浅析企业办公住宿一体化的物业管理要点

浅析企业办公住宿一体化的物业管理要点（精选4篇）

浅析企业办公住宿一体化的物业管理要点 第1篇

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浅析企业办公住宿一体化的物业管理要点 作者：张丽梅

来源：《科技创新导报》2011年第15期

摘 要:随着物业管理的目标向服务性转化,物业管理已经成为大家都比较关注的问题。企业办公住宿一体化是目前物业管理中遇到的一种新情况,本文对如何根据企业办公住宿一体化物业管理要点进行分析,对在企业办公住宿一体化的背景下,如何强加物业前期、中期、后期的管理进行了探讨。

关键词:一体化物业管理要点

中图分类号:C939 文献标识码:A 文章编号:1674-098x(2011)05(c)-0220-02目前企业一体化物业管理存在的问题和难点

当前大部分企业一体化办公的物业管理服务仅停留在对守岗保安、绿化保洁、设备维护等表面上,没有真正按照等级管理标准实施物业管理。在实施物业管理方面,虽然制定了一系列管理规章制度,但是真正能够按照章程去做、去管的却不多,造成各个环节管理有盲点。有些地方没人管,有的事没人抓,出现了经济效益有流失的现象,服务质量也随之下降。例如:有个单位灯管不亮,报修后很长时间没有反应;外来人员随便进入企业,门岗值勤人员不闻不问;客户室内的维修现场完工后不清理,也没有人过问;重要设备如电梯的维修保养安排不合理,该保养的没有安排上,影响到客户使用等等。

企业一体化办公物业管理普遍还缺乏一个有效的管理系统,服务内容单一,没有针对企业一体化办公客户的要求提供相应的服务。服务工作水平不高,经常发生与业主或客户争执等现象。服务态度简单、粗暴,缺乏耐心和文明用语,工作起来求快不求好,求量不求质,企业的服务和管理得不到业主认可。在企业管理方面,采取粗放管理,不计成本,部门之间相互扯皮掣肘,惰性强,开拓性差,有章不循,有令不止,带来了巨大的内部消耗。企业办公住宿一体化,是由于企业性质或者硬件条件形成的,是以营利性为目的的。在对物业的使用上,是将其作为生产、经营、商务场所,对物业服务的需求不同于一般的写字楼和宾馆,具有不同的层次并逐步升级。只有把握服务对象的需求,按照企业运作的正确规律进行经营管理,才能够实现服务对象的满意,实现物业服务的最大价值。企业办公住宿一体化物业管理的关键点

2.1 物业管理应具有预见性

预见性管理是以大量物业管理技术、知识与实践经验为资源的共享为基础,将管理过程中的各个运行操作、维护保养、服务改进、风险应急等环节以事先制订预案的形式并付诸实施的管理组合系统,目的是最大程度地满足物业管理工作全过程、各环节的运行工作和突发处置,并

在其中实现指令、督导、考核、反馈、纠偏等控制功能。预见性物业管理体系的建立是从实践中来,到实践中去的过程。首先管理者基于对物业状况的深入了解,洞悉业主核心业务特点,根据使用者的需要对物业管理提供的服务进行定制,将服务结合技术、知识和经验通过与管理措施的相互对应,制定适应单一物业需要的具有可操作性的过程控制方案,确保物业运行自如并最大程度地发挥物业使用功能,提供以人为本的服务,最终实现物业保值增值。

2.2 预见管理的三个要点

2.2.1 要点一

预见性体系必须成为系统化管理的组成部分。要求掌握丰富知识和宝贵经验,具备系统化的管理观念。系统化管理是指导我们工作的基础。预见性体系的建立,要依靠全体员工最大程度在科学的经验指导下发挥想象,以质量体系为载体,实现过程的良好控制。

2.2.2 要点二

服务是要重视顾客的“存在”;服务并在意顾客的“感受”;服务更重视顾客的“抱怨”并予以改进。没有一成不变服务,也不存在一成不变的管理。服务是一种艺术,它唯一不变的是—它永远在变。服务总随着使用者不断提出的新的更高的要求而不断提升和完善,因此预见性体系也将根据服务的需要而不断进行调整、完善和提高。

