高校人力资源档案

高校人力资源档案（精选10篇）

高校人力资源档案 第1篇

一、高校人力资源档案管理的重要性

1. 有效为高校的发展方向和办学思路提供信息支持。

由于高校人力资源档案中纳入了诸多优秀学生以及教职工的综合性信息, 成为高校人才和人力资源信息的储藏室。因此, 高校人才资源档案管理的好与坏将直接影响到高校的发展方向和办学模式。而高校又是人才的聚集地, 在高校中, 人们可以尽情地将自己的才华展示出来, 进而实现自己的人生价值。而高校想要得到快速发展, 这就需要建立在人才的基础上, 才能使其发挥原有的效力。所以, 加强高校人力资源档案管理, 可以有效为高校的发展方向和办学思路提供信息支持。首先, 通过对图书馆人力资源档案的查阅, 有利于方便掌握高校的科学研究发展状况, 才能为高校的发展做一个更加全面的规划。同时还可以详细地掌握和了解高校教职工的综合信息, 如年龄、学历等, 有利于对不同年龄阶层的教育工作进行综合评估, 从而明确未来的发展优势。作为较重要的信息库, 人力资源档案管理可以为高校提供更加确切的数据, 从而为高校的未来发展奠定坚实的基础。因此, 增强高校的决策性的正确性与合理性, 有效确保高校的可持续发展。

2. 有效为高校学术研究提供良好的氛围, 同时还具有激励功能。

高校能够顺利开展人力资源档案管理的条件, 就需要全体教职工的共同努力, 形成一套科学化、合理化的管理体系。由于高校人力资源管理会对全体教职工的工作成绩进行详细记录, 其中包括档案管理工作的专业水平以及业务能力的大小等, 都可以在人力资源档案管理中得到真实的体现, 成为未来选拔任用人才的有力依据。因此, 高校人力资源档案管理能够为每一个教职工的能力进行客观公正的综合评估, 为其提供正确的工作方向和目标, 尤其是在人力资源档案管理者的职务晋升过程中, 能够起着重要作用, 同时还能激励高校人力资源档案管理者不断进取, 努力提高自身的专业能力和业务能力, 充分调动教职工等相关工作人员的工作积极性, 有效为高校学术研究提供良好的氛围, 同时还具有激励功能, 推动高校人力资源档案管理及高校图书馆的稳健发展[1]21。

二、高校人力资源档案管理中档案交接过程中容易出现的问题

1. 高校人力资源档案管理中档案交接不及时。

这一点主要体现在原来的人力档案管理工作人员, 在新进档案管理人员未到位前直接去别的部门工作, 使得新进档案管理人员不能顺利进行正常工作, 降低了工作的效率。或者是新进的档案管理人员迟迟不到位, 使得原来的档案管理人员无法进行正常的交接工作。一旦这些图书馆的档案资料没有得到良好的管理, 很容易造成丢失的情况出现。

2. 高校人力资源档案管理中档案交接中监督工作交接人员不严格。

通常情况下, 高校图书馆人力资源档案管理工作, 都有专门的档案管理人员负责统筹安排。即便如此, 不少高校领导对于档案管理工作缺乏相应的重视度, 尤其是对于档案交接过程不过问, 而是将重点放在档案管理人员方面, 甚至没有采取规范的档案交接手续, 最终导致高校图书馆人力资源档案管理中档案交接缺乏一定的监督功能, 基于这种情况, 如不采取有效措施, 将很容易出现因档案资料不全而影响到教职工或优秀学生的未来发展, 给他们带来不可挽回的损失[2]49。

3. 高校人力资源档案管理中档案交接过程中手续缺乏规范性。

由于档案交接是高校人力资源档案管理中重要的工作内容, 但不少高校图书馆管理工作人员对于档案交接工作不够重视, 久而久之, 使得档案交接工作缺乏一定的规范性, 甚至在出现问题时却找不到责任方。另外, 在进行档案交接的过程中, 常常不能严格审核相关资料, 甚至在登记相关信息时往往出现漏登、错登的现象, 甚至在没有正规手续的前提下便接收了档案资料管理工作, 一旦有教职工办理交接工作时, 常常会出现很多问题影响后期的工作, 同时也摸不清责任方属于谁。

4. 对高校人力资源档案管理中档案交接还缺乏一定的认识。

由于不少高校图书馆人力资源档案管理没有专业的管理人员, 不少教职工负责兼任, 甚至有不少临时从事档案管理人员, 很少有更多的高校人力资源档案管理人员受过正规的培训工作, 甚至不符合正规的上岗要求, 基于种种原因, 这些人员对高校人力资源档案管理中档案交接工作还没有足够的认识, 对于相关的工作内容不能熟练地操作和管理, 同时对于档案交接工作不够重视, 单纯地认为档案交接过程只是一个形式, 很容易造成人力资源档案的混乱, 给图书馆的档案管理工作带来一定困难, 制约高校的稳健发展[3]146。

三、高校人力资源档案交接过程中问题的解决策略

1. 加强高校人力资源档案管理中档案交接过程的及时性管理。

首先, 需要高校相关领导加强人力资源档案管理工作, 增强对档案交接工作的重视度, 采取严格的工作措施, 将档案交接工作列入每日工作日程中, 同时还要明确档案交接相关责任, 确保在档案交接过程中出现问题时, 可直接责任至人。其次, 在档案交接过程中, 要严格把关。尤其是对于高校人力资源档案管理, 要明确其档案移交工作的相关责任人, 充分做好高校人力资源档案文件的整理和保管等相关工作。所以, 加强高校人力资源档案管理中档案交接过程的及时性管理, 能够有效增强高校人力资源档案管理工作的效率。如果还没有将档案交接的工作办理完, 不要变动档案交接管理工作。只有当一切手续办理完毕, 待确认无误后, 才能离开工作岗位[4]11。

2. 提高高校人力资源档案管理中档案交接意识。

只有不断强化高校人力资源档案管理中档案交接意识, 才能让图书馆档案管理人员时时刻刻牢记工作职责和义务。通过加强高校人力资源档案管理工作者的思想教育, 才能让他们不断了解档案交接工作的重要性, 使其自觉树立良好的责任心, 从而确保高校人力资源档案管理中档案交接工作的顺利进行。其次, 要不断增强高校人力资源档案管理中档案交接工作的业务技能。通过加强对高校人力资源档案管理人员的业务知识、业务技能等全面培训, 安排相应的计划, 从而使其熟悉档案交接工作的内容, 从而有利于更好地提高高校人力资源档案管理工作的效率。所以, 只有不断加强高校人力资源档案管理工作, 有效提高档案交接意识, 才能推动高校图书馆人力资源档案管理工作的稳健发展。

3. 严格规范高校人力资源档案管理中档案交接手续。

在高校人力资源档案管理中, 如果档案交接工作不彻底, 或者一些问题没有得到及时解决, 如教职工综合信息未能够及时登记, 或对档案资料未能及时明确清单等, 很容易造成高校人力资源档案管理混乱。尤其是针对有问题的材料不能够及时补录信息, 甚至在档案交接过程中, 没有相应标记或注明, 进而降低高校人力资源档案管理工作的效率。其次是要加强高校人力资源档案管理中档案交接过程中资料的管理情况, 尤其是要求原来的档案管理人员能够尽快解决人力资源档案材料中的相关问题, 待解决完之后才能进行档案交接工作, 增强高校人力资源档案管理工作的效率。

4. 加强对高校人力资源档案管理中档案交接的监督管理。

如果高校人力资源档案管理需要进行档案交接工作时, 要加强档案交接的监督管理工作。通过专业的监督交接管理人员, 才能在双方的监督下完成交接工作, 这样不仅确保日后档案材料的安全性, 一旦发现问题可以直接责任至人, 另外, 待双方完成交接工作后, 应确认签字, 并经检查无误之后盖上公章, 双方进行保存, 从而使其具有法律效率。一旦日后出现纠纷, 就可以确保双方的利益不受损害[5]176。

综上所述, 档案交接管理工作对于整个高校人力资源档案管理具有重要作用。一旦档案管理人员在离开相应的岗位之后, 就需要办理好相应的交接工作, 待交接工作彻底办理完成之后, 方可正式办理调换部门或离职等相关工作。因此, 在这个过程中, 就需要高校图书馆人力资源档案管理人员不断加强自身道德意识, 不断提高责任心和工作能力, 详细掌握和了解档案交接工作的重要性, 才能不断推动高校的稳健发展。

参考文献

[1]吕晓庆.浅谈人力资源档案管理中档案交接工作的重要性[J].哈尔滨职业技术学院学报, 2014 (2) .

[2]蔡跃江.高校人力资源档案管理的作用绩效、动力来源与建设策略[J].档案学研究, 2012 (2) .

[3]胡翠华.高校学籍档案交接工作存在的问题及对策[J].黑龙江档案, 2012 (4) .

[4]王晓珠.高校档案管理探索[M].云南大学出版社, 2011 (10) .

高校档案电子信息资源的多样性研究 第2篇

本文针对现今高校档案电子信息资源的多样性,首先分析了其来源与环境,然后针对性的.提出了合理收集利用的解决方案,最后就如何应对现今高校档案电子信息资源的多样性提出了几点对策.第一,加强自身学习,努力掌握电子信息技能;第二,健全电子文件归档和管理制度;第三,积极主动联系学校各相关部门,协调数据库连接的各种可能性和有效性.

