办公档案范文

办公档案范文（精选12篇）

办公档案 第1篇

电子档案的出现, 甚至成为档案利用的主流形式, 与其特点是有着直接的关系的电子档案存储的载体多样性, 存储的信息高密度性, 以及电子档案的可重复利用性都成了电子档案告诉发展的基础。

1.1存储载体的多样性, 信息的高密度性

电子档案是以新型的电子材料作为存储载体, 利用计算机技术通过代码进行信息读写存储的内容除了包含传统档案能够存储的文档和图片以外, 还能够存储声音、图片、影像、等等传统档案无法存储的信息存储载体可以是磁性的、光学性的和磁光性的等几种类型而且信息存储的密度非常高, 在较小的存储载体上可以存储相对传统档案数以千倍计的档案信息可以大大节省库房存储空间, 这就解决了档案保存与存储空间的矛盾无论是档案的管理还是存档, 都提供了极大的便利。

1.2档案信息的可重复利用性, 共享性高

相对于纸质档案, 电子档案的可重复利用性非常强, 共享性高纸质档案在存档以后, 其利用是受到严格管理的因为纸质档案有着非常脆弱的存储载体, 如果频繁利用白训舌, 会对档案本身造成不可逆的损害通常情况下, 对于一些较为扮贵的纸质档案, 都是通过制造复件进行利用, 这又增加了档案利用的成本而且纸质档案的唯一性使其不能进行同时共享, 同一时间只能有一方进行利用但是电子档案完全没有这方面的局限, 因为电子档案可以轻松的完成复制和传输, 在重复利用的情况下, 并不会对档案载体和原件造成太大损伤, 同时电子档案还可以同时提供给多个用户进行利用, 无论是重复利用率还是共享性都非常高。

1.3电子档案信息利用频率高, 利用条件便捷

电子档案因为其存储载体小, 复制和传输速度快, 限制条件较少, 使得电子档案的利用频率非常高一般纸质档案的利用, 需要使用者在规定白扣寸间, 到规定的地点进行档案的借取和使用这就从时间、空间和条件上限制了档案需求者对档案的利用但是电子档案可以进行远程传输, 可以通过用户名和密码验证授权, 所以没有使用的时间和空间的限制, 档案需求者可以在其需要的时候通过远程授权的方式取用档案。

1.4绿色环保

利用互联网络进行无纸化办公, 大大降低了文件纸质的使用, 节约了纸张不但能够节省办公开支, 而且有能够减少木材的使用, 降低来人类对森林资源的破坏。

1.5空间占用少

电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段, 其特点是占用空间少, 不需要占用大的空间存储, 此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能, 这些电子档案特有的功能, 为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。

1.6电子档案缺点

电子档案信息与载体相分离的特性, 使得信息不在固定的载体上附着, 在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后, 原始文件易变得面目全非, 使得其真实性和可靠性大打折扣。此外, 由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此, 在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。

2纸式档案的优点和缺点

2.1纸式档案的优点

纸式档案的特点是确保原始性和真实性, 纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上, 能够可见的原始资料, 不宜被经篡改, 如果篡改也容易发现, 便于确保档案的原始性和真实性。

2.2纸式档案的缺点

随着纸式档案保存时间的长久, 就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下, 容易对纸质档案产生破坏, 再被化学分解后形成“档案砖”。

3纸式档案与电子档案的互补性

无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体, 电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势, 同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢?要从以下几点着手:

3.1重视纸式档案向电子当转转化的质量

纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作, 所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此, 在对纸质档案进行入库和存档时, 要加强对纸质档案的质量管理。

3.2建立电子档案归档的工作制度

电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施, 只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性, 才能充分发挥优势互补纸式档案的不足, 在工作中应当避免机械相加等现象, 制定科学合理的双轨制管理制度势在必行, 只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。

3.3加强档案管理人员的档案管理工作水平

目前办公档案管理人员很多都是非专业出身, 对档案的管理只停留在基础的归档和保管, 没有摸索出一套科学的管理方法, 使得档案管理在发生重大变革上没有应对能力, 容易出现档案保存管理中的遗漏、删除、重复归档等重大问题, 并且一些单位并没有建立电子文件管理系统, 缺乏软件硬件的维修维护人员, 使得电子档案在形成和保管中存在重大隐患, 所以建立一支高素质并具有各方面专业技能的档案管理团队是提高档案管理水平的有效途径。

4电子档案与纸质档案的发展趋势

电子档案与纸质档案在今后的发展过程中, 将会形成优势互补, 有机结合的新局面不会出现其中一方完全代替另一方的情况所以我们需要为纸质档案和电子档案建立相对独立又彼此联系的两套管理系统分别操作、分别保管、分别利用并在两个系统之间建立必要的通道, 使之很容易地实现从一种文件找到相同内容的另一种文件, 以便在有关业务处理上协调一致, 方便利用。总之, 电子档案和纸质档案在社会经济生活中都有着非常重要的作用我们要清晰白毓人识到两者的优势和不足, 依据档案资料内容选择最佳的存档和管理方式, 在数字媒体和计算机技术蓬勃发展的今天, 电子档案与纸质档案出现了共存的现象, 这对档案管理工作提出了新的挑战电子档案和纸质档案都有着自身显著的特点, 在应用方面, 电子档案有着明显的优势但是电子档案并不能替代纸质档案档案管理工作者应该根据两者的特点, 针对性的进行管理, 将二者有机结合起来, 为档案管理事业提供更大的帮助, 构建档案管理的新格局。

5结论

档案管理工作中实行电子化管理方式具有便利性和可操作性, 但电子档案还存在安全性和局限性等问题, 不利于档案管理工作的开展。所以, 我们既要重视电子档案管理模式的发展, 还要重视传统纸质档案的管理方式, 形成电子档案和纸质档案兼顾的发展趋势, 适当利用但不过多依赖电子档案, 才能够实现档案管理工作的科学发展。

参考文献

[1]王一峰.档案电子化管理的可依赖程度[J].科技与创新, 014 (4) :99-100.

[2]张小琴.无纸化办公给档案管理带来的利与弊[J].2014 (4) :56-58.

办公室档案管理制度 第2篇

为加强医院办公室档案的科学管理，保证档案资料的系统性与完整性，现结合实际情况，特制定本制度。

一、立卷、归档(聘请县档案局专职人员)

第一条各部门平时要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各部门的一项重要任务，必须认真做好。

第二条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各部门文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。

第三条文件立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件（包括收、发文电，内部文件，各种会议文件，文件汇编，簿、册、图表，出版编辑物原稿、磁盘等），均属立卷归档范围。

第四条立卷的原则。遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管和利用。

第五条立卷方法。根据立卷原则、文件的分类，分、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。

1、分。将文件按其形成或针对的分开。

2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。

4、分期限。根据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。

5、保管期限分为永久、长期、短期三种。

（1）永久保存。凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的（例如章程、申请批文等）有长远利用价值的文件，划为永久保存。

（2）长期保存。凡是在相当长时间内部门需要查考的文件，划为长期保存。长期保存为15年至50年。

（3）短期保存。凡是在较短时间内部门需要查考的各种文件，划为短期保存。短期保存为15年以下。

第六条文件的组合。组合的基本作法如下：

1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。

2、会议文件应单独组合。

3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。

4、工作计划、总结等文件，一般可按部门或社团名称组合。

5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。

第七条档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

第八条文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。

第九条归档时间。部门应于活动后一周内，将应立卷归档的文件整理

立卷，向办公室移交归档。

第十条归档文件案卷的要求。部门移交归档文件案卷，应符合下列要求：

1、归档文件齐全、完整。

2、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用中性笔或钢笔书写，字迹工整、清晰。

3、档案袋的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。

第十一条案卷文件一式两份，一份作为纸制文档保存，另一份电子文档保存在办公室。

二、档案的管理和利用

第十二条办公室按照校研究生会对档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。

第十三条经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经分管领导审查批准后，按程序进行档案销毁。

第十四条办公室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。

第十五条档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。

第十六条借用档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密。不

得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。归还档案时，办公室人员要仔细检查，发现对档案有损坏或泄密者，应及时向分管主席报告，按有关规定处理。

第十七条办公室工作人员，接待档案利用人员要热情，认真负责，按规定提供利用。填写好查阅档案登记表。

第十八条平时汇集，按实际顺序或内容分类、收集、整理，应保持文件、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。若遇有上级漏发文件，应及时请求补发或取得复印件，以便存档和查阅。

