文书档案实训范文

文书档案实训范文（精选8篇）

文书档案实训 第1篇

《文书工作与档案管理》实训报告

根据《文书工作与档案管理》课程实践要求，本门课程需要完成14课时的实训环节。为了较好达到实训目的，使学生们能够将工作目标和学习系统相结合，围绕任务合理安排各类教学资源，我采用校外实训和校内实训结合的方法，带领学生从校园走出去，再回到校园，在文书与档案管理实际工作的各个环节中加深学生对该门课程从理性到感性的认识。

实训时间：2012年12月27日全天，2013年1月4日全天和1月5日上午，合计两天半，14个课时。

实训对象：商务文秘1101班全体学员27人

带队教师：教研组组长许丽娜老师和任课教师何斓

实训内容：

（一）、校外实训地点：福建省档案馆和福建省博物馆

1、坐落于闽侯上街的福建省档案馆享有“全国最美档案馆”之称，其建筑集古典美与现代气息于一体，外观上融合福建土楼和中国四合院的风格。

首先，我们在馆内工作人员的带领下了解了省档案馆的丰富馆藏。由于我省特殊的政治、经济和地理位置决定了其馆藏档案具有鲜明的地方特色。按照历史发展线索，省档案馆馆藏档案有四部分的内容：第一部分是明清档案；第二部分是民国档案，反映了1912-1949年北洋政府、中华共和国人民革命政府即福建人民革命政府、南京政府统治福建时期的情况；第三部分是革命历史档案；第四部分是1949年中华人民共和国成立后的档案。

其次，我们参观了作为档案管理中重要环节——档案的利用，即对省档案馆举办的四大档案展厅进行观摩，了解新形势下的档案利用与服务。

第一展厅：“潮涌海西”-----福建现代化历史进程展。

第二展厅：中国档案珍品展

第三展厅：“似水流年”-----外国摄影家眼中的闽江和福州

第四展厅：百年跨国两地书-----福建侨批档案展

通过对四大展厅的观摩与学习，同学们认识了形式丰富多样的文书与档案展品，如：照片、公文、圣旨、契约、图表、书刊等，通过各类文书档案来了解福

建历史的真实概貌乃至全中国历史，更加体会到现代文书档案管理的重要意义。

2、福建省博物馆是集文物保护、文物考古、历史、自然标本、艺术研究为一体的省级综合性博物馆，是我们校外实训的第二站。学生们对其馆藏文物和自然标本进行了参观，文物以更真实更直观的形象出现在我们的面前。共参观六处展厅：福建古代文明之光、福建古代外销瓷、工艺藏珍、恐龙世界、海洋动物、动物万象。该馆馆藏文物标本共5万多件，其中一级品360件，以传世艺术品、考古发掘品和革命文物资料为主。

（二）、校内实训内容：校内图书馆各部门。详细介绍我院图书馆的结构功能与划分，并带领学生观摩书籍的装订、上架、排架等，以及检索工作。之后，安排学生轮流进行书籍的装订工作。

三、实训体会：

（一）、此次通过实地观察文书档案管理的工作环境和生动形象的档案展品，可以激发学生对档案的好奇心，从而引发对学习该门课程的兴趣。

（二）此次接触大量丰富的档案展品，可以及时与课堂所学的档案知识相结合：如文书档案的起源、分类著录、档案利用与价值鉴定等。其中学生反映突出在于以下三点：第一，了解信息化社会的新形势下档案的开发利用的特征。档案一改原来枯燥无味的形象，从陈旧泛黄的档案室走出来，映入人们眼帘的是崭新活泼的档案形象，让人们主动利用档案，使档案更好地为人们所服务。第二，对文书档案的价值有了更深刻的体会，尤其是文书档案的历史价值远远大于现实价值。第三，更加理解公文处理工作的基本原则和要求，需要及时、准确和保密。

（三）通过校内实训，学生参与实践操作，增强实际动手能力，根据实际职业岗位设计档案管理实训任务场景，让学生通实践发展档案管理的技能，能够将原则性和灵活性更好地结合起来，努力去提高工作效率和服务水平，

文书档案实训 第2篇

一、实训目的

使学生掌握公文写作、收文发文、档案管理等业务知识，特别是熟练掌握相关岗位和工作内容的实际操作技能，提高实际应用能力，具备在基层企事业单位从事公文撰制与处理、档案信息管理的业务素质和工作能力。

二、实训地点：

1、实训室

2、学校图书馆等

三、实训方式：

分组和个人实际操作相结合，完成模块式作业。

四、实训内容：

1、绘图描述一份公文“从无到有”及在不同部门间流转的流程，并标注每个环节的注意要点。

时间：星期一

方式：每个人独立完成

2、调查整理学校运行中所涉及到的公文种类，及每种公文的特点和编制要点。时间：星期二

方式：4-5人一组，分组完成。

3、调查学校图书馆的图书编码方式、检索工具，分析档案管理和图书管理各自的要点及区别。

时间：星期三

方式：4-5人一组，分组完成。

4、下面是基层行政机关××县人民政府办公室的一份文件文稿，请按照基层单位正式文件的版式和结构要求进行设计，并加上标点符号，形成规范的公文版式。

××县人民政府办公室文件 ×政办〔××××〕50 ××县人民政府办公室关于召开全县公文处理工作会议的通知, 各乡镇人民政府和县政府、各部门各直属机构，为全面贯彻落实党的十七届四中全会精神，总结交流全县各级行政机关学习贯彻《国家行政机关公文处理办法》所取得的经验和好的做法，探讨新形势下加强和改进政风建设做好公文处理工作的新思路，促进政府机关公文处理工作规范化制度化科学化，使我市公文处理工作再上新台阶。

经研究决定召开全县公文处理工作会议，现将有关事项通知如下：

一、会议时间和地点：

（一）、时间：××××年8月21日至8月22日；

（二）、地点：县宾馆会议中心。

二、参加对象：各乡镇分管公文处理工作或办公室工作的副乡长（副镇长）；政府办公室主任县政府各部门各直属机构各派1名分管办公室工作的领导加会议东海日报社东海有线电视台东海广播电台派出的记者，只参加8月22日上午的会议总结。