作 者：潘莺 王剑斌  作者单位：浙江工业大学档案馆,浙江杭州,310014 刊 名：新西部（下半月） 英文刊名：NEW WEST 年，卷(期)：2009 “”(4) 分类号：G64 关键词：高校档案   电子信息资源   多样性  

高校学术档案资源的整合与共享 第3篇

从1909年创办焦作路矿学堂算起，河南理工大学的办学历史已有百年，比河南大学的历史还要悠久。在新中国成立前，学校曾五易其名，九易其址，因多次迁移和战争等原因，许多档案资源都遗失了。新中国成立后，当时的焦作工学院更名为中国矿业学院，主体迁往天津，档案、图书和教学仪器设备等也随之迁走了。留下来的员工和奉命迁来的两所煤炭学校在原址继续办学，直到1958年成立焦作矿业学院，学校的档案资料才开始比较齐全完整。

改革开放以来，随着焦作矿业学院一焦作工学院一河南理工大学的一步步发展，陆续有校友向学校捐赠图书、档案、资料，学校也采取措施多方进行征集，并派人到中国第二历史档案馆、原煤炭部档案馆及国内多所与本校有历史渊源的高校档案机构复制了一大批珍贵档案。但直至今天，这些档案资源也只有极少数存到了学校档案馆，大多仍分散保存在校史馆、图书馆及学校有关职能部门，有些很珍贵的档案原件常年在展柜内展出不利于档案的长期保存，甚至有的仍保存在经办人手里面临二次遗失的风险。

除档案馆、图书馆、校史馆外，保存学术档案资源较多的部门还有学报编辑部、各院系资料室、研究生处、校办、教务处、宣传部、学工处等。出现这种情况，有历史的原因，但更多的是制度设计的问题，很多情况下由于未对学术资源的收集和移交作硬性要求，许多部门为了自己利用方便不愿意上交。还有些是多头管理，同一件事同一样东西，许多部门都在管，容易导致一般的、好说话的，好多部门都存有，重要的、不愿交的，都想着别人会存，结果谁也没存的现象，这在科研成果档案方面表现的尤为突出。

学术档案资源建设特色不够突出。每所高等院校都有自己的教学特色，有拿得出手的特色专业和精品课程，有一批在国内外同行业中叫得响的专家学者。在照顾全局，普遍提高的前提下，围绕这些“特色”和“精品”，在全、新、高、尖上狠下功夫是今后的努力方向，但也是目前存在的突出问题。如果有一天，研究矿山安全，尤其是瓦斯治理，首先想到上河南理工大学网站，首先想到来河南理工看看；研究孙越崎就是河南理工大学资料最全，那么我们的学术资源建设才算真正做到了家。

上述情况虽然是河南理工大学的个案，但根据平时我们与省内外同行交流了解到的情况，以及一些文献报道，这些问题在不少高校也不同程度地存在。下面，还以河南理工大学为例，就加强学术档案资源的收集与整合，提高资源的共享程度和利用效率提些建议。

1、加强档案馆舍建设，为学术档案资源的长期保存打好物质基础。相对而言，国内许多高校都是重图书馆建设，轻档案馆建设，有了重要客人图书馆必看，建设新校区首先就要规划建设图书馆，而档案馆要么用旧房(如腾出来的图书馆)，要么随便弄层楼打发了事。我校也是这样，图书馆是新校区第一批投入使用的建筑，而档案馆虽已规划设计了几次，但还是个“蓝图”。至今仍是借住在图书馆的一个楼层。而且所谓的档案馆也只是对外的一种说法，在学校的机构中并没有这个名字，有的只是校办的档案科，这在一定程度上也给一些部门不交档案提供了口实。《高等学校档案管理办法》(2008年)明确要求，具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆，而且要有专门的库房和管理设施：一是建校历史在50年以上；二是全日制在校生规模在1万人以上；三是已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上。第三条是否达标，笔者未做调查，但前两条是绝对够了。所以，尽快建设档案馆(包括实体的和机构的)是当务之急。

2、对学校各机构、各院系现存学术档案资源进行普查登记，加强资源整合。现在学校里各个部门保存的学术档案资源，原则上都应向档案馆和图书馆移交。这里说的学术档案资源其实面很广，是个模糊概念，既包括在学校招生、教学、科研、管理等活动形成的各门类档案，还包括因学校教学、科研而购买的图书和报刊杂志；既包括学籍档案，还包括教学档案；既包括本校出版的学报，还包括与国内外高校交换得来的外校学报；既有公务活动中形成的，还有教职工个人发表的论文、出版的图书。

3、对有关学术档案资源保存机构的职能进行重新划分，用制度保证学术资源的有序流动。要按照《高等学校档案管理办法》的要求，明确学校各机构、各院系应归档移交文件材料的范围。突出档案馆的收藏职能，将图书馆等机构的收藏职能移交给档案馆。收藏在档案馆的学术文献资源主要是藏，一般不对外借阅；而校图书馆、院系资料室就是面向师生提供借阅，校史馆就是对外展览并尽可能让大家看到文献的原貌。这就要求我们，如果文献只有一件，那原件就要存到档案馆，其他部门提供利用则应提供复制件、缩微件或电子档案；如果文献一式多份，那存在档案馆的就是藏，其他地方的则可以用；校史馆布展应使用仿真件，必须用原件的，应定期进行更换，以确保原件安全。

4、通过学校网站和校史馆宣传学术档案资源，倒推学术档案资源的收集、管理和研究。学术档案资源的收集和整合，最终目的还是为了用。除了被动地接受各方面的查询、参观外，还要主动地进行挖掘、研究和开发这些资源，一个是通过网站虚拟的，另一个是通过校史馆、博物馆实地的。通过用，发现还有哪些没有保存，哪些还比较散乱，倒推着我们不断弥补过去的失误，做好今后的工作。

高校人力资源档案 第4篇

高校档案信息系统建设, 是依托高校校园网优势建立数字档案馆, 实现高校档案信息存储数字化、信息传播网络化、信息资源共享化、利用服务多元化。数字档案馆是传统档案馆功能的扩大, 它以统一的标准和规范为基础, 将有价值的馆藏信息资源数字化和通过各种途径收集、捕获的有价值的电子文件信息, 在加工处理后以数字化形式进行存贮, 并以智能检索技术为手段, 提供统一友好的检索界面, 利用先进的信息处理技术和互联的计算机网络, 向用户提供多媒体数字信息服务[1]。

高校档案信息系统建设是适应信息化社会的需要。为满足高校未来发展与IT支撑技术变化需要, 高校数字校园网应运而生, 高校档案信息系统是高校数字校园网不可缺少的组成部分。

高校档案信息系统建设属于信息化建设, 适用项目管理的理论和方法。项目管理是运用各种相关的知识、技能、方法与工具, 为满足或超越项目有关各方对项目的要求与期望, 所开展的各种计划、组织、领导和控制等方面的活动[2]。自上世纪90年代开始, 随着信息时代的到来和高新技术的快速发展, 项目管理的理论和方法也广泛应用于信息化建设中, 从而有效地控制系统建设的全过程, 以较小的投入、取得较好的效果。

高校档案信息系统建设必须进行项目人力资源管理, 人力资源管理是指运用科学的方法, 在企业战略的指导下, 以人力资源战略、规划和职位分析为基础, 对人力资源进行获取与配置、培训与开发、考核与激励、规范与约束、安全与保障、凝聚与整合等工作, 最终实现企业目标和员工价值的过程[3]。

第二节概述了高校档案信息系统项目的管理过程及其内容, 第三节介绍了高校档案信息系统的项目范围, 第四节叙述了高校档案信息系统项目人力资源管理的主要内容和工作, 第五节阐述了高校档案信息系统项目的人力资源规划, 最后是相关总结。

2 高校档案信息系统项目的管理过程

高校档案信息系统建设与所有信息系统项目一致的是:其核心成果是应用软件的开发与维护, 高校档案信息系统建设的主要内容是高校档案信息系统的开发与维护。实施高校档案信息系统建设, 须按项目管理的理论和方法, 从全局出发, 综合应用各种资源, 对项目的启动、计划、实施和收尾四个阶段进行管理以保证项目顺利完成[2]。

2.1 高校档案信息系统项目的启动

在项目启动时, 要做好用户需求调查分析和项目的可行性研究工作。根据高校档案信息系统建设高技术、高风险的特点, 明确项目目标和范围, 分析找出项目的各种可行备选方案, 然后分析评价这些备选方案损益与风险情况, 最终做出项目方案的抉择和项目决策。

2.2 高校档案信息系统项目的计划与设计阶段

运用项目管理方法, 按照高校档案信息系统项目的目标, 首先设计项目产出物的方案和项目的实施组织方案, 然后编制项目整体计划和专项计划。其中, 专项计划包括项目时间、成本、质量和资源计划等。

2.3 高校档案信息系统项目的实施与控制阶段

高校档案信息系统项目实施与控制阶段的工作包括项目业务工作和项目管理工作。项目业务工作包括具体专业技术和业务工作, 项目管理工作包括项目进度、成本、质量、集成和风险等管理工作。其最终成果是高校档案信息系统。

