秘书学案例分析

秘书学案例分析（精选6篇）

秘书学案例分析 第1篇

秘书学案例分析及答案

一、背景

事情是这样的：几天前，马总把于雪叫到自己的办公室，说：“麻烦你帮我办件事。我马上要出差了，后天下午你去王府井某某商店的首饰柜台，你说出我的名字后，人家就会给你一包东西。取到东西后，你再帮我送一下。”说着，递给于雪一张写着门牌号码的纸条。于雪在某某商店首饰柜台取到东西后准备离开，柜台里一位年纪轻大的员工在身后又特地关照于雪：“您是打出租吗?这包东西很贵重，在路上要小心一点。”于雪当然明白，在首饰柜台前说的贵重东西，不是几百元或者一两千元能买得起的。

根据马总的纸条，于雪在亚运村找到了一栋高层公寓的__号房。出来给于雪开门的是一位穿着睡衣的年轻漂亮女郎，她接过东西，高兴得几乎有些忘形：“啊!马哥连我的生日也没有忘记，真是太好了，谢谢马哥!”总裁问的就是这件事。面对这种情况，于雪应该如何处理?现在于雪有这么几种选择：

a、“前几天王总的老师过生日，马总要出差，让我帮他送了点礼物给他的老师。

b、“最近一个时期马总从未找过我，对马总的事我一点也不知道!”

c、“上个星期五下午，我帮马总送了件手饰给住在亚运村的一位年轻女性。”

d、“上个星期五下午，我帮马总送了件手饰给住在亚运村的小姐，看她那打扮，肯定是哪个歌厅里的小姐。”

e、“对马总我似乎不太了解。”

二、问题

对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。

三、分析

本题的最佳选择是c。

选a肯定是错误的。的确，作为秘书在替上司办私事时，有责任替上司保密。但是，当总裁问起这件事时，他代表的是整个公司的利益，这件私事也再是单纯的私事了，所以，作为秘书，于雪不能替马总隐瞒了，必须向公司的最高领导人说明事情的真相。

选b与选a一样，甚至有过之而无不及。

选d也犯了秘书工作的大忌。作为秘书必须如实地向领导反映情况，既不能掐头去尾，也不能添枝加叶。收礼人也许是歌厅里的小姐，但你不能在没有任何直接证据的情况去推测人家是歌厅小姐。

选e也是一种逃避责任不实事求是的做法。

选c之所以正确，其理由很简单，那就是如实向上司汇报是其作为秘书的天职。

在一般的情况下，作为职业秘书的操守，对于上司的隐私，看到了的要当作没看见，听到了的等于没听见;只有这样，上司才能真正放心让你协助他的工作。正是因为马总信任于雪，才会让她去帮他办私事。从这个意义上来说，于雪有义务为马总保密。

但是，在现代企业中，上司与秘书的关系本质上是一种工作关系。既然是一种工作关系，那就必须优先考虑公司利益，而不是个人之间的关系。总裁是在工作时间问这件事，而马总也是在工作时间以副总的名义让于雪去办这件事的，所以送礼这件事不再单纯是件私事，因此，推说自己不清楚，甚至撒谎欺骗总裁，都是绝对错误的。当然，也不能在没有任何证据的情况下，凭想像说人家是歌厅里的小。

这件事是总裁主动问起来的，也就说明总裁肯定是有备而来。在这种情况下，即使于雪想为马总两肋插刀，自己承担风险，那也是瞒不住的。这不仅对马总没有任何意义，还会把自己搭进去。

实事求是，如实汇报，这是每一个做秘书的天职。也只有这样，秘书才能真正得到上司的信任。

秘书学案例分析 第2篇

1、秘书要学会“编故事”。

答案: 秘书人员既不能违背领导的意愿，又不能不考虑到具体工作的现实需求和长远需求，有时候难免会出现不能说真话的情形。这种为了工作而撒谎的情况，实属迫不得已而为之的无奈之举，除此之外别无选择，因此与个人道德品质无关。

2、永远比别人多一颗心。

答案: 秘书工作的辅助性特征，决定了秘书人员在为领导者提供服务的过程中，既要想领导之所想、急领导之所急，又要想领导所未想、急领导做未急，还要想领导所已想、急领导所已急；既要学会站在领导者的高度统筹兼顾、未雨绸缪，又要发挥第三只眼、第三只手的作用，拾遗补缺，为领导者做好补位工作。惟有如此，才可能真正帮助领导者专心致志地从事其本职工作。（或答：这句话的核心是强调秘书人员应该比一般工作人员多一颗“细心”，多一颗“耐心”）

3、秘书——决策者的守门人。

答案: 秘书应该帮助领导解决那些可能使领导分散时间和精力的琐碎事务，以保证领导将主要时间和精力放在决策上。此外，当领导不在时，秘书还应当在领导授权的范围内做好各项工作，也就是做好“补位”的工作，使得领导不至于牵挂机关单位的方方面面。

4、（秘书人员应当）目中有人，眼中有事。

答案:要点：“目中有人”意思是秘书人员应当尊重所有人，而不应盲目骄傲、目中无人，更不能盛气凌人、颐指气使；“眼中有事”指秘书人员应当时时处处做有心人，善于发现那些不被人注意的问题，主动积极地将问题解决在萌芽阶段。（第二点也可答作“既要想领导之所想、急领导之所急，又要想领导所未想、急领导所未急，还要想领导所已想、急领导所已急”）

5、秘书是水，领导是容器。

答案:容器的形状，决定了水的形状。这句话形象地反映了领导与秘书在工作中的地位：秘书在为领导服务的过程中，处于被动服从的位置。秘书的个性可以体现在生活中，而不应体现在工作中。