三、其他事项：

（一）、8月20日全天报到地点：县宾馆总台；

（二）、各单位需按照会议交流材料的模板格式事先准备好本单位公文处理工交流材料，一式80份，并于报到时上交；

（三）、会议总结：8月22日上午9：00在县宾馆会议中心举行；

（四）、县城单位参加会议人员不安排住宿，如有不明之处可直接与李静联系，联系电话：0576—3737007。

附件：会议交流材料模板格式 ××××年8月10日

主题词：文秘 工作 公文 会议通知

抄送东海日报社东海有线电视台东海广播电台 东海县人民政府办公室

××××年8月11日印发

要求：最终成果是一份标准格式的文件。请在电脑上设计，字体、字号等要素参照书上附录格式。

时间：星期四

方式：分组完成。

5、根据下面给出的材料，按照公文格式，拟制定一份公文。

为石家庄市邮政局制发一份关于申请增设邮政营业所的公文，送发给河北省邮政管理局。该文件为石家庄市邮政局2009年发布的第7号文件。内容如下：

为合理组织网点，扩大邮政服务，我局拟在中兴街设立邮政营业所一处。

中兴街地处我市西郊，驻街机关、工厂、学校较多，系单位和居民密集地带。但该处距市局约二公里，用户使用邮政很不方便。



为缓解当地用邮困难状况，我局近年来定期组织流动服务组到该处服务，但由于没有固定局房，生产和生活诸多不便。且自2008年省有关部门公布我市为开放旅游区以来，当地邮政业务量激增，流动服务组的方式已远远不能满足需要。

为此，请核准增设中兴街邮政营业所。

此外，公文中还包括“中兴街位置图”和“拟建局房平面图 ”两个附件。行文时间为2016年6月24日。此公文并非保密文件。时间：星期五

文书档案与人事档案之比较 第3篇

关键词：文书档案,人事档案,流动性

文书档案和人事档案是档案管理中两个不同的档案分类, 他们都是国家档案的重要组成部分, 文书档案和人事档案无论从其文件材料来源、工作性质和工作程序来说, 都有很多相同之处。但是, 就其工作内容, 服务对象及工作要求和方法又有较大的差别。将这既有联系又有区别的二者进行比较, 区分二者的关系, 旨在将其二者正确归档, 既不重复归档, 延误工作, 又不遗漏归档, 达到各司其职, 各尽其能的目的。

一、文书档案和人事档案的关系

(一) 文书档案和人事档案的相同之处

文书档案和人事档案都是国家全部档案的组成部分, 都来源于机关、组织、个人在社会实践活动中保存起来供查阅的原始记录, 都是在文件材料基础上形成的, 因此他们都具有档案的共同特点:历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等。同时它们之间还有着一定的联系。如政历审查材料、案件材料、奖励材料、处分材料、任免考核材料、工资福利待遇审批材料等都应将形成的文件归入文书档案, 而另一部分的原件或复印件就应归入干部人事档案。因此, 它们之间是相依相成的关系。

(二) 文书档案和人事档案的不同之处

当然, 文书档案和人事档案因分类不同, 其定义、内容、方法和所起的作用也不同。

1. 定义不同。

文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动, 如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成, 文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中, 为互相联系和处理事务等实际需要, 用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料, 起着凭证、依据和参考的作用, 个人转正定级、职称申报、办理养老保险及开具考研等相关证明时, 都需要使用人事档案。它是中国人事管理制度的一项特色, 是个人身份、学历、资历等方面的证据, 与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩, 具有法律效用, 是记载人生轨迹的重要依据。同时, 它也是人事部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。

2. 内容、方法和作用不同。

分类方法不同。整理文书档案时一般是以问题、名称、地区、时间、收发文机关等特征以件进行分类:而整理干部人事档案则是将所有文件、材料围绕个人来进行分类。

整理方法不同。在整理档案方面, 文书档案按照年度, 收发文机关、问题等分类方法分成不同类别后, 再按名称、作者等特征组成件, 根据价值划分为永久、三十年、十年三种保管期限, 一般按时间排序进行整理;而人事档案的整理是以个人为单位, 将收集起来的干部人事档案材料, 进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订成卷, 并在此基础上, 不断对档案内容进行补充的工作, 由履历、自传、鉴定、考察和考核、学历、培训和职称材料、政审、党团、奖励、违纪、任免和工资待遇等10类材料组合而成的。

管理方法不同。在管理档案方面, 文书档案在本单位文书档案室进行保管, 并按要求定期向上级档案馆移交, 对于到达保管期限的档案, 可以按照《档案销毁制度》定期进行销毁。而干部人事档案则由各级党委组织、干部人事部门所属干部人事档案管理部门长期保管, 直到死亡后按规定期限移交各级文书档案馆 (室) 进行保管。

保管流动性不同。文书档案的保管较固定, 它不会因为人员的变动而转递, 也不会因为单位的改革而销毁, 它记录的是已经发生的历史, 永远保存在每个单位的文书档案室或上交到上级档案馆;而干部人事档案要随着人员调动或流动而转递到调动或流动的新的单位。

真实性内涵不同。档案都具有真实性特点, 但文书档案的真实性反映的是一个历史事件全过程, 例如十年文化大革命中由于人们当时的认识水平错误和政治环境造就等复杂原因而形成许多不符合客观实际, 甚至是具有诬蔑性质的文件、材料, 也要保存下来, 因为它记载了当事人的意图, 留下了当事人行为的痕迹, 反映了当时的历史情况, 仍然为真实的历史记录, 对清查所涉及的人、事及事情的来龙去脉, 具有重要凭证和参考作用, 以便总结历史经验教训, 供前车之鉴;而干部人事档案的真实性, 则要求客观地、实事求是地反映干部本来的真实面貌, 凡经过组织审查, 确属诬蔑不实的材料, 必须从干部人事档案中清理出去。

作用不同。文书档案的作用面很广, 可作为行政工作的凭证, 生产建设的依据, 科学研究的资料, 法律的信证等, 便于党和国家各项事业所利用, 甚至可为社会个人利用, 但它不能起到考察干部的作用。中央有关文件明确规定, “文革”期间形成的文书档案凡涉及到个人问题材料, 不应作为考察干部的依据。考察干部历史应以干部人事档案中的结论材料为依据。