2.4 高校档案信息系统项目的收尾阶段

项目收尾阶段是高校档案信息系统项目的验收和交付, 同时也是总结阶段。这个阶段的主要任务是进行验收和移交、项目系统索引存档以及把经验教训记录入知识宝库。

2.5 高校档案信息系统项目活动排序的网络图

项目活动排序产生项目网络图, 项目网络图是项目活动和它们之间的逻辑关系的描述图。高校档案信息系统项目网络图如图1。

(1) 前置任务:根据上面网络图中箭尾对应的任务确定前置任务。该项目安装调试需要购买硬件、购买或开发软件方可进行。

(2) 限制条件:高校档案信息系统项目的安装调试受系统所需硬件和软件的限制, 二者缺一不可。

(3) 关键路径:高校档案信息系统项目实施过程中难度最大、有重大影响的子项目是购买或开发软件, 因此关键路径是:

(1) → (2) → (4) → (5) → (6) → (7) → (9) 。

3 高校档案信息系统的项目范围

为了加快高校数字化校园建设步伐, 完善高校信息化系统, 在建设高校数字校园的开始应着手进行高校档案信息系统建设。

高校档案信息系统项目目标是在高校规定的专项经费和期限内, 采用先进的信息技术, 依托高校数字化校园网, 实现高校档案信息共享。高校档案信息系统要求高校档案业务全面实现自动化管理, 为用户提供档案检索与查询等联机服务;系统能使学校各教学、科研、管理等相关部门进行远程登陆, 由此获得方便快捷的档案服务;同时, 系统能通过互联网, 实现全球高校档案资源共享。

高校档案信息系统项目的产出物包括硬件、软件、辅助设施和人员培训。硬件有服务器、用户终端等设备;其软件是高校档案信息资源, 主要包括各种已经数字化的档案信息资源;其辅助设施是现代信息技术的支持所需的设备, 主要包括数据处理、数据库管理、数字化、网络及数字通信、数字信息存储、信息安全等设施;其人员培训是对收集、管理、开发利用档案信息资源的高校档案人员的培训。

高校档案信息系统项目的工作范围是充分利用信息平台Client/Server (C/S) 模式与Browser/Server (B/S) 模式的各自优点, 结合数据库技术, 通过INTERNET、INTRANET及内部局域网实现高校档案信息资源的存储、管理、查询、检索和信息发布。系统建设为三层模型:第一层是面向档案部门内部的局域网, 实现的功能是档案数据的录入、修改、删除、存储、管理、检索及各业务档案的表格输出;第二层是面向校内的校园网, 实现的功能是提供各相关部门的信息查询, 电子档案的收集和上传;第三层是面向社会和个人的INTERNET范围, 提供公共信息发布、信息检索和服务[4]。

4 高校档案信息系统项目人力资源管理的主要内容和工作

人是工作的主体, 在项目中进行成本、进度与质量管理所做的所有工作都要通过人来实现, 因此, 人力资源管理在项目管理中与成本管理、进度管理和质量管理一样重要。项目管理工作中对人力因素的忽略和错误指挥会直接影响项目的成本、进度和质量, 人力资源管理可以在项目管理中的成本、进度与质量管理之间架起一座桥梁, 使其成为一个有机整体并保证其高效运作[5]。人力资源与成本、进度和质量之间的关系见图2。

项目人力资源管理是指针对项目的各个利益相关方开展的有效规划、合理配置、积极开发、准确评估和适当激励等方面的管理工作, 其目的是充分发挥项目的各个利益相关方的主观能动性[5]。项目的各个利益相关方包括项目的内部人力资源和外部人力资源, 内部人力资源包括项目负责人和项目成员, 外部人力资源包括学校的高层管理人员、档案部门人员和其他部门的兼职档案员。

项目人力资源管理的主要工作有: (1) 项目的人力资源规划, (2) 评估项目的绩效, (3) 人员的激励。

4.1 项目的人力资源规划

项目的人力资源规划, 有时也叫做项目的人力资源计划, 是指项目组在组织的发展战略和经营规划的指导下, 为了满足项目的不同阶段对人员的需求提供符合质量和数量要求的人力资源, 保持项目成员供需平衡以实现项目目标的过程。简单地讲, 项目的人力资源规划工作就是要根据项目的任务以及外界环境对项目的影响, 在预见到项目人力资源供给和需求的基础上确定各种人力资源业务计划以及行动方案[5]。

良好的人力资源规划工作可以有效降低项目的风险, 为项目的人力资源管理工作起到开源的作用, 使项目的实施收到事半功倍的效果。

项目的人力资源规划工作并不是孤立的, 高校档案信息系统项目人力资源规划从属于高校的人力资源规划, 二者存在着不可分割的联系。可以说, 项目层面的人力资源规划是高校的人力资源规划的一种延续与细化。项目的人力资源规划应为实现项目目标服务, 相对于高校的人力资源规划过程而言是一个短期的过程, 应随高校的人力资源规划的改变做出调整。

4.2 评估项目的绩效

对项目成功与否的判断, 可以从宏观和微观两方面来考虑。宏观层面主要测度项目是否实现了当初的目标, 是否完成了原定计划, 通过综合各个指标及因素, 得出项目总体的得分和判断。对宏观层面的判断应当是简单、综合的回答, 即是或否, 不应涉及具体细节。对于学校高层管理者、项目负责人、项目成员以及其他关心项目进展与成果的部门和人员而言, 他们更关心的是微观层面的具体评价, 甚至是对每一个具体标准的评价。微观层面从每一个具体的细节出发, 考虑项目的各个具体指标的评价情况, 将宏观评价结果具体化、细分化、定量化。在进行项目的绩效评估时, 对于项目绩效的宏观、微观两方面效果都应加以考虑, 既要有总体, 又要有局部[5]。

要根据组织和项目的具体情况来确定负责评估的人员, 为了保证负责评估的人员对具体情况的把握, 还要适时对他们进行相关的指导和培训。一般来说, 负责对项目进行评估的人员也就是管理项目绩效的人员。

4.3 人员的激励

对于高校档案信息系统项目而言, 项目成员是项目成败的关键因素, 对于项目成员的激励要紧密结合他们的需求与特殊性, 从对于普通员工单纯的物质激励转向物质激励与精神激励相结合。

激励机制的基本原则有: (1) 将项目成员视为战略性伙伴; (2) 在公平、公正、公开的原则下体现激励的差异化; (3) 实时激励与阶段性激励并举, 个人激励和团队激励结合; (4) 慎用消极激励[5]。

努力做到公平、公正和公开, 在组织中营造一种公平的氛围, 并且为每个岗位设定详尽的工作描述和工作说明书, 制定清晰的工作流程, 满足项目成员制度方面的需求。力图增加项目成员的自信心与成就感, 提高项目成员满意度。与此同时, 由于项目成员需求个性化的现象突出, 有时可能需要针对项目成员的特殊需求进行激励[5]。

在此对高校档案信息系统项目的内部人力资源管理, 特别是项目的人力资源规划进行探讨。

5 高校档案信息系统项目的人力资源规划

5.1 高校档案信息系统项目的成员构成

高校档案信息系统项目包括以下人员:项目负责人、安全保障人员、信息技术人员各1人, 以及根据项目需要在不同阶段安排的适当人员。

根据项目需要在不同阶段安排的适当人员需做的工作包括:

(1) 确定用户需求——确定用户需求的系统特点;

(2) 系统分析——进行系统的结构、性能、可实现性等方面的评估;

(3) 系统设计——将用户需求变成具体的系统模型和数据;

(4) 软件开发——按照系统模型和数据开发出具体的系统;

(5) 质量保证——保证系统设计和开发过程满足质量要求;

(6) 采购和外协——建立与项目有关的采购方案, 包括硬件和软件的相关材料的采购和管理;

表1注: (一) 参与阶段的编码是: (1) .需求分析, (2) .系统设计, (3) .硬件采购, (4) .软件采购/开发, (5) .安装测试, (6) .系统验收, (7) .人员培训, (8) .数据转换到新系统, (9) .系统使用与维护。

(7) 系统的安装和人员培训——系统的安装, 对系统使用人员的培训;

(8) 数据转换——数据转换到新系统。

5.2 高校档案信息系统项目的成员职责

高校档案信息系统项目的成员职责见表1。

总结

高校档案信息系统是高校数字校园建设的重要部分, 项目管理理念在高校档案信息系统建设中的运用, 有效地改善和提高了实施结果。人力资源 (Hu man Resources, 简称HR) 开发与管理从产生至今已有近百年的历史。在当代, 人力资源对促进经济增长起着重要的作用, 成为知识经济时代的核心资源。对高校档案信息系统项目人力资源规划进行研究, 对高校档案信息系统建设具有积极的推动作用。

摘要：高校档案信息系统是数字校园网的重要组成部分, 它的建设适应信息化社会的需要。项目管理中最关键的因素是人, 有效地对人力资源进行管理直接影响到项目管理效益的提高。概述了高校档案信息系统项目的管理过程, 同时介绍了项目范围和叙述了高校档案信息系统项目的人力资源管理的主要内容与相关工作, 进而阐述高校档案信息系统项目的人力资源规划。

关键词：高校档案信息系统,人力资源管理,规划

参考文献

[1]潘连根.数字档案馆的定义及特征[J].浙江档案.2004;4:7-9.

