监理档案的建立与收集

监理档案的建立与收集（精选3篇）

监理档案的建立与收集 第1篇

1 农机监理档案建立与管理存在的问题和不足

目前, 农机监理档案建立与管理还存在许多问题, 与农业部下发的《拖拉机登记工作规范》、《拖拉机驾驶证业务工作规范》 (以下简称2个《规范》) 要求还有很大差距, 主要包括: (1) 档案内容不规范 (如手续过于简单、不符合规定要求, 字迹潦草、任意涂改, 有关表格填写内容不准确、不全面, 一些基本的、必要的记录不填写) ; (2) 立卷归档不及时; (3) 资料不齐全; (4) 法定证明、凭证不齐全; (5) 式样不统一; (6) 制度落实不够; (7) 业务办理、档案管理不规范; (8) 查找不便; (9) 档案管理设施简陋、存放零乱等, 有的甚至发生资料、档案丢失现象, 影响了农机管理工作的顺利进行。

2 加强规范农机监理档案的建立与管理工作

农机监理档案建立与管理中存在的问题和不足, 无疑给农机监理工作的正常开展带来了影响。为此, 根据农业部下发的2个《规范》要求, 进一步规范农机监理档案建立与管理的内容、立卷、管理, 才有利于提升农机监理工作水平和办事效率, 才能更好地为“三农”服务。

2.1 规范农机监理档案内容

重点介绍农业机械、农机驾驶操作人员档案的内容。

2.1.1 农业机械档案内容

以拖拉机档案为例, 其内容包括: (1) 农业机械注册登记申请表、拖拉机发动机号码和拖拉机机身 (底盘) 或挂车架号码拓印模。发动机号码和拖拉机机身 (或挂车架号码) 要与其拓印一致。 (2) 农业机械购机发票、证明复印件或者有关单位证明原件。 (3) 农业机械产品合格证 (含发动机合格证) 。新车必须使用原始合格证, 严禁拼装车辆报户立档。 (4) 承诺书。 (5) 车辆注册登记技术参数表。 (6) 机动车交通事故责任强制保险单 (副本) 。 (7) 车辆购置完税证明。 (8) 机主身份证明 (必须是机主本人的有效身份证复印件) 。 (9) 安全技术检验合格证明原件、农业机械年度检验表, 每年检验一次并装入档案。 (10) 农业机械变更、转移、注销抵押、停驶复驶、补领换领登记申请表, 以及登记检验表、登记业务流程记录单等。

2.1.2 农业机械驾驶操作人员档案内容

以拖拉机驾驶员档案为例, 内容包括: (1) 拖拉机驾驶证申请表。 (2) 拖拉机驾驶人身体条件证明。 (3) 申请人身份证复印件。 (4) 申请人标准照片。 (5) 拖拉机驾驶员技能准考证明。 (6) 拖拉机驾驶人考试成绩表和科目一考试卷。 (7) 拖拉机驾驶培训记录。 (8) 拖拉机驾驶人参加驾驶培训结业证存根联。 (9) 拖拉机驾驶转籍、补领、换领、增驾登记申请表, 以及拖拉机驾驶证业务流程记录单等相关表格。

2.1.3 农机事故档案内容

按2个《规范》要求, 做到内容规范、齐全。

2.1.4 农机违章查处档案内容

按2个《规范》要求, 及时立卷、归档。

2.1.5 文秘档案内容

文秘档案内容包括: (1) 接收、下发的各种文件、文书。 (2) 农机监理工作会议纪录本。 (3) 农业机械事故报告纪录本。 (4) 农业机械安全检查纪录本。 (5) 制定的各种制度、规定、实施方案等。

