oa应用功能说明

oa应用功能说明（精选6篇）

oa应用功能说明 第1篇

OA功能说明

3.1.公文管理 1.简要说明

公文管理用来管理企业的各种公文的收发和流转，可以使企业实现无纸化公文流转，提高公文流转的速度，并通过与档案管理系统的连接，可以将完成流转的公文直接转入档案管理系统。

具体功能包括：发文草拟、收文登记、来文处理、查询统计、公文流程设置等。● 发文草拟

允许工作人员草拟发文，公文依照公文模板进行拟定，符合企业统一标准，为公文的编写提供了便利。● 收文登记

工作人员可以对外来文进行签收、登记、审核，对需本企业处理的公文可以设定各级审批流转。

● 来文处理

对需个人审核、校核、会签、批办、拟办、执行、督办、催办的公文进行处理。系统能够通过及时提醒、待办事宜、短消息、电子邮件等方式通知工作人员尽快办理，并能够跟踪公文的全程状态。● 查询统计

系统提供多条件模糊查询权限内公文的基本信息、执行信息、各级审批信息等，查询条件包括公文文号、公文名称、公文主题词、归档日期等等，并可依据多种条件进行统计。● 公文流程设置

公文流程通过流程建模平台进行设定，平台支持多流程、多分支、一节点多人或、与、大多数关系。公文流程可任意定义，能够对公文的各种类别、不同的职能部门设定不同的公文流程，满足日常工作变化的需要。2.模块特点

● 流程跟踪和控制

公文管理具有完善的流程跟踪和控制。对发文的整个流程进行跟踪，详细记录发文的当前状态、发文审核的过程和领导审签、签发意见。● 安全、方便的公文处理

笔迹是人的一种稳定的行为特征，具有一定的不变性和独特性。(1).笔记保留

公文管理嵌入技术，在公文处理过程中,支持意见批示等功能，领导可按照自己的习惯圈圈改改,完全符合传统的办公习惯，极大地减低了办公自动化系统的使用难度，同时还保留修改痕迹。(2).批注

在公文管理中，对于重要的文件的归档、转发、审批、会签、批办等操作，均需签署意见，并亲笔签名。当签名识别通过后，将文件正文与签署意见统一保存。(3).纸件导入

公文管理还支持公文纸件的合理导入，系统能够将扫描仪扫入的公文原件附在公文中，工作人员可以直接在导入后的原件上进行手写批注，增进了公文流转的严密性。

● 文档一体化

本系统中的公文管理需要实现与档案管理系统的有机连接、数据格式、接口统一标准，使签发后的文件能够转入到档案管理系统中。我公司在以往系统建设中已经积累丰富的文档一体化经验，可以充分满足用户的公文处理和档案管理紧密结合的要求，当文件经过办公系统的处理后，直接归档到档案管理系统中，消除了公文处理和档案管理之间的障碍，避免了重复劳动，大大提高了用户单位的公文档案处理效率。● 公文委托

当用户外出时，可以通过个人办公子系统中的待签设定模块，将急需审批的各类公文分别指定委托人，这样，需审批的公文会自动复制一份到委托人那里，用户回来后，可全部或部分取消代签设置。

3.2.职能事务

职责事务管理子系统是OA系统的强大功能部分，可以随时扩展其它的业务处理子系统，可以针对不同的行业不同的企业定制自己的业务处理系统，体现了OA+Solution（传统OA产品无可比拟）的设计思想。1.档案管理

档案管理系统对办公、经营活动中产生的所有档案进行管理，保存所有已归档的公文供查询和备案。它在吸收现有各类档案管理系统优点的基础上，进一步采用了新的技术和现代档案管理的新的观念。系统采用了开放式的体系结构，以适应客户不同的管理需求。

通过对收文、发文的自动归档处理，保管已归档的收文、发文、签报、传阅件等文件，可以提高机构档案文件管理的效率与质量，实现文、档管理的一体化，实现公文管理和档案管理的无缝连接。档案管理也可独立使用，用于登录非公文管理处理的其它文件。

档案管理模拟现实中组织档案管理的过程，将实际的档案柜、档案夹简化为文件夹。严格遵循国家档案管理的有关规则，对现实中数目庞大的案卷资料规范化管理，便于查阅。

档案管理描述：

● 对公文管理中登记的公文进行分卷归档，实现企业公文的发起、执行、管理一体化。● 对现有纸介质文件和电子文件提供方便的输入手段，为档案管理电子化提供可能。● 档案的归档、废止、移交、销毁、借阅、归还、查询等。

● 功能组织、设计符合国家档案有关规定，促使企业档案管理标准化。● 严格按照国家标准和档案管理的行业标准实施开发。

2.人事管理

人事管理系统为机构员工建立完整的档案管理，记录机构的人员新进、人员调出、人事变动的情况，员工工资变动、奖惩情况、人事合同等资料，通过对员工分类进行考评，进行相应的奖惩和工资核定，并实现员工人员素质比例、工作业绩、奖惩情况等的数据分析，辅助领导决策。

具体功能包括员工管理、员工招聘、人员行踪、考勤、员工培训、劳务合同、薪酬管理、休假管理。

● 员工招聘

包含人力申请、人力规划、配置状况、临时用工、招聘活动、筛选录用、招聘总结、参数设置等功能。通过人力申请收集各部门用工需求，从而作出人力规划，可随时查询企业的用工状况，并根职位体系结合进行招聘工作的计划、发布、资料的筛选、通知发放、信息汇总，建立机构人才库，根据需求力度，优先分配新员工归属部门。● 员工管理

含有组织结构、职务体系、职位设置、人事事务、档案维护等功能。本模块主要通过建立企业的组织结构及其职位体系，构建企业管理的基础，并将职位体系作为系统运行的基础。同时也可通过人事事务、档案维护完成人事信息管理的一些事务型工作。● 员工行踪记录

