ERP 财务模块实施 相关知识

ERP 财务模块实施 相关知识（精选5篇）

ERP 财务模块实施 相关知识 第1篇

ERP发票处理的技巧

增值税对于跟企业各方面都是息息相关的，特别是财务处理上。但是，可惜的是除了财务部门，其他部门的人员对于增值税知之甚少。然而，对于ERP系统来说，财务模块要正常运作，需要其他部门的密切配合。若没有其他部门的配合，财务模块很难有大的作为。

所以，其他部门也有必要对增值税有所了解，才能配合财务部门做好相关工作，不要因为增值税的原因给ERP系统留下隐患。

一、增值税计算模式

在ERP系统采购管理模 块与销售管理模块中，增值税的计算方式有两种方式，一是按行来计算，二是按订单总金额来计算。如一张采购订单，其一共要采购三项原材料。分别是A、B、C 三项物料，采购金额分为为15456.70元、21234.00元、67483.90元，则此张采购订单的总的采购金额为104174.76元。若按订单 金额来计算的话，则这张采购单的增值税为17706.89元。若按行来计算增值税的话，则为2627.24元、3609.78元、11472.26元，总 共为17706.28元。可见，若按行来计算增值税金额的话，跟按订单金额来计算增值税的金额还是有区别的。可能采购部或者销售部门，会认为才这么一点差 异没关心的，但是，要知道，在财务帐务处理上，是一分钱都不能差的。有时候，相差一分钱，财务人员要查个半天才能查出来。

所以，对于这种低级的错误，用户最好能够避免，必要因为这个跟自己的部门业务无关，就无视它存在。企业要根据自己通常的计算方式，选择合理的计算方法，以防止给财务部门到时候的帐务处理带来困扰。退一万步说，其实，这也是跟采购部门密切相关的。因为若跟供应商的账核对不上的话，到时候还是要采购出面跟供应商进行核对的。

二、价格中是否含税

操作用户在报价或者输入相关单据的时候，要注意其采用的价格是否含税。也就是说要区分，供应商给你的价格是否包含了增值税;你报给客户的价格中是含税的还是不含税的。不同的供应商或者不同的企业，可能其报价的方式都是不一样的，用户要注意区分。

那为什么要做如此区分呢?这主要跟财务帐务处理上及企业成本有关。我们都知道，若企业是一般纳税人企业(现在一般稍微有点规模的企业，都是一般纳税人 企业)，则其采购时发生大增值税都不计入存货成本中的，即最后计算企业的生产成本时，增值税金额不能计入到生产成本中去。举个例子，若企业为生产某批产 品，一共采购了50万的原材料，不包含增值税。增值税是额外支付的，一共达85000元。则材料在入库时，材料成本只能算50万(不包括其它的运输费、保 险费等费用)，而不能算585000元。虽然企业要付给供应商这么多钱。那企

业不是亏了吗?其实不亏的。根据增值税的原理，这85000元的增值税，企业 可以拿来抵扣销项税额。

在ERP系统中，价格既可以按含税价，也可以在价格中不含税。这主要看用户自己的操作习惯及与供应商、开发商协商的结果。但是，要注意的一点，就是要 在ERP系统中做出正确的选择。无论你采取何种报价方式，ERP系统都是支持的，但是，前提就是你要在ERP系统中做出对应的配置，否则，就会张冠李戴，闹出笑话来的。

不过，为了减少错误的发生，我还是建议，在供应商这边可以统一其来。因为客户那边，可能是客户说了算，所以，企业没有自己的决定权，要根据客户的意思行事。但是，在供应商这方面，企业是上帝，企业可以要求供应商报价时按照含税价或者不含税价报价。

三、见票付款

我在跟几个做财务的朋友私下里交流的时候，他们有时候会向我诉说他们心中的苦恼。有时候他们在增值税发票上面，企业还要看供应商等脸色行事。这是怎么一回事呢?原来供应商来请款时，因为没有发票，刚开始被企业拒绝。但是后来供应商拍胸脯保证发票一定马上开过来，采购员也在一旁说好话，财务看单据老总都签了字了，就拉不下面子，只好先把款付了再说。可是，没想到款付后，供应商发票一而再、再而三的找理由推托。财务人员催了多少次了，都没有作用。你说，遇到这种事情，每个人都懊恼的呀。

所以说呀，他们希望有个铁面判官，能够帮他们来把好这个关卡。即供应商只有把发票开过来，采购才能为供应商请款;若供应商没有即使把发票开过来，对不起，谁求情都没有用。因为ERP系统是没有情面可讲的。无论你是谁，ERP系统都会一视同仁。

对于见票付款，ERP系统一般有两种控制方式。

1、随货附发票，即要求供应商每进一次货，就必须配发票，这一般在零售、批发等商品贸易行业比较普遍，但是，若再制造业就不怎么合适了。这个可以在入 货单或者结帐单上控制。若在入库单上进行控制的话，可以让系统进行判断，在入库单审核时，若入库单上没有相关的发票信息，就无法审核。如此，就可以保证，每张入库单都有发票与之相对应。但是，有时候，因为可能材料比较急，企业会考虑在没有发票的情况下，可以收货，但是，无法生成结帐单。如此，就可以通过结 帐功能进行控制了。在系统根据入库单生成结帐单时，再去判断入库单上有没有相关的发票匹配信息，若没有，则系统就无法根据这张入库单生成应付帐款，供应商 也就无法顺利请到款项。

2、还有一种就是月结的方式。其企业要求供应商在月底的时候，一次性把当月的发票开了。用ERP的专业术语来讲，随货附发票，入库单跟发票是一对一 的，而月结的形式的话，入库单跟发票是多对一的，即使当月有多张入库单，但

是只有一张汇总的发票。遇到这种情况，ERP系统的处理方式跟前面的随货附发 票，有明显的区别。月结的话，ERP系统是如下处理的。在月底收到供应商的发票时，先在应付发票中，输入这张发票的金额等相关信息;然后，再在发票匹配栏 位内，找到对应的入库单，然后按匹配按钮，系统就会自动把相关的发票信息更新到入库单上;然后再进行结帐作业。在这个过程中，我们要注意两点。一是，结帐 的时候，会判断入库单上有否发票信息，若没有发票信息的话，则结帐时，这张没有发票信息的入库单是无法结帐的，所以，在应付发票的匹配栏位内，一定要注 意，选择正确的入库单;二是，为了操作的渐变，我们可以要求供应商在开发票的时候，注明是开哪几张入库单的，如此，企业用户在操作时，会比较方便。

四、应付帐款的起算日期

不同企业对于应付帐款的起算日期规定是不同的。有的企业规定的是，货到后开始计算应付帐款的付款日期，而有的企业则规定，是要发票到后才计算付款日期。

而从ERP系统的角度出发的话，他只按一个标准，即结帐的日期为准。在ERP系统中，有只作业，叫做结帐作业，他的功能就是从入库单转换成应付帐款，ERP系统就是在这个作业中根据供应商的付款条件内来推算付款日期的。所以，企业可以根据自己的实际需求来定义到底是按照发票的日期来计算付款日期呢，还 是按货到企业的日期来推算付款时间。若是按前者，则结帐作业会按入库单上的发票信息中的发票日期为基础结合付款条件来进行推算;如是按照后者，则结帐时，ERP系统考虑的就是入库单上入货的日期了。

五、跨月发票问题

根据相关的法律法规规定，当月的发票要当月开。但是，在实际业务中，出于种种原因，供应商当月的发票可能无法即时到达企业，这该如何处理呢?

