实物档案整理方案

实物档案整理方案（精选8篇）

实物档案整理方案 第1篇

档案整理分类方案

为加强本公司档案管理，实现档案分类、整理、编目、检索的标准化和规范化，便于档案信息资源的开发利用，更好地为领导决策和各项工作服务，根据国家档案管理的有关规定，结合本公司档案整理实际情况，特制定本方案。第一条 本方案规定了档案分类的原则和方法、档号标识及归档范围和保管期限。

第二条 档案分类原则是以公司所有在工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。本方案适用于本办公室档案实体的分类、整理和排架管理。

第三条 本方案共设置9个一级类目，并以两位阿拉伯数字作为一级类目代号。

1、公司文件（代号：01）

2、办证管理（代号：02）

3、合同管理（代号：03）

4、基本建设（代号：04）

5、检验报告（代号：05）

6、行政管理（代号：06）

7、人事档案（代号：07）

8、体系文件（代号：08）

9、声像实物档案（代号：09）

第四条 二级类目的设置方法如下：

1、公司文件、办证管理、合同管理类的二级类目，按职能部门设置；

2、基本建设类的二级类目，按厂区或基建项目设置；

3、检验报告类的二级类目，按产品种类或型号设置；

4、行政管理类的二级类目，按类别、部门/厂区、财务报告、其他设置；

5、人事档案类的二级类目，按部门/人名设置；

6、体系文件类二级类目按厂区、类别和年限设置；

7、声像档案类的二级类目，按照片、底片、录音带/录像带、光盘/磁盘等载体特征设置，照片类的三级类目按领导类、荣誉类、业务活动类、文体活动类设置；实物档案类的二级类目，按荣誉品、纪念品、其他设置；

8、专业档案类的二级类目根据实际情况进行设置。

第五条归档文件 1.本部门在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

2.整理：将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。3.归档：在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

3.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。3.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

3.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

3.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。4.组件（件的组织）

4.1 件的构成 归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

4.2 件内文件排序 归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

第六条 分类

1.办公室应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

2.归档文件一般采用—机构（问题）—保管期限、—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。a）按分类 将文件按其形成分类。跨一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同的文件，统一按文件签发日期判定所属。跨形成的会议文件归入闭幕年。跨办理的文件归入办结年。当形成无法考证时，为其归档，并在附注项加以说明。b）按机构分类 将文件按其形成分类。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。c）按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。

3.排列 a)归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。b)同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。c)会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

4.编号 a)归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·-保管期限-机构（问题）代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如“DX-01·2017-Y-XZ-0001”。5.4.3 档号按照以下要求编制： a）全宗号：DX。b）档案门类代码·：归档文件档案门类代码由。为文件形成，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2017”。c）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用2位汉语拼音字母，如行政办公室代码“XZ”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。f)归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。g)归档章应将档号的组成部分，即全宗号、、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项。归档章中全宗号、、保管期限、件号、机构按照5.4.3编制，页数用阿拉伯数字标识。为便于识记，归档章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”简称标识，机构（问题）也可以用“办公室”等规范化简称标识。5.编目

5.5.1 归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。5.5.2归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。a）序号：填写归档文件顺序号。b）档号：档号按照5.4.2-5.4.3编制。c）文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。d）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。e）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。f）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。g)密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。h）页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。i）备注：注释文件需说明的情况。

5.5.3归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置。

5.5.4归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面。封面设置全宗号、全宗名称、、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。修整、装订、编页、装盒和排架编辑 6.修整

6.1归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

6.2归档文件已破损的，应予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。6.3 归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。6.4 对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。7.装订

7.1 归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。7.2 应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。7.3 用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。7.4永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。7.5永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

7.6定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照6.2.4-6.2.5执行。8.编页

8.1 纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

8.2 页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。8.3 文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

9.装盒 将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。9.1 档案盒

9.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。9.1.2 档案盒应采用无酸纸制作。9.1.3备考表 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。b）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。c）整理日期：归档文件整理完成日期。d）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。e）检查日期：归档文件检查完毕的日期。

10.排架 10.1 归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。10.2 归档文件按—机构（问题）—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。10.3 归档文件按—保管期限—机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。11.归档电子文件的整理要求编辑

