档案异质异地备份

档案异质异地备份（精选8篇）

档案异质异地备份 第1篇

一、电子档案异质异地备份的必要性

随着地质资料数字化工作进入最后收尾阶段和新增地质资料的汇交,全国地质资料馆地质资料电子档案迅猛增长,数据量达到近80TB。这些地质资料信息资源是国家宝贵的财富。地质资料电子档案的安全存储已成为全国地质资料馆目前必须面临的挑战与困难,许多人为与自然因素都有可能损坏数据,其损失是无法挽回和估价的。为了避免电子档案数据的失真与损毁,确保档案信息的真实性、完整性与可用性,开展异质异地备份工作是积极应对大数据时代地质资料电子档案信息安全挑战的一种有效方法。

二、电子档案异质异地备份的依据

档办〔2009〕213号《档案馆防治灾害工作指南》中规定:“档案馆要对本级重要档案及电子文件实行异地备份和异质备份,确保电子文件的长期可读,确保档案信息资源的绝对安全。”[1]4GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》中要求:“把带有归档标识的电子文件集中,拷贝到耐久性的载体上,一式3套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。”[2]4这些规定和要求为异质异地备份保存工作提供了标准、规范和制度依据。

三、电子档案异质异地备份探索与实践

1. 电子档案异质异地备份工作机制。

为预防突发大范围自然灾害,多点异质异地灾备方式已成为灾备领域重要的发展趋势。电子档案异质异地备份工作机制采用馆际互备,是目前预防灾害的最可行办法。利用移动存储技术进行离线备份,这种方法投入不多,简便易行,且机动灵活,方便突发情况下的转移。离线备份载体选用光盘(档案级光盘、蓝光光盘)、磁带。全国地质资料馆根据自身实际情况和安全保障条件,电子档案异质异地备份采取4-3-2的异质存储策略,即:4种备份介质,3种不同的物理载体,其中2种是可移动的、离线的永久备份载体。2014年,全国地质资料馆形成了“两地三点”(即:本地、同城异地、异城异地)的存储安全保障体系:全国地质资料馆库房存放1套离线载体和1套服务器(磁盘阵列);同城异地———燕郊冶金档案馆存放2套离线载体(蓝光光盘和磁带);异城异地———甘肃省档案馆存放2套离线载体(档案级光盘和磁带):使电子档案的长期安全保存具有更强的抗风险能力。

2. 电子档案异质异地备份工作实践。

(1)异质异地备份基地选址。异地备份地点是直线距离在500公里以上,交通便捷,低发自然灾害的区域。异地备份场所的建筑应能预防八级以上地震,有防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗、防磁的措施和设施,并设有确保涉密数据安全的各项防护措施,房间环境能符合电磁介质长期保存的要求。备份基地和数据源要注意“三个不原则”,不能在同一地震带,不能在同地电网,不能在同一江河流域。充分考虑全国地质资料馆5—10年的远期备份需求,需要至少60平米的存储空间,存放光盘备份载体和磁带介质载体。

(2)异质异地备份介质载体传递。按照中共中央办公厅、国务院办公厅厅字〔2000〕58号通知转发《中共中央保密委员会办公室、国家保密局关于国家秘密载体保密管理的规定》,传递异地备份数据载体。传递异地备份数据载体前,应由专人将异地备份数据载体进行包装、密封、登记,应经单位主管领导批准,履行必要手续。传递异地备份数据载体时,应通过机要交通、机要通信递送,并采取相应的安全保密措施,使秘密载体始终处于携带人的有效控制之下。由专人将备份数据送达备份地点。专人运送异地备份数据时,实行二人护送制。必须有两名以上正式职工共同前往,共同负责,互相监督,确保备份数据的安全。传递数据的人员应是负责备份和库房管理的正式职工。

(3)异质异地备份基地管理制度。为确保存储的备份介质和数据的安全和长久保存,异质异地备份基地的负责部门应严格按照《异质异地备份基地管理制度》执行,指定专人管理,每日巡查并记录库房的温、湿度,库房的卫生保洁,认真落实库房防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗、防磁“十防”要求,确保库房保管环境符合异质异地备份基地存储介质的长期保管要求。

(4)异质异地备份介质载体管理。异质异地备份基地的主管部门应当采取有效措施,确保备份介质载体和数据的安全,并为全国地质资料馆检查数据提供便利条件。

全国地质资料馆负责电子档案的同城异地、异城异地备份。负责异地备份介质载体的登记、存放、保管。负责异地备份介质载体的可读性、可用性检查。负责新增电子档案异地备份介质载体的更新。负责每3个月对新增电子档案的异地备份介质载体进行更新。对异地备份的电子档案还要定期进行抽检,如光盘,要检查其可读性、有效性。对检测出缺损或数据读取错误的备份载体,应采用新载体重新备份。

四、电子档案异质异地备份思考

目前,电子档案异质异地备份实行的是离线载体备份:光盘和磁带介质载体。电子档案的异质异地备份及其备份载体的管理,需要投入大量的人力、物力、财力开展工作。应申请专项资金保障备份基地的日常管理工作、备份载体数据有效性检测工作。异地备份基地负责部门应建立严格的突发事件防范和应急处置预案,组织应急处置工作队伍,明确职责分工,制定各种具体应急措施预案,建立防灾减灾培训教育机制,定期进行演练,保证突发事件应急处置工作正常进行,不断提高应对各种自然灾害的实战能力。提高防灾减灾安全意识,把防灾减灾和应急演练工作落实到实处,科学、有序、有效地开展防灾、减灾和应急处置工作。

按照GB/T20988-2007《信息安全技术———信息系统灾难恢复规范》划分的“基本支持、备用场地支持、电子传输和部分设备支持、电子传输和完整设备支持、实时数据传输及完整设备支持、数据零丢失和远程集群支持”六个等级要求,目前电子档案的异质异地备份处于异地容灾的“基本支持(第一阶段)”,随着电子档案异质异地备份基地库房设施、网络系统、专业技术支持能力、运行维护管理能力相关条件的日渐成熟与完善,利用网络技术建立“异地容灾备份系统”,实现远程实时备份、互为备份,在突发、紧急情况下可保证电子档案正常信息服务,确保电子档案在任何情况下都处于安全的状态。

