机关文件范文

机关文件范文（精选5篇）

机关文件 第1篇

在计算机早已普及的今天，机关日常工作的运转一天也离不开电子文件。虽然使用计算机处理文件和各类图表图像早已稀松平常，但如何有效地保存好有价值的电子文件，做好电子文件的归档却还没有规范化。实际上电子文件归档的规范化工作已是摆在各机关内部和档案管理部门面前的一项刻不容缓需要解决的重要任务。这项工作早一天做起来，机关的大量电子文件和有价值信息将早一天得到保护和利用，也就早一天降低损坏和丢失的可能性。

1. 电子文件归档面临的技术问题

(1)归档流程运转难。

随着各级机关内部局域网的建立和办公自动化系统的发展，无纸化办公的新时代已经到来。但是，目前不少单位内部局域网还只是局部运作，网页点击率不高，并且办公自动化系统处于“半自动”状态，这样不仅造成经费和资源的浪费，对电子文件的运转及最终归档也带来一定困难。

另外，现阶段大部分机关档案部门使用的是由档案管理部门统一设计研发的档案管理软件。尽管这种软件对机关档案查找利用确实有一定帮助，但目前仅针对档案目录的管理，并无查看电子文件的功能;并且这种档案管理软件与各机关内部的办公自动化系统或内部局域网是独立运行、无关联性的。

在内部办公自动化系统或局域网中运转正常的情况下，各单位电子文件归档以及下一步的电子文件报送将面临与档案管理软件中的相关档案号相联的关键性技术难题。而目前有不少机关单位的办公自动化系统未能自始至终运行，自电子文件形成直至归档的各个环节并不畅通，电子文件归档仅作为一项工作目标停留在口头上，真正实现这目标还需要相当长的时间。

(2)数据格式不统一。

有的机关由于工作的特殊性，所使用的档案管理软件是由上级主管部门设计的专用档案管理软件。这样一是便于特定机关上下级间纵向管理，二是便于统一机关内部报送的各类数据格式。但同时产生的问题是，采用专用档案管理软件形成的档案数据与当地档案管理部门所要求的格式有可能并不一致。另外，不少机关内各部门因工作需要也会分别使用独立的软件，且一般无法实现与本机关内部局域网以及档案软件的联网、兼容或共享。因此，许多重要信息和资料最终无法进入信息部门的服务器，也无法“叶落归根”归档进入档案室。从这一角度看，各系统各部门花费大量人力、物力、财力研发设计的各类管理软件无法使重要信息和资料得到有效保存和利用，造成了资源的分割与浪费。

2. 电子文件归档亟需规范化

怎样解决归档流程运转难和数据格式不统一是需要各机关单位以及上级主管部门认真思考、谨慎对待的问题。电子文件归档的规范化问题不解决，不仅各机关内部的电子文件归档工作难以运作，向档案管理部门的电子文件中心报送电子文件更是纸上谈兵。

按照档案管理部门报送电子文件的要求看，符合电子文件运转要求的为DBF(数据库)、.DOC (word)、.TXT(文本)、.EXE(可执行)等格式。大量现有的电子文件因技术问题不满足格式要求而不能直接使用，若弃之不用而采用扫描大量纸质文件作为图像存档或报送给档案管理部门的方法，无疑将凭空增加大量重复劳动，造成对人力、物力、财力的极大浪费。

在档案管理部门已建立电子文件中心并向各级机关提出报送电子文件要求的情况下，电子文件归档及报送被再次提上议事日程。由国家档案管理部门制定电子文件的归档流程和数据交换统一标准，推进电子文件归档工作的规范化，使各类档案管理系统对电子文件管理具有兼容性、开放性和普适性顺理成章地成为一种必然。因此，各单位在做电子政务办公自动化规划建设时，应吸收档案部门参与，按照自身的工作实际流程，将电子文件归档环节纳入办公自动化系统，采用网络移交归档，并利用光盘或磁盘保存的方式，建立电子文件归档工作制度。

就目前情况看，电子文件归档规范化之所以在各机关运作和实施不够顺利，除了上面提到的观念问题、技术难题外，与各机关内部业务分工、职责分工以及常年形成的工作习惯、工作作风也有直接关系。

各机关内部有业务和职责分工，固然有它有利的一面比如职责更明确、业务更精通等;但也有不利的一面，那就是不利于综合性工作的开展，而综合性工作恰恰需要各部门的积极配合与通力合作。电子文件归档是一项综合性工作，它远非仅与档案人员一人有关。与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的部门、人员和问题更加广泛，受制约因素多。各机关应针对电子文件形成、运转、保存、保密及电子文件归档的规范化，制定相关制度加以管理，比如可以制定《机关电子文件安全保管规定》和《关于电子文件归档工作暂行规定》等规范性文件;根据《中华人民共和国政府信息公开条例》等规定，结合机关具体情况对电子文件报送制定各机关《信息公开指南》，做到有法可依、有章可循。除此之外，采取由电子文件形成人员、文秘人员、档案人员、信息报送部门、信息管理部门等多部门、多人员共同配合的方法，建立并形成电子文件归档和报送的一条规范性通道。