员工在出差或外出办事时，记录自己的行踪情况，并指定代理人，以配合其他系统的流程运行和员工考勤的正确性。● 员工考勤记录

考勤资料是对每位员工出勤情况的记载，管理员可以在清楚地看到某一时期公司员工的具体上班、请假等出勤情况，并统计员工的实际工作时间。● 培训记录和申请

包含培训体系、需求征集、培训计划、培训活动、在线培训、培训管理、培训园地、综合查询功能。通过建立企业的培训体系使得企业的培训管理工作更加系统化，同时与职位体系结合，使培训工作更具有针对性和有效性。对于培训的结果可对参训人员、讲师、及组织者进行考评，并记录下来。员工可记录每次培训的成果，以共享给其他人。● 劳务合同

管理员工的劳务合同，根据劳务合同的时间，进行到期提醒，并根据员工的考核表现，计算员工合同期得分，为人事人员的工作提供指导性建议。● 员工薪酬

包含薪酬设计、薪资发放、薪酬分析、人力成本等功能。本模块主要通过与公司职位体系的结合建立员工薪酬体系，并在薪酬体系的基础上与考勤管理、人事变动、绩效管理模块进行对接，针对企业内不同工作人员采用有效的激励方法。同时，可对企业数据进行统计分析，结合自身实力对比市场情况制订出有效的薪酬政策。3.会议管理

为更好地安排会议的召开日程，及时地发布会议通知，保证会议的顺利召开，有必要对会议进行统一管理，合理利用现有会议室资源。会议管理系统主要包括会议室情况、申请审批、会议通知、会议纪要、会议情况。

具体功能包括会议室情况、会议申请审批、会议通知、会议情况。● 会议室情况

会议室管理员可以根据实际情况任意的增、改、删会议室，为会议室增、改、删设备，并可查历史更新记录；可以不定期的检查会议室设备的运转情况和某项设备的使用情况，查询会议室在某个时期的使用情况。系统采用了直观的日历格式视图，普通员工可以方便的察看会议室的预定和历史使用情况，以及会议室设备运行情况。● 申请审批

会议申请人在线提出会议申请，经过各级审批后，由会议管理员在征求会议室管理员意见后决定会议是否召开，避免在会议室使用上发生冲突。● 会议通知 会议管理员在线发布会议通知，并接收与会人员的反馈信息，记录每次会议的通知时间和次数，节约了人力、物力，提高了工作效率，保障了会议的出席。● 会议情况

所有的用户都可以查询一定时期内的会议安排情况，以及自己所参加的会议召开情况；会议书记在线对会议召开情况进行记录，便于及时地传达会议精神，提高了会议的效率。另外，会议管理员也可以将某个会议的召开情况共享给其他没有参加的人员。

4.知识管理

实现安全、全面、方便、快捷地对企业文档资料、图片音像进行包括登记、归类、统计、注销、借阅、归还、催还等方面的管理。系统提供了对文件信息按照不同的分类进行查询（可以按照文号、、关键词等），同时还提供全文搜索功能以满足在海量信息中找出所需要的信息。另外用户可以将权限内感兴趣的信息保存至本机，以备他用。

文档管理将企业在发展过程中积累德大量知识、方法统一管理，加速了业务流程，提高了企业核心竞争力，使企业以崭新的面貌迎接 知识经济的到来。

● 信息传输、存储、访问安全 系统采用SSL加密、传输时保护关键数据等安全措施，保证信息传输安全；采用关系型数据库加密存储文档资料信息，保证信息存储安全；系统对访问者的权限进行控制，保证了访问安全。

● 信息储存数据量大 收录了上级企业下发的多种文件及本企业发布的文件。对于有关本企业的相关政策、制度的制定具有指导意义。

● 信息传递及时、准确 文档资料一旦保存成功，并赋予权限，其他员工就可以查看到；从编辑、采编都采用计算机网络实现，因此信息不仅及时、而且准确。

● 便于信息重复引用 由于文档管理系统的整个流程均以数字化的方式传输，因此只需一次输入，其它企业就可以方便地引用，减少了文字的重复录入，提高了工作效率。● 记录访问痕迹 对文档资料的访问者的身份以及访问时间进行记录，并可以很方便的对文档资料的访问情况进行统计，做到有据可查。

5.任务管理

任务管理为企业工作人员提供发布、执行任务并监控任务执行情况的功能，任务管理分为发布任务和执行任务两部分。

● 发布任务 工作人员可以向下级发布工作任务、向同级提交协同工作申请、向上级提交个人申请，可以监控自发的现正执行任务的执行情况，且可以察看历史任务情况。

● 执行任务 工作人员接收其他人发来的任务，并做出处理（同意或驳回）。若同意，可以填写执行情况以反馈信息给任务传来者，员工还可以对该任务进行分拆，形成多个子任务，当子任务执行完成后，该员工可以选择完成或继续下达其他任务。工作人员可以很方便的察看已同意任务的执行情况和已驳回的任务情况。

6.计划管理

计划管理可以制定销售计划、发展计划、部门经理、项目经理给下属下达的工作计划和项目实施计划等。

计划内容编辑所见即所得，合理实现图、文混排。

计划管理子系统主要分三个部分： 制订计划、执行计划、查询计划。

● 制订计划 制订计划是企业员工制订自己的个人计划，部门经理制订本部门的部门计划、公司制订的公司计划等等，从另一个角度又可分为财务计划、生产计划、购销计划等各类计划的制订。

● 执行计划 执行计划是员工查看与自己相关的计划，即在制订计划时，在计划对象选择中包括自己的那些计划的查看模块，据以在实际中去执行，按计划完成工作等。

● 查询计划 查询计划是专门为部门经理或以上级别的人查看本部门计划或自己管辖权限内的所有计划，只有部门经理或更高级的管理者登陆时，才可登陆到这部分进行计划的查看。如部门经理登陆到此模块，他将看到他的部门下的所有员工所制订的所有计划，进而掌握本部门大家所有的工作进程、计划等，督促其修改不合理的计划内容并按计划进行工作。检查大家完成计划情况。

