文秘四级考试复习笔记

文秘四级考试复习笔记（精选4篇）

文秘四级考试复习笔记 第1篇

2010年文秘四级考试复习指南

商务沟通

鉴定要点与重点提示

一、鉴定要点

能够区分接待对象，确认接待规格，拟定接待计划；了解横向沟通与纵向沟通的一般知识，并且在工作中选择合适的方式，应对沟通中的冲突。

二、重点提示

1．接待规格

(1)秘书必须根据来访者的身份确定接待规格。接待规格是从主陪人的角度而言的。

(2)接待规格有3种：高规格接待、低规格接待、对等规格接待。

2．接待规格的确定

秘书首先要了解客人的身份，据此确定由谁来出面接待最合适。另外，影响到接待规格的还有如下一些因素：

(1)对方与我方的关系。当对方的来访事关重大或我方非常希望发展与对方的关系时，往往以高规格接待。

(2)一些突然的变化会影响到既定的接待规格。如上司生病或临时出差，只得让他人代替，遇到这类情况，必须向客人解释清楚，向客人道歉。

(3)对以前接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准。

3．制定接待工作计划

接待计划的主要内容有三项：确定接待规格、拟定日程安排、提

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供经费列支。

(1)人员安排表：包括时间、地点、事项、主要人员、陪同人员。

(2)日程安排：日程安排要具体，包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等内 容，一般以表格的形式列出。

(3)接待经费列支包括

1)工作经费：租借会议室、打印资料等费用。

2)住宿费。

3)餐饮费。

4)劳务费：讲课、演讲、加班等费用。

5)交通费。

6)参观、游览、娱乐费用。

7)纪念品费用。

8)宣传、公关费用。

9)其他费用。

4．横向沟通

(1)横向沟通概念：横向沟通一般体现为部门间员工的沟通，在横向沟通中不存在直接的上下级关系。横向沟通的目的是为了增强部门间的合作、减少摩擦。横向沟通在组织中的表现形式通常为：会议、面谈、备忘录、报告等。

(2)横向沟通可能遇到的障碍

1)部门“本位主义”和员工短视倾向。

2)“一叶障目”，对公司组织结构的偏见。

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3)性格冲突。

4)猜疑、威胁和恐惧。

(3)横向沟通的策略

1)选择针对性的沟通形式。

2)树立“内部客户”的概念。

3)耐心倾听而不是叙述。

4)换位思考。

5．纵向沟通

(1)纵向沟通的概念：纵向沟通包括自上而下、自下而上两种沟通。纵向沟通中，从上至下进行的下行沟通是纵向沟通的主体，而自下而上的上行沟通是纵向沟通的关键。

(2)下行沟通和上行沟通

1)下行沟通是管理沟通的主体。下行沟通在组织中的表现形式通常为：公司政策、报告、信函、备忘录、谈话、口头指示、会议、传真、电子信箱等。

2)上行沟通则开辟了一条管理人员听取员工意见、想法和建议的通路，提供员工参与管理的机会，从而减少了员工因不能理解下达的信息而造成的损失。

(3)纵向沟通可能遇到的障碍

1)接受者沟通技能上的障碍。

2)沟通各方心理活动引起的障碍。

3)不善聆听。

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4)草率评判。

5)语义表达和理解方面的歧义。(4)纵向沟通策略 1)下行沟通策略 ①制定沟通计划。②减少沟通环节。

③“去繁从简”，减轻沟通任务。④言简意赅，提倡简约的沟通。

⑤启用反馈，鼓励接受者对信息进行评价；采用多介质组合，比如书面形式与电话相结合。

2)上行沟通策略

①建立信任。

②适时采用走动管理，安排非正式的上行沟通。

6．冲突产生的原因

(1)信息传达不够精确或不够完整。

(2)目标不合，难以合作。

(3)责任不明，缺乏效率。

(4)敌对或其他负面的感觉。

7．冲突处理策略

按兵不动、粉饰太平、铁令如山、制定规则、和平共存、讨价还价、弃子投降、全力支持、携手合作。秘书资格四级考试复习指南一

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来源：多智网校 2009年7月6日 【多智网校:职业考试在线辅导

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3)办公用品和设备要满足工作、安全要求。

4)设置相应的消防设施和设备。

5)饮用水符合健康安全要求。

2．做好信息的保密工作

(1)口头信息的安全保密工作

1)不要在组织内部、外部谈论被告知的有关单位的保密信息。

2)在没有确认对方身份前，不要通过电话、手机、答录机等给出保密信息。

3)只向来访者提供组织允许提供的信息。

4)按会议要求传达会议信息。

(2)纸面信息的安全保密工作

1)接收保密文件要登记，传阅保密文件要签收，保存保密信息要归类，携带保密文件要放在文件夹或文件盒中。

2)离开办公室时，要把保密文件锁入抽屉或柜子；用邮件发送保密信息要注有“秘密或保密”；高密级信息由工作人员亲自送交收件人。

3)当传真保密信息时，应使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等候在传真机旁。

4)极为重要但不经常使用的纸面信息可制成微缩胶片，保存到银行保险柜里；不再需要的保密文件要销毁。

(3)电子信息的安全保密工作

1)计算机显示器应放置在别人看不到屏幕的地方；打印保密材料时要人不离机。

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2)在提交电子信息前要向上级核对，不能给未被授权的人；有保密信息的软盘不应带出单位。

3)使用密码保护计算机数据，密码应经常更换；不要随意安装借来的程序，经常查毒、杀毒；重要文件要做备份。

3．安排值班工作，编制值班表

(1)值班工作的主要内容：记好值班电话记录；记好值班接待记录；记好值班日记；做好信息传递。

(2)值班表包括的内容

1)列出值班时间期限和具体值班时间。

2)按照要求填人值班人员姓名、值班的地点、负责人或带班人姓名、替班人姓名。

3)用简短的文字标明值班的工作内容和人员缺勤的备用方案。

(3)值班管理制度的主要内容：信息处理制度，岗位责任制度，保密制度，交接班制度。

4．零用现金的管理

办公室中设立一笔零用现金或称作备用金，用以支付本市交通费、邮资、接待用茶点费、停车费和添置少量的办公用品。

(1)秘书必须建立一本零用现金账簿。

(2)需要使用零用现金时，应填写“零用现金凭单”，秘书要认真核对零用现金凭单，经授权人审批签字后，方可将现金支付给需用者。

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(3)秘书要认真核对领取者提交的发票等证据上的用途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致，将发票等证据附在零用现金凭单后面。

(4)每当支出一笔现金，秘书均须及时在零用现金账簿上记录。

(5)当支出的费用到一定数额后或月末，秘书到财务部门报销并将现金返还进行周转。

5．商务费用报销

(1)申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，经组织确定的授权人审核同意，并签字批准。

(2)一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；另一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。无论是使用支票还是现金，都要向对方索取相应的发票。

(3)商务工作结束后，申请者应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门。

(4)如计划的费用需要超出时，应提前向领导报告，在得到批准后，超出的部分才可报销。

6．公文形成的过程

交拟→议拟→撰拟→审核→签发→印制→用印。

7．公文处理的基本程序

签收→登记→拟办→批办→承办(阅读)→交拟→议拟→撰拟→审核→签发→印制→用印→登记→发文→立卷→归档→销毁。

8．文书立卷、归档及销毁

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(1)立卷的范围：已经办理完毕、具有查考价值的文件材料。

