办公室档案管理工作效率的提升途径分析和阐述论文

办公室档案管理工作效率的提升途径分析和阐述论文（精选6篇）

办公室档案管理工作效率的提升途径分析和阐述论文 第1篇

2.1提高档案信息管理意识

档案信息管理系统的建立，需要树立全新的管理意识，突破传统档案管理意识中存在的缺陷，充分认识到办公室档案管理的重要性。加强管理意识重视的基础上，还需要投入大量管理资金，为档案信息管理提供保障，奠定坚实基础。档案信息系统建设完善过程中，需要涉及很多信息技术以及设备，因此需要花费大量的资金，所以在资金方面一定要保证充足。例如档案信息管理系统中，包含档案管理系统、档案采集系统以及网上查阅系统，不同档案系统在建设以及完善上包含很多不同，档案管理系统主要职责是对档案材料进行收集、鉴别以及整理、保管等，其包含不同模块，比如说业务管理、系统维护等。档案采集系统主要是将纸质档案归档到数字化档案形式的过程，主要包含目录整理、档案采集、档案审核、系统维护四大功能，需要利用档案软件形式实现档案管理。网络查阅系统主要是根据网络发展作为基础，利用B/S(浏览器/服务器)等形式实施查档或是阅档等，从整体上来讲，档案管理信息系统完善需要耗费大量资金，所以在资金方面一定要保证充足。

2.2建立健全办公室档案管理机制，构建安全的档案信息监管制度体系

首先，完善的制度化管理机制是企事业单位管理活动正常有序进行的基础，对于办公室档案管理工作来说同样重要。因此，对档案管理工作，必须加强对有关方面管理制度和机制体系的构建，促进档案管理工作创新成果的良好实现。在档案管理机制的构建过程中，相关规章制度的制定尤为重要，必须将其纳入到档案管理工作创新体系之中，避免其流于表面形式。其次，作为档案管理机构的上层领导人，为了确保档案管理工作能够在实践中按照规章制度具体执行，其必须构建一套信息监管制度体系，从而对档案管理活动产生政策向导或者制度约束作用。

2.3健全办公室档案管理制度

由于办公室的档案管理制度不够健全，会导致办公室档案管理工作不能更加顺利的开展。因此针对管理制度问题，首先单位应该高度重视档案管理工作的重要性，其次对档案管理制作到完善健全。在现有的档案管理制度中对于不正确不实用的制度进行更改，对不足的方面进行完善。单位在制定了健全的管理制度之后，应该要求管理工作人员严格按照管理制度对办公室档案进行分类整理。对于没有按照制度执行工作的管理人员，单位应该实行惩罚策略，以此来约束管理人员能够依照制度执行工作。而对于在办公室档案管理工作中表现较好的人员，单位可以实行奖励策略，以此来鼓励管理人员能够更加尽心尽责的进行工作，也可以激励其他管理人员的工作态度。通过健全办公室档案管理制度，可以有效的提高其工作效率。

2.4构建网络体系，规范档案利用

现阶段，信息技术与我国行政工作的深度结合，电子政务应运而生。在此基础上，行政工作信息化、现代化建设已然成为现实。目前，笔者所在行政服务中心基本实现了网络服务系统，为档案管理工作提供了技术保障。同时在计算机技术飞速发展的趋势下，档案网络化将会得到进一步推广和普及。但是信息化水平尚未达到预期的目标。因此服务中心应坚持与时俱进，积极引进先进信息处理技术，邀请专业技术人员，结合服务中心的工作特点，构建针对性的网络服务体系，提高档案管理规范化水平，促使档案资料收集、整理及归档等工作都能够按照既定的要求进行，从而有效提高管理有效性。为了加快档案规划化管理进程，我们要明确认识到培养技术人员的重要性，促使其能够兼顾档案与技术操作等专业知识，在系统出现问题时，能够及时解决问题，确保系统始终处于健康运行状态当中。更为重要的是，我们还需要与政府其他部门建立合作关系，构建网络化管理体系，实现信息共享及传达，以此来适应服务型政府发展需求。

2.5建立档案管理意见反馈机制

档案管理完善期间，在强化相关管理制度的基础上，还需要建立管理工作意见反馈机制，这种反馈机制主要是在实际档案管理过程中，根据实际档案管理提出相关管理意见，及时将意见反馈到管理人员方面，管理人员根据意见及时进行改进。当然这种反馈机制价值的发挥，需要办公室档案管理人员积极配合，能够及时将意见进行反馈，同时这种方式很好地带动了办公室档案管理人员的工作积极性，对于档案管理工作的进步具有重要意义。