7.日志管理

工作日志、绩效考核管理解决了企业对员工的考核难题，要求员工每天填写工作日志，主管可以随时检查下属的工作日志记录。到周五时系统会根据每天的日志自动生成工作周报。每周周报提交后，上级主管可对周报进行考核。另外，还有月评考核模块，可进行月度综合考评。

所有日志、周报、考评记录均保存在系统数据库中，日后可进行统计查询。

8.固定资产管理

实现固定资产的申购、入库、发放、库存统计、折旧等功能。有权限的用户可起草申购单，经领导审批同意后方可购置，物品购置后由固定资产管理员登记入库，入库保存后系统自动更新库存信息。固定资产发放也是由办公用品管理员进行登记，发放后库存信息自动更新。

9.办公物品管理

物品管理实现办公用品的申购、入库、发放、库存统计等功能。有权限的用户可起草申购单，经领导审批同意后方可购置，物品由办公用品管理员登记入库，自动更新库存信息。办公用品发放也是由办公用品管理员进行登记，发放后库存信息自动更新。

3.3.工作流

工作流系统把企业平常需要申请、审批的相对较独立的业务管理集中起来，针对每一事物设置业务流程，配置相应审批、处理人员。企业工作人员可以通过工作流系统提出申请，系统会判别用户身份自动将申请转到相关审批人处等待审批，同时，申请人可以随时察看到自己发出申请的审批进度及审批意见，真正的做到流程透明，并大大提高了工作效率。

系统提供图形化的流程设置功能。通过图形化的流程设置，用户可以随时自行设置、修改各申请审批流的流程，完全实现流程的可重构性。

3.4流程建模平台

工作流系统、公文系统中执行的各种流程由后台的工作流程建模平台设定。流程建模平台能够对企业实际业务过程中发生的各种公文流程，包括：会议纪要、通知、通告、命令、决定、公告、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函；以及各种申请审批，包括：请假、加班、用车、卖票、财务报销、费用支出等，通过灵活的流程建模，进行通一管理，涵盖目标组织业务流程的申请、审批、处理、跟踪、监督、文档等各个方面。通过工作流程建模平台，用户可以发布各种需申请信息，并转交领导或其他工作人员审批处理，并能实时的对申请信息的审批情况、执行情况进行跟踪，增加了目标组织实际业务工作的透明度。

同时，目标组织的领导层能通过多种视图（例如曲线图、柱状图、饼状图等）的形式，统计汇总各种工作流程的状态，并可以通过多条件的模糊查询方式查询具体流程的流转情况。1).遵循WPDL国际规范。能实现国际工作流联盟WFMC（WorkFlow Management Colication）的功能集；

2).和工作流管理系统、公文管理系统的前台执行部分无缝集成； 3).支持图形化界面操作；

4).支持流程元素的属性权限设定； 5).支持表单定制； 6).支持无限级流程点；

7).支持顺序、与分支、异或分支、异或合并、与合并、条件连接； 8).支持人工处理和自动处理设定； 9).支持过程监督跟踪;10).支持部门、角色、员工等多种方式的流程步骤执行选择。3.5.电子邮件

邮件系统采用模块化设计、具有良好的封装性，使系统具有强大的扩展性。邮件核心系统和邮件前端（Webmail）系统可以运行在不同的主机上，可以将软件的不同模块，如收发模块、用户认证模块、邮件存储模块、用户接入模块等，分别运行在不同的机器上，共同来完成整个电子邮件系统的功能。根据需要，每一种模块还可以再拆分在不同的服务器上运行，实现负载分担，因此系统可以根据需要和用户的使用模式进行定制。

系统遵循POP3、SMTP协议实现邮件的收发功能。邮件核心系统对邮件前端Webmail系统提供扩展访问协议的支持，使邮件用户能够通过Web方式收发、处理邮件。

系统功能包括：收发邮件、邮件夹管理、邮件拒收设置、邮件自动过滤、邮件帐号管理、邮件系统公告等。

3.6.个人办公

个人办公是为提高员工的日常工作效率、辅助员工办公而提供的一系列小工具。在这里，员工可以及时了解到等待自己办理的各项事务，以及管理个人的通讯录、记事本，修改个人的登录口令、出差前设置代签人员等。1.即时提醒

系统将用户需处理的工作和通知均采用在工作台面及时提示的方式催你尽快办理，提高工作效率，避免了遗漏给工作上带来的不便。提醒的方式多种多样，系统支持Email、短信息、等方式的即时提醒。

2.待办事宜

待办事宜是整个办公自动化系统的重要组成部分，除了实现上级领导安排待办事宜以外，流程类功能如：收文系统、发文系统、会议管理等系统产生的用户信息传递都由“待办事宜”来完成。待办事宜是办公自动化系统面向领导和具体工作人员的一个窗口，系统正常运行后，上报领导的公文、请示、信息都集中在领导的待办事宜系统中，领导转办的事项集中在办理人员的待办事宜系统中；领导只需查看、处理待办事宜系统中的文件，领导批示、审批、审阅的工作都可以完成，极大地方便了领导办公。同时工作人员需要经常查看待办事宜，办理领导交办的事项，以免本人的待办事宜延误。

3.通讯录

为安全方便的保存管理个人用通讯录，我们提供个人通讯录管理，对个人通讯录进行分组管理，每个个人可以根据自己的需要将个人通讯录划分为多个组，例如家庭、朋友、同事等等，个人通讯录内容全面、涉及面广、操作方便、查询功能强大，为个人的通讯信息管理提供了极大的方便，是个人繁忙工作的好助手。同时，还可以将自己的通讯录共享给其他人。

4.记事本

工作人员对自己的工作记录和与工作、生活相关的资料信息随时登记，方便查询。如自己的工作小节、票务信息、天气预报等。

5.短消息

短消息的突出优点是速度快，工作人员沟通方便，能接收、发送、回复。同时可以指定多人进行同时发送。

6.代签设置

用户在外出时，可以指定是否需要代签人来办理需自己处理的各种审批，以免延误信息流的正常流通。设定待签人后，需审批处理的信息将自动转到待签人那里，由待签人处理。当用户回来后，可执行取消待签操作，恢复正常状态。

