会计单据范文

会计单据范文（精选9篇）

会计单据 第1篇

关键词：会计信息化,采购单据核销,处理方法

本文将采购单据核销处理情况分为五种, 下面分别列举实例对这五种情况进行分析。

情况一:付款单的数额等于原有单据的核销数额, 付款单据完全核销

1. 同币种核销。

2008年1月16日, 我单位从供应商“首钢钢铁公司”采购一批货物, 当时即付货款, 货款金额为120 000元, 应交增值税为20 400元, 发票号为23465312。2008年3月1日, 我单位支付该供应商140 400元货款, 以支票作为结算方式, 结算科目为10201, 部门为供应科, 业务员为王湖, 将以上信息输入到付款单中, 单击“核销”按钮, 系统会自动将2008年1月16日的那笔业务显示出来, 这时只需在“核算金额”一栏里输入“140 400”, 则该张收款单金额将全额核销。

2.异币种核销。

2009年9月6日, 我单位从往来单位“美国通用公司”购进一批货物, 收到的发票计价税合计为100美元。2009年10月11日, 我单位付给该往来单位一张币别为港币的770元支票 (付款之前已经有协议:该笔款项用来结清2009年9月6日的应付账款) , 结算科目为10202, 部门为外地采购科, 业务员为王想, 将以上信息输入到付款单中, 选择“异核”按钮, 系统自动将2009年9月6日的那笔业务显示出来。

假设当时美元兑人民币的汇率为8.232 754 6, 港币兑人民币的汇率为1.067 213 4, 我单位采用的中间币种为人民币 (即本币) 。则结算金额栏中可以输入100美元, 其兑换的中间币种人民币为821.75元;本次产生1.53元 (823.28-821.75) 的差额, 只要这个误差在设置的允许范围值以内, 就可以认为本次核销有效。

最终, 本次核销结算原币金额100美元, 本币823.28元;核销发票原币金额770港元, 本币821.75元;形成1.53元本币币种兑换差异。

情况二:在核销时使用预付款

如果先预付供应商一部分款项, 在业务完成后再付清剩余的款项, 并且要求这两笔款项同时核算, 则在核销时需要使用预付款。

实际操作中, 在支付第一笔款项时, 应在ERP-U8系统中先录入一张付款单, 形成预付款;支付第二笔款项后, 再录入一张付款单, 这时在“预付款”一栏里将显示目前预付给该供应商的预付款数额。核销时, 在弹出的对话框里输入本次要使用的预付款的金额, 这时就可以同时对两次 (或多次) 付款进行一次性结算。

情况三:付款单的数额部分核销以前的单据, 部分形成预付款

和当前结算的供应商有往来款, 但是支付款项大于原有单据的数额, 支付的款项一部分核销原来的单据, 一部分形成预付款。

1. 同币种核销。

2008年1月2日, 我单位向“上海第一铜线制造厂”采购, 价税合计为11 770元, 当时未支付货款。2008年3月3日, 支付该单位转账支票一张, 金额为20 000元, 采购部门为供应商, 将以上信息录入到付款单中, 在该笔业务的“结算金额”一栏里输入11 770元, 系统会将未核销完毕的8 300元自动转为预付款。

2. 异币种核销。

2009年9月6日, 我单位从往来单位“美国通用公司”购进一批货物。收到发票计价税合计为100美元。2000年10月11日, 我单位付给该往来单位一张币别为港币的1 000元支票 (付港币作为预付款处理) , 结算科目为10202, 部门为外地采购科, 业务员为王想, 将以上信息输入到付款单中, 选择“异核”按钮, 系统自动将2009年9月6日的那笔业务显示出来。

假设当时美元兑人民币的汇率为8.232 754 6, 港币兑人民币的汇率为1.067 213 4, 我单位采用的中间币种为人民币 (即本币) 。则结算金额栏中可以输入100美元, 其折算成人民币为823.28元;在付款单中可以输入单据金额为1 000港元, 折算成本位币为1 067.21元, 本次结算770港元, 折算成人民币为821.75元。则本次核销所产生的币种兑换差异为1.53元 (823.28-821.75) , 只要该误差在允许范围内, 本次核销可以确认为有效。

最终本次核销的结果为:发票原币金额100美元、本币823.28元, 付款单核销原币金额1 000元、本币1 067.21元、形成预付款的原币金额230元、本币245.46元, 其中形成汇兑差异1.53元。

情况四:付款单的数额小于原有单据的数额, 单据仅得到部分核销

1.同币种核销。

2008年2月3日, 我单位向“北京电子商业城”购买产品, 应付货款为30 000元, 该产品适用税率为17%, 该笔业务形成应付账款总额为35 100元。2008年3月4日, 暂付部分款项20 000元, 以转账方式支付, 将以上信息录入到付款单, 则本次结算金额为20 000元, 余下15 100元留待下次进行核销。

2. 异币种核销。

2009月9月6日, 我单位从往来单位“美国通用公司”购进一批货物, 收到发票计价税合计为100美元, 本币823.28。2009年10月11日, 付给该单位一张币别为港币的500元支票 (付款之前应该已经有协议:该笔款项是用来支付2009年9月6日应付款项中的65美元款项) , 结算科目为10202, 部门为外地采购科, 业务员为王想, 将以上信息输入到收款单中, 选择“异核”按钮, 系统自动将2009年9月6日的那笔业务显示出来。

假设当时美元兑人民币的汇率为8.232 754 6, 港币兑人民币的汇率为1.067 213 4, 本次采用的中间币种为人民币 (即本币) 。则在付款单中可以看到本张单据兑换成中间币种为人民币535.61元;发票在本次结算栏目中输入金额为65元, 折算成人民币为535.13元;则本次核销形成的币种兑换差异为-1.49元 (535.13-533.61) , 只要该误差在允许的范围之内, 本次核销即可确认有效。则本次核销的结果为:发票原币金额65美元、本币535.13元;付款单位核销原币金额500港元、本币533.61元, 形成汇兑差异1.49元。

情况五:预付往来单位款项大于实际结算的货款, 收到退款

2008年1月5日, 我单位预付往来单位“北京机油公司”货款50 000元, 2008年2月实际结算时, 应付款总额为40 000元, 收到退款为10 000元, 将以上信息输入到收款单中, 则预付款得到核销。

参考文献

会计单据 第2篇

毕 业 论 文

题 目:如何进行出口单据的制作及单据拒付的处理

作 者： 王定超 学 号： 520605910114

班 级： 09报关与国际货运

指导老师： 夏璐

论文成绩： 答辩成绩：

总评成绩：

年 月 日

如何进行单据的制作及单据拒付的处理

内容摘要：随着全球经济一体化的发展，国际贸易的发展更加迅速。出口单证制作的质量如何，关系到能否安全迅速收汇，也反映了一个企业，乃至一个国家的科学文化水平。本文通过对国际贸易中单证缮制及单据拒付的处理应注意的问题，首先阐述了出口单据在国际贸易中的作用，说明其重要性，接着围绕出口单据的制作展开论述，分别介绍了汇票、商业发票、运输单据等单据的制作技巧，同时分析单据制作中容易出现的单证不符，单单不符的问题，表明应采取适当的解决方法，最后着重论述了单据拒付的处理方法。

关键词：单证制作 单证不符 拒付处理

国际贸易就是单据贸易，几乎所有贸易环节的具体操作都与单据的交换密切联系，即使是在计算机高度发展的今天，单据也在扮演着相当重要的角色。

一、出口单据的一般作用

出口单证用来处理货物的支付、运输、保险、商检、结汇、报关等工作，贸易公司签定后，合同履行过程中的每一环节都需要有相应的单证编制、交换、传达以满足商业运输保险、商检、海关等有关部门的多方面的需要。

1、企业进出口收、付汇的需要

实际业务中不管合同的交易条件是什么，交易标的是什么，交易的当事人是谁，各方追求的目的（货物和货款）都与金钱/货币有关，如何实现货币的转移，怎样支付货款、如何收取货物，实践中多通过单据加以实现，因为国际贸易中常用的贸易条件为FOB、CFR、CIF等，而这些交易最重要的特点之一就是“象征性交货”（当事人买卖代表货物所有权的单据等于买卖货物）。

2、合同履行的手段和证明

国际贸易实务各方订立合同的目的是为了实现各自的利益，出口合同的履行主要是出口单据索赔与理赔工作，而提交相应单据是当事人履行合同的手段和当事人完成合同义务的证明，因此，受益人在审核单据时应认真核对合同，保证其内容与该合同条款“相一致”。

3、避免和解决争端的依据

国际贸易各方订立合同的目的是为了实现各自的利益，在订立合同之初就认为自己在买官司、买争议的人是不存在的。但因为从事国际贸易活动的人分处异国，市场经常发生变化、有利和不利因素在不断的转换、新情况时有出现，贸易活动中发生争议、矛盾也是正常的。关键是要做好自己的“功课”，防患于未然。因为国际贸易是单据贸易，所以在合同订立之前、之中和之后都要对相关单据严格把关，不然就可能造成因单据的不规范、不确切、存在授人以柄的漏洞而引发麻烦或在发生有关争议后无法利用合法的手段（出示合格的单据）保护自己，更谈不上对对方的不合理要求据理力争、成竹在胸地说“不”。

