OA职位管理论文

OA职位管理论文（精选4篇）

OA职位管理论文 第1篇

1 办公OA系统的构成和简单介绍

办公室OA系统的全称为Office Automation, 即为办公自动化系统, 它是电子计算机网络技术变革信息管理方面的一大表现, 更是代表着信息技术管理工作正式的走入了自动化时代。办公OA系统出现时间较长, 并且根据信息管理工作的差异其本身有了很多的改善改良, 功能也有了更多的扩展和延伸, 其构成从过去简单的BASIC与文件系统发展到VB和ACCESSDELPHI和ORACLE等等多方面构成, 按照其主要的构成分可以将办公OA系统的种类分为以下三种:第一、因特网数据库技术 (RDB技术) , 基于互联网和RDB文件管理库的平台运作, 有着简单实用灵活的特点。第二、SUN的JAVA和RDB技术。JAVA以其开放性大特点引领者电子互联网技术迅猛发展, 以JAVA技术为主导的应用信息管理系统, 其在OA市场领域应用极为广泛。第三、Office Automation中Louts技术, Louts技术出现较早其开始的形式多以电子邮件、协同非结构文档制式出现, 在当时以及以后的信息管理工作中为广大的信息管理工作人员提供了信息便捷的控制手段, 但是其应用在现在受到一定的局限, 究其根本是由于本身技术元素的限制使它无法很好的应对结构化业务信息, 二十一世纪以来在此办公系统技术之上兴起的SUO系统, 是以真正的软件信息服务为目的的办公OA系统, 其不仅仅做到了安全的对机关单位信息的管理, 而且更加擅长业务流程和审批流程, 是根据当前信息工作现状二改良的最新流程自动化平台。

2 OA系统在信息管理工作中的应用及造成的影响

信息管理工作作为人类一项古老的工作范类, 随着当前经济社会的迅猛发展, 信息量暴增信息综合难度提高, 信息工作在新的形势下沿用传统旧有的信息处理机制无法应付当前的复杂信息管理, 而新的形势下电子计算网络技术的方迅猛发展, 给信息管理工作人员指引出了一条新的信息管理工作路径, 因而单单对OA系统的出现而言, 这是信息工作发展史上的一个具有纪念意义的里程碑的出现, 而OA系统的引入对于信息管理工作的模式、工作的效率、信息管理人员的工作方式等诸多方面阐述了重要的影响, 可以列为以下几点。第一、OA系统提高了信息管理工作效率。传统的信息管理工作多为人力信息数据的再整合盐酸和分析, 而OA系统则是通过计算机硬件输入, 然后基于软件程序的对数据分析和管理, 从而简化了传统信息管理工作中的信息繁冗程度, 提高了工作的效率。在对信息管理工作者的工作方面而言, 传统工作人员需要亲身亲为的进行一步步信息整合, 而现在的信息管理工作人员更多的是通过对电脑数据的再分析来实现对信息的管理工作, 减轻了广大信息工作人员的劳力支出。第二、OA系统的出现改变了信息管理工作者的工作理念。OA系统的出现极大程度上让机关信息管理人员的工作理念突破了传统的禁锢, 让他们学会用科学、全面、合理的新工作理念来看待信息数据, 也提高了机关信息管理工作人员对信息的分析掌控业务水平。

当前形势下, 我国OA系统的应用在我国机关事业单位内通过内部局域网的建设来进行实现, 将那里健全信息管理中档案、人员、职位、状况、责任等等多项功能分项的设置, 来清晰的实现对各个职工的部门、职位、级别、联系方式、工时工作的各项管理职能的行使情况, 从而便于机关领导层的信息采集和管理方针政策的制定, 在实际的信息管理工作中很多时候也通过OA系统来实现资料和数据的交换处理, 基于互联网为操作基础来实现信息传输工作, 加快信息的传输和管理工作效率, 并且在传输和管理工作进行的过程中保证信息传递过程中信息和文件的安全性和完整性, 提高整个机关事业单位的工作效率。