办公室档案规范化管理新探 第3篇

办公室档案管理的规范化对企业机关单位的工作效率具有直接的影响，因而可以从实现办公室档案管理的规范化入手，规范办公室的管理，提高档案管理的效率。办公室档案管理是一个系统性的工程，从档案立卷到移交，从阅读档案到保管档案都需要管理人员的细致和耐心，档案管理包括装订档案、封皮、加盖印章、保存等程序，任何一个环节均不能出现错误。由此可见，加强办公室档案管理的规范化迫在眉睫。

就目前我国国内的档案管理工作来看，办公室档案管理的规范化已然成为一项非常重要的工作内容，同时也是档案工作管理至关重要的一个环节和步骤。因为办公室档案管理具有较高的专业性、机密性和政策性的特点，所以实现办公室档案规范化的管理就显得十分艰巨。在现今的市场经济条件下，办公室档案管理的规范化对办公室整体的工作效率具有重要的影响，基于此，本文主要结合办公室档案规范化管理的特点，分析了档案规范化管理存在的问题，并提出了几点建议。

1.办公室档案规范化管理的基本情况

规范化的办公室档案管理能够对单位的办公室日常工作产生深刻地影响，对工作的效率重要的作用。办公室档案管理是一项系统性的和需要管理人员的耐心和细致工作，从档案的立卷到移交、查阅到保管都离不开工作人员的细致，并且档案的装订需要使用办公室专用的装订封皮，在封口处加盖印章，准确填写封面上的信息。同时，办公室档案要按照归档的日期进行分别归档，还要在档案的盒上记录相关的信息，有利于日后档案的查找。在进行年终归档工作时，要把一年的档案进行整体封存，除去活页账簿的空白页，但是对于有名称却没有内容的空白页则不可去除，而是应该完整的予以保留。此外，档案的移交需要单位指定专门的档案管理部门，办公室档案要定期移交档案管理部门进行统一管理，移交过程要坚持规范化，交接人员和在场监督人员都需要对移交过程进行全程的记录，并且需要在记录上签字确认且盖章。

2.办公室档案管理的特点

2.1重点是对资料的收集和保存。办公室档案规范化的管理过程中，收集和保存资料是重点内容。档案总体来看是对事件、人物和过程的真实记录，并且具有历史价值和纪念意义，为后人提高一些借鉴和应用。在办公室档案规范化管理的过程中，应该把管理的重点放在档案本身以及相关资料的收集和保存中，尤其是对文件、书报等资料的收集，之后对这些进行系统的分类保存和整理，运用信息化的手段进行数据的备份及管理。

2.2档案的种类较为冗杂。办公室档案的种类比较多，整理起来是十分不便和复杂的。办公室档案的管理包括了很多的方面，会计档案、合同、协议以及行政管理档案等，还包括录像、录音等形式的电子档案，所以办公室档案的种类是十分丰富并且冗杂的，对这些档案进行合理和及时的分类，便于管理和日后的查找，会提高工作效率，促进办公室档案管规范化的实现。

3.办公室档案管理存在的问题

相当多单位的办公室档案管理普遍存在一些问题，亟需解决和处理。首先，在部分企业机关对办公室的档案管理工作缺乏应有的重视，并且对档案管理的制度持轻视的态度，相关的档案管理制度得不到贯彻和落实，出现了形同虚设的情况；其次，办公室档案管理部门的工作人员整体素质较低，档案管理工作在人们眼中看来是比较轻松的工作，所以档案管理人员的文化水平和专业水平不能满足工作的需要，甚至很多人员都是通过走后门或者由退休人员担任档案管理人员，他们的能力参差不齐，容易在管理工作中出现一些不必要的失误，不利于办公室档案规范化的实现；再次，一些单位机关对档案管理工作不够重视，在档案管理中会产生经济问题，很多办公室档案管理过程中，缺少硬件设施为档案的管理带来很大的困难，设备不能实现智能化和信息化管理，操作人员受到工作条件的限制，这便无法实现办公室档案管理的规范化。

4.办公室档案规范化管理的重要性

4.1有利于提高单位和部门的管理水平。办公室档案是对一个企业和单位经济业务往来和人事变更的记录和反映，档案还保留了一些史料和证据，对档案管理工作进行规范化管理，有利于更好的为单位和社会服务。而且如果单位或者企业与社会的其他部门产生业务联系和沟通时，档案则成为双方互相了解最为直观和简便的方法。所以在办公室档案管理的过程中，实现规范化可以促进整个部门和单位的工作效率，实现档案管理的科学性和准确性。

4.2丰富现代管理手段。就目前来看，我国的档案管理工作以及开始实现信息化和数字化，但是整体来看依然处于起步阶段和基础性的水平，计算机档案管理有利于实现档案管理的科学化和系统化，对现实档案管理的规范化有重要的作用。档案管理是搜集资料、整理资料、利用资料等全程的服务，在整个过程中，通过计算机进行控制，提高工作效率，丰富了现代管理的方法和手段。

4.3有利于提高工作人员的素质。标准化的办公室档案管理工作，能促进档案管理人员素质的提高和专业化水平的加深，在档案管理的人员选择上，要选择责任心比较强、政治立场鲜明、业务水平比较高的工作人员。办公室档案的规范化管理会促使工作人员学习档案管理的知识，促进管理人员综合素质的提高。

5.实现办公室规范化管理的措施

5.1促进档案程序化管理的规范化。办公室档案管理的规范化首先进行的就是管理程序的规范化，这是最为明显的特点。在进行办公室档案程序化管理的过程中，档案的立卷、存档和调档等工作，需要制定出严格的工作流程，并且在管理程序日常的工作中进行严格的执行和监督管理。这样可以保证档案资料日常工作当中严格按照流程执行，确保真实和准确。此外，还要对档案管理的程序进行适当的简化，这是在保障管理质量和效率的基础上，简化办公室的管理程序，避免浪费不必要的精力和时间。

5.2加强对档案管理意识的宣传力度。首先就要深化档案管理意识，使单位的领导干部认识到规范化管理的重要性，把办公室档案规范化管理纳入到领导干部的日常工作之去。其次领导干部应该对办公室档案管引起足够的重视，对办公室档案管理工作进行支持，为办公室档案管理工作提供支持；其次还要根据实际情况和办公室档案管理工作的特点，进行管理工作的宣传，培养领导干部档案规范化管理的意识，为办公室档案管理打下良好的基础。

5.3提高档案管理人员的素质。档案管理与管理人员的综合素质是相辅相成的，因而可以通过提高管理人员的素质和能力，来实现办公室档案的规范化管理，而且还是办公室工作效率提高的表现。档案管理的工作人员，不仅要注重档案管理专业素质和技能的提高和发展，还要求管理人员具有较强的综合素质，尤其是在档案管理的工作中，需要选择人品优良、专业技术过硬以及政治立场鲜明的人员。

5.4注重理论与实践的结合。理论与实践的结合，应立足国内档案管理的现状，对参考国外先进的技术和管理理论，组织单位人员一起探讨，举行研讨会，提高档案管理的全民意识，并且要让管理人员定期参加培训，掌握计算机技术、数字化管理技术和智能技术等，保证现代办公室档案管理工作的正常运行。比如在新农合的发放和收取中，就运用了计算机技术和互联网技术，对档案进行管理。通过这些措施，来科学的保存相关的数据和档案，为客户提供及时准确的信息资源，提高新农合的工作效率。

6结语

综上，办公室档案管理工作是我国档案管理中的重要内容之一，对任何一家企业和机关单位均有不可忽视的影响。办公室档案的规范化管理，对单位工作的效率有着决定性作用，因此，要积极建立完善的管理制度，提高管理人员的综合素质，实现档案管理的智能化和信息化，并且要重视办公室档案的管理工作，为实现规范化管理制定详细的措施，从而促进企业综合素质的提高，提高单位的整体实力和竞争力。

办公档案 第4篇

一、强化文秘“档案意识”是做好办公室档案工作的基础

所谓“档案意识”, 一般是指人们对档案及档案工作的认识和看法。档案意识直接作用并指导档案工作实践, 在办公室文秘工作中, 文秘人员对档案的认识、对自身工作之于档案管理工作的关系的认识在档案工作中起到不容忽视的作用。