服务方向和保密性不同。文书档案除个别机密文件, 基本都服务大众, 所以它是面向社会的, 可以公开的内容很多;而干部人事档案则主要为党的组织、干部人事部门和工作服务, 为考察任免干部, 选拔优秀人才服务, 因此它不能向社会公开。

二、区分文书档案和人事档案的方法

掌握文书档案和人事档案的相同与不同之处, 是区分文书档案和人事档案的基础, 但要正确区分开来还要掌握一定的方法。

(一) 形成的材料是集体还是个人

如果以集体、组织为单位形成的材料, 尽管材料里涉及的是个人, 但材料的主要内容叙述的是单位的某件事, 就应归入文书档案;如是以个人为单位形成的材料, 并且涉及的内容专指某个人, 这样的材料大多应存入人事档案。

不是所有的文件材料不是归入文书档案, 就是归入人事档案;有些文件材料既可归入文书档案, 也可归入人事档案。例如前面所提到的政历审查材料、案件材料、奖励材料、处分材料、任免考核材料、工资福利待遇审批等材料都应归入文书档案的同时也应归入干部人事档案。

(二) 存档的内容对单位还是对个人更有意义

并不是所有的个人材料都要归入人事档案, 有些个人材料反映了单位当时的历史情况, 对个人并未起到凭证、依据和参考的作用, 这样的材料归入文书档案, 作为单位的原始资料保存, 更具一定的历史价值。

(三) 看是否保持了文件材料之间了联系

文书档案记录的不仅是文件材料的结果, 更加重视的是文件材料发生、发展的全过程, 因此文书档案清楚的记录了文件材料之间的联系, 可以通过查询材料, 了解到事情的来龙去脉。如单位在干部竞聘的过程中, 需要进行发通知、报名、开会、考察等一系列的工作, 这些工作中形成的文档材料需要归入文书档案, 而最终提拔出干部形成的干部任免审批表才需要归入人事档案中。

(四) 所起到的作用

文书档案就其作用来看主要用于参考作用, 因为只是反映历史过程, 所以正确不正确的结果都有, 而人事档案必须放入准确无误的结果, 并且一般都有文件所形成的时间、依据、签字和组织人事处的签章, 人事档案可以作为凭据使用。

三、结语

综上所述, 文书档案和人事档案之间既有联系, 又有区别。掌握了文书档案和人事档案的关系, 同时掌握区分二者的方法, 为正确归档和档案发挥尽可能大的作用奠定了基础。

参考文献

[1]褚英来.关于正确区分文书和人事档案材料的几点体会[J].档案管理, 1986 (1) .

[2]庞秀云.如何正确区分文书档案和人事档案材料[J].山东档案, 2002 (3) .

[3]张芷芙.浅谈人事档案与文书档案的联系与区别[J].兰台世界, 2012 (2) .

乡镇文书如何做好文书档案工作 第4篇

【关键词】乡镇文书；文书档案工作；建议

乡镇文书档案是各乡镇机关、企事业单位等在管理事物的过程中产生的保存价值较高的资料总称，其形式多样，包括图表、文字、声像等，这些档案的内容丰富，在我国乡镇建设的快速发展中具有重大的意义。乡镇文书档案管理工作是乡镇日常工作的重要组成之一，可以为乡镇更好地服务基层提供保障。目前，我国很多乡镇基层的党政并没有严格地分开，大大增加了乡镇文书的工作量。近年来，随着金坛区乡镇经济的快速发展，乡镇文书档案管理工作的难度也逐渐增大，现结合笔者的实践经验将该区乡镇文书档案管理工作存在的问题及发展建议总结如下，以供同行参考。

一、金坛市乡镇文书档案管理工作存在的问题

2009年3月，金坛市（2015年撤市设区，下同）档案局出台了《江苏省籍贯团体企业事业单位档案管理工作》，为该市各个企事业单位的档案管理提供了规范化的标准，经过几年的发展，该市的乡镇文书档案管理工作较以前有了很大的进步，但仍然存在以下几个方面的问题。

1.文书档案管理不规范

2009年金坛市在全市开展了档案检查工作，经过检查，一些乡镇的文书档案管理工作的开展不符合规范。而且很多档案并没有经过必要的整理、分类等，都是统一装在塑料盒或者堆在柜子里，时间久了积累了大量的档案，杂乱无章，查询的难度较大。

2.文书档案保护安全性不强

一些单位没有独立的用于文书档案保管的库房，而是与单位的仓库合用，且没有做好相应的保护，安全性较差，存在很大的安全隐患。

3.文书档案管理的信息化有待加强

目前随着网络技术的盛行，很多企事业单位实现了办公自动化，大大提高了工作效率。在此背景下，文书档案文件的生成也可以通过计算机、网络等技术完成。目前虽然金坛区一些乡镇企事业单位的信息化建设得到一定的完善，但是用于文书档案管理的相关配套不完善，所使用的计算机都过于陈旧、软件也较落后，这些在很大程度上影响了档案工作的开展。

4.文书档案人员不稳定

一些乡镇单位从事档案管理的人员经常发生变动，造成了一些档案丢失的现象，而且有的在换岗时对交接手续重视程度不够，造成档案工作脱节的现象；还有一些乡镇单位因为人员有限，从事文书档案工作的人员均为兼职，或者身兼数职或要职，如有些由乡镇党委办公室主任担任，其日常的工作量大且繁琐，工作时间大部分用于处理其他事宜，而放在文书档案工作上的时间十分有限。

5.未充分认识档案工作的重要性

有的乡镇领导对档案工作的重要性认识不到位，认为其是可有可无的，没有将其纳入到日常工作议事日程中，日常的考核也未将其作为一个指标，导致很多乡镇档案工作无法正常进行，档案的质量不高。

