Office文档安全保护方法与操作技巧

Office文档安全保护方法与操作技巧（精选4篇）

Office文档安全保护方法与操作技巧 第1篇

Office软件提供了比较完善的文档安全保护功能，比如：密码设置、窗体保护、批注口令、安全级别、数字签名等，下面我们就来看看一一了解一下它们的用法，

密码设置

Word的文件密码包括两种：修改权限密码和打开权限密码。打开权限密码使得Word文档变成只读文件，如果打开了文档并对其进行了更改，则只能以其他的文件名保存该文档。而修改权限密码则允许用户随意修改保存。具体设置办法：打开文件，在“工具选项安全性”选项卡中进行密码设置。

提示：若要创建一个长的密码，请单击“高级”，然后选择RC4加密类型。

窗体保护功能

由于某些文档需要将窗体保护起来，以便他人只能在指定的区域中输入信息。所以Office提供了窗体保护功能。使用窗体保护功能时，窗体域中的任何信息都将重新设置。具体方法：“工具保护文档窗体”。若要给窗体指定密码，以便知道密码的用户能解除保护并修改窗体，在“密码(非必选项)”框中键入密码。不知道密码的用户仍可在窗体域中输入信息。如果要保护整个窗体，请单击“确定”按钮。若要只保护部分窗体，这些部分必须处于不同的节中，单击“节”，然后清除不需要保护的节的复选框。

批注口令

批注在审阅中是非常重要的，Office在“工具保护文档”中进行了对批注的保护。您只需选择需要保护的对象，将密码键入到“密码”框中，即可实现保护。

文档安全级别

对Word文档最大的安全隐患就是宏病毒，为了防止宏病毒Word设立了安全级别的概念。我们可在“工具选项“安全性”选项卡宏安全性”的“安全级”选项卡中进行设置，安全级别共分为高、中、低三挡。高级别将只运行可靠来源的宏，其它宏一律取消;中级别在打开一个宏时，您会看到一条警告，让您选择是否启用;低级别就不进行宏的保护。当选择高级别时，已安装的模板和加载项(包括向导)中的宏可能会被禁用。您只有在“工具选项安全性宏安全性”中单击“可靠来源”选项卡，然后点击“信任所有安装的加载项和模板”复选框，才能让安装的宏不被禁用。注意：所有随Microsoft Office XP的模板、加载项和宏都经过了Microsoft数字签名，

一旦针对这些已安装文件中的一个安装添加到了您的可靠来源列表中，随后与这些文件的交互操作将不再生成消息。

数字证书保护

很多文档的来源都是不详的，所以安全性无法保证。Office可以通过数字证书来确认来源的可靠。并通过数字证书对文件或宏进行数字签名。一般来说，数字证书是从商业证书颁发机构和内部安全管理员或信息技术专业人员处获得的。普通用户可以使用Selfcert.exe工具亲自创建数字签名(由于用Selfcert.exe自己创建的数字证书不是由正式证书颁发机构发行的，使用这种证书添加签名的宏方案将被认为是自签名的方案，这样其他用户有可能无法运行自签名的宏)。用数字证书进行宏的签名很简单：打开包含要签名的宏方案的文件，在“工具宏Visual Basic编辑器工程资源管理器”中，选择要签名的方案。再点击“工具数字签名”命令。

提示：

1. 一定要在宏测试完毕确认后再对宏进行签名，因为对已签名的宏方案的代码进行了更改，它的数字签名就会被删除。如果是自签名的证书，那么在每次保存时都会对宏方案自动重新进行签名。

2. 如果要防止用户因意外修改宏方案而导致签名失效，请在签发之前锁定宏方案。您的数字签名只能说明您保证该方案是安全的，并不能证明是您编写了该方案。因此锁定宏方案不能防止其他用户利用另一个签名替换您的数字签名。