2.6加大办公室档案管理的资金力度

办公室档案管理工作对保障办公室稳定工作、提高工作效率都具有非常重要的作用。办公室档案资料在办公室工作中有着重要的指导作用，因此通过对大量杂乱档案资料进行管理，可以方便办公室工作人员对资料文件进行查阅借鉴。单位可以加大资金支持力度，完善档案管理信息系统，通过资金支持建立科学的档案管理信息系统，只有档案管理实现信息化，才可以减少在档案管理中耗费的时间和人力，也可以提高办公室档案管理的工作效率。

结束语

综上所述，作为企事业单位管理工作的重要一部分，办公室档案管理工作在一定程度上影响到各项工作的顺利开展。在新时代背景下，只有提高档案管理工作的信息安全管理意识，加强对信息安全技术的应用，建立健全办公室档案管理机制，并加大对办公室档案管理工作方面的投入，不断完善其信息化建设的物质基础，才能够有效提高档案管理工作效率，并全面提升档案管理现代化建设水平。

作者：汪辉

参考文献

[1] 杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，(5)：171-172.

[2] 郭光玲.新时期提高办公室档案管理有效性的对策探究[J].办公室业务，(20)：118.

[3] 杨颖.试论新时期如何提高办公室档案管理的有效性[J].卷宗，，5(10)：89.

办公室档案管理工作效率的提升途径分析和阐述论文 第2篇

1 做好办公室档案管理工作的必要性

1.1 做好档案管理工作, 有助于单位整体工作的顺利开展

众所周知, 办公室的档案内容都是单位内较为重要的内容。虽然档案的重要程度不尽相同, 但是在其中确有一些档案属于内部的机密文件, 关系到单位、企业业务正常的开展。因此, 对于办公室档案管理工作而言, 只有充分认识到档案管理工作的必要性, 才能确保单位整体工作的顺利进行。比如说在一些人事档案的管理过程中, 管理人员就要认识到每一个档案都关乎一个人在工作岗位上的状态, 只有切实将员工档案管理好, 才能确保工作的顺利进行。

1.2 做好重要档案资料管理工作, 有助于提升单位工作效率

通过对重要档案资料的管理, 就可以将单位工作效率显著的提高。这主要是因为办公室内的资料文件主要是指导性的指令文件, 对于各部门工作方法和思路都有一定的指导作用。这样一来, 做好了办公室的档案资料管理工作, 就可以为以后查阅档案资料提供诸多便利, 从而实现工作效率的提高。除此以外, 做好了档案管理工作, 还可以为今后对档案资料的查阅提供便利的方式, 比如在利用信息化技术实现电子档案后, 就可以根据精确检索和模糊检索这一系列的功能实现资料查阅的便捷性和效率性。

1.3 做好档案分级管理工作, 能够有效保护重要档案资料

不仅如此, 通过做好办公室档案管理工作, 还可以通过对档案的查阅进行全线设置, 以便于不同级别人员查阅资料的分级管理。这样一来, 不仅可以保障档案管理工作的效率, 还能够将重要的档案资料加以保护, 却报其安全性。

2 当前办公室档案管理存在的主要问题

2.1 档案管理工作信息化水平有待提升

随着信息化技术的不断深入发展, 越来越多的档案管理工作已经转变为数字化以及信息化, 这样不仅便捷高效, 还能够有效的保障档案资料。但是在一些办公室中, 仍然采用传统的纸质档案管理办法。这样不仅占用了大量的空间资源, 还使得需要查阅档案资料时所浪费的时间不断增加。

2.2 办公室档案编研工作较为滞后

基本而言, 在一些办公室的档案管理工作中, 往往存在缺乏整体、系统、科学规划的状况, 档案管理工作仅仅局限于眼前工作中, 从而使得档案管理工作的积极性并不是很高。在这样的背景下, 一些单位的办公室档案管理工作人员就会产生懈怠的工作情绪, 极易产生“等、靠”的消极思想, 从而使得档案管理工作严重滞后, 整理档案不及时, 档案堆压散乱等现象。

2.3 档案管理制度有待于健全

通过调查可以发现, 在一些办公室中档案管理工作并不被重视, 不仅体现在管理人员意识薄弱, 还体现在一些领导认为档案管理工作可有可无。这样一来就缺乏相应的档案管理制度, 制度的缺乏导致办公室在进行档案管理工作时发现档案的收集存在诸多纰漏, 不是收集不全就是信息错误, 或者整理不规范。

3 提升办公室档案管理工作效率的有效途径

3.1 加大资金支持力度, 完善单位信息系统

随着时代的发展, 档案管理工作也不能再依靠于传统的纸质档案管理, 而应该凭借信息化技术的发展, 建立科学的信息系统建设, 从而提高办公室档案管理的信息化水平, 以便提高档案管理工作的效率。但是我们要认识到, 单位信息系统的建立和完善并不是一蹴而就的, 要实现办公室档案管理工作的信息化, 不仅需要大量的时间, 还需要大量的资金支持, 这就要求单位要加大资金的支持力度。为此就必须确保办公室档案管理工作需要纳入到城市电子政务建设或者信息化建设之中, 以便能够获得稳定的资金来源。除此以外, 单位还可以将信息系统与当地的信息化建设规划相连接, 从而实现资源的共享与资金的节约。