若当月的应付凭据，应付凭据不是供应商的发货单，也不是企业的入库单，法律规定，只有发票才是企业入账的原始凭证。所以，一般来说，企业在没有见到发 票之前，原材料的无法入账的。按照相关的规定，要进行暂估处理。关于，暂估业务的处理，我会有专门的文章进行讲述。大家若有这方面的需要，可以关注我以后 的文章。但是，暂估业务处理起来比较复杂，一般企业在遇到这种情况的时候，当月的就不计入，等到下月发票收到时，再进行结账。虽然，这种方式不被法律法规 认可，但是，因为其处理其来比较灵活，所以，企业利用的反而更多。

从ERP系统的角度来说，这两种处理方式都是支持的。企业可以根据自己的需求及企业相关的财务制度，来选择恰当的处理方式。

ERP财务知识之存货初始计量

随着企业信息化管理的普及，现在需要很多既懂企业管理、又懂信息化软件的综合型管理人才。企业流程容易学，但是，企业财务管理就比较困难，因为比较专业。所以，最近很多同事及朋友都问我关于财务的相关知识，因为我是财务出身，对于企业的财务管理有实务操作的经验，同时，又有财务软件实施的项目经 验，理所当然就成为了他们的老大姐。从这篇文章开始，我将会通过连载的形式，介绍一些作为实施顾问，不仅是财务模块的顾问，还有其他模块的顾问，如进销存 模块的顾问，都必须了解的一些财务知识。我相信，通过这一系列的文章，能够帮助大家解决在信息化软件实施过程中遇到的问题。今天讲第一篇，存货的初始计 量。

存货的初始计量，简单的说，就是企业取得某批存货时，哪些支出应该记入企业的存货成本，那些指出不计入存货成本，而直接记录当期损益。这个正确区分是 非常重要的。因为这关系到企业库存存货金额是否准确，而且还涉及到企业成本的统计与计算。我在项目实施的过程中，发现就是因为在这方面不注意，把该计入成 本金额的不计入成本金额，或者把不该计入的反而计入了，导致最后财务手工帐与系统帐对不上。最常见的就是增值税问题。这个问题我在下面的文章中将会详细讲述。

其实存货的初始计量是财务管理的源头，若把这个搞清楚了，则后续的工作将会很容易操作。现在，我就结合金蝶、用友的财务管理软件及ERP软件，谈谈在 项目实施过程中，在存货初始计量方面，需要注意的地方。

一、外购存货的系统处理。

如企业是一般纳税人企业，今天仓库收到供应商送来的一批货，单价1元，数量1000件，总金额为1000元，增值税金额为170元，随货付发票。另外，该批货运输费为100元，装卸费为50元。另因为该批货为进口货物，还发生了关税30元。

这些发生的金额，哪些应该记入存货成本，哪些不应该记入呢?

一般来说，外购存货的成本，包括购买价款、相关税费及运输费、装卸费、保险费等等。但是，这里要注意，相关税费并不是所有的税费，对于不同的税种，要 根据实际情况区分。如增值税，若企业是一般纳税人企业，则不应计入存货成本;但是，若企业不是一般纳税人企业，则应该记入存货成本。如关税，无论将来是否 会发生退税(增值税)等，在企业取得存货时，都必须记入存货成本。所以，这批货物的存货成本应该为1180元。

实施财务管理软件或者ERP软件项目要注意的点：

1、货物的单价中是否包含增值税。财务人员可能喜欢把单价与税款分开，但是，在采购处理订单时，往往采购订单的价格中，包含了增值税的金额，用系统的专业术语，就是含税价。一般系统业支持这个功能。你只要在采购单中注明这个价格是含税的价格，则在财务的相关单据上，会自动 把这个价格进行分离，剔除含有的增值税部分。也就是说，在计算存货成本时，会把增值税去掉。所以，这个关键就是顾问在需求调研时，要搞清楚采购询价的时 候，价格中是否含有增值税，并且在系统中进行配置。这个千万不能马虎，特别是有的企业，采购询价一部分是含税价，一部分是不含税价，在资本基础资料时，要 正确区分，否则的话，库存成本就会产生错误。而且，要命的是，这个错误很难查出来。

2、企业的类型。那面我们谈到过，企业类型的不同，对于增值税的处理也不同。如一般纳税人企业，在采购时发生的增值税金额虽然是企业支付，但是，不应 该记入企业采购存货成本，因为其在销售产品时，可以抵扣;而如果不是一般纳税人企业，则发生的增值税金额将全部记入采购存货成本中。所以，要注意。在系统 初始化的过程中，要区分该企业到底是一般纳税人，还是小规模纳税人。因为在系统初始化中一进行设置，则在后续的处理中，信息化管理系统会根据这个设置，自 动进行后续的工作。也就是说，在月底存货成本结转的过程中，会考虑公司的性质，从而来判断增值税该如何处理。

3、运输费、装卸费的处理。运输费不同的企业有不同做法。如有的企业运输费是包含在采购价格中的，也就是说，供应商报价时，已经包含了相关的运输费 用;而有的企业运输费是独立计算的。前者系统里好处理，因为运输费已经在采购价格中了，所以，不用进行额外的处理。若后者，运输费是独立计算的，则处理起 来就比较麻烦。因为发生的运输费金额不能全部计入到存货成本。只要企业拿到正规的运输发票，则一般来说，7%可以抵税，也就是说，93%可以计入存货成 本。若没有运输发票，则不行。所以，系统在处理运输费用时，会进行一些判断。如在ERP系统在入库单中，会提示仓库用户选择费用的类型，若用户选择运输费 时，则会提示用户输入运输发票号码，若不输，则在考虑存货成本时，会把运输费用全部记入存货成本;若输入，则会扣除可以抵扣的部分。这是比较正规的做法。但是，有的企业认为这么做比较麻烦，或者发生的运输费金额比较少的话，他们处理起来，会采用比较简便的做法。如运输费每月结算一次而不是每批结算，有的甚 至不计入存货成本，直接当作费用来处理。所以，实施顾问在推进项目时，要注意跟企业用户沟通，他们对于运输费的处理态度。只有正确了解用户的需求，我们顾 问才能够对系统进行正确的配置。而装卸费相对简单一点，若企业直接装卸，就没有装卸费用的问题;若企业叫外面人装卸，那一般就直接计入到存货成本即可。

4、关税的处理。企业的存货若是进口的，则一般关税都将记入存货成本。即使日后，产品用于出口，关税仍然将记入成本。

5、商品流通企业的处理。运输费、装卸费、保险费对于生产企业来说，都要记入存货成本。但是，对于商贸流通企业，则又有不同。商品流通企业，按照旧的 会计准则，是直接记入当期损益，而不计入存货成本;但是，新的会计准则作了修改，一般情况下，都要记入存货成本，而若费用较小，则可以计入当期损益。其 实，无论记入那里，对于财务管理系统来说，不是难事。难的是，在系