3. 电子文件归档的短期建议

机关文件管理制度 第2篇

为进一步加强机要文件管理，防止文件丢失和失泄密事件发生，依据有关规定，特制定本制度。

一、机要文件收发登记制度

1．学校所有机要文件的签收、登记、呈批、分发、传阅、回收、归档、销毁工作，由机要室统一负责。

2．对收到的机要件，要注意检查邮封是否破损，逐件核对封内文件。

3．严格收发登记手续。收文登记要注明来文单位、发文字号编号、标题、密级、份数、收文时间；发文登记要注明发文字号、编号、发文时间；严格实行监签手续，杜绝漏签现象。

4．严格遵守季度核文制度，及时进行核查。

二、机要文件办理程序及要求

1．签收。签收机要文件时应认真核对机要编号，启封后按发文通知单逐件清点，重要文件逐页清点，若发现问题，及时向发文机关查询并采取相应的处理措施

2．登记。文件签收后，分类在收文登记簿和发文登记薄上登记，注明来文单位、发往单位、发文字号、文件标题、密级、缓急时限、份数、份号、收发时间等。

3．呈批。及时附上文件处理笺，呈学校有关领导批阅。4．传阅。严格按《机要文件传阅制度》处理。5．回收。机要文件传阅完毕后要及时回收，核对入柜，以备存档。

6．归档。机要文件的归档要齐全，分类要准确，并于次年4月底前完成。

7．销毁。机要文件的销毁要严格登记手续，注明所销文件的发文字号、份数及销毁时间。

三、机要文件传阅制度

1．所有机要文件均应先呈学校有关领导阅批，然后按批办的范围进行传阅，一般按领导职务高低、分工下传，杜绝横传、漏传和自行扩大范围现象。

2．文件传阅要迅速、及时。急件随到随办，一办到底。一般件在半月内处理完毕。需要具体落实的文件，先送主管领导提出落实意见，再呈主要领导审阅。

3．文件传阅过程中，若主要领导有批示意见，应认真登记并及时按批示意见办理。需要反馈结果的文件，应及时催办和反馈，并在文件上注明。

4．坚持每日两送两取制度，严禁文件在机要室外过午、过夜。机要员必须把文件亲自交到领导手中，领导不在时，不得擅自放在领导办公室。如确需在中午、夜晚阅文者，要办理借阅手续。

5．机要文件传阅，坚持全流程管理，实行传阅环节登记，请传阅领导在机要文件运转登记表上签字，随时掌握传阅进程，控制文件下落。要掌握传阅时间并及时查看、询问、提醒领导阅文。文件收回后要认真清点、传阅、办理情况的记录要完整清楚。

6．文件传阅、办理完毕后，要认真清点，分类存人保险柜，以备归档和使用。

四、机要文件阅文管理制度

1．阅读机要文件，须经学校党政办公室主任批准。2．阅读机要文件，一般应在机要室或办公室。

3．阅文者要自觉爱护文件，不得随意乱划、抽页，阅前当面清点，阅后要经机要人员点收并签字。

4．阅文者要严格遵守保密纪律，不该看的机要文件绝对不看，不该问的机密绝对不问，不该说的机密绝对不说，不在非保密本上记录机密内容，确保党和国家机密安全。

5．禁止在机要室内抽烟、大声喧哗和搞任何形式的娱乐活动；无关人员禁止进入机要室；工作人员不得在机要室会私客。

五、机要文件借阅制度

1.机要室一般只负责学校校级领导借阅文件，其他人员确需借阅文件，须党政办公室领导批准，并严格履行登记手续，认真填写文件借阅登记簿和借阅单。

2．查阅绝密级文件，须经学校主管领导批准，并在机要室阅文室内阅读，不得将文件带出机要室。

3．借阅人员要爱护文件，妥善保管，确保安全，不得私自复印、翻印或随意摘录文件内容，不得在文件上涂改、勾划。凡造成文件损坏、丢失者，按有关规定严肃处理。4．借阅文件一般当天借当天还，最长不超过3天。归还借阅文件时要在《文件借阅登记薄》上注明借阅手续，注明归还日期。

六、机要文件清退销毁制度

1．当年的机要文件应在次年4月底前清退、销毁完毕。2．清退机要文件，机要员应逐份清点，严格履行签字手续。3．如有文件丢失，要及时报告主管领导，严格按照《保密法》规定进行处理。

机关文件 第3篇

一、国外文件中心与我国档案室的地位和特点不同

我国机关档案室是一个统一保存和管理本机关档案的内部机构, 是整个机关的组成部分, 是属于机关管理和研究咨询性质的专业机构。就档案工作而言, 我国机关档案室工作是档案馆工作的基础。机关档案工作不仅直接担负着维护机关档案完整与安全的重要任务, 直接为机关工作服务, 而且机关是档案形成的源泉, 是档案馆档案的主要来源和不断补充的基础。我国机关档案室属于机关内部组织机构的性质, 具有如下优势:一是有利于在本机关范围内实现“文件、档案管理一体化”和“图书、情报、档案管理一体化”;二是有利于加强对机关文书处理部门或业务部门文件收集和立卷归档工作的指导和监督, 保证档案整理的规范化和标准化;三是有利于实行对机关档案室的集中统一管理, 为机关各项工作提供便利服务。而文件中心是在档案机构控制下的一个保管库, 它能为许多独立的行政组织经济地保存非现行文件, 并为之服务, 在一个可控制的处置系统管理之下直到文件被销毁或移交档案馆。文件中心由于是隶属于档案部门, 具有如下优点:一是有利于档案部门对其进行领导和管理, 能保证日后进馆保存档案的质量;二是文件中心的工作人员由档案部门任命, 一般专业素质都较强, 有利于提高工作质量;三是便于档案工作的前端控制;四是高效、节约。

二、我国档案室与国外文件中心建立的过程不同

我国档案室是在党和国家对档案工作高度重视和直接领导下, 通过一系列行政命令和档案法规, 自上而下建立和发展起来的, 具有一定的政策性和强制性。这一档案管理模式的优势在于两方面:一是使我国能在很短的时间内迅速地建立起一个具有相当规模的、组织严密的、管理有效的全国档案室网络, 构建起整个国家档案事业的基础;二是有利于加强党和国家对档案工作的领导和管理, 确保档案的完整与安全, 维护党和国家历史的真实面貌。

