办公自动化管理

办公自动化管理（精选12篇）

办公自动化管理 第1篇

1.1 背景

办公自动化简称OA,是利用网络通信基础及先进的网络应用平台,建设安全、可靠、高效、开放的办公自动化与信息管理电子化系统,为企业提供现代化的日常办公条件及丰富的综合信息服务,实现文档管理自动化和办公事务处理自动化,以提高办公效率和管理水平,实现企业各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化。其核心内容是提高办公效率、提高团队的整体作战能力,从而提高管理水平,是“向管理要效益”这句名言的典型具体表现。

1.2 发展现状

自20世纪90年代中期至今,互联网技术在我国迅速发展和普及,引出了Intranet、Extranet、Internet、政府上网工程、企业上网工程、电子政府、电子商务、电子管理、政府内部网、企业网、数字神经系统和数字化办公等一系列新概念,面对这些新概念,再提OA也许会让很多人感到迷惑,好像OA这个概念已经不适应信息化发展的需要,在这里暂且认为这一个阶段为OA发展的新阶段,这一个阶段的主要标志应为互连网技术的普遍使用。

1.3 研究内容

办公自动化(OA)软件通常是一个模块化的产品,其中系统管理是OA软件的核心,是协调其他功能模块协同工作的中心机构,通过灵活的控制方式,使得整个系统正常、稳定地运行。系统管理的核心是访问控制技术,即通过不同的手段和策略来实现对系统的访问控制,其目的是保护数据资源不被非法访问与使用。访问控制规定了主体对客体访问的限制,并在身份识别的基础上,根据身份对提出资源访问请求加以控制。在访问控制中,客体是指网络资源,包括文件、档案、设备等;主体是指对客体访问的活动资源,主体是访问的发起者,通常指用户。目前,采用先进的安全访问控制技术已逐渐成为企业构造系统安全防范体系所采用的主要技术之一。基于访问控制技术构建的系统访问控制体系,不仅能够实现传统访问控制的功能,同时还可以方便权限的管理,能够灵活地进行配置以适应系统的不同需求,大大提高了系统的灵活性、可管理性和可扩展性。本文将采用B/S模式结构,以Microsoft SQL Server 2000为后台数据库,利用ASP技术开发动态网页,来设计一个电子化、信息化、高效率、实用性强的OA系统管理体系,构架如图1。

为保证系统访问控制的灵活性与安全性,根据实际需求,有选择性地吸收了自主访问控制技术和基于角色访问控制技术的部分思想,采用恰当的方式建立用户———角色———权限这三者之间的映射关系,最终构建出一种适合自身的访问控制体系,使得整个办公自动化系统安全可靠和高效运行。

2 需求分析

2.1 功能

系统管理分为用户管理、角色管理、权限管理、模块管理、字典管理5个部分。

(1)用户管理:管理系统的使用者,在此可进行用户的设置,如添加、删除、配权等。

(2)角色管理:管理系统中的角色。角色是指一个组织或任务中的工作或位置,它代表了一种资格、权利和责任。通过为将角色赋予用户,可以为用户分类,实现权责分离。

(3)权限管理:访问控制系统的权利,是对系统中的数据或者用数据表示的其他资源进行访问的许可,始终贯穿于系统之中。

(4)模块管理:灵活配置系统各个模块,如创建、删除某(子)模块,模块间排序(用于显示)。

(5)字典管理:对于未来可能动态使用的项目,设置字典。字典管理的目的是当外界环境变化时,系统可及时响应,而不必对程序本身进行修改。

2.2 性能

(1)精度:在进行向数据库文件提取数据时,要求数据记录定位准确,在往数据库文件数组中添加数时,要求输入数据准确。

(2)时间特性要求:响应时间应在人的感觉和视觉事件范围内;更新处理时间为随着版本升级,Web办公自动化系统将相应地进行更新。

(3)灵活性:当需求发生某些变化时,软件系统的操作方式、数据结构、运行环境基本不会发生变化,变化只是对应数据库文件中的记录。

2.3 数据管理能力

Web办公自动化系统需要管理文件为相应的数据库文件(最初的文件个数为2个,约占用2M字节空间,以后会随着数据量的增加而增多)。本系统所需各项数据均放置在数据库中,调用、查询数据记录时,通过库文件名直接进行操作。

2.4 故障处理

(1)要求软件系统本身能够正常稳定的运行,不能出现停止运行等异常情况。

(2)系统运行过程中,能够识别用户的非法操作,给予相应的提示信息。不应出现由于用户误操作而导致系统崩溃的情况。

(3)用户对于软件系统的疑问,应有相应技术支持人员予以解决。

2.5 其他

系统应具有良好的操作界面、可扩充性、维护性、可靠性。对于一些敏感的数据、文件可以通过权限机制限定用户的访问。

3 总体设计

3.1 设计思想

系统管理功能以“类”思想来组织开发,ASP中的类是Microsoft在VBScript5中增加的新功能(同时还包括正则表达式)。

了解ASP程序设计的人都知道,当在一个机构内部创建Web应用程序时,有时不得不从一个页面中复制和粘贴相同的代码到其他的应用程序中,最终得到的结果可能都是一样的,但效率却很低。如果能够固化所有这些过程到一个好用的package中,其后就可以在整个域中使用它了,这样会带来许多方便,这就是“类”的实现方式。同时,如果有一个再三使用的过程,创建一个类来包含过程可能会很实用。使用类组织代码有一些优点:它使得代码容易阅读和调试;可以将类轻松地移植到一个Web服务中;为其他开发人员提供一个抽象工具,从而节省时间和资金;同时在一个项目的开发阶段还保留了灵活性。当把通用过程组织到一个类的时候,创建一级抽象,允许在几乎所有代码中实现这些过程。创建类的另外一个优点是可以轻易的将这个类声明移植到Web服务中。因为这是很多开发人员的前进方向,可以通过使用类创建面向对象的代码先行一步。当移植这些类声明到一个Web服务时,则不需要重写所有的放置了那段代码的ASP代码,所要做的改变就是对对象的实例化。事实证明,以“类”来组织开发的优点是非常高效的。因为在每个不同的实现中重复创建相同的代码效率相当低,而这种方法提供了一个抽象工具,使每个人将精力更多地集中在当前工作的功能上面,而不是花费时间开发已经开发过的代码上面。这种方式的优势在模块开发直至最后进行的系统整合中都得到了充分的体现。

系统管理开发的另一个重要思想就是“缓存”技术。缓存是将相对高速的存储设备作为相对低速的存储设备与系统之间I/O的缓冲区,它能大幅提高系统的性能。对于Web站点来说,缓存数据就是将用户每次访问站点时需要动态生成的信息预先生成并存储在内存中,以静态的形式送给访问者。举个例子来说:假设你的站点有一个更新不是很频繁的下拉式列表框,列表框中的选项当用户访问站点时从数据库中取出,可以将这些选项预先取出,存放在内存中以提高性能。缓存实现的手段是利用ASP中的Application对象,它能够保存整个应用的全局信息。数据只有第一次被读取时访问数据库,然后将之存储在Application对象中,以后每次都从缓存中读取,这样将会加快系统访问的速度,当然管理员也可以人为更新缓存。

下面是结合以上两种思想编写而成的“系统缓存类”代码,具有一定的代表性与通用性。

设计的另一重要思想就是前面提到的系统管理功能核心——访问控制体系,也可以称为权限体系。

权限往往是一个极其复杂的问题,但也可简单表述为这样的逻辑表达式:判断“Who对What(Which)进行How的操作”的逻辑表达式是否为真。针对不同的应用,需要根据项目的实际情况和具体架构,在维护性、灵活性、完整性等众多方案之间比较权衡,选择符合的方案。

对于在企业环境中的访问控制方法,一般有3种:

(1)自主型访问控制方法。目前在我国的大多数的信息系统中的访问控制模块中基本是借助于自主型访问控制方法中的访问控制列表(ACL)。

(2)强制型访问控制方法。用于多层次安全级别的军事应用。

(3)基于角色的访问控制方法(RBAC)。是目前公认的解决大型企业的统一资源访问控制的有效方法。其显著的两大特征,一是可减小授权管理的复杂性,降低管理开销;二是灵活地支持企业的安全策略,并对企业的变化有很大的伸缩性。

在设计OA系统管理功能时,采取了ACL与RBAC相结合的方法,目的是保证系统控制的灵活性与易管理性。

首先,介绍一下基于角色的访问控制方法。它的基本思想是将权限与角色联系起来,在系统中根据应用的需要为不同的工作岗位创建相应的角色,同时根据用户职务和责任指派合适的角色,用户通过所指派的角色获得相应的权限,实现对系统的访问。它支持最小特权、责任分离以及数据抽象三个基本的安全原则。这里的角色用一般业务系统中的术语来说,就是业务系统中的岗位、职位或者分工。角色则既是一个用户的集合,又是一个授权许可的集合,它是指具有一定技能,可以执行某些工作的人员(或资源)集合。通过赋予用户不同的角色,对用户的多职能进行表达,提供约束成员不同权限范围变化的依据。为了满足企业内既存在信息共享又存在信息独立的实际情况,在角色体系中采用双枝生成模式,即整个角色体系的来源有两枝,其中一枝来自于相对固定的组织机构,是相对稳定的角色集合描述;另一枝在动态组合过程中动态创建,是更加依赖于动态项目和扩展需要而生成的,具有极大的时效性,随着项目或者企业扩展组合的变化会在活动态、冻结态和无效态之间变更。这样既保证了成员企业的相对独立性,又保证了与其他成员合作过程中的及时性和有效性。可以看出,采用RBAC方法设计的权限体系会使系统管理层次化,可管理性大大提高,但同时它也带来了另一个问题。例如:两个用户分别要赋予两种权限,就不得不先要创建两种角色,此后再指定用户隶属角色来才能完成配权操作,如果这种工作是临时性的,则其控制不够灵活的劣势就会显现出来。

引入访问控制列表的方法正是来弥补这一劣势。以这种方法,可以将权限直接赋予用户,就上面的例子来看就很好理解了。但为什么单独使用ACL方法呢?这是因为它的操作频度太大,可管理性与RBAC相比太弱。所以采用了两种方法相结合的方式来构建访问控制体系。

