二级学院办公室

二级学院办公室（精选12篇）

二级学院办公室 第1篇

一、综合管理职能

二级学院行政办公室是学院的综合性办事机构。它与二级学院的其他机构如教学办公室、学生工作办公室等的主要区别就在于其综合管理职能。这个职能就是指应辅佐学院党政做好二级学院内部的事务性工作管理, 主要包括人事管理、职称管理、公文档案管理、财物管理及国有设备资料管理等, 为学院的教学、科研和学科建设等做好服务工作。其次, 行政办公室具体工作中还包括草拟公文、组织会议、收集处理信息、接待来访人员等多项业务, 是处理事务的具体办事机构, 是各项工作的具体实施者、操作手, 又是协调步伐的联络部。最后, 行政办公室还要做好联络兄弟学院和校内职能部门以及对外宣传等工作, 是展示学院发展的一个重要窗口。这些都决定了行政办公室在学院管理工作中的综合管理职能。

二、参谋职能

行政办公室既是二级学院的中枢机关和综合办事机构, 也是二级学院党政的参谋部、左右手, 在落实学院各项措施中发挥着重要作用。行政办公室的主要工作要结合领导的决策全过程, 充分发挥好参谋职能。这就要求办公室人员在妥善处理好事务性工作的同时, 还要投入更多精力在涉及大局的大事中, 当好领导的参谋助手, 协助领导进行决策。首先, 行政办公室作为领导层的秘书班子, 要在充分调查研究的基础上, 开辟丰富的信息渠道, 多方征求意见, 掌握全面有效的各种信息, 并对信息进行鉴别、分析, 去伪存真, 及时、准确地为领导提供决策依据。其次, 行政办公室作为决策参谋和参与者, 要收集整理决策过程产生的不同意见和建议, 把握决策的正确发展方向;另一方面, 还要深入思考决策的各类影响因素, 结合学院内外部的实际情况, 提出有关决策的合理化建议。最后, 行政办公室在决策实施后, 还要尽快对决策效果进行跟踪和监督, 对产生的结果进行分析、评价, 及时反馈到学院领导层, 以便不断完善和改进。因此, 二级学院行政办公室应当积极发挥参谋职能, 努力为领导层决策提供尽可能的便利, 为学院的各项工作能够顺利开展提供强有力的辅助。

三、服务职能

服务是指为他人做事, 并使他人从中受益的一种有偿或无偿的活动, 是不以实物形式而以提供劳动的形式满足他人某种特殊需要。歌德曾说:“我们为祖国服务, 也不能都采用同一方式, 每个人应该按照资禀, 各尽所能”。因此, 服务是办公室全体人员都必须具备的最基本的工作理念, 是办公室的基础职能。而衡量一个办公室作用能否正常发挥, 工作作风怎么样, 一个显著标志就是看其服务工作质量如何。二级学院行政办公室服务工作都是很普通、平凡的, 但如果服务工作做得不好, 就会影响到行政办公室工作的正常开展, 影响到办公室综合管理、参谋助手、沟通协调等职能的发挥, 甚至影响到全院工作的顺利推进。做好服务工作, 第一要提高服务意识, 让全体办公室人员都认识到服务的重要性, 组织学习党和国家颁布的相关文件精神, 切实改变工作作风, 端正服务态度。并采取多种方式不断提高办公室人员的业务水平, 通过业务水平的提高来间接推动服务质量的提高。第二要做好服务工作必须要落在实处, 不能只停留在口头上。工作中要紧密配合学校培养高素质人才的根本任务, 手勤、眼勤、口勤, 对领导安排的工作要尽快落实, 对教职工提出的事情、困难要想办法妥善解决, 这样才能真正体现服务为本的工作理念。

四、沟通协调职能

二级学院行政办公室是学院内部沟通的主要渠道, 又是连接兄弟学院和校内职能部门以及对外交往的桥梁, 必然要承担起沟通协调的重要职能。而作为处于人才培养与管理第一线的二级学院, 在课堂教学、学生管理、学科建设、人才培养等方面常面临诸多问题, 这些问题的解决均需要行政办公室居中协调, 缓解各种冲突和矛盾, 减少摩擦, 才能保证各项任务高质量按时完成。实际工作中, 办公室的协调职能一是体现在部门领导之间关系的协调。涉及学院发展的大事、教师的切身利益相关制度和办法等在实施前均需学院党政领导通过召开党政联席会等充分进行沟通、交流, 行政办公室也要综合领导中的不同意见, 消除领导间存在的分歧和矛盾, 促成一致认识, 才能保证工作顺利推进。二是体现在领导和教师之间关系的协调。行政办公室是学院领导和教师之间的桥梁, 要保证上情下达、下情反馈的准确及时, 要召开教师座谈会, 建立领导联系部门制度, 促进领导和教师之间的沟通、交流, 使领导能准确把握院情。三是学院内部部门之间关系的协调。二级学院院内部门众多, 还有教学办公室、学生工作办公室 (团总支) 以及系部 (教研室) 等部门。面对综合性的事务和各类突发事件时, 行政办公室应作为牵头部门, 明确各部门主要职责和分工, 积极听取各部门的工作意见和建议, 做好沟通和协调, 保证部门之间的有效配合, 组织各部门开展好工作。四是学院与其他校内职能部门之间关系的协调。作为学院对外交流、沟通的重要窗口, 学院的各项政策措施的推行都要通过行政办公室来实现, 学院的院情、综合材料也须通过办公室上报给相关部门。行政办公室就必须加强与校内各职能部门之间工作的沟通交流, 强化对外公关的效能, 协调处理好院、校间工作存在的问题, 提高二级学院在校内的整体形象。

建设中国特色的现代大学制度是我国高等教育深化改革的一项紧迫任务。面对新的形势和挑战, 高校二级学院办行政公室要充分发挥其重要作用, 认真做好综合管理、当好参谋助手、强化服务和沟通协调等职能, 不断提高办事效率, 提高工作水平, 为高校乃至高等教育发展做出应有的贡献。

参考文献

[1]杜友坚.小议高校系办公室职能[J].温州师范学院学报 (哲学社会科学版) , 1999.

二级学院办公室 第2篇

药学院团委学生会办公室管理制度（试行）

为加强对学生会的管理，维持正常的工作秩序，创造良好的工作环境，树立学生会良好形象，加强各部门之间的协调与合作，确保学生会工作、活动的顺利进行，特制定本制度:

一、办公室管理制度

（一）办公室用品管理

1.办公室内物品不得随意移动，使用完毕，各物品应放回原处。桌椅要摆放整齐，不准乱堆乱放，不得存放私人用品。

2.药学院学生会各部门如有向办公室借办公用品的需要时，必须提前一天向办公室申请，所借物品需在办公室登记并签名；所借办公室用品如有损坏丢失必须及时报告办公室。

3.如有非学生会人员借用物品，必须先报办公室，经办公室主任同意后，进行登记并要求限期后方可借出；如有损坏或丢失，借用人须照价赔偿。

4.办公室内书刊以及其他相关物品为学生会财产，任何集体或个人不得私自挪为他用或带出室外。若需要借出财务时因联系办公室，并做好相关登记。

5.爱护办公室内公物及所有财产，值班人员负责管理。弄脏及损坏公物者视情节给予相应的处罚和赔偿并在办公室登记。

6.增置物品时需向办公室负责人上报，汇总后统一购买。

（二）办公室使用规则

1.学生会办公室用于学生会日常工作，各部门要使用办公室，其负责人应向办公室提出申请，办公室再依据实际情况进行调配。

2.除学生会例会外，要借用办公室必须经过老师或学生会办公室批准，借用人方可使用。使用办公室时，必须爱惜办公室内的财产，如有损坏，必须立即报告学生会办公室。

3.每次活动领取办公室物品时必须有负责人详细填写借出清单，并签名。活动完毕归还物品时必须及时清点物品并由办公室确认，如有损坏须如实报告。如有非学生会人员借用物品，必须先报办公室，经办公室同意后，进行登记并要求限期后方可借出。如有损坏或丢失，借用人须照价赔偿。

4.自觉维护办公室内卫生环境，使用办公室后要将物品整理好，将地面打扫干净。离开时，必须将门锁好。

(三)办公室文件资料管理

1.办公室人员存档时，要做好记录，分类存档。档案袋和档案记录薄上均要写清楚档案的存档时间、内容、页数以及存档人。

2.办公室人员应按照学生会各部门的文件袋上注明的材料名称进行分类立卷，并且用专门的登记薄记录文件的问题特征、时间特征、部门特征，以方便查找和管理。

3.未经书记、主席、办公室主任的同意，任何人不得以私人借口调用档案。调档时，办公室人员须在场做好记录，注明调档人员姓名及调档时间。

4.办公室内文件资料需要定期进行整理核查。(四)财务管理

1.学生会内部经费由办公室主任保管，如有经费支出，须凭收据进行报销，并由办公室主任进行登记。

2.所有支出的收据及发票需交办公室存档。活动物品需要记账，都必须经过

老师及办公室的同意，记账本须由办公室主任签字。

3.学生会办公室应每月进行账目的整理与汇总，并向主席汇报。

药学院团委学生会办公室考勤制度及值班制度（试行）

1.招新结束后第一周由办公室制定值班表，并通知各部门，并于第二周按值班表开始值班。值班人员应严格按值班制度、考勤制度规范自己，严格按照办公室使用规则使用办公室。

2.值班人员须至少提前5分钟来到岗位，并在值班登记表上进行签到。3.值班人员值班人员应严格按照值班表值班不得无故缺席、迟到或早退，严格遵守办公室值班制度，若有特殊情况须先向办公室请假。