2.2.3 要点三

预见性管理要通过大量知识、经验和案例积累为基础,就必然要求在尽可能广泛的管理领域,甚至跨领域实现管理信息和资源的共享。管理系统是否科学合理,是否具有可操作性与管理者拥有多大的信息资源量有关系重大。这就要求我们突破自身束缚,从更广泛的领域获取养料。企业间需要培养和谐的合作关系,闭关自守将无法获得发展所需要的信息资源。3 物业管理必须加强成本控制

成本临界点控制:临界点控制,是一种动态的控制方式,既要满足企业办公住宿一体化服务需求高峰期顾客对较高服务能力的需要,又要保证在低谷期不闲置服务能力。同时,对内部各部门进行成本预算和定额的控制。临界点控制使企业的服务供应和顾客需求在刚好匹配的临界点上运作,实现顾客高满意度下的有效成本控制管理。

3.1 控制公共能源成本

能源成本控制是一项长期的涉及到组织内全体员工的工作。因此,企业应组成能源控制小组。相对于人力成本而言,公共能源成本的刚性较大。因为企业办公住宿一体化的基本照明和

设备设施用电是必不可少的,在一定程度上,照明的布局和亮度标志着企业办公住宿一体化的品牌形象。所以,其控制还应该着眼于细微处,把握从小处见大的原则。

现无空白点确理无空白点物业管理要点进行分析,对在企业办公住宿办能源成本的精益控制:在满足顾客对能源需求(照明和设备设施的需要)的同时,控制能源成本。能源成本精益控制的具体措施有:计量无遗漏、管理无空白、电价核算准、实现临界点运行。

3.1.1 计量无遗漏,从以下五个方面进行

①为顾客安装电表。总表扣除顾客使用的电费即为企业办公一体化应该承担的费用,包括:公共设备设施运行的电费、公共照明电费、以及企业办公一体化自己的办公用电三部分。配合国家或地区的电力优惠政策,安装电表可节约能源费。②为了分析、控制设备设施用电,除了设备设施的总表外,为大型的设备设施安装专项计量电表。③为了分析、控制公共照明用电,以每层楼为单位安装电表。④为物管企业自用房安装电表。计量无遗漏是能源成本精益控制的前提和基础。

3.1.2 管理无空白做到只要使用能源方,都要能被计量。有相应的能源使用规定,派专人负责开关和控制运行时间。杜绝一切可能的无管理现象,如长明灯、夜班时间因责任不明确或安排不当而无人关闭的用电系统等。可以通过能源小组定期对企业办公一体化进行全面的巡查来杜绝能源管理的空白点。能源小组寻找可能的空白点,制订管理控制的措施改进,达到不断修正、完善的目的。

3.1.3 电价核算准

因为电力部门根据枯水季节和丰水季节分别实行两种平均价格,而且每天按照峰、平、谷三个用电时段分三个不同的标准计量电价,所以实际电费单价需要从总电费和使用小时两个指标反算得到。

3.1.4 实现临界点运行

理想的临界点运行是不存在的,临界点运行是企业办公一体化能源控制不懈追求的目标。能源控制的临界点运行是指凡是使用电力能源的系统,如企业办公一体化的设备设施用电、照明系统用电等,其开启、关闭和运作的时间和方式,刚好能满足企业办公一体化顾客正常的需要,能源管理在没有多余浪费的需求和供应的平衡点上运行。为此,企业不仅要从管理规定上,而且要从人员操作上进行长期细致的努力工作。比如,不仅有设备的运作规程,还应制定设备的能源控制操作规程;在照明管理上,除了正式的规定,还可以将企业办公一体化划分成不同的责任区域,要求员工根据实际情况自行调整操作规定。员工根据顾客的使用情况进行及时的开、关调整,使之既能满足顾客的需要,又能最大限度地节约用电。

3.2 物业管理中人力成本的精益控制

一般企业办公一体化物管企业都是以较大服务需求来设计服务能力,并采用定岗定员的制度。这样虽然能够满足服务高峰期的需求,但是在服务低谷期会出现明显的服务能力闲置,造成总体服务成本高居不下。人力成本的精益控制以服务能力的柔性规划和实施为主。柔性服务能力从两个方面实现。一方面,培养一专多能的高素质的员工;另一方面,在满足需求的情况下,打破人员安排刚性化,根据服务需要及时调整服务能力。改变企业目前通常采用的定岗定员制,详细分析服务需求,采取定岗定员和综合值班结合的人员排班方式,科学合理地安排服务运作时间和在岗人员。