(2)立卷的工作程序：检查整理立卷的文件一鉴别区分保管期限一具体组卷一拆除装订障碍一修补不合规范的文件一编写页号一登记《卷内目录》和《备考表》一拟定案卷标题一装订成卷一填写案卷封面一案卷排列与编号一编制《案卷目录》一编写归档号。

(3)公文案卷归档：文书部门将立好的案卷定期向档案部门移交，以便集中保管。

(4)公文销毁

1)销毁的范围：是指已办毕的没有归档和存查价值的公文。

2)销毁的程序：是由文秘部门对已办毕的公文进行鉴定；确认应销毁的文件后，逐件核定造册；将销毁文件目录送主管领导人审查签批；在有关人员监督下送往指定地点销毁。

3)销毁的方式：包括焚烧、粉碎、重新制成纸浆。

9．印章及介绍信的管理

(1)印章的管理

1)秘书部门掌管的印章主要有三种：单位印章、单位领导人“公用”的私章、秘书部门的公章。

2)印章的作用：标志作用、权威作用、法律作用、凭证作用。

(2)介绍信的管理：介绍信是用来介绍被派遣人的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。出具介绍信要经过单位内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝章，并有存根备查。

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10．办公设备和办公用品的进货与保管

(1)办公设备和办公用品的接收程序

1)核对货物，如数量不对应立即通知采购部门。

2)接收情况应输入到库存卡的接收项中，并及时更新库存余额。3)按规定存放好物品，确定物品发放人。

(2)库存保管的措施

1)储藏间或物品柜要上锁，以保证安全。

2)各类物品要贴上标签，标明类别和存放地。

3)新物品置于旧物品的下面或后面；体积大、分量重的放置在最下面；体积小和常用的物品放在较大物品的前面。

4)储藏间要有良好的通风和照明。

11．办公设备和办公用品的库存记录

(1)库存控制卡的内容：项目；单位；库存参考号；日期；最大库存量；再定货量；最小库存量；接收(进货卡)；发放(出货卡)；余额(库存卡)。

(2)库存记录的目的

1)资金不被不必要的库存占用。

2)空间不被用来储存不必要的货物。

3)监督个人和部门对物品的使用。

4)保持充足的库存。

5)监督偷窃和破坏造成的损失。

6)可利用准确的库存进行估价。

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12．编制时间表的方法

(1)时间表是管理时间的一种手段。它是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，有效管理时间、保证完成任务的简单方法。

(2)编制时间表的方法

1)根据需求确定编制时间的周期。

2)收集并按时间顺序列出该阶段所有工作、活动或任务，如活动之间有矛盾应及时调整。

3)绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目，用简明的文字将信息填人表格。

13．管理工作日志

(1)工作日志的使用方法

1)提前了解上司工作和活动的信息，并在两份日志上填出，同时在自己的工作日志上标出当日应完成的工作。

2)填入的信息应清楚、完整、准确，当日出现情况变化应更新工作日志并告知上司，同时做好善后工作。

(2)工作日志填写的主要内容

1)上司工作日志的主要内容：上司在单位内部参加的会议、活动情况、接待的来访者；上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况；上司的个人安排；上司的私人信息。

2)秘书工作日志的主要内容：上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜；上司交办的工作；自己职责中应做的工作、活动。

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(3)秘书在管理工作日志时应注意的问题

1)安排的活动之间要留有10分钟左右的间隔。

2)进行项目的时间调整、变更，应遵循先重急后轻缓的原则。

3)确定变更后，应立即做好有关善后工作。

4)检查工作日志是否已将变更后的信息记录上。常用事务文书的拟写

鉴定要点与重点提示

一、鉴定要点

了解公文的格式；掌握会议记录、意向书、订货单及产品说明书的拟写方法。

二、重点提示

1．公文用纸及印装格式

(1)公文用纸采用A4型。

(2)公文印装要规范。

2．公文眉首格式

(1)发文机关标识(公文版头)。

(2)公文份数序号(印刷顺序号)。

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(3)发文字号。

(4)签发(会签)人。

(5)秘密等级和保密期限。

(6)紧急程度。

(7)红色反线(间隔横线)。

3．公文主体格式

(1)公文标题。

(2)主送机关。

(3)公文的主体(正文)格式。

(4)附件及附件说明。

(5)印章(发文机关名称)。

(6)签署。

(7)成文日期。

(8)附注。

4．版记(文尾)格式

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(1)主题词。

(2)抄送机关。

(3)印发机关和印发日期。

(4)版记中的反线和版记的位置。

5．公文的特定格式

(1)信函式格式。

(2)会议纪要格式。

6．通告与通知

(1)相同点：都是用来传达上级机关的意图与要求，并要求下级机关或有关人员遵守、了解并配合执行的文种。

(2)不同点：告知范围不同；格式不同；行文渠道不同。

(3)通知的写作

1)通知的适用范围：通知适用于批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

2)通知的分类：指示型通知；发布型通知；批转型通知；转发型通知；任免型通知。

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7．通知与通报

(1)相同点：都属于告知性文种；都要求有关单位和人员了解公文内容或配合行动；都是下行文。

(2)不同点：发文目的不同；内容不同；发送对象不同。

(3)通报的写作

1)通报的适用范围：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。

2)通报的主要目的：传播信息、沟通情况、交流经验，一般情况下，通报不具有指挥性。

3)通报的分类：根据通报的内容，可分为三种，即表扬性通报，用于表扬好人好事；批评性通报，用于通报对违法乱纪人员的处理情况；情况通报，侧重于告知，一般不涉及表扬或批评。

4)通报的表述方法可分为两种，即直述式和转述式。

5)通报正文的拟写：通报正文的写作以表扬和批评性通报为例，有四个要素，即倾向性导语、通报的事实(事件)、对事实(事件)的认定和分析、处理意见等。

8．请示与报告

(1)相同点：都是上行文种；行文对象一般都是直接上级机关。

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(2)不同点：行文目的不同；写作结构不同；结束语不同；处理方式不同；内容宽窄不同；发文时机不同；报送制度不同；失误后责任划分不同。

(3)报告的写作

1)报告的适用范围：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。

2)报告的分类：工作报告；情况报告；调查报告；报送报告。

3)报告的拟写：报告正文由报告导语、报告主体、报告结束语三部分构成。

(4)请示的写作

1)请示的适用范围：请示是下级机关向上级机关请求指示或批准时使用的文件。

2)请示的分类：请求指示的请示；请求批准的请示；请求审批的请示。

3)请示正文的拟写：请示正文由请示原因、请求事项、结束语三部分组成。

9．函

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(1)函的适用范围：函是平行文，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(2)函的分类。

(3)函的拟写：问复函要做到问得清楚，答得明白；请准(审批)函的结构安排有点类似于请示(批复)。

10．文章要素

公文与其他文体一样，也是由一定要素构成的，这就是人们常说的文章“四要素”，即材料、主题(主旨、发文意图)、结构、公务文书专用词语。

11．公文的表达方式

(1)叙述：完整的叙述有六要素，即时间、地点、人物、事件、原因、结果。

(2)议论

1)议论有三要素：论点、论据、论证。

2)议论的分类：可以分为两大类，即立论与驳论。

3)论证的方法：例证法、分析法、引证法、对比法、因果法等。

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(3)说明：说明的方法主要有定义说明、分类说明、比较说明、数字说明和图表说明等。