4、直接影响国家、企业和个人的形象和利益

做好国际贸易单证工作对整个国家、每个企业和每个从业员工的形象和利益都有重大影响，因为国际贸易是纯单据贸易，单据做的好坏直接影响到企业能否安全、迅速收汇，也有损企业的形象。单据工作是企业经营管理的重要环节，而单据的制作又是关键，影响到货物的报检、报关、保险、装运等重要环节。所以所有企业都应该重视单证工作，为此，培养、招聘经验丰富、能力娴熟、知识全面的单证人员就成为企业的“必修课”了。

二、如何正确的制作出口单据

外贸中的单据有银行单据和商业单据两大类，在信用证付款的条件下，货物的交易已经演变成了单据的交易，在银行议付时，银行只审核单据而不管货物，因此，单据是外贸顺利完成的纽带，也是出口方据以结汇的的依据。

1.汇票的制作

国际贸易中，主要使用的是跟单汇票，作为出口方要求付款的凭证，制作汇票时应注意下列问题。（1）汇票金额

托收项下汇票金额应与发票一致。若采用部分托收、部分信用证方式结算，则两张汇票金额各按规定填写，两者之和等于发票金额。信用证项下的汇票，若信用证没有规定，则应与发票金额一致。若信用证规定汇票金额为发票金额的百分之几，则按规定填写。这一做法通常用于以含佣价向中间商报价，发票按含佣价制作，开证行在付款时代扣佣金的情况。（2）付款人名称

托收方式的汇票付款人为买方，信用证方式下，以信用证开证行或其指定的付款行为付款人。若信用证未加说明，则以开证行为付款人。（3）收款人名称

汇票的收款人应是银行。信用证方式下，收款人通常为议付行。托收方式下，收款人可以是托收行，均作成指示抬头。托收中也可以将出口方写成收款人（已收汇票），然后由收款人作委托收款背书给托收行。

2.保险单的制作

保险单（Insurance Policy∕Certification）是保险人与被保险人之间订立的保险合同的凭证。是被保险人索赔、保险人理赔的依据，在CIF或CIP合同中，出口商在向银行或进口商收款时，提交符合销售合同及∕或信用证规定的保险单据是出口商必不可少的义务。（1）被保险人

即投保人。在CIF或CIP条件下，出口货物由出口商申请投保，在信用证没有特别规定的前提下，信用证受益人为被保险人。并加空白背书，以转让保险权益。（2）保险货物名称

可参照商业发票中描述的商品名称填制。也可填货物的统称。信用证有时要求所有单据都要显示出信用证号码，则可在本栏空白处表示。（3）保险金额

按信用证规定金额投保，若信用证未规定，则按 CIF或CIP价格的110％投保。（4）承保险别

本栏是保险单的核心内容。它主要规定了保险公司对该批货物承保的责任范围，也是被保险人在货物遭到损失后，确定是否属保险公司责任的根据。本栏应按投保资料缮制，并要严格符合信用证条款的要求。

赔付地点和赔付代理人：一般为保险公司在目的地或就近地区的代理人。保险单签发日期和地点：保险单的出单日期不迟于提单或其它货运单据签发日期，以表示货物在装运前已办理保险。（5）背书

空白背书（BLANK ENDORSED)),空白背书只注明被保险人（包括出口商名称和经办人的名字）名称。当来证没有规定试用哪一种背书时，也使用空白背书方式。记名背书，当来证要求“DELIVERY TO(THE ORDER OF)XXX COMPANY(BANK)”或“ENDORSED IN THE NAME OF XXX”,即规定使用记名方式背书。具体做法是在保险单背面注明被保险人的名称和经办人的名字后，打上“DELIVERY TO XXX COMPANY(BANK)”或“IN THE NAME OF XXX”的字样。记名指示背书，当来证的保单条款规定为：“INSURANCE POLICY OR CERTIFICATE IN NEGOTIABLE FORM ISSUED TO THE ORDER OF XXX”时，只要在保险单背面打上“TO ORDER OF XXX”,然后签署被保险人的名称就行了。

3.原产地证明的制作

原产地证明（Certificate of Orgin）是用以证明货物原产地或 制造地，是进口国海关计征税率的依据。我国出口商品所使用的产 地证主要有以下几种。

（1）普通产地证

用以证明货物的生产国别，进口国海关凭以核定应征收的税率。在我国，普通产地证可由出口商自行签发，或由进出口商品检验局签发，或由中国国际贸易促进委员会签发。实际业务中，应根据买卖合同或信用证的规定，提交相应的产地证。在缮制产地证时，应按《中华人民共和国原产地规则》及其他规定办理。

（2）普惠制产地证（GSP Certfficate of origin）

目前给予我国普惠制待遇的有澳大利亚、新西兰、日本、加拿大、挪威、瑞士、俄罗斯及欧盟15国，以及部分东欧国家。凡是向给惠国出口受惠商品，均须提供普惠制产地证，才能被受关税减免的优惠，所以不管来证是否要求提供这种产地证，我出 口商均应主动提交。普惠制产地证的书面格式名称为格式A（Form A）。但对新西 兰还须提供格式59A（Form 59A），对澳大利亚不用任何格式，只须在商业发票上加注有关声明文句。在我国，普惠制产地证由进出口商品检验局签发。

（3）纺织品产地证（Certificate of origin Textile product）

对欧盟国家出口纺织品，需提交该产地证。该证是进口国海关控制配额的依据。在我国，该证由地方外经贸委（厅）颁发。GSP产地证是取得关税优惠，而纺织品产地证是取得配额证明。对欧盟出口有关产品时，需同时提交两种产地证。

（4）对美国出口的原产地声明书

凡属对美国出口的配额商品，如纺织品等，应由出口商填写原产地声明书。有三种格式（l）格式A：单一国家声明书（Single Country Declaration），声明商品产地只有一个国家（2）格式B：多国家产地声明书（Multiple Country Declaration），声明商品的原材料是由两个或两个以上国家生产的；（3）格式C：非多种纤维纺织品声明书，亦称否定声明书（Negative Declaration），凡纺织品的主要价值或主要重量属于麻或丝的原料或含羊毛量不超过17％，则可填用此格式，以说明该类商品为非配额产品。

4.检验证明的制作

国际贸易中检验证书（Inspection Certification）种类很多，分别用以证明货物的品质、数量、重量和卫生条件等方面的情况。检验证书一般由国家指定的检验机构出具，也可根据不同情况，由出口企业或生产企业自行出具。应注意出证机构检验货物名称和检验项目必须符合信用证的规定。还须注意检验证书的有效期。一般货物为60天，新鲜果蔬类为2-3个星期，出口货物务必在有效期内出运，如超过期限，应重新报验。

5.包装单据的制作

包装单据（Packing Document）是指一切记载或描述商品包装 种类和规格情况的单据，是商业发票的补充说明。主要有装箱（Packing List）、重量单（Weight List）、尺码单（Measurement List）。

三、单据制作中容易出现的问题及解决办法

在出口业务中，由于种种原因造成单据不符，即单据存在不符点，而受益人有因时间条件限制无法在规定期限内更改而直接导致开证行拒付，因此信用证结算的首要问题就是一定要做到“单单相符”和“单证相符”这样才能保证安全迅速收汇，这是做信用证结算所必须重视的首要问题，不得有半点含糊。

1.单据与信用证不符

单证不一致，即单据缮制没有完全符合信用证明规定。这是最常见的事故。其结果就是直接导致不符点，甚至导致单据被拒付。在“单证交易”中，业务员应该树立起“信用证至高无上”的观念，即使信用证中出现错别字或明显的语法错法，只要不导致产生歧义，在无法修改的情况下，也要将错就错地照样搬到所有单证中去。再者，同一票货物，按照需要可能会制作几套单证，分别交给商检部门、海关和银行。这几套单证在某些方面有出入，并不影响银行对自己那套单证的审核与付款。因此，其他单证可以略有差池，但给银行的这一份则一定要完全与信用证一致，这是“单证不一致”事故处理的最大原则。出口口业务中，由于种种原因造成单据不符，即单据存在不符点，而受益人又因时间条件的限制，无法在规定期限内更正，则有下列处理方法：凭保议付，受益人出具保证书承认单据瑕疵，声明如开证行拒付，由受益人偿还议付行所垫付款项和费用，同时电请开证人授权开证行付款。表提，议付行把不符点开列在寄单函上，征求开征行意见，由开证行接洽申请人是否同意付款。接到肯定答复后议付行即行议付。如申请人不予接受，开证行退单，议付行照样退单给受益人。电提，议付行暂不向开证行寄单。而是用电传和传典通知开证行单据不符点。如开证行同意付款，再行议付并寄单，若不同意，受益人可及早收回单据，设法改正。有证托收，单据有严重不符点，或信用证有效期已过，已无法利用手上的信用证，只能委托银行在向开证行寄单函中注明“信用证项下单据作托收处理”，作为区别，称为“有证托收”。而一般的托收，则称为“无证托收”。由于申请人已因单证不符而不同意接受，故有证托收往往遭到拒付，实是一种不得已而为之的方式。

2.单单不符

单单不符可以有两种方式处理：

（1）在议付行交单时发现有不符点，凡是来得及并可以修改，就直接修改这些不符点，使之与信用证相符，从而保证正常议付货款。

（2）在议付行交单时发现有不符点，但已来得及修改，或单据到开证行被发现有不符点，此时已无法修改，则可以通知开证申请人（进口商），说明单据出现的不符点，请他来电确认接受不符点，同时找开证行表示接受单据的不符点，则仍可以收回货款。

