文书处理单范文

文书处理单范文（精选6篇）

文书处理单 第1篇

护理文书相关规范

（一）体 温 单

1.楣栏 用黑色碳素笔填写各项目。如有转床、转科，在原床或原科名称的右上角写清楚转床∕科的名称。

2.住院日数栏为患者实际住院日期，用黑色碳素笔填写阿拉伯数字。从入院第一天起依次填写。在每一页的第一日应填写年、月、日，其余六天只写日，如在六天当中遇到新的月份或开始时应填写月或年，换页时续写。

3.“手术后日数”栏 为手术(分娩)后的日数，黑色碳素笔填写。手术(分娩)当日为术日；手术(分娩)后的次日为手术后第一日，填写“1”，依次填写至“14”日为止。若术后日期已填好，而在14天内又行二次手术，则将第1次手术天数作为分母，第2次手术天数作为分子填写，第三次手术以此类推，每次手术填满14日止。例如： 1、（2）／

2、1／3、2／4„„12/14、13、14。

4.“体温／脉搏”栏

（1）在“40℃～42℃”之间用红色碳素笔在相应时间栏内纵向顶格填写入院、转入、分娩、出院、死亡时间。除手术、请假不写具体时间外，其余均按24小时制，时间记录精确到“分”，要与医师记录一致，用中文书写，转入时间由转入科室填写。

（2）“体温”的记录 将每次测得的体温，以黑色碳素笔绘制。① 口腔温度以●表示，腋下温度以×表示，直肠温度以○表示，相邻两次温度蓝黑线相连。

② 高热采取降温措施30分钟后测体温，测得的体温绘制在降温前体温的同一纵格内，若降温后体温下降，以红 “○”表示，并用红虚线与降温前体温相连，下一次体温应与降温前的体温相连；体温无变化时在降温前温度外画红“○”表示；若降温后体温不降反而上升，以蓝 “○”表示，并用蓝黑色虚线与降温前的体温相连，下一次体温应与上升的体温相连。如患者高热经多次采取降温措施后仍持续不降，或高热病人体温＞42℃，或新入患者体温＞40℃，受体温单记录空间的限制，需将体温变化记录在护理记录中，其前后已绘制于体温单的体温不相连。

③ 体温不升时，在35℃线处画蓝黑叉“×”(或蓝黑点“●”、蓝圈“○”)并与相邻温度相连，在其蓝黑叉下方画箭头“↓”，长度不超过两个小格。

④ 体温若突然上升（≥1.5℃）或下降（≥2℃）与病情不符时应予复测，核实无误后在原体温右上方用红色笔写一小英文字母“V”(Verified，核实)。⑤人工冬眠（冬眠降温、亚低温治疗），在35℃线处用蓝黑笔划一“↓”表示，长度不超过2小格，并与相邻的体温相连。同时，在体温单相应日期的空格内填写“人工冬眠”。

⑥ 测体温时若因检查等情况患者不在，回来后要及时补测，并绘于体温单上，患者如特殊情况必须外出者，须经医师批准书写请假单。如若患者拒绝测体温、擅自离院，需记录在护理记录单上，在“40℃～42℃”之间用红色墨水笔纵向填写“请假、外出、拒测”等字样。其外出时间，护士不测试和绘制体温、脉搏、呼吸，返院后的体温、脉搏与外出前后体温不相连，即曲线在该时间格内间断。

⑦ 手术后3天内连续测量体温3天，测满3次/日并正常后改为1次/日，或按医嘱、专科护理常规处理，如手术、病危（病重）、感染性疾病等患者。若体温在37.2℃～38.5℃之间者测量体温3次/日，体温＞38.5℃者测量体温4次/日，体温正常后连测三次。当日手术患者7:00体温，19:00体温各加试1次。

5．“脉搏或心率”的记录 将每次测得的脉搏或心率，用红笔绘制于体温单相应时间格内。

① 脉搏符号：以红点“●”表示，心率用红“○”表示，相邻脉搏或心率之间用红线相连。

② 脉搏短绌时，相邻脉搏之间、相邻心率之间以及同一时间的脉搏和心率之间均用红线相连。

③ 当脉搏与体温重叠时，先画体温符号，再用红笔在外画红圈“○”。与肛温重叠时在蓝“○”内画红点“●”表示；与口温重叠时在蓝“●”外画红“○”表示。如相邻两次的体温与脉搏均重叠时，中间用红线相连。

④ 使用心脏起博器的病人，心率应以红“H”表示，相邻两次心率用红线相连。

6.体温单34℃以下各栏目，用黑碳素笔填写。7.“呼吸”栏

（1）在“呼吸”栏相应时间格内填写测得的患者呼吸次数，用阿拉伯数字表示。相邻两次呼吸次数应上下错开，先上后下。第1次呼吸应当记录在上方。（2）应用机械通气的患者，记录时用“R”表示，在“呼吸”项的相应时间纵列内上下错开，不写次数。

8.“大便次数”栏

（1）新入院及住院患者记录大便次数应于当日下午3pm测量体温时询问，记录病人24小时内大便次数，以阿拉伯数字表示。

（2）无大便记“0”；人工肛门以“☆”表示；大便失禁者以“※”表示；灌肠以“E”表示。例如：“3／E”表示灌肠后大便3次；“12／E”表示自行排便1次，灌肠后又排便2次；“4／2E” 表示灌肠2次后大便4次。中药保留灌肠后排便不用“E”表示。

9.“血压”栏

（1）填写实际测得的患者血压，以“mmHg”为单位，填写阿拉伯数字。（2）新入院患者常规测量、记录一次，以后每周至少测量、记录一次或按医嘱要求执行。手术前后应在相应栏内填写1次。一日内测量血压二次，则上午血压写在前半格，下午血压写在后半格。如医嘱要求血压测量日3次或以上，可记录在护理记录单上或单纯血压监测记录单上随病历归档。（3）如为下肢血压应当标注于“血压（mmHg）”栏目外侧方。10.“体重”栏

“体重”记录患者实测体重，以“kg”为单位，填写阿拉伯数字。新入院时测量一次，如患者为轮椅或平车推入病房，则记录“轮椅”或“平车”；常规每周测量一次并记录。病情危重或卧床不能测量者应在该项目栏内填写“卧床”字样，肢体缺如患者可写“免测”字样。

11.皮试结果栏

记录患者在院进行过敏试验药物的名称，皮试结果阴性则在药物名称后用“（-）”填写；皮试结果阳性则在药物名称后用“（+）”填写，并于体温单背面填写，“+”用红色碳素笔填写；已知的过敏药物填只需填写于体温单背面。