2.2 规范农机监理档案立卷

办理完各项业务后, 要按照2个《规范》规定的程序、内容、要求及时立卷归档, 内容包括: (1) 农业机械核发牌证、驾驶人领证, 以及事故处理业务在办理完2日内, 对该材料进行立卷归档。 (2) 建立农业机械牌证总台帐和分台帐。总台帐按号牌号码顺序依次排列, 内容包括序号、姓名、单位 (地址) 、号牌号码、机型、厂牌型号、发动机号、车架号、临号、登记日期、打证日期、发证日期、领证人、联系电话;分台帐以乡镇为单位, 依此排列。 (3) 档案袋统一使用农业部行业标志试样, 用牛皮纸质的档案袋, 要求其防潮、遮光、不易虫蛀。 (4) 档案编号。农业机械档案编号统一使用拖拉机登记证书编号;农业机械驾驶操作人员档案编号统一使用微机中产生的驾驶证上的编号。 (5) 农业机械换证或封存、报废, 以及驾驶人换证或注销证件后, 其原证必须存入档案。 (6) 按一般程序处理、处罚的农机事故案件须立卷归档。当场简易处罚的案件不立卷, 只将处罚决定书按时间顺序装订成册, 归档存放。 (7) 建立农机安全检查登记本和农机违章处罚登记本, 按时间顺序记载日常安全检查、处罚情况, 每月装订成册。 (8) 农机监理档案为一牌一档、一证一档、一起事故一档。档案表格用纸按照国家标准A4纸尺寸, 装订成册, 填写时使用黑色、蓝色水笔, 字体工整。

2.3 规范农机监理档案管理

进一步加强农机监理档案管理工作, 推行档案管理工作责任制, 提高档案管理水平, 内容包括: (1) 主管领导负责档案管理工作, 实行主管领导负责制。 (2) 专人负责档案管理工作, 培养有高度事业心和责任感的档案管理员。管理员要经常检查档案存放状态, 积极主动收集档案, 做好调阅记录, 及时修补破损档案资料。 (3) 建立独立的档案管理室, 安装防盗门、加固窗户, 要防潮、遮光、防鼠, 要配备防火器, 防止档案丢失和损坏, 维护档案的完整性和安全性。 (4) 建立档案室管理制度。调阅档案必须经单位主管领导批准, 其他人员不得随意翻阅;做好保密工作, 保证档案管理工作的严肃性。 (5) 保持档案管理人员稳定, 确需调换时, 必需严格交接手续, 防止档案丢失。 (6) 按照档案分类和单独存放的要求配备档案柜 (分层、分格) , 在档案柜门的左上角贴上标签, 注明档案类别及起止序号。档案柜同一格内的档案袋上的序号、页号要在一条直线上。档案存放采用竖放式, 按照档案编号的顺序由上而下、由左至右排列存放。 (7) 加强会计、文秘的归档管理。建立独立的会计核算, 设专职文秘人员, 对往来文书要做好登记处理, 年底装订成册并归档保管。 (8) 任何单位和个人不得擅自涂改、故意损坏和私自伪造档案。要适时对档案管理工作进行督促检查。

3 对农机监理档案建立与管理工作的建议

农机监理部门必须采取有效措施, 全面加强农机监理档案的规范化建设。当前, 该项工作应着重从以下几个方面入手。

3.1 提高农机管理人员对档案管理重要性的认识

农机监理档案建立与管理工作是农机监理的重要组成部分, 是农机监理机关对农业机械实施牌证管理的核心, 也是强化源头管理的一项基础性工作, 削弱这个基础, 必然导致整个农机管理工作的失利。农机管理人员要充分认识此项工作的重要性, 确保相关工作落实到位。

3.2 定期开展档案清查

加强组织领导, 强化责任, 严格按照2个《规范》的要求进行档案管理, 实行主要领导负总责、管理人员具体负责制。同时开展上级监理部门要进行不定期档案抽查, 监理部门应经常进行内部档案检查, 不断完善档案管理。建议每年进行一次定期档案清查整理, 确保档案内容真实、规范、完整。

3.3 明确专职管理人员的管理职责

确定专人负责农机监理档案管理, 完善档案的建档、归档、查阅、借阅、提档、销毁等管理制度。切实抓好在岗人员再教育, 通过系统学习档案管理的要求、程序、制度等有关专业知识, 努力提高档案人员的政治素质和业务素质, 增强其事业心和责任心, 做到专人管理档案、管好档案, 严把源头, 堵塞漏洞。