[2]戚安邦, 等编著.项目管理学[M].北京:科学出版社.2007.

[3]于桂兰, 魏海燕.人力资源管理[M].北京:清华大学出版社, 2004, 9.

[4]曹彩凤.基于B/S的高校档案信息系统设计[J].科技档案.2003;2:22-24.

浅析高校图书和档案信息资源的融合 第5篇

1.1 高校图书和档案信息资源的融合是高校信息化建设的必然要求。在我国高校旧的管理体制下，图书馆和档案室分属两个部门，虽然有一定的共性，但二者缺少必要的联系和沟通。随着信息化时代的到来，高校师生对知识信息的需求越来越高，作为提供知识信息的图书馆的馆藏资源已经不能满足这些需求。这就要求高校档案信息资源和图书馆在信息化手段下进行有效的融合，实现图书和档案信息资源的共享，更好地为高校师生以及管理者提供信息资源服务。

1.2 高校图书和档案信息资源的融合可以促进高校提高管理效能。在信息化时代，由于互联网和数字存储设备的普及和利用，使得图书馆和档案室的信息资源的融合成为可能，就能提高这些信息服务部门的服务效能，同时也可以精简部门，避免人财物方面的浪费，从而提高学校的管理效能。

1.3 高校图书和档案信息资源的融合也是和谐社会建设的具体体现。信息化时代，人们需要全天候、全方位、综合化、无地域限制的信息资源提供服务，单个图书馆或档案室绝不可能满足这些需求。高校是社会信息资源的集中之地，实现高校图书和档案信息资源的融合，可以更好地为校内师生和社会大众提供信息提供服务，有利于和谐社会的建设。

2 高校图书和档案信息资源的融合模式

2.1 高校图书和档案信息资源的实体融合模式。实体融合模式就是对图书馆和档案室进行有机的重组，对人员、设备、经费、编制和信息资源进行全方位一体化的资源建设模式。两个部门实行统一的行政管理，优化各种资源配置，这样就能节约成本，提高信息提供服务的工作效率。2003年，天津南开大学泰达学院图书馆，整合图书馆和档案馆的资源成立泰达图书档案馆。该馆实行馆长负责制下的分工，负责图书和档案两方面的业务工作，实行一馆两中心，即文献信息中心和档案信息中心。该馆的图书和档案信息资源的实体融合，取得了不错的社会和经济效益。

2.2 高校图书和档案信息资源的虚体融合模式。虽然实体的融合能取得不错的效果，但由于我国高校长期存在的行政体制和各方利益的原因，有时进行实体的融合会有一定的困难，因此，图书和档案信息资源的虚体融合模式也在相当一部分高校中采用。随着信息技术的发展和普及，信息资源的传递已经不受时间和地域的限制，这样保留图书馆和档案室在行政上的分离，但在信息资源上可以借助网络和数字设备进行有机的共享。这种虚体的融合模式同样能提高信息资源利用效率，大大提升信息提供服务的水平。

3 高校图书和档案信息资源的融合的具体措施

3.1 建立完善的管理运作体制。要很好地实现高校图书和档案信息资源的融合。根据学校实际情况，建立完善的管理运作体制。采用实体融合模式的高校，要明确机构的行政构架，加强人员、设施等融合力度，协调两部门的有序整合，从而提高信息服务能力。采用虚体融合模式的高校，要制定全面、合理、长远的共建共享的整体发展规划，对信息资源的著录、标引、分类、检索等程序统一技术标准，制定标准化、规范化的工作流程。对图书馆和档案室的信息资源进行有效的建设和布局，使二者的信息资源的共建共享更具效率。

3.2 加强信息化资源建设人才的引进和培养工作。马克思主义告诉我们，一切的生产要素中人是最重要的。而当前具有一定的信息化专业知识或专门技能的人才，是做好图书和档案信息资源的融合，提高信息提供服务水平的关键。在工作中不仅要大力引进具有图书馆学和档案学管理的复合型人才，还要引进计算机和网络方面的高级人才，更好地为图书和档案信息资源的融合提供智力支持。而加强员工的工作技能的培训，提高现有人员的专业知识水平，改善工作人员知识结构，也是加强人才建设的必要手段。

3.3 加大资金投入，提供有力的设备和技术支持。要实现高校图书和档案信息资源的有效融合，离不开先进的硬件设备和软件支持，加大资金投入，改善图书馆和档案馆的技术设备实力，是加快图书和档案信息资源的融合，提供良好信息提供服务的必要条件。

高校人力资源档案 第6篇

1.档案文化传承更多地停留在理论层面。随着基于社会文化价值的档案观的形成,高校档案工作者对于档案的文化属性已经有一定的认识,但更多地还是停留在学者的层面,未全面普及到基层工作者。大多数基层工作者对于如何实现高校档案的文化价值、有效传承档案文化,缺乏清晰的认识。而在实际工作中,也有相当一部分档案工作者将档案文化的传承简单地等同于档案资源的保管和利用,档案工作中重视档案的文化凭证作用,忽略其文化媒介作用、文化教育作用的情况较为多见,未能充分发挥高校档案的文化价值。

2.档案文化传承受制于档案的特性。高校档案资源中蕴藏着大量珍贵的信息资源,但由于其原始凭证性、保密性等特点,决定了其文化传承的方式高度依赖于档案工作者的筛选和加工。档案文化传承绝不仅仅是一般意义上的档案利用服务,而是需要档案工作者在浩如烟海的档案中发掘出有用的信息,经过加工整理取其精华并提供利用,使档案在更大空间、更长时间里得到传播。对于档案工作者来说,不仅需要树立档案文化服务意识,还需要具备一定的素质和技能,才能展现档案更高层次的地位与价值。

3.档案文化的服务机制尚未建立。要真正体现档案的文化功效,就要把档案的文化价值放在重要地位上,着重发展档案的社会文化服务功能,由传统利用方式向新型利用方式转变,主动深入开发、挖掘档案的潜在文化。当前,虽然许多高校都非常重视征集、保护和整理本单位的文化档案,但是没有上升到档案文化服务的高度,普遍未建立起档案文化服务机制,档案的文化形象未完全树立,档案的文化服务功能也未得到充分凸显。面对上述难题,迫切需要档案工作者从文化资源管理者和文化服务提供者的视角,积极探索档案工作的切入点,突出高校档案文化属性,开发高校档案文化产品,不断增强高校档案文化的社会贡献力。

二、特色档案资源的文化价值探究

1.特色档案是高校档案文化传承的一个较好的切入点。高校是知识和文化的重要产出地和辐射源,审视高校档案的文化价值与文化属性,无疑具有重要的历史和现实意义。高校特色档案作为高校档案的精髓,以一个独特的视角记录了高校文化的历史积淀。基于特色档案的高校档案文化传承,其在见证历史、传承文化和维护高校可持续发展上具有长远的价值。

2.特色档案在挖掘高校文化内涵及价值上具有独特的优势。特色档案在高校档案文化传承上的价值,主要体现在:(1)传承办学理念。特色档案记录了高校办学理念的发展形成,见证了学校治校的历程,体现了不同时期的管理特色,是一所学校办学理念的浓缩,对于把握高校文化的内涵和价值具有举足轻重的地位;(2)凸显高校档案文化。高校从一开始就被赋予了人文教育和文化启蒙为核心的地位。高校特色档案反映了一个学校所特有的校园文化,凸显了其自身的文化特点;(3)展示办学效益。办学理念所取得的效益是高校内在文化的价值体现,也是其文化价值最终的落脚点,挖掘一所学校文化传承所带来的独特办学效益,无论是对于教育工作者如何进行教书育人,还是对于管理者如何传承科学思想和学术研究,都具有一定的启迪作用;(4)体现地方的历史文化特色。高校的特色档案,往往是伴随着社会经济的发展不断丰富和丰满的,具备一个地方的历史文化特色,研究其发展,也能从中窥见地方的历史文化特色。

三、特色档案资源体系的构想

1.重大活动档案。高校的重大活动档案记载和反映了学校对重大活动的组织、举办、安排和处置的全过程,这些是高校发展历史的重要凭证,是我们认识和把握一间高校独具特色的发展规律的重要依据。高校重大活动的文件资料及各类载体来源于各个单位或部门,平时分散保存在各个材料形成部门手中,许多文件资料需要经常使用。涉及人员多和资料的反复利用,给归档工作带来一定的难度。

2.高校荣誉档案。高校荣誉档案是指高校在各项工作和服务中取得优异成绩并受到上级部门、友好单位、各级领导及社会知名人士的奖励、表彰与称赞所获得的奖品、赠品、证书等材料,可通过文书档案、实物档案、电子档案、声像档案等多种载体展现。笔者认为,荣誉档案的归档除了应收集高校及其教师获得的荣誉、办学特色成果等常规档案之外,还应着重收集学生就读期间获得的各种荣誉;除了应该收集奖状、奖杯、证书等实物档案及成果材料之外,还应将无法归档入库的荣誉材料拍成电子照片。(1)学生荣誉档案。学生荣誉档案是高校教学成果向现实生产力转化的原始材料,充分体现了一所高校的教学水平,是高校的宝贵财富。当前,高校在收集荣誉档案的过程中,往往存在重教师、轻学生的现象,对于学生以个人名义参加各类比赛的奖励,受到表彰、感谢的文字或见报材料、奖品重视程度不够。档案部门应结合电子荣誉档案的推行,着手完善学生荣誉档案的收集。(2)电子荣誉档案。部分荣誉档案因涉及个人利益,往往是难以收集齐全,例如归属教师、学生个人所有的实物荣誉,由其他高校、社会人员主办的横向课题材料等等,但这些材料往往非常珍贵,对于高校的重要性不言而喻。档案部门可以将这些获奖情况登记造册,并将级别较高的荣誉证书或其他实物拍成电子照片统一管理。