4.办公室值班人员因事不能值班时，必须履行书面请假手续，如遇特殊情况未能事先书面请假的，须先打电话口头请假，事后补写假条，但事后请假无效。

5.写了假条，须由老师或办公室批准。若未经批准就擅自离开的，按缺到处理。

6.在办公室期间因事离开的，需在替代班人员到来确保值班的正常进行后方可离开，私自翘班将对其进行相应处罚。

7.进入办公室值班必须注意仪表，着装整齐，不穿拖鞋、背心值班。在值班时间不得私自翻看档案，在值班期间不准使用电脑聊天或玩游戏，应认真对待工作，严守办公室机密。

8.爱护办公室公物，妥善保管办公用品、文档等。禁止乱挪乱用办公室用品。9.耐心接待来访人员并使用礼貌用语或记录各部门及广大同学通过各种形式反映上来的意见和建议时，要认真填写值班记录；若有急需解决的问题，值班人员应立即与有关人员和相应部门联系。

提高高校二级学院办公室工作的思考 第3篇

关键词：高校二级学院；办公室；工作效率

随着高校的规模逐渐扩大，高等教育的普及化，学校的管理重心不断下移，作为基层的二级学院办公室，在高校管理体制中发挥着越来越大的作用。加强二级学院办公室建设，提高办公室的工作效率，是保障高校党务、教学、科研、人事、工勤等机关部门工作高效运转的基础。

一、提高二级学院办公室工作效率的重要性和迫切性

（一）提高二级学院办公室工作效率是新形势下高校发展的迫切要求

当前，高校发展日新月异，各种改革正有条不紊的进行，这促使高校的内部管理模式必须随发展改革进行变化。二级学院办公室在高校的管理体系中起着承上启下、协调左右的桥梁作用，是重要的综合服务部门。随着高校的扩招，新的专业陆续开办，办学规模的急剧扩大，办学层次的不断提升，使得二级学院办公室的工作任务日渐繁重和复杂，管理事务也不断增多，二级学院办公室的地位和作用更加突出。因此，二级学院办公室必须抓好自身建设，提高工作效率，这样才能保质保量的完成办公室的各项工作。

（二）提高二级学院办公室工作效率是发挥办公室综合职能作用的重要保证

二级学院办公室的综合职能包含服务、协调、参谋、检查督办和信息处理，是高校管理链中起着重要的作用。随着高校办学规模的扩大，新的二级学院不断设立，高校之间、各二级学院之间及学科之间的竞争日益激烈，各方面矛盾也日益突出，这使得二级学院办公室完全履行完成综合职能的难度增大，任务加重，要求也更高，管理事务的难度、内容、复杂性不断增加，二级学院办公室的工作效率的高低直接影响着所在部门及整个学校的发展。

（三）提高二级学院办公室工作效率是实现办公室管理信息化的必然结果

当今，随着信息化建设的推进，办公条件得到了质的飞跃。办公管理信息化是现代科技在办公室领域兴起的一项新的改革。电脑和网络的结合显示出了它的巨大发展潜力，同时也彻底改变了传统的管理工作模式，工作节奏也日益加快，信息量越来越大。学院办公室人员要与时俱进，不断学习，熟练掌握现代化办公室技术，充分利用办公软件、网络、手机的快捷性，采用多种媒体形式，管理和传输信息、处理事务，实行无纸化办公，可极大地提高办室工作效率和工作质量。

二、提高二级学院办公室工作效率的主要途径

要提高管理工作效率就必须要对管理工作实现科学化管理。笔者以实际工作为经验，对实现二级学院办公室管理工作科学化管理，提高工作效率，提出以下几点实现途径。

（一）完善办公室人员设置，明确职责分工

多数高校的二级学院办公室人员设置为办公室主任加办公室工作人员，存在一人兼数岗位职责的情况，但随着高校发展的不断深入，办学规模的不断扩大，在校师生人数迅猛增加，这样的人员设置已不能适应发展的要求。当前，在高校正式管理编制人数有限的情况下，可以增加编外管理人员的聘用，对二级学院办公室人员设置，应设立办公室主任、行政秘书、科研秘书、档案管理员、研究生秘书。同时还应该对人员结构进行优化，这包括专业结构、年龄结构、性别结构等方面。专业结构优化，就是要改变原来大部分办公室人员为政治、文史专业的情况，调整增加公共管理类、计算机类专业以及本学院所在学科的对口专业的人员；年龄结构优化，就是要注重老中青相结合，开展好传帮带工作，使办公室工作能注入新鲜的年轻力量；性别比例优化，就是注意工作的男女搭配，根据不同工作岗位的特点，安排不同的人，以充分发挥男女性别优势。除此还要明确职责分工，理顺工作结构关系，分工不分家，相互配合，互相帮助，这样才能充分發挥办公室的整体效益。

（二）加强制度建设，实现管理规范化

办公室管理规范化是指把办公室的一些常规性工作，指定合理可执行的制度，办公室人员按既定的标准、程序开展工作。二级学院办公室工作繁杂、涉及面广，要避免管理上的杂乱和无序，就必须建立严格的办事程序和一整套切实可行、健全的规章制度。因此，要想让办公室工作规范化、科学化，就必须先加强制度建设，这是提高办公室工作水平和提高工作效率的有效途径。

然后，为进一步提高办公室工作效率，促使办公室管理规范化，这就要对一些常规性工作制定可操作的程序，即明确规定办事的次序、步骤及要求。把常规性工作程序化，可以有效避免开展工作时忙中出错的情况，还可以使刚从事这些常规工作的新手有章可循，以达到提高工作效率的目的。

（三）加强队伍建设，提高办公室人员素质

加强队伍建设，提高二级学院办公室人员素质可以从以下几个方面入手：（1）加强对办公室人员的思想政治教育。办公室人员要加强政治理论学习，以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”、“科学发展观”、“中国梦”等理论知识武装自己的思想，规范个人行为。（2）加强办公室人员的职业道德建设。通过职业道德教育，不断提高办公室人员的职业道德修养，使办公室人员甘于奉献，吃苦在前，享乐在后，爱岗敬业，增强责任感和使命感。（3）加强办公室人员的业务学习和培训。要建立健全的办公室人员的教育培训制度，通过邀请专家讲座、到兄弟院校考察学习、参加专业培训等方式，增强办公室人员的文字表达能力、组织协调能力、综合处理能力等。（4）加强办公室人员的心理保健。当遇到困难、受到委屈时，办公室人员自己善于调节情绪，事事以一颗平常心对待，要具备较强的抗挫折、承失败的能力。（作者单位：四川理工学院理学院）

参考文献

[1]徐帆.以人为本 提高高校院（系）办公室工作效率[J]. 科技创业月刊， 2006（9）

浅谈高校二级学院办公室信息工作 第4篇

作为二级学院办公室首先面对的学生是一群血气方刚、思想活跃、处世经验不足、容易冲动的年青人, 周围的文化氛围和政治局势很容易影响到这些学生的思想和日常生活秩序;其次是在高校大环境的背景下, 学院智力资源丰富, 技术手段先进, 无论是教师还是学生为了自身的学习、研究和生活都在广泛地收集信息, 并在得到信息后能迅速地运用到实际问题的解决中。这些元素综合起来决定了高校二级学院办公室信息工作具有信息来源广、数量多、各知识领域前沿信息丰富、信息反馈快、需求量大的特点。面对这些具体情况, 高校二级学院办公室信息工作人员必须认真做好信息工作, 发挥对领导的参谋助手作用, 使领导及时、全面、准确地了解学院目前各方面的动态, 果断有效地处理突发事件, 适时对工作方针和决策做出调整, 使其更合理和科学, 进而有利于学院的发展和建设。要做好二级学院信息工作必须把握好以下三个关键环节:信息的收集、信息的加工处理、信息的提供和储存。