11.1 归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》“5 一般要求”的规定。

11.2 归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理符合要求。

11.3归档电子文件整理，应符合实用性。12.归档文件目录式样

12.1(资料性附录)归档文件目录 序号 档号 文号 责任者 题名 日期 密级 页数 备注

12.2档案归档完成同时需在电脑上同时备份档案明细，并注明存取地点，便于查询。

实物档案整理方案 第2篇

归档文件整理工作是档案资政服务的基础，也是档案管理工作资源建设的核心组成部分，为了更好地做好归档文件整理工作，根据《归档文件整理规则》和市档案局相关工作要求，特制定本方案如下：

一、指导思想

按照分工负责、各司其职、各负其责、齐全完整、应归尽归的原则，强化组织领导，加强业务知识学习，严格按照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用的目的，在规定时间内保质保量完成归档文件整理工作。

二、时间要求

归档文件整理工作从4月1日起——5月27日指导整理结束；7月31日前归档文件目录按标准打印完毕，原生电子文件和电子档案目录报市档案局。

三、工作标准

（一）文件材料的收集工作

文件材料的收集是归档工作的起点，直接决定归档的质量，务必高度重视，认真负责。只有及时广泛收集，才能保证文件材料的齐全、准确、完整、有效。收集工作与评优评先挂钩，档案员务必将本机关的各种红头文件，黑头文件、会议材料、各种会议记录；重大活动资料、工作汇报、简报、专题报告、调研报告；工作计划、总结、小结；规章制度（规定）、干部（职工）登记表、花名册、各类统计报表（组织、人事、工资、业务报表等）；协议、合同等收集齐全、完整，确保应归尽归。同时注意收集本机关及行业有保存价值的图书、报刊、资料、声像等，集中移交市档案局。

（二）文件材料的整理工作

1、档案员要按照《归档文件整理规则》和国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，认真指导各单位归档文件整理工作。

2、对上级业务部门有标准规定的按照行业标准整理。如：电业局（按件整理，划分为永久、长期、短期3个保管期限，按机构分类）；邮政局、电信局（按企业分类整理）；银行（按机构问题分类整理），各组要按其标准指导他们进行整理。

3、乡镇（街道办事处）按党群和行政两个机构（问题）进行分类、整理，划分为永久和定期2个保管期限。

4、市委、政府、市委办、政府办四个全宗，按十大类（问题）进行分类整理。市委、政府两个核心全宗永久整理成三套，定期为一套；市委办、政府办两个全宗永久整理为二套，定期为一套。

5、单位发文实行三套制：第一套带发文底稿。本级的文件要有草稿和拟稿单，上级下发的文件要有传阅单，特别是一级单位，没有的要求补齐，签发签一起放在正文后，按文件级进行整理；第二套（即发文汇集）按不同发文字号顺序组卷整理。100页左右为一卷，用铅笔编写页号（编写位置：有字的正面右上角，反面左上角），加封面（用黑碳素笔按要求规范、准确填写）、归档文件目录、备考表，三孔一线用线绳装订。第三套作为挑选支农、惠农、劳动保障等涉及民生的现行政策性规定文件，作为本现行文件，各归档组整理后交征编股，充实全市现行文件中心内容。

6、双载体归档。为同步促进档案信息化建设，单位纸质文件及其定稿的原生原文电子版，务必按标准同步归档，确保准确无误。（按照发文字号顺序排列好报对应归档组做好保存备份）

7、归档工作要统一标准。档案员在指导单位工作人员保管期限划分和归档文件的排列、编号时，要与上务必保持标准一致。归档文件整理期限的划分一般为：本单位制发的文件、材料，重要的划分为永久，其他划为定期；上级业务部门和其他单位下发的文件，有本单位人事任免、表彰、处分的和针对本单位有工作指示的等划分为永久，对本单位须落实贯彻及有指导意义的划为定期。归档文件整理排列的顺序一般为：综合性工作、意见、总结、组织人事、纪检、宣教、单位业务、其他等，以利于今后检索利用。

8、装订要细致。即各种金属物要拆除掉，装订线要缝直，文件要平整，装订线要用剪子修剪整齐，不留线头，不要图省事，用手拽。

9、整理要规范。归档章要求盖在文件首页上方空白处正中，归档章要盖得清晰，严禁盖成“双眼皮”或模糊不清；归档章内项目填写要工整、准确、规范。

10、卷盒用铅笔书写。填写字迹要工整，端正，规范，清晰。

11、规范打印归档文件目录。以去年档案局馆出台的《归档文件目录打印标准》为指导，严格按照办公室统一设置的Excel栏目格式规范打印，打印好的电子版经检查合格后方可出纸质目录。（注：发文汇集打印时要注意将件号改为顺序号，页数改为页号）