12.“特殊治疗”栏

记录患者的特殊治疗，如胸腔闭式引流量、胃肠减压引流量、创腔引流量等。13.“总入量、总出量、引流量、尿量”记录

（1）记录患者前一日24小时的总入量／出量/引流量/尿量，以“ml”为单位，填写阿拉伯数字在相应栏内。如不足24小时按实际时间记录：量/时间（小时数），如1500/13；如满24小时则不需写时间。

（2）总入量包括进食量、饮水量、鼻饲量、输液量和输血量等；总出量包括大便量（稀便）、尿量、痰量、呕吐量、引流量及其它排出物的总量。引流量包括胸水、腹水、胃液和伤口引出液的总量。

（3）导尿以“C”表示，长期留置尿管以“C+”表示。长期留置尿管尿量记录：量/ C+ /时间（小时数），如：2800/ C+/20。

14.空格栏为机动栏,如记录痰量、引流量、腰围值等。15．页码 按顺序逐页填写阿拉伯数字。16．体温单绘制要整洁，字迹清晰，无涂改。17.护理记录与体温单数字必须相符。

文书处理单 第2篇

1.法律文书程式化特点主要表现在以下两方面:一是结构的固定化;二是(用语成文化).2.公安机关提请检察机关批准逮捕犯罪嫌疑人的时候,应当制作(提请批准逮捕书).3.不起诉决定书中的当事人应当称为(被不起诉人).4.第一审民事调解书的尾部应当写明(本调解书经双方当事人签收后,即具有法律效力).5.提请减刑建议书的正文部分应当写明提请减刑的事实依据,包括事实结论和(具体事实).6.笔录中属于人民检察院制作和使用的笔录是(死刑临场监督笔录).7.法律文书叙述案件事实时,多采用的方法是(犯罪嫌疑人).8.公安机关法律文书当事人的称谓一般称为(犯罪嫌疑人).9.刑事抗诉书,指人民检察院依法提出抗诉时所制作文书,其针对的是人民法院确有错误刑事(判决或裁定).10.第一审民事判决书的理由中,引用法律条文时,如果法律条文有条、款、项、目,要求引到(条,款,项,目).11.罪犯人监服刑时,应当填写(罪犯人监登记表).12.当事人制作仲裁申请书向仲裁机构申请仲裁必须依据(仲裁条款或仲裁协议).13.法律文书从结构上划分通常可分为(首部,正文,尾部)等三个部分.14.律师记录询问证人谈话内容的文书,在表达上属于法律文书中的(笔录式).15.呈请拘留报告书中关于犯罪嫌疑人基本情况的叙写不仅要写明其姓名、性别、年龄等事项,还要写明其(主要简历).16.人民法院第一审刑事判决书中,证据不足, xx人民检察院指控的犯罪不能成立“ 一段文字,应当是该判决的(理由(结论)).17.诉讼请求作为原告要求达到的诉讼的根本目的,语言表达必须做到(明确具体).18.民事起诉状首部的内容中必须写明(起诉日期).19.公诉意见书在论证部分结束后,应归纳概括阐明人民检察院对本案被告人依法(定罪量刑的意见).20.一审刑事判决书判决结果,宣告无罪的,应表述为(被告人xx无罪).21.人民检察院制作的起诉书对单位犯罪的当事人称为(被告人xx单位).22.监狱制作的提请假释建议书的主送机关是(人民法院).23.某市昌江区人民法院2009年立案的第7号刑事案件,该案判决书案号应写为((2009)昌刑初字第7 号).24.第二审民事判决书的理由部分,应当阐明维持或者改判的(理由)及所适用的法律.25.行政判决书的事实部分,叙写争议焦点应突出(行政机关的具体行政行为是否合法).26.法律文书的语体风格属于(公文语体).27.监狱在年终对罪犯进行评审、鉴定时填写的表格式文书是(罪犯评审鉴定表).28.人民检察院经过侦查或审查确认被告人的行为构成犯罪,应依法交付审判,向人民法院提起公诉时制作的文书是(起诉书).29.当事人在合同履行中产生争议时,依法向仲裁委员会申请仲裁使用的文书是(仲裁申请书).30.评议笔录的正文应当记明评议的(情况和结果).31.法律文书是一种在形式上具有明显下述特点之一的文书,即(程式性).32.天津市公安局2007年制作的第1号通缉令,其编号可写为(津公缉字[2007]1号).33.人民检察院对人民法院确有错误的刑事判决或裁定依法提出抗诉时所制作的文书是(刑事抗诉书).34.处理确认发明专利权的第一审行政判决书的制作主体是(中级人民法院).35.为避免因公证事项过多而引起歧义,制作公证书时应当坚持(一事一证)的原则.36.应当在现场勘查笔录上签名或盖章的是(勘查人;指挥人;见证人和记录人).37.法律文书中使用的材料具有的特点是(客观性).38.公安机关在侦查过程中,现已被逮捕羁押的犯罪嫌疑人另有重要罪行,要重新计算侦查羁押期限时所制作的文书是(呈请批准重新计算侦查羁押期限报告书).39.起诉书制作主体(人民检察院).40.山东省济南市中级人民法院2007年立案的第2号刑事案件,第一审刑事判决书的案号应当表述为((2007)济刑初字第2号).41.当庭宣判的民事判决书尾部注明的判决日期为(当庭宣判日期).42.仲裁裁决书的尾部应由(仲裁员签名.43.法律文书的主旨力求(鲜明突出).44.公安机关发现犯罪事实或犯罪嫌疑人,按照案件管辖的规定,经县级以上公安机关负责人批准立案的,应当制作(立案决定书).45.第一审刑事判决书的理由是判决的(基础).46.监狱对罪犯刑事判决提请处理意见书送达的机关是(人民检察院或人民法院).47.答辩状的正文是文书的核心内容,主要应当写明(答辩的理由).47.侦查实验笔录正文包括下列两项内容:侦查实验的过程和(侦查实验的结果).48.法律文书的主旨是指制作文书的目的和(中心意思).49.公安机关依法逮捕犯罪嫌疑人,提请同级人民检察院批准时,应当制作(提请批准逮捕书).50.不起诉决定书中对当事人的称谓是(被不起诉人).51.在第一审刑事判决书,被告人的住址应当写住所所在地,住所所在地与经常居住地不一致的,写(经常居住地).52.监狱制作的对罪犯刑事判决提请处理意见书,送达的机关是(人民法院或人民检察院).53.上诉状的正文是其核心内容,包括上诉请求和上诉(理由).54.从涵盖的内容来看,法律文书由(司法文书、公证文书、仲裁文书、民用法律文书)等几部分构成.55.根据表达方式和表现形式的不同,法律文书的种类可分为(文字叙述式文书、填空式文书、笔录式文书、表格式文书).56.根据文书名称和用途的不同,法律文书可分为(报告类文书、通知类文书、决定类文书、裁判类文书).57.辩护词属于(诉讼文书).58.从(清代)起,判决书就确定了统一的格式和写作内容.59.法律文书的程式性主要表现在(结构固定,用语成文).60.法律文书在论述理由时的基本要求是(据法说理,分析有力).61.通缉令属于侦查文书中的(立案、破案类)文书.62.刑事案件立案报告书是(公安机关侦查人员报请县级以上公安机关负责人)审查批准立案的法律文书.63.呈请拘留报告书应当送达(县级以上公安机关负责人).64.人民检察院对公安机关提请批准逮捕犯罪嫌疑人的案件进行审查后,应当作出的决定中不包括(撤销案件)的决定.65.起诉意见书的首部与正文之间成文化用语是(经我局侦查终结,证实犯罪嫌疑人хх有下列犯罪事实).66.撤销案件通知书的送达对象是(人民检察院).67.立案决定书是人民检察院在办理(直接受理侦查案件)时制作的文书.批准逮捕决定书属于(填空式)文书.69.人民检察院建议公安机关追加提请批捕犯罪嫌疑人,公安机关不提请批捕,人民检察院决定逮捕犯罪嫌疑人时应当制作(逮捕决定书).70.起诉书编号的内容依序是(院名、部门、文书性质、、顺序号).71.不起诉决定书中对当事人的称谓应该是(被不起诉人).72.人民检察院针对未生效的刑事裁判提出的抗诉书应当送达(上一级人民法院).73.民事(行政)抗诉书的提出是为了纠正(已生效的民事(行政)判决、裁定)中的错误.74.人民检察院针对已生效裁判提出的抗诉书应当由(最高人民检察院和上级人民检察院)提出.75.北京市西城区人民法院2002年第35号第一审刑事判决书的编号应为((2002)京西刑初字第35号).76.第一审刑事判决书的首部除制作机关名称、文书名称以及编号之外,应依次写明的项目是(公诉机关、被告人、辩护人、案件的由来和审判经过).77.第一审刑事判决书中交待上诉权事项的规范写法是(如不服本判决,可在接到判决书的第2日起10日内,通过本院或者直接向хх人民法院提出上诉.书面上诉的,应当提交上诉状正本一份,副本х份).78.第二审刑事判决书作出部分改判结果时,其判决主文应当依次写明(维持的内容、撤销的内容、改判的内容).79.第二审维持原判用的刑事裁定书的裁定结果应当表述为(驳回上诉(抗诉),维持原判).80.第一审民事判决书的编号由(、制作法院、案件性质、审理程序、顺序号)组成.81.第二审人民法院对上诉的民事案件审理终结后应当制作的文书的名称是(第二审民事判决书).82.”如不服本判决,可在判决书送达之日起15日内,向本院递交上诉状,并按对方当事人的人数提出副本,上诉于XX人民法院“.这一段交待上诉事项的行文是(民事判决书和行政判决书)中的规范用语.83.第一审民事调解书在(双方当事人签收)后发生法律效力.84.提请减刑、假释意见书应当送达(人民法院).85.服刑罪犯被假释时,应当制作的鉴定性文书是(罪犯出监鉴定表).86.对死缓罪犯提请执行死刑意见书属于(监狱)制作的法律文书.87.民事答辩状制作主体是(被告).88.反诉状的制作主体是(民事案件被告).89.刑事自诉状正文部分应写明的内容依次是(案由和诉讼请求,事实与理由,证人姓名和住址、证据的名称与来源).90.刑事自诉案件的被告人认为自诉人的指控颠倒黑白,因而就同样事实指控自诉人的书状称为(反诉状).91.行政起诉状中的被告是作出具体行政行为的(行政机关或者法律法规授权的组织).92.仲裁协议书所载明的仲裁协议内容应当包括(请求仲裁的意思表示、仲裁事项、选定的仲裁委员会).93.侦查人员在犯罪现场向周围群众询问、论的基础;对审判机关来讲,起诉书引起第一审程序的刑事审判活动,既是人民法院对公诉案件进行审判的凭据,又是法庭审理的基本范围;对被告人及其辩护人来讲,起诉书既是告知已将被告人交付审判的通知,又是公开指控被告人犯罪行为的法定文书.94.根据表达方式和表现形式的不同,法律文书的种类可分:文字叙述式文书.填空式文书.笔录式文书.表格式文书