3.3 提高企业办公一体化物业管理的保障措施

社会思潮的多元化和业主生活环境的差异性直接导致了业主需求的复杂化和差异化。随着城市居民生活水平的提高,业主对物业管理消费意识的逐渐增强,业主对物业管理的依赖思想将不断滋长,需求面不断加宽,需求量不断增多,多元化的服务需求对物业管理提出了更高的要求。而实际上,物业公司自身服务能力是极其有限的,企业可能成为“百事晓”但不可能成为“万事通”,靠企业本身所生产的服务产品不可能全面满足业主的要求,也无力去挖掘业主服务需求,既使挖掘出来,也无法提供相应的服务,这种矛盾在目前的服务方式下不可能得到解决,也不利于促进物业管理向经营型企业转变,很好的发展思路就是成为服务集成商,组织和利用社会服务资源为业主提供全方位的、及时、专业化的服务。

参考文献

[1] 叶天泉,终岗.出租型高层企业办公一体化物业管理初探[J].中国房地产,2008年第5期.[2] 杨海生.政府机关办公楼物业管理之我见[J].中国物业管理,2005年第12期.

浅析企业办公住宿一体化的物业管理要点 第2篇

1 加强煤炭企业的会计核算和内部控制

我国的会计法中就明确指出生产企业应该建立、健全本企业的内部会计制度,并以此为出发点强化会计工作的内部控制,并制定出与新时期新形势相适应的内部监督制度,完善企业会计的基础管理工作。

1.1 煤炭企业会计的内部控制

煤炭企业的资金流量较大,企业在会计内部控制中要避免假帐和乱帐现象的发生,如果出现问题造成资金链断裂,将会给企业造成非常严重的影响,甚至还会影响企业的生存与发展。煤炭企业会计的内部控制应该注意以下几个方面:首先应对会计的组织结构进行控制,明确职责与权力,遵循不相容职务相分离的原则;由于资金流量较大,企业的各项经济业务都应该履行授权批准程序,这可以保证每一项经济业务都具备合法性;会计工作的过程要有记录,这可以保证会计信息的真实性、完整性、追溯性,为以后的会计工作以及审计工作打下基础;同时对企业内部的资产进行保护控制,限制各级层管理者对资产的挪用和控制,未经授权的人员不得利用企业的资产,并定期对企业资产进行核查;长效机制下煤炭企业还需要对内部的会计工作进行检查和评价,并形成调查结论、意见和建议,供管理部门参考,以改进内部控制。

1.2 煤炭企业会计核算的职权控制

我国《会计法》第四章中条文规定:“单位负责人应当保证会计机构、会计人员依法履行职责,不得授意、指使、强令会计机构、会计人员违法办理会计事项。”

煤炭企业在生产和销售阶段,企业的会计人员应该严格的按照规定来处理会计工作中的每一项业务,对于不同岗位的会计应采取相互制约的方式进行职权控制,对每月统计的会计资料进行核查、整理、分类、归档,确保会计信息的真实可靠。同时加强煤炭企业内部的会计监督力度,积极的完成内部会计监督工作和内审工作,确保帐目报表的合法性和准确性。

2 煤炭企业的预算管理和预算控制

近年来,煤炭企业的生产与经营趋于多源化多产业发展,这无形中增大的企业会计管理工作的难度,抓好预算管理和预算编制是煤炭企业新时期发展的重要任务。管理过程中应由煤炭企业财务对预算报表进行指导和确认,上报管理中应由领导小组进行审核并批准,增加月考核和实绩报靠预算的监督与控制。

2.1 组织控制

煤炭企业应成立相应的预算管理机构,并由主管领导担任机构负责人,有效的组织机构内部人员完成财务、营销、生产等资金支出任务。

2.2 预算管理目标

煤炭企业的预算管理目标应从利润和资金支出管理出发,企业利润应以月预算目标值为参考目标,如果预算完成率没有达到标准,则应找出达标的具体因素,并进行整改或调整,对完成预算目标任务则应进行奖励。

