行政秘书的日常工作程序与工作职责

行政秘书的日常工作程序与工作职责（精选8篇）

行政秘书的日常工作程序与工作职责 第1篇

行政秘书的日常工作程序与工作职责

日常工作程序:

1、提前到达上班地点

2、领导到达时，提示领导本日日程

汇报有关事项

询问领导本日日程

3、督办重要事项，急事急办

4、进行正常事务工作

5、接听电话

接待来宾

资料整理

撰写文稿

打印复印

来往文件

并记录

并校对

收发传真

处理催办

6、领导临时交办的其他任务

7、下班时间向领导征询需办事项

8、检查文件、锁具、电器、电源情况后下班

工作职责:

1、负责组织部门召开的各种会议的会务工作，做好会议记录，协助督导贯彻落实各项工作任务的情况。

2、做好各类文件的登记、保管、转发、立卷、存档等。

3、草拟工作计划、总结、报告、清算、批复等文档。

4、做好办公室勤杂内务工作、文书档案管理，做好上级及校内有关文件收发、登记、传阅、下发和年终清理、立卷、归档工作，办理定购和发放各种学习材料。

5、做好部信件登记、分发、寄发工作，遇到重大问题及时向部领导汇报。

6、协助部门领导协调各个岗位的工作关系。

7、深入员工调研做好部领导的参谋和助手。

8、协助做好办公的日常工作。

9、做好领导交办的其他各项工作。

10、每周一提交上周工作总结和本周工作计划。

篇二

1、领导勤务。承担校行政的服务工作，包括校内外公务活动的联络、布置、行程、用车、票务、食宿、费用等安排，受委托时管理校长、副校长印章、签名章，负责用印及校长、副校长签字的程序性常规审核;承担校行政领导接待、晤谈的预约、安排、记录等和文书档案的定期整理、分类、归档，提供校行政领导公务活动信息;

2、内部事务。承担校领导和办公室设备、家具、办公用品的采购、保管、分发、领用、登记、维护维修、处置和消耗性材料领用、固定资产管理等工作，以及名片印制、报刊杂志订阅、收发和公务信函、传真收发工作;

3、负责公务活动场所(办公楼、会议室及奠基厅)的日常管理、调度、维护保养，做好会议服务工作，负责党委会、校长办公会议以外的校级会议的人员通知;

4、负责办理校行政领导、协管的离退休人员、校办工作人员的医疗保险、失业保险、养老保险、住房公积金等社会保障项目和津贴、工会福利等待遇的登记造册、报批、领取、分发等手续，负责上述人员中在编人员及临时工的考勤;

5、负责完成行政协理交办的有关工作，参与大型活动会务工作。

篇三

一、协助站领导组织协调日常工作;

做好领导批办事项的督办工作。

二、负责有关文稿的撰写、打印和上报工作，拟定本单位上传下达的各类文件，协助分管领导做好本单位各阶段的各项工作计划、总结，当好领导的参谋。

三、负责文件的手法、编号、登记、分送、催办，严格执行保密制度，做好机要文件的收发、穿越、保管、清退、核销和立卷归档工作。

管理文书档案，履行建档和查阅手续。

四、管理行政印鉴负责办单位介绍信的管理使用。

五、负责办单位各项信息的收集、整理和利用工作做好各类简报、信息和相关材料的报送工作。

六、及时向领导转达上级的电话通知、指示和交办的工作;

向下级传达主管或分管领导的工作指示、意见和要求。

七、负责上级和外来人员的接待服务，搞好群众来信来访的登记、接待、转办、催办工作。

八、负责本单位的报刊、杂志的订购和分发。

九、负责本会议筹备、会中服务、会后整理工作。

十、协助本单位领导抓好群团工作和离退休人员服务工作;

做好人事、劳动工资和党务统计工作。

十一、做好领导交办的其他工作。

行政秘书的日常工作程序与工作职责 第2篇

一、单选题(每题1分，以下备选项中，只有一项符合题目要求，不选、错选均不得分)

1、下列可以被核准注册为商标的有（）。（A）“最亮”牌灯泡（B）“补血”牌营养液（C）“巧妙”牌手表（D）“钢铁”牌汽车

2、现代企业制度要求公司必须建立一整套完善的（）。

（A）公司治理结构

（B）公司法人结构（C）公司管理机构

（D）公司决策机构

3、公司召开股东大会，因选择的会场前厅和停车场面积有限，出现了签到处混乱和无处停车的现象，现场主管秘书应采用的解决方法是（）。（A）控制进入会场的股东人数

（B）向周围的单位求助，请其准许与会者停放（C）取消签到程序，让与会者直接入场（D）在会场外面临时增设另一签到处

4、关于职业责任，下列说法正确的是（）

A、是否具有职业责任是从业人员道德水平高低的体现 B、职业责任与物质利益存在直接关系

C、社会和企事业运用法律和纪律手段保障职业责任和义务的履行 D、职业责任是个中性概念，并不涉及道德问题

5、述职报告的特点是（）。

（A）主观性（B）个人性（C）真实性（D）通俗性

6、在Windows 中，按（）组合键可以打开“开始”菜单。（A）Ctrl+Tab（B）Ctrl+Esc（C）Ctrl+Del

（D）Ctrl+Shift

7、下面属于行政公文的是（）。（A）通知、决议、调查报告、会议纪要（B）通知、决定、调查报告、会议纪要（C）通知、报告、决定、会议纪要（D）通知、决定、简报、会议纪要

8、秘书应该了解会谈是（）。

（A）双方或多方为各自利益交换意见、达成协议的过程

（B）双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况的过程（C）双方或多方所谈内容比较正式，专题性较强的交流过程

（D）双方主谈人身份相当，为各自利益交换意见、达成协议的过程

9、甲向乙发去一份传真，称愿以每台5000元的价格购买某品牌、规格的空调10台，望乙于10天内作出答复。乙于第五天以传真回复，称愿接受甲的其他条件，但价格应改为每台5500元。乙的传真属于（）。