3.2 系统管理功能

从前期的需求分析中可知,系统管理包括用户管理、角色管理、权限管理、模块管理、字典管理5部分。

3.2.1 用户管理

在用户管理子模块中,可执行的操作有:用户创建、编辑、删除、授权、查询及锁定。

(1)用户创建:顾名思义就是为登录本系统的人建立一个新的帐户,实际应用时帐户与用户应该是一对一的。管理员可指定用户名、密码、相关描述,并能够选择此用户隶属于何种角色。实际工作中,会出现各种人员调动的情况,当然也有可能是临时性的,所以在此可以不指定用户隶属角色,这也是此系统灵活性表现之一。

(2)用户编辑:即修改用户帐户信息,包括以上介绍的内容。

(3)用户删除:即从系统中删除帐户信息,删除操作是不可逆的,在执行之前,系统会先做提示,以防管理员误操作。

(4)用户授权:当创建了一个新用户之后,此用户本身是没有权限的,这时可由管理员给其分配各项操作的权限。用户授权通常用于人员临时调动的情况,一般情况下继承隶属角色权限。

(5)用户锁定:管理员可以锁定一个用户,被锁定的用户无法登录系统,自然也就无法进行其他操作。

3.2.2 角色管理

与用户管理大体相同,角色管理子模块,可执行的操作有:角色创建、编辑、删除、授权、查询及锁定。角色可以看成是用户的集合,隶属于同一角色的用户拥有某种相同的属性。

(1)角色创建:建立一个新的角色,可指定角色名称与相关描述。

(2)角色编辑:即修改角色信息,包括以上介绍的内容。

(3)角色删除:删除角色信息。在此要说明的是,删除角色并不会删除其下的用户,但这些用户隶属角色信息将被置空,即他们将不属于任何角色。

(4)角色授权:与创建用户后的情况相同,此时角色需要由管理员分配权限。当创建新用户时选择了一个无权角色,则此用户将不能进行任何操作。

(5)角色锁定:锁定角色将锁定其下的所有用户。

3.2.3 模块管理

模块管理子模块,可执行的操作有:模块创建、编辑、删除、及排序。Web OA初始状态只有“系统管理”一个模块,当一个新的子模块完成后就可以在此添加进来。

(1)模块创建:即添加进新模块,可指定模块名称、链接地址(入口)、描述及隶属模块。

(2)模块编辑:即修改模块信息,包括以上介绍的内容。

(3)模块删除:删除模块信息,即从系统中剔除此模块。

(4)模块排序:用于操作菜单的显示顺序。

3.2.4 权限管理

权限管理子模块,可执行的操作有:权限创建、编辑及删除。权限是隶属于模块的,即有模块才有相应的权限。

(1)权限创建:当新加入了一个模块后,就可以在此建立权限,可指定权限标识、名称及描述。此权限为控制权限,页面权限是由程序员编写设定的。

(2)权限编辑:即修改权限信息,包括以上介绍的内容。

(3)权限删除:删除权限信息,相关模块将失去此权限,导致相应操作无法进行,所以删除权限应谨慎执行。

3.2.5 字典管理

字典管理子模块,可执行的操作有:权限创建、编辑及删除。此模块主要是为其它子模块服务的,如:人事管理子模块中的职员政治面目、职别等。

(1)字典创建:建立字典,可指定字典名称及隶属字典。

(2)字典编辑:即修改字典信息,包括以上介绍的内容。

(3)字典删除:删除字典信息。

参考文献

[1]阮家栋,施美雅.Web数据库技术.北京:科学出版社,2002.

[2]徐罕,吴玉新.网站ASP后台解决方案.北京:人民邮电出版社,2001.

[3]Richard Anderson,Chris Blexrud.ASP3高级编程.北京:机械工业出版社,2000.

[4]Richard Anderson.ASP3程序员参考手册.北京:机械工业出版社,2001.

[5]Dino Esposito.ASP数据访问高级编程.北京:机械工业出版社,2001.

[6]Sbelley Powers.ASP组件开发指南.北京:中国电力出版社,2002.

[7]萨师煊,王珊.数据库系统概论.北京:高等教育出版社,2002.

[8]Mike Gunderloy,Joseph L.Jorden.SQL Server2000从入门到精通.北京:电子工业出版社,2001.

[9]李晓黎,张巍.ASP+SQL Server网络应用系统开发与实例.北京:人民邮电出版社,2004.

办公自动化管理办法 第2篇

为规范电子政务办公自动化系统的使用管理，保证办公自动化系统安全可靠地运行，发挥其提高工作效率的作用，实现我镇办公自动化系统管理科学化、规范化、制度化的目标，特制定如下管理办法：

第一条机关办公自动化系统应用后，各单位（部门）必须指定一名熟悉计算机操作的工作人员，作为办公自动化系统管理员，负责本单位（部门）办公自动化系统的管理与维护。

第二条各单位（部门）管理员负责接收、处理下发的会议通知及文件。重要的文件和通知应及时保存到本机，以便使用；收到的会议通知应及时回复，以便于党政办及时了解各单位（部门）接收通知的情况。管理员还可通过信息上报栏目党政办或市信息中心发送信息。

第三条各单位（部门）管理员负责本单位在系统中发布信息的操作。未经本单位（部门）主要领导的同意，不得在办公自动化系统中发布信息；严禁在系统中发布非法言论或图片，违者将追究相关人员的相应责任。

第四条各单位（部门）必须保证在工作时间内，有一台电脑联接在内网，并运行办公自动化系统，以便于接收文件和会议通知。为了不影响电脑其他功能应用，可将办公自动化系统界面最小化。

第五条各单位（部门）管理员应随时（至少每天上、下午各1-2次）查看办公自动化应用系统中的内容。特别是及时查看在办

公自动化应用系统中发布的会议通知和下发的文件以及收到的电子邮件等信息。

第六条各单位（部门）管理员负责定期清理本单位（部门）发布过的过期信息，同时每个用户也要定期删除个人的过期信息，避免系统空间资源的浪费。

第七条为了网络安全，办公自动化系统的用户应妥善保管好自己的登录密码，目前的初始密码为1111，在使用中应及时更改密码（3至8位，英文字母加数字组合）。更改密码后，如果忘记密码，请及时与党政办联系；用户变动时，应及时与党政办联系，以调整用户名及密码。

第八条各单位（部门）对市信息中心免费安装的办公自动化系统只拥有使用权，未经允许，任何单位和个人不可将硬件挪为它用。

第九条各单位（部门）用于办公自动化系统的电脑，未经允许，严禁私自用宽带以及拨号等方式联入互联网。对经过批准接入互联网的电脑，必须安装正版杀毒软件，定期升级杀毒，同时对外单位带入的磁盘、U盘、可移动硬盘等设备必须查杀病毒后方可使用。

第十条如违反上述规定而造成损失，将依据有关法规追究责任单位（部门）主管领导和直接责任人的相应责任。

办公自动化与电子文件归档管理 第3篇

【关键词】办公自动化；电子文件；归档；管理

办公自动化是指利用现代化的办公设备、计算机技术和通信技术来代替办公人员的手工作业，尽可能充分地利用信息资源，提高生产、工作效率和质量，辅助决策，以求取得更高经济效益的人机信息处理系统。一般来说，一个完整的办公自动化系统包括信息采集、信息加工、信息传输和信息保存四个环节。

随着人们对办公自动化认识的逐步深入，使我国的办公自动化水平达到了前所未有的程度，由此也产生了大量的电子文件。这些电子文件已经成为当今信息化建设的基本构成要素，极大地方便了信息传递、数据共享，在很大的程度上提高了办公效率和工作质量。而在这些电子文件中具有凭证、依据、参考作用的，需要我们按照有关规定和规范进行归档处理。随着办公自动化程度的进一步提高，今后将还会产生更多的电子文件。大量电子文件的无规则的使用和保存不仅将影响工作的效率，而且一旦感染上病毒，后果将不堪设想。所以如何加强对这些电子文件的归档管理，是目前办公自动化过程中急需要解决的一个问题，也是对档案工作者提出的一个崭新的课题。

一、电子文件的内涵及其特点

办公自动化信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。按电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是记录人们在办理公务、处理事物或交流信息過程中产生的电子文件，他们多以文本、图象、声音或影象等形式出现，如E-mail等；第二种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件，他们多以矢量图等形式出现，如CAD、CAM生成的电子文件。

电子文件给日常工作带来了极大的便利的同时，也改变了我们长久以来的办公方式。与纸质文件不同，电子文件具有一些新的特点：

（一）电子文件具有传递的快捷性和文件的可塑性。它改变了传统的文件收发流程，使文件可以随时被查找，同时也为档案现代化奠定了基础；它改变了传统的办文格局，电子文件的易修改性使得文件的修改、复制、粘贴、移动变得更加快捷，提高了工作效率和工作质量；而且电子文件还可以利用网络技术，广泛的收集相关数据，丰富资料内容，并且开放远程服务等。

（二）对电子设备的依赖性。电子文件的起草、修改、收发、传递都必须在计算机上完成，它的制作、处理及归档都必须借助计算机系统才能实现，离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递和识别。所以电子文件是依赖特定的电子设备和软件而存在的。

（三）电子文件的易更改性。电子文件可以在不同的计算机间相互传递，也可以在不同的载体之间相互复制，很容易被人为的修改；同时，电子文件也容易遭受病毒的侵袭，一旦被染上病毒电子文件就会损坏，丧失部分或全部功能。

（四）电子文件具有共享性。电子文件改变了文件的处理和运转方式，其中包含的信息不是固定不变的，可以从一种载体上转移到另一种载体上，突破了时空限制，能够满足多用户的需求，实现信息共享。

（五）电子文件的保存环境要求较高。与纸质文件不同，电子文件对保存场地的面积要求不高，但对环境的温度、湿度，防磁型等条件要求较高。

（六）电子文件的法律效力尚不明确。通常文件的法律效力都是与其载体相关的。如纸质文件、微缩品，都有相关的法律作为保证，得到社会承认。但电子文件由于没有固定载体，并且还未有效的方法杜绝伪造、删改和抵御病毒侵袭，所以很难制定相应的法律条文保证其效力。这在很大程度上限制了电子文件优势的发挥，只能在一定范围内作为普发、传阅文件来发挥作用。

二、自动化环境下电子文件归档管理存在的问题

电子文件的管理工作经历了三个发展阶段：第一、个体管理阶段，这一阶段管理及维护的重点是单机；第二、网络化管理阶段，这一阶段的管理维护侧重于网络和服务器；第三、无纸化管理阶段，这时的管理及维护才是全范围的真正意义上的电子化智能化自动化。这三个阶段的发展并不是截然分开的，而是由低到高，技术要求和管理方法越渐复杂，发展阶段具有演进性、复杂性、共存性。在不断的进步和发展中，办公自动化中的电子文件归档管理仍存在着一些问题：