二、管理建议

1.加强档案意识宣传

应在金坛区各个乡镇基层大力宣传《档案法》《乡镇档案管理试行办法》等，重点是对领导进行普及，尽量提高领导对档案工作重要性的認识，其不够重视乡镇的档案工作主要原因在于其认为该工作没有必要，开展与否意义不大，如果不及时地宣传，增强其档案意识，则以后档案工作就更难开展，可以在需要时为其提供有利用价值的档案信息，改变领导认为档案可有可无的观念，经过长期的积累，领导的档案意识会越来越强。2014年，金坛市档案局采取了各项措施在各基层乡镇对档案工作进行了宣传，并结合各地的要求和实际情况，详细地对档案的宣传任务进行分解，落实到各个科室，积极鼓励各档案工作人员撰写相关论文、参加档案工作研讨会等；通过与电台合作，加强对档案工作的宣传；此外，还通过每年的6月9日（国际档案日）开展一些活动进行宣传，进一步提高各乡镇单位对档案工作的认识。

2.注重日常的收集工作

各个乡镇的档案员开展档案管理工作的首先一个环节为收集工作，其是其他环节开展的重要前提和基础，前期的档案文件收集情况，在一定程度上影响最终档案管理工作的质量。各乡镇的文书要掌握当地需要收集归档范围，以便能够及时将需要归档的文件收集起来；因为文员岗位的局限性，其并不能详细地了解乡镇各项工作的开展及变动情况，需要结合年度总结，对需要归档的文件进行补充；在日常的工作中，文书要注重日常的资料收集，将平时较为零散的文件、专门文件等均要及时收集起来，以便在一些重要活动（如会议等）等结束后通过整理形成完整的档案资料。

3.提高文员的档案工作管理水平

领导是否重视档案工作与对文员工作的满意程度有一定关系，因此文档管理人员要不断提高自己，注重自身专业能力的培养，充分地发挥主观能动性，做出一定的成绩。随着社会的发展，乡镇文书档案管理工作有很多新的变化，管理方法上也有更新，对文档管理员提出了更高的要求，因此要积极有针对性地参加培训、更新知识，以达到提高业务能力、更好管理乡镇档案的目的。金坛区朱林镇财政所一直重视档案工作，通过设立岗位责任制加强对所内文书的管理，通过完善档案设施、加强业务管理等，大大提高了档案管理工作的整体水平，有利于单位的长期发展，充分地发挥出了档案应有的作用，经过努力，该所综合档案室成功地创建为省三星级档案室。

参考文献：

[1]袁和济.乡镇企业文书工作亟待加强[J].浙江档案，1991，3（3）：27.

[2]李晰彬，姚丽.乡镇文书档案管理工作的几点体会[J].办公室业务，2014，3（3）：16-18.

[3]汪丽云.做好文书档案工作的几点思考与体会[J].机电兵船档案，2014，6（06）：53-55.

[4]梁田.如何做好文书档案工作[J].才智，2010（35）：89-92.

作者简介：

文书处理实训作业 第5篇

中国维行保险股份有限公司是一家全国性、综合性保险公司，经营范围包括各类财产保险、人身保险、国际再保险以及证券、信托业务等。公司总部设在广州，主要股东包

括：广州市投资管理公司，招商局佛山工业区有限公司、中国远洋运输（集团）公司、摩根亚洲投资有限公司、广盛有限合伙集团公司等。

中国维行保险股份有限公司南京分公司于1995年4月21日，由中国人民银行批准正式成立。从成立起，南京分公司便着手建立科学明晰的组织架构，专业化的决策和规范化的风险控制体系，使公司在风险控制、投资管理、产品开发、业务拓展、服务体系等方面在同业中处于领先地位，业务得到了长中的发展。

为响应总公司号召，早日实现维行进入“规模500强，品质400优”的目标，中国维行保险股份有限公司南京分公司决定从2012年4月1日起开展“扎实基础、提升品质，促进南京产险持续快速发展”活动。主要活动是头脑风暴会、主题演讲会和合理化建议征文。各部门和各分支机构必须在2012年3月28日前上报活动开展情况。按照活动方案要求：头脑风暴会是指每月邀请著名专业顾问前来讲座；演讲会每月一个主题，全体员工必须积极参与；合理化建议活动全体员工必须参与，每月评选出3篇优秀征文上报；按期上报活动组织和进行情况。

发文实训要求

2012年3月12日，南京分公司总经理王浩将秘书刘丽叫到办公室，对她说明了这次活动的目的要求，让她马上写一份通知，发到分公司各部门和南京各分支机构，告知有关活动事项。刘秘书用记事本将王总经理的话记录下来，走出经理办公室，回到自己办公室，立即开始拟写通知，①请演示领导交拟和秘书撰写通知的过程，并请制作出通知的初稿。

初稿完成后，刘秘书将这份通知写在统一的发文稿纸上，拿给王总经理审核，王总看后签字同意发出。②请演示领导审核签发过程。

刘秘书将这份通知编上发文号“苏维保〔2012〕10号”，写在发文稿纸的相应栏内，再检查一遍通知的正文内容，确定无误后，把这份发文稿拿到文印室，交给打字员郭兰打印成定稿，打印份数为10份。小郭让刘秘书明天下午2：00来取。③请演示秘书编号印制文件的过程。

3月13日下午2：00，刘秘书将打印好的通知定稿从文印室取回，逐一盖章，并在发文登记薄上填写好内容，再分别将每份通知用信封套好，封上口。④请演示秘书发文登记和装封的过程。

实训说明：（人员安排可根据具体情况有所调整）

1、每组3-4人为分别扮演总经理王浩、总经理秘书刘丽（可由2人分饰①、④）、打印员郭兰。

2、事先要求写通知初稿（要求在发文稿纸上写），王浩签发后的定稿由打字员郭兰现场制定打印。要求格式完整，该项环节完成时间不超过15分钟。

●法文实训需提交的材料有：通知的初稿1份、定稿1份、发文登记薄1张。

二、收文实训 背景资料：

中国维行保险股份有限公司南京分公司收到总公司的一份通知，得知南京保监办将于近期对南京地区进行保险信用体系全面检查，以下是这份通知：

中国维行保险股份有限公司文件 中维保〔2012〕30号

关于迎接南京保监办保险信用体系检查的紧急通知 各分支机构：

根据2012江苏保险信用体系工作安排，南京保监办将于近期开始对南京地区进行全面检查。希各分支机构高度重视，3 对照2012保险公司信用考核指标，全面自查整改，并作好接受检查的准备。各分支机构将自查报告于3月18日之前上报至中心分公司人事行政部。