6、（秘书人员必须）“尊重政务与事务之区别”。答案:要点：秘书人员必须牢记自己的身份与地位，将处理好事务性工作视为辅助领导决策的重要渠道（也是常规渠道），不能随意越权越位，干扰或代替领导的决策。不能认为秘书人员必须参加一切政策的辅助，也不能认为领导的所有决策都理所当然由秘书机构和秘书人员辅助。

7、秘书对待领导要尊重而不亲昵。

答案: 秘书因为工作的缘故，与领导者接触较多，如何处理好与领导者的关系显得十分重要。作为直接下属，秘书当然要时时处处尊重领导，以服务领导为己任；另一方面，秘书不能因为领导的信任、随和而丧失应有的敬重，泯灭了上下级的界线，尤其是对于异性领导，更应保持适当的距离，做到自尊、自重、自爱

8、（秘书）“有发言权，无表决权”。

答案: 秘书往往接受领导者的指派，从事决策前的各类调研、咨询工作，因此有必要在决策形成过程中充分发挥秘书的作用，以保证决策的科学化、民主化。秘书可以出席决策性会议，发表个人意见，提供给领导参考；但决不能因此超越职权范围，干扰或代替领导决策，决策权只能由领导者掌握。

9、秘书不应该成为领导者的“拐杖”。

答案:有些领导者对于秘书过分信任，事无巨细，均交给秘书代劳。久而久之，秘书成为领导者片刻不可离身的“拐杖”。这种情形，一方面削弱了领导者的决策力、执行力，另一方面容易使秘书养成以权谋私等等坏习惯。秘书成为领导者的“拐杖”，是一种不正常现象，其结局只会是领导与秘书两败俱伤。

10、今日助理，昨日秘书。

答案: 这句话准确而形象地反映出助理与秘书的关系。二者都是领导者的助手，都为领导者的决策提供优质服务。但助理较多直接参与决策，秘书（特别是一般秘书）的主要工作内容不是直接参与决策，而是提供辅助性服务。也就是说，二者辅助决策的渠道和作用均存在较大的区别。秘书人员在得到充分的锻炼提高之后，有可能成长为更高层次的辅助者，即助理。

11、两眼一睁，忙到熄灯。

答案: 秘书工作的事务性特征在这句话中得到了形象的描述。秘书工作非常具体、非常丰富，可以将其工作内容和与特点概括为“细”、“繁”、“杂”、“忙”，因而秘书工作十分辛苦、十分忙碌。

12、某单位的一个职能部门代替单位拟写了一个申请追加经费的请示，送给负责人核稿时，负责人将“请示”改为“报告”。打字员打出后，原撰稿人在校对时将“报告”改回原来的“请示”；到负责人第二次核稿时，又将“请示”改为“报告”。请示与报告错用、混用的现象十分普遍，结合本案例，试从秘书规范的角度分析产生这种现象的原因。

答案: 根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问；“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。本案例中，某单位申请追加经费，应该使用“请示”这一文种。《国家行政机关公文处理办法》作为我国现行秘书规范的重要组成部分，体现了国家对各级机关秘书活动中公文处理的基本要求，带有强制性，不得违反，除了秘书人员必须严格遵守之外，与文书工作密切相关的各级领导者也应熟悉、掌握。本案例中的失误主要应由“负责人”承担责任。当然，原撰稿人没有委婉地向“负责人”指出错用文种的不良后果，而是采取私下更改的做法，对此也应予以批评教育。

13、某领导机关要求秘书部门在一周内将工作意见拟好发文。Ａ秘书接受任务后，为了抢时间、争速度，按领导意图拟稿后，只交给本业务部门的负责人审核，就送到打字室进行缮印。因为未经领导审阅，打印出来的一百多份“工作意见”全部作废，耽误了文件的准时下达，造成了不应有的浪费。Ａ秘书造成失误的原因何在？这一案例对于秘书从业人员有何启示？ 答案: Ａ秘书造成失误的原因在于没有遵守公文处理的有关规定。按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，文件在送交打印之前，必须经过主管领导签发，再由文秘部门进行复核，以确保发文质量。《国家行政机关公文处理办法》作为我国现行秘书规范的重要组成部分，体现了国家对各级机关秘书活动中公文处理的基本要求，带有强制性，不得违反。

这一案例的启示在于：秘书工作必须在遵守秘书规范的前提下展开，必须将工作热情与遵守秘书规范紧密结合起来，以免出现事倍功半甚至事与愿违的结局。秘书人员必须牢记：仅有工作热情是不够的，还必须将秘书规范的学习、运用视为提高秘书基本素质的重要内容，予以足够的重视。

14、阅读下面这个案例，回答后面的三个问题。（本题20分）一天，某市工业局秘书科的张科长正在办公室批阅文件，这时，本单位一位以爱上访告状闻名的退休干部谭某走了进来，说要找局长。张科长先热情地招呼他坐下，然后敲开了局长办公室的门，请示局长如何处置。局长此时正忙于局里的业务，不想见谭某，非常干脆地对张科长说了一句：“告诉他我不在。”就又低头忙他的去了。张科长回到自己的办公室，对谭某说：“领导不在办公室。你先回去，有什么事我可以代你转告。”既然这样，谭某也无话可说，悻悻地离开了秘书科。约过了一个多小时，张科长起身去档案室，来到走廊，想不到竟看见局长与谭某在卫生间门口握手寒暄，并听到谭某说：“刚才张科长说你不在办公室！”“哪里，我一直在啊！”局长毫不迟疑地回答。张科长顿感浑身一阵冰凉。原来，谭某离开秘书科以后，并未回家，而是极不甘心地在办公室的走廊内来回走动，刚巧碰上局长上卫生间，于是他急忙抢上前去打招呼，这才有了刚才那一幕。事后，谭某逢人就散布张科长不地道，品质太差，欺下瞒上，没有资格当秘书科长。张科长有口难辩。刚开始感到很委屈，后来一想，当领导的这样做也是出于无奈，当秘书的应注意维护领导的形象，否则将给工作造成不良影响。所以，他从不对人解释此事，听到议论，也一笑置之。