12．简报

(1)概念：简报是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反映情况、沟通信息、报道动态而编发的内部常用事务文书，也叫“动态”“简讯”“摘报”“工作通讯”“情况反映”“情况交流”“内部参考”等。

(2)特点：简，即简明扼要；快，即报道迅速快捷；新，即内容新鲜；实，即真实准确。

(3)简报的结构：报头+报核+报尾。

(4)简报的报头有以下内容：简报名称、期号、编印单位、印发日期。

(5)简报报核主要结构：(按语)+标题+导语+主体+结尾。

(6)简报报尾：写明发送范围、印制份数。

13．会议记录

(1)概念：会议记录是开会时当场将会议基本情况和会议报告、发言、讨论、决议等内容如实记录下来的文书。

(2)特点：真实性、资料性。

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(3)会议记录的结构：标题+正文+尾部。

(4)会议记录正文构成是：首部+主体+结尾。

14．意向书

(1)概念：意向书是当事人双方或多方之间，在对某项事务正式签订条约、达成协议之前，表达初步设想的经济意图和目的的意向性文书。

(2)特点：协商性、灵活性、简略性。

(3)意向书的类型。

(4)意向书的结构：标题+正文+尾部。

15．订货单

(1)概念：订货单是订购产品和货物的单据。

(2)特点：协约性、严肃性。

(3)订货单的结构与写法：标题+

16．产品说明书

(1)概念：产品说明书是生产商或者销售商向消费者介绍其生产、销售的产品性能、特点、规格、型号、技术参数、维修方法、使用方法的说明性文书。

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(2)特点：指导性、科学性、通俗性。

(3)产品说明书的结构：标题+正文+尾部。会议与商务活动

鉴定要点与重点提示

一、鉴定要点掌握会议议程、日程的拟定方法；正确选择会址；做好会议记录、会议中的信息沟通和会议期间值班、保卫工作以及会议经费结算工作；掌握开放参观活动方案的拟定和安排宴请活动的要求、商务旅行计划和旅程表的制定方法。

熟悉会议议程与日程的区别；掌握会议期间信息的收集、传递、反馈，以及信息加工的形式；学会会议文件资料立卷归档的步骤和国外商务旅行准备工作的主要内容。

二、重点提示

1.会议议程表的设计方法

（1）注意议题所涉及各种事物的习惯顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。

（2）议程表中

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3.安排会议议程和日程应注意的问题

（1）会议议程和会议日程的功能不同。

（2）会议议程的编制在前，一旦确定不应再改变。会议日程如遇到一些变化可相应调整。

（3）会议议程与日程必须吻合。

（4）会议议程和日程表制定后，须经主管领导审核方可实施。

4.选择会址应考虑的因素

（1）交通便利。

（2）会场的大小应与会议规模、主题相符。

（3）场地要有良好的设备配置。

（4）应尽量避开闹市区，场地应不受外界干扰。

（5）选择会议地点应考虑有无停车场。

（6）场地租借的成本必须合理。

5.做好会议记录

（1）会议记录的准备工作

1）准备足够的笔、笔记本和记录用纸，以及录音机和磁带。

2）备有会议议程表和相关文件资料，了解与会人员的座位图。

（2）会议记录的内容：会议描述；与会者姓名；会议过程；主席、记录员签名。

（3）会议记录的方法

1）重点应将会议主要讨论的观点、决议、决定、重要声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来，其他内容概括记录。

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2）漏记内容对照录音磁带进行修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做简要的解释。

3）与会者提出的意见、建议，要把人名记录下来。

（4）会议记录的修改

1）在定稿打印前，向主席提交一份草稿经他签字批准。

2）经会议批准，会议记录如有错误，主席或秘书可以更改。

3）会议记录一经签名，任何地方都不能再作改动。

（5）会议记录的要求：准确、完整、简洁、条理清楚。

6.会议期间的信息沟通

（1）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作

1）秘书人员要多听、多记、多想、多跑，全面收集信息。

2）要深入实际，掌握

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7）与新闻媒体沟通要以礼相待、以诚相待、平等相待、迅速及时。

（3）信息加工的形式：综合加工；提炼加工；推导加工。

（4）信息传递的方式：口头传递；影像传递；电子系统传递；专人传递。

7.会议的值班、保卫工作

（1）会议值班工作的内容

1）搜集有关情况，传递各种信息。

2）控制与会议无关人员随便出入会场。

3）备有公司和各部门领导、后勤部门主管的联络方式。

4）坚守岗位、人不离岗，保证会议信息的畅通无阻。

（2）会议保卫工作的内容：与会人员的人身安全的保卫、重要文件的保卫、会场和驻地的保卫、各种设备和物品的保卫、私人贵重物品的保卫。

8.会议文件资料立卷归档的步骤

（1）会议文件的收集整理工作：收集范围、收集渠道、收集方法。

（2）会议文件收集整理工作的方法

1）责任落实到人。

2）严格履行文件登记手续，认真检查文件缺损情况，并及时采取补救措施。

3）注意保密。

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9.会议经费结算工作

（1）会议收款的方法和时机

1）在会议通知中注明收费标准、可采用的支付方式。

2）如用信用卡收费，要问清姓名、卡号、有效期等。

3）与财务部门确定正确的收费开票程序。

（2）会议付款的方法和时机：演讲者费用、场租费、租用设备费等事先商定好费用，会议结束后付费。

10.拟定开放参观活动方案

（1）开放参观活动方案的主要内容

1）确定开放参观活动的主题。

2）安排开放参观的内容。

3）选择开放参观的时机。

4）确定邀请对象。

5）选择参观路线。

6）策划宣传工作。

7）做好解说及接待准备。

（2）安排开放参观活动的注意事项

1）目的明确。

2）时机选择要得当。

3）处理好公开与保密的关系。

4）安排好细节问题。

5）精心做好展示工作。

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11.安排宴请活动的方法与要求

（1）宴请活动的准备工作

1）列出宾客名单，发出正式请柬。

2）确定宴请时间、选好宴请场所。

3）确定菜单。

4）排定桌次、座次。

5）宴请程序：迎客、入席、敬酒、交谈、散席。

（2）宴请形式：正式宴会、便宴、酒会、冷餐会、茶会、工作餐等。

（3）宴请目的：为代表团来访；为庆祝某一节日、纪念日；为展览会的开幕、闭幕；为某项工程动工、竣工等。

12.拟定商务旅行计划

（1）商务旅行计划的内容：时间、启返日期、住宿安排、会晤人员、交通工具的选择、上司或接待人的特别要求、天气状况、行程安排、差旅费用。

（2）旅程表的主要内容：日期、时间、地点、交通工具、具体事项、备注。

13.出国商务旅行的准备工作

（1）办理各种必要的出国手续：撰写出国申请，办理护照，办理签证，办理《国际预防接种证书》，办理出境登记卡，订购机票，办理保险。

（2）出行前的准备：编制旅行方案，办理兑换外币，准备随身

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携带物品，为上司准备携带的文件，检查相关证件，收集所到国的背景资料。

（3）出人境手续：边防检查；海关检查；安全检查；健康检疫 信息与档案

鉴定要点与重点提示

一、鉴定要点

能对信息进行整理、传递、存储。能够对档案进行分类、检索，并根据档案价值划分保管期限。

二、重点提示

1．信息工作程序

信息工作程序包括：收集、整理、传递、存储、反馈和利用。

2．信息分类的步骤

(1)辨类：对信息资料进行分类辨别，即对信息资料进行主题分析，分辨其所属类别的过程。

(2)归类：对所收集的信息按照特定的原则和方法，根据信息内容的某种特性和管理利用的具体要求，将其分门别类地组织起来。

3．信息分类方法

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常用的信息分类方法包括：字母分类法、主题分类法、地区分类法、数码分类法和时间分类法。