四、单据拒付的处理

经营进出口贸易的公司在信用证业务中，想必都有被拒付的经历，有的经历甚至会很惊险，而一些经验不足的公司在接到开证行提出不符点通知时，往往惊慌失措，匆匆忙忙接受客户降价的请求，直接导致了经济损失。其实，信用证项下的单据被拒付，并不意味着出口项下的货物已被判了死刑，降价也不是解决问题的唯一办法，所以我们大可不必谈不符点色变，自己先乱了方寸。

1.不符点单据拒付的处理

（1）看开证行提出不符点的前提是否已满足

根据国际惯例，开证行提出不符点必须①在合理的时间内提出不符点，即在开证行收到单据次日起算的七个工作日之内向单据的提示者提出不符点；②无延迟地以电讯方式，如做不到，须以其他快捷方式将不符点通知提示者；③不符点必须一次性提出，即如第一次所提不符点不成立，即使单据还存在实质性不符点，开证行也无权再次提出；④通知不符点同时，必须说明单据代为保管听候处理，或径退交单者。以上条件必须同时满足，如有一项条件开证行未做到，开证行便无权声称单据有不符点而拒付，如国际商会第535号出版物中有一则案例，开证行拒付，因议付行所在地发生地震，不能以电讯方式通知不符点，遂采取快邮方式，议付行以开证行未在七个工作日内通知为由要求开证行付款，而国际商会认为在那种情况下，快邮方式是开证行所能采用的最快捷的方式，其拒付行为是有效的。我们可以设想，假如开证行不是因为议付行所在地区发生地震，电讯方式通知不到而采用快邮，而是直接就用快邮方式通知，则议付行就此提出异议是有道理的。（2）看所提不符点是否模糊不符点

有时开证行提出不符点的条件均已满足，单据也确实存在不符点，但开证行由于自身素质或英语水平的限制，提出的不符点与实际存在的不符点大相径庭，完全不是那么一回事，在这时实质上开证行所提的不符点是不存在的，而其后来对不符点所做的解释，可能是正确的不符点，但我们可以指其是第二次提出不符点，系无效的拒付行为而要求开证行付款。（3）积极与开证申请人洽谈

开证行拒付并不意味着开证申请人拒付，如果开证申请人最终放弃不符点，尽管开证行并不受开证申请人决定的约束，但一般会配合开证申请人付款。所以开证行拒付后，如果不符点确实成立，应分析与开证申请人之间的关系以及此笔交易的实际情况，以决定怎样与其交涉，说服开证申请人接受不符点并付款。只要货物质量过关，商品市场价格较好，开证申请人一般不会以此为借口拒绝接受单据。（4）降价或另寻买主

如果不符点确实是成立的，且货物质量有缺陷，因市场不佳或客户信誉不好，申请人有时会拒绝付款，或为转嫁市场价格波动的风险，而提出降价的要求，遇到这种情况，一般可采取三个步骤：一是从合作角度考虑，尽量争取开证申请人的让步，并在日后的贸易往来中给以其他优惠，而避免当笔业务的经济损失；二是在交涉不力的前提下，可答应客户降价的请求；三是可权衡利弊，根据市场情况，积极联系新的买主，如市场情况较好的话，也可以将此作为与客户交涉的策略，就一般情形而言，客户关心的是自身的利润，如果商品市场价格趋升，谅开证申请人不至于冒利润和客户同时损失的风险而坚持拒付。（5）退单退货

在开证行提出实质性不符点、拒付行为又很规范、与客户交涉不力、寻找新买主而不得的情况下，就只有退单退货一途了，不过在作出此决定之前，一定要仔细核算运回货物所需的费用和货值之间，是否有帐可算，有利益即迅速安排退运，因为时间拖得愈久，费用（港杂、仓储等）就越高；若运回货物得不偿失，则不如将货物放在目的港，任由对方海关去处理了。

2.开证行无理拒付的处理

对于无理拒付的开证行,有两中可供参考的办法,一种是建议我方银行的总行,向世界银行委员会进行投诉 ,控告该开证行不讲银行信用,使得该行信用等级在下降级。但这种办法不能对受益人因开证行违规造成的损失,进行补偿救济。另一种是国际上较常用的,依照英美衡平法,开证行撤回允诺陈述而禁止翻供原则,并依据美国《统一商法典》,对违规开证行绳之以法。

单证做为一种贸易文件，它的流转环节构成了贸易程序单据工作贯穿于企业的外销、进货、运输、收汇的全过程，除了外贸企业内部各部门之间的协调配合外，还必须与检验、保险公司、交通运输部门、海关、银行以及其他有关部门发生联系，环环相扣，互为影响，也互为条件。因此出口单据的正确制作与拒付的恰当处理，有利于安全收汇，确保交易顺利完成。

主要参考文献：

会计单据 第3篇

1.1 读写区分工原理

在支票工作表的右半部分, 如图1所示, 分为3块表格区域, 每块的表格第一行是支票票面的各填写项目名称。第一块是票面记录库 (BA20格向右下区域) , 这是所有填写完成并经检验后保存的支票票面记录数据库, 数据库的第一行数据是根据样题登记的支票样票记录, 并且样票填写顺序号为0, 其后的其他记录依次为1、2 (略) 。第二块是票面记录库读出区 (AZ1:BN10区域) , 这是从票面记录库中通过程序读出的票面记录, 并能通过程序自动填入支票票面。第三块是正在登记的票面记录区 (AZ11:BN19区域) , 这块区域可通过设置相应函数可记录正在填写的支票各项内容。

1.2 主要公式

(1) 在AZ3格内输入“=IF (BB3="", 0, COUNTIF (BB3:BB10, BB3) ) ”, 这样可统计出票面记录读出区的票面记录行数。

(2) 在AZ13内输入“=IF (BB13="", 0, COUNTIF (BB13:BB19, BB13) ) ”, 统计正在登记的票面记录行数。

(3) 在BB13内输入“=IF (C11="", "", C11) ”;在BC13内输入:“=IF (OR (C12="", E12="", G12="") , "", DATE (C12, E12, G12) ) ”;在BD13内输入“=IF (C21="", "", C21) ”;在BE13内输入“=IF (AA12="", "", AA12) ”;在BF13内输入“=IF (AA13="", "", AA13) ”;在BG13内输入“=金额数值 (T15:AC15) ”;在BH13内输入“=IF (M18="", "", M18) ”;在BI13内输入“=IF (F26="", "", F26) ”;在BJ13内输入“=IF (F27="", "", F27) ”;在BK13内输入“=IF (M14="", "", M14) ”;在BL13内输入“=IF (M12="", "", M12) ”;在BM13内输入“=IF (Q12="", "", Q12) ”;在BN13内输入“=IF (T12="", "", T12) ”。BB13:BN13区域内的函数将支票票面登记情况如实反映出来。

(4) 将BB列单元格格式设为“文本”格式、BC列设置为“日期”格式中的“2001314”类型。

(注:该表中4~9、14~18以及23行以后因篇幅缘故隐藏)

2 增值税发票工作表制作

(1) 将支票工作表全表内容复制至增值税发票工作表。

(2) 选中增值税发票工作表, 并改编左上部分公式。如图2所示。

1) 点击A2格, 将其内的公式“=训练题!A2”改为“=训练题!AA2”。

2) 将B1格内的公式“=COUNTA (训练题!A4:A65536) ”改为“=COUNTA (训练题!AA4:AA65536) ”。

3) 将M3格的公式“="除样题外, 本练习共有"&COUNTA (训练题!A4:A65536) &"条业务题可供选择!可根据业务题或自由填写支票!"”改为“="除样题外, 本练习共有"&COUNTA (训练题!AA4:AA65536) &"条业务题可供选择!可根据业务题或自由填写增值税发票!"”。

4) 将B4格内公式“=IF (A4="", "", IF (A4=0, 训练题!B3, INDEX (训练题!B4:B65536, A4) ) ) ”改为“=IF (A4="", "", IF (A4=0, 训练题!AB3, INDEX (训练题!AB4:AB65536, A4) ) ) ”。

(3) 删除工作表中的支票票面及辅助数据部分 (选择“删除”命令中的“下方单元格上移”选项) , 制作增值税专用发票票面如图2中9~27行所示。

(4) 将发票号码所在的W10 (W10:AC11合并) 、税务登记号N12 (N12:AC12合并) 及N23 (N23:AB23合并) 的单元格式设置为文本格式。

(5) 将开票日期B11 (B11:D11合并) 格设为自定义格式中的“yyyy”年“m”月“d”日格式。

(6) U27 (U27:X27合并) 格输入公式“=D23&"发票专用章"”。

(7) 价税合计数值Y21 (Y21:AC21合并) 格式为中文会计专用两位小数点格式。

(8) 如图3所示, 在工作表30~31行制作增值税发票的辅助数据。

1) B11格只许输入大于2001-1-1的日期数据, 设置输入提示框“请输入日期, 格式如下:2004-7-6, 2008-12-25”, 错误警告框“日期应大于等于2001-1-1!”。