（一）电子文件归档管理认识不到位，还未得到充分重视

虽然办公自动化现在被广泛使用，但通常只是发挥着事务性的作用。办公自动化环境下的电子文件具有重要的保管价值，但在实际工作中管理者对电子文件的原始生成和使用过程不是很重视，档案管理的重点放在了最终的文件上。这种电子文件档案化管理意识是不全面、不到位的，忽视了电子文件的原始性、真实性和连贯性。有的具有草稿性质的临时生成文件也具有重要的保存价值，不应该被忽略。而且如果只重视最终形式的电子文件，各种原始信息文件散落在操作人员手中，没有系统地收集整理，处于可有可无的散乱状态，随时间的流失而逐渐丢失，造成电子文件信息资源的极大浪费。

同时，许多单位内部设置的局域网互相不能联通，无法实现办公自动化，也影响了电子文件的归档管理工作。如武汉长江水利委员会机关部门多年前已经采用了综合办公系统，但其局域网只允许机关中各业务部门主管局之间和上级主管部门相互联网，工作中产生的文件多是电子文件；但长江水利委员会的下属企事业单位却还无法与其联网，需要上报文件时必须采用纸质文件，水利委员会在回复时也只能用纸质文件。这种电子文件、纸质文件相互交错使用的管理模式无法发挥无纸化办公方便快捷的优势，同时也影响了电子文件后期的归档管理工作。究其原因还是因为对电子文件归档管理的认识不到位。

（二）电子文件归档中缺少成熟统一的标准和制度

电子文件的归档管理还处于起步阶段，尚未制定规范的标准和操作流程。在具体管理实践中，传统文件的管理如基本原则、归档范围、归档时间、组卷方法、保管条件等，往往难以适应电子文件的管理要求。国家虽已颁布和推行《电子文件归档与管理与规范》、《电子公文归档管理暂行办法》等标准、规范，但由于电子文件技术复杂，对设备依赖性很强，而计算机技术日新月异、更新换代速度快、产生途径和形式多样化，已经推出的标准和规范无法为这种复杂情况提供具体的指导。

（三）电子文件归档管理系统尚不完善，且缺乏电子文件、档案一体化管理思维

企业中运用的各种系统，如人事管理系统、财务管理系统、科研管理系统等，功能模式各异，增加了文件归档标准制定的难度。

同时电子文件应于纸质文件对应，一起纳入归档范畴进行一体化管理，从电子文件的生成、修改到最终形式都应紧密跟踪，全程保管，这样才能清晰地确定电子文件形成的脉络和保管的价值。但现实中办公自动化中产生的电子文件和归档管理是脱节的，办公自动化软件和归档管理软件不能对接，无法相互交换数据。

且各种应用软件总体上都缺乏文件归档管理的前置介入，电子文件在生成时不能及时保存，造成文件的丢失和可随意修改，电子文件真实性受到挑战；另外软件开发人员缺乏电子文件档案管理意识，没有重视文件的连续性、完整性和长久性，常常对文件设置有效期和容量限制。操作员在使用时为节约资源会删除认为不重要的电子文件，造成电子文件的归档管理脱节，产生使用漏洞。

（四）电子文件的安全性有待提高

随着办公自动化的革新，自动化软件被大量应用于日常事务性的交流中。目前企业单位办公自动化的重点都放在新软件的引进和开发上，对有效的安全措施较为缺乏。很多自动化系统没有严格的准入制度，本身带有病毒的U盘和移动硬盘等设备接入系统时很容易造成系统瘫痪和死机；加密、防火墙技术和访问权限技术也还没有被大规模应用到办公自动化系统中，很容易造成病毒的侵袭和黑客的非法侵入，导致重要电子文件的损坏和丢失。

（五）电子文件归档管理缺乏专业高素质人才

电子文件的归档管理需要熟悉档案管理业务，同时精通办公自动化技术的复合型人才，这样在软件开发上进行前期介入的同时才能按照档案管理的流程对电子文件进行梳理、归类和编号，更好的进行文件保存。但现在一般企业对档案管理人员的招聘都是按照纸质档案的需求来进行的，缺乏管理电子文件的技术和意识。同时，这也造成电子文件档案管理缺乏统一的管理标准、业务标准和技术标准，使得电子文件的运行环境和归档工作存在许多不规范的地方。

（六）电子文件的法律地位尚未确认

档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成的具有清晰、明确的原始记录作用的固化信息，所以档案的本质属性是其原始性。没有原始性的档案在社会活动中就无法体现其记录历史的真实性。电子档案因为信息与载体的不确定，可以根据需要随时扩大、缩小或改变存储空间，可以通过拷贝和网络从一个载体传输到另一个载体，可以使存储的信息随时被修改甚至销毁，这都决定了电子档案的原始性不容易被得到认可。而且，电子档案的内容会随着载体组合形式的不同而不同。

在美国，联邦政府虽然承认电子档案为“官方档案”，但联邦各级法院仍然申明，只有被打印出来的电子文件才具有真实性和成为证据的价值，否则无法作为证据使用；英国公共档案的调查也表明，为了保持文件的法律效力，政府部门中有85%仍采用纸质材料来保存全部或部分文件。而在我国，电子文件虽然已经得到了广泛应用，但在法律上也尚未确定其法律效力，电子档案的法律地位尚未实现。

三、电子文件的归档与管理规范化的几点思考

（一）提高电子文件的归档和管理意识，积极主动，有针对性的展开电子文件归档管理工作

1.自动化系统推行的无纸化办公因其方便快捷的特点，成为一种未来的发展趋势。如果还是依照传统纸质文件的传输和归档方式，不仅无法体现电子文件高效、快捷、便利的特点，还破坏了文件的原始性、真实性、有效性和连贯性，造成大量人力物力的浪费。所以企业要提高对电子文件专门性归档的重视，为电子文件归档管理提供必要的资金和技术支持。

2.因为电子文件的产生渠道非常丰富，档案部门要广泛调研，弄清哪些机构集中产生哪些类型的文件，以及这些文件的特点、用途；还可以从设计阶段就对此提出提前规划，如对于人力管理部门、财务管理部门、科研管理部门，档案部门可以加以格外的关注，因为这些部门对系统的使用率较大，产生的电子文件数量也较多；档案管理部门应尽快完善管理的硬件和技术设施，保证文件归档管理系统的良好运转。

3.档案管理人员也应加强相关专业知识的学习，有关技术人员与形成电子文件的部门加强联系，提前介入，按照档案归档的有关要求，开展业务协调，协助制定有关的制度以保证电子文件的归档质量。

（二）解决好电子文件归档技术难题，重组流程确保电子文件与档案的一体化管理

一体化管理需要重组办公自动化系统和档案系统的流程，实现两者的无缝对接，要求不同部门在编辑文件时使用标准的数据库技术和元数据格式，以确保资料能相互兼容、相互转换。这也要求在企业自动化系统平台上设置发文管理、收文管理、归档管理和档案管理模块，加强前期介入，设置归档保存按钮，从而确保电子文件从生成到最终形式都有记录可循，可以随时随地的保存，确保电子文件在归档的同时将相关信息发送或移交给档案部门。这样可以最大限度的确保电子文件的真实、完整和有效。

（三）制定好电子文件归档管理制度和管理标准

档案管理与办公自动化 第4篇

关键词：档案管理,办公自动化,信息

一、办公自动化与档案管理

(一) 办公自动化是档案形成的过程, 档案是办公自动化的结果

从档案学角度看, 文件实质是一种信息, 而这种信息要具备真实性和可靠性。而目前的办公自动化技术, 已经可以在信息分散处理过程中, 真实记录和反映文件产生的整个过程, 并准确地将文件归入相应的档案数据库中。这些电子文件经过档案专业人员的整理核对, 就形成电子档案。

(二) 办公自动化和档案管理互相影响

办公自动化决定档案的发展方向, 反之, 档案管理也影响着办公自动化网络技术和数据库技术的进步, 使越来越多的单位采用那些不仅能处理和存储信息, 而且保证掌管文件的办公自动化系统。而正是这些系统的应用, 使得机关的电子文件成为全部工作, 而不是部分工作的准确依据。一旦参与协作的人员能通过网络渠道传输并分享文件, 无纸办公即成为可能。

二、计算机技术的发展方便了档案管理

档案信息作为国家及社会从事各项活动的原始记录, 是社会信息源的重要方面, 对它的开发利用, 受到社会各方面的广泛关注。而计算机技术的发展, 将建立起档案现代化管理体系, 全面开拓计算机管理、数字通信、网络管理、信息库管理和专业人才组成的信息高速公路的新局面, 极大地推动和加速档案信息的开发利用。如可以实现管理人员的远程办公、异地之间电子公文交换、领导异地办公, 大大方便了信息的传递和交流。

三、信息时代的档案管理工作要求

怎样做一名信息时代的档案工作者, 本人认为应必须具备以下几点要求。

(一) 档案工作者须具备良好的素质

一个档案工作人员必备的素质结构, 应是其具有的政治素质、业务素质和智力、能力素质的最佳综合表现。首先, 具有良好的政治素质。需要有敏锐的政治头脑和较高的政治理论水平, 必须经常加强政治思想理论的学习, 切实把“三个代表”、“十七大”的精神落实到档案工作中去。其次, 具有良好的业务管理素质。

(二) 要加强档案管理工作

管理之道, 以人为本, 再好的制度规范还是由人来执行, 档案管理人员要掌握各类档案的基本知识, 了解各类档案的内容, 熟悉各类档案的属性、收集范围、整理方法和利用价值, 掌握现代管理手段和现代办公技术, 使档案管理尽快步入标准化、规范化轨道。

(三) 要加强现代化和办公自动化建设

微机应用, 网络管理, 是知识经济时代的档案管理标志。利用微机进行文书档案的管理, 其优点是: (1) 以“件”为单位的立卷方法, 便于文书档案的立卷、接收、鉴定, 便于随时剔除无保存价值文件的优势。 (2) 微机管理一是有利于遗漏文件的补漏增缺。二是保持文件的历史原貌。三是利用档案资料方便, 检索简便, 准确率高。 (3) 微机管理更有利于文档的保密。