参考文献

[1]国家档案局.档案馆防治灾害工作指南.档办[2009]213号[S].北京:中国档案出版社,2010.2

声像档案异质备份研究 第2篇

关键词：声像档案异质备份档案安全

近年来，随着多媒体技术手段的不断进步与发展，声像档案越来越为人们所重视，声像档案的保管与安全问题亦日益凸显。全国档案事业发展“十二五”规划中，着重强调了档案安全体系建设的重要性。全面落实“以人为本”、“服务为先”、“安全第一”三大战略，加强声像档案安全是档案工作中面临的一项考验。异质备份是声像档案安全保管的一项重要措施，是新技术条件下确保档案安全的迫切需要。

一、声像档案异质备份的必要性

声像档案直观形象、活灵活现地反映客观事物，给人以强烈的真实感，是纸质档案所不能比拟的。作为一种特殊的社会资源，声像档案一旦损失，不可再生。因此在档案管理工作中，声像档案的保管、安全尤为重要，声像档案异质备份迫在眉睫。

（一）存储介质老化或损坏，影响声像档案质量

声像档案主要以磁性材料或感光材料为载体，以音像为主要反映方式。常见的声像档案介质包括：胶片、磁带、照片等，介质的老化、变质直接影响着声音、影像的质量。不适宜的库房温湿度、强烈长久的日照、尘土等威胁着声像档案的寿命。在调阅、利用的过程中，人为损坏及调阅时温湿度的反差也是一个不容忽视的因素。因此，声像档案的寿命往往达不到理论数值，随着时间的推移，声像档案的寿命逐渐缩减，异质备份的需求显而易见。

（二）数字技术给声像档案带来安全隐患

电子档案、数字化副本的形成，依赖于特定设备，具有易复制、易修改、易删除等特点。其存储依托于磁介质或光存取介质，受保管条件和客观环境的影响，信息存储较不稳定。一旦发生丢失、篡改、盗用等情况，档案价值会完全丧失，甚至无法补救。

因此，无论是传统声像档案的介质还是数字化方式，都不能保证档案实体、信息的安全，单一介质的备份不能满足声像档案资源长久存储的需求，异质备份势在必行。

二、声像档案异质备份的实施方式

声像档案的载体类型多种多样，在实际工作中，应根据声像档案载体类型的特点选择适宜的方式，以达到异质备份的目的。

（一）照片档案的异质备份照片档案的异质备份主要有三种方式。

1.照片档案转化为数字化副本2005年4月，国家档案局发布了纸质档案数字化技术规范（DA/T 31—2005），2010年12月北京市《档案数字化规范》地方标准发布，对照片档案的数字化工作进行了详细要求，使此项工作更加规范与完善。

（1）扫描。对于保存完整的底片，推荐采用胶片扫描的方式进行转化。135底片需要高精度的扫描仪来完成扫描，在操作过程中应注意运用软件提供的工具，调整色彩效果，以达到最佳的扫描质量，维持照片原状。

（2）翻拍。部分照片尺寸不规整，不能用扫描仪操作，这部分照片可通过翻拍技术实现照片至数字化副本的转换。翻拍时可使用专用翻拍机，也可以使用一般的单反相机。照片翻拍操作简便，但在操作中需注意白平衡的调节，以达到预期效果。

2.数码照片冲洗为实体照片数码照片转化为实体有两种方法：冲洗和打印。作为档案保存的照片宜用冲洗方式，色彩饱和度较高，清晰度较好，固色稳定。在实际工作中，冲洗后的照片与计算机中所显示的颜色往往有偏差，一是因为计算机中的看图软件色彩还原度有色差，二是与显示器的色彩有关。因此，建议使用显示器校色设备或软件，对色彩进行校正和调节，以保证照片冲洗质量。

3.数码照片转化为胶片胶片输出，即通过胶片输出仪将数码照片“打印”到胶片上。胶片输出时需要注意对机器定期校准，保证仪器处于正常且良好的工作状态。仪器设置及参数设定上的一点小问题，都会引起胶片的浪费和输出效率的降低，还会导致胶片色彩偏差、层次丢失等问题出现。因此操作前应做好准备工作，时时注意仪器的状态和设置，并定期维护保养。

（二）录音档案、录像档案的异质备份

1.录音带、录像带转化为数字化副本录音带、录像带的数字化即将模拟信号转为数字信号，通过视（音）频采集进行转化。录音、录像数字化过程中要严格进行质量控制管理。由于录音带、录像带的存放时间过久，磁带带基老化变质，部分磁带变脆、变硬，磁粉受潮脱落，致使在录音机、录像机中无法正常播放。这种情况下，应对录音带、录像带进行修复，以保证其正常播放，保证数字化工作质量。

2.数字录像输出为录像带现今数字摄录一体机的应用越来越广泛，但这类机型只通过存储卡对视频进行数字存储，在档案保管上来说并不安全，可输出录像带另存。通过i.link接口与录像机连接，将视频和音频信号以数字方式传送，直接输出录像带，达到异质备份的目的。另外，也可通过采集卡，将数字图像采集至计算机中，根据素材时长，整合输出为录像带加以保存。

面对声像档案载体类型多样、复杂的特点，我们在实际工作中应充分调研、科学决策，选择最为适宜的方式实现异质备份，达到优势互补的目的，为声像档案自动化、精细化管理提供必要条件，实现声像档案的安全保管、长期保存。

三、声像档案异质备份的保障条件

（一）预留存储空间

多种介质备份致使存储方式翻倍，表现在两方面：其一，档案库房需留足充分空间。档案管理人员需计算实体档案的预增量，提前预留库房存放位置，保障各类载体声像档案的有序存放。同时，应加以标识区分档案原件与备份件，方便日后调阅利用。其二，电子档案、数字化副本会占用大量的数字存储空间，尤其是视频、音频数字化后占用空间巨大，增量明显。需充分考虑磁带库的容量，并提前做好预算，购置、增加磁带，满足日益增长的信息存储需求。

（二）维护档案安全

由于异质备份工作量较大，一般单位多采用外包劳务方式进行。在劳务单位的选择上，应甄选具有保密资质的单位，且与其签订保密协议。在上岗前对劳务人员进行登记、培训，规定异质备份工作的内容、流程、责任等。同时，可在工作间配备监控探头，实时监督档案情况及工作状况。