3.4 加强农机监理的日常档案管理

在办理日常牌证工作 (如新车上牌、异动、年检、增驾、补证) 时, 严格各项手续, 做到手续齐全后才予以办理, 以便保证档案的完整性。在日常档案管理中, 应严格把关, 要求入档资料真实有效。实行业务岗位负责制, 即谁负责业务审核, 谁把关资料的收集;谁负责档案管理, 谁就有权拒绝接收不符合档案管理的资料, 并责成审核人收齐档案资料, 做到入档资料齐全、真实、有效。如发现档案有问题, 必须及时通知机手补办纠正, 不乱放、乱拿档案, 用完后要及时放回档案柜, 避免档案遗失。

3.5 加大农机监理档案建立与管理的资金投入

相关部门要及时投入资金, 对农机档案管理设施进行更新, 如购置组合档案柜, 配备电脑、打印机等办公器材, 确保硬件设施提档升级, 有效维护整个农机监理档案管理的完整性、安全性和严肃性;加强信息化建设, 完善电子档案台账。将农机监理档案全部实行微机化管理, 确保纸质档案与电子档案完整相符, 及时将所有农机监理档案信息等输入电脑, 实行双向管理。

参考文献

关于城建档案的接收与收集工作 第2篇

【关键词】城建档案;接收与收集;方法与措施

城建档案的接收与收集，是城建档案馆、室履行国家赋予的职责，通过归档、移交、征集等手段，将城建档案收集起来，实行集中统一管理。这是档案馆的基础性工作，由于城建档案是由许多单位，在城市建设活动中形成的，建设单位又有系统内外的区别，就造成了档案资源的分散状态，为了维护城建档案的齐全与完整，国家规定了“统一领导、集中管理的原则”，建立以城市城建档案馆为中心，区、县为网站，各城建档案形成单位档案馆（室）为基础的网络管理体系，把分散的城建档案资源接收、收集起来，集中到档案馆统一管理。这是一项系统工程，也是一项利国利民的大事业，其中的某一个环节出现问题，都会影响整个系统的协调运转，特别是在城市经济转型时期，一些撤并、转产的单位，更容易导致城建档案的遗失。在“专业档案实行统一管理”原则指导下，各建设单位都要建立相应的基层档案管理机构（室或组），负责本单位城建档案的搜集、整理、保管、提供利用和向城建档案馆移交。这既然是一项系统性的工作，就必须确立一套统一的业务操作规程，来规范系统工程的协调运转。

１．城建档案馆的档案收集

城建档案馆是依据国家城建档案管理的法规、政策，把凡是属于城建档案接收范围的，所有立档(包括即将撤消的)单位形成的，具有保存价值的城建档案，全部接收进馆统一管理。 城建档案馆收集工作措施主要有：

1.1宣传行业法规，提高各界人士的城建档案意识，运用法律、行政、经济的手段，多管齐下，理顺、疏通各种接收渠道来收集档案

鉴于城建档案的形成特点是分布面广、形成量大、种类多样，又涉及到各行各业，直接接收比较困难，往往须要依靠本系统城市规划、建设、管理部门的行政和业务部门的配合，请他们在审批报建手续和竣工验收时协助把关。例如，现在实行的工程竣工档案责任书制度，就是在建设单位办理审批时，就明确告知建设单位，工程档案的归档要求；在竣工验收时，档案不符合标准，不完整，将不给予验收签证。如果行政手段不行时，有的时候甚至还要采用法律措施，或是经济制裁手段，以确保档案按照进馆规定，完整、准确的移交、报送城建档案馆。

1.2发挥城建档案管理网络作用

城建档案馆要与有关部门广泛建立信息联系，采取多种形式搜集信息来源，发现城建档案的形成，就主动进入超前控制。在网络建设上，城建档案馆要树立为基层档案人员服务的思想，帮助解决工作上的实际困难，为他们提供法律性的援助，和技术上的帮助；激励基层档案人员的工作热情和责任心，共同搞好档案收集管理工作。