7.个人信息

企业工作人员可以对自己的个人可更改信息（系统登录名称、登录密码、英文姓名、员工电话、家庭住址、个人现在住址、联系方式）进行维护，及时地对自己的已更改信息进行更新，保证个人登录用户名和密码的安全，以免泄漏。

8.个人设置

可以对页面进行个性化设置。

3.7.公共信息

为所有工作人员提供的信息共享、信息交流平台。用户可以根据自己的需要定制自己需要的栏目，如电子公告、通知、组织机构信息、规章制度、新闻快讯、帮助信息等内容；系统还提供BBS、网上调查等功能实现员工与员工、公司与员工之间的信息交流。

3.8.公共栏目

公共栏目是共享资源，是所有工作人员的共享浏览信息区（公共信息区）。企业可以根据自己的需要定制自己需要的栏目如公告通知、组织机构、规章制度、政策法规、帮助信息等方面内容。可指定一个或几个工作人员为信息维护人员，负责公共信息栏目维护的发布。公共栏目是企业内部共享的数据库，各员工均能调阅、查看。用户可以张贴某种特殊类型的公告，声明自己感兴趣的事件，标题、作者、内容等，当公告牌中张贴有符合条件的公告时，可以通过电子邮件通知用户。

公共栏目支持全文检索功能，可按标题、日期、作者等进行检索、查询自己感兴趣的公告。可以按发布日期、标题、作者进行排序，可以按分类的方式浏览电子公告牌，自动删除超过保留期限的公告。

1.公共通讯录

为方便企业工作人员查询公共通讯信息，我们提供了公共通讯录管理功能，用于收集、整理日常工作中需要经常使用的通讯信息，作为共享资源，为所有工作人员使用。公共通讯录对企业的公共通讯信息进行分组管理，企业可以任意的建立多个通讯录组，例如本企业员工通讯录、上级企业通讯录、兄弟企业通讯录等，且每个通讯录组可指定一个或几个工作人员对信息进行维护。公共通讯录可按姓名、工作企业等关键字进行多条件模糊查询，方便灵活的得到您所需要的信息。

2.电子论坛

电子论坛为企业所有工作人员提供了一个发表文章和阅读文章的空间。通过电子论坛，建立起网站的虚拟社区，让所有用户能够在网站上进行交流。企业可以根据自己的需要设置论坛的分类如技术交流、市场动态、茶余饭后、生活园地等。

电子论坛功能强大，支持表情、同主题阅读、签名档、精华区、被阅读次数、回贴数、检索（根据作者、日期、标题检索）等功能，分类别、分话题地存放用户发表的文章。提供审核功能。用户可在此发布自己的文章，管理员可对文章进行分类、修改和删除等操作，维护电子论坛的日常运营。

3.网上调查

网上调查让企业所有工作人员就热点话题进行调查和投票，作为共享资源，为所有工作人员使用。

网上调查是开放的，企业所有工作人员都可以进行投票和查看结果，而且在投票信息经过统计分析软件初步自动处理后，可以马上查看到阶段性的调查结果。

实施网上调查节省了传统调查中耗费的大量人力和物力。

网络的最大好处是交互性，因此在网上调查时，被调查对象可以及时就问卷相关问题提出自己更多看法和建议，可减少因问卷设计不合理导致调查结论偏差。

实施网上调查，被调查者是在完全自愿的原则下参与调查，调查的针对性更强，因此问卷填写信息可靠、调查结论客观。

利用网络进行网上调查收集信息，可以有效地对采集信息的质量实施系统的检验和控制。

3.9文档管理

1．文件管理

所有文件在“文件管理”中都按文件分类形式存放，每个文件分类都由其“管理员”进行归档、备查和删除等管理，具有“查阅人”权限的用户才能浏览其中的文件。

2.个人文件资料管理

可以发布一些跟工作相关的文档资料，对自己的文档进行管理，并且可以共享系统其它用户允许自己浏览的文档。

3.9.系统管理

●数据字典

系统中的各模块数据都需要在数据字典中进行维护，包括对数据类型、数据名称等的新增和修改。

●模块管理

可扩展系统后续功能，为今后系统的升级和扩展打下良好基础

● 组织结构

系统遵循通用的组织机构模型，按照树型结构来组织部门的上下级关系，对单位内的各级部门进行管理，设定各级部门的部门编码、部门名称、父部门名称、部门描述等信息，作为整个系统合理运行的基础。● 角色管理

系统管理员根据本单位的实际情况，可以将各子系统的操作功能权限（管理、察看）划分为多个角色，便于为工作人员指定操作权限，增加系统的安全性和运行和理性、系统可扩展性。

● 用户管理 系统管理员通过用户管理模块对单位的所有工作人员的基本信息、登录信息、所属角色信息进行管理，作为整个系统合理运行的基础。(1).工作人员基本信息

对单位所有工作人员的基本信息，包括员工编码、所属部门、员工姓名、英文姓名、员工性别、员工年龄、员工电话、岗位编码、开始工作时间、民族、婚否、身高、出生日期、文化程度、专业、政治面貌、外语及程度、户口所在地、家庭住址、本人现在住址、联系方式、工作年限、学习及工作简历、专业培训情况、家庭成员、自我介绍、家人照片等进行管理。(2).工作人员登录信息

