采购业务内部控制分析

采购业务内部控制分析（精选6篇）

采购业务内部控制分析 第1篇

摘要:结合企业的内部控制和采购业务流程，分析如何规避、抑制其中可能出现的不利因素，说明采购环节的内部控制要点，并对内控环境提出建议。

关键词:采购循环；内部控制；流程

采购业务属于企业运营的核心业务，与资金存在直接的关系，如果程序制度不够清晰规范，内部控制不到位，则极容易出现相关人员利用管理漏洞，为一己私利舞弊，串通共谋，损害企业利益的情况。具有极高的风险性。在内部控制中，采购业务的控制直接关系到企业产成品的质量，以及企业生产成本。尤其对于制造企业而言，原材料成本在产品中占比较重，采购资金比之其他类型的企业也更多，存在的风险也就更高。

1内部控制概述

2004年9月，COSO委员会提出一个概念全新的COSO报告《企业风险管理———整合框架》（简称ERM框架），标志内部控制研究发展到一个新的阶段。ERM架构指出“企业风险管理是一个过程，它由一个主体的董事会﹑管理层和其他人员实施，应用于战略制定并贯穿于企业之中，旨在识别可能影响主体的潜在事项﹑管理风险﹑风险应对﹑控制活动﹑信息与沟通﹑监控。《企业风险管理———整合框架》分为内部环境﹑目标制定﹑事项识别﹑风险评估﹑风险反应﹑控制活动﹑信息与沟通﹑监督等八个相互关联的要素，各要素贯穿在企业的管理过程中。ERM框架指出，企业风险管理只是一个比内部控制更为广泛的管理概念和工具，不是也不可能取代内部控制。在风险管理八个要素中，有五个直接来自内部控制，显然，内部控制包含于风险管理之中。

2企业采购业务的风险及控制关键点

采购业务作为企业业务内容的一个部分，其风险存在于各业务环节中，主要有审核把关风险、采购价格失控风险、供应商选择不当风险、合同订立不当风险、物资验收不规范风险、会计记录不当风险、货款支付不当风险等。企业采购程序必须清晰，规范，即使企业采购流程较长，但人为简化，缩短流程将给企业的内部控制带来巨大漏洞，采购环节的风险无法控制，给公司带来巨大隐患，造成不堪设想的后果。为此有必要对以下环节进行控制，规避风险。

2.1请购与审批控制

2.1.1请购

请购单的填写应该内容完整且依据充分，由有需求的部门或人员写明采购类别、数量、品名、规格、型号、质量等级、需用日期、请购部门等相关要求，交给部门主管审核并签字批准。

2.1.2审核批准

请购单在审核批准时，主要注意三个点：订货数量，供应商备选，订货时间（再订货点）。

2.1.3不相容职务相分离

请购与审批不应该由同一人办理，以避免盲目采购。如果请购与审批不能分离，那么上述要求能否遵守完全取决于企业内部控制人员的职业素质，一旦遇上企业采购人员的职业道德不修，则可能会出现编制虚假采购业务以套取公司现金的情况。

2．2供应商管理制度

2.2.1选择供应商

企业应该建立恰当的供应商管理体制，企业采购的原材料直接决定了企业产成品的品质，关乎企业的品牌形象，一旦出现问题，将对企业信誉造成不可估量的影响。因此企业应该建立严格的供应商准入机制，为企业选择可靠的供应商，只向经过授权批准的供应商订货，保证原材料的品质与来源。

2.2.2不相容职务相分离

询价与确定供应商不应该由同一人负责办理，否则将形成采购业务内部控制漏洞，容易发生舞弊，出现相关人员收受回扣，高价采购等情况。其次，广泛询价，有利于企业拿到合理的采购价格，降低生产成本。

2.3采购控制

经过授权批准的请购单应该由采购部门汇总编号，生成采购订单，统一进行采购。在此步骤中应该注意如下几点：

2.3.1采购行为应合法合规

对于零星用品的采购，可以授权在独立人员抽样暗访制度下的直接采购，但对大宗商品的采购应交由采购部门集中统一招标进行，原材料的集中采购有利于企业提高采购效率，取得大宗订单折扣，从而降低原材料成本，控制生产成本。

2.3.2关注供应商的生产情况与供货情况

供应商的生产进度缓慢甚至停滞将造成原材料供应延迟，导致企业设备人员的闲置，增加企业运营成本，降低企业经营效率，尤其在原材料本就稀缺的行业，短时间内难以找到价格合适的替代供应商，密切关注供应商生产情况，能及早发现异常，为企业赢得反映时间，提早做准备。在原材料短缺严重时，企业将无法正常运转，既买不到原材料进行生产，又因为生产停滞而产品短缺，无法进行销售以获得资金投入生产，将使企业经营周转不良。为保证供应商持续，无差错供给企业原材料，以支持企业生产运作。企业应当密切关注供应商的生产进度与生产环境。当供应商出现异常情况时，企业能够及时发现并作出反应，制定对策，确保企业正常运营，最大限度降低供应商出现原材料供应问题而给企业带来的损失。

2.3.3采购人员定期轮换

企业采购人员应定期轮换岗位，并对离任采购人员进行审计，避免采购人员与供应商串通共谋。采购环节最常见的问题在于：供应商为长期获得公司的大量订单而贿赂采购人员，或者采购人员与供应商长期接触与合作后，建立过于密切的关系，出现串通舞弊的风险。企业采购人员实施轮岗制，其一，可以避免采购人员与供应商建立过于密切的关系。其二，如果无法与采购人员建立长期的关系，供应商将降低付出回扣的积极性。其三，对采购员定期轮换时进行的工作考评与交接使舞弊更容易被发现，采购员拿回扣被发现的风险更大，促使采购员遵守公司规定，提升职业道德操守以及自律性，有利于企业内部形成良好的控制氛围，从而维护公司利益。

2.3.4明确采购人员职责

明确划分采购人员的职责范围，有利于采购部门工作的有序进行，提高工作效率，避免互相推诿责任。及时调换职业胜任能力不足或是职业道德较低的职员，如果岗位职责安排混乱，企业的内部控制将无法实现应有的效果。

2.3.5明确质量标准

为保证原材料质量，公司可以在采购单后附上有关质量要求的文档。例如在采购零部件时，可由工程师在文档中写明各个部件需要达到怎样的质量标准，误差范围以及技术要求。由采购人员同时发给供应商，确保供应商在生产前了解图纸的质量要求。供应商生产过程中，采购部应该要求供应部定期出具质量报告，并定期查访供应商。

2.3.6不相容职务相分离

确定供应商与签订采购合同应该分离控制，不应由同一人办理。由专业专职人员负责签订采购合同，有利于回避风险，减少损失的产生。

2.4验收入库控制

验收入库是企业防止质量不达标的原材料进入企业的最后一道防线，一旦不合格的原材料流入企业生产环节，将对企业的产成品质量产生重大影响。如果三鹿企业能够重视食品安全，尊重消费者权益，收购鲜奶时能在验收环节严格管理，验收人员重视自身责任，仔细抽检，将没有达到抽检质量标准的鲜牛奶拒之企业门外，进行退货处理，也不会造成这样严重的后果。三鹿以其真实惨痛经历说明企业应当尤其重视对原材料入库的控制。