95.法律文书的程式性主要表现在(结构固定化;用语成文化)

96.法律文书在论述理由时的基本要求是(认定事实,以实为证;分析事理,以法为据;引证法律,明确具体;前后照应,统领全文).97.通缉令属于侦查文书中的(立案.破案类)文书.98.起诉书的功能有(是确空侦查活动终结.侦查活动合法的的凭证;表明犯罪事实及情节清楚.证据确实充分;是人民法院审判公诉案件的依据;是代表国家公开指控被告人犯罪行为的法定文件).99.北京市西城区人民法院2003年第35号第一审刑事判决书的编号为((京西刑初字)2003)第35号)100.从涵盖的内容来看,法律文书包括(司法文书.公证文书.仲裁文书.民用法律文书)

102.取保候审决定书属于侦察文书中的(文书;强制措施类)

103.呈请立案报告书的正文部分应写明的内容是(立案的事实依据;立案的法律依据;立案的理由;侦查计划).104.呈请拘留报告书的性质和特点表现为(是公安机关内部使用的文书;是签发拘留证的依据;需县级以上公安机关负责人批准方能发生法律效力;属于刑事诉讼文书).105.起诉意见书叙述事实的开头语是(经依法侦查查明)

106.撤销案件通知书的送达对象是(人民检察院)

107.人民检察院对公安机关提请批准逮捕犯罪嫌疑人的案件进行审查后,应当作出的决定有(批准逮捕;不批准逮捕).108.起诉书编号的内容依序是(院名.部门.文书性质..顺序号)109.不起诉决定书中对当事人的称谓应该是(被不起诉人).110.民事,行政,抗诉书的提出是为了纠正(已生效的民事;行政;判决;裁定)中的错误.111.第一审刑事判决书的首部除制作机关名称.文书名称以及编号之外,应依次写明的项目是(公诉机关;被告人;辩护人;案件的由来和审判经过).112.第一审刑事判决书中交待上诉权事项的规范写法是(如不服本判决,可在接到判决书的第2日起10日内,通过本院或者直接向××人民法院提出上诉.书面上诉的,应当提交上诉状正本一份,副本×份).113.人民法院审理上诉抗诉案件后,在(原判决事实不清.证据不足.查清事实后予以改判;原判决适用法律上有错误或者量刑不当,决定改判)情况下,应当制作刑事判决书.114.第二审刑事判决书作出部分改判结果时,其判决主文应当依次写明(维持的内容.改判的内容.撤销的内容).115.第二审维持原判用的刑事裁定书的裁定结果应当表述为(驳回上诉,抗诉,维持原判).116.民事调解书与民事判决书的区别表现在(体现的意志;适用的条件;发生法律效力的时间;反映的内容及其文书格式)不同.117.对罪犯刑事判决提请处理意见书属于(监狱)