（A）要约邀请（B）承诺

（C）反要约（D）对要约的撤销

10、下面属于公文的主体部分的是（）。

（A）标题（B）主题词（C）签发人（D）主送机关

11、拟写单位总结需努力做到（）。

（A）重点性（B）通俗性（C）科学性（D）可信性

12、简报报头约占全页的（）。

（A）三分之一

（B）四分之一（C）二分之一

（D）五分之一

13、在Excel中，要重命名一个工作表，可以（）该工作表标签，输入新的名称并按回车键。

（A）单击（B）双击（C）三击（D）右键单击

14、下列关于防火墙的叙述，正确的是（）。

（A）防火墙是用来增强机构内部网络安全性的一个或一组系统（B）防火墙只允许授权的数据通过

（C）安装了防火墙后，所有通过因特网的信息都必须经过防火墙的检查

（D）防火墙可以决定哪些内部信息可以被外界访问，但不能决定哪些外部信息可以被内部人员访问

15、企业所得税是以企业的（）为对象的税种。

（A）股本额（B）净资产（C）总收益（D）纯收益

16、工作流程应该不受（）结构的束缚，工作在其进行之处就地完成，而不应扩展至整个组织。

（A）功能性

（B）阶段性（C）纪律性

（D）组织性

17、下面属于公文的主体部分的是（）。

（A）标题（B）主题词（C）签发人（D）主送机关

18、公司召开股东大会，因选择的会场前厅和停车场面积有限，出现了签到处混乱和无处停车的现象，现场主管秘书应采用的解决方法是（）。（A）控制进入会场的股东人数

（B）向周围的单位求助，请其准许与会者停放（C）取消签到程序，让与会者直接入场（D）在会场外面临时增设另一签到处

19、区别重要的任务和紧急的任务，通常按（），以安排好工作的优先次序。（A）承办时限规定（B）紧急程度（C）办周期制度（D）ABCD法则

20、印章监管人员用印前应对（）认真地再次审核一遍，确认无误后，方可用印。（A）标点符号

（B）文件内容（C）文件格式

（D）签发手续

21、下列关于诚实守信的说法中，你认为正确的有（）

A、诚实守信是企业的无形资产 B、诚实守信是社会主义市场经济的内在要求 C、诚实守信的企业最终能够取信于社会 D、诚实守信任何时候都与企业发展目标冲突

22、接待的心理准备工作包括（）。

（A）抱有谦虚的态度与合作精神（B）抱有开放的心态与合作精神（C）抱有警惕的心态与竞争精神（D）抱有诚恳的心情与合作精神

23、使用计划表是提高办公效率的好办法，通常将制订的计划用（）的方法显现出来，使计划更为清晰。

（A）文字（B）图形（C）表格（D）卡片

24、下列关于在PowerPoint中编辑影片的说法，错误的是（）。（A）在PowerPoint中播放的影片文件，只能播放完毕后才能停止（B）默认状态下，鼠标单击播放影片，再次单击则停止影片播放（C）插入PowerPoint中的视频文件不会显示图像（D）只有在播放幻灯片时，才能看到影片效果

25、开业典礼“正式开始”环节，包含的程序有（）。（A）致贺词（B）致答词

（C）全体起立（D）宣读嘉宾名单

26、通过购买方式获得的办公设备的优点是（）。

（A）较低的最初费用

（B）可以保证在近期不过时（C）组织拥有该设备

（D）通常在一段时间内较便宜

27、小型会场一般采用的布局是（）。

（A）半圆形（B）回字形（C）椭圆形（D）大小方形

28、国家信用的典型形式是（）。

（A）公债（B）赊销（C）预付（D）消费信贷

29、招标书的标题的正确写法有（）。（A）招标项目名称+文种

（B）招标单位名称+招标项目名称+文种（C）招标项目名称 +招标单位名称+文种（D）招标单位名称+文种

30、个体工商户的生产经营所得适用的税率为（）。

（A）5%－45%（B）20%－30%（C）5%－35%（D）20%

31、下列选项中，属于企业资产类的会计科目是（）。（A）固定资产

（B）现金（C）短期借款

（D）银行存款

32、网络沟通的原则包括（）。

（A）有效管理（B）信息筛选（C）技术适用（D）成本控制

33、与法律相比，道德的（）

A、时效性差 B、作用力度强 C、操作性强 D、适用范围广

34、公司股东可以采用的出资方式有（）。

行政秘书的日常工作程序与工作职责 第3篇

1 高校行政秘书的工作性质

高校行政秘书一般分为机关行政秘书和二级学院行政秘书,二者同属于综合性行政事务岗位,主要服务于教学、科研、教师和学生。高校行政秘书要充分认知到自己作为参谋和助手的角色,具有为广大师生、员工服务的意识,要明确工作的性质和特点,有角色定位意识,严格要求自我。综合来看,高校行政秘书工作性质可归纳如下:

一是政治性与参谋性。高校作为教书育人之地,是对学生进行思想政治教育的阵地,立德树人更是对每一个高校教师的基本要求。作为高校的行政秘书,首先要严格要求自我,拥有坚定的政治信念和立场,坚持正确鲜明的政治导向;其次更要关心国家时事政治,了解国家教育改革发展的动向,熟悉高等教育的政策法规,自觉遵守学校的各项规章制度。用一个先进党员模范的标准要求自己,不做损害国家利益的事情,不做所有损害学校形象和利益的事情。第二,行政秘书具有很多政治性的工作内容,所以要坚决贯彻落实学校各项精神和指示,对外要熟悉政策背景及导向,时刻为高校决策、起草文件等做参考;对内既要学习和研究领导的讲话和文件精神,对相关政策了如指掌,并不断进行自我的学习和提升;更要通过各种途径深入教学科研和行政管理第一线,熟悉各个工作环节,实事求是向领导汇报,并善于发现新经验,提出中肯的意见和方案,为院系领导决策提供最原始的准确资料。另外,还要时刻注意言语谨慎,保证学校信息的安全性。所以,高校行政秘书的工作是集“政治性”和“参与性”于一身的。

二是事务性与专业性。①高校行政秘书的工作具有极强的事务性。事务性工作,即为一个单位的中心工作或者业务工作提供的生活、后勤、保障、辅助等服务或基础性工作。高校行政秘书事务性工作非常多,表现在:第一,服务于学校的文字工作,包含对内文件的校对、对外学校性公文的起草、各种文件的上传下达。第二,各种会议的保障性工作,如校内校外会议的协调安排、各种活动的公务接待、应急事件处理等。第三,领导的辅助性工作,如为领导出谋划策,落实任务,需要与学校办公室、组织部、人事处、教务处、学生处、财务处、资产处、保卫处、工会等学校职能部门之间的协调联络。

②繁杂的事务性工作中对高校行政秘书的专业性水平提出了严格的要求,如对公文写作的熟练掌握、对人事管理规章制度的熟悉、对各种活动的组织策划的能力等。这就要求他们一方面必须抽时间多学习秘书相关专业知识;另一方面,一定要用心本岗位工作的经验积累,虚心向有经验的前辈请教,保证在工作中不出现影响较大的工作失误。

三是被动性与主动性。就工作性质上而言,高校行政秘书工作是被动性的,表现在:按规定时间及时完成任务;必须严格执行学院领导的决策和意图,做好学校工作指令的传达;同时,要时刻注意隐藏个人情绪,维护学校形象,较好地处理应急突发事件。