问题一：分析张科长的做法有哪些值得借鉴的地方？问题二：如果你是张秘书，在遭到谭某的诋毁后你会怎么做？问题三：作为领导，局长有没有值得反省之处？

答案: 问题一：张科长的做法最值得肯定和借鉴的地方是忍辱负重，时时处处维护领导的形象，不计较个人的毁誉得失，体现出难能可贵的大局意识。（10分）

问题二：如果我是张秘书，在遭到谭某的诋毁后，我可能也会像他那样做，毕竟清者自清、浊者自浊，应该相信领导、相信同事。反过来，在敏感时期为自己进行辩解，可能越描越黑，事与愿违。（5分）问题三：作为领导，局长在猛然见到谭某时的那种回答属于本能的反应，无可厚非。但是，当张科长身陷不公正的非议之中，局长最好能够采取一定的措施，对张科长有所支持和抚慰。比如，给张科长打一个电话，或者在合适的场合发言表态等等。（5分）

15、请为某公司总经理办公室的秘书刘安远重新安排下列发文程序（直接写序号即可）：1．刘安远分发通知，并做好发文登记。2．刘安远填写一份文件签发单。3．刘安远将已签署发文意见的通知交给办公室文员李雯雯复核。4．办公室主任杜崇道确认行文妥当、文稿无误后，由总经理王一山在文件签发单上签署同意发文的意见。5．刘安远将撰拟的通知初稿送办公室主任杜崇道审核。6．由办公室文员李雯雯按照既定份数印制正式通知。7．打印出来的纸质通知，交由办公室行政秘书洪飞加盖单位印章。8．刘安远将签有办公室主任杜崇道审核意见和总经理王一山签署意见的文件签发单、通知底稿一并存档备查。9．刘安远起草《关于“五一”放假安排的通知》。10．办公室文员李雯雯通过单位的网络办公系统，以电子邮件的方式将通知发至公司所属各部门，同时将通知上传到单位网站的通知栏上。还要将打印的一份纸质通知张贴在公司办公楼大厅告示板上。

答案:较为合理的发文程序是：9→5→2→4→3→6→7→1→10→8。

16、辽宁省青年友好参观团在日本富士山县活动时，中方团长接过日方官员送上的会议程序，只见上面写着：“中方发言时间：10点17分20秒至18分20秒。”他不禁楞住了，只好把原来的讲稿从十几页删削成五页、三页，最后删到一页。第二天，中方团长像别的发言者一样，跑步上场。他的发言干净利落，因为被台下几次掌声打断，才拖延了30秒。事后，这位团长感慨地说：“这件事给我的启示太大了。” 请问：日方官员如此安排外宾的发言时间，是否失礼？为什么？中方团长的“感慨”和“启示”可能包含了哪些内容？

答案: 日方如此安排外宾的发言时间并不算失礼。因为在安排会议程序时，必须充分考虑会议的整体时间结构，如果任由外宾或重要人物自由发言，必然会影响到整个会议的进程，无法实现会议的预期目的。日方官员在设置中方团长的发言时间时，只预留了一分钟的时间，而且居然精确到了秒，这也可以看出日方对于会议程序的讲究已经形成一种习惯，成为一种约定俗成的做法。中方团长最初感到惊愕，恰好反映出双方对于开会的认识差异。这既是一种实际做法的差异，更是观念上的巨大反差。因为在讲究时间、讲究效率的竞争机制下，如果连开会都无法准时开始、准时结束，会议的效果以及会后的执行情况又怎么可能实现高效率？一句话，只有开好会，才能办好事。这一点，应该是中方团长事后为之感慨的重要原因。

17、某市人民政府向属下企业发出一份文件，内容是提高退休工人的生活补贴。当时，该市的大多数企业纷纷出现经济滑坡现象，资金短缺，开工不足，不少在岗工人的工资都很难按月发放。接到此文件后，几乎所有的企业都反映无法执行。但此事已经媒体报道，退休工人于是不断上访，坚决要求落实政策。市政府考虑再三，最终还是草草收回文件，重新加以修改。根据此案例，分析一下调查研究在决策中的作用。

高校教学秘书问题分析 第3篇

关键词：高校,教学秘书,岗位

引言

高校教学秘书在高校日常教学管理中地位十分重要。但目前高校教学秘书的岗位存在一定问题, 这影响了他们的职业发展, 影响了工作积极性, 也在一定程度上影响了高等教育教学质量, 因此对这个问题进行研究从理论上可以丰富高等教育的相关理论, 在实践中可以为改革高校教学秘书岗位设置提供参考, 是有着一定理论和实践意义的。

学术界对高校教学秘书问题的研究较少, 这不利于高校教学秘书的职业发展, 本文从高校教学秘书的作用、要求、存在的问题及改革发展方向对高校教学秘书问题进行初步的探讨, 提出了相关建议, 希望能对高校教学秘书的研究提供些许贡献。