3.2 建立办公室档案服务反馈机制

通过办公室档案服务反馈机制, 可以有效的掌握单位各方面的信息, 从而确保单位改进工作方法, 提高档案的利用效率。一般来说, 办公室档案服务反馈信息包括档案价值的高低、信息系统的检索工具是否有效用以及档案具体以什么样的形式进行存放等。需要注意的是, 办公室档案管理反馈信息必须具备较强的针对性与实用性, 能够具体的指导单位档案管理工作人员进行工作方法、形式和效率的转变, 以便于办公室档案管理机制的创新, 充分发挥档案价值。

3.3 进一步健全办公室档案管理制度

为了解决办公室档案管理存在的众多问题, 首先要求的就是单位领导要加强重视, 对该工作予以高度的重视, 从而推动档案管理工作的积极有效的推进。为此, 就必须进一步健全办公室档案管理制度与工作机制, 将办公室档案进行单独存放, 确保档案管理能够正常有序的进行。为了今后对档案资料的查阅与整理, 档案管理工作人员应该将档案分门别类进行存放, 并且贴上相应的标签。在存放档案时, 应该有意识的将重要的、易于丢失的档案存放在较高楼层, 并且对于与门窗要特别加固, 以确保档案存放的安全性。除此以外, 对于档案的保密期限应该及时更新, 以便其能够随着时间的推移改变保密等级 (提高、降低、解密等) 。如果档案已经超过保密期, 就需要及时加以整理, 以便于重新存放。需要注意的是, 在进行这方面工作的同时, 应该确保工作的监督, 确保监控等设备的正常运行, 以便于今后的查阅。

4 结语

综上所述, 随着我国经济的不断发展以及电子信息技术的不断进步, 单位内部的档案管理工作也不断完备。在这样的背景下, 办公室内的档案管理工作必须提高工作效率, 确保档案真正能够为其他员工服务。在信息技术的支持下, 档案管理工作也面临众多挑战。相关工作人员要提高责任意识, 通过掌握新的方式和技术不断提高工作效率, 确保办公室工作效率的提高。

参考文献

[1]李惠敏.浅谈档案管理的网络信息化[J].现代农业, 2011 (10) :108-109.

[2]单艳梨.浅谈档案管理的网络化及其保护[J].企业技术开发 (学术版) , 2011 (1) :112-113.

办公室档案管理工作效率的提升途径分析和阐述论文 第3篇

【关键词】办公室文书信息；档案管理；工作效率

办公室文书档案在档案管理工作中占有非常重要的地位，文书档案的收集以及归档等一系列工作同时也是具有较强技术型与服务型的工作。近年来，随着时代不断发展，文书档案在各个企业都得到了肯定和广泛应用。要想让文书档案发挥其最大的作用，就需要相关工作人员努力保证文书档案资料的真实性与完整性，不断提升档案立卷的质量，充分利用当前发达的信息技术，让档案资料为推动企业发展发挥最大效用。

一、企业办公室文书信息与档案管理工作中存在的问题

（—）管理人员档案管理意识缺失

很多档案管理人员对档案管理工作缺乏重视，对档案管理工作存在误解和轻视，认为档案管理工作无关紧要，因此绝大多数的档案管理人员工作积极性不够高。由于档案管理工作没有得到应有的重视，因此档案工作在实际开展的时候一直处于无序的状态，并且档案自身的巨大作用也不能够得到有效发挥，失去了档案管理工作的意义，导致档案管理工作不能够满足企业发展的需要。

（二）管理人员之间的素质差异比较大

随着信息技术在档案管理工作领域中应用的不断普及，档案管理信息化的推进速度不断提升。在这种背景下，档案管理工作人员的个人素质以及业务操作水平会直接影响到档案管理的质量，尤其是当他们之间的素质水平存在较大差异时，会对管理方式的认知以及采用上存在很大分歧，选用不同的管理方式对档案进行管理时会影响档案管理的质量，不利于形成统一的归档形式，影响管理工作的效率。

（三）缺乏整体化的规划

随着电子信息技术的普及和应用，很多企业都已经顺应时代发展的形式，相继建立起了比较规范的电子档案管理系统，在很大程度上提升了档案管理的效率。不过由于这种电子存档系统处在初步试用阶段，管理人员还没有对其完全熟悉，使得在对档案信息的管理过程中存在很多问题，比如缺乏整体性的规划、没有协调运作的模式，这些都会影响工作的顺利进行，给档案管理带来很大不便。

二、提升办公室文书信息与档案工作效率的方法

（一）强化对档案管理的重视程度

要保证管理人员能够对档案管理工作给予足够的重视，因此要做的就是要提升档案管理工作人员对这一工作的认识程度，能够充分认识到档案管理工作所具有的重要意义。为了能够帮助管理人员提升对档案管理工作的认识，还可以做好對档案管理工作重要性的宣传工作，提升单位内部员工对这一工作的整体认知水平，从内心深处重视起来。