从工作流程上看, 文秘人员的“档案意识”是形成档案的重要来源。一般来说, 办公室文秘负责起草单位的文件、领导讲话稿等综合性材料, 记录会议内容, 收集整理调查研究材料, 而在工作中产生的文件、领导讲话稿、会议记录、调研材料等文献是档案的重要来源, 也就是说办公室文秘工作的成果是档案工作的重要对象。办公室文秘的每项工作终结, 正是档案工作的开始, 比如一份文件写的清晰明了、生动实际, 才会有力推动工作, 经过领导核准签发能生效, 最后加盖公章就成为正式文件, 作为档案保存也就有了查考价值, 在文秘工作的一系列流程中, 文秘“档案意识”的强弱对档案工作的效率和效果产生直接影响, “档案意识”强的文秘在工作中会注意收集整理文书材料, 确保材料的完整和齐全, 这在一定程度上可以提高档案工作效率, 促进档案工作的开展。反之, “档案意识弱”的文秘, 工作中容易忽视文书材料的整理和保存, 就会延缓或者阻碍档案工作的开展。

从意义角度讲, 文秘人员的“档案意识”直接影响到档案的利用效果。前面说过, 办公室文秘工作的成果是档案工作的重要对象, 这也决定办公室文秘的“档案意识”有无及强弱直接影响到档案工作, 特别是档案利用工作。前面说过, 如果办公室文秘有较强的“档案意识”, 那么他在工作中就会下意识的及时收集基础性材料, 同时做到安全保管, 确保材料齐全, 为日后的档案工作提供了前提条件。与此同时, 办公室文秘的档案意识还会促使他们在起草文件、调查研究工作中充分利用已有档案, 促进工作的有效开展。相反, 如果办公室文秘“档案意识”缺乏后者意识薄弱, 那么不仅无法利用档案开展工作, 还将直接影响到档案的收集、立卷和归档等具体工作。

二、当前办公室文秘“档案意识”薄弱的原因剖析

(一) 缺乏专业素养

很多办公室文秘并非“科班出身”, 在从事工作之前没有接触过档案相关知识, 甚至很多人在工作一段时间之后, 也不了解档案收集管理等专业知识, 具体表现在:一是不能正确认识档案的含义, 也就是不知道档案是什么, 这就使得他们在工作中无法判断哪些材料具有价值能够成为档案, 具体表现为, 很多办公室文秘在起草文件时不注重保存形成的历史材料及一些领导批示的意见, 使得日后的档案工作无法收集齐全的资料;二是不了解档案的具体功能, 对于档案的作用特别是参考作用没有足够的认识, 这对办公室文秘来说无疑是一大缺憾, 因为档案作为反映过去工作情况的真实凭证, 反映了前人的经验和成果, 善于利用档案的记载是办公室文秘开展工作、提高业务水平的重要途径;三是不熟悉实际的操作方法及技巧。没有理论背景, 自然无法指导实际操作。

(二) 对档案工作的重视不够

如上所述, 很多单位的办公室文秘都没有充分认识到档案管理工作在业务工作和管理工作中的重要作用, 普遍对档案工作的重视程度不高, 具体表现为大部分时间和精力都用于起草文件、处理公文、机要、保密工作, 没有全身心投入文书档案管理工作, 具体工作中归档意识不强, 不能配合单位档案室做好档案的归档和管理工作, 造成了工作环节中诸如文件材料缺失、归档材料不规范不完成的问题。

(三) 档案工作现实情况不容乐观

目前, 许多地方档案管理工作水平相对低下。因为, 很多人不了解档案工作, 认为档案与自己的关系不大, 也认识不到档案工作的重要性和必要性, 甚至有人认为档案可有可无, 这直接导致收集、整理、保管等档案工作水平不高, 使档案的开发利用效果有限, 档案不能发挥有效作用, 自然不能引起人们对档案工作的重视。

三、办公室文秘“档案意识”培养的实现路径解析

(一) 加强专业学习, 培养专业素养

加强专业学习提高专业素养, 是增强办公室文秘档案意识的重要途径。一是要深入学习档案法规和档案知识, 如《档案法》、《档案实施办法》、《档案工作实务》 等专业书籍, 加强业务学习。特别是要结合工作实际, 掌握档案理论中与办公室工作密切相关的内容。二是要加强对档案工作重要意义认识的学习, 充分认识到档案工作是重要的科学文化事业, 对上至国家、下到每一个人都有重要的作用和意义, 以此加强工作责任感和事业心。三是要不断调整知识结构和能力结构, 根据档案理论的更新与发展, 更新业务知识和技术水平。

(二) 强化业务实践, 不断总结经验

对办公室文秘来说, 仅仅具备专业的档案知识是不够的, 还需要在具体工作中大量实践、反复操作, 将专业理论应用于具体的档案工作实践中, 不断积累在工作中遇到的各种情况, 总结经验教训, 才能进一步的熟悉档案工作, 进而在工作中自觉主动地形成、收集、整理和立卷归档相关文件材料, 不断提高办公室文书档案管理工作。

(三) 提高档案利用, 强化服务意识

在管理文书档案的工作中, 办公室文秘应该树立“服务第一”的思想, 全身心为单位的业务和管理工作服务。要深入了解并掌握领导和同时对档案信息的需求, 最大限度地开发好信息资源, 更好的发挥文书档案在工作中的功能和作用, 以工作实效提高档案利用效率, 不断推广档案在各个领域中的应用, 不断提高人们对档案的重视程度。

(四) 加大宣传力度, 增强全员共识

办公室档案工作总结 第5篇

2010年，我办坚持围绕县委、县政府工作大局，以科学发展观为指导，认真贯彻党的十七大精神，创先争优，狠抓档案工作落实，较好地完成了全年的档案管理工作。现将有关档案工作汇报如下：

一、档案工作基本情况

（一）领导重视，档案工作环境进一步优化。年初，办公室主要负责人组织召开办公会，就当前和今后一个时期档案工作提出了要求。在原有基础上，增加了档案柜等配套设施设备，较好地促进档案管理工作。

（二）加强档案法制建设，增强档案管理工作意识。按照“五五”普法规划，积极开展档案法制教育宣传工作。今年是《档案法》颁布二十三周年，组织学习宣传《档案法》、等活动，通过网络等媒体的宣传学习，增强了扶贫系统档案管理工作意识，营造了依法治档工作的法制环境，促进了档案事业的健康发展。同时，对自身的档案管理不足之处进行了完善。

（三）机关档案基础业务建设扎实推进。机关单位档案工作是档案事业的发展基础，加强机关档案业务建设始终是档案工作的重点，今年我办继续深化此项工作，并采取了一些行之有效的做法。继续贯彻落实国家档案有关规定，全面推进机关文件材料归档范围和文书保管期审定工作。加强机关业务人员培训辅导；加大机关档案工作的力度。档案资料按照规定齐全完整的归档

（四）加强档案基础设施建设，整合档案资源，提供优质高效服务。档案资料是珍贵的历史资源，在传承中发展，在发展中创新，如何整合资源、推进档案资源向社会资本的转变，为经济社会事业的发展提供现实的支持和贡献，一直是档案工作的目标和方向，档案工作人员为此付出了一定的努力。

（五）加大档案业务培训力度，提高档案人员综合素质。着眼于适应新时期档案工作的需要，进一步提高档案人员的业务素质，以会代训、参观学习先进单位档案管理等形式进行培训，收到了良好效果，档案业务人员的整体素质有了进一步的提高。

一年来，我办工作取得了一定成绩，但也要看到工作中的困难和问题，档案基础设施仍然滞后，档案事业经费依然短缺，档案信息化程度不高，档案专业人才不足，对此，我们要高度重视，认真做好调查研究，采取积极措施，逐步加以解决。

二、2011年档案工作打算

2011年我办档案工作要认真贯彻落实党的十七大精神，深入贯彻落实科学发展观，紧紧围绕创先争优活动和县委、县政府工作大局做好档案工作。坚持依法治档，服务经济建设，促进档案工作为推进科学发展，加快扶贫工作发展服务。一是深入学习贯彻落实科学发展观，加强档案干部队伍建设；二是加快推进办公室档案室建设步伐，做好档案资源保护工作；三是加快档案法制建设，促进档案工作规范管理；四是加强档案信息化建设，促进档案服务民生工作；五是继续加强基层扶贫档案工作指导，完善重大扶贫项目档案工作整理工作。篇二：办公室档案员工作总结 主要事迹