2.3 预算指标的分解与考核

煤炭企业是以生产和销售为基础的企业,预算指标应该以销售为前提,在销售价格的制定上除了市场因素外,应由营销部门负责,预测成本则由财务部门负责,并结合销售量和销售价格制定出相应的预算指标,如:季度总利润大于预算目标则进行考核,反之不予考核。

2.4 预算模式

煤炭企业的预算模式应以全单位共同预算为基础,在实行月预算分析会计办法时,应把全单位的支出费用、消耗费用、管理费用扣出，这不仅可以发挥各职能部门预算管理的作用,同时还可以控制企业的成本支出,为企业增加利润的同时突出了共同预算指标的责任性和经济性。

3 煤炭企业成本管理的基础工作

3.1 成本管理策略

煤炭企业的成本管理策略主要从以下四个方面入手:首先加强完善预算管理制度,规范月度成本、支出、收入、利润的管理,以预算为核心通过分析和控制来实现成本管理;其次,以成本市场理念为指导把握市场动态,尤其是煤炭品种、市场价格、利润、生产成本等,为管理者在价格、产量、品种上提供决策依据;再次,通过成本管理来核查企业生产中引发的问题,并从降低成本的角度出发进行管理,减少企业生产中的成本浪费;

3.2 成本管理特点

煤炭企业的成本管理特点与其他企业不同,因其以生产和销售为主体,其特点也是以实际成本的降低为出发点,通过做好生产标准企业生产成本核算相应提高,对于成本管理措施要突出“新”特点,通过管理模式的转变来提高企业效益,同时从“严”上抓生产量和绩效。

3.3 成本管理责任制

煤炭企业的生产经营具有网络化和流程化的特点,建立成本管理网络有利于发挥生产成本的控制作用。企业生产中可以确定生产责任制,以负责人为现场降成本的主要责任人,改变单一由财务人员和核算人员进行管理的模式,促进成本的现实性管理。成本预算、分析、降低的具体措施也由责任人具体负责,实践证明生产责任人管理能够做到各项消耗数据准确、降本措施贯彻得力。

3.4 加强成本分析

煤炭企业的成本管理是具有周期性的,在长时间的生产和经营过程中需要定期对成本进行分析,尤其是生产中的成本指标。生产中的成本分析可以细化各生产阶段费用的支出情况,同时参考市场价格变化,提出适合本企业发展的生产模式和成本管理模式,保持企业生产经营的可持续发展。

摘要：随着我国市场经济的发展,我国煤炭企业之间的竞争越加激烈,企业要想得到长远的发展必须采用多样的管理工具和管理手段,以此才能提高煤炭企业的核心竞争力,笔者认为通过企业会计的基础管理可以极大的提高煤炭企业的管理效能,促进煤炭企业可持续发展。本文从加强煤炭企业的会计核算和内部控制出发,论述了煤炭企业的预算管理和预算控制,并详细的分析了煤炭企业成本管理的基础工作。

关键词：煤炭企业,会计,基础管理,要点

参考文献

[1]陈彩文.加强会计基础工作,提高企业会计管理水平[J].科学大众,2007(3).

[2]李岩.浅议加强会计基础工作的必要性[J].中国新技术新产品,2009(5).

浅析企业办公住宿一体化的物业管理要点 第3篇

关键词:一体化物业管理要点

中图分类号:C939文献标识码:A文章编号:1674-098x(2011)05(c)-0220-02

1 目前企业一体化物业管理存在的问题和难点

当前大部分企业一体化办公的物业管理服务仅停留在对守岗保安、绿化保洁、设备维护等表面上,没有真正按照等级管理标准实施物业管理。在实施物业管理方面,虽然制定了一系列管理规章制度,但是真正能够按照章程去做、去管的却不多,造成各个环节管理有盲点。有些地方没人管,有的事没人抓,出现了经济效益有流失的现象,服务质量也随之下降。例如:有个单位灯管不亮,报修后很长时间没有反应;外来人员随便进入企业,门岗值勤人员不闻不问;客户室内的维修现场完工后不清理,也没有人过问;重要设备如电梯的维修保养安排不合理,该保养的没有安排上,影响到客户使用等等。