（二）加快培养档案管理信息化专门人才

档案管理工作是一项系统、复杂、对专业性要求非常高的工作，要想保证企业办公室档案管理能够适应信息化这种大环境，就需要培养这方面的专业化、复合型的人才。可以通过定期给档案管理人员进行培训和专业知识的教育，提升他们的知识水平和业务能力，适应信息化时代的管理需要。

（三）改善部门机构档案管理设施

要想能够迎合时代的发展需要，实现档案管理工作的现代化发展，还需要建立和健全档案管理设施，因为档案管理现代化本身就是一个非常复杂的系统化工程，它会涉及到计算机信息、网络、信息交互、数据传输等多个领域。所以为了能够实现档案管理工作的信息化，就需要投入大量的资金，增加档案管理设备的投入，并且提升工作人员的档案管理水平。同时要想实现档案管理工作走向信息化还需要购置专门的计算机信息、数码相机、打印复印设备、刻录机等设备并且对这些设备进行电子文档一体化管理。

要做好档案的管理工作，提升管理工作的效率需要做好以下两个方面：第一，要对信息程序进行精心的设计，设计出适合管理档案的具有科学结构的档案信息管理库；第二，要遵守相应的管理原则，具体来说就是在档案管理工作中要做到规范化、数字化。

（四）建立健全档案管理制度，让档案管理走向规范化、制度化

为了保证对档案进行更加科学高效的管理就需要建立新型的档案管理制度，有了科学规范的管理制度才能够保证对档案管理工作的规范化实施。有关的部门要把对档案所需有关信息的收集工作放到重要位置进行对待，确保收集到的信息的准确性、及时性，同时还可以通过利用电子计算机实现对档案的信息规范化管理。

三、结语

综上所述，随着我国信息技术的不断发展，档案管理工作不断受到企业部门的重视，档案的管理工作一直在不断进步。但是档案管理工作仍然处在发展变革的道路上，处在摸索阶段，难免会出现一定的问题，这些问题的出现会严重影响档案资料作用的正常发挥，企业要想能够充分发挥档案资料的作用，就需要针对存在的问题，找出解决的方法，从而提升档案管理工作的效率。

参考文献

[1]陈黎.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2013，（1）.

[2]周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2013，（23）.

[3]王建伟，高祥国.办公室文书档案管理信息化[J].东方企业文化，2015，（13）.

作者简介：陈铭（1981-），男，河北吴桥人，供职于国网黑龙江省电力有限公司信息通信公司，研究方向：信息文书与档案信息化。

办公室档案管理工作效率的提升途径分析和阐述论文 第4篇

关键词：办公室文秘,档案意识,档案管理

一、强化办公室文秘“档案意识”的重要性

(一)办公室文秘的“档案意识”决定着档案资料是否能得到完整的归档。

办公室文秘人员是文档资料主要的整理者,会议记录、领导讲话、制度文件都是由文秘人员整理的,而这些资料都是档案文件的重要内容,因此,办公室文秘“档案意识”的强弱直接关系到档案资料的完整与否。“档案意识”较强的文秘人员在工作中会注意收集和整理这些档案资料,并及时归类入档,形成完整的档案资料,而没有“档案意识”的文秘人员则会忽略档案资料的整理和收集,造成档案资料的缺失。

(二)办公室文秘的“档案意识”决定着档案的功能能否得到充分发挥。

档案室对历史资料与文档的收集,其最核心的功能还是日后的使用价值,而档案的使用价值与文秘人员的“档案意识”是密不可分的。一方面,若文秘人员“档案意识”较弱,必然不能保证档案资料的完整性,对于档案资料的功能发挥必然造成不利影响。另一方面,文秘人员的“档案意识”较弱,还使他们会在工作中忽略对历史档案文件的利用,如文件的起草等,影响了档案的功能发挥。

二、当前办公室文秘档案管理中存在的问题

现阶段办公室文秘档案管理中主要存在两个问题:

(一)办公室文秘自身专业素养较差。

很多办公室文秘人员都不是科班出身,对于档案管理不了解,工作中也没有经过相关的系统培训,专业素养薄弱。具体表现在两个方面:一是不了解档案管理的重要性,在工作中也不会注意去整理和收集重要的档案资料,不明白档案收集和整理的意义,导致档案管理的混乱和档案资料的缺失。二是缺乏科学的档案管理的技巧和方法,完全靠自己的经验来开展档案管理工作,导致档案管理中问题重重。

(二)办公室文秘人员忽略档案管理工作。

很多办公室文秘人员对于档案管理工作缺乏重视,把工作的重心放在了起草文件、文秘服务工作上,归档意识不强,不能有效配合单位档案做好文档的归档工作,导致档案资料出现缺失。