统实施前，要进行准确的定义，只有如此，通过系统的配置，以后才不会发生人为的失误，把 应记入成本的不计入存货成本;不入成本的反而入了。

6、还有一个麻烦的问题。就是万一供应商不是随货付发票该如何处理。这就关系到存货暂估问题，我后面将会专门写篇文章来讲存货暂估业务。

7、最后一个要注意的就是运输费用、装卸费用、保险费用等是月结呢，还是按批结。按批结比较精确，无论从存货的价值还是后续的成本的统计等，都更加能 够反映实际情况，但是，按批结的话，处理起来比较麻烦。若按月结，相当于把本月发生的费用都平摊到当月发生的所有进货上，不能反映出个别差异。无论是哪一 种方式，我们作为顾问来说，只能建议，而不能干涉。

以上就是外购存货成本的一些处理技巧。其实，也不是很难。根据我个人的经验，我觉得主要是细心与经验。若能够在需求调研的时候，能够把这些问题跟用户确定下来，那以后项目实施时，就可以按部就 班的进行了。问题就是可能由于顾问经验的不足，有些问题在需求调研的时候，犯“想当然”的错误，或者犯“理论主义”错误。而没有考虑到用户实际操作可能跟 书上讲的存在差异。

二、自制存货成本的计量。

自制存货的成本在原存货成本的基础上，要加上在生产过程中发生的人工费用与制造费用。这些费用到底如何归集，就是系统成本模块需要考虑的内容了。这些内容这里一下子说不清楚，我会在后续的文章中，详细介绍。

三、采购价格与发票价格不一致的地方。

有时候，企业的采购金额可能会跟发票金额会不一致。那应该以什么价格为准来确定材料存货成本呢?从会计准则来说，要以发票金额为准，来计算材料的存货成本。但是，在实际中，我们不能一帮子打死。

如有一次，我在给客户实 施项目时，发现其发票与采购单的金额不一致。一询问，原来在这张发票中，扣掉了上次退货的金额。按照正常处理，若发生退货事宜，退货的发票就要红字对冲。这还涉及到税务部门，所以处理起来非常麻烦。在实务中，经常是后续的进货中，直接扣掉了这部分退货金额。在发票上，就体现为采购金额与发票金额不一致了。所以，在系统上操作发票匹配业务流程时，就要注意有这种情况的存在。

ERP 财务模块实施 相关知识 第2篇

1.OA中财务管理的定义

财务是一个组织在运作过程中物质、服务运动（流入和流出）所对应的资金运动及资金运动过程中所体现的经济关系，主要是财产和债务，即资产和负债。

财务管理（Financial Management）是在组织一定的整体目标下，关于资产的购置（投资），资本的融通（筹资）和经营中现金流量（营运资金：报销、借款、合同执行、订单执行），以及利润分配的管理。

财务管理是组织管理的一个组成部分，它是根据财经法规制度，按照财务管理的原则，组织企业财务活动、处理财务关系的一项经济管理工作。

传统的财务管理系统注重结果管理和分析：会计科目、会计凭证、会计做账、会计核算等管理，更多的是结果管理；

而OA中的财务管理注重过程管理：通过预算设置、借款流程、报销流程、合同管理流程、费用支付流程（请款流程）来控制费用发生，按照一个组织的经营目标来控制费用发生过程。

OA中的财务管理实际上就是费控系统（预算编制、预算执行、合同签订和履行管理、费用控制、费用分析报表）。

2.OA中财务管理的关键点

1）OA中的财务管理需要关注过程管理、企业经营性费用发生及控制的需求实现

2）OA中的财务管理不管是预算和费控都需要体现：时间区间、几级科目、控制对象、差异分析、动态调整

3）OA中的财务管理需要对费用科目规划好：几级科目、科目的标准；可同步财务软件的科目

4）OA中的财务管理的预算编制可以分为多种模式：从下而上的汇编、从上而下的分发、或者直接把编制好的预算表直接导入系统

5）OA中的财务管理可以作为企业运营费用管理，不能做成本管理

6）OA中的财务管理对费用发生过程的管理需要与设置好的预算进行关联，知道预算执行情况和费用发生的合理性，本质上：预算是一个标杆，每一项费用发生与已经有的标杆进行对照、并反馈与标杆的偏差度

7）OA中的财务管理科目更像一个容器，数据和状态由工作流来传输并通过预算标准来控制

3.OA中财务管理的难点

1）费用管理细化到什么级别（分部、部门、岗位、人员、客户、项目、几级科目）2）现实中的费用预算更多的是根据营业收入会发生动态变化：比如很多公司采用费用包干制，也就是能够花多少钱是根据他这一个时段内收入多少来决定

3）适应不同的预算体系：收入决定费用的体系、标准费用额度的预算体系、静态预算体系（每一个月都是固定的值）、动态预算体系（全年预算是固定，但一个期限内的可发生额完全是由上一个期限的发生额来决定）

4）与财务、ERP做集成和数据同步，而且能够调取有些财务系统的预算数据来控制

4.OA中财务管理的发展

财务管理是组织管理中毋庸置疑的核心，而OA中的财务管理最初是帮助组织进行费用管控，即做到事前控制，对每笔费用的合理性进行评估后执行。我们认为，按照财务管理的价值发挥深度可以有以下几种可能：

第一阶段：实现费用管理。OA中的财务管理成为一个组织真正的费控中心；监管每一笔费用发生的合理性和合规性，帮助企业对费用发生过程进行有效控制

第二阶段：实现集团财务共享中心。对很多集团公司来讲他们不一定是每一个分子公司都设置财务人员，这时候就是提出“财务共享中心”（Finance Shared Service Center），将一个集团在不同区域的分子公司（经济实体）的会计业务拿到一个SSC（共享服务中心）来控制、记帐和报告，这样做的好处是保证了会计记录和报告的规范、结构统一，而且由于不需要在每个公司和办事处都设会计，节省了系统和人工成本。

财务共享中心主要涉及到五个关键点：事前申请、预算管控、财务系统对接、影印系统对接、银企直联

第三阶段：助力阿米巴经营模式的落地。阿米巴经营模式目前开始流行，阿米巴的核心理念就是在一个相互信任的组织内充分发挥出每一成员的积极主动性创新能力，让每一个人都是一个经营体，也就是人人都是经营者（阿米巴的经营形式有很多种，比如：SBU、利润中心、成本中心、联盟经营体、独立核算体、承包经营制、岗位的绩效考核体系，做到极致的情况就是每一个人都是一个可以独立核算的经营体）！

这样模式的落地必须要求这个企业要做到三点：

1、组织内各个经营体的职责权利必须明确；

2、组织内各种流程必须清晰明确；

3、组织内各种经营数据的呈报能够及时、透明、准确。

完全要做到这三点必须要有一套软件支撑系统，人工一定不能长期及时有效完成各种经营体的独立核算。

总之，OA中的财务管理对于企业的价值在于可以实时展现每一个人、每一个经营体的收入和支出，真实实时反映每一个人、每一个部门、每一个机构、每一个客户、每一个项目的经营效益！在这个基础上，帮助企业落地不同的财务管理体系，辅助经营模式的落地！

