护。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。

三、总结

浅谈电子档案的信息化管理 第7篇

全速发展的科学技术让电子档案的发展存在着无比卓越的优势,使得信息的查找、更新、浏览、下载、打印等十分便捷,电子档案的信息化使信息有效的达到快速的传递和及时的共享。加快电子档案的建设是与时俱进的要求,同时电子档案的信息化管理势在必行。

二、电子档案信息化管理的理解

档案管理的信息化,是现代新型的信息管理方式。广泛应用现代信息技术,提供服务和管理处置档案信息资源。

(一)信息化管理内涵。

信息化管理是以信息化带动工业化,实现现代化的过程。将先进的技术和理念结合,实现生产方式,经营方式的转变,更新传统的经营方式。提高效率,增加效益,增强竞争力,实现资源的合理调配。

(二)电子档案信息化管理的必要性。

档案不是随意改动,它具有一定稳定性。纸质档案有的时候无法避免会受到水火之灾,文件的损失会不同程度上影响各行各业的发展,并且每年都需要从中投入大量的人力物力和财力。科学技术的发展,计算机的出现,社会的更高端的要求,使得电子档案催生。

(三)电子档案信息化管理的意义。

电子档案的信息化管理体现了社会进一步向现代技术较高的程度发展,信息资源实现了高度共享。节约大量资金、劳动力,加强社会各个分工之间的合作和联系,有利于更好的建设社会经济和精神文明。此举将档案信息化纳入了信息化建设的总体规划和目标之中,促进各自的协调发展。

三、电子档案的信息化管理问题表现

电子档案是一种新型档案门类,就是将有价值的档案文件利用计算机,以代码的形式储存在特定的介质然后归档。这中方式与传统的档案管理有着极大的优势,但是电子档案信息出现的问题也与日显露。

(一)管理人员素质不高。

传统的档案管理观念根深蒂固,欠缺开放和创新意识。在实际工作中,工作人员对计算机网络安全知识薄弱,动手能力差导致数据备份不及时,往往存在不规范的操作。甚至一些人通过一些非正常手段进入网络系统,添加、删除、修改储存好的信息,使得电子信息存在巨大的安全隐患。

(二)传输信息欠真实。

互联网是对公众开放的,传输信息的过程的时候,数据容易被他人窃取、修改。伪造的信息的根本不具有真实性,这对于那些重要的档案则是构成极大的威胁。电子档案的可分离的特征,让电子档案在认定和维护信息是原始面貌带了极大不便。

(三)长时间保存。

长时间保存的电子信息会受到多种因素的影响,比如说载体的寿命、电子设备的生命周期等等,同时信息欠缺时效性。若处理不当,丢失损坏档案信息必不可少。这样还导致了电子档案和社会的需要无法达到一致性。

(四)计算机病毒的影响。

电子档案在传递的过程中可能会受到病毒恶性的感染,或是受到有预谋病毒的恶性攻击,使得电脑瘫痪,信息出现漏失或是窃取的现象,无法保证信息的完备性。

(五)归档问题不完善。

数据交换的机读目录档案系统我国至今还没有建成,层次不一的电子档案信息网络系统十分混乱,无法适应资源共享的要求。与此同时,档案管理着往往没有参与办公室自动化系统设计,这样完整的电子档案信息的建立还需要一段路程使得其日臻完善。

四、应对对策与启发

(一)重视人才培训和培养。

加强档案信息化人才队伍建设,加强对电子档案工作的人员培训,增加计算机网络知识,提高其素质,从而才能从容自若的面对网络上的种种问题。同时档案部门的研发人员的培养是很有必要的,是解决技术不足问的直接方法。现代化的档案管理需要的是现代化的人才,需要信息处理、分析、研究的专业人士,单一的人员结构已经无法满足信息化时代的挑战了。