众多被动性的工作,要求高校行政秘书必须具有主动性意识。高校的工作是有规律的,特别是院系的工作,以教学为主,相对具有周期性。因此,高校行政秘书完全可以发挥主动性,做好工作的预判,规范日常工作的流程,在细微处上创新,提升工作效率和服务水平。

四是服务性与管理性。相对于高校教学一线的专任老师,行政秘书的绝大多数工作内容属于服务性质,服务的对象既包括学校领导,也包括二级院系以及普通老师和学生。

繁杂的服务性工作和广泛的服务群体,决定了行政秘书必须具有较好的管理能力。他们既要协助办公室主任做好日常事务性工作,同时更要跳出工作,站在更高的位置多去思考,不断优化办事流程,完善工作制度,规范内部管理,提高工作效率和服务水平。

2 高校行政秘书的能力与素质要求

高校行政秘书的工作内容和工作性质对其提出了较高的能力和素质要求。一般而言,对高校行政秘书的能力与素质主要体现在以下几个方面:

一是较高的思想政治素质。高校是教书育人的地方,思想政治素质是高校行政秘书最重要的素质,也是素质教育的灵魂,更是高校行政管理的灵魂。毛泽东思想和中国特色社会主义理论体系是我党制定一系列方针、政策的理论基础,也是我们观察问题、分析问题和处理问题以及解决问题的有力思想武器。

高校机关行政秘书重要工作内容之一便是协助组织全校学习党的先进理论知识并贯彻执行,所以思想政治素质对于机关行政秘书而言至关重要。基于高校工作环境的特殊性,行政秘书日常工作在工作环节中可能会遇到各种问题,高校行政秘书必须具备较高的思想政治素质,谨言慎行,在不违反法律法规和学校规定的前提下,在维护党和学校的基础上,灵活处理问题。因此,高校行政秘书需要在繁忙的日常工作之余,积极学习党的理论知识,提升理论素养;并学习法律法规等知识,对存在的安全隐患及时处理上报,不断提高处理紧急事件和安全突发事件的能力。这样才能以良好的精神风貌、思想状态、事业心和工作责任感认真履行自身的工作职责,做到游刃有余,并能更好地充当领导的智囊,充当好“参谋者”的角色。

二是较好的业务知识能力。高校行政秘书要坚持与时俱进,努力提升个人知识水平。第一,扎实掌握秘书学类知识。如不断加强公文写作能力,保持对文字较高的敏感性;提高自己的理论水平,能够有效地协助领导制订工作计划;第二,努力学习管理学之类的知识。通过掌握先进的管理理念和技术、方法,促进管理工作科学高效规范化,拥有较高的管理能力与组织协调能力。第三,掌握必要的教育学和心理学知识。高校的发展目标是培养高水平和高专业层次人才的地方,在这个大的背景下,再结合高校行政秘书服务对象的多元化,决定了他们只有掌握较好的教育学和心理学知识,才能将工作做得游刃有余。第四,积极学习信息技术知识。近年来,高校行政管理的信息化程度不断提高,网络化程度快速加强。因此,高校行政秘书须加强办公室自动化(如投影仪、扫描仪、复印机、办公软件、电脑设备等)方面的使用及维护能力,主动掌握运用网络技术手段和方法,培养对信息敏锐的感受力、注意力和判断力,积极搜集和主动挖掘有助于领导决策管理和决策的信息,将自己打造成为“多面手”。第五,储备档案学等相关知识。档案管理是行政秘书的常规重要工作,因此,档案学的相关知识是行政秘书必须要熟练掌握的知识,要及时做好对日常材料的及时归档、分类保管和管理的规范化,保证和维护学校信息的安全。

三是较高的综合能力与素质。综合素质是指一个人的知识水平、道德修养以及各种能力等方面的综合素养。高校行政秘书的工作涉及方方面面,且都至关重要,所以需要较高的综合素质,除业务知识能力外,还集中体现在:第一,较高的人际交往能力。行政秘书负责行政事务的各项日常管理工作,服务对象众多,需要做好二级学院与学校各职能部门的交流与沟通,且在任何场合、任何情况下也都代表学校形象,因而要具备良好的表达能力、协调和交际能力、应变能力等,使自己处于一个和谐的人际关系中。第二,较好的抗压能力和学习能力。作为高校行政秘书,要面对多元化的服务群体,且工作时刻处于紧张的节奏和不容出错的状态中,加班加点更是工作常态,他们需要具有良好的抗压能力。不仅如此,还要在工作中保持较好的学习能力,时刻注意自我的修炼,让自己走在学校的前列,储备更多更新的知识,随机应对工作中的各种突发情况。第三,协同创新的能力。在信息化的今天,高校行政管理人员务必要走在时代的前列,需要开阔视野,多方学习和借鉴国内外优秀高校管理的先进技术和经验。并结合所处高校的实际情况,正视存在问题和不足,不断地创新实践,将高校管理朝着现代化、规范化目标不断前行。

四是优秀的心理素质。心理素质是个人整体素质的重要组成部分,是个体稳定性和倾向性的心理特征的综合。心理素质通过调整个体心理活动,从而达到影响个体的行为。高校行政秘书具有良好的心理素质十分重要,因为:一方面,高校行政秘书经常在紧张的时间内有条不紊地处理好各种繁杂紧急事务。每天面对不断增加的行政管理工作量,面对各种需要协调的人群,随时而来的紧急任务,繁重的工作压力下,高校行政秘书需要无条件承受,需要时刻保持微笑。他们只有具备优秀的心理素质,才能在千头万绪的秘书工作中,保持清醒的头脑,做到注重轻重缓急、务实灵活,做到不出位、不越位、不错位。另一方面,优秀的心理素质能够强化高校行政秘书的责任意识和保密意识。高校行政秘书只有具备了优秀的心理素质,才能对自我有更高的要求,不断在工作中进行自我的反思和总结,在各种的实践体验中不断地强化责任意识和保密意识,严格遵守学校的相关规章制度,最大地提高工作效能。

总之,高校行政秘书工作具有政治性与参谋性、事务性与专业性、被动性与主动性的特点,要求他们要具备较高的思想政治素质、较好的业务知识能力、较高的综合能力与素质、优秀的心理素质等,需要他们在各方面不断提升自我,才能更好地胜任并完善工作。

参考文献

[1]陈天恩.当代秘书学教程[M].北京:中国政法大学出版社,1997.

[2]陆瑜芳.秘书学概论[M].上海:复旦大学出版社,2001.

[3]王从盛.关于高校行政秘书角色定位的探讨[J].淮阴师范学院教育科学论坛,2006(3):22-23.

