OA系统的发展及应用

OA系统的发展及应用（精选9篇）

OA系统的发展及应用 第1篇

1 OA系统概述

二十世纪七十年代以后, 国外的OA系统得到了飞速发展, 特别是英美等发达国家都大力推进OA系统的开发研究, 在理论上得到了创新并付诸实践, 取得了良好的成果, 达到了较高的水平, 其发展过程可以分为下面几个部分。

局域网阶段:主要是运用计算机和程控交换机实现各种设备的链接, 达到部分业务的自动化。其主要特点是利用局域网强化办公信息的通信联系, 共享办公资源。以结构化数据存储和处理对象, 强调对数据的计算和统计能力实现个体工作的自动化。

一体化阶段:采用综合办公技术, 如:微型计算机、小型计算机、计算站等, 以实现办公自动化。这一阶段的办公自动化主要是以网络为中心, 以非结构化数据为处理和存储对象。

二十世纪九十年代以后, 网络技术和协同办公已经成为办公自动化系统发展的主要特征, 这个时期的办公自动化的特点有:第一是多媒体技术向着综合处理文本信息、语音和图像信息的方向快速发展。第二是通信技术的发展, 为办公自动化插上拉翅膀, 突破了单位和地域的限制, 向着全球信息资源共享方面发展。第三是应用更加深入, 向着智能化的数据处理, 决策支持等领域进军, 朝着更加综合化、大型化和智能化方向发展。用户可以进行内部各种信息的发布与传递、档案资料的管理与交互, 实现工作流程自动化。通过远程办公实现了办公不受时间和地域的限制, 大大提高了办公效率。实现了真正意义上的办公自动化, 这种技术被称为第二代OA技术。

国内办公自动化系统是从二十世纪八十年代中期开始的, 其起源于政府公文和档案管理, 同世界其他国家相比, 我国的自动化办公系统起步较晚, 但是最近三十年随着经济的发展和国民素质的提高发展极其迅速, 大体来说, 我国的OA系统发展经历了下面三个阶段。

第一阶段是从二十世纪八十年代开始, 以单个电脑为主要标志实现了数据统计和文档处理自动化, 即将公文信息由纸质文档资料变成电子文档, 存储空间相对较小。

第二阶段是从二十世纪九十年代中期开始, 以新兴网络技术和合作办公为主要特征, 实现了工作流程自动化, 表现在单位内部各种信息的发布和传递、档案资料的管理和交互, 实现了办公自动化, 满足了现代社会的节奏。

第三阶段是以知识管理为核心, 融合了业务流程、信息处理和知识管理为一体的现代应用系统, 将目前的“决策支持系统”向“智能决策系统”转变。

2 OA系统发展特点

我们现阶段的自动化办公系统基本上都处于第二阶段, OA系统的快速发展在一定程度上改善了办公环境, 减轻了工作负担, 提高办公效率, 随着人们生活质量的提高, 对未来的OA系统提出了更高更新的要求, 未来的OA系统将在下面的几个方面有进一步的发展。

2.1 集成化

自动化办公系统刚开始的时候都是单机运行的, 完成的是一些单机独立办公业务。随着综合办公自动化系统和信息处理的集成化、一体化出现, 办公过程逐步实现了自动化。但是办公所采用的硬、软件往往是由不同的供应商提供, 这就产生了集成的需求, 这些集成要达到网络的集成、应用程序的集成、数据的集成和界面的集成等。

2.2 网络化

随着办公设备数量的增多和办公自动化需求的日益提高, 分散的自动化办公系统已经不能满足现代办公的需求。联网办公已经成为一种必然的发展趋势。随着时代的发展未来的OA系统所依托的网络已经不仅仅是局域网和互联网, 而是各种专业网、公共网、局域网、广义网和全球互联网等各种网络的互联。从技术上说, 国家大力支持的计算机网络、公用电信网和广播电视网三网联合不久就会实现。

2.3 智能化

智能计算机一直是人类不断追求的目标, 人工智能一直是计算机理论和技术研究的前沿领域, 虽然取得了长足进展, 但远没有让计算机像人一样进行思考的程度, 仅是在一些方面对办公活动有辅助作用。智能化的自动办公系统在也可以理解为:手写输入识别、语音识别、人机对话、自动翻译等。

2.4 多媒体化

把计算机技术、网络通信技术和声像处理技术有机结合起来, 以综合性、集成性、交互性和数字型为特征, 提供全方位的信息处理能力。

3 结语

总体来说, OA系统的发展是一个不断发展和完善的有机体, 随着社会需求和各种技术的发展, OA系统也将出现不同的面貌。

摘要：随着时代的发展, 未来的OA系统所依托的网络已经不仅仅是局域网和互联网, 而是各种专业网、公共网、局域网、广义网和全球互联网等各种网络的互联。总体来说, OA系统的发展是一个不断发展和完善的有机体, 随着社会需求和各种技术的发展, OA系统也将出现不同的面貌。

OA的发展趋势及应用中的几个误区 第2篇

关键词：OA；发展趋势

中图分类号：TP311.52 文献标识码：A文章编号：1007-9599(2011)07-0000-02

OA Development Trends and Several Errors of Applications

Fan Hongmei

(Edong Institute of Vocational&Technology,Huanggang438000,China)

Abstract:This paper focuses on a comparative analysis of OA system to explore the problems and OA knowledge management,document flow,enterprise information technology and other aspects of the application and development trends,and finally discusses the application of current domestic OA Misunderstandings exist For the rational selection and promotion of OA software provide the basis for business value of software.

Keywords:OA;Development Trends

一、引言

目前，在国家信息政策的推动下，国内大多数企业都已建立了各种各样的办公系统，但从应用现状以及需求来看，传统OA产品由于其自身的缺陷，不可避免地导致出现三个孤岛问题（一是信息孤岛；二是应用孤岛；三是资源孤岛），因此，传统OA系统不能很好适应企业发展对管理的要求，企业迫切需要一个可以实现整合内外资源的高效的信息系统，从而提升其管理水平和工作效益。

二、未来OA的发展趋势

协同（Collaboration）是上个世纪90年代末期兴起的管理思想。我们在处理各种办公事务时，常会用到四个方面的软件——名片、日程、文档、通信，其中任何一项都会涉及到其中两个甚至两个以上的应用模块。在这四个看似简单的应用中间，它们互相之间会涉及到频繁应用操作的频繁整合，和用户之间数据相互的关联和处理，还会涉及到用户与用户之间的协作和数据交换。由此可见，办公事务的处理更需要一个协同的过程。

（一）协同性。基于企业先进管理理念的协同OA系统实现了真正意义上的管理“协同性”，它以先进和开放的平台体系融合企业各种应用资源，并给信息门户提供统一和个性化的访问入口，同时以一定的工作流程连通企业运作的各环节，将企业内部和外部资源全部整合在统一的平台上进行管理。协同OA软件不仅实现了企业内部各组织、各部门的协同，同时还将企业外部的客户资源纳入同一管理平台，创建一个密切联系、共同运作、动态协调的大协同环境体系。

（二）知识性。知识的积累、共享和创新是企业得以生存和持续发展的源泉。协同OA系统不单是企业电子化运作的工具，还为企业搭建一个高效的知识管理平台，通丑各种IT工具有效处理、存储和分析，及时把这些知识信息传递给需要的人，从而建立一个知识化的组织体系。

