办公室事务管理制度

办公室事务管理制度（精选6篇）

办公室事务管理制度 第1篇

办公室行政事务管理制度

第一章总则

第一条 为规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，特制定本规定。本

制度汇编了公司内部的行政事务类管理办法，以加强行政管理的有效性，并在公司内部形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的局面。

第二条 办公室需协助总经理做好各部门之间的综合协调，加强对各项工作的督促和检查，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报；逐步建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作的规范化管理。

第三条 办公室应加强对外联络，拓展公关业务，促进公司与社会各界的广泛合作和友好往

来，树立良好的企业形象。

第四条 本制度所指行政事务管理内容是办公室档案管理；印信管理；图书资料管理；办公

室设备管理、办公用品管理制度、办公室日常涉外公务及礼仪管理制度；办公环境卫生、办公纪律管理；保密规定等。

第二章办公室档案管理办法

第五条 档案管理范围：

1． 公司文件档案：包括公司资质、方针政策、决定、计划等与公司整体发展 相关的有长期保存价值的文件及资料；

2． 人事档案：劳动合同、员工档案、社保资料、考勤记录等；

3． 行政档案：办公物资、设备、一般易耗品的购买、使用记录等相关档案、例会记录等。

4． 项目档案：项目资料、项目会议记录等具有参考价值的文件资料。

5． 销售档案：合同、协议、对外宣传资料等。

第六条 公司的档案介质可以为纸质档案和电子档案，由公司办公室负责管理。

第七条 管理职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

第八条 资料的收集与整理

1.公司的归档资料实行“季度更新、归档”规则，“项目归档”根据项目进行进度情况分阶段归入项目档案。

2.在归档期，办公室分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。

3.原始资料应进行编号、登记，同时更新上次的归档目录，各主管部门经理应积极配合与支持。

4.凡应该及时归档的资料，办公室按其种类、密级负责及时归档。

第九条 档案的借阅

1． 总经理、总监、办公室主任借阅非密级档案可直接办理借阅手续。

2． 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由借阅本人填写《借阅档案申请表》，部门经理审批，办公室主任核批后方可借阅。

3． 公司档案密级分为机密与普通两个级别，机密级档案经总监级批准后方可借阅，但借阅时间不得超过2个工作日，普通档案由部门经理审批后至办公室办理借阅手续，借阅时间最长为一周。

4． 档案借阅者必须做到：爱护档案，保持整洁，严禁涂改；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

第十条 档案的销毁

1． 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2． 公司档案、项目档案、销售档案、员工人事档案为长期保存档案；非长期保存

档案保存期为两年。

3． 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交办公室主任审核经总经理批准后执行。

4． 经批准销毁的公司档案，办公室工作人员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5． 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或办公室主任指定专人监督销毁。

第三章办公室印信管理办法

第十一条 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本办法。第十二条 公司的印章由总监级人员保存、发放、回收印章，监督印章地保管和使用。第十三条 公司印鉴一律由总经理批准后方可用印，印章应在办公室内使用并由专管人员亲自用印，力求做到印迹清晰、规范。

第十四条 建立《用印登记簿》，对印章使用情况进行登记备查。对各类介绍信存根，要妥善保管。

第十五条 公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或特殊情况需要，必须经总经理批示后方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须汇报情况，未使用必须交回。第十六条 办公设备包括：办公用计算机、复印机、空调、办公家具、照相机等单位价值较高的实物资产。

第十七条 办公设备的采购

1． 办公设备的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购大中型设备器具、大

宗基建材料等，必须有两人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。经办人在业务

交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠；不得受贿，不得索取钱物。

2． 各部门根据实际需要申请购买办公设备，单位价值1000 元以上的需经总经

理批准，单位价值在 1000 元以下的由部门经理批准，办公室审核，原则上由办

公室安排购买，或经办公室同意由申购部门自行购买。

第十八条 办公设备的发放、领用与保管

1． 办公设备（如计算机等）由办公室统一安排发放，领用人签字领用，并负责

保证办公设备的外观整洁、功能完好。

2． 办公设备必须详细备案纪录，登记造册，由办公室统一保管；

第十九条 办公设备与用品的借用

1． 凡借用公司办公设备、器材，需填写设备借用单，并由部门经理签字认可。

2． 借用办公设备时限最长为1 周，超时未还的，办公室有责任督促归还。

第二十条 办公设备的归还

1． 短期借用的办公设备，如照相机、硬盘等，在使用完后应及时归还办公室，办公室应检查办公设备使用状态良好后办理归还手续。

2． 个人领用及长期借用的办公设备需在该员工离岗或调岗时归还办公室，由办

公室检查设备的使用状态良好后为其办理交接手续。

3． 领用或借用设备发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。

第二十一条 公共办公设备管理

1． 公共办公室设备是指公司空调、饮水机、微波炉、冰箱、沙发等由办公室负

责管理，办公室应保证设备的安全、完整、整洁、卫生。

2． 使用人在使用公司公共设备时注意合理、安全使用，并爱护公共设备。公司

空调的开关、温度设置等由办公室根据需要进行操作，员工不得随意调节。

3． 公司复印机、打印机、投影仪等由办公室管理，由网支组负责配合具体保养

与维护。

4． 公共办公设备如有故障或缺少相关配件，员工不得随意自行拆装修理，应由办公室及时联系安排维修或更新事宜。

第五章办公用品管理办法

第二十二条 公司办公用品是指单位价值在100 元以内的低值易耗品，包括办公文具、卫生用品等。

第二十三条 办公用品的采购

1． 办公用品的采购应本着节约、合理、适用的原则，由办公室根据库存情况、实际使用情况，统一进行采购。

2． 办公用品采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式：

1）定点：公司指定大型超市或指定的办公用品专营店进行办公用品采购。

2）定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。

3）特殊物品：批量价值较高的物品，应选择多方厂家的产品进行比较，择优

选用。

第二十四条 办公用品入库应按照分类原则，及时登记入库。

第二十五条 办公用品的领用

1.办公用品领用应由领用人填写《办公用品领用登记表》，办公室负责核对发放。

2.办公室有权根据办公用品领用情况，控制员工的办公用品领用总支出。

第二十六条 办公用品的月度统计

1． 办公室负责每月底对库存办公用品进行盘存，要求做到帐实相符。

2． 办公室根据统计结果和库存情况，对次月的办公用品消耗进行预估，进行必要的增补。

第二十七条 办公用品归还

1． 员工在离职时，应将部分可再用的办公用品进行归还，如考勤卡、文件架、文件夹、计算器等。

2． 员工领用的办公用品不需再用，又不影响再次使用的，可以归还至办公室，由办公室办理相关手续。

第六章图书资料管理办法

第二十八条 图书资料的分类

1． 公司图书资料根据用途划分为项目图书资料和一般性图书资料两大类。

2． 项目图书资料：指为配合公司业务项目开展需求所购进的相关图书资料。

3． 一般性图书资料：指为提高员工业务技能或为丰富员工文化生活所购进的相关图书资料。

第二十九条 图书资料的采购

1． 公司图书资料的采购分为公司统一采购和员工根据业务开展需求采购两种方式。

2． 员工根据业务开展需求需采购图书的，须填写《采购申请表》，并报办公室审核、部门经理审批后方可进行采购，采购人凭正规购书发票及时办理相关入库手续及财务报销手续。未按规定办理相关采购申请或无法提供有效发票作为采购凭证的，所发生的相关费用均由采购人个人承担。