在维护声像档案信息安全方面，需对内网与外网实施物理隔离，并适当封锁计算机的USB、光驱等输出端口，保护系统不受偶然或恶意因素遭到破坏、更改和信息泄露。严格防护保、证系统正常运行，信息服务不中断。

（三）资金、人力支持

在设备方面，胶片输出仪、翻拍机、照片扫描仪、高清采集卡、非编系统、录像机等技术处理设备及磁带库等存储设备，需要大量经费投入。在技术实施上，声像档案异质备份的专业性很强，操作过程复杂，技术要求较高。工作过程中，设备、操作方法、环境等因素都会影响声像档案异质备份质量，需专业技术人员才能高效完成。因此，在资金、专业技术人员的配备方面的消耗较大，需大量经费支持。

（四）政策法规、机制保障

近年来，档案界高度关注档案安全问题，在此环境下，应加快建立档案业内统一标准，针对不同载体，进行系统完善的研究，制定实施细则等，全面系统地对异质备份工作进行统筹、规范，确保异质备份工作的顺利开展。

四、结束语

档案异质异地备份 第3篇

关键词：企业档案,质异质地,备份,研究,实践

企业档案作为企业生产经营活动的原始凭证记录, 是企业不可再生的宝贵财富, 一旦丢失或者损毁都将造成无法弥补的严重后果。我国的企业遍及全国各地, 而我国的地震带涉及面较广, 水灾、地震、海啸、泥石流等自然灾害频发。如何提高企业应对自然灾害的防范能力成为当前档案工作亟待解决的问题, 而企业档案异质异地备份是解决档案安全管理的有效策略。规范并有序开展档案异质异地备份工作, 确保重要档案的安全保管与利用已经刻不容缓, 因此做好企业档案异质异地备份理论研究和实践探索, 可为企业更好地实施备份提供良好的借鉴和选择。

一、企业重要档案异质异地备份工作现状及解决方案

(一) 企业档案备份现状。

国家档案局在最近的几次会议上都强调做好重要档案异质异地备份的重要性, 目前企业档案的备份工作还处于起步阶段, 因管理规模不同、层级不同、地域分布广泛、建设项目较多且周期长、工作面广等方面的原因, 企业档案异质异地备份工作尚未全面展开, 异质异地备份工作还存在重要档案未数字化、备份基地未选定、标准不统一、业务不规范、制度不健全等问题。一些企业虽然不同程度地开展了档案异质异地备份工作, 但异质异地备份工作还处于研究探索及初步实施阶段。

(二) 企业重要档案异质异地备份总体方案。

1.异质异地备份。 (1) 异质备份。企业重要档案异质备份工作可通过静电复印、缩微、翻拍、数字化、高仿真复制、在线备份、离线备份等方式, 将传统载体档案、电子档案及档案信息系统进行异质备份。 (2) 异地备份。企业重要档案异地备份是指将档案原件的复制件存放在异地, 本地档案发生意外时, 即可启动在异地存放的档案复制件。其备份方式主要有集中式、分布式和委托代管式三种形式。

集中式:在企业总部建立备份中心, 备份二级单位的重要档案;二级单位建立备份中心, 备份二级单位所属基层企业的重要档案。

分布式:企业总部指定或各二级单位档案备份中心自愿结对, 互为备份。互为备份是成本低、操作方便的一种备份方式。

委托代管式:选择有资质要求的档案馆或者商业性的备份中心进行备份托管。

集中式和分布式多应用于多层级的集团公司, 而委托代管式多应用于单一型的企业公司。企业可根据本单位实际情况选择相应的备份方式。

2. 异质异地备份管理。

按照《重要信息系统灾难恢复指南》 (国务院信息化办公室2005年4月) 的要求, 企业重要档案异质异地备份工作的管理包含:组织管理、基础设施、技术支持能力、维护管理能力、恢复预案等内容, 具体工作要求按《信息系统灾难恢复规范》相应条款执行。

二、企业重要档案异质异地备份工作的开展及实践

(一) 中央企业开展重要档案异质异地备份工作及实践。

中央企业在开展重要档案异质异地研究和实施过程中, 中国华能集团公司走在了前列, 并取得了一些实践经验。下面以中国华能集团公司为例, 介绍中央企业开展重要档案异质异地备份开展和实施情况。中国华能集团公司是经国务院批准成立的国有重要骨干企业和中央企业, 也是世界500强企业。公司注册资本200亿元人民币, 主营业务为有电源开发、投资、建设、经营和管理, 金融、煤炭、交通运输、新能源、环保相关产业及产品的开发、投资、建设等。目前, 集团公司发电装机容量世界第二、亚洲第一。集团公司组织机构为三级管理体制, 公司总部设16个部门, 下设3个直属单位、11个产业公司、17个区域分公司、15个区域子公司、2个直属单位, 基层企业遍布全国各地。

1. 异质备份。

华能集团的重要档案主要分为传统载体档案和电子档案, 根据不同档案的类型, 采用不同的异质备份手段, 选取适合长期保存的文件格式和存储载体。

(1) 档案异质的方式。传统载体档案异质备份的方式主要有数字化、静电复印、缩微、翻拍和高仿真复制等。电子档案使用存储介质, 定期将系统中的数据复制下来, 可采取离线、在线或其他形式将重要档案有针对性的迁移到其他载体上。

(2) 档案异质存储格式。档案备份数据的格式选择采用或转换为国家或行业标准规定的、利于长久保存的格式 (电子文件的长久保存格式可参见档案行业标准《版式电子文件长期保存格式需求》) ;无标准格式规定的, 尽量采用主流专业软件的通用格式;无通用软件的, 在移交备份数据时应同时移交相关软件。传统载体数字化文件格式推荐为TIFF、JPEG。电子文件按照GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》。

(3) 档案异质存储介质。数字化采用DVD±R档案级光盘作为脱机离线备份的主要介质。

(4) 档案异质套别。电子文件、数字化备份套别分为:A套用于库房封存保管;B套用于查阅利用;C套用于异地备份移交保存。复制、高仿真采用双套制。

2. 异地备份。

采用“集中”与“分布”式相结合的异地备份形式。中国华能集团公司组织机构为三级管理体制, 根据这一特点, 公司在总部及二级公司分别建立了备份中心, 采用“集中备份”与“分布式备份”相结合的形式。集团公司是各二级公司的集中备份中心。二级公司是各所属单位的集中备份中心。在京二级公司与集团总部同城, 采用与京外二级备份中心自愿结对的分布式备份。