118.答辩状的制作主体是(被告;被告人;被上诉人)

119.反诉状的制作主体是(民事案件的被告;自诉案件的被告).120.刑事自诉状正文部分应写明的内容依次是(案由和诉讼请求;事实与理由;证人姓名和住址;证据的名称与来源).121.刑事上诉状的制作主体有(被告人及其法定代理人;自诉人及其法定代理人).122.刑事自诉案件的被告认为自诉人的指控颠倒黑白,因而就同样事实指控自诉人的书状称为(反诉状)123.公安机关侦查员在犯罪现场向周围群众询问了解案件有关情况时所制作笔录文书,称为(调查笔录)124.取保候审决定书属于侦查文书中的(强制措施类立案决定书是人民检察院在办理时制作的文书;直接受理侦查的案件)文书.125.批准逮捕决定书属于(文书;填空式).126.人民检察院建议公安机关追加提请批捕犯罪嫌疑人,公安机关不提请批捕,人民检察院决定逮捕犯罪嫌疑人时应当制作(应当逮捕犯罪嫌疑人意见书)

127.人民检察院针对未生效的刑事裁判提出的抗诉书的送达法院是(上一级人民法院)

128.第二审人民法院对上诉的民事案件审理终结后应当制作的文书的名称是(第二审民事判决书)

129.”如不服本判决,可在判决书送达之日起15日内,向本院递交上诉状,并按对方当事人的人数提出副本,上诉于хх人民法院".这一段交待上诉事项的行文是(民事判决书;行政判决书)中的规范用语.130.对死缓罪犯提请执行死刑意见书属于(监狱)制作的法律文书.131.撤销仲裁裁决申请书的送达对象是(中级人民法院)

132.司法文书主要包括的文书有(侦查文书;检察文书;裁判文书)133.发布通缉令的司法机关是(公安机关)

134.制作起诉意见书的主要文字依据是(结案报告)

135.法律文书在使用中的首要作用是(实施法律的手段)

依制作方式的不同,法律文书可分为(文字叙述式文书;填空式文书;笔录式文书;表格式文书)

文书处理单 第3篇

一、气象文书档案管理与文书处理工作中存在的问题

(一) 对文书档案管理和文书处理过分区分

目前气象文书档案和文书处理工作存在着与其他机关部门相似的问题, 就是工作人员将这两项工作区分的十分清楚, 面对庞杂的资料, 先区分哪些是档案部门的, 哪些是文书处理的, 是工作进行下去的前提, 这样细致的区分在浪费时间和精力的同时, 也增大了工作量。

(二) 重视档案管理而忽视文书处理

气象档案对追溯历史气象现象、记录基础性气候变化并寻找气候变化规律具有重要意义, 因此, 档案被借阅和使用的频率也比较高, 而相较之下的文书处理工作就显得琐碎和枯燥。重视对成熟文件的归档, 却忽视了文书处理工作, 这大大影响了档案工作的效率。

二、文书档案管理与文书处理的关系

(一) 概念上的一致性

文书处理工作是按着机关工作活动规律, 保持文件之间的历史联系, 再根据它们的连锁反映来区分价值, 反映历史真实面貌的工作, 档案管理工作则主要包含三个部分:收集资料作为历史回顾的依据;将收集来的资料进行分门别类的整理和存档, 并在日常工作中对档案进行安全维护和保养;提供档案服务, 即对档案借阅者提供相关的档案。从概念的表面上看, 档案管理工作和文书处理工作是不同的, 但二者仍然在概念的延展意义上显示出一致性:首先, 二者都是对历史资料的总结, 并且所总结的历史资料有着一定的联系性;其次, 二者都需要对历史资料进行整理和归类, 如文书处理要将一个地区的气候变化文件进行卷宗编制, 而档案管理则是将编制好的文件进行归类和保存;最后, 二者能够反映相同的事物, 对同一地区的气象基础资料进行文书处理和档案管理, 实际上都能够显示地区天气变化的历史过程。

(二) 工作过程的相似性

文书处理工作的具体过程是对庞杂的气象基础资料和与气候变化相关的文件如灾情通报和农牧业收入变化等文件进行分类和归纳的过程, 通常情况下, 一个地区一年的气候变化过程被记录后会形成一个单独的卷宗, 这是文件的纵向整理, 或者将某一种气象现象作为内容进行文件归纳, 如记录一年之内的暴雪天气, 这是文件的横向整理;档案管理工作的具体过程则包含了对档案的归类整理和保存两个部分, 其中对档案的归类整理实际上就是对文书处理工作的结果进行的再次整合, 如将某一地区记录的气象现象归为一档, 是对文件的纵向归档, 而对某一气象现象的归档就是对文件的横向归档。因此, 文书处理工作和档案管理工作在过程上是具有一致性的。

(三) 工作结果的互补性

档案和档案工作不仅伴随着文书与文书处理工作出现而出现, 而且是伴随着文书与文件处理工作的发展而发展。文件是档案的前身, 档案是文件的归宿;文件是形成档案的基础, 而档案又是文件的升华, 无论档案管理还是文书处理, 它们都以文件材料为对象, 是同属一个有机联系的整体, 是文件材料管理过程中的两个不同阶段的不同管理形式。档案是社会实践活动的历史记录, 是客观事物的真实反映, 也是人民进行社会实践活动中的自然产物。因此, 从档案形成的客观规律中可以看到档案工作与文书处理工作之间的关系, 它们是一个社会分工不同的两个专业, 它们在工作中既相互制约又相互联系。

三、对气象文书档案管理工作与文书处理工作的建议

(一) 用整体的眼光对待文书档案管理与文书处理

前文所述, 文书档案管理工作与文书处理工作在概念上显示出一致性, 二者的工作过程十分相似, 而工作结果又是互补的, 因此, 在气象工作中再把二者进行严格的区分就成为了不必要的行为, 这要求工作人员从整体的角度出发去进行档案管理和文书处理工作, 通过使二者紧密结合而保证文书处理和档案工作的相互支持。

(二) 使用高新技术增强文书档案管理与文书处理工作的效率

文书档案管理与文书处理工作的一致性使系统性的完成“文书处理——建立档案——档案管理”这一系列工作成为可能。因此, 工作者可以使用先进的文件管理软件将文书进行归类, 然后通过系统分类自动对其进行归档, 这样不仅使两项工作能够紧密结合, 也能够提高工作效率。

四、结语

综上所述, 气象档案管理和文书处理工作对气象部门发挥其社会职能的意义十分重大, 然而目前在气象部门中, 这两项工作的有机结合还有许多工作要做。通过对这两项工作的关系分析我们得到了“档案工作与文书处理工作相辅相成”的结论, 在这个结论的指导下, 笔者建议气象部门的管理人员能够改换视角、使用先进工具, 以便能够更妥善的完成这两项工作。

参考文献

[1]杜彦华.浅析文书档案管理与文书处理的关系[J].煤炭科技, 2004 (03) :118-120.