第三十条 图书资料的保管

1． 公司图书资料统一由办公室保管。

2． 公司图书资料购进后应及时交由办公室办理入库手续。办公室在办理完入库

手续后应及时参照《公司图书资料编号规则》进行统一编号，并及时更新和公布《公司图书资料一览表》，以便员工按需进行借阅。

3． 办公室应定期归集公司现存图书资料，对图书资料的封面进行维护，确保图书资料的完好。并及时根据图书资料的完好程度配合公司业务发展需求确定补充方案。

第三十一条 图书资料的借阅

1． 员工可根据需求对公司图书资料进行借阅。

2． 公司图书资料借阅的最长期限为一个月。员工借阅完图书资料后，应在约定时限内及时归还公司，并确保所借阅图书资料完好无损。如在约定时限内不能及时归还的，应及时办理续借手续。所借阅的图书资料在归还时如发现缺损或遗失，应按价赔偿；

3． 员工借阅公司一般性图书资料时，在填写完整《公司图书资料借阅登记表》后至办公室进行借阅；如因工作需要需借阅项目资料的，还需报部门经理审批后方可进行借阅。

4． 公司项目图书资料属于公司重要资料，如有遗失或毁损，借阅人除照价赔偿外，公司将视其情节轻重，给予相应的行政处罚。

第七章办公环境、办公纪律管理办法

第三十二条 办公环境管理

1． 每个员工都有责任维护办公环境，下班前将所有文件存档，保证桌面整洁，保管好保密性文件，及时处理废纸。办公室内禁止吸烟。员工应爱护公共设施、注意公共卫生。

第三十三条 办公室安全

1． 不得将易燃、易爆品带入办公室；不得乱动人工警报器及其它灭火器材；员工需注意用电用水安全。

第三十四条 办公秩序

1． 遵守劳动纪律，不得迟到、早退、旷工；

2． 每天最后离开公司的人员应在离开办公室时将门窗锁好并切断电源；

3． 不要将私人访客带入办公室；

4． 离开办公室前，将贵重物品、文件档案柜和抽屉锁好；

5． 不得在办公室内打闹、嬉戏、大声喧哗。

第三十五条 电话管理

1． 公司的电话主要作为方便与外界沟通、开展业务之用，员工不得使用公司电话服务于私人用途。

2． 员工接听电话应使用普通话及礼貌规范用语，接听电话统一首语：您好！员工接听电话应对重要电话做好记录，记录对方名称、联系人、联系电话及事由，并迅速传达相关人员。