华能集团公司总部设立一级备份基地, 对存在风险隐患较大的重庆、云南、海南等区域公司作为试点率先开展档案备份工作, 并设立了五个二级备份基地, 同时备份库房在位置选择当地历年最大洪水警戒线之上。

3. 备份实施成效。

华能集团公司开展重要档案异质异地备份试点工作, 经过统一规划、试点先行、分级管理的实施战略规划, 采取集中和分布相结合的备份模式, 制定了全方位的备份管理体系。先后建立了6个备份中心, 顺利完成了15个单位档案异质备份, 5个单位完成了档案异地备份, 并通过了集团公司验收, 形成并积累了中央企业档案异质异地备份工作实践经验及技术数据。从中央企业档案异质异地工作情况来看, 华能集团公司的异质异地备份工作走在了前列, 为其他企业档案异质异地备份工作的开展提供了可借鉴的宝贵经验, 将极大的推进中央企业异质异地备份工作普遍开展和实施。

(二) 地方企业重要档案异质异地备份工作及实践。

地方企业可采用委托保管方式, 选择有资质要求的档案馆或者商业性的备份中心对备份档案进行委托备份保管。2012年12月, 浙江省颁发《浙江省档案登记备份管理办法》, 部署实施档案登记备份工作, 并将企业档案的纳入了登记备份范围, 这为企业实施档案登记备份提供了很好的平台。在全国省市县级档案登记备份工作开展实施方面, 浙江省处在了全国最前面。企业档案登记备份的主要目的是保护企业永久的重要的档案信息资源, 保护企业的自主创新成果。

浙江省各级档案行政管理部门已在部分企业开展试点工作, 并取得了一定成绩。下面以浙江省亚龙公司为例, 介绍其在浙江省档案登记备份中心的登记备份实践。浙江亚龙高科股份有限公司是一家以纺织、印染、服装一条龙生产为主体, 融科、工贸、房地产为一体的大型综合性地方企业, 多次被评为“银行资信AAA级企业”和“出口创汇先进企业”等称号。公司主导产品服饰面料、装饰用布及床上用品面料等远销北美、欧洲、中东、南美、非洲等区域的50多个国家和地区。其生产“亚龙”牌商标被评为浙江省著名商标, 在国内外市场享有盛誉。经浙江省档案局的业务指导, 亚龙公司对企业档案登记备份的内容、要求和程序有了更深一步的认识和掌握, 积极开展了档案登记备份工作。

1. 实施步骤。

(1) 制定档案登记备份实施方案。根据档案行政管理部门的备份要求, 亚龙公司依据档案备份范围、形式、周期等制定了具体的登记备份方案。 (2) 确定重要档案备份范围。依据档案价值性筛选原则, 即“法律凭证价值”“参考利用价值”“企业文化保存价值”, 确定具有永久或30年 (长期) 保存价值的原始档案列入登记备份范围, 并考虑是否涉及民生、现实凭证价值等因素, 将部分10年或l0年以下保存价值的档案列入登记备份的范围。 (3) 开展重要档案数字化工作。根据备份范围, 对重要档案开展数字化处理工作, 包括对那些证据性较强的档案进行数字化加工, 将数字化扫描图像和目录数据按规定格式存储到一次写光盘或磁带等介质, 要保证档案数字化成果数据内容的真实性、完整性和可读性。对于电子业务数据, 可根据不同业务需求与安全保障要求, 采用在线和离线相结合的存储备份方式。 (4) 对登记备份数据进行组织整理。将数字化档案和电子文件进行合理分类和排序, 使用档案行政管理部门提供的“登记备份软件”进行打包、登记、刻录。 (5) 申报和受理。填写《各单位档案管理情况登记表》和《电子文件和数字档案备份情况表》, 并报请登记备份中心审核。备份中心通过材料审核和对备份载体的技术检测, 达到要求后进行接收。

2. 实践经验。

通过档案登记备份保障了企业档案安全, 保护了自主创新成果, 但企业委托登记备份工作处于初始阶段, 还需要进一步实施和完善:

(1) 领导重视才能稳步开展备份工作。档案的数字化和安全保障需要经费投入, 加上异地备份工作的正常运转和日常维护需要一定的人力和物力。只有企业领导重视和支持, 才能把企业异质异地备份工作切实开展下去。

(2) 梳理并细化企业知识产权登记备份范围。企业对登记备份涉及自身知识产权的档案范围不很明确, 档案行政管理部门对申报登记备份的档案甄别不够, 只要是企业申报的就一概全收, 这样就违背了档案登记备份工作开展的初衷。档案行政管理部门应与企业积极沟通交流, 指导企业梳理并细化全面、完善的知识产权档案登记备份范围。

(3) 企业登记备份的方式和程序需进一步完善。登记备份的方式和程序有些简单, 移交交接清单项目不齐全, 缺乏齐全性、严密性。经登记备份的企业知识产权档案要作为主张权利或应诉时的证据材料, 必须具备证据本身所要求的真实性、完整性、可靠性, 这就要求登记备份工作的各个环节要经得起法律的检验和推敲。

参考文献

[1]国家档案局.档案馆防治灾害工作指南[Z].2009.

[2]王维娜.企业自主可控环境下重要档案互为异地备份的策略[J].机电兵船档案, 2013 (8) :18-19.