5.财务管理可能存在的陷阱/误区

费控可以减少成本？有可能发生这种场景：在年底编制预算的时候，每一个人、每一个部门、每一个机构极力争取预算额度；可能1万能够办好的事情，搞成10万的预算，到了年底尽快把预算全部用好，但是不是有效利用这些预算没有人关注，因为系统是不可能知道这个钱花得是否有效，系统能够做到的就是和年初设定的预算来对比是否在控制内；这个时候预算费控系统反而成为了大手大脚花钱的保护伞！每一个企业都应该有预算控制体系？实际上不应该是这样！快速发展的企业对费用管控的关注点应该在费用发生的合理性和有效性！因为，快速发展的企业，很难有一套体系能够适应它的变化，如果有了体系可能也就是限制了它的发展。

预算体系最好是能够从下而上的汇编？做到这样的程度企业可能要花费大量的精力，还不如通过线下的各种会议把各种预算确定下来（因为预算编制本质上就是一个讨价还价的过程），然后再导入系统来得更加高效！

预算要做到精准化控制？事实上对很多的企业而言，预算管理不能太死，因为目前国内的很多经营环境是变化多端的，如果把预算卡死，可能也就是把业务卡死了；所以，对于目前国内大多数企业，能够做到预算控制预警，并能够实时调整预算，将更加实际有效！

预算费用核算的级别越细越好？实际上对很多企业的费用控制只要做到部门这一级和机构一级就可以，到每一个人反而让部门和分支机构失去业务发展调配资源的能力。

为了费控管理而管理？很多企业领导者或者部门经理经常会陷入一个管理误区就是如何把管理做到极致，这是错误的。

问题的思考出发点不应该是如何做好管理，而是如何服务好业务发展。

费控管理系统也是一样，费控的目的是服务和支撑业务更好的发展，而不是花费太多的精力来做所谓的每一分钱的监控和管理；任何管理模式一定要对应到企业的实际情况和经营环境，一个连基本的报销制度都没有执行好的组织，做费控是不可能的。

一个快速成长型的企业更加要鼓励经营体的独立性（也就是独立核算和费用包干制更加有效）；

一个业务集成性很强（也就是业务无法完全独立切割：例如软件公司）的企业就不合适每一个人、每一个岗位、每一个部门都搞细化的阿米巴经营，这样反而造成经营沟通协调成本急剧增加，而且可能造成一种结果是每一个人只关注自己收入和支出，而不知道帮助上游和下游有效开展工作，这也就是阿米巴死结和绩效陷阱！

ERP 财务模块实施 相关知识 第3篇

1. 项目背景

中国石油集团公司的发展战略是建设综合性国际能源公司, 信息化是实现这一目标的有力保障。信息化建设作为支持主营业务发展、提高生产经营管理水平、促进经济发展方式转变、提升企业核心竞争力的重要举措, 对业务支撑作用日益显著。只有尽快建成以企业资源管理 (Enterprise resource planning, ERP) 为核心的统一信息系统平台, 才能为公司发展提供强有力支撑。

2. 中国石油集团公司ERP实施情况

中国石油从2006年开始建设ERP系统, 涵盖勘探与生产、天然气与管道、炼油与化工、销售与市场、工程技术服务、物资装备、海外业务、油田服务、业务分析等方面。目前, 已上线48家单位, 正在实施33家, 2009年启动32家, 已进入全面推广扩大阶段。勘探与生产ERP系统建设, 2008年5月启动新疆、大港、塔里木油田试点工作, 2009年8月上线试运行, 大庆整体2011年6月上线, 现在正在长庆、辽河、西南、青海、吐哈和冀东油田扩大实施, 计划2011年6月完成。

二、长庆油田设备管理现状和需求分析

1. 现有管理系统情况

长庆油田现采用江汉油田开发的《X3设备管理系统》, 该系统已在多家油田单位成功使用, 具有操作简单、信息集成度高、专业性强等优点, 经过多次的改进更新, 设备管理功能趋于完善。但也存在一些缺点, 现有管理系统不足之处在于:

(1) 信息集成度不高, 流程管理控制能力不足。由于该系统是专门针对设备管理开发的, 使用的都是设备管理人员, 和财务、物资、生产计划等业务没有联系。现主要使用的是设备基本信息维护、运转记录录入、报表生成等功能。和其他业务有密切关联的设备购置、维修采购、备品备件等管理功能薄弱, 无法在系统中完成流程, 降低了工作效率。

(2) 系统应用相对独立, 部门关联薄弱。该系统应用于设备管理的上下级部门之间, 与财务、物资、生产、项目等部门相对隔离, 无法共享信息。部门之间, 部门和管理层之间还主要以文件、报表进行信息交流和沟通, 这种方式实现不了信息的实时交流, 造成部门之间沟通联系不畅, 影响管理者的决策。

(3) 缺乏设备投资、维修的技术经济管理和分析。设备的投资和维修靠人工进行, 没有对发生过的费用进行统计分析。管理层不清楚投资是否科学合理, 可能造成资金浪费。

(4) 没有自动录入运转记录功能。长庆油田大力推进数字化建设, 现有系统无法实现抽油机、输油泵、车辆等主要设备的运转记录自动录入。

2. ERP功能需求分析

(1) 设备台账信息化管理。包括设备基本技术信息和特殊技术信息以及设备的采购、验收、安装、调试、维护保养、变动、报废过程的管理。

(2) 维修管理。通过ERP系统以通知单、工单为载体, 记录在设备维修过程中维修对象的故障情况、维修工作情况和维修发生成本等动态数据。

(3) 备品备件管理。通过与物资管理模块的集成, 对检修物料计划、备品配件领用进行规范化管理。

(4) 费用管理。通过与财务模块集成, 实现对检修项目和修理单位的费用归集和统计。依据标准化的维修工作的操作流程, 为事后分析提供统一的信息基础。利用预防性维修的管理, 加强对于周期性维修工作的计划和管理。

三、长庆油田ERP设备管理模块研究

1. 系统管理内容分析

(1) 建立集成的勘探生产板块设备管理系统体系架构, 围绕设备的整个生命周期进行跟踪管理, 从设备的购置纳入资产管理后进行维护、保养, 一直持续到设备的报废, 实现设备生命周期管理。

(2) 通过标准化业务流程及系统功能, 提高设备管理管控力度。在板块统一指导下, 实现完整的设备业务管理, 主要包括:设备台账管理、设备运行管理、设备维修管理等。

(3) 有效掌握各单位的设备总体状况, 包括设备构成及其经济技术状况, 方便形成整体的设备管理决策分析数据, 同时支持跨单位的设备资源调配。

(4) 管理对象。中石油勘探生产的24大类设备全部进入系统中进行管理。

(5) 业务范围。包括设备的购置申请、台账建立、运行记录、预防性计划、保养、润滑、维修等业务, 涉及各二级单位对口下属矿队以及其他三级单位的设备管理站。

2. 系统实现的目标

长庆油田长期以来很重视设备管理, 在设备管理方面取得了较好的成效。公司领导一致认为通过ERP的实施, 进一步完善设备管理。设备管理水平的高低、运行的好坏、设备有效作业率的高低直接关系到生产计划的制定与实施、原材料的消耗以及工艺指标的控制等方面。为此, 油田提出实施ERP的目标:

(1) 将设备管理有关的部门有机的联系起来。各级设备使用单位、财务部门、生产部门、物资部门、决策层等部门应联网, 达到数据共享, 合理利用资源, 形成一个完整的设备管理体系。