信息的收集

信息的收集是信息工作的基础。首先从信息收集的渠道上讲, 目前随着各高校计算机校园网络的建立及英特网的普及, 信息收集的渠道除了传统的各类会议、机关公文、新闻媒体、调查研究, 还增加了网上庞大的信息数据库。这使得信息收集工作打开了更广阔的空间, 资源更为丰富。从信息收集的方法上讲有广泛收集和有目的收集两种, 两种不同的方法是由信息收集的需求所决定的。学院党政领导居于总揽学院全局的中枢位置, 需要掌握学院师生各方面的情况, 信息的收集应当渗透到学院师生学习、生活的各个层面, 多层次、多方位地展开信息收集工作, 这就决定了信息的收集必须广泛收集;另一方面, 从信息的收集服务于决策来看, 信息的收集必须对决策涉及的某一事件进行有目的、有针对性、有重点的收集, 特别是在遇到突发事件, 比如影响或破坏学校安定团结局面的某些已发生或可能要发生的事件、重大交通事故、影响师生健康的流行疫病、已发生或预报可能发生的自然灾害等, 这时候针对具体事件做好有目的的信息收集工作就尤为重要。

在实际工作中, 要多渠道收集信息, 两种收集方法相辅相成、互为补充。信息的广泛收集是基础, 决定了信息的广度, 信息的有目的收集决定了信息的深度。广泛收集为领导多方位全面了解整个学院情况把握学院全局提供了保证, 同时针对某一重要情况进行集中、深入地反映使领导对问题的来龙去脉、主要矛盾、当前发展局面有个清楚透彻的认识, 使领导能及时采取有效的应对措施。

信息的加工处理

信息的加工处理是将收集到的大量原始信息进行鉴别、提炼、综合的加工过程, 是使信息优化, 提高信息有效性的必要途径[1]。信息的鉴别包括两个方面:一是鉴别信息的时效性, 信息的时效性决定着信息的价值, 信息大多都在一定的时间内有效, 过了这个时间信息的价值大大降低, 甚至失去意义, 因此在信息处理的第一步要判断信息的时效性, 舍弃已过时的信息, 对重大紧急突发事件的信息要紧急处理, 不能贻误。二是鉴别信息的真伪性, 信息的真实性是信息的根本所在, 只有依据实事准确地反映客观事物本质的信息才能作出正确、科学的决策。对收集来的信息涉及到统计数据的必须与权威部门发布的可靠材料进行核对、比较, 纠正其中的偏差, 去除水分;对涉及到叙述论证方法和表述实事的, 必须依据现今的政策法规和多方面日常知识进行严密的逻辑分析, 针对具体的事物所反映的观点必须从该事物实事材料中产生;对涉及个人或有关单位荣誉的, 必须直接或间接委托有关部门实际调查, 不得添枝加叶、捕风捉影。原始的信息在鉴别后, 必须经过提炼和综合的深加工阶段才能变成高层次的上报信息。提炼主要是针对信息的内容和文字表述做进一步的加工, 使其结构严谨, 反映的主题鲜明, 表达言简意赅、准确到位, 语言简明扼要、形象生动。综合是对多条反映内容相同或相近的信息按需求进行归纳、整理, 使其汇总成一条内容更充实、价值含量更高、说理更透彻、涵盖面更广的信息[2]。单一的、片面的、无序的、零散的信息经综合处理后, 全面地反映了原事物的全貌, 清晰地展现了事物的内在规律。大大缩短了领导了解整个事件的时间, 有效提高了学院的办事效率。

信息的提供和储存

信息在经过鉴别和加工后, 最终目的是提供给决策者利用, 发挥其作用。信息的提供要注意三个方面:一要准确无误, 信息一旦经过这个环节后就直接到了决策者手里, 所以信息在上报前一定要逐字逐句认真、细致地检查。以电子邮件、传真传递的信息在传递给上级单位后要及时联系核实对方是否收到。二要适时, 对于保密性质的信息不能过早公布, 需要及时传递的信息必须尽快为有关部门提供, 充分发挥有效性和共享性。三是保密, 有些信息是上级单位或学校发出的不宜大范围公开的, 其涉及到许多机密事项或内容, 其传递的人员和过程要严格保密, 办公室人员平时工作接触面比一般教学人员要广, 时刻要有保密意识, 不该说的绝不能说。目前高校办公室工作正逐步进入电子化、无纸化办公阶段, 计算机的信息安全与保密也成了一个关键问题, 平时要注意计算机系统安全维护, 防止计算机泄密事件发生[3]。

信息上报后, 整个工作进入最后程序, 对一部分目前不用, 但将来有用或目前用过, 但将来还有用的信息就要进行储存。对要储存的信息可按信息资料的来源、产生时间、主要内容进行分类, 以便日后需要时可迅速而准确地提取。二级学院办公室作为学院领导的助手, 要凭借各方面的档案信息为领导出谋划策, 帮助领导当机立断, 妥善解决工作中遇到的问题和矛盾[4]。有时为领导撰写文稿, 更要有充分的档案信息, 因此主动地、有意识地做好信息储存工作十分必要。

参考文献

[1]谢军武.对高校办公室信息工作的几点思考[J].科技信息, 2007 (33) .[1]谢军武.对高校办公室信息工作的几点思考[J].科技信息, 2007 (33) .

[2]刘李安.加强和改进信息工作的思考[J].办公室业务, 2004 (4) .[2]刘李安.加强和改进信息工作的思考[J].办公室业务, 2004 (4) .

[3]王守均.对高校办公自动化建设的思考[J].中国科技信息, 2005 (3) .[3]王守均.对高校办公自动化建设的思考[J].中国科技信息, 2005 (3) .

二级学院办公室 第5篇

办公软件培训总结

为使团总支成员对团总支的工作有所了解，加强对电脑软件运用的能力，提高各干事的工作能力,工作水平，我们办公室组织了此次培训。在培训过程中各部门都表现了自己的工作热情，相信大家都各有所得，为今后团总支的工作与发展而努力。

此次办公室培训有以下流程：

1．以PPT的形式介绍各软件及运用方式。

2．由主任对各软件进行具体介绍，并展现各种软件运用及操作作用。

3．各干事对电脑进行具体操作

4．办公室成员进行对各干事培训效果的检验。

5．主任对此培训的总结。

这五个流程不算多也不算少，不过对于我们团总支是很重要的，无论是对我们主任，还是对各成员都有很大影响。以下是此次活动的照片：

在这次活动中，各干事都对电脑运用有了一定的了解。我想此次活动不仅仅是一个培训，而且还包含了各干事的工作决心。以上是办公室此次活动的总结，这次活动过后最主要的还是个人的收获，相信通过这次活动后，每个人都能熟练地掌握各软件的运用，为团总支献计献力，共同做好团总支的各项工作。

二级学院办公室 第6篇

关键词 二级学院 办公室 考评办法

中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2016.06.008

0 前言

当前新形势下，我国高等教育进入了前所未有的发展时期，高校管理体制也发生了巨大变化，大多数高校都实行了校、院二级管理，使得二级学院成为了具有相对独立行政权力的内部单位。①二级学院办公室作为学院的中心枢纽和综合管理部门，是学院各项事务的综合办事机构，是联络上下左右，沟通四面八方的“窗口”，其工作成效直接关系到学院工作能否有序地开展。②因此，学院办公室急需一套科学的考评激励办法，来客观地总结办公室人员的工作成绩，合理地实施奖励与惩罚，从而提升办公室人员工作积极性和服务水平， 促进办公室工作高效运行。

1 高校二级学院办公室人员存在的问题

新形势下，二级学院面对任务愈发繁重的情况下，对办公室人员的要求也越来越高。作为高等院校二级学院窗口，决定了办公室工作人员，必须具备较高的综合素质和较强的工作协调能力，还要掌握一定的专业技术知识和较强的政策水平。

然而，目前高校二级学院办公室人员普遍存在工作态度不端正，办事拖沓不积极，服务意识不强的现象。多数人抱着“多一事不如少一事”的态度，往往局限于“办事、办会、办文”的常规事务，存在“凭经验、跟感觉”工作的现象，不愿意充分挖掘和利用现有资源发展潜力，缺乏应有的工作积极性。③

2 目前考评方法存在的问题

目前，各高校基普遍实施了教职工年度考核制度。在一定程度上，起到了调动工作积极性，提高工作效率的作用，但是从现行的考评工作来看，特别是针对行政人员的考评方案，存在明显的问题：④

（1）形式化，走过场。许多管理人员甚至院领导都认为，针对管理人员的考评模式无非是填写表格，撰写总结。提交的总结报告，没人过问，过于形式化。为了考评而考评，使得考评失去了其应有的作用，等同于走过场。

（2）考评方式单一。目前各高校普遍存在的考评办法都千遍一律，考评内容往往都是“德、能、勤、绩”，⑤但对四个指标不够细化，不能准确量化，以至于可操作性不强，最终的还是凭经验对人员进行评价，使得考评有失公平。

（3）考评不够民主化。各高校对办公室人员的考评往往由院领导进行，有的甚至只有办公室主任进行考评。然而学院办公室是服务于全院老师的平台，办公室人员的服务态度好坏、工作能力高低，受到全院老师的监督，因此办公室人员的考评必须有全院老师参与。