对单位所有工作人员的员工编码、员工名称、系统登录名称、登录密码、员工IP地址等信息进行管理，作为工作人员登录系统的身份判断标示。(3).工作人员所属角色信息

为单位所有工作人员分配所属角色，这将决定工作人员登录系统后所拥有的权限范围。系统管理员可以根据实际工作需要，为工作人员分配多个角色

oa应用功能说明 第2篇

一、个人费用 1.定义

本流程涉及个人费用主要是指因个人出差或外出办事以及与本人相关的办公、福利等费用，如差旅费、住宿费、电话费、邮递费、误餐费、车费、交际应酬费等。

2.表单填写注意事项。

（1）是否主管审批。

研发、质检、生产需要主管审批的单据，请选择“是”，然后选择审批主管。其他部门选“否”，跳过主管审批节点。

（2）支付方式。

此处支付方式为建议付款类型，一般为“网银付款”，不作为最终付款方式。（3）附件上传。

当费用类型为差旅费时，必须上传出差申请单，如已在OA中进行了出差申请单的审批，可填写OA申请单编号

（4）项目名称

如费用的发生，是用于一些特定的项目，请简要填写项目名称，如具体的研发项目、招标项目等。

（5）交际应酬费必须上交纸质版审批单据至财务审核人员处，不进行上传电子版本附件，会计人员留存，不粘贴至记账凭证中。

（6）如申请有其他额外说明事项，可在签字意见中填写。3.流程操作注意事项 流程审批的操作按正常的提交、审批或退回、归档的操作即可，实际的单据流转如下：

（1）当申请人的OA申请单流转至下图中所标示第五节点时，将第五节点前的已通过审批的OA申请单打印，并将相应原始票据粘贴完整，与对应OA申请单一并交至财务部财务审核人员（赵娜仁）处，登记审核，财务审核通过后，进入下一步的审批流程。

（2）当流程走至第九节点会计处，会计人员与财务审核人员进行需审批的单据交接工作，会计人员需要重新打印经总经理审批完成的相应OA申请单，替换财务审核人员上交单据中的OA申请单。

二、服务及杂项 1.定义

固定资产、库存货物采购、个人费用以外的费用发生均通过服务及杂项进行申请。2.表单填写注意事项。

（1）是否急件

急付原则上只用于计划外突发事情，且急需在当天或第二天进行付款的事项。如有其它需要缩短付款期限，请在备注中标示。

（2）支付方式。

此处支付方式为建议付款类型，一般为“网银付款”，不作为最终付款方式。（3）分期付款

申请人需将第一次付款金额填入“首次付款金额”，将该笔款项的全部金额填入表体中，如不为分期付款，则直接在表体中填写费用项目及金额即可。

分期付款的二次及以后付款，需申请人将之前申请单打印后，在相应付款批次处填入金额并签字，交由会计人员登记，会计人员下次付款金额录入对应OA申请单中，直至分期付款完成，进行审批，归档。

（4）预付款项

关于预付款项发票取得的操作，申请人需打印预付申请单与发票一同交至财务处进行登记，账务处理。

（5）附件上传。

如有合同必须上传合同附件。分期付款必须上传合同。（6）项目名称

如费用的发生，是用于一些特定的项目，请简要填写项目名称，如具体的研发项目、招标项目等。

（7）交际应酬费必须上交纸质版审批单据，不进行上传电子版本附件，会计人员留存，不粘贴至记账凭证中。

（8）如申请有其他额外说明事项，可在签字意见中填写。3.流程操作注意事项 流程审批的操作按正常的提交、审批或退回、归档的操作即可，实际的单据流转如下：

申请人在OA流转至图中所标示第八节点时，需将第八节点前的已通过审批的OA申请单打印，并将相应原始票据粘贴完整，与对应OA申请单一并交至会计（于红）处（如无发票只需提交OA申请单）登记，审批通过后进入下一流程操作。

预付款不交发票为流程外事项，发票回收后答应对应OA申请单交会计登记即可。

三、付款流程 1.定义

财务人员进行款项支付的过程。2.表单填写注意事项。

申请人按照付款类型的不同进行汇总，分别填写提交OA申请单。

（1）网上付款、电汇、现金

OA申请单表体只填写汇总金额，明细已附件形式上传，附件中每项付款需填写对应OA申请单号。（2）支票 支票不需上传附件，只在表体中填写付款事项，在备注中填写对应OA申请单号，由出纳填写支票号码。3.流程操作注意事项