(2) 为生产提供有效的设备数据, 将设备档案、运行状态、维修计划等数据提供给各部门。

(3) 系统能正确全面的反应设备投用、封存、闲置、调拨、租赁、报废等各个阶段状态的数据。

(4) 设备维修管理。能够编制维修计划, 并按期下达;归纳分类设备故障, 记录设备修理过程:发生的故障、维修用料、费用、质量情况;分析维修费用并形成报表。

(5) 设备运行管理。提供设备完好率、使用率数据, 能够自动采集抽油机、输油泵、车辆等主要设备的运转数据。

(6) 备品备件管理。提供配件的采购计划、仓库收发存、耗用记录数据与凭证。

(7) 设备资产管理。能与财务资产系统统一设备原值、净值、折旧资产数据。

(8) 特种设备管理。能够录入特种设备的特有技术信息和检测报告, 按期提示检测时间。

总之, 通过ERP的实施, 将设备管理的各种工作要素:设备管理的组织体系, 设备资产管理, 设备前期管理, 设备运行与维护 (设备运行记录、缺陷故障事故管理、点检、保养、修理、变动、更新改造、报废) , 设备润滑管理, 备件管理, 特种设备管理, 动力设备与动力系统的组织的管理, 设备管理和维修人员的培训纳入一个优化的管理体系中, 高效地建立设备整个寿命周期的、完整的基础档案和技术档案, 保证设备的正常运行, 提高设备的运行效率。

四、ERP设备管理建设与实施

1. 软件环境分析

目前, 国际上普遍采用ERP系统软件有SAP、Oracle, 中国近几年来也有一些自己的产品, 如金蝶K3、用友U8。这些软件都是总结了几十年来国际各行业的先进管理思想和经验而开发出来的, 并且经过了众多领域企业的实践证明。

中国石油采用国际普遍使用的SAP软件, 该软件是基于C/S结构和开放系统的、集成的ERP软件。其主要功能模块包括:销售和分销、物料管理、生产计划、质量管理、工厂维修、人力资源、项目管理、资产管理和财务会计等。这些功能模块可以单独使用, 也可以组合使用, 能够适应不同企业各个方面的管理业务的需求。

2. 设备管理模块组织架构

组织架构是设备管理的最基础管理结构, 表明服务采购组织、计划工厂组织、功能位置与设备各要素的结构层级和关联因素。

(1) 计划工厂组织。是制定维护计划的工厂或其下属部门, 是一个为维护做计划工作、控制维护成本的组织。在石油企业中主要指设备主管部门, 如长庆油田设备管理处。

(2) 计划组。针对计划工厂的一个细分, 每个生产车间的机械组和维护车间的技术组都可以对应为SAP系统中的一个计划组。

(3) 工作中心。是具体完成某项维护工作的组织单位, 可以是设备操作使用班组, 也可以是维修技工。此处定义为内部维护班组。

(4) 维护工厂。指设备的所在工厂, 即设备所在的公司内各个工厂, 如采油一厂, 采油二厂, 机械制造总厂等。

(5) 工厂区域。从生产和设备管理的角度来进一步分设备所在地点, 即对维护工厂的进一步细分。此处定义为生产车间。

3. 设备管理模块主数据

(1) 功能位置主数据。实现功能位置主数据在SAP系统中创建、修改和删除的管理;通过功能位置主数据相关信息的操作, 实现对于功能位置主数据相关的工作计划, 便于业务的顺利进行;油田公司二级单位和三级单位负责功能位置主数据信息的收集, 并对于功能位置主数据相关的工作计划在SAP系统中进行创建、更改和冻结工作;SAP系统中功能位置主数据的创建、修改、删除主要由油田公司二级和三级单位负责操作, 其中在删除功能位置主数据之前, 需先删除系统中与功能位置主数据相关的内容;而对于创建和更改工作中心则直接操作。功能位置主数据信息可以通过SAP系统导入导出, 并能够按照所需技术参数要求生成设备台账。

(2) 工作中心主数据。实现工作中心在SAP系统中创建、修改和删除的管理;通过工作中心相关信息的操作, 实现对于工作中心相关的工作计划的相关操作, 便于业务的顺利进行;油田公司二级单位下属的三级单位负责工作中心信息的收集, 并对于工作中心相关的工作计划在SAP系统中进行创建、更改和冻结工作;录入SAP系统中的工作中心包括对设备进行维护的各种班组。SAP系统中工作中心的创建、修改、删除由油田公司二级单位负责操作, 其中在删除工作中心之前, 需先删除系统中与工作中心相关的内容;而对于创建和更改工作中心则直接操作。工作中心信息可以通过SAP系统导入导出, 并能够按照所需技术参数要求生成设备台账。

(3) 设备分类特性主数据。实现设备分类特性在SAP系统中创建、修改和删除的管理;通过设备分类特性相关信息的操作, 实现对于设备分类特性相关的工作计划, 便于业务的顺利进行;油田公司设备管理处负责设备分类特性信息的收集, 并对于设备分类特性相关的工作计划在SAP系统中进行创建、更改和冻结工作。

(4) 设备主数据。即设备台账, 包含必要的技术经济信息。设备可以安装到功能位置上, 从而实现设备的结构化管理。描述设备的基本信息、技术性能、参数、及成本中心、工作中心等基本资料。建立每台设备时由SAP系统自动分配设备编号, 具备查到辅助设备技术参数描述, 按分类码汇总各类设备的在用量数据。可在此查阅该设备的有关内容, 包括:固定资产原值、折旧、净值, 动力技术数据, 缺陷及整改记录, 事故、故障记录及原因分析, 维修计划及维修记录, 维修和点检计划及其记录, 更换的备件及机物料消耗清单, 大修时间和次数, 委外服务次数及费用, 某段时间内所发生的所有维修费用, 某一成本中心某一时间段发生的各类成本及费用, 并能具体显示明细。

(5) 物料备件主数据。备件清单 (BOM) 就是构成设备或装配件的完整规范化的组件结构表。该表包括了每一个配件的编码、数量和计量单位。该件可以是库存件、非库存备件或装配件。可以多级显示清单, 最高层表示一台设备, 较低层表示构成设备的组件和该组件下面的零件。是SAP系统中一个主要数据源, 除了描述物料自身特性参数以外, 还包含了采购、设备、会计、成本、仓储等数据。可查阅备件的图纸资料、标准价格, 以及在公司范围内的库存地点和库存量, 某一通用备品备件在整个集团公司的时候分布情况和在用量, 历年采购、消耗情况。

4. 设备管理模块业务处理流程

(1) 设备购置流程。油田公司二级单位下属的三级单位在SAP系统中进行非安装设备的购置需求并进行初步审核工作;油田公司二级单位首先在厂内闲置设备中选择是否满足三级单位的购置需求, 不满足的对三级单位的购置需求进行汇总、审批和上报;油田公司首先在公司闲置设备中选择是否满足二级单位的购置需求, 不满足的对二级单位的购置需求进行汇总、审批、下发采购公务通知;录入SAP系统中的购置申请首先在上级部门闲置库中进行调剂, 调剂不能满足的再进行上报或采购;SAP系统中购置需求的创建、修改、删除由油田公司二级单位或三级单位负责操作;非安装设备的购置需求可以通过SAP系统导入导出, 并能够按照所需技术参数要求生成设备台账。