3. 如果您创建了一个可向宏方案添加代码的加载项，则代码应该确定下列内容：如果方案已经进行了数字签名，在继续运行之前，是否通知用户修改签名方案的结果。

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Office文档安全保护方法与操作技巧 第2篇

对此，微软发布了一款名为“删除隐藏数据工具”的小软件，用它可以彻底清除OFFICE XP/2003文档的附加信息。

首先下载并安装该工具。安装好之后，我们启动Office中的任一软件，例如Word，打开其“文件”菜单，你会发现里面多出了一个“删除隐藏数据”的命令，

现在我们就可以打开要清除的文档，然后单击该命令，程序即会弹出一个向导窗口。提醒大家向导第一步就是要求用户重新选择一个版本，单击“浏览”按钮设置保存的位置和名称，然后单击“下一步”，这样向导即开始检查隐藏数据，稍结束后单击“完成”按钮即会打开一个操作日志窗口，提示找到和删除的信息。这时我们只需要把修改时重新保存的文档发送给客户即可，而原文档自己保留，因为里面的个人信息并没有丢失。

Office文档安全保护方法与操作技巧 第3篇

1 Word文字处理方面的技巧

1.1利用封面功能, 制作完美文档封面

利用Word制作教案、求职简历等专业文档时, 需要配有漂亮的封面。封面该如何设计?怎样设计才能漂亮美观而又大方得体?很是让没有设计功底者苦恼。利用Word内置的“封面库”就能轻松解决上述问题。具体操作为:单击“插入”下的“封面”按钮, 在打开的“封面库”中选择一种自己喜欢的合适封面, 现有文字内容会自动下移到下一页。根据所选封面格式编辑封面, 输入相应文字内容, 一个美观漂亮的封面即轻松制作完成。

1.2利用Word中表格下的公式功能, 计算表格中的数据

Word中的表格数据, 具有基本的公式计算功能, 与其他专业表格处理软件相同, 可以利用公式对表格中的数据进行计算。例如, 要计算学生成绩总分时, 可以把光标定位到总分单元格, 输入公式“=SUM (LEFT) ” (学生每科成绩在总分左侧的一行) , 即可计算该同学的总分。对其余同学的总分成绩计算, 只需在该同学的总分单元格按一下F4功能键, 就可以实现上一个公式的复制操作, 在这里F4键的作用与Excel下拖动鼠标复制公式功能相同。

1.3利用Word中的打印缩放功能, 自由编排试卷

信息时代的教师, 早已脱离手写编排试卷的时代, 而是采用电脑编排。Word软件可操作性强, 简单易学, 大多数老师在编排试卷时多采用Word。但是, 在实际排版时有时却会出现问题。试卷一般是16开用纸, 如果直接在16开纸张上排版, 试题内容多, 又不能删减, 例如试题内容超过4页用纸, 而最终要求必须打印4页试卷。遇到这种情况, 解决办法一般采用减小字号、缩小图片或者压缩空格等手段, 调整到合适页数, 但这样往往不是很好做到。在编排试卷时, 利用Word中的打印下的缩放功能, 就能很好解决这种问题。 具体操作为:使用A4纸进行排版, 在“打印”设置对话框下, 设置“缩放”下的“按纸张大小缩放”, 选择16开纸张即可。 由于A4纸比16开纸张稍大, 在16开纸张上排版内容稍多的情况下, 在A4纸上就可能正好。

1.4利用特殊符号, 美化Word文档

在编辑文档时, 为了让内容醒目或者美观, 有时需要在文档中添加样式漂亮的线条, 而通过直接插入的形式又不易实现。利用Word环境下, 一些特殊符号的特殊功能就可实现, 快速方便。

输入3个“*”, 按回车键, 得到一条虚线;

输入3个“=”, 按回车键, 画出一条双直线;

输入3个“~”, 按回车键, 得到一条波浪线;

输入3个“#”, 按回车键, 得到一条中间加粗的三直线;