我们知道, 档案管理工作最终目的是对在整理大量的本单位及其他已经办理完毕且具有参考和利用价值的文件资料进行归档, 便于在今后工作中能简便、快捷、完整的查找自己所要的信息资料, 为各项工作的顺利开展提供有力的依据, 因此, 检索文件资料是档案管理工作中一项极为重要和经常性的工作任务。

四、总结

总而言之, 办公自动化的普及和实施已被大多数人所认可和肯定, 档案管理工作的自动化、现代化也必将是一次革命性的变革, 包括已经凸现的优点和未被发掘的作用, 都将会给档案工作带来新的变化和实在的成效。但必须认识的是, 办公自动化的全部不仅包括软、硬件的建设, 还包括办公自动化技术的革新、人文、环境、标准等因素的总和, 这些都还值得我们研究和探讨。在办公自动化给档案管理工作带来方便、快捷的同时, 自然对档案管理人员也提出了更高的要求。为此, 档案管理人员应积极、主动地发挥主观能动性和创造力, 刻苦钻研档案管理自动化软件的应用技术, 增强实践操作能力, 并且根据自身档案发展的特点及标准要求, 设计和开发出具有行业特色的档案管理自动化软件, 力争创造的软件更具科学性、全面性和可操作性, 真正使办公自动化系统运用实现其巨大的实用价值。

参考文献

[1]裴晓芳:《加强城市建设档案管理提高档案工作人员素质》[J].城建档案, 2009 (03)

[2]徐亚:《基于消息平台的网络办公系统研究》[J].软件导刊, 2009 (03)

[3]潘丽娜:《浅议信息化手段在档案管理中的重要性》[J].兰台世界, 2009 (01)

[4]田雯:《浅议新形势下科技档案的建设》[J].科技情报开发与经济, 2009 (08)

办公自动化系统管理规定 第5篇

为适应数字化矿井建设的需要，尽快实现我公司办公的自动化、无纸化，特制定本办法；

一、自动化发文范围

1、所有矿发各类公文、办公信息往来、通知、通告、会议纪要、日报表等材料均通过办公自动化办理。

2、发文、收文、办公信息往来通过办公自动化系统公文流转实现，日报表等通过办公自动化邮箱实现。

3、通知、通告、会议纪要等通过元堡矿内网主页进行发布。

4、各单位的工作计划、工作总结、生产数据报表、政务公开、单位新闻等要及时发布到本单位的网页中。

二、管理办法

1、为保证信息的及时处理，要求各单位账号管理员每天上、下午上班后、下班前及班中共分6次，定时登录田煤网和办公自动化系统，查看信息并进行相应操作。

2、系统提供了公文流转的归档管理。发文单位应按需要，在文件办理结束后，将文件采用书面和计算机两种方式进行归档。

3、为保证紧急事务得以及时处理，信息发送者可采用电话及网站等方式第一时间通知接收单位。

4、通过办公自动化系统下发的各类公文，在其原有文号的结尾加“(网发)”进行标注，用于区分传统文件。

5、各单位应加强办公自动化系统账号的管理，指定专人负责，妥善保管密码，防止密码泄露。由此造成的任何后果，追究主要负责人的责任。

6、各单位要加强计算机知识的学习，提高计算机应用水平和能力，尽快熟练掌握办公自动化系统的操作。

7、使用过程中，没有及时利用网络收发信息，影响工作，对相关单位责任人除按照矿有关规定给予处理外，罚款50元。

8、各单位在使用过程中发现的问题和建议，应及时反馈给信息中心，以便及时解决出现问题。

办公自动化管理 第6篇

关键词：办公自动化；文书档案管理；文档一体化；在线归档；档案知识管理

中图分类号： TP317.1 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）29-41-2

0 引言

伴随着现代企业信息化的发展，企业信息化和办公自动化已成为主流的趋势，为文档一体化的实现创造了比较好的条件，而文书档案作为企业档案中的重要组成部分，在新的办公自动化管理环境下如何更好地管理，以及借助信息化的发展如何助力知识管理的推进，本文将围绕着这两个方面进行阐述。

1 办公自动化的应用对企业文书档案管理的影响

1.1 为实现文档一体化创造了条件

对多数企业而言，文件处理工作与档案管理工作是分设两个职能部门管理的，如办公室和档案室，办公室负责文书处理工作，档案室负责档案管理工作。两个部门以归档为界线，文件在归档前属办公室管理，归档后属档案室管理。在这种管理制度下，文件在两个相对封闭的部门中分开运行，文书处理和档案管理工作各自独立，前后没有关联起来，导致文书部门收集不全文件、档案部门收集不全档案、业务部门利用不全档案。

而在办公自动化条件下，可以把办公用的纸面上的公文、流程转移到计算机上来执行，大量的电子文件就在自动化系统中产生，实现从文件生产到归档全程控制，避免了前述问题。同时也将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。

1.2 提高了文书档案的管理、利用的效率

企业档案的识别、收集、标识、分类、立卷、归档、应用、鉴别和销毁是企业档案管理的基本流程，而有了办公自动化系统，归档前的文档的处理就可以在系统中实现，提高了企业档案管理的水平和效率。

2 办公自动化环境下企业文书档案管理的措施和方法

2.1 将OA系统和档案管理系统衔接起来

企业在新建办公自动化系统时，为避免办公自动化系统中文件管理的功能与档案管理系统的功能不衔接、不兼容，档案管理部门要提前介入参与其设计规划，与系统设计开发人员充分论证系统的功能和需求，在满足文件处理工作的基础上充分考虑档案管理的需求，兼顾后期的归档和利用，使两个不同阶段不同性质的工作有效地结合起来，整体上做好流程和总体框架的设计，保证文件传递的安全性、准确性和时效性。

2.2 实现在线实时归档

在线实时归档是从文档一体化管理出发，使电子文件从形成、流转到最后办理完毕后及时归档在系统中得到了实现，实现了档案全生命周期的系统化管理。

下面将针对企业网上制发的文件和接收外单位的文件来实现在线的实时归档。

企业网上发文，由文件的起草人在起草电子文件时就对文件的内容价值进行鉴定，内容的鉴定需接受档案部门的监督和指导；文件草拟完毕后进行审核签发复核校对等，直到正式签署形成，流转到归档环节进入到档案管理部门的数据库或者计算机服务系统。档案部门在第一次鉴定的基础上，进行第二次鉴定，对鉴定为需要长期保管的文件下载下来，存储到光盘或者移动硬盘中保存，并确认有些文件是否需要印制成纸质保存，通过双套制来降低档案保管的风险。

对于企业需接收的外单位来文首先进行收文登记（如接收的是纸质文件，需扫描放进系统中），收文管理也是办公自动化的一部分且和档案管理系统进行关联的，接收登记后进行审核分发办理等，后续的处理流程同企业网上发文。

2.3 电子文件的安全管理

随着办公自动化的应用，系统中产生了大量的电子文件，而如何保证电子文件的信息安全至关重要。需要做到以下几点：

①实现系统安全功能的完整性，运用加密、防火墙技术及计算机病毒防护措施等。

②建立完善的安全管理制度，在此基础上，建立档案信息安全保密的工作小组（可由公司保密部门、文秘人员及其他相关部门组成），贯彻落实安全责任制，保证档案信息网络的安全。

③强化管理人员的安全意识，系统要建立身份认证，设定用户权限，在权限内规范操作规程，按要求维护。

④对电子档案数据备份两种以上媒介，定期进行检查，发现问题及时恢复；将记录媒介妥善保管到防磁、防震、防火、防潮的安全容器中；注意跟踪软件版本升级硬件设备更新换代的情况，及时做好数据格式转换。

2.4 根据企业自身情况，对永久或者长期保存的重要文书档案进行“双套制”归档保管

尽管采取了多份备份、防病毒、防删除等多种的形式进行防范，为了保险起见，多数单位仍旧采用档案纸质原件归档与数字档案资源同时归档并存的方式，在没有根本性解决方案前，仍然会延续下去。

保管的纸质文件主要是用于查原件和长期保管，平时日常查阅主要是网上查询电子版。

2.5 建立文书档案的现代管理模式

传统文书档案管理模式主要是手工管理，内容包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等。其中在整理纸质归档文件时，因为没有计算机检索采取的多是人工立卷归档，归档案卷的质量依赖于立卷人自己的经验和理解，没有完全统一的立卷标准。

而办公自动化系统的广泛应用，为现代文书档案管理模式的建立提供了技术条件。在办公自动化环境下，电子文件的网络归档成为主要的归档部分，所有的电子文件都在相关系统中产生，相应的文书档案管理的一系列工作包括文件的拟定、审核、签发、登记、编号等各个环节必须按照系统的要求规范操作，以保证所流转的文件信息的规范性、准确性。同时在保证办公自动化系统和档案管理系统结合的基础上，明确电子文件归档和档案人员整理的流程和环节，对著录的标准也要进行统一规定。

2.6 制定相应的标准规范体系，加强规划和部署

制定相应的标准规范是非常重要的。一方面，为推进文件生成规范化、制度化，按照《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》的细则规定，结合企业公文形成、运转特点，联合制定相应的公文行文规则、办理流程和归档细则，明确归档范围。另一方面，根据《电子文件归档和管理规范》要求，结合系统建设需求，合理解决OA 办公系统和档案管理系统的预归档的规则制定、端口对接等问题，实现系统间“无缝”对接和公文形成到归档前全程管理。

3 办公自动化环境下企业文书档案管理的利用

在传统的档案管理模式下，如何从海量的档案中快速准确的查询到使用者所需要的档案信息一直是传统档案管理的难题之一。而办公自动化技术的应用，很好地解决了这一问题，从技术上摆脱了手工检索的弊端，从业务上经过系统的梳理，都是结构化的档案数据，两方面保证了档案的高效利用。

办公化系统中文档流转的信息都可以为档案管理所利用，这样在利用档案时，按照相应的关键词进行搜索，能迅速且多方面的查询到所需要的信息，在有权限的前提下，或者经过相关人员的审批下就可以浏览访问所需要的内容。办公自动化系统还可以提供多维度的查询视角，如文档信息按照项目或者部门分类流转等，提高了档案信息检索的效率。

4 办公自动化环境下企业文书档案的管理如何助力知识管理推进

在当下的知识经济时代，人们越来越认识到知识对社会进步的重要推动作用。现代企业的核心竞争力更是少不了知识管理的推进。而档案作为企业知识信息的重要载体，在知识管理过程中必将发挥其重要作用。

通过办公自动化系统来实现文书档案信息的科学管理，各业务部门的文件处理人员将有关重要的文件、资料及时通过公司的办公自动化系统处理，文件流转完毕后网上归档到档案管理系统， 档案人员对其进行鉴定、整理和加工提炼，形成各类企业知识库，经提炼的信息又可以通过办公自动化系统和档案管理系统为用户所使用，促进员工的知识交流，使文书档案管理逐步向档案知识管理模式迈进。

参 考 文 献

[1] 库俊平.大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用[J].创新科技，2013（09）：50-51.