[2]王丽梅.谈文书档案管理与文书处理的关系[J].黑龙江信息科技, 2008 (02) :196-197.

气象局文书档案数字化处理 第4篇

摘 要：数字文书档案是在传统文书档案的基础上通过信息技术发展起来的，随着人们对信息需求的增加，加快气象局文书档案共享的进程，改变气象局文书档案管理落后的现状，文书档案数字化处理是未来档案管理发展的方向。

关键词：文书档案；数字化；处理

气象局的档案室自成立以来发展到现在已经存储了大量的文书资料。纸质档案的存储几乎占据档案室的全部。在气象局档案室中除了大量的文书档案外还有少量的音频录像档案。这些档案在气象局各个部门发挥着重要的作用。随着经济的发展科技的进步，我们已经步入了信息化时代，气象事业的快速发展以及网络的普及，使得纸质档案已经无法满足人们和社会的需求。在气象局中各个部门已经完成了无纸化办公，使得文书档案的数字化处理也更加的迫切。

一、文书档案数字化的重要性

（一）在气象局工作进程中文书档案在其中发挥着非常重要的作用。气象局的档案管理室已经成立了很多年，随着时间的推移，档案文件积累越来越多。一些时间相对较长的纸制文件已经发生了老化的现象，纸质越来越脆弱，也越来越不便于查阅。同时随着资料的大量积累为调阅工作带来了不便。随着经济的发展科学的进步，档案室的纸制材料已经无法满足工作的需求。数字化的文书档案已经成为档案室发展的必然趋势。随着气象事业的快速发展，档案室的利用率越来越高，随着管理力度的加大在审计、工作会议以及突发事件中对于档案的使用越来越频繁，大量档案室文书的调阅为档案室的工作带来了很多困难。尤其是在天气多变以及汛期多发的时候，对于历史时期同阶段的档案调阅更加的频繁，这就要求档案室提供的文书档案速度快，文字清晰。最早期气象局档案室的文书目录是由工作人员手工整理记录的，这使得文书检索程序复杂，而且工作量也很大，同时还占据了库房大量的空间。随着信息化的建设，虽然已经通过计算机建立了信息化的目录检索，但是对于原始文件的阅览仍然需要到档案室库房去查询，这也造成了调阅速度慢，并且也会进一步损坏原始文件。而且一些时代久远的原始资料，纸制已经非常脆弱，并且存在字迹模糊的现象。最早期的纸制资料并没有统一的格式，文件纸张和格式不同，用笔也各种各样。所以为了提高气象局档案室资料的利用率，提高工作效率，保存原始资料，数字化处理文书档案势在必行。而且随着科技的进步，为文书档案数字化的管理工作提供了科学基础，并且可实施性很高。文书档案的数字化处理，不但能够有效的保护原始文件，同时也提高了工作效率，也提升了档案的资源共享。

（二）文书档案管理现代化是新形势的必然要求党的十六大提出了全面建设小康社会，加快推进社会主义现代化，为开创中国特色社会主义事业而奋斗的目标，鄂尔多斯气象部门随之提出“加速发展，强局兴业，争创四个一流，共奔全面小康，率先基本实现气象现代化”的奋斗目标。档案管理现代化是一项复杂而艰巨的系统工程，其现代化进程依赖于管理者的思路创新和硬件投入。推进档案管理现代化，不仅有利于提高气象文书档案的利用率和社会效益，也有利于促进气象事业持续健康发展。

二、文书档案数字化处理的指导思想和原则

气象局在进行文书数字化建设的时候一定要结合实际情况和气象局发展的需要进行。在原有文书档案信息化的基础之上着手进行。以节省时间和成本为前提，推进气象局档案资源数字化的建设进程。利用现有的网络服务基础，提高文书档案数字化的实效性。在以上基础的作用下还要遵守以下几项原则。

（一）必须符合气象局实际需求的原则

在数字化档案建设中，国外有很多成功的参考方案，同时国内的数字化建设项目也很多。气象局在进行档案数字化建设的时候一定要多借鉴和参考这些成功的经验，但是不能够完全按照他们的方案来进行，要符合气象局档案室的实际情况，突出自己的文书档案数字化特点。

（二）以资源建设为本，以服务为主

在文书档案数字化建设的过程中，主要完成目标是将现有的原始纸制资料进行数字化处理，实现传统纸制资料的电子档案自动化。通过信息技术的处理，使档案目录以及内容更加的合理和规范化，便于调阅和查询。也就是说数字化的根本目的是便于服务，提高利用率。文书档案数字化为气象局各部门的工作提供了更加快速的共享平台，但是资源建设是根本。不然的话，文书档案数字化只是空谈，无法实现。

（三）技术标准要统一

正所谓无规矩不成方圆，气象局在文书档案数字化的过程中一定要建立一个统一的技术标准。不能今天一个要求明天一个要求，这样工作根本无法开展，也无法顺利进行。国外的相关制度标准已经很完善了，国内的相关技术建设的制度虽然还不健全，但是我仍然要采用国内的标准，但是可以以国外的制度为参考。这是因为，国内的技术标准是根据国内情况来制订的，更加便于实施。

三、文书档案数字化成果应用

伴随着信息化建设的快速发展，气象局的工作跟随现代化脚步也更加的信息化，文书档案数字化处理的建立，能够实现档案的快速归档，查询和调阅。并且能够提高档案的利用率和共享，同时也利于原始纸质资源的保护，使得文书档案信息化进程更加的完善，紧跟时代的步伐，提高气象局档案的管理水平，为气象局的工作带来便利。

四、结束语

气象局的工作在现代化的经济建设中越来越重要，气象局的信息化进程也越来越快速，文书档案在我局中的作用非常的重要，建立完善的数字化文书档案体系，不仅能够实现档案工作的综合管理，提高档案室工作人员的效率，同时为科研人员调阅和检索资料带来便利，也能够为其它单位档案数字化提供参考和经验。我局文书档案数字化处理保护了纸质的原始资料，也为信息的资源共享作出了贡献，使得我局整体信息化的步伐向前迈进了一大步。

参考文献：

[1]理明.纸质档案数字化的工作指南[J].浙江档案，2012（2）：26 - 28.

[2]董雪雅，段广力.浅谈纸质档案的数字化工作流程[J].陕西档案，2013（6）：31 - 32.

[3]浙江省档案局.档案登记备份工作相关标准规范汇编[S].2011.

[4]朱丽梅，张娟娟，袁晓凤.纸质档案数字化过程中若干细节问题思考[J].兰台世界，2011（24）.