输入3个“-”, 按回车键, 得到一条直线。

1.5巧用“拼音指南”, 所有汉字不再陌生

Word中有“拼音指南”功能, 可以为汉字添加拼音, “拼音指南”还有更加强大的一种功能, 不被人们利用——能识别所有汉字, 并且可以对选择的所有汉字标注拼音, 包括一些不熟知的生僻字。具体使用方法为:选择一段文字, 单击 “拼音指南”按钮, 在打开的“拼音指南”对话框中可以看到, 所有选中文字全部标注了拼音, 还包括声调。

2 Excel电子表格使用技巧

2.1利用Excel中的“复制图片”功能

在电脑操作中, 有时需要将屏幕显示内容以图片的方式保存, 并应用到其他软件中的情况, 大家采用的最常用的操作方法是通过键盘上的“屏幕拷贝键 (Print Screen) ”拷贝屏幕, 然后再粘贴并处理该图片。但是, 当需要拷贝的屏幕内容一屏显示不完全时, 不能很好达到目标。Excel中的“复制图片”功能就能很好解决这类问题。具体操作为:以插入到Word中为例, 选择Excel中的要转换为图片的单元格区域, 单击剪贴板中的“粘贴”下的“以图片格式”, 选择“复制为图片”, 在弹出的“复制图片”对话框中, 有“如屏幕所示” 和“如打印效果”两种外观, 选择一种, 单击“确定”, 把鼠标定位到Word文档, 执行“粘贴”即可。选择“如屏幕所示” 外观时, 被粘贴的图片效果与Excel中效果相同;选择“如打印效果”时, 被粘贴的图片与打印预览效果 (打印出的实际效果) 相同。

2.2在单元格中输入有规律数字序列

众所周知, 在Excel中可以通过拖动填充柄的操作, 实现对单元格内容自然规律递增数字序列 (或者单个等值数字序列) 的填充。输入第一个数字 (如3) , 把鼠标指向该单元格右下角, 当鼠标形状变为细“十”字时进行如下操作。 (1) 直接按住鼠标左键拖动可实现等值数字序列填充 (被拖动的单元格区域内容将全部为3) 。 (2) 按住Ctrl键的同时拖动鼠标, 可实现自然规律递增的数字序列填充 (3, 4, 5, 6…) 。 但是, 有时需要输入一些特殊规律递增 (或等值) 的数字序列, 遇到这种情况, 只需这样操作即可解决。具体操作:首选输入序列的前2个数字, 如3和7, 选中这两个单元格, 把鼠标放在单元格区域右下角, 当变为细“十”字形状时直接拖动鼠标, 可以实现特殊规律序列填充 (3, 7, 11, 15, 19, 23…) , 然后按住Ctrl键的同时拖动鼠标, 可实现相同数字序列填充 (3, 7, 3, 7, 3, 7…) 。

2.3使用“设置单元格格式”, 输入特殊数字

Excel中对于数字有其特殊定义, 通常在输入数字时, 都是以它默认的数字形式显示:数字前为0时, 显示自动去0 (如输入编号001、02等) ;当数字长度超长时 (如输入身份证信息等信息) , 采用科学计数等。而在实际工作中需要按照自己所定义的数字样式显示, 比如身份证信息、 编号等, 这时只需通过“设置单元格格式”设定数值类型就可以轻松搞定。具体操作为:选择需输入特殊数字格式的单元格区域, 打开“设置单元格格式”对话框, 单击“数字” 标签, 在“分类”下选择“文本”, 把数字当作文本对待, 这样在单元格中无论输入任何类型的数字都与输入的内容完全一样了。

2.4使用公式中混合地址, 对满足条件的行设置格式

众所周知, 根据条件格式可以使用数据条、色阶和图标集, 突出显示数据单元格, 强调异常值, 实现数据的可视化效果。一般情况下, 满足单元格数据条件的, 对该单元格设置相应的格式, 这个很好实现。但是, 对于满足单元格条件, 对所在行设置格式的要求就不能直接实现, 必须借助公式和混合地址才能完成。比如:在教师工资表中, 要求实发工资小于2 000的教师, 以红色、加粗字体和黄色背景显示 (即满足条件的教师行显示该效果) 。可以进行如下操作:选择教师工资表, 单击“条件格式”下的“新建规则”, 选择“使用公式确定要设置格式的单元格”, 在“编辑规则说明”下 “输入符号此公式的值设置格式”, 单击一个实发工资所在的单元格, 此时显示的是单元格绝对地址, 把它改为混合地址, 即绝对列和相对行地址, 输入“<2000”, 单击“格式”, 设置红色加粗字体和黄色背景, 单击“确定”, 即设置完成。

