采购、报销管理

采购、报销管理（精选8篇）

采购、报销管理 第1篇

采购（外协）付款、费用报销管理办法

1、目的

针对公司目前情况，为了统一采购（外协）付款、费用报销标准和流程，完善财务内部控制制度，特制订本管理办法。

2、适用/报销范围

2.1、实物形态的物品采购，包括原材料、成品/半成品、生产设备、低值易耗品、办公用品及办公设备等的采购和报销。

2.2、产品外协加工费用，包括外协加工费、运费等。

2.3、公司管理费用，包括差旅费、业务招待费、燃油费及过路过桥费、办公费、租赁费、快递费等。

3、采购（外协）及报销基本要求

3.1、采购（外协）原则为物美价廉，满足各项使用要求为标准，严禁残次品和不切实际高标准采购的发生。

3.2、采购或外协厂家的选择：在产品满足质量、价格等各项要求的情况下，把对方开票类型作为重要选择指标。优先选择能够提供增值税专用发票（对方为一般纳税人或可代开）的厂家，无法开具增值税专用发票的，索要普通发票（对方为小规模纳税人）。不具备开票能力的厂家，原则上不予选择。

3.3、原材料等大宗商品的采购费用、加工费用等以转账支付方式为主，尽量避免大额现金支付。

3.4、原材料的采购，如铝棒、管材（无缝管）、圆钢等，由车间主任建立《原材料购买与使用登记表》台账（代入库单和出库单），并负责管理，随时接受技术部门和财务部门的调阅。

3.5、原材料的付款，要求和厂家沟通，采取高效简从原则，定期、统一付款，降低财务工作量。

3.6、在公司没有出台出差管理规定以前，出差（食宿和交通）费用采取实报实销的方法。

4、采购（外协）付款及费用报销的一般流程

4.1、采购（外协）付款：付款前，经办人详细填写《用款申请单》，申请单上必须填写齐全。如填写信息不全，不予申请。《用款申请单》需经总经理签批后方可付款，如时间或地点不允许，可写好申请单拍照传给总经理，同意后转会计付款，申请单上注明已电话沟通。

4.2、采购（外协）付款经办人负责对方发票、出库单、购买明细等的收集并及时转交会计。

4.3、零星物料采购时可提前填写《用款申请单》预支现金,定期（7个工作日内）与会计核对账务，平所借款项。实在无法取得正规单据的，可以持经总经理签字同意的替代发票报销所用款项，严禁白条报销。

4.4、差旅费、业务招待费、燃油费及过路过桥费、办公费、快递费报销，必须索要正规发票进行报销；要求填写《报销申请单》，后附发票粘贴单，要求粘贴规整。报销标准和方法按照公司相关制度执行，如公司没有规定，经公司协商后予以报销。需用款时，可填写《用款申请单》，经总经理签批后到会计处预支付。

采购、报销管理 第2篇

为了加强饭堂的管理。安全，节省，高效的提高员工饮食条件，特指定此规定。

一：采购

1.饭堂所有的物品由厨工人员负责采购，但必须列出清

单交总务确认.签字方可出外购买。

2.后勤买回的物品由总务安排进行核对，称重，认证。

确保物品的安全性.确保全厂人员的饮食安全。

3.需送至工厂的米.油.及辅料的供应商。需开具报价单

到总务处进行比对评价后，方可送货。

4.厨房所需的一切配件，设施的维修和更换报人事总务

处，由总务安排相关人员进行处理。

二：报销

1：报销需附上购买物品的清单。清单上必须注明购买物品的价格.重量.经总务签字确认后方可到财务处开具报销单报销。

2：会计处根据此规定严格把关执行。如私自开单到丁理事或总经理处拿款。大过一次。

恩康厂管理部

采购、报销管理 第3篇

一、采购与费用报销内部控制制度

(一) 供应商价格比较

企业采购业务是企业为了满足物资或者劳务等需要进行的各项经济业务活动, 是企业经营生产重要的组成部分。企业要想维持稳定的生产经营, 都必须进行采购业务活动, 采购是每个企业经济活动中最频繁常见的表现形式之一, 而建立完善的采购内部控制制度是企业在采购业务上最好的保障。在企业采购业务中内部控制的目标是, 实现企业各种采购业务合理规范进行, 尽量减少采购成本, 及时支付款项, 维护企业信誉, 减少采购中违法、违规行为, 促进企业健康发展。