（三）可扩展性。协同OA系统所承担的不仅仅是简单的文档处理和公文流转，而是企业全面信息体系的前台构件，它可以完成与企业后台构件（如ERP）的数据和应用整合，还可以通过外延扩展扩大其功能应用，完成ORM、HR、资产管理等功能，搭建适合企业应用的电子商务环境，并可根据企业的实际需求扩展应用。

（四）可定制性。企业的组织结构、人力资源构成、工作流模式会随着企业内部和外部环境的变化而变化，而协同OA系统具有良好的可扩展性和强大的自定义功能，以适应组织结构和业务流程调整的需要，极大地提高了系统的灵活性和适用性。

（五）个性化。协同OA软件可以很好的满足用户的个性化要求，通过协同办公的信息门户，将企业的所有应用和数据集成到一个信息管理平台上，并以统一的界面提供给用户，使企业可以便捷地建立个性化应用。它向分布各处的用户提供商业信息，帮助用户管理、组织和查询与企业和部门相关的信息，用户只需要使用浏览器就可以得到自己需要的各种数据信息。

三、目前OA应用的误区

近年来，OA软件迅速普及，名厂商都在大力宣传，各种概念、产品纷至沓来。用户和厂商在选与被选之间存在诸多“不对称”，在OA选型中存在不少误区：

误区之一：协同软件比传统OA好。有种观点认为传统OA已过时，协同软件将替代传统OA系统。他们以为协同软件不仅具有办公应用平台，还能支持CRM、ERP、人事管理,以及财务管理等，因此在信息资源整合方面传统OA是做不到的。事实上，协同软件与OA有如孪生兄弟，办公本身就是一种团队协作，协同软件与传统OA在公文流转和信息处理方面，并没有多大差别。传统OA软件以处理结构化信息为主，协同软件以处理非结构化信息为主，它们相互依存、相互补充、共同组成企业完整的信息化大脑。

误区之二：软件设计越完美越好。一些软件商过分追求完美，产品非“十全十美”不予以销售。然而在软件开发过程中，由于种种原因，人们不可能将软件做得尽善尽美，不可能将各种可能出现的问题考虑周全。由于开发一套OA应用程序，要经过需求分析、系统设计、开发程序、测试程序、试运行、修改完善、投入应用、增加功能、升级、再修改再完善等环节。尤其随着系统投入使用的范围扩大，上机人员增多，数据量增大，会暴露出各种各样的问题。同时，当人们熟悉系统功能之后，就会提出新的需求，这就要不断地对应用程序进行修改与完善，一套应用软件除非报废不用，否则修改完善永无止境。明确OA软件的建设需要不断修改完善和升级，软件商就不会因为出现问题而盲目悲观，徘徊不前，而用户也不会因受“完美论”的影响而一直在“考察中等待”丧失了商机。

误区之三：软件功能越多越好。一些人认为OA软件功能越多越好，这也是一种误区。当今专业分工越来越细，功能过多反而会造成浪费闲置，增加无谓费用。另外，系统越复杂，维护越麻烦，成本就越高，带来的隐形风险也越大。

误区之四：安全级别越高越好。从维护信息安全来看，OA系统的安全性非常重要。但是如果一味重视安全，而不注重信息资源的共享就会违反建立OA系统的初衷。这里就有一个统筹兼顾的问题，要控制在一个适度的范围内。需要引起注意的是，系统安全管理包括很多因素，但其中有相当大的一部分是由技术工作来实现的，在实际工作中要协调好网络硬件设计、软件开发、安全保密实现等多方面的关系。

误区之五：软件内容越个性越好。OA软件商追求产品适用性最大化，而客户追求的是高度行业化、个性化，在国内OA领域，软件开发商由于缺乏对客户的深刻理解，因而无法按照普遍的商业规则为客户提供满意的、个性化的服务。因此OA产品的僵化直接或间接地导致了OA市场的萎缩。基于此不少软件商为了适应企业的个性化发展需求，加快产品推售，一味迎合、满足企业OA的全面个性化，导致了二次开发和升级维护的工作量大，费用骤升，影响了项目的成功实施。

误区之六：软件报价越高越好。如今OA投标有种怪象，用户单位规模似乎决定OA报价的高低，用户越有钱，报价就可越高。在这观念的误导下，软件商没有从提高软件使用综合满意值出发，而是纯粹为了价格而报价格。

误区之七：“OA”就是“文秘”。现在许多企业用十几万元买来的OA系统，却主要用来发发通知，交换一下文件，收集一些文档，跟一个文秘差不多。OA软件不是摆设，能运行并不能说明企业就已经办公自动化了。

误区之八：样板案例就代表成功。有些企业的选型人员对OA不是很了解，就把参观典型用户、成功用户，即所谓“样板用户”，用在了OA的考察选型上。一些软件商也抓住用户这个心理，大做文章。殊不知这个法宝在对OA的考察上不具有决定作用。因为OA是个软件，它的成功依靠于用户、供应商、软件、实施等多个要素。在一个企业成功的OA软件，拿到另一个企业未必成功，在一个企业失败的OA系统，换另一个企业则可能成功。所以企业不要迷信成功用户参观的结果，把它当成经验学习的机会就可以了，而软件商也不要以"样板是瞻"，以为有了样板案例就能说服一切，毕竟扎扎实实工作才是真，因地制宜，量体裁衣才能真正地征服用户获得成功。

参考文献：

[1]李红.管理信息系统开发与应用[J].电脑报.2003,5(12):2-25

[2]刘晓辉.Internet宽带共享与网络服务器搭建[J].计算机文摘.2005,3（6）:27-43

[3]Philip Metzger John Boddie.Managing a Programming Project:Processes and People,3rd Edition.Pearson Publisher.2002:31-45

[4]Mani Subramanian.Network Management Principles and Practice.Pearson Education Publisher.2003:4-32

OA系统的发展及应用 第3篇

一、OA系统与档案管理数据连接的背景

现代档案信息化管理数据以Power Builder为数据库前端开发工具, 采用C/S客户体系结构与B/S体系结构, 将档案管理工作的开展与计算机技术进行有机的结合, 可以提高档案管理工作的效率, 同时也可以降低档案管理工作的出错率, 减轻档案管理人员的工作负担。该档案信息化管理的特点在于, 用户可以根据自己的需求在不同的档案之间添加字段, 制作表格, 无论是在哪一种客户体系结构下, 拥有权限的客户都可以选择不同的字段, 也可以对录入窗口的大小进行调整, 按照需要生成扫描路径, 方便档案数据的上传和连接。档案信息化管理系统的建立, 可以利用计算机实现档案资料的编排、整理以及利用, 这也是当前档案管理工作的重要内容, 信息技术的有效利用可以减轻档案管理工作人员的负担, 同时可以提高档案管理的效率。

如今, OA系统已经成为各个企业单位广泛推行的管理系统, 在OA系统中存在着大量的电子文件, 如何将这些电子文件转入到档案管理系统中, 便是当前面临的重要问题。在OA系统中的数据是以LOTUS-DOMINO的数据格式存放, 它也是提供应答式服务, 并存有正在办理或办理完毕的各种收发文件、个人邮件和档案软件能识别的归档电子文件。但是在档案管理系统中应用的是SQL SEVER2000数据库、SQL SERV-ER2000能够保证数据库的并发性、一致性、可移植性和准确性, 并且具有定期备份、数据恢复等功能, 主要用于为C/S体系结构的客户端软件与B/S体系结构的会话提供应答式服务, 并存储各种档案的机读目录。二者在数据的格式方面存在很大差异, 所以无法实现直接的读取和转换。为了在同一个应用系统中实现数据的转换与文书的处理, 需要将文书档案和数据进行必要的处理, 保证所有档案的一致性和完整性, 通过OA系统的接口软件将系统中的文件目录分别导入到档案管理系统对应的数据库目录, 才能实现电子文档与非电子文档的对接。