2.5付款管理控制

财务部门收到采购部门转来的相关凭证，例如采购计划、采购合同、入库单、发票抵扣联、运输费用发票、经过签字的申请单，经过审核无误后，作为入账的原始凭证，按照企业与供应商签订的合同付款，并及时登记应付账款总分类账以及明细账。付款虽然是企业采购流程的最后一个步骤，但其涉及资金的转移，风险较高，某些供应商为尽早收回货款买通财务人员，企业应该引起足够重视。

2.6供应商考核

企业应该建立供应商评价制度，对供应商提供的原材料质量，送货及时性以及原材料价格进行考核评价，并对各供应商进行排序，于企业将来采购相同规格货物时优先选择。排序结果确保每年更新一次，对考评不合格者应取消其供应商认证资格。不断调整优化企业供应商队伍。综上所述，请购与审批控制，供应商选择控制，采购控制，验收入库控制，付款管理控制，供应商评价反馈控制均是企业采购循环流程中的关键控制点。

3完善采购业务内部控制实施效果相关配套措施

为使企业采购业务内部控制能够落实到实处，企业一方面应该纵向完善采购流程与采购控制，横向健全采购控制制度，形成由线到面的控制局面，进行全面控制；另一方面，抓住流程中关键控制点作为重点控制。在此基础上，企业还应该完善公司治理结构，将绩效考核与激励机制结合起来。

3.1完善公司治理结构

公司治理是企业内部控制制度设计、运行的制度环境。而内部控制又是公司治理的延伸。完善企业治理结构，发挥企业董事会及监事会的作用。第一要强调董事会独立于企业的管理层，限制董事会成员与高级经理层交叉任职的现象，以避免出现高级管理层控制董事会的局面。第二，要完善独立董事制度，保持较高比例的，具有较高学历且管理经验丰富的独立董事的比例，利于对企业内部管理人员及企业经营行为进行有效监控。第三，建立专门的各类审计委员会，例如审计委员会，以加强内部控制。明确监事会职责，监事的监督工作要经常化，专业化，要努力提高监事会的监控能力和监控效果，董事会﹑监事会及其下属委员会应对公司管理实行有效监督，从而提高公司内部控制质量。如果治理层疏于监督，对控制不够重视，或者过分信赖管理层，就会给管理层提供舞弊的机会。

3.2将绩效考核与激励机制结合使用

企业内部控制的实施必须有一个完整的过程，这个过程就是制定标准、采取行动、衡量业绩，通过业绩的衡量来考核行为是否符合标准，从而使行为符合内部控制控制标准。在整个风险管理体系中，内部控制通过致力于抑制不利因素来达到内控目标，而激励机制则竭尽全力促使有利因素发挥更大作用，因此，如能将绩效考核与激励机制结合起来使用，将会使企业内控发挥更大效果。

主要参考文献:

［1］陈策．采购循环的内部控制要点［J］．财会月刊，2009（32）：27－28．

［2］郑伟．《企业内部控制基本规范》实施探讨———基于业务流程的分析［J］．财会通讯，2011（2）：102－103．

［3］郑海航，牛晓娟．从通用电气看我国企业采购制度的完善［J］．会计之友，2011（13）：27－31．

采购业务内部控制分析 第2篇

《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》中所称采购，是指企业购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。其中，物资主要包括企业的原材料、商品、工程物资、固定资产等。采购是企业生产经营的起点，既是企业的“实物流”的重要组成部分，又与“资金流”密切关联。众所周知，采购物资的质量和价格、供应商的选择、采购合同的订立、物资的运输、验收等供应链状况，在很大程度上决定了企业的生存与可持续发展。采购流程的环节虽不很复杂，但蕴藏的风险却是巨大的。基于以上考虑，《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》对采购的主要流程进行了梳理，明确了采购业务的主要风险点，针对性地提出了相应的控制措施。本文就此进行解读。

企业在健全采购业务内部控制时，应当比照健全资金、资产业务内部控制，着力从全面梳理相关流程入手。在此过程中，企业应当对采购业务管理现状进行全面分析与评价，既要对照现有采购管理制度，检查相关管理要求是否落实到位，又要审视相关管理流程是否科学合理、是否能够较好地保证物资和劳务供应顺畅、物资采购是否能够与生产和销售等供应链其他环节紧密衔接。在此基础上，要着力健全各项采购业务管理制度，落实责任制，不断提高制度执行力，确保物资和劳务采购按质按量按时和经济高效地满足生产经营的需求。

一、采购业务流程

采购业务流程主要涉及编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收、退货、付款、会计控制等环节。如下图所示。该图列示的采购流程适用于各类企业的一般采购业务，具有通用性。企业在实际开展采购业务时，可以参照此流程，并结合自身情况予以扩充和具体化。

采购业务的后评估

二、各环节的主要风险点及管控措施

（一）编制需求计划和采购计划

采购业务从计划（或预算）开始，包括需求计划和采购计划。企业实务中，需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。该环节的主要风

险是：需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。

主要管控措施：第一，生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时编制需求计划。需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批。第二，采购计划是企业生产经营计划的一部分，在制定生产经营计划过程中，企业应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。第三，采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。

（二）请购

请购是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出的采购申请。该环节的主要风险是：缺乏采购申请制度，请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。

主要管控措施：第一，建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。企业可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。第二，具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。第三，具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时，应重点关注采购申请内容是否准确、完整，是否符合生产经营需要，是否符合采购计划，是否在采购预算范围内等。对不符合规定的采购申请，应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。

（三）选择供应商

选择供应商，也就是确定采购渠道。它是企业采购业务流程中非常重要的环节。该环节的主要风险是：供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。

主要管控措施：第一，建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。企业新增供应商的市场准入、供应商新增服务关系以及调整供应商物资目录，都要由采购部门根据需要提出申请，并按规定的权限和程序审核批准后，纳入供应商网络。企业可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。第二，采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。第三，建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价，根据考核评价结果，提出供应商淘汰和更换名单，经审批后对供应商进行合理选择和调整，并在供应商管理系统中作出相应记录。

（四）确定采购价格

如何以最优“性价比”采购到符合需求的物资，是采购部门的永恒主题。该环节的主要风险是：采购定价机制不科学，采购定价方式选择不当，缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控，引起采购价格不合理，可能造成企业资金损失。

主要管控措施：第一，健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。对标准化程度高、需求计划性强、价格相对稳定的物资，通过招标、联合谈判等公开、竞争方式签订框架协议。第二，采购部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势,确定重要物资品种的采购执

行价格或参考价格。建立采购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并合理利用。

（五）订立框架协议或采购合同

框架协议是企业与供应商之间为建立长期物资购销关系而作出的一种约定。采购合同是指企业根据采购需要、确定的供应商、采购方式、采购价格等情况与供应商签订的具有法律约束力的协议，该协议对双方的权利、义务和违约责任等情况作出了明确规定（企业向供应商支付合同规定的金额、结算方式，供应商按照约定时间、期限、数量与质量、规格交付物资给采购方）。该环节的主要风险是：框架协议签订不当，可能导致物资采购不顺畅；未经授权对外订立采购合同，合同对方主体资格、履约能力等未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到侵害。

主要管控措施：第一，对拟签订框架协议的供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估；框架协议的签订应引入竞争制度，确保供应商具备履约能力。第二，根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况，拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。第三，对重要物资验收量与合同量之间允许的差异，应当作出统一规定。

（六）管理供应过程

管理供应过程，主要是指企业建立严格的采购合同跟踪制度，科学评价供应商的供货情况，并根据合理选择的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜，实时掌握物资采购供应过程的情况。该环节的主要风险是：缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪，运输方式选择不合理，忽视运输过程保险风险，可能导致采购物资损失或无法保证供应。