本人多年来, 一直从事公司办公室档案管理、印章管理等工作。通过多年来的实践与学习，使自己充分具备了相应的档案管理专业知识和档案、印章管理业务能力及管理经验，逐渐成长为业务骨干，受到了单位领导和广大职工的认可。下面将本人在档案、印章管理工作中的一些主要工作情况总结如下：

一、加强政治业务学习不断提高自己的素质

多年来，我始终认真学习党的精神，同党中央保持高度一致，认真学习业务知识，从而不断提高自己的政治业务水平。深入学习实践科学发展观、始终把学习作为一种政治责任，深学理论、精学业务、博学相关知识，坚持理论学习与指导实践相结合，把理论学习转化为推动档案管理工作、印章管理工作的动力，努力使自己的本职工作做的更好。

二、突出档案规范管理，提高档案管理、服务能力 《档案法》、《国家保密法》是档案管理工作的法律规范，贯彻执行《档案法》、《国家保密法》等有关法律、法规和方针政策，是档案管理工作人员应有的责任。多年来，我忠于职守，并根据《档案管理条例》，统筹规划并负责制定了本单位文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、统计、移交等有关规章制度；加强档案库房管理制度的落实，严格执行档案查阅、借阅制度，无泄密及损害单位利益事件发生；完善特种载体档案的管理，加强照片、录音录像等特种载体档案和荣誉档案的收集及规范化整理工作。使文件材料归档率、完整率、齐全率均达到了要求。为查阅各类资料提供了便利，做到及时准确，对推进档案管理制度化、规范化、现代化建设，全面提升档案管理水平做出了积极的贡献。

多年来，为了更好的服务于公司事业，在工作中，我坚持案卷整理遵循文件材料形成规律，保持卷内文件的系统联系，合理、规范组卷使档案，符合国家有关标准。所有档案从收集、整理、分类、编号、装订、打印目录我都认真完成。既为单位节省了费用，又使我公司的档案管理从收集、保管、检索、利用等各个方面得到了进一步加强和完善。长期以来永久、长期各门类档案的归档率、完整率、准确率；重要基建项目、设备档案按归档范围完整率；查全率、查准率均达到要求。由于我较高质量的管理工作，为有效发挥档案的功能，促进公司档案管理达标升级工作起到了积极的促进作用。

三、提高责任心、保持严谨性、管理好印章

印章管理工作同档案管理工作一样，是一个既枯燥无味，又要求严谨、认真、细致的工作。工作中没有技术性，只有严谨、认真；没有业绩，只有平凡与责任。在多年来的工作中，我甘于寂寞和平凡，始终把强烈的责任心，认真、严谨的工作态度放在首位，在印章管理中始终坚持照章办事。公章保管安全可靠，从不私自委托他人代管。公章使用建立用章登记制度，严格审批手续。不符合规定、不经领导批准的文件不予盖章。职工因公将公章带出，必须经公司主要领导批准，履行手续确保公章安全使用。空白文件盖章严格按程序办理。多年来没有因自己的失职、失责给公司造成任何损失。

我作为办公室一员，始终积极配合办公室领导，做好自己应做的一切工作，认真履行职责，不断提高自己的工作能力，加强自己的服务能力，努力提高自己的工作责任心，为有效保证公司工作的正常运转做出了一定的贡献。篇三：档案局办公室工作总结 档案局办公室工作总结

2010年办公室围绕“办文、办事、办会”三大工作职责，充分发挥参谋助手，协调服务等作用，一年来，在局班子的正确领导下，在兄弟科室的大力支持配合下，经过努力，较好的完成了各项工作任务，现将办公室工作总结如下：

一、组织协调，充分发挥参谋助手作用

一年来，局办公室紧紧围绕中心工作，配合做好了“五型机关”活动建设，机关效能建设，“三联”活动，“十七大”精神的宣传教育等一系列活动，组织了一次全体干部到绍兴、鄞州学习考察活动。在各项活动中，局办公室按局班子的总体部署，认真做好实施方案的制定、动员安排，学习组织、总结反馈等一系列工作。

二、讲求规范，努力提高办事水平

1、保持保量的完成文字工作。文字工作是办公室的重点工作，我们坚持高标准、严要求，认真完成本局综合性文字材料的起草，全年共起草文件、通知、总结、汇报材料等30余份，在行文格式、初审把关、领导签定上报等环节按规定要求办理，保证了行文的质量。

2、加强文件资料的管理工作。这项工作是办公室日常工作之一，我们将上文件资料进行了整理归档工作，同时认真做好今年全局各类文件、重要资料的收发、登记、传阅工作，将时效性强的来文来电及时送到有关领导批阅、传达，做到了高效快捷，没有造成延误和遗失。

三、加强管理，努力提高服务质量

1、认真做好组宣、劳动工资工作。认真做好全局干部职工工改后的工资报批及离退休人员办理等工作。

2、认真做好接待和财务工作。

3、积极搞好后勤保障，增强服务的主动性。加强车辆管理工作，尽力保障领导和科室公务用车，加强对驾驶员的安全教育，做到了准时出车，安全行车，全年没有发生一起交通事故。2009年工作打算：

办公自动化环境下医院档案管理分析 第6篇

【关键词】办公自动化；医院档案管理；存在问题；解决措施

办公自动化技术不断发展，为医院的档案管理工作提供了良好的条件。在医院的档案管理方面，存在的主要问题包括；理念相对落后人员的计算机应用能力差，档案管理不合理，自动化系统不够人性化等，这些问题都是我们需要快速解决的。

一、自动化的条件下档案管理存在的问题

（一）安全性不足。医院的档案属于内部局域网的一种，网络环境相对封闭，如果不是有人刻意为之就不会造成数据的安全性问题，但是如果有人故意非法接入局域网，盗取医院的数据，这样数据的安全性就会大大的降低，数据的安全性有着重要的意义，如果能被随意的入侵和更改就会造成重要的医学资料被泄露，病人病例丢失。引发严重的后果。同时因为属于内网，所以防火墙的等级较低，无法自行的升级，这就造成了新型的病毒能够穿越防火墙，肆意的在医院档案数据库中破坏。医疗档案作为患者隐私内容之一，医院和医生都有义务为患者进行保密。但是随着办公自动化体系的引入，医院逐渐对档案进行电脑联网存储和管理。随着网络技术的发展，黑客和不法商贩逐渐开始盗取患者信息以获得巨额收入。这不仅为医院和患者带来了困扰，还严重影响了医患关系，加深了双方对立程度。医院电子档案是医生存储、管理、上传的诊断病例，包含了文本、符号、图表、图形、音频、影像等数字化信息。鉴于其形式不固定、易于修改、系统漏洞、保密性弱等问题，电子档案被篡改和盗取的可能性大大增加。在针对医疗档案输入、存储以及管理的安全性的投入上，还有许多不足之处。

（二）档案的管理标准不固定。档案的管理不固定这就造成了档案管理存在乱象，很多重要的文件没有备份。各个文件之间类型不同，不利于分析。同时也不利于分析和整理，又是重要的文件因为没有备稿，当数据库受损的时候很多珍贵的资料就此遗失。格式不同往往是因为人员素质因素，或者管理系统不断更新，但是系统的兼容性不好导致的。

（三）医院办公系统不完善，漏洞多。医院的办公系统不完善是档案管理的中的难题，我国没有统一的医院档案管理系统，所以医院是利用自己开发挥着从软件公司手中购买而得，这些系统的兼容性一般都存在一定的问题。系统的漏洞多，容易引发崩溃。所以我国的档案管理系统存在着众多的问题，需要统一的管理，同时办公系统不够人性化，操作过于复杂，耽误了患者的就诊时间，无法时间快速医疗的效果。而且，系统缺乏将电子文件传输与医疗档案管理工作结合在一起的医院档案管理系统，无法实现对诊断病历等医疗文件的自动控制与归档。