3． 与客户或公司领导及同事联络时，先问候对方，并自报某部门某人，简明扼要的告之本次谈话目的和要点，结束时礼貌道别，等对方放下电话后，自己再放电话。

第八章 员工礼仪

第三十六条 仪表

1． 员工头发要保持整洁、自然，指甲不能太长，并保持指甲清洁，应注意修剪。

2． 员工应保持身体清洁，特别是在夏季需经常洗澡；不要让身体发出异味而影响他人工作和学习。

3． 员工着装须大方得体，与工作的环境相适应，男性职员不得穿奇装异服，衬衣的领子不得有污秽。女性职员不穿过于暴露和性感的服装。如遇正式场合或商务拜会须着职业装。

4． 员工夏季着装严禁穿背心、穿拖鞋。

第三十七条工作中应注意的礼仪

1． 上级交办的事，立即去做，不得拖延，办理结果需及时反馈；并且在工作流程中主动向上级汇报进展情况。

2.经办机密事项时，不漏口风与他人。不得与公司内外无关之人谈论本公司机密

3.承办其它部门主管交办的事情前，必须先报告自己的部门主管；承办公司领导交办的事情，办理的同时通告自己的部门主管

4.同事间未经同意不得翻看对方的文件、资料等；遇紧急情况，经上级主管同意可以查找。

5.关心并积极参与公司的集体活动，不得无故缺席。

第三十八条公务接待礼仪

1． 公务接待反映的不仅是接待个人的综合素质，也会反映公司整体风貌，所以公务接待应遵循热情、尊重、平等、适度的原则进行。

2． 接待客户需注意着装、仪容、举止、常用礼节等。

3． 对于临时来访的人员，需做到文明、礼貌待客，主动、友善地和来访者打招呼、问候；耐心应答，不厌其烦；在来访者离开时，主动与其道别。

第九章会议管理规定

第三十九条 公司、各部门根据本企业经营管理的需要确定相应的会议，会议定期、定时、定人召开。

第四十条公司总经理例会，根据总经理会议需求安排，会议由办公室负责记录，会后及

时整理形成会议纪要（会议纪要应编号、及时、规范），分发至相关部门。第四十一条 开发部门项目例会，每周五由部门经理组织，对本周开发任务进行总

结汇报，对下周工作任务进行安排。

第四十二条 与会者必须对会议内容贯彻执行，做到有布置、有落实、有检查。第四十三条 会议不得无故缺席、迟到。

第十章保密制度

第四十四条 员工有责任严格遵守公司保密条例。

第四十五条 全体员工都应保护公司机密信息、文件及软件，并有义务不向任何第三方或未

经授权的个人传递、透露、转交、使用、出售、转售、租借或以任何形式使用

相关保密资料，并确保所有能够接触到属于公司财产的机密信息、文件和软件的相关人员同样遵守此条例。

第四十六条 机密信息包括：书面或口头信息、资料、手册、方法、设想、合同与协议文本

等不为公众所知的信息；文件包括：备忘录、笔记、信函、计划、磁带等；软

件指机器内的任何程序包括：可读密码、数据、操作指令等。

第四十七条 发现其他员工有泄密行为或非本公司人员有窃取机密行为和动机时，应及时制

止并向行政上级汇报。

第四十八条 其他保密内容参照劳动合同附件《保密竞业限制协议》

第十一章附责

本制度自总经理签发之日起执行。

办公室事务管理制度 第2篇

第一条适用范围

本办法适用于办公室、会议室等办公场所。

第二条管理权责

办公室的管理由管理部负责。

第三条管理内容

一．环境卫生管理

1．公司员工应保持办公室及自己办公桌椅的卫生和整齐；

2．公司员工必须保持文件柜的整洁，柜内档案资料必须摆放整齐；

3．公司员工应服从管理部安排，对办公区域及公用部位定期进行清洁及整理；

4．卫生间使用后应即时冲洗，保持清洁无异味；

5．禁止员工以任何方式将宠物带入公司；

7．公司办公区、员工休息区、茶水区、会议室、走道及卫生间内严禁吸烟；

8．员工办公桌面除电脑、电话、台历、文件夹、茶杯、小型装饰物外，不得摆放其他与工作无关的物品；

二．传真复印管理

1．传真机及复印机由管理部专人管理；

2．复印后不良之纸张应善加利用，涉及机密资料的须用碎纸机粉碎；

3．为保证复印机的性能、寿命，应注意彩色和黑白的设置及纸张的合理使用；

4．复印机、传真机发生卡纸或无法复印、传真的现象，不得自行处理，应及时通知管理部门处理。

三．电话管理

1．电话使用时应长话短说、避免长时间占线、严禁打与工作无关的电话；

2．因工作需要拨打长途或国际电话的，应经部门经理或管理部许可后方可拨打；

3．办公室员工应熟记各分机号、电话使用人不在时、其他职员应代为转接，并作记录，及时传达；

4．午间休息时，应留专人负责接听电话；

5．接听电话，应使用礼貌用语，以维护公司形象。

四．公司办公用品及办公设备的管理

1．申购及领用管理

(1)个人使用类文具用品，由各部门员工领用，管理部以个人为对象进行登记管理；

(2)消耗品如复印纸、墨盒等由管理部统一管理；

(3)个人使用类文具每月分部门在限定的时间进行申领，其余时间原则上不予申领；

(4)管理部每月须及时统计办公用品使用量及使用金额交财务部列入费用管理；

(5)公司员工应妥善保管各自零用的办公用品，严禁员工将公司办公用品私用；

(6)员工或部门因工作需要，购买特殊办公用品，均需提前填写《资产请购单》，由部门经理及总经理审核后交管理部购买；

(7)公司所使用之办公用品由管理部提出请购。必需品或消耗品文具耗用量大者，须酌量库存。特殊文具管理部门无法采购者，得会同使用部门共同采购。

(8)新进人员到职时须到管理部办理办公用品领用手续，并列入领用管理。

(9)所有离职人员离职时应将剩余办公用品全数交回管理部并办理移交。未办理移交或有遗失的按原价赔偿。

五．邮件及快递管理

1.公司员工因工作需要使用邮件及快递业务的，须写明地址、联系方式及快递形式，交管理部总务人员办理；

2.员工应合理使用邮件或快递业务，与公司业务无关的费用自理；

3.管理部将按月对信件的发送进行核查，发现私人信件以公司名义发送的，可邮寄而选择快递的、可隔天发送而紧急发送等不合理行为，一经查实，公司有权给予相应的处罚。

六．食品卫生及设备管理

1.员工的日常饮用水由公司指定的饮用水公司提供；

2.员工必须在公司制定区域内用餐或食用零食、点心，（指定区域为茶水室）；

3.公司禁止在办公岗位上食用零食或点心，食用完毕或食用一半的食物应妥善保管；

4.因食用自带食物而引起的身体不适，公司概不负责；

5.员工在上班前或上班时不得食用有气味的食品，如大蒜，罗卜，韭菜等；

6.员工可使用公司的提供的冰箱及微波炉，并注意清洁卫生，公司有权根据冰箱内各类食品的存放时间，空间及食品质量情况作出处理；

7.公司提供饮水机及咖啡机供员工使用；

8.饮水机前的废水桶只可倾倒废水，严禁将茶叶，茶包及其他固体杂质倾倒在内；

9.公司的纸杯只提供客户使用，个人使用费用自理；

10.微波炉不允许加热有异味的食品，使用时注意加热容器是否可用于微波炉。

七．办公室钥匙管理

1.公司办公室钥匙分为门禁卡，办公室钥匙，办公桌钥匙，共用文件柜钥匙四种类型；

2.部门经理均配备办公室钥匙一把，员工如需加班等情况可向部门经理申请借用；

3.员工应妥善保管配发的钥匙，不得随意复制或转借他人，如有遗失应及时报告总务。

八．办公场所的安全管理

1.公司的门厅、通道处严禁堆放杂物，保持门厅整洁及通道畅通，管理部有权对乱推乱放的物品予以处理；

2.节假日前，公司将安排值班人员，并公布紧急联络人和联络方式；

3.节假日需要加班的人员，须按规定提前申请，以方便公司安排；

4．员工下班应保管好自己的贵重物品，重要文件应锁入抽屉或档案柜，办公椅一律推入办公桌下，要关好电脑，最后离开公司的员工必须检查照明、空调、办公设备等用电设备是否关闭，并在最后离开时检查各房门是否已锁闭，发生意外

将追究最后离开者的责任；

5．员工办公桌面除电脑、电话、台历、文件夹、茶杯、小型装饰物外，不得摆放其他与工作无关的物品；

6．员工不可随意搬动、改变、更换办公台、办公椅、文件柜等办公设备的摆放位置；

九．灾害天气的安全措施：

1.职员在上班时间之前接到当地媒体发布的黑色暴雨信号、红色台风信号或黑色台风信号导致无法正常上班的，请及时与公司部门经理或管理部联系获得批准。

2．职员在工作时间内接到黑色暴雨信号、红色台风信号或黑色台风信号时，应停留室内或安全场所避险。正在从事外勤工作的职员，应立即前往安全地带。

3．保管公司财产的职员，在接到预警信号时后应立即采取有效措施保护公司财产的安全；但当人身安全面临危险时，应首先确保人身安全。

十.前台管理

1．电话使用

(1)应保持前台在工作期间始终有人接听电话及接待客户；

（2）午休或总务不在时应安排专人值班,接听电话；

(3)电话应在响铃三声以内接起,并注意礼貌用语；

(4)如不能确定是否业务需要,原则上不要轻易泄露员工的手机号码。

2.来客接待

(1)客户来访,应主动迎接,礼貌接待；

(2)陌生人来访应问清事由,安排其在办公室区域外等候,不得直接进入办公室；

(3)没有预约的来访者拜访,应先征询被访者的意见,然后才可安排接见。

3.注意事项

(1)禁止在前台及走廊处大声喧哗；

(2)禁止上班时间在前台聊天。

十一.会议室管理

1.使用会议室应提前向管理部预约,并告知使用时间及内容,以便管理部合理安排；

2.会议室使用完毕应将会议椅摆放整齐,桌面整理干净；

3.不得随意在会议室摆放其它材料,设备,或物品；

4.会议室不使用时,应保持灯具及空调的关闭状态。

十二.计算机设备管理

1．购置和维护、维修

(1)公司指定网络管理员负责统一负责公司计算机系统及设备的维护、维修及管理；

(2)公司软、硬件及相关服务的供应商由公司指定网络管理员或专人进行挑选（包括设备的采购）。公司及各部门软、硬件及相关通讯线路的安装和连接有公司网络管理员负责安装，任何员工不得自行安装,除非得到网络管理员的许可；

