erp采购操作流程

erp采购操作流程（精选6篇）

erp采购操作流程 第1篇

采购是企业管理的一个重点对象，因为其关系到企业资金的流出，所以，采购流程也是ERP管理的一个重点。但是，很多企业在操作过程中，缺乏总结，今天在这里，我就在这里把这工作给做了，给他们这些“懒人”做点事情，希望对他们有所帮助。

一、采购管理普通操作流程。

各个企业虽然生产的产品千奇百怪，但是，其采购管理流程是类似的。企业大部分的采购管理流程如下：

1、请购。

请购是指需求单位，当有材料需求时，向采购部门提出请购的请求。一般，在生产企业中，请购作业由计划人员来做，也有的企业设有专门的生管部门，也可以由这个部门负责。

请购单根据来源的不同，可以分为多种。一是有MRP计划生成而来，这些材料都包括在产品的物料清单中，根据物料清单中的材料用量 与销售订单或者生产计划的产品数量，计算出需求;二是根据安全库存模型，计算出来的库存补货单，这一般由仓库人员开立;三是一般请购，即没有来源的临时性物料需求。

一般来说，需求人员在开立请购单时，只需要关心如下问题：一是需要什么物料;二是需要多少;三是什么时候需要。向谁购买、以什么价格购买一般都不时他们需要关注的问题，这些内容采购员会解决。

2、请购单维护。

在请购单转换成采购单前，采购维护人员需要在进行核对一次。在请购单维护的过程中，其主要关心的是采购的供应商是否准确、价格是否有错误、及采购数量是否符合相关规则。

供应商可以根据物料基本信息定义处带过来，而且，带出来的是首选供应商。如一个材料有三个供应商，但是，首选供应商只有一个，即甲供应商。则该材料的默认供应商即为甲供应商。若采购员在维护时，发现供应商需要调整时，可以在这里进行调整。当首选供应商有所变更时，企业用户要及时在基础资料中进行更改，如此，可以减少后期维护的工作量。

价格带出来的也是跟供应商关联的价格。这里要注意一个问题，就是企业确定的标准价格跟供应商采购的采购价格有区别。企业确定的材料标准价格，使用来对采购价格进行管理控制的一个参考数据，其往往跟实际采购的价格有一定的差异;企业的标准成本是以标准价格为基础计算的，而实际成本则是以实际采购价格为基础进行计算。所以，这里带出来的价格，是与供应商对应的价格，而不是企业规定的标准价格。有些不成熟的系统，如Compiere系统的采购功能，带出来的价格，就是企业设置的参考价格，这是不合理的。

有时候，不一定需求方请够多少，采购就采购多少。采购时，采购数量由时候，还要符合一定的规则。如供应商有规定最小采购量时，则采购数量要满足最小采购数量;若采购数量有包装数量的限制时，则实际采购数量则为采购包装数量的整数倍等等。用户要注意这些规则的影响，因为，若这些多出来的材料处理的不好的话，就会成为企业的贷治料。

3、请购转采购。

请购单转换采购单的时候，有一个需要特别关注，就是，当请购单维护处，供应商处为空白或者该供应商已经不允许交易了，该如何处理?

有一种方法，处理的不是很好。如Compierr系统的这个转换功能，当某项材料供应商没有指定时，下次不能重新维护再生成，

这是非常不方便的，因为人总会有疏忽，特别是当订单多的时候，若一格疏忽，没有维护全面的话，则只要删除采购单再重新来过，那就比较麻烦了。

我认为，比较合理的做法是，若一项请购单有六项物料，其中两项因为疏忽，没有指定供应商时，在请购单转换成采购单的过程中，系统会把已经有供应商的物料生成采购单，比提醒错误信息，说有哪两项物料因为没有指定供应商而无法生成采购单，在请购单维护处，维护后，在不需要删除采购单的前提下，就可以把这两项物料生成采购单。如此设计，才比较方便与合理。大部分系统，如神州数码的易飞ERP系统就是如此处理的。

4、采购单维护。

采购单维护主要是做一些日常的维护工作。需要提醒的是，有些更改工作，最好通过采购订单变更单处理，如此，能够保留历史修改记录，方便后续的追踪与处理。

二、容易出错的地方。

1、根据相关提前期计算的需求日期。

在根据MRP计划生成请购单时，会根据相关模型，自动计算出一个物料需求日期。这个日期是否准确，直接关系到请购作业的效率。设想一下，原材料稍微复杂一些的企业，一张生产订单就有上百种物料，而根据物料投料时间的不同，各个物料的需求日期又是不同的，若设置一个最先需求的日期 ，在还没需要的时候，材料就到企业，无疑会增加企业的库存成本;若根据实际需求计算的话，则调整的工作量就比较大，要一个个物料去更改需求时间。所以，最好的是，ERP能够根据企业的相关数据，如生产计划、产品工时等数据，计算出一个比较准确的物料需求日期，如此，用户就不用再手工的去调整相关交期了。

但是，提前期模型是一个比较复杂的模型，企业在利用这个模型计算物料需求的时间时，重要的是相关提前期的设置，其设置是否合理，直接关系到物料需求计划中的时间是否准确。所以，在实施采购流程时，我经常建议用户，在刚开始的时候，不要利用提前期等模型来推算物料需求时间，还是老老实实的手工调整;当ERP系统运行到一定的时候，再开始考虑利用提前期模型。如此，比较合适。

2、需求数量的影响因素。

上面，我们谈到过，用户请购的数量往往不是采购最后采购的数量，因为在这其中，有其他的一些潜规则，如最小采购量或者采购包装量的限制。企业若处理的不好的话，这多出来的一些材料就变成了企业的呆滞料，给企业带来损失。

有个客户关于这个问题，有其自己的解决方法，我们可以借鉴。如某项材料，物料需求人员提出请购的数量为900套，但是，供应商是以500套为包装单位的，即企业采购的数量只能为500套的整数倍。可是，企业也不想多采购100套，毕竟，这100套也是需要成本的，如何处理呢?在采购时，不考虑采购包装量的限制，采购订单上的采购数量为900套;但是，供应商送货时，则送了1000套，这多余的100套企业代为保管，当下次有订单时，再从此种扣。如此，可以把这剩余的100套材料的风险，转移到供应商那里去。

3、采购订单直接审核的妙用。

有时候，企业可能要求采购单的任何变更，为了保留历史变更记录，都必须通过采购变更单完成。此时，可以把采购订单设置为自动审核。当请购单转换为采购单时，生成的采购单就自动审核了，采购用户无法直接在采购单上进行更改。

若采购员需要更改相关数据的话，则必须通过采购单变更单或者指定结案等手段，来变更采购单。如此，任何的变更，都会留下历史记录，为企业以后的查询与跟踪，起到巨大的作用。

以上是采购管理的基本功能与常见错误。关于采购，还有很多方面需要注意的地方，如一揽子合同、如供应商分单问题、如采购尾数问题等等，关于这方面的内容，在后续的文章中，我会给大家陆续的讲。大家若有需要的话，请关注我后面的文章，相信，对大家会有所帮助。

erp采购操作流程 第2篇

1、请购

请购部门填制手写“采购申请单”。（1）根据“销售通知单”申请采购

 销售部编制“销售通知单”转至计划员二份、生产部一份、质检部一份；  生产部根据“销售通知单”填写纸质“采购申请单”，注明请购木材原料及胶漆、腻子的需求数量、规格等级、需求日期等信息一式三份，连同一份转“生产工期单”转至计划员；

 质检部根据“销售通知单”填写纸质“采购申请单”上填写包装物的数量、要求、需求日期等信息，一式三份转至计划员；

 对于无需与订单匹配的砂带、PE膜、柴油、垫条等材料需求，可参照总体生产计划进行请购，填写纸质“采购申请单”一式三份转至计划员。（2）其他申请采购

设备动力部的备件等物资请购，填写纸质“采购申请单”，转至仓储部备件库库管员三份；无需办理原材料入库手续的固定资产、办公用品等的物资采购及维修费申请，可填写纸质“采购申请单”一式二份直接转至供应部采购员。

（3）上述单据，经办人签字、本部门负责签批后即可。

2、请购单录入

计划员、库管员进入ERP采购管理模块录入“采购请购单”，并在手写“采购申请单”上注明ERP“采购请购单”的单据号。计划员将手写“采购申请单”转至供应部采购员二份。