（四）念相对落后。很多医院并没有意识到医院档案管理的重要作用，对档案管理的认识个管理都不够，这就造成了当系统出现问题的时候维修速度慢，档案系统当摆设，在医生的治疗时，不采用先进的管理系统，而是采用笔记的方式，因为笔记难以查找，这就造成了查找资料的不利。同时医院的大多数人都是医学专业毕业的，所以对电子应用技术不了解，信息化的水平较低，所以这就造成的医院建立档案的困难。同时医生的工作时间长，任务量加大，很少有时间能够得到得到系统的应用培训。

二、办公自动化环境下医院的档案管理

（一）加强医院档案管理信息化建设。自动化技术技术是在建立在网络、计算机等设备的基础上，所以想要建立良好的设备就需要加大硬件的建设，配置优秀的硬件设备。建立专门部门负责设备的维修和养护工作。保护设备以及网络的安全，定期做好网络的防火墙的升级工作，防止医院的重要数据被窃取，维护系统的稳定，保护病人的隐私，做好文件加密处理的工作。

（二）强化后档案管理专业人才的培养

随着当前医院市场化程度的不断加深，医学领域新的科研成果不断涌现。医院档案出现了数量不断增加、信息更加广阔，形式更加丰富，管理方法更加复杂的特点。因此，医院需要更多的专业人才对医院档案进行管理。对于管理人才的培养，应从以下几个方面进行：首先，要加强管理人员的医疗档案法律法规等方面的知识，增加档案管理、医疗信息分类的专业技能培养课程；其次，要加强管理人员对自动化办公设备的了解与应用能力，强化管理人员的医疗方面的专业知识，熟悉医院运转的各个流程，加强对医生所提交的各种病例案例、重点疾病的质量控制表等报表的分类整理能力，提高工作效率和准确率；第三，医院要制定一套绩效考核制度，完善奖励和惩罚措施，有效的激发工作人员的工作积极性，推动医院档案自动化管理工作的全面实施。

（三）完善制度以建立高效的档案管理模式。建立高效的档案管理模式，首先，要加强档案管理制度建设，将医院患者的档案信息纳入医院档案管理范围中，最大限度发挥其学术价值。第二，要加强档案管理系统与自动化办公系统的匹配程度，统一接入端口和标准，运用自动化技术加强档案管理工作，实现医院档案的网络化、科学化、规范化管理。第三，准确定位医院档案管理的角色，从不同层面、不同角度，以不同方式进行档案管理，规范档案信息分类，按照一定方向，不断深挖档案信息的参考价值与学术价值，为其他部门提供更加准确的数据支持。

三、总结

在档案的管理模式下，医院应该做好相应的改革工作，加强人员操作系统的能力，同时加大对档案管理资金的投入，一方面加强设备的质量，另一方面建立专门的部门管理系统的稳定运行。建立高效的档案管理模式，注意档案的加密工作，防止数据被窃取，优秀的档案管理就算数据被窃取，入侵者也无法知晓用户的实际意义，这就保证了其数据的安全性。

参考文献

[1]杨巧，张晋川，周丽.浅谈医院档案的历史发展及构成特点[J].中国管理信息化，2013（13）

[2]王燕.档案管理的办公自动化初探[J].三门峡职业技术学院学报，2012（02）

[3]李正，陈秀杰，吴伟民，时泰卿，吴玉龙.办公自动化系统中档案管理子系统设计[J].国土资源信息化，2012（03）

办公档案 第7篇

关键词：办公室文秘,档案意识,档案管理

一、强化办公室文秘“档案意识”的重要性

(一)办公室文秘的“档案意识”决定着档案资料是否能得到完整的归档。

办公室文秘人员是文档资料主要的整理者,会议记录、领导讲话、制度文件都是由文秘人员整理的,而这些资料都是档案文件的重要内容,因此,办公室文秘“档案意识”的强弱直接关系到档案资料的完整与否。“档案意识”较强的文秘人员在工作中会注意收集和整理这些档案资料,并及时归类入档,形成完整的档案资料,而没有“档案意识”的文秘人员则会忽略档案资料的整理和收集,造成档案资料的缺失。

(二)办公室文秘的“档案意识”决定着档案的功能能否得到充分发挥。

档案室对历史资料与文档的收集,其最核心的功能还是日后的使用价值,而档案的使用价值与文秘人员的“档案意识”是密不可分的。一方面,若文秘人员“档案意识”较弱,必然不能保证档案资料的完整性,对于档案资料的功能发挥必然造成不利影响。另一方面,文秘人员的“档案意识”较弱,还使他们会在工作中忽略对历史档案文件的利用,如文件的起草等,影响了档案的功能发挥。

二、当前办公室文秘档案管理中存在的问题

现阶段办公室文秘档案管理中主要存在两个问题:

(一)办公室文秘自身专业素养较差。

很多办公室文秘人员都不是科班出身,对于档案管理不了解,工作中也没有经过相关的系统培训,专业素养薄弱。具体表现在两个方面:一是不了解档案管理的重要性,在工作中也不会注意去整理和收集重要的档案资料,不明白档案收集和整理的意义,导致档案管理的混乱和档案资料的缺失。二是缺乏科学的档案管理的技巧和方法,完全靠自己的经验来开展档案管理工作,导致档案管理中问题重重。

(二)办公室文秘人员忽略档案管理工作。

很多办公室文秘人员对于档案管理工作缺乏重视,把工作的重心放在了起草文件、文秘服务工作上,归档意识不强,不能有效配合单位档案做好文档的归档工作,导致档案资料出现缺失。

三、强化办公室文秘“档案意识”的策略

针对办公室文秘档案管理工作的现状,本文提出了强化其“档案意识”的策略,主要分为三个方面:

(一)加强办公室文秘的培训教育。

加强专业培训,不断提升文秘人员的专业素养,是强化办公室文秘“档案意识”的重要途径。单位或部门可以有针对性地开展各种形式的培训,不断提升文秘人员的“档案意识”。其培训的内容主要可分为三个方面:一是档案管理相关法律法规和知识方面的学习和培训,特别是要将这些法律法规和知识与文秘档案管理中的实际工作结合起来,提升理论学习的实效性。二是要加强对档案管理重要性的认识方面的学习,重点让文秘人员认识到档案管理的功能,意识到档案管理的重要价值,从而从内心中重视档案管理工作,提升“档案意识”。三是要加强档案管理方法和技巧方面的学习,提升文秘人员的档案管理水平。同时,单位在进行办公室文秘人员的选拔和招聘时,要重视人才的专业对口程度,在选拔中要加入档案管理方面内容的考察,从源头上提升办公室文秘人员的“档案意识”。

(二)加强档案管理操作实践。

档案管理工作是一项实践性很强的工作,仅仅通过培训是无法大幅提升文秘人员的“档案意识”的,必须要在实际工作中大量实践,不断总结经验和教训,才能提升档案管理水平,在实践过程中提升“档案意识”。因此,办公室文秘人员要不断加强档案管理实践,在工作中积极进行文档资料的收集、鉴别、归档,形成自觉性的意识,提升档案管理水平和“档案意识”。

(三)强化档案资料的利用导向。

档案资料最大的价值是其可利用性,因此,要在档案管理中强化档案资料的利用导向,以档案利用为出发点去做好档案管理工作。要主动地去了解领导和其他部门同事对档案资料的实际需求,并以此最大限度地去开发和储存档案资料,提高档案资料的利用效率。

四、总结

总之,档案管理工作是办公室文秘工作的重要内容,办公室文秘人员的“档案意识”对档案管理工作效率具有重要的影响。现阶段,办公室文秘档案管理工作中存在一些问题,主要体现在办公室文秘人员的“档案意识”薄弱。因此,要不断加强办公室文秘的培训和教育,并加强操作实践,理论与实践相结合。同时,要强化档案资料的利用导向,通过这些策略来强化文秘人员的“档案意识”,以提升档案管理工作效率。

参考文献

[1]张雁泉.文秘工作中电子档案的管理与规范[J].兰台世界,2008,(16):36-37.

[2]高姗.关于加强文秘人员档案意识的建议[J].黑龙江科技信息,2013,(5):125.