12、归档文件整理工作实行组长负责制。工作人员整理中遇到新的业务问题，要请示分管业务领导及时解决，不得自作主张，随意处置，以确保规范整理。

四、严肃法纪，责任到人

归档期间，工作人员严格执行归档文件整理标准，确保归档质量，办公室将采取多种形式不定期检查督导归档质量。档案员在规定时间内按要求规范指导完划分单位的归档文件整理任务。

五、协调跟进，搞好征集

加强高校实物档案收集整理之我见 第3篇

一、高校实物档案的收集范围

档案馆中保存的所有实物档案, 在今后研究学校发展过程中起到凭证和依据的作用, 可以再现学校当年的历史, 留住学校美好的记忆。学校实物档案的种类繁多, 实物档案的载体形态各异, 这就需要档案馆的档案工作人员认真研究, 仔细收集。随着时间的推移, 越来越多的单位领导和档案管理部门对实物档案的认识感知逐步地由浅渐深, 同时对实物档案的重视程度也逐步地变得由轻渐重。实物档案的收集范围:本学校获得的具有保存价值的各类证书、奖状、奖杯、奖章、奖牌、锦旗、牌匾等;本学校举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物, 包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等;本学校在各种交流活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等;本学校因更名等原因已停止使用的各种旧印章、印模、徽标等;其他有重要保存利用价值的实物。

二、高校实物档案的整理方法

(一) 对实物档案进行鉴定。

根据学校实物档案的归档范围, 对每一件将要归档的实物进行鉴定, 对其是否需要归档做出正确的判断。对存有不同意见的实物应采取必要措施请相关专业人员进行重复鉴定。归档实物档案的保管期限一般划分为永久保存。有一些无永久保存价值的实物档案, 因归档部门场地限制无法保管, 要求在档案馆保存的, 由归档部门打印明细表在档案馆暂存, 保管达一定期限后由归档部门自行处理。

(二) 对实物档案进行分类。

1.按实物档案的实物形状分类。实物档案按实物形状具体分为平面实物档案 (如证书、奖状等) 、立体实物档案 (如花瓶、奖杯等) 。原有库存实物档案因量不是很大, 有一些年份界定不是很清晰, 大多按此种方法进行归档。2.按实物档案获得或形成的年度分类。在近年归档的实物档案中, 多以年度进行分类。3.按实物档案产生的事由进行分类。学校的某些大型活动会集中并大量的形成实物档案, 可将在一种活动中归档的实物档案陈列在一起, 建立一个专题实物档案展柜 (或展厅) 。4.按实物档案获得的部门分类。很多实物档案例如奖牌、奖杯等是颁发给学校的某个部门的:如招生先进单位是颁发给招生就业部门, 审计先进单位是颁发给学校审计部门, 在对此类实物档案进行分类时我们会按获得的部门进行分类。

(三) 对实物档案进行编号、编目。

1.编号。 (1) 全宗号。因我校是由1所大学和2所专科学校合并, 所以我校实物档案共分3个全宗, 即黑龙江交通高等专科学校全宗, 全宗号为HJZ;哈尔滨工程高等专科学校全宗, 全宗号为HGZ;黑龙江工程学院全宗, 全宗号为HGC。2000年后归档实物档案都统一为黑龙江工程学院全宗 (HGC) 管理。 (2) 分类号。按照实物档案分类方案, 确定实物档案分类类目的代号, 实物档案按照实物形状结合级别, 依其归档时间先后顺序排列。实物档案应遵循以“件”为单位并按一件一号的原则进行编号。2.编目。实物档案应按分类编号整理要求, 将目录录入档案管理软件, 并编制实物档案存档目录。实物档案存档目录包括、档号、实物形式、题名、颁发单位、颁发时间、保管期限、保管地点、备注等项目。

三、高校实物档案的保管

(一) 能够折叠的或等于小于“A4”幅面的实物档案, 如证书、奖状、锦旗等, 可以在分类整理后贴好标签按一定顺序放入实物档案盒中保管, 在实物档案盒中要有卷内文件目录。这样整理后, 既在外观上排列整齐又可方便查找和利用。