主要管控措施：第一，依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案，采取必要措施，保证需求物资的及时供应。第二，对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检和监造制度。对需要监造的物资，择优确定监造单位，签订监造合同，落实监造责任人，审核确认监造大纲，审定监造报告，并及时向技术等部门通报。第三，根据生产建设进度和采购物资特性等因素，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。第四，实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。

（七）验收

验收是指企业对采购物资和劳务的检验接收，以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。该环节的主要风险是：验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不作处理，可能造成账实不符、采购物资损失。

主要管控措施：第一，制定明确的采购验收标准，结合物资特性确定必检物资目录，规定此类物资出具质量检验报告后方可入库。第二，验收机构或人员应当根据采购合同及质量检验部门出具的质量检验证明，重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质量、规格型号等核对一致。对验收合格的物资，填制入库凭证，加盖物资“收讫章”，登记实物账，及时将入库凭证传递给财会部门。物资入库前，采购部门须检查质量保证书、商检证书或合格证等证明文件。验收时涉及技术性强的、大宗的和新、特物资，还应进行专业测试，必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。第三，对于验收过程中发现的异常情况，比如无采购合同或大额超采购合同的物资、超采购预算采购的物资、毁损的物资等，验收机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。对于不合格物资，采购部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜。对延迟交货造成生产建设损失的，采购部门要按照合同约定索赔。

（八）付款

付款是指企业在对采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容审核无误后，按照采购合同规定及时向供应商办理支付款项的过程。该环节的主要风险是：付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严，可能导致企业资金损失或信用受损。

主要管控措施：企业应当加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定，合理选择付款方式，及时办理付款。要着力关注以下方面：第一，严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性，判断采购款项是否确实应予支付。如审查发票填制的内容是否与发票种类相符合、发票加盖的印章是否与票据的种类相符合等。企业应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理，如果发现异常情况，应当拒绝向供应商付款，避免出现资金损失和信用受损。第二，根据国家有关支付结算的相关规定和企业生产经营的实际，合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。除了不足转账起点金额的采购可以支付现金外，采购价款应通过银行办理转账。第三，加强预付账款和定金的管理，涉及大额或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施，尽快收回款项。

（九）会计控制

会计控制主要指采购业务会计系统控制。该环节的主要风险是：缺乏有效的采购会计系统控制，未能全面真实地记录和反映企业采购各环节的资金流和实物流情况，相关会计记录与相关采购记录、仓储记录不一致，可能导致企业采购业务未能如实反映，以及采购物资和资金受损。

主要管控措施：第一，企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供应商情况、采购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、退货情况、商业票据、款项支付等情况，做好采购业务各环节的记录，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。第二，指定专人通过函证等方式，定期向供应商寄发对账函，核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，对供应商提出的异议应及时查明原因，报有权管理的部门或人员批准后，做出相应调整。

三、采购业务的后评估

由于采购业务对企业生存与发展具有重要影响，《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》强调企业应当建立采购业务后评估制度。就此，企业应当定期对物资需求计划、采购计划、采购渠道、采购价格、采购质量、采购成本、协调或合同签约与履行情况等物资采购供应活动进行专项评估和综合分析，及时发现采购业务薄弱环节，优化采购流程，同时，将物资需求计划管理、供应商管理、储备管理等方面的关键指标纳入业绩考核体系，促进物资采购与生产、销售等环节的有效衔接，不断防范采购风险，全面提升采购效能。

企业内部控制应用指引第8号——资产管理（存货）

资产作为企业重要的经济资源，是企业从事生产经营活动并实现发展战略的物质基础。资产管理贯穿于企业生产经营全过程，也就是通常所说的“实物流”管控。在企业早期的资产管理实践中，如何保障货币性资产的安全是内部控制的重点。在现代企业制度下，资产业务内部控制已从如何防范资金挪用、非法占用和实物资产被盗拓展到重点关注资产效能，充分发挥资产资源的物质基础作用。鉴于资产管理的重要性，《企业内部控制基本规范》将合理保证资产安全作为内部控制目标之一，同时单独制定了《企业内部控制应用指引第8号——资产管理》，着重对存货、固定资产和无形资产等资产提出了全面风险管控要求，旨在促进企业在保障资产安全的前提下，提高资产效能。本文就此进行解读。

一、资产管理的总体要求

为促进实现资产管理目标，资产管理指引要求企业加强各项资产管控，全面梳理资产管理流程，及时发现资产管理中的薄弱环节，采取有效措施及时加以改进。

（一）全面梳理资产管理流程

一般工商企业，存货、固定资产和无形资产在资产总额中占比最大。无论是新企业或是存续企业，为组织生产经营活动，都需要或已经制定了相关资产管理制度，按照严格的制度管理各项资产。为了保障资产安全、提升资产管理效能，企业应当全面梳理资产流程。在梳理过程中，既要注意从大类上区分存货、固定资产和无形资产，又要分别对存货、固定资产和无形资产等进行细化和梳理。比如，存货需要从原材料、在产品、半成品、产成品、商品、周转材料等进行梳理；固定资产需要从房屋建筑物、机器设备和其他固定资产进行梳理；无形资产需要从专利权、非专利技术、商标权、特许权、土地使用权等进行梳理。企业梳理资产管理流程，应当贯穿各类存货、固定资产和无形资产从“进入到退出”各个环节。比如，对存货通常可以从验收入库、仓储保管、出库、盘点和处置等环节进行梳理。梳理存货、固定资产和无形资产管理流程，不仅要对照现有管理制度，检查相关管理要求是否落实到位，而且应当审视相关管理流程是否科学、是否能够较好地保证物流顺畅、是否能够不断减少物流风险、是否能够不断降低相关成本费用、各项资产是否最大限度地发挥了应有的效能,等等。

（二）查找资产管理薄弱环节

通过全面梳理资产管理流程，查找资产管理薄弱环节，是企业强化资产管理的关键步骤。这些薄弱环节若不引起重视并加以及时改进，通常引发资产流失或运行风险，或者企业资产不能发挥应有的效能。资产管理指引针对当前企业资产管理实务中存在的实际问题，分别存货、固定资产和无形资产，要求企业着力关注下列主要风险：一是，存货积压或短缺，可能导致流动资金占用过量、存货价值贬损或生产中断；

二是，固定资产更新改造不够、使用效能低下、维护不当、产能过剩，可能导致企业缺乏竞争力、资产价值贬损、安全事故频发或资源浪费；

三是，无形资产缺乏核心技术、权属不清、技术落后、存在重大技术安全隐患，可能导致企业法律纠纷、缺乏可持续发展能力。企业应当在全面梳理资产管理流程的基础上，着重围绕上述三个方面的主要风险，结合企业实际进行细化，全面查找资产管理漏洞，确保资产管理不断处于优化状态。

（三）健全和落实资产管控措施

在全面梳理资产流程、查找管理薄弱环节之后，企业应当对发现的薄弱环节和问题进行归类整理，深入分析，查找原因，健全和落实相关措施。企业应当按照内部控制规范提出的各项存货、固定资产和无形资产管理要求，结合所在行业和企业的实际情况，建立健全各项资产管理措施。属于缺乏相关资产管理制度的，应当建立健全相关制度；属于现行管理制度不健全的，应当对现行制度予以补充完善；属于现行制度执行不到位的，应当加大制度执行力，避免形式主义作“表面文章”。一些企业由于“实物流”管控不严，导致重大风险的发生，往往不是属于制度不健全，而是制度一大堆，手册到处有，更多的是用于应付检查，实际执行是两回事。这种做法是自欺欺人，到头来是企业自身遭受损失。在激列的竞争时代，企业只有科学管理，强化管控措施，确保各项资产安全并发挥效能，才能防范资产风险，提升核心竞争力，实现发展目标。