(2) 预防性维护规则的制定。预防性维护规则是制定维修计划的基础和依据。长庆油田分公司设备管理处在根据设备使用状态和近几年发生的设备故障归类总结, 制定了较为完备的设备保养规程, 涵盖了油田主要生产设备, 并规定了三级维护保养的时间。

(3) 设备维修计划。根据预防性维护规则, SAP系统生成设备维修计划, 并跟踪控制设备维修工作的实施。设备维修计划的内容包括设备名称、设备编号、维修类别、计划维修日期、维修间歇时间等。维修工序包括计划维修所需的劳动量、材料、配件的数量, 以及修理费用预算。

(4) 预防性维护实施过程。公司依据设备保养规程下达设备保养标准, 创建设备分类保养策略。二级单位负责任务清单维护;三级单位创建维护保养计划, 并按计划进行实施、落实。设备的维护保养计划可以批量生成, 油田公司、二级单位、三级单位都可以在SAP系统中对维护保养计划及实施情况进行查询, 并按所需要求生成报表台账。

5. 设备维修管理流程

设备维修管理是对每次的设备维修工作进行管理。这里的设备维修从计划性来说包括两种类型, 一是根据上述预防性维修计划而进行的维修工作, 二是因设备突发故障为恢复生产而进行的设备维修。对于非计划维修, 正常的设备维修工作安排被改变, 因此需要重新调整设备的维修计划。对于计划维修, 根据检查出的设备基本运行情况, 进行适当类别的维修。因此进行的维修类别也可能会与维修计划有差异, 此时也需要重新调整设备的维修计划。

(1) 设备维修保养流程。设备维修、维护项目从业务上可以分成三种类型:第一类是设备管理人员的巡检发现并确定的设备维修项目与内容;第二类是通过预防性维护计划形成的定期保养项目;第三类是基于各类更新、改造等投资性项目形成的维修项目与内容。在系统中, 通过不同类型的维修工单管理不同的设备维修、维护类型。维修实施过程中, 如果需要领用备件, 必须要在维修工单中创建备件预留, 根据物资领用消耗流程领用。需在系统中记录设备维修、保养的执行结果, 能根据维修工单统计实际发生的修理费。

(2) 设备变动管理流程。设备的变动管理是指设备安装验收和移交、闲置、封存、调拨、租赁、报废处理引起的设备变动, SAP系统通过修改设备状态实现设备变动, 设备变动发生后, 管理人员修改设备状态, 各级管理者可查询设备的使用状态。

五、ERP设备管理模块实施步骤

1. 项目准备

在公司范围组织中高层推广, 使ERP项目工作得到重视。ERP项目能够得到成功的实施, 需要公司各级部门, 特别是一把手的支持。实施单位一把手不仅要亲自主持和过问项目实施, 定期听取项目汇报, 决策重大事项, 还要要求企业整个决策层的参与和各部门一把手的参与和投入。集团公司确定IBM公司为项目外部顾问, 中油瑞飞公司为内部顾问, 在油田各单位抽调骨干业务人员为关键用户, 组成项目组。

2. 现状调研与需求分析

了解业务现状是项目实施的基础, 外、内部顾问和关键用户深入基层单位调研, 了解各业务流程的实施现状, 分析需求, 保证设计出的蓝图有可行性, 达到内部控制管理的目的。

3. 蓝图设计

蓝图设计是项目实施的最重要阶段。现状调研后, 梳理业务流程以及涉及到的业务数据, 根据调研分析结果结合最佳实践, 设计模块的业务蓝图。包括细节流程、模块间的关系等, 从而确定未来的信息流、物流和业务流的处理模式。

4. 系统开发实现

SAP公司根据业务需求, 进行程序设计, 在系统内实现流程, 同时符合内部控制的管理。

5. 系统测试和用户培训

系统测试有两部分, 即单元测试和集成测试。单元测试是各个模块内部的系统功能测试, 是为保证单独功能模块运行的正确性而进行的测试。集成测试是将ERP系统中所有模块集中在一起, 由各业务小组相互配合进行的完整的业务流程跨模块测试, 旨在及时发现并解决系统中存在的问题, 是系统上线前非常重要的一环。集成测试要求将日常业务中所有可能遇到的业务场景都在系统中进行测试。对最终用户进行培训, 使其掌握业务流程, 熟悉系统内操作程序。

6. 系统上线和运行、维护交接

系统上线前完成静态主数据的收集整理、动态数据的收集模板、收集动态主数据、数据导入等项。系统正式上线运行后, 本单位承接数据运行和维护工作。

ERP系统集信息技术与先进的管理思想, 迎合了油田企业对合理调配资源, 满足设备管理业务的全方位管理的要求, 成为现代设备管理重要的手段。长庆油田ERP项目的实施, 进一步推动了油田信息化和数字化建设, 势必大幅度提高其管理水平, 为油气生产提供有力保证。

摘要：企业资源管理 (ERP) 系统在设备管理的应用, 给设备管理工作带来极大地方便, 科学高效, 节约了大量人力、物力成本, 使设备管理工作迈上了崭新的台阶, 提高了设备管理水平。介绍了长庆油田ERP设备管理模块的建设与实施分析和研究的情况。

关键词：ERP,设备管理,模块设计

参考文献

[1]肖保生.设备管理系统[M].西安:西北工业大学出版社, 1997

[2]古可等.现代设备管理 (上册) [M].北京:机械工业出版社, 1989

ERP 财务模块实施 相关知识 第4篇

关键词：ERP；实施方案；财务管理

中图分类号：F270 文獻标识码：A 文章编号：1674-7712 （2013） 12-0000-01

一、ERP的发展历史

ERP，又名企业资源计划，从1995年开始，中国国内的ERP行业就飞速增长，到了1999年左右，由于亚洲金融风暴的原因，其有过一段低谷，但是到了2005年，国内ERP行业又开始发展起来。而不仅是在中国，全世界都开始掀起一阵ERP的发展热潮，ERP这种新兴的、先进的管理方法已在市场上占据越来越重要的位置。

二、ERP的原理

ERP是指建立在计算机信息技术基础上的，借助系统化管理思想来帮助企业决策层进行决策管理的平台。ERP既有先进的计算机信息技术，又基于优秀的系统管理思想，因此其可以为现代企业的资源调配、管理等提供最优化的解决方案。

三、ERP财务管理实施中的财务会计流程重构

一般来说，传统的企业财务管理弊端较多，一方面一些企业的财务系统使用计算机设备较少，大量的事务均有人工操作，这样不仅使财务工作效率低，同时也容易出现由于财务人员的工作失误而造成的财务损失的情况；另一方面，也有许多传统的财务管理系统使用了计算机设备，但是其使用计算设备仅仅是单纯地解决单一或者独立的财务问题，而没有从宏观的角度全面地设计财务系统，因而造成各个财务信息孤立的现象产生，大大降低了财务系统的工作效率，同时也造成了相关资源的浪费。想要解决以上的问题，就需要借助ERP财务管理。ERP可以利用先进的技术哥管理思想，从整个企业的角度设计财务系统，杜绝出现财务信息孤立的现象，从而能够形成集中的有效的财务管理。要达到这样的目的，首先企业要从根本了解传统企业财务管理的工作部门，工作环节等，然后进行相关的分析和研究，构思出新的工作单位、环节，以求达到有效的企业财务管理。