(二) 较大实物档案, 如奖牌、奖杯、纪念品、字画等, 由于体积很大且规格不统一, 无法入盒保管, 可在贴好标签后放在实物档案专用陈列柜中保存;也可放在特殊制作的实物档案装具里, 放在单位专用实物档案展览室中展览, 使其能更好地发挥它们的宣传作用。

(三) 学校因更名等原因停用的各种印章在归档时, 应将印章盖在制作好的表格上, 给印章编号并粘贴在印章上, 并将与实体内容相同的编号在归档目录上填写, 然后将印章清理干净, 每个印章封在, 个信封里, 并将盖有印模的表格一同归档。

(四) 有一部份实物档案如大型花瓶和摆件等, 在归档后因为需要做为装饰品摆放在会议室或学校教学楼的大厅, 在出馆时要确定其摆放位置, 并让相关部门的负责人登记签字。

四、高校实物档案的利用

实物档案的利用具有直观性, 凭证性等优点, 利用实物档案的事情有很多, 例如, 为了布置学校校史馆和工程博物馆需要借用学校建校以来的各种实物档案进行展览, 加以宣传;有关同志为了写材料需要查阅本单位的获奖牌匾上标注的获奖时间;在学校教师的职称评骋和岗位定级时需要借用个人获得先进奖励的证书等, 实物档案为学校师生的各项相关事务提供了有效服务。

参考文献

[1].徐艳芬.浅谈高校实物档案管理[J].贺州学院学报, 2010.26

实物文物与“实物档案”说 第4篇

关键词:实物；文物；档案；馆藏

一、“实物”与“实物档案”的界定

“实物档案”说，一直为档案学界所关注。档案界许多人对“实物档案”的提法和档案部门收集实物的做法争论不休，对实物、文物、档案之间是否存在联系各抒己见。1996年7月5日，第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议通过了《关于修改<中华人民共和国档案法>的决定》，准确地给档案下了定义：“档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图像、音像及其他各种方式和载体的历史记录。”这样对实物是否纳入档案的问题，应该说有了较为明确的答案和依据。只要是“各种方式和载体的历史记录”，即可列入“实物档案”。

二、实物档案收藏的现实必然性

档案馆收藏实物问题的争论不是偶然的。实物收藏与档案部门增强档案资源建设的意识有关，与档案部门创新服务机制、开拓服务功能有关。确切地说，档案馆收藏实物档案有着现实的必然性。

首先，实物档案是档案馆追求相对完善的馆藏结构的需要。多年以来，如何丰富馆藏和优化馆藏，一直是档案部门经久不衰的话题。当前，似乎更多的话题集中到如何优化馆藏这一方面，于是引出“实物、文物”与“实物档案”的鉴定问题。但是无论是丰富馆藏，还是优化馆藏，都有一个完善结构的问题。所谓完善结构，最主要的还是内容上的完善，譬如政治、经济、文化、社会、军事、司法等；还有是来源上的，譬如政府、工商企业、社团、社区、私人民间等；当然包括形式上的，除了文字、声像，就是实物了。事实上，只要属于重要归档范围内的内容，不论何种形式，文字、声像还是实物，都应予以收集、归档，不能因为载体形式的不同而随意割舍。

其次，实物档案的收藏也是档案部门创新服务机制的需要。近些年，许多档案部门都把举办档案展览作为服务创新的主要手段之一。档案部门服务创新很重要的内容之一，是档案馆功能的开拓。举办各种展览的一个很重要的因素是实物档案载体的多样性和生动直观性，以及它特有的记录性和教育性。目前已有许多档案馆设立了校史馆、博物馆、展室等，通过举办各种展览，达到以史为鉴，学史育人的目的。因此，档案馆大可不必拘泥于理论上的纷争，而将实物拒之门外。

三、档案馆实物档案收藏的现状和特点

档案馆收藏的实物档案，不同于日常生活中所有物品的广义上的“实物”，它具有鲜明的时代性和广阔丰富的内涵性，大致有以下几个特点：

第一，具有原始记录性。实物自身带有的原始内容，不同文字题词记载着不同文字内容，如各种庆祝活动中留下的签名簿、名人字画、横幅、牌匾，单位印章及法人印章等；用不同材质制作的刻有获奖单位、姓名、时间和主办单位字样、内容的奖杯、奖牌、奖状、纪念碑等。