浅析档案异地备份的问题及对策 第4篇

关键词：档案；异地备份；问题；对策

由于档案本身不具有可再生性等特点，因此如何保证档案在任何突发状况下都处于一种安全的状态，对于档案及相关事件的发展均具有重要的作用。档案异地备份是档案部门有效应对多种突发事件的重要途径，也是时代发展对档案工作部门提出的新要求。

一、档案异地备份的重要性

随着社会的发展与进步，尤其是以计算机为载体的信息化时代的出现，档案部门接收的电子档案文件、纸质档案文件及音像档案文件的数量逐渐增加，这些档案资源是档案部门工作及整个社会发展的重要资源，而档案资源的安全管理，尤其是电子档案数据的管理已经成为档案馆必须要解决的重要问题，很多人为因素、自然因素等都有可能对这些档案资源与数据造成损坏，导致数据的有效凭证力的削弱或者消失[1]。因此为了避免多种档案数据的损毁，保证档案信息的完整性，应积极开展档案异地备份，以应对社会发展及信息化时代对档案管理发展提出的新挑战。

二、档案异地备份的问题

随着2008年汶川地震后档案问题的出现以及后期国家档案局关于如何做好档案异地备份工作的安排部署，档案异地备份工作已经获得了有效的发展，取得了很大的成绩，但还存在一些显著的问题，主要表现如下：

第一，对档案异地备份的重要性认识不足。由于档案的异地备份需要对档案进行同质的复制方针或者异质数字化的扫描或微缩，因此涉及到档案管理过程中的多个环节，且需要投入的人力、物力、财力均比较大，加之区域突发事件的发生频率并不高，因此很多部门认为档案的异地备份并不重要，因此不愿意花费大量的成本用于档案的异地备份。另外，由于档案的异地备份在很大程度上会造成档案馆自身馆藏特色的消失，因此很多档案馆并不乐意进行档案的异地备份，存在很大的侥幸心理，无法有效推动档案异地备份工作的开展。

第二，缺乏档案异地备份的规范与机制。现阶段，中国还没有统一的档案划分标准，也没有对档案的异地备份提出统一的规范化标准，各个地区均按照自身的认识状况进行自愿自由的档案管理，互相为对方建立档案备份库，缺乏必要的规范性与统一的标准。另外由于档案部门本身的经费有限，难以抽出一定的资金用于档案的异地备份，同时也缺乏必要的工作机制安排，比如资金如何保证，不同档案馆之间如何协调、如何投入人力、物力与财力等，因此很难促进档案异地备份工作的深入开展。

第三，档案异地备份工作缺乏统一的具体要求。首先国家关于档案异地备份的划分要求不明确，什么样的档案需要异地备份，什么样的档案不需要异地备份，是否需要同质异地备份，异地备份需要哪些基础设施与条件，需要符合哪些标准，由谁来负责管理档案的异地备份以及档案异地备份后期的管理问题等。另外关于档案异地备份所涉及到的基本技术、设备要求规定不明确，存在很大的安全隐患，比如电子档案异地备份所需要的软硬件设备、档案数据存储及运输困难等问题。

三、如何推动档案异地备份的实现与发展

第一，积极开展档案异地备份工作涉及，重视档案的安全性。档案异地备份需要进行统一规划，要求有关部门作出相关政策规定，并建立起全国统一的档案备份总体框架，构建长效实施方案与实施步骤，果断的处理好档案异地备份与电子商务之间的联系，强调档案异地备份的安全属性。同时还需要联合有关部门研究制定档案异地备份的基本规章制度，以推动馆际之间的合作，使档案异地备份工作能够有条不紊的展开。

第二，关注档案异地备份的载体选择与基地选择。现阶段，档案备份的基本载体包括磁盘、光盘、缩微胶片等，但光盘等市场相对复杂，质量难以保证，因此需要严格市场管理，采用复合国家相关标准的光盘[2]。但同时也需要考虑到光盘的存储量，因此必要时需要选择磁盘等载体，以推动档案异地备份的充分发展。另外缩微胶片的安全性相对较好，也能很好的满足档案长久保存的需求，但其成本相对较高，因此在档案异地备份载体的选择过程中，需要综合考虑不同载体的优缺点，根据档案基本信息选择合适的载体。关于档案异地备份基地的选择，需要充分考虑多种突发事件的发生概率，比如地震、火灾等自然灾害以及其他人为灾害，都会在很大程度上影响到档案的保存，因此需要加强对突发灾害的监控与预防，关注档案异地备份库房的位置选择，最好选择在安全的区域，同时还需要注意防盗、恒温等。

除此之外，还需要加强关于档案备份技术的案发，重视档案备份的内容，建立多种长效机制，保证档案异地备份的安全。

综上所述，档案作为国家社会发展及人类基本活动的重要记录， 一个国家的重要历史与文化记载，也是一个民族的重要财务，因此应该从保护与传承历史文化的角度，本着对国家、对社会、对历史、对人民负责的态度，推动档案异地备份工作的发展，切实保护档案安全。在档案异地备份过程中，要联合多部门制定统一的长效机制，选择合适的档案异地备份载体与场所，强调多种先进技术的应用与档案基本内容的保密，以推动档案异地北宫工作的深入、安全、持续发展。

参考文献：

[1] 丁庭，张锦云.对我国档案异地备份保护的对策分析[J].云南档案，2012，（11）：54-56.

[2] 赵亚婷.我国档案异地备份保存探讨[J].档案管理，2010，（2）：37-39.

高校电子档案异地备份研究 第5篇

一、电子档案异地备份的优势

1. 保存成本低, 占用空间少。

与纸质档案相比, 电子档案因可以利用各种不同的载体储存, 如磁盘、光盘、缩微胶片、硬盘等, 方便灵活。且制作成本低, 存放占用空间少。

2. 方便信息利用与安全保障。

电子档案异地备份, 使传统档案信息与计算机技术、网络技术紧密结合。数据以不同备份载体保存, 当需要通过利用备份载体或网络传送提供档案信息时, 如果一地的备份载体因机器设备或网络等原因无法正常提供利用, 可通过异地其他备份载体继续提供;当档案资源因突发事件或自然灾害受到严重损毁时, 保存在异地的档案备份库就可以不受当地事件和灾害的影响, 切实保障档案信息的安全。

二、高校电子档案异地备份的可选方式

1. 建立电子文件中心。

高校电子文件管理的安全隐患是客观存在的, 建设区域性电子文件中心符合高校的实际和需求。目前, 我国高校电子档案管理仍处于各自为政的局面, 而且由于财力的限制, 大部分高校尚无力建立单独的电子文件中心, 而对所有电子文件都能进行异地备份的就更少了。据此, 可以由教育部门、高校主管部门或地方档案行政管理部门牵头, 通过加强高校间的沟通和协作, 建设区域性高校电子文件中心, 按照规范格式对电子文件进行异地备份。