企业一体化办公物业管理普遍还缺乏一个有效的管理系统,服务内容单一,没有针对企业一体化办公客户的要求提供相应的服务。服务工作水平不高,经常发生与业主或客户争执等现象。服务态度简单、粗暴,缺乏耐心和文明用语,工作起来求快不求好,求量不求质,企业的服务和管理得不到业主认可。在企业管理方面,采取粗放管理,不计成本,部门之间相互扯皮掣肘,惰性强,开拓性差,有章不循,有令不止,带来了巨大的内部消耗。企业办公住宿一体化,是由于企业性质或者硬件条件形成的,是以营利性为目的的。在对物业的使用上,是将其作为生产、经营、商务场所,对物业服务的需求不同于一般的写字楼和宾馆,具有不同的层次并逐步升级。只有把握服务对象的需求,按照企业运作的正确规律进行经营管理,才能够实现服务对象的满意,实现物业服务的最大价值。

2 企业办公住宿一体化物业管理的关键点

2.1 物业管理应具有预见性

预见性管理是以大量物业管理技术、知识与实践经验为资源的共享为基础,将管理过程中的各个运行操作、维护保养、服务改进、风险应急等环节以事先制订预案的形式并付诸实施的管理组合系统,目的是最大程度地满足物业管理工作全过程、各环节的运行工作和突发处置,并在其中实现指令、督导、考核、反馈、纠偏等控制功能。预见性物业管理体系的建立是从实践中来,到实践中去的过程。首先管理者基于对物业状况的深入了解,洞悉业主核心业务特点,根据使用者的需要对物业管理提供的服务进行定制,将服务结合技术、知识和经验通过与管理措施的相互对应,制定适应单一物业需要的具有可操作性的过程控制方案,确保物业运行自

如并最大程度地发挥物业使用功能,提供以人为本的服务,最终实现物业保值增值。

2.2 预见管理的三个要点

2.2.1 要点一

预见性体系必须成为系统化管理的组成部分。要求掌握丰富知识和宝贵经验,具备系统化的管理观念。系统化管理是指导我们工作的基础。预见性体系的建立,要依靠全体员工最大程度在科学的经验指导下发挥想象,以质量体系为载体,实现过程的良好控制。

2.2.2 要点二

服务是要重视顾客的“存在”;服务并在意顾客的“感受”;服务更重视顾客的“抱怨”并予以改进。没有一成不变服务,也不存在一成不变的管理。服务是一种艺术,它唯一不变的是—它永远在变。服务总随着使用者不断提出的新的更高的要求而不断提升和完善,因此预见性体系也将根据服务的需要而不断进行调整、完善和提高。

2.2.3 要点三

预见性管理要通过大量知识、经验和案例积累为基础,就必然要求在尽可能广泛的管理领域,甚至跨领域实现管理信息和资源的共享。管理系统是否科学合理,是否具有可操作性与管理者拥有多大的信息资源量有关系重大。这就要求我们突破自身束缚,从更广泛的领域获取养料。企业间需要培养和谐的合作关系,闭关自守将无法获得发展所需要的信息资源。

3 物业管理必须加强成本控制

成本临界点控制:临界点控制,是一种动态的控制方式,既要满足企业办公住宿一体化服务需求高峰期顾客对较高服务能力的需要,又要保证在低谷期不闲置服务能力。同时,对内部各部门进行成本预算和定额的控制。临界点控制使企业的服务供应和顾客需求在刚好匹配的临界点上运作,实现顾客高满意度下的有效成本控制管理。

3.1 控制公共能源成本

能源成本控制是一项长期的涉及到组织内全体员工的工作。因此,企业应组成能源控制小组。相对于人力成本而言,公共能源成本的刚性较大。因为企业办公住宿一体化的基本照明和设备设施用电是必不可少的,在一定程度上,照明的布局和亮度标志着企业办公住宿一体化的品牌形象。所以,其控制还应该着眼于细微处,把握从小处见大的原则。

现无空白点确理无空白点物业管理要点进行分析,对在企业办公住宿办能源成本的精益控制:在满足顾客对能源需求(照明和设备设施的需要)的同时,控制能源成本。能源成本精益控制的具体措施有:计量无遗漏、管理无空白、电价核算准、实现临界点运行。