文件中心是应运而生的。它是在多数机关长期面临缺少保存文件、档案空间或设备的情况下, 为了解决这些问题而产生的。现代各机关产生的文件数量日趋增多, 作为政府机关, 由于保管等方面条件的限制, 存放数量如此庞大的文件, 显然是一种极大的负担。而文件中心的成立, 它既能满足机关查阅文件的需要, 又能使各机关从日常不大需要的大量文件中解脱出来, 因此, 受到了政府机关的极大欢迎。文件中心的建立适应了国家档案馆保证馆藏优化的需要。它的建立既可保证有永久保存价值的文件最终移交档案馆, 又能保证馆藏的优化, 同样也受到了国家档案馆的赞赏。文件中心的建立能大大节省保管场地, 降低保管费用。文件中心由于集中保管文件和充分利用库房空间, 可为政府机关节省大笔开支。因此, 文件中心是在探索如何妥善处理机关积压的半现行文件以减轻机关负担问题的过程中逐渐摸索出来的, 并因其经济、高效、实用的优点, 赢得普遍欢迎, 自下而上自发推广开来, 日益显示出旺盛的生命力, 为相当多的国家所采用。

三、国外文件和我国文件的含义有一定的差异

无论是国外的文件中心还是我国机关档案室所保管的大部分是文件。而对文件含义的理解是文件管理的主要理论问题之一。如果从界定文件形成者范围和目的的角度, 来归纳当代各国的文件定义, 可将其划分为三种类型。 (1) 专指型。这种类型的文件定义专指公共文件, 把文件形成者仅仅界定为“政府部门”或“公共机构”。它多见于各国的文件或档案法规中, 美国、加拿大、澳大利亚和非洲诸国的文件或档案法规中的文件定义都是专指公共机构的公共文件。 (2) 扩展型。这种类型的文件定义扩展到公私机构的文件, 把文件形成者界定为任何公私机构。与专指型定义相比, 它扩展了所界定文件的形成者的范围, 由单一的公共机构扩大为一切公私机构。美国档案学者谢伦伯格的文件定义就是这种类型的代表。 (3) 泛指型。泛指型文件定义是既指所有公私机构又指个人活动中形成的文件, 即指一切公私文件。它把文件形成者界定为“一切机构、组织和个人。”20世纪70年代中期以来, 国外开始使用这种定义, 80年代起比较盛行。英国的迈克尔·库克、阿根廷的路易斯·比阿萨利等档案学者的论著, 都采用了泛指型定义来界定文件[1]11。

我国理论界在20世纪80年代中期以前, 没有把文件、文书明确地进行区分, 基本是把文件、文书等同对待。到80年代后期人们有意识地对文件进行较深入地探讨, 董铁岭、臧相合曾把文件的定义分为广义解释和狭义解释。

从广义上看, 文书或文件是一个跨越几千年, 涉及社会各个领域的很宽广的概念。文件 (或文书) 是国家机关、团体、企事业单位以及个人, 以文字或其他技术方式、载体, 在自己的各项活动中记录或传递信息, 处理和解决问题的一种重要工具。

从文件的狭义解释看, 文书在中外历史上有过许许多多的名称, 这是与社会发展各个历史时期的政治、经济、科学文化情况紧密联系的。比如“文书”, 它是在我国使用了几百年的叫法, 是从我国封建社会叫起的。现在我们把“文书”与“文件”理解、解释为同一事物, 这是历史的延续和过渡。事实上, 通常所说的文件, 主要是指传统的机关公文[2]。

90年代出版的有关文件与文书方面的书籍对这二者的区别有了较为详细的阐述。此后, 我国出版的一系列文书学教材和专著大多对文件给予了广义的解释。上海辞书出版社1994年版的《档案学词典》, 在“文件”的词条中关于文件名称和文件范围的演变有以下解释:“汉语中的文件一词, 初见于清末。在古代, 相当于或接近于文件称谓的有书、书契、简牍、文牍、文书、公文等。其中文书、公文两词作为文件的同义词被一直沿用至今。现代使用的文件, 既包括以文字为主要记录方式的书面文件, 也包括以线条、纹路、明暗反差方式记录客体信息的图样文件, 以录音、摄像、计算机贮存等方式记录客体信息的音像文件和机读文件;既包括纸质文件, 也包括胶片文件、磁盘文件和光盘文件;既包括公务文件, 也包括私人文件。”

正是因为中外对文件含义的理解有较大的差异。中外建立保管文件的场所就有很大差别, 其保管档案的形式也不一样。外国对文件含义的理解比我国宽泛, 现代社会使用的文件记录方式和载体是多样的。文件最初都有使用价值, 只是使用目的、使用范围、效用时间、使用领域、使用程度等各不相同, 文件同样有不同的价值形态、价值量和价值时效。其中只有现时价值而没有保存价值的文件就没有资格成为档案。鉴定工作的首要任务就是区分文件的价值, 按照鉴定价值标准选择具有保存价值的文件转存为档案。所以, 国外文件中心保管的档案形式多样, 而我国机关档案室保管的档案多数是机关公文, 近年来随着人们对文件认识的加深, 情况大有改观。

四、中外历史文化和档案工作传统存在着差异

档案保管机构是在一定的历史文化和档案工作传统基础上建立起来的, 欧洲一些国家具有共同的文化和档案工作传统, 因此, 这些国家的档案保管机构有很多相近之处。一些档案事业建立历史较长的国家, 如法国档案工作开创了许多档案史上的“第一”, 第一个近代意义的档案馆, 第一部《档案法》, 第一次提出开放原则, 创办了第一所档案学院, 长期的经验积累和历史沉淀在档案学理论和实践方面形成了一套完整的模式。因此, 这类国家坚持“保护档案事业模式不受侵犯高于该行业本身适应个人利用者和社会的需求”[3]。并保持着自己的档案工作传统模式。而那些档案事业建立较晚的国家, 如美国、加拿大、澳大利亚档案工作就容易“绕开传统模式并且阻止被社会学家所说的势力集团的传统智慧所战胜”[4]。欧洲一些历史较长的国家由于档案馆中保管大量中世纪的历史档案, 这类国家就比较重视历史文献的研究, 而美国、加拿大、澳大利亚等国由于建立历史比较短, 历史档案所占比重较少, 档案工作受传统模式影响较小, 档案工作没有固定的模式。

参考文献

[1]韩玉梅.外国现代档案管理教程[M].北京:中国人民大学出版社, 1995.