4．信息校核方法

常用的校核方法包括：溯源法、比较法、核对法、逻辑法、调查法和数理统计法。

5．信息传递的基本形式

(1)信息的外向传递：指秘书在日常工作中有效地利用各种媒介传递信息。

(2)信息的内向传递：指为了进行协调和合作，企业内部之间进行信息交流。

(3)信息内向传递的形式有：备忘录，信件，通知和告示，传阅单，企业内部刊物，复印并发送文件，电子邮件，会议。

6．信息传递的方法

(1)语言传递：将信息转化成语言传递给信息接收者，多用于企业内部传递信息。主要表现形式是对话、座谈、讲座、会议、录音、技术交流等。

(2)文字传递：将信息转化成文字、符号、图像传递给信息接收者。主要表现形式是文本、表格、图表等。

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(3)电讯传递：利用现代化的通讯手段传递信息的一种方法。传递信息量大、速度快、效果好、抗干扰力强、不易失真，其传递途径有电话、传真、电子邮件。

(4)影像传递：利用摄影和录像技术传递信息，具有真实性、直观性和感染力。

7．信息存储

(1)信息存储是一个不断积累和规范化、科学化的过程，主要由登记、编码、存放排列、保管等工作环节构成。

(2)信息存储通常分为登记、编码、存放排列和保管4个步骤。

8．信息存储的方式

(1)手工存储。

(2)计算机存储。

(3)电子化存储。

(4)微缩胶片存储。

9．档案管理

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(1)常用的档案分类方法；职能分类法；问题分类法；组织机构分类法；年度分类法，型号分类法；课题分类法；工程项目分类法；专业性质分类法；档案形式分类法。

(2)常用的档案检索工具

1)按照编制方式分有：目录、索引、指南类检索工具。

2)按照功能分有：查找性、报道性、馆藏性检索工具。

3)按照载体分有：卡片式、书本式、活页式、缩微式、机读式检索工具。

(3)档案的保管期限：根据有关规定，我国现行的档案保管期限规定为永久、长期和短期三种。

1)永久保存，就是将档案无限期地永远保存下去。

2)长期保存，一般指保存16年至50年左右。

3)短期保存，一般指保存15年(含15年)以下。

保管期限的计算，通常是从文件产生和形成后的

文秘四级考试复习笔记 第2篇

一、值班工作

(一)值班的任务和作用

值班大致设立值班室，值班室有兼职值班室与专职值班室两种类型。值班室的任务主要有以下几个方面：

1、办理领导交办的有关事项

2、下班后和放假期间的文件和事务处理

3、来访接待工作

4、沟通上下级通讯联系

5、记好当天大事记(三项记录：电话记录、接待记录、值班日记)

(二)对值班室与值班人员的要求

值班室要制定严格的岗位责任制，做到职责分明，奖罚分明。值班人员必须做到以下几点：

1、服务的精神和高度责任心

2、要提高警惕，遵守值班纪律

3、认真做好保密工作

4、接待来访来电要热情

5、要认真学习业务知识，提高业务水平

6、填写值班日志，做好交接工作

(三)值班日志与交接班

填写值班日记应注意以下事项：

1、填写值班者的姓名和值班时间

2、填写值班记录做到内容简明扼要，语言规范，字迹清楚，不加评论，不带个人感情，实事求是。

3、注意做好交接班工作

二、印章及介绍信的管理工作

印信和介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证。

(一)印章

秘书部门掌管的印章主要有三种：单位印章(含钢印);单位领导人“公用”私章;秘书部门的公章。

作用：(1)标志作用(2)权威作用(3)法律作用。(4)凭证作用

(二)介绍信

(三)印信注意事项

1、印信的刻制

2、印章启用前应备文通知有关部门

3、保管者不得委托他人代管

4、盖章要端正，清晰

5、盖章要领：把握标准，印泥适度，用力均匀，落印平稳。

三、电话工作

(一)通话工作的内容

包括：打电话、接电话和作电话记录。

1、接打电话： 熟悉接打电话的礼仪和接打电话的要领。

2、电话记录

它包括五个部分：即来话时间(年月日时分)、来话单位姓名、对方电话号码、来话内容、处理意见和记录人署名(复述、核对)。

3、传话：问清收话人姓名、职务、电话号码。

7、会议礼仪服务的要求

(1)突出重点

(2)尽量满足合理要求

(3)从小处入手，注重细节

8、会议信息的分类

(1)按会议信息的作用划分：与会者信息、会议指导性和宣传性信息、会议议题性信息、会议主题内容信息、记录性和结果性文件信息、会议的程序性文件信息、会议交流性文件信息、会议参考性信息、会议管理性信息

(2)按会议信息的保密性划分：保密性会议信息、内部性会议信息、公开性会议信息

(3)按会议信息传递方式划分：会议讲话信息、会议书面信息、会议声像信息

9、收集会议信息的程序

(1)确定会议信息的搜集范围

(2)选择会议信息的搜集渠道

(3)确定搜集会议信息的方法

10、会议纪要工作程序

是记载和传达会议情况及其议定事项的书面材料，是在会议记录的基础上，分析、综合、提炼而成，用来概括反映会议精神和会议成果的文件。

(1)完善会议记录

(2)起草、编写会议纪要

(3)确定引发范围

(4)接受者确认

(5)领导签字

(6)打印成文

(7)印制、分发或归档保存

11、会议经费结算程序

(1)通知与会人员结算时间地点

(2)清点费用支出发票

(3)核实发票

(4)填写报销单、将发票贴于报销单背面

(5)请领导签字

(6)到财务部门报销

文秘考试复习资料 第3篇

一、填空或判断：

1、公文生效的标志是(加盖印章)。

2、公文特定格式中的会议纪要格式主要是用于(国家行政机关的办公会议)。

3、附注不属于版记部分的内容。（是）

4、由于错误的文件操作，可能会造成硬盘上的文件存储混乱或丢失，这时可以使用Windows的(检查磁盘)功能来检查并修复这些错误。

5、在Word编辑状态下，要选定大范围的文本，可以在要选定块的起始处单击，按住(Shift键)，再单击选定块的末尾。

6、在Excel中，C3单元格中包含公式“=B1+B2+D6”，现将公式复制到E3单元格中，公式将变为(=D1+D2+F6)。

7、不同国家的人们对同一个问题的认识和做法不同，其影响因素主要是(文化背景)

8、非威胁的交流环境包括(座位安排、私人空间、光线要求)等方面的内容。

9、电子邮件的发送必须要通过服务器，将用户编写的电子邮件转交到收件人手中的服务器称之为(SLOP服务器)。

10、在负责特定任务工作小组内部进行的所有形式的沟通，都可以称为(“团队沟通”)。

11、传统沟通对情感和直接的表达要求多，而网络沟通则更加(注重效率和人机控制中的有效性)。

12、秘书要使自己的建言受到重视，就应该注意在沟通中(定准内容基调、见隙发言)。

13、速录是一种运用速录机设备，从事语音信息实时采集并生成(电子文本)的技术．

14、关于公司组织机构中，公司的权力机构是股东会（Y)。

15、在合同履行的担保方式中，保证属于法定担保（Y)。

16、某商场设有自动售报机，顾客只要按要求投入硬币，即可得到当天日报一份，此种成立买卖合同的形式为(默示形式)。

17、塑造独特的企业文化和个性鲜明的企业形象，这就要求企业在进行CIS策划时须遵循(求异创新原则)