1.3深入基层单位进行业务指导，主动上门接收集档案

城建档案馆要经常深入基层单位进行业务指导，帮助基层档案人员收集、整理档案，还要坚持参加工程竣工验收，这样即可以使档案馆做到超前部署，提前指导，又能及时查漏补缺，确保城建档案能完整、准确地报送进馆。

1.4向社会广泛征集城建档案资料，弥补档案的不足

对散存在各机关、团体、单位及个人手中的有关城市规划、建设、管理等方面的，具有参考价值的城建档案资料，应采取有偿或无偿的办法，向社会广泛地收集、公开征集，以调整馆藏结构，丰富馆藏。

1.5建立健全补报制度

当档案已经接收进馆，又发现档案记录的实物与档案发生了变化，应要求原移交单位，或现行主管部门按照规定补报所变更后的材料，确保档案的真实性。

1.6提倡城建档案工作创新

城建档案馆要不断完善各项规章制度，强化档案接收手段，把任务指标尽量地细化，要体现出具体标准尺度，目标职责明确，实行有奖有罚的激励制度，激励城建档案的接收、收集。

2.基层档案室的收集

基层档案室的收集工作，是复杂而细致的工作。因此，各建设单位的基层档案管理机构（室或组），应建立健全各种规章制度，坚持常规的档案工作秩序，把城建文件材料的归档、立卷工作纳入档案人员的岗位责任制， 根据城建活动程序，把档案形成、积累、归档、整理、报送城建档案馆的整套操作规程都纳入工作程序，制定具体的档案归档范围和时间限度，按制度接收城建文件材料。另外，还要通过各种方式，注重对零散的城建文件材料的收集，确保归档和报馆的档案齐全、完整。基层单位的城建档案收集方法主要有以下三个方面：

2.1基层档案室的建档工作要与工程建设实行“四纳入”、“三同步”

具体说来就是：(1)纳入技术管理。即工程一开始，就同步开展建档工作。企业的科技工作管理，必须包括建设工程档案的归档内容，并建立与项目相适应的档案资料管理人员，统一管理建设项目的文件材料； (2)纳入建设工程进度管理，把工程建设与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行； (3)纳入技术部门和技术人员的岗位责任制。把工程技术文件材料的形成、收集、整理、立卷、归档要求列入技术部门及人员的岗位责任制，确保在工程竣工验收时，要提交一套完整的施工图同步参与竣工验收，待竣工验收合格，便及时转变成归档的城建档案。如果档案不齐全、不完整，档案人员可拒绝在竣工验收报告上用印，或拒绝在档案上签字；财务方面可不予结算，不予报销费用等； (4)纳入工程计划管理。城建档案资料的形成是建设工程活动的记录，基本程序与活动规律离不开计划管理，档案的收集要根据工程的进度，预测文件材料形成的时间及其归档内容，有计划地、及时主动地做好档案的收集工作。

2.2采取多重方式相结合的方法收集档案

档案人员要了解单位基建情况，主动与业务部门建立合作关系，对档案管理较薄弱的部门，档案人员要协助他们做好档案的收集归档工作。档案人员要认真履行工作职责，加强日常的收集工作。还应深入工地现场，把档案接收、督促归档、业务指导与现场收集相结合；随时收集和集中收集相结合；内部收集和外部收集相结合的工作方法运用到档案的收集全过程中。对归档中遗漏、零散的材料，或因人员调动、移交，或因工程项目中断，或因故变化产生的设计变更的材料，要及时组织补充归档。对周期较长的项目，应根据基建活动的特点，定期接收。

2.3增强档案意识，端正服务方向，搞好档案法规、政策的宣传，争取领导的重视和支持，是保证城建档案工作的有关方针、政策及管理制度落实，做好档案归档材料收集的重要保障。