3.特色人物档案。特色人物档案主要包括本校人才团队档案和部分知名的教师、研究人员,以及出色校友形成的档案。当前,虽然各个高校已经开始系统收集名人档案,但“名人”的概念往往难以界定,而且高校培养、造就一个名人需要时间和历史的沉淀,对于一些年轻高校来说,往往无从下手。特色人物档案既能充分体现一所高校的办学特色,又能为将来名人档案的收集奠定基础。

四、实现特色档案文化价值的途径

1.构建“丰富馆藏、突出特色”的档案资源建设机制。档案部门要制定出台相关的档案规章、完善档案征集制度,从制度上打造丰富馆藏数量、突出特色档案的良好氛围,通过各种形式收集和挖掘具有强烈高校特色的档案资源,满足高校教学、科研、管理等各方面对特色档案资源的不同需要。根据笔者观察,目前可以借鉴的资源建设做法有:一是建立以院系所为中心基础的特色档案目录中心,对于部分归属院系但尚未进入高校层面的特色档案,由院系各部门自行归档,但要登记造册,档案部门留存档案目录;二是建立特色档案资源数据库,对于重要但无法归档齐全的材料留存电子档。

2.建立反映“档案精品、文化魅力”的文化传承体制。要有效地发挥特色档案的文化传承功能,除了要加强对特色档案文化的理论研究外,更应探索开发利用特色档案文化资源的长效机制,开展特色档案文化实践活动,使其成为一种“活的文化”、“现实中的文化”,让高校档案文化得到传承:(1)通过“走出去、请进来”等方式,借鉴先进高校档案文化传承经验,主动参与一些大型纪念活动,针对各项活动制订工作计划,严格措施落实,确保活动成效。(2)在工作方式上从以档案部门为主向与校史、文博等部门协同转变,通过共同举办展览、编辑出版特色档案史料、举办特色档案文化宣传活动、开展特色档案文化知识交流互动、为社会各界提供档案素材等形式,充分挖掘特色档案文化潜力。(3)设立特色档案文化展厅,将高校具有特色和重大价值的材料、成果、实物、图片等以直观、生动的方式展现在广大师生面前。(4)开展多种形式的宣传活动。借助校园网、BBS、学校广播站、校报、墙报等发布信息,传播特色档案信息,使本校使命和特色深入人心。(5)向专家学者招才引智,提升档案文化创作水平,打造文化精品。

3.编制特色文化编研材料,有效传播档案文化信息。基于档案的原始性、凭证性和保密性等特性,档案编研无疑是特色档案的一种理想表现形式。档案工作者应充分借助档案编研这一利器,实现特色档案的文化传承:(1)积极开发特色档案文化产品。考察、研究社会各层面对特色档案信息的不同需求,强化档案文化素材的精深加工,创造出更多的文化创意精品,真正开发和实现档案的文化价值;(2)创新提供利用方式。改变过去档案编研成果长期“沉睡”库房的状况,让档案编研材料“走出去”,通过各种开放途径,传播档案文化信息,参与文化建设。

4.充分利用现代科技,凸显特色档案网络文化。在互联网高速发展的今天,高科技的利用将为高校档案文化传承工作带来巨大的实惠。一方面,要着力开展特色档案的数字化、信息化工作,将馆藏的特色档案以数字化的方式归档,并在电子文件的归档中做到及时归档、安全保存特色档案,以此为基础,建立起特色档案的网络信息平台。另一方面,要强化特色档案网络文化的建设。依靠网络技术、通讯技术等现代信息技术,通过正面宣传,展示高校的办学历史、教风、学风等,使档案文化和历史文化传播相互交融,让特色档案网络文化在校园文化中生动凸显。

摘要：该文立足于高校档案文化传承的困境,从文化资源管理者和文化服务提供者的视角对特色档案资源的文化价值进行了探讨,并提出了建立特色档案资源体系及实现文化传承的途径。

关键词：特色档案,档案文化,文化传承

参考文献

[1]黄安宁,叶敏.建设高校特色档案对丰富校园文化的作用——以安徽中医学院为例[J].安徽农业大学学报,2008(3).

[2]陈琳.关于档案文化建设的现实思考[J].连云港职业技术学院学报,2010(4).

[3]陶岚.刍议高校特色档案的建设管理[J].科技传播,2010(7).

高校人力资源档案 第7篇

关键词：数字档案馆,风险,分类

随着信息技术、网络技术的迅猛发展, 数字档案信息资源急剧增加, 数字档案馆模式已成为档案工作在电子信息时代发展的必然。高校档案部门也正是在这一背景下, 逐步开展数字档案馆模式的探索。但是, 从以往的实践中可知, 高校数字档案馆在运行过程中, 其馆藏的各类档案资源可能面对各式各样的风险, 这些风险一旦发生, 就有可能给高校数字档案馆带来惨重的损失, 甚至是难以恢复的。因此, 高校要想确保数字档案馆的平稳运行, 确保系统中所保存的各类档案资源不受损失, 就必须充分了解数字档案馆背景下高校档案资源存在的各类风险。只有正确认识到风险的客观存在, 我们才有可能在一定范围内改变其发生和发展的条件, 并结合各种风险控制技术, 将高校档案资源可能面临的损失降到最小。

一、数字档案馆背景下高校档案资源风险的含义

从国内外研究成果中, 我们不难发现, 关于风险的界定主要有三种学说, 即风险客观说、风险主观说和风险因素结合说。风险客观说是指风险是客观存在的, 它以风险事件作为观察的基础, 通过数学和统计方法对客观存在的风险的不确定性进行度量, 并且认为其度量的结果都可以用货币来衡量其尺度的大小。风险主观说则认为风险管理者在对风险进行识别与分析时会有面对相同事物产生不同认识的现象。因为, 人作为一个个体, 他们对任何事物的认知和看法都会因其经验、知识、心理状态的不同而产生差异, 所以, 风险主观说的研究者们认为风险的不确定性是毋庸置疑的, 但是风险的这种不确定性是由其管理者的主观能动作用导致的, 从而否认了风险识别、分析的绝对客观性。风险因素结合说则又与上述两种学说存在着明显的差异, 他们认为, 对风险的研究要着重考虑风险发生的原因、结果及人类行为的互动关系。从以上的论述可以看出, 虽然不同学者对风险的界定可能会有所不同, 但是他们都对风险本身的不确定性及必将给风险管理单位造成损失这一共性表示赞同。所以风险常被这样进行描述, 即它是指一个事件潜在影响社会组织、机构或个人目标达成的几率及影响程度。然而, 在实践领域里, 不同的风险管理主体对风险的界定又会有所差异, 如“环境风险是指在自然环境中产生的或者通过自然环境传递的, 对人类健康和幸福产生不利影响同时又具有某些不确定性的危害事件”[1]39。“供应链风险是指在特定客观条件下, 在特定期间内, 由风险因素引起的风险事件的发生, 影响了供应链预期的正常运行, 使供应链面临损失的可能性。”[2]586因此, 本文在对数字档案馆背景下高校档案资源风险进行界定时, 也充分借鉴了上述三种理论学说及各领域的研究成果, 将数字档案馆背景下高校档案资源风险定义为:在数字档案馆运行过程中, 由于某些潜在因素的存在, 导致高校档案资源丢失、损毁及其引发其他损失的可能性。

二、数字档案馆背景下高校档案资源风险的分类

对数字档案馆背景下高校档案资源风险进行科学分类, 将有利于我们更准确地认识这些风险。同时, 对风险进行科学的分类还有助于高校档案部门及时采取正确的应对措施和管理技术来解决风险, 进而确保高校数字档案馆安全、有效地运行。数字档案馆背景下高校档案资源风险主要包括运营风险、自然风险和社会风险三个层面。