(二) 费用报销内部控制

企业费用报销相关的内部控制制度可以分为与财务核算和经营管理制度, 是通过一系列的制度流程执行来实现业务的控制。公司费用报销业务内部控制的管理和完善, 使企业日常的各种费用支出纳入既定轨道, 使各项费用透明化、制度化。企业费用报销业务作为企业日常运营中的薄弱环节, 如果内部控制不严格规范, 企业资金就会存在很大的安全隐患。

二、企业采购与费用报销业务出现的问题

(一) 采购和费用报销的管理制度不完善

目前我国大多数企业的内部控制意识不足, 企业把主要工作重心都放在生产经营上, 采购和费用报销方面的内部控制制度不健全, 或者即使存在也形同虚设, 起不到实际的作用, 直接导致企业内部控制过程中, 采购和费用报销业务还存在着很大的缺陷与漏洞。

首先在企业采购业务中, 采购都是依据企业的销售计划及生产计划制定的, 但是因为市场的不稳定性, 企业的销售计划也会经常变动, 引起采购计划改变。企业如果没有完善的采购管理制度, 在采购业务操作时, 就会导致采购部门与销售、生产及其他部门缺乏及时的信息沟通, 导致企业的采购预算和采购计划流于形式, 不能及时发挥应有的作用。而且, 如果企业的采购业务没能集中规划, 就会出现企业重复采购现象, 增加了企业的采购成本;同时, 采购部门、采购流程及采购凭证的不同极易出现内部信息传递的延迟和失真, 造成企业物资采购失去控制, 企业库存积压严重。

在企业费用报销业务存在的问题就是, 报销费用凭据造假的现象比较多, 常见的费用报销舞弊手段有:没有经过企业领导审批或越权审批;企业报销凭据造假, 虚报或高报消费资金;利用同一业务或单据进行重复报销等手段, 这些利用企业费用报销内部控制的漏洞, 进行费用报销舞弊的现象, 不仅危害了企业财务资金的安全, 也阻碍了企业的发展。

(二) 相关人员缺乏专业素质

在企业采购和费用报销业务方面, 由于相关人员自身业务专业素质低下, 使得在采购物资时和费用报销业务中存在许多的问题。

在采购业务中由于员工专业技能不够, 导致企业没能及时获取供应商的底价或者不能熟练的、直接的辨别供应商物资质量的好坏优劣;对相应的法律法规没能深入了解, 业务人员违反国家法律遭受国家司法机关的处罚, 导致企业来承担一定的经济损失;甚至有些员工自身道德素质不足, 在采购过程中利用私权徇私舞弊, 偷工减料, 贪污企业集体财产资金。

在企业费用报销业务, 由于企业相关部门人员的专业技术不够强, 对费用报销不能进行严格把关, 不能识别单据的真假及有效性, 也会导致企业报销费用能蒙混过关, 严重阻碍了费用报销业务的有效执行;另一方面, 由于人员道德素质低下, 费用报销造假现象在企业屡见不鲜, 严重影响到了企业的运营氛围, 抑制企业快速发展。

三、解决措施

(一) 完善企业监督体制

企业内部的监督体制包括企业经营管理者对内部控制部门的监督, 内部审核机构对内部控制的再监督。主要目的是确保企业内部控制制度切实有效的执行。但是大多数企业都设立了采购和费用报销部门, 但是对采购前期工作调查监督以及费用报销业务资金的审核监督力度却严重不足。导致企业内部控制环节潜规则现象屡见不鲜, 为了规避采购以及费用报销业务人员收受贿赂、制假造假, 企业必须要完善内部监督审核机制, 建立采购与费用报销的廉政制度。