二、关于存货

存货主要包括原材料、在产品、产成品、半成品、商品及周转材料等；企业代销、代管、代修、受托加工的存货，虽不归企业所有，也应纳入企业存货管理范畴。不同类型的企业有不同的存货业务特征和管理模式；即使同一企业，不同类型存货的业务流程和管控方式也可能不尽相同。企业建立和完善存货内部控制制度，必须结合本企业的生产经营特点，针对业务流程中主要风险点和关键环节，制定有效的控制措施；同时，充分利用计算机信息管理系统，强化会计、出入库等相关记录，确保存货管理全过程的风险得到有效。下列图1、2分别列示了生产企业和商品流通企业存货流转的程序。

图1：生产企业物流流程图

从图1可以看出，一般生产企业的存货业务流程可分为取得、验收、仓储保管、生产加工、盘点处置等四个阶段, 历经取得存货、验收入库、仓储保管、领用发出、原料加工、装配包装、盘点清查、销售处置等主要环节。具体到某个特定生产企业，存货业务流程可能较为复杂，不仅涉及上述所有环节，甚至有更多、更细的流程，且存货在企业内部要经历多次循环。比如，原材料要经历验收入库、领用加工，形成半成品后又入库保存或现场保管、领用半成品继续加工，加工完成为产成品后再入库保存，直至发出销售等过程。也有部分生产企业的生产经营活动较为简单，其存货业务流程可能只涉及上述阶段中的某几个环节。

图2：商品流通企业物流流程图

从图2可以看出，作为商品流通企业的批发商的存货，通常经过取得、验收入库、仓储保管和销售发出等主要环节；零售商从生产企业或批发商（经销商）那里取得商品，经验收后入库保管或者直接放置在经营场所对外销售。比如，仓储式超市货架里摆放的商品就是超市的存货，商品仓储与销售过程紧密联系在一起。

概括讲，无论是生产企业，还是商品流通企业，存货取得、验收入库、仓储保管、领用发出、盘点清查、销售处置等是其共有的环节。以下对这些环节可能存在的主要风险及管控措施加以阐述。

（一）取得存货

存货的取得有诸如外购、委托加工或自行生产等多种方式，企业应根据行业特点、生产经营计划和市场因素等综合考虑，本着成本效益原则，确定不同类型的存货取得方式。该环节的主要风险是：存货预算编制不科学、采购计划不合理，可能导致存货积压或短缺。

主要管控措施：企业存货管理实务中，应当根据各种存货采购间隔期和当前库存，综合考虑企业生产经营计划、市场供求等因素，充分利用信息系统，合理确定存货采购日期和数量，确保存货处于最佳库存状态。考虑到存货取得的风险管控措施主要体现在预算编制和采购环节，将由相关的预算和采购内部控制应用指引加以规范。

（二）验收入库

不论是外购原材料或商品，还是本企业生产的产品，都必须经过验收（质检）环节，以保证存货的数量和质量符合合同等有关规定或产品质量要求。该环节的主要风险是：验收程序不规范、标准不明确，可能导致数量克扣、以次充好、账实不符。

主要管控措施：企业应当重视存货验收工作，规范存货验收程序和方法，着力做好以下工作。

1．外购存货的验收应当重点关注合同、发票等原始单据与存货的数量、质量、规格等核对一致。涉及技术含量较高的货物，必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。

2．自制存货的验收，应当重点关注产品质量，通过检验合格的半成品、产成品才能办理入库手续，不合格品应及时查明原因、落实责任、报告处理。

3．其他方式取得存货的验收，应当重点关注存货来源、质量状况、实际价值是否符合有关合同或协议的约定。

经验收合格的存货进入入库或销售环节。仓储部门对于入库的存货，应根据入库单的内容对存货的数量、质量、品种等进行检查，符合要求的予以入库；不符合要求的，应当及

时办理退换货等相关事宜。入库记录要真实、完整，定期与财会等相关部门核对，不得擅自修改。

（三）仓储保管

一般而言，生产企业为保证生产过程的连续性，需要对存货进行仓储保管；商品流通企业的存货从购入到销往客户之让也存在仓储保管环节。该环节的主要风险是：存货仓储保管方法不适当、监管不严密，可能导致损坏变质、价值贬损、资源浪费。

主要管控措施：

1．存货在不同仓库之间流动时，应当办理出入库手续。2．存货仓储期间要按照仓储物资所要求的储存条件妥善贮存，做好防火、防洪、防盗、防潮、防病虫害、防变质等保管工作，不同批次、型号和用途的产品要分类存放。生产现场的在加工原料、周转材料、半成品等要按照有助于提高生产效率的方式摆放，同时防止浪费、被盗和流失。

3．对代管、代销、暂存、受托加工的存货，应单独存放和记录，避免与本单位存货混淆。

4．结合企业实际情况，加强存货的保险投保，保证存货安全，合理降低存货意外损失风险。

5．仓储部门应对库存物料和产品进行每日巡查和定期抽检，详细记录库存情况；发现毁损、存在跌价迹象的，应及时与生产、采购、财务等相关部门沟通。对于进入仓库的人员应办理进出登记手续，未经授权人员不得接触存货。

（四）领用发出

生产企业生产部门领用原材料、辅料、燃料和零部件等用于生产加工、仓储部门根据销售部门开出的发货单向经销商或用户发出产成品，商品流通领域的批发商根据合同或订货单等向下游经销商或零售商发出商品、消费者凭交款凭证等从零售商处取走商品等，都涉及存货领用发出问题。该环节的主要风险是：存货领用发出审核不严格、手续不完备，可能导致货物流失。

主要管控措施：企业应当根据自身的业务特点，确定适用的存货发出管理模式，制定严格的存货准出制度，明确存货发出和领用的审批权限，健全存货出库手续，加强存货领用记录。通常情况下，对于一般的生产企业，仓储部门应核对经过审核的领料单或发货通知单的内容，做到单据齐全，名称、规格、计量单位准确；符合条件的准予领用或发出，并与领用人当面核对、点清交付。在商场超市等商品流通企业，在存货销售发出环节应侧重于防止商品失窃、随时整理弃置商品、每日核对销售记录和库存记录等。无论是何种企业，对于大批存货、贵重商品或危险品的发出，均应当实行特别授权；仓储部门应当根据经审批的销售（出库）通知单发出货物。

（五）盘点清查

存货盘点清查一方面是要核对实物的数量，是否与相关记录相符、账实相符；另一方面也要关注实物的质量，是否有明显的损坏。该环节的主要风险是：存货盘点清查制度不完善、计划不可行，可能导致工作流于形式、无法查清存货真实状况。

主要管控措施：企业应当建立存货盘点清查工作规程，结合本企业实际情况确定盘点周期、盘点流程、盘点方法等相关内容，定期盘点和不定期抽查相结合。盘点清查时，应拟定详细的盘点计划，合理安排相关人员，使用科学的盘点方法，保持盘点记录的完整，以保证盘点的真实性、有效性。盘点清查结果要及时编制盘点表，形成书面报告，包括盘点人员、时间、地点、实际所盘点存货名称、品种、数量、存放情况以及盘点过程中发现的账实不符情况等内容，对盘点清查中发现的问题，应及时查明原因，落实责任，按照规定权限报经批准后处理。多部门人员共同盘点，应当充分体现相互制衡，严格按照盘点计划，认真记录盘点情况。此外，企业至少应当于每年终了开展全面的存货盘点清查，及时发现存货减值迹象，将盘点清查结果形成书面报告。