总结, 新的社会发展过程中, 提高工作效率已经成为我国当前生产力发展的新要求, 各大机关事业单位在新的形势下, 更应当提高信息的管理工作效率, 这对于我国机关政府职能的及时行使和我国部分政策的实施有着重要的意义, 因而对于OA系统这一新的计算机信息网络技术系统, 广大的机关信息管理工作人员应当与时俱进, 吸收先进的科学管理经验以此提高本身的业务能力和技术水平, 在新的形势下提高己身的信息管理工作能力, 为社会主义生产力的发展贡献出自己的一份力量。

摘要：伴随着我国电子计算机网络技术的发展, 我国各行各业中纷纷引入电子计算机的网络技术来提高自身的工作效率, 其中以办公OA系统的网络技术运用尤为广泛, OA办公系统从根本上改变了我国机关单位信息管理的现状, 在极大提高了我国机关单位信息管理工作效率的同时, 更是改变了信息管理工作者的工作理念, 促使我国信息管理技术走向科学化、合理化、高速化的新方向。

关键词：办公室OA系统,细心管理,运用

参考文献

[1]陶建文.OA办公系统的分析与设计[D].昆明:云南大学, 2013.

[2]袁源.OA系统安全技术应用[D].长春:吉林大学, 2013.

oa是什么职位 第2篇

oa是指办公室助理的职位，英文全称：office assistant。

每家公司的办公室助理具体状况会有所不同，但是大致的工作资料基本一样，隶属于行政部或是办公室，主要从事组织内部行政类事务的处理，例如文档、资料的归档，事务性工作的统计、汇通、上报，文字性资料的办公化处理、文件的起草等等。

相关工作参考：

1、负责接待来宾。

2、负责考勤和加班申报单的报表与汇总。

3、收发报刊函件及整理保管报纸。

4、负责收集和撰写有关信息，及时向领导带给信息参考和建设意见。提请领导应尽快办理的有关工作;

5、管理饮水。

6、负责传真收发与登记。

7、负责办理各类文件的收发登记阅签清退整理归档保密工作;

8、负责中心会议的筹备会议通知的拟写下发工作，负责会议记录和文字材料的整理。

9、负责文件资料的打印登记发放复印装订。

10、负责办公室的日常管理工作，负责受理投诉和来访接待收发传真考勤登记接听电话等工作;

11、负责人事劳资仓库管理等工作。

12、负责综合部日常事务性工作;负责中心各种文稿的打印发送，负责中心文件材料的领取;

13、保管登记和按规定发放公司办公用品。

14、负责接转电话和记录工作。

15、做好公司食堂费用支出流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳保管。

16、管理办公各种财产，合理使用并提高财产的使用效率，提倡节俭。

17、负责传真件的收发工作。

18、社会保险的投保申领。

19、主要负责会议文书印信档案接待宣传栏文件报纸收发。

20、按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

21、每月环保报表的邮寄及社保的打表。

22、做好公司宣传专栏的组稿。

23、负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

24、负责办公室的文秘信息机要和保密工作，做好办公室档案收集整理工作。

25、负责总经理办公室的清洁卫生。

26、接听转接电话;接待来访人员。

27、管理好员工人事档案材料，建立完善员工人事档案的管理，严格借档手续。

28、统计每月考勤并交财务做帐，留底。

29、每月环保报表的邮寄及社保的打表。

30、做好会议纪要。

31、按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

32、做好公司食堂费用支出流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳保管。

33、完成领导交办的其它工作。

【相关阅读】

怎样做好办公室助理工作?

助理既联系上下，又协调左右，既是政务的参谋，又是事务的“主管”，是总办这一运转中枢的“首脑”。助理应认识到自己所处的地位和所应发挥的重要作用，爱岗敬业，尽职尽责地履行自己的职责，富有成效地做好总办工作。当好助理，主要应在以下8个方面努力：

一要认清自己，处事有原则。找不准位置，也就找不准工作的立足点、切入点、着力点，工作起来也就找不着“感觉”。助理处于“总管家”与“不管部长”的双重位置，围绕着中心工作，上协调领导，下联系群众，事务、政务都要过问，其他部门管不了、不该管的，都要总经理助理去管。总经理助理要把握所应扮演的主角，把握好工作分寸，管理不巨细，参谋不决断，助手不揽权，不越权，不越位，不缺位，工作要到位。