3.城建档案的接收与收集工作

目前，城建档案的接收与收集，主要是执行国家建设部和省建设厅《建设工程档案责任书》和《建设工程档案合格证》制度，这是依据《建设工程质量管理条例》来认定建设工程项目档案是否齐全、完整、准确的法定凭证。档案馆根据国家规定的工程档案质量标准，“对报送的工程档案认真进行审查，符合规定要求的，颁发《建设工程档案合格证》，不符合要求的，责令其限期改正”。另外还规定：“各级规划、建筑管理部门在建设单位办理建设工程规划许可证、施工许可证和工程竣工验收备案等手续时，要严格把关。未按规定签定《建设工程档案责任书》的，不予发放建设工程规划许可证、施工许可证，未取得《建设工程档案合格证》的，不予办理工程竣工验收备案、审查手续”。档案馆在建设主管部门的全力配合配合下，,按照国家《建设工程文件归档整理规范》的标准，遵循城建档案的形成规律,从档案资料的形成阶段开始，就要加强档案工作的业务指导，才能确保档案的收集工作顺利进行，达到归档的质量要求，真正实现档案的分类、立卷、编目、整理、等一系列操作规程的标准化管理。

建立健全统一的档案接收收集操作规程，更有利于各级档案人员接收城建档案。因此，城建档案馆按照档案工作创新服务的要求，重新修订完善《城建档案归档制度》等14项规章和《城建档案馆职责》、《城建档案接收、收集工作职责》等12 项业务岗位责任制度,并在行业里宣传推广，全面规范了城建档案馆工作程序，使档案移交工作依法走上法制化、规范化的轨道。由于上下齐心努力，自2000年以来, 城建档案馆通过城市规划、建筑管理等部门的配合，与建设单位签订《建设工程竣工档案报送责任书》达到90％以上，先后颁发《建设工程档案合格证》657份。自2002年以来，已经接收包括国家粮庫在内的工程竣工档案4451卷。为了方便工程竣工档案的编报，城建档案馆还将建设工程竣工档案的编报程序、内容及要求编印成《建设工程竣工档案编报须知》手册，发给建设单位和基层档案人员，指导城建档案的编报与收集。

实践证明，城建档案馆在做好报送档案接收的同时，还要经常对基层单位的编制进行指导和监督、坚持参加建设工程的竣工验收工作，把城建档案业务指导工作带进建设工地，帮助基层单位解决工作上的实际困难，督促基层单位建立健全各层机构及其规章制度，推行全市统一的档案专业标准和规范化的操作规程，这都是确保各级档案人员做好档案接收工作的实践经验。

浅谈员工档案的建立、收集和整理 第3篇

员工是企事业单位的重要资源和宝贵财富, 其综合素质和业务能力直接关系到企事业单位日常的运营表现。因此, 加强人力资源管理, 就成为企事业单位生产效率或服务水平的关键所在之一。而表现出色的人力资源管理, 理所当然的依赖于丰富而翔实的员工资料, 这就对员工档案的质量提出了极高的要求。

通过客观而全面的记录员工在单位中的工作成果, 可以公正而综合的体现出员工的业务能力、学习能力和工作业绩, 为进一步建立客观而公正的基于绩效的激励机制提供真实而可信的凭据。

在此基础上, 可以促进员工间的合理竞争, 形成一个良好的具有适当竞争性的团队氛围, 以激发员工的工作积极性。

以上内容, 也可以作为员工个人晋升的参考依据, 因为容易提供量化结果, 有利于领导做出决策。

二、当前的员工档案存在的问题

然而当前在企事业单位的员工档案普遍存在以下若干问题, 达不到高质量的人力资源管理的要求。

一种情况是资料简单, 大多数企事业单位, 还停留在过去的档案管理思想和观念中, 对于员工档案仅仅是按照法律法规或者上级主管单位的要求, 进行最基本的建档, 一般只包含员工的个人基本情况 (姓名、性别、年龄、籍贯、政治面貌、宗教信仰、社会关系、教育背景、工作经历等) 、奖惩记录、人事信息等。

另一种情况是资料分散而无组织, 例如有些企事业单位, 可能已经建立了完善的员工绩效考核制度, 但是由于单位组织结构形式的划分, 导致绩效考核的实施不是由人力资源部门执行, 因此绩效考核的结果也不是人力资源部门存档和保管的。对于这种情况, 虽然需要的资料和数据可能都是存在的, 但是不便于从一个地方获得完整的员工档案, 而时常需要跨部门跨机构协作, 影响人力资源的管理效率。