第二，具有实用性。如注明使用人情况、时间和用途的各类票证，馆藏近代银行档案全宗中的纸币样张、金属货币等，还有各单位获奖旗帜、奖杯、奖牌等，均在各展室中发挥不同的作用。

第三，具有全宗性。它们与文书档案、声像档案具有同一来源，如我馆收藏的各届研究生、本科生录取名册、成绩单与毕业照、获奖证书一一对应。

第四，具有灵活性。有些具有原始收藏性的实物，由于它载体庞大，不便于档案馆馆内收藏，如我校兵器博物馆陈列的兵器，如坦克、大炮、导弹等，由于这一载体的特殊性，不可存入档案馆馆内收藏，所以我校成立了校兵器博物馆，专门陈列这些兵器实物和文物。

档案馆收藏实物档案应注意的是：（1）把握实物的收集范围，尤其是与馆藏档案在内容上相关联的实物应重点收集，使之与已有的文书档案和声像档案得以相互印证；（2）实物收藏，要以档案部门能否保管、是否易于保管作为收藏标准之一；（3）实物收藏切忌范围大而无当，一定要根据馆藏的实际，形成特色和系列。

四、实物档案的利用是实现档案价值的重要途径

在具体的工作实践中，实物档案的保存价值和利用价值主要体现在两个方面：一是直观性、可视性；二是实效性。

档案工作的目的之一是为了利用，档案利用是实现档案价值的重要途径。以我校的“兵器博物馆”兵器展室为例，我校陈列的兵器品种达630余种，共计2250件，一来丰富了我校实物类档案的馆藏，二来又成为了广大兵器爱好者及青少年爱国主义教育的基地、科普教育基地和教学实习基地。据统计，实物档案利用率居各类档案之首，以我校“兵器博物馆”为例：2011年接待90余个团体，13200人；2012年接待160个团体，13152人；2013年接待128个团体，10424人。为配合宣传作用，我校还专门为“兵器博物馆”设立了解说员，由我校国防生兼职，既起到了实物档案的宣传作用，又提高了学生参加社会实践活动的能力。

由此看出，实物档案的收藏是必要的。它不但具有实现档案价值的必要性和重要性，还实现了以史为鉴、学史育人，记住昨天、开创明天的目的。

参考文献：

[1]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2001．

[2]张家议.“实物档案”说[J].中国档案，1995（4）．

[3]刘相彩.实物档案不是档案[J].中国档案，1995（4）．

实物档案整理方案 第5篇

1、分类

1.1分类原则：必须遵循档案自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用，建立统一的分类编目方案，划分统一的类目（即一级类目）。

1.2分类方案：以本院全部档案为对象，共设十二个一级类目。即：1文书类；2医疗卫生类；3预防保健类；4科研教学类；5基建类；6设备类；7会计类；8特种材料类；9个人业务技术类；10病案管理类；11名医名人类；12实物类。

2、档案归档整理

2.1本院文书类、医疗卫生类、预防保健类按照《归档文件整理规则》，以“件”为单位整理，按、保管期限分类。

2.2按—保管期限整理时应注意以下事项：

2.2.1一般文件材料归入文件形成，以文件落款日期为准。跨的请示与批复，归入批复，没有批复的请示，归入请示年。跨的调查项目、科研项目、基建项目、设备项目等，其全套材料统一归入结事。

2.2.2与科研、专题调查、基建、仪器设备及其他业务工作密切相关的管理性材料，应归入相应的专业类别中。

以工作材料为基础写出的论文归入相应的专业；一般性论文，不涉及具体工作材料的，归入科研教学类。

2.2.3本单位发文采用双套制，原件、底稿归入相应的专业组归档，另一套按文号（时间）顺序排列装订，不编正式档号，由档案室保管备查。

2.2.4会计档案按形式分为报表、帐册、凭证三个类别，按类整理。2.2.5仪器设备按通用设备、检验设备、诊断设备、手术治疗及辅助设备进行整理。

2.2.6照片按问题分类组卷。每张照片应注明拍摄的时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等要素，并注明相应底片的参见号和文件的档号，在有照片的文件卷内目录备注上写上相应照片、底片的参见号。底片按采用大流水号，统一编号后放入底片册单独保管。