行政管理体制改革与秘书工作 第4篇

关键词：行政管理；秘书；协调

1 企业行政管理体制改革

企业行政管理指的是依靠企业行政组织，通过行政渠道对企业进行管理的一系列方案和措施的综合。狭义上的行政管理指的是企业行政部门和行政人员依靠企业行政组织，然后按照企业行政管理系统的行政流程对企业的生产和发展进行有效的管理。当前一些企业的行政管理制度不健全，行政管理执行不到位，导致企业行政效率低下，下面介绍几点企业行政管理体制改革的意见。

1.1 合理选择和设计行政组织机构 行政组织机构与行政渠道都是企业行政管理开展的依据，因此，建立与企业行政管理需求相一致的组织机构是完成行政命令与指示等工作的重要基础。机构庞杂、人浮于事、沟通不畅等问题是企业行政管理普遍存在的问题，这些问题的存在导致了企业相关信息更新不及时和行政效率低下等负面影响。因此，建立与企业行政管理需求相一致的组织机构对行政管理科学化的影响巨大。建立健全的企业行政管理制度、简洁合理的机构组织、明确各个部门的岗位职责、工作程序以及掌握相关事项办理的表格、图表规范填写等，进而实现行政部门行政工作有条不紊的开展。

1.2 优化企业行政决策职能的程序 首先，发现问题，确定决策目标。其次，拟订方案，寻求达到企业决策目标的途径。研究和拟定实现企业决策目标的各种途径和办法，就是准备行动方案。现代企业行政决策一般要求有多个备选方案。现代企业行政现象复杂多变，更不允许只准备一个行政方案，也不是科学的决策。再次，决策方案的评选审批。当前企业的行政决策问题具有很多的不确定因素，并且行政管理目标多，涉及知识领域非常广泛。在实现目标的方式上各不相同，单单靠决策者的经验进行决策过于片面，会有很多考虑不到的问题。所以，在决策时必须将专家建议作为重要参考依据，并对方案进行可行性研究和论证，选出最优的方案。

1.3 加强企业行政管理的手段创新 企业行政管理体制改革必须紧跟时代的步伐，加强管理手段创新，加强现代化技术的应用。以指尖外勤为例，指尖外勤对于传统行政管理方式来说，是一个有效的填补，填补了行政管理对于外勤人员管理的空白和诸多漏洞，打破了以往行政管理对于外勤人员爱莫能助的被动局势，同时指尖外勤的有效沟通和链接作用，不但提升了企业的整体工作效率，而且还为企业与外勤人员之间搭建了一个互帮互助共同进步的平台，外勤人员在工作中如鱼得水，行政管理部门打开手机就可以轻松掌控，发布指令。

通过指尖的一键触碰，一切行政管理难题将迎刃而解。无处不在的移动互联网、唾手可得的智能手机终端就可以将指尖外勤的移动设备巧妙链接，外勤人员的一举一动都将被企业尽收眼底，企业管理层随时与外勤工作人员实现互动，即使商机瞬息万变，指尖外勤也会先人一步，赶超时间，给你第一时间洞察时机的机会，外勤人员的及时上报，企业高层的最新决策就会一气呵成，紧抓财富脉搏。企业行政管理的效能被指尖外勤一再細化，一再提升，经过层层改造，目前指尖外勤在企业会议、培训等工作中发挥着更为便携的效能提升作用，通过指尖外勤发布各类公司活动组织的通知，可以知道有多少人看过通知、参加人数和不参加理由，提高组织效率。在国内企业的行政管理中发挥了巨大作用。

2 做好秘书工作的措施

2.1 注重协调，当好助手 综合协调职能是秘书工作的重要内容，同时也是当好领导得力助手的关键。优秀的秘书人员不仅仅善于与领导沟通，并且善于与同事沟通。优秀的秘书不仅能够起草高质量的工作文件，而且能够料理好各项事务。第一，要做好会议协调工作。在会议开展之前，秘书要提前做好会前准备工作。这些准备工作包括撰写领导讲话的材料，做好外来参会人员的接待及会议场所的选择与布置，最后由领导进行验收，这样可以为领导节约出时间来进行其他重大工作。第二，要做好文件的上传下达工作，通常，秘书认为文件的上传下达工作比较简单，容易忽视这一问题，不愿意投入大量的精力开展这一项工作，因而使得一些文件在传达过程中，误悟领导意图或者使员工不能很好的理解文件精神与要求。因此，秘书在撰写好文件后，对于文件的精神要采取合适的方式进行传达，使企业员工能够全面的接收到文件精神与领导指示。

2.2 撰写优秀的公文、稿件 起草文稿，是秘书工作的主要部分文稿的起草过程，常常是由领导和秘书合作进行的。在起草文稿的时候，秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考，而且可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让领导人去决断，这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，并使之成为群众性的行动。在形成材料后要注意把好行文关，主要审查是否需要行文，防止行文过多过滥，助长文牍主义；要把好政策关，主要核查文件是否符合党的方针、政策，是否符合国家的法律、法令，防止在政治上出错；要把好文字关，主要查看文件观点是否正确，语言文字有无错漏，维护文件的严肃性和权威性；要把好体式关，主要审核文件、格式是否正确，发送范围、密级是否恰当等。这就要求在撰写、审核文稿时，必须反复思考，仔细推敲，字斟句酌，使文件真正体现机关的制文意图。

2.3 兢兢业业做好服务工作 我们要全面地服务与领导的工作，首先，应当以相关工作与中心任务为核心对文件进行高效处理；其次应当主动收集企业工作中存在的一些问题，对问题进行走访调查，并适当地提出自己的建议，以供领导决策参考。再次，要善于行使领导赋予的职权去完成领导交办的任务，如对企业相关业务进行检查督促、做好各方综合协调工作等，使领导的指示能够高效的执行。当然，对于领导服务要讲究一个度，“过犹不及”的道理我们都明白，如果秘书对领导服务不到位就会影响领导的工作效率。如果服务过头，或者“仗势欺人”，就会对领导的形象造成不良影响。所以，秘书服务领导要遵循以下原则：①按规定办事，不可以自己的意愿或者经验来办事。②多作请示汇报。当遇到规定不明确问题时，不要自作主张应及时向领导汇报，由领导决策。③严格要求自己。也就是上边谈到了不要“仗势欺人”，秘书工作接近权利渠道，但不可以权谋私，给企业与领导带来不好的影响。

参考文献：

[1]闫智鹏.关于国有企业行政管理体制改革的几点思考[J].现代工业经济和信息化，2014（13）.