文书处理 第5篇

文书处理是指机关单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。

2、文书处理的原则

及时；准确；安全；统一规范。

3、文书的行文关系

是指文书的发文机关及受文机关之间的关系。各级行政机关、单位必须按各自的权限、智能及隶属关系行文。除特殊情况，不能越级行文。

4、在具体办理行文的工作时，应遵循以下原则：

（1）各级机关、单位应根据其隶属关系及职权范围行文。

（2）一般情况下不得越级行文。

（3）向下级机关或系统内的行文需抄报上级机关并抄送同级相应平级机关。要正确确定抄送机关。

（4）需各级机关、单位协调一致的事项，未经协调一致不能单独发文，联合发文须经会签。

（5）必须正确使用文书种类，确保行文质量。

（6）经公开发布的党和国家公文，如公告、通告等应视为正式公文，遵照执行，可不再行文。

5、收文处理程序

公文处理程序，具有确定性、连续性与规范性的特点。

（1）签收。指对收文的鉴别、清点、核对、检查与履行签注手续并接收公文的活动。要求认真核对公文的收文机关、公文数量与检查公文封装的情况以及是否按规定时限送达等。在确认无误后签字（盖章）井注明收文时间。

（2）收文登记。公文登记的形式有：簿式、卡片式、联单式及电脑登记等。

（3）分办。指根据一定标准和要求将收文分送给有关部门或人员阅办的活动。分办为公文确定运转方向，关系到公文能否得到准确迅速而有效办理的决定性程序。分办公文，要求分清主次缓急，分清阅件与办件，明确界定办文单位。分办时应专门履行登记手续；并应附上“公文处理单”与“公文传阅单”。

（4）拟办。拟办，文件的拟办是指对来文的处理提出初步意见，共领导人批办时参考。

（5）批办。是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。

（6）承办。指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

（7）催办。指必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。

（8）注办。指对文件承办的情况和结果，由经办人员在文书处理单上简要注明。主办也称办复。

6、发文处理程序

（1）拟稿。拟稿就是公文的起草工作，它是发文办理过程的起点。

第三章文书处理 第6篇

内容提要：文书处理是秘书专项工作中最为重要的内容。章主要阐述了文书处理的基本知识和要求，介绍了文书制作的的基本环节。对文书的撰写、传递和处理的基本程序和操作要点做了专门的介绍。学习本章内容可以帮助学习者正确认识文书在管理中的作用，掌握文书处

理的基本方法与技能。

第一节

文书处理的基本知识

一、文书处理的含义

“文书”是一个整体概念。文书一词，在公务活动中以及日常生活中适用较为普遍，他可以作为所有文件材料的总称，既可以指公文文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。

“文件”是指人们在社会管理、交往和科学技术、文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。从广义上说，它和文书一样，即可指公文文件，也可指私人文件，有时也可以指文件材料的总称。通俗地讲，文件在书面范畴是指公文、信件及有关政治、时事、学术研究的方面的文章。

“公文”是公务文书的简称，是指机关单位进行公文活动而形成的文件材料。

文书处理又称文件处理、文书工作、公文处理、文件管理，是国家机关或社会组织制作、传递、使用、保存或销毁文件等行为的总称，是行政管理的重要组成部分。

二、文书的分类

（一）按行文关系分类

第一、上行文。在垂直的领导系统中，下级机关向上级机关呈报的公文就是上行文。有请示、报告两种。

第二、下行文。上级机关向下级机关发送的公文就是下行文。有逐级下行文和多级下行文。

第三、平行文。没有领导或指导关系的机关之间，及不相隶属的机关或平级机关之间往来的公文。

（二）按制文机关分类

第一，行政公文。有13种，具体包括：命令、决定、公告、通告、通报、通知、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。第二，党的机关公文。有14种：决议、决定、指示、通报、通知、公报、报告、请示、批复、条例、规定、意见、函、会议纪要。第三，法规文件。即国家权力机关和行政机关制定和颁布的法律、法令和行政法规。如章程、条例、规定、规则、办法、细则、守则、制度。

第四，外交文件。即外事活动中专门使用的文件。主要有国书、议定书、照会、备忘录、护照、条约等。

第五，司法文书。即公安、检察、法院等机关和部门，在依法处理各类案件中产生、使用的文字材料。主要有立案报告、破案报告、通缉令、提请批准逮捕书、起诉意见书、撤销案件报告、起诉书、公诉书、各种笔录、开庭通知书、判决书、抗诉书、调解书等。

第六，计划文件。即由各级政府提请权力机关审查批准的经济与社会发展计划、财务预决算方案等。

第七，军事文件。亦称军用文件，是军队内部以及与军外往来所使用的文字材料，主要有命令、通令、指示、通知、布告、请示、报告。

（三）按性质作用分类

第一，指令性公文。即国家和地方领导机关、组织中的上级单位发布的领导性、指挥性和对下级进行工作指导所使用的文书。主要是用于阐明工作原则、方法和措施，提出具体的工作目标。

第二，知照性公文。即上级机关向下级机关或者人民群众、有关人员告知某些事项，传递某些信息或者应当遵守的事项使用的公文。第三，报请性公文。即下级机关向上级机关汇报工作、反映情况，提出意见或建议，答复询问，请求指示或批准使用的公文。

第四，法规性公文。即对党的章程、国家的法律、政策及企事业单位的有关规定的阐发或扩展，内容具有较大的权威性与约束力的公文。

三、文书处理的基本原则

（一）实事求是

实事求是指从实际对象出发，探求事物的内部联系及其发展的规律性，认识事物的本质。通常指按照市委的实际情况办事。

（二）精简

精简是对文书工作的数量要求。主要是指控制发文数量，克服官僚主义、形式主义和文版主义。

（三）高效

随着工作节奏不断加快，信息量海量增长，工作任务不断加重，公文处理量也急剧增加，对办文质量和效率提出了更高的要求。对此，一是要精简，二是要强调公文管理规范有序。

四、文书处理的内容

（一）发文处理

包括文书的交拟、拟稿、核稿、签发、印制、校对、用印、登记、封发、传递等工作。

（二）收文处理

包括收进文书的签收、登记、传阅、拟办、承办、催办、注办等工作。

（三）文书管理

包括文书的日常管理和文书的立卷与归档工作。立卷是指已经办理完毕的公文，根据其相互联系、特征和保存价值分类组成案卷的整理过程。归档是指机关文书部门或业务部门奖处理完毕的文件整理立卷，定期移交给档案部门集中保存的过程。