二、OA系统与档案管理数据自动采集

在OA系统中保存着多种经过处理的信息资料以及相关的管理公文、记录等信息, 通常情况下这些信息只能保存在OA系统中, 因为其没有经过程序处理而无法转入到其他的档案管理系统中。对这些文件进行归档时, 需要工作人员手工进行扫描和录入, 不仅增加了人员的工作量, 而且也无法避免错误的出现。而如果能够在OA系统与档案管理系统之间建立起有效的数据连接, 便可以减轻工作人员劳动强度, 也可以随时将OA系统中保存的信息转换为档案管理系统可以分辨和存储的形式。如果OA系统中的数据保存在关系数据中, 则实现二者之间的数据自动采集就相对较为简单, 只需要将数据直接读取就可以实现转换;如果OA系统与档案管理系统之间的字段不相同, 就需要先将相应的字段对应起来。目前对于domino型的OA服务系统需要从domino内部着手, 需要将数据库的设计模板档设计的数据库 (.nsf) 从底层读取出来, 对数据库 (.nsf) 进行破解, 提取相关字段。

三、OA系统与档案管理数据的集中式流程管理

OA系统的管理流程主要包括收文、发文、批阅、签发等环节, 在档案管理系统中主要包括的环节有借阅、利用、归档等, 为了使OA系统与档案管理系统实施有效的连接, 需要利用集中式流程管理, 将OA系统与档案管理的流程统一保存在流程管理中心, 将需要审阅的截面集中管理, 可以同时在OA系统和档案管理系统实现, 可以减轻领导审批的重复性工作, 也可以避免由于系统界面不同而造成的麻烦。OA系统与档案管理系统的数据连接, 涉及到两个管理系统的双重合作, 必须要通过统一的界面管理才能实现数据的集中管理, 从使用的方便性角度方面考虑, 可以将流程截面设置在OA系统管理结构中, 可以在界面下实现对不同流程的控制。

四、OA系统与档案管理系统界面部分的数据转换

OA系统与档案管理的界面部分数据转换, 主要包括3个关键流程:第一, 文档目录信息的转换。在OA系统与档案管理的数据库系统之间, 建立起对应关系, 通过连接界面将OA系统中的目录信息转接到档案管理系统中, 在两个系统之间形成信息档案管理目录数据的有效转换。第二, 档案信息的转换。档案管理系统中的信息格式较多, 如扫描文档、office文档等, 利用文档嵌入和链接的方式, 对管理界面中的档案数据进行转换, 形成单独的电子文档, 并且可以将其直接保存在数据库中, 实现两个系统之间的信息转换。第三, 档案处理和单子签名的转换。将OA系统中领导批阅的记录和数据转换的记录全部保存, 并且可以将这些信息转化为标准的文档格式, 转入到档案管理系统的数据库中, 实现数据转换。

参考文献

[1] .邓晋琦.OA系统使用现状浅析[J].中国高新技术企业, 2010.01

[2] .杨华勇.张昊.浅谈OA系统的发展及应用[J].电脑知识与技术, 2010.04

[3] .于波.娄翠.黄树祺.办公自动化系统 (OA) 建设意义与现状及趋势展望[J].才智, 2009.02

OA系统的发展及应用 第4篇

关键词：自动化；OA；系统；应用

中图分类号：TP311.1 文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011) 03-0000-01

Office Automation System (OA) Application for China Petroleum

Che Yanling

(Xinjiang Urumqi Marketing Company of China Petroleum,Urumqi8330011,China)

Abstract:Based on the concept of modern information management,whether the computer technology and economic management,and become a modern enterprise in the competition to win one of the key issues. Office automation system (OA) is currently the most common large-scale state-owned office automation software.This paper describes the system in the main role of oil companies,using the current situation,problems and proposals and the main performance.

Keywords:Automation;OA;System;Application

中国石油办公自动化系统（OA）是就是采用internet/intranet技术，基于现代信息管理学的理念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作。以提高中国石油办公自动化水平，完善中国石油各部门公文、档案等管理制度；推进各部门办公的自动化、信息化和网络的建设，同时提高网络的利用率；在中国石油系统内部建立同意的办公管理的信息网络平台；提高信息统计和分析的水平，实现预测和决策的辅助支持。

一、办公自动化系统（OA）主要作用

（一）建立内部的信息通信平台：建立单位内部的邮件系统，使单位内部的通信和信息交流快捷通畅。同时在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，推进了企业文化建设，例如企业门户、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够及时了解企业的发展动态，大大增强公司的凝聚力。 另外OA系统中的功能模块员工建议箱建立了员工与公司沟通的一个有效渠道，调动员工关心企业、热爱公司、积极参与公司管理的积极性。

（二）实现工作流程的自动化：变革了单位传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、报表传递、文件管理、档案管理、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。所有人员不需要离开办公室，在微机上通过鼠标点击，就可使文件随来随办、随办随发、随发随收，文件收发实现“零距离”、“零时间”，大大提高了文件上传下达效率，缩短了文件流转周期，不仅降低了机关工作人员特别是文书人员的工作强度，增加了承办部门办理时间，还有效提高了办文、办公质量和效率。

（三）實现文档管理的自动化：可使各类文档能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档内容进行分门别类管理，按权限进行使用和共享。同时也可以把培训员工的材料知识、规范制度以及所有有价值的文稿资料都纳入系统中，供新老员工以各种形式进行学习和培训。完全可以不受时间、空间的限制。

（四）实现分布式办公：作为大型企业，部门众多、人员众多，分支机构异地办，甚至跨国，日常沟通的难度和成本都是很大的，有时还存在信息的误传。自动化办公变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公，大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。

（五）推进了无纸化办公，节省企业的办公费用支出：将传统的纸张填写过程电子化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是企业实现管理现代化的标志。

（六）搭建知识管理平台：现代OA系统的核心是知识的管理，目的帮助企业发现现有和潜在的知识，并在恰当的时候将正确的知识传递出去，使企业员工在实践中学会采用最为合适的行动，避免重复错误和重复劳动。系统性利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。

（七）增强领导监控能力：强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。

二、办公自动化系统（OA）目前使用现状、存在问题以及改进建议

2005年系统实施至今，基本满足了中国石油的远程通讯需求，无论是总公司用户、领导或是外地分支机构及出差在外人员都可以远程通讯及时的访问公司内数据资源。但随着社会的发展和管理理念的更新，办公自动化系统（OA）也存在一些不适应企业发展新形势需要的弊端。

（一）安装类问题。OA在安装过程中，使用的时间正字库中方正仿宋简体、方正小标宋简体等少量字体，但使用过程中发现完整的方正字库51个字体中含有大量繁体字体，有必要精简一下安装程序中集成的方正字库，让安装包更加小巧一些。其次在正常运行中文件模板损坏是常有的事，建议在本机安装完之后自动备份模板文件，模板损坏时可以一键恢复，减少重新安装系统的麻烦。