（4）考评不透明。由于对办公室人员考评的不重视，许多院校的办公室考评过程不完整，结果不公开，使得办公室考评缺乏其存在价值。

3 建立健全的办公室人员考评办法

为了打破以往对办公室人员考核形式化、走过场的弊端，做到民主化、公平公正，充分调动学院办公室人员的工作积极性和创造性，鼓励先进，鞭策后进，客观公正地评价其工作表现和业绩，制定如下考评办法：

3.1 考核对象

学院办公室的行政、教学、学生、研究生、科研秘书等。

3.2 考核内容

在分析各岗位性质、工作环境、资格能力、工作标准的基础上，根据岗位职责内容，重点考核其所取得的工作实绩。

3.3 考核等级

办公室考核分4个等级，分别为：

5分：表现堪称楷模，总是能够超前并完美完成岗位任务，还能完成好领导交代的其他任务；

4分：表现良好，能很好完成原定岗位任务以及领导交代的其他任务；

3分：表现合格，能妥善完成岗位任务。

2分：表现差劲，不能完成岗位任务，达不到岗位要求。

3.4 考核程序

3.4.1 动员

召开办公室人员会议，动员部署考核工作的时间要求、考核程度、办法。要求考核对象根据岗位职责的要求与实际承担的任务，撰写出工作总结或述职报告。成立学院考核工作小组（学院领导+办公室负责人）。

3.4.2 个人工作汇报

办公室人员要向学院考核工作小组汇报履行现职务岗位责任、实际完成的主要工作，存在的主要问题及改进工作的措施等。

3.4.3 民主评议

考核对象在学院全体人员会议上述职，全院教师对考核人进行评议（见表1）。

（1）教师评议。由全院教师投票获取票数，然后按照公式计算出被考核人教师评议的得分数。其公式为：（优秀票数€？分+良好票数€？分+合格票数€？分+不合格票数€？分）€髯芷笔？教师评议分数。

（2）办公室内部评议。由办公室人员之间相互投票获取票数，然后按照公式计算出被考核人内部评议的得分数。其公式为：（优秀票数€？分+良好票数€？分+合格票数€？分+不合格票数€？分）€髯芷笔？内部评议分数。

（3）院领导评议。由院领导根据办公室各岗位人员的工作情况进行投票评议，然后按照公式计算出被考核人院领导评议的得分数。其公式为：（优秀票数€？分+良好票数€？分+合格票数€？分+不合格票数€？分）€髯芷笔？院领导评议分数。

（4）办公室负责人评议。由办公室负责人根据办公室各岗位人员的工作情况进行投票评议，然后按照公式计算出被考核人办公室负责人评议的得分数。其公式为：（优秀票数€？分+良好票数€？分+合格票数€？分+不合格票数€？分）€髯芷笔？办公室负责人评议分数。

综上，按照公式：教师评议分数€？5%+办公室内部评议€？25%+院领导评议€？5%+办公室负责人评议€？5%，得出每个人的分数。

3.4.4 确定考核结果

上述考核工作结束后，学院考核工作小组对分数进行统计，确定每个人考核等级：

优秀：≥ 4.5分。

良好：≥4分。

合格：≥3分。

不合格：<3分。

3.4.5 反馈和复核

论高校二级学院办公室主任角色定位 第7篇

一、明确二级学院办公室主任的角色定位

二级学院办公室主任在学院各项事务中扮演着重要的角色, 既是一个“小领导”又是为师生服务的先头兵, 起着承上启下的作用。作为办公室主任正确定位自己的角色, 积极发挥各个角色的作用, 对做好办公室各项工作、树立学院良好形象起着至关重要的作用。

(一) 办公室主任是领导、教职员工、学生的服务员

二级学院办公室主任作为高校基层的管理干部, 所面对的是学院领导、教职工和学生。办公室主任开展办公室的管理工作, 其本质就是为领导和师生服务。服务是办公室的核心工作, 办公室工作的根本目的和宗旨就是提供服务, 因此, 办公室主任的角色之一就是服务员。要做好服务员具体包括一下工作: (1) 对上机机关部门的工作安排、方针政策的贯彻落实及学院工作的及时向上汇报。 (2) 为学院领导服务, 认真完成学院领导交办的各项工作。 (3) 换位思考的为师生员工做好服务工作, 坚决杜绝“门难进、脸难看、事难办、话难听”的四难情况。

(二) 办公室主任是领导的参谋员

办公室主任的第二个角色就是做好领导的参谋员。所谓参谋就是为领导决策提供准确、可靠的信息和具有建设性的工作建议。要做好参谋员, 办公室主任要做到:1.不断学习各种理论知识, 提高自己政策水平。作为办公室主任如果理论知识功底薄弱, 开展工作难免出现漏洞, 所以在完成办公室各项工作的同时要努力学习各种理论知识, 提高自己发现问题解决问题的能力和综合判断力。2.树立超前意思, 用于探索。作为办公室主任要主动进行调研, 提前做好准备, 为领导的决策提供详实的资料。要善于领会领导的工作模式, 及领导之所想, 提前考虑工作中将要出现的种种问题, 超前的思考解决问题的方法, 为领导决策提供意见。

(三) 办公室主任在日常工作中是协调员

高校二级学院办公室是高校基层综合性办事机构, 起着承上启下、协调左右、沟通内外的职能, 办公室主任在日常工作中是协调员。在日常工作中, 办公室主任除了要做好会议安排、接待安排、公文处理、事物工作安排等日常协调工作外, 当出现学院内部部门之间、师生员工之间、学院与其他部门之间出现意见不统一或不协调的情况时, 也需要办公室主任通过细致、精心的工作来协调。办公室主任要随时发挥“润滑剂”的作用, 做好各方面的解释工作, 及时消除误解和分歧, 这样才能真正构建团结和谐工作环境, 充分调动各方面的积极性, 从而促进学院这个部“机器”各“零件”有序、正常、高效运转。

(四) 办公室主任在各项工作实施中是督办员

督办工作是学院办公室的重要职能, 对提高学院管理水平和管理质量至关重要, 督办的过程就是上级政策和领导决策的贯彻落实过程。办公室主任作为督办员, 其工作主要分两个方面, 一是督办上级机关部门下发的通知文件, 这是保障学校的方针、政策正确执行下去的关键, 解决有执行不力、敷衍了事的问题;二是学院文件、学院年度工作计划、学院领导工作安排等督办, 这主要克服学院内部各部门之间工作拖沓扯皮、虚与委蛇的问题。

二、办公室主任做好角色定位的要求

(一) 过硬的政治素质

过硬的政治素质是做好各项工作的首要条件, 是一名优秀的办公室主任的核心素质。作为办公室主任要以邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观武装自己的头脑, 要发扬党的优良传统, 牢固树立全心全意为人民服务、全心全意为全院师生员工服务、全心全意为学院的各项工作服务的思想, 忠诚党的教育事业, 要有高度的工作责任感和强烈的事业心。

(二) 熟练的业务素质

熟练的业务素质是办公室主任做好工作的必要条件。学院办公室工作纷繁复杂, 对内对外, 对上对下, 办公室主任必须要博学多才, 不断提高自己的业务能力的宽广性、熟练性, 这样才能及时准确的处理工作中突发出现的问题, 同时还要不断提高自己的文化和专业素质, 这样才能成为一名合格的办公室主任。

(三) 树立全心全心意为师生服务的思想

办公室主任要树立全心全心意为师生员工服务的思想, 本着愿意做领导“配角”、甘为师生当“人梯”的无私奉献精神, 创造一切优良的条件为广大师生服务。要做好这项工作, 办公室主任不仅要精通办公室的各项业务, 而且要有谦慎的工作作风, 换位思考的为师生考虑问题, 做师生员工的知心朋友, 工做好服务工作, 坚决杜绝“门难进、脸难看、事难办、话难听”的四难情况。

总之, 作为二级学院办公室主任, 应正确定位自身角色, 努力搞好服务, 认真履行职责, 为学院的改革、发展和稳定做出自己应有的贡献。

参考文献

[1]徐帆.高校院系办公室主任角色的塑造与工作技巧[J].教育科普, 2006 (总87) :34-35.