（一）财务会计流程重构目标

企业想要顺利地重构其财务会计流程，就必须首先了解其重构的目标。在详细了解财务会计流程各个环节及其存在的不足之处后，构思出新的企业财务会计流程，以实现财务的集中统一管理。

从作用范围来说，企业的财务管理必须适应该企业的发展规模需要，也就是说有效地企业财务管理能够很好地服务企业的子公司，并未企业及时作出决策等。

根据ERP财务管理的实施要求，重构企业财务会计流程的目标是：一是与现代先进的计算机信息以及网络技术相结合，实现数据的实时共享的传递；二是实现财务会计的集中管理，并加强其处理事务的应变能力和决策能力等；三是减少流程中不必要审批程序等，提高流程的效率；四是建立完善的工作反馈机制，能够及时传递各种反馈信息。

（二）财务会计流程重构思路

总的来说，企业财务会计流程的重构思路有四个方面。一是基于财务和业务的一体化原理，构建其一体化信息处理流程。简单地说就是，当企业的业务事件发生时，业务处理部分根据业务处理规则将其分类并存放到全企业可以共享的一个数据库中，实现信息的及时传递、共享以及获取等；二是企业必须将信息实时处理加入到企业的财务会计管理中。这样可以实现在执行业务活动的同时，生成的集成信息可以与财务管理进行共享，从而实现集成化的财务管理；三是企业要将财务部门的工作进行重新定义和划分。通过将财务部门与其他部门进行整合，重新定义和划分财务部门的工作，将一些不必要的岗位进行删除，并根据需要，设立部分新的岗位；四是转变财务人员的位置，使财务人员从单纯的信息处理者转变为业务的管理者。也就是说，借助于现代社会先进的计算机信息技术，财务人员可以从繁重的信息处理工作中解脱出来，能够拥有一部分时间关注企业的日常业务。

（三）财务会计流程重构的实施

财务会计流程的实施主要有以下几个方面：一是成立相关的项目组；二是进行相关的数据分析和整顿；三是对系统进行相关测试运行；四是开始进行系统和流程的切换。

四、ERP财务管理中的全面管理

企业财务预算管理——作为现代财务管理模式的核心，其重要性不言而喻。但是先进的计算机信息技术虽然可以有效地反应和掌控财务行流程，却不能使财务运行过程形成有效地自我约束。而一般来说，财务的自我约束源于财务预算。因此，必须将财务预算加入到企业的ERP财务管理模块中，才能实现财务运行过程的自我约束。

企业要进行全面的预算管理，必须首先制定一套有效的预算标准，从而能够对公司及其子公司的预算执行情况进行监督和控制。

预算管理是一种非常有效的企业财务管理方式。但是要有效地实行预算管理，还需要借助相关的管理软件。这样才能使该方法得到有效地使用以实现对企业整个业务流程的控制。

随着世界经济的发展，ERP必将成为现代化企业管理的发展目标。现代经济社会，决定企业生存与否的归根到底是企业的效益高低。而企业实行ERP财务管理，可以大大提高企业的核心竞争力，从而促进企业效益的增长，使企业在激烈的市场竞争中占得先机。毫无疑问，实施ERP财务管理是任何一个企业想要走向成功的必经之路。

参考文献：

[1]郑家瑜.ERP的外围管理[J].财务与会计，2005（1）：14-16.

ERP 财务模块实施 相关知识 第5篇

【关键词】ERP；物资模块；设计运行

一、引言

企业资源计划（ERP）是借用一种新的管理模式来改造原企业旧的管理模式，以物流、生产、资金三大体系为主线，主动质量过程控制为辅助手段；集成供应商、客户等外部资源；以企业信息门户、工作流程管理为集成中心，共同构筑一个信息交流的综合平台，实现物流、信息流、资金流、责任流的四流统一，优化企业的集约化管理。ERP系统最主要的特点是业务的集成性和记账的实时性。ERP是一种可以提供跨地区、跨部门、甚至跨公司整合实时信息的企业管理信息系统。它在企业资源最优化配置的前提下，整合企业内部主要或所有的经营活动，包括财务会计、管理会计、生产计划及管理、物资管理、销售与分销等主要功能模块，以达到效率化经营的目标。ERP的物资管理模块以维护、技改工程、大修理工程、生产与非生产建筑物维修等物资需求为驱动，流程是从计划来源产生采购申请，审批后进行询价、定单生成、报价比选后，本企业对竞价合格的企业或商业合作伙伴进行回单通知，并可通过网络进行合同签订。采购物资到达后，仓库保管员、采购员一同进行接收、检验、入库等事物操作。保管员根据发票录入系统自动匹配采购单，验收入库单，如三方完全匹配，系统自动生成财务凭证到财务，财务根据实际入账处理。通过系统的应用使整个复杂的过程高效、简单、灵活。需求单位通过网络查询物资到货情况，对过各部门的层层审批传到物资部，物资部门的保管员根据网上的审批单进行付货。

二、设计科学的系统流程，实现购销存系统的职责分离和权限控制

不同的岗位职责分离和业务授权是内部控制的重要控制方法，在企业的物资模块中也要明确其岗位职责。在ERP环境下，企业会面临用户访问的问题和数据被破坏的风险。因此，企业物资模块应充分利用自身流程制约上的优势，建设科学合理的系统流程控制，以实现物资购销存业务的职责分离和权限控制。为保证数据的真实和安全，应根据企业的实际组织结构，设置不同的部门和角色，根据不同的角色，设置每个员工对物资模块的操作权限以及对信息的查询范围，这样ERP系统就能保证物资购销存的各个环节均由被授权或被批准的人员执行。如生产部门提交物资需求计划，按照相应的授权得到许可后，由物资部门签订合同，进行采购，验收合格后入库，再由提交计划的部门进行领用，月末，财务人员对物资的出入库情况进行稽核，稽核过后的数据不再变动。系统会自动记录操作的人员和操作时间，任何人无权更改。这样，充分实现了权责分离、权限控制，做到责任到人，有据可依。

三、建立完整的供应商台帐及评估体系，促进物资采购环节更加迅捷透明

建立完整的供应商台帐及评估体系，对提交的物资需求计划，根据配套供应商之间的分配比例和优先级，将需求物资分配给不同的供应商来供货。为了保证配套供应商能够准时供货，提前安排生产，可以将近期的物资需求、常用备件及库存状况的数据下载，发布给供应商，作为配套供应商安排生产的参考数据之一。供应商根据供货计划进行接收，并确认发货单执行。采购合同记录物资采购信息，并进行采购过程跟踪，相关人员可查询供应商供货计划的执行和在途情况，并可以将发货单与到货单进行匹配，作到提前预防和跟踪，确保在规定的时间得到需要的物资，保障生产。采购合同可以直接输入建立，也可以通过报价单或询价单带入相关信息建立，一个采购合同可以建立多条采购明细；支持对合同执行情况、到货情况、质量情况、付款情况、索赔情况等进行查询、统计与分析。企业可以将主要供应商每次供货的质量信息发布给对方。供应商可以随时查看与跟踪，并分析供货的质量情况。通过ERP系统中订单、到货、质量等数据，对供应商的供货准确性、及时性、退货率、质量等因素进行权重分析，综合评价各个供应商一年来的供货业绩，将评估的结果和改进意见及时发布给供应商，并反馈供应商的改进意见。月末，双方可以对每月的物资供应结算情况，往来帐余额，催款和付款等信息进行交流。企业根据催款信息可以合理地安排资金，供应商可以通过付款信息及时了解货款的预计收入情况。