2.2.7其他特殊载体如录音、录像带、磁盘、实物等，采取单独分类整理、专柜存放。录音、录像带、光盘、磁盘编“盒”号，实物编“件”号。

2.2.8个人业务技术档案按科室和人员整理。

2.2.9病案管理档案按住院号整理，以“件”为单位，一案一件。2.2.10归档立卷工作由文件形成者或兼职档案同承担文件材料的收集、整理，档案管理员负责指导、协助，经有关人员初步检查后，由整理者分件，写归档文件目录和备考表，交综合档案室统一装订、编号并抄写案卷目录，填写“档案移交单”，办理签字手续。

不符合要求的档案，综合档案室应拒收，并指出存在问题，退回重整。

3、编目

3.1除专业档案、特殊载体外，本院档案原则上使用的卷盒、目录等均按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》。

3.2本院档案案卷编目，文书类、医疗卫生类、预防保健类不设类别号，统一按“件”整理，编“件”号，科研、基建、设备档案由全宗号、分类号、案卷号组成。

3.3本院全宗号是一院全部档案的代号，由市档案馆在接收本院档案时给予。

3.4以案卷为单位整理的，每一类目采用—期限排列编案卷号；以“件”为单位整理的，每一类目内按—期限分类，在最低一级类目内从001开始流水排列编“件”号，每一年三个流水号。

4、案卷排列

4.1本院档案案卷，要区分、保管期限和问题进行排列，与案卷目录内案卷登记次序一致。不同的案卷应分别排列，同一案卷先将永久、长期和短期的案卷分开，然后按分类体系进行排列。

幼儿园档案整理实施方案 第6篇

学校档案是学校在教育实践中形成的具有查考价值，经整理作为历史记录保存起来的教育专业材料，他是反映学校教育实践活动真实面貌的重要史料，对学校的教育教学和行政管理工作有重大意义，根据综合评估的需要，为使我县中小学、幼儿园档案管理工作逐步走向规范化、科学化，现制定整理方案如下：

一、归档范围

各级各类学校党政工团（队）、教学科研、教师成长、学籍管理以及后勤财务等活动中直接形成的对当前和长远具有参考价值和凭据作用，能反映学校职能活动全过程的文件、材料、报表等，都要分别搜集、整理、归档、入卷。

二、分类及保管期限

无便于和“普九”档案、教学评估档案相衔接，学校档案仍分成五大类：1.党政工团综合档案（文书）。2.学校教学档案（教学科研档案）。3.教师业务档案。4.学籍管理档案。5.财务基建档案。

根据国家档案局的规定，保管期限定为永久、长期和短期三种，长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，专门档案另有保管期限。

一、党、政、工、团、综合档案 1.上级来文

①上级主管机关下发的政策性较强，对本校的工作有指导意义的指示、规定、条例、办法等文件（长期）。②上级机关对本校材料的批转、批示、批复和对本校干部职工任免、处分、奖励等文件材料（永久）。

③上级机关下发的近、远期工作计划、规划、安排（长期）。④上级机关对本校督导评估方面的文字材料（长期）。⑤一般事务性材料（短期）

⑥上级召开会议的讲话、发言及典型经验材料（短期）。

组卷方法：以上六卷不能混卷，而且每项中不同级别不同卷，即中心校（学校）单卷（含乡镇政府）、教育局单卷、其他各级各单位一卷

2.本校干部职工、党员花名册（一卷或二卷、永久）

3.学校管理制度（一卷、永久）

包括党、政、工、团（队）四个方面的规章制度、办法、条例等。其中必有：升降国旗制度、教职工奖惩制度、档案管理制度、岗位责任制度、考勤制度、政治学习及团队活动制度、图书借阅制度。

4.学校全面工作（三卷）

① 总结、计划工作、安排、校历或周行事历（永久）。② 活动情况记载（校务日志、周记事）（长期）。

③本校各种会议的领导讲话、代表发言及会议记录（长期）。5.学校德育工作（四卷永久）①德育领导组织、工作计划、总结及活动材料

② 团（队）领导组织、工作计划、总结、活动或会议记录、新团员名单。③文明学校、特色学校建设规划、总结、自查报告及审批表

④国旗下讲话。每周一次，每学期不少于15次。

6.本校人事方面材料（二卷、永久）

①本校教职工调动的行政人员工资、党团组织关系的介绍信及存根。②本校干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、抚恤、死亡等文件材料。