（四）文书保密

负责文书保密的宣传、教育和检查，特别是“三密”文件的登记、保管、清退和销毁等工作。

五、文书处理的工作要求

（一）及时

及时是对文书处理工作的效率要求，也是文书处理工作特性的具体体现。

（二）准确

准确是对文书处理工作的质量要求，是文书处理工作的基础。

（三）安全

安全是对文书处理工作的管理要求。

（四）统一

统一是对文书处理工作的组织要求。文书处理工作的统一，一是要实行统一领导，一般由办公室及其秘书部门统一领导和管理机关的文书工作；二是执行统一的公文处理制度，以实现公文处理的规范化、制度化和科学化；三是建立统一的公文处理渠道，应由公文处理部门或公文处理人员统一负责文件的收发、分办、拟办、核稿、用印、整理和销毁等；四是实行统一的公文格式。第二节

文书的撰写与编辑

一、文书的撰写

（一）文书的用语

文书用语要注意规范化、专业化、要符合现代汉语规范和语法。

1、开头用语

用于说明发文原由、意义、根据，或介绍背景材料及情况等用语。一般可以用：为、为了、根据、按照、依照、遵照、鉴于、由于、目前、当前、兹（现在）、兹有、兹将、兹派„„

2、承启用语

文书中用语链接开头与主体部分，或者是各部分之间的用语。8一般可以用：根据„„现决定、根据„„特通告如下；依据„„公告如下；为了„„通报如下；为此，现就„„问题请示如下；现将„„报告如下；现就„„问题，提出如下意见；经„„批准，现将有关事项通知如下；拟采取如下措施；经„„研究，答复如下，等等。

3、引用用语

文书中如需引用原文或其他文书中的内容，可以使用引用术语。如：悉、收悉、敬悉、欣悉等。

4、称谓用语

文书中提到不同的称谓，可以用：我、贵、你、本、该等。

5、经办用语

文书中涉及事情经办时，可以用：经、业经、兹经、未经、拟、拟办、拟定、施行、暂行、试行、可行、参照执行、审定、审批等。

6、表态用语

文书如需要对具体问题进行表态，可以用：同意、不同意、原则同意、可、不可、照办、望协助办理、尽快见复等。

7、结尾用语

文书的结尾部分应使用规范的结尾用语。

请示可用：当否，请批示；如无不妥，请批转各地执行；以上意见如无不妥，请批准为荷；妥否，请批复等。

函可用：请研究后函复；请予函复；不知尊意如何，盼函告；望尽快办理，并尽快见复；盼复等。

报告可用：特此报告，请审阅；请指正等。批复、复函可用：此复；特此批复；特此专复等。知照性公文可用：特此公告；特此通告；特此通知等。

（二）文书中数字的用法 文书中的数字目前使用时随意性较大，不仅显得混乱，而且容易造成歧义，影响工作的正常开展。文书中数字的运用应遵循以下规则进行：

1、使用阿拉伯数字

（1）统计表中的数值必须使用阿拉伯数字。

（2）文中公历世纪、年代、年、月、日一剂实践中的时、分、秒要求使用阿拉伯数字。年份一般不简写，必须写全4位数，如2011年。（3）物理量量值必须使用阿拉伯数字，兵正确使用法定计量单位。（4）非物理量一般情况下应使用阿拉伯数字。

2、使用汉字

（1）定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。

（2）中国干支纪年和夏历月日要求使用汉字。这类几年不应该与公历月日混用，并应采用阿拉伯数字括注公历。如：秦文公四十四年（公元前722年）；含有月日简称表示的时间、节日和其他衣衣的词组，如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号“·”将表示月和日的数字隔开，并外加引号，避免歧义。涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。如“一二·九”运动（12月9日），又如五四运动、“三一五”行动。

（3）相邻的两个数字并列表示概数，必须使用汉字，连用的两个数字之间不得使用顿号隔开。如十二三岁、一两个小时。

二、文书的字体与字号

（一）文书字体 文书的字体分为汉字字体、外文字体、和数码字体三种。

1、汉字字体

常用的有宋体、黑体、楷体和仿宋四种，此外，还有幼圆体、扁黑体、隶书等。

2、外文字体

常用的有白正体、白斜体、黑正体，此外好友手写体、花体等。公务文书中常用的是白正体。

3、数码字体

常用的为阿拉伯数码，有白正体、黑正体、白斜体和黑斜体等。此外还有各式圆码（如阳码、阴码）及角码（如上角码、下角码）等。

（二）文书字号

文书的字号可以分号数制、点数制、级数制三种。

1、号数制

号数制是用以计算字面大小的制度，常用的有11种：初号、小初号、1号、2号、3号、4号、5号、6号、7号等。可按字号之边长，能计算出倍数的关系分类，如初、2、5、7号，1、4号，3、6、8号的边长均成倍数关系，可为计算、变化字号提供方便。

2、点数制

点数制是国际上通用的计算字面大小的制度，以“点”数多少区别字面的大小。

3、级数制

级数制是照排计算字面大小的制度，以“级”数多少区别字面的大小。

三、文书的排印

文书的排印是秘书的移向基本功。文书撰写、修改、定稿以后，为了让读者更好的阅读和了解文书的内容，往往通过排版来达到醒目、美观、清晰的目的。公文对文面格式有严格的规定，以下以公文为例，介绍格式的排印。

（一）公文用纸及版面尺寸

按《公文格式》规定，公文用纸一般使用纸张定量为60g/㎡～80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%～90%，横向耐折度≧85%，pH值为7.5～9.5。

公文用纸幅面尺寸：公文用纸采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。公文页面与版心尺寸：

公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm。公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm。版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。公文中图文的颜色为黑色（有特殊说明除外）。

（二）排版规格与印制装订要求

排版规格（页面设置）：正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

装订要求：公文应左侧装订，不掉页，不脱落，后背平整、不空。为保证公文的严肃性和规范性，一般不得随意改换字体和字号，或者同一篇文书中词语集中字体。公文文字从左至右横写、横排。

（三）公文的排版规范

1、秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两个字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，秘密等级及保密期限之间用“★”隔开。

2、紧急程度

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两个字之间空1字；如需同时标示秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度标识在版心右上角第2行。

3、发文机关标识

发文机关标识由发文机关全程或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。

联合行文时应使主办机关名称在前面，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，应保证公文首页显示正文。

4、发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空两行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号〔 〕括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

5、红色反线

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。党的机关公文红色反线中间有一五角星。

6、签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之间的距离为4mm。

7、公文标题

红色反线下空1行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。

8、主送机关

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

9、附件

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。多份附件应使用阿拉伯数码标序号（如“附件”：1.××××）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，福建的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

10、成文时间

用汉字小写将年、月、日标全；“零”写为“〇”，“〇”在许多计算机拼音输入法中都可以直接在“ling”中找到。

11、附注

公文如有附注，用3好仿宋体字，居左空两字加圆括号标识在成文时间下一行。

12、主题词

主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全程冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。

13、抄送

公文如有抄送，在主题词下1行，左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

14、印发机关和印发时间

印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下），占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