企业要建立完善的内部监督机构, 及时监督企业采购与费用报销内部控制的执行, 并有计划、有步骤地对监督结果的有效性进行评价分析及时将分析结果反馈给企业管理层, 对发现的问题和漏洞, 及时采取有效的措施, 改进和完善采购与费用报销内部控制制度。在采购业务中, 对供销商、物资质量、采购成本等相关项目都要进行审核, 防止贪污受贿现象的发生;在费用报销业务方面, 要对费用报销的过程进行严密监督跟踪, 针对相关会计资金数据进行检查与判断, 杜绝费用报销方面的漏洞。

(二) 职责分开, 岗位安排明细化

要完善企业采购与费用报销业务的内部控制制度, 必须要落实采购与费用报销内部各岗位的责任制, 加强各部门职工的积极性和责任感。一定要把工作与人员结合起来, 使采购与费用报销部门的负责人真正承担起相应的责任, 这是采购与费用报销内部控制制度不规范的关键问题。所以企业在采购与费用报销业务内部管理中, 不论部门工作大小, 都应指定具体明确的分工, 对采购人员、报销经办人员、审核人员、执行人员等相关岗位职责进行分离, 采购的全权负责采购、报销审核的只负责审核录入, 使所有员工明确各自的职责所在, 一定要做到个个落实, 责任到人。只有这样, 才能使采购与费用报销部门员工的责任得到体现, 形成完整的采购与费用报销内部控制体系, 从而防止企业采购业务中贪污受贿和费用报销的造假行为。

(三) 提高员工的职业素质

企业内部控制的有效性很大程度上是取决于内控制度的执行人员, 如果执行人员缺乏一些基本的专业知识和职业素质, 谈何建立完善的内控制度。所以完善企业采购与费用报销业务的内部控制, 必须要要改进企业的人力资源政策。首先要切除企业在人才招聘中的弊端, 企业招聘时一定要制定相关的招聘规章制度, 坚持以应聘人员的学历、经验、道德为选拔标准, 拒绝任何形式的走后门、靠关系行为, 一旦发现立刻辞退应聘人员, 并对企业内部“关系”职员给与严厉处罚。只有员工的专业水平提高了, 才能提高企业在采购与费用报销业务方面的工作效率。企业要培养内部员工的职业素养, 定期对企业员工的诚信和道德价值观念进行审查监督, 杜绝员工的贪污行贿、制假造假等违规行为, 一旦发现必须要严厉处置, 情节严重的要移交给司法部门, 彻底整改企业内部员工低素质行为产生的不良风气。

四、总结

总而言之, 目前我国的市场经济还不是很完善, 所以企业在采购与费用报销业务内部控制方面也有许多弊端, 存在很多的问题, 需要企业在发展过程中采取种种措施去克服并完善, 这就需要企业针对采购与费用报销的内部控制的问题, 必须采取相应的措施来加强管理和控制, 因为企业的内部各部门结构形式具有一定的差异, 所以企业应立足于自身的实际情况, 使日常采购和开支的各种费用纳入实现合理化, 制度化, 流程化, 同时企业也要及时提高员工的内部控制的意识, 提高员工自身的综合素质, 形成积极阳光的企业内部控制文化。建立并完善适合自身要求的采购与费用报销内部控制, 以保证企业的快速稳定发展。

参考文献

[1]张文贤, 孙琳.内部控制会计制度设计[M].上海:立信会计出版社, 2005.

[2]李志敏.内部审计:公司治理的重要机制保障[J].资本市场, 2010 (3) .

财务报销管理对高校经济的影响 第4篇

关键词：财务报销管理；高校经济；影响

中图分类号：G647.5 文献标识码：A 文章编号：1672-8882（2015）05-119-02

财务管理与高校的经济相结合，主要指的是把高校的财务管理部门当成是进行财务管理的主体部门，并且要严格结合与国家相关的各项法律制度，这样才能我那u前发挥出高校经济中财务管理的重要职能。高校在进行财务管理的时候，一定要善于利用各种经济手段，来为经济做出重大的决策。这样才能从根本上促进高校经济的可行性，降低高校经济的风险性。