[2]董铁岭.文书工作基础知识[M].北京:档案出版社, 1987.

[3]T.库克.1898年荷兰手册出版的以来档案理论与实践的相互影响[R]∥第十三届国际档案大会报告集.

机关文件材料归档范围和 第4篇

主要内容: ●《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的修改过程、特点及适用范围

●《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

● 如何拟订机关文件材料归档范围及保管期限 ● 成都市贯彻国家档案局8号令的实施意见

第一章《机关文件材料归档范围和文书档案 保管期限规定》的修改过程、特点及适用范围

一、《规定》的修订过程：P24 １９５６年第一次

１９６４年第二次

１９８３年第三次

１９８７年第四次

２００６年第五次

二、《规定》的特点

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》与1987年颁发的《机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档范围和不归档范围》两个业务文件相比有以下主要特点？

１、国家档案局以令的形式发布《规定》，将原来的业务文件上升为行政规章，提高了《规定》的法规效力和法律地位，体现了国家档案行政管理部门的意志。

２、改革文书档案保管期限的划分方法，将原来“永久”、“长期”、“短期”三种期限划分方法改为“永久”、“定期”两种期限划分方法，定期中再实行标时制，分为30年、10年。

３、充分体现“以我为主”的原则，突出立档单位的主体地位和主要职能。对于永久保管的文书档案类型，主要限定在本单位自己产生的文件材料。

４、增加了跟实际工作直接有关的新内容，充实了一些新领域的文件材料，如行政执法、行政审批、产权关系、个人权益方面的文件材料。同时调整了一些文件材料的保管期限。

５、原来长期的内容，上升了很大一部分为永久，进一步充实进馆档案的内容。

６、体现“以人为本”的原则，对涉及人的问题的档案文件的保管期限划分得更为慎重。

７、加大行政管理力度，将原来的“备案制”改为“审批制”。

三、《规定》的适用范围

新《规定》适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。凡是具有行政管理职能的事业单位也属适用范围.如档案局、旅游局。

第二章 机关文件材料归档范围 和文书档案保管期限规定 》

《规定》第一条指出了制定规定的目的是“ 为便于各级党政机关和人民团体正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用”。制定的《规定》的主要依据是《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和有关法规。P34 第二条 中的“文件材料”一词在档案工作中是被广泛使用的。这次《规定》第二条明确了“机关文件材料”是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录，对“机关文件材料”的内涵有了明确的界定。从门类上分，“机关文件材料”可分为文书、人事、基建、会计等文件材料；从载体上分，可分为纸质、磁性、电子等载体文件材料。按照这个界定，我们各单位在制定文件材料归档范围时，就不仅是文书档案，同时还包括其它门类和载体的档案。

第三条 机关文件材料归档范围是：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

如总结、工作大会、党组党委会记录、围绕职能制定的制度及办法、组织机构变化、领导任免、各种统计报表等等。

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。如房屋买卖、土地征用、合同协议、资产登记等方面的材料。

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；上级主管部门发给单位需要贯彻的，绝大多数涉及单位主要职能活动，应该归档。不是主管的上级部门发的文件，就要具体分析，与本单位职能无关的不存，普发性的不存。如市委书记在作风整顿工作会上的讲话，我们肯定要贯彻，但不是我们的主要职能，属普发性文件，虽然重要，但从档案的角度讲，就不需要归档，市委办公厅会归档。并不是所有贯彻执行的都要归档。

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。《规定》对机关文件材料归档范围只是作了上述四款原则上的区分，原因在于机关文件材料涵盖了机关在其工作活动中形成的所有文件材料。由于各机关文件材料的内容及载体差异性较大，内容也比较庞杂，不可能在一份文件中详细概括指明，因此，国家档案局只对机关各类文件材料的归档范围作宏观、指导性的规定。这四款原则只是我们判断机关文件材料归档范围的价值标准，而不是具体的归档范围。

第四条 机关文件材料不归档范围是：

根据《规定》第四条，机关文件材料不归档范围包括四个方面。同第三条不同，归档范围是四款原则规定，而不归档范围是四条具体的规定，是具有操作性的，这里需要提醒的是，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿虽然不归档，但重要的法律、法规的历次修改稿、有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示的稿本应属机关文件材料归档范围。还有机关文件的最后定稿，即使没有机关领导人的签批、审改意见，原则上也应纳入归档范围，与文件正本、文件处理单一并归档。

第五条

凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

这一条规定了机关归档文件材料的流向、管理主体、机关档案部门处理归档文件材料的职责。

各机关应归档的文件材料，要实行集中统一管理。集中统一管理可以分为两个方面：一是对本单位全部档案实体实行集中保管，统一整理、编目，统一提供利用。即将各单位经过整理并移交过来的档案，由专人负责，保管在专门的档案库房内，并且按统一的分类原则进行编目，排架，按统一的制度提供利用。