2. 在兄弟院校之间实行异地备份。

在2009年10月召开的全国档案馆工作会议上, 国家档案局提出“提倡和支持省级和副省级城市档案馆自愿结对, 互为对份的档案馆响应政策, 实施了电子档案的异地备份。高校档案馆可以效仿, 选择同一省份、不同地区、规模相近、档案数字化规模与进度相近、使用同样的档案管理软件的高校, 建立档案数据异地备份合作机制, 通过移动硬盘、光盘等存储载体进行档案数据互存备份。不过, 这种档案数据异地备份方式的难度在于如何长期保持稳定的合作模式, 所以, 需要合作高校之间充分沟通, 并通过签署协议来明确异地备份的具体实施细节和双方的责任及义务。

3. 建设数字档案远程异地容灾备份系统。

利用网络技术建立数字档案远程异地容灾备份系统, 选择其他省份高校档案馆作为数字档案远程异地容灾备份系统的互存单位进行互存, 实现实时备份、互为备份。这种方式的优点是采用虚拟磁带异地备份库进行数据备份与恢复, 可以在发生自然灾害、战争、人为因素、硬件故障等情况下, 及时有效地恢复数据库数据, 保证系统的正常运行, 从源头上解决了重要档案在唯一地点存放产生的安全隐患, 也缓解了档案人员因突发灾害对馆藏档案损毁的精神压力。其缺点是前期投入大, 后期系统维护、更新的费用高, 且系统更新过程中可能会产生数据目录结构丢失和数据丢失的问题, 面临系统崩溃等问题。

三、高校电子档案异地备份的实施保障

1. 抓好电子文件归档工作。

档案人员在电子档案的形成初期就应介入, 对收集的各种电子文件注明该文件的详细内容、特殊要求等, 根据其重要程度进行归档备份, 设定异地存放管理等级。对于经扫描纸质档案而形成的电子档案, 必须确保扫描的每张档案都与原件保持一致, 扫描清晰、版面端正, 保证其归档的准确性。

2. 加快本校档案馆档案信息化进程, 完善网络管理。

互联网技术的应用, 为电子档案异地存放管理提供了必要的技术保障。在电子档案备份级别不断提升达到海量存储时, 异地在线提供成为未来发展的趋势。因此, 我们要利用互联网技术, 完善远程网络管理的手段, 加强电子档案网络防护体系的建设, 使电子档案异地存放成为未来发展的方向。

3. 加强异地备份数据的管理。

浅谈电子档案的异地备份管理 第6篇

一、电子档案异地备份管理的必要性

电子档案异地备份管理是对电子文件经过数据保存处理并对系统、数据库和数据进行备份后通过多重备份形式, 利用不同存放载体所开展的系统外异地备份管理工作。长期以来, 档案在面对突发事件或重大自然灾害时, 不可避免地会受到不同程度的损失。以往的档案异地备份工作是以纸质档案为主, 不仅需要人力和物力的配合, 还要有经济实力的支持, 随着现代技术的发展, 与纸质档案同时存在的还有大量的具有同等法律效力的各类电子档案, 电子档案配套管理工作的完善, 使其呈现出利于保存、提供方便、利用高效等优点。随着档案保护技术的不断发展, 在掌握了电子档案的管理性能后, 运用多种载体储存档案并开展电子档案的异地备份工作成为可能。现阶段有三种形式的电子档案可以实现永久保存和提供利用:一是在设计工作中完成的各种可反复利用和可更改的电子文件, 如CAD图、WORD文件以及EXCEL文件等;二是通过收集产生的具有档案保存价值的各种电子文件;三是通过扫描设备将纸质档案原件进行扫描后产生的, 具有与纸质档案同等的一致性、永久性和不可更改性的电子扫描档案, 如TIF、PDF等格式文件。以上形式的电子文件通过利用不同的载体进行保存, 可以保证电子档案异地备份安全高效地开展。

二、电子档案异地备份管理的可行性

1. 异地保存成本低, 占用空间少。

纸质档案的异地备份方式具有占用空间大、提供利用不便、成本高等缺点, 而电子档案异地备份可以根据实际需要采用不同的载体形式, 如磁盘、光盘、缩微胶片、硬盘等进行分别保存, 不但制作成本低, 而且方便携带和移动, 不受传统库房的要求限制, 占用空间小。

2. 提供安全高效的档案信息。

档案异地备份改变了传统档案管理的重藏轻用的管理形式, 使传统档案信息与计算机技术、网络技术紧密结合。数据以不同备份载体保存, 当需要利用备份载体或网络传送提供档案信息, 而一地的备份载体因机器设备或网络等原因无法正常提供利用时, 可通过异地其他备份载体继续提供, 以保证长期、高效、安全的利用档案信息。

3. 具有应对各种风险的能力, 防患于未然。

当档案资源因突发事件或自然灾害受到严重损毁时, 保存在异地的备份档案则安然无恙, 数据内容也不会受到任何影响。

三、做好电子档案异地备份管理的主要措施

1. 建立健全电子档案异地备份管理制度。

电子档案异地备份管理制度的建立要着眼于未来电子档案发展的方向, 确保档案信息资源长期安全有效, 要以《档案法》等法律法规和各行业相关的标准、规范为基础, 制定和完善电子档案操作管理、归档管理、存储管理等相关规定和管理细则, 并根据电子档案异地备份的特点建立一套完备的人员管理、设备管理、档案管理相结合的电子档案异地备份管理制度和应对突发性事件时档案数据恢复应急预案。

2. 抓好电子档案归档管理。

档案人员在电子档案的形成初期就应提前介入, 要求电子文件在归档时以件或册为单位完整归档, 以保证其归档后的完整备份和提供利用。对收集的各种电子文件, 尤其是技术含量高、价值大、具有长远利用需求的电子文件, 应要求归档人员注明该文件的详细内容、特殊要求等, 根据其重要程度进行归档备份, 设定异地备份管理等级。

3. 完善网络管理手段。

电子档案载体的多样化基本满足了当前电子档案保管工作的需要, 但很多电子档案的异地备份工作还停留在单一依靠计算机和相关设备近距离地提供利用层面上。网络技术的应用, 为电子档案异地备份管理提供了一个新的备份平台, 在电子档案备份级别不断提升达到海量存储时, 异地在线提供成为未来发展的趋势。因此, 不仅要使互联网络技术为我所用, 还应完善远程网络管理的手段, 加强电子档案网络防御体系的建设, 使电子档案异地备份成为未来发展的方向。