[2] 顾文婷.企业文书档案管理需要前端控制思想[J].陕西档案，2014（03）：34-35.

办公自动化与档案管理 第7篇

1办公自动化与档案管理

办公自动化(Office Automation,OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。以计算机为中心,采用一系列现代化的办公设备和网络通信技术,全面、迅速地收集、整理、存储和使用信息,使学校内部人员方便快捷地共享信息,提高行政效率。通过实现办公自动化可以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,增强协同办公能力,强化决策的一致性,提高决策效能。 一套完整的办公自动化体系包括信息的收集、传递、修改和保存4个环节,主要工作是向办公人员提供所需的信息。

办公自动化产生了电子文件,从档案学的角度来看,档案管理是文书管理的后续阶段,办公自动化已可以准确记录从信息录入到信息保存的全过程,经过档案工作人员的整理核对,形成电子档案。 办公自动化的发展决定着档案管理的发展方向,而档案管理也影响着办公自动化技术的发展,很多单位在选择办公自动化软件时都要考虑是否和本单位的档案管理系统对接。

2档案管理自动化是档案管理发展的方向

档案管理自动化是档案管理发展的方向,这使档案管理工作更加便利,有助于档案的收集、管理。建立一套完整的档案管理系统, 首先要加强档案管理业务的基础建设,其次要加强档案数据库建设。对于高校而言,大部分档案都属于开放性档案,高校的办公自动化应与档案业务同步进行,各个部门与档案部门联网,使用计算机通过网络进行档案的调阅利用,缩短档案的查询时间,提高档案的利用率。

档案管理与办公自动化联网,大大提高了档案部门的工作效率。目前,档案部门大多局限于档案的接收和保管,使用办公自动化系统后,文书部门的文件登记和著录目录工作就能有机的结合, 可通过计算机进行整理、排序和分类,便于及时利用。档案管理自动化有利于实现部门立卷,档案工作者可提供给学校各个立卷部门独立的用户名密码,确保立卷制度的有序执行,也可帮助立卷人准确分类,保障部门立卷质量,对于不合格的案卷可利用计算机和网络通过档案管理系统软件及时更改,这不仅可提高立卷部门的办公效率,有效防止归档文件遗漏,也能保障档案的完整性。档案管理与办公自动化联网后,可实现档案信息的实时更新和信息资源共享,使学校各部门的决策者能及时掌握准确的、尽可能多的档案信息,为其正确决策提供更多依据。实现档案管理自动化后,可使档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来,提高工作效率,减少差错率,提升服务质量和服务水平。

3办公自动化对档案工作提出更高要求

3.1档案的规范化、标准化要求更高

办公自动化的应用,使得档案工作必须做到标准化、规范化,只有标准化、规范化的档案信息才能通过计算机进行档案管理,才能实现信息共享。因此,在办公自动化系统中从档案信息的收集、修改、整理和保存这一系列基础工作开始必须实行规范化、标准化管理。同时,办公自动化形成了新型的特殊载体的档案,它和传统的纸质档案有所不同,这要求使用者在查阅档案时要遵守相关管理制度。为防止档案信息被修改、泄露,应对电子档案的内容性质和阅览者的权限做出限定。国家档案局颁发的《电子文件归档与管理规范》中提出了4条措施:1建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制;2设置符合安全要求的操作日志,随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目及内容等;3对电子文件采用防错漏和防调换的标记;4对电子印章、数字签署及数字加密等采取防止非法使用的措施。对电子档案的保存要求也很高,除具备一般档案库房所具备的防火、防潮等条件外,对防磁和温度的要求也很高。

3.2文件处理与档案管理要求一体化

实行办公自动化后,各个部门在文件处理和档案管理方面应形成一个连续的过程。如办公室人员在接到公文后,不但要使用计算机对其特征进行扫描著录,还要分析文件的内容和主题,完成档案管理系统中要求填入的著录项,以实现文档一体化。这种新型的管理模式大大减轻了档案管理工作者的劳动强度,简化了工作程序, 提高了工作效率,提高了档案利用率。

3.3对档案管理人员综合素质要求更高

实现档案管理与办公自动化一体后,由于档案载体多样化、管理方式现代化,对档案管理人员的综合素质提出了更高要求,在办公自动化的大环境下,不仅要加强档案专业知识和计算机技术的学习,还应尽快改变知识结构,努力学习新技术,掌握新知识,提高档案管理水平,只有这样才能更好地适应现代化的档案管理工作。

摘要：随着办公自动化在社会各个领域的普及,产生了大量电子文件,如何收集管理好电子文件,发挥电子档案的优势,给档案工作带了新的挑战,也是档案管理者面临的关键性问题,要加强档案管理工作,加强办公自动化建设,推进档案管理工作的进步和完善。

关键词：办公自动化,电子文件,档案,计算机

参考文献

[1]王燕.档案管理的办公自动化初探[J].三门峡职业技术学院学报,2012(2).

[2]王巍.创新企业档案管理模式建立现代化示范档案室[J].办公自动化,2012(20).

办公自动化网络的组建与管理 第8篇

1 需求分析

根据安徽省某培训基地工作的具体需要以及当前科技发展水平,从商业需求、用户需求、应用需求、计算机平台需求、网络需求等方面把计算机网络工程建设目标分解如下:技术先进、网络系统安全、稳定、扩展性强、管理方便;完成办公自动化等信息管理系统;实现网络的智能化管理,提高工作效率;网络建设包括内部办公网络和外部网络(与Internet连接)两套网络;实现外网和Internet的连接,提高网上资源应用。本次局域网布线的组建工程是办公大楼局域网的建设,主要任务及要求为:主要包括连接网络的数据线路,根据建设培训基地的初步规划,每个标准房间需布设2个数据信息点(其中1个用于内网,1个用于外网),要求实现由房间信息插座到总机房机柜配线架上的连接及交换机的配置,对服务器系统和路由系统以及数字数据网DDN(Digital Data Network)专线的连接和调试,具体情况可依据施工图纸进行安装。

2 结构化综合布线系统设计

2.1 设计原则

为保障培训基地计算机网络系统的各项性能,实现网络建设的总体目标,在应用设计和工程实施过程中应遵循如下原则:

1)先进性原则

采用先进的、具备发展潜力的计算机和通信技术,保障数据传输的高速度、高质量,从而发挥最佳的集成效果,保证在相当长一段时间内系统整体处于先进水平。

2)可靠性原则

采用先进成熟的网络技术与设备,保证网络系统的高可靠性以确保网络系统能够长期稳定运行。

3)标准化与开放性原则

在计算机网络系统总体结构设计中,所有软硬件产品的选择必须坚持标准化原则,选择符合开放性和国际标准化的产品和技术,只有这样才能保障在未来系统扩展时,各种软硬件接口的规范和通畅,保护原有的投资。

4)可扩展性与可升级原则

建设完成后的计算机网络系统应具有一定的可扩展性,为今后的网络系统的发展和扩充提供坚实的物质基础。计算机及网络技术发展日新月异,所以设计网络建设方案时必须充分考虑网络系统的可扩展性与可升级能力,切实保护用户的投资效益。

5)安全性原则

由于该培训基地系统的工作特殊性,必须保证计算机网络系统与数据信息的安全性,保证网络系统不被人恶意攻击,保障重要业务数据信息的保密性,网络系统中各种信息必须进行严格的权限管理,严禁非法用户获得及使用网络信息,保证数据的完整、保密性。

2.2 综合布线方案

培训基地大楼综合布线工程涵盖了整个办公大楼,该布线工程具有以下特点:支持数据良好的交换;设备采用分布式管理,中心机房设在大楼中间位置,信息点分布到整栋楼的各个楼层,信息点比较密集;设备间到最远距离的信息点长度小于100米。根据上述特点,结合网络综合布线标准,该布线系统采用星形结构的集中式布线体系结构。集中式布线即把网络设备和配线架放置于同一机房,网络设备采用网管软件管理,为系统的安全稳定高效提供最大保障。本项目的综合布线系统由六个子系统组成,分布是工作区子系统、水平子系统、管理子系统、设备间子系统、主干线子系统和建筑群子系统,限于篇幅,此处不一一赘述。

3 网络设计

3.1 内网系统的总体设计

综合考虑用户的实际需求,本项目采用以太网技术设计培训基地的网络系统。按照培训基地的要求,考虑到整体系统的安全性,局域网是培训基地的办公网络,主要实现功能如下:向上与安徽省政府综合信息网连接,向下与各市级系统网络进行连接;实现内部办公自动化;内部WWW服务;实现资源共享。

根据以上分析,培训基地网络主干采用千兆以太网进行设计,10/100M交换到桌面,网络中心设在办公楼的五层。在网络规划时,首要考虑的问题是网络的性能和可延展性,因此,分布式层级结构是合适的。培训基地内部网络包括纵向三层结构:核心层、分布层和访问层。核心层由能够处理网络中大量数据流量的高性能交换机构成,这些交换机应能够处理来自网络中所有物理LAN和VLAN、从访问层到中心服务器的各种流量,提供高性能的网络交换和路由。核心层交换机为网络提供高速的主干链路,是沟通服务器和访问层设备的桥梁。核心层交换机应具备很强的扩展能力。核心层交换机是网络结构的中心设备,需要提供实时的高品质的网络服务。处于分布层的交换机用来分配网络资源和安置用户,从而将物理LAN和VLAN之间传送的非服务器相关流量降至最低。分布层交换机的主要任务是将连接“散播”至访问层的交换设备上。访问层的交换设备处于网络体系结构的最外围,提供基于端口的数据交换以及对VLAN的支持。为了提供无缝的网络交换,分布层和访问层的交换机应与核心层的交换机之间存在良好的兼容性。

3.2 外网系统的总体设计

外部网络是指将连入Internet的网络,主要实现的功能包括连入Internet、建立培训基地网站、建立邮件系统等。根据对潜在用户的测算分析,网络的访问数据不是太多,所以该培训基地外网主干采用100M以太网进行设计,10/100M交换到桌面。网络中心设置在办公楼的五层,(外网的中心机房和内网的机房设备放在一起)。