（六）存货处置

存货销售处置是存货退出企业生产经营活动的环节，包括商品和产成品的正常对外销售以及存货因变质、毁损等进行的处置。该环节的主要风险是：存货报废处置责任不明确、审批不到位，可能导致企业利益受损。

采购业务内部控制分析 第3篇

1 企业采购业务的流程

自加入世界贸易组织以来, 我国企业迅速发展, 随之而来也出现了各种问题。如果不进行内部控制管理, 中国企业将无法与其他国家的企业相抗衡, 无法实现长久的生存。所以, 实行内部控制很有必要, 但其中最重要的就是采购业务。

采购是指购买物资 (或接受劳务) 及支付款项等相关活动。企业固定资产的购买、原材料和其他低值易耗品的购进都属于采购业务。可以说, 企业的运行离不开采购, 采购业务是企业正常经营的基础。采购业务的流程是:采购部门填写请购单—采购部门根据请购单上物品进行询价—企业与供货方签订合同—企业付款的相关规定—供货方按照合同履行—企业对收到供货方提供的货物进行报检—根据质检部门提供的质检单安排材料入库。企业根据这些步骤进行采购。遵从全面性、重要性、制衡性、适应性和成本效益性原则, 将采购活动贯穿于经营活动的各个方面, 受企业董事会、管理阶层和其他企业人员的影响, 也是企业所有人员应共同遵守的准则。

2 企业采购业务的内部控制问题

2.1 企业内部控制制度不健全

采购业务直接与供应商相连, 采办人员很容易受到金钱诱惑, 在同一家或熟悉的商家订购货物, 就会出现拿回扣的现象;有些资产需要有大量专业知识的员工才能采购恰当, 而相关知识不足的员工采购容易出现各种问题, 不能有效地为商品生产提供服务;还有些业务属于赊购预定业务, 预付款和定金的大量支出容易引起资金链断裂, 同时还要做好货款收不回来的准备;在出现退货业务时没有有效机制, 很难一次性处理好相关问题, 因此造成多次消费。

2.2 内部控制的观念不强

我国企业对内控管理工作不够重视, 不能明确目前企业应如何发展和朝着什么方向发展, 这使得在保障企业正常的经营活动中, 只重视产品质量和产量在全国各地的销售情况及资产、经营安全上的重要作用, 但企业领导对内控管理工作仅仅停留在管理工作的开展情况的监督上, 使得内控管理没有发挥它所拥有的效力。

2.3 风险管控意识十分薄弱

在市场经济体制中, 企业的风险涉及企业生产发展的各个方面。面临这样的情况, 企业要尽全力收集可以进行风险评估的相关信息, 注意哪些内外部环境是提高风险的因素, 再开始进行风险分析。可以采用定性与定量相结合的方法进行分析。得到分析结果后, 要据此提出有利于企业发展的策略。

3 采购业务内控存在问题的原因分析

采购业务分为七个环节, 每个环节都有出现风险的原因。

3.1 请购

请购是个人或单位因为生产需要购买一种或几种原材料, 按照一定格式填写为获取这些材料的相关单据的过程。请购时要按照请购单上的所有内容完整、清晰地填写, 填写完毕让公司领导审核后及时交给采购部门;然后请购部门须让采购部门接收人在接到请购单时进行签收, 充当请购部门备份的凭证;遇到急需物资, 领导不在的情况, 可以用打电话或发邮件的形式, 征得同意后提报采购部门, 等领导回来后, 再补齐相关手续;在对请购单进行更改或补充时, 要以书面形式报由公司领导签字, 然后再交给采购部门。

一般公司在请购接收时未注意以下内容。

接收时:采购部门没有在收到请购单时注意请购单上的内容是否填写完毕, 是否符合单位规定, 是否是单位紧急需要的材料, 是否可以延期购买, 是否有领导签字;请购单上没有遵照计划、名称规格不清晰、不完整的, 图纸、技术等资料不齐全的, 库存积压的材料不采购;采购时没有与仓库管理人员核对, 看是否应补充申请的材料;对于不符合规定和不被领导允许的材料, 采购部没有及时通知请购部门。

分发时:采购部门收到请购单后, 没有按照企业内部的人员分工和岗位责任制进行处理;对于急需采购的材料并没有首先进行采购;无法在满足请购部门规定的期限内采购相关材料, 没有及时通知请购部门;重要项目的采购在采购活动进行前没有再次与领导协商, 听取相关建议。

3.2 询价

询价就是我们理解的询问价格。但是, 这询问价格也有很大的学问, 需要规定来约束。

在询价时, 采购人员容易看不全请购单上的内容, 理解不了请购部门给出的相关图纸和其技术要求, 会遇到不解的问题;在面对紧急情况需购买的材料时, 没有优先处理, 保证企业生产的正常运行;所有采购项目没有直接与生产厂家或生产商取得联系, 询问价格, 而是通过各种中间商询价, 造成价格差, 不利于公司的发展;在采购过程中如果发现有低价可以替代的材料, 采购部门没有与请购部门取得联系, 看是否可以购买这些材料用于企业的日常生产;询价时遇到特殊情况, 没有写书面申请向领导表明情况, 请求领导的批示。

3.3 合同的签订

本文所说的合同是双方企业之间签订的, 关于设立、变更、终止民事关系的协议。合法的合同受法律的保护, 有遇到侵权行为可以请求法律支持和保护。而广义的合同就是说法律部门规定的权利与义务关系的协议。

合同签订时是有规定的, 有些公司会在以下方面出现问题:若是合同涉及公司机密, 没有注意严格保密;订立合同时没有注意将各种风险降到最低;为防止合同追加时无依据可寻, 供货方要提供报价清单而企业没有注意, 未提醒供货方提供订单或未将清单取回;购买的材料价值变大或者有专业用法, 未请供货商派遣代表帮忙清点或教会厂里相关人员使用;对于材料的保质期没有明确从什么时候开始, 尽量要求延长保质期限;约定详细的发票提供时间, 没有做到信息的及时反馈;对于不同的合同, 付款方式一成不变, 死板按照统一格式做出不利于企业的事;合同没有检查完毕, 就找领导签字, 加盖公司的公章;没有把签订好的合同送给财务部和合同保管部。

3.4 付款的相关要求

付款时, 按照进度付款的采购项目没有确保付款的正确性, 没有等检测合格后才付款;按照合同规定的时间付款时, 没有把相关手续准备齐全就报由财务部付款;财务部接到付款通知后, 没有尽量在3天内付款, 以致影响到企业生产活动的正常运行, 造成了不必要的损失。

3.5 合同的执行

已经签订的合同, 采购部门的领导没有指定专人负责跟进, 领导仅负责监督, 出现突发事件, 采购部门没有及时提出意见和补救措施并通知请购部门和总领导, 做出对相关事件的解释说明;如果遇到合同没有规定的事情, 双方企业应就这一事件达成共识, 补充到合同上而不是仅一方同意就擅自决定合同该如何履行。