浅谈民族高校重要档案的异地备份 第7篇

一、异地备份的载体要求

目前, 磁盘和光盘是档案机构广泛采用的备份载体。在进行档案信息异地备份时需要注意, 尽量采用生命周期长的载体, 且用尽量少的载体存储尽量多的档案信息, 加强日常维护, 保证备份载体的长期可读性和可利用性。国家行业标准《电子文件归档与电子档案管理规范》中明确规定:“本标准推荐采用的载体, 按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘、可擦写光盘等。禁用软磁盘作归档电子文件长期保存的载体。”很多高校都已开展网络办公和校园信息化管理平台, 这为贯彻上述规定提供了一定的便利。

二、异地备份的地点要求

选择具备容灾能力的地点至关重要, 这是关乎异地备份工作成败的关键。档案备份地应与档案原生地有一定的距离, 要采取由近到远、由少到多的方式逐步进行, 先近距离 (300公里以内) , 再探索远距离 (300公里以上) 备份, 将档案原件或档案备份件分别存放在不属同一地震带、同一江河流域、同一电网体系的本省或其他省份高校档案馆作为互相存放重要档案的对象, 互在本馆为对方设立规模相当的备份档案库, 互相为对方存放重要的纸质和电子备份档案。

三、异地备份的形式

重要档案异地备份, 就民族高校档案这一层面而言, 笔者认为, 首先应该备份的是反映本校历史面貌和直接关乎师生切身利益、影响学校管理的档案。按照先历史档案后现行档案、先使用率高的档案后使用率低的档案的顺序, 分步实施, 持续推进。基于民族高校档案的特殊性和重要性, 必须做到档案备份过程的绝对安全稳妥以及异地备份地的绝对安全可靠。

(一) 馆际相互备份

加快民族高校档案信息化进程, 对本校重要传统纸质档案进行数字化扫描, 同时复制纸质档案副本, 并通过移动硬盘、光盘、磁盘阵列等存储载体, 实行纸质与存储载体双备份。如地区突发性灾难造成本校档案馆重要档案损毁, 可在灾难结束后, 立即将异地备份档案调回使用, 同时对这部分重要档案进行再次复制后, 继续送往异地备份。

(二) 利用网络技术建立“异地容灾备份系统”

在完成档案信息资源建设的前提下, 设想建设数字档案远程异地容灾备份系统, 选择其他省份高校档案馆作为数字档案远程异地容灾备份系统的互存单位进行互存。

(三) 采用前馆后库的形式备份

档案馆后库不仅存放档案副本, 也为馆际相互备份提供必要的场地。目前, 很多高校都设立了新校区, 这给近程进行异地备份提供了便利条件, 管理起来比较方便, 且能起到预防一般性灾害和风险给档案资源造成损失。

(四) 利用移动存储技术进行离线或在线备份

对于离线备份, 目前多数单位仅采取光盘一种介质多套备份的方式。按照电子文件安全专家的建议应增加磁带、磁盘介质, 并建立数据信息安全保护应急预案, 开展实战演练。对于在线备份, 一是服务器及磁盘列均采用RAID5方式进行保护, 确保服务器损坏1块硬盘, 磁盘阵列损坏2块硬盘时正常工作, 数据不丢失;二是采用双磁盘阵列之间互为镜像功能, 进一步保证在1台磁盘阵列整体出现故障时, 可以快速切换到备用镜像磁盘阵列上, 实现业务系统和数据的第二层保护;三是利用备份软件和磁带库, 定期将服务器系统和磁盘阵列中的数据写1份到磁带库中, 确保在服务器和磁盘阵列出现故障时的第三层保护。

参考文献

[1] .张娟娟.高校重要档案的异地备份[J].兰台世界, 2009.8

档案异地备份的需求分析与策略研究 第8篇

一、档案异地备份的实施现状

早在2008年国家档案局就要求各级国家档案馆通过建立异地备份库等形式，对本级重要档案及电子文件实行异地备份。2010年国家档案局局长杨冬权在全国档案局（馆）长会议上要求，“切实落实异地备份制度，对所有多套档案或档案复制件，一定要异地存放至少一套，以防重大灾害对档案造成毁灭性损失。”从2010年12月14日召开的全国档案局（馆）长会议上获悉，“各省、计划单列市、副省级市档案馆已全部确定结对关系，互为对方提供档案库房存放备份档案。”至此，我国的档案异地备份工作取得了阶段性的成果。从总体上看，我国的档案异地备份工作既取得了一定的成绩，同时也存在不少问题。

首先，档案异地备份工作已经大范围开展，但是在层级上极不平衡。国家档案局发出实施档案异地备份的要求后，省市级综合档案馆纷纷开展档案异地备份工作，已经取得了不少成绩，然而，由于安全意识不够、经费有限等原因，县级综合档案馆、企业事业单位档案室等基层档案机构的档案异地备份工作尚未有效开展。

其次，档案异地备份的制度已经确立，但是缺乏统一的规范与标准。国家档案局已经在宏观层面上把档案异地备份作为一个制度化的工作安排，但是，档案异地备份的规范与标准的制定工作尚未开展，档案异地备份的实施部门只能参照电子文件管理、档案馆建设规范等相关的指导性文件开展异地备份工作。

二、档案异地备份的需求分析

档案异地备份工作既是为了防患各种灾害对档案安全的威胁、应对数字时代档案信息安全的新挑战，也是为了实现灾后档案信息的快速恢复。

1. 防患各种灾害对档案安全的威胁的需求。

我国是一个灾害多发的国家，各种灾害对档案信息的安全造成了极大的威胁，近年来因为灾害而造成的档案损毁的案例不胜枚举。据不完全统计，在1976年的唐山大地震中，90%的档案设施受到破坏，23%的档案人员伤亡，文书档案损失近30%，各类科学技术档案损失近25%[1]。在2008年汶川大地震中，“仅各级综合档案馆馆藏档案就有近10万卷档案被埋，共375万卷档案处于D级危房之中，302万卷档案处于危险之中，档案保管保护的设备设施5511台 (套) 被损毁”[2]。在2010年的青海玉树地震中，灾区档案馆（室）保管的13万卷档案中，有9家档案室近万卷档案因办公楼倒塌被废墟掩埋，其余12万卷档案均处于震后危房中[3]。