15、页码

页码用4号白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页不标识页码。

16、公文中的表格

公文如需附表格，横排A4纸型表格应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格式，封

三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

17、特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文处于一面。不可采取标识“此页无正文”的方法解决。

第三节

收文处理

收文，指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料等。收文处理是指对来自本组织外部的公文等所实施的处置与管理。收文处理的一般过程与工作要求如下：

一、收受与分流阶段

（一）签收

签收是指机关设置的外收发人员，通信人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或通过自备通信设备收取公文后，按规定履行的确认、清点、核对、检查、签注手续。签收是收文办理的第一道程序，其作用，一是明确交接双方的责任提供一种凭证；二是为了保证文件运行安全。

（二）、外收文登记

即由由外收发人员在完成签收工作之后，对收文情况做出简要记载。

1、登记的形式：簿式、卡片式、联单式三种。

2、登记应注意:收文与发文，平件、密件与急件一般应分别进行；分轻重缓急，急件随到随登，平件分批登，但也应当日到当日登；登记序号应不留空号，不出重号；字迹工整、不滥用简称；所有登录项目都应完整准确；对于无标题文件应代为拟出简明、确切的标题。

（二）启封

即外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门（或人员），由其签收后，统一启封或送有关领导者亲启。

（三）内收文登记

即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。

（四）分办

即对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。

分办为公文确定运转方向。事关公文能否准确、迅速得到办理。分办应依据文件的性质、重要程度、涉密程度、时限要求、内容所涉及的职责范围，以及机关各部门、各级工作人员的分工、有关程序、惯例等送交办理。分办 应有专门登记，有关责任者应同收件人履行交接手续。送出公文前应根据需要将文件处理单、文件传阅单等附上，使其随运转。

（五）摘编

由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动，主要是针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。

公文摘编的目的是为办理公文提供方便，节省办公时间。

二、办理收文阶段

（一）拟办

由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。

拟办是一项辅助的决策活动，目的是为决策者提供可选择的方案，拟办工作时应注意，认真研读文件，真正弄清对方的意图。问题的性质与实际情况；意见要简明，具体，得体；如果同时提出两个或两个以上方案时，一般应将倾向性意见放在前面，以提高效果；应将意见工整，清晰地写在文件处理单相应栏目中，并签注拟办人姓名与日期，当公文所涉及的问题较易处理，对领导者采纳自己的方案有一定的把握时，也可直接草拟复文文稿供审核定夺，以加速办理过程。

（二）批办 即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。

批办是一项由法定责任者履行法定事务处置权的决策活动。法定责任者即机关或部门的领导人。批办的要求是：不得越权批办公文;严格控制批办范围；批办意见务须明确，肯定，具体，前后一致，切实可行；批办意见过程中。如果发现公文所涉及的问题是自己无权或无法处置，可将批办改为拟办；批办意见应工整，清晰地写在文件处理单或文件传阅单的有关栏目内，并务须签注批办人姓名和日期。

（三）承办

即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。

只有经过承办，公文才能产生切实效用。它是公文办理中的中心环节。在承办是应该注意。熟悉与公文内容有关的法律，法规，方针政策和上级有关的公文，熟悉有关业务；加强协商，努力协调各方面的关系；有效运用面谈，会议，电话沟通，现场办公等各种承办方式；分清主次，区别缓急，科学安排承办层次；注重对承办结果的检查与监督。

（四）注办

即由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。

注办由承办人随手完成，即随着承办活动的进行随时将反映承办情况的一些内容记录在文件处理单相应的栏目内。签注的项目通常包括：是否复办，复文号级复文日期；召开会议的名称，与会范围，决议与结果；电话沟通时对方的受话人，通话内容与日期；现场办公的参加者，解决问题的方法措施与结果，主要约见人，承办人姓名，签注日期等。

三，组织的传阅与催办查办阶段

（一）组织传阅

指独份或份数很少的公文需经多部门或多工作单位人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读。在组织传阅时应注意：选择合理的传阅路线形式；正确排序，随情况的变化做适当的调整；适当分流，如复制若干副本，积极利用并发展很多种传阅形式，如开辟阅文室，召集阅文者集中阅文，利用现代化手段传阅文件等；建立传阅登记手续；及时检查阅读情况，有效落实有关领导者阅读后的批示。

（二）催办

由公文处理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。

（三）查办

由公文处理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。公文的查办与催办都是带有监督性质的管理活动，但两者有明显的区别：催办是对承办公文过程的监督控制，重点在于使公文按“时”办毕。查办则不仅要监控承办过程，还要管理公文产生实效的全部过程，确保按时，按质，按量地将有关事务办毕；催办一般是围绕一份具体的公文展开，查办则是以一件事情为单位进行，在若干份公文反映同一件事情的情况下，查办往往围绕这样一组公文展开。

查办工作的一般过程是；即确定查办对象；交办。向有关部门布置查办任务；向承办部门催询办理情况；反馈。由查办人将查办情况和结果反映给领导者；销办，注销已获结果的承办事项，对承办公文做出处理。四，处置办结公文阶段

这一阶段包括立卷归档，清退，暂存，销毁等规定程序。第四节 发文处理

发文处理是对本组织的公文实施的处置与管理发文处理的一般过程如下：

一、文稿的形成阶段

（一）、拟稿

拟稿指撰拟文件文稿。拟稿的要求：在内容上与机关的职权范围相一致，符合国家的法律、法规及其他相关规定，符合公务活动的客观规律，材料情况要真实，观点要统一，重点内容突出；做到结构合理，层次清楚、用词准确语言庄重平实、用语符合语法，论理合乎逻辑；形式上符合公文体式，坚持一文一事制度，篇幅要简短，切忌冗长杂乱。

（二）、会商

1、定义 会商是指当文件内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得同意或配合时所进行的协商活动。会商由发文机关主动组织，就有关问题协商完毕取得一致意见后，应请这些机关或部门的有关责任者签注会商意见。意见应签发在发文稿纸的有关栏目内，要写明对有关问题是否同意，并亲笔签名和注明时间。

2、作用 维持公文的合法性，有效性，维护政令的一致。

3、注意问题 协商对象要齐全；为保证公文合法有效，其内容所涉及职权的所有机关和部门都应在协商范围之列，广泛征求其意见，征得其同意或配合；协商无果不得单方面行文；协商中，如未就有关问题取得一致，应及时向上级机关反映情况，请求指示，如未获准，不得按自己的意见向下行文。

4、会商的方式

①“跑会”，即主动到对方驻地去面商；②“函会”,即向对方寄发草稿和有关函件，请其签注意见后再寄回；③也可以用会议方式同时召集有关机关或部门的责任者一起协商讨论。(三)、核稿

核稿是指拟就的文稿在送交有关领导签发或会议讨论通过之前，由部门负责人或经验丰富、水平较高的秘书人员对文稿所做的全面核查工作。