(3)软、硬设备的原始资料（软盘、光盘、说明书及保修卡、许可证协体议等）由网络管理员保管并做好登记。使用者必须的操作手册由使用者长借、保管；

(4)公司及各部门计算机的维护、维修由公司网络管理员负责，个人未得许可

不得私自拆装；

(5)公司的计算机及服务器设备的配置情况应由网络管理员负责管理登记,因工作需要而需增加或内部的配置及设备应向管理部提出申请。

2．使用规范

(1)员工应保持计算机设备及其所在环境的清洁，下班时，务必关机切断电源；

(2)使用者的业务数据，应严格按照要求妥善存储在网络上相应的位置上；

(3)未经许可，使用者不可增删硬盘上的应用软件和系统软件；

(4)严禁在公司计算机上安装公司禁止的软件和玩游戏；

(5)严禁上班时间上网聊天及访问与工作无关的网站；

(6)在公司使用 MSN、SKYPE 等聊天工具必须事先征得公司的同意，并将登陆名提交网关管，使用时必须显示本名使用；

(7)严禁上班时间收发私人邮件；

(8)不得利用公司的电脑及网络设备进行与工作无关的操作；

(9)使用者必须妥善保管好自己的用户名和密码，严防被窃取而导致泄密。开机密码须报备网管。公司电脑及其配备的附件应合理使用，妥善保管，不得私自更换、丢弃，拆装。

办公室日常事务管理系统方案设计 第3篇

特检院, 全称为特种设备监督检验院。四川省特种设备检验研究院成立于1982 年, 是我国的公益性事业单位, 并且是一所被我国质检总局所核准的特种设备甲类综合性检验检测机构。其主要职责是压力容器 (含气瓶) 、压力管道、起重机械、电梯、客运索道、全省锅炉、场 (厂) 内专用机动车辆八大类特种设备和危险化学品包装物的检验检测、大型游乐设施、检测技术研究开发、事故调查处理、安全评定、技术交流等, 是全省特种设备安全监督的技术支撑部, 并且也为特种设备安全监督提供技术保障。然而, 随着我国社会、经济的不断发展, 及我国改革开放的不断深入, 特种设备的数量在不断的增多, 当然特种设备监督检察院肩上的任务也越来越大。随着计算机技术和信息技术的不断发展, 对低效落后的办公室手段提出了很大的挑战, 怎样应用构建化办公室日常事务的手段来提高管理水平以及工作效率, 来适应社会发展的需求, 是一项摆在当前的迫切的任务。

2010年四川省特种设备检验院进行了一系列的整合管理。就当前与过去比较, 我们特检院必须要转变观念, 抓住一切机遇, 充分应用现代化的管理方式和工具, 并且还要依据科学的管理方式来确保我省特检院的安全运行, 还要全身心投入工作中, 使工作流程标准化、数据流通网络化, 管理决策科学化, 来响应新形势的号召。

1.2设计办公室日常事务管理系统的意义

特检院的信息化建设是现代化信息时代发展的必然趋向。目前四川省特检院内设机构数量也日益增加, 综合部门11 个:其中包括财务管理部、办公室、基建办、人力资源管理部、质量监督管理部、业务发展部、保障部、业务服务部、督察室 ( 特种设备安全监察支队) 、科研技术管理部、信息宣传中心; 检验业务部门10 个:承压设备检验一部、承压设备检验二部、承压设备检验三部、承压设备检验四部、承压设备检验五部、机电设备检验一部、机电设备检验二部、机电设备检验三部、机电设备检验四部、机电设备检验五部。这些部门之间相互联系, 有些信息会交互使用, 而且大部分信息都是人工管理, 另外许多信息、经验、材料不能及时的存进文档, 还会出现漏档的情况, 导致许多工作无法运作。所以设计办公室日常事务管理系统的意义就在于此。

2.1 系统需求分析

随着特检院事业的发展, 职工人员不断增加, 我们经常使用的文件信息都是通过人工记录管理的, 导致文件记录不能满足我们现代化办公室的工作要求, 查询也很不方便, 查询信息也不精准, 因此为了使特检院的工作人员可以方便快捷的查询到工作所需的各种文件信息, 创建一项办公室日常事务管理系统是程序工作员必不可少的任务。这个系统的主要任务就是管理办公室日常事务的文件信息内容, 并且可以方便输入与查询信息。

2.2业务流程分析

在办公室日常事务管理系统中, 主要有三个用户, 分别是领导干部、普通职员以及系统管理员。这三个用户中系统管理员是唯一的, 他主要负责一切职员的工作信息。其他人员通过登录所使用的权限来操作。

2.3 系统功能分析

办公室日常事务管理系统有以下几个功能:

1、 日常事务管理:根据不同对象, 所设置的权限也不同。可以查询登记人, 以及事务和其时间;

2、 考勤管理:对职工每天的出勤情况进行查询登记;

3、 会议记录:会议的时间以及内容都有详细的记载, 可以查询相应的时间、地点、参会人;

4、 文件管理:主要文件信息都在系统中存储, 能够查询不同文件的名称、编号、记录员、登记员等信息;

5、对于一般职员, 只能对出勤, 文件, 电话号码进行查询;

6、对于管理员, 其管理范围比较广, 他的工作就是管理信息的输入, 并且可以查询一切信息。

2.4 系统性能分析

(1) 数据正确性

必须能够保障所有用户和系统中的信息相同, 并且所有信息不能有误, 只有这样才能确保此系统的安全性。

(2) 系统安全性

系统安全性包括三个方面的内容:物理安全、逻辑安全和安全管理。物理安全是指系统设备及相关设施受到物理保护, 使之免遭破坏或者丢失;安全管理包括各种安全管理的政策和机制;而逻辑安全则是指系统信息资源的安全, 它又包括以下三个方面:保密性、可用性及完整性。三个安全性能相辅相成, 不可分离。

在这个系统运行及停止运行的时期内, 所有用户的个人信息都能保证不会泄漏。并且登录系统前都会对用户的信息进行辨认, 只有通过验证才可以登录系统, 所有用户都不可越权。