档案管理与办公自动化 第8篇

关键词：档案管理,办公自动化,信息

一、办公自动化与档案管理

(一) 办公自动化是档案形成的过程, 档案是办公自动化的结果

从档案学角度看, 文件实质是一种信息, 而这种信息要具备真实性和可靠性。而目前的办公自动化技术, 已经可以在信息分散处理过程中, 真实记录和反映文件产生的整个过程, 并准确地将文件归入相应的档案数据库中。这些电子文件经过档案专业人员的整理核对, 就形成电子档案。

(二) 办公自动化和档案管理互相影响

办公自动化决定档案的发展方向, 反之, 档案管理也影响着办公自动化网络技术和数据库技术的进步, 使越来越多的单位采用那些不仅能处理和存储信息, 而且保证掌管文件的办公自动化系统。而正是这些系统的应用, 使得机关的电子文件成为全部工作, 而不是部分工作的准确依据。一旦参与协作的人员能通过网络渠道传输并分享文件, 无纸办公即成为可能。

二、计算机技术的发展方便了档案管理

档案信息作为国家及社会从事各项活动的原始记录, 是社会信息源的重要方面, 对它的开发利用, 受到社会各方面的广泛关注。而计算机技术的发展, 将建立起档案现代化管理体系, 全面开拓计算机管理、数字通信、网络管理、信息库管理和专业人才组成的信息高速公路的新局面, 极大地推动和加速档案信息的开发利用。如可以实现管理人员的远程办公、异地之间电子公文交换、领导异地办公, 大大方便了信息的传递和交流。

三、信息时代的档案管理工作要求

怎样做一名信息时代的档案工作者, 本人认为应必须具备以下几点要求。

(一) 档案工作者须具备良好的素质

一个档案工作人员必备的素质结构, 应是其具有的政治素质、业务素质和智力、能力素质的最佳综合表现。首先, 具有良好的政治素质。需要有敏锐的政治头脑和较高的政治理论水平, 必须经常加强政治思想理论的学习, 切实把“三个代表”、“十七大”的精神落实到档案工作中去。其次, 具有良好的业务管理素质。

(二) 要加强档案管理工作

管理之道, 以人为本, 再好的制度规范还是由人来执行, 档案管理人员要掌握各类档案的基本知识, 了解各类档案的内容, 熟悉各类档案的属性、收集范围、整理方法和利用价值, 掌握现代管理手段和现代办公技术, 使档案管理尽快步入标准化、规范化轨道。

(三) 要加强现代化和办公自动化建设

微机应用, 网络管理, 是知识经济时代的档案管理标志。利用微机进行文书档案的管理, 其优点是: (1) 以“件”为单位的立卷方法, 便于文书档案的立卷、接收、鉴定, 便于随时剔除无保存价值文件的优势。 (2) 微机管理一是有利于遗漏文件的补漏增缺。二是保持文件的历史原貌。三是利用档案资料方便, 检索简便, 准确率高。 (3) 微机管理更有利于文档的保密。

我们知道, 档案管理工作最终目的是对在整理大量的本单位及其他已经办理完毕且具有参考和利用价值的文件资料进行归档, 便于在今后工作中能简便、快捷、完整的查找自己所要的信息资料, 为各项工作的顺利开展提供有力的依据, 因此, 检索文件资料是档案管理工作中一项极为重要和经常性的工作任务。

四、总结

总而言之, 办公自动化的普及和实施已被大多数人所认可和肯定, 档案管理工作的自动化、现代化也必将是一次革命性的变革, 包括已经凸现的优点和未被发掘的作用, 都将会给档案工作带来新的变化和实在的成效。但必须认识的是, 办公自动化的全部不仅包括软、硬件的建设, 还包括办公自动化技术的革新、人文、环境、标准等因素的总和, 这些都还值得我们研究和探讨。在办公自动化给档案管理工作带来方便、快捷的同时, 自然对档案管理人员也提出了更高的要求。为此, 档案管理人员应积极、主动地发挥主观能动性和创造力, 刻苦钻研档案管理自动化软件的应用技术, 增强实践操作能力, 并且根据自身档案发展的特点及标准要求, 设计和开发出具有行业特色的档案管理自动化软件, 力争创造的软件更具科学性、全面性和可操作性, 真正使办公自动化系统运用实现其巨大的实用价值。

参考文献

[1]裴晓芳:《加强城市建设档案管理提高档案工作人员素质》[J].城建档案, 2009 (03)

[2]徐亚:《基于消息平台的网络办公系统研究》[J].软件导刊, 2009 (03)

[3]潘丽娜:《浅议信息化手段在档案管理中的重要性》[J].兰台世界, 2009 (01)

[4]田雯:《浅议新形势下科技档案的建设》[J].科技情报开发与经济, 2009 (08)

文书档案管理的办公自动化 第9篇

1 文书档案的管理与利用

档案信息资源能否被充分开发利用, 在很大程度上取决于档案用户和档案开发人员的情报素质。如果设计或管理人员没有充分认识到档案是一种信息资源, 他就不会成为档案用户。文档管理现代化, 是加强文档管理工作的必由之路, 管理方法、手段的落后, 直接影响文件和档案质量, 只有实现文档管理现代化, 才能有效地加以解决。要把握现代化管理技能, 提高综合素质, 传统的档案管理主要依靠人来完成, 在信息社会中, 人对档案的管理主要是依靠信息技术, 但人文管理在其中也起着极其重要的核心作用, 信息技术终归只是工具及方法, 究其原因有:一是人是信息的生产者、组织者、利用者及信息资源的管理者和决策者, 人在档案信息的管理中起决定性的作用;二是信息技术只是信息资源管理的工具。有许多问题, 如档案信息资源的完整性、信息资源的供给。所以, 档案管理人员要结合本岗位工作, 边学习边操作, 在提高业务素质的同时, 更要注重计算机知识、信息技术学习, 努力使自己成为综合型文档管理人才。纸质档案的整理工作繁琐, 劳动强度大。而利用计算机整理文件, 则可以收到事半功倍的效果。

2 应用办公自动化后文书档案管理的优点

2.1 办公效率大幅提高, 文件和文字信息得到充分交流与共享

在以往传统纸质文件的管理, 将文件与档案管理分成两步:第一步即由文秘部门完成文件的生成、收文的处理、文档的预立卷及移交档案部门;第二步即由档案部门完成档案的保管、查阅及提供利用。手工劳动不仅劳动强度大, 而且由于重复性劳动多, 使人易疲劳、疏忽等, 容易造成文件整理缺漏而导致档案的不完整, 还造成文件和信息查找困难。最突出的弱点就是办公效率低下, 这与当今飞速发展的经济时代的快节奏是格格不入的。在使用计算机软件处理后, 使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递, 都变得简单易行。在纸质文件管理环境中, 除了普发文件外, 大量的文件 (档案) 都是“孤本”, 即使存在副本或文件汇编, 其数量也很有限。这不仅加大了保存上的风险, 而且也给利用带来了诸多不便, 利用者的人数、利用的时间与地点都受到了限制。传统的纸质文件可以说是一种聚集在固定场所、固定时间内为有限的利用者所用的“有形的资源”。而在电子环境下, 这种“有形”的观念被打破, 同一份文件, 可以为众多需要它的利用者所“共享”。并且通过网络这个平台, 了解其他档案工作部门概况、工作重点和最新、最快的档案管理信息动态。

2.2 文件保存的稳定性, 传递的速度和安全性

与纸质档案载体相比, 电子文件载体材料的寿命要长的多。电子文件的复用性远远优越于其他载体形式的文件, 这是由数字信息利用的无损性决定的, 重复利用不会导致文件本身的老化。将其与记录在纸载体上的信息作比较, 随着利用次数的增多, 载体的损伤程度和字迹老化的程度也会不断增加;而一份电子文件无论多少次显示在计算机屏幕上或是打印到纸张上, 其信息都不会受到任何损失和破坏, 正当的利用活动不会对电子文件的信息寿命产生丝毫损伤, 而其“原件”仍保存在磁带、磁盘或光盘中, 也不受损失和破坏, 对于利用频繁和用量较大的档案 (如图纸) , 特别有益于原件的保护。在日常公文办理过程中, 办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生, 直接通过网络工具进行传递, 大大提高了文件传递的安全性和时间性。

3 改革措施和解决办法探讨

针对在文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题, 提出以下举措: (1) 针对安全性问题, 在文书档案传输的网络中设置隔离带。通过这个隔离, 文书档案只能在某一范围的局部网络内传输, 带防止文件流向外网。设备的配备, 各单位可根据自己业务范围的大小和工作量的多少来配备, 可多可少, 条件充许的可一次到位, 配好配足。条件不充许的可先满足正常工作的基本要求。 (2) 针对人员素质低的现象, 要加强工作人员的教育培训。培训过程中, 同时也是宣传和统一认识、统一作法的过程。对档案管理人员不但要培训, 提高他们的管理水平和业务能力。对形成人员也要培训, 使他们明确管理要求, 以做好本职工作, 对档案管理人员的培训, 还要进行计算机知识和应用软件的培训, 进行相关知识专业知识的培训。否则, 形成人员应用软件形成的电子文件我们不懂, 就无法参与管理。要更新现有人员的知识库, 学习新知识, 以适应新工作。

参考文献

[1]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案.