计划员根据“销售订单”编制“生产通知单”，经总经理签批后转至生产部、质检部、仓储部、财务部。ERP“采购请购单”录入程序：

（1）采购管理—业务—请购—请购单；

（2）进入“采购请购单”，点击增加按钮—进行录入—保存—审核。

3、询价、比价

采购员根据手写“采购申请单”的事项进行询价、比价后，将采购价格、供应商等信息填入手写“采购申请单”，经采购员签字、供应部门负责人签批后，转至采购内勤。

4、订单

采购内勤进入ERP采购管理模块录入“采购订单”，关闭ERP采购管理模块“采购请购单”，打印“采购订单”一式三份，交采购员二份（附：手写“采购申请单”）。

ERP“采购订单”录入程序：

（1）采购管理—业务—订货—采购订单；（2）进入“采购订单”，点击增加按钮—右键拷贝—过滤—双击选择请购信息—录入单价、供应商、付款方式等信息—保存—审核。

ERP“采购请购单”关闭程序：（1）采购管理—业务—请购—请购单列表—双击选择请购信息—进入请购单—点击关闭按钮。

5、请款

采购员填制手写“借款单”附上手写“采购申请单”、机打“采购订单”，由部门负责人签批后，转至财务部，经财务总监签批后，列入付款计划。如临时急需采购，“借款单”应经总经理签批。

6、付款  预付款：财务部根据“借款单”编制付款计划，批准支付后进行付款，会计员进行账务处理。借款单蓝联返给采购员。

ERP“付款单据”录入程序：

（1）应付款管理—日常处理—付款单据录入—付款单；

（2）进入“付款单”，点击增加按钮—填写付款信息—保存—审核—制单。 赊购方式付款—财务部根据“借款单”编制付款计划，批准支付后进行付款，会计员进行账务处理。借款单蓝联返给采购员。

ERP“付款单据”录入程序：

（1）应付款管理—日常处理—付款单据录入—付款单；

（2）进入“付款单”，点击增加按钮—填写付款信息—保存—审核—制单；（3）应付款管理—核销。

7、到货

采购员到仓库办理到货手续，库管员进入ERP采购管理模块录入“采购到货单”，ERP“采购到货单”录入程序：

（3）采购管理—业务—到货—采购到货单；

（4）进入“采购到货单”，点击增加按钮—点击生单—采购订单—过滤—双击选择订单信息—选择需要质检—保存。

8、检验

（1）

木材到货，质检部应手工填写“检验单”一式三份转至仓储部，库管员进入ERP采购管理模块录入“采购检验单”；

（2）

其他物资采购，采购申请人进行现场验货后，库管员进入ERP采购管理模块录入“采购检验单”。

ERP“采购检验单”录入程序：（1）采购管理—业务—检验—采购检验单；

（2）进入“采购检验单”，点击增加按钮—点击生单—采购到货单—双击选择到货单信息—保存—审核。

9、入库

库管员办理入库，进入ERP采购管理模块录入“采购入库单”并打印，一式三份，转采购员二份，采购员转财务部一份。木材采购，“入库单”应附质检部手写检验单，其他采购，入库单应由检验人签字。

ERP“采购入库单”录入程序：

（1）采库存管理—业务—入库—采购入库单；

（2）进入“采购入库单”，选择仓库—点击生单—过滤—双击选择检验单信息—确定—审核。

10、发票到  采购员将发票转至采购内勤，采购内勤进入ERP采购管理模块，依据发票类型录入“采购发票”，录入完成后，进行发票结算。采购员将“发票原件”及相应的“采购入库单”粘贴后，经本人签字、部门负责人、财务总监签批后转至财务部。

ERP“采购发票”录入程序：

（1）采购管理—业务—发票—专用采购发票（增值税专用发票17%、原木发票13%）、普通采购发票、运输发票；

（2）进入“采购发票”，增加—点击生单—入库单—过滤—双击选择入库信息—确定—保存—点击结算按钮。

 财务生成凭证

会计员进行账务处理生成凭证。ERP“应付模块”录入程序：

（1）总账—应付款管理—日常管理—选择单据—审核。ERP“存货核算制单”录入程序：

（1）存货核算—业务核算—正常单据记账—选择—记账；

（2）存货核算—财务核算—生成凭证，选择单据类型—制单—保存—打印凭证。

11、月末未到发票暂估入账

会计员对月末未到发票的采购入库进行暂估入账并制单。ERP“存货核算制单”录入程序：

（1）存货核算—业务核算—结算成本处理—选择暂估信息—点击暂估按钮；（2）存货核算—财务核算—生成凭证—选择制单信息—生成凭证—打印；（3）凭证连同入库单进行粘贴。

12、更改发票类型、信息”等录入程序

（1）

进入ERP供应链—采购管理—采购结算—结算单列表；（2）选择需更改的发票对应的结算单—点击删除；

（3）采购发票列表—选择需更改的发票—点击删除—重新录入；

（4）月末，财务部会计员与计划员、采购内勤、库管员进行对账，对不执行的单据，进行关闭。

erp采购操作流程 第3篇

例:环球公司从宏大公司采购手机外壳500个,暂估含税单价35元,对方代垫运费200元,本月发票未到。

一、本月业务处理

不论采取何种暂估方式,本月业务处理均相同。

1. 在【采购管理】模块填制采购订单、生成到货单。如果采购选项设置为“普通业务必有订单”,采购订单必有, 此时以后的到货单、到货退回单、红蓝入库单等均不能手工新增,只能参照来源单据拷贝生成。

2. 在【库存管理】模块生成采购入库单。【库存管理】 模块与【采购管理】模块联合使用时,入库单必须在【库存管理】模块生成,否则,可在【采购管理】模块生成。单击 【库存管理】/【入库业务】/【采购入库单】,在弹出的【采购入库单】窗口,该单据自动传递到【采购管理】和【存货核算】模块,步骤如图2所示。

3. 月末发票未到,在【存货核算】模块蓝字暂估入库。

(1)单据记账。对传递过来的入库单记账,记过账的单据才能生成凭证。具体操作为:单击【存货核算】/【业务核算】/【正常单据记账】,在弹出的【正常单据记账条件】 对话框中,选择仓库和单据类型,单击【确定】按钮后,选择单据,单击【记账】按钮。图略。

(2)生成蓝字暂估凭证。具体操作为:单击【存货核算】/【财务核算】/【生成凭证】,在弹出的【查询条件】对话框中,步骤如图3所示。

(3)执行期末处理及月末结账。

二、下月业务处理

系统启用之初,在【存货核算】/【初始设置】/【选项】里有“月初回冲”、“单到回冲”、“单到补差”三种暂估方式可供选择,如果明细账中有暂估业务未报销或本期未进行期末处理,暂估方式将不允许修改。

(一)月初回冲

月初回冲是指上月对货到发票未到的采购业务暂估入库后,下月初系统生成红字回冲单,发票到了报销处理时,系统根据报销金额生成蓝字回冲单(报销)。

月初,【存货核算】模块依据红字回冲单生成红字凭证,冲销上月的蓝字暂估凭证。操作步骤仿照图3,不过单据类型为红字回冲单,凭证内容科目与图3相同。

月末,依据收到发票情况分以下三种:

1. 发票到,全部结算。如在上例中收到对方开具全部货物(500个)增值税专用发票价税合计17 500元和运费发票200元,用银行存款支付10 000元货款,其余货款及运费尚欠。

第一步,【采购管理】模块生成采购发票及运费发票。 具体操作为:单击【采购发票】/【专用发票】,在弹出的【专用发票】对话框中,点击右键拷贝入库单生成专用发票, 在生成的专用发票窗口,如需要现付的操作步骤如图4所示。生成的专用发票及未现付的部分系统自动生成应付单据传递到【应付款管理】模块,在【应付款管理】模块已审核的发票不允许再现付。

单击【采购发票】/【运费发票】,在弹出的【运费发票】 对话框中,录入发票内容(发票表体存货在存货档案中属性必为“应税劳务”),单击【保存】按钮。图略。

第二步,【采购管理】模块进行采购结算。采购结算是指将发票及运费金额结算到入库单中,系统自动结算入库材料实际成本,在票货同期到达时,结算完成后系统将实际结算金额重新写入原入库单中(包括【库存管理】和 【存货核算】模块的入库单),覆盖原来的暂估金额。如上例中原入库单暂估金额为14 957.26元,结算后金额为15 143.26元(14 957.26+186)。在货到票未到时,因上月 【存货核算】模块对暂估入库单已记账且月末已结账,则采购结算后不会将结算金额重新写入上月入库单,此时, 需要在【存货核算】模块进行【结算成本处理】。

a.自动结算。包括:“入库单与发票”结算(供应商、存货和数量完全相同的入库单和发票进行结算)、“红蓝入库单”结算(供应商、存货相同和数量符号相反的红蓝入库单进行结算)、“红蓝采购发票”结算(供应商、存货相同和金额符号相反的红蓝发票进行结算)。后两种一般在发生退货时使用。

b.手工结算。对要结算的发票与入库单手工选择进行结算。若将采购发票与运费发票一同结算给入库单时一般选择手工结算方式。如本例中,具体操作为:单击【采购管理】/【采购结算】/【手工结算】,在弹出的【手工结算】对话框中,步骤如图5所示。

c.运费发票单独结算。运费发票也可利用【费用折扣分摊】进行单独结算,单独形成一张结算单,操作步骤与手工结算类似,运费发票可以与已结算、未结算或部分结算的入库单同时结算,也可与存货直接结算,即在结算界面点击【增行】按钮,直接录入某一存货与其结算,也可以将一张或多张运费发票分摊到多个入库单的多个存货上,结算时可选择按多张入库单的金额或数量分摊运费, 一张入库单可以多次分摊费用。单独结算的运费金额不会自动添加到入库单金额中,此时,需要在【存货核算】模块进行【结算成本处理】。