2.5 系统的开发环境

办公室日常事务管理系统的开发环境为Windows XP, 所使用的数据库选择的微软My SQL, My SQL属于一个关系型数据库管理系统, My SQL是一种关联数据库管理系统, 关联数据库将数据保存在不同的表中, 而不是将所有数据放在一个大仓库内, 这样就增加了速度并提高了灵活性。My SQL是当下最流行的关系型数据库管理系统, 尤其是在WEB应用方面, My SQL是性能最好的应用软件之一。My SQL所使用的SQL语言是用于访问数据库的最常用标准化语言。其优点是体积小、速度快、总体拥有成本低, 尤其是开放源码这一特点, 一般中小型网站的开发都选择My SQL作为网站数据库。发布时通过应用My Eclipse工具。在管理系统方面所应用的是HTML语言来对静态页面进行精细加工。另外将JSP作为服务器端脚本环境, 脚步语言是根据Javascript编辑的, Java Script是一种弱类型、动态类型、基于原型的语言, 一种直译式脚本语言。它的解释器被称为Java Script引擎, 为浏览器的一部分, 广泛用于客户端的脚本语言, 最早是在HTML网页上使用, 用来给HTML网页增加动态功能。用户通过点击Java Script的网页, 浏览器就会对其进行处理操作。

3.1 逻辑模型设计

办公室日常事务管理系统是由六个实体, 两个联系以及若干个属性所构成。关系模型为以下内容:

1、文件 (文件编号, 文件名称, 文件种类, 存放位置, 登记员)

以上是文件实体对应的关系模式。其中文件编码为候选码。

2、职员 (职员号, 姓名, 年龄, 性别, 联系电话, 职位, 工作部门)

以上是职员实体对应的关系模式。其中职员号为候选码。

3、考勤 (职员号, 管理号, 迟到, 早退, 日期)

以上是考勤实体对应的关系模式。其中职员号, 管理号为候选码。

4、管理员 (管理员, 登录密码, 联系电话)

以上是管理员实体对应的关系模式。其中管理员为候选码。

5、事务管理 (编号, 事件, 日期, 记录员)

以上是事务管理实体对应的关系模式。其中编号为候选码。

6、会议 (会议编码, 参会人, 会议名称, 会议内容, 会议事件, 会议地点记录员)

以上是会议实体对应的关系模式。其中会议编码为候选码。

1、管理 (管理号, 编号, 职员号, 会议编号, 文件编号)

以上为管理对应的关系模式。其中管理号为候选码。

2、查询 (职员号, 会议编号)

以上是查询对应的关系模式。其中职员号为候选码。

综上所述, 数据库中还有八个表, 分别为文件、职员、考勤、管理员、事务管理、会议、管理、查询等。

3.2数据库结构的设计

数据库, 顾名思义, 是存放数据的仓库, 人们收集并抽取出一个应用所需要的大量数据后, 应将其保存起来, 以供进一步加工处理, 进一步抽取有用信息。在科学科技飞速发展的今天, 人们的视野越来越广, 数据量急剧增加。通过设计办公室日常事务管理系统, 我们借助计算机和数据库技术科学地保存和管理大量的复杂的数据, 以便方便而充分地利用这些宝贵的信息资源。

严格地讲, 数据库是长期储存在计算机内、有组织的、可共享的大量数据的集合。数据库中的数据按一定的数据模型组织、描述和储存, 具有较小的冗余度、较高的数据独立性和易扩展性, 并可为各种用户共享。办公室日常事务管理系统运用的是My SQL数据库。在网站建设方面数据库占很大的比重, 和普通网站比较, 运用数据库的网页被我们叫做动态页面, 页面上的内容是动态的, 它不是一成不变的。它可以通过数据库的数据进行相应调整, 来使我们的页面网站更加新颖, 更新更加快捷, 维护更加方便。

3.3 系统测试

系统测试是针对整个产品系统进行的测试, 它将已经确认的外设、计算机硬件、网络等因素结合在一起, 来对信息系统的进行各种确认测试, 测试的目的是验证系统能不能满足了需求规格的定义, 并且找出与需求规格不符或与之矛盾的地方, 从而提出更加完善的方案。系统测试通常是在整个周期的末尾才进行, 因此系统测试是时间通常分配过少。我们不可忽略系统测试这一环节, 并且要将系统测试设计的尽量高效, 及时发现错误, 及时纠正错误。让用户更好的操作此系统。

摘要：办公室日常事务管理系统主要应用了My SQL、JSP、等计算机专业的内容。在设计方案中, 首先应该根据HTML语言将静态页面精细加工。其次利用My Eclipse软件来解决增加企业的可控性、日常管理规范化等基本问题。本文主要阐述了四川省特检院办公室日常管理系统方案, 结合特检院目前绩效管理的现状, 提出并构建今后办公室日常事务管理系统方案, 期望为日常事务管理系统其他同类单位提供参考价值。

关键词：特检院,办公室,管理系统

参考文献

[1]张莉.《SQL SEVER数据库原理及应用[J]2009 (03)

[2]卫红春.信息系统分析与设计[M]北京清华大学出版社2009

办公室事务管理制度 第4篇

【关键词】国有企业；办公室；行政事务；管理；研究

对于国有企业而言，办公室行政事务管理工作的综合性非常的强，起到了承上启下作用。由于办公室行政事务管理工作内容繁琐、复杂，管理难度非常的大，因此在具体管理工作中，国有企业应立足实际，制定符合本企业特点的有效管理方法，只有这样才确保办公室行政管理部门落实工作。

一、国有企业办公室行政事务管理工作概述

1.主要职能

国有企业办公室行政事务管理部门，综合性强，具体工作涉及面非常的广泛，集中表现为服务与管理两种职能，与国企内部每一个员工的利益息息相关。在办公室行政事务管理工作中，要进行档案文件的管理、督察督办以及公务接待、制定规章制度、印鉴及车辆管理、后勤管理等。上述工作内容均是针对国企运营过程而提供的服务和管理事项，工作质量与效率会直接影响国企的正常运转。从这一层面来讲，国有企业应当深刻地意识到办公室行政事务管理的重要性，结合企业实际情况，不断规范和完善管理机制，明确管理目标和工作细节，采取针对性的措施解决日常琐碎事务。