特此通知。

中国维行保险股份有限公司（公章）二〇一二年二月二十日 收文实训要求

2012年2月22日，总经理秘书刘丽收到这份通知，拆启后，将文件取出，核对好份数、日期后，将文件的内容登记在收文登记簿上。①请演示秘书拆封文件和收文登记的过程。

刘秘书取出文件处理单，填上内容、提出初步办理意见，再将文件处理单夹在通知原件上，拿到总经理办公室，给王浩总经理批示。②请演示秘书拟办文件的过程。

总经理办公室内，王总经理看了通知后，同意了刘秘书的处理意见，指明此份通知中要求办理的事项具体应由人事行政部负责办理。他立即打电话让刘秘书过来，让她将这份通知和办理意见传达给人事行政部。③请演示领导批办文件的过程。

刘秘书将这份通知和办理意见，交给人事行政部部长陈明，请他负责办理。陈明看过后，以电话形式告知3个分支机构：白下区营运部、鼓楼区营运部、秦淮区营运部，要求他们对照2012保险公司信用考核指标进行自查，并在3月10日前将自查报告交至人事行政部。④请演示承办文件的过程。

2012年3月10日，3家分支机构的自查报告均按要求上报，陈明在文件处理单上，填好办理结果、方式和日期，然后和通知原件一起，交还给刘秘书。⑤请演示注办文件的过程。

实训说明：

1、每组4-5人为分别扮演总经理王浩、总经理秘书刘丽（可由2-3人分饰①、②、⑤）、人事行政部长陈明。

2、每组要求准备好信封一枚，内有总公司发来的通知，封好口，以备拆封使用。

文书档案实训 第6篇

命令、令；议案；决定；意见；公告、通告；通知；报告；请示；批复；函；会议纪要 行政机关的公文种类主要有:（1）命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（2）决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（3）公示

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（4）通告

适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。（5）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。（6）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（7）议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（8）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（9）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。（10）批复

适用于答复下级机关请示事项。

（11）意见

适用于对重要问题提出见解和处理方法。（12）函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（13）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

2.文书档案的版本

公文在草拟、修改、审核、签发和印制的过程中，会产生不同的稿本。（1）草稿

草稿是供讨论、征求意见、修改审核的原始的非正式文稿，不具备正式公文的效用、一般标记有“讨论稿”、“草案”、“初稿”、“征求意见稿”等字样。（2）定稿

指经机关单位领导人履行法定程序审核并批准签发的文件稿本

（3）正本

指根据定稿按规定格式印制的供向外发出的正式文本。正本具有标准的公文格式和法定的效力。（4）副本

指公文正本的复制件或复份。正本复份的内容和外形特征和正本基本相同，只存在送达对象和使用目的上的差别，正本送达主送机关，副本送达抄送机关或由本机关留存备查、归档，它具有正式公文的法定效用、复制件的公文副本（抄本、复印本），因不能再现公文的全部特征，故不具备正式公文的法定效用，只作为参考、备查，一般有“副本”字样标记。（5）存本

指发文机关留底存档的文本。存本指不对外发送的，一般不加盖印章或签署。起存档及正本核对查清的作用。（6）试行本

又称试验推行本，指规范性公文正本的一种特殊形式，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。一般在公文标题后标有“试行”的字样。（7）修订本

指已发布生效的公文，经实践检验重新修正补充后再发布的文本，是规范性公文正式正本的一种特殊形式。修订本生效之日，即是原文本废止之时。一般在公文标题后标有“修订本”字样。

3．公文的分类：

（1）按公文的来源分类 机关或部门的文件，按照公文的来源可以分为外机关发来的和本机关撰制的两大类。其中，本机关撰制的公文又可分为向外机关发出的和在本机关内部使用的两种类型。因此，按照公文的来源，可将公文划分为外来文件、对外文件和内部文件三类。

（2）按公文的行文关系分类

行文关系是指机关与机关之间的公文往来关系。这种关系根据机关的组织系统、领导关系和职权范围确定的。从一个单位的对外文件来说，可以按照它们的行文关系、文件的去向，划分为上行文、下行文和平行文三类。

①上行文：指下级机关向所属的上级机关报送的公文，如报告、请示，还包括某些函、意见等。上行文可分为逐级上行文、多级上行文（即同时向几层次的上级行文）、越级上行文。

②下行文：指上级机关向所属下级机关发送的公文，如命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要，还包括部分意见和某些函等。下行文可分为逐级下行文、多级下行文、直达到底的下行文。可向公众公开的公文，如公告和通告，也可视为下行文。

③平行文：指向同级机关或没有隶属关系的机关传递的公文，如议案、函。（3）按公文的密级程度分类

按照公文的密级程度可将公文分为普通文件、秘密文件、机密文件和绝密文件。（4）按公文的性质和作用分类

按照公文本身的性质和作用可将文件分为指导性文件（如命令、决定、批复、意见等）、报请性公文（如请示、报告、意见、议案、函等）、知照性公文（如公告、通告、通报、通知等）、商洽性公文（如函）、记录性公文（如会议纪要）。（5）按公文制发机关的性质和公文内容分类

按照公文制发机关的性质和公文内容可将公文分为法规文件、行政文件和党内文件三类。常见的公文分类还有：以文件的急缓程度，可将公文分为特急件、急件和平件；以文件的使用范围，可将公文分为通用文件、专用文件和技术文件；以文件的发送目的，可将公文分为主送件、抄送件和批转件、转发件；以文件的处理要求，可将公文分为需办文件（办件）和参阅文件（阅件）等。4.公文的书写格式

一份标准规范的公文，必须包括以下项目：发文机关、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间和主题词等。这些项目就是公文的构成要素。公文的格式主要指公文构成要素在公文文面上的位置和书写样式。

公文的格式一般包括眉首、主体和版记三个部分。（1）眉首部分

公文的眉首是公文的版头部分，又叫文头。位于公文首页红线以上，包括公文的格式代码、印制顺序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标识，发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项。

①公文格式代码又称公文检索代码，是指代表公文类型的标识符号，由9位阿拉伯数字 组成。标识于公文首页发文机关版头左上角。按一定的规则将公文逐一编制代码，使每份公文都有唯一的标识，以便于计算机识别和处理。目前，公文检索代码的国家标准尚未公布。②公文份号指同一公文在其总印数中的序号（主要针对秘密公文）。有份号，在登记、分送和清退时均可对号清点，便于查明责任，加强公文管理。份号由6位阿拉伯数字组成，标识在公文检索代码的下方，前面冠以“No”符号。数字不足规定数时，可用“0”补齐。