流程审批的操作按正常的提交、审批或退回、归档的操作即可，实际的单据流转如下：

申请人提交申请经财务经理审批通过后，至出纳，出纳付款完成后，将付款申请单打印，交至会计人员进行账务处理，会计人员进行账务处理后审批，并进行归档。

（1）出纳将单据取回后，与会计人员进行交接。

（2）关于不确定金额支票，在出纳确认金额后，通知会计人员将确定金额填入付款申请单后，进行相关的做账，审批，归档操作。

四、JDE编码添加流程 1.定义

JDE系统中添加新的 Item Code 的申请 2.表单填写注意事项。

（1）物料属性

此项是指申请新代码的性质。

“新增”是指非工艺替代、非产品替代等未使用过的产品代码增加。“替换”是指除“新增”以外的其他所有物料代码的增加

（2）替换方式

此项是指替换后原代码产品的后续处理情况。

“替换”是指原物料产品如果有库存，则继续使用，直至库存未零。“不用”是指原物料不在使用，如存在库存，需进行报废处理。（3）原物料技术标准的确定

a.“是否有技术标准”如选择“是”且“是否需要修改标准”选择“否”，则后项显示的技术指标无需修改。

b.“是否有技术标准”如选择“是”且“是否需要修改标准”选择“是”，则需要填写后项列示的各项技术指标。

c.如选择“否”则必须填写后项技术指标

（4）如果所需添加的货物编码，为原有货物的替代编码时，库房处填写的原物料库存时需按即时库存数填写。

（5）物料代码类型

“临时代码”是指一次性采购的物料。“永久代码”是长期使用采购的物料。3.流程操作注意事项

流程审批的操作按正常的提交、审批或退回、归档的操作即可，实际的单据流转如下：

（1）“永久代码”必须有管委会成员批准方可建立，“临时代码”由部门经理/主管批准即可

（2）OA单据打印存档由财务部完成。

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一、广东高校OA系统使用现状分析

“目前, 建构OA系统的方法很多, 如基于RDBMS的Client/Server方法, 基于Browse/Server的 (或基本web服务器) Intranet方法, 基于Lotus Notes的群件方法等”。 (2) 广州工商职业技术学院从2010年3月开始搭建OA系统, 由湖南青果软件有限公司开发, 该系统采用目前最为流行的B/S三层结构模式, 即浏览器、WEB服务器、数据库服务器, 该结构事实上是一种类似于终端/主机系统的结构模式。“也就是说, 程序、数据库及其它一些组件都集中在服务器端, 客户端除了浏览器外无需其它任何组件。这样, 用户需要查询的数据和文档都来源于同一个数据源, 从而保证了数据的及时性和完整性。” (3) 笔者走访了华南师范大学、暨南大学、华南农业大学和广东工业大学, 发现这四所大学的OA系统采用的同样是B/S架构, 用户在客户端登录、处理文件的模式简单易学, 富于人性化。还有一个共同点是, 这四所学校的OA系统功能不求大而全, 但求少而精, 都集中在公文流转这一块, 不同的是各个学校的部门设置略有差异, 公文处理的流程同中见异。

二、广州工商职业技术学院OA使用现状

(一) 功能过多, 使用率不高

与上述四所高校不同, 广州工商职业技术学院的OA系统在搭建之初考虑到系统整体的先进性、实用性与可扩展性, 功能较多, 包括:日常办公 (发文) 、行政事务 (报刊订阅、值班管理、信访管理、用章、用车、用餐管理) 、会议管理、活动管理、信息资讯、档案管理、个人事务、系统维护八大功能模块, 但在实际操作中使用最多的还是日常办公模块, 即公文流转功能。公文流转作为办公自动化系统的核心, 具体来讲就是办公文件从收文或起草到归档, 并在处室或部门之间逐级审批的流转过程。以广州工商职业技术学院为例, 学校的发文流程按公文处理的先后顺序分为拟办、待办、在办和已办四个环节, 这四个环节的公文在客户端的窗口分别显示在不同的四个区域, 哪些是需要员工阅读的, 哪些是需要员工处理的, 一目了然。

(二) 收、发文分离, 结构清晰

关于公文的流转过程, 不同的学校略有不同, 如广东工业大学主要包括四部分:请示报告流程、党委行政发文流程、收文办理流程和信访处理流程。与之相比广州工商职业技术学院的请示报告没有在OA里边进行, 一般采用传统的纸质文件传阅方式, 由部门负责人、分管院长审核通过后再由OA分发。也没有收文办理流程, 该功能主要由院办行政秘书从省教育厅网站下载相关文件, 然后打印出纸质稿, 按上级公文处理程序, 逐级处理。由于抛去了请示文件的审批和外部文件的接收与处理, 只对内部发文, 广州工商职业技术学院的OA系统从架构上来说, 结构清晰, 流程相对简单, 易于操作, 但从信息化程度上说, 不够彻底, 没有把各类文件的处理程序囊括进去。

三、规范化与灵活性的矛盾

“OA系统从表面上看主要是实现对办公过程中的公文、信息的计算机管理, 实质上其关键是对工作业务流程的规范化管理”, (4) 是追求效率、保证质量、避免管理漏洞的一种信息化手段, 是工业化时代标准化操作的一种具体体现。在传统纸质媒介办公时代向信息化时代转变过程中, 会产生暂时的不适应症, 这种病症来自于人们对自由性、灵活性的向往与规范化带来的约束性之间的矛盾。一是由于部分行政人员年龄偏大, 没有掌握基本的电脑操作技能;二是由于传统的纸质媒介办公方式惯性较大, 许多领导不习惯阅读电子文件;三是OA系统的公文处理流程比较机械, 一旦后台设定, 人员要按照流程走, 而一些领导的随意性较大, 不按套路出牌。此外, OA系统的运行对浏览器、操作系统的版本一般都有特殊的要求, 还要加装一些控件, 这都给用户的使用带来了一定的麻烦。这些原因从某种程度上阻碍了OA系统的使用与普及, 降低了软件的使用效率。软件设计的初衷是好的, 但实际操作中往往是双线并行, 传统纸质媒介办公方式与OA办公方式并行不悖, 互为补充。比如, 广州工商职业技术学院OA系统的行政事务模块, 包括用章、用车管理, 但在实际操作中并没有走OA系统, 而是通过填写公章使用申请单和派车单来解决的, 虽然必要的审核环节一个也没有少, 但员工更愿意使用纸质单据。再比如, 各类会议的召开, OA系统里面有个专门的“会议管理”模块, 但现实办公依然沿用传统的方式, 由专人负责电话统计, 汇总后通过OA系统分发, 并在QQ群里通知。

四、BBS论坛与舆论管控的冲突

还有“信息资讯”模块的电子论坛功能, 即内部BBS, 随着QQ等聊天工具功能的增强, 员工们更愿意在QQ群里热议与职工利益切身的话题。2005年, 中华人民共和国教育部下达文件, 要求各高校的BBS必须向实名制下校内交流平台改造, 清华大学的水木清华BBS被要求作为典型来实施, 直接后果是82.3%的原校外用户此后无法登录, 高峰在线人数从之前的23000余人跌落至4000人左右。随后, 中国众多高校的BBS也相继关闭了校外用户的访问权限, 如北大未名BBS、西交兵马俑BBS等。校园OA办公系统虽然是局域网, 但教育机构作为国家意识形态管控的一部分, 论坛的内容显然也受到一定的限制。而中规中矩、形而下的生活琐事则完全可以在QQ群里自由表达, 没必要进BBS。