行政秘书的日常工作程序与工作职责 第5篇

一、单选题(每题1分，以下备选项中，只有一项符合题目要求，不选、错选均不得分)

1、文书催办的范围包括（）

A.上级单位主送本机关需要具体落实、实施的文件 B.下级单位主送本单位的请示及其他需要办理的文件 C.平行或不相属的单位发送的商洽、征询意见的函件 D.会议记录

2、以下关于办事公道的说法，你认为正确的是（）。

（A）办事公道就是按照一个标准办事，在当事人中间搞折衷

（B）办事公道没有明确的标准，只能因人而异

（C）办事公道是职业劳动者应该具有的品质

（D）对一个无职权的工人来说，不存在办事公道与否的问题

3、可以接受的目标是谈判的（）。

A.第四级目标 B.第一级目标

C.第三级目标 D.第二级目标

4、以下关于创新的说法中，你认为正确的是（）。

（A）创新是对常规的突破（B）创新需要“标新立异”

（C）创新需要幻想（D）创新需要意志

5、述职报告的主体部分的内容主要包括（）A.履行职务的基本情况 B.本人自传及阅历

C.所取得的成绩和实践经验 D.存在问题和努力方向

6、塑造企业的良好形象要在()上下功夫。A、产品质量 B、服务质量 C、诚信意识 D、销售数量

7、从业人员遵守职业纪律的要求应()。A、履行岗位职责 B、严格执行操作规程

C、对自己认为不合理的规章制度不遵守 D、处理好上下级关系

8、关于团结互助的几点认识中，你认为正确的是（）。

（A）取消员工之间的一切差别（B）上下级之间平等尊重

（C）师徒如父子（D）同行之间只有竞争

9、秘书机构信息提供的主要对象（）。

A.下级机关 B.上级机关领导

C.本级机关和上级机关领导 D.本级机关

10、公私分明是做人的美德，在市场经济条件下，正确的做法是()。A、摆正个人利益与企业利益、国家利益的关系，做到公私分明 B、经得起金钱、物质利益的诱惑，不做有损企业的事情 C、在现实条件下，人在河边走，哪有不湿鞋

D、那些为公为他人利益着想，甚至公而忘私的人是“傻子”

11、向全国人大提出议案一般需要同级代表（）。

A.30人以上联名 B.20人以上联名

C.50人以上联名 D.60人以上联名

12、文书催办的范围包括（）

A.上级单位主送本机关需要具体落实、实施的文件 B.下级单位主送本单位的请示及其他需要办理的文件 C.平行或不相属的单位发送的商洽、征询意见的函件 D.会议记录

13、投影仪带宽过窄容易引起（）的现象。A.图像模糊

B.画面分辨率不高 C.聚焦不良

D.端口无输入信号本目标是：说明事物、表达感情、建立联系、和谐工作环境。故答案为ABCD.14、乡级党委的公章图形由（）。

A.机构名称和边线组成 B.机构名称、国徽和边线组成C.机构名称、五角星和边线组成 D.机构名称、党徽和边线组成

15、（）作为公民道德建设的核心，是社会主义道德区别和优越于其它社会形态道德的显著标志。

（A）集体主义（B）爱国主义

（C）为人民服务（D）诚实守信

16、关于“跳槽”现象，正确的看法是()。A、择业自由是人的权利，应该鼓励“跳槽” B、“跳槽”对每个人的发展既有积极意义，也有不利的影响 C、“跳槽”与否完全是员工个人的事情，任何企业都无权干涉 D、“跳槽”有利而无弊，能够开拓员工的视野，增长他们的才干

17、（）作为公民道德建设的核心，是社会主义道德区别和优越于其它社会形态道德的显著标志。

（A）集体主义（B）爱国主义

（C）为人民服务（D）诚实守信

18、领导交办事项具有以下特点（）。

A.广泛性、临时性、抽象性、紧迫性

B.广泛性、永恒性、具体性、紧迫性

C.广泛性、临时性、具体性、紧迫性

D.特指性、临时性、具体性、紧迫性

19、下列关于勤劳节俭的说法中，正确的是（）。

（A）勤劳与刺激内需、拉动消费相矛盾

（B）提倡勤劳节俭就是让人习惯过苦日子

（C）勤劳与节俭互动为表里

（D）勤劳节俭有利于可持续发展 20、可以接受的目标是谈判的（）。

A.第四级目标 B.第一级目标

C.第三级目标 D.第二级目标

21、商业秘密的法律特征主要有（）。

A.秘密性、经济性、不可传授性等

B.秘密性、经济性、可传授性等

C.秘密性、非经济性、可传授性等

D.秘密性、非经济性、不可传授性等

22、下列选项中，符合从业人员文明礼貌规范要求的有（）。

（A）鞋袜搭配合理（B）表情严肃

（C）感情热烈（D）语言简练

23、“一个好汉三个帮，一个篱笆三个桩”说明了()。A、勇于创新是成功的重要条件 B、团结协作是成功的保证 C、勤劳节俭是重要社会美德 D、诚实守信是为人之本

24、述职报告的主体部分的内容主要包括（）A.履行职务的基本情况 B.本人自传及阅历

C.所取得的成绩和实践经验 D.存在问题和努力方向

25、社会主义道德建设的基本要求是（）

A.社会公德、职业道德、家庭美德

B.爱国主义、集体主义和社会主义

C.爱祖国、爱人民、爱劳动、爱科学、爱社会主义

D.有理想、有道德、有文化、有纪律

26、下列关于职业道德的说法中，你认为正确的是（）

A.有职业道德的人一定能够胜任工作

B.没有职业道德的人干不好任何工作

C.职业道德有时起作用，有时不起作用

D.职业道德无关紧要，可有可无

27、随从工作的显著特征是（）。

A.稳定性服务 B.流动性服务

C.静态性服务 D.特殊性服务

28、社会主义道德建设的基本要求是（）

A.社会公德、职业道德、家庭美德

B.爱国主义、集体主义和社会主义

C.爱祖国、爱人民、爱劳动、爱科学、爱社会主义

D.有理想、有道德、有文化、有纪律

29、下列关于勤劳节俭的说法中，正确的是（）。

（A）勤劳与刺激内需、拉动消费相矛盾

（B）提倡勤劳节俭就是让人习惯过苦日子

（C）勤劳与节俭互动为表里

（D）勤劳节俭有利于可持续发展

30、秘书在无线电通讯时，为了避免泄密，应注意（）。

A.重复使用一种联络文本 B.明密混用

C.勤换通讯密语 D.用通讯勤务密语传送机密信息

31、塑造企业的良好形象要在()上下功夫。A、产品质量 B、服务质量 C、诚信意识 D、销售数量

32、公私分明是做人的美德，在市场经济条件下，正确的做法是()。A、摆正个人利益与企业利益、国家利益的关系，做到公私分明 B、经得起金钱、物质利益的诱惑，不做有损企业的事情 C、在现实条件下，人在河边走，哪有不湿鞋

D、那些为公为他人利益着想，甚至公而忘私的人是“傻子”

33、领导交办事项具有以下特点（）。

A.广泛性、临时性、抽象性、紧迫性

B.广泛性、永恒性、具体性、紧迫性

C.广泛性、临时性、具体性、紧迫性

D.特指性、临时性、具体性、紧迫性

34、以下关于创新的说法中，你认为正确的是（）。

（A）创新是对常规的突破（B）创新需要“标新立异”