2) F16:H20区域只允许输入大于零的小数, 错误警告框“应输入大于零的数值!”。

3) I16:R20区域和T16:AC20区域只允许输入如A31:K31区域的序列, 输入提示框“金额前加“￥”!”, 错误警告框“只能输入一位整数!”。

4) Y21格只允许输入大于零的小数, 错误警告框“应输入大于零的数值!” (这里不考虑红字发票情况) 。

5) 定义名称“增值税发票未锁定区域”, 引用位置为填写发票时所有可能涉及的单元区域。

6) 定义名称“zzsfp文字不空区域”, 引用位置为保存该发票时要求必须填写不能为空的单元区域。

(9) 将支票工作表的票面记录读写部分进行改编, 改编后效果如图4、图5所示。改编中需注意, AZ~BC列的表格列标题“记录行数”、“业务题号”、“票据号码”、“日期”保持不变, 其他列标题可根据增值税发票票面各项内容重新设置。图4-5中部分单元格公式改编如图6、7、8所示。

为减少编辑工作量, 制作其他原始凭证工作表, 可以通过复制支票或增值税发票工作表, 再进行改编。如果某种原始凭证各项填写内容只需一行, 如收据, 可以复制支票工作表后编辑, 而某些原始凭证中个别项目填写内容包含多行, 如收料单, 可复制增值税发票工作表后再进行编辑。

3 部分程序

打开Visual Basic编辑器, 双击工程资源管理器窗口中的Microsoft Ecxel对象中的“This Workbook”打开代码窗口, 编辑过程“Private Sub Workbook_Open () ”, 程序代码如下所示;打开工程资源管理器窗口中的模块1代码窗口, 编辑公共子程序“Public Sub训练界面打开 (ws As String) ”, 程序代码如下:

点击“主界面”工作表标签, 在主界面工作表中右键点击“支票填写训练”文本框, 选中“指定宏”命令, 在窗体中点击“新建”按钮, 在跳出的代码框中编辑子程序“Sub按钮1_Click () ”, 这就指定了点击“支票填写训练”文本框时所执行的程序。同法, 指定点击“增值税发票填写训练”文本框时所执行的子程序“Sub按钮3_Click () ”, 其他文本框对应程序也可类似编辑, 将“支票”工作表名称改为其他原始凭证工作表名称:

为使原始凭证相应工作表中的凭证票面能自动显示票面记录库读出区的凭证记录, 需要在模块1中编写公共子程序“Public Sub细格金额读取 (细格区As Range, 金额As Range) ”并且针对各原始凭证工作表的“Change”事件分别编程。这里列出相关程序:

打开Visual Basic编辑器, 双击工程资源管理器中的“sheet3 (支票) ”, 在右侧打开的代码框中, 选择第一个下拉框中的“Worksheet”选项, 选择第二个下拉框中的“change”事件, 然后在代码框中编程如下:

文本接口(单据管理) 第4篇

1、确认开票软件版本是否是160425版本，如需升级开票软件先退出开票系统，双击打开选择升级安装

然后全部点击下一步，直至完成

2、商品编码更改和维护（企业自行操作）0425版本多的一个商品税收分类代码

根据国税2016年第23号：国家税务总局编写《商品和服务税收分类与编码（试行）》 所有接口需要批量开票的时候必须点击商品编码

如：要导入打印机这个商品,接口要导入什么商品，必须添加该商品对应的编码。名称必须一致，不然会提示未添加商品税收分类编码，导致开票失败或者导入失败

*必填项，点击税收分类编码的下拉菜单。

检索打印机这个商品，如果没有该商品信息，请在左边的菜单栏找对应分类编码，选中并保存

文本接口升级说明

文本接口为用户提供了平滑升级的功能，销售单据的格式规范不需要进行变动，避免了用户修改ERP 系统的成本和不便。实现原理：文本接口的销售单据开票时，会对销售单据的每一行商品名称进行自动检索开票软件“商品编码”表，如果检索到“商品编码”表中对应的同名商品名称，则以“商品编码”表中检索到的第一个同名商品名称所对应的商品分类编码赋值给该销售单据的商品明细。销售单据的每一行商品明细均需要进行此自动检索匹配操作。该方案简单易行，但是由于每一行均需要自动匹配，开票效率将会下降。具体操作如下：

【第一步】在开票软件的“商品编码”模块中，维护好商品所对应的商品分类编码。

注：所有需要开票的商品都必须要进行商品分类编码维护。【第二步】文本接口的“单据导入”导入销售单据。“单据维护”工具栏的“检查”按钮可以进行单据校验，可以检查销售单据的商品分类编码是否匹配。

会计单据 第5篇

2013年9月, 安徽A公司向土耳其B公司以CFR方式出口总价为34000美元的草甘膦一批, 其中重量为17000千克, 装运期为10月, 提单日后30天电汇付款。10月初, 安徽A公司如期发货, 此后, 根据合同和客户要求, A公司制作和取得了全套单据, 包括发票、装箱单、提单、产地证和货物分析证明。

11月初, A公司通过DHL将全套单据 (其中包括三份正本提单) 寄给B公司并以函电方式通知对方, 10天后, 客户来电称其仍未收到单据。A公司的单证人员与DHL进行联系, 通过其官网和中转站查找, 均未发现包含全套单据的快件, 此后, DHL来电确认单据已丢失。

11月中旬, 货物到达目的港, 而土耳其B公司没有正本提单, 无法提取货物。通过与船公司多次协商, 并由A公司提供银行保函的条件下, 12月初, B公司支付若干目的港进口滞期费后, 船公司指示目的港无单放货。

2 案例分析

2.1 单据遗失原因分析

单据的遗失可归根于若干原因, 常见的有出口方保管不善遗失、银行保管不善遗失和快递公司在传递过程中遗失。结合本文案例, A公司单据的遗失则归根于快递公司的失误, 目前根据我国邮政法第四十七条规定, 邮政企业对给据邮件的损失依照下列规定赔偿:

(1) 保价的给据邮件丢失或者全部损毁的, 按照保价额赔偿;部分损毁或者内件短少的, 按照保价额与邮件全部价值的比例对邮件的实际损失予以赔偿。

(2) 未保价的给据邮件丢失、损毁或者内件短少的, 按照实际损失赔偿, 但最高赔偿额不超过所收取资费的三倍;挂号信件丢失、损毁的, 按照所收取资费的三倍予以赔偿。

虽然邮政企业对于邮件丢失、内件短少应按规定赔偿或者采取补救措施, 但其承担的赔偿责任是非常有限的, 所以, 发生单据遗失事故后, 关键还要靠自己去尽力补救。

2.2 单据遗失种类分析

在CFR合同项下, 卖方通常向买方提供的单据有发票、装箱单、提单、产地证等。本案例项下为CFR合同, 由于货物本身的特性, 除上述单据外, 卖方还提供了货物分析证明。该套单据根据获取渠道可以分为两类:一是由外贸公司自行制作, 包括发票、装箱单和货物分析证明, 此类单据丢失后易于补救, 找出留存的电子单据, 直接打印即可;二是由其他机构签发的单据, 包括承运人签发的提单和中国国际贸易促进委员会签发的产地证, 其中, 产地证丢失后可以重发, 根据中国国际贸易促进委员会签发原产地证明书管理办法第二十七条规定, 如果已签发的原产地证遗失或毁损, 从签发之日起半年内, 申请单位可向签证机构申明理由并提供依据申请重发。签证机构审核重发时, 应在原产地证第五栏内加注XX年XX月XX日原发XXXX号原产地证作废 (THIS CERTIFICATE IS IN REPLACEMENT OF CERTIFICATE OF ORIGIN NO-DATED-WHICH IS CANCELLED) 。但提单丢失后, 涉及到多方利益, 其处理措施亦是最为慎重。

2.3 单据遗失处理对策分析

在全套单据中, 提单是最关键的单据, 其代表着货物的所有权, 是承运人保证据以交付货物的单证, 所以在此主要讨论提单遗失后的具体处理对策。

2.3.1 联系快递公司, 确认寄送单据的函件是否丢失

根据本文案例, 11月初, A公司通过DHL将全套单据寄给B公司, 但10天后, 客户来电称其仍未收到单据, 于是A公司联系DHL业务员通过其官网查询, 显示该套单据的状态仍在派送中, DHL业务员又通过联系相关的中转站进行查找, 均未发现包含全套单据的函件, 次日, DHL正式告知该套单据已遗失, 由此可以确定单据的确在寄送过程中遗失。

2.3.2 联系货代和船公司, 确定提单丢失后的补救办法

不同的船公司在提单丢失后所采取的办法亦有所区别, 本文案例中涉及的是法国达飞轮船有限公司 (CMA-CGM) , 按照其规定, 如提单由收货人遗失, 且提单遗失手续由收货人办理, 则发货人只须提供所附英文保函 (无单放货发货人同意函) 及商业发票副本;如提单由发货人遗失或由发货人办理提单遗失手续, 则发货人须登报声明遗失并提供相关文件或者保证金。

(1) 与货代沟通, 询问船公司处理方案。本文案例是由发货人即A公司办理提单遗失手续, 首先A公司与货代进行沟通, 其向船公司询问具体处理方案, 此后, 对于提单遗失, 船公司提供两个方案供我方选择:一是登报声明后, 向船公司提供货值2倍的押金作为保证金, 抵押期限为2年, 船公司指示目的港无单放货;二是提供银行担保 (期限与保证金金额同上) 。最终, 经过多次沟通协商, 抵押期限缩短为1年, 保证金金额减少至等同货物价值, 由A公司提供银行担保并随附登报声明遗失 (3天) 、发货人保函、商业发票、装箱单、提单遗失声明并在发货人收到货款的保函下, 船公司同意无单放货, 如此便解决了收货人目的港提货问题。