3.1.1 计量无遗漏,从以下五个方面进行

①为顾客安装电表。总表扣除顾客使用的电费即为企业办公一体化应该承担的费用,包括:公共设备设施运行的电费、公共照明电费、以及企业办公一体化自己的办公用电三部分。配合国家或地区的电力优惠政策,安装电表可节约能源费。②为了分析、控制设备设施用电,除了设备设施的总表外,为大型的设备设施安装专项计量电表。③为了分析、控制公共照明用电,以每层楼为单位安装电表。④为物管企业自用房安装电表。计量无遗漏是能源成本精益控制的前提和基础。

3.1.2 管理无空白做到只要使用能源方,都要能被计量。有相应的能源使用规定,派专人负责开关和控制运行时间。杜绝一切可能的无管理现象,如长明灯、夜班时间因责任不明确或安排不当而无人关闭的用电系统等。可以通过能源小组定期对企业办公一体化进行全面的巡查来杜绝能源管理的空白点。能源小组寻找可能的空白点,制订管理控制的措施改进,达到不断修正、完善的目的。

3.1.3 电价核算准

因为电力部门根据枯水季节和丰水季节分别实行两种平均价格,而且每天按照峰、平、谷三个用电时段分三个不同的标准计量电价,所以实际电费单价需要从总电费和使用小时两个指标反算得到。

3.1.4 实现临界点运行

理想的临界点运行是不存在的,临界点运行是企业办公一体化能源控制不懈追求的目标。能源控制的临界点运行是指凡是使用电力能源的系统,如企业办公一体化的设备设施用电、照明系统用电等,其开启、关闭和运作的时间和方式,刚好能满足企业办公一体化顾客正常的需要,能源管理在没有多余浪费的需求和供应的平衡点上运行。为此,企业不仅要从管理规定上,而且要从人员操作上进行长期细致的努力工作。比如,不仅有设备的运作规程,还应制定设备的能源控制操作规程;在照明管理上,除了正式的规定,还可以将企业办公一体化划分成不同的责任区域,要求员工根据实际情况自行调整操作规定。员工根据顾客的使用情况进行及时的开、关调整,使之既能满足顾客的需要,又能最大限度地节约用电。

3.2 物业管理中人力成本的精益控制

一般企业办公一体化物管企业都是以较大服务需求来设计服务能力,并采用定岗定员的制度。这样虽然能够满足服务高峰期的需求,但是在服务低谷期会出现明显的服务能力闲置,造成总体服务成本高居不下。人力成本的精益控制以服务能力的柔性规划和实施为主。柔性服务能力从两个方面实现。一方面,培养一专多能的高素质的员工;另一方面,在满足需求的情况下,打破人员安排刚性化,根据服务需要及时调整服务能力。改变企业目前通常采用的定岗定员制,详细分析服务需求,采取定岗定员和综合值班结合的人员排班方式,科学合理地安排服务运作时间和在岗人员。

3.3 提高企业办公一体化物业管理的保障措施

社会思潮的多元化和业主生活环境的差异性直接导致了业主需求的复杂化和差异化。随着城市居民生活水平的提高,业主对物业管理消费意识的逐渐增强,业主对物业管理的依赖思想将不断滋长,需求面不断加宽,需求量不断增多,多元化的服务需求对物业管理提出了更高的要求。而实际上,物业公司自身服务能力是极其有限的,企业可能成为“百事晓”但不可能成为“万事通”,靠企业本身所生产的服务产品不可能全面满足业主的要求,也无力去挖掘业主服务需求,既使挖掘出来,也无法提供相应的服务,这种矛盾在目前的服务方式下不可能得到解决,也不利于促进物业管理向經营型企业转变,很好的发展思路就是成为服务集成商,组织和利用社会服务资源为业主提供全方位的、及时、专业化的服务。

参考文献

[1]叶天泉,终岗.出租型高层企业办公一体化物业管理初探[J].中国房地产,2008年第5期.