三、强化办公室文秘“档案意识”的策略

针对办公室文秘档案管理工作的现状,本文提出了强化其“档案意识”的策略,主要分为三个方面:

(一)加强办公室文秘的培训教育。

加强专业培训,不断提升文秘人员的专业素养,是强化办公室文秘“档案意识”的重要途径。单位或部门可以有针对性地开展各种形式的培训,不断提升文秘人员的“档案意识”。其培训的内容主要可分为三个方面:一是档案管理相关法律法规和知识方面的学习和培训,特别是要将这些法律法规和知识与文秘档案管理中的实际工作结合起来,提升理论学习的实效性。二是要加强对档案管理重要性的认识方面的学习,重点让文秘人员认识到档案管理的功能,意识到档案管理的重要价值,从而从内心中重视档案管理工作,提升“档案意识”。三是要加强档案管理方法和技巧方面的学习,提升文秘人员的档案管理水平。同时,单位在进行办公室文秘人员的选拔和招聘时,要重视人才的专业对口程度,在选拔中要加入档案管理方面内容的考察,从源头上提升办公室文秘人员的“档案意识”。

(二)加强档案管理操作实践。

档案管理工作是一项实践性很强的工作,仅仅通过培训是无法大幅提升文秘人员的“档案意识”的,必须要在实际工作中大量实践,不断总结经验和教训,才能提升档案管理水平,在实践过程中提升“档案意识”。因此,办公室文秘人员要不断加强档案管理实践,在工作中积极进行文档资料的收集、鉴别、归档,形成自觉性的意识,提升档案管理水平和“档案意识”。

(三)强化档案资料的利用导向。

档案资料最大的价值是其可利用性,因此,要在档案管理中强化档案资料的利用导向,以档案利用为出发点去做好档案管理工作。要主动地去了解领导和其他部门同事对档案资料的实际需求,并以此最大限度地去开发和储存档案资料,提高档案资料的利用效率。

四、总结

总之,档案管理工作是办公室文秘工作的重要内容,办公室文秘人员的“档案意识”对档案管理工作效率具有重要的影响。现阶段,办公室文秘档案管理工作中存在一些问题,主要体现在办公室文秘人员的“档案意识”薄弱。因此,要不断加强办公室文秘的培训和教育,并加强操作实践,理论与实践相结合。同时,要强化档案资料的利用导向,通过这些策略来强化文秘人员的“档案意识”,以提升档案管理工作效率。

参考文献

[1]张雁泉.文秘工作中电子档案的管理与规范[J].兰台世界,2008,(16):36-37.

[2]高姗.关于加强文秘人员档案意识的建议[J].黑龙江科技信息,2013,(5):125.

浅析如何提升办公室档案管理效率 第5篇

一、办公室档案管理需遵循的原则

（一）严谨性原则

随着人们生活和工作节奏的逐渐加快，办公室档案管理的效率要求也越来越高，档案管理人员不仅需要记录和传达多种多样的信息，而且需要组织与协调各部门人员保质保量的完成工作任务。这些烦琐的管理工作，要求档案管理人员必须严格遵守严谨性原则，秉持认真细致的态度，增强档案管理工作的准确性和细致性。档案管理人员必须关注工作细节，并根据管理层要求及时协调和辅助相关部门的工作，以便顺利完成档案管理的各项任务。此外，对公司内部资料及相关信息，档案管理人员必须妥善保管，而对于机密文件更要加强保密力度，禁止向任何人泄露相关信息，更不能利用自身的职务便利越权行事或谋取不正当利益，在遵循严密性原则的同时增强自身的职业道德。

（二）合作性原则

办公室档案管理并非机械、被动地接受和保存文档，而是要和其他部门、科室及时沟通，搜集相关文件，并进行准确归档。可见，若要提升办公室档案管理效率，还必须遵循合作性原则，及时了解内部信息和外部信息，并运用相关技巧进行协调，确保管理工作顺利完成。需要注意的是，合作性原则不仅要求档案管理人员增强自身合作意识，还要求他们必须秉持客观的态度与立场，并提升自身的沟通能力。

（三）准确性原则

档案管理在办公室工作中起着重要的桥梁和纽带作用，因此，档案管理工作人员若想为各部门领导决策提供准确的信息，就必须及时收集、整理、归纳相关的有用信息，同时还必须遵守准确性原则。此外，档案管理人员还必须具备较强的责任心与全局观念，能够准确体会和理解办公室的发展策略、经营战略，并以客观、公正的态度记录会议内容、整理相关资料，以确保信息真实有效。只有这样，才能为办公室各个部门提供更加精细化、精准化的信息，进而促进办公室工作顺利开展。