(2) 联系报刊, 办理遗失声明。提单丢失后, 需在报刊连续刊登3天的遗失声明。在本文案例中, 单据遗失后, A公司的单证员首先向有一定影响度的经济类报刊咨询了遗失声明的费用和办理程序;其次, 确定报刊为安徽商报, 向报刊提交遗失声明的内容并缴纳报刊声明费;最后, 其将三天的报纸存档, 以备后用。

(3) 联系DHL, 由其出具函件遗失的声明。在本案例中, 全套单据的遗失是发生在寄送过程中, 故A公司与DHL进行沟通, 由其提供函件遗失的声明, 以确定单据的遗失原因, 并作为随附单据之一寄交船公司。

(4) 联系银行, 出具银行保函。银行保函是银行受申请人要求, 向第三人做出的一种申请人履约的保证书, 如果申请人没有履约, 由银行进行赔偿。在本文案例中, 第一步, A公司选择申请银行为交通银行, 一方面由于其主要业务往来的银行为交通银行, 另一方面其在此行有较高金额的授信额度, 仅需缴纳一定的担保手续费, 大大便于企业的资金融通;第二步, A公司向交通银行填写保函申请书并随附相关单据, 主要包括船公司规定格式的中英文保函、发票、提单复印件和出口商情况说明;第三步, 交通银行审核其授信额度并经过总行批准后出具等同货物价值的保函。

(5) B公司支付货款。在国际货物买卖中, 作为买方, 其主要义务为付款赎单, 在本案例中, A公司与船公司在确定方案时, 船公司为规避风险, 要求发货人提供收到货款的保函作为无单放货的随附单证之一, 故无论付款条件如何, 期限是否已到, 收货人即B公司需先支付货款, 我方向客户说明了详细情况, B公司通过电汇支付了全部款项。

(6) 寄交单据, 申请无单放货。按照船公司的要求, 遗失提单所需的相关手续办完后, A公司将发货人遗失声明和随附单据寄交船公司, 船公司审核无误后, 来函确定无单放货。

2.3.3 收货人提取货物, 缴纳目的港滞期费

在本文案例中, 船公司于12月初指示目的港无单放货, 而且在单据遗失后, A公司及时申请了14天的免用箱保函, 挽回了一定的损失, 与收货人协商后, 由其先行支付了400美元的滞期费后凭身份证明提取到货物。

2.3.4 联系快递公司, 洽谈索赔事宜

单据的遗失必将产生一系列的费用, 虽然根据法律规定, 邮政快递企业对于单据的遗失承担十分有限的责任, 但作为外贸企业来说, 应适当向快递公司施加压力, 进行索赔申请, 本文案例中, A公司在确定全部费用后, 及时向快递公司进行索赔申请, 主要包括遗失声明广告费、银行担保手续费和目的港滞期费。经过多次洽谈, 最终快递公司予以赔付。

3 单据遗失的风险防范

3.1 健全相关的单据管理制度

如果单据遗失, 一般来说, 企业要自行承担风险。所以, 对于企业来说, 完善的单据管理制度必不可少, 其可减小单据遗失的概率。对于外销合同项下的单据, 每份合同设置一套文件夹, 将所有相关书面单据予以归档, 并且将全套单据扫描留底保存, 一方面证明自己履行了合同义务;另一方面若单据遗失也利于采取相关的补救措施。

3.2 留存海运提单, 有备无患

在国际贸易中, 海运提单是非常常见的单据, 一般来说, 船公司通常签发3份正本提单, 其具有同等效力, 其中一份提单提取货物后, 其他自行失效。鉴于提单为物权凭证, 其丢失后操作程序十分繁琐, 且给外贸企业带来不必要的损失, 故在单证操作时, 除非客户要求全套提单, 外贸企业最好留存一份正本提单, 以更好地防范单据丢失后的风险。本案例中, A公司寄送了全套提单, 而单据丢失后处理非常麻烦, 发生此案件后, A公司在履约时提前与客户予以沟通, 对于后面合同的执行不再寄送全套海运提单, 而是留存一份, 以便于外贸业务的顺利开展。

3.3 择优选择快递, 分批寄单

鉴于单据在邮寄过程中发生遗失的案件并不鲜见, 因此, 在寄送单据时结合各家快递公司的业务专长, 针对不同目的地择优选择快递公司。对于个别国家和地区, 可以走专线, 比如发往中东地区的快递, 可以优先选择中东专线, 此专线无论在通关能力上还是安全性上均有明显优势。此外, 寄送单据时也可分批寄单, 即将同一合同项下的单据分成两套, 选择不同的快递寄送买方, 虽然增加了一些成本, 但可以有效避免遗失单据的风险。

摘要：单据在对外贸易中发挥着非常重要的作用, 其既是合同履行的必要手段, 也是对外贸易经营管理的重要工具。在外贸操作中, FOB、CFR和CIF是常用的贸易术语, 根据《2010通则》, 提供发票和相关单据或者具有同等作用的电子讯息是卖方的义务之一。在实际操作中, 单据在传递的过程中有遗失的风险, 本文通过一则具体案例分析单据遗失后的处理对策和风险防范。

关键词：单据,提单,快递,索赔

参考文献

[1]郑玮剑.浅析UCP600第35条关于单据传输丢失的责任认定[J].对外经贸实务, 2010 (01) .

浅析保险单据的缮制 第6篇

自从加入WTO以后, 我国的外贸呈现出蓬勃发展的趋势。鉴于外贸环境的好转, 外贸企业也如雨后春笋般不断涌现出来, 我国的进出口贸易出现了持续发展的态势。

在中国进出口贸易快速增长的同时, 当前复杂的国际国内形势也给外贸企业带来了一定的风险。以海运出口为例, 在出口过程中既有海上风险也有外来风险, 这么多的不确定因素的存在, 必然导致货物在进出口过程中存在着一定的损失。为了最大限度地减少损失和保证自身的利益, 进出口贸易商都会通过投保来保障自身的权益。

在投保时, 必然会涉及到保险单据的填制问题。保险单据是保险人与被保险人之间签订的保险合同的证明文件, 它反映了保险人与被保险人之间的权利义务关系, 也是保险人的承保证明。当货物损失时, 是进出口商向保险公司提出索赔的依据。

但是在实际业务中, 保单的缮制还是存在着很多方面的争议。特别是教材上很多填制保单的方法与外贸企业的实际操作有着比较大的分歧与脱节。在此, 我以出口贸易 (CIF为支付方式) 在信用证项下缮制保险单据为例来阐述保险单据在缮制时应特别注意的几个问题。

制单背景资料:

信用证条款简单如下:

A、信用证条款

B、其他资料

二、关于“保险货物项目” (DESCRIPTION OF GOODS) 一栏填写的问题

1. 按常规做法, 此栏填制货物的名称, 一般使用统称, 即与提单中关于货物描述一致。

所以学生在做的时候就简单填上“HANDLE TOOLS”即可。但是在实际操作过程中, 学生经常会犯一些错误, 他们喜欢把简单问题复杂化, 即把此栏填写成“HANDLE TOOLS A0001、A0002、B0003”。这样做其实是学生没有真正理解“此栏填制货物的名称, 一般使用统称”这句话的意思, 也没有去仔细品味其中的内涵, 而是想当然地从信用证条款中照抄, 反而是画蛇添足。

2. 在实际教学中, 教师要做到两点。

第一点是首先要向学生强调什么是“货物的统称”。货物统称是货物最简单的叫法, 但是货物的型号、规格、尺码等的描述不属于统称。所以在这个题目中, “HANDLE TOOLS”就是货物最简单的说法, 另外的比如“ITEM NO.、QUANTITY、UNIT PRICE”都不是货物统称的内容。第二点是在平时上课过程中要多给学生接触各种类型的货物填写的情况。比如, 一种货物情况;两种以上货物情况;一种货物两种以上规格情况;两种以上货物两种以上规格情况等。通过这种训练, 学生把所有可能出现的货物情况都接触一遍, 这样学生在日后做题过程中碰到难点就不会紧张了。

三、关于“保险金额” (AMOUNT INSURED) 一栏填写的问题

1. 按常规做法, 此栏保险金额应严格按照信用证和合同上的要求填制, 如信用证和合同无明确规定, 一般都以发票金额加一成 (即110%的发票金额) 填写。这句话的意思可以用一个公式来表示, 就是保险金额=发票金额* (1+投保加成率) 。像这个题目, 我们应该首先算出货物的保险金额=发票金额* (1+投保加成率) =USD47000.00* (1+10%) =USD51700.00, 所以在空栏内填上“USD51700.00”即可。