1. 运营风险。

运营风险是指数字档案馆在日常运行、管理过程中, 高校档案资源所面临的风险, 它往往集中于数字档案馆的日常业务流程和管理活动中。因此, 运营风险也可以被称为数字档案馆背景下高校档案资源的核心风险, 它是高校档案部门在进行风险管理时的重中之重, 具体包括档案管理风险、系统风险、管理策略风险等几类。其中档案管理风险主要是指高校档案部门开展档案资源的收集、整理、鉴定和保管等具体管理活动中所形成的风险。造成此类风险发生的原因有很多, 如高校档案部门人员的疏忽大意、操作失误;内部员工的职责不明确、缺乏必要的档案管理知识及技能;没有对电子资源、数字资源的生成、管理和利用进行监控;没有完善的备份措施, 特别是异地备份措施等。系统风险主要是指数字档案馆管理系统由于病毒、黑客入侵、技术更新等因素所带来的风险。在计算机技术和网络技术飞速发展的今天, 任何一个机构或组织都有可能面对病毒或黑客入侵风险, 如果高校数字档案馆的系统被恶意破坏, 不但会使其无法正常运行, 甚至可能会使系统中保存的重要信息因被窃取而外泄, 那将使高校档案部门乃至其文件形成者蒙受巨大损失。而管理策略风险主要是指高校数字档案馆在运行过程中由于对各类档案资源缺乏明确的管理规范及标准作为指导所引发的风险。当前, 我国数字档案馆领域还处于一种各自为战的状态, 每个省、市虽然都先后建立了数字档案馆, 但是由于没有国家层面的战略出台, 导致各类档案资源的管理标准、元数据标准等相继涌现, 这一现状致使各地区之间出现了严重信息割据的局面, 势必会给我国未来数字档案馆的管理和档案信息资源共享带来巨大的风险。综上所述, 运营风险作为数字档案馆背景下高校档案资源风险架构的核心, 涵盖了高校数字档案馆的整个管理活动, 而对它防范、控制的好坏将直接影响数字档案馆业务活动能否有效开展, 其馆藏的各类档案资源能否妥善保存。因此, 高校档案管理者应高度重视运营风险的管理, 及早识别风险源, 采取应对策略, 将馆藏档案资源可能遭受的损失降到最小。

2. 自然风险。

世界上的任何物质都要受自然因素的强烈影响, 档案也不例外。数字档案馆背景下高校档案资源的自然风险主要是指由于自然因素而产生的不可抗力, 给数字档案馆中的各类档案资源带来损失及不利后果的风险, 它主要包括气象灾害风险和地质灾害风险两类。其中气象灾害风险主要是由于气候条件的异常变化给高校档案资源所带来的风险, 主要包括暴雨、洪涝、低温、台风等。这些风险因素一旦发生, 都有可能给高校数字档案馆中的各类档案资源带来巨大的损失, 甚至是无法挽回的。而地质灾害风险则主要是指由于地质表层及地质体发生变化并达到一定程度时, 给数字档案馆中保存的各类高校档案资源造成损失的风险。地质灾害风险是当今世界各国最关心也是最难以根治的一种风险, 它具有不可控性, 其发生的时间和趋势也没有一定的规律可循, 而且一旦发生后就会给人类带来无法挽回的损失。例如地震、火山喷发、泥石流、崩塌、地裂缝等。这些地质灾害虽然属于低频风险, 并不经常出现, 但是在特定情况下一旦发生, 就会演变为非常严重的风险, 并且会给社会各领域造成巨大的经济损失和人员伤亡。因此, 作为高校办学历程的保护者, 高校档案部门在建设数字档案馆时, 就更应该加强对此类风险的预防和管理, 汲取唐山大地震、汶川地震的经验教训, 在做好异地备份工作的同时, 也应与相关部门进行沟通与交流, 制订切实有效的风险管理规划, 保障此类风险的防范与应对工作有效实施。

3. 社会风险。

社会风险是以高校数字档案馆外部环境为条件的, 它主要是指因国家的法律制度、政治制度、经济状况、社会状况和科技发展等因素的变化而造成高校档案资源面临损失的可能性, 具体包括法律风险、政治风险、经济风险、科技风险。其中法律风险主要是指国家相关法律的变化对高校数字档案馆中的各类档案资源所带来的不利影响。如电子文件作为正式文件的法律地位尚未确立、电子文件的证据价值未获认可等。这些问题如果不能及时获得国家法律层面上的解决, 势必会影响到数字档案馆中各类档案资源的价值体现。政治风险主要是指国家乃至国际政治格局改变及相应政治活动的开展给数字档案馆背景下高校档案资源带来的风险。如战争、内乱、恐怖主义等。虽然此类风险在数字档案馆运行过程中发生的频率较低, 但是高校档案资源作为国家信息资源体系的重要组成部分, 理应获得高度重视。经济风险是指国家经济环境的变化对高校数字档案馆馆藏资源可能造成的风险。如国家经济的衰退、金融风暴、通货膨胀等现象, 都会在一定程度上对高校数字档案馆的正常运行产生影响。而科技风险则主要是指科学技术的变化给高校档案资源所带来的影响。当今, 我国各省、市的高校数字档案馆都是依托科学技术的发展而逐步建立起来的, 其对科学技术的依赖程度可想而知。但是当高校数字档案馆与科学技术的变革无法调配时, 就有可能使其管理者每天都会应对那些电脑故障、网络故障等问题, 不仅会耗费高校档案部门巨大的人力、物力, 甚至会导致数字档案馆无法正常运行, 使高校档案资源风险发生的概率相对提高。综上所述, 高校档案部门在实施风险管理时, 也要对影响其运行和发展的社会环境进行科学的分析, 以保证高校数字档案馆背景下的各类档案信息资源的安全、有效。

总之, 通过对数字档案馆背景下高校档案资源风险含义的界定以及客观分类, 旨在辅助高校档案部门认清日常业务活动中馆藏档案资源存在的各类风险, 使其提高对高校档案资源开展风险管理的重视程度, 保障高校档案部门在进行风险管理时可以更具针对性地开展应对工作, 最终实现高校数字档案馆的有效运行和档案资源安全。

参考文献

[1]钟政林.环境风险评价研究综述[J].环境与开发, 1998 (1) .

论高校档案信息资源开发利用 第8篇

一、高校档案信息资源开发利用的重要意义

1. 高校档案信息资源是促进社会发展的重要资

源。档案信息资源是国家信息资源的重要组成部分, 而高等学校的档案信息资源在整个档案信息资源中又有着特殊的地位。我国很多“863”科研项目是由高等院校完成的, 在这些研究中形成的记录都是极为宝贵的档案信息资源, 是高等学校档案信息资源的珍品。同时, 高校每年产生的大量学术论文和学术著作是极富价值的档案信息资源。这些资源是我国科学研究、经济和社会发展必不可缺的基础资源。

2. 高校档案信息资源能够为学校各项具体工作提

供服务。高校档案是学校管理、教学、科研等职能活动的真实记录, 可为学校的建设和发展提供可靠的管理依据和有效借鉴。通过高校档案信息资源的开发利用, 学校师生和各职能部门可以方便、快捷地得到所需档案信息, 全面地掌握党和国家各个时期关于教育工作的方针、政策, 便于及时正确分析本校的历史和现状, 全面、客观地总结学校发展过程中的经验和教训, 妥善处理教学评估、职称评定、学历证明、基本建设、编写校史及大事记等各项具体工作。

3. 高校档案信息资源是对师生进行思想政治教育

的生动教材。高校档案是弘扬校风、学风, 进行校史、校情教育的极好教材。利用档案信息资源可以对外进行宣传, 树立学校的形象, 对内进行教育, 鼓舞师生士气。如高校档案中记录的一些爱国运动和历史事件, 是进行革命传统教育、爱国主义教育、社会主义教育的生动教材, 开发利用这些档案信息资源, 对增强一个学校的凝聚力、增强民族凝聚力和民族自信心、促进青年一代的健康成长、乃至加强社会主义精神文明建设都具有重要的意义。

二、高校档案信息资源开发利用工作中必须解决的几个突出问题

1. 健全高校档案管理体制, 实行档案信息资源的

统一管理和开发利用。高等学校是国家人才培养和科学研究的重要基地, 高校的档案信息资源是我国信息资源的一个重要组成部分, 必须按照《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》的规定进行统一管理。但是, 目前有相当一部分高校的档案工作和档案资源处于分散管理的状态, 特别是对于教学档案、科研档案和学生的学籍档案没有进行集中统一管理。这种状况不符合国家的规定, 也不利于高校档案的安全保管和有效开发利用。目前, 大部分高校采取设立高校档案馆的组织形式, 对学校的全部档案实行集中统一管理, 这是一种值得推广的做法。不具备建馆条件的高校以及民办高校, 应当设立综合档案室, 对本校的全部档案实行集中统一管理;只有这样, 档案信息资源才能得到最妥善的保管和开发利用。

2. 加强档案基础建设, 为档案信息资源的开发利

用奠定坚实的基础。要做好档案信息资源的开发利用工作, 前提是必须要有完整齐全的档案资源和方便易用的检索工具。因此, 档案业务工作中的收集、整理、归档、保管、统计、检索工具的编制等各个环节的工作都是不容忽视的。收集要齐全、整理要规范、鉴定要准确、保管要安全、检索工具要方便, 只有这样, 高校档案信息资源的开发利用才会有扎实的基础。当前特别要引起注意的是计算机档案管理系统的设计要规范, 著录项目要统一;每一个著录项目的字节长度要统一。不同计算机语言编写的档案系统中的数据和图形格式要能够相互转换, 以利于日后档案信息资源的共享。

3. 以保证档案信息安全为前提, 加大档案信息资

源的开发力度。在高校档案信息资源中, 有一部分档案信息属于国家和高校的秘密或核心信息。为了维护国家安全和利益以及高校自身的利益, 这部分档案是不宜开放利用的, 必须采取强有力的措施, 确保这些档案的安全。但是笔者认为, 在确保这类档案安全保密的基础上, 高校档案部门应把工作的重点放在依法开放上, 要在维护国家安全和利益以及学校利益的前提下, 尽可能地加大档案信息资源的开发利用的力度。将能够开发利用的档案尽快向全社会开放, 即使是保密的档案, 也应当在可以利用的范围内提供利用。