③秘密等级（简称密级）指公文秘密程度的等级，分有绝密、机密、秘密三个等级。由公文制发机关根据公文内容的秘密程度来划定。秘密等级标注在公文份号的下方。

④紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。分特急。加急。急件三种。紧急程度标注在密级之下。需要说明的是，有的急件是标题的文种前面标明的，如《中共中央、国务院关于切实减轻农民负担的紧急通知》。

⑤收文处理标识包括收文单位名称、收文编号、收文时间、档号等项目，标注于公文首页版头右上方空白处，由收文单位加盖收文处理章标识。

⑥发文单位版头（简称文头）是发文单位制发正式公文时使用的有固定版式的发文机关标识。发文单位版头由发文机关全称（或规范化简称）加“文件”两字组成。如国务院文件、XX县政府文件等。发文单位版头居中套红印在公文首页上部，版头下面有一间隔横线，将文头区和行文区分开。

⑦发文字号指发文单位编排的公文代号，由发文单位代子、发文（加括号）和发文顺序号组成。如中发（1998）5号，表示中共中央1998年第5号发文。国发（1990）19号，表示国务院1990年第19号发文。几个单位联合发文时，只标明主办单位的发文字号。编制发文字号是为了统计发文数量，发文字号在查找和引用时可作为公文的代号使用。发文字号的书写位置：有版头的公文，标在公文版头之下，间隔横线之上，居中书写；使用信笺头的公文，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，靠右侧书写；“命令、令”公文则在标题下面居中书写。

⑧在公文中标注签发人的姓名，表示公文生效并对该内容郑重负责，一般供上行文选用。签发人的姓名标注在发文字号的右侧。（2）主体部分

主体部分反映公文的主要内容，又叫公文的行文部分，位于首页红线以下与末页主题词之间。包括公文标题、题注、主送单位、正文、无正文说明、附件说明、发文单位署名、成文日期、单位印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项内容。

①公文标题应准确、完整地概括公文的主要内容，并标明发文单位名称和公文文种，即标题应由发文单位（责任者）、事由和文种组成。如《XX县档案局关于加强档案工作的决定》，其中“XX县档案局”是发文单位，“关于加强档案工作 ”是事由，“决定”是文种。标题起着提示的作用，使人一看便知公文是哪个单位发的，说的是什么问题，属于何种公文。公文标题的三个组成部分，一般都要写完整，但也有部分省略的情况，比如根据具体情况，有的可以省略发文单位，有的省略事由，只保留文种。

②题注是对公文标题的注释说明。主要用来注明法规性公文或经会议讨论通过的公文产生的法定程序和时间等。题注位于公文标题之下，一行或多行居中书写，用圆括号括住。如《中华人民共和国专利法》的题注是：（1984年3月12日第六届全国人民代表大会常务委员会第四次会议通过）。公文若采用题注的形式，一般就不再用主送单位、发文单位签署、成文日期等项目。

③主送单位指受理公文的单位。位于标题左下方，无论一行或多行，均靠左顶格书写，末尾加冒号。在文件中，标题与中文之间的称呼，如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”即为主送单位。

④正文是公文的主体或中心，用来表达公文的具体内容。正文包括导语、正文主体与结束语三部分。

⑤无正文说明指由于篇幅所限，当公文生效标识（即落款）与正文不能同处在一个页面上时，为维护公文的完整性而作的说明。其位置是在发文单位落款的左上方第一行顶格书写“此页无正文”。⑥附件说明用来说明附属在公文正件之后有关材料的名称及件数。附件也是某些公文的重要部分。一些用于发布法规性公文的命令或转发某一公文的通知，附件往往起着主要公文的作用，正文只起着批准、发布或按语的作用。附件说明位于正文或无正文说明的左下方，公文生效标识之上，注明所附材料的名称及件数。然后，再另起一页附上所列的附件材料。

⑦发文单位署名（又称落款）是指公文的法定作者，一般在正文或附件说明之后署上制发该份公文的单位名称。

⑧成文日期指公文形成的时间。成文日期是公文生效及日后查考的重要依据之一。成文日期的年、月、日不能省略。如不能将2005年11月18日写成05年11月18日。⑨在公文上盖印成为用印，是制文单位对公文生效和确认无误的凭证。各单位的印章均由其上级领导机关制发，印章的规格、样式，由国家统一规定。印章一般盖在公文的末尾，年、月、日的中间。

⑩注释或特殊要求说明用来说明公文中某些在其他区域不便说明的各种项目。如需要加以解释的名词术语，以及说明公文的阅读范围和使用方法等。

公文的阅读范围主要指公文发送范围内规定的阅读对象，一般写在成文日期的左下方，文尾部分“主题词”之上，用圆括号，如（发至县团级）、（发至省军级）等。（3）版记部分 公文的版记即公文的文尾部分，位于公文末页下部，包括主题词、抄送单位、印发机关和印发时间、印发说明和页码等项目。

①主题词指能够准确表达公文主题内容的规范用词。公文标注主题词是为了办公自动化的需要。1985年以来，中央和地方的党政领导机关推行了各种公文标注主题词的制度，这一制度标志着公文管理进入了现代化阶段。

各单位使用的主题词，来自1997年12月20日国务院办公厅秘书局的《国务院公文主题词表》。该表分有15大类，1049个主题词。

公文主题词的标注位置在注释或特殊要求说明的左下方，文尾横线的上端。一份公文根据其内容一般选用两三个主题词，最多不超过5个。词目之间留有一个字的间距。②抄送单位指除主送机关外的，其他需要告知公文并要求协助办理的有关单位。抄送单位标注在主题词的下方，并用于图文区等长的横线将其和主题词隔开。抄送单位名称使用全称或规范化简称。

③印发机关和印发时间。印发机关不是指公文的发文机关，而是指具体负责印制公文的主管部门，一般应当是发文机关的办公部门。如果发文机关没有单设的办公机构或文秘部门，也可直接标识发文机关。