2. 教师在实际教学中要做到解释好两个内容。第一个需要解释的是“发票金额”到底是CIF净价计还是CIF含佣价计。这个争议应该说是由来已久, 我在日常教学中也翻阅过很多教材以及参考书, 有些参考书把发票金额理解成CIF净价, 有些参考书又把发票金额理解成CIF含佣价, 这样的结果是导致学生对发票金额的把握不知所措。因此, 我在借鉴各种做法以及参考教材和各种资料的基础上, 总结出一种做题方法。即是告诉学生, 如果信用证中货物的贸易术语描述的是CIF净价的话, 我们在算保险金额的时候就按照净价计。如果信用证中货物贸易术语的描述的是CIF含佣价 (如CIFC3%) 的话, 我们在算保险金额的时候就按照CIF含佣价计。第二个需要解释的是“投保加成率”的问题。像上面这个题目, 投保金额已经明确告诉我们是“INVOICE VALUE PLUS 10 PERCENT”, 所以学生按照题目所说的去做就可以。但是, 也会碰到信用证中没有明确告诉投保金额到底是多少的情况。因此, 我们要跟学生强调, 如果信用证没有具体说明投保加成率的话, 我们默认理解是10%。

四、关于“保单签发日期” (DATE) 一栏填写的问题

1. 按照常规做法, 此栏是填写保险单的具体签发日期。

所以, 结合教材的说法, 我们应该在此栏中填写“OCT.4, 2014”。因为, 在题目的其他资料中已经明确告诉我们的是保单日期是2014年10月4日。因此, 学生只需要把“2014年10月4日”翻译成“OCT.4, 2014”写到相应空格中即可。

2. 在实际教学中, 信用证条款中会没有投保日期的情况。

这就需要教师去培养学生当信用证条款中没有投保日期的情况下如何确定投保日期的能力。我一般首先会告诉学生, 我们确定投保日期的原则是:发票日期后, 提单日期前, 而且一般选择在提单日期前一天左右。然后我会具体出一个题目让学生来练习。比如, 我告诉学生:“货物的发票日期是2013年8月10日, 提单日期是2013年8月25日, 请大家来计算货物的投保日期?”学生进而根据我所给的原理去推算货物的投保日期, 最后他们会选择一个比较合理的日子, 比如:2013年8月24日。最后, 把“2013年8月24日”翻译成“AUG.24, 2013”填到相应的空格。

五、关于“保单背书” (ENDORSEMENT) 的问题

关于保单的背书, 在书中所给空白保险单据中没有专门有一栏可供我们去填写, 只是在书中作为知识点提到过。因此, 对于保单的背书问题学生还是很陌生的, 他们基本没有接触过, 在做保单时基本上也不会去做保单的背书。但是, 其实保单的背书在实践中是非常重要的, 虽然空白保单中没有背书一栏, 但是我们要让学生知道背书一事, 而且还要去学会把背书做到保单上去。

1. 按照常规做法, 背书是被保险货物所有权转让的一种方式。

保单的背书方式一共有三种。第一种是空白背书 (BLANK ENDORSED) 。当来证显示“EN-DORSED IN BLANK”时, 便是属于空白背书的形式。空白背书只需要在保单的背面注明被保险人名称即可。第二种是记名背书。当来证要求“ENDORSED IN THE NAME OF***或DELIVERY TO (THE ORDER OF) ***CO.”时, 即使用记名背书方式。记名背书需要在保单背面除了打上被保险人的名称还要打上“EN-DORSED IN THE NAME OF***或DELIVERY TO***”字样。这种背书方式在实际业务中很少碰到, 基本上不会使用。第三种是记名指示背书。当来证要求“INSURANCE POLICY ISSUED TO THE ORDER OF***”时, 此时应该在保单背面除注明被保险人名称外还要再加上“TO ORDER OF***”字样。

2. 在实际教学中教师要适当给学生做一下有关于保单背书的练习。

保单背书按照教材的说法是做在保单的背面, 但在很多参考书中保单基本上是不做背书的。但是其实保单的背书是不容忽视的, 因此, 在实际做题过程中, 我都要求学生在缮制完保单后需要进行背书。虽然理论上来说需要背书在背面, 但是我们为了体现背书, 我们可以把背书就做到保单正面空余的地方, 一般可以选择做到正下方空白处。结合本题目, 题目中关于保单的背书的描述是“MANRINE INSUR-ANCE POLICY OR CERTIFICATE IN DUPLICATE, ENDORSED IN BLANK”, 因此通过这句话可以判断该保单是进行空白背书。所以, 我们就让学生在保单正下方自己做上保单的背书, 即打上“XYZ TOOLS IMP.&EXP.COMPANY LTD.”字样即可。光让学生接触保单的空白背书这一种形式还是不够的, 我们还应让学生接触记名背书和记名指示背书另外两种形式。在此教师可以通过变换题目中关于描述保单的话, 让学生来进一步接触另外两种形式的背书。

六、关于“起讫地点” (FORM…TO…) 的问题

1. 按照常规做法, 此栏填写货物的起运港和目的港名称, 如果转船要打上转运港名称。

上述题目对于装运港和目的港是这样描述的:“LOADING IN CHARGE44A:NINGBO, CHINA;FOR TRANSPORT TO…44B:TOKYO, JAPAN”。所以在填写起讫地点时我们应该打上“FROM NINGBO, CHINA TOTOKYO, JAPAN”。

2. 在实际教学中教师还要向学生强调两个问题。

第一个问题是如果题目中货物有转运, 怎么办。假如上述题目货物在香港中转的话, 我们就应该这样做, 即打上“FROM NINGBO, CHINA TO TOKYO, JAPAN VIA HONGKONG”字样。第二个问题是当题目中装运港只是单纯描述成“LOADING IN CHARGE 44A:ANY CHINESE PORT”。这个时候学生填到保单中不能写成“FROM ANY CHINESE PORT TO TOKYO, JAPAN”, 而应该把装运港具体化, 学生可以根据受益人公司地址去选择一个比较适合装运的港口作为实际装运港。像上述题目中受益人公司地址是“200ZHONGSAHN STREET, NINGBO, CHINA”, 因此学生可以考虑把宁波港作为装运港。

在信用证项下制作保险单据, 应严格按照教材内容、信用证条款、有关国际惯例等进行操作。但是, 教师在实际教学中还需要注重教学技巧, 多研究教材, 多参阅各种资料, 争取让学生能接触到保单缮制过程中各种变化, 更好迎合时代需求。

摘要：保险单据的缮制由于其较强的实践操作性, 一直是中职外贸教师非常注重的一块内容。但是, 现在学生在做保单时更多地是从书本理论出发, 导致严重脱离实际情况。本文从保单中“保险货物项目”、“保险金额”、“保单签发日期”、“保单背书”、“起讫地点”这五个方面来阐述保单缮制中应注意的问题, 以此来激励外贸教师在单证教学中更加注重理论联系实际。

关键词：保险单据,缮制,教学

参考文献

[1]肖海霞.国际贸易单证缮制中存在的主要问题及成因分析[J].企业技术开发, 2014, (25) .

信用证非单据条款研究 第7篇

1 国际商会对非单据条款处理的意见

对于非单据化条款的处理, 国际商会 (ICC) 多次给出了意见。

ICC银行委员会3号意见书认为:非单据化条款的出现违背了跟单信用证操作的基本原则, 这种条款容易给信用证有关当事人带来问题, 开证行应将信用证中未列明单据要求的条款视为非单据化条款, 并不予置理。但是, 该意见书最后又解释道:“如信用证中的某个条款与该信用证中规定的某项单据看起来有明显的关联, 这样的条款不能被视作为非单据化条款”。例如:在信用证附加条款中规定:PACKING IN WOODEN CASE, 如果信用证46A单据要求中没有要求装箱单, 那么该条款被视为非单据化条款, 可不予置理;如果信用证46A要求提交装箱单, 则该项条款不能被视为非单据化条款, 因为包装材料情况可以通过装箱单来说明, 两者有一定的关联性。受益人的装箱单上应说明包装材料为木箱, 否则为单证不符。

在TA689意见中, ICC对一则非单据化条款判定和处理的案例给出了意见。案例中, A公司与B公司签订了一份鲜姜的进出口合同, 使用信用证支付方式。A公司通过议付行向开证行提交了单据。两周后, 开证行发出拒付通知, 称:信用证附加条款第二点显示“货物必须按出口标准包装出运”, 鲜姜是易腐货物, 标准包装应是冷藏箱, 但受益人通过干箱运输, 属于不符点。2天后, 议付行通知开证行, 不同意单据中不符点的意见, 因为附加条款第2句, 仅说明按出口标准包装出运, 未要求提供相应单据证明, 是银行审单时不应理会的非单据化条款。而银行只处理单据, 而非与单据相关的货物。因此, 单据没有不符点。对该案例, ICC认为, 信用证附加条款第2句是非单据条款, 不符点是无效的, 只要规定单据中没有插入与此冲突的数据, 单证是一致的。

上述ICC意见中, 3号意见书要求受益人主动考虑单据与非单据条款的关联性, 并在相应单据上体现出来;TA689意见则不要求受益人主动考虑关联性, 只要受益人所出单据与非单据条款不冲突即可。

2 国际惯例对非单据条款的界定

从ICC的意见可以看出, ICC对于非单据条款的处理是存在变化的。出于非单据条款隐蔽性、专业性、多样性、争议性的特点, 必须了解相关国际惯例对非单据条款的界定, 以便在业务中进行更好的处理。

UCP500 (跟单信用证统一惯例) 的第13条C款有如下规定:“如果信用证含有某些条件但并未叙明需提交与之相符的单据, 银行将认为未列明此条件, 而对此不予理会。

UCP600第14 (h) 条对非单据化的情形加以描述:信用证包含某一条件, 但又未规定提交何种单据来满足该条件这样的条件将被视为未予规定, 并予以忽略。如:信用证仅在附加条件中要求“manufacturer:AAA Ltd”, 受益人提交的质量证明上却显示“manufacturer:BBB Ltd”。根据UCP600第14条h款, 银行将非单据化条件视为未作规定而不予理会。