（二）使用类问题。1.办公自动化系统（OA）中收发文治理存在的问题及对策。一是企业发文传送到的用户，流程无法进行用户是否打开有关文件的跟踪，文件治理人员也不知道文件送过去后，使用人员是否查看；OA中传阅方式希望设计一个直观统计被传阅人是否已阅的界面；二是没有作废文件标识或作废文件专栏，作废文件与现用文件无法分开，也无法在文件上加注作废标识；2.OA系统中邮件治理存在的问题及对策。内部电子邮件的用途是传送用因工作需要的非正规材料。但是在应用中，有些邮件涉及重要的生产资料、工作方案等企业内部重要资料，在邮件传送过程中，没有流程跟踪。因此，重要材料发邮件时无法实现痕迹治理。

三、办公自动化系统（OA）中石油企业的重要作用

2005年系统实施后至2011年，从各方面提高中国石油的信息共享、信息传递、信息管理的效率，从而提高中石油的经济效益和社会效益。现代企业要想在激烈的市场竞争中争得一席之地，一是靠人才，二是靠信息，这是企业取胜的必备条件。企业的信息化保证企业全方位得到最新信息。通过办公自动化系统，我们可及时掌握市场信息，正确决策，从而以最快的速度、最好的产品、最低的价格、最好的服务，参与市场竞争，以达到企业取胜之目的。

参考文献：

[1]秦猛.浅析计算机管理信息技术[J].计算机光盘软件与应用,2010年第14期

[2]李岚.办公自动化技术与应用.人民邮电出版社,2010,3

[3]梁昌勇.信息系统分析与开发技术.电子工业出版社,2010

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OA系统的发展及应用 第5篇

办公自动化系统的研究与应用旨在于使得企业办公工作主要是全公司公文实现电子化、无纸化、网络化,逐步达到信息化。使得企业内部的公司公文上传下达通畅快捷,同时也达到对文件,规章制度,通知、会议纪要等文档管理科学有效的目的。

1 工作流技术

早期的公文流转采用纸张表单,手工传递的方式,一级一级审批签字,工作效率非常低下,对于统计报表功能则不能实现。而随着信息技术的发展,采用工作流技术,用户只需在电脑上填写有关表单,公文会按照定义好的流程自动往下跑,下一级审批者将会收到相关资料,并可以根据需要修改、跟踪、管理、查询、统计、打印等,大大提高了效率,实现了知识管理,提升了公司的核心竞争力。

工作流技术的概念为经营过程的一种计算机化的表示模式,定义了完成整个过程需要的所有参数;这些参数包括对过程中每一个步骤的定义、步骤的执行顺序和条件、步骤由谁负责以及每个活动所需要的应用程序等。它主要解决的是“使在多个参与者之间按照某种预定义的规则传递文档、信息或任务的过程自动进行,从而实现某个预期的业务目标,或者促使此目标的实现”。

工作流的目的是通过将工作分解成定义良好的任务或角色,按照一定的规则和过程来执行这些任务并对其进行监控,达到提高工作效率、更好的控制过程、增强对客户的服务、有效管理业务流程等目的。简单地说,工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务。

公文流转过程可以看作一个工作流,因此采用工作流的有关技术和方法可以完美的刻画和开发电子公文系统。实现公文处理各环节的数字化,摆脱传统纸介质公文传递中的时间消耗和财务消耗,减少了好多不必要的中间环节,提高了办公效率,解放了生产力。

2 电子公文的工作流程设计

工作流程包括路由、规则和任务三原则。路由是定义对象传送时所通过的路径;规则是定义信息如何路由和路由给谁;任务则是定义工作流在某一状态某人的具体操作。在该系统的公文业务流程设计中采用节点对象化方法,把节点理解为可视化编程中的对象,通过为对象设置权限(规则)、可行方向(路由)和任务,来实现公文的流转过程定义。具体而言,也就是通过定义节点的权限、操作方法、流向选择等属性来实现公文流程定义。节点对象化工作流设计是通过对节点的属性来控制流转,采用了串行逻辑结构,在定义流程时只要实现节点定义、串行逻辑结构定义及节点属性参数设置等功能基本就可以了。虽然节点对象化工作流设计采用了串行逻辑结构,但它却可以通过节点返回、跳转等属性的设置来实现选择、分支、跳转等逻辑,因而大简化了工作流引擎的研发难度,减少了程序开发工作量。

在公文处理的工作流中的概念有:

1)角色:执行任务人员的逻辑名称,如拟稿人,审稿人、接收人、后台管理人员等。

2)任务:工作流的基本组成单元,即各角色完成的各自任务,如拟稿、接收公文等。

3)动作:角色完成任务后的选择,如是发送,委托,取消,管理的归档等操作。

4)流程:整个公文处理过程中的执行顺序,各环节相互制约关系等。

基本的公文业务流程包括发文、收文及会签流程,还有根据业务的特殊需求而专门定制的特殊流程。其中具体的发文流程设计如图1所示。

根据整个公文的流转过程,对各基本工作流程中所有节点的操作权限进行分析、归纳,把功能或权限相同的节点归为一类并作唯一性命名,得到基本的操作权限组,定义为不同角色,在OA系统中通常包括拟稿、审核、送签、会签、初核、核稿、签发、盖章、发送、收文、拟办、批办、承办、工作流查询等角色。将不同的角色授予不同的用户,使得他们完成不同的任务。

3 系统拓扑结构及功能设计

3.1 系统拓扑结构

根据企业的业务需求及机构特点,结合OA系统所需服务器,搭建的系统拓扑结构如图2,左为客户端,右边方框内整体构成了电子公文流转的网络通讯平台。

3.2 功能模块

根据信息系统的通常设计,办公自动化系统的功能模块包括了个人管理和系统管理两个模块,个人管理主要是用户的使用界面,例如收/发文件,查看传阅件等,而管理员界面是为系统管理员提供流程、组织结构、用户、角色、公章等内容的管理界面,具体功能设计如表1所示。

4 应用效果

4.1 实现了企业上下部门电子公文的统一管理,提高了公文流转的速度

以前的公文运转需要从经办文书送、取纸质文件,然后再呈报各级领导。而现在系统的应用使得全公司办公自动化网络全部联通,完成了公司内部收发文件的闭环流转。建立了一个基于事件驱动的桌面办公环境,实现了领导之间,部门之间的协同工作以及上下级之间的请示、批复等下情上达、上情下达等信息传递工作。办公自动化在全公司的整体运行,改变了过去传统的办公方式,逐步实现了无纸化办公。同时也缩短了公文周转时间,提高公文处理的流转速度,而标准的模版,也确保了公文质量。

4.2 优化了业务流程,规范了公文的管理

根据企业各单位的用户需求,梳理其不同需求的流程类型,合理优化公文管理的业务流程。为每家单位提供的党政工团四种字号及文件、请示、函件和会议纪要四种文件类型的流程模板,规范了公司电子公文工作的管理,也有力地维护了公文的严肃性和权威性。系统设定的文件自动累计流水号,准确无误,避免了人工编号可能出现的错误。

4.3 使用工作流技术实现公文的流转过程,建立属于企业自己的电子公文工作流设计模型

在整个系统实现中,划分整个工作流系统为工作流引擎、任务子系统、工作流组件和管理器以及任务表单组件等逻辑部分,整个系统具有良好的伸缩性,适应了不同的用户发展规模和扩展要求;智能化的工作流程设置,可以适应公司任何不同工作程序的需求、调整和变化;严格的用户权限分配机制,为用户提供分级、分类的信息查询。另外还具有公文版本跟踪、痕迹保留功能。