五、档案管理的缺失

(一) 我院OA系统归档方式

“目前OA系统归档方式有两种:一种是将OA系统导出的电子文件导入到档案管理系统进行存储, 另一种就是直接存储在脱机存储介质进行管理”。 (5) 所谓在线归档是直接通过学校档案管理系统与学校OA系统的物理链接, 将所需信息在线移交到档案管理系统进行归档。而脱机存储介质一般指U盘、光盘或者纸质。两种存储方式的不同点在于:在线归档更及时, 不受时空限制, 而脱机移交归档方式需要人工实施介质传送, 同时需要在两个地点进行文件信息的导出与导入工作, 既增加了成本又降低了工作效率。然而, 事实即便如名校华南师范大学, 采取的也是脱机存储方式, 把打印的纸质稿送到档案室, 由档案室对公文进行扫描, 以PDF格式存储。因为很多人在发文后不愿意对公文进行归档, 以为归档是档案室的事。我院目前采用的也是脱机介质归档方式, 主要是因为档案室建设滞后, 没有专门的档案管理系统软件, OA系统发文没有传输到档案室数据库, 常用的归档方式是一个学期集中整理一次OA系统发文, 刻录成光盘移交到档案室保管, 并打印纸质稿, 以备长期保存。

(二) 原因分析

我所走访的四所公立高校, 都设有专门的档案馆, 其中华南师范大学位于广州大学城的档案馆设施最为齐全, 属正处级单位。暨南大学的档案馆归校长办公室管理, 属副处级单位。这四所高校的OA系统都与档案管理系统连接, OA发文的最后一步都是提交到档案室进行归档。与公立高校不同, 民办院校普遍不重视档案馆的建设, “说起来重要, 做起来次要, 忙起来不要”, 形象概括了民办院校档案管理的现状。民办院校档案管理工作滞后原因有三:

首先, 档案馆的设立是一项复杂的工程, 不仅需要设备、厂房的投入, 还需要专职人员的配备和管理软件的购买, 后期还需要对人员进行专业培训, 可以说投入相当的大, 对于以盈利性为重的民办院校来说, 这项花费不菲, 却并不能迅速带来丰厚的投资回报, 对于急需回笼资金壮大办学规模的民办院校来说, 档案管理不是当务之急。

其次, 高校的档案管理要远比企业、公司的档案复杂。不仅牵涉到文书档案, 还包括学生档案, 如学生的学籍、英语四六级考试成绩、毕业论文等, 工作量非常大, 有些档案馆会直接聘请专门的公司来对档案进行编目、录入、整理。

最后, 档案管理工作枯燥乏味, 头绪纷繁, 加之民办院校人员流动性较大, 专职档案员队伍不稳定, 给档案管理工作带来不小的麻烦。尽管如此, 从实际经验来看, OA发文没有在线归档并没有给学校带来损失, 因为OA系统自带的检索功能给文件的查询带来了方便, 除非在OA系统搭建之前的文件需要到档案室查询。

六、结语

在我所走访的四所高校中, 华南农业大学开通了移动OA功能, 手机需要安装OA系统客户端, 然后可以在手机上批阅公文。我院的OA系统有手机提醒功能, 但仅限于提醒, 并不能在手机上处理, 随着科技的发展, OA系统的操作会朝着人性化的方向发展, 我院OA系统的开发还有很大的完善空间。

注释

1孙汝萍.简述OA办公系统在实际工作中的应用.办公室业务.2008 (5) .

2田华.高校OA系统框架的构建.福建电脑.2013 (3) .

3张丽萍.基于B/S结构OA系统公文流转在J2EE平台下的实现.计算机与数字工程.2006 (5) .

4王斌.基于NOTES的OA系统公文流转中几个关键问题及解决方法.信息工程学院学报.1998 (4) .

浅析OA系统应用实施存在的问题 第4篇

1 建立健全规章制度，单位领导牵头推广，各部门协调配合

OA系统往往涉及单位各个部门及人员，涉及面较广。其引入的新的管理理念和模式很大程度上改变了员工传统的作业习惯。在推广过程中，难免要遇到各种阻力。因此，要从制度、人员上加以保证。首先，通过将OA系统的实施制度化，制定OA系统运行的规定及一整套实施细则，明文要求系统的使用，尤其要切断非必要的传统纸质信息流转形式；同时，在人员方面单位领导要带头坚持使用，不使系统卡在某些关键的审批环节，而各部门之间也要充分协调配合，利用OA的信息共享平台，把行政管理和业务实施在OA平台上开展起来，以促进系统迅速、切实地应用起来。

2 重视数据迁移与数据共享

信息系统建设中有一句老话，“三分技术、七分管理、十二分数据”。如今的OA系统建设的核心就是要打破传统的信息孤岛现象，对数据资源进行统一规划，并制定统一的数据标准和建立整个OA系统共享的中心数据库。在OA实施推进的过程中需要整合旧系统遗留的历史数据，存在结构复杂或不规范、数据量浩大、数据不全或者有误等多种情况，如果不能对这些已有数据进行正确的整理和迁移，常常会让新的OA系统成为空壳，无法支持业务的顺利开展。而整理数据的工作往往耗时费力，为此，建议成立专门的数据项目组、单独立项、专业实施。同时，针对企事业单位存在的一个业务部门要同时管理多套信息系统进行信息上报的情况。OA系统作为日常办公的基本业务平台，允许用户方便地自定义各种业务流程和表单和其他系统进行数据整合。生成各种统计报表，预留良好的接口，方便信息数据的导入导出，从而能最大限度地减少使用者的重复劳动。

3 充分运用人性化的设计与管理

OA系统本身设计上要增加一些人性化的东西。比如领导工作繁忙，可将一些非关键的流程交由其他岗位掌握进度。在审批的界面可以设定一些常用的审批语言以供简单点击选择，从而可以尽量简化审批流程，比如，对于有些使用者在电脑操作上不是很在行，可以配合使用手写板，在内部短信、邮件功能上可以设定自定义群组，实现短信、邮件有针对性地群发。而随着3G移动网络的部署，移动OA系统可将原有OA系统上的公文、通讯录、日程、文件管理、通知公告等功能迁移到手机上，让用户可以随时随地进行掌上办公。这些人性化的设计能让用户体会到信息化带来的便利。从而更乐于接受系统。