③教师考核，两评四考成绩。7.奖惩材料（二卷、永久）

①本校劳动模范、先进工作者事迹材料，奖励证书复印件。②本校有关人员处分材料

8.学校财产物品登记（三卷、短期）

①校舍：学校总面积、建筑面积、教室及其它教学用房动场、伙房、厕所、车棚等。

②教学设备、器材：包括实验教学仪器、电教仪器、音、体、美、劳器材及卫生设备。

③图书登记册。④现代技术装备，包括电教器材、计算机、多媒体、语音室、电子备课室、校园网等。

9.学校各种统计报表、统计资料（一卷、短期）

10.学校所属单位的上报材料（二卷）

①重要的、重大事件的总结、报告（长期）②一般日常工作的总结、汇报材料（短期）

二、学校教学档案

按教研室下发《学校教学评估标准》要求整理、存档。

三、教师业务档案：每人一盒，包括如下内容： 1.教师业务基本情况登记表。

2.教师个人教学业务材料，包括：每学期的教学计划、总结、教学反思、读书笔记等反映教师专业成长的相关材料。

3.班主任工作手册、计划、总结。

4.典型讲义、观摩课教案及评议记录

5.个人先进教学经验材料

6.各种报刊、简报登载的本人撰写文章的剪裁或复印件 7.身体检查情况记录等

8.教师教学评估等级表及相关材料。

四、学籍档案 1.学生定员花名表。

2.新生花名表。

3.毕业生花名表。

4.学生变动花名表（休、留、转、退）及证明材料。

5.学籍表。

6.督导评估综合报表。

以上数字要高度一致，整个学校档案材料中涉及到学生、教师数字的要求与学籍档案相一致。分年度存档。

五、财务基建档案

1.上级主管单位和本校领导有关财务会计的文件、指示、规定。（永久）

2.基建材料：（永久）

①建设文件、施工文件 ②竣工文件（学校规画平面图、地契、证明）③校舍大、中型维修记载、基建财务 3.会计业务材料

①会计凭证：包括预算内和预算外（15年）

②会计账簿：包括总账、明细账、现金帐（25年）

实物档案整理方案 第7篇

一、目标任务

1、严格按照有关规定，对确实的党员档案资料进行补齐，无法补齐的要求党员填写好党员信息登记表并予以归档，对每名农民党员的档案材料予以整理，形成规范的农村党员档案。

2、建设好专门的农村党员档案室，由党政办成丽负责日常管理和使用工作。

二、内容及步骤

（一）准备工作（3月下旬）

成立档案整理工作领导小组，由曹巍任组长，邓红梅、刘慈玲、成丽、刘娜、易明弘、刘康为成员，确保工作顺利完成。

（二）档案的收集整理（4月—6月）

按照归档要求，对党员档案资料进行收集整理，做好档案收集、立卷、编号、装盒等工作，对立卷的档案进行分类存放，并编制好台账。

（三）完善硬件设施设备的建设（7月—8月）

合理建设好党员档案室，配齐档案柜、防光窗帘等设备

设施，并将党员档案管理制度上墙。

（四）总结（9月—10月）

开展一次”回头看”，认真检查各项工作是否存在纰漏，并总结好经验教训，做好其他资料的收集整理。

实物档案整理方案 第8篇

档案理论界对实物档案存在着各种各样的争议, 其焦点在于实物档案是不是档案这个问题上。但在档案工作实践中, 实物档案的作用显得越来越重要, 它对维护国家档案全宗的完整性有重要的作用。诸如取得的证书、奖杯、锦旗等, 是立档单位各项工作取得良好成绩的纪录;被替换下来的印章是立档单位名称变更、职责变化的纪录;领导人的题字、题词更是有关领导对立档单位相关工作进行肯定的历史纪录

2. 实物档案整理的紧迫性

地方档案馆和各单位档案室都应加强对实物档案的收集和管理。但是由于实物档案形状大小没有统一的标准, 不适合在制式档案柜存放, 所以相当一部分单位的档案部门忽略了对实物档案的收集、整理和保护, 将其随意放在档案室的某个地方, 既影响了档案室的美观, 又导致许多珍贵的实物档案得不到有效保护, 致使众多实物档案发生霉变、鼠咬、虫蛀、字体脱落, 甚至丢失的现象。因此, 加强对这些实物档案的整理是当务之急。