不管是哪种情况, 其根源都在于企事业单位的经营者和管理者缺乏对员工档案的重要性和必要性的正确而清晰的认识, 只有从根源上解决了认识上的问题, 才能打破传统的思维定势, 全面改善和提升员工档案的质量。

三、员工档案的建立方法

我们可以把有别于传统的人事档案的员工的业务活动资料称为业务档案, 业务档案具有很强的动态性和很大的信息量, 它既是对人事档案内容的补充, 同时又是对人事档案中程序化描述多而且记录类型单一的缺点的改进。业务档案全面记录着员工在企事业单位中的个人发展的完整轨迹, 为员工激励体系的量化标准提供了坚实的数据基础。所以, 建立和健全员工个人业务档案必须重点关注方法。

对于业务档案的分类应该要科学, 能够综合的评定员工的工作能力。除了前文提到的绩效考核结果之外, 还应该包括综合素质评定、岗位技能评定、专利和单位内部发明及改进、公共培训课程设计、内部刊物发表的文章、公开发表的文章和出版的著作、接收的各种培训课程等多方面日常工作中所涉及的业务活动, 如果单位内部以项目形式进行工作内容规划, 还应包括在项目中参与的活动和成果。

总而言之, 员工的个人业务档案越是全面, 个人业务档案的可用性和可信度就越高。这就要求企事业单位在以上提到的各方面建立健全而且可操作的业务档案管理制度, 并保证相关制度的强制性和权威性。

四、员工档案的收集和整理方法

员工的个人业务档案的收集和归档工作应该由专人或者专门的部门负责, 以保证公正性。为了便于使用, 个人业务档案应和人事档案整合, 做到每一个员工, 只需要一份档案就能够访问到其在单位中的完整资料。考虑到劳动人事部门的人事档案要求, 可以与正规的人事档案分开处理, 以保护企事业单位正常的经营秘密。

以员工个人为主线的档案收集和归纳方法, 可以一览无余的得到每一个员工的历史数据的纵向比较, 从而判断出员工的个人表现的进步情况。除此之外, 还有必要建立用于进行员工之间的横向比较的方法, 例如对于相同职位的员工之间进行同期个人表现的对比, 或者对于同一部门的员工之间进行的对比。这就要求在个人档案之外, 还要建立完善的报表系统。

由于员工随着工作经验和个人经历的变化, 其个人的业务能力也随之发生变化, 是一个动态的、不断发展和丰富的过程。个人业务能力的评定和评估也应该是持续不断的进行的, 以保持档案和员工实际能力保持一致。每一次新的评估和评定结果, 都应该被纳入个人业务档案, 并且不能覆盖之前已有的历史资料, 从而保证档案的完整性和连续性以及员工的工作积极性。

五、员工档案中引入个人业务档案的思考

在员工档案中引入业务档案之后, 显而易见的, 档案的信息量飞快的增加, 并且员工在本单位工作时间越长, 其个人档案的信息量也会越来越大, 与时间成正比, 这对档案的更新、检索、调阅和保管造成了巨大的压力。因此更加有必要在档案管理中引入信息化技术, 减少因大量人工作业可能造成的人为差错, 并可以通过减少纸张的使用降低对环境资源的消耗。最后, 在制定个人业务档案的内容和评估方式时, 要充分考虑到员工的综合素质以及不同岗位 (例如销售、行政、开发、生产等) 的特点, 避免一刀切, 从而影响员工的工作积极性。

摘要：员工档案除了记录通常的基本资料和人事变动资料之外, 还可以记录和跟踪大量与员工日常工作活动相关的历史数据资料, 这些资料可以作为更进一步的分析和决策的数据依据。

关键词：管理改善个人提升,绩效考核,人力资源管理,个人业务档案

参考文献

①田光辉.计算机信息技术在企业档案资源管理中的应用与思考[J].北京档案, 2011 (1) .