在网络规划时,外部网络也和内网一样划分为三层:核心层、分布层和访问层。中心交换机选用性能价格比极佳的Quidway S3526,二级交换机采用Quidway S3026,与中心交换机放在同一设备间,可通过超五类双绞线级连或通过堆叠线堆叠,方便管理。由于培训基地外部网络对外访问的节点数目不多,对于路由器的要求不是很高,因此选择华为2620路由器配置一块E1卡连入Internet。在目前情况下,也可通过安徽网通公司的宽带连入Internet。

4 网络管理

随着网络规模的不断扩大和网络应用水平的日益提高,一方面使得网络维护成为网络管理的重要问题之—,造成网络故障排除困难,维护成本上升;另一方面也使网络性能成为人们诟病的重点。一般的方法是通过提高网络设备的硬件性能来提高网络的整体性能,例如增强网络服务器的处理能力,采用千兆以太网、FDDI/CDDI、网络交换、ATM等技术扩展网络的带宽等。实际上,采取网络运行中的负载平衡等动态措施更能提高网络的整体性能。网络动态性能的提高可以通过网络管理系统即“网管系统”加以解决。

网络管理系统可实现的功能包括网络系统配置管理、故障管理、性能管理、用户管理、分布管理等,可自动识别网络拓扑的结构,自动设置与显示网络设备状态,自动配置与管理系统节点,还可以实时监测网络流量和状态,自动进行统计分析,调节性能,平衡负载。在选择一个较为理想的网络管理系统时,应考虑到当前的网络需求以及将来网络发展的需要。并从企业管理系统、多厂商支持、多操作平台支持、管理信息库的支持、开放性支持、网络设备的自动查找等方面来衡量一个管理软件的优劣。由于培训基地的网络是一个实时性、可靠性要求较高的大型网络系统,因此需要一套直观的、可自动显示和报警、可诊断故障点、可进行流量及流向统计优化网络资源、易于网络配置安装的网络管理系统。根据计算机网络的应用特点,本系统选择华为网络管理软件。

5 网络安全方案设计

一个系统存在的安全问题可能主要来源于两方面:安全控制机构有故障;或者是系统安全定义有缺陷。前者是软件可靠性问题,可以用优秀的软件设计技术配合特殊的安全方针加以克服;而后者则需要精确描述安全系统。

如何确保系统的安全是系统规划设计中极其重要的部分,为了确保网络系统的安全性和保密性,笔者认为在指导思想上,首先应做到统一规划,全面考虑;其次,应积极采用各种先进技术,如虚拟交换网络、防火墙技术、加密技术、网络管理技术等;同时在系统的各个层面(操作系统、数据库系统、应用系统、网络系统)加以防范;最后,应加强有关网络安全保密的各项制度和规范的制定,并严格执行到位。

根据这次网络工程建设的实际需求,内部网络不考虑网络安全,对于该培训基地外部网络,本系统采用软件、硬件相结合的方式在网络内外建立一个坚固可靠的安全防护系统。PIX(Private Internet e Xchange)是一种软硬件结合的防火墙,它完全可以满足培训基地的网络安全与应用需求。配置好PIX防火墙后,PIX防火墙外部的攻击者将无法在外部连接上找到可以连接的开放端口,也不可能判断出内部任何一台主机的IP地址,即使告诉了内部主机的IP地址,要想直接对它们进行Ping和连接也是不可能的。这样就可以对整个内部网进行有效保护,确保业务工作有条不紊的进行。

参考文献

[1]Catherine Paquet(美).CCNP自学指南:组建可扩展的互连网络CISCO.袁国忠,译.北京:人民邮电出版社,2006.

[2]王达.网管员必读=网络安全[M].北京:电子工业出版社,2005.

[3]张兴虎.网络服务器的组建配置与安全管理[M].北京:清华大学出版社,2005.

办公自动化应用的文书档案管理 第9篇

一、应用办公自动化的文书档案管理优点

1、提高办公效率、文件传递的安全性和时效性

网络办公方式的应用, 无论是管理理念、管理手段还是管理方式等, 都给传统的文书档案管理带来了前所未有的巨大变革。在以往的公文办理和档案管理过程中, 人们过多地依赖于手工操作, 要求收集完整、齐全, 避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用, 字迹工整、清楚;分类、统计准确无误, 结果既费时又费力。在应用了计算机软件处理后, 使公文起草、传递、归档等工作都变得简单易行, 有效规避文件丢失、滞留、失窃等问题, 文档资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节也变得便捷、有序, 提高了办公效率以及文件传递的安全性和时效性。

2、文件和文字信息得到充分交流与共享

在原始的手工操作管理中, 由于不能做到信息共享, 造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后, 档案管理由单途径管理发展为体系管理, 由对档案外部特征 (目录) 管理到内、外部特征 (目录和内容) 合并管理, 实现档案信息与载体分离利用, 升华了档案利用工作的质量和效率, 并且通过网络服务这个广域的平台, 了解行业间档案工作的概况、工作重点和最新、最快的档案管理动态信息。

3、电于文件保存的稳定性

与纸质载体相比电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质, 而纤维素在如高温、高湿、酸、氧化剂等情况下容易发生水解和氧化反应, 在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件保存则可以根据不同的需要选择不同的电子载体, 如DVD光碟、移动硬盘、磁盘阵列等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷, 易于传递, 且贮存时间长, 受外部环境影响小, 不易损坏, 具有很强的稳定性。

4、实现文件档案的一体化管理

通过办公自动化可实现文档一体化, 将目前档案工作现实中各相关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理, 使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体, 保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性。文件档案作为统一系统工程的超前管控模式, 克服了以往由于文档分离造成的具有重要价值的账外文件不能归档以及工作环节、工作程序重复雷同的弊端, 也是档案部门提高工作质量, 促进工作效率和档案管理现代化的一个重要方法和标志。

二、应用办公自动化的文书档案管理存在的主要问题

1、电子文件保密性受限制

电子文件的内容不仅易于变化, 而且失去了固定的形式, 使得文件保密性变弱。电子文件易于修改, 而且改动后可以不留任何痕迹, 虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改, 但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多, 从而加大了把握其内容原貌的难度。人们无法从字迹上分辨其原始性, 而且也不能为每一份电子文件盖印或亲自签名, 也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验, 进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

2、对档案管理人员要求高

实现档案信息办公自动化, 首先要有较高的知识层次和先进技术水平的现代化的人。从目前看, 许多档案部门缺乏现代高技术人才, 其中档案信息处理复合型人才就更奇缺, 大部分档案人员现代技术水平偏低, 甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备, 仍不能充分发挥作用, 就更谈不上档案信息电子化了。因此, 根据电子文件及其归档后形成电子档案的管理, 对管理人员综合技术能力和业务素质都提出了更高的要求。

三、应对的方法

文书档案的办公自动化应用, 使得现今文件的存贮密度与纸张相比有了质的飞跃, 大大节省了存放空间, 改变了过去复杂、低效的手工办公方式。就其对现代档案工作的贡献而言, 虽然利是远远大于弊的, 但针对在实践应用过程中遇到的一些问题谈点应对的方法。

1、办公自动化系统内、外网隔离

在内部办公自动化网络和外网之间设置物理隔离, 以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。首先它对所有的IP地址和服务进行过滤和屏蔽, 然后有选择的放行一些地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制, 无论何种类型防火墙, 从总体上看都应具有以下五大基本功能:对网络攻击的检测和告警;过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;记录通过防火墙的信息内容和活动;封堵某些禁止的业务。

2、提高档案人员的综合素质

浅析办公自动化下的文档管理 第10篇

1 办公自动化的概况

1.1 办公自动化的概念及发展

办公自动化 (Office Automation) 缩写为“OA”, 于20世纪60年代初由欧美专家提出。在第一次全国办公自动化规划讨论会上, 我国专家将其定义为:利用先进的科学技术, 使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中, 由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人机信息处理系统。

20世纪80年代开始, 我国的办公自动化的发展经由最早的以个人电脑为工具, 文档和数据的电子化逐步取代纸质介质;借助网路技术和协同工作技术, 实现文档收发由工作流自动化方式取代人工方式;WEB环境下的以知识管理为核心的办公自动化;网路应用至平台的全新办公自动化网路平台的应用等阶段。

1.2 办公自动化的功能

办公自动化的功能主要是借助计算机、网路、数据库、服务器等实现办公的无纸化、网络化以及自动化。基本功能包括个人办公的管理, 公告、材料的生成, 文档的归档、管理, 会议的协调、安排的管理, 人事管理, 公共信息的管理、查询等等。

2 办公自动化下的文档管理的基础

2.1 加强宣传和学习

虽然办公自动化推行在我国已经有20多年, 但由于人们观念改变的迟缓, 尤其是一些老同志仍依赖纸质介质的使用;相关部门对办公自动化优势认识的不到位;办公自动化设备首次投入资金过大;现有文档管理人员在熟练掌握和使用现有工作方法下, 对全新的工作方式学习不热心等原因, 造成办公自动化下的文档管理工作推行迟缓。

因此, 加强对文档管理人员、相关部门及领导等的宣传尤为重要。只有在改变认识后, 人们才能够积极、主动的学习新知识, 从而提高办公自动化的使用, 提高文档管理水平,

2.2 制定和完善规章制度

完善的规章制度是推动、完成和检验工作的保障, 办公自动化下的文档管理带来的不仅是工作方式的改变, 还影响到相应的办公模等式和体制的改变。所以, 针对管理人员、信息安全、相关部门间的协调配合等制定并完善相应的规章制度是十分必要的。

2.3 提高相关人员的素质水平

使用办公自动化进行文档管理的目的是为了提高工作效率, 提高工作质量, 而高水平的文档管理人员是其目的实现的保障。因此, 在加强宣传和教育的同时, 对于不同职责的人员, 针对其工作特点、要求和自身素质能力, 分阶段、有针对性的进行定期培训使其能够胜任自身工作, 并对与自己工作相关的岗位的工作有一定了解认识。从而能够依据工作的实际, 具备计算机基本维护, 选择合适工作软件、平台和工作方法的能力, 科学、合理、高效地完成工作。

3 办公自动化下的文档管理要求

3.1 纸质文档与电子文档并存

文件档案是一个部门、一个单位……一个国家发展历程的记录和见证。传统的文档管理以纸质文件材料为工作对象, 其管理工作经过长期实践, 已总结出一套工作流程及方法、原则。基于办公自动化下的文档管理工作, 不仅仅是对电子文档进行归档、管理, 还要利用办公自动化平台对纸质 (传统) 文档进行科学化管理。因此在文档管理工作中纸质文档与电子文档并存是十分重要和必要的。

3.2 电子档案修改痕迹的可追溯性

由于电子文档的内容容易被修改甚至被删除, 为了确保电子文档的原始性和真实性, 应该尽可能多的记录电子文档的元数据:如文件创建者、文件主题、格式、创建日期、修改日期、收件者、归档日期、重要程度等。设定电子档案修改痕迹的可追溯性是保证电子文档真实有效的重要保障。

3.3 电子文档的备份和反病毒保护

办公自动化下的文档管理工作主要由计算机、网路和服务器等完成, 这就需要我们必须做好电子文档的备份和反病毒保护工作:

(1) 有条件的部门、单位, 可以为文件档案管理设置专用计算机。

(2) 对所管理文件档案定期备份。

(3) 加强计算机的反病毒防护工作。如安装必要的杀毒软件、设置访问权限、提高计算机安全设置等级、设定用户密码等。

总之, 加强办公自动化理论和技术的学习和掌握, 在文档管理中正确使用办公自动化设备和技术, 能够更好、更有效地适应和完成现代化的文档管理工作。

参考文献

[1]张建国.办公自动化设备与常用软件[M].清华大学出版社, 2004.