3.6 报检的相关说明

供货商没有按照合同履行自己的职责, 或采购部门没有及时通知质量检测部门进行检测并验收;对于不同合同的不同材料, 没有按照不同的规定进行检测, 使得部分企业为追求效率而在材料使用时才发现问题;质检部门在检测后要出具检测报告, 检测不合格的要监督企业进行整改, 但企业为取得利润直接出售;还有, 企业的生活和办公用品不能够进行检测, 有些企业财务部门对此没有注意到。

3.7 入库的相关事项

入库前, 企业的材料除生活和办公用品外, 都得由质检部门进行检测, 但企业没有送给质检部门进行检测;在材料运达公司前, 采购部门没有通知请购部门安排人员进行接收准备, 在到达后请购部门没有安排人进行接收并查点;对于质检部门已经验收的材料, 请购部门没有及时将其入库、出具清单交给相关部门登记;质检不合格的材料没有要求及时退回, 没有要求供货方重新发货。

4 加强采购内部控制的相关措施

在制定请购和采购计划时, 应注意: (1) 生产、经营、项目等部门在编订计划时, 要按照实际的需要, 准确写明数量、规格和相关要求; (2) 采购计划是企业一年生产计划的重要部分, 在写计划时要核实存货数量, 确保数据真实可靠, 防止出现购买过多或购买不足的情况, 影响企业的日常活动; (3) 采购计划也可以不单独编制, 而是融入企业的年度预算中。

选择供货商时要注意: (1) 使用对供应商进行评估的制度, 对所有供货商提供的产品质量、信誉和服务进行验证, 确保企业利益不受到损害; (2) 采购部门要在公平、公正的基础上选择供货商, 不能选择对企业不利、对自己有利的供货商, 这就违反了法律规定, 要受到法律的制裁; (3) 建立供货商联系表, 把他们的信息清晰地填好, 做成表格, 便于下次使用时直接找到。

确定采购价格时: (1) 要采用询比或招标采购等方法, 规定采购价格; (2) 采购部门要定期进行合理的成本价与市价的比较, 及时掌握市场动态, 使下次定价时能够达到合情合理的效果。

验收时要注意: (1) 材料是否符合验收标准, 要请质检部门进行检测, 合格后入库; (2) 验收合格的材料要填写入库凭证, 交给财务部门; (3) 验收中出现的异常情况, 要及时查明原因, 找到解决的办法; (4) 对不合格的材料, 要及时办理退货或索赔手续。

在付款时, 更要注意: (1) 审查采购发票的准确性、合法性和有效性, 重视对付款过程的控制和跟踪, 发现意外情况, 及时拒绝付款; (2) 选择合理的方式进行付款, 例如有现金直接支付、银行汇票支付或商业汇票支付等; (3) 加强预付款项的管理力度, 全面分析预付款项的期限和不可回收几率, 使得企业资金能够有效收回。

5 结语

为了加快企业发展, 必须高度重视企业会计内控制度中采购业务的相关问题, 应该从企业采购业务的请购入手, 全面理解企业采购业务内部控制的重要意义和价值, 对当前采购业务进行全面系统的分析, 形成具体的、可施行的制度, 使企业会计内控制度更好地发挥出监督、制约、管理、服务和保障的功能, 为企业的发展保驾护航。

摘要：近年来, 随着社会经济的发展, 企业内部控制越来越成为财务人员以及各位股东关注的焦点。而企业内部控制又涉及各个方面, 其中企业采购业务内部控制制度更应该是企业控制的重中之重。只有从最基础的方面进行控制, 才能开源节流, 保证资源合理、有效的利用, 实现企业的利润最大化。为此, 本文从企业采购业务内部控制制度出现的背景、面临的现状、形成的原因及采购部门、公司领导等方面出发, 进行分析与论证。切实说明采购业务内控制度的重要性和必要性, 对进一步完善企业采购业务内部控制制度, 促进企业未来发展问题的解决具有很大的作用。

关键词：内部控制,采购业务,对策

参考文献

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[5]张淑芹.浅议企业内部控制现状及建议[J].商场现代化, 2011 (23) .

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[8]陈宇.内部审计开展内部控制评价探析[J].中国科技博览, 2009 (11) .

浅析采购业务的内部控制 第4篇

【关键词】企业采购业务 内部控制

一、企业采购业务内部控制概述

采购业务是企业整个生产管理过程中的重要一环，采购业务管理的好坏直接影响着企业的整体经济效益和效果。一般来讲，企业采购业务在流程上包含了多个方面的内容，主要有编制采购计划、企业合理选择物资供应商、企业采购合同的管理、企业采购的付款管理以及采购会计控制等。

内部控制自产生至今，有力地推动了企业科学化管理水平，作为企业现代化管理的重要内容，内部控制在实施过程中规范化与否直接关系着企业日常的管理效率和效益。作为企业日常管理的重要环节，健全完善的采购业务内部控制能够帮助企业管理者有效发现日常采购管理中存在的控制性问题，及时查找企业采购业务内部管理中不规范的表现，并在此基础上提出针对性的措施，对于保障企业采购业务的健康运营，切实维护企业日常管理的规范化具有十分重要的现实意义。

二、企业实施采购业务内部控制必要性分析

企业建立和完善采购业务内部控制能够有效推动自身管理建设，进一步建立和完善企业采购业务内部控制制度建设，并确保企业采购业务内部控制的规范性具有很强的必要性。

总的来讲，企业实施采购业务内部控制具有很强的必要性，具体来讲主要由以下几个方面：

强化企业采购业务内部控制的规范性建设有助于推动企业自身科学化管理。当前，伴随着我国社会主义市场经济体制的不断完善以及世界经济一体化进程的不断加快，我国企业所处的运营环境发生了重大变化，面临的风险也越来越多，与此同时，企业采购业务管理的内容也发生了较大变化。在这样一种大背景下，不少企业的采购业务管理模式仍然停留在原有的阶段，管理科学性不够，采购业务内部控制的制度需要进一步完善，这在很大程度上使得企业管理者在进行采购业务日常管理时内部控制效率较低。

与此同时，企业当前的采购业务活动在数量以及种类上都比之前要复杂得多，所涉及的相关经济活动领域也越来越多。在这一背景下，企业强化采购业务内部控制制度建设，确保采购业务内部控制的规范化，强化对企业采购业务管理中各个环节的管理监督就具有很强的现实需求。企业严格执行采购业务内部控制这一管理手段有助于提升自身竞争力和管理效率，依靠采购业务内部控制建设可以有效识别企业采购业务管理中存在的风险，确保对采购业务管理中各种风险的识别、预防和控制，保障企业的正常运营。

三、企业采购业务内部控制中存在的问题分析

采购业务内部控制的执行环境相对比较薄弱。不少企业在采购业务的内部控制执行环境上不够重视，没有有效地将内部控制管理体系分解为控制环境、控制活动、风险评估、信息沟通与监督这五个基本要素，关注的重点是采购业务内部控制的优化以及相关流程的设计上，对于企业采购业务的内部控制执行环境却不够重视。

确切地讲，就是企业管理者没有意识到采购业务内部控制的战略性作用，只是认为内部控制依靠流程文件以及规章制度的约束就可以有效地发挥积极作用，而没有考虑到内部控制执行环境对于采购业务内部控制实施效果的影响，同时也忽视了对于员工胜任能力、采购人员道德价值观念以及人力资源政策实务等相关因素。这些相应的采购业务内部控制影响因素的确实都会在很大程度上制约着企业采购业务的有效性，在很大程度上制约采购业务内部控制的实施效果。