二是本单位的全部档案信息（如目录、数据等）按统一的管理制度集中管理，但档案实体则分别保存在不同的库房。如将会计档案存放在财务部门的库房，科技档案存放在科研部门的档案库房等。这两种形式都叫集中管理。随着信息技术的迅猛发展和广泛运用，第二种形式的集中管理会越来越普遍。

第六条

机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

这一条应该说是我们《规定》的核心内容，它明确了保管期限的划分方法。一般来说，永久保管的文书档案要按有关规定向国家档案馆移交，以确保有永久保存价值的文书档案得到有效保管和保护，为国家积累历史和文化财富。定期保管的文书档案主要由机关自己留存，备机关日常查考利用。

特别讲到的是定期保管的档案要实行标时制，必须注明保管年限是10年还是30年，不能标“定期”。这样要求的目的主要是便于机关对到期档案进行鉴定销毁。以前的“长期”、“短期”是个模糊的概念。

第七条

永久保管的文书档案主要包括：

(一)本机关制定的法规政策性文件材料。主要指规范性文件。如国家档案局8号令，这份文件属部门行政规章，具有法律效力，国家档案局应将其作为永久档案保管。

(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。民政工作会、卫生工作会，包括请示、主管领导批示、通知、名单、日程、会议主报告等文件材料都要永久保管。

(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。

(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。如市档案局报市政府关于区市县综合档案馆馆库面积标准的请示与市政府的批复等文件材料应为永久。各单位的综合性的总结、统计报表。

(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料。所有的人事任免文件。

(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。

(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料。如财政局收到的财政部制发的《金融企业财务规划》应为永久。

(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

划分永久时，需要注意以下问题：

1.突出本机关自身的文件材料，本单位自己形成的文件材料的保管期限应该高于上级机关的文件材料。2.突出本机关主要职能的文件材料

3.突出反映本机关机构演变及人事任免的文件材料 具体来说，各单位党组、行政办公会议记录和纪要，党员、职工名册，统计报表，每年的工作会议，以上计划、总结、统计材料、获县处级以上先进奖励，受警告以上处分，人事任免、机构设置、有领导批示的材料等则划为永久。

第八条

定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料。如业务培训、经费开支等。

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。如一般的业务研讨会、专题座谈会、七一联欢活动等。

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料。如通知考试文件、人事工作的制度、考核奖励办法等。

（四）本机关一般性事务管理文件材料。如职工福利、安全保卫工作的文件材料。

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。如关于增加车辆配置的请示与上级的批复、以下总结、单项统计材料、干部廉洁自律工作情况统计表

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料。如国家档案局关于汛期档案安全工作的通知。

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料。如8号令，如不需办理的就不归档。

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。如机关档案移交进馆、档案规范化管理体制的函和批复意见的复函。

（九）下级机关报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第九条

机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

我国现有各种专门档案管理办法、规定近30种，有的办法或规定涉及到了文件材料归档范围，如中组部和国家档案局联合发布的《干部档案工作条例》、劳动部和国家档案局联合制定的《企业职工档案管理工作规定》中包含了人事文件材料的归档内容。有的涉及到了档案保管期限，如财政部和国家档案局联合制定的《会计档案管理办法》，既有会计文件材料的归档范围，又有会计档案的标时保管期限。还有建设部和国家档案局联合制定的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》标明了基建档案的归档范围和档案保管期限，具有较强的针对性和实用性。

这里还要提醒一下，并不是所有门类的档案国家都有归档范围和保管期限的规定，我们具体操作中应把握以下原则：国家有规定的，按现有规定执行，如会计档案、基建档案。国家没有规定的，参考已有的文书和专门档案的规定。第十条

机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

本条主要是对电子文件归档时的组成要件提出了特殊要求。这里讲的元数据，是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、硬件和软件环境、文件处理软件等信息。因为我们现在的网络和计算机技术发展相当快，如果不对电子文件元数据、背景信息等文件材料进行归档，一段时间后，这些电子文件极有可能成为死文件，无法打开。同样，照片档案也是如此，在归档范围中还须明确，要将该照片的文字说明一并归档

这条还规定了纸质文件材料归档的组成要件，在机关文书处理过程中，包含有拟办、批办、审核、签发等不同的内容，体现了文件形成的过程，我们在归档时，就应当将文件处理单、发文稿纸与正本一并归档。无纸化办公处理方法：

第十一条

机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

大家知道，原件与副本、复制件在法律地位上是有区别的。《档案法实施办法》第二十一条规定，档案的复制件载有收藏单位法定代表人的签名或印章标记，才具有与档案原件同等效力。这条规定明确了机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料如何归档的问题，大家需要注意的是主办机关和协办机关虽然归档内容相同，但在档案保管期限划分上是不同的，主办机关对档案保管期限的划分高于其他机关，如办会、办文中，协办的都不划为永久，未通过的会议文件也不划为永久。这样规定的目的主要是为了避免将来档案重复进馆，同时也便于协办机关工作查考利用。按照国家有关档案工作的法律法规，省级以上档案馆应接收同级机关永久保管的档案，通过对主办机关、协办机关归档的内容相同的文件材料保管期限的调整，来有效控制内容相同档案的重复进馆问题。

另外，以各级党委办公厅、政府办公厅名义联合发文或召开会议，确定主办机关应遵循职责分管的原则。

第十二条

各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。

有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。

这次各机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制工作与以往不同，以往各机关制定的文件材料归档范围和档案保管期限表经本机关领导批准后即可执行，只报同级档案局备案。现在是以“审批制”代替“备案制”。各机关编制的期限表，须经同级档案局审查同意后才能执行。