[2]殷素芬.电子档案应用中的利与弊[J].现代医院管理.

电子办公环境下文书档案的管理 第10篇

一、电子办公环境下文书档案管理存在的问题

(一) 观念的束缚

在信息时代, 人们逐渐认识到信息的重要性, 认识到要高效地进行信息的开发, 但是在实践中, 由于我国电子文书档案的管理起步晚, 长期以来档案处于封闭半封闭的状态, 管理人员对电子文书档案的管理缺乏认识和实践的经验。首先, 由于经费的有限性, 文书档案管理不被重视。其次, 许多档案工作人员缺乏对文书档案的管理进行创新的精神, 缺乏对档案信息资源进行开发的服务意识。

(二) 技术的障碍

电子办公环境下文书档案的管理需要有严格、系统、专业的技术保证, 它涉及计算机网络领域的很多知识, 技术密集, 发展和更新的速度快给系统的掌握带来一定的困难。首先, 信息安全技术对于维护电子文件的真实性至关重要, 保证电子文件信息安全的技术措施还需要相关法律的支持。但是目前电子文件的安全性难以保证, 电子文件的法律地位还未确立。其次, 电子文书档案涉及到个人隐私如何与互联网等公共信息网实行物理隔离。最后, 数据存储和压缩技术、网上信息管理技术、检索技术等都应用还不普遍。这些问题都是文书档案管理中遇到的技术障碍。

(三) 电子文书档案管理标准落后

电子文书档案管理的前提是档案信息的规范化, 即用共同的信息技术和信息语言组织档案信息。我国到目前为止颁布了很多的档案工作标准, 但是对电子文书档案的数字化规定却很少。这就需要从电子文书档案的著录、保护等方面入手, 制定新的标准来引导实践。首先, 缺乏统一的电子文书档案管理制度标准。在电子办公环境下, 文书档案收集、保管、利用各个工作环节的具体标准要进行准确地界定。要根据实际情况, 按照科学、有序、高效地工作要求, 制定电子文书档案管理的标准。其次, 缺乏统一的电子文书档案管理的计算机软件标准。目前开发的软件技术水平和功能参差不齐, 标准不统一, 给文书档案的信息资源共享带来了问题。

(四) 设备落后, 资金不足

电子办公环境下, 文书档案的管理需要相关的设别作为支撑, 如档案管理系统、文字扫描系统、网络系统、计算机硬件系统等, 虽然电子办公环境下, 一般档案馆都配置了计算机, 但是由于资金的不足, 文书档案管理的其他设备得不到很好地配备, 技术得不到及时的更新, 致使文书档案的管理得不到发展, 影响了工作效率的提高。

二、电子办公环境下实现文书档案高效管理的措施

“档案信息化建设的发展将以办公自动化、网络体系化、馆藏档案数字化、多媒体全文信息一体化及馆际交流规模化为蓝图。” (1) 在电子办公环境下, 实现以上的目标需要从以下几个方面加以努力:

(一) 树立新的数字化的文书档案管理观念

传统的观念认为, 档案即是纸质的档案, 整理档案就是简单地手工整理的过程。随着信息化社会的到来, 文书档案的管理也逐渐向信息化、数字化, 出现了大量的图片、多媒体、数据库等数字档案。这就要求我们充分认识信息的重要性, 树立数字化的文书档案管理的观念, 将档案管理与计算机技术、网络技术结合在一起, 实现文书档案管理的创新。

(二) 建设信息网络实现文书档案信息共享

必须克服已有的技术缺陷, 统一数据和软件, 为文书档案的信息化奠定基础。实现文书档案的管理必须要在统一规划的基础上, 实现统一数据格式、统一软件程序、统一技术标准。首先, 打破档案部门各自为政的局面, 建立统一标准的文书档案信息网络, 实现文书档案的信息共享, 充分发挥网络的作用。实现文书档案的快速异地传输, 使文书档案得到高效地利用, 使使用者更方便地获取信息。其次, 要使文书档案的管理具有自己的特色、有所侧重, 形成一个有特色、有重点的网络档案管理体系, 充分、有效地利用网络信息资源, 满足社会多方面的需求。

(三) 制定文书档案管理的标准和制度

电子办公环境下, 文书档案的管理已经引起了国家的重视, 相关的法律、法规正在出台和完善。在网络技术不断发展的今天, 档案的载体也逐渐多样化。应根据法律法规, 结合档案管理的实际情况, 制定相关的标准和制度。首先, 电子档案的鉴定及电子档案建立的全过程都要规范化、标准化;其次, 对修订文书档案的过程进行规范化, 促进文书档案信息开发的制度化建设。通过相关制度的建设, 来保证档案工作的制度化、程序化、规范化。

(四) 加强文书档案管理的软件基础设施和信息系统的建设

文书档案管理部门可以借鉴已有的经验, 与办公自动化、政府上网工程、互联网站等系统进行沟通和联系, 以文书档案管理的局域网为基础, 完善文书档案的基础设施建设。完善的软件基础设施还需要有完善的应用系统作为支撑, 应用系统的建设在档案信息化管理化过程中发挥着重要的作用, 电子文书档案的高效管理应加强档案管理应用系统的建设。

注释

办公档案 第11篇

【关键词】高职院校行政办公室 电子文件 纸质档案 档案管理

【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）01—0325—01

随着信息化的不断发展，我们一直作为信息主要记录方式的档案存储介质发生了巨大变化，主要表现为由传统纸质档案正逐步向以光盘、磁盘等形式为介质的电子档案过渡。不过，由于当前技术力量、设备配置、法律保障等问题不能得到同步发展，因此，从现在开始的相当长的时期内，档案工作将处于纸质档案与电子文件并存阶段。那么，怎样把这一过渡时期的档案管理工作做好，完成手工档案管理向现代化档案管理的过渡，是我们档案工作者所面临的崭新课题。

一、纸质档案与电子文件管理的共存

从电子文件产生起，直至最终取代纸质档案是一个相当长的历史时期。“以纸张为介质的纸质档案和以新型载体材料为介质的电子档案，是档案信息存储的传统与现代化标志，前者以其强有力的生命力作为档案信息主要存储介质至今仍然行使着历史使命，得到档案工作者的广泛认同；后者是档案现代化的标志，是电子计算机在档案管理中应用的产物，预示着档案管理工作未来的发展方向，日益为档案界所关注。”我们认识和掌握各自的特点和存储的规律，可以开拓我们的管理思维，改进档案管理模式，促进档案管理多方面发展，具有一定的指导意义。在这段时期内，电子文件和纸质档案将长期共存、优势互补、共同发挥“历史记忆”的作用。现在，很多高职院校在同时保存电子和纸质两种文件的同时，对二者的处置力方法也是不一样的。一是按照传统的做法把纸质档案归档保存，电子文件由形成者自行处理；二是将电子文件和纸质文件分别集中保管于信息技术部门和档案部门，纸质文件称为档案，电子文件成为资料；三是将两种文件双双归档，形成了两种介质的两套档案。建立新型的两套制，即将计算机生成的电子文件转换成纸质文件，用以“生效”，履行文件功能或是用以保存，在现阶段是必要的。作为一名档案工作者，必须对历史负责，尽最大努力保存、反映历史真实面貌的可靠记录。因为电子文件有其技术方面的特性，并且受当前技术、法律的制约，很难保证电子文件安全可靠，很难保证让社会特别是司法界承认电子文件的法律效力。所以，电子文件与纸质档案的共存发展是复杂的。就目前而言，完全有必要建立电子文件与纸质档案的“双套制”。“双套制”管理，即我国在电子文件的保管、整理方面仍采用输出纸质拷贝，在纸质档案保存系统内管理的方式。