(二)完善法律法规和相关制度。

对于那些擅自串改信息的人要予以严厉的惩罚,只有加强法律效力,才能保证信息的合理性和真实性,遏制那些不良行为和风气。确立新的档案制度,革新管理制度。调整不合理结构,加强创新意识。

(三)及时更新信息。

科学和社会是不断向前发展的,具有相对稳定性的档案信息也仍每日在变动。及时对电子文件的信息进行更新是很有必要的。及时对电子档案信息进行积累,防止信息的缺失和变动,并且不能忘记将其积累的文件留下备份。

(四)提高信息的保密性。

通过提高技术水平,提高开发能力,提高档次,使用加密技术等手段。同时在维护成本的前提下,设立适合的安全保护措施。做到既具有高度的安全保密性,又使得程序不是很复杂,使人们易于接受。设置例如防火墙的计算机系统,防止内外部非授权的用户的非法进入或是攻击,确保档案的安全。

五、总结

电子档案的信息化管理是对传统的档案管理的一次飞跃,一次伟大的革新,对档案的管理有着很大的益处,给社会带来巨大的便捷,也节约了资源。但同时也存在着一些安全性隐患,只要贯彻实施如上的建议,电子档案的信息化管理肯定会有更好的发展空间,从而它能在档案管理工作中能发挥更大的作用。

摘要：现在是数字网络化、信息数字化的时代,计算机网络技术的迅猛发展带动着全社会的信息化程度的不断提高,传统档案已不能满足人们的需求,因而电子档案应运而生,并逐渐发展壮大。

房地产电子档案信息化管理的探讨 第8篇

一、确定适用标准

在房地产档案管理工作中, 实现信息技术标准化, 可以有力保障资源共享和信息交换的实现。在档案资料数字化建设中, 一定要建立完善的技术标准、管理制度和工作制度, 力图形成一个标准化的数字化平台, 对档案进行数字化管理。最近几年, 我国房地产市场获得了飞速发展, 房地产交易量越来越多, 各种交易事项越来越复杂, 交易手续越来越齐全, 交易管理水平越来越高。所以, 给房地产档案管理工作带来了巨大的工作量, 并且房地产档案管理不但与单位本身有关, 而且与人民群众的财产有着直接关系。因此要求房地产管理部门要应用多种方法, 寻找多种途径对档案资料进行管理。尤其是日常档案管理工作, 如必须具备严格的库房管理制度, 每天要记录库房的温湿度, 安全检查, 节假日更应注意档案室的安全, 做好记录工作, 库房内要设置资料存放示意图, 档案柜架摆放要整齐, 库房内不能有污物, 防火、防水, 纸质材料要防虫咬, 同时记录档案的移交、接收、借阅、登记、鉴定、销毁等工作, 在档案资料进入档案馆时要准确无误, 外借档案资料要有凭证, 同时在档案管理中大力应用现代化设备资源, 严格管理各种图片、照片、音像等电子化资料。

二、建设高质量的档案信息数据库

房地产档案管理主要涉及两个方面:档案原件和档案数据。档案信息电子化, 就是把档案馆内各种纸质的材料, 利用计算机对这些档案文献进行收集、整理、选择、加工, 将这些信息转换为微机软件形式的二次文献, 方便人们进行调阅, 可以为人们提供很大的方便。档案应用软件缺乏信息管理功能, 不能在所有的计算机中应用。各个档案管理部门运用的计算机操作系统不同, 具有各种各样的规格, 并且各个档案管理部门应用的档案资料管理软件也不相同, 而且在当前的档案管理工作中, 缺乏一个既能用于文件检索, 也可用于档案信息管理的软件系统, 因为不能相互转换, 所以在管理工作中不能完全使用电脑进行信息管理工作, 不能迅速将信息编辑成果展现在大家面前, 在一定程度上阻碍了档案信息电子化的发展。