第十三条

在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。

这条要求各机关在编制保管期限表时，要结合单位职能来制定，我们审批时，也要求各单位把你们的“三定方案”一并送交。

第十四条

本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。

第十五条

本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。

《规定》虽然从发布之日起施行，但对于一个机关来讲，按照《规定》实施的相关程序，一个机关编制的保管期限表要经同级档案局审查同意后才能执行，因此，当新的保管期限表没有获得审定前，只能沿用以前的老规定。具体的执行时间后面再讲。

第三章 如何拟订机关文件材料

归档范围及保管期限

一、做好前期准备工作

建立机关文件材料归档范围和档案保管期限表，是一个机关科学合理、系统完整甄别文件价值、划分保管期限的标准性文件，是每个单位档案工作中必不可少的档案业务文件，也是各单位必须要建立的一项重要制度。要做到以下几点：

１、认真理解国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》，吃透《规定》的要求，把握《规定》的实质精神；

２、了解掌握本单位及各内设机构的职能、性质、工作范围、工作程序、形成文件的种类、数量、载体情况等；

３、结合本单位实际情况，体现本单位的职能特点，围绕与主要职能相关的内容制定条款。

二、拟订文件材料归档范围和档案保管期限表应当遵循的原则

1、严格控制普发文件。我们在指导工作中，发现大量的普发文件很多单位都归档了，这就会造成档案馆出现大量重份文件。这里明确一点，对于普发性文件，除了上级主管业务部门印发的必须贯彻执行的规范性指导性文件划永久外，其余的最多划10年，或者不归档。如劳动人事工资管理政策性文件。

2、坚持 “宜细不宜粗”的原则，条款的拟制尽量不使用“重要的”、“一般的”等模糊词。一定是内容加文种的形式来表述。国家局8号令是针对全国各级部门的规范性文件，只能用重要的、一般的，具体到每个单位哪些重要、哪些一般应该是清晰的。拟写条款时要尽量包含一个部门的所有工作内容，有的工作今年没有，但只要是职能范围内的，也一定要写上。因为表制定后，是不能随意修改的。

3、条款拟写应尽量准确。如“上级方针、政策性文件”的条款，应改为“上级关于某项工作方针、政策的文件材料”。“本机关的请示与上级机关的批复、批示”应分条编写，并且应写明关于什么问题的请示、批复。“国家资产管理文件材料”很笼统，应写明“国家资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料。

4、重大活动、重要事件档案，要纳入档案管理。市委、市政府专门就重大活动、重要事件档案管理工作发了一个文件（成委发[2005]46号文件）

5、从宽从长保存特色档案。这里主要是指一些特殊事件、特殊人物、特殊成果。比如非典、非物质文化遗产、突出贡献奖等等。

6、注重文件之间的必然联系。划分档案保管期限时，要考虑文件之间的逻辑关系，如一次会议、一项活动的档案在归档时都要全面考虑。还有如请示和批复都要同时归档。没有批复的请示划10年，有批复的请示根据文件的重要程度确定保管期限。

三、划分保管期限时需要注意的几个问题

1、同一会议形成的文件材料应区分不同的保管期限。

2、各机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果定为永久。

3、以下计划、总结、统计材料是否归档应视机关主要职能而定。

4、领导出国或出境访问考察、参加国际会议、接待来访等外事活动形成的文件材料，在归档时应对不同价值的文件材料划分不同保管期限。

5、受到县级以上表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料，为永久；县级以下表彰、内部表彰为30年。

6、处分材料及纪检、监察工作形成的材料按处分结果划分保管期限：处理结果为警告的划为30年，处理结果为警告以上的，划为永久。通报批评10年，没有结果的，不归档。

7、机关财务预算和财务报告及同级财政部门的批复可以一并划为永久。

四、注意区分“重要的”和“一般的”文件材料

1．看作者：在反映同一问题的文件中，作者为本机关比外机关的重要。因为，从保管国家档案资源的角度，各机关把自身的文件管理好，国家综合档案馆保管的全社会的档案就基本齐了。另外，以机关名义发文比以内部机构名义发文重要；主要职能部门形成的比一般事务部门形成的重要；直属上下级机关形成的比不相隶属机关形成的重要；作者为高层机关的比基层机关的重要。

2．看内容：反映本机关主要职能活动的比反映非主要职能活动的重要；方针政策性的比一般事务性的重要；反映本机关全局性工作的比反映局部工作的重要；反映本机关中心工作的比反映日常工作的重要；反映本机关典型问题的比反映一般问题的重要；有针对性、依据性的比普发性、参考性的重要；有时效性的比没有时效性的重要。

从根本上说，我们考虑机关文件材料归档范围和文书档案保管期限问题的出发点，是既要防止因“有档不归”而丧失必要的历史记录和历史凭证，又要防止“有文必档”、“有文皆永久”而造成馆藏档案不必要的“重复和鱼龙混杂”。由此出发，区分“重要”与“一般”就是要判断归档文件内容与本机关的关联程度、档案信息利用的回溯时效，把握好期限确定的“度”，相对准确地划定“重要”与“一般”的界线。

第五章 成都市的贯彻实施意见

2007年3月29日，成都市档案局根据国家档案局8号令，结合我市实际，制定了《成都市档案局关于贯彻国家档案局〈机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定〉的实施意见》

一、对文件材料归档范围的要求

国家档案局的新《规定》明确要求所归档的范围是“机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录”因此，我们在拟订本机关归档范围时，必须将本机关各种门类和载体的档案，全部纳入进去。

二、各级机关2007年及以后形成的文书档案保管期限划分为永久和定期两种，其中，永久保管期限档案应按期向同级综合档案馆移交。2007年以前形成的文书档案保管期限划分按原规定执行。

三、各级机关2007年及以后形成的文书档案，按永久、30年、10年分别进行排列和编目。其中，属永久保存的档案，接续原永久档案编写盒号，属30年、10年保存的档案，分别从“1”开始新编盒号