一、高校教学秘书在高校工作中主要作用

看似简单不起眼儿实则费时且重要的上传下达工作。教学秘书要将学校、教务处等上级教学管理部门的各项规章制度以及相关规定, 掌握了解并及时地、完整地传达给系部各教研室、各位教师以及系部学生, 使教学工作井然有序。比如, 学校教学任务落实, 学校调、听课的通知, 学校教学检查的通知, 学生选课通知, 英语四六级考试通知, 补考、重修学习考试通知, 期中、期末考试安排等, 都必须及时地通知到教师和学生。学校教务处与教师、学生更有一定的“距离”, 领导者与被领导者, 决策者与执行人之间的信息传递与交流的任务, 就要由教学秘书来完成。比如, 教师对学校和学院各类通知的疑问, 学生对任课老师讲课的意见等, 教学秘书都要负责将这些信息加以收集、整理, 按程序上报给学校、教务处或学院的相关领导, 以备各级领导采取有效的措施和相应的对策, 解决实际问题。而高校相对松散的上班形式及庞大的教师、学生人数给这一貌似简单的工作增加了不小的难度。

繁重的日常教学管理工作。教师方面:专业教学计划, 教学、实验大纲, 专业教学计划调整, 教学任务安排, 教师课表, 教学日历, 调、停课, 考试、考查安排, 教师各学期考试试卷收集, 教师工作量统计, 教师课堂教学质量评估, 教师教学奖申报与审批, 教师获取奖励与处分的材料等。学生方面:专业分流;选课组织;教材征订;学生各学期考试试卷整理、归档;补考、重修考试;学籍异动材料;学籍处理统计;学生获奖材料;学生处分材料;毕业生资格审查;毕业生电子学籍;毕业论文整理、归档;毕业重修统计;毕业生质量调查;实习教育等大量重要的工作需要高校教学秘书又好又快地完成;其完成质量的好坏紧密联系着高校教学质量的好坏。

教学档案资料的规整与建设。档案资料主要有五类。第一, 教学计划、授课计划、教学大纲、教学工作量等信息, 可为学院领导搞好教学管理提供基本依据, 保证教学管理顺利进行。第二, 教学日历、教学进度表、教学课表等, 为学院领导提供日常教学信息, 便于安排听课等教学检查督导活动。第三, 学生名册、学生档案、学生成绩表等, 为学院领导和教师提供学生的全部资料, 以使教师在教学中全面地掌握学生的情况, 更有效地因材施教、教书育人。第四, 过往的试卷、课程论文、毕业实习材料、毕业论文等等, 作为资料参考和本科教学评估的原始资料。第五, 学院各部门下发的文件及颁布的规章制度。针对这些种类繁多且数量庞大的教学行政档案资料要进行分类汇编, 并建立电子目录索引以提高查询效率, 从而确保教学运行中档案资料的支持保证。

做好细致入微的日常行政管理工作。包括:每日的信件报刊更新、整理、发放工作;每周系部党政联席会议、全体教师会议的会务准备及会议纪要工作;每月定期的工资单领取发放工作及系部考勤表汇总上报工作;系部的会计出纳工作;各类讲座、会议的会务及材料收集工作;分担系领导部分案头工作;代表系部形象接待各类人员等。

以上看似只针对某一人, 某一方面, 但要想做好每一件事, 都要从方方面面进行沟通、协调。

二、高校教学秘书岗位的要求

高校教学秘书的基本工作职责充分说明了教学秘书这一岗位的重要性。要使教学秘书能够保质保量完成好上述繁重的基本工作, 从事教学秘书岗位的人员必须达到以下要求。

教学秘书的工作态度必须积极主动。积极主动, 就是积极的工作态度下的一种工作愿望, 催发一种工作激情, 激荡一种工作热情, 延续一种工作感情, 是人生态度、价值观念等大脑干细胞中催生的一种良性品质, 是曾经长期受到外界环境的刺激和锤炼而滋生的由内而外的非自发而自觉的优良品质。想提高效率, 提升工作能力, 就要学会拓展自己的工作思路, 时时刻刻居安思危, 带着恐惧前行, 只有这样, 才能真正做好了教学秘书这份工作。其实, 谁都不可能全知全能, 要学着不断摸索着前进。教学秘书岗位的工作量大、工作面众多、工作压力重, 只有保持积极主动的工作态度才能保证不被拖垮, 才能做好教学秘书的工作。

教学秘书的工作作风必须严谨仔细, 工作方式需要条理清晰、层次分明。教学秘书的工作具有“杂”、“散”、“急”的特点:“杂”体现在工作内容众多, 这不是单纯的数量上的众多, 更是种类上的繁多;“散”体现在工作对象的多样性, 上有学校各职能部门, 下要面对系部各教研室、所有教师辅导员及所有学生;“急”体现在工作时效性强, 尤其在“杂”、“散”特点的影响下更是突出。针对这些工作特点, 教学秘书必须首先要具备把“杂”、“散”的工作进行有层次、有条理地分解安排的能力, 其次在“急”的特点进行各项工作时需要具备静心仔细地开展的素质, 只有这样, 才能把所有繁重的工作处理好, 达到事半功倍的效果, 对提升自身的工作积极性也起着重要的作用。

如今是信息社会, 信息处理越发重要, 随着计算机的普及, 信息技术得到飞速发展, 各高校已基本实现办公自动化、现代化。而教学改革的不断深入, 教学内容、教学方法、教学手段的改变要求教学管理也要随之改变, 对办公方式的要求也越来越高, 逐渐从原始的纸质作业、手工作业过渡到现代化办公。现代化办公设备和信息化的管理软件对教学秘书工作提出了更高的要求, 作为现代高校的教学秘书, 必须与时俱进, 具备操作现代化办公设备的能力与技术, 这是提高工作质量和效率的必要条件。只有不断学习信息科学知识, 不断提高计算机操作水平和网络技术, 不断提高管理水平才能跟上时代的步伐, 才能提高工作效率。