ISBP745第A26条则对此进行了解释及补充:当信用证包含一项条件但未规定表明该条件得以满足的单据 (“非单据化条件”) 时, 可以不必在任何单据上显示该条件;但同时规定, 单据上所显示数据不应与该非单据化条件相矛盾。因此, 在ISBP745下, 上述质量证明上显示与附加条件中不同的制造商, 认定为与非单据条款矛盾, 不符点存在。ISBP745第A26条的规定与ICC的TA689号意见是一致的。

ISP98 (国际备用信用证惯例) 界定“非单据化条件”的标准比UCP下多了一个“开证人能否根据其自身记录或正常业务范围内来确定该条款被满足”的标准, 即如果某一条件没有要求提交单据以使之相符, 该条件并不能构成非单据化条件, 而只有开证人根据自身记录或在业务范围内也不能确定该条件的相符时, 该条件才可被视为非单据化条件。如备用信用证规定, 单据必须在2014年10月1日17:00之前通过快件方式提交, 即使该条件没有要求提交相符单据, 开证人可以根据自己的签收记录判断上述单据是否在规定时间到达, 就不能对该规定忽略。

3 各种类型的信用证非单据条款处理

目前常用的SWIFT电文信用证中, 46A场次规定了受益人向开证行应提交的单据, 非单据化条款则常出现在46A以外, 它们涉及交易过程的方方面面, 没有固定的模式。根据ISBP745的最新解释, 以下列出常见的一些非单据化条款及其处理。

3.1 关于货物状况的非单据化条款

这种条款往往是在信用证中对货物的品质、数量或原产地等进行要求, 却没有规定证明文件或单据以满足这些要求。

例如:EACH ITEM HAS BEEN LABELLED“MADE IN CHINA”, 每项货物必须标注“中国制造”。对于这种条款, 即使没有原产地证书要求, 如单据唛头中涉及到产地, 或包装单据上需描述标签情况, 注意不能与“中国制造”相冲突;也可将该语句显示在相关的发票上, 以避免对方误解而造成不必要的交涉。

3.2 关于包装的非单据化条款

这种条款是在信用证中规定包装的细节, 通常会针对货物的包装材料或性质等对受益人提出要求, 但没有规定受益人应提供的文件或单据。

例如:EXPORT STANDARD PACKING SUITABLE FOR LONG DISTANCE TRANSPORTATION.出口标准包装适合长途运输。此条款要注意“标准包装”的要求, 相关单据, 如装箱单、质量证明中出现包装材料, 不能与该“标准包装”冲突;发票或装箱单中也可声明:包装为出口标准包装, 适合长途运输。

3.3 关于运输的非单据化条款

这种条款是在信用证中规定运输环节的具体内容, 如对货物运输工具, 如船龄、船籍提出要求, 没有规定受益人应提供的文件或单据。

例如:SHIPMENT TO BE EFFECTED BY APL, 必须让APL公司运输。此条款即使没有相应的船公司证明等单据要求, 操作中应注意使用APL公司的集装箱, 装上APL公司的船舶, 出具的提单内容不能与此冲突。

3.4 关于寄送单据的非单据化条款

这种条款是在信用证中规定受益人须向申请人或开证行寄送某些通知或单据, 但是并未要求出具受益人证明证明此事。

例如:ALL SHIPMENT DETAILS UNDER THIS CREDIT MUST BE ADVIESD BY BENEFICIARY ON THE DATE OF SHIPMENT DIRECT TO APPLICANT.COPIES OF SUCH SHIPMENT ADVICE MUST ACCOM-PANY DOCUMENTS.信用证下的所有装运细节必须由受益人在装运日直接发送给申请人, 装船通知副本应随附其他单据提交。此条款未要求受益人出具证明来证明已按上述要求行事, 但受益人在操作时要注意装运通知日期为装运日当天, 装运通知副本应交单, 避免和该条款内容冲突。

信用证非单据条款本质上是申请人为了约束受益人的行为或操作, 主观上对单据化条款的一种补充或延伸。作为申请人或开证行, 应避免在信用证加入非单据条件, 以免自己在关于非单据条件的信用证纠纷中可能处于尴尬的境地;作为受益人, 当发现非单据条款时, 可要求申请人删除此条款、或使非单据条款单据化、或注意按照国际惯例和国际商会最新意见操作, 以顺利完成信用证业务。

摘要：信用证方式是单据化交易, 然而在外贸实务中, 信用证中经常出现某些条款而未列明需提交的单据, 使受益人在处理单据时存在不确定性。结合相关国际惯例的规定和国际商会对非单据条款的处理意见, 研究各种类型非单据条款, 为信用证实务中的非单据条款处理提供意见。

关键词：信用证,非单据条款,处理

参考文献

[1]贾浩.非单据化条款界定[J].中国外汇, 2013, (3) :24-28.

[2]阎之大.ISBP革命[J].中国外汇, 2013, (1) :33-36.

会计单据 第8篇

关键词：科技期刊,快递单据,邮件合并

早期科技期刊从稿件的录用通知书的发放、期刊订阅、汇票单等,一般都是编务们通过邮局平邮方式实现的。随着社会经济的飞速发展及“互联网+”时代的到来,越来越多的科技期刊杂志社及编辑部为了提高工作效率及样刊收到率都纷纷选择了快递来替代普通平邮的方式。例如,国内的顺丰、圆通、EMS等快递业务可以更加快捷地完成当期作者样刊投递等业务,提高了编辑部的工作效率。但随之而来的繁杂的工作量使容为:文章编号、作者名称、邮寄地址、邮编、电话号码这5项。先从第一项文章编号来整理模板,我们先将其他固定不变的部分修改好,模板就完成了。例如,杂志社本身的地址、邮编、电话是固定不变的。

第三,模板与数据源相互关联。先单击“工具”→“信函与邮件”→“显示邮件合并工具栏”;再单击“打开数据源文件”(见图1)。

编辑部的编务们抓狂,一张又一张重复机械劳动的手写快递单,然后粘贴快递单等一系列流程,对于编务来说是一项繁杂而又巨大的工作。虽然目前较多的科技期刊杂志社、编辑部的投稿系统可以将每期的作者群对应的信息以Excel表格的形式储存,但是如何将作者EXCEL表格信息内容与快递单打印内容相联系,实现批量打印,成为各个期刊社、编辑部需要解决的首要难题。[1,2,3,4,5]

笔者翻阅资料发现可以利用Excel中的函数和宏自带功能,利用书写VBA计算机编程代码来实现科技期刊单据的批量打印,或者可根据word软件自带的邮件合并功能,[6,7]通过邮件合并的“域”的运用,应用到稿件录用通知、作者邮寄地址模板整理打印等诸多方面,但很少有研究者总结如何实现快递单据的批量打印的过程,尤其是科技期刊当期邮寄样刊快递单这种较为繁杂的重复机械劳动,可以利用Word邮件合并中的“域”来实现其批量替换打印,经过一段时间的反复尝试及摸索,笔者总结出通过应用Word“邮件合并”与EXCEL表格功能相结合实现批量打印快递单据的简便方法。

本文以给作者邮寄当期样刊的快递单为例,流程如下:

第一,准备数据源。数据源可以是Access数据库、Excel文件、Word文档等多种格式。以编辑部投稿系统的作者信息Excel表格文件为例,作为数据源。

第二,创建模板,一个作者的投稿系统信息里面变动的内

“数据源”对话框中选择事先做好的数据源,并在“选择表格”对话框中选择数据所在的工作表(见图2)。

第四,在模板中依次插入Merge Field域。选中要自动替换的内容,然后单击“插入域”,“插入合并域”对话框被打开,点击工具栏中的“插入域值”按键,“插入合并域”对话框被打开。因为第一项“文章编号”对应“数据源”的“L12345678”,我们选择这一项,点击“插入合并域”,看见插入合并域选项中,有插入地址域和数据库域,请选择数据库域,域值就是开始我们列出的那5项,依次为文章编号、作者名称、邮寄地址、邮编、电话号码,点击“插入”按键,然后点击“关闭”,可以看到发生变化为文章编号根据之前EXCEL里面的数据内容自动替换新的文章编号,同理完成其他地方“作者名称”“邮寄地址”“邮编”“电话号码”的插入域工作,尤其要注意页眉里的编号也要操作。

第五,预览并输出快递单信息。先单击“查看合并数据”,预览快递单信息。其中,在工具栏中插入Word域后面的查看合并数据按键中显示的数字为第XX份,可以点旁边两边的箭头预览。然后调整快递单的排版信息。例如,可能这5项在快递单页面中没有居中,预览时可以调整。最后即为输出快递单。单击“合并到新文档”,弹出“合并到新文档”对话框,选择“全部”,所有的分报告会输出到一个Word文档里,保存、打印(见图3)。

以上流程就可以实现Word“邮件合并”与EXCEL表格相结合自动生成快递单功能,只需中间个别地方的批量替换,

并将邮寄样刊的当期作者信息EXCEL表格数据源引入进来即可,这样就快速汇总了当期样刊作者的快递单信息,然后点击打印按键即可实现批量操作。

信息化情况下业务单据的设计分析 第9篇

自上世纪60年代, 计算机的普及推广, 逐渐的成为更多人日常生活的必需装备, 在信息化日益腾升的今天, 信息技术服务于社会的方方面面, 本文针对管理领域信息化设计方面做探讨。