一、财务报销管理的高校经济

以财务报销管理为主的高校经济主要有两个部分组成， 分别是经营性经济行为和消费性经济行为。经营性经济行为主要指的是利用个人的人力、财力、物力等资源优势，以及外在的科研成果在内，全面参与商品的经济活动，这样才能进一步达到收支平衡。消费性经济行为主要是以服务质量来全面满足，学校的科研活动，才能保证高校的教研活动高质量的运行。同时，高校要以一种平等的身份参与到市场经济的行列中，尽量要争取到最优质的资源，来供应经济活动。高校在进行经济管理的时候，传统的财务管理可能只是出于被动的地位，对高校内部的经济活动只是实行被动的资金核算业务，整个经济活动的发生过程并没有发言权。随着我国社会主义市场经济体制的深入变革，部分高校的经济发展模式、资金的运行都呈现出多样化发展的趋势。经济呈现出复杂的局面，全方位的管理要求日益挑战者我国高校经济管理的有效性。在这样的环境下，高校财务管理作为学校的经济管理中的一项薄弱环节，凭借其优秀的管理能力和调控手段，极力突破传统的在事后才参与记账的状态，而是积极的参与到高校的经济活动当中去。在传统的投资理财之外，在进行重大决策的时候，具有发言权。

二、实行财务报销管理经济的原因

财务管理并不是突然接入到高校的经济管理当中的，而是有着自身的原因，在高校的经济中发挥出重要的作用。因此，一定要从理论与现实这两个角度去研究。

（一）理论角度

中国高等教育资源的稀缺，是促使财务管理加入到高等院校的经济行为的主要原因。在当前社会中，投入到我国高等教育当中的资源，主要是以政府机关的公共财产为主。尤其是投入的资金是国有资产的时候，一定要合理控制好资产的进度。因此，在政府部门进行资金投入的前提下，为了降低财务管理的风险，一定要提高高校内教育资源的使用效益，高校才能履行好财务管理的义务。但是到目前为止，我国很多高校在进行财务管理的同时，眼光受到局限行为呈现出盲目的趋势。因此，高校的财务管理过程中很容易遇到各种风险，这类风险一旦处理不好，就直接威胁到我国教育问题的安全性。为了合理的应对风险，把财务管理纳入到高效经济管理当中，具有重要的意义。

（二）变革财务管理理念

随着我国财政体系的不断完善和深化，我国高等教育体制也发生了重大的变化。这些新的变化就为高等学校的财务管理提出了更高的要求，导致高校的财务管理理念也发生了相当大的变化。在高校的财务管理的重点上，以前种种微观的技术层面的管理模式，现在转变为

宏观调控模式。

因此，一定要重视高校的筹资过程，一旦态势趋于稳定的状态。就能满足高校经济管理的需求。同时，通过完善高校的财务管理体系，加大高校的信息流通速度，有利于企业进行正确的信息决策。

除此之外，高校在行驶管理职能的时候，要充分注重财务管理的点面的合理结合，随着高校财务管理职能积极深化，企业除了会自觉承担起财务的预算管理和资产管理的职责之外，还积极的参与到学校在集中进行采购与大型的修缮等活动中。因此，高校的财务部门一定要重视提高其自身的管理理念，尤其更要积极对企业中深层次的问题进行深刻的思考和研究，不断创新管理模式。随着我国高校办学模式的不断变化，高校逐渐受到市场经济的广泛影响，高校的财务管理也面临着越来越严重的风险。因此，一定要强化高校内财务管理的风险控制理念。

三、从财务报销角度提高高校的经济效益

（一）成本核算理念

以全力提高高校的经济效益为根本目标，来设计与规范高校的财务制度。

改变以往的在进行财务管理的传统的思想，改革高校的管理提高其办学理念，这才是提高高校经济的出路。在高校的办学过程中，一定要完全考虑到企业的经济效益，并把企业的办学效益当成实现高校办学的最重要的内容，这样才能在培养人才中，把财务管理上升到全新的高度。因此，考虑到企业的成本问题，才能在企业中，用最少的钱，进一步培养出更多更合格的人才。使用低成本培养出高素质的人才，才会有利于进一步节约社会资源。