2.办公室行政事务管理意义和价值

作为综合性的管理部门，办公室行政事务管理工作中，因为工作性质繁杂而琐碎，对应部门较多，因此在国有企业内部各部门间起到了协调、衔接以及桥梁和纽带的作用。具体而言，国有企业办公室行政事务管理的意义体现在如下方面：第一，联系与协调。国有企业的办公室行政事务管理工作人员，负责企业内外的上传下达，负责部门之间的沟通协调；既要将上情下达到部门、员工，又有将下情上报至领导、决策层。由此可见，办公室行政事务管理工作，就是在国有企业内部发挥联系内外、综合权衡以及上传下达、服务协调的作用。对于办公室行政事务管理部门而言，其兼具着指挥、决策以及执行和协调等功能，而且处在基层与决策层之间，负责上报相关情况于决策层，并且严格按照领导层的意图，进行文件起草、协助方案的制定，并最终将规章下发到基层执行。第二，助手与参谋。其协助决策层有效处理日常行政事务，并且参与相关事务决策、控制以及执行和反馈活动。实践中，其负责组织调研，为国有企业的快速发展提供决策性的参考。同时，还可以为企业各项重大决策的做出，提出合理的建议；在办公室行政事务管理过程中，应当充分利用好信息技术手段，全面收集和把握好国有企业的重要信息，并且应具备预见性能力，可将问题以及隐患等，消灭在萌芽状态。

二、当前国有企业办公室行政事务管理中的常见问题

1.思想观念仍显落后

据调查发现，目前国内仍有很多的国有企业办公室行政管理工作思想观念比较落后、陈旧，严重影响了企业的发展。在当前经济快速发展的时代背景下，各领域、各行业都要保持与时俱进、紧跟时代发展的步伐。尤其是在当前的形势下，国有企业办公室行政事务管理工作人员的思想观念，也应当转变、有所创新，这样才能满足和适应企业的发展要求。然而，实践中却并非如此，很多国有企业办公室行政管理水平有待提高，这主要是思想观念落后所致。很多国有企业内部行政事务管理人员，并未真正地认识到个人的工作重要性以及岗位职责要求，“只做好分内事”成为一种常见的现象，一味地应付工作，而不是积极主动地去创新和改进工作思路，“让做才做”、缺乏热情。不具备围绕中心、服务大局的能力。

2.现行制度仍需完善

国有企业行政事务管理工作制度，应确保规范化。这对行政事务管理工作质量和效率，具有非常大的影响。从实践来看，当前国内部分国有企业办公室行政事务管理目标并不非常的明确，而且职责也不够清晰，工作人员缺乏积极主动性；虽然加大了人、财、物等方面的投入力度，但是工作仍处于效率低、质量差的状态，传统的态势没有从根本上得以改变，严重影响了企业持续发展。

3.加强国有企业办公室行政事务管理的有效策略

基于以上对当前的情况分析，笔者认为，要想做好国有企业办公室行政事务管理工作，應从以下几个环节入手。

三、认清当前的形势，解放思想

针对当前国企工作人员的思想观念仍显落后问题，我们应当解放思想、与时俱进，增强他们的紧迫感。对于国有企业办公室行政管理人员而言，应对认清形势，增强个人的紧迫感、责任感以及使命感，并且提高其工作积极主动性和自觉性。同时，还要转变思想观念、解放思想，要敢于创新、勇于实践。在日常工作中，既要循规蹈矩，又要适时敢于打破常规；面对新情况、新问题，勇于思考和探索，将工作抓实、做出成效。在工作实践中，能够分清工作的轻重缓急，提高办事质量和效率。为此，对国有企业的办公室行政事务工作人员提出了以下要求，即素质要高、作风要正以及原则要强和服务要优。

1.素质高

针对部分国企办公室工作人员的思想观念过于保守和陈旧等现象，我们应对不断提高他们的素质，做好“四个坚持”。第一，坚持针对性学习。结合实际情况，从管用和能用的视角精选学习材料，对重要的、关键的知识点，应对学深、学透、掌握牢。第二，坚持广泛性学习。实践中，应对多涉猎一些知识，不断拓宽工作人员的视野。虽然不强他们样样精，但时也要尽量做到样样通。第三，坚持创新性学习。在学习过程中，应对不断丰富内容、创新思路和途径。第四，坚持经常性学习。将工作人员培养成张口就能讲、遇事就能办以及提笔就能能写和无事也要思的高素质人才。

2.作风正

国有企业办公室管理人员应当勇挑重担，勇于面对办公室行政事务管理的繁杂。同时，还要勤于思考，避免出现人云亦云的现象。办文如此，组织开会、日常事务处理，也应当如此。最重要的是要乐于奉献，要有责任心、使命感，能够认真负责，作风要正。

3.原则强

对于办公室管理人员而言，既要有大局意识，又要胸怀全局，重视协调工作的落实。无论是做人还是办事，均应当讲原则，确保工作的透明、公开和规范；处理行政事务时坚持对事不对人的原则，在坚持原则的基础上争取大家满意。

4.服务优

办公室工作是为领导提供服务的，实践中应对模拟领导来思考问题。为此，应积极主动地开展各项管理工作，全面了解和掌握现实情况，提高工作的全局性、系统性和预见性。同时，还要不断提高办事质量和效率，有时间观念。提高办公室服务的积极主动性，全面了解工作情况，实时跟踪、督导落实，努力做到对上沟通协调、谋取动力；对下沟通协调，化解阻力；横向沟通协调、求得合力。

四、健全和完善办公室行政事务管理制度

针对当前国企办公室行政事务管理制度滞后问题，笔者认为应对进一步健全和完善现行制度，使管理制度更加的规范化。有规矩才成方圆，加强制度建设是非常有必要的。国有企业应对制定规范的、科学的、高效的以及可以准确反映新形势下行政管理特点的制度，并且要保证制度的权威性，可充分发挥其约束作用，这有利于国有企业办公室行政事务管理工作的规范化、高效化。同时，还要建立和完善激励机制，使劳有所得，这样可以激发办公室工作人员的积极性和工作热情，对于提高他们的工作质量和效率，也起到了有效的促进作用。从这一层面来讲，建议国有企业立足实际，制定健全、完善和高效的激励机制，并在此基础上制定弹性人事机制，采用灵活的薪酬管理方法，让员工准确找到自我价值实现的平台。行政事务管理过程中，管理人员应多角度全方位的思考，坚持人本原则，施行人性化管理，解决员工生活、工作中遇到的问题。

五、结束语

总而言之，办公室行政事务管理工作作为国有企业内部管理的主要内容，是国企生产经营的重要保障。随着市场经济体制改革的不断深化，国企竞争日渐激烈，其经营、发展过程中面临着很多不确定因素。我们应当解放思想，创新管理制度，促进企业快速发展。

参考文献：

[1]张晓丹.企业办公室行政事务管理工作的相关研究[J]經营管理者，2016（03）.

[2]赵春梅.浅谈做好企业办公室行政事务管理[J].企业导报，2014（04）.