企业管理者对于采购风险的评估管理不足。不少企业的财务部门不能够及时跟供应商进行定期的账务核对，常常只会在收到供应商的对账单之后才会对企业的账务情况进行核对，这在很大程度上会导致企业管理者不能够及时、准确地预测到相应的采购风险，采购部门风险意识淡薄，同时对于采购风险的应对能力也相对较差，往往内部控制执行不到位，错失风险处理的最佳时机。

四、企业强化采购业务内部控制的建议措施

进一步完善企业采购业务内部控制制度建设。规范完善的采购业务内部控制制度是企业切实发挥采购业务内部控制效力的基础和前提。管理者应当进一步明确企业采购业务内部控制中的各个流程和环节，确保按章办事，减少不合规行为。要切实发挥采购业务内部控制效力就必须强化采购业务内部控制制度建设，完善内部控制管理体系，在日常管理中进行采购业务实质检查，形成规范有效的采购业务外部监督和内部控制体系。从制度上确保企业采购业务内部控制的规范实施。在完善采购业务内部控制制度建设的同时，还需要完善采购业务权责机制以及奖励约束机制，在关注企业采购业务内部控制是否严格落实的同时，也要关注其采购资金的使用状况。

建立良好的企业采购风险管理机制。重点围绕企业需求计划以及采购计划的合理编制、采购部门提交采购申请、合理选择供应商、确定合适的采购价格、及时签订采购合同或者框架协议、严格执行采购合同、对采购物资进行验收、采购退货管理、采购付款管理、采购会计控制等重点环节进行科学化管理。切实避免因为缺少统一的采购制度、未严格执行采购计划等原因造成采购环节出现偏差，在采购价格的设定上应当关注采购定价机制是否科学，对供应商的报价是否有审批，采购人员是否存在收取回佣以及采购有关系的供应商物资等。对重要物资的价格实施监督跟踪，确保企业的物资采购价格合理，减少企业资金損失。

建立企业物资管理内部控制制度，强化采购物资日常管理。建立完善的采购物资交付验收制度，对于企业获得的每一项采购物资都需要及时登记注册，对该采购物资的来源、验收、责任单位等内容进行详细记录。定期对采购物资进行日常检查，注重定期盘点，确保资产的安全完整。

参考文献

[1]孙丽艳.浅议加强企业存货采购业务的内部控制[J].财经界（学术版）.2011（06）.

[2]晋晓琴.我国企业内部控制应用指引的发展评点[J].财会月刊.2011（07）.

政府采购业务控制 第5篇

（一）政府采购业务的内涵

《政府采购法》（主席令第68号）第二条规定：“本法所称政府采购，是指各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。本法所称采购，是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。本法所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等。本法所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。本法所称服务，是指除货物和工程以外的其他政府采购对象。”

政府采购业务是行政事业单位经济活动中的一项重要业务，通过政府采购取得的货物、工程和服务被用于行政事业单位的各项业务活动之中，而且政府采购业务与预算业务、支出业务、资产管理、合同管理等密切相关。为此，《单位内控规范》在第四章“业务层面内部控制”专设第三节“政府采购业务控制”，针对行政事业单位政府采购业务的主要风险点提出相应的控制措施。为加强内部控制管理，行政事业单位使用财政性资金采购的集中采购目录以外和采购限额标准以下的货物、工程和服务，也应当比照政府采购业务控制程序执行。

（二）政府采购业务的主要风险

行政事业单位政府采购业务的主要风险，通常包括以下几个方面：（1）政府采购、资产管理和预算编制部门之间缺乏沟通协调，政府采购预算和计划编制不合理，导致政府采购活动与业务活动相脱节，出现资金浪费或资产闲置等问题。

（2）政府采购需求审核不严格，需求参数不公允，验收不严格，导致采购的货物或服务质次价高等问题。

（3）政府采购活动不规范，未按规定选择采购方式、发布采购信息，甚至以化整为零或其他方式规避公开招标，导致单位被提起诉讼或受到处罚，影响单位正常业务活动开展。

（4）政府采购业务档案管理不善，信息缺失，影响政府采购信息和财务信息的真实完整等。

（三）政府采购业务的控制措施

行政事业单位应当针对单位政府采购业务的主要风险，根据《单位内控规范》的规定，采取相应的控制措施，主要包括八项措施：一是建立健全政府采购业务内部管理制度，二是合理设置政府采购业务管理机构和岗位，三是加强对政府采购活动的管理，五是加强对政府采购项目验收的管理，六是加强对政府采购业务质疑投诉答复的管理，七是加强对政府采购业务的记录控制，八是加强对政府采购项目安全保密的管理。

1.建立健全政府采购业务内部管理制度

行政事业单位在执行政府采购业务的过程中，既涉及到外部的相关环节与程序，也涉及到内部的相关环节与程序。行政事业单位应当在符合国家有关规定的基础上，通过梳理政府采购业务流程，对单位政府采购业务管理现状进行全面分析与评价，按照《单位内控规范》第三十二条的要求，建立健全政府采购预算与计划管理、政府采购活动管理、验收管理等政府采购内部管理制度。

政府采购内部管理制度主要明确以下几个方面的内容：

（1）政府采购业务管理机构和相关岗位的设置及其职责权限。（2）政府采购业务的工作流程。

（3）与政府采购业务相关的审核责任和审批权限。（4）与政府采购业务相关的检查责任等。2.合理设置政府采购业务管理机构和岗位

由于行政事业单位的政府采购业务规模、内外环境等因素各不相同，各个单位政府采购管理组织体系的具体设置也有所不同，但一般情况下都应当包括政府采购业务决策机构、政府采购业务实施机构及政府采购业务监督机构。

（1）合理设置政府采购业务管理机构。① 政府采购业务决策机构。

行政事业单位可以成立政府采购领导小组，作为专门履行政府采购管理职能的决策机构。政府采购领导小组在政府采购管理组织体系中居于领导核心地位，其成员由单位领导、政府采购归口部门、财会部门和相关业务部门的负责人组成。政府采购领导小组一般为非常设机构，主要通过定期或不定期召开政府采购工作会议开展工作，其主要职能：一是审定政府采购内部管理制度；二是研究决定重大政府采购事项，审定政府采购预算和计划；三是督促政府采购实施机构按照内部管理制度的规定和政府采购预算办理政府采购业务，协调解决政府采购业务执行中的重大问题；四是其他相关决策事宜。

② 政府采购业务实施机构。

行政事业单位的政府采购实施机构包括政府采购归口部门、财会部门以及相关业务部门等。

行政事业单位内部相关业务部门是单位政府采购申请的提出部门，在政府采购业务方面的主要职能：一是申报本部门的政府采购预算建议数；二是依据内部审批下达的政府采购预算和实际工作需要编制政府采购计划，进行政府采购需求登记，提出政府采购申请；三是对政府采购文件进行确认，对有异议的政府采购文件进行调整、修改；四是对实行公开招标的政府采购项目的预中标结果进行确认，领取中标通知书，并依据中标通知书参加政府采购合同的签订；五是对政府采购合同和相关文件进行备案；六是提出政府采购资金支付申请。