浅析如何做好企业办公室管理 第4篇

关键词：办公室管理,企业位置,重要性

随着经济的不断发展, 企业间的竞争愈演愈烈, 提高企业竞争力势在必行。然而要提高企业竞争力, 不得不从企业管理方面入手, 首先要加强企业办公室管理工作, 办公室管理工作具有内容繁杂、工作量大、涉及面广等特点, 在企业管理中有着重要的作用, 因此我们需要采取有效措施不断提高办公室工作效率, 使其充分发挥自身职能, 更好的服务于企业。下面首先来分析一下办公室管理工作的重要性, 然后进一步探讨做好办公室管理工作的有效措施。

一、做好企业办公室管理的重要性

办公室的管理工作直接关系到企业自身利益, 对于企业单位来说, 只有发挥好办公室的决策助手的职能, 做好各方面的监督和协调工作, 才能使企业决策正确的部署并充分落实。因此做好办公室管理工作是提高企业效益的有效保证, 是企业长期稳定发展的大前提, 下面我们具体了解一下办公室管理的重要性。

(一) 办公室是企业的决策助手

参与企业决策是办公室职能之一, 在企业决策中, 办公室起到了很好的参谋效果, 只有做好办公室管理工作, 才能使其发挥决策助手的职能, 大大促进企业决策民主化和科学化的实现。办公室是综合管理部门, 它需要为各部门提供有效信息, 在企业决策过程中也起到了重要的协助作用。只有做好办公室管理工作才能保证信息的准确性, 实现企业决策的民主化, 提高文稿质量, 使文稿正确的体现领导的思想, 及时的将真实情况及时反映给领导, 提高企业办事效率, 进一步推动企业的发展。

(二) 办公室是企业内部的沟通枢纽

办公室在企业中位于枢纽位置, 它是上下级沟通的重要桥梁, 是协调各部门工作的重要场所, 只有发挥好办公室的枢纽作用才能使企业内部各部门及时沟通, 便于领导了解新情况、新问题, 从而提高决策的准确性。在企业活动中, 办公室具有统筹作用, 它会提前做好各项活动的准备工作, 并做好充分的统筹安排, 在保证活动质量的前提下减少活动成本, 对企业实现经济效益有很大的帮助。办公室是服务于各部门工作的, 有着重要的协调作用, 只有做好办公室管理工作才能加强企业内部交流, 使企业管理水平得到进一步提高。

(三) 办公室的监督职能是保证工作质量的前提

监督检查是办公室职能之一, 它包括的范围很广, 监督内容既有大方面的决策, 也有小方面的指示, 它主要是针对决策的落实情况, 注重实效性, 是提高工作人员积极性, 保证工作质量的重要手段。由于办公室监督工作内容相对繁琐, 需要做到全面性, 这就给办公室管理工作带来了挑战, 只有采取有效的管理手段, 做好办公室的检查工作, 才能找出问题并解决问题, 使决策顺利进行, 保证企业决策有效落实, 促进企业不断的向前发展。

(四) 办公室对外的窗口职能, 对外洽谈、交流、合作都离不开办公室

办公室既是企业内部交流的枢纽, 也是对外交流的窗口, 它代表着企业的形象, 是企业与外部企业进行交流的桥梁, 对企业间的合作来说尤为重要。在企业对外交流过程中, 只有做好办公室管理工作, 才能使企业间的合作更加融洽, 从而促进企业的进一步发展。

二、如何做好企业办公室管理

(一) 提高办公室管理人员的综合素质

办公室工作内容十分繁杂, 包括文件起草、档案管理、考勤管理、统筹安排活动等方面, 面对大量的琐碎工作, 办公室管理人员一定要保持清醒的头脑及高度的责任心, 严格按照相关规定执行, 耐心的处理各项工作内容, 做到全面性、准确性, 避免出现差错。要做好办公室管理工作, 需要从以下几个方面提高管理人员的综合素质。

第一要提高管理人员的学习能力。管理人员在平时多向周围的人学习, 不断积累管理经验, 通过实践锻炼个人组织能力、分析能力及表达能力等, 提高个人业务水平, 正确的处理各项事务, 使办公室工作正常进行。提高办公室管理人员的学习能力不是片面性的, 随着时代的发展, 办公室人员不仅要学习基本业务知识, 更好掌握社会动态, 了解各种信息, 从而培养一定的远瞻性思想, 有效的参与到企业决策过程中。