（二）规范企业的报销内容

严格规范企业的报销内容，一定要从实际的角度出发，对报销经费进行严格的审核，进一步提高高校的效益。首先，就要考虑到企业中的项目资金是否合理，针对同一个课题，或者是同一个项目的研究目标，但是有不同的申请人。在申请人与申请人之间进行对比，一定要把高校的资金用在最需要的地方。除此之外，单位在合理申请资金的时候，一定要合理利用好现有的资金，利用好企业的软件和硬件设施，避免造成资金的浪费情况。再次，要严格规范高校财务的报销内容，对报销项目要进行严格的审查之后，进一步严格控制在教学和科研方面的支出金额。最后，为了激励高校的教学方法的不断完善，加强高校进行科研活动的积极性。把与之相关的费用以额外补贴的形式，发放到个人的手里。这样既能控制好资金的支出，又能进一步提高高校工作人员的工作积极性，有效的避免了高校中有部分工作人员把财务报销当成一种福利。

（三）提高高校财务软件的实用性

为了从根本上提高财务工作的效率，引导部分高校的经费，从效率低的部门流通到高效率的管理部门。因此一定要加大对高校的财务软件的投入力度，加大对企业的资金的投入力度，更要在政策上支持。国家要加大对高校的财务软件的投入力度，加大国家对相关企业的资金的投入力度。通过扶持部分实力雄厚的企业，才能创立出属于自己的品牌，进一步形成企业的规范化框架，在进行财务管理的过程中，追求精细化的管理程序。争取在财务管理的每个环节、每个细节中都要严格按照规章制度办事。这样在企业中的各个不同的软件系统，都能通过的信息的有力整合，融为一体。通过这种方式，既能提高高校财务的根本效率，又能减少财务的浪费情况。其次，通过培养和引进在高校财务软件方面的人才，才能提高高校财务软件的水平，因此，培养出一批专业知识水平高，精通于计算机信息技术的专业人才就尤为重要。同时，在聘用人才的时候，一定要优先考虑到相关人员的计算机知识水平，加大企业的财务信息化的建设力度，并能为企业提供一批高水平的人员，这样才能提高高校中财务报销的效率，提高高校的经济效益。财务管理一旦介入到高校的经济发展当中，就能对促进高校经济活动的健康运行，起着积极的作用。通过健全高校财务管理的理念，才能健全财务管理制度，更加熟练的运用财务手段，提高其经济管理的能力，大大提高了财务管理的水平，才能让高校的财务管理上升到一个新的发展阶段。

四、结语

高校的财务管理作为有效的进行经济管理的一种最重要的手段，积极的在高校经济中呈现出必然发展的趋势，随着其不断的快速发展，已经在高校的经济管理当中，发挥管理与调控的优势。并且随着高校财务管理的不断变革和深入发展，财务管理工作才能高效有力的开展。

参考文献：

[1]刘新荣.浅谈市场经济条件下的高校经济行为[J].江汉大学学报，2012（07）：46-47.

[2]杜兴强.财务会计理论：演进继承与可能的研究问题[J].会计研究，2013（13）：70-71.

[3]金玉.论我国高校自主权的限制与保障[J].江苏高教，2012（09）：76-77.