二、当前办公室档案管理中存在的问题

（一）管理人员素质不高

目前，我国许多企业与单位都开始重视办公室档案管理，但总体而言，办公室档案管理仍然未能实现其应有价值，究其根本原因，则是档案管理人员素质较低，业务水平有待提升。尤其在档案管理、档案分类等方面，许多办公室档案管理人员业务能力不高。档案分类若不合理，就会导致档案信息无法得到有效利用，而要获取有用信息则需要花费更多时间，这无疑会严重影响办公室工作的整体效率。此外，一些办公室档案管理人员缺乏必要的基础理论知识，部分管理人员甚至未能充分认识到档案管理工作的重要性，导致其在工作过程中出现态度不端正、理念意识落后等问题，直接影响了档案管理的效率。

（二）管理制度不健全

要推动办公室档案管理工作的顺利开展，就必须健全管理制度，制定切实可行的规章条例。档案管理制度主要包括收集机制、档案分类、查阅借阅规定、保管期限、归整规范、介质区分等，可见，从新资料的产生到资料使用周期的结束，档案管理制度贯穿始终。若要完善和健全档案管理制度，相关部门领导必须充分重视档案管理工作，但目前大部分办公室仍未建立单独的档案管理资料室，更缺乏系统、合理的档案管理体制，导致档案管理工作整体效率低下，结构机制混乱。

（三）档案管理重视程度不够

调查显示，当前许多企业和单位并未重视办公室档案管理工作，甚至将办公室档案管理等同于合同文件管理，将档案管理工作视为办公室人员的附属性工作。许多办公室的档案管理工作也仅局限于人事档案管理以及合同文件管理，对其余信息与材料的管理则甚少涉及。除此之外，由于相关部门和领导对档案管理缺乏应有的重视，导致许多重要材料和机密信息都交由普通工作人员整理和保存，一旦人员出现流动，这些机密信息就会存在流失风险，进而对办公室乃至整个企业和单位工作造成严重影响。

三、提升办公室档案管理效率的主要策略

（一）增强管理者业务素养

相关部门应当组织办公室档案管理人员参加各种各样的专业技能培训，增强他们对办公室档案管理工作的灵活性、准确性、严谨性的认识，并及时了解最新的专业技巧和理论知识。此外，档案管理人员也应当自觉提升自身的专业素养与职业道德水平，更加客观、公正、合理地处理档案信息。同时，办公室档案管理人员要全面系统地了解和把握职位要求，并在此基础上及时改正自身不足，提升自身的工作胜任能力，进而做好本职工作。除此之外，档案管理人员时常会面临工作调动，这就要求档案管理者必须在动态职业环境中，学会处理相关工作关系，并遵守职业道德，严守机密信息。与此同时，办公室档案管理人员还应当提升自身的协调能力，并能够恰当处理人际关系，为档案管理打好基础。

（二）加强日常维护与管理

办公室档案管理系统还包括档案的维护与更新，所以，办公室档案管理者首先应当建立科学的档案管理体系，在此基础上时常整理、更新、归纳之前保存的档案，并对新进档案及时进行保存、整理，以便为各个部门人员及时提供所需资料，节省办公室工作时间，进而提升办公室整体工作效率。除此之外，还应当适时学习和借鉴新型档案管理知识，针对档案类型选取不同的管理模式，进行科学的整理与分类，以更加科学、严谨的态度维护与管理办公室档案。

（三）合理运用信息技术

若要提升办公室档案管理效率，还应当及时采用更加便利的信息技术手段。目前，随着计算机和互联网的普及，档案管理系统化、网络化、电子化已经成为主要趋势，随着办公自动化的演进，档案收集可以逐渐实现自动获取、程序保存、主观识别等，这样做，一方面可以增强档案管理的便捷性和灵活性，另一方面也可以有效减轻办公室档案管理人员的工作负担。所以，办公室档案管理人员必须顺应当前的社会发展形势，积极学习和掌握相关的信息技术，并将其合理运用于档案管理工作，以提升工作效率和质量。

（四）科学设置档案管理组织

相关部门应当设置专门的办公室档案管理岗位，并安排专职人员进行信息录入、收集、修改、归档、核对和更新等工作，以增强档案管理的时效性。除此之外，还应当完善档案管理制度，以授权形式约束借调档案、查阅资料等情况，以便增强档案管理的保密性，防止档案信息外泄。同时，还应当构建一个上下衔接、及时沟通的档案收集系统，并在此基础上明确档案管理人员、各部门领导的具体职责，确保档案管理的每个环节工作都能够落实到位。此外，还要将档案收集工作渗透到办公室工作程序、岗位职责、工作计划中。各部门负责人也应当支持和帮助档案管理人员顺利开展相关工作，并通过整理、收集和归档，将档案完整、齐全、准时地移交相关部门。