二要善于长袖善舞，作好各部门之间的“润滑油”。首先要协调好上下的关系。对上：要尊重而不盲从，服务而不奴婢，更不能违背原则盲从领导。陈云同志说，要“不唯书，不唯上，要唯实。”在实际工作中，不看领导眼色是不可能的，但要有分寸，要坚持原则，按章办事，不能惟命是从。待下：以礼，以诚，以情。不要盛气凌人，不搞瞎指挥、乱指挥，不欺下瞒上。再是协调好内外关系，外求支持协作，内求团结向上。

三要耳聪目明，作好参谋工作。从大的方面说，当助手重要的在于搞好信息、决策、督查服务。及时地捕捉信息，准确地搞好反馈，用心地当好决策参谋。不仅仅要善于发现问题，还要认真分析问题，给领导解决问题带给决策参考。领导一旦采纳决策意见，还要制订决策备选方案。备选方案不能只是一种，要有多种方案，以便优中选优，“拍板定案”。决策制定后要采取得力措施抓落实，并及时搞好督促检查，搞好落实状况反馈。

四要高效快捷处理有关事务。助理务必要有强烈的时效观念、意识，求真务实、雷厉风行的工作作风，运筹帷幄的领导艺术，在有限的时间里办好应办之事。要善于“分身”，明确该干什么，不该干什么，先干什么，后干什么。要有所为，有所不为。为好应为之事。该别人“代劳”之事，要分解任务到人，并明责授权，责权相等。一旦分工、明责、授权，要少插手，多支持下级大胆工作。不要事无巨细，事必躬亲。不该为之事，“亲自”未必就好，还往往会挫伤员工的用心性。工作有成绩，也会有不足，要客观地分析是非功过，更不要跟下边抢功争好。尤其是出现过错不要推诿，对自己的过错更不要上推下卸。工作要扎实，力求实绩、实效。总办工作不能摆花架子，更不能弄虚作假。要真实地反映状况，扎实地开展工作。

五要不断提升个人素质，增加人文魅力。自身素质强，就会产生人文“魅力”和影响力。要当好助理，要靠权力的影响力，但更重要的是靠非权力的影响力。只有二者有机结合，才能更好地开展工作。要注重发挥自身非权力因素的影响力，靠德、识、才、学，靠高尚的人格、丰富的知识、高超的才干、卓有成效的方法艺术来开展工作。在提高自身素质的同时，还要学会尊重，学会理解，学会“给予”，尊重上级，理解同级，善于“给予”下级。培养人才，帮忙人展现才能，实现价值。

六要注意自身形象，起好表率作用。总办处在公司的第一线，一举一动都代表着公司形象。总经理助理务必要加强自身修养，注重自我形象塑造。同时，要引导公司全体员工强化形象意识，构成塑造形象的.共识。工作中，要重视外在形象的“包装”，全心全意地、热情细致地待人接物，为人处事。要经常并善于“换位思考”，想一想假如自己是领导或是员工怎样办，设身处地地搞服务、办实事、办好事。

七要努力营造温馨快乐的工作环境。要着力创造总办工作的良好环境，用良好的环境去影响人、改造人、约束人。用心倡导、努力创造勤奋学习、用心向上、努力开拓、团结协作、乐于奉献的良好环境，增强总办整体效能。总经理助理要把创造温馨快乐的工作环境视为重要的工作资料，思想上重视，工作上要研究、策划，采取切实有效的举措，搞好宣传，构成舆论氛围。搞些健康有益的文娱活动，活跃员工的文化生活，努力创造一种用事业留人、用待遇留人、用情感留人的良好工作环境。

OA职位管理论文 第3篇

1合同支付电子化的关键问题

针对合同支付的以上问题,作为合同支付关键审核部门的纪检审记办公室提出采用电子化管理合同支付签批过程的思想,由笔者所在部门负责具体调研及过程实现,笔者参与了整体技术实现过程的技术协调、需求调研以及关键业务流程实现的整体过程。本文分析了合同支付电子化的关键过程,包括以下几点:

1)合同支付审批需要多个部门协同工作,主要包括具体承办部门、资产管理部门、财务支付部门,纸质签单模式下审批过程的相关人无法知晓相关环节的审批情况,电子化管理后相关人员均可以查阅审批过程及具体进度;