物品采购报销程序 第5篇

一、物品申购：

1、物品申购由部门负责人签字申请，必须填写正规物品申购单，如实填报详细内容、申报日期、数量、种类、用途、要求及物品到位的期限时间。

2、物品申购单送交库管员确认审查库存及填写价格、上次采买时间、数量等并出具意见签字。

3、呈报总经理审批签字。

4、物品申购单送交采购员按时、按量、保质采买入库。

5、特殊紧急物品经请示总经理后及时购买。

二、财务报销：

1、费用报销人必须提供申购单、入库单、发票，装订整齐后贴上费用报销单，如实填写清楚费用产生理由及用途、日期、数量、金额大小写并签具自己姓名。

2、呈报会计审核签字。

3、呈报总经理终审签批。

4、出纳见到手续齐全单据后再次复核无误方可报销。

5、各部门经办的费用、当月支出须在当月月底前结清账单。

三、要求：

1、物品采购和报销制度是财务制度中重要一环，各部门必须严格执行并遵守。

2、财务部有权拒绝不符合报销程序的账务，由此产生的损失由采买经办人自行承担。

3、采购员、库管员如不能按时保质保量提供已经审批的采买物品，将承担造成的一切损失，并对当事人进行处罚。

采购物品及报销制度 第6篇

一、采购

1、先填报采购申请单

2、主管部门领导签字批准

3、主管校长签字审核

4、校长审批

5、审批后由后勤装备科采购或经后勤装备科授权方可自行采购

二、报销

1、在采购物品的发票上签好经手人、证明人

2、主管校长签字审核

3、校长签字同意开支

4、将采购物品交校产保管员（万老师）验收登记入库

5、手续齐全后交财务室报销

备注：

1、所购物品必须有当地税务部门开具的发票；

2、采购的物品要有明细清单（附件）。

3、金额超过1000元的不能直接付现金，只能由财务室转账，并提供转账所需的单位或个人的户名、账号、开户行等信息，如果收款方为个体经营户，还需提供工商营业执照和身份证复印件。对于收款方没有办理税务登记无法开具发票的，只能往代开发票的单位转账，收款方需与代开发票单位签订协议委托代收，确保不引起财务纠纷。

材料采购及报销流程 第7篇

一、材料计划审批流程：

1、由现场施工员提出材料采购供应计划；

2、库房复核；

3、安全生产经理审核；

4、项目经理审核；

5、项目负责人审批；

6、审批后的计划表交采购员采购，同时送一份财务备案。

7、日常采购计划需提前5日申报采购计划，大宗材料的采购计划需提前15日上报计划同时交一份与采购员先期进行询价。

二、材料采购流程：

1、采购员凭审批后的材料计划表采购；

2、采购员凭材料计划表、采购发票（送货单）办理入库验收手续；

3、特殊情况：

（1）采购金额在5000元以下（含5000元），可先行采购，后补办材料计划手续（时间控制在2天以内）；

（2）采购金额在5000元以上10000元以下（含10000元），须电话告知项目负责人，经同意后予以先行采购，后补办材料计划手续（时间控制在2天以内）；

（3）采购金额在10000元以上的，一律必须先办理材料计划手续，否则采购员不予采购；

对于提前采购的，没有及时补办材料采购计划手续的以及大宗材料采购未经审批的，项目部财务有权不予以认可，所造成的损失有采购员自行承担。

4、对于大宗材料的采购，采购员在接到采购计划后，立即进行询价，采购员在询价过程中应尽可能多的进行询价，同时将询价结果以及询价单位的资料（包括但不限于营业执照、税务登记证、资质证书、组织机构代码证等）报项目经理及项目负责人审批；采购员须按审批后的核价单、供应商及计划表进行采购。

三、采购专员根据材料采购计划，填写“借支单”，由安全生产经理、项目经理及项目总负责人审批签字后由会计主管确认，然后到出纳处办理借支；

四、库房管理员依照采购计划及采购发票（或送货单）及时对采购物品进行分类入库，开具入库单。

五、采购员执采购计划、采购发票、入库单及送货单等按照日常费用报销签字流程报销采购费用，采购员须在采购后3天内完成签字报销手续，并交财务进行冲帐（特殊情况除外）。

采购、报销管理 第8篇

2009年, 太钢集团实施了“资金管理信息系统”项目, 实现了ERP中财务系统与银行系统数据的无缝衔接, 达到了“资金结算网络化”的目标;并且对资金的收付实现了事前预算、事中监督、事后分析, 但由于银行接口及管理观念等原因, 未实现企业员工费用的报销支付功能, 系统功能尚需完善。

2010年, 太钢集团在原资金管理信息系统基础上, 实施了员工费用报销支付, 结合银行贷记卡的透支功能, 实现了员工费用报销网络化, 提高了工作效率, 规避了原有的个人借款风险。现将该案例介绍如下, 希望对兄弟单位有所借鉴。

一、原有费用报销情况

1. 操作流程

(1) 借款流程

(2) 报销流程

2. 原有操作模式存在的问题

(1) 工作效率低, 存在操作差异风险。员工借款报销需多次找主管领导审批、多次到财务部门办手续、多次去银行办理现金的提取或缴存工作。如财务人员“笔误”, 错写金额或