（五）提升档案管理的重视程度

充分发挥办公室档案管理工作的重要作用，不仅要不断完善办公室档案管理机制，还应当采取各种措施，引导各部门充分重视档案管理工作，并对其形成正确认知。首先，必须提高办公室档案管理人员对档案管理工作的重视程度。组织他们进行定期或不定期培训，帮助档案管理人员掌握丰富的档案管理知识与技巧，并在此过程中自觉认识到档案管理对办公室工作的意义。其次，要建立科学的奖惩制度，一方面可以约束和督促档案管理人员以更加认真、严谨的态度处理相关档案信息，并自觉保守机密信息。另一方面还能够激发档案管理人员的工作积极性，增强他们在工作过程中的成就感。只有提升档案管理重视程度，才能够构建和完善档案管理工作体系，并协调各个部门人员共同为档案管理工作贡献力量。

（六）及时转变管理理念

任何工作若无法及时更新工作理念，就会逐渐丧失工作效率，进而被时代淘汰，办公室档案管理工作亦是如此。因此，办公室档案管理人员必须根据当前的时代发展形势和实际工作情况，及时更新工作理念，改革档案管理模式和方法，创建新的档案管理机制，并积极参加相关讲座和培训，了解最新的档案管理知识与技能，增强日常管理工作的实效性。此外，相关部门还应当及时革新办公室档案管理人员的聘任制度，以便吸收新成员和新动力，督促档案管理人员加强学习，不仅要掌握必要的档案管理基础知识，还应当了解最新的档案管理理念，在此基础上革新管理模式。

综上所述，办公室档案管理工作对单位的长远发展及领导的决策制定都起到重要作用。它是办公室工作的重要组成部分。从某种程度上看，办公室档案管理工作的效率不仅对办公室工作效果有直接影响，而且还对资源配置、协调各部门工作、工作模式改革都具有重要影响。只有合理开展档案管理工作，才能够使管理者在制定相关决策和制度时及时查阅所需资料，并根据查阅信息真实，全面的了解相关情况，进而提高工作效率，为进一步开展工作打好基础。当前办公室档案管理工作中还存在诸多不容忽视的问题，这显然影响了档案管理工作效率，而若要切实解决这些问题，就必须协调各个部门，综合运用各个部门的力量，不断革新工作理念，并学习和借鉴各种新知识、新技能，顺利解决档案管理者遇到的各种难题。

办公室档案管理工作效率的提升途径分析和阐述论文 第6篇

档案管理工作必须遵循服从、严谨、高效以及合作的相关原则, 才能够准确客观和及时地完成相关工作, 更好地发挥档案管理工作职能, 为办公室的其他业务及管理打好基础。

(一) 准确, 客观地记录办公室相关内容。档案管理工作是办公室经营管理作业链中的纽带, 档案管理如果不能够准确地收集、整理办公室关键信息, 也就无法为单位领导等提供决策帮助, 则档案管理工作就不能很好地发挥纽带作用。做到档案管理工作的基本要求, 则档案管理必须具备全局观念, 具备责任心并正确地理解办公室的经营战略与发展策略, 不偏不倚地对资料进行整理、对会议内容等进行记录, 确保信息真实有效, 才能够合理地协调下级部门及人员工作, 进而促进办公室管理的更好实现。

(二) 严谨, 一丝不苟精准服务。现代办公室管理强调效率, 档案管理工作需要对多元化的信息进行记录、传达, 并协调相关部门及人员完成相关工作。在这个过程中, 档案管理工作必须严谨认真, 遵循严谨性原则, 一丝不苟地完成相关工作, 才能够更好地服务办公室管理。要想做到档案管理工作的严谨性原则, 就必须关注细节。办公室管理关注精细化或精准化管理, 档案管理工作同样如此。合格的档案管理, 必须关注细节, 并且及时准确地根据管理层要求对相关工作进行辅助、协调, 以确保档案管理工作职能得到合理发挥。现代办公室档案管理在工作中必须保持警惕, 对工作中的细节进行充分地记录与分析, 见微知著, 并在动态环境中寻找规律, 才能够不断提升档案管理的胜任力。此外, 办公室档案管理工作人员必须坚持严谨的原则, 对办公室的内部信息及资料等进行妥善保管, 对涉密文件进行保密管理, 不对任何人泄露涉密文件信息, 并在本职工作范围内严格地按照档案管理工作原则与办公室要求从事相关工作, 不可以越权行事, 也不可以利用职务便利谋求不正当利益。

(三) 利用信息手段提升档案管理效率。在办公室档案管理追求信息化与高效率的背景下, 档案管理工作必须做到高效率, 才能够满足办公室档案管理者与其他业务的需求。由此可见, 高效原则是档案管理工作的重要原则之一。要想做到档案管理工作的高效原则, 档案管理需要较好地掌握现代档案管理工作的基本技巧, 灵活运用现代化信息技术及其他管理工具, 进而提升档案管理工作的效率, 更好地促进其职能的发挥。这就需要档案管理工作人员持续保持学习意识, 对档案管理工作相关的知识与技能进行不断地积累与运用。全面了解办公室档案管理工作的特性与具体要求, 并正确恰当地运用相关技术, 更高效的完成档案管理岗位工作。