在房地产档案管理工作中, 应该使电子资料尽快归档, 运用计算机和扫描仪等设备将纸质资料数字化, 创建全文数据库, 有利于查找。房地产档案虽然不是商品, 但却具有非常重要的利用价值, 可以为人们提供丰富的房地产信息, 中间存有丰富的基础资料, 并且可以完成收集、管理、加工等工作。同时, 房地产信息管理具有很多新特点, 如数量多、管理复杂、信息更新快、用途越来越广泛等, 为了保证档案管理工作与当前人们的生活方式相符, 就必须要加强业务管理, 建设完善的产权信息化档案。建立功能齐全的各种管理系统, 改变传统房地产档案管理模式, 创新管理方法。档案原件在房地产管理当中具有非常重要的作用, 属于档案管理工作的源头。同时, 房地产档案管理还应向社会提供多种多样的服务, 房地产档案网站是连接档案资料与广大用户的桥梁, 可以帮助档案管理部门提供多元化服务。档案管理人员要充分应用房地产档案网站, 与广大档案需求人员开展积极交流, 提供最优服务。一方面我们可将房产档案中的建筑面积、房屋坐落以及平面图等无条件公布在网上, 对于有条件利用资料的各级用户可根据自身的用户级别查询相关的房产档案。另一方面, 利用者可将自身的相关新问题留在网页上, 房地产档案管理人员可以及时了解适用者的需求, 解答新问题, 搞好服务, 方便群众。

三、重视人员素质的提高

档案人员是连接档案和利用者的桥梁和纽带, 档案人员的素质直接影响到档案的利用在社会公众心目中的形象。应着手档案信息化人才的培养从目前看, 许多档案部门缺乏现代高技术人才, 其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺, 大部分档案人员现代技术水平偏低, 甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备, 仍不能充分发挥功能, 就谈不上档案信息化了, 因此, 信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论, 熟悉档案工作的规律, 从而创新更科学、更先进的管理方法, 必须通过各种途径加强档案业务人员培训工作, 提高档案业务人员的管理水平。

综上所述, 房产档案管理要走向先进科学技术手段、科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案资源, 必将使房产档案管理的各个方面发生深刻变化, 使房产档案管理的整体水平明显提高。

摘要：在房地产档案管理中, 信息数据化、管理网络化、服务现代化成为可能。所以对当前的房地产档案管理部门提出了更高的要求, 要求从事档案管理工作的人员必须具备高水平的专业素质, 才能更好地为房地产事业服务。

关键词：房地产档案,电子档案,信息化管理

参考文献

[1]马永利.电子档案与纸质档案安全性探讨[J].华章, 2011 (17) .

[2]张艳文.关于电子档案管理系统设计及实现[J].才智, 2011 (24) .

电子档案信息安全管理的思考 第9篇

一、电子档案信息安全管理的原则

(一) 电子档案信息安全管理的系统性原则。

根据电子档案信息自身的特点以及对安全的需求, 有必要建立一个完整的系统安全保障体系, 对已经存在的电子档案信息进行永久地保存和系统地保护。电子档案信息的安全保障系统是一个较为全面的体系, 涉及到电子档案的保存和管理工作, 只有建立一个涵盖电子档案信息的目标体系、程序体系以及技术方法体系, 才能真正实现电子档案信息的安全保障目标。

(二) 电子档案信息安全管理的适度保护性原则。

适度保护原则是指电子档案信息在失去价值之前就要受到相应的保护, 各种电子档案信息被保护的程度与它们自身的价值是一致的。适度保护原则要对不同价值的电子档案信息采取不同强度的保护措施。然而, 由于条件所限, 电子档案管理部门无法做到大量的电子档案都能得到最好的保护, 只能对保管的电子档案进行分类和分级的整理, 使其在电子档案信息安全保管中得到较好的保护。

(三) 电子档案信息安全管理的便利性原则。

电子档案信息安全管理的便利性原则就是指要在电子档案机密性得以保障的前提条件下, 尽量使合法用户在使用电子档案信息时能够更加方便和快捷, 不必通过层层“突破”才能找到所需要的档案信息, 从而挫伤档案信息用户使用电子档案的积极性。此外, 由于任何事物都在不停地运动与发展过程中, 电子档案信息安全也要经历一个动态的过程, 必须用运动和发展的眼光看待电子档案的安全性。