3. 实物档案的可利用性、价值性及重要意义

档案工作的目的是为了利用, 档案利用是实现档案价值的重要途径。

3.1 从档案的利用率上讲, 实物档案的利用率居各门类档案之首。

3.2 从档案的利用效果上, 实物档案树立了立档档案的良好形象, 从而提高了立档单位的知名度, 在上级部门的各项检查、验收工作中, 档案室提供的实物档案, 如各种荣誉证书、奖牌、奖杯的照片复印件, 为立档单位接受检查、验收提供了有效的档案证据。

3.3 在实物档案的利用中, 由于照片及复印件的使用, 实现实物档案的可传播性、可交流性。

3.4 由于实物档案的直观性、可视性强的特点, 它是立档单位特别是大中专院校、中小学, 以实物档案为依托, 建立青少年德育基地, 利用实物档案进行爱国、爱校教育, 更好地体现实物档案的宣传教育功能, 充分发挥实物档案的爱国主义教育基地的作用, 为社会主义精神文明建设做出贡献。同时可以供校外参观学习者参观, 宣传学校历史和取得的成绩, 提高学校的知名度。档案馆 (室) 还要积极配合学校的各项重大活动, 为专门展览提供及时有效服务。

4. 实现实物档案科学整理的几项具体措施

4.1 制订切实可行的整理办法。由于实物档案载体的多样性, 实物档案的整理和保管措施也会因实物档案载体的不同而不同, 档案行政管理部门和地方综合档案馆, 应结合本地区的实际情况制订出管理办法, 使实物档案的管理有章可循。

4.2 保管条件差的立档单位, 应将收集整理好的有价值的实物档案及时移交到所在地的档案馆保管。

4.3 纸质的证书、奖状及锦旗类实物档案的整理办法。各单位应把收集整理好的纸质类证书、奖状及锦旗等实物档案, 视其保管价值, 把证书、奖状及锦旗的照片复印件整理入文书档案, 原件和其他实物档案一起保存, 锦旗可设计挂在柜内, 奖状、证书等可竖放在柜架上, 也可平放于柜架中。按规定编号。

4.4 奖牌、奖杯类实物档案的整理办法。奖牌、奖杯等较大的实物档案, 由于规格不统一, 按规定贴好标签后放在陈列柜或专用柜中保管, 也可放在特制的装具里, 置于单位走廊或会议室中, 能更好地发挥它们的宣传作用, 按规定编号。同时把这些实物档案拍成照片, 照片复印件存入文书档案中。

4.5 纪念品、字画等实物档案的整理办法。字画主要指国内外名人的题词、作画。书画、题词平放在柜架中。整理时以件为单位, 按排列顺序编分类流水号, 字画可拍摄成照片, 复印件装订成册, 存入文书档案, 以便集中利用。

4.6 停用的印章等实物档案的整理办法。机构撤销或更名后, 许多印章会失效, 这些印章在了解本单位历史中起着较大的作用, 保存起来, 仍有很大价值。印章按其内容分为党、行政、社团、财务等印章。在收藏印章较少的单位, 印章不必分类。在收藏印章较多的单位, 应按印章所代表机构的类型分类。印章分类后应将其印文盖在一张与印模大小基本相等的纸上, 然后将印章装在特制的小木格组成的抽屉内, 印模向上。并将印有印模的纸放在其上, 以便识别。印章按分类顺序编流水号, 编号用纸贴在印把上, 并在盖印模的纸上注明。印章应按印章排列顺序, 编制分类目录, 每个印章为一个登记单位, 分别著录顺序号、印文、使用起止时间等。

总之, 档案部门要充分认识到实物档案整理的紧迫性和重要性, 与其他职能部门一起, 收集实物档案, 特别是实物荣誉档案, 使之在内容上更完善、更充实, 在管理上更科学、更规范, 为单位发展发挥其独特作用。

摘要：作者通过阐述实物档案整理的重要性, 紧迫性, 目的性, 直观性和可视性及实物档案的利用价值, 对如何实现实物档案的科学整理, 提出了具体措施。