18、我国当前的活期储蓄是(复利)

19、海尔的营销理念是：先卖信誉，后卖产品。这是企业的物质文化。（N）精神文化

20、对信息进行综合分析、概括提炼，获得高层次信息的过程是(信息开发)决策执行中的成绩、经验方面的信息反馈是(正反馈)。

21、压缩信息材料的篇幅，达到主题突出、文字精炼效果的信息开发方法为(浓缩法)

22、李玲的日工资是80元，2006年10月1日至7日，公司安排她在这7天加班且未安排补休，根据劳动法的规定，公司除应向王某支付每日 80元工资外，还应支付(800元)加班费。

二、选择：

1、公文如有附注，正确的表述是(B)。(A)附注是对公文内容的注释(B)应加括号附注

(C)报告应当在附注处注明联系人的姓名和电话(D)用3号宋体字

2、简报报核的主要结构是(A)。

(A)按语+标题+导语+主体+结尾(B)标题+导语+主体+结尾(C)标题+导语+主体+结尾

(D)按语+标题+主体+结尾

3、涉外接待培训的重点是(A)。

(A)正确安排礼宾次序(B)制定完整的工作计划(C)学习对外迎送礼仪(D)安排涉外宴请

4、在许多西方国家，(A)是常见的传统礼节。(A)拥抱

(B)握手(C)鞠躬

(D)亲吻

6、与俄罗斯客人交往时应了解的是(B)。

(A)向他们赠送鲜花要送偶数(B)他们一般用面包和盐招待贵客

(C)向他们赠送鲜花要送白色鲜花(D)可向他们送适量的现金表示友好

7、公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有规范体式和(B)的文书。(A)制发程序

(B)法定效力(C)印装规格

(D)指导作用

8、李某原在A机关上班，后因故想调到B机关，B机关也同意接收。此时B机关向A机关寄发了一份有关人事调动的函．此函属于(A)。(A)商洽函

(B)问复函

(C)请准函

(D)申请函

9、涉外接待的准备工作包括(A)。

(A)了解客人的基本情况

(B)购买食品

(C)确定最高规格接待

(D)演练接待仪式

10、用正规西餐待客时，开始进餐的标志是(D)。

(A)客人提议祝酒

(B)主人折起餐巾

(C)客人打开餐巾说“我们开始吧”(D)主人打开餐巾摊在腿上

11、公务文书的拟写都有严格的格式．下列文书的写法可以不拘一格的是(D)。

(A)意见

(B)简报(C)工作报告

(D)备忘录

12、能够在不同中文输入法状态之间进行切换的组合键是(A)。(A)Ctrl+Shift键(B)Ctrl+空格键

(C)Alt+F功能键盘(D)Shift+空格键

14、在Word中，如果整个文档的页面方向为纵向，但是其中的某一页需要横向排版，应该在该页的前后各插入一个(C)。(A)分隔符

(B)分栏符(C)分节符

(D)换行符

15、下列关于Windows桌面上图标的叙述，错误的是(A)。(A)所有的图标都可以重命名(B)图标可以重新排列

(C)图标可以复制

(D)所有的图标都可以移动

16、关于发送电子邮件的描述，错误的是(B)。

(A)如需将同一封信发送给数人，可以在“抄送”和“密件抄送”栏里写上收信者的邮件地址

(B)“抄送”栏里，可以输入几个人的E-mail地址，彼此之间用中文逗号隔开，收信者知道这封信同时发给了哪些人

(C)通过“密件抄送”收到信件的人，无法知道这封信还发给了谁，他所看到的信息只是内容本身

(D)如需将别人发来的邮件转发给其他人，只需点击“转发”按钮，在“收件人”栏填写正确的收信地址，然后单击“发送”按钮即可。

17、一般不要求执行或办理的通知是(B)。(A)会议通知

(B)启事型通知(C)转发通知

(D)事项通知

18、两个机关联合行文，在加盖印章时，应该(C)。(A)盖主办机关的印章，且要压在成文时间上(B)印章压在成文时间的上方

(C)加盖两个印章，均应压住成文时间(D)印章在成文时间的下方

19、在“(B)公司大力支持，我校XX专业毕业生实习已如期完成。”一句中，括号处应填

入的最恰当的公文专用词语是：

(A)蒙贵

(B)由于贵(C)承蒙贵

(D)因为贵

20、企业可能采用开放式办公室布局的部门有(BD)。(A)财务部

(B)公关部(C)经理室

(D)销售部

21、文稿审核的一般程序是(BC)。

(A)拟审

(B)初审(C)复审

(D)会审

22、请示和报告的区别在于(BCD)。(A)请示是正式公文，而报告则不是

（B）请示必须有请求的事项，而报告则不必(C)请示只能一文一事，而报告可以一文多事(D)请示只能在事前，而报告只能在事后

23、关于述职报告文种表述准确的是(ABC)。

(A)述职报告是个人对履行岗位职责的情况所做的评价(B)述职报告的语言应通俗易懂，富有口语化

(C)述职报告是干部考核、评价、晋升的重要依据

(D)述职报告应该下发与会者讨论通过

24、总结的特点有(AD)。

(A)内容的自我性

(B)法定的强制力(C)语言的果断性

(D)显著的目的性

25、属于流转税的税目是(B)。(A)印花税

(B)增值税

(C)个人所得税

(D)城建税

26、下列关于公文的要素的表述正确的是：（AC）A材料、主题；B标题、正文；C结构、语言；D 格式、文种

27、在公文写作中，说明的主要方法包括（ABCD）A定义说明； B叙述；C数字说明；D议论说明

28、下列哪些是秘书审核文稿时要考虑的内容（ABCD），A、文字；B体式；C法律；D政策

29、不相隶属的单位之间通过公文相互联系，体现了公文处理工作的（D）A、规范作用；B指导作用；C凭据作用；D联络作用 30、公文的紧急程度分为（ACD）

A、特急；B、特提；C、急件；D、限时送达

31、下列选项适于用在“请示”的行文中的有（C）

A以上无不当，请批准；B以上事项请从速答复；C妥否，请批示；D特此请示

32、公文文面结构中的文头部分包括（BD）A主送机关；B秘密等级；C成文时间；D紧急程度

33、议论可分为（B）两大类

A论点与论据；B论据与论证；C论据与反论；B立论与驳论

34、简报的报头包括（ABCD）

A简报名称；B期号；C编印日期；D编印单位

35常用事务文书的制发程序一般包括（ABC）A草拟；B定稿；C审核；D发文登记

36、意向书的特点是（BCD）

A、不可变更性；B、协商性；C、灵活性；D、简略性

37、常见的公司资本包括（ABCD）