政府办公室事务管理规定 第5篇

为进一步规范和改进镇机关事务管理，建设节约型机关，坚持有利公务、简化手续、明确责任、对口对等、务实节俭，杜绝浪费的原则，现制定双田镇机关干部事务管理规定如下：

一、食堂饭餐管理

除计生、民政办来客外，其他办公室(党政办、人大办、规划办、农办、林办、新村办、水利、交通、文教卫生、司法所、综治办、经管站、农医办、劳动保障所等)均由镇党政办统一安排，由各分管领导向办公室打招呼，原则上遵循从工作需要、从紧安排、从严控制陪餐人数。

标准l：村级来客，不安排陪同人员，不上酒水，基本上按15元/人标准进行安排（或标准7、8人工作餐不得超过100元，5、6人不得超过80元，4人及以下按15元/人标准进行安排）；

标准2：外单位来客，除镇主要领导陪同外，其他陪同人员不得多于来客人员（原则上不得超过3人陪同），可适当上酒水，原则上按20元/人（根据来客人数定，不包含陪同人员）标准进行安排，酒水由办公室安排； 标准3：上级单位半年、年终等各种检查、考核标准另行定

标准

4、各办、站、所组织召开村级会议饭餐的安排，应由主持会议的领导提前报请主要领导同意，报镇党政办酌情安排，原则上平时各种会议标准，每桌8人标准餐不得超过100元（不得安排酒水），老干部每月例会、会计每月例会由办公室根据所到人数进行安排每桌8人标准餐不得超过100元（包含酒水）。

标准

5、在镇食堂以外用餐必须报请镇主要领导同意，方可由镇党政办公室统一结算。

二、烟洒管理

外单位来人来客接待，原则上一律不准发整包烟(除主要领导交待外，因各种考核检查等确需发整包烟的，要报请镇主要领导同意)。各办来客，党政办不提供香烟。

平时烟酒管理由办公室主任及协助办公室主任开展事务工作的工作人员做好烟酒进出库单，并写清出库事由，做好全面登记。

三、政府采购

政府采购物品，首先要列好采购计划，呈报镇主要领导申报同意后，再由党政办工作人员统一采购，自行做主自己负责经费。党政办人员日常采购物品，经办人要写清事由，到党政办盖办公室公章，然后到乐平指定点采购并签字，同时办公室要做好登记。除此之外，凡经党政班子联席会集体研究的有关事宜，可以简化办事程序，直接由党政办经办人员会同镇出纳会计共同办理。

四、公共财务的管理与维修

l、各办现有的微机，各办应认真管理，上班期间不能玩电脑游戏、上网聊天，下班应主动关门关电脑，雷雨期间拔掉电源，否则损坏由各办、站、所负责维修。

2、复印机维护，各办复印材料，需经党政办复核，办公室主任把关，方可复印，不得欺骗办公室签字人员，一经发现，事后党政办将不予提供方便。

3、照明灯管理，要做到人走灯灭，公共财物的维修，党政办要及时向镇主要领导汇报。

五、广告宣传牌制作

首先要列好计划，经办人员呈报镇主要领导申核同意后，再由党政办盖章到定点单位制作，党政办人员和经办人员共同签字后生效。

本规定从2011年2月日起实施。

办公室事务管理特征（本站推荐） 第6篇

2、办公室的职能：政务（或业务）服务和事务管理

3、办公室事务：就是指办公室的工作事务和操作实务。办公室工作人员以文员和文秘人员为主，所以办公室事务通常又被称为文秘工作或文秘人员工作。

4、办公室环境布置的目的：

一、创造舒适而又工作效率高的环境。

二、塑造组织形象。

三、建立挡驾制度。

四、有利于保密工作。

5、办公室和接待室的管理：

一、要建立器具和备用品的台账，简明记载购入时间、修理经过。

二、器具和用品脏了、坏了时，应立即找有关部门安排更换或修理。

三、注意保持室内的清洁，经常打扫。

四、注意预防火灾，要了解灭火器和紧急电话的使用方法，以及灾害发生似的避难途径，对遇有紧急情况需要拿走的文件也要放好。

五、对橱柜、房门等的钥匙，要认真管理，防止丢失，注意保密。

6、请示方法与报告方法：请示是文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示，或无权处理时，向上司请求批准。上司必须做出答复或批复。报告，则是文员向上司反映情况，提出建议，或应上司要求做出汇报。上司不一定答复或批示。这是两种不同的概念和方法。请示与报告一定要分开使用，两者的作用，两者的作用、意义不同。请示必须事先。报告则可以在事先、事中、事后。该请示的作了汇报，上司可能听过、看过后不作批复，会误事；该报告的作了请示，可能造成上司误批，也是文员的失职。请示具有以下的内容和形式：

1、请示内容：必须是自己难以处理或无权处理的事，请求上司给予指示或授权办理。

2、请示形式：可以是口头形式，也可以是书面形式。请示必须要注意：A、请示要对口。B、请示要单一。报告要简明：要求主旨明确，内容简要，条理清楚，以节省上司的时间、负担。冗长和空洞是文员写报告的大忌。报告具有以下的内容和方式。

1、报告内容：一是定期报告工作情况和进程，让上司及时了解下情，随时作出指导；二十工作中发生的重大问题，让上司及时作出处理；三是合理化建议，供上司改进工作是参考；四是应上司的要求汇报情况。文员主动汇报情况，要区分轻重缓急，适时、适地、适度地进行，以免干扰上司的工作。

2、报告方式：口头和书面形式。重要

情况、重大事项采用书面形式，必要时可以附上文员自己对情况的看法和意见，提出处理问题的建议和方案，供上司选择、参考。

7、变通方法和挡驾方法：

一、变通方法，通常情况下，文员必须遵章办事，但在特殊情况下，文员可采用变通方法，灵活从事。重大、紧急的事，可越级请示，甚至先处理再报告。来信来访者有特殊困难，文员可以在政策允许的范围内给予特殊的照顾和临时安置。对新情况、新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示，文员可参照有关政策，做出合乎情理的处理。

二、挡驾方法，对于上司不必要接见的来访者、邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。挡驾的目的是保护上司，使之有时间、精力、有效地进行工作，但要注意方式方法，以不损害人际关系和公务活动为原则。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌的、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。A、电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。B、来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见上司，或先做请示。C、会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉的谢绝。

8、内宾接待的一般程序与内容：A、接受任务B、了解来宾C、制定计划D、预定食宿E、迎接来宾F、商议日程G、安排会谈H、陪同参观I、送别客人J、接待小结。A、文员从上司处接受接待任务。B、文员了解来宾的人数、身份、性别、来意、要求、日期、交通工具的班次与具体时间、内容和日程的初步要求、何时返回、返程交通工具等等。C、文员按来客和上司的要求制定计划，包括接待规格、内容、日程、经费、人员、任务分配等等，经上司批准后逐项准备办理。D、文员按计划在招待所或宾馆预定膳食、客房或床位、准备车辆等。E、文员在预定日期、时间随车到机场、车站、码头去迎接客人。F、文员将客人接至招待所或宾馆后，即与对方人员或相应人员商定日程安排。G、文员将商定日程汇报上司，接着安排双方会见或会谈事宜，并应准备好会谈需用的资料。H、如安排参观访问，文员应陪同、介绍，并负责交通、餐饮、休息、安全等。I、客人访问结束返回时，文员应提前代办车船机票并将客人送至车站、码头、机场。J、重要的接待一结束，文员及经办人员应认真进行小结并向上司汇