2)合同支付审批过程随着项目类型的变化而变化,如教学类建设项目需要教学主管单位教务处审批,而非教学的基建项目不需要教务处审批,纸质流程模式下办事人员需要人工判断流程过程,电子化管理需要解决作业流程的自动判断问题;

3)部分合同分多次支付,分多期支付,如部分基建项目的支付年限较长,办事人员需要查阅较早前的归档件了解合同的支付历史情况,而财务人员则需要查阅账务确定每次支付的最终结果以及未付款情况。合同支付电子化管理需要跟踪每项合同的支付次数、支付金额以及支付结果。

本文提出基于OA系统实现合同支付业务的电子化管理, 采用“先登记合同后进行支付”的思路实现支付业务的过程管理。

2基于OA系统实现合同支付审批流程

OA系统是学校重要的业务流系统,系统具有较好的界面设计、流程设计组件,具有较强的业务适应性,配置灵活。采用OA系统实现合同支付审批流程,将合同支付业务分成两个子流程来实现,包括合同登记流程和合同支付流程。

2.1合同登记流程

合同基本信息登记是合同支付审批的重要前提,支付审批过程需要查阅合同的主要条款以及重要基础信息,包括合同总金额、项目名称、项目的支付要点等,图1是合同登记的审批表单:

上图中,办事人员填写合同的基础信息后,提交流程,系统会将该流程按照“【部门负责人】->【审计室核对】->【档案室上传扫描件】->【抄送领导及财务】”的流程逐步流转确认,确保合同相关部门知晓合同的基础信息。

2.2合同支付流程

合同登记成功后,业务部门在每次发起合同支付请求时, 填写合同支付审批单,如图22所示:

上图中,支付发起登记人的基本信息由系统自动填充,同时系统会自动过滤出该登记人所在部门登记在册的合同供发起人选择,发起人选择待支付的项目名称后,系统自动填写合同相关的基础信息,包括合同编号、总金额等,同时会自动判断本次支付属第几次支付,发起人可以将该合同以前的支付审批单作为引用流程上传,供后续领导审核参考。合同支付表单对应的数据字典如表1所示:

表1中,意见栏为OA系统固化的控件,各审核人员填写审批意见后,系统会自动将相关信息记录到意见栏。审核的关键节点如图33所示:

图3审批节点中,可以根据支付业务需要灵活调整审批顺序,如图中34号节点分管领导审核时,当部分支付项目不需要法人代表审核时,分管领导可以直接跳签到50号节点安排财务付款,并最终将审批流转信息归档存入档案,以备查阅,且下次支付申请时可以作为附件调用。

3应用效果

以上方案的实施,解决了人工纸质管理模式下存在的问题。在项目实施的过程中,纪检审记部门内部做了充分的试用,反馈效果良好,目前合同支付电子化管理已进入推广应用阶段。

4结束语

OA职位管理论文 第4篇

在计算机技术的发展驱使下, 国内事业单位的日常管理借助于计算机设备的相关系统来提升日常办公的效率。经过几年的推广运用, OA系统的便捷性、安全性、可靠性使人们不断加深了其重要意义和深远影响的认识。

随着信息化时代的高速发展, 事业单位对于电子文件的管理要求不断提高, OA系统逐渐成为事业单位公文处理的主要载体。由于技术的不断革新, 导致电子文件归档管理也逐渐暴露了其不足的特点。因此, OA电子文件归档管理需要紧跟时代发展, 使其更加科学、规范、安全。

二、OA系统中电子文件的特征

(一) 连贯性。电子文件种类繁多, 而一份公文的形成需要经过核稿、会签、签发、正式成文至归档, 是一项多方参与的连续性工作, 中间脱离了任何一个环节, 将会直接导致档案管理的不完整。

(二) 可塑性。每个OA系统中的电子文件从开始拟写到正式制发前, 参与会签的职能部门在各自的职能范围按照规定对其进行修改, 使其具有很强的可塑性。

(三) 依赖性。OA系统中电子文件在生成的整个过程都与计算机和OA系统软件紧密相连, 即使是归档之后, 仍然需要通过计算机、OA系统或档案管理系统来调阅, 离开了计算机和相应的应用软件, 电子文件就无法产生、传递、识别。