印发时间不是指公文的成文时间，而是指公文实际付印的日期。印发机关和印发实际位于抄送机关之下，无抄送机关的就直接位于主题词之下。印发机关左空1字，印发时间右空1字，用阿拉伯数码标识，后加“印发”两字。

公文如需翻印，还应当在“印发机关和印发时间”之下标识翻印机关的名称和翻印日期，其方法同上，但翻印日期后要标明“翻印”两字。

④印发说明（又称印制版记）主要指公文印制情况的记载，包括公文制发单位的名称、印发日期和印制份数等。印制单位一般是各单位的办公厅（室），要使用全称或规范化简称；制发时间是秘书部门起印公文的时间，年、月、日要写全；印制份数是该公文所印的数量。印发说明位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧标注制发时间，行尾空一个字。在制发时间下方画一条图文区等长的间隔线作底线，在底线下面靠右侧的地方标注印制份数。

文书档案 第7篇

大学四年在协助老师工作的过程中，我深切地体会到学校文书档案管理的重要性，同时也看到了学校文书档案管理中存在着一系列的缺陷和不足，下面就来谈谈我的看法。

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，也是由通用文书转化部分档案的习惯称谓。文书工作是对文件的全部生命周期进行处理的一个完整的运动过程，是档案工作的基础，档案是文件材料的归宿，是文书工作的延续和发展。文书档案既是一个单位过去发展历程的缩影，又是现在文书档案管理建设状况的记录，因此在整个行政工作中发挥着极为重要的作用。

高校体系机构庞杂，随着学校办学年限延长，学校文书档案的数量也会越来越多，内容也会越来越复杂。做好学校文书档案管理也越发显得至关重要。档案是由文件转化而来的，文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展。文书档案是现代化信息高速发展中不可缺少的信息资源，只有规范化、科学化、标准化的管理，才能保证文件材料的齐全、完整，更好地发挥档案的重要作用，为学校的各项工作及师生员工服务.在日常工作中，虽然文书处理工作与档案工作具有相对的独立性，但由于文书是档案的前身和源泉，档案是文书的归宿，两者密不可分.文书工作不仅直接影响公文的质量，也直接关系到文书档案的质量，做好文书工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础.高校文书档案管理，是整个档案管理工作的重要组成部分，它不仅直接影响到学校整体档案管理的质量，也体现了学校档案管理的水平。

一、高校文书档案工作存在的问题

（一）文书档案立卷质量不高。高校档案整理的目的就是为了保存学校在各种工作与活动中所形成的有保存价值文件材料中的原始记录，可以为后人提供借鉴的经验、查考凭证，也为编写校志等提供宝贵资料，所以全宗档案的真实、齐全、完整极为重要。档案收集得齐全，就能准确、系统地反映出学校工作的历史原貌；反之，档案残缺不齐，就不能很好地反映一所学校的工作原貌，如严重不齐全的，反映的将是支离破碎的情况，直接影响将来的编史修志等工作。高校文书档案原始资料的质量缺陷大致为：文书档案归档时常常出现公文制发不规范、齐全、格式不完整、原稿不齐全（公文修改稿特别是领导批示的原稿更具存档价值，但归档时，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不规范、正文和附件的名称不一致、缺批复、缺日期、少作者；在修改文件或批注时，将字写在左边，不留装订线；修改用圆珠笔、铅笔；文件字迹褪色、模糊（有些归档材料是传真件，接收时字迹就模糊不清，很难看清内容）、扩散，纸张规格大小不一等现象。出现这些问题的主要原因是：大多数从事文书工作人员档案意识也比较淡薄且缺乏文书档案管理方面知识，不够重视对文书档案管理方面的知识的学习和了解。

（二）档案材料归档措施不到位。近年来，随着科技进步的加快，高校办公自动化程度不断提高。电脑、复印机、扫描仪等科技产品迅速普及，极大地提高了文书档案材料的收集与处理效率。但利用现代化办公设备形成的一些文书档案资料，则与传统的档案立卷方式产生了冲突。目前，高校文书档案资料归档存在着两种倾向：一种是只存于软盘、硬盘和光盘之中，不打印文字资料进行留底保存，很难达到长久保存的目的；另一种是只存文字性资料而不存软盘、硬盘等电子版材料，也不利于重要文件档案的保存。

（三）管理工作人员积极性不高。有些高校档案管理工作人员由于缺乏档案意识和责任心，或者缺乏文书档案管理方面的知识，致使文书在立卷过程中不符合原则、要求和方法，出现案卷保管期限划分混乱或者造成全宗档案收集不齐全等。例如有些管理工作人员认为一件工作做完了就算过去了，而工作中的资料在工作完成后便随手一扔，认为没有保存的必要，认为档案收集工作是档案室工作人员的事情，与自己无关。目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

（四）档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。高校虽然多数购买了网络化档案管理软件，但由于办公一体化、管理人员不足等原因，档案管理软件有些还未做到在各部门普及使用。

（五）人员配备不够合理。高校从事档案管理工作人员多数不是档案专业毕业，计算机应用水平也有限，也有的将年龄偏大人员安置在档案室，即便有些年轻的 档案专业毕业的学生，由于档案管理工作效益滞后、默默无闻容易被忽视，数年很难在考核、评优等方面得不到惠顾，很难安心本职工作，找机会调离的不在少数。因此多数高校档案室目前长期处于缺人或人员配备不够合理状态。

二、提高档案管理效率的对策

(一)提高档案工作人员专业技能和素质

提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。

（二）调动档案管理人员工作积极性

档案界长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会和企业，而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此，应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。

增强激励机制。档案工作应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

（三）加强高校文书工作与档案管理工作规范的衔接

文件是档案的前身，文件质量的好与坏直接影响到档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在高校文书部门规范处理文件的基础之上的。文书人员要有非常强的档案意识，做好文书资料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件资料的质量关。比如纸张大小、文体格式要做到规范化、标准化，不能五花八门；严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、批阅文件资料等等。此外，强化“文书部门立卷”工作也是文书档案管理中的一个重要环节，“文书部门立卷”是《中华人民共和国档案法》中早有明确的一项基本制度，它不仅是文书工作的最后环节，也是档案工作的开始环节，并成为真正意义上的衔接点。因此公文办理完毕之后，文书部门或业务部门必须及时整理立卷及归档。只有这样，才能实现高校文书工作与档案管理的最佳衔接。