报。

9、外宾：G、礼节性拜访、H、宴请I、正式会谈J、签订协议书K、陪同参观游览L、互赠礼品M、欢送来宾N、接待小结。

10、承办来信注意事项：

一、拆封信件前，要检查信封、邮票是否完整；对随信附寄的证件、票据、现金等要逐项点清，详细登记，妥善保管，一般不要随信下传；转发信件时要保持原信封、邮票的完整。

二、登记信件时，要书写工整，字迹清楚，摘录登记内容要言简意颏；需要呈送领导、上司批阅的信件，要附上“信件呈阅单”。

三、对初次写信者，承办开始就要复信或回告承办情况，避免重信或越级上访。

四、对于举报违法违纪的，或者申诉遭到打击报复的，或是涉及基层负责人的信件，如需要转（交）办的，只能将信件转（交）被举报、申诉或涉及单位（负责人）的上级或有关部门处理，不得将信件转交给被涉及的单位或本人，以保护举报人的合法权益。

五、对下列情况的信件，不再承办，但可作为已经处理的信件登记和统计：A、已经结案处理的，本人要求过高并明显不符合政策规定的；B、精神患者的来信；C、没有具体内容和清洁的匿名信；D、有过激言论或谩骂领导、上司而无须转公安部门查处的匿名信（但对反动言论或肆意攻击党和国家领导人的信件，应转公安部门处理）；E、其他经过认定不再承办的信件。

11、接待来访的注意事项：

一、组织领导应该定期或不定期地亲自接待群众来访，如我国许多城市已设立了“市长接待日”、“局长接待日”等制度。

二、企事业单位一般都有接待室，铁路、交通、商业等服务性行业，也都有值班室（台）、服务岗或监督岗等。

三、接待人员应该有比较高的思想修养和较强的业务能力。

四、接待者要做好登记，记录来访处理的全过程，并要签署接待者、承办者（单位）、姓名（名称）。

12、会议出席者的位置：

一、领导者（主持人、主席）要坐在所有与会人员都能看得清楚的位置。且其位置要容易使用黑板、投影机等。

二、负责记录的人，为了清楚地看得见发言者，一般是坐在发言席的正前方。

三、其余参加会议的人，要坐在能看清发言者、黑板、荧屏的地方，而且尽可能看得到其他的位置。如果必须指定座位时，桌子上要放置号姓名牌。

四、列席人员。他们虽然能发言，但没有议决权。不是会议的正式成员。为不妨碍会议的正式进行，是坐在会议正式

人员的后方。重要会议需要预先制作座位卡或姓名牌，并根据职位高低或上司的意图准确放置到位。

13、会议的计划与准备：（1、举行会议的决定

2、参加会议的人选

3、会议日期、时间的决定

4、会议场所的选择

5、议程表制作和执行方法

6、会议通知的写作和传达方法

7、会议资料的准备

8、会议场所的布置

9、出席者的位置

10、会议用品的准备

11、为来宾安排膳宿等）

14、文秘人员怎样提高会议效率：（1、遵循法律法规

2、合理确定会议目标

3、确定必要的与会者

4、减少会议数量

5、缩小会议规模

6、简化会议程序

7、缩短会议时间

8、控制会议经费

9、分析会议成本）

15、会议成本的计算公式：会议成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤开支=6×(G+S)×T．n+后勤开支。公式中：G-参加会议人员的每小时人均工资数；S-参见会议人员每小时人均其他收入数；T-参见会议人员人均到会时间；N-参加会员人数；后勤开支—等于支票开支、现金开支和实务开支的总和。

16、日程安排的意义：所谓日程安排，就是“关于管理者的会议、面谈、出差、访问等做计划、实行、变更及调整”。概括的说，是指“文秘人员为使管理者（上司）能够有效发挥其功能所做的辅佐活动”。

17、日程安排计划的变更和调整：（1、在制作日程安排计划时，要按照业务动态预测可能召开的会议或集会，而保留宽裕的时间。

2、最重要的是上司与文秘人员之间必须有密切的联系，这样就能避免任何一方不小心所犯的错误。

3、也需要与有关部门的文秘人员彼此联络，以便能预先获得会议等信息，并通知上司。

4、对于变更及信息的追加，每一次都要在主要的日程安排上填写，同时也要通知上司及所有相关人员。

5、日程安排计划表上的行动被注销时，要立即和上司联系，以便能够讲别的行动计划编入。

6、为了在发生变更时能够快速地应对，要事先准备好与相关人员的有关事项。）

18、日程安排计划管理：提示工作：（1、电子提示系统

2、人工提示系统）

19、文秘人员为上司商务旅行的准备工作：

（1、准备旅行计划和旅馆信息

2、制定约会计划

3、为商务洽谈收集资料

4、决定旅行用品

5、行李问题

6、安排差旅费

7、建立旅行—旅馆信息资料库

8、办理旅行保险。）

20、旅行过程安排：（一、旅行中的注意事项

1、如果在国外旅行，应争取把房间订妥，如不需要了则要及时退订。

2、在国外期间，应尽可能使用旅行支票，少携带现金。

3、在国外旅行，应注意时差。

二、旅行时饮食安排。公务旅行过程中，对起居要注意安全舒适，对饮食则要考虑卫生、方便。

三、旅行时的安全防范。旅行时要妥善保管好随身携带的贵重物品如钱物和重要文件，或随身携带，或存放于宾馆的保险箱内，以免失窃及泄密等恶劣情况。）

21、交际业务应注意的问题：（1、消息要正确。得到婚丧喜庆的消息，要加以查证，以免发生错误，尤其是丧事，若不查证确实，可能产生严重的后遗症。

2、适当的时机。交际应酬要讲究实效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，反而可能破坏彼此的关系。

3、遵循传统。处理应酬事宜，必须按照当地的社交礼节和形式来进行，或以传统的方式或物品来表达自己的诚意。）

22、受意方法：受意是文员接受和领会上司意图。一种是直接受意，即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等。这种直接受意，易于判断和领会。另一种是间接受意，指上司在平时随便交谈情况下，或与其他人员谈话中就某一问题、某项工作发表的意见和看法等。文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中意图当做上司的受意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。文员还要防止自作聪明地去捕捉上司的“默许”和“暗示”，以免弄巧成拙。要做到：

1、备好记录本，记录下指示要点。

2、注意倾听，用心判断指示的用意。

3、必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。