3结语

Office办公软件作为大多数人办公工具的首选, 不仅仅因为它操作方便, 更重要的是这种软件不只单纯可以在电脑上或者Web上使用, 还可以在智能手机上操作, 做到随时随地办公, 极大提高了工作效率。熟练掌握Office办公软件操作技巧, 享受办公软件带来的便捷性和实用性。Office办公软件的许多功能和使用技巧有待进一步学习和发现。

参考文献

[1]神龙工作室.Office 2007中文版从入门到精通[M].北京:人民邮电出版社, 2010.

Office文档排版微调技巧 第4篇

1：利用微调快速改变文字大小

常用的方法我就不说了。大家都知道。来看看微调，选中要设置大小的文字，然后按下Ctrl+Shift键不放，此时再按键或键，就可以快速增加或缩小字号大小了。

2：举一反三，利用第一条技巧来巧妙调整字间距

例如你要调整一二中间的间距，那么你就选中中间的空格。利用上一条说的按键，变他的大小。实际就是改变了间距

3：图片大小快速微调

大家都知道在Word中有这样一个技巧，那就是在移动图形等元素时，按住Alt键可以对元素的位置进行微调。

但现在还有一个一劳永逸的方法，可以在调整元素位置时，只使用键盘上的方向键，不用按任何辅助键，就可以随心所欲地进行，方法如下：在工具栏的空白处单击鼠标右键，在快捷菜单中选择绘图，调处绘图工具栏。通常绘图工具栏会出现在屏幕的下部，可以先查看一下绘图工具栏是否已经调处。

单击绘图工具栏上的绘图按钮，从弹出菜单中选择绘图网格项，在弹出的绘图网格对话框中，将网格设置栏中的水平间距和垂直间距项的数值都设为最小值0.01字符和0.01行，设置所示。

如果你想一直用这样的设置，可单击默认按钮，把设定的值作为Word的默认值，这样建立其他文档时就不要重复设置了。

4：对象位置及大小快速微调

前面讲的对图片位置及大小的微调方法，同样适用与Word中嵌入的其它对象，如Word自绘图形、艺术字、Excel表格、PowerPoint演示文稿、视频剪辑等，

这里还有一个小技巧：在用鼠标拖动调整对象(包括图片)的时候，按Shift键不放，可以确保对象做水平或垂直移动，从而不用担心移动的对象跑偏了。

5：表格绘制快速微调

在Word中绘制一个表格后，它的移动和大小调节的方法，与上面所说的对对象的操作差不多，不过在调整表格单元格大小的时候，还有另外的小技巧：将光标移到表格线上，当光标变成上下(或左右)箭头的时候，同时按下鼠标左键和右键并拖动，即可实现单元格大小微调了。注意：必须先放开鼠标左键，然后再放开右键，否则操作无效。

6：视图比例快速微调

平时，我们总是通过工具栏中的视图比例下拉框来根据需要调整视图大小，不过它给定的比例是固定的，有10%、25%、50%、75%、100%、150%等。若想等比微调，可试试以下方法：按住Ctrl键不放，然后滚动鼠标中间的滑轮，就可以实现步长为10%的快速缩放了。

由于考虑到有些朋友可能鼠标上没有滑轮，经过研究发现下面的方法也可以实现这个目的：在视图-显示比例的对话框中直接输入百分比数字，这样就可以达到更细微的调整了，比如105%这样的微调。另外同样在视图-显示比例的对话框中点击百分比右侧的箭头按钮，可进行步长为1%的微调，并可以即时预览效果。

7：页边距快速微调