（四）做好高校文书档案现代化归档工作，杜绝错误倾向 办公现代化是当今社会发展的必然趋势。由于计算机和网络技术在工作中的 普遍应用以及推广，公文中不可避免地将出现大量的电子文件，这些新型文件要归档，就必须借助现代化的管理平台，建设一个全新的电子文件管理系统，同时让这个系统能够与其他信息管理系统实现信息的优化配置与共享，使得高校的文书、档案管理工作纳入到整个信息管理工作中。当现代化的办公设施与传统的档案管理模式发生冲突、出现碰撞的时候，文书工作人员或档案员必须要努力提高自身的认识，更新陈旧的观念，不断研究和探索在新形势新条件下文书档案管理的新路子、新模式，使得文书档案管理工作不断地向纵深领域发展，不仅要继承传统的优秀做法，而且做到开拓进取，与时俱进。

谈机关文书档案员如何管理档案 第8篇

一、机关文书档案管理的概述及其重要作用

机关文书档案是机关部门在长期的社会工作中形成的, 对工作的文字、图表等记录, 它具有长期历史性, 是对机关重要事务的详细记载。档案的方式多种多样, 而文书档案就是其中最为重要的一种, 它能够准确反映机关的工作情况, 对其进行研究和管理也具有非常重要的作用。

目前文书档案员在档案管理中要做的主要任务包括对文件材料的归档情况进行监督并予以指导;负责全部文书档案的管理工作, 和资料整理等。因此, 其工作具有全面性和科学性, 属于基础服务项目, 它能够直接影响机关部门工作的有效发挥, 是机关单位职能履行的关键, 在具体工作中具有不可忽视的作用。

二、机关文书档案管理工作存在的主要问题

第一, 档案管理意识薄弱。文书档案是机关历史的反映, 是工作内容的详实记录, 对机关的未来发展建设具有非常重要的意义。但是, 很多机关的领导和档案管理者都忽略了其重要性, 将其片面的认为是管理员的事, 阻碍了档案的管理。

第二, 档案资料不健全。我国国家机关部门出现的时间较早, 在历史的发展变迁中, 其档案记录内容多且丰富繁杂, 业务记载细化, 很多文书档案已经成为了零散内容。这样一来, 就给档案管理员的工作带来挑战, 档案资料不够全面, 具体工作的记录不符合实际, 甚至出现了空白现象。经调查显示, 某些机关的文书档案还出现了错记、乱记现象, 影响了档案意义的凸显。

第三, 现代化设施无法有效运用。随着社会科技的进步, 计算机、互联网等设施已经普及到了各行各业, 利用先进技术进行机关文书档案的管理也成为了大势所趋。但是, 很多机关在具体工作中却没有将先进设施进行科学使用, 不利于管理效率的提升。

三、机关文书档案员如何做好档案的管理工作

从以上内容中, 我们已经清晰直观的看到了我国机关文书档案员在具体的档案管理工作中面临的主要问题。为了尽可能的改善这些弊端, 做好档案的管理工作, 相关机关一定要采取有效的对策对文书档案员的工作予以完善。

(一) 做好机关文书档案的保存工作

众所周知, 我国的机关文书档案类型、内容多样, 档案繁杂, 要真正做好其保存工作, 主要要从三方面入手。

首先, 确保文书档案的有序管理, 提升管理的整体性。我国机关文书档案的形成时间相对久远, 种类数量较多, 在实施保存的过程中一定要将其按顺序进行排序管理, 按时间顺序排列, 并优化整体效果, 分清主次, 加强档案联系;其次, 把握好档案管理的科学性和专业性。档案管理工作不是简单的资料管理, 在工作实施过程中要借助现代化设施, 将计算机等融入管理之中, 并提升工作的科学性, 做到高效管理;最后, 明确档案的历史性、现实性和未来性。既要尊重档案的历史价值, 又要保存其本来面目, 并结合机关的发展趋势做好未来的管理, 提升其管理效率。

(二) 健全完善档案管理的制度体系

科学规范的制度规章, 是保证机关文书档案管理工作顺利进行的基础。对此, 相关机关单位要完善健全有效的档案管理制度体系, 细化管理的具体内容、形式、工作方法等等, 协调各部门做好管理工作, 建立单独的档案管理部门, 派专人进行管理。与此同时, 还要加强监管, 对档案管理行为进行监督, 减少管理错误, 提升其保存期限。

(三) 提升机关文书档案的管理质量

想要有效提升机关文书档案员工作的有效性, 做好档案的管理工作, 就要保证其具有良好的工作质量。

第一, 要提升机关职工的认识, 明确文书档案管理与自身的关系, 了解其重要意义;第二, 做好档案记录、撰写等工作, 确保档案资料的详实度;第三, 积极引进现代化设备, 将新兴技术运用到其中, 提升管理效率。

四、结束语

总而言之, 文书档案管理工作是机关工作的重点, 档案是机关以往工作的记录, 对其未来发展建设具有非常重要的意义。为了切实提升文书档案管理员工作的实效性, 各机关要完善档案管理的主要方法, 健全制度体系, 并提升工作的有效性和科学性, 为机关工作的发展奠定坚实的基础。

摘要：进入21世纪以来, 社会经济飞速发展, 社会各行各业也得到了前所未有的进步, 机关工作也在这样的大背景下得到了革新。我国的机关部门早在建国初期就已经出现, 历经多年发展, 形成了大量的文献资料, 具有较高的研究价值。在这样的大背景下, 文书档案管理工作就成为了机关工作的重要组成部分之一, 是档案员最为重要的工作内容, 也成为了规范管理机关工作的重要基础。近年来, 国家各机关已经逐步认识到了做好文书档案管理工作的重要意义, 并逐步完善技术手段来加强管理, 但是其中存在的问题依旧暴露了出来。针对这样的现象, 本文就结合我国机关文书档案管理工作的实际情况, 简单阐述一下其存在的主要问题, 并分析提出切实可行的对策加强档案管理工作, 提升工作的有效性。

关键词：机关,文书档案,档案员,管理,有效性

参考文献

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