二级学院办公室 第8篇

关键词：创新视角,二级学院,办公室工作

目前, 我国高校大都采用校、院 (系) 二级管理模式, 二级学院办公室应运而生。高校二级学院办公室在日常工作中事务繁多, 但是对于其具体事务范围和职能要求, 并没有明确的依据或指导意见。有些办公室虽然有自己的工作章程或职责规定, 但实际工作内容大相径庭, 这取决于办公室工作的综合性、复杂性, 但也可见其工作有些不依章法。本文试图从新的视角来界定二级学院办公室及其工作职能, 探讨其工作方法, 提高其工作效能。

一、高校二级学院办公室概念界定

办公室, 处理一种特定事务的地方或提供服务的地方。[1]高校二级学院办公室是高校二级学院处理特定事务的地方, 也是为各二级学院提供特定服务的地方。不同于二级学院其他机构, 以主要工作对象命名, 如学工办、教务处;以专业方向命名, 如某某教研室、某某系;以行政职务命名, 如院长办公室、书记办公室。机构的名称一定程度上反应其性质, 因此二级学院办公室的名称反映了其工作内容的不确定性和机构的服务性。

二、高校二级学院办公室工作职能

研究高校二级学院办公室工作职能, 着眼于现状, 先了解办公室成员的具体岗位职责。高校二级学院办公室, 一般设办公室主任、科研秘书、资料管理员等职位。现列举某高校二级学院办公室岗位职责规定:

办公室主任岗位职责:

1. 全面负责综合办公室工作, 沟通、协调学校与学院及学院内的党政日常管理工作。

2. 按规定保管和使用公章, 开具介绍信和证明材料。

3. 负责学院办公用品和行政固定资产的管理工作。

4. 负责学院各类行政经费的报销管理工作。

5. 负责全院教职工考勤工作和年度考核有关工作。

6. 负责各种奖酬金统计与发放, 协助做好劳保福利等工作。

7. 协助做好教师的培养、引进和师资管理工作。

8. 协助负责学院的安全保卫工作, 定期组织安全检查。

9. 完成学院领导安排的其他工作。

科研 (研究生) 秘书岗位职责:

1.负责学院学科建设、科学研究和研究生的日常管理工作。

2.负责协助完成学科建设的相关文案工作。

3.负责落实学院科研项目的申报、中期检查、结题、鉴定、归档及成果的统计上报和报奖的管理工作。

4.负责协调和落实学术交流和学术报告会的具体事宜。

5.协助办理研究生入学、注册、毕业离校等手续。

6.负责研究生日常教务教学管理工作。

7.完成学院领导和综合办主任安排的其他工作。

资料管理员工作职责:

1.负责学院图书资料的订购、分类登记、保管、整理工作和报刊杂志的征订、分发工作。

2.负责学院师生的图书资料、报刊杂志的借阅以及处理损坏、丢失的索赔工作。

3.负责教职工个人订阅的报刊杂志、信函的收发工作。

4.负责学院资料室的防火、防盗、安全工作。

5.完成学院安排的其他工作。

以上岗位职责, 办公室工作看似分工明确, 有条不紊, 但实际情况并如此, 一人身兼多职情况比较多, 办公室多由一至两位成员组成, 所以也谈不上具体明确分工, 通常办公室主任扮演“大管家”角色, 其余成员听从安排。也不难发现, 以上高校某二级学院的办公室还兼管研究生管理。除了行政事务、科研支持、后勤服务、资料管理, 学生工作也要部分负责。更加证明了其工作的综合性, 不确定性。对办公室具体事务进行分类, 可分为以下五类:行政事务、科研支持、综合服务、资料管理、后勤保障。

行政事务:二级学院办公室实行院长负责制, 院长对全院的行政指挥和管理要通过学院办公室组织实施。办公室主任参加院级各项会议, 熟知学院各方面工作, 并作为学院的智囊团, 为学院管理出谋划策。

科研支持:二级学院办公室协助完成学院学科建设的相关文案工作, 负责落实学院科研项目的申报、中期检查、结题、鉴定、归档及成果的统计上报和报奖的管理工作, 负责协调和落实学术交流和学术报告会的具体事宜。

综合服务:按规定保管和使用公章, 开具介绍信和证明材料;负责学院各类行政经费的报销管理工作;负责全院教职工考勤工作和年度考核有关工作;负责各种奖酬金统计与发放, 协助做好劳保福利等工作;协助做好教师的培养、引进和师资管理工作。

资料管理:负责学院图书资料的订购、分类登记、保管、整理工作和报刊杂志的征订、分发工作;负责学院师生的图书资料、报刊杂志的借阅以及处理损坏、丢失的索赔工作。

后勤保障:负责学院办公用品和行政固定资产的管理工作;负责教职工个人订阅的报刊杂志、信函的收发工作;负责学院的安全保卫工作, 定期组织安全检查。负责学院资料室的防火、防盗、安全工作。

三、创新视角下高校二级学院办公室工作分析

高校办公室工作, 学者们大都从宏观概括的视角, 用这样一些词来形容:承上启下、参谋助手、信息服务、综合协调、监督检查、窗口服务等等。不难看出, 办公室工作综合复杂, 甚至可以说没有具体范畴。笔者长期从事二级学院综合办公室工作, 文章第二部分着眼于现实, 从微观具体的视角, 来梳理二级学院办公室工作职能。大多学者在研究办公室工作时, 会说其弊端、不足, 尽管如此, 办公室工作模式长久以来并没有大的改变, 其工作的重要性也未因此而降低。在现有工作模式下, 如此复杂的办公室工作也基本甚至很好地被完成。因此, 那些不同于一般职能部门的特性, 与其说是不足, 不如说是办公室工作的特别之处。

综合性:二级学院办公室, 很多高校又称它们为“综合办”。相比二级学院其他部门, 办公室事务范畴界线模糊。很多工作都需要办公室的协作, 几乎不明确属于其他部门的事情都可以归到办公室处理。某种程度上, 办公室就是在办理各种琐碎、复杂、个体的事务或在其中起协调作用。

服务性:办公室工作职能可以看出, 综合服务、资料管理、后勤保障无可厚非的属于服务范畴, 即便是行政事务和科研创新, 办公室所做的是多是协调、组织等服务性工作。办公室要做好上级部门及校外单位行政发文的接收、登记、转发、交办和立卷归档等工作, 并熟悉、归纳、综合和整理, 及时让院领导明了“上情”。办公室还要负责学院机要、图文传真的收发和传送, 以及资料室的管理、印章的使用、办公室内务、设备和财产管理工作。二级学院办公室还要协助院领导起草各种报告、工作计划和工作总结, 处理院里的日常事务性工作, 为院务会、调查报告会、评审论证会等做好各项会前准备工作, 协助院领导制订院里的各项规章制度, 并检查其执行情况, 发现问题要及时向有关领导汇报和处理, 做好联系、接待、信访和经费管理等工作。

不确定性:办公室主任也被戏称为“不管部部长”, 意思是没人管的事情, 都归他管。由此, 办公室工作的不确定性显而易见。大学组织呈现一定的松散结合和有组织无序状态。二级学院办公室除了为领导服务, 还要为学院的基层教师服务。高度的专业化使大学专业间的联系趋于松散, 甚至相同专业不同研究方向间的分裂倾向也越来越突出。办公室需要组织松散联系的教师, 参加学校学院的各项活动, 其工作的不确定性不言而喻。办公室工作的“不确定性”与大学组织的“松散无序”有着某种程度的契合, 也正是这种不确定性使得办公室得以顺利完成如此综合复杂的工作。

四、创新视角下高校二级学院办公室工作效能提高

许多学者研究办公室工作, 在提到如何提高办公室工作效能, 大多从宏观的视角, 希望各二级学院办公室完善制度、调整人员配置、改进工作方法等。本文就从微观个体的视角来探讨, 如何通过提升办公室工作人员工作能力, 进而提高办公室工作效能。

了解高等教育管理理论:二级学院办公室作为高校二级学院重大决策的参谋助手, 信息上传下达的桥梁, 是二级学院行政管理部门。高等教育管理学是以高教管理问题为对象, 以管理学、高等教育学和其他相关学科为基础, 通过对高等教育管理问题的研究, 发现高等教育规律、形成高等教育管理理论并指导高等教育管理实践的一门管理科学。了解高等教育管理理论, 是二级学院办公室工作人员保持良好工作状态的基础。

掌握行政工作技能:行政工作公技能包括公共关系、文书写作、档案管理、财会技能等, 工作认真负责、诚实可靠、良好的口头表达和书面表达能力以及较强的亲和力是也行政工作者必须具备的素质。以上也是办公室工作经常需要处理的部分。熟练行政工作技能, 是做好办公室工作的良好方法。

岗位认同感:办公室工作的综合性、服务性、不确定性, 晋升空间的匮乏, 都给其岗位认同感带来影响。岗位认同感是做好所有工作的基础。高校办公室除了是行政管理部门, 还是教学辅助部门, 协调上下, 为教师与学生做好基层服务工作是其存在的重要价值。所有办公室工作人员都应该认识到工作的重要性和挑战性, 并以开放的眼光看待个人发展, 提升岗位认同感。只有如此, 才能以饱满的热情对待工作, 也才有可能做好办公室工作。

参考文献

[1]百度百科.办公室.http://baike.baidu.com/view/55724.htm, 2013年5月3日.

[2]朱清涛.我国高校办公室职能的拓展与强化[J].江苏高教, 2010 (3) .

[3]朱家德.学术组织创新与高等教育强国的形成——基于结构功能主义的分析[J].中国高教研究, 2011 (8) .