二、电子档案信息安全管理的不利因素

(一) 计算机软硬件设备不足因素。

由于电子档案一般不能直接利用, 它的形成和处理与利用均需借助计算机软硬件设备的支持才能实现。而计算机系统是由许多部分组成, 每个部分的簿弱环节极易遭到破坏。

(二) 计算机病毒入侵因素。

由于计算机病毒已成为当今破坏计算机操作系统的头号杀手, 它会以各种方式和途径攻击计算机系统的应用软件和数据库以及硬件设备, 从而造成电子文档的破坏或系统的瘫痪。

(三) 人为操作失误因素。

由于电子档案是通过计算机系统与人交互而形成的, 而这一过程都需要操作者给予一定的指令并输入准确的数据来完成, 这样就不可避免地存在人为错误操作的可能。

三、确保电子档案信息安全管理的有效措施

(一) 加强电子档案管理基础设施和应用系统建设。

电子档案部门应加强电子档案的基础设施和应用系统建设, 为利用者提供便捷利用服务。这些基础设施应具有智能化, 并具备防水、防火、防盗功能;电子档案信息管理平台应优化电子档案信息管理系统。推行电子档案的管理标准, 完善电子档案管理操作规范体系, 使电子档案管理实现权责分明、集中管理、定期检测、定期维护以及技术风险评估制度。

(二) 不断提高电子档案信息安全防范技术。

电子档案信息安全管理技术应不断进行升级。升级手段有:1.签署技术。电子档案的签署能够保证该份文件的原创性。电子档案的签署技术一般包括证书式数字签名和手写式数字签名。2.加密技术。加密技术可以确保电子档案内容的非公开性。这种技术采用的是双密钥码进行加密, 防止第三者解密原文件。3.身份验证。通过对用户进行身份验证, 可将非法用户拒之系统之外。4.防火墙。防火墙是一种访问控制技术。控制进、出两个方向的通信, 使被保护网络的信息和结构不受侵犯。5.防写措施。用户只能从计算机上读取信息, 不能追加或擦除信息, 保持电子档案的原始性和真实性。通过以上措施, 可以加强计算机网络的安全性, 防止病毒和黑客的攻击, 确保电子档案信息不被非法访问, 以及篡改和毁坏, 从而有效保障电子档案信息的安全。

(三) 增强电子档案管理人员安全管理意识。

电子档案管理部门应创新服务形式, 提高安全意识。各电子档案管理部门应加快电子档案资源共享步伐。建立电子档案共享联盟, 通过计算机网络技术, 为各类用户提供安全、优质的电子档案信息服务, 包括网上档案信息查阅、咨询服务。电子档案管理部门应对电子档案管理人员定期培训, 提高档案信息服务的质量和效率, 增强他们的安全意识、保密意识。

(四) 加强对电子档案信息安全的监督管理。

档案信息管理中电子文档的归档 第10篇

纸质档案的载体较为稳定安全, 而电子文件的载体稳定性差, 易损坏, 因此归档方式的选择至关重要。经实践检验, 利用磁盘, 脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘, 会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档, 这不仅加大了工作量, 也增加了存贮磁盘的数量, 简便而安全的方式是采用网络移交归档, 并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条:

1.1 借助计算机信息管理网, 开通电子文件归档专递网线。

随着各单位计算机信息管理网的建立与发展, 越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选, 反映了职能活动的概貌, 上网前, 又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换, 在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性, 是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬, 应由电子文件形成部门编目整理, 也利用网络技术向档案部门传输, 可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线, 建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后, 要对归档的电子文件提出格式要求, 但不能是唯一性的, 应认可几种通用性较强的软件, 如:.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