4.4 灵活的流程配置

在整个系统中,每个组织结构、每条流程、每个角色和每位用户都可以进行灵活的调配,这样减少了因公司频繁的组织结构变动或部门人员调动而对OA系统使用的影响。

4.5 全面的公文查询

系统为用户提供了方便的公文查询环境。用户可以通过不同的关键字来查询,如:按标题、密级、拟稿人、日期等关键字查询,同时可以对查询结果进行排序和打印。

4.6 与门户系统、档案系统的接口实现

系统与企业的门户系统、档案系统完成接口功能,实现通知类公文的自动发布和办结公文的自动归档的功能,达成了企业信息系统之间的数据共享目标。

5 结束语

该企业的OA系统作为企业信息系统的基础,建设了办公所用的通信平台和信息发布平台,为每位员工提供了高效率的无纸办公环境。优化并规范的工作流程,在维护公文严肃性的同时,提高了公文处理的流转速度和质量,有效地减低了企业办公费用,也为逐步实现企业的办公自动化、信息资源化、传输网络化和决策科学化奠定了坚实基础。

摘要：现代社会已步入全面信息化,利用办公自动化系统实现无纸化办公,已成为企业现代化管理的必然趋势。该文主要介绍了利用工作流技术构建的OA系统的流程研究,多角度地分析了系统的应用特点。

关键词：OA系统,工作流,流程,应用

参考文献

[1]尹帆,康瑞华,薛胜军.基于工作流的办公自动化系统的研究与实现[J].武汉理工大学学报:交通科学与工程版,2004(28):114-117.

[2]陈韬伟.基于工作流管理技术的电子公文流转系统[D].昆明:昆明理工大学,2002.

OA系统在我院的应用 第6篇

1 我院OA系统技术及功能简介

我院OA系统采用B/S架构下的ASP.NET技术,服务器使用Windows Server 2008系统,数据库采用SQL Server,服务器使用Windows系统自带的IIS服务器[2]。系统架构(System Architecture)是对已确定的需求进行技术构架、做好规划,运用成套、完整的工具,按照规划的步骤完成任务[3]。管理系统框架和开发设计框架规划包括OS、硬件、网络、各种应用服务器及开发软件和应用框架的正确部署。本系统采用的是B/S结构,即Browser/Server(浏览器/服务器)结构[4]。随着Internet技术的兴起,在B/S结构下用户无论在任何地方,只要使用局域网或互联网通过浏览器就能对管理信息系统进行操作,这对于医院的环境非常适用,其不仅可以在局域网内使用,还可以通过互联网在家里及其他地方使用[5]。

系统主要功能:(1)公共信息模块,实现医院通知公告、院内新闻、公用专栏、网上论坛、公共信息查询、临床药学、预防感染、临床检验和纪律检查等信息共享;(2)日常办公公文管理,包括收发文件、文档管理、公文的查询、批阅、审核、签字等;(3)个人办公模块,具体功能有邮件收发、日程安排、通讯录、待办事情、工作日志等;(4)即时交流,用于医院各部门人员之间的直接交流,可以文字、语音、视频聊天,传发文件、图片等信息;(5)与其他系统协同合作的功能,例如医院影像系统、人事管理系统、科研教学系统等互相的协同合作[6]。

2 OA系统在我院的应用

2.1 医院内部高效信息交流及无纸化办公的应用

我院内部高效信息交流及无纸化办公的应用,以每年发出的通知和提交的职工个人总结材料为例,我院在职职工1500余人,院内设有神经内科、心血管内科、心胸外科、泌尿外科、普外科、肿瘤科、肾内科、妇产科、检验科和康复科等;行政科室设置有人事科、财务科、信息科、保卫科、医疗器械科、总务科、考核办、审计科,以及党委办公室下的工会、共青团、纪检、行风办等,提交年终总结事项涉及的人员众多。医院行政科室组织结构,见图1。

以往发通知的方式有广播和医院公告栏2种,提交方式为各部门科室自觉提交到主管处,然后由主管提交到相应领导处,忘记提交的还要逐个电话或者当面提醒,过程复杂,收集的材料多,容易遗失。使用OA系统后,可以在系统首页公告栏进行提示,并批量将提交年终总结的信息发送到每个人的邮箱中[7]。每位职工编写完毕后,直接通过邮件方式提交到主管处,再由主管转发到相关管理人员邮箱。利用OA系统,既提高了通知和提交接收的办事效率,又防止了提交材料的遗失,还可节约办公成本[8]。

2.2 个人日程安排及遗漏提醒的应用

以医院的护士为例,如1名护士当天的工作是要照顾6个床位的病人,并且观察即将出院的2个病人的情况,还要参加下午4:30的医护培训活动,同时要在晚上提交培训活动的心得体会。护士可以把这些事项以及相应的时间都记录在OA系统中,每办完一项就勾选去掉,并且设置按时提醒功能,比如下午要参加培训,因此护士可以设置到了4:20系统会自动发出声音提醒护士,如果当日遗漏代办事情,系统也会自动提醒护士。

2.3 OA系统与其他系统协同运作的应用

以一个独自来医院体检的待产孕妇为例子,孕妇忘记带上一次的B超影像结果,如果按照传统的方式,医生要打电话给B超科室负责人,让其帮助找到该孕妇的检查结果,然后让孕妇去取回结果,医生看完后再送还给B超科室。现在医生可以通过OA系统,用语音聊天的方式接通B超科室负责人,然后在即时通讯工具上发送准确的孕妇姓名及病号,B超科室负责人通过搜索影像资料库找到结果,用图片的方式在即时聊天工具上发送给医生。这样既节约了来回跑动的时间,提高了医生诊断的效率,又可以防止意外的发生。

3 存在的问题与解决办法

OA系统在使用过程中,遇到不少问题,比如部分医院医生和职工计算机应用水平不高的问题,特别是一些上了年纪的老医生以及一些学历不高的普通职工,使用Windows系统都是问题。为此我院按照不同职工计算机水平,分为几个等级,例如一些老职工、老医生,划分为一个培训班,从最基础的知识开始培训;对于掌握一定计算机能力的,划分在另外一个班级,专门针对系统功能进行培训;另外一部分是系统的管理人员,以及高级权限的管理人员,对其专门针对系统的管理功能进行培训。通过集中培训与职工之间的相互学习,现在我院所有的人员都能熟练地使用OA系统了,整体提高了职工的计算机应用水平。

另外医院还有一些职工不经常登录OA系统,因此很多通知文件并没有接收到,造成这些人的日常工作无法正常进行。还有一些人过分依赖OA系统,当计算机硬件或软件出现问题的时候,造成一些工作卡壳在OA系统上,没有采取传统办公方式去提高效率,而是等待系统恢复。因此医院制定了相应的OA系统使用制度,例如要求每个职工一到岗位必须马上登录系统,接受最新通知并且安排当天的日常工作,在无意外情况下如果因为不登陆系统而造成的工作拖延或者遗漏,要提出批评甚至在奖金及评选优秀中有所体现[9]。对于过分依赖OA系统的情况,要求职工对紧急情况,不可将时间浪费在OA系统上,应该马上亲自去办。而一些职工利用OA系统进行闲聊的要给予警告,情节严重影响工作的还应该给予相应的行政、经济处罚。通过行政手段,现在已经有效杜绝了到岗不登OA与登录OA后闲聊。最近对程序进行了升级,手机也可以使用OA系统了,当内网电脑出现问题时候,相关工作人员可以通过手机来处理日常工作。