二级学院办公室 第9篇

随着各高校规模不断扩大, 各高校也在不断深化改革, 因此学校管理重心也是不断下移。二级学院办公室成为了学校和学院事务联系、领导和普通教师事务纽带以及校内和校外事务间的纽带。因此二级学院办公室的管理工作效率好坏直接会影响高校整体运转, 优化高校院系的办公室管理具有现实意义。

二、优化二级学院办公室管理的重要意义

要研究怎样优化办公室管理模式, 首先要弄清楚优化管理的重要意义, 只有在该基础上研究优化措施才具有现实价值。

(一) 适应社会信息化发展

随着社会不断发展, 信息化越来越占据着主导地位, 必然给社会发展带来了新方法与新手段, 但是也提出一系列的技术、经济手段等各种要求, 给高校发展提出了新挑战。而且如今教育研究领域中, 信息技术也是促进高校发展的重要措施, 自然高校二级学院办公室的管理要想在极短时间内就融入到信息社会, 必然需要一段时间, 是一个颇为深思的课题。

(二) 契合高校办学规模扩大

自从1999年之后我国掀起了大学潮, 高等教育快速发展起来, 逐渐走向了大众化阶段。各高校的人数还是结构都是发生着翻天覆地变化, 引发出了办学、投资、管理、教学等各种问题。二级学院办公室在高校整个管理系统中和学生之间的接触最为密切, 必然受到的影响也就最大。各种问题突然而来导致了二级学院办公室管理明显滞后, 许多院系不得不调整工作范围和工作方式, 但是在极短时间内要想满足管理所需还存在极大难度。

(三) 高校改革发展所需

在新形势下高校改革是社会发展的一个永恒主题, 更是高等教育发展所需。而二级学院办公室属于教育体系中一个组成部分, 其变化必定会给整体造成极大影响。社会变化及高等教育发展等各种因素都会影响到二级学院办公室的管理, 其管理也就必须要满足新形势和环境所需。

三、优化高校二级学院办公室管理模式

从各高校实况来看, 高校二级学院办公室的管理不能满足所需, 因此就需要结合高校实况采取合理的优化措施。总体来看, 应该从如下几个方面入手。

(一) 强化科学发展观实现人本管理

在党十八大会议上, 习近平总书记依据十七大精髓, 进一步强调要具有以人为本及全面协调的科学发展观。因此各个二级学院办公室管理中就需要将科学发展观作为指导, 这样才能够实现全面协调、以人为本的可持续管理模式。

1. 加强领导的重视度;

在办公室管理中必须要强化领导的重视度, 管理领导必须要尊重相关人员自主性, 要合理给予权利, 让管理人员自主解决各种问题, 高度重视人, 想方设法激发办公室的管理人员主动性和积极性, 给他们的管理创造出各种条件, 进而满足师生所需。

2. 确保办公室管理实现民主化;

事实上, 二级学院办公室的管理属于一项综合性的复杂工作, 相关管理人员不但要执行上级领导决策, 还要给基层的管理人员制定出相关的管理制度与规范。而高校制度与规范大多具备专业性。这样院系管理人员就要了解与把握本学院所开设课程的设置等各种相关问题, 因此学院师生就应该多协助办公室的人员制定方案。

3. 实现办公室管理的可持续发展;

高校中各个二级学院办公室很多工作都具备连续性, 因此各个工作人员必须要清晰认识到这点, 及时备案以往各种资料, 以备同样的事情作为查询参考。并且制定管理规则就需要统筹兼顾, 不但要做好当前的任务还要长期进行预测, 这样才能够确保办公室管理可持续发展。

(二) 合理运用网络平台增强管理效率

21世纪属于信息时代, 各个行业都在逐渐开始依赖网络, 因为有效运用网络确实可以提升工作效率, 实现事半功倍效果。高校中运用互联网一改传统管理模式, 让各种信息快速的进行传播。必然给办公室人员带来极大挑战。总体来看, 二级学院办公室运用管理平台形式有几种模式。

1. 大量运用办公自动化;

这种平台就是将通信技术、计算机技术、系统科学以及行为科学等各种先进的科学技术, 把现代办公与计算机网络两者有机结合形成新型办公方式, 管理人员借助各种办公设备进行办公, 为某一种目标的信息及人构成服务, 成为了如今技术一个用领域的一个新技术, 更是信息化时代产物。随着不断提高高校的教育管理水平, 高校逐渐走向了一个网络学习与工作环境中, 二级学院办公室所需信息也就要具备较高的时效性及系统性。所以办公室一定要转变传统的方式, 才能够满足信息社会发展所需。应用办公自动化不仅仅能够节省时间提升工作效率, 还符合信息化办公所需, 降低了工作人员的劳动强度。

2. 成为了网上交流的工具;

在日常工作中许多事情并不是某一个人就能够一锤定音, 需要相关人员和领导及其他师生间讨论与交流才能够完成, 传统方式就是将相关人员召集起来共同商议, 这样不但会浪费时间、人力及物力。一旦具备了网络平台, 很多交流工具都能够避免这种不便, 例如视频对话、电子邮件、QQ群及MSN等各种工具。采取这种方式有效打破了传统面对面的开会方式, 打破了地域与时间限制, 办公室相关人员随时都能够参与到决策的讨论中去, 有效提升工作效率, 优化办公室管理。

3. 使用电子文件;

如今是一个资源共享的时代, 采用电子文件替代一些纸质文件有效节省了资源, 优化二级学院办公室管理所需。过去二级学院办公室的管理部门间都是采取纸质形式进行传达, 导致重复资源, 甚至有时候还把一份文件印发多份给同一个部门。使用了电子文件加快了信息的发布速度, 有效降低了所消耗物资, 将繁琐工作程序进一步简化, 增强了传输速度。并且通过网络发布一条信息就能够被多人多次阅读, 有效实现了真正的资源共享。

(三) 提升办公室人员的素质

无论多么优良的管理都是由人来完成的, 无论多么差的管理也是由人来完成的。因此, 增强管理人员的自身素质至关重要。

1. 加强思想素质;

二级学院办公室管理人员具体事务, 就是与领导和师生进行沟通, 复杂院内和院外及校内和校外工作。要做好这些工作, 不但要坚持原则还要灵活应对。所以办公室的工作人员就需要坚定党领导, 要不断学习来提升思想, 要长期坚持政治理论知识的学习, 定期学习党所制定教育方针与学校中各种方针政策。要从思想上去树立出合理的世界观、人生观及价值观。并且要从大局入手, 用发展头脑分析事物。如果遇到困难之时就要从本质上去分析问题, 协助相关领导去解决问题。

2. 强化业务素质;

高校二级学院办公室不但要接触行政事务, 还必须要协调本专业设置等各种相关事情。所以工作人员就需要掌握整个学校教学过程及运作过程, 要熟悉学生工作、科研工作以及人事工作等等, 即使不需要全面精通, 至少要掌握大致流程与基本概况。需要办公室人员不但要具备极强管理能力, 还必须要具备各个环节上相关业务知识。而且在网络环境快速发展形势下, 相关人员必须要不断提升自己。例如不断学习现代化的办公工具, 不断尝试各种新技术。因此工作人员就需要不断的学习, 从学习中提高自身能力, 增强工作效率和管理能力。

3. 综合协调能力;

从高校实况来看二级学院办公室属于内外、上下间的联系纽带, 具备协调作用。因此办公室人员就必须要具备综合协调能力, 要实现这个能力不但要具备良好语言表达能力, 还要能够得到相关领导的支持与信任, 要能够领会领导工作所需, 这样才能够清晰、正确的传达, 较好落实。同时工作人员还必须要熟练掌握沟通技巧, 主动听取其他人的意见, 细心、耐心进行讲解。积极主动解决高校师生各种问题。只有这样才能够真正做到下情上达、上情下达, 起到纽带、桥梁作用。

(四) 加强管理工作的评价

要想实现真正的办公室管理目标, 还必须要建立出一套完整的实效性评价体系。通过这种评价体系, 才能够给制定相关工作计划提供重要依据, 才能够起到总结与督导作用。

1. 工作人员进行自我评价;

通过自我评价不但能够意识到自身工作重要性, 还能够真切的感受到工作中不足, 优化管理。所用的方式较多, 大体有报告形式、座谈形式, 以及采取学期末进行总结, 从总结中去查找工作中所存在的优点与不足。该评价体系内容包含了评价思想、评价业务素质以及评价能力等各个方面, 这样才能够优化下阶段的管理工作。

2. 领导评价;

该评价就是学院领导总结与评价二级学院办公室的管理;领导评价更是高校站在宏观角度去检验办公室的管理工作, 更是从宏观角度优化办公室管理的资源配置与战略决策过程。这样就是为了掌控管理工作的大局, 有效调控院系中各种资源。通过这种方式给学院办公室实施战略决策提供依据, 成为了优化管理的有效途径。

四、结束语

总而言之, 高校要大力发展, 首先要做好二级学院办公室的管理模式, 因为只有做好管理模式才打下了坚实的基础, 就需要结合高校实况, 采取合理的优化措施来加强办公室的管理模式, 从而给高校发展提供基础条件。

摘要：行政管理部门工作效能的高低直接影响高校所有事务的正常运转, 二级学院办公室是院系综合管理协调的部门, 其重要性不言而喻。随着高校不断扩大规模与深化改革, 办公室管理明显不能够满足发展所需, 就必须在原有模式上进一步优化。本文阐述了优化高校二级学院办公室管理模式的重要性, 在该基础上探究了优化其管理模式的措施。

关键词：高校二级学院,管理模式,优化

参考文献

[1]郑赤建, 苏斌, 周荃.我国高校教师激励机制创新研究[J].中国人力资源开发, 2009 (2) .