从总体上看，威胁档案信息安全的灾害类型多种多样，既有自然灾害，也有人为灾害与社会灾害。自然灾害，包括地震、海啸、火山爆发、泥石流、台风等，是威胁档案信息安全的最不可抗拒及最显性的因素，这些灾害一旦发生，不仅对档案材料的破坏力极大，而且容易形成二次灾害。人为灾害，如工作人员操作失误、计算机病毒、黑客攻击等，是对档案信息安全的威胁性较隐蔽、容易忽略但又多发的灾害。社会灾害，如战争、暴乱、恐怖袭击等，是不可抗拒且很难预测的灾害，近年来社会灾害频发，越来越成为威胁档案信息安全的潜在因素。各种灾害发生后，保存在本地的档案资料有可能会遭受毁灭性的破坏，造成无法挽回的损失，因此，为了降低灾害对档案信息安全的威胁，在异地对档案信息进行备份是非常必要的。

2．应对数字时代档案信息安全的新挑战的需求。

随着电子政务的快速推进以及档案信息化的持续进行，电子文件与数字化档案信息大量产生，这给档案信息存储与利用带来便利的同时，也给档案信息安全问题带来了巨大的挑战。数字档案信息具有系统依赖性、载体与信息的可分离性等特点，通过对档案实体的控制而实现对档案信息内容的控制的传统手段已经不再适用于数字档案信息的安全管理。黑客攻击、计算机病毒、硬件损毁、系统漏洞、人为操作失误甚至数据迁移与复制都有可能对档案信息的安全构成威胁。因此，为了应对数字时代档案信息安全的挑战，维护数字时代的社会记忆，有必要采取更为严格的措施对档案信息进行安全管理，而实施档案信息异地备份就是一个很好的选择。通过在异地对档案信息进行备份，不仅可以避免灾害发生后对档案信息的毁灭性破坏，也可以实现区域间的档案信息共享。

3．实现灾后档案信息快速恢复的需求。

档案异地备份的目的一方面是为了通过在异地保存的方式降低灾害对档案信息的破坏力，维护档案信息的安全，另一方面也是为了实现灾后档案信息的快速恢复，为档案业务活动的重启奠定基础。灾害发生后，保存在本地的档案信息、档案建筑与设施等遭到损毁后，包括档案利用等在内的档案业务活动也必然停止，这不仅影响档案部门的正常业务活动，也将对灾后的社会档案利用需求造成极大的影响，从而造成二次伤害。因此，为了降低灾害带来的负面影响，实现灾后档案信息的恢复与档案业务活动的重启，满足公众的档案信息需求，必然要在异地对档案信息进行安全备份，在设计档案异地备份制度的时候，也必须要考虑到灾后恢复的问题，使实现灾后档案信息的快速恢复成为档案异地备份的重要功能。

三、档案异地备份的策略研究

档案异地备份策略的制定需要对备份对象、备份方式、备份载体等进行统筹分析，只有明确了这几个基本的问题之后，档案异地备份工作才能有序开展。

1．备份对象的确定。

档案异地备份是一个系统工程，对技术与资金的要求都较高，因此，档案部门不可能也没有必要将所有的档案信息都进行异地备份，这就涉及应该选择哪些档案进行异地备份的问题。笔者认为，由于各个档案部门在馆藏档案内容、结构及经费等方面存在较大差异，对于档案异地备份对象的选择，不可能会有统一的标准，各个档案部门可以根据自身的实际情况确定送往异地进行备份的档案内容，但是，这其中，仍有一些原则应该遵守。首先，内容的层次性原则，也就是说进行异地备份的档案不仅要包括能够反映本地区、本部门的历史与特色的档案材料，这部分档案主要是政务档案，也就是“红头文件”；同时，也要包括与公众生活息息相关的档案材料，这部分档案主要是户籍档案、婚姻档案、知青档案等关系民生的档案。其次，载体的多样性原则，也就是说进行异地备份的档案在载体上不能单一化，不仅要有数字化的档案信息、电子文件、也要有纸质档案的副本及缩微化的档案材料。

2．备份方式的选择。

目前比较通用的备份方式有完全备份、增量备份与差分备份，档案部门可以选择完全备份与差分备份相结合的方式进行异地备份。完全备份，就是利用备份介质对所有数据与系统进行备份，这种备份方式虽然耗费的时间较长、资金较多，但是对维护数据的完整性与完全性是最可靠的。鉴于档案信息对完整性与真实性的要求较高，档案部门在首次实施异地备份时，可以选择完全备份的方式对需要备份的全部存量档案信息及其系统程序进行备份。差分备份，就是对上一次完全备份后修改或新增的数据与系统进行备份的方式，这种备份方式是对完全备份方式的有效补充。档案部门在完成一次完全备份后，可以采取差分备份的方式定期对新增的需要异地备份的档案信息进行备份。

3．备份载体的选择。

目前使用的比较广泛的备份载体有磁带、磁盘、光盘、缩微胶片、纸质副本等，其中磁带、磁盘与缩微胶片是比较适合用于档案异地备份的载体。磁带是一种经过较长时间检验的安全性较高的备份介质，虽然它的存取速度较慢、查阅不方便，但是由于具有体积小、容量大、寿命长、成本低等优点，磁带仍然是目前档案异地备份中使用较广泛的备份载体。硬盘具有存取速度快的优点，能够满足存量与增量档案信息快速存取的需求，近年来随着磁盘的容量不断增大、价格不断降低，它越来越成为档案异地备份的重要载体。缩微胶片具有存储密度大、技术成熟、稳定性高、安全性好等优点，而且具有法律凭证作用，能够满足档案信息对真实性与完整性的要求，是档案异地备份中一个非常重要甚至不可替代的备份载体，但是，由于缩微胶片的成本较高、查阅不方便，目前主要用于对需要永久保存且利用率不高的重要档案信息进行异地备份。

摘要：档案异地备份是保障档案信息安全的重要制度。本文在摸清我国档案异地备份实施现状的基础上, 分析了档案异地备份的需求, 并从备份对象、备份方式与备份载体三个方面提出了档案异地备份的策略。

关键词：档案异地备份,需求,策略

参考文献

[1]刘乃雄.地震灾害与档案工作的对策[J].档案天地, 1996 (5) .

[2]四川省人民政府办公厅关于做好地震灾区档案抢救收集工作的通知[J].四川档案, 2008 (4) .