三、教学秘书岗位存在的问题

随着现代教育发展过程中, 高等学校教务管理工作越来越受到人们的重视。[1]而教学秘书与教务管理工作联系越发紧密, 教学秘书岗位发展过程中的问题对教务管理工作产生影响, 甚至影响到整个高校教学工作的质量。其具体表现如下:

教学秘书的整体素质有提升的空间。教学秘书工作人员的专业性不强, 大多非文秘专业科班出身, 80%~90%的教学秘书与原来所学习的专业或所从事的工作专业完全不一致, 这严重影响了教学秘书作用的发挥[2]。从业者的学历参差不齐, 有中专、大专、本科、研究生、还有部分年轻博士兼职着, 从而教学秘书整体学历在高校中处在一个较低的位置。教学秘书的知识更新不够, 加之每天忙于具体事务, 很少有机会进修、外出参观学习, 制约了管理能力的提高。高级职称所占比例少, 中级和初级职称占有相当大的比例, 职称偏低现象决定着教学秘书队伍很难更好地履行职责[3]。

教学秘书岗位的责权不分。教学秘书的主要职责是协助学校教务部门和院 (系) 主管教学的领导进行常规的教学管理工作。教学秘书是教学工作的执行者和管理者, 但大部分高校及教师只认为教学秘书是执行者, 尚未意识到现阶段的教学秘书更是管理者。教学秘书承担的责任大, 但没有相应的管理权力, 出现了权责分离的现象, 只是一味地工作而不能具体地管理, 使得一些工作难以到位。

与承担的工作和责任相比, 教学秘书岗位的各方面定位偏低。教学秘书鲜有机会被提升, 没有明确的晋升发展规划, 这是教学秘书的普遍状况, 导致了教学秘书的发展前景缺乏稳定性和确定性。在现代组织体制中, 每一个固定的职位都有确定的晋升途径是职位设定的必要条件, 而教学秘书职位仍然缺乏这种设定, 这是非常不合理的制度问题。教学秘书的收入及待遇难以和教师、科研人员相比, 和其他行政管理人员相比也不高, 是院系中待遇最低的人员。大部分高校没有确立教学秘书基层管理者的地位, 多数教师也忽略了基层管理的重要性。以上这些造成了许多教学秘书每天按部就班, 被动地执行上级的决策, 遵循“多一事不如少一事”的工作原则, 以完成任务、不出问题为最大满足, 从而抑制了教学管理向高效优质的管理与服务的发展。

四、高校教学秘书的改革方向

中国的高等教育已经进入大众化教育阶段, 随着学校招生人数的不断增加和办学规模的不断扩大, 高等院校普遍实行两级管理模式, 学校的教学管理重心下移, 原来由学校教务处承担的教学管理工作下移到各个二级院 (系) 。由此以来, 二级学院教学秘书承担的日常教学管理事务成倍增加, 且管理内容更加复杂, 促使高校教学秘书的工作更上一个层次, 对提高高校教学管理水平起着重要的作用, 必须对高校教学秘书现存的问题进行改革。

随着高校教学秘书工作量的成倍增长, 要想从容应对, 工作方法很重要。如何将工作分解而不是简单下放, 如何将责任分摊而不是简单推托, 如何使合作者工作便利、使自己工作方便, 如何使工作便于操作、简单易行, 一套有效、可行的管理办法必不可少。而更为重要的是需要完善高校教学秘书职能设定, 确定合理的职责范围。目前各院校由于各自行政管理机构人员配备的情况不同, 造成高校教学秘书的工作职能缺乏清晰的定位。部分院校笼统地将教学秘书纳入行政人员之中, 使教学秘书的工作范围不仅局限于教务管理而是杂糅进许多行政事务。这在一定程度上造成教学秘书工作量过大, 工作压力过重, 从而降低了实际的教学管理质量。为了保证教学管理的质量, 必须制定明确的教学秘书职能。现代专业分工的基本要求决定了, 要想提升教学秘书工作的质量, 必须保证其工作的职能的明确和合理性。

随着高校教学秘书工作范围的不断扩大决定了他要每时每刻与各部门打交道, 在与人相处的过程中, 沟通协调的能力就显得尤为重要, 要多站在对方的立场上考虑问题, 在工作中不但要处理好与上级的关系, 更要加强与教师、辅导员及其他众多部门同事的交流, 在理解中寻求支持, 从而不断地提高工作效率。在这过程中, 控制好情绪, 不断提高涵养、提高服务意识是值得推荐的有效方法。高校教学秘书必须努力做到这一项, 使工作事半功倍。

随着高校教学秘书的工作量几何级增长, 工作难度逐级提高, 相应的待遇也应该随着改善。目前高校教学秘书的待遇偏低, 与高校中其他岗位人员的待遇差距较大。与目前不断发展的工作要求不相符, 大大降低了高校教学秘书的工作热情, 不利于高校教学管理发展。首先要明确高校教学秘书的晋升方向, 为其指明努力的方向, 不至于使其产生工作倦怠感并且缺乏稳定性和确定性;其次, 建立合理的工作考核机制, 提高教学秘书的基本待遇。通过合理的工作考核机制, 反映出教学秘书工作的实际业绩, 并将考核结果与教学秘书的实际待遇联系在一起, 逐步提高教学秘书的实际待遇。

教学秘书要具备创新精神和改革意识, 寻找工作新的突破口, 将各个领域的新思路、新方法、新技术运用到教学管理中去。这不但是工作方法的创新, 更是工作思想的创新。只有不断的改革与创新, 不断的学习与进步, 才能跟上时代的发展;只有不断的创造性的开展工作、解决问题, 工作才能再上一个台阶, 才是真正的做好本职工作。

参考文献

[1]郭凤臣.高校教学秘书在教学管理中的作用及其基本素质[J].吉林工程技术师范学院学报:教育研究版, 2003, (4) :15-17.