第三步,在【应付款管理】模块对传递过来的发票审核并制单。1发票审核。审核的发票才能制单,具体操作为:单击【应付款管理】/【应付单据处理】/【应付单据审核】,在弹出的【单据过滤条件】对话框中,选择过滤条件单击【确定】按钮后,选择单据,单击【审核】按钮。图略。2制单处理。具体操作为:单击【应付款管理】/【制单处理】,在弹出的【制单查询】对话框中,步骤如图6所示。对未付款部分付款时,在本模块填制付款单审核后再付款制单。

第四步,在【存货核算】模块进行结算成本并生成实际入库凭证。1结算成本。具体操作为:单击【存货核算】/ 【业务核算】/【结算成本处理】,在弹出的【暂估处理查询】 对话框中,步骤如图7所示。2生成实际入库凭证。操作步骤仿照图3,不过单据类型为蓝字回冲单(报销),凭证内容与图6付款凭证相呼应,数据为实际成本:借:原材料15 143.26;贷:物资采购15 143.26。

2. 发票到,部分结算。如果上例中收到对方开具的发票为部分货物(300个)增值税专用发票价税合计10 500元和运费发票200元。

第一步,重复上述全部结算中的第一步至第四步,结算部分货物(300个)的实际成本。

【存货核算】模块进行期末处理生成剩余数量蓝字暂估凭证。1执行期末处理。单击【存货核算】/【业务核算】/ 【期末处理】,在弹出的【期末处理】对话框中,选择仓库后单击【确定】按钮。系统自动将入库数量(500个)与发票结算数量(300个)之差生成蓝字回冲单(按上月暂估价)。 2生成剩余数量(200个)蓝字暂估凭证。操作步骤仿照图3。3执行月末结账,系统自动生成剩余数量(200个)的红字回冲单,待再下月初生成红字凭证。之后其发票到达时重复上述步骤结转其实际成本。

3. 发票未到。重复上述部分结算中的第二步的a至c,生成全部数量(500个)的蓝字暂估凭证及月末结账。

(二)单到回冲

单到回冲与月初回冲的操作步骤基本相同,区别是回冲上月蓝字暂估凭证的时点不同。月初回冲是在下月初即红字回冲,单到回冲是发票不到不作处理,等到发票到达报销处理时,在【存货核算】模块执行【结算成本处理】后,此时系统同时生成红字回冲单和蓝字回冲单(报销),再据此生成红蓝两张凭证,其中红字凭证为冲销上月的蓝字暂估凭证,蓝字凭证为按结算发票结转实际成本的凭证。如果是部分结算,执行【结算成本处理】后,系统生成全部数量(500个)红字回冲单和结算数量(300个) 蓝字回冲单(报销),再据此生成红蓝两张凭证。在执行 【期末处理】时,系统再将剩余数量(200个)按原暂估单价生成蓝字回冲单,据此生成蓝字暂估凭证,待发票到时红字冲回。

(三)单到补差

单到补差与单到回冲的操作步骤基本相同,是指发票不到不作处理,发票到达报销处理时,在【存货核算】模块执行【结算成本处理】后,根据结算金额,系统自动生成红或蓝入库调整单,再据此生成红字或蓝字凭证。

1. 发票到,全部结算。

(1)若发票结算金额与上月暂估金额相等,系统不生成调整单,原暂估金额即为实际结算金额。

(2)若发票结算金额小于上月暂估金额,系统将二者之差自动生成红字入库调整单,再据此生成红字凭证,原蓝字暂估金额加上此红字冲销金额即为实际结算金额。 如上例中发票含税单价为30元,若不考虑运费,则系统生成红字入库调整单数据为-2 136.75元(500×30/1.17- 500×35/1.17),据此生成红字调整凭证。

(3)若发票结算金额大于上月暂估金额,系统将二者之差生成蓝字入库调整单,再据此生成蓝字凭证,原暂估金额加上此蓝字补充金额即为实际结算金额。如上例中发票含税单价为38元,若不考虑运费,则系统生成蓝字调整单数据为1 282.05元(500×38/1.17-500×35/1.17),据此生成蓝字调整凭证。

2. 发票到,部分结算。系统按实际发票结算数量为基准,比较结算金额与暂估金额之差生成红或蓝入库调整单,据此生成红字或蓝字凭证,未结算部分的暂估成本仍保留在上月原暂估入库单及凭证中,等待发票来到时再作调整。如上例中,如果发票数量为300个,其含税单价为38元,不考虑运费,则系统自动生成蓝字调整单数据为769.23元(300×38/1.17-300×35/1.17),未结算部分(200个)暂估成本仍在原暂估入库单及凭证中,等待发票到达时再作调整。

用“单到补差”的方式暂估入库凭证贷方科目直接贷记“物资采购”较好。

摘要：依据会计制度规定,对于本期货到、发票未到的采购业务,暂估入库成本有“月初回冲”、“单到回冲”、“单到补差”三种回冲方式,本文旨在比较此三种类型的软件操作方法。

ERP在采购管理中的应用 第4篇

【关键词】ERP系统，采购管理。

【中图分类号】TP311.52 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）03-0387-01

一、ERP 系统的概述

20 世纪90 年代以来，随着信息技术尤其是计算机网络技术的迅猛发展，制造资源计划管理系统经过扩充与进一步完善而发展为企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP）。美国Garter Group Inc 咨询公司最早提出了ERP 的概念[1]。与制造资源计划管理系统相比，ERP 更加面向全球市场，功能更为强大，所管理的企业资源更多，支持混合式生产方式、管理覆盖面更宽。ERP 是站在全球市场环境下，从企业全局角度对经营与生产进行计划的方式；是制造企业的综合的集成经营系统。一般而言，除了制造资源计划管理系统的主要功能外，ERP 系统还包括以下主要功能：供应链管理、销售与市场、分销、客户服务、财务管理、制造管理、库存管理、企业工作流服务和企业信息系统等方面。此外，还包括金融投资管理、质量管理、运输管理、项目管理等补充功能。ERP 是信息时代的现代企业向国际化发展的高层管理模式，给企业带来更广泛、更长远的经济效益与社会效益。

二、企业采购管理存在的问题

企业的物资采购部门虽经历了由计划经济向市场经济、由物资资源缺乏向物资资源丰富的转变，由于历史上的原因，企业的采购计划，监督机制，采购战略和供应商的管理等方面还存在着不少的问题，严重地影响企业的采购质量。具体表现在：

1 采购需求计划不规范，监督机制不完善

目前企业采购计划单，一是来自车间跟据生产需用的配件配料的采购计划；二是来自仓库物资管理部门根据生产用量的采购计划；三是来自技术部门根据技改所需设备、工装的采购计划；四是采购部门直接按生产用量的采购计划。企业内部缺乏统一的物资采购计划，缺乏优良的采购程序；对重要的生产资料采购管理缺乏系统的管理；采购审核程序不完善，机械地执行车间的采购需求报告，有些不该购的购了，该购少的购多了，产品规格不合的也购了，给企业造成不应有的浪费，又因采购不及时而影响企业的正常生产。

2 缺乏战略采购意识，供需关系不稳定

企业缺乏战略性的采购意识，采购部门对采购市场缺乏调查研究和资讯收集，无法对市场情况和价格的走势有充分的了解。没有建立对供应商采购评估体系，不能对供应商做出全面、具体、客观的评价，不能识别优秀的供应商，不注重与供应商建立合作伙伴关系。目前国内企业物资现行采购与供应商的关系往往是短期的、松散的竞争式的关系，双方重视的都是短期的优势。缺乏长期的合作，缺乏彼此的信任。造成不能识别制止伪劣供应商进入企业采购市场。增加了采购工作的风险，导致采购方不断更换供应商，代价高昂。价格成为以牺牲价值为代价的谈判焦点，双方库存增加。而且当采购方强迫供应商接受不合理的价格时，有些供应商可能离开。而留下的供应商已不为优秀。当市场状况好转时原来委曲求全的供应商。必定会连本带利来向采购方要回，造成采购方成本暴涨。

三、ERP 在采购管理中的应用

ERP 是站在全球市场环境下，从企业全局角度对经营与生产进行计划的方式；是制造企业的综合的集成经营系统[2]。ERP的核心管理思想就是实现对整个供应链的有效管理：体现对整个供应链资源进行管理的思想；体现精益生产、同步工程和敏捷制造的思想；体现事先计划与事中控制的思想。ERP 系统所具有的供应链管理、财务管理、制造管理、库存管理、工厂与设备维护、人力资源、报表、制造执行系统（Manufacturing ExecutiveSystem，MES）、过程控制等功能是能够有效解决企业传统模式下的采购过程中不能的问题。