“双套制”是文件介质转换时期不可避免的一种现象，可以预见，这种模式将持续相当一个时期。随着技术的逐渐成熟、法律的不断完备和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为电子档案，质档案的数字化应有所选择，并逐步取代纸质档案。在这个时期内，怎样处理好电子档案与纸质档案互相依存，共同发展的关系，深入研究并存时期档案管理的新策略、新方法，这是时代赋予档案工作者的历史使命。

二、高职院校行政办公室的档案管理在并存时期的模式、流程

目前，在档案管理技术和管理条件下，纸质档案与电子档案各以其自身特点和用途并存于档案各个领域，只不过在不同的部门侧重有所不同。从档案管理现代化，实现档案信息资源的合理开发利用，提高工作效率等方面考虑，大力发展电子档案，推行计算机信息技术在档案管理中的应用，是十分必要的。因为，电子档案在信息传输、处理及开发利用等方面的高效、快捷，以及各种媒体集成性带来的直观、全面等特点，都是纸质档案无法比拟的。但是“无纸化”的实现过程毕竟是一个漫长的过程，在此阶段电子文件和纸质档案管理的并存是消极被动的，而是在相互学习、互相借鉴中互为条件、互补长短。在作用和相互影响中，各自经历着改造与被改造、同化与被同化以及调整定位的过程，两种管理方法逐渐融合为一套综合管理各类文件的管理方法和管理系统。我们应该认识到纸质档案作为档案的原件，具有电子文件不能取代的法律凭证作用，不能因为不同的立卷方式而使档案文件散失，纸质文件不仅要归档，而且还需要进行必要的整理，进行统一编号，以便与电子文件相呼应，更好地保管和利用。

随着现代电子政务、电子商务建设的开展，各机关、系统和企事业单位也相应建立了系统办公网络平台，在这种办公状态下自然形成电子文件和纸质文件的并存，优势互补。我们目前使用的《用友办公》软件，就是一个很好的例证。它可以将电子文件与纸质档案一—对应。首先经过鉴定决定哪些纸质档案需要形成电子文件，哪些电子文件需要备份纸质档案，在试点单位中要求将每份电子文件的责任者、文题页数、日期保存录入计算机，同时给出顺序号，并将顺序号同时定为纸质档案归档的文件号，这就在电子文件与纸质档案中建立了有机的联系，移交时将电子文件形成备份与纸质档案一起移交，档案馆工作人员再将数据库转入档案馆的微机管理系统，实现电子档案的移交。这种纸质档案与电子拷贝双重管理的方式，能够确保归档电子文件的安全，而且对并存阶段的各地档案工作有一定的借鉴。

文件管理流程是指在整个文件生命周期中一系列有联系的文件管理活动，包括鉴定、归档、整理、保护、检索、提供利用等业务。高职院校行政办公室的文件主要由外部来的电子文件、机关发文和内部文件纸质档案及电子文件。行政办公室所管理的对象既包括电子文件又包括纸质档案，因此现代文件管理流程区别于传统档案管理流程。那么对电子文件和纸质档案的管理就要实行同步归档、同步鉴定、同步整理、同步著录和同步利用。

1.同步归档。改变以往定时归档的方式，将制发的、收到的以未经公文处理的纸质文件核对完整齐全后即时归档；电子文件确符合归档要求后，保存到指定的计算机硬盘上或档案数据库中加上归档标志。

2.同步鉴定。对于电子文件的鉴定最理想的情况是由计算机动鉴定，即在电子文件管理系统设计的调查阶段，指定保管期限并纳入管理系统，文件一旦形成，系统便依照预定的保管期限提醒或判断保管期限；而纸质档案的鉴定工作也不必像传统鉴定作那样集中进行，而是即时鉴定以便即时归档。

3.同步整理。即是指归档的纸质文件与电子文件采用“合二一”的整理方法，两者拥有相同的档号和著录信息，所以在整理归档纸质档案时，归档电子文件也就整理完成了。

4.同步著录。这种同步的著录表现在电子文件形成于单位的文件处理系统时按规定形成或自动形成的著录信息，可直接用于纸质档案的著录，这也是同步整理、同步利用的基础。

浅谈实践办公中电子档案的弊端 第12篇

关键词：电子档案,档案泄密,保密,误删

提到电子档案,很多人并不陌生,目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案,所以常常都会使用到电子档案。电子档案的远距离传输功能,使异地资料同步与更新成为可能,人们不必再到档案馆繁琐的查阅,只需上网登录即可,从而大大地节省了时间和精力。也正是因为网络和电子设备对个人信息保存的方便、快捷、翔实、完整,工作人员办起公来,不仅提高了工作质量,还加大了办公人员的工作效率。加快了社会科技发展的进程,更便捷了人们的生活方式。当然,任何事物都有两面性,当我们在享受网络给我们带来的快速与便捷时,新的问题又摆到了我们的面前,即:如何确保个人电子档案的安全性?个人信息的丢失与泄露事件时有发生,给家庭与社会带来的损失也是不计其数,我们作为国家的公职人员,有责任保护人民的个人电子信息的安全。

一、病毒的危害不容忽视

伴随着电脑的出现,人们更重新认识到了一个词语,那就是“病毒”。一般情况下,我们的电脑都会安装杀毒软件,只要我们不打开病毒网页或者不下载非官方的软件,一般不会让电脑感染病毒。手机是人人必备的,但是随着智能机的普及,病毒也开始光顾这类群体。工作之余,我们拷贝同事文件时,如果因为网速慢或者文件过大,网络传送耽误时间,一定要找一个绿色无毒的U盘,如果因为贪图手机的存储功能,或者借用一个不确定是否安全的U盘拷贝文件,相当于给同事和自己的电脑同时埋下了隐患,那么紧接着所面临的,很可能就是电脑变得迟钝起来,反应缓慢影响正常工作,有时候出现蓝屏甚至死机,严重时会导致电脑所有数据丢失。如果非法分子利用病毒窃取这些档案信息,伪造证件,进行诈骗等等违法行为,将给人民带来不可估量的损失。

二、办公人员的秉公执法至关重要

除了病毒导致电脑信息泄露以外,人员的保密工作也是一个问题。纸质档案转变为电子档案是一个必然的趋势,这个艰巨的任务不仅耗时而且量大,全都需要人事部门的工作人员进行电子归档。工作人员在对人事档案进行记录、续写的时候,纸质档案上的内容要完整且一字不差地电子归档,不能由于情绪因素,个人恩怨甚至是权势金钱诱惑而违背个人职业操守,也切不可私自出售他人人事档案信息,随意更改人事档案的信息,一定要认真遵守部门的规定,严格执行工作流程,做好档案的保密工作,严于律己,踏踏实实做事,杜绝档案泄密。

三、合格的电脑技术也是完成工作的一项重要保障

部门人员电脑技术是否过关也是一项重大难题,档案部门的干部职工队伍一般由档案专业人员、非专业人员和计算机人员组成,缺乏既懂档案知识又熟悉计算机专业技术的全才,这在客观上会制约档案工作现代化进程。在纸质转化电子档案的过程中,熟练的电脑技术不仅节省时间,还能避免出现一些重大失误。工作时,不经意的一个操作,可能造成严重的后果。例如长期未清理电脑垃圾,处理一些不用的文件时,误删了一个重要文件而导致无法恢复;或者日常操作时,不经意间进行了复制和粘贴这两项操作,然后出现多个相同文件,发现后在删除多余文件时,操作时误选了一个重要文件,从而导致把这个重要文件一起被删除。所以工作人员对电脑技术的掌握程度,不可忽视,即使事后发现,也为时已晚。要使档案工作有新的进展和突破,就要抓住当前有利时机,加强学习,冲破原有的思路、模式,形成一整套新的档案思想、档案观念,才能适应档案事业的发展,并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

四、客观环境对电子设备的影响

以前的纸质不易保存,因为容易受潮,容易被虫蛀,造成页面文字缺失甚至严重损毁。电子档案出现以后,可以完全避免档案受潮,被虫蛀,但是电子设备也对周围环境有很大的要求,所以我们要保持工作场合干燥通风,环境卫生整洁,做到防磁,防火,防尘,防高温等要求,最大可能地减少电子设备安全隐患,因为一旦损毁将无法恢复,无法补救,给国家将会带来无法估量的损失。