(四) 合作, 正确传递合理协调。档案管理不是被动地接受文档并保存, 而是需要与其它科室进行沟通、文件收集并最终完成归档。在这个过程中, 办公室档案管理人员必须与其它科室的人员进行沟通与合作, 确保档案管理能够了解内外部信息, 并协调相关工作顺利地进行。要做到档案管理工作的合作原则要求, 档案管理人员必须保持合作意识, 并加强人际交往与沟通能力, 以客观的立场和态度, 对档案管理相关工作进行处理。

二、办公室档案管理存在的共性问题

(一) 归档不及时。办公室档案归档不及时, 与办公室及其他科室的相关业务进度等脱节比较严重。甚至在部分业务完全结束后, 办公室 (档案室) 才会收录全部的医疗服务信息, 而没有在进行中不断地更新档案。特别是一些急救档案存在信息缺损或不完全等情况, 后续也很难补齐, 则出现医疗纠纷等很难提供完整、准确的有效文档。在这个阶段已经无法找到完整的文档资料, 这不仅影响档案管理的效率, 还会影响信息的完整性。建立在档案管理基础上的一些办公室研究、分析等也就会因此出现一定问题。

(二) 档案管理不规范。办公室档案管理质量不高, 包括资料不全、资料内容混乱。甚至, 非常多的办公室档案管理中, 档案管理人员由办公室人员兼任, 他们往往只是简单地对文档进行整理、编号后保存, 而不具备对资料进行分类的档案管理能力。例如, 在某办公室的档案管理中, 档案室并不上锁, 单位其他科室工作人员等都可以自由进入。这就使得档案混乱不堪, 并且经常出现编号错乱、丢失等情况, 严重影响档案管理效果。

(三) 权责不明。办公室档案管理中, 权责不明确。办公室工作人员或者其他科室人员都可以随意借调办公室相关文档, 其后的归还等也并不及时, 这就影响了办公室档案完整性, 同时也可能造成文档信息外泄, 这也是非常严重的问题。甚至出现档案中机密信息泄露的情况, 然而部分医疗机构内部并不具备调用档案的医护人员, 患者等可以拍摄或者影印档案, 这是严重违反档案管理保密性原则的。而由于档案管理责任不明确, 责任的追究与处罚就会出现新的问题。

三、改善办公室档案管理效率的方法建议

(一) 改善档案管理组织设置。办公室档案管理应该设置专门的办公室档案管理部门与岗位, 分别由不同的人员进行档案信息的收集、归档、录入、核对、更新、修改等工作, 提升档案管理的及时性。同时, 还需要对档案管理制度进行完善, 对于借调档案资料等具体情况, 进行授权约束, 避免档案管理中的机密信息外流等。

督促建立一个上下贯通、左右衔接的档案收集工作网络体系, 明确主管领导、档案人员的职责范围, 保证档案收集工作层层有人管。明确将档案收集工作纳人办公室责任人岗位职责、工作计划和工作程序中, 让负责人支持和理解工程档案的收集工作。明确专人负责档案的收集、整理、归档工作, 保证档案齐全、完整、准时地移交档案部门。

(二) 不断提高档案管理者业务素养。档案管理者可以通过职业培训班参加专业技能培训, 提升对档案管理工作原则性与灵活性认知的同时, 为更好地做到两者统一创造内在条件。档案管理者需要不断提升个人素质和职业胜任力, 更灵活地完成档案管理工作。这就要求档案管理者真正做到正确认识岗位工作及职业要求, 针对自身素质存在的不足进行及时的改进, 确保档案管理者能够在较好的胜任力基础上从事本职工作。同时, 档案管理者需要因时而动, 灵活应变, 在动态环境下, 更好地尊重职业道德, 运用工作技巧, 恰当地处理相关工作, 发挥岗位职能。档案管理者工作胜任力的培养, 还应该兼顾档案管理职业道德与档案管理业务处理、人际关系、协调能力等综合素质建设。

(三) 增加现代化技术手段的运用。针对当前办公室建设的档案管理效率差并且有效性不突出的问题, 本文认为符合办公室立体化、动态化的特点, 办公室档案管理中也需要借助信息技术手段进行改进。在一般单位的档案管理中, 可以在原始档案基础上, 进一步建立数字档案编号制度, 将档案关键信息或者关键词录入其中, 方便后续管理。在档案归档中, 如果发现手工记录的档案信息不完整、字迹不清等, 则需要及时核查, 在档案库中对信息进行补充登记, 确保信息完整。

参考文献

[1]刘淑仙.关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].人力资源开发, 2015 (12) .

[2]张绍华.提高办公室档案管理工作效率的有效途径分析[J].科技资讯, 2015 (6) .