四、实现资金占用及成本实时在线，使企业预算控制更准确全面

ERP系统为企业的预算管理提供了更加强大的技术支持：企业各业务部门的负责人可以随时看到它所应承担的各项费用情况，在会计期间的任何一天，都可以获得截至当时的利润情况表，并且与预算进行比较。成本分析的目的在于进一步加强成本的事前、事中控制，同时有助于盈亏平衡分析。成本核算关乎财务管理工作的成败。财务帐面上反映的物资成本是实际领用出库的物资成本，是期间数据，是历史数据。如果企业使用的是计划成本法，成本差异只有在月末才进行分摊。由于发票与货物到达时间的差异及物资部门到财务报账时间的延迟，使财务帐面上的数据必然与库存实际数据存在偏差。而且，已采购尚未领用的物资实际也占用了资金，也是企业的成本支出；再进一步，已签订了合同而尚未采购的物资也将占用企业的资金，是企业即将发生的成本；范围更扩大一点，还应包含那些已申请并批准了的计划。决策者在进行审批时这些都是要考虑的因素，财务自身的职能限制了它对这些数据的反映，不能达到企业资金占用及成本控制的实时在线。在ERP系统的支持下，企业各个部门实现了充分的信息共享。有别于传统财务管理，财务人员可以了解到采购、生产、库存、销售各个阶段的详细数据，因而，对于每一作业的进行，财务管理都应进行相应的反映，进行阶段的成本核算，提高成本数据的精细程度和准确性。物资模块应将管理费用、大修费用、技改费用及材料费用等各項主要费用进入系统进行计划、申请、审批，使用情况返回系统并更新各项计划执行情况，通过编制各种报表，建立各种数据来源关系，还原资金占用及成本支出的真实数据，使企业领导随时掌控企业各项资金、成本计划情况及使用情况，各资金使用人员能根据本部门的计划情况做出自我调整，也便于财务人员合理安排资金，将资金余额和成本费用控制在合理范围内。

五、多方位采集数据，强化分析功能

良好的库存管理是企业正常运作的基础之一。ERP环境下的物资模块，应多方位多角度的采集采购、销售、生产、财务等业务模块的数据，既能满足一般用户对库存物品的数量、库存成本和资金占用等情况，从级别，类别，货位，批次，单件，ABC分类等不同角度的查询，又能辅助决策解决企业深层次的相关问题，如呆滞物品分析和处理，根据盘点结果及时间进行库存调整及优化等。ERP环境下的物资模块应突出成本与库存、生产、财务等ERP功能模块的集成，对库存管理和生产过程的发生费用进行监控。通过对物资成本实时分析，关注这些成本在总成本中的重要程度，辅助发现生产与管理环节的不足，辅助决策改进措施。并且，与销售过程发生的费用和销售收入一起进行量本利分析，并得出诸如保本成本、保本价格、目标成本、目标价格等决策信息，指导以后的成本控制。通过对物资模块进行的财务分析，可满足企业领导对各部门各环节耗用物资情况查询的要求，对库存物资数量、金额、消耗及备用情况等的了解，并通过对应收款，应付款的决策分析，进一步提高从现金流量，资产负债，资金回收率等角度决策企业运营的科学化水平。

六、建立健全物资模块中各子系统的关联关系，满足不同需求

物资模块需通过分散在各个子系统有机集成和信息资源共享以实现对企业的动态控制，必须具有快速接收信息、处理信息和查询、检索信息服务的能力，以及快速响应信息需求变化、适应新的信息需求、易调整性与协同性的能力。企业可以通过采购管理、库存管理等子系统，及时对物资需求、采购、订货、库存和供应等各个环节中的业务进行及时处理，同时提高物资对设备检修的响应速度，节约检修时间，合理制定各类物资的储备定额，使库存占用的流动资金降低到更合理的水平，从而降低成本。可以通过建立关联关系将计划、合同、发票、入库单、出库单等连接起来。任何一件物资，都可通过超链接或其他方式追寻到它的申请计划，合同编号（如果将合同电子版存入系统，可直接调看合同文本），查看发票可看到它的采购日期、供应商、单价、采购数量及同一批采购的其他物资，还可看到它的领用日期、领用部门和领用人以及一段时期内该物资的耗用、库存情况，对该物资有详细的了解。财务人员在报销、付款时可随时调用合同，根据合同要求确定付款时间、付款金额及应扣质保金等；同时也有助于确定该物资的已预付款或应支付款情况。

七、加速信息流通与反馈，促进信息共享

在ERP环境下，企业实现了物流、信息流、资金流、价值流和业务流的有机集成，但是要实现信息传递的可靠性和一致性，就必须通过各个系统的接口对数据进行转化和互联。如生产部门提出请领计划，按照日常维护材料、运行材料、事故备件、技改技措等进行分类，物资部门采购后通知其领取。加强对物资质检、物资入库、物资转移、物资调整、物资盘点、重订货、物资出库/返库/预约出库的设置与管理，对于已填列领料单暂时未领取的物资应做特殊标识，以便于物资盘点时分清归属。物资部门将已办理完手续的单据提交财务报销，财务对已付款及挂账未付款的单据应及时反馈物资部门，并将供应商应付款、预付款的金额与时间提供给物资部门。对于货物已达发票尚未开具或手续未办理完善的应及时办理暂估入库。对于发生的运费、杂费等，系统能够自动在相应的物资成本中进行分摊。为避免人工失误，应在入库单与发票之间建立强制勾稽关系。物资供应系统并不是完全独立的，必须与其他系统共同合作，因此也面临与其他系统的接口问题，而不同系统之间的接口是一个重要的风险区域，会产生新的内部控制问题，必须完善信息的勾稽、反馈、共享，如通过定义业务处理相关的会计核算科目与核算方式，实现在业务处理发生的同时自动生成会计核算分录，保证资金流于物流的同步记录和数据的一致性。

八、提供自动提醒与报警，完善监控职能

物资模块在业务超出授权范围、库存出现负数或超过最低/高限制、无计划采购等情况时应予提醒。如企业采用加权平均法，在加权价格与实际价格存在较大差异时；如企业采用实际价格，在每次价格变动时，应予提醒。对存在价格非正常频繁变动等情况时，系统会自动向相关人员发出警报，得到认可后，才能取消，这样可实现物资购销存过程中的自动监督管理，避免在业务处理过程中发生人为失误，提高信息的可靠性。

九、结论

ERP能在物資收、发、转各个环节设置关口，实现财务的透明化管理。ERP系统使得数据在上述单据中关联，增强可跟踪性和可回溯性，并最终使得财务、物资、项目部门信息资源的共享，最终实现“最少库存资金占用，最大生产保障”，这也是企业物资管理部门和财务等相关部门面临的挑战。纵观国内应用比较成功的ERP系统，在物资模块实施投入上，以物资部门负责人直接负责项目的实施，以体现这是一个管理系统，而不是一个IT系统。通过组织结构调整，实现“责、权、利”的统一，并在MIS/SIS系统中具体落实；配合相应的管理制度，提升了公司的物资管理水平，提高了工作效率，使各项工作走向规范化，保障安全生产。

参 考 文 献