1 规范采购计划，完善监督机制

ERP 系统通过ERP 系统的物料分类查询，可对每一类物料，按需用的频度，规定优选原则，并同步地将生产计划和采购计划一次生成，简化了采购计划及调配，从而形成经济采购批量，争取优惠。减少供方的专工艺装备费用，简化运输管理，减少库存，从而有利控制质量，降低成本。如果需求有了变化，用很短的时间，就可以把所有的物料计划重新编排，简化了工作程序。同时可以周密地计划，把计划延续到未来某个任意日期，这样不但可以按需采购，还可以保证足够的采购提前期和采购预算，防止因突发性采购而增加额外的采购费用。此外它还可以设置目标成本，企业通过运行企业资源计划系统的模拟成本，严格控制成本的限；控制库存量。企业资源计划系统还规定了每一种物料的最大储存量和最长储存期限。超过最大值时，系统会发出提示信号，以便管理人员采取纠正措施；并能严格控制付款程序。付款前，系统将自动进行全面对账，如物料规格性能、合格数量，交货日期是否与采购单一致，报价单与发票金额是否一致。只有全部相符才能执行付款程序，严格控制资金流出。

2 加强战略采购意识，协调供需关系

采购管理信息化系统可以随时运行需要的报表，来反映某一时期采购业务的情况。这样就能从一定程度上对采购市场进行调查研究和资讯收集。从而使采购部门对市场情况和价格的走势有了充分的了解。同时也能比较出供应商的优劣，以建立供应商准入制度和评价体系。注重识别优秀的供应商，加强发展与供应商建立合作伙伴关系，优化企业的供需关系。现代企业通过企业资源计划系统可以将每次采购的流程详细的记录下来。依靠系统的记录可以纵向了解到供应商的各项信息从而构造供应商库，将供应商的基本信息、采购信息、质量记录、价格记录等信息包含在内。从而对供应商进行评价。挑选出优秀的供应商，并且与其进行长期的固定的合作。有效地协调企业的供需关系，运用“事前控制、事中监督、事后分析”的管理理念，建立了完备的控制体系：（1）审批严格，虽然在传统模式下，我们也强调采购管理要按照一定的层次进行控制，但是在实际操作中要做到这点非常难。通过采购管理信息化系统建立采购单据的审批控制流程，可以控制不同职责的员工可以采购哪种物料，其采购金额上限是多少，超过一定的金额必须经主管领导审批，否则采购管理信息化系统将无法继续处理该单据。（2）监督严密，系统提供了多种查询途径，如根据采购单编码、物料号、供应商号、采购员代码、交货日期等进行查询，及时跟踪采购合同执行情况。如发现业务处理有问题，则可以终止或暂停业务处理，直到问题解决为止。如若发现某订单属于重复订单，可以将其暂停，查明原因或取消该订单。

四、结束语

众所周知，采购是企业的重要成本，提升企业的采购管理水平可以降低成本、提高效率、保证质量、降低风险，防范纠纷，提高企业的经济效益。采购是企业的成本中心。对于现代企业，采购不再是简单的购买，已上升到战略管理层面。随着企业对采购的重视以及采购管理水平的不断提高，企业采购效率日益增强，采购反而成为企业获取利润的又一源泉。尤其是生产型的企业，采购的速度、效率、订单执行情况，将直接影响到企业能否快速灵活地满足下游客户的需求；采购成本的高低会直接影响到企业最终产品的定价情况和整个供应链的最终获利情况。“利润最大化”永远是所有企业追求的目标。在信息技术飞速发展的今天。在采购过中利用信息技术实现企业利润已经成为今后采购管理的新趋势。

参考文献

[1]宿晓，张虹.企业采购管理组织创新与流程再造[J].财会通讯（理财版），2008，（8）：35- 36.

ERP操作流程 第5篇

本手册公司内部使用，旨在说明ERP实施及日常操作过程中的操作问题。

目录

第一章

ERP操作大流程

第二章

ERP各模块、表单、栏目、按钮功能描述

第三章

常见问题说明

附表

日常操作及问题处理说明（按部门）

第一章

ERP操作大流程

1．基础资料建立 1.1 通用基础资料建立

（含供应商资料，计量单位，货品资料之尺码资料、颜色资料、款式资料，财务资料之面辅料应付帐款初始化，前期已建立，不再赘述）

1.2每季基础资料建立

总经办文员在每季开始研发时在“资料-其它资料管理-设置季节资料”（A-M-D）内建立季节资料。

1.3面辅料资料建立

研发中心工艺组（以下简称工艺组）工艺文员在每季开始研发时，在“资料A-布料资料/辅料资料”（A-F/G）内建立新增加的布料/辅料基础资料。

1.4货品BOM表的录入

工艺组工艺员在收到验收合格的样衣后，在“资料-货品资料-货品BOM表”（A-H-G）内建立此表（内部称“材料清单”），在公司确认下单前为草稿，下单后经工艺组长审核、确认后生成确认表。

2．生产计划单录入

生产管理部生产计划员在接到货品部的《产品需求计划》（EXCEL格式）后，在1天内将此EXCEL格式的数据导入“生产-生产计划单”（B-A）内，并按公司《投产流程》规定的期限要求，根据部门制定的《投产计划》录入每一款的“材料回货时间”；经部门经理审核、确认后生成确认单。

3．生产通知单录入

在执行《投产流程》4.1时，其所称“《生产令》”即为ERP之“生产通知单”，故生产计划员按《投产流程》规定的时间要求录入“生产-生产通知单”（B-B）内。经部门经理审核、确认后生成确认单。※注意：每张《生产通知单》只能开出一个款的《生产令》。

4．材料采购单录入

采购部采购计划员根据《投产流程》和《面辅料采购流程》，将数据“展算”后得出每一款货品的材料需求数量，根据“材料回货时间”要求执行采购，将单价录入“生产-布料/辅料采购单”（B-D/E）内，经部门经理/经理助理审核、确认后生成确认单。※注意：采购业务流直接通过ERP实现。

5．材料入库单录入（含材料退货单录入）5.1材料入库单录入

生产管理部材料库房材料库管员，执行《面辅料采购流程》、《生产款面辅料入库、测试、检验、评审流程》和《仓库作业流程》，将合格材料数量数据在材料到库的第二天中午11：00前书面传递给文员，由文员在12：00前将数据录入“布料/辅料-布料/辅料入库单”（G/H-A/A）内，在12：00前经材料库主任审核、确认后生成确认单。※注意：时间要求必须完成。

5.2材料退货单录入

生产管理部材料库主任在执行《面辅料采购流程》、《生产款面辅料入库、测试、检验、评审流程》对不合格材料退货时，在材料交运前，必须将退货材料的数据信息书面传递给文员，并由文员在材料交运前将数据录入“布料/辅料-布料/辅料退货单”（G/H-B/B）。经材料库主任审核、确认后生成确认单。※注意：时间必须是退货材料发运前。

6．材料领料单录入 6.1材料调拨单录入

生产管理部材料库主任在执行《投产流程》4.2时，根据“生产通知单”（B-B）上规定的数量，按时间要求将需要发往重庆的材料交运时，通知文员引用“生产通知单”（B-B）上的数量，录入“布料/辅料-布料/辅料调拨单”（G/H-C/C），经材料库主任审核、确认后生成确认单。※注意：必须按照“生产通知单”（B-B）上的数量进行调拨出库。

6.2材料领料单录入

6.2.1重庆公司材料库管员，在发料给裁剪车间时，根据“生产通知单”（B-B）上的数量，录入“布料/辅料-布料/辅料领料单”（G/H-D/D），执行领料出库。经材料库主任审核、确认后生成确认单。注意：必须按照“生产通知单”（B-B）上的数量进行领料出库。

6.2.2广州材料库主任，在发料给广州的加工厂时，根据“生产通知单”（B-B）上的数量，通知文员录入“布料/辅料-布料/辅料领料单”（G/H-D/D），执行领料出库。经材料库主任审核、确认后生成确认单。※注意：必须按照“生产通知单”（B-B）上的数量进行领料出库。

6.3材料退料单录入

重庆材料库管员、广州材料库管员在办理裁剪车间或加工厂退回的余料入仓时，在“布料/辅料-布料/辅料退料单”（G/H-E/E）内录入退料的实量数。材料库主任审核、确认后生成确认单。6.4材料调整单录入

总经办文员在接到经总经办批准的材料调整申请时，在“布料/辅料-布料/辅料调整单”（G/H-G/G）内录入需要调整的数据，并审核、确认后生成确认单。

6.5材料盘点单录入

总经办文员在接到财务部报来的材料盘点数据时，在“布料/辅料-布料/辅料盘点单”（G/H-H/H）内录入材料盘点数据，并审核、确认后生成确认单。

7．裁床单录入

7.1重庆裁剪车间主任在根据“生产通知单”（B-B）的指令完成每单的裁剪之后，当天内将实裁数录入“生产-裁剪单”（B-C）内；一张生产通知单分若干天裁完的，每天录入实裁数。审核无误后确认，生成确认单。