办公室通常是单位政府采购业务的归口管理部门。政府采购业务比较多的行政事业单位，应当成立政府采购部门或者指定政府采购部门归口管理部门，负责对政府采购业务进行审核和批准；政府采购业务比较少的单位，可以成立专门的政府采购工作小组来承担此项任务。政府采购部门或政府采购工作小组在下文中统称政府采购部门。政府采购部门负责单位政府采购业务的日常管理工作，其主要职能：一是拟定政府采购内部管理制度，并根据有关规定及时更新和调整单位的政府采购工作细则；二是汇总审核各业务部门提交的政府采购预算建议数、政府采购计划、政府采购申请；三是按照国家有关规定确定政府组织形式和政府采购方式；四是对单位自行组织的采购活动加强采购组织实施的管理；五是指导和督促业务部门依法订立和履行政府采购合同；六是组织实施政府采购验收；七是组织处理政府采购纠纷；八是妥善保管单位政府采购业务相关资料，但是政府采购合同文本和验收证明应当同时提交财会部门作为账务处理的依据；九是定期对政府采购业务信息进行分类统计和分析，并在内部通报；十是做好政府采购领导小组交办的其他工作。

财会部门负责单位政府采购预算的汇总及政府采购资金的支付，在政府采购业务方面的主要职能：一是负责汇总编制单位政府采购预算、计划，报同级财政部门批准后，下达各业务部门执行；二是及时转发财政部门的有关管理规定及政府采购相关信息；三是审核各业务部门申报政府采购的相关资料，确定资金来源；四是复核政府采购支付申请手续，办理相关资金支付；五是根据政府采购部门提交的政府采购合同和验收证明，依据国家统一的会计制度，对政府采购业务进行账务处理；六是定期与政府采购部门沟通和核对政府采购业务的执行和结算情况。

（2）政府采购业务监督机构。

按照政府采购决策、执行与监督相互分离的原则，行政事业单位应当指定政府采购监督部门，通常为内部审计部门，其在政府采购业务方面的主要职能：一是监督检查业务部门和政府采购部门执行政府法律法规和相关规定的情况；二是参与政府采购业务质疑投诉答复的处理。

在政府采购业务方面，行政事业单位还应当积极发挥纪检监察部门的监督作用。

（3）合理设置政府采购业务岗位。

《单位内控规范》第三十三条规定：“单位应当明确相关岗位的职责权限，确保政府采购需求制定与内部审批、招标文件准备与复核、合同签订与验收、验收与保管等不相容岗位相互分离。”

根据这一规定，行政事业单位应当根据本单位的“三定”规定、单位的实际情况和《单位内控规范》的要求，合理设置政府采购业务岗位，应当主要把握两个原则：一是牵制原则。确保每项经济业务都要经过两名或两名以上工作人员处理，真正做到相互牵制。二是效率原则。这种分离应体现在不相容岗位之间，而不是所有岗位都要分离。政府采购业务不相容岗位应当实现相互分离，如果受到人员编制的限制而无法完全实现不相容岗位相互分离，可以结合本单位实际采取提高透明度、加强检查监督等方法进行替代控制。

与政府采购业务相关的不相容岗位主要包括： ① 政府采购预算的编制和审定。② 政府采购需求制定与内部审批。③ 招标文件准备与复核。④ 合同签订与验收。⑤ 验收与保管。⑥ 付款审批与付款执行。⑦ 采购执行与监督检查。

其中，与政府采购业务最密切相关的是政府采购需求制定应当与内部审批相分离。

3.加强对政府采购业务预算与计划的管理

《单位内控规范》第三十四条规定：“单位应当加强对政府采购业务预算与计划的管理。建立预算编制、政府采购和资产管理等部门或岗位之间的沟通协调机制。根据本单位实际需求和相关标准编制政府采购预算，按照已批复的预算安排政府采购计划。”

根据这一规定，行政事业单位应当加强对政府采购业务预算与计划的管理，严格遵循“先预算，后计划，再采购”的工作原则，根据本单位实际需求和相关标准编制政府采购预算，按照已批复的预算安排政府采购计划，实现预算控制计划，计划控制采购，采购控制支付，具体包括以下四个方面：（1）政府采购预算的编制与审核。

各业务部门应当按照实际需求提出政府采购预算建议数，政府采购部门作为归口管理部门，应当严格审核政府采购预算，财会部门作为预算编制部门应当在政府采购部门审核的基础上，从预算指标额度控制的角度进行汇总平衡。

为了确保政府采购预算编制的科学性、合理性，行政事业单位应当建立预算编制、政府采购和资产管理等部门之间的沟通协调机制，实现部门之间的信心共享，使政府采购预算能够满足单位各项业务工作计划的需要，同时也能够和资产存量情况相适应，根据工作计划和资产存量情况在各业务部门之间合理安排有限的资源，保证资源分配的效率性并控制政府采购成本，避免出现重复购置、浪费资金，或出现未予购置、影响业务工作的情形。（2）采购计划的编制。

采购业务内部控制分析 第6篇

来源：中国论文下载中心[ 11-09-02 09:31:00 ]作者：孙丽艳

关键词:企业 采购业务 内部控制

存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程中或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。内部控制是指企业为了保证业务活动的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误与舞弊，保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。存货是企业流动资产的重要组成部分之一，是企业生产循环中重要的一环，而采购是存货业务流程诸多环节中的重点环节之一。采购业务流程主要包括编制需求和采购计划、采购申请、供应商的选择、制定采购价格、采购合同的签订、验收入库、结算付款等环节。采购是企业生产经营的起点，既是企业“实物流”的重要部分，又与企业”资金流“密切相关。企业采购的物资和商品，在很大程度上决定了企业的生存和发展，因而企业应建立采购业务的授权制度和审核批准制度，对存货进行集中采购，实行物归一口原则，建立健全采购业务的内部控制，加强采购业务的管理。

一、编制需求和采购计划

需求部门应根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。需求部门在提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。采购计划是企业生产经营计划的一部分，企业应当根据发展目标的实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，严格执行。

二、建立健全采购申请制度

企业应建立采购申请制度，生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出采购申请。依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再办理采购申请手续。具备审批权限的部门或人员应严格审批采购申请。

三、供应商选择制度

选择供应商是企业采购业务流程中非常重要的环节。供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。企业应建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。

四、采购合同管理

企业应根据采购需要、确定的供应商、采购方式、采购价格等情况与供应商签订具有法律约束力的采购合同，该合同对双方的权利、义务和违约责任等情况作出明确规定。对大宗商品的采购应当采用招投标方式并签订合同协议，一般商品的采购可以采用询价或定向采购方式并签订合同协议。双方协商签订的合同条款，应符合国家和企业的相关规定。

五、采购价格管理

企业应制定科学的采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。采购价格应遵循“三同三比”的原则，即同名称、型号规格比质量，同质量比价格，同价格的比费用，分别采取询价、招标、专家会审、最高限价等形式确定采购价格。

六、验收入库制度

企业应制定明确的采购验收标准，各级验收部门或人员、采购部门、请购部门应当根据规定的验收制度和批准的合同订单、合同协议等采购文件，对采购物资的品种、规格、数量、质量等相关内容进行严格验收，以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。对验收合格的物资，填制入库凭证，加盖物资“收讫章”，登记实物账，及时将入库凭证传递给财务部门。对于验收过程中发现的异常情况，相关机构应当查明原因并及时处理。给企业造成损失的，采购部门要按照合同约定向有关单位进行索赔。

七、结算付款

指企业在对采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容审核无误后，按照采购合同规定及时向供应商办理支付款项的过程。财务部门应当参与对供应商付款条件的商定。在办理付款业务时，应严格按合同协议的约定审核付款条件以及采购发票、结算凭证、验收证明等的真实性、完整性、合法性及合规性。财务部门依据合同协议、发票、入库手续等对付款进行复核后，提交有关领导审批，选择合理的付款方式付款。企业应当加强采购付款的管理，完善付款流程，防止企业资金损失或信用受损。