还有一些问题是,在即时工具上传送的医疗影像图片可能存在失真,因此医生在诊断的时候不应该以网上传送的资料为主,应该以原材料为准。否则出现医疗事故不可以以图片失真为由,一样要承担相应责任。

系统的网络安全措施还有待进一步改善:(1)从硬件及网络层级进行严格管理,OA系统的服务器存放在一个安全的地方,同时单位的服务器、路由器都有相应的防范黑客攻击的措施;(2)从系统软件着手,不但是服务器,包括每台用户的系统都装有杀毒软件,并且定期进行更新,防止用户的电脑在上网的过程中把病毒上传到服务器中;(3)进一步优化OA系统,除了要求系统用户登录外,还应该对管理员账号、以及高级权限的用户进行IP地址的限制,一般只允许在服务器机房、管理员的办公室、管理员的家中IP地址有资格登陆具有系统管理或者高级用户管理权限的资格,如果在外地出差需要临时开通管理权限必须经过系统管理员在系统内开通该地方的IP地址才可以访问;(4)在制度管理权限方面,要求每一个职工必须对系统内部的信息保密,特别是自己的账号及密码等信息[10];(5)为了保证系统遭受意外的攻击还要定期对数据库和资料进行备份,将一些重要的数据存放在另外一个安全的地方,一旦遭受破坏可以迅速从备份数据中还原到最近的系统状态。

OA系统在我院的应用,将我院的办公资源、办公流程、办公信息有机整合,为医院快捷高效的办公提供了技术保障。但是OA系统在与其他系统的协同合作方面,还有待更进一步的发展,这将是医疗行业长远的系统工程,希望更多有能力的同行能投身医院的信息化建设中,为我国医疗事业的快速发展贡献力量。

参考文献

[1]张浩.刍议OA系统在医院行政管理中的作用[J].科教导刊(上旬刊),2015,(11):146-147.

[2]崔菲菲.OA办公系统在医院信息化办公中的应用[J].医疗装备,2013,(4):5-6.

[3]黄青青,郑鸿,陈征铮,等.OA系统在医院数字化建设中的设计与应用[J].医学信息(上旬刊),2010,(6):1531-1532.

[4]宋杰,韩媛媛,吴家锋.医院管理中OA系统的应用与设计[J].中国病案,2013,(3):25-27.

[5]周强,范红艳.基于.NET技术的协同OA系统在医院的应用[J].中国医疗设备,2014,29(1):104-105.

[6]牛玉兰,张莉萍,盖红卫,等.医院图书馆OA系统管理的应用及对策[J].中国中医药图书情报杂志,2014,(3):32-33,42.

[7]甘扬建.OA系统在医院档案管理中的应用[J].人力资源管理,2015,(10):218-219.

[8]许涛.综合办公管理(OA)系统在医院信息化中的应用[J].信息通信,2015,(1):140.

[9]朱金燕,闵芸.浅析OA平台在医院文化建设中的作用[J].人力资源管理,2015,(3):178-179.

OA系统在国企中的应用 第7篇

OA(办公自动化)系统主要是基于数据库、E-mail、远程通讯和Internet技术来实现国企内部业务的信息流转、信息资源交流以及信息共享,快速地收发各种公文资料,接收上级机关文件,组织协调OA系统中的不同信息,让国企管理者和普通职工能够及时准确地获取相关信息。OA系统在国企管理工作中的实际功能主要有下面几方面:

(1)构建企业内部通信平台。为确保企业内部职工信息交流的及时快捷,OA系统提供了企业内部电子邮件系统。

(2)构建企业内部信息发布平台。建立一套电子公告类的信息发布平台,让企业管理者和广大职工能够第一时间掌握企业的发展动态。

(3)实现办公信息数据化、电子化。OA系统的应用转变了传统的纸质办公模式,企业的公文流转、报表传递、通知通告都采用了电子起草、传阅、审批的方式[1],最终汇入电子档案库管理。

(4)实现流程管理标准化。主要用于日常办公审批流程的处理,它可通过申请、上报、审批、发放等流程动作来设置工作流程并对其进行查询和监管等。

2OA系统在国企中的应用

(1)公文管理。国有企业在OA系统工作流中实施公文起草、流转、编辑、签发以及登记等操作,有效地实现了公文管理工作的自动化;收文与发文管理能够协同运作,促使公文档案一体化管理模式的形成。

(2)流程管理。利用OA系统来进行流程设置、表单维护、流程维护以及角色管理来实现企业日常工作过程中的电子化审批处理。

(3)整合管理。OA系统中的财务、人力资源、工作流以及知识文档模块的有机结合,提供了出差、借款到报销、费用合计的一体化解决方案。应用OA系统能够快速进行电子邮件收发以及个人信息修改,提供了个人事务安排以及出差授权等实际功能。

(4)档案管理。对文件档案进行登记、打印、统计、归档以及借阅登记等操作。档案管理功能通常是企业档案工作者所使用,其他职工一般使用其检索查阅功能。

(5)信息发布。建立企业内部信息发布平台,通过该平台,将企业办公管理、经营活动、企业文化、市场动态等信息及时传达企业的员工,实现企业信息统一化管理。

3OA系统的管理优势

对国企高层管理人员来说,OA系统的应用能够使其更加快捷地获取企业在实际管理运营中的各类记录信息,通过过这些记录信息以及相关反馈信息进行分析,能够为高层管理人员决策提供更加准确可靠的依据。OA系统属于企业除实际生产经营管理工作之外的信息管理平台,在OA系统中集成了企业日常管理工作的详细信息,这些信息也是国有企业内部管理的真实记录,能够帮助企业管理者对过去的经营管理工作进行分析和总结,从而不断提升企业管理水平。对国企中层管理人员来说,OA系统属于完整全面的信息管理系统,它可以帮助中层管理人员更清晰地掌握企业基层职工的工作情况,在日常的办公过程中第一时间掌握具体业务的执行进度等,另外还能够在有需求时作出信息发布等动作,确保信息快速准确地下达。通过对OA系统中办公与业务等不同环节的监管与分析,企业中层管理人员能够获取到真实准确的记录数据,进而从中归纳出对管理工作有价值的信息,更好地掌控工作进度,监督执行效果,极大地减少发生风险的可能性,增强管理水平,优化管理结果。

4OA系统的发展方向

第一是门户导向,未来的OA系统更偏向于人性化,注重易用性、开放性、沟通与协作的快捷性,注重信息来源的整合,注重可扩展管理支撑平台框架的建设,让“系统找人”的理念代替过去“人找系统”的情况;第二是业务导向,未来的OA系统强化了和业务之间的联系,基于企业战略的基础上,利用类似“门户”的技术对企业业务进行整合,让ERP、CRM等系统内部的数据通过门户体现在管理支撑系统之内,让业务流程和管理流程实现有机融合;第三是知识驱动,将知识管理作为核心理念,构建知识和角色相互联系的通道,让合适的角色在合理的场景空间内获得相关知识,最大限度地发掘出人的潜能,从而让企业内部的数据与信息真正成为一种引导人的有效工具[2]。

OA系统的发展及应用 第8篇

从目前OA系统的开发和实施状况和方向来看, 就其本质而言, 这是一种管理和服务的平台, 不是最终实现的目标, 而是一种手段;就其内涵而言, 这是传统或者一般服务、管理要素的现代外包, 而不是对传统要素的完全摈弃;就其目标而言, 这是以优化的形式、较低的成本和现代观念实现“以人为本”目标的过程, 而不是一种物化。因此, 在这个意义上, 结合高校OA系统应用与发展基础与特点, 对其目标、内容及其实施途径的分析和认识, 在一定程度上则是高校OA系统发展的关键因素。