7.2广州玉丽文员按7.1步骤操作，由厂长审核、确认后生成确认单。

7.3生产管理部生产协调员在处理广州外协厂生产的裁剪数时按7.1步骤操作，由生产管理部经理审核、确认后生成确认单。

※注意：若下游有变更原始资料的，必须通知源头部门，否则数据查不到。

第二章

各模块、表单、栏目、按钮功能描述

1、模块汇总说明

1.1目前ERP包含十一个模块：资料模块（A）、生产模块（B）、销售模块（C）、期货模块（D）、成品模块（E）、商店模块（F）、布料模块（G）、辅料模块（H）、财务模块（O）、分析模块（P）、系统模块（Q）等（其后括号内的英文字母为代码，下同）。

1.2目前ERP的目标功能主要包括三项：一是生产采购信息共享、处理与管理平台的功能，二是分销信息共享、处理与管理平台的功能，三是粗略的财务核算功能。

2、资料模块（A）

2.1资料模块的功能：建立ERP系统的基础资料。

2.2资料模块代码为“A”，包含的表单或子模块有：供应商资料（A）、运输商资料（B）客户资料（C）、部门资料管理（D）、计量单位（E）、布料资料（F）、辅料资料（G）、货品资料（H）、财务资料（I）、其它资料管理（M）、用户资料（N）等。

2.3供应商资料（A）

2.3.1成品供应商资料（A）包括所有为我公司提供成品的供应商（含重庆白丽、广州玉丽及其他外协厂、FOB产品加工厂）的资料：供应商编号、供应商名称、供应商简称、总经理、联系人、电话、手提电话、传真、地址、邮编、银行帐号、税务编号等信息，由总经办文员负责建立。（※注意：各种信息必须齐全、完整，不得漏项。）

2.3.2面辅料供应商资料（B）包括所有为我公司提供面辅料的供应商的资料：供应商编号、供应商名称、供应商简称、供应类型、联系人、电话、手提电话、传真、地址等信息，由研发中心工艺组文员负责建立。（※注意：各种信息必须齐全、完整，不得漏项。）

2.4运输商资料（B）（略）

2.5客户资料（C）（略）

2.6部门资料管理（D）（略）

2.7计量单位（E）

2.7.1面辅料计量单位类型资料（A）是规定面辅料计量单位类型的，现已规定为“通用类”，由工艺组文员建立。

2.7.2面辅料计量单位资料（B）是规定面辅料计量单位明细的，包括单位类型、计量单位编号、计量单位、上级单位、转换数量等项目，现已规定了34个计量单位，由工艺组文员建立。

2.8布料资料（F）

布料资料（F）是对每一款布料的信息进行详尽描述的表单，包括布料编号、布料名称、布料简称、布料颜色、布料封度、布料规格、布料成份、布料类型、单位种类、默认单位、货期、起订量、标准单价、成本单价、布料供应商、原布料编号等项目。其中“布料颜色”是直接选择规定的布料颜色编号；“布料封度”录入的幅宽为样布为处理前实量的边到边宽度，也可以直接在选项中选择；“布料规格”也可以直接在选项中选择；“布料成份”也可以直接在选项中选择对应的成份；“标准单价”我们用不着，不用填写，只填写从供应商处询到的“成本单价”；“原布料编号”是指供应商原有对该布料的编号。由工艺文员在研发阶段样料入库时录入。

2.9辅料资料（G）

2.9.1辅料类型资料（A）对辅料的类型做出了规定，目前我公司包括了三种类型“生产用辅助材料”（大类编号为“1”）、“生产及修理工具、零件和材料”（大类编号为“2”）、“包装物料”（大类编号为“3”）。已建立。

2.9.2辅料资料（B）是对每一款辅料的信息进行详尽描述的表单，包括2.9.1中三种类型的辅料的明细，有辅料编号、辅料名称、辅料简称、辅料颜色、辅料规格、计量单位类型编号、计量单位类型、默认单位编号、默认单位名称、辅料销售单价、辅料进货单价、供应商编号、供应商名称、供应商辅料编号、辅料类型、辅料类型名称等。其中“辅料销售单价”我们用不上。此单由工艺文员在研发阶段调样时发现新类型的辅料时建立。

2.10货品资料（H）下面又包括尺码资料（A）、颜色资料（B）、款式资料（C）、货品资料（D）、货品虚拟结构（E）、货品期初成本设置（F）、货品BOM表（G）等七个子模块。

2.10.1尺码资料（A）是我公司货品的尺码类型对应的编码资料。已建立。

2.10.2颜色资料（B）是我公司货品的颜色对应的编号的资料。以建立。

2.10.3款式资料（C）是每季生产的货品的各款的明细资料，包括款式编号、款式名称、款式简称、款式零售价、款式其他价、款式大类、款式子类、仓位、货期、款式抬头、款式图片、布料、季节等项目。其中“款式其他价”、“款式子类”、“仓位”、“货期”、“款式图片”、“布料”等项目现在均未用上。此单下部设置了按色改价、虚拟结构、传送属性、货品BOM表、初始化货品成本、打印条码、条码属性、批量设置旧款等链接按钮，部分功能是支持DRP逻辑的。

2.10.4货品资料（D）包括货品编号、款式编号、颜色编号、尺码编号、零售单价、计划成本价，以及按色改价和打印条码两个按钮。在工艺组最初做BOM表前，款式编号尚未建立，就需要工艺员在此单内建立草稿性质的样衣款式编号，然后在BOM表内才会有款式编号（但这些款号都是以“-”标志为草稿单的）。

2.10.5货品虚拟结构（E）（略）

2.10.6货品期初成本设置（F）（略）

2.10.7货品BOM表（G）就是常说的“材料清单”。表单包括三大块：左侧竖排的款式编号栏、顶端横排的货品资料栏和BOM表。

款式编号栏供选择需要建立BOM表的款式，对应它的货品资料栏和它的BOM表，在款式编号栏顶端有可供查找的搜索栏。

BOM表包括布料、辅料、费用、生产工艺等四张单，但我们现在只用到了布料和辅料两张单。

BOM表包括新增行、修改行、删除行、复制行、引用、打印、相关信息、退出等功能按钮。其中引用按钮是在制作正本BOM表时引用其对应的草稿单时使用的；打印按钮包含了4张可供选择的单据：布料需求、辅料需求、物料总需求、计划成本一览表，物料总需求表将布料和辅料需求汇总在一起可以打印；计划成本一览表将布料和辅料的成本汇总在一起可以打印；但请※注意：布料需求和辅料需求两张单不可用，若不慎点中，应点击“忽略”按钮，否则系统自动关闭。

BOM表布料单包含色码数、布料类型、布料编号、布料名称、布料颜色、布料规格、布料成份、单位编号、单位名称、单件用量、备注等我们用到的栏目，其它栏目我们现在未使用。BOM表辅料单包含色码数、辅料类型、辅料编号、辅料名称、辅料颜色、辅料规格、单位编号、单位名称、单件用量、备注等我们用到的栏目，其它栏目我们现在未使用。

2.11财务资料（I）包含成品应收帐款初始化、成品应付帐款初始化、面辅料应收帐款初始化、面辅料应付帐款初始化、店铺应收帐款初始化、现金银行资料等六张表单。（略）

2.12其它资料管理（M）包括九张表单，但我们使用的只有设置季节资料这张单。

2.13用户资料（N）是设置公司内部使用ERP的人员及其权限设置的后台资料。

3、生产模块（B）

3.1生产模块的功能：是提供从生产下单到采购到裁剪阶段的指令传达、信息共享、业务操作等方面的平台。

3.2生产模块的代码为“B”，包括生产计划单（A）、生产通知单（B）、裁床单（C）、布料采购单（D）、辅料采购单（E）、生产计划单查询（K）、生产通知单查询（L）、裁床单查询（M）、布料采购单查询（N）、辅料采购单查询（O）、生产计划单跟进（P）、生产通知单跟进（Q）、布料采购单跟进（R）、辅料采购单跟进（S）、物料采购跟踪按货号（V）、货品计划成本汇总表（W）、货品实际成本汇总表（X）等表单或子模块：

3.3生产计划单（A）

对应大流程的“产品需求计划一、二”和“产品生产计划”，即为公司的主生产计划，规定了当季产品批次需求的详细信息。包括请购类型、款式编号、款式名称、颜色编号、颜色名称、尺码、单价、数量、金额、回货时间、材料回货时间、供应商编号和供应商名称等项目。功能按钮除包括常用按钮外，还有一个“相关信息”按钮，它主要包含了相应单据的“物料清单”、“生产计划进度”、“询价报价”等信息。该单详细的录入方法见erp6-etp说明书3.2.1（P86）。