（C）创新需要幻想（D）创新需要意志

35、信访工作的群众性主要体现在（）。

A.广泛性、无关性、自发性、可变性

B.广泛性、相关性、组织性、可变性

C.广泛性、相关性、自发性、恒定性

D.广泛性、相关性、自发性、可变性

36、将重要的信件直接递给领导阅批属于（）。

A.转信 B.启信

C.报信 D.阅信

37、办公室内人际关系的协调表现为（）A.连续性 B.协同性 C.有序 D.和谐

38、俗话说，“一双筷子容易折，十双筷子断就难”，你认为这说明了()。A、“梅花香自苦寒来，宝剑锋自磨砺出” B、“小胜靠智，大胜靠德” C、“天时不如地利，地利不如人和” D、“成由勤俭败由奢”

39、下列选项中，符合从业人员文明礼貌规范要求的有（）。

（A）鞋袜搭配合理（B）表情严肃

（C）感情热烈（D）语言简练

40、公司行政部的秘书应对（）进行安全检查。A.办公环境 B.办公设备 C.生产车间 D.研发部门

41、秘书在无线电通讯时，为了避免泄密，应注意（）。

A.重复使用一种联络文本 B.明密混用

行政秘书的日常工作程序与工作职责 第6篇

一、单选题(每题1分，以下备选项中，只有一项符合题目要求，不选、错选均不得分)

1、下列选项中，符合“仪表端庄”具体要求的是（）

A、着装华贵 B、着装朴素大方 C、饰品俏丽 D、发型突出个性

2、文稿审核是文稿（）前的最后一道文字工序。（A）签发（B）复核（C）缮印（D）分发

3、采购人员要根据收到的货物，填写（），库房人员要签字，表示货物进库。（A）出库单（B）交货单（C）入库单（D）订购单

4、简报报头约占全页的（）。

（A）三分之一

（B）四分之一（C）二分之一

（D）五分之一

5、进食西餐时，刀叉尽量（）。

（A）不要与餐盘一起使用（B）不要与餐具碰出响声（C）要交替使用（D）要随意取用

6、鼓励下属员工参与会议，积极发表意见，可以采用（）的方法。（A）说清讨论和不讨论问题的界限（B）认真倾听，不打断他人的发言（C）带头多发言，适时终止讨论（D）多提开放式问题

7、下列关于在PowerPoint中编辑影片的说法，错误的是（）。（A）在PowerPoint中播放的影片文件，只能播放完毕后才能停止（B）默认状态下，鼠标单击播放影片，再次单击则停止影片播放（C）插入PowerPoint中的视频文件不会显示图像（D）只有在播放幻灯片时，才能看到影片效果

8、在公文制发过程中，以领导人签发的日期为准的是（）。（A）决定（B）会议纪要（C）通告（D）通知

9、述职报告的特点是（）。

（A）主观性（B）个人性（C）真实性（D）通俗性

10、在Word编辑状态下，下列操作中，（）能选取全部文档。（A）执行“编辑”菜单中的“全选”命令

（B）将光标置于页面左侧空白区域，当光标变为左倾空心箭头时，按住Ctrl键，单击文档（C）将光标置于页面左侧空白区域，当光标变为左倾空心箭头时，三击鼠标左键（D）将光标置于页面左侧空白区域，当光标变为左倾空心箭头时，双击鼠标左键

11、下面属于行政公文的是（）。（A）通知、决议、调查报告、会议纪要（B）通知、决定、调查报告、会议纪要（C）通知、报告、决定、会议纪要

（D）通知、决定、简报、会议纪要

12、撰写调研报告属于（）。

（A）一次信息开发（B）二次信息开发（C）三次信息开发（D）专题信息开发

13、在Word编辑窗口中，与实际的打印效果一致的视图方式是（）。（A）普通视图（B）页面视图（C）大纲视图（D）版式视图

14、网络沟通的原则包括（）。

（A）有效管理（B）信息筛选（C）技术适用（D）成本控制

15、下面属于公文的主体部分的是（）。

（A）标题（B）主题词（C）签发人（D）主送机关

16、公司召开股东大会，因选择的会场前厅和停车场面积有限，出现了签到处混乱和无处停车的现象，现场主管秘书应采用的解决方法是（）。（A）控制进入会场的股东人数

（B）向周围的单位求助，请其准许与会者停放（C）取消签到程序，让与会者直接入场（D）在会场外面临时增设另一签到处

17、为提高书写速度，可用物理学科符号“S”代表（）。（A）贸易（B）水平（C）面积（D）时间

18、与意大利进行商务往来，正式的见面礼节是（）。（A）致意（B）微笑（C）拥抱（D）握手

19、接待的心理准备工作包括（）。

（A）抱有谦虚的态度与合作精神（B）抱有开放的心态与合作精神（C）抱有警惕的心态与竞争精神（D）抱有诚恳的心情与合作精神

20、根据《劳动法》的规定，用人单位在休息日安排劳动者工作又不能安排补休的，支付不低于工资（）的工资报酬。

（A）100%（B）150%（C）200%（D）300%

21、国家信用的典型形式是（）。

（A）公债（B）赊销（C）预付（D）消费信贷

22、小型会场一般采用的布局是（）。

（A）半圆形（B）回字形（C）椭圆形（D）大小方形

23、为简化计税，我国将增值税纳税人主要划分为（）。（A）小规模纳税人（B）一般纳税人（C）重点纳税人

（D）境内生产者

24、国家信用的典型形式是（）。

（A）公债（B）赊销（C）预付（D）消费信贷

25、依合同成立是否需要特定形式，将合同分为（）。（A）诺成性合同（B）要式合同（C）实践性合同（D）非要式合同

26、我之所以在目前这个单位工作，是因为这个单位（）。

A、工资待遇还可以 B、离家比较近C、同事们比较有爱心 D、既来之，则安之

27、印章监管人员用印前应对（）认真地再次审核一遍，确认无误后，方可用印。（A）标点符号

（B）文件内容（C）文件格式

（D）签发手续

28、送客礼仪要求（）。

（A）送客方要等客人走出自己的视野后再离开（B）送客方在客人未走出自己的视野时马上离开（C）送客方在与客人道别后即可离开（D）送客方在经客人应允后马上离开

29、承办期限制度中（）容易被人们接受和执行。

（A）规章制度（B）阶段的划分（C）量化的标准（D）管理目标化 30、下列选项中，符合“仪表端庄”具体要求的是（）

A、着装华贵 B、着装朴素大方 C、饰品俏丽 D、发型突出个性

31、清代，吴县有一商人蔡某，蔡某的朋友去世了；他差人把朋友的儿子叫来；要给他一千两金子。对方甚感惊讶和不解。蔡某解释说：“是你父亲生前寄存在我这里的”朋友的儿子问蔡某：“我父亲留下字据了吗？他直到临终也没对我说过这事。钱，我不能要。”蔡某说：“没留字据，但字据在我心中，而不在纸上。” “字据在我心中，而不在纸上”。这句话的含义是（）A、我想怎么说，就怎么说，纸上说的不算数