[2]何军峰, 黄红球.学校行政管理干部素质的思考[J].教学与管理, 2010 (3) .

[3]高琪.探讨教育管理中信息不对称现象[J].中国高等医学教育, 2011 (10) .

[4]谢安邦, 唐安国, 戚业国.中国高等教育教育研究新进展[M].华东师范大学出版社, 2008年.

二级学院办公室 第10篇

一、转变思想观念, 树立创新、服务的管理理念

办公室创新不仅是管理方法的创新, 更是理念和过程的创新。二级学院领导和办公室人员要不断吸收和借鉴先进的、符合实际的先进管理经验, 改变旧有的思想观念, 不断总结、完善、提高。服务工作是整个高校和二级学院办公室工作的中心点、出发点和落脚点。为领导服务、为部门服务、为教学服务、为师生员工服务, 这些服务工作都不能停留在口头上、表面上。因此, 二级学院办公室全体人员必须提高服务意识, 耐心、细致、热情地将面对的大量具体、琐碎的问题逐一妥善加以解决。在繁琐平凡的工作中为高校的教学、科研默默耕耘, 从而达到管理育人、服务育人的最佳效果。

二、加强学习、交流, 提高办公室管理工作人员的综合素质

要想提高办公室管理的工作质量和效率, 充分发挥办公室的重要作用, 就必须要提高办公室管理人员的综合素质, 其主要包括以下方面:

(一) 思想素质。

办公室管理工作人员一定要具备高尚的思想品质和政治素质, 不断加强政治理论学习, 了解掌握党的政策, 贯彻党的教育方针, 在党中央“人才强国”战略的实施中, 更好地掌握有关教育、人才培养方面的政策法规等。同时还要熟悉学校和二级学院各种规章制度, 提高自身对工作的思想认识, 树立起正确的工作思想和人生价值观, 用发展的眼光看待自身的工作, 面对工作中遇到的难题, 应该冷静分析, 抓住问题的本质来解决。

(二) 业务素质。

办公室管理工作人员的业务素质越高, 办公室的管理水平、管理质量也就越高。要加强各种形式的业务培训, 组织工作人员出去参加社会上的学术交流活动, 请经验丰富的优秀管理专家进来交流, 让他们有机会经常和外界同行切磋办公室工作的经验, 开阔视野、提高业务能力。办公室工作人员除了做好行政方面的事务, 还应结合所属二级学院专业方面的工作, 有针对性地学习和提高自身业务水平。这样在涉及到学院人事工作、科研和学科工作、学生工作等时, 工作人员均能够较好地完成工作任务, 从而提高二级学院办公室的工作效率。

三、提高认识, 建立专职办公室工作队伍

二级学院办公室管理队伍的人员多由新引进的青年教师、辅导员或其他行政管理部门人员转职而来, 而且大多数高校没有制定完善的二级学院办公室工作人员专职化发展政策。特别对于新引进的青年教师、辅导员, 因其将在一年或两年后回到专职教师队伍或辅导员队伍, 也就导致了队伍的不稳定。因此高校应该提高认识, 加强二级学院专职化办公室队伍的建立, 有目的地选拔、培养办公室工作人员, 促进办公室工作队伍的正规化管理。

四、加强管理, 建立健全办公室相关规章制度

二级学院办公室 第11篇

【摘 要】本文结合新时期高等学校二级学院办公室工作面临的环境与特点,分析了高校二级学院办公室主任在工作中的角色定位与素质构成。合格的办公室主任应该做好服务员、协调员、信息员、宣传员,并具有较强的政治素质、文化素质和业务素质。【关键词】高校 二级学院 办公室主任 角色 素质随着我国社会经济的持续快速发展特别是科教兴国战略的深入推进,高等学校的发展也驶入了快车道。教育大发展要求高等学校必须适应经济与社会发展的需要,调整思路,创新理念,与时俱进地促进办学模式、管理体制的变革,不断提升人才培养、科学研究、社会服务的质量与水平。在高校管理构架中,二级学院是教学、科研、管理的第一线,是高校人文精神、办学水平的集中体现。高校二级学院办公室作为学院的中枢机构,承担着承上启下、沟通左右、协调内外的重要职责,是学院整体工作正常有序开展的有力保障。办公室工作具有头绪多、要求高、难度大的特点,这就对办公室工作负责人——办公室主任提出了较高的要求。本文将结合高校二级学院办公室工作的特点,阐释办公室主任的角色定位与素质构成,以期对提升高校二级学院办公室整体工作水平有所裨益。一、 高校二级学院办公室主任的角色定位角色,在《现代汉语词典》中的解释为:戏剧或电影中,演员扮演的剧中人物,泛言之,角色即一个人在特定环境或特定组织中的具体身份以及所处地位、所负担的工作、该履行的职责等。高校二级学院办公室作为高校基层行政单位,既是上级领导及管理部门的助手和参谋,又是面向教职员工和学生开展教学、科研、后勤工作的服务机构,作为办公室主任,自然在办公室的各项工作中扮演者重要的角色。因此,作为办公室主任,应该对自己的角色定位有充分的认识,自觉使自身素质、工作技巧符合角色内涵的要求,这对发挥办公室职能作用,提升办公室工作效率与服务水平具有至关重要的意义。1.在学院整体工作中,办公室主任充当着服务员的角色。办公室的核心工作就是服务。办公室主任主要服务于四个对象:首先是为学院领导提供直接参谋和助手的服务,为领导进行管理和制定决策提供依据,成为得力的“左膀右臂”;其次是为学校各行政职能部门服务,传达并完成其布置的各项任务;第三是为本学院教职员工服务,为大家安排好教學、科研工作,准备职称评审工作,年度考核,奖金发放等各项工作;第四是为学院学生服务,大到学生的学习、生活、社会实践安排,小到为他们写证明、办证件、盖章等。这四类服务事无巨细,繁琐而单调,在服务中最能体现办公室的人文精神、文化素养与工作作风。2.在学院的日常工作中,办公室主任塑造着协调员的角色。学院办公室工作联系上下,沟通内外,接触面广,工作对象层次多,既包括学院领导、教职员工、学生以及他们的亲属,还包括主管部门与其它兄弟学院,更包括了兄弟院校和其它相关企事业单位,涉及到教学、科研、宣传、后勤管理以及公共关系等方方面面。作为综合协调部门,办公室既要为学院的持续发展创造良好的外界环境,又要为正常运转营造良好的内部氛围。因此,在日常工作运行中,协调能力是最能体现办公室主任工作水平的能力之一。3.在学院的行政管理活动中,办公室主任充当着信息员的角色。信息是行政管理活动开展的基础和前提。办公室主任身处学院内外沟通的节点,有条件掌握和了解国内外高校相关专业的教育教学发展动态和趋势,为学院领导提供准确可靠的信息依据,为教职员工开展教学科研工作提供前沿新颖的学术动态。由此可见,办公室主任应该具备敏锐的信息意识,广泛搜集各类资料,增加信息储备,为做好办公室管理工作奠定基础。4.在对外交流过程中,办公室主任塑造着宣传员的角色。随着经济社会的快速发展,学校、学院与社会各界的交流合作日益广泛和密切,学院与外部各种关系的协调依赖于自身有效的对外宣传。办公室主任一方面要及时、准确、全面地收集来自外部的信息;另一方面,也要充分发挥 “宣传窗口”作用,恰当地将学院相关信息进行对外宣传,展现教学成果,宣传建设成就,提升学术地位,扩大社会影响,从而取得社会各界对学院工作的关注与支持。二、 高校二级学院办公室主任的素质构成1.政治素质1.1具有坚定的政治立场政治素质主要是指办公室主任应当具有坚定的政治方向、政治立场、政治品质和政治思想,政治素质是高校学院办公室主任的核心素质, 也是搞好办公室各项工作的首要条件。具体来讲, 就是学院办公室工作必须坚持依靠毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想及科学发展观指导工作,牢固树立全心全意为师生服务的思想,用强烈的事业心和高度的工作责任感为学院的各项工作服务。1.2具有良好的品质作风作风是在工作中形成的对人、对事的态度、情绪、方法及习惯, 是人的政治素质在日常工作中的体现。办公室主任要坚持把“服务”作为办公室工作的根本宗旨,在工作中要有高度的政策观念, 与人为善,实事求是;对人谦虚诚恳、热情正直,杜绝“门难进、脸难看、事难办、架子大”的现象;对工作认真负责, 任劳任怨, 尽心尽责, 不谋私利,展现自身的高尚情操与人格魅力,不断增强工作的积极性、主动性和创造性。2.文化素质教育大发展的不断推进,新兴学科不断涌现,学科之间的交叉、渗透的趋势进一步增强,高等教育改革的不断深化和高校内部运行机制的不断变革, 这些都对高校管理人员在教育管理的方式和手段上提出了更高的要求。高校二级学院办公室主任的文化素质是做好学院办公室工作的必要条件。一个合格的办公室主任必须具备真才实学, 才能适应形势的发展和高校工作的要求, 博学多识才能在工作中取得更大的主动。2.1具有较高的文化素质作为一名学院办公室主任,只有具备较高的文化素质和管理技能,才能更好地适应教育大发展的要求。办公室主任要善于通过自身的学习和积累形成一定的文化修养和知识内涵, 要具备硕士研究生及其以上学历,要具备较强的文字能力和语言表达能力,以及办公自动化能力等。2.2具有一定的教育管理专业素质为了适应高等教育改革的不断深入,高校学院办公室主任要有计划地学习和掌握高等教育管理、教育学、学校管理等专业知识,只有具备一定的管理素质,在管理工作中才能做到协调自如、有的放矢,逐步使办公室工作由经验管理向科学管理发展, 由过程管理向目标管理转化。3.业务素质3.1具有恰当的参政辅助能力参政辅助能力对于学院办公室工作而言,主要是指办公室主任实际地参与政务, 参与辅助重大问题的研究与决策, 参与辅助各项方针政策的贯彻与实施, 真正成为领导的参谋和助手。为领导的决策进行必要的调查研究, 提供有价值的参考意见、可靠的信息与可行性方案,并协助领导督促和检查决策的落实实施情况, 及时进行追踪反馈。同时在此过程中要严格把握度, 绝不能越权与包办。3.2具有较强沟通协调能力沟通是组织与组织之间, 人与人之间传达思想、观念、态度、感情或交换情报的过程。协调是指为了有效地完成组织计划所规定的任务以便顺利实现目标, 对管理诸要素加以调节的活动。现代管理的核心是沟通和协调,具体地说, 就是高校学院办公室主任必须善于传达思想、情感、信息, 善于处理上下左右, 内内外外各种关系,为办公室创造良好宽松的外部环境和和谐团结的内部氛围,确保各项工作的顺利推进。3.3具有能够开拓创新的精神创新是一个民主进步的灵魂, 是一个国家兴旺发达的不竭动力,创新也是高校学院办公室工作得以科学、健康、和谐、持续发展的源泉。因此, 高校办公室主任在工作中要有开拓创新精神, 不能因循守旧、墨守成规, 要认真研判当前高等教育发展面临的新形式与新情况,认真面对办公室工作中的出现新情况和新问题,要善于结合自己的工作实践不断推进工作机制创新,管理模式创新,办公方式创新,让办公室工作能够更加适应形式发展的要求。3.4具有自我约束能力自我约束能力是高校二级学院办公室主任做好工作的客观保证。自我约束,即指人的自控能力,就是控制好性格、情绪与欲望,使自己的言行符合道德标准、社会规范、党纪国法,符合一个办公室主任的职责要求和人格内涵。这就要求办公室主任要严于律己,树立正直的形象,严格遵守政治纪律、工作纪律和组织纪律,严格按照制度和程序办事,要把组织约束和群众监督当成对自己最大的爱护,努力做到淡泊名利,不为物役。