(2) 存在资金占用和资金风险。员工在出差或有大额支出前预借款, 形成一定的应收款的资金占用, 全集团平均占用资金约800万元, 按1年期银行贷款利率6.56%计算, 年需支付财务成本约52万元。且部分员工存在长期不归还借款现象, 存在坏账风险。

二、新报支系统项目实施情况

1. 实施目标

(1) 提高工作效率, 实现员工费用报销的网络化及实时性, 让员工不再“跑银行”, 让员工有限的工作时间, 充分利用在工作上, 提升财务服务质量。

(2) 利用银行贷记卡透支功能, 降低个人借款的资金占用, 规避坏账风险, 提升管理水平。

2. 实施前提

(1) 确定系统接口银行。目前, 并非国内所有银行的结算系统均支持“公转私”功能, 且费用报销转账属“提现”业务, 所以必须结合银行系统实现的可能及自身开户情况 (开立基本户或可提现专户) , 确定费用报支项目系统接口银行。

(2) 确定贷记卡透支额度。依据员工的职务及其工作性质等情况, 确定不同的透支额度, 与银行协商确认并制卡。

3. 实施后的流程

4. 实施中的问题及应对措施

(1) 观念的更新。原先费用列支前, 员工可以先借款, 现改为先用银行卡的透支额度, 再报销。有相当一部分员工认为, 是自己先为公事“垫支”了资金, 意见较大。对此, 集团公司经理层给以支持, 在制度上予以明确;同时, 对于这部分员工, 各单位财务人员对其进行讲解, 说明先期“垫支”的主要是银行资金, 非其自己的资金, 并操作简化, 通过沟通获得了他们的理解。

(2) 员工相关数据的提供。太钢集团在ERP系统中, 无人力资源管理系统, 故无法在系统内获得员工的相关信息, 给报支系统的实施造成一定的影响。项目实施初期, 计划采取“ERP系统编制会计凭证, 向资金管理信息系统提供支出的对公银行账户信息及支付金额, 个人收款信息在资金管理信息系统中人工补录, 或外挂数据库方式”。但实施中发现, 按此方案, 不仅是报支功能, 连同原有的对公结算功能中的收款人信息, 出纳均有权修改, 支付风险较高。经财务人员、人力资源管理人员与项目实施人员讨论, 利用员工保险数据对应的相关信息 (含所在单位、工资账号等) , 在ERP中外挂数据库, 支付时调用该数据, 实现员工数据的转换。并且员工相关数据统一由专人维护, 他人复核。通过该方案, 对数据实行了“封闭式运行”, 规避了出纳在支付中录入风险。

(3) 个人收款账户的选择。员工个人收款账户原计划采用其贷记卡账户。在试运行时发现, 因差旅费有出差补助, 且个别支出 (如购火车票) 不能使用银行卡, 造成报销金额大于贷记卡支出金额, 贷记卡账户在归还完透支额度后, 尚有结余。对此结余, 因银行不计息, 且提现要视同异地取现, 对员工不公平。对此问题, 经大家讨论, 将个人收款账户改为员工工资借记卡账户, 同时将员工的借记卡与贷记卡关联, 实现到期自动还款, 规避了逾期还款给员工带来的信誉风险。

(4) 数据接口与环境提供。因报支系统项目, 涉及ERP系统与资金管理信息系统、资金管理信息系统与银行结算系统的数据传输, 数据接口要求高, 实施时必须要求相关实施人员对接口情况清晰, 才能保证数据的准确性及安全性。在系统测试阶段, 实施“公转私”的单位较少, 银行开放测试环境有限, 且有一定的时间要求, 就需要公司高层与其协商, 争取到较宽松测试环境及测试时间, 保证项目的有序进行。

三、实施后的效果

1. 简化了报销费用的操作流程

员工感到操作简化了, 找领导一次审批完后, 会计就能处理, 资金也能在处理的当日汇到自己的银行卡上, 不用再“跑银行”了。

2. 提高了工作质量, 提升了管理水平

财务人员不用每天手工开具支票, 避免了手工开支票差错的发生。员工报销费用变主动了, 不用季末、年末再督促借款员工还款, 并且月末对账不再出现“未达账项”了, 工作效率提高了。