B、你爱怎么想，就怎么想，纸上说了什么，你不知道 C、我已经把字据牢牢记在心上，能背诵下来 D、做人的原则在我心中，不在外面

32、在Excel中，要重命名一个工作表，可以（）该工作表标签，输入新的名称并按回车键。

（A）单击（B）双击（C）三击（D）右键单击

33、下面属于行政公文的是（）。（A）通知、决议、调查报告、会议纪要（B）通知、决定、调查报告、会议纪要（C）通知、报告、决定、会议纪要（D）通知、决定、简报、会议纪要

34、董事会是股份公司的（）。

（A）最高权力机构（B）法定监督机构（C）经营决策机构（D）信息收集机构

35、接待的心理准备工作包括（）。

行政秘书的日常工作程序与工作职责 第7篇

一、单选题(每题1分，以下备选项中，只有一项符合题目要求，不选、错选均不得分)

1、在Word编辑状态下，下列操作中，（）能选取全部文档。（A）执行“编辑”菜单中的“全选”命令

（B）将光标置于页面左侧空白区域，当光标变为左倾空心箭头时，按住Ctrl键，单击文档（C）将光标置于页面左侧空白区域，当光标变为左倾空心箭头时，三击鼠标左键（D）将光标置于页面左侧空白区域，当光标变为左倾空心箭头时，双击鼠标左键

2、办公设备能够租借或租用的，每月或每年需支付一定的租金，这笔费用在会计上不计作（）。

（A）投资费（B）成本（C）办公费（D）折旧费

3、填写计划表时，应从（）的时间向前推算各阶段工作何时完成，确定后，逐项将其填入。

（A）最终完成（B）最难完成（C）最先完成（D）最早完成

4、小型会场一般采用的布局是（）。

（A）半圆形（B）回字形（C）椭圆形（D）大小方形

5、下列选项中，属于企业资产类的会计科目是（）。（A）固定资产

（B）现金（C）短期借款

（D）银行存款

6、下列关于诚实守信的说法中，你认为正确的有（）

A、诚实守信是企业的无形资产 B、诚实守信是社会主义市场经济的内在要求 C、诚实守信的企业最终能够取信于社会 D、诚实守信任何时候都与企业发展目标冲突

7、在做会议的经费预算时应（）。

（A）各种经费的数目尽量多做些（B）考虑到各种不可预见的开支（C）不必列出各种费用的明细表（D）由秘书自行决定总数

8、承办期限以任务完成的（）为制定的规则。

（A）目标性（B）时效性（C）过程性（D）阶段性

9、我之所以在目前这个单位工作，是因为这个单位（）。

A、工资待遇还可以 B、离家比较近C、同事们比较有爱心 D、既来之，则安之

10、立法性会议的签到和人数统计工作将关系到会议是否（）。

（A）便于联系工作

（B）符合法定人数（C）符合法定程序（D）能有效保证会议安全

11、下面属于行政公文的是（）。（A）通知、决议、调查报告、会议纪要（B）通知、决定、调查报告、会议纪要（C）通知、报告、决定、会议纪要（D）通知、决定、简报、会议纪要

12、你觉得以前上学时用过的书；最好的处理方式是（）

A、当作二手书卖给需要他们的人 B、当作废品卖钱，以便购买新书 C、送给别人，让它们发挥余热 D、留起来，将来想看的时候可以翻翻

13、为简化计税，我国将增值税纳税人主要划分为（）。（A）小规模纳税人

（B）一般纳税人（C）重点纳税人

（D）境内生产者

14、在发文工作中将领导的意图条理化的关键环节是（）。（A）拟稿（B）签发（C）审核（D）印制

15、招标书的标题的正确写法有（）。（A）招标项目名称+文种

（B）招标单位名称+招标项目名称+文种（C）招标项目名称 +招标单位名称+文种（D）招标单位名称+文种

16、在公文制发过程中，以领导人签发的日期为准的是（）。（A）决定（B）会议纪要（C）通告（D）通知

17、关于遵纪守法，你认为正确的说法是（）A、只要品德端正，学不学无所谓

B、金钱对人的诱惑力大于法纪对人的约束力

C、法律是有人执行，执行是不能不考虑人情和权力等因素 D、遵纪守法与职业道德要求具有一致性

18、单位内部所发书面通知由别人代为签领的，秘书于事后要（）。

（A）代为签名

（B）要求被通知人签名（C）要求本人签名（D）追踪落实

19、下列关于职业道德的说法中；正确的是（）

A、个人行为习惯与职业道德没有联系 B、职业道德的养成只能靠教化

C、加强职业的修养是个人事业成功的基本前提 D、职业道德从一个侧面反映人的道德素 20、工作流程应该不受（）结构的束缚，工作在其进行之处就地完成，而不应扩展至整个组织。

（A）功能性

（B）阶段性（C）纪律性

（D）组织性

21、下列可以授予发明专利的是（）。

（A）药品（B）铀235（C）调味品（D）疾病诊断方法

22、你对公司存在的严重问题提出了一些建议，但你的上司没有采纳，你会（）A、把你的想法直接汇报给更上一级别上司 B、找上司交谈，了解不采用的原因 C、继续完善自己的想法 D、放弃这种方法，你问为领导不采用自有理由