(四) 共享性。OA系统中电子文件归档后, 拥有权限的人员都可通过授权对其进行调阅, 不再需要纸质的传递来实现文档信息的共享性。

三、OA电子文件归档管理现状

(一) 归档文件易被修改、遗失。电子文件因具有其特有的可塑性, 在各个环节都容易发生编辑、修改, 使其原有的真实性、原始性难以得到保证。电子文件的撰写到归档的各个环节管理都容易出现偏差, 有的是职责没有明确, 他们认为归档管理工作应该是公文处理部门比如办公室专项负责, 有些工作人员因缺乏重视而认为没必要归档或是没必要重视归档管理这项工作, 各种情况都直接导致了电子文件的归档工作不够规范、科学。

(二) 档案管理系统和OA系统不兼容。OA系统仅仅是计算机软件上的配置构成, 其必须要符合计算机硬件设备的要求才能发挥操作性能。档案管理系统和OA系统的不兼容表现在以下两个方面。首先, 硬件上, 计算机或者其它设备不能达到OA系统运行的正常需求, 从而无法实现OA系统的正常运行。其次, 软件上, 档案管理系统不能够与OA系统兼容, 而且二者分属不同的部门正常归档工作复杂化, 而各类软件安装使用不到位也阻碍了系统功能的发挥。

(三) 缺乏健全的归档管理制度。虽然国家已经颁布了相关的制度规范, 但目前还是没有完全建立规范、完善的管理制度, 各单位情况又不尽相同, 由于缺乏具体的归档管理制度, 归档职责、归档时间、归档程序等得不到明确规定, 使得归档管理工作比较混乱, 具有较大的随意性, 进一步影响到归档信息完整性和准确性都难以得到有效保障, 严重影响了OA电子文件的再次利用。

(四) 归档信息的安全意识不足。随着网络开放性的不断增强, 归档信息也更易受到攻击、破坏, 信息系统容易受到个别硬件或软件的问题而导致归档信息的遗失或是损坏, 由于电子文件自身的特征, 人为疏忽或是被恶意的篡改、窃取也不易察觉和及时地修正。

四、OA电子文件归档管理探析

(一) 明确归档管理人员的责任。OA电子文件不仅有着便捷、共享性等各种优势, 同时也因为其易修改、易丢失等特点需要工作人员引起高度的重视。首先, 要认识到电子文件归档工作对于单位常规工作正常运行的重要意义。其次, 工作人员要认识到自身工作的重要意义, 做好档案工作不单是档案人员的基本职责和任务, 也是档案管理工作人员实现自身价值的根本途径和方法。

(二) 完善归档工作队伍管理机制。首先, 因为档案人员要更为熟悉档案工作, 所以要建立以档案人员为主的工作队伍, 并吸收一些具有责任心强、素质过硬的专业人才, 以实现归档工作的顺利进行。其次, 不断加强档案管理工作队伍的专业培训, 在掌握专业的知识技能基础上, 加强信息化技术的学习, 才能适应新时代的岗位要求。最后, 塑造以人为本的管理机制, 使得繁琐性的档案管理工作者能够时刻保持工作激情。

(三) 完善现有的归档管理制度。根据国家的相关规定, 并结合自身的情况完善归档管理制度, 进一步明确档案管理科学标准。需要根据电子文档独有的特性来制定科学、可行的管理标准, 包括登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全等等标准, 标准的设定可以参考传统的管理标准, 更要考虑标准的前瞻性。目前, 本单位已设立的制度有《档案分类方案》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》《电子文件归档和管理办法》。实践证明, 能很好的满足OA电子文件归档管理的建设。

(四) 完善电子档案信息安全机制。为确保电子档案信息的安全, 势必要明确电子档案信息安全的重要组成因素, 它包括了基础设施的保障、组织管理机制的保障、安全技术的保障、灾难恢复机制的保障和法制标准的保障。必然将从以上五个方面去落实完善, 以此为抓手从而建立相对应的保障机制。才能更好地消除各种因素对电子档案的安全隐患。例如本单位借鉴OA的安全保障方式运用CA认证技术确保电子档案的信息安全, 取得了明显的效果。

参考文献

[1]OA电子文件归档管理分析.百度文库:http://www.baidu.com/link?url, 2014年4月12日.