一、“人机人”对话是OA系统发展的最终方向

有了人, 就有了人类活动及其维系的途径和规则, 从而形成人类管理和服务的全部内容。当然, 不同历史阶段的物质基础和认知结构与水平的差异, 对人类活动过程和目标的选择也各有侧重。综合人类实践过程和管理、服务平台的阶段性的特点, 我们一般将其分为传统管理阶段、现代管理阶段与人本管理阶段。

当然, 阶段性手段与途径的不同, 并不影响或者改变其最终目标, 这是由人类活动的主客体的性质所决定的。这是把握OA系统发展方向的认识基础。

就传统管理观念和过程而言, 基于主客体之间的“人与人”的对话模式, 管理的基本要素和载体, 如通知、发文等公文形式的信息要素的格式与传递特点, 信息的沟通是人与人之间的直接或者间接的沟通和交流。其信息的传递和流动是直观的、具体的也是形象的。其积极作用在于, 服务和管理在一定程度上是双向的、可逆与调整的, 具有一定的完善空间和余地。当然, 就管理要素与信息的传递效率和空间成本而言, 则显其有限与不足。

就现代管理观念和过程而言, 现代科技的发展体现形式是多样的, 其直接表现为根据和手段的调整和变化。而科技发展和信息技术反映在现代管理和决策方面, 除了观念上的进步和创新, 更在于途径和手段的科技化和信息化。在这个意义上, OA系统在本质上就是信息技术与管理过程的有机结合, 最终实现了从传统的“人人”对话转变为现代“人机”对话模式。就其速度、效率与可靠性等特点而言, 与传统管理相比, 具有自身独特的优势。

当然, 就哲学角度而言, 任何技术都具有自然与社会属性两方面的内容。因此, 对OA系统的实施与发展, 我们一方面需要积极利用和开发其高效率的自然属性, 同时也需要理性分析和思考其发展的前提和综合效益等社会属性。从历史到现实, 泛技术主义和技术决定论的观点及其教训, 都值得我们深思。

从理论上看, 任何管理和服务的主客体和起、终点都是“人”。因此, “人机”对话并非是管理的目标而只是某个阶段或者“人人”对话的一个桥段, 无论这个过程与平台的优化程度如何, 都必须围绕着“人”的目标而展开。因此, 就现代管理与服务的最终方向和目标来说, 应是“人人”对话的传统模式借助于“人机”对话的途径, 最终表现为“人-机-人”的落脚点。这是现代人本管理思想在社会发展、科技进步, 当然也包括管理与服务过程中的体现, 更是我们把握OA系统发展方向的认识基础。

二、“1+1大于2”是OA系统完善的重要内容

作为一种管理系统, “自动”是相对的、有条件的, 其运行效率必然建立在所涉及要素的结合过程与结合方式上, 体现的是“1+1大于2”的效益目标。按照功能主义学派的有关理论, 事物的内在结构决定其外在的功能。因此, 对OA系统所涉及要素进行优化整合, 同时结合高校的实施背景和特点, 这是充分发挥优势与完善功能的重要内容。

1.传统管理与现代手段有机结合。

在一定意义上, 传统与现代只是一个时间节点。就管理方法与理念而言, 是不同历史阶段科技结构与水平的体现形式;就管理的起、终点而言, 前者是“人-人”, 后者是“人-机”;就实施过程与目标而言, 前者直接, 后者则有见物不见人的特点。因此, OA系统的建设不是一个简单的取代过程, 应该是将两者优势结合与提升的过程。

在认识上, 传统与现代的界限不是截然分明的, 这是一个逐步推进的过程。因此, 在OA系统的建设中, 必须考虑到管理阶段的递进、观念与方法的传承, 同时结合人们心理接受逐步适应的特点。

在实践中, 在电子文档等“物”的要素的原始数据采集过程中, 必须结合传统文字数据的特点与归纳方法, 实现有机、完整的对接, 避免原始数据在转移中的内容消耗和丢失;同时, 又必须做好传统管理人员结构向现代管理结构的“人”的要素转换, 最终实现“物”与“人”基本要素的良性转化。

2.硬件建设与软件完善的有机结合。

OA系统的开发和建设, 依靠的是现代计算机技术和网络技术, 在技术上要求领先, 实现高效率运行目标。在实践中, 人们往往习惯于在功能上要求强大而忽视了管理软件、资源库的建设。为技术而技术, 为引进而引进, “硬件过硬”, “软件太软”。从而造成当前各高校普遍存在的“有路无车”、“有车无货”的状况。同时, 各部门条块分割, 相互之间缺乏统筹安排;各管理软件重复开发, 缺乏规范性标准, 缺乏通用性。最终导致软件之间缺少接口定义, 很难实现信息交换。

因此, 拥有通畅的校园网络、配置先进的计算机设备、高效的管理系统, 并不当然意味着已拥有高效的办公自动化系统。在硬件建设中, 硬件的引进既要有前瞻性也要有基础性和现实性, 旨在效率与效益的结合;在软件建设中, 既要有与硬件的有效对接, 更要有统一基础上的优化与升级, 避免在对接中的资源损耗。

3.管理、技术和观念的有机结合。

办公自动化的建设, 当然要依靠现代计算机技术和网络技术, 但更要依赖于实施者的组织建设和使用者的积极配合, 这是一个人机结合的系统。高校是一个特殊的组织, 一方面它是先进文化和知识的代表者, 但另一方面由于管理体制相对比较陈旧, 改革比较缓慢, 导致在管理上不太容易接受新事物。因此, 在OA系统的建设中, 不但需要管理、技术、观念三个到位, 更需要管理、技术和观念不断更新, 而且三者要有机地结合。

在管理上, 需要转变简单、粗犷的手段与停留在单机文字处理和表格处理的方法上, 实现信息的交流和共享, 以及团队的协同运作等方面的有效转化;在技术上, 必须持续广泛展开全方位、多层次、针对性培训, 提高计算机应用水平, 扫清用户技术上和操作上的障碍;在观念上, 需要加强领导和办公人员在思想上对办公信息化的重视, 消除他们的顾虑和抵触情结, 营造有利的思想保障和舆论氛围。

三、“循序渐进”是高校OA系统发展的重要途径

高校办公信息化是基于全新管理理念上建立的一套涵盖各部门业务流程的办公应用系统, 是整个校园信息化建设的核心。无论是出于社会发展趋势的考虑, 还是对科技环境的认识, 这是一个必然的选择。结合高校现有的OA系统的建设与应用特别是推广的状况, “循序渐进”应该是高校OA系统发展途径的理性选择。

1.“逐步推进”的发展思路。

从一般认识来看, 新技术的运用和发展, 特别是涉及较广的应用技术, 人们往往具有本能的拒绝, 这是一种情感与认知习惯。因此, 运用强制性手段与广泛推广往往适得其反, 与实施目标相悖而影响效果。对高校OA系统的发展而言, 有相当的技术基础和优势;但也正是这种文化特点和基础, 如果没有合适、理性的方法, 则常常表现为一种更突出的障碍。在此, 必须要“逐步推进”的发展思路。