A、注册资本； B、发行资本； C、认购资本； D、实缴资本

38、股份有限公司的组织机构由（ABD）组成 A、股东大会； B、董事会； C、总经理； D、监事会

39、合同生效的条件有（ABC）

A、行为人必须具有与订立合同相适应的民事行为能力； B、行为人订立合同的意思表示真实；

C、合同内容不违反法律和社会公共利益； D、以其中一方草拟合同一方的意志为准。40、下列哪些不能注册商标：（ABCD）

A、红十字； B 广东省； C、联合国 ； D、世界贸易组织

41、世界贸易组织法的基本原则有（ABCD）

A、最惠国待遇原则；B、国民待遇原则； C、互惠原则；D透明度原则

42、现代企业的主要特征是（ABCD）

A、以盈利为目的；B、实行独立核算； C、具有法人资格； D、从事生产经营活动或劳务。

43、会计的六大要素包括（ACD）

A、资产、负债、所有者权益； B、核算、监督；C、费用； D收入、利润；

44、下列属于个人所得税的征税对象的有（CD）

A、住房公积金； B、保险赔款； C、劳务报酬所得； D、中福利彩票所得

45、下列哪些是典型的全球性金融机构（AC）

A、国际货币基金组织； B、欧洲投资银行； C、世界银行；D、泛美开发银行 ４

6、秘书在编写会议预算方案时，应考虑包括(ABCD)等内容。(A)效益目标

(B)支出标准(C)测算依据

(D)技术标准

47、各类办公资源调配管理软件对日常办公用品的管理一般包括(ABC)等模块。

(A)登记

(B)领用

(C)盘存

(D)人员管理

48、关于决定和决议，下列表述正确的有(AB)。

(A)决定可由会议做出，也可由领导机构在职权范围内做出；而决议必须由会议通过

(B)党政系统均有“决定”这一文种，而“决议”只有党委系统才使用(C)决定属于指导性公文，决议属于周知性公文(D)决定和决议都属于指导性公文

49、公文拟稿时，要求使用第三人称的文种有(ABCD)。(A)通报

(B)会议纪要(C)会议记录

(D)合同

50、下列文书中可采用引述式开头的有(CD)。(A)商洽函

(B)请批函(C)答复函

(D)批复

51、制作会议策划方案要考虑包括会议的(BC)。(A)议程

(B)筹备方案(C)预算方案

(D)日程

52、检查会场布臵的情况应注意的方面有(ABD)。(A)会标是否庄严醒目

(B)领导者名签安排是否妥当(C)投票设施是否完善

(D)旗臶、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放臵得体

53、在纠正会议检查过程中所发现的问题时，要努力做到(CD)。(A)必须由领导对问题提出处理意见(B)不扩大问题的影响面

(C)在人、财、物等方面为纠正偏差做好相应准备(D)及时将纠偏的结果进行通报。

54、提交会议讨论的文件如涉及有关单位和部门，事先要(AB)。(A)进行会商

(B)广泛征求意见

(C)由各部门分别提出意见(D)只由牵头部门提出意见

55、会议营销预算内容中一般包括(ABCD)。

(A)宴请联谊的费用

(B)宣传材料的制作成本(C)宣传广告的花费

(D)寄送宣传物品的邮寄费用

56、会议的主办方有时需要提前支付各种各样的定金，包括(BAC)。(A)会议场地定金

(B)展览区位定金(C)视听设备定金

(D)会议服务定金

57、提出会议预算方案，要持有(AC)。

(A)成本观念

(B)人文观念(C)效率观念

(D)时间观念

58、会议的领导者和会务部门在进行会议组织时要坚持(ABC)原则。(A)细致性

(B)时间性(C)及时性

(D)全面性

59、会后工作中，会议总结的目的在于(BC)。

(A)确定考评标准

(B)检查会议目标实现情况(C)积累经验

(D)落实岗位责任制 60、电话督查适用于(BC)等督查事项．

(A)内容比较重要

(B)情况比较紧急(C)内容比较简单

(D)时间比较集中 61、以幅度和范围为标准，可将办公室工作计划分为(AD)。(A)政策型计划

(B)长期计划(C)短期计划

(D)程序型计划 62、通过购买方式获得设备的使用权，其特点有(ABD)。(A)一次性付款费用较高(B)设备归购买者所有，使用方便(C)可以随时更换和升级设备(D)设备很可能很快过时 63、我国政府采购的方式有(ABCD)。

(A)公开招标

(B)邀请招标(C)竞争性谈判

(D)单一来源 64、零基预算法的优势主要有(ABD)。(A)能够避免内部各种随意性费用的支出

(B)有利于将组织的长远目标和具体目标以及要实现的效益有机结合起来(C)可以节约大量的人力、物力和时间

(D)有利于提高主管人员的控制与决策水平练习二

一、填空或判断：

1、会议的主题除了要有切实的依据之外，还要(结合本单位的实际情况)。

2、在对会议经费使用情况进行监督和控制时，通过比较各项成本的预算和实际值的差额，并在结算表中计算出二者差额的方法称为(损益平衡表法)。

3、在审核会议文件的具体内容时，首先要审核会议文件内容(是否偏离了会议的主题)。

4、会议文件的归档应(自行建立一套文件制度)。

5、会议纪要的拟写要求(忠于会议实际)。

6、举办会议既要确保会议质量，又应遵循(勤俭节约)的原则。

7、国际礼仪是人们在长期的国际交往中，经过(求同存异)的遴选而逐渐建立起来的行为举止规范，它是人类文明的体现。

8、礼宾次序亦称礼宾序列．它主要适用于在多边性商务交往中如何同时兼顾(尊卑有序)

9、会谈是指双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况、交换意见，达成协议等。会谈的内容比较正式，而且(专题性)较强。

10、应邀赴家宴时，到达时间应该(稍晚几分钟)。

11、西式宴会正式开始的标志是(主人拿起餐巾)。

12、在就餐中，暂时离开的表示方法是(把餐巾放在自己的椅子上)。

13、按新的办公模式要求，一些(研发部门的科技人员)不需要与其它员工或客户有太多的接触，因此可安排在家完成工作的部分内容，14、目前许多企业，常运用(弹性时间工作)模式来激励员工。

15、办公室中适合的温度应该在(20～25度)为宜。

16、电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现文字的同步传输，因此需要(做好会议书面信息的分发工作)。