第二要提高办公管理人员的协调能力。办公室是企业的综合部门, 是企业内部的沟通桥梁, 这就需要管理人员协调好各部门的工作, 为了更好的保证决策的有效执行, 加强企业内部联系, 办公室管理人员需要在实践过程中锻炼自己的协调能力, 使办公室发挥应有的职能, 更好的服务于企业。

第三要提高办公室人员的表达能力。办公室在上下级沟通中起了协调作用, 既需要对上级领导汇报工作, 又需要向下级员工传达领导指令, 这就需要办公室人员具备一定的表达能力。另外, 办公室除了是企业内部沟通桥梁外, 它也是企业对外沟通的枢纽, 办公室人员的表述直接关系着企业形象, 因此不断提高办公室人员的表达能力尤为重要。

第四要提高办公管理人员的创新能力。新时代下的办公室职能更加丰富, 为了满足企业管理需求, 办公室管理人员要具备创新能力, 改进旧的管理办法, 更新管理理念, 为管理工作提供新思路, 科学合理的进行各项管理。

(二) 完善相关管理制度

制度是管理工作的实施依据, 是管理工作顺利进行的有效保障, 只有不断的完善相关管理制度才能提高办公室管理水平。作为管理人员, 我们要将各项管理制度完善起来, 使管理工作有章可循, 工作有了正确的依据才能保证质量。当然, 除了完善制度外, 还要加强制度的落实性, 将制度真正的贯彻到工作中。在企业管理中, 要保证员工的工作积极性, 就要将相关的福利、劳资制度完善并落实, 这就需要办公室管理人员做好监督检查工作, 按照相关规定进行各项福利的落实, 确保各项手续的有效办理了, 充分体现公司的人性化管理, 增强公司员工的归属感。

(三) 提高献策高度, 保证写作质量

办公室在企业决策过程中起着协助作用, 要提高决策的准确性一定要以企业为中心, 从全局出发。管理人员要具有远瞻性思想, 从领导角度出发, 围绕着中心任务进行全面分析, 既要了解市场情况, 又要考虑到企业的实际情况, 针对相关问题提出关键性的方案, 增强决策的准确性, 并做好监督检查工作, 将决策进一步落实。起草文稿是办公室的基本任务, 保证文稿质量才能将管理工作做好, 然而要保证文稿质量, 一定要提高办公室人员的写作能力。作为办公室管理人员, 要做好人员选拔和职能培训, 使相关工作人员具备扎实的写作能力, 掌握各种材料的写作要求, 从而保证文稿质量。另外, 相关人员在写作时要具备一定的“深度”, 从深层角度出发, 根据公司实际情况拟定各项文件, 做好会议记录、文件整理、档案管理等文字性工作, 将有关文件及时的下达, 保证企业各项工作有条不紊的进行。

(四) 提高应急突发处理能力

办公室的工作特点往往带有临时性、紧急性、突发性和不确定性。在此环境下仍然要达到预期效果或结果。要求工作人员思想上要有靠近思维;工作上做好应急准备及必要的补救措施, 能够及时的处理不可预知的突发事件, 避免不必要的损失。在提高应急突发处理能力方面, 相关管理人员要加强部门人员的培训工作, 对办公室人员定期进行培训, 给他们提供一些实践机会, 提高办公室人员的应急能力。在遇到突发性事件时, 办公室管理人员要做好指挥工作, 与相关人员共同解决问题, 保证办公室工作顺利开展。

三、结语

办公室是企业的综合管理部门, 做好办公室管理工作对企业来说非常重要, 它在企业管理工作中发挥着枢纽作用。要做好办公室管理工作, 首先需要管理者具备耐心和细心, 完善各项管理制度, 再根据相关要求, 加强自我锻炼, 不断提高个人业务水平, 使办公室工作效率得到有效的提高, 写作能力更进一层, 充分发挥办公室的参谋作用。只有做好办公室管理工作, 才能保证企业管理质量, 提高企业竞争力, 使企业长远稳定的发展下去。

参考文献

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[2]杨卫.加强新形势下大型企业集团办公室工作[J].现代经济信息, 2011 (05) .

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