可以通过分布实施系统进行人性化的管理，从易到难启动各个功能模块。先选择一些最为常用的、非常必要的、容易推广的功能和设计，相对简单的工作流程作为初期实施功能，如信息发布等。而一些复杂的流程及辅助办公性质的，如车辆管理、会议管理、资产管理、图书管理、办公用品管理、表单管理等模块，可以在系统应用良好的情况下再逐步地开放给用户。弱化用户对新系统的抵触情绪。以确保实施和推广的效率。

4 要进行全面的用户培训

网络化的OA系统使得几乎人人都可能成为OA系统的用户，对用户的培训决定了OA软件的使用程度，用户培训是成功实施OA系统的重要因素。培训可采用授课和现场培训的方式进行。针对不同的管理层级（高层管理人员、中层骨干管理者和普通用户）。不同的用户权限（系统管理、业务管理、行政管理）制定相应的培训方案。通过对OA理论、OA软件系统功能、使用操作、数据采集等方面的内容进行不同层次的培训。使用户明确OA原理、相关管理理论和具体的OA实施方法，从而提高人员的技术水平和素质。最重要的是要通过培训提高全员对实施OA项目根本意义的认识。提高积极性和主动参与意识。提高和增强全员的信心和热情，使所有员工都能尽快地进入角色。

5 结束语

OA系统实施时需要重点关注的有制度的保证、数据的支持，并辅以一些人性化的设计与管理，实施全面的人员培训，让OA系统能真正融入企事业单位日常工作中，达到提高内部工作效率、节约运营成本、规范企业管理、提高单位竞争力，加强员工凝聚力的作用。

新版OA环境搭建说明 第5篇

原老生童天昊名下课时金额7095元，转新生李佳昂名下，折课时62.5小时，单价为每小时118元，另收报名费300元，共计7395元，特此说明，转账条给新生李佳昂做为收费凭据！

证明人：

OA系统的使用说明文档 第6篇

OA系统的使用说明文档

一、登陆系统：

1.直接登录方式：在浏览器地址栏内输入： 既可打开OA系统登陆界面，

2. 从网站登录：点击公司主页的特色频道“OA办公系统”，打开OA系统登陆界面。在用户ID和密码栏内输入各自的登陆号（由公司行政部门进行分配）和密码即可登陆到系统。

二、系统的主界面：

主界面分为四部分：左、右、上、中

1． 上面部分是常用功能的快捷按钮，有：我要填单，我要审核，我要报表 等常用功能。在用户需要退出该OA系统时，点击“退出”按钮，以注销您的登陆身份，建议您使用此方式退出，如果直接关闭浏览器容易加重服务器负担而影响使用。

2． 左面是功能菜单，点击该菜单上的菜单项，可伸缩显示其子菜单项。点击子菜单项，可在中间主窗口中显示其相应的功能页面。

3． 右面是在线人员列表。当用户登陆到OA系统时，用户名就会在显示在该列表中，用户退出系统后，用户名不会在该列表中显示。

4． 中间为主要操作界面。在该窗口中完成对数据的填写录入，显示和管理。

5． 在每个部分的交界兰色边框上有白色按钮，当点击它后，可以分别隐藏和显示上面、左面、右面的快捷按钮条、菜单条和在线人员列表。

三、生产单填写模块：

1．填写生产单界面：

2．填写生产单与现在所使用的工作联系单的填写要求一致。在“填写生产单”界面的右上角有“您的身份”，如果显示的和您所登陆的身份不一致时，请刷新该页面。（刷新方法：在填写生产单空闲区域点击右键，在弹出菜单中选“刷新”选项，即可更新该页面。）

3．业务类型分为：名片、彩页、印刷、磁卡、网络、软件、短信、教育、礼品、广告几个部分。接期和取期分别为当前的系统时间，如果需要更新时间，只需要更新部分数据即可。制作单位指：制作数量的单位。如名片为“盒”，磁卡为“张”。制作数量、预付金额、余额、合计只能输入数字。客户单位，客户联系人，联系电话是必须填写。

4．当生产单填写完成后，点击“提交”按钮，即可将您所输入的.信息录入到数据库中，当数据保存成功后，系统会提示数据保存成功信息，系统自动对该生产单进行编号后，自动返回业务单管理界面以进行业务单的审核。在业务单管理界面的第一条即可显示您刚才所输入的内容。（如果不能显示，刷新该页面即可）。数据保存失败，系统会提示保存失败错误，并且返回当前的填写生产单界面，此种情况多数是由于输入的数据不合要求造成的。

四、审核生产单模块。

1．点击“流程管理”菜单 中的“审核生产单”,可以打开业务单管理的审核界面。

2．业务单的审核界面可以浏览到所有提交到数据库中的生产单记录。登陆到OA系统的每个用户都可以浏览到生产单在业务流程的各种状态。部门经理或店长对生产单有审核的权利。

3．当点击生产单号时，将弹出显示该生产单的详细情况，点击客户的名称时，可以弹出显示该客户相关的相关信息，如果没有相关用户的信息时，可以正在提示下填写相关的客户详细资料。点击业务员的名称时可以显示该业务员的相关资料。普通员工可以浏览业务单在各个部门中的审核结果。各个部门经理可填写生产单的在本部门的审核结果和意见。如：业务部门经理登陆到系统后，就有对生产单进行审核的权限，点击生产单号和业务部门所对应的交叉处的“--”，可弹出窗口显示业务部门对该生产单的审核结果。有该部门管理权限的用户在弹出窗口最后一行将会显示“填加审核意见”。点击“审核意见”，可填写该生产单的相关审核意见（如：审核通过用“√”表示）。填写完成后，点击“提交”可保存审核意见结果。其他部门即可查看到该审核结果。在审核结果表中的两个业务部门和调度分别是指：生产前和生产后生产单在该部门流转的业务状态。如前一部分的“业务部门”栏填写的为生产单生产前的审核情况，而后一部分为产品生产后业务部门所接收产品的审核结果。

4．在生产单审核结果页面上还有分页和查询的功能。查询功能能按业务单号，客户名称，业务时间，业务项目，业务金额进行查询。