※注意：回货日期、材料回货时间等必须制单人按计划要求的时间录入，否则为系统默认。

3.4生产通知单（B）

对应投产流程4.1中的《生产令》，即根据投产计划，每个款执行生产的指令。录入时，先要选择生产计划单、供应商、下单部门、预计收货仓等，然后点击“二维”按钮，进入主单界面。生产通知单主单包括款式编号、款式名称、颜色编号、颜色名称、尺码、单价、数量、预计收货日期等。

与其他单据不同的是多了一个“相关信息”，它主要包含了相应单据的“物料需求预览”、“裁床数量”、“相关资料”、“包装资料”、“注意事项”等信息。该单详细的录入方法见erp6-etp说明书3.2.2（P92）。

3.5裁床单（C）

记录实际裁剪信息，成品数量的控制来源于此数据。录入时，先要录入手工单号、流水单号和生产通知单号等，然后点击“二维”按钮，进入主录入界面进行录入。裁床单包括款式编号、款式简称、色号、颜色简称、尺码、单价、数量、金额等。其它功能按钮与其它表单的相同。该单详细录入方法见erp6-etp说明书3.2.3（P99）。

3.6布料采购单（D）

3.6.1展算。是采购部向布料供应商下的布料采购明细单据，也即采购合同或采购定单。在录入采购单之前需要对系统数据进行展算，使采购单能够自动取用BOM单里面的基础资料来生成用量（即建议采购量），展算的步骤：打开B-A生产计划单，点击“相关信息”，点击“物料清单”，点击“展算”，点击“展算所有款式”开始展算，耗时大约2-5分钟。

3.6.2布料采购单上的功能按钮除了常规的以外，主要有四个“常规”、“计划单”、“通知单”、“可用库存”。常规是主界面；“计划单”是系统展算后自动生成的物料需求计划单（MRP）；通知单是指生产管理部所下达的生产通知单；可用库存是该材料的可用库存数。（erp6-etp说明书上没有这三个按钮的说明。）

3.6.3布料采购单录入。先录入单头部分信息：手工编号、供应商编号，然后再点击功能按钮“计划单”，点击“选择生产的款式”，找到计划在该供应商处下单的布料。然后开始在该单主界面录入数量，此数量应该参考上面计划单内建议采购数量加上采购损耗量（采购部一般为5%）减去已经该生产款已经下单的数量。具体录入方法见erp6-etp说明书3.2.4（P103）处有关“加强”部分的描述（我们的ERP上并无此“加强”按钮，但“计划单”的内容可以视同一样）。

3.7辅料采购单（E）（同面料采购单，参见erp6-etp说明书3.2.5（P104-106）。

3.8生产计划单查询（K）

查询明细参考erp6-etp说明书2.2.4单据查询界面之生产通知单查询（P37-42）。

3.9生产通知单查询（L）

方法同上，参见erp6-etp说明书2.2.4单据查询界面之生产通知单查询（P37-42）。

3.10裁床单查询（M）

方法同上，（略）

3.11布料采购单查询（N）

方法同上，（略）

3.12辅料采购单查询（O）

方法同上，（略）

3.13生产计划单跟进（P）

此功能供生产管理部生产计划员及其他相关管理者跟进某季的生产计划单的下单、回布、生产通知单下单时间、入库时间等工作进度。操作方法如下：

分别点击“选择日期”、“选择供应商”、“选择部门”、“选择款式”等按钮时，对下拉菜单中相应的信息进行选择（通常只选择日期和款式即可），点击“汇总”按钮进行查询和跟进。可选择“过滤”、“升序”按钮进行过滤信息操作和升序排列操作。

3.14生产通知单跟进（Q）

此功能供生产管理部生产计划员及其他相关管理者跟进某季的某张生产通知单的进度及完成情况。操作方法参见erp6-etp说明书3.2.17生产通知单跟进之生产通知单跟进界面介绍（P106-107）

3.15布料采购单跟进（R）

此功能供采购及生管部相关业务人员和管理人员跟进布料采购下单情况和材料入库情况。操作方法参见erp6-etp说明书3.2.18布料采购单跟进之布料采购单跟进界面介绍（P107-108）。

3.16辅料采购单跟进（S）（同上，略）

3.17生产裁床出货跟踪（U）

此功能供生产管理人员对裁剪数、计划数、入库数和裁剪入库差异、生产入库差异、生产裁床差异、裁床入库差异进行查询和分析。查询方法：要选择单头的各种条件，然后点击刷新即可。并可利用展开按钮添加需要查询的栏目。（此处为新增模块。）

3.18物料采购跟踪-按货号（V）

此功能供采购部及生管部相关人员跟进材料采购入库进度及明细情况。操作方法：选择款式编号和日期即可，可导入EXCEL，也可打印。（也可参见erp6-etp说明书3.2.22物料采购跟踪-按货号P111-112）。

3.19货品计划成本汇总表（W）

此功能供财务人员和相关领导参考某款或全部货品的计划成本情况。操作方法：选择单据种类，再选择款式，点击查询即可，若要查看更多栏目信息，可点击右上方“展开按钮”进行设置或选择。

3.20货品实际成本汇总表（X）

此功能同上，但成本为生产出来的货品的实际成本的汇总。（略）

4、销售模块（C略）

5、期货模块（D略）

6、成品模块（E略）

7、商店模块（F略）

8、布料模块（G）

8.1布料模块的功能：是提供布料从入库到退货、领料、调拨、退料、调整到盘点的各种信息和操作平台。

8.2布料模块的代码为G。包括的表单有：布料入库单（A）、布料退货单（B）、布料调拨单（C）、布料领料单（D）、布料退料单（E）、布料销售单（F，我们一般用不着这张单）、布料调整单（G）、布料盘点单（H）、布料单据查询（J）。

8.3布料入库单（A）

是公司对供应商提供的布料进行验收入库的明细单据，登记采购布料实际入库数量。是财务同供应商对帐与结算的主要依据之一。需要材料库管员录入布料编号、匹号、数量、进货单价、成本单价、进货金额、成本金额、备注栏。此单录入方法：点击功能按钮“新增”，录入或选择单头内容，然后录入表单详细信息。可点击“引用”按钮，来引用对应的采购单上的信息，节省录入时间并避免错误录入几率。（也可参见erp6-etp说明书3.7.1布料入库单（P173-174）

8.4布料退货单（B）

是因各种原因将已经入库的布料退货给供应商的明细单据，登记退货实际数量。是财务同供应商对帐与结算、扣款的主要依据之一。主要内容与录入方法大致同上。

8.5布料调拨单（C）

是根据生产通知单将布料从广州总仓或重庆总仓进行互调，登记调拨实际数量的单据。主要内容与录入方法大致同上。

8.6布料领料单（D）

是根据生产通知单向裁剪车间（广州为玉丽、外协）发料时，登记实际发料数量的单据。录入时可点击“加强”按钮，进入加强二维界面，选择对应的“生产单号”（即“生产通知单编号”B-B），刷新后点击“生成领料”即可。现实操作中，容易出错的地方有两种情况：

一、一料多用时，若其它款用料很少，容易被忽略而全部发给一个款；

二、实际库存量比计划用量多时，直接全部发给裁床，等余料作为配片或最后收零使用。

所以，必须※注意：必须根据生产通知单规定的数量（+50件）进行开单，不可将该面料全部发出，是否增加计划或是否收零由生产管理部另行安排。

8.7布料退料单（E）

是裁剪车间或加工厂在完成生产通知单后将剩余的布料退回材料库时，登记实际退料数量的单据。主要内容与录入方法大致同上。

8.8布料调整单（G）

是总经办文员在接到调整指令时，对布料的相关数据进行调整的单据。主要内容与录入方法大致同上。

8.9布料盘点单（H）

是在某个时间点对全部布料库存或者部分布料库存进行盘点，出现帐实差异的进行登记的表单。需要※注意的是，此处使用“子单”输入，一个子单对应一个盘点类别；没有被录入盘点单的数据视为此布料库存准确。录入方法：录入表头部分后点击“明细”按钮，进入子单界面，该界面上下两端均有按钮以供编辑。

8.10布料单据查询（J）

布料单据查询的功能是供生产管理部和采购部及相关管理人员对布料的进度情况进行跟踪和查询的。包括子单布料入库单查询（A）、布料退货单查询（B）、布料调拨单查询（C）、布料领料单查询（D）、布料退料单查询（E）、布料销售单查询（F）、布料调整单查询（G）、布料盘点单查询（H）、布料盘点差异单查询（I）。使用方法与其他查询单相同。

9、辅料模块（H）大致同布料（略）

10、财务模块（O）

财务模块是提供给财务部对材料和成品进行财务管理和监督的平台。

10.2包括成品财务管理（A）、面辅料财务管理(B)、客户订金管理（C）、店铺收款管理（D）、成品进销存-成本（E）、单据查询（H）等模块。（操作方法见erp6-etp说明书3.9财务（P183-194）。