二级学院办公室 第12篇

一、高等院校二级学院办公室工作的特点

(一) 权威性

学院办公室工作代表着学院领导要贯彻的意图, 行使领导赋予的权力, 具有一定的权威性。

(二) 综合性

学院办公室的业务包括文印收发、会务接待、公文撰写、上下联络、档案管理、机要保密及考务安排、教师排课、科研支持等, 具有较强的综合服务性。

(三) 时效性

学校机关职能部门、学院领导在下达任务时一般都会将工作完成时间作明确规定, 有可能还会同时下达多个紧急任务, 在规定时间内完不成任务会使工作大打折扣, 影响全局甚至影响部门形象。

(四) 不确定性

学院办公室工作内容及工作时间都具有不确定性, 被动性强, 突发事件多。

二、高等院校二级学院办公室工作存在的问题

(一) 工作缺少计划性

学院办公室每天承担大量的管理服务工作, 事情多、头绪多, 接到任务, 往往疲于应付, 缺乏计划性和目标性, 有时会忽略掉重要的工作, 引起不良后果。

(二) 行动缺乏执行力

学院办公室的有些工作可能存在程度不一的困难, 办公室人员有时会遇事拖拉, 办事不力;由于工作的被动性导致形成懒惰的工作习惯, 工作推进不力, 执行力较弱。

(三) 管理缺少创新性

大多数学院办公室的工作制度基本是延续以往的做法, 没能根据客观形势的变化来完善相关措施, 更没有创新的举措来提高工作效率, 工作缺少生机活力。

(四) 服务缺乏细致性

办公室人员重办事、轻参谋, 缺乏对政策的深入研究, 很少学习现代化管理知识, 业务素质不能及时提高, 导致服务不够细致到位, 工作效能不高。

三、如何做好高等院校二级学院办公室工作

(一) 用“五勤”做好高校二级学院办公室工作

1. 眼勤。

眼勤指多学习、多阅读、多观察。办公室人员须具备会学习、勤学习、巧学习的能力。注意观察工作中存在的问题, 还要坚持加强对专业理论的学习, 只有掌握足够多的业务知识, 才能干一行精一行, 为学院领导决策提供及时、准确而又有价值的信息。

2. 嘴勤。

领导意图要通过办公室人员的嘴去传达和实现, 师生的意见建议也要通过办公室人员去收集、整理和上报。办公室人员要养成遇事多问的好习惯, 领导交办的事情, 要弄清具体要求, 不能一知半解就去办, 更不可随心所欲、盲目去实施。对基层系室和师生反映的情况既不能事无巨细, 样样汇报, 也不能隐瞒延误不报。

3. 手勤。

办公室人员不能太依赖电脑, 要善于动手记录, 及时总结工作经验。要做好日常工作记录, 无论是参加活动、参与会议, 还是领导交办的事项等, 都要养成动手记的好习惯;要做好重点工作记录, 遴选出自己工作的重点和亮点, 撰写成典型材料, 用工作来促进写作, 用写作来提高工作。

4. 腿勤。

办公室人员要养成能跑腿、会跑腿的习惯。要经常走出办公室, 多到课堂中, 多到教研室、实验室和学生们当中去。常倾听基层诉求, 掌握真实状况, 才能避免建言失当, 意见才具有针对性。还要勤动腿到上级汇报, 随时领会领导的思想, 把握最新动向, 提前谋划安排, 才能更好地搞好服务, 干出成绩。

5. 脑勤。

办公室人员要会思考、多思考, 多思考才能使自己的工作更具有前瞻性;多思考才能使自己的建议更具有可操作性;多思考才能更好地总结和发现工作中存在的规律性, 提高工作效能。在不断学习充实自己的基础上, 进一步动脑分析、升华提高。

(二) 用“五心”做好高校二级学院办公室工作

1. 用心。

一要用心学习上级的新政策、新精神、新要求, 二要用心观察学院师生中的新情况、新变化和新动态。在了解上情, 掌握下情的基础上, 结合实际, 用心思考, 制定出贯彻落实的方案措施, 为领导当好参谋。

2. 热心。

学院办公室担负着联系内外, 接待师生的任务。办公室人员应该做到笑脸相迎, 有求必应, 热心待客, 尽量使每位师生都高兴而来, 满意而归。

3. 诚心。

在为领导服务中, 工作思路、工作计划、建议举措上要为领导提供有新意、有特色、有价值的参考性服务;在为师生服务中, 要经常与各系室联系沟通, 主动承担责任和工作, 诚心服务, 以情换情, 以心交心, 密切师生员工之间的关系, 促进学院的和谐。

4. 细心。

学院办公室工作政策性强, 保密程度高, 影响力较大, 来不得半点粗心, 往往一句言语、一个数字、一个细节、一个疏漏, 都可能会给师生造成误解, 影响学院形象, 所以办公室人员写材料要细心, 用词要适当, 数字要准确, 情况要真实;接待领导和师生, 要周密思考, 细心安排。

5. 实心。

学院办公室工作繁杂繁重, 要求办公室人员节奏要快、标准要高, 工作要实, 状态要好, 工作作风要实。要树立与时俱进, 求真务实的工作态度, 坚持脚踏实地, 实事求是的工作作风。

高等院校二级学院办公室的工作细杂繁忙, 要做好学院办公室工作, 必须了解办公室工作的性质、特点, 遵循一定的原则, 转变工作作风, 强化服务意识, 坚持以人为本的理念, 处理好服务与管理的关系, 用“五勤”、“五心”尽职尽责地完成各项工作任务, 在创新中求发展, 不断提高管理服务工作水平, 以适应高等教育发展新形势新任务的要求。

参考文献

[1]艾娇.浅谈高校学院办公室的管理工作[J].行政管理, 2010 (36) :344-345.