[2]李圆园.办公自动化的技术发展过程及未来趋势[J].湖北电力, 2010, 34 (2) :72-73.

[3]郑源.OA办公自动化系统在企业中的应用[J].科技与企业, 2012, 3:92-94.

[4]王振.办公自动化研究综述[J].办公自动化杂志, 2010, 11 (193) :6-7.

办公自动化管理 第11篇

关键词：自动化；电子文件；管理

中图分类号：G647.24 文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011)05-0000-02

Electronic Document Management Discussion in University Automation Office

Guan Haoying

(Xingtai University,Xingtai054001,China)

Abstract:University office automation on the current analysis in document management,electronic document management proposed to improve college awareness;enhance electronic document management system construction,and gradually form a complete set of electronic document management system;establishment and improvement of university information systems office automation and file management;strengthen the office automation and electronic document security work;strengthen the training of management personnel and other office automation point of view.

Keywords:Automation;Electronic document;Management

办公自动化的出现，一方面加快了信息资源的管理效率；但另一方面信息管理又存在着电子文档与纸质文档共生的问题，解决现代化的电子信息管理和旧式的纸板文件管理相互融合，提高信息存储传播的效率，这是信息时代文档管理者需要解决的新问题。 基于计算机技术和信息管理技术的办公自动化的运用，传统的文件管理方式很难适应现代信息化需求，与当今信息时代高效的文件管理极不适应；现在高校中大部分的文档管理仍然采用手工方式与现代的网络、计算机技术条件下的电子信息管理严重脱节，使得信息资源的存储、共享和传播受到严重的制约。

一、办公自动化的概念及其发展

办公自动化(OA)虽然是个新兴事物，但发展速度很快，OA从产生到发展成熟大致经历了三个阶段。第一阶段：1977年以前，办公自动化业务基本上在单个计算机 上完成，如文字处理机、复印机、传真机等在先进国家的部分办公室得到使用，实际上可称为办公室自动化。第二阶段：1977-1982年，办公自动化系统基本形成，具有体积小、运算快具有存储功能的微型计算机的刀普及，大型计算机和工作张的性价比也得到大幅度的提高。交换机、集线器、路由器等组网设备功能逐渐完善，局域网技术也随之成熟，已能将计算机、传真机、电话机和其他智能办公设备联成网络，实现多媒体数据和不同格式数据的综合处理。第三阶段：1983年至今，办公自动化系统得到普及和推广实施，以实现办公活动的综合管理和提高辅助决策能力的高层次OA系统已经实现和采用，这种系统采用数据、文字、声音、图形和图像的综合通信网络，包含有较强功能的管理信息系统和决策支持系统，称之为综合型的OA系统。

二、办公自动化系统中文件管理存在的问题

（一）对办公自动化系统的电子文档管理的认识不够，系统中的文档没有分类和标签，主次不明确，类型不清晰。文件信息处于混乱状态。即便是已经使用了很长时间的OA的高等院校校，也存在文档没有归档整理的混乱问题，仅仅是使用计算机技术将文件存储起来而已，这种管理方式即便是文件不丢失，天长日久，电子文件也会重复存储致使文件泛滥。尚未使用OA网络系统的学校，用电脑进行文件信息管理，也还是处于办公自动化的初步阶段，大部分仅仅是用计算机编辑文档，然后打印出纸版文件，原始的电子文件未被保留，新产生的电子文件不断覆盖，或是存储磁盘因故损坏。由此，对电子文件的系统管理已势在必行。（二）两种信息管理方式没有融合的共生问题。在一些高校的办公自动化平台中，各单位利用电子公告、电子邮箱等办公手段进行信息交流和传输、存储。但数据传输完毕之后，又打印纸质文件进行归档。因此就产生了重复内容不同方式的数据不必要的共存局面，同时造成人力、物力、财力的浪费 ，电子文件的广泛应用势必受到影响。（三）电子文件的安全问题，使得电子文件的管理受到很大影响。电子信息具有操作简单存储方便和查询快速等优点，但同时也有信息容易泄露、容易丢失、损坏等等不安全部稳定因素。例如电子信息存储在计算机磁盘中、因此容易攒改、并且容易受到黑客和病毒攻击等弊端。这些都是电子文件管理的隐患。（四）档案管理系统与办公自动化平台的不协凋不兼容问题。由于不同的文字编辑软件形成的文件不互相兼容，就产生了信息不能夸平台不能流通传播的问题。因此形成了OA系统软件平台开发与文件档案管理系统平台开发的错位，致使电子文件管理困难。（五）信息管理人员对电子文档管理系统不够熟悉，缺乏电子文件的管理意识和相关知识。使得电子信息管理出现人为地错误，致使信息混乱。

三、鉴于办公自动化系统中文件管理中存在的问题提出以下观点

不解决上述问题，高校电子信息管理工作就会因各种原因阻碍办公自动化的推进和发展。在信息时代，高校仍停留在传统的文档管理上，原因是人们已经习惯于了传统的纸质文件的管理方式。这种管理、归档只要没有自然灾害，管理过程没有漏洞，操作规范，就能使得信息长期保存。纸质档案的保存和管理，能经数年而完好无损。但电子文件不行，当信息被存储之后，信息就不能和设备脱离。由于电子文档的存储寿命取决于媒体设备，因此将媒体和计算机等相关设备与信息长期融合是一项复杂的工程。这也是人们使用纸版文档而不用电子文档和办公自动化的重要原因。当前，要使教育教学活动进一步发展，只有适应办公自动化的挑战，管理好电子文件，使之为各个学科的教育教学管理服务。那么如何实现利用OA进行电子文档管理呢?

（一）提高管理人员的办公自动化意识，把办公自动化意识作为一项重要的任务来抓，使得电子文档管理和传统的文件管理相辅相成，互通有无。做到这一点就必须使单位决策层领导把这项任务重视起来，办公自动化系统才能运行正常。再就是在单位全体员工中进做宣传教育工作，使人们充分认识到利用现代化的办公方式的重要性和必要性，形成自动化办公的意识，潜移默化中完成电子化信息管理方式的改变。（二）让办公自动化电子文件管理形成制度化，单位领导通过下发文件的方式制定相应的制度进行电子文件的管理，并逐步形成一套完善的管理制度，促使办公自动化电子文件管理早日得以普及和推广利用，把人们从繁琐的文件手工管理中解脱出来，提高文件管理效率，节省人力物力。目前，电子文件管理不完善不健全跟没有相应的规章制度有密切的关系。因此，高校要制定出具体可行的规则规范文件管理，使得电子文件管理逐步走上正轨。档案信息管理部门和人员的职责和工作程序明确，做到有法可依、有章可循，电子信息管理达到规范化、制度化、标准化。（三）让电子文件管理和纸质文件管理能够合理共存。建立一条联系两种管理方式的“通道”，即是在一个存储媒体上存储电子文件和纸质文件的文本方式和映像方式，然后利用数据库技术将二者结合，实现电子信息的自动检索、管理。需要永久保存的信息，应采用传统的纸质文件方式保存。（四）采用一些多媒体存储技术及智能检索技术对办公自动化对档案信息进行存储，档案信息的存储不再局限于存储介质式的管理，更充分利用计算机技术的智能化，为高校档案信息提供更便捷的服务。（五）合理规划设置高校的文件档案管理机构，开发建设一个利用率高、覆盖面广、功能齐全的基于局域网的办公自动化网络系统。通过甭系统能将信息安全高效快速地传递给高校档案信息管理部门必能得到及时的信息反馈，同时文件管理部门还应及时将电子文件与纸质文件进行有效筛选，择优存档。（六）加强办公自动化系统的安全性能。办公自动化系统应能对所传输信息进行加密并采用防病毒技术维护网路安全。例如增加防火墙、安装防病毒卡、安装防病毒软件等。同时提高电子文档的安全级别，使得文件数据更具可靠性和可维护性增强可靠性。一是保证OA 网络系统的整体安全。主要设备和环境的安全。一般情况应有专人负责系统的安全和维护，定时检查和维修维护隐患及时修复。二是要保证OA网络系统的运行安全，登录系统的人员要分角色权限，最大限度的减少不安全因素出现，不同的权限设置不同的功能避免人为因素造成的不安全。三是经常性进行数据库备份，做好备份工作对数据安全具有很大帮助，并且一旦出现不可预见的损失还可及时恢复，保证了数据的安全。四、定期培训管理人员，通过举办学术讲座或在线讨论等活动让部门人员学习新知识掌握新方法，提高档案管理工作人员的业务素质。随着高校广泛应用办公自动化系统，管理人员仍停留在纸质文件管理阶段是远远不够的，必须学习计算机信息管理的相关管理知识 ，才能跟上工作需求。经常性的培训档案人员，学习电子文件和电子档案管理的知识，迅速提高档案工作人员的业务素质。

参考文献：

[1]陈传波,唐美芳.一个以知识管理为中心的OA模型研究[J].计算机应用研究,2003(3)32-34

[2]陈继宇,严沛瑜,陈丽.网上交互辅导系统与学习循环[J].中国电化教育,2005.3

[3]单玉刚,张荣茂.面向电子政务的公文管理系统开发与应用[J].小型微型计算机系统,2003,24(3)．'606-608．

[作者简介]