11、分析模块（P）（erp6-etp说明书内不包括此部分内容）

11.1分析模块的功能：是提供各级相关领导分别进行生产采购分析和成品销售分析以提供对应业务决策依据的模块。

11.2分析模块包括成品销售总分析（A）、成品库存总分析（B）、布料库存总分析（C）、辅料库存总分析（D）、成品存销总分析（E）、成品进销存总分析（F）、布料进销存总分析（G）、辅料进销存总分析（H）、生产采购信息分析（M）、货品经营综合分析（J）、采购综合分析（K）、加强分析系统（L）等子模块。

11.3成品销售总分析（A）（略）

11.4成品库存总分析（B）（略）

11.5布料库存总分析（C）

11.5.1此模块是供各级管理人员对布料库存账目、警戒、决策分析、可用库存进行查询和分析的工具模块。又包括账目库存查询（A）、账目库存查询-汇总（B）、布料警戒库存查询（C）、账目库存决策分析（D）、可用库存查询（H）等子表单。

11.5.2账目库存查询（A）

是供查询每一款布料的模块。查询方法：选择日期、布料编号、部门后，点击查询即可得到所选布料的详细库存账目，包含布料名称、颜色、规格、匹号、单位、数量、成本单价、成本金额等信息。可导出为EXCEL。

11.5.3账目库存查询-汇总（B）（此单与P-C-B相同，只是无法显示部门编号）（略）

11.5.4布料警戒库存查询（C）（略）

11.5.5账目库存决策分析（D）

此单提供库存布料的数量汇总、成本金额汇总分析，可以导出EXCEL。查询方法：选择布料编号、部门（广州、重庆），点击查询即可。可使用“展开”按钮。

11.5.6可用库存查询（H）

此单提供按面料编号的可用库存，但就我们的运营实际状况来看，对于主料意义不大，主要可用来分析常用的衬布、里布等。查询方法同上。

11.6辅料库存总分析（D）同P-C。（略）

11.7成品存销总分析（E）（略）

11.8成品进销存总分析（F）（略）

11.9布料进销存总分析（G）

11.9.1此模块提供布料有关进销存各方面的查询和分析。又包括进销存查询（A）、进销存查询-带金额（B）、进销存决策分析（C）、店仓布料库存对账（D）等子单。

11.9.2进销存查询（A）可以查询到布料的入库数量、退货数量、领料数量、退料数量、实际库存数量等信息。

11.9.3进销存查询-带金额（B）是P-G-A单带金额的信息。

11.9.4进销存决策分析（C）是汇总了上述两张单（P-G-A和P-G-B）的决策分析。

11.10辅料进销存总分析（H）（同P-G，略。）

11.11生产采购信息分析（M）

11.11.1此模块是相关生产管理人员对生产采购进度、物料需求明细和布料进度跟进的信息分析平台，在实际操作中较为常用、使用方便。所以包括生产采购进度（A）、物料需求明细（B）、布料跟进（C）三个子单。

11.11.2生产采购进度（A）

此单可以按货品款式编号或生产计划单号提供生产计划信息、生产通知信息和采购信息，同时在选中单款后，可以点击查看该款的物料时间数量进度明细。查询方法同上。

11.11.3物料需求明细（B）

此单汇总了BOM单信息和物料数量时间进度信息，可按款号、生产计划单、生产通知单、或者裁床单查询明细。查询方法同上。

11.11.4布料跟进（C）

此单将单款布料所有相关的信息均汇总在一起，便于跟进：布料采购计划单、生产计划单、生产通知单、布料采购单、布料入库、布料领料、仓库库存明细、账目库存、可用库存等均显示在这一张单上，非常方便。查询方法同上。

11.12货品经营综合分析（J）（略）

11.13采购综合分析（K）

此模块提供成品采购历史价格、布料采购历史价格和材料采购历史价格分析。故包含这三个子单。查询方法同上。

11.14加强分析系统（L）（略）

12、系统模块（Q）本模块与普通用户没有太多关系，略。

第三章

常见问题说明

1、怎样查询、打印材料清单？ 答：

循A-H-G进入BOM单，在左侧顶端输入栏内输入款式号即可查看该款材料清单明细；若要查看汇总的材料清单或者打印，点击“打印”—“打印物料汇总明细”—“预览”即可。

2、怎样在系统中设置条码、吊牌、洗唛的基础资料？

答：

循A-H-C进入“货品款式资料”单，点击下方“条码属性”按钮进入条码编辑单，选中“显示扩展属性”，点击“编辑”，选中对应款号，点击 “面料成份”所对应的空格，再点击“导入面料成份”按钮，进入面料成分列表，选中需要打印的材料确定即可自动导入。

3、如何打印条码、吊牌、洗唛？

答：

循A-H-C进入“货品款式资料”单，点击下方“打印条码”按钮进入条码打印单，选中要打印的款式编号，可根据需要选中“启用唯一码打印”，点击“导出打印数据到dbf”按钮，将条码资料导入到专门的文件夹。最后使用条码打印软件来引用即可打印。

4、怎样查询某款的材料计划配套到位时间及到位情况？

答：

查询材料计划配套到位时间：循B-K进入“生产计划单查询”，查到该款所在的生产计划单后（注意选择草稿单），点击查看明细，就可以看到该款的材料回货时间。这个时间是生产管理部指令性的时间。