三、高校档案信息资源开发利用的主要方法

1. 接待查询。查阅档案是利用者获得档案信息资

源的途径之一, 设置查阅室接待利用者上门查询档案是档案部门开发利用档案信息资源的基本方法。但在现今飞速发展的社会环境中, 这种利用方式也要作相应改进和创新, 如查阅利用的场地要扩充、设备要更新、逐步采用计算机等现代化检索工具供利用者使用。同时, 应当考虑设置史料陈列室或校史陈列馆, 以提高查询效率。

2. 档案编研。档案编研工作质量对深层次开发利

用档案信息资源有着重要影响。一是档案人员要熟悉馆藏。二是根据信息社会的需要, 在充分调研的基础上, 选取急需、有价值的题目, 把潜在的档案信息资源挖掘出来。编研工作者必须要有超前意识, 了解利用者的需求, 捕捉新的信息, 及时推出系统、实效的编研成果。三是克服重“编”轻“研”的做法, 深化“编”字, 强化“研”字。结合实际要求, 把分散在各个案卷中的档案信息进行开发和加工。四是要有开拓创新精神, 充分运用现代化通信技术, 走联合编研的新路子。

3. 网络服务。网络技术的发展为档案信息资源的

开发利用提供了一种全新的手段。高校档案管理部门应当采用这种新的技术手段, 以最先进的方式对档案信息资源进行高效的开发利用。目前, 北京大学、清华大学、南京大学等一批高等院校的档案部门已经与本校校园网实行了挂接, 其主页模块建设翔实全面, 设立了许多特色栏目, 如南京大学的教师信息、研究生论文和学籍查询等。这类信息的网上公布, 一方面反映了档案馆丰富的馆藏, 并通过名人档案的建立扩大了学校的知名度, 另一方面也满足了利用者的个性化的信息需求。

参考文献

[1].关继南.档案信息资源开发与档案馆公共服务能力建设[J].中国档案, 2006.4

[2].倪丽娟.档案信息资源的整合与信息化[J].中国档案, 2005.12

高校特色档案资源管理探析 第9篇

一、特色档案资源的内容和意义

1. 特色档案的含义。

高校特色档案是指高等学校在从事教学、科研及各项管理活动中形成的, 具有学校独特内涵, 反映学校办学特色, 具有查考利用价值的各种文件、图表、声像等历史记录, 它能够反映学校办学理念、地方特色、行业特色、时代特征、人物特色、发展阶段等。以对外经济贸易大学 (以下简称“经贸大学”) 为例, 学校的办学历史与新中国外贸事业紧密相连。我国对外贸易的发展对学校的学科设置、专业发展具有深远影响, 因而学校建校以来形成的各类档案材料多带有国际贸易教育背景, 它们反映了学校鲜明的国际化教育特征, 显示了在外语、外贸等优势学科发展上的亮点和成果, 这些档案材料就属于学校的特色档案资源。

2. 特色档案的主要内容。

反映学校特征的特色档案资源内容十分广泛, 主要包括以下几种类型: (1) 人物档案:人物档案主要包括学校知名教授、校友和其他具有影响力的人物形成的档案材料, 例如学校的学科创始人、学术带头人、杰出校友等在国内外参加学术研究、社会事务等活动形成的文字、声像及各种实物。 (2) 成果档案:成果档案主要是学校在教学、科研、评比、竞赛等活动中的获奖情况, 包括照片、影像、证书、奖状、奖杯等。这些档案是体现学校教育教学、科研管理发展水平的重要标志。 (3) 重大活动档案:学校举办重大活动产生的档案材料, 如举办校庆、院庆、论坛、大型会议等形成的档案材料。 (4) 历史档案:记录学校发展过程的重要档案, 如反映学校筹备、成立、选址、更名、变迁、院系调整等内容的文件、图纸、照片等。 (5) 其他档案:各级领导参观视察学校过程中形成的照片、题词、录音、录像;学校对外交流的报道、录音、录像、照片、礼品等。

3. 特色档案的意义。

高校特色档案是学校创建和发展中形成的、具有特色的历史记录, 它作为高校发展轨迹的记忆载体, 真实地记录了学校的发展过程。 (1) 凝练学校特色。特色档案能够集中反映一所学校在管理水平、师资队伍、教学质量、科研水平、学生培养等方面的特征, 具有高浓缩的特性, 通过特色档案可以直观、便捷地了解一所学校的特色。 (2) 传承办学理念。每所高等学校都有自己的办学理念, 它通过学校的教育教学活动体现出来, 例如学校的机构设置、岗位职责、规章制度、教学模式、发展规划、行为准则及考核机制等特色档案材料都能够反映学校的办学理念。可见, 特色档案资源在记录学校发展历程的基础上, 最能够体现学校的治学精神, 弘扬学校的办学理念。 (3) 彰显校园文化。档案是文化积累和传承的手段, 高校特色档案包含了学校的发展历程、办学特色、科研成就等内容, 具有深厚的文化价值, 能够彰显学校的文化底蕴。因此特色档案是高校历史文化的重要载体, 特色档案资源的保存和流传实质上是高校文化的传承和延续。

二、特色档案资源的收集

1. 日常收集。

档案馆要关注学校的重点, 注意从教学、科研、学科建设等方面加强特色档案资源收集。首先, 在归档范围上, 特色档案的收集要进行清晰的定位, 围绕学校重点学科、专业设置和教学、科研发展重点展开。此外各单位形成的档案材料也各有特色, 档案馆应该根据归档单位的特点, 有重点地开展收集工作。特别注意根据行政部门、教学部门和教辅单位的工作性质, 逐一制定出各部门的归档范围, 明确收集工作的重要时期和重点单位, 切不可千篇一律。其次, 在收集方法上, 档案馆应根据学校重点学科的分布情况, 加强与教务处、学科办、科研处、人力资源处以及重点院系等单位的联系, 取得支持和配合。此外, 还要关注学校职称评审、导师遴选、课题评选等活动, 加强相关档案的收集, 例如可以取得科研处的支持, 规定科研项目结项时需先要到档案馆进行课题材料的归档审核, 才能完成申报结项, 否则不予结项;或者通过人力资源处将教师职称评审的个人成果全部提交档案馆保存备查等等。

2. 档案征集。

目前来说, 档案征集工作包括以下几种方式: (1) 专题性征集:围绕着学校的“三重”即重要人物、重点单位、重大事件, 定期开展专题档案征集活动。档案馆特别要注意及时跟踪学校的重要活动, 力争提前介入, 事先布置好档案收集工作。 (2) 抢救性征集:对于一些即将消失的档案材料, 进行抢救性征集。例如旧教学楼拆迁时, 档案馆要进行考察, 对具有史料价值的实物, 例如老校牌等进行收档保护, 防止重要档案流失。 (3) 口述档案:主要指为研究利用而对个人进行有计划采访形成的记录, 主要采用录音或录音的逐字记录形式。很多高校建校初期条件简陋, 档案意识薄弱, 很多重大活动没能留下完整的记录。以上种种情况都会导致高校档案材料的缺失, 形成历史空白等问题。通过采访见证人, 把他们的亲身经历记录下来, 建立口述档案, 能够弥补这些历史空白。因此, 口述档案是弥补馆藏空白的重要方法和实践手段, 经贸大学档案馆就针对部分馆藏空白进行了口述历史的采访工作, 通过对当事者的采访补充了学校预科办学等缺失档案[2]。

3. 征集方法。

档案馆应该设立征集办公室来专门长期开展征集工作, 同时要加强与各院系、管理部门的协同合作, 争取其他部门支持, 例如离退休人员工作处、校友会等, 不断拓展档案收集的渠道。另外由于知识产权和商品意识不断增强, 无偿捐赠档案很难实现有些珍贵档案材料的收集, 因此可以考虑采取有偿征购等形式弥补特色档案资源的不足, 如经贸大学档案馆在实物征集过程中就通过旧货市场、旧书网等购买到了很多历史孤本, 这些都成为档案馆的珍贵藏品和校史馆的重要展品。

三、特色档案资源管理

1. 分类著录。

目前高校档案馆中的馆藏主要以党政文书为主, 普遍按照党群、行政、教学等进行分类, 内容单一, 缺乏特色。开展特色档案资源建设后, 要在原有档案类目的基础上, 通过“去粗取精”、“由表及里”的过程, 充分挖掘档案潜在的信息价值。以经贸大学为例, 根据学校的主题可进行专题性区分, 将原有的档案材料按照“学生培养”、“人才强校”、“校友风采”、“校园文化”等专题进行分类标注, 然后进行相关专题的提取, 形成专题档案。这些专题档案经过优化整合就能形成的特色档案资源。它们不仅反映学校的多元化成果, 而且可以有助于丰富馆藏内容、改善馆藏结构。

2. 编制索引。

编制索引等各种检索工具是提高特色档案资源开发利用水平的重要条件。在高校档案馆的馆藏档案中, 特色档案的分布往往是分散的, 如教学评估档案就分散在教务处、科研处、学生处等多个部门中。为了维护其历史联系, 不能随意进行拆分, 因此可以在原有档案整理的基础上, 通过将具有相互关联的档案进行标引, 建立专题检索的方式来保持特色档案的有机联系。例如对重点学院、重要学科成立、发展的相关文件、照片、实物进行标注, 形成专题索引, 便于今后开展校史专题研究。