17、在召开电话会议时，人数较少的单位或个人，可(直接使用带有免提扬声器的电话机)参加会议。

18、在会议文件审核修改之后，要由(主要领导或主管领导)进行终审．

19、与会人员交费的计算公式正确的表述是(预期的与会人员人数×交费额+预期陪同人数×交费额-交费折扣额)。

20、改进办公室日常事务工作流程的正确步骤是(定义→评价→分析→改进→实施)。

21、秘书要围绕工作中心，突出重点，根据(上司的工作习惯和重视程度)来确定督查工作任务。

22、招标人以招标公告的形式邀请投标人投标的采购方式称为(公开招标采购)。

23、“XX部关于几起重大火灾的()”。括号里应填的文种是(通报)。

24、在公文标题可以使用标点符号的公文是(规章)。

使用“命令”这一文种时，其发文机关的名称(必须使用全称)。

25、(本通告自公布之日起实施)的表述是否准确。（是）

26、“语言平易，通俗，交流具有互动性”，这是(讲话稿)的特点。

27、述职报告应该下发与会者讨论通过。（N)。

28、政府采购的管理机关是(政府财政部门)。

29、制定采购预算方案首先要(确定预算的核算基数)。

30、承袭上一的经费，再加上一定比例的变动的预算方法称为(传统预算法)。

31、办公资源的管理方式，依据单位规模大小而有所不同，一般而言，规模较小的单位主要由(秘书)来负责。

32、对收文提出初步处理意见的文书处理环节是(拟办)。

33、为妥善保护档案，缓解供需矛盾，可采用(制发档案复制本)的形式开展档案利用工作。

二、选择题：

1、Excel中，输入公式必须以(D)开头。(A)：

(B)$(C)#

(D)=

2、喷墨打印机与针式打印机相比，突出的优点是(D)。(A)耗材便宜

(B)可打多层纸(C)可打宽幅纸

(D)可打彩色图像

3、“保管单位”最好略写为(B)。(A)保管—

(B)保单(C)保d

(D)保管/

4、根据合资企业法的规定，下列出资方式中只能由中方采用的是(B)。(A)商标专用权

(B)场地使用权(C)设备

(D)发明专利权

5、依公司法的规定，下列说法中正确的是(D)。(A)董事会是公司的权力机构(B)监事会是公司的执行机构

(C)股东会是公司的监督机构(D)公司经理是公司日常经营管理者

6、海尔集团的经营理念是“敬业报国，追求卓越”，这是企业文化中的(C)。(A)制度层

(B)物质层(C)精神层

(D)行为层

7、现代企业文化最深层次构成要素是企业的(B)。(A)经营管理

(B)价值观念(C)职工行为规范

(D)规章制度

8、根据我国税收管理的规定，增值税的税率是(C)。(A)定额税率

(B)超额累进税率(C)比例税率

(D)全额累进税率

9、在我国境内设立机构的外国企业，其应缴纳的所得税基本税率为(C)。(A)3％

(B)20％(C)30％

(D)33％

10、在一定时间内货币价值持续贬值的过程，我们称之为(D)。(A)泡沫经济

(B)财政危机

(C)信贷危机

(D)通货膨胀

11、接待客人握手时，应该注意不要出现(A)。

(A)十字交叉形握手

(B)握手同时伴有问候

(C)主动问候

(D)握手时伴有不明显的鞠躬

12、在西餐中刀叉的取用顺序是按(D)。

(A)上汤的顺序取用

(B)主食的出现顺序取用(C)甜食的出现顺序取用

(D)由外至内的顺序取用

13、机关单位定制的“紧急情况处理程序”的目的就是对那些不可预见或突发的危险情况，采取有效措施，使危险或损失(C)。(A)最大化

(B)趋于零

(C)最小化

(D)尽可能减少

14、发生炸弹威胁等恐怖活动，应立即启动疏散程序，疏散时，所有窗户和门(B)。

(A)情况紧急，不必管它(B)应该完全打开(C)应该完全关闭

(D)应该按规定关好

15、如果事故中有人受伤，(A)都要填写一张《工伤情况报告表》，以准确记录相关信息和处理情况，(A)涉及的每一个人

(B)涉及的每一个部门(C)涉及的每一个班组

(D)涉及的每一个单位

16、日常办公事务工作的流程在运转过程中，其复检的次数(B)，则证明该流程越理想．

(A)越多

(B)越少

(C)适度

(D)不多不少

17、获得办公设备的使用权，除了购买这一途径之外，还可以(C)。(A)收受馈赠

(B)无偿借用(C)租赁租用

(D)整修废旧品

18、现代企业管理要求工作的(B)，是指组织把注意力集中在完成任务的速度和时间上。(A)效益性

(B)时效性(C)计划性

(D)程序性

19、企业接到客户或询问者的问题后，处理并回复的时间规定，称之为(C)。(A)工作周期

(B)答复周期(C)承办周期

(D)办复周期

20、秘书在厂区陪同客户参观时，客户突然摔倒受伤，这时秘书应采取的措施是(A)。

(A)立刻救护伤员(B)填写《设备故障表》(C)立即填写《工伤报告表》(D)张贴紧急救护程序

21、为预防火灾、爆炸、疾病等紧急情况，企业应(A)。

(A)开展应对紧急情况的技术培训(B)制定工作程序和计划(C)保护现场等待有关人员处理(D)调查人员流动情况

22、市场调查报告内容包括(A)。

(A)合理化建议

(B)抨击不正当竞争(C)预见可能出现的问题

(D)回避调查机构名称

23、计划是一种(C)。

(A)叙述性文书

(B)承诺性文书(C)事务性文书

(D)履约性文书

24、写总结应该(D)。

(A)分清层次、面面俱到(B)面面俱到、不漏细节(C)突出重点、以偏概全(D)分清主次，突出重点

25、在中大型会议中，秘书组的职责是(C)。(A)负责会议的录音，录像、娱乐活动等工作(B)负责生活服务等工作

(C)负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料(D)负责会务组织、会场布臵等工作

26、安排会议的议程，除(D)以外都应重点确定，(A)大会的发言人和演讲者

(B)会议中某些仪式(揭幕、剪彩、表彰)的顺序(C)会议的分组

(D)会议结束时做总结报告的人

27、会议筹备时不可以(D)。

(A)合并议题

(B)撤消议题

(C)精简议题

(D)完全改变议题

28、会议分组讨论，一般事先不需要明确(A)。(A)分组的意义

(B)分组的名单(C)讨论的范围

(D)记录的人员

29、会议接待组的工作重点不应放在(B)上。(A)会议生活服务

(B)收费结算(C)服务人员协调

(D)医疗交通

30、涉及三方以上代表的谈判，会场一般采用(C)。(A)方拱型、正方型(B)圆型、马蹄型(C)正方型、圆型

(D)正方型、马蹄型

31、在会议进行中间，秘书应做好(D)的工作。(A)清理不需要的文件(B)主持会议(C)亲自录音录像

(D)会议保密

32、XX公司准备签署一个涉外的合同，秘书在布臵会场时应准备(B)。(A)通讯工具

(B)双方国旗

(C)鲜花

(D)英文签字文本

33、确定公司大型纪念性会议举行的时间应考虑(B)能否出席。(A)上级主要领导，公司主要领导(B)全体董事、公司主要领导(C)公司主要领导、全体正式代表(D)职工代表、全体董事