23、安排会议住宿，与会人员有提出调整房间要求的，应（）。

（A）尽量调换（B）坚持原则（C）说服教育（D）严辞拒绝

24、述职报告的特点是（）。

（A）主观性（B）个人性（C）真实性（D）通俗性

25、下面属于行政公文的是（）。

（A）通知、决议、调查报告、会议纪要（B）通知、决定、调查报告、会议纪要（C）通知、报告、决定、会议纪要（D）通知、决定、简报、会议纪要

26、市场经济催生了一些新的道德观念，你认为不属于其中的是（）

A、自主性道德观念 B、重义轻利的道德观念 C、竞争的道德观念 D、学习创新的观念

27、在团队出访前，秘书应重点提醒访团成员的是（）。（A）集合的时间地点（B）中转注意事项

（C）领队姓名（D）出发地与目的地的时差

28、关于职业责任，下列说法正确的是（）

A、是否具有职业责任是从业人员道德水平高低的体现 B、职业责任与物质利益存在直接关系

C、社会和企事业运用法律和纪律手段保障职业责任和义务的履行 D、职业责任是个中性概念，并不涉及道德问题

29、董事会是股份公司的（）。

（A）最高权力机构（B）法定监督机构（C）经营决策机构（D）信息收集机构 30、你觉得以前上学时用过的书；最好的处理方式是（）

A、当作二手书卖给需要他们的人 B、当作废品卖钱，以便购买新书 C、送给别人，让它们发挥余热 D、留起来，将来想看的时候可以翻翻

31、公司以人民币偿付应当以外汇支付的货款，该行为属于（）。（A）套汇（B）逃汇

（C）骗汇（D）非法买卖外汇

行政秘书的日常工作程序与工作职责 第8篇

1 高职院校行政秘书的工作职责和范围

高职院校行政秘书工作范围宽广, 涉及事务繁杂琐碎。

1.1 日常行政工作

学院对内、对外文稿 (如年度工作计划、总结、申请报告等) 的草拟和上报学校;会议记录与会议纪要的整理;学校各部门文件的收发和归档, 教职工档案资料的登记、审核和保管;办公用品的采购保管、固定资产管理、办公设备维护等。

1.2 行政沟通工作

联系院领导与师生、学校各职能部门之间的工作, 承担院系的公关、接待事务等。

1.3 人力资源工作

学院教职工的考勤、年度考核、各项评优、职称评定, 协助院领导编制院系行政组织架构, 如岗位设置、人才招聘等。

1.4 财务报账工作

承担学院教师日常培训、进修、集体活动、各项办公、教学费用等支出的报账。

1.5 科研项目的申报工作

负责协助院领导组织教师申报科研项目、精品课程、教学成果、教学立项。

行政秘书在工作过程中必须认真仔细, 有强烈的事业心和高度的工作责任感, 作风正派、为人正直、忠于职守、无私奉献。因此, 行政秘书工作举足轻重。

2 高职院校行政秘书的在行政管理中的作用

2.1 参谋和助手作用

行政秘书是学院领导的得力助手。院领导在年度工作计划、总结、人事工作、岗位聘任、考勤、考核和职称评定、日常行政工作都要由行政秘书来协助完成。同时, 行政秘书还是院领导的重要参谋。主动为院领导提供可靠的第一手资料, 在必要的情况下提出合理化建议, 为领导出谋献策。

2.2 桥梁和纽带作用

在行政管理工作中, 行政秘书是领导、教师和行政职能部门之间的桥梁和纽带, 具有上传下达、协调左右、沟通信息、改善关系、互通情况、合理统筹的作用, 其协调职能发挥得好坏将对院系的行政工作产生直接的影响。

3 高职院校行政秘书工作存在的问题

3.1 对行政秘书工作重视不够, 职称晋升机会渺茫, 造成行政秘书队伍的不稳定

长期以来, 人们往往对行政秘书工作缺乏正确的认识和评价, 轻视行政秘书在行政管理中所发挥的作用。至今仍有些人认为, 行政秘书只是打打杂的人, 只有那些没有能力的人才去从事行政秘书工作, 他们的劳动只是简单、机械的劳动。因此, 在行政秘书的配备、业务学习、岗位培训等方面, 重视程度远远不够;在干部聘任、职称评定、利益分配等方面都受到相对不公正的待遇;加之行政秘书平时工作任务重、责任大, 付出的劳动得不到尊重和理解, 晋升机会处在高学历人才集中的高职院校环境中, 行政秘书提升学历的压力很大, 由于工作繁忙, 特别是“坐班制”的工作性质, 学习的时间很少。当前很多高职院校实行“定岗定编”的岗位设置, 紧紧地把行政人员绑在了工作岗位上。目前行政秘书的提升机会少, 个人发展空间有限, 在职称晋升上困难重重, 最终导致缺乏职业认同感, 从而造成行政秘书工作积极性不高、思想压力大、心里不平衡, 很多人不安心行政秘书岗位, 离岗、转岗人员相对较多, 行政秘书队伍呈现不稳定状态。

3.2 行政秘书工作缺乏活力, 大大制约了行政管理能力的提高

行政秘书工作千头万绪, 看似简单, 其实非常繁重而细致, 在学校行政管理中处于纽带桥梁位置, 上听命于学校各行政部门和学院领导, 下服务于广大师生, 所以常常处于各种具体事务的“纠缠”之中, 工作缺乏活力, 多靠经验办事, 习惯于按领导指示、文件精神处理问题, 主动参与和科学预见性差。许多高职院校对行政秘书重使用、轻培养, 送出去培训学习、交流进修的机会几乎没有, 导致其知识更新严重不足, 现代信息意识薄弱。面对知识经济时代的突飞猛进和高职院校教育的迅速发展, 行政秘书得不到相关管理方面的系统培训, 观念不能及时更新, 大大制约了行政管理能力的提高。

4 关于做好高职院校行政秘书工作的几点思考和建议

4.1 加强学习管理等科学知识, 提高行政秘书的工作效率

行政秘书从事的是管理工作, 管理是一门科学, 也是一门艺术。行政秘书必须不断丰富自己的管理学知识, 掌握先进的管理理念和方法, 才能保证管理工作事半功倍, 卓有成效。

4.2 重视行政秘书队伍整体素质的提高, 加强行政秘书的继续教育

在行政秘书培训和知识更新方面, 学校要加大投入, 并在政策和经费上保证落实。制定切实可行的中、长期培训计划, 多渠道、多形式加强行政秘书的培养, 提高其专业素质和理论水平。经常组织行政秘书参加校内外行政管理研讨会和经验交流会, 学习先进的管理经验, 改进管理方法, 提高管理水平;定期不定期组织岗位培训, 尤其是对计算机的运用和操作技能的培训, 提高工作效率。除此之外, 还应鼓励行政秘书利用业余时间自学一些与自己专业工作相关的学科知识, 多学科、多角度、全方位地提高认知能力和管理水平。

4.3 通过多种渠道解决行政秘书的后顾之忧, 激发其工作积极性和主动性

行政管理工作的开展需要多个部门的关怀和支持, 学校各级领导要主动关心行政秘书的工作、学习和生活, 在奖金发放、职务晋升、职称评定方面, 要建立相应的激励机制, 通过多种渠道解决行政秘书的后顾之忧。同时, 要充分肯定行政秘书的地位和作用。对于那些责任心强、业务水平高、管理经验丰富、工作业绩突出的行政秘书, 学校要在适当的时候, 给予一定的物质奖励和精神激励, 激发行政秘书的工作热情, 充分调动其工作积极性和主动性, 促使其开拓进取, 大胆创新, 为高等教育事业的改革和发展, 奉献自己的聪明才智。

参考文献

[1]胡虹.谈高校院系行政秘书执行力的提升[J].秘书之友, 2007 (1) :44.

[2]储爱霞.高校行政秘书工作探讨管理观察, 2008 (18) .