武汉海事办公自动化的应用与管理 第12篇

长江是我国第一、世界第三大河, 其水运量占全国内河水运总量的80%, 沿江七省二市集聚了我国41%以上的经济总量, 是我国内河水运最重要、运输规模最大和最为繁忙的通航河流。武汉海事局作为长江海事局的分支机构之一, 主要负责维护船舶通航秩序、水上工程施工建设、重要水上设施维护、各项大型水上活动、防治船舶污染水域、加强涉外监督管理等方面工作。在长江海事局的“五化”建设目标中, 拥有区位优势的武汉海事局积极搭建办公自动化网络平台, 以信息化带动各方面工作稳步向前。

1 武汉海事办公自动化应用现状

1.1 办公自动化网络现状

武汉海事局建立的适应现代化监管、行政执法、机关办公的办公自动化网络, 分为外部网及内部网两个部分, 外部网主要用于机构与外部用户的沟通及信息的发布和采集;内部网主要用于机构内部各部门之间或上下级之间的信息交换、流程处理。该网络覆盖7个海事处, 14个执法大队、5个办事处和一个通信信息中心。网络整体采用星型拓扑结构, 对各处、分支机构是采取集中式管理, 通过在服务器上开通各项业务来实现办公自动化系统应用。除此之外, 由于工作需要, 很多海事处和执法大队都设立在临近江边比较偏僻的地段, 因此内网接入方式多样, 一般根据现场实际情况采用自建光路、无线或租用的方式。

1.2 办公自动化应用现状

1.2.1 办公自动化管理系统

OA系统 (Office Automation 自动化办公系统) , 是根据实际工作需要设计的日常业务流程, 包括处理海事监管等日常工作、辅助管理、提高办公效能和管理手段的系统。武汉海事以内网网站为平台, 建立OA系统, 系统主要功能有公文收发管理、公文流转、签报审批管理、督察督办、个人事务管理等功能。具备统一门户, 包括统一用户登录、信息查询检索、各类通知、公告, 各类应用系统统一管理并提供进入各应用系统途径的功能。通过OA系统建设使武汉海事内公文快速、有效地流转, 实现公文处理的流程化, 全过程的数字化管理, 达到管理规范、全程监控, 有效提高行政管理的效率和质量。

1.2.2 电子巡航系统

“电子巡航”是以地理信息系统 (GIS) 为平台, 高度整合船舶交通管理系统 (VTS) 、船舶自动识别系统 (AIS) 、全球定位系统 (GPS) 、气象信息系统 (WIS) 、闭路电视监控系统 (CCTV) 、共享水位信息系统 (WLS) 等, 利用数据库, 配套网上长江海事数据中心, 实现各子系统数据库之间的数据交换及信息融合, 充分发挥各个系统的功能, 构建统一的巡航监控预警平台。海事管理机构利用电子巡航开展巡航检查, 实时监控船舶航行、停泊及作业秩序, 实现对船舶的航迹跟踪、安全预警、违法处置、信息服务等功能。电子巡航监管模式自2011年在武汉区段试点运行以来, 取得了很好的效果, 彻底将过去“三分靠人、七分靠天”扭转为电子巡航的“三分靠天、七分靠人”, 实现了长江水上安全监管的“全方位覆盖、全天候运行、有痕管理和无打扰服务”, 开创了长江水上安全管理新局面。

1.2.3 移动办公平台

移动办公平台主要包括:无线网桥实现的海巡艇现场办公以及基于3G网络的掌上办公。海巡艇现场办公和固定办公不同之处在于实现了移动执法, 各海巡艇上配备了无线网桥设备, 通过沿江设立的无线网桥基站可以将艇载视频信号传回控制中心, 实现艇上的无线办公及现场图像的采集。掌上办公是第三代移动通信在无线网络带宽上提升的产物, 移动终端性价比的提高以及各种先进成熟的设计方法在移动领域的引进, 为移动办公的进一步发展奠定了基础。2010年中国长江海事局与中国联通公司合作, 建立开发了移动执法信息系统 (简称“海事通”) , 以WCDMA 3G网络为依托, 建设了集数据、图像、语音通信为一体的“海事通”平台, 基于移动终端的海事移动办公平台。该平台具有移动执法、应急搜救、综合查询、移动办公等4大功能, 在移动执法、海事信息查询、应急搜救、移动OA、无线视频监控、定位调度等方面提供了全方位服务, 可实现对长江航行船舶、涉水单位、涉水人员的移动管理, 海事人员可以随时通过手机获取数据和信息。利用网络技术, 实现有线和无线的互联, 构建海事监管的网络基础设施平台, 大大提升了信息化管理水平和执法监管效率, 对提升整个长江沿岸水上安全管理水平起到重要的支撑保障作用。

2 武汉海事办公自动化管理现状

可靠的办公自动化管理是以有效的管理模式、管理方法, 整合资源, 实现信息网络运用效率的最大化。为了实现该目标, 探索影响武汉海事办公自动化有效运行的因素, 首先要分析3个概念:①管理 (manage) :是社会组织中, 为了实现预期的目标, 以人为中心进行的协调活动;②信息管理 (Information Management IM) :是人类为了有效地开发和利用信息资源, 以现代信息技术为手段, 对信息资源进行计划、组织、领导和控制的社会活动;③管理模式 (management model) 。在管理人性假设的基础上设计出的一整套具体的管理理念、管理内容、管理工具、管理程序、管理制度和管理方法论体系并将其反复运用于企业, 使企业在运行过程中自觉加以遵守的管理规则。通过以上3个概念, 可以看出, 人、资源、管理是影响办公自动化系统运行的主要因素, 解决好这三者, 才能有效地提高办公自动化运行的效率。

需要注意的是, 这与日常所说“人力资源管理”要区分开, “人”是所有活动中的主体, 即行为的活动者、责任者、管理者甚至受益者, 贯穿于整个活动始终。资源, 即可利用的物质, 以经济学名词的角度来说是拥有的物力、财力、人力等各种物质要素的总称, 社会资源包括人力资源、信息资源以及经过劳动创造的各种物质财富。

2.1 办公自动化系统使用者情况

武汉海事办公人员分布情况:①行政执法人员, 从事水上安全监管工作, 主要使用海事监管的业务软件;办公环境不固定, 办公形式相对单一, 现场执法人员主要使用海事监管的业务软件;②机关人员, 主要负责公文办理、宣传、内部管理等工作, 办公环境相对固定, 主要运用内网网站, FTP服务器、OA系统进行办公;③值班人员, 指需要24小时值班的人员, 相对来说人数较少, 主要为VTS交管中心值班人员, 办公环境固定、单一, 主要使用VTS系统, 这个是完全独立的内网系统。

虽然海事多年来引进高素质、专业化人才, 并不懈地对职工进行专业知识及海事法律法规的培训, 执法人员整体素质明显提高。然而, 由于办公人员大都非计算机专业人员, 缺乏计算机操作应用技能, 尤其体现在现代信息化平台的应用上, 从某一方面也导致了办公效率降低。另外由于其它诸多因素, 也存在一小部分人员综合素质较低, 给长江海事办公网络安全以及有效运转造成隐患。

2.2 办公自动化管理规范

长江海事局出版了《长江海事管理规范》, 这是长江海事开展管理创新取得的新成果。在信息网络、办公自动化方面, 该规范描述了监管工作的运行程序以及工作须知等, 武汉海事依照此规范执行, 利用管理技术, 实现各业务部门之间的实时、动态、多人的协同处理、并联工作, 有效保障了办公自动化的运转。2009年长江海事与长江通信的改革融合, 办公自动化管理的地位和重要性更为凸显, 大力推进通信信息机房标准化建设、电子巡航监管新模式在全辖区正式上线执法等举措, 标志着办公自动化运行的新局面。

武汉海事办公自动化管理目前还处于探索阶段, 尤其对于业务工作, 办公网络接入方式多、环境复杂, 工作内容较为繁琐, 监管设施数量庞大, 技术力量相对薄弱, 加之长江各区段管理体系运行有其特异性, 也说明一个信息化网络平台的建立并不能照搬一个通用的模式。如何依托数字化信息平台, 协调机制和业务流程, 整合海事管理资源、提升海事监管和服务效能, 建立畅通、高效、安全的办公自动化网络, 是需要建立有效的管理模式来实现的。

3 完善办公自动化应用的对策

3.1 转变工作方式, 提高全体职工对信息网络化管理的认识

由于办公自动化网络安全及运转需要每个职工去自觉维护, 然而不同的人对于新事物、新知识的接受程度是不同的。因此, 有必要通过培训、讲座、座谈、图书等多种形式, 加强海事管理者对新技术的认识和应用。同时, 也需要制定相应的管理制度、措施, 进一步增强内部监督管理、人员法制意识, 树立“我的岗位我负责”意识, 形成全面履职、齐抓共管的良好局面。

3.2 完善建立管理机制, 探索形成有效的管理模式

交通运输部海事局2009年5月开始在全国海事系统推进网格化管理, 该管理模式缩短了决策到执行间的距离, 加快了信息流的速率。武汉海事需根据自身区域特点, 逐步完善管理机制、规范标准, 结合资源整合, 制定相应的制度措施以及科学有效的监督评价体系, 从体制、机制上形成保障, 建立适应于武汉段区位特点, 与现代化管理要求相匹配的网格化管理模式。

3.3 加强办公自动化网络的基础设施配套, 强化技术支持

加强办公自动化网络基础设施的配套, 一是要结合现代信息化科学技术发展, 及时更新配套设施, 为自动化办公平台提供有力的硬件保障;二是要针对武汉段区位特点, 积极研发满足工作需求、适应行业发展的信息管理平台, 提高技术手段的实用性和可操作性, 有效合理地整合现有资源;三是要强化信息化系统的网络安全、信息安全、数据安全, 利用信息安全技术、构建办公自动化平台的安全保障体系, 以保障武汉海事办公自动化网络安全有效运行。

摘要：办公自动化对长江海事系统来说, 对内是各分支机构之间建立互动办公的有效措施, 对外是服务长江事业发展的必要手段。武汉海事系统应用办公自动化, 在提高海事监管效能, 有效实现信息网络化, 提升社会满意度方面具有重大作用和意义。

关键词：办公自动化,应用,管理,海事监管

参考文献