3. 信息化管理。

特色档案在见证历史、传承文化方面具有重要价值, 是学校档案中比较珍贵的部分, 具有唯一性, 需要加以保护, 因而这些档案的利用要受一定限制。信息技术的发展使档案资源的共享成为可能, 通过利用信息技术对传统的图、文、音、像进行数字化加工, 形成电子资源数据库, 这样既可以方便查阅和利用, 又保护了档案原件。因此, 开展特色档案资源的信息化建设, 逐步形成特色档案资源库, 是促进特色档案信息资源的开发和利用的前提条件[3]。

四、特色档案资源的开发利用

1. 资料汇编。

多年来档案部门的编研成果通常采用文件汇编的形式, 内容主要是红头文件, 形式和内容都较为单一。档案馆应该转变工作思路, 围绕学校工作亮点开展特色档案资源材料汇编, 为学校提供具有参考价值和使用价值的文件资料。例如针对教学评估、党建评估等专项工作, 进行专题档案资料整理, 形成档案专卷。

2. 展示办学成果。

档案馆应该在积极挖掘特色档案的基础上, 通过开办论坛、讲座、专题展览等活动展示学校的特色档案。这样可以宣传学校办学历史、教学特色、科研成果等, 展现学校的办学成果, 扩大学校在社会上的影响力, 促进学校的可持续发展。特色档案资源形成一定规模后, 还可以建立校史馆全方位展现学校办学成果。校史馆通过展示学校具有特色的文书、成果、实物、图片等, 以直观、生动的方式再现学校的历史和特色, 具有宣传和教育的作用。很多著名高校的校史馆都成为当地的爱国主义教育基地, 校史馆是特色档案发挥作用和优势的重要途径。

3. 校史研究。

开展校史研究是特色档案资源发挥作用的重要方式。特色档案资源是随着学校的发展而不断积累起来的, 真实地反映了学校发展的特色。因此在进行校史研究时, 特色档案资源就成为最基础的素材。很多历史悠久的高校在特色档案资源积累到一定程度后都编辑出版了自己的校史研究成果, 例如上海交通大学就出版了《上海交通大学校史研究专著系列》, 其中包括了《交大老教授》、《从船舶到海洋工程》、《数学系八十年》等内容;北京大学出版了《北京大学史料》和《北京大学图史》;中国政法大学出版了《甲子华章———中国政法大学校史》;清华大学出版了《一路走来———亲历清华思想政治理论课改革30年》等。可以说, 特色档案资源越丰富, 校史研究和编撰越具有便利性。

摘要：本文以对外经济贸易大学档案建设和管理为例, 理解高校特色档案资源的含义, 分析特色档案资源内容、分类和意义, 并结合学校档案工作实际就如何收集、管理、利用高校特色档案, 形成数字化资源体系, 为我国高校档案馆建设提供一些思考和借鉴经验。

关键词：特色档案资源,收集,管理,利用

参考文献

[1]冯惠玲.档案管理概要[M].中国劳动出版社, 1990.

[2]李宝玲.地方特色档案建设的含义和特点[J].档案管理, 2006 (6) .

高校档案信息资源管理研究 第10篇

一、档案信息资源管理的概念

谈到档案信息资源管理, 首先要解释几个相关的概念:档案信息资源管理是信息资源管理的一种。指出档案信息也是一种重要的信息资源, 它具有准确性、可靠性、系统性等优势。[1]档案信息资源实际上来源于档案的信息化建设, 档案信息化建设是指:在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下, 在档案管理活动中全面应用现代信息技术, 对档案信息资源进行管理和为社会提供服务, 加速实现档案管理现代化的进程。[2]正是由于档案信息化所以才形成了档案信息资源, 而狭义的档案信息资源管理主要指档案部门从事档案信息内容的输入、加工处理、输出等环节的管理工作[3]。

二、我国档案管理的发展阶段

档案信息资源管理不是凭空产生的阶段, 纵观我国档案管理发展演变和未来的趋势, 我们可以大致将其划分为三个阶段:即实物管理阶段、技术管理阶段和资源管理阶段。

三、高校档案信息资源管理存在的问题

高校档案信息资源管理中存在的问题主要包括:第一, 高校档案信息资源管理中关于档案信息本身存在的特殊困难;[4]第二, 高校档案信息资源管理中管理方式方法体系存在着许多问题。[5]

(一) 高校档案信息资源管理中档案信息的特殊困难

未来档案工作的发展趋势就是把档案中的信息作为一种信息资源来管理, 高校档案信息资源管理也遵循此趋势。

1. 高校档案信息及其价值的丢失

由于收集范围、收集时间、收集方式和其他人为因素的限制, 高校许多有价值的档案信息本身就难以收集齐全, 而且随着时间的不断流逝, 有些高校档案信息的价值也存在着渐渐减弱抑或消失的危险。

2. 高校档案信息的相对不足与相对过剩

高校档案信息的价值本身存在着绝对性和相对性。一般来讲高校档案信息都是有用的, 这就是高校档案信息价值的绝对性, 但高校档案的信息价值也会因时、因地、因人而异。所以这种价值又是相对的。不足与相对过剩指:档案是现实的历史记录, 一般难以满足现实需求;需求有时是随机和多样的, 不能完全满足所有人的需求;档案价值还是隐性的, 需要人们去挖掘。

3. 高校档案信息共享与信息保密的双向要求

高校档案信息资源的价值所在就是能够共享。对那些属于国家机密、商业机密、学校机密的信息就需要采取适当的保密控制。这是高校档案信息资源管理中的一个双向要求。既满足利用者对高校档案信息资源的利用要求又确保机密不被泄露出去。

4. 高校档案信息技术带来的信息安全问题

信息社会中我们能方便的得到各种信息的同时, 也存在一些信息安全问题。那就是如何在网络中确保保存的高校档案信息的真实性和完整性, 有效防范人为刻意的干扰破坏和突破信息技术自身的局限性, 这就需要大量的技术支持确保高校档案信息的安全完整。

(二) 高校档案信息资源管理中管理方式方法体系存在的问题

高校档案信息资源管理方式还停留于静态方式。而随着计算机技术的广泛应用, 客观上改变了其存在方式, 即从静态趋向动态。而现实档案管理工作中, 高校档案信息资源主体上仍以传统的静态方式存在着, 客观上违背了信息化社会对高校档案信息存在方式的内在要求。高校的基础设施还不能满足高校档案信息化建设的要求。

四、高校档案信息资源管理问题的解决途径

(一) 加大高校档案信息资源管理工作投入

高校档案信息资源是高校宝贵的财富, 它记录了学校的历史, 反映了学校各项工作开展情况。但由于种种原因, 高校档案部门还未得到应有的重视。而高校档案信息资源管理工作还需要大量的设备设施, 这就要求不仅仅从观念上要重视这项工作, 还应在资金上加大对其投入的力度。

(二) 加强高校档案信息资源管理制度建设

高校档案信息资源管理还处于比较不成熟的阶段, 在推进高校档案信息资源管理中, 应当重视相应的信息政策、信息法律和信息伦理的建立, 高校档案信息资源建设解决了技术支持问题后, 就应制定适当的相关制度来指导具体的实践工作。

(三) 高校档案信息储备

针对高校档案信息及其价值的丢失的问题, 必须进一步明确高校各部门的归档范围, 使其更加完整, 加强高校档案信息储备, 确保高校档案信息的完整, 这就要求我们在平时的工作中就进行档案信息储备。

(四) 高校档案信息资源的技术管理

随着信息技术的飞速发展, 每天产生大量的信息, 面对数量巨大的档案信息资源, 仅凭手工进行加工、整理与管理是远远不够的, 还应该采取技术手段对高校档案信息资源进行管理, 包括档案管理软件的应用, 办公自动化平台的应用等等。要求高校应充分利用现代信息技术, 加强高校档案信息资源的技术管理, 加强设备设施与网络环境建设, 加大资金投入力度, 实现高校档案信息资源的价值。

结语

高校档案信息资源管理, 通过运用管理科学的一般原理与方法, 从技术、经济等多种角度, 对高校档案信息资源进行科学的规划、控制与管理, 确保高校档案信息资源有效满足高校各部门工作人员对档案信息资源的需求。[6]这需要高校档案部门不断探索, 在实践当中积累经验, 实现高校档案信息资源的价值。

摘要：档案信息资源管理是信息资源管理的一种, 而高校档案信息资源又具有其自身特点, 本文先简要介绍档案信息资源管理的概念及其目标和内容, 接下来概述了我国档案管理的发展阶段, 然后阐述了高校档案信息资源管理中存在的问题, 最后给出了相关的解决途径。

关键词：高校档案,信息资源,档案管理

参考文献

[1][3]韦迪.比较研究:档案信息资源管理与传统档案管理[J].陕西档案, 1998, (03) .

[2]包培军.档案信息资源管理的研究与实践[J].城建档案, 2011, (06) .

[4][6]宗培岭.对档案信息资源管理的再认识[J].上海档案, 2001.