四、市级机关应根据《规定》精神，结合本单位职能，重新制定文件材料归档范围和文书档案保管期限表，于今年10月底前报送市档案局审查同意后执行。机构合并、分设或职能发生变化时，各级机关要及时重新修订本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并报送同级档案行政管理部门审查。

五、编制要求和格式。这次编制文件材料归档范围和档案保管期限表应该由各单位办公室来组织完成，而不是档案人员一个人的事。因为新的保管期限表是按内设机构来编，涉及到每一个部门，具体编制方法由办公室牵头，由各内设机构提出本部门的归档范围和保管期限，交办公室汇总后再反馈到各内设机构反复征求意见，讨论修改，最后经领导审批后报市档案局。

编制格式就是这样三个项目。机构、归档范围、保管期限。

八、各级机关报送文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，须填制《文件材料归档范围和文书档案保管期限表审查申报表》，一式两份，经本单位分管领导审核、盖章后报送同级档案行政管理部门。

机关文件 第5篇

第8号令如果得不到全面的贯彻落实, 那么指导编制《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》 (以下简称“表”) 的进度就会不一致。众所周知, 编制好《表》, 是做好机关档案工作的重要基础条件之一, 是深化机关档案工作改革的重要环节之一。本文就基层单位在编《表》时应注意的问题谈些认识, 供同行参考。

一、要进一步明确指导思想, 坚持编制的原则

在编制前, 有关人员要认真学习第8号令, 深刻理解其内涵。1.根据第8号令的要求, 本着突出可操作性强和实用的指导思想, 结合本地区、本机关的实际, 按“上级机关、本机关、下机机关和同级机关”三大块的职能, 正确界定机关文件材料归档范围和准确划分文书档案保管期限。2.所编制的内容应能反映本机关在公务活动中形成的所有文件材料, 即包括各种门类和载体的历史记录。在归档和划分保管期限时要特别注意对涉及与公民权益相关的文件材料, 尽量体现“从宽”的原则。

二、要规范地贯彻执行《第8号令》

第8号令笫十二条规定, 各级机关编制的《表》, 经同级档案行政管理部门审核同意后方可实施。实践中我们也看到, 在报送编制《表》时, 有的是《表》, 有的是《XXXX机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》, 而內容方面, 有的《表》中只有文书档案保管期限表部分, 有的《表》中有机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表两部分, 所以说这既不完整也不规范, 和第8号令的基本要求差距很大。

从部分国家机关、外省、市档案局编制的《表》的范本, 和审核有关机关报送的情况看, 《表》中没有机关文件材料归档范围这一部分的, 应补充完整。机关文件材料归档范围部分, 是档案行政管理部门和机关档案人员用来判定该机关归档文件材料的门类和已形成的应归档文件材料是否齐全完整的规范。而文书档案保管期限表部分, 是机关所有的专兼职档案人员和档案行政管理部门用来区分已归档文件材料的重要性程度, 从而准确划分应归档文件材料需保存时间长短的规范, 是归档范围的细化, 一般采用列表式的。在归档范围中的同一个问题的、同属归档范围的文件材料, 有可能会出现是上级机关和本机关、同级机关、下级机关和非隶属机关形成的, 而被划分为永久、30年、10年不等的不同保管期限。

每个机关的《表》编制后, 必须经同级档案行政管理部门审核同意后才能实施。而具体实施的人, 不仅仅是该机关的专兼职档案人员和有关人员, 也是档案行政管理部门的行政执法人员、同级档案行政管理部门的业务监督指导人员、档案馆接收档案人员检查指导工作时都应严格执行的规范性文件。因此, 在编《表》过程中, 必须考虑它的科学性、可操作性。

三、要简明扼要编《表》

第8号令中所列的文书档案保管期限表共80来项, 而有些省直机关编制的多达400来项, 某些市直机关报送的文书档案保管期限表也有170多项, 更有一个机关仅统计一项多达283条, 确有些不可思议。细看一下, 主要原因是重复项太多。如表彰先进的项, 第8号令中只有3项, 而某市市直机关报送的文书档案保管期限规定中列了19项。还有处分、上级机关、下属单位、平行机关、非隶属单位的文件材料等其他类似问题。

编制《表》时, 不应人为的把简单问题复杂化, 把透明的问题神秘化。一是从目前档案干部队伍状况看, 绝大多数市、县两级机关档案人员, 多是身兼数职, 而且是以统计、财务、文秘、收发、信息等某项工作为主的, 档案工作为辅的。如把《表》编制的很细, 在实际工作中, 机关档案人员是无法认真执行的。二是从市、县两级档案行政管理部门专业档案干部具体负责业务监督指导的人员, 市级3人左右, 县级一般只有2人, 显而易见, 人力不足, 而且专业能力和水平都有待进一歩提高。三是政治体制在变革中, 机关的职能也在社会的发展而变化。在这种情况下, 我认为, 要想一步到位, 把《表》编制的很完美, 很理想, 是很不实现的。