1.2 选择电子文件信息的汇集点, 由计算机与信息管理部门负责归档。

为适应办公自动化工作发展的需要, 人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平, 计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”, 打破了立卷单位人界限, 更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作, 是开发集中统一型信息系统的牵头部门, 成为电子文悠扬信息的汇集点, 又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档, 无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统, 共分为教学、科研、人事管理三个子系统, 正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后, 进行集中处理, 经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新, 过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求, 进行鉴定, 编目整理, 通过网络传输, 移交给档案部门保存, 或直接存入光盘, 定期归档。

无论利用何种途径归档, 必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后, 传输给档案部门, 不能由档案部门自行从网上下载, 以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘, 最好不用磁盘存贮。

2 建立电子文件归档制度

纸质文件归档经过多年实践, 已形成相对稳定的骨干队伍, 有较好的工作基础, 各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人, 负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本, 形成一支队伍, 承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生, 不像立卷归档人员经与档案部门多年合作, 建立了相对稳定的业务关系, 容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以, 依靠原纸质档案立卷工作骨干, 比以各单位计算机与信息管理保同为主体, 重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法, 这与电子文件处理手法相差甚远, 需要新的知识和技术手段, 现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要, 要通过组织业务学习和技术培训, 尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能, 担负起电子文件归档工作的重任。

电子文件来源广泛, 形成者不仅有业务管理部门的承办人, 还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档, 必须靠制度约束, 使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度, 并列入信息管理工作程序, 在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时, 布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。

3 电子文件的归档

归档电子文件应填写“电子文件归档登记表”。应定期把符合归档条件的电子文件, 按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。

3.1 电子文件的归档鉴定工作。

归档前的鉴定, 参照国家关于文件的现行有关规定执行, 鉴定结果, 在电子文件的机读目录上制作相应的标识。

3.2 有效性和完整性鉴定:归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核, 并由负责人签署意见。

3.3 归档要求

3.3.1 把带有归档标识的电子文件集中, 制成归档数据集, 拷贝至耐久性的载体上, 至少一式2套, 一套封存保管, 一套供查阅使用。

3.3.2 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签, 标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境

3.3.3 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

结束语

与纸质文悠扬相比, 电子文件归档所涉及的问题更加广泛, 受制约因素多, 仅靠档案部门独家很难完成, 应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务, 了解电子文件的自然形成规律和历史联系, 是承担归档工作的主要责任者, 在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法, 又了解全局情况, 可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位, 又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门, 在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透, 扬长避短, 发挥各自的优势, 在电子文件归档中集成一体, 共同形成质量较好的电子文档。

参考文献

[1]童云.关于电子档案风险防范与控制的思考[J].金陵科技学院学报 (社会科学版) , 2008 (3) .

浅析信息时代农机电子档案管理 第11篇

关键词：信息时代；农机电子档案；管理工作

1.电子档案的定义及内涵

2002年，国家质量监督检验检疫总局发布的《电子文件归档与管理规范》将电子文档定义为“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。由此可见，笔者认为，电子档案是指人们在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、以代码形式记录于计算机盘片、磁盘和光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。

2.农机电子档案管理的必要性

2.1有利于建立和完善农机档案内容

近年来，随着农业机械化的迅速发展，农机新机具、新技术广泛应用，农机服务领域不断拓展，农机结构不断优化，高性能、大中型农机具所占比重不断提高。而由此产生的各类农机档案资料的数量越来越多，范围也越来越广，这就要求我们农机档案部门必须改变传统的服务方式，做到将农机档案建档与“三农”工作同步进行。因此，笔者认为，我们档案工作者要立足于“科教兴农”，丰富农机档案信息内容，积极搜集、整理、保管和利用好农机档案。