[2]沈腊梅.中国高校教学秘书队伍存在的问题及对策分析[J].无锡商业职业技术学院学报, 2006, (4) :48-49.

秘书学案例分析 第4篇

关键词:案例教学;行政秘书学;行政管理

行政秘书学是高等教育行政管理本科专业基础课程。在行政秘书学的教学实践中,案例教学法结合行政秘书学课堂教学过程中的相关问题,采用面向技能要求和学生实际进行教学,对于培养和提高学生行政文秘方面的自主学习能力、实践能力和创新能力具有重要意义。

一、行政管理专业开设行政秘书学课程的必要性

随着我国经济改革不断深入,经济不断发展,需要越来越多的行政管理专业人才。行政管理专业的培养目标是适应社会主义建设需要的,德、智、体全面发展的,具备行政管理专业所要求的知识和素养,能在党政机关、事业单位、社会团体等公共管理领域从事管理工作的复合应用型高级专门人才。行政管理专业培养的学生是直接在经济建设第一线工作的高素质的劳动者,显然各行各业高素质的劳动者也应具备行政管理的必要知识和能力。

高校应当按照经济建设和人才市场需求设置专业,开设课程,培养具有高等职业教育知识和技能的劳动者,具有综合素质和能力,直接在第一线工作的应用型人才。这其中包括良好的行政职业素养以及较好的行政写作能力、口头表达能力、公关能力和行政协调等行政文秘职业能力的专业人才。行政管理专业中,开设的课程要适应学校培养目标的需要,要按学校专业培养目标改革课程、教材、教学。行政秘书学课程作为行政管理专业的一门课程,致力于培养学生树立正确的服务观念,合理处理好秘书与领导的关系,培养秘书办文、办会、办事的各项职业能力和综合素质,对于行政管理专业学生知识技能的掌握具有重要的意义。

作为行政管理的专业教师应当努力使自己的学科成为学生最喜爱、最有兴趣的学科,案例教学法在行政秘书学课程中的运用就能很好地起到生动课堂氛围,增强课堂效果的目的。

二、案例教学法的意义

案例教学法是一种以案例为基础的教学法。案例本质上是提出一种教育的两难情境,没有特定的解决之道,教师于教学中扮演着设计者和激励者的角色,鼓励学生积极参与讨论。案例教学法强调以学习者为中心的合作学习,由真实案例所提供的问题,帮助学习者将所学的内容与真实的生活连结,希望引发学生的内在学习动机,强化学习者主动参与的学习行为,使学生能学以致用。案例教学法主要有以下特点:

第一,教师角色地位的转变。在案例教学活动中,教师不再是传统教学方法中的扮演者——一位很有学问,传授知识者的人。教师只是一位引导者、协助者。学生才是学习的主导者,老师的作用是在讨论过程中降低学生的困难度,避免学生因知识不足或缺乏人生经验而无法进行讨论。因此教师有两个最重要的工作,一是协助学生搜集数据,提供主要数据或至少要指出的资料方向;二是在学生讨论例题时,能引导学生回到案例的情境中。进行案例教学法重要的关键是希望学生能假想,当自己身处案例角色时会如何。

第二,学生学习方式的转变。传统的教育方法是老师讲、学生听,信息单向传递,最后通过考试来检验,学生的学习完全是被动灌输式,死记硬背,学到的知识僵化、教条。在案例教学中,学生要先熟悉案例,通过查阅各种他认为必要的理论知识和相关材料,加以思考消化,这是一种积极主动的学习,必然会加深对知识的理解。在学习和掌握相关理论知识后,还要经过缜密地思考,提出解决问题的方案,在教师的指导下,通过积极讨论,多向沟通,提高了自己独立思考问题、解决问题的能力。

因此,案例教学法不仅影响教师的教学,同时也影响学生的学习;不仅可以传播新信息,促进思想多向度交流、沟通,还可以培养学生高层次的思考能力、问题解决的能力。在行政秘书学的教学实践中,案例教学法是一种必不可少的教学方法。

三、案例教学法的实践运用

行政秘书人员应当具备的行政能力可以分解为办事、办文、办会的能力。在给学生讲述秘书“办会”这一知识点时,为了让学生理解并掌握秘书办会的含义、会议举办的主要过程、各阶段基本特征等几个方面的内容,介绍完相关理论后,教师在课堂教学中穿插了“上海政法学院第一次学代会”与“全球大学生领袖会议”两个案例加以运用。

1.老师导入:秘书办会不仅是秘书日常工作的重要组成部分,也是秘书部门的一项经常性业务工作。秘书办会在程序上包括会前筹划和准备、会中组织和服务、会后善后和落实三个环节。会前筹划和准备主要包括拟定会议计划、安排会议议题、制定会议方案、进行会前检查等内容;会中进行阶段的工作主要包括组织签到、协助领导掌握会议情况,控制会议进程、处理会议特殊情况、编写会议简报、会议记录等内容。会议结束阶段的工作主要包括安排与会人员离会、清理会场、编写会议纪要等工作。下面将结合“上海政法学院第一次学代会”与“全球大学生领袖会议”两个具体案例中的情况加以学习。