在实践中, 高校是个藏龙卧虎的场所, 高校教职工具有高度的自尊和敏感的人格特点。因此, 高校的任何管理应有一定的技巧和艺术。同时, 高校OA系统的建设是一个长期的工作, 开展与实施应采取积极有效、分步骤慢慢推进的方法。在实践中要想一下子达到一个高度是不现实的, 而且会引起敏感的逆反心理而彻底拒绝。因此, 只有通过不断推进, 推一下进一点, 再推一下再进一点, 通过反复推进, 才能逐渐养成习惯最终形成制度, 完成一个从平稳过渡至逐步建立最后完善提高的过程。

2.“需求推动”的发展路径。

从理论上看, 需求就是价值, 需求就是一种动力。这是社会发展与技术进步、引进的基本机理。因此, 就实现目标的评价来说, 目标实现在很大程度上是与需求动力的强度联系在一起的。在这个意义上, 现代计算机技术和网络技术在我国的高速发展, 则与人们在信息获取、收集与交流方面的需求刚度密切相关。同样的认识在于, 高校OA系统发展尤其是推广的问题, 其前提一定是我们有没有建立与健全起相应的“需求导向”, 最终形成完备的“需求机制”。

在实践中, 信息的交流、收集与传递是系统的基本内容与载体。不同的部门对数据的需求内容和结构各有差异, 程度与范围也各有侧重。因此, 在OA系统发展与推广实践中, 人们的认识与体会包括应用程度也不相同, 当然接受程度也不同。这种差异在一定程度上影响了推广与应用。因此, 结合差异中的共性需求内容, 特别是人员基本信息 (与工作、生活有密切联系) 的获取, 往往可以作为OA系统运用与适应的切入点。通过这个切入点的“需求”引入, 人们逐步进入、使用、运用、适应, 最终形成了一种习惯与依赖, 完成系统的推广、运用的良性运转。这个过程既是一个一般心理过程, 同时也符合高校的文化特点, 结合特有的知识基础的优势, 其效果与延伸价值则更加突出。

总之, 高校办公信息化是高校自身建设、改革和发展的必然要求, 是高校提高办公质量、管理水平和工作效率的必然趋势。结合高校的优势特点、理性的认知态度、科学实施方法与渐进的步骤, 无论是在管理、服务与文化传承中必然会发挥有效作用, 体现其应有的价值。

摘要：高校OA系统实施与发展是个必然趋势。对其发展方向、内容与要素的整合、实施步骤与推进过程的思考, 有助于其理性发展和完善。

关键词：思考,高校,OA系统

参考文献

[1]钟玉坤.影响高校院系办公信息化效能发挥的几个因素及应对措施[J].赤峰院学报 (自然科学版) , 2010, (4) :23～24.

OA系统的发展及应用 第9篇

OA系统英文原称Office Automation, 缩写为OA。指的是办公室自动化系统, 一般是指包括网络化的大规模信息处理系统。

二、OA系统在我国的发展

我国的OA软件经过发展, 已从最初的提供面向单机的辅助办公产品, 发展到可提供面向企业级应用的大型协同工作软件。第一代办公自动化以数据为处理中心, 虽然完成了办公信息载体从纸介质方式向比特方式的飞跃, 但信息仍然是高度孤立。第二代办公自动化则以工作流为中心。技术的发展使得办公自动化也发生质的飞跃。分布式组件技术、三层计算模式、Internet技术、多媒体技术、基于工作流的分布式应用、Lotus Notes、Microsoft Exchange等群件平台出现使得可以很方便地实现非结构化文档的处理、全文检索、工作流管理这些重要的OA功能, 并且使软件的柔性构造功能将不断加强, 工作流是这种办公自动化的最重要的表现。彻底打破了早期办公自动化的“信息孤岛”, 变成“信息大陆”。由此可见, OA是适应信息社会化的需要, 基于软科学的理论和计算技术、网络技术和数据通信技术的普遍应用而发展起来的, 成为信息社会最重要的标志。

三、当前在OA系统选取上的误区

近些年来, 企业信息化建设迅速发展, OA软件迅速普及, 媒体和厂商都在大力宣传, 各种概念、观点、产品纷至沓来。国内很多企业实施了OA项目, 但在企业OA选型中普遍存在以下三个误区。

误区一:认为OA就是行政办公收发文。

在OA刚刚出现的时候, 政府和事业单位的确是主要用户, 所以人们认为OA并不能解决企业管理层关心和控制企业运营过程中关键业务过程的作用。但是伴随着OA的逐步发展, 只有结合不同的部门和岗位、人员, 成为个性化办公系统的OA设计理念才有生命力。确保资源与信息的协同运作, 才能构建适合现代企业运作和应用的协同办公OA产品。

误区二:认为OA只是文件的审批和管理。

目前市面上的很多的OA是采用非关系性型数据库, 主要是基于Lotus平台, 该平台是封闭式的平台, 是文档型数据库, 在技术上一般应用于早期政府收发文。OA系统的关键是作为企业管理软件进行企业管理。

误区三:认为OA是ERP的一部分。

OA的管理思想与ERP不同, ERP主要以结果为导向。OA注重对人和过程的管理, 强调灵活性和协同性。其核心是以人力资源为核心, 以工作流为血脉的核心平台, 在该平台上再搭建其他的应用功能模块。所以OA现在的发展趋势是成为协同管理平台, 与ERP一起构成企业信息化的基石。

四、OA系统实施中的关键点

基于对以上误区的分析, 成功实施OA主要应关注以下五个关键点。

第一点:单位领导牵头推广。

一些领导, 由于年龄关系, 对电脑敬而远之。一般来说, 领导使用OA最重要功能是审批, OA厂商可以把领导常用的审批用语录入到OA中, 领导只要轻点鼠标即可进行审批。这样一些人性化的措施, 将会帮助领导早日上手OA。

第二点、系统实施要分步实施、从易到难

一般单位都会在系统功能要求上趋向多而全。但是务必要先选择一些非常必要的、容易推广的功能和设计相对简单的工作流程作为初期实施功能。如邮件系统、公司的公告、论坛、文档资料的授权等信息发布性质的功能等。至于一些复杂的流程及辅助办公性质的如资产管理、办公用品管理、表单管理等这些暂时不用的功能模块可以考虑在系统应用良好情况下由系统管理员逐步进行设置, 继而推广, 这样是防止员工进入OA系统之后无所适从。

第三点、各部门协调配合

OA办公自动化系统往往涉及面较广, 而其又体现了新的管理理念和模式, 很大程度上改变了员工传统的作业习惯, 因此在推广过程中, 高层领导必须与OA的管理部门 (尤其是行政部/办公室) 密切配合, 制定使用OA的规章制度, 明文要求系统的使用, 尤其要切断非必要的传统纸质信息流转形式。

五、结语

综上所述, 而OA系统确实能够成为节约办公成本、提升办公效率的有利手段。但在具体实施过程当中, 只有克服出现的误区和问题, 按照相应的要点和策略加以实施, 才有可能使得OA系统发挥出应有的作用。

摘要：计算机技术进入办公领域已成为信息社会的重要标志之一, 因而OA系统在办公系统中的发展前景广阔。本文试图通过OA系统在具体实施过程中出现误区和问题的分析, 归纳出OA系统实施过程中的一些要点和实施策略。

关键词：OA系统,发展与误区,实施策略

参考文献

[1]罗鸿:《ERP原理》, 设计.实施电子工业出版社, 2005年61。

[2]杨小平、谢红、聂慧静:《LOTUS NOTES/Domino》, 科学出版社, 2005年120。