2.2有利于健全农机服务机制

通过利用计算机网络技术，给农机档案信息资源提供最佳的技术手段和实现途径，将采集、加工整理的农机档案信息通过各级农机信息网络系统及时有效地进行传播，向农民推广先进的农业机械化技术和科学观念，发挥农机档案真正的社会效益。并通过网络将那些先富裕起来的一部分农机专业户的成功经验进行及时有效的宣传，这样既为农民致富提供智力支持，同时也可提升农机档案服务“三农”的水平，让农机档案成为新农村建设工作的有力支撑。

2.3有利于减轻档案管理人员的劳动强度

农机档案主要是对拖拉机及拖拉机驾驶员和其他农业机械建立电子台账，实行信息化管理。原有的档案，需要档案人员手工填写每一台拖拉机的型号、产地、发动机号、车架号、出厂日期等内容，并填写每一位拖拉机驾驶员的姓名、地址、身份证号、电话号码及邮政编码等内容。如果有的拖拉机用户要求变更发动机号、车架号或发生拖拉机过户时，还需要去档案室从众多的拖拉机档案中寻找某一位拖拉机驾驶员的档案，进行重新修改。由于档案需反复查阅，不可避免地存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来了管理上的困扰，工作量大~t_q-作效率低。而建立农机电子档案后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。档案数据只需一次录入就可以多次利用。碰到拖拉机变更或过户手续时，只需通过计算机变更和保存即可。数据录入后，还可以方便地打印出书面的变更或过户资料，对档案库中的信息进行统计时，对新增和转出的机械、人员及时注册和注销，保证数据详实、准确。还可将其用报表形式打印出来，在档案管理内部进行数据共享，这样可以有效地减轻档案管理人员的劳动强度。

2.4有利于农机资料的检索查询

传统的检索方式，需要档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中去查找，既费时又费力。而对农机档案管理信息化后，档案管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。利用计算机检索档案，将极大地提高档案的查找速度，有效提高查全率，节约利用者查阅档案的时间，提高服务质量。特别是对拖拉机及驾驶员档案进行电子入册后，对每一位农机驾驶员和每一台拖拉机的照片用扫描仪进行扫描后，碰到农机逃逸事故时，便于警察通过计算机辨认，这样既减轻了档案管理人员的工作负担又有利于迅速破案。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。

3.农机电子档案管理中应注意的问题

3.1保证电子档案的原始性、真实性、完整性，提高农机电子档案的可靠性

无论农机电子档案的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否，都必须加强电子文件的归档管理。对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作采用技术方法，使产生后的电子档案能够准确地表现为其原来生成、发送或者接收的内容，保护电子文件的原始信息。并根据档案管理的要求，对各种不同类型载体的农机档案(如：纸质档案和照片、录音、录像档案)进行数字化处理和转换，加强对电子文件的积累、鉴定、著录、归档等工作的管理，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类档案信息真实、完整、可靠。

3.2确保农机电子档案文件的安全性

由于电子档案存储载体材料的自身特点，决定了电子档案容易受温度、湿度、光、空气污染、灰尘、有害生物以及磁场和机械振动等外部环境的影响。为确保农机电子档案的安全性，笔者认为，档案部门必须建立适合磁光介质保存的环境，保证电子档案载体的安全。对所保存的农机电子档案载体，档案管理人员必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。同时将数字信息文件设置为“只读状态”，因为在这种情况下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其作任何修改，可以有效地防止用户更改电子文件，从而达到保护其原始性和真实性的目的。另外，互联网的开放性，使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体也形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统的瘫痪。因此，档案管理人员要及时安装杀毒软件、设置防火墙，并及时对其进行升级处理，以保护网上电子档案的原始性、真实性。