2.案例陈述:案例一:简称“学代会”。上海政法学院第一次学生代表大会于2010年5月20日正式召开。学院各级学生会组织共同成立学代会筹备委员会,召开大会预备会议。院党委副书记、上海市学生联合会副秘书长、院学工办主任、各系党总支副书记、团委和各系团干部以及来自华东政法大学、上海大学、上海师范大学等兄弟院校的学生会主席出席开幕式。院学生会主席做大会工作报告,院团委书记致辞,上海市学生联合会副秘书长、院党委副书记发言。会议代表审议通过院学生会工作报告、《上海政法学院学生会章程》等一系列重大文件,选举产生院第一届学生会主席团成员。大会最后学生工作办公室主任讲话。

案例二:简称“领袖会议”。全球大学生领袖会议于2010年8月1日至7日在马来西亚举行,由联合国人道主义事务及联合国下属机构承办。届时将有来自30多个国家,近千名大学生领袖参与、组织关于世界可持续发展领域400多项具有影响力的大学生活动。7名交大青年领袖将和北大、清华、浙大、南大和复旦等大学青年领袖组成中国代表团参加此次会议。本次会议特邀两位演讲者:前澳大利亚外交家GeraldineCox和诺贝尔奖候选人Tim Peters。与会者共同讨论全球性热点问题,提议、讨论、详细阐明各自国家的可持续发展项目,并与其他国家青年领袖进行对话以致力于改善世界贫困问题。除会议外还有学生联谊、旅游观光和领袖讲座等活动。会议结束后,全体与会者会得到此次活动的官方认证书以及马来西亚总理的认证函,并能与马来西亚总理合影。与会费用为650美元。

3.案例制作与讨论:任务提前一周布置,将全班同学分为十二个小组,六组参加“学代会”,六组参加“领袖会议”。“学代会”和“领袖会议”各自又分为两大组——制作组与评议组。制作组包括会前、会中、会后三个小组,分别准备会前、会中、会后三个阶段的相关工作,每一小组指定一名小组长,对组员进行分工,分别搜集有关材料,组长负责将材料汇总,统一制作会议PPT,一周后,小组指派一名代表在课堂上介绍,围绕要求掌握的知识点,陈述本组成员的结论和理解。评论组包括三个小组,分别对会前、会中、会后小组制作和陈述情况加以评议,指出值得肯定的地方,存在的问题,以及如何改进。

4.教师总结管理心得:在这两个案例中,上海政法学院第一次学代会是学校在一年前已经召开的会议,而全球大学生领袖会议将于2010年8月在马来西亚举行。通过一个对已经召开的会议的学习和一个尚未开过的会议的筹备来考核学生对会议制作的掌握情况。

从各小组制作情况来看,无论是制定会议议程,参与会议筹备,发送会议通知、请柬、邀请函,还是会议所需物品清单开列购买准备、会场布置、礼仪、迎来送往、签到、引领入座、茶水、到落实与会人员和相关资料、清理会场、会后撰写新闻稿、会议纪要等。每一个小组成员都能积极参与其中,分工明确,准备充分,制作过程完整而有特色。“上海政法学院第一次学代会”的三个制作小组想方设法找到了“学代会”曾经召开的有关资料和文献,对其加以整理,进行归纳和综合,在原有会议举办的基础上提出了自己的方案和建议。“全球大学生领袖会议”的三个制作小组则通过登录联合国人道主义事务以及全球大学生组织的全英文官方网站,获得了更为详实的资料,制作出了大会每一阶段的相关工作和注意事项。

从各小组评议情况来看,评议组虽然没有参与会议的制作,但在理论与实践上都对会议有比较清晰地了解和掌握。他们的评头论足也有的放矢,比较切中要害,提出的意见和建议涵括了会议组的内容准备、代表发言、ppt制作、技术改进等各个方面。

通过对以上两个案例的分析、讨论总结,加强了学生对所学理论的理解。通过学习,学生了解并掌握了会议召开的各项程序,提高了学生理解、分析问题的能力。在学习中,学生加强了团队合作,锻炼了自己的动手能力和独立思考能力,甚至提高了自己的英语学习能力,综合素质也得到了很大的提高。

四、结语

在行政秘书学教学中,以传授知识、培养学生能力为目标,采取生动活泼的案例教学法让学生轻松掌握课堂内容。教师应精简、重组、活用现用教材,抓住行政秘书学基本思想、基本原理、基本方法等最重要的基础性知识,灵活处理教材,将行政秘书学课程与学生现代秘书职业能力的培养相结合,针对学生的特点进行教学方法改革。在教学中精心备课,注重以事论理,采用国内外行政秘书综合素质与能力培养说服力强的案例由浅入深、通俗易懂地讲解、启发。并在教学中辅之以问答式、讲座式、练习式、参观考察、现场教学等教学方法。摒弃从理论到理论、从课本到课本的灌输式、填鸭式教法。

参考文献

[1]漆大鹏.对管理类专业案例教学的思考[J].管理科学文摘,2004,(3).

[2]王公龙.创造案例教学:为了适应现实世界的专业教育(上)——哈佛大学戴维•加文教授关于21世纪案例教学的新思考[J].党政论坛,2009,(6).

[3]王公龙.创造案例教学:为了适应现实世界的专业教育(下)——哈佛大学戴维•加文教授关于21世纪案例教学的新思考[J].党政论坛,2009,(7).