四、要突出重点, 区别依据和参照

基层单位在编《表》时, 一定要突出重点, 突出机关的特色, 要弄清楚如何区别依据和参照的问题, 这对编制好《表》是非常重要的。依据国家档案局第8号令是前提, 参照上级机关和同行的同级机关的做法, 突出本机关的重点、特色, 是保障编制质量的关键。首先, 各级机关编《表》的依据是第8号令。其次, 是参照上级机关、同级同专业机关已编制的《表》, 或是参照上级档案行政管理部门编制的供下级机关和系统参考的样本, 但绝对不能照搬照套。因为, 从职能上看, 上级机关、同级同专业机关和本机关的职能有大同, 但毕竟有小异。从机关内部职能科室的设置数量上看, 上级的多下级的少。从归档的文件材料的数量上看, 省直机关一年有几千份, 市直机关千份以内, 县直机关300份左右。就全省设区市档案局 (馆) 本身而言, 也不能编制好一个设区市档案局 (馆) 的《表》后, 其他设区市档案局 (馆) 换一个单位名称就照搬照套, 那是行不通的。从大的方面看其职能范围差不多, 但在具体的履职活动确有很大不同。如在内设机构方面, 有的设人秘科没设办公室, 有的设保管和技术为一科室, 有的设保管、技术各为一科室, 个别设置了法制宣传教育科, 大部分未设法制宣传教育科等。因此, 在实际操作中, 最终的结果只能是各单位依据第8号令, 参照上级机关和同行的同级机关编制的, 结合本机关的实际情况, 突出本机关的重点, 突出本机关的特色, 才能真正编制出一个科学的、规范的、切实可行的《表》。

要重点突出本机关形成的文件材料哪些要归档和不归档, 才能准确划分保管期限。比如, 市直某机关有党委, 同时有机关党支部。而党支部的工作计划、总结、会议记录、换届等党建工作活动中形成的文件材料, 是自身建设活动形成的, 不能用党委来替代。因为党组、党委的文件, 主要是领导全系统工作活动形成的。还有办公室的工作计划、总结, 职称评审、后勤管理, 来信来访的处理情况, 安全保卫, 农副产品信息行情、产销, 市场分析及预测, 特有行业鉴定培训等反应行业特色的文件材料和学术性群众团体活动形成的文件材料也是不可忽缺的。另一个是弄清楚上级机关、下属单位、平行机关、非隶属单位的文件材料归档范围和文书档案保管期限。建议就采用国家档案局第8号令中表述相关的17项共性内容, 加上本机关个性的内容, 简明扼要, 便于操作。

五、要前后呼应, 避免重复

编《表》时, 主要是弄清本机关职能活动中形成的那些文件材料需归档, 那些文件材料需定什么保管期限, 前后一定要一致, 不要相互矛盾。如一个机关的职能科室都是因需要而设罝的, 不存在谁大谁小, 也不存什么科室比什么科室更重要。因此, 科室的年度工作总结都反映机关职能的某一方面, 它们的保管期限应一致。第8号令中规定“一般活动的总结、一般问题的调研材料”保存10年。而规定“重要职能活动的总结、重要主题的调研材料”为永久保存, 应是一个机关的职能范围的中心工作、重要职能活动形成的专题总结、调研材料。也同样是一个机关的职能范围而言的, 如半年总结, 阶段性工作总结等, 而不是指职能科室之间重要不重要的区别。因此, 各科室年度工作总结的保管期限应统一为30年为宜。

六、要指代明确

编《表》时, 不论是说文件材料归档范围, 还是说文件材料应保管多长期限, 都应分别明确标明文件材料的来源, 即直接标明本机关、本科室、上级机关、下级机关、同级机关、非隶属机关。以本机关名义形成的文件材料、召开的会议、开展的活动, 都应标明本机关, 不能标为具体承办科室召开的会议、起草的文件材料等。

七、要加快贯彻实施的步伐

目前, 贯彻实施第8号令进度缓慢的主要原因, 一是因机关的《表》要经同级档案行政管理部门审核同意, 省级档案行政管理部门要求慎重为由动作缓慢。二是市、县两级档案行政管理部门对上级的依赖性太强, 怕走弯路, 想吃现成饭, 在等待省档案局对省直机关搞出试点, 或做出一个范本后, 跟着不废力气地照搬照套。说穿了, 是我们思想上没有高度重视第8号令的贯彻落实。

其实, 要编制好一个机关的《表》, 只要我们能读懂第8号令的基本内容, 能弄清该机关的职权范围, 在严格依据第8号令的基础上, 编制时, 在文件材料归档部分, 首先是重点弄清楚本机关应归档的范围, 突出本机关的特色。也就是删去本机关不会产生的內容, 增加一些本机关特色的內容。如果不是很特殊的行业, 一般市、县机关单位没有什么太多内容好增加和调整的。在文书档案保管期限表部分, 市、县直机关在编制时, 只要按照机关文书档案的来源, 分清本机关形成的文件材料, 上级机关、下级机关、非隶属机关单位来的文件材料哪些永久保存, 哪些30年保存, 哪些10年保存就行了。特别是市县两级直属机关, 千万不能按机关內部组织机构去编制文书档案保管期限表。按机关內部组织机构去编制, 很显然, 在毎个內部组织机构归档的文件材料中, 都存在着上级机关、下级机关、非隶属关系机关单位来的文件材料的保管期限划分的问题, 势必造成大量重复。因为, 每个处室都有涉及上级机关来的法规方针政策性文件材料, 有关奖惩的文件材料、下级机关的请示汇报和典型材料等。

综上所述, 各级机关要编制好机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表, 就必须根据国家档案局第8号令的要求, 坚持以我为主, 突出本机关特色, 经同级档案行政管理部门审核同意后才能实施, 才能保证质量。加快贯彻实施第8号令势在必行, 因此, 各级档案行政管理部门的领导要有清醒的头脑, 业务监督指导部门要改变工作作风, 提升机关档案工作改革步伐, 加快对机关报送《表》的审核进度, 使第8号令尽快得到全面、规范的贯彻实施。

摘要：本文就基层单位在编《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》 (以下简称为《表》) 时应注意的问题谈些认识, 供同行参考。

关键词：基层单位,档案,建议

参考文献

[1]王嘉辰, 卢汉明.电子文件管理[M].中国档案出版社.

[2]樊锐.关于图书馆职业倦怠的思考[J].图书馆园地, 2008 (17) .