3.3重视和加强对档案管理人员的培养

电子信息时代的档案现代化管理 第12篇

一、解放思想, 更新观念, 适应社会总体发展

(一) 彻底地从封闭半封闭的思想意识中转变到适应世界的总体发展观念

档案管理要从思想意识上更加开放, 思路放宽, 提高整个社会的档案意识, 逐步与世界整体发展相适应。通过得到社会的支持和关注, 得到社会各界的认可, 才有利于档案工作的开展, 有利于档案质量提高。促进档案管理现代化, 只有提高档案工作的现代化程度, 才能与世界经济贸易的各种现代化的档案管理相衔接。因此, 现代化的档案管理与世界经济贸易密不可分。要提高整个社会的档案意识, 包括机构体系建设和档案工作者队伍建设非常重要。首先要在机构体制上创新, 改变以往的思维方式和工作运行机制。档案工作者要树立起社会意识、世界意识、责任意识, 从长期封闭半封闭的工作环境中彻底解放出来。虽然普遍具有勤勤恳恳、任劳任怨、默默奉献的敬业精神, 但有相当一些人墨守陈规, 观念老化, 思想保守, 与社会接触少, 更谈不上了解世界经济贸易。他们先进的现代化管理手段不会应用, 致使社会协调能力和社会活动能力较弱。因此要改变档案工作默默无闻的封闭局面, 要开阔视野, 破除传统的用人机制, 提高工作人员的素质;调动档案管理人员积极性, 激发档案管理人员的创造性, 把档案管理的作用充分发掘出来;想千方设百计扩大服务范围, 拓展服务领域, 扩大对外档案工作资源范围。只有这样才能开创档案管理工作的新思路、新局面, 推动档案管理事业的健康发展。

(二) 要不断强化培训意识

加强档案管理工作基础知识教育, 通过各种理论培训、档案专业知识教育、世界贸易组织及相关知识的培训, 培养一支坚强过硬的档案队伍, 让优秀人才充实到领导岗位和其他重要岗位上, 使这些人才不仅具有较高的政治理论水平和业务素质, 而且还具备相当的世界经济知识, 以及较强的开拓意识、创新精神。只有这样才能提高档案工作者的社会责任、全局观念, 更好地为档案管理工作服务。

二、档案管理现代化离不开融入世界经济贸易, 离不开现代化

发展离不开经济投入。实现档案管理的现代化同样需要资金、人才、机制等注入。没有资金、设备, 应想尽办法, 根据现在的条件和可能, 配备先进设备;如果没有资金投入, 不能创造条件, 不注重培养管理人才, 档案管理事业就不能健康发展。因此, 要积极培训, 不断选拔高素质的专业人才充实档案管理队伍, 把现代化档案管理工作纳入单位工作计划, 列入本单位的考核内容进行考核, 机制不活的话可以改变现有的工作模式和运行办法, 各级领导尤其是主管档案工作的领导要经常过问此项工作, 实行例会制度、督促检查制度以及培训制度。各个基层单位要经常研究档案管理工作的重大事项、重大动向、重要问题, 听取档案管理工作人员工作汇报, 了解本单位档案管理工作状况, 提出新要求, 下达新任务;不断指导本单位档案管理部门依法开展管理工作, 帮助本单位档案管理部门解决工作中实际存在的困难和问题;还要有宏观指导总体战略、总体思路, 实现档案管理发展战略上的创新, 具体工作环节当中管理内涵和技术手段的创新。做好档案现代化管理, 对促进我国在国际经济贸易中的融合与发展都有着长远和现实的意义。

三、加快档案管理的现代化步伐, 发挥档案管理在国际贸易活动中的作用

随着我国加入世界贸易组织, 档案工作已不是单一管理工作, 而是一项知识性管理工作。世界经济贸易的大融合, 国际经济、政治组织的交流与合作, 各国之间的交流与合作, 都离不开知识性的管理。世界贸易组织的各种知识, 对我国而言, 对我们每个单位而言不是一般信息。要高度重视知识管理、要把信息与活动、信息与经济、信息与档案管理、信息与档案管理机构有机地结合起来, 实现知识共享、信息共享、档案共享, 正确处理档案管理与知识管理的关系。这是认识的又一升华, 只有这样, 才能不断提升档案工作的地位。这无疑对促进贸易组织的档案信息管理有十分重要的意义。