[4]张晓峰.行政管理案例教学中“冷场”局面的应对[J].黑龙江教育(高教研究与评估),2010,(4).

秘书学经典案例 第5篇

思辨题

1.张秘书拒绝透露人事调动内幕消息，会因此得 罪田科长吗?你认为接下来她应该怎样与田科长相处?

2.秘书是否应该在领导面前帮她喜欢或对她有帮助的人 美言?

3.张秘书明明知道人事调动的内容，她却说不知道，你 认为她是个诚实的人吗?你怎样看待秘书的诚实?

秘书学案例分析 第6篇

小刘是某县政府办的一名秘书，从2002年工作至今，县长大会小会上的讲话稿多出自他手。每次小刘起草好的稿子都是先呈送政府办项主任审阅把关，待修改到项主任点头认可的时候，再由项主任送到领导案边。平时，小刘很注意与领导、同事搞好关系，每次写稿子都很谦虚地请教项主任。小刘希望能通过稿件给张县长留下好印象，进而得到提拔与重用。有几次，小刘远远地见了张县长，就赶紧走过去打招呼。可是，张县长只是点头示意一下就走过去了。这种近乎陌生人的冷漠让小刘很失落。

市里即将召开经济工作会议，小刘很认真地搜集相关资料，领会会议精神指示，想借这次捉刀讲话稿的机会赢得领导的赏识。经过反复的修改，讲话稿终于得到了张县长的批示：同意付印。会议圆满结束，张县长的讲话很出彩，赢得了在场领导、同事的阵阵掌声。庆功会上，项主任给张县长敬完酒后，张县长拍着他的肩膀说‚：这几年，你工作态度认真，文字水平不一般，‘进步’是迟早的事啊！‛这一席话使小刘感到透心凉：‚原来一直以来，张县长根本不知道我做的这些工作呀！‛

几个月后，项主任被提拔到市委宣传部任副部长，而小刘依然是一名普通的办公室秘书。自此以后，小刘心灰意冷，工作起来也没了以往的精气神。每天小刘都按时上下班，不像以前一样主动加班了，领导交代的事情也只是机械地去处理，敷衍了事。在一次处理政府机要文件时，由于心不在焉，小刘把一份秘密级 1的文件当做一般性文件处理了，酿成了一场小事故，并因此受到警告处分。

以上是一道秘书招聘考试的面试题，最后的问题是：如果你是小刘，还愿不愿意做秘书工作？

刘秘书遇到的问题，也是很多刚刚走上职场的秘书可能会遇到的问题:自己觉得很辛苦，工作也很努力，最后的成果往往被别人摘取，因为想不通，所以觉得失落彷徨，甚至走向“自暴自弃”的道路。

就上述案例来看，刘秘书应该调整一下心态。应该看到，刘秘书写了很多材料，每次都由项主任把关后才递交到领导手里，所以，刘秘书就应该承认，在自己写材料这条路上，某种意义上说，项主任就是自己的第一任老师，所以要心存感激之意。

当然，项主任的做法也不是没有问题，本来是下属写的材料，不能因为自己把关，就“默默无言”地把功劳归属于自己，而不向领导提起一线的秘书，这显然有失公平，而且有违职业道德，但要注意到，在职场上类似项主任这样的部门领导很多——其实，这也符合基本的人性，所以如果刘秘书看不开，苦苦纠缠于患得患失中，那只能是用别人的错误来惩罚自己，最后吃亏的也必然是自己。其实，社会中还有更“另类”的部门领导：功劳都是自己的，一旦出了问题，所有闪失都是下属的。

另外，刘秘书也应该清楚官场的规矩，项主任之所以得到提拔，领导对其“能撰写”材料仅仅是一方面，甚至是很小的一方

面，其工作也必然有过人之处，因为看一个人的工作能力，写作只是一方面，其他的能力，比如工作协调能力，也是很重要的一方面。退一步讲，即使张县长清楚材料是由刘秘书“捉刀”的，张县长也会想：还是项主任指导有力。

举个不很恰当的比喻，在酒宴上，坐什么位置，都是根据每个人的年纪、职务等社会地位确定的，所以，不管刘秘书是否承认，项主任的人脉还是远远超越自己的，而自己不过是刚刚起步而已，“多年的媳妇熬成婆”，不是没有道理。职场是讲资历与阅历的。再想，项主任何尝不是从李秘书这样的起点干起来的？所以，在年轻的时候，多干点活，吃点亏，也是一种体验，一种锻炼。

更何况，从项主任的角度来说，他肯定会记得刘秘书的工作能力，按照一般的常理，他都会向下任领导或者其他部门，举荐刘秘书，也就是说，项主任高升了，提拔了，他和刘秘书不会有竞争，反倒是刘秘书成长的人脉，所以刘秘书要做到工作是，继续和现在的项副部长处理好关系，在适当的时候，项副部长必然会大力支持自己，那么刘秘书的机会就来了。

毛泽东在《七律·和柳亚子先生》说：“牢骚太盛防断肠，风物长宜放眼量”。个人的成长必须和自己所处的时代，所处的环境一起率动，眼前亏未必不是播种孕育着新希望，所以刘秘书就应该把视野放得更为开阔，不计较于眼前得失，应该愈挫愈勇，把工作做得更扎实，更有水平，那样肯定会被领导认可，机会也

就随之而来了。

所以，做好秘书工作，不但需要高智商，更需要高情商，也就是把周围的环境打理好，把自己的人际关系处理好，进而把工作落实好，尤其在失意的时候，把心情打理好。