查询其到位情况：循B-V进入“物料采购跟踪-按货号”查询即可。也可循P-M-A进入“生产采购进度”进行查询。

5、如何“展算”？ 答：

见第二章3.6。

6、怎样查询某款的各种材料的进度明细，并对采购指标进行考核？ 答：

循B-V进入“物料采购跟踪-按货号”查询即可。

7、如何查询面辅料的进销存状况？

答：

循P-G-A进入“布料进销存查询”，P-H-A进入“辅料进销存查询”。

8、如何查询面料成份？

答：

循A-F进入“布料资料”，在右侧查找到对应的面料，左边即可显示该面料的成份。

9、如何按布料编号查询布料进度？

答：

循B-R进入“布料采购单跟进”（辅料采购跟进同）。

10、各级生产管理人员怎样查询某单款缝制前的进度？ 答：

根据B-V “物料采购跟踪-按货号”可以查出其材料入库、领料的数量和时间，根据B-U“生产裁床出货跟踪”查询裁剪数量和入库数量以及生产与裁剪的差异。

11、为何采购计划员有时查询不到BOM单——而工艺组已经录入了ERP？ 答：

工艺组录入材料清单后，如果没有经过展算，采购部就会查不到BOM单。

附表

日常操作及问题处理说明（按部门）

1、财务部 功能模块 成品应收帐款 成品应付帐款 面辅料应付帐款（O-B-A）

成品面辅料月初建帐及月末结帐

2、总经办 功能模操作说明

块 成品单包含成品据管理 单据的反审核、反确认及冲单。布料单包含面料据管理 单据的反审核、反确认及冲单。辅料单包含辅料据管理 单据的反审核、反确认及冲单。布料调

整单（G-G）成品客按照已签户资料 署的合同建立完整的客户资

操作说明与注意事项

1、录入明细处可按中文名称查找客户或供应商。

2、每个月系统结帐前进行单据入帐。

3、日常查询对帐单时需要勾选“包含未确认的单据”。

1、每月最后一天建立下月帐目。

2、每月5日对上月帐目做结帐。

责解注意事项

任部门

决方式

总

1、处理调拨收货单冲单时需要找经办 到该收单对应自动生成的发货单号，在冲单模块选择发货单号确认。

2、出现库存误差不允许成品仓库以异常数据的入库单、调拨收货单处理。

总

1、出现库存误差不允许仓库以异常经办 数据的入库单、调拨单、领料单及退料单处理。

总

1、出现库存误差不允许仓库以异经办 常数据的入库单、调拨单、领料单及退料单处理。

总

1、如需调整面/辅料A，数量减少经办 6件操作如下：在货品调整单输入面/辅料A、数量-6，确认后完成调整。

总

1、已经解除合同的客户名称前标注*。

经办

成品店仓资料

款式资料（A-H-C）

批发调价单

零售调价单 设置季节资料

货品盘点单 货品调整单 成品供应商资料 用户资料（A-N）

料。

建立完整的店仓资料。按照货品部和企划部提供的生产款式及物料编号资料建立。

按照货品部提供的店仓调价单进行调价。按照货品部提供的店铺调价单进行调价。按照合同的季节时间范围设置

调整店仓库存 调整店仓库存

建立内部用户

总

经办 总

经办

总

经办

总

经办

按接收的财工作联务部

系单进行相关处理 财按务部

接收的工作联系单进行相关处理

1、如果一个客户开设了多家店铺，那么只需要在成品店仓资料处建立多个店仓编号，设置这些店仓编号属于该客户。

1、严格按照生产款式编号列出的尺码和颜色建立资料。

2、建立完毕后通知货品部及研发中心工艺组。

3、按照采购部提供的资料录入货品的成本价和购进价。

4、注意每个款式编号必须选择所属季节。

5、完成时间？

1、注意调价单的出货类型。

2、批发调价单有引用功能，可以在多个店铺使用同一调价政策的情况下使用。

1、零售调价单有引用功能，可以在多个店铺使用同一调价政策的情况下使用。

1、每季退货时会有部分特批客户退货时间超过系统设置范围，可 在系统里做修改。

1、每次每个店仓盘点只开一张盘点单，数据分次录入则开若干盘点子单，以便统一生成差异。

1、盘点数据录入完毕后生成差异报总经办、货品部及盘点店仓核对差异；认可差异后确认单据。

1、如需调整货品A，数量减少6件操作如下：在货品调整单输入货品A、数量6，确认后完成调整。

2、适用于日常的小批量库存数量异常处理。

3、研发中心工艺组

注意样衣转生产款号的衔接，注意面辅料供应商的建立流程，避免重复。功能模块 货品BOM表（A-H-G）操作说明

建立样衣编号、制作材料清单并在总经办完成生产款号的输入后将样衣编号下的材料明细引用到对应的生产款号。

注意事项

1、录入材料清单的时候，如需要选定C54A001款式。

2、注意必须输入“成品颜色”栏，保证展算数据的准确性。

1、面辅料资料建立时必须选择对应的供应商。

2、纤检后面料成份由采购部直接录入面辅料资料内。

1、提供面料的供应商以M开头，提供辅料的供应商以F开头，同时提供面辅料的供应商以A开头，按顺序建立编号。

布辅按照采购部提供的资料料供应商建立完整的面辅料供应商资资料料。

（A-A-B）

2、建立之前先查询是否为已有编号，避免

重复；如果有相同或相似名称的供应商需向余小玲确认。查询可在系统中进行，但是只可以显示和查询条件完全相同的字段；建议操作人员导出一份EXCEL表格进行查找，可一次列出所有相同或相似字段。布辅按照采购部提供的资料料资料建立完整的面辅料资料。

（A-F/G）

4、采购部 功能模块 布/辅料采购单（B-D/E）

操作说明 按照展算后计划单里面的建议，制作面布/辅料采购单

注意事项

1、订货会前的下单选择“常规”，在生产计划单（货品需求计划单）完成后下单选择“计划单”。

2、注意每次做计划单前做货品BO M清单的展算。

采购员或生产采购管理人员可根据此单跟踪或考核采购任务指标。

布/辅料采购单查询（B-N/O）布辅料采购单跟踪（B-R/S）物料采购跟踪-按货号（B-V）生产采购信息分析（P-M）

采购综合分析

采购员或生产采购管理人员可根据此单来查询或考核各款材料的配套到位情况。

采购员或生产采购管理人员可根据这几张单来查询或考核材料进展情况。

采购员或采购管理人员可查询某些常用材料的历史价格。（P-K）布料单查询（G-J）

采购计划员或生产采购管理人员可用这些查询单查询或考核采购或库房管理情况。

此处是指所有货品——包含FOB产品和毛衫、鞋、包等。提供货品的成本及购进价格给总经办录入系统。

5、生产管理部 功能模块 生产计划单（B-A）生产通知单（B-B）

操作说明与注意事项

1、按货品部的《产品需求计划一》《产品需求计划二》、《追单计划》导入ERP，并录入材料回货时间。

1、生产通知单下达后请以OA短信或者电话的形式通知生产工厂单号。

2、成品直接采购也需要下达生产通知单，并在成品入库时告之仓库对应单号。

生产计划单查询（B-K）

生产通知单查询（B-L）

生产计划单跟进（B-P）

生产通知单跟进（B-Q）

生产裁床出货跟踪（B-U）

生产计划员或生产采购管理人员可根据此单查询生产计划信息。生产计划员或生产采购管理人员可根据此单跟踪或考核各单款生产任务指标。

生产计划员或生产采购管理人员可根据此单跟踪或考核各项生产任务指标完成进度。

生产计划员或生产采购管理人员可根据此单跟踪或考核各单款生产任务指标完成进度。

生产管理人员可用此单来跟踪或考核裁床数、成品入库数与生产计划的进度及其相互差异。

物料采购跟踪-按生产协调员或生产采购管理人员可根据此单来查询或考核各款材货号（B-V）料的配套到位情况。生产计划单信息查询（B-Y）

6、广州及重庆材料仓库 功能模块 布/辅料入库单（G-A）

布/辅料退货单（G-B）

布/辅料调拨单

操作说明与注意事项

按公司规定的方式录入数量、金额，单价可倒算录入。

严格按照生产通知单的产地、数量、时间等要求将布/辅料调往规生产计划员或生产采购管理人员可根据此单来查询或考核生产计划单的进展及完成情况。（G-C）

布/辅料领料单（G-D）

布/辅料退料单（G-E）

7、重庆公司 功能模块 布/辅料入库单（G-A）

布/辅料退货单（G-B）

布/辅料调拨单（G-C）

布/辅料领料单（G-D）

布/辅料退料单（G-E）

裁床单（B-C）

（完）

定仓库。

严格按照生产通知单的数量（+50件）开单，注意一料多用的布/辅料的数量分配。

按实量数录入。

责操作说明与注意事项

任部门 材重庆公司直接采购的部分布辅料要按规范录入ERP。料库房 材

料库房 材当生产计划变更时会用到此单。

料库房 材严格按照生产通知单的数量（+50件）开单，注意一料多料库房 用的布/辅料的数量分配。

材按实量数录入。

料库房 裁按照生产通知单的数量（+50件）裁剪，多余的料应当天剪车间

用友ERP操作流程规范 第6篇

因公司原 ERP 流程不正规,影响财务数据准确率.特修改流程规范如下:

一、采购部 ERP 操作人员必须按以下流程进行操作

1、填写采购订单

2、根据采购订单生成采购发票

3、根据采购订单生成到货单

4、每月 1-5 号左右进行本部门上月数据结帐结帐时，部门其它同事需退出 ERP 软件。否则无法进行操作。

5、根据财务要求提供报表

6、ERP 推行组安排的其它工作

备注：每张单据，制作完成后保存立即审核。以方便下级数据需求人员工作。如有错漏，点 击弃审后再进行修改。

二、销售部 ERP 操作人员必须按以下流程进行操作

1、填写销售订单

2、根据销售订单生成销售发货单

3、根据销售发货单生成销售发票

4、每月 1-5 号左右进行本部门上月数据结帐 结帐时，部门其它同事需退出 ERP 软件。否则无法进行操作。

5、根据财务要求提供报表

6、ERP 推行组安排的其它工作

备注：每张单据，制作完成后保存立即审核。以方便下级数据需求人员工作。如有错漏，点 击弃审后再进行修改。

三、仓库 ERP 操作人员必须按以下流程进行操作

1、根据采购到货单生成采购入库单

2、根据销售发货单生成销售出库单

3、产成品入库、其它入库、其它出库根据手工单据的数据自行填写。

4、原材料出库以手工领料单的数据为标准填写材料出库单

5、其它不常用单据以实际手工申请单的数据为标准填写。

6、每月 1-5 号左右进行本部门上月数据结帐

结帐时，部门其它同事需退出 ERP 软件。否则无法进行操作。

7、根据财务要求提供报表。

8、ERP 推行组安排的其它工作

备注：每张单据，制作完成后保存立即审核。以方便下级数据需求人员工作。如有错漏，点 击弃审后再进行修改。

四、财务 ERP 操作人员必须按以下流程进行操作

1、应收管理：销售发票生成应收单据，批审后生成应收凭证

2、应付管理：采购发票生成应付单据，批审后生成应付凭证

3、应收应付审核后转成收款凭证、付款凭证

4、月结流程：采购、销售、仓库所有单据审核－》部门记帐－》财务正常单据审核（不正常单据查找原因后审核）－》财务记帐－》财务月结

成立 ERP 运行组 组长:

职责:统筹 ERP 全盘事务 副组长:

职责:负责 ERP 流程管理与完善、ERP 系统维护与更新

组员:

职责：负责 ERP 数据录入与单据维护，报表生成。

ERP 操作人员守则

1、遵循事实，准确的录入数据。

2、未经组长、副组长同意，擅自操作与本岗位无关数据。造成ERP 数据错误。由操作人负责。

3、未经帐户持有人同意，擅自操作他人帐户进行数据处理。造成 ERP 数据错误。由操作人负责。

4、经帐户持有人同意，操作他人帐户进行数据处理，造成 ERP 数据错误。由帐户持有人负责。

5、岗位数据处理同时有两人或两人以上持有（如月结、月报表），互相协商后由一个处理。如未完成由责任人负责。

6、ERP 推行组安排的其它工作。准确、准时完成。

7、其它未规定之守则按以前工作安排进行处理。

其它事项：

1、所有单据，如无特别规定。制单、修改、审核、弃审、分类、打印、输出均由操作人自行处理。