1 业务单据设计原则

业务单据设计必须有依据, 不能以个人的意愿强加于管理, 即使个人的管理愿望是有助于单位管理的, 也必须取得单位的认可。一个业务单据的产生, 一是要服务于民众或涉众管理的群体, 不是满足个人特定管理需要进行单据的设计, 这就要求单据设计者必须本着客观真实, 为同一职业操守者服务的角度, 进行单据的整体设计;二是必须符合公司管理的需要, 每个岗位都是公司整体运营不可获取的一份子, 那么公司从公司管理的角度, 决定着单据的设计必须有法可依, 可控管理。

2 业务单据运动阶段

业务单据的运动阶段从广义上分包括三部分, 一是确认单据的填写方式;二是填写单据;三是提交管理。

单据的填写方式, 只包含两种, 一种是自办业务, 即自己处理自己的业务;另一种是代办业务, 即另一个人代替本人填写单据, 但对填写内容负责的是其本人。从管理的通用原则及软件产品化开发的角度, 代办业务的必须取得被代办人的确认或授权。

单据的填写, 在纸质办公的情况下, 单据的填写是由经办者来处理的, 复用数据只能手工抄写;在电子化阶段, 单据的填写与纸质功能是一样的, 只不过复用数据是可以带过来的, 但是即使看似方便, 其实还是要选择那些复用数据的, 这一动作与手工抄写复用数据是一个性质的功能。

单据的提交, 这一过程相当于经办者在实际工作中打个稿件, 此稿件的完成是不是提交给领导, 其意愿是由本人决定的, 比如填写错误的单据, 是不能送给领导审批的。一旦单据进入审批过程, 经办者不能再变更单据的内容了, 其原因有:一是给公司管理带来麻烦, 这也是企业跑冒滴漏现象的原因之一;二是不尊重领导审批的管理内容;三是给自己带来不可预期的后果。

3 业务单据的运动规律

业务单据的运动轨迹是有一定规律的, 符合多元方程S=√ax2+by2+z2, 其中a代表管理偏移量, b代表被管理偏移量, x代表管理量, y代表被管理量, z代表时间量。当偏移量等于1的时候, 是最理想的管理方式, 举个例子, 我们在WORD中打个汉字我’的时候, 我们希望计算机的WORD中出现我’的字样, 当敲入我’的时候, 我们按了很多按键, 按键的过程就是管理我’的内容, 操作者是本人, 计算机是管理者, 这就是我们常说的互动过程。产生这种现象的本质就是, 计算机内预先存储了很多的规则, 这些规则成了最简单明了的管理, 变成1对1的管理, 这个管理过程才是最为有效的管理, 而且也是未来社会管理的发展方向。

企业可以预先制定非常完善的规章制度, 让这些规章制度变成员工的行为准则, 使员工的企业行为自动接受规章制度的约束, 员工违章, 必须受到惩处, 比如罚款, 员工应自觉向缴款部门上交罚款。在现实生活中, 都是人的活动过程, 所以实现这一愿望仍需几代人或十几代人的努力, 这需要提高每个员工的自觉素养。可是计算机时代的来临, 尤其是发展到现在, 可部分替代管理诉求时, 那么企业的这个愿望得到电算化时代的诸多推动和发展。

企业的管理目的是多元的, 但是企业的管理目标却是一个, 这就告诉我们这样一个规律, 所有业务单据的运动过程, 始终如一的围绕一个轴向转动, 这个轴向是由时间与管理共同作用, 形成的空间圆柱体, 真实管理的空间点以不规则的点状分布在圆柱内, 为计算其规律方便, 设定偏移量, 使其运动规律均散落在圆壁上, 便于人们的认识和理解。

4 业务单据内容管理的排他性

优秀的业务单据设计, 其管理内容是唯一的, 在同一介质内, 不应把不同管理诉求、不同时间点上的事情放到一处, 从统计学来讲, 那只是详细内容的统计, 在过去的计划经济时代, 很多的业务单据就是把多个管理点放到一起的, 比如某个工厂, 在生产大屏的时候, 把大屏的生产情况和大屏原器件放到一起, 可是大屏的生产在生产线上, 而组装大屏元器件是在组装车间, 一个是在大屏生产车间, 另一个在组装车间, 不同时间、不同地点的管理内容放到一起, 很浅显的道理, 这也是企业跑冒滴漏的严重现象。

5 业务单据设计的不重复性

在当今的社会管理活动中, 充斥很多重复性的单据设计, 比如人口普查单据, 我们的社会人口管理部门向上级汇报的单据, 是由其负责区域的成百上千的个人信息组成的统计报表, 这种单据是统计单据, 而不是采集单据, 这种单据的出现就是由于人口普查还处于非计算机信息化而出现的。

在某些用户的管理软件中, 软件公司另这种统计单据作为采集数据, 一方面只能说是技术能力的炫耀, 不能解决问题的根本, 另一方面是为用户方便录入考虑。

其实我们的用户对于Excel或WORD的录入技术的使用更加成熟, 凡此重复性单据, 应采用导入方式去解决, 原因很简单, Excel或Word是20几年成熟的技术, 我们的技术开发是特定于某种单据的, 操作的方便性和实用性是不及Excel或Word的。

6 业务单据的帮助

优秀的业务单据设计应该有单据的填制说明, 任何一款业务单据的设计, 不是单单为自己或某个想法服务的, 而是为受众体提供大众化服务的, 这就要求业务单据的填制说明应简约清晰, 无二义性。

业务单据在计算机信息化后, 用户往往需要帮助手册, 认为单据计算机化后, 操作方式与纸质的有差异了, 实际情况是, 当你了解了计算机最为简单的操作后, 信息化后的单据操作与纸质单据的操作应是一致的, 所以信息化后的单据内容的填写说明是依据业务单据设计的填写说明为蓝本的。

上述现象说明, 除了你必须学会的计算机操作本领, 对于管理单据的操作不应该有其他的帮助, 因为任何帮助都及不上您或她几年或几十年经验的积累。

7 业务单据可视化

业务单据可视化是功能性设计最重要的元素, 我们的用户都有一个比较明显的感觉, 企业上了信息化后, 并没有为我们自己带来业务上操作的便利性, 这种现象的产生是很正常的事情, 因为对业务单据的管理可控性, 势必要求诸多因素控制单据的数据正确性及合法性, 实际上业务单据信息化后不会给操作者带来填写的便利性, 与真实业务单据填写过程是一致的, 一个环节都不能少, 那么其优势就之一是人们常说的信息扁平化, 平常用人跑的事情, 现在通过信息手段得以实现, 另一方

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各种存储信息, 供查询所用;4) web地图服务和因特网接入服务, 主要为用户提供查询服务。监控中心模块结构 (见图1) 面, 为企业及时得到管理信息提供快速通道, 再者为企业期望未来管理提供分析、决策的信息渠道。

目前软件公司开发的管理软件, 都是就其形式而设计, 当一张复杂单据被设计成一幅画面时, 必然带来操作的复杂性, 其帮助当然少不了了, 即使有帮助的文档, 也很难另操作者领会其操作的意图, 势必带来用户与软件人员不断变更或更改操作方式的问题, 直至最后, 软件变成垃圾而弃之不用, 极大的浪费了企业的资源财产, 这不是企业想要的。

业务单据功能化设计, 如果采用一种让人们可以接受的模式, 而且因其业务知识的富足而得以充分发挥, 这应该是设计的重点因素之一, 把业务单据按照填写的管理内容分成小节, 像我们写作文一样, 总是由自然段做成的, 按照操作方式最小的设计思想进行界面的可视化设计, 应该是比较客观现实的实现方式。当单据的分段式填写完毕, 应该有完整单据的展现, 给填写者观察整体单据的填写情况, 最终确认提交到系统里。

单据撕纸式设计, 应成为功能性设计的首先, 是最能发挥业务人员的业务应用水平的, 这种设计方式不是为满足个人的思想设计而实现, 是为更大的符合真实业务过程而设计的, 更大程度的降低操作难度, 更应该呈现在每一幅可视化的界面中。

单据界面的可视化设计决不能以牺牲单据的本来面貌而实现业务管理的目的, 应利用计算机技术, 最大程度满足单据的本来面目和满足人们操作计算机系统的最简单的习惯。

既然是撕纸式设计, 必须有明确的提示信息, 告诉人们您的一张单据的填写情况, 那么导航式设计是最能帮助人们正确填写信息的方式, 即提醒了人们操作的位置, 又一目了然的告诉人们都要填写什么业务内容。

数据的可靠。本文通过分析列举几种通信通道, 其中, 重点分析GSM网, 明确GSM通信和GPS定位在今后的电力抢修监控中值得推广使用。

摘要：计算机的普及推广, 逐渐的成为更多人日常生活的必需装备, 在信息化日益腾升的今天, 信息技术服务于社会的方方面面。在这种情况下, 业务单据设计必须有依据。如何正确设计业务单据, 业务单据的运动规律如何, 业务单据的使用现象, 业务单据具备的特点, 及业务单据在信息化实现中的设计模式, 本文针对上述情况和问题做鲜明的倡导和实质设计与分析, 正确处理信息化与业务单据的融通性。