34、决定档案开发利用活动规律的是(C)。(A)档案质量

(B)档案内容(C)档案需求

(D)档案特征

35、档案展览是根据需要，按照(D)系统地陈列档案材料。(A)地区

(B)单位

(C)部门

(D)主题

36、档案室解答用户关于特定情况或数据问题的过程称为(D)。(A)知识性咨询

(B)事实性咨询

(C)一般性咨询

(D)查询性咨询 多项选择题

37、办公用品的最大库存量的确定是由(AD)所决定的。(A)存储费用

(B)存储条件(C)存储地点

(D)存储空间

39、办公室采取什么类型的间隔方式，主要考虑的因素是符合(BD)的需要。

(A)视觉效果

(B)保密(C)办公用品

(D)工作 40、完整的公文标题包括(ABD)。

(A)发文机关名称

(B)发文事由(C)发文对象

(D)文种

41、在计算机操作中，能够打开Windows资源管理器窗口的是(AB)。(A)用鼠标右键单击桌面上的“我的电脑”图标，在弹出的快捷菜单中选择“资源管理器”命令

(B)用鼠标右键单击“开始”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“资源管理器”命令

(C)用鼠标右键单击桌面上的“回收站”图标，在弹出的快捷菜单中选择“资源管理器”命令

(D)用鼠标右键单击“任务栏”的空白处，在弹出的快捷菜单中选择“资源管理器”命令

42、在使用传真机时，记录纸输送走斜，可能的原因有(ACD)。(A)感热头与记录纸接触不好(B)热敏头断丝或沾有污物(C)托纸盘转动不灵活

(D)排纸滚两端与记录纸导轨接触不均匀

43、速记的用途是(AB)。

(A)记录有声语言

(B)记录无声语言(C)用于纪要保密工作

(D)使公文更加生动活泼

44、根据合同法的规定，合同权利义务终止的事由包括(ABCD)。(A)抵消

(B)提存(C)免除

(D)混同

45、根据劳动法的规定，劳动就业的原则包括(ABCD)。(A)平等就业原则

(B)劳动者和用人单位双向选择的原则

(C)照顾残疾人等特殊群体人员就业的原则(D)禁止雇用童工的原则

46、根据商标法的规定，关于商标权的期限和续展的说法正确的是(ABC)。(A)注册商标的有效期为10年，自核准注册之日起计算(B)期限届满，可以续展

(C)宽展期满仍未申请续展的，注销其注册商标(D)每次续展的有效期为20年，续展不受次数限制

47、根据合同法的规定，合同的保全措施包括(BC)。(A)形成权

(B)代位权(C)撤销权

(D)抗辩权

48、审核差旅费报销单的标准是(ABCD)。(A)经办人是否签字

(B)出差期限是否符合事实

(C)交通费、食宿费等是否符合标准(D)附件是否齐全

49、(ABC)属于企业自制原始凭证。

(A)物品申领表

(B)入库单

(C)员工工资表

(D)购买办公用品的发票 50、关于对中国人民银行的表述正确的是(ABD)。(A)是我国的金融监管机构

(B)享有货币发行的垄断权

(C)可以向商业银行发行贷款(D)代表我国政府从事有关的国际金融活动

51、反映企业是经济组织的因素有(ABC)。

(A)以盈和为目的(B)进行自主经营(C)实行独立核算

(D)进行管理活动

52、涉外接待在赠礼中(ABCD)。

(A)应该注重包装

(B)应首选有艺术价值的礼品

(C)不宜向女士赠送香水(D)不宜选择有明显广告标识的赠品

53、秘书在与客人的礼节性交谈中(ABCD)。

(A)应该选择共同有兴趣的话题(B)不要只和少数人谈话

(C)应该避免宗教和政治性话题(D)应该避免询问他人用品的价格-

54、了解不同的体态语言有助于在交往中(BC)。

(A)掩饰自己的意图

(B)了解对方的意图(C)避免不必要的误会(D)了解对方的习俗

55、涉外接待中要求的内外有别是指(ABD)。

(A)接待者要有保密观念(B)防止泄露国家和单位的机密

(C)以礼待客，满足其一切要求(D)坚持原则，不满足其过分要求

56、谈判是会谈的一种，内容涉及(BCD)。

(A)形式上的寒暄和问候(B)双方或多方为实现各自利益目标的交流(C)双方对关系自身实质性问题交换意见(D)双方为实现自身利益达成协议

57、网络沟通已经成为(ABCD)。

(A)企业文化的必要部分(B)企业信息沟通的必要工具(C)企业营销的重要渠道(D)企业管理的重要手段

58、传统式办公室又称为(AC)，它易于员工集中注意力从事细致的或专业的工作．

(A)封闭式办公室

(B)半开放式办公室(C)网格式办公室

(D)开放式办公室

59、相对于开放式办公室而言，封闭式办公室具有的缺点是(D)，费用高，墙、门、走廊占用空间多等．

(A)房间易有噪音，易受电话等于扰(B)设备操作的声音易影响他人(C)易于监督工作人员的活动

(D)难于交流

60、改进日常办公事务工作程序中心的“揭示问题”阶段，其具体工作步骤包括(ABCD)，提出解决问题的方案。

(A)判定问题

(B)分析问题(C)认识问题

(D)收集信息 61、校对工作人员应全神贯注，逐字、逐句、逐标点都要认真校对，对于(CD)更要特别注意。

(A)格式、内容(B)体式、事实(C)地名、人名(D)时间、数字 61、根据著作权法的规定，属于著作人身权的有(D)。(A)翻译权

(B)改编权(C)展览权

(D)发表权 62、赵某的妻子患重病住院，急需用钱又借贷无门，李某趁机表示愿意借给5000元，但一年后须加倍偿还，否则以赵某的房子代偿，赵某表示同意，根据合同法规定，赵某、李某之间的借款合同(D)。(A)因显失公平而无效(B)因乘人之危而可撤销(C)因解人之难而有效(D)因显失公平而可撤销

6３、某地工商局在审查商标注册申请时，发现其中有不符合法律规定的商标，该商标是(C)。

(A)“高乐”牌饮料(B)“张小泉”牌剪刀(C)“牛皮”牌皮包

(D)“朝阳”牌西服 ６４、世界贸易组织的总部设在(C)。(A)纽约

(B)维也纳(C)日内瓦

(D)内罗毕 65、对会议主持人评估的要素包括(ABC)。(A)领导能力

(B)业务水平

(C)对会议进程的控制能力(D)对会议时间的控制能力 66，涉外礼仪的重要原则是：不卑不亢、(ABCD)。(A)依法办事

(B)内外有别(C)尊重个人

(D)入乡随俗

67、在多边性商务活动中，人们经常采用的礼宾次序是：按来宾所在国或地区名称的拉丁字母顺序排列、(ABD)。

(A)按时间顺序排列

(B)按来宾身份排列(C)按与东道主的关系远近排列(D)不排列

68、在外宾抵达前应做好充分的准备工作，主要包括：搞清楚来访外宾或代表团的基本情况、来宾的饮食爱好(ABD)。

(A)宗教禁忌

(B)拟订来宾访问日程(C)安排购物

(D)安排食宿

69、涉外会见会谈的准备工作主要有：背景资料的准备、(BC)。(A)作好记录

(B)人员安排(C)会见场所的准备

(D)做好后续工作 70、赴宴前作为客人的准备工作有：看清请柬、(BCD)。(A)通知朋友

(B)答复主人(C)准备服饰

(D)准备礼物 71、冷餐会应该注意的礼节是：按顺序取菜、(BC)。(A)不可多食

(B)按量取莱

(C)顾及他人利益

(D)剩下的菜要打包带走 72、(ABCD)的人员在企业中没有固定的办公桌。

(A)在家工作

(B)远程工作

(C)弹性时间工作

(D)兼职工作 73、对办公室进行合理布局的作用包括(ABC)。

(A)形成有效率的工作流程(B)有利于员工的工作分配(C)有利于工作顺利完成(D)有利于协调人际关系

74、通过督查促进决策和上司指示的落实，是督查工作的(AB)。(A)本质要求

(B)基本目的(C)出发点

(D)归宿 75、处理突发事件应遵循的原则有(ABD)。

(A)快速反应，控制事态发展(B)以人为本，保护公众利益

(C)保守秘密，防止信息外泄

四级考试如何复习 第4篇

同时花30分钟找STEP BY STEP 的教材来练习在听的过程中解题的习惯。

9月10月 开始大量实战演戏，把所有真题以考试的方式每两天一套，注意自己搭配题，因为新题型的时间为35分钟听力的量加大了(在原有的基础上多了长对话，故我们可以把旧题型的短对话10道再加10道来做，总之总量的时间长对保证在35分钟之内便可。

做完题的第二天要把错题加以集中分析，纠正并总结错题的共性，保证下次如何不犯错。