唐代档案范文

唐代档案范文（精选5篇）

唐代档案 第1篇

一、唐代的档案管理概况

唐代的档案管理仍然没有从文书工作中脱离出来, 一般所指的档案管理就是文书制度的一部分, 《隋书》当中这样记载:“今之文簿, 恒虑复治。”[1]大致意思是说“文簿”工作就是对办理完毕的文书工作的二次加工整理, 就是今天我们所说的档案工作[2]。事实上, 从今天档案管理的角度来看, 档案工作不仅仅局限于文档归档以后的工作, 在文档制作开始阶段就已经属于档案工作的一部分, 只是这一部分内容不仅仅涉及档案管理的内容, 还因为不同性质的单位和不同级别、不同类型机关而不同, 因此很难总结出某个理论, 所以档案管理的制度和理论一般从文件归档开始。而在唐代, 文档内容较为单一, 以文书档案为主体, 同时包括图书、地图、统计资料以及司法卷宗等方面的文件资料, 这样在研究的时候, 就可以从其制定阶段乃至于档案管理的职官制度方面着手研究。

就唐代的档案管理的内容上来说, 唐代的档案管理并没有与秦汉时代发生太大的变化, 主体仍然是文书、图书和统计资料, 其中文书档案的管理最为正式, 许多的制度都是直接针对于文书档案的处理, 在管理制度的突破和创新上, 也都是针对于文书档案。相对来说, 图书档案的管理就没有那么重要, 但是也继承了汉代的图书管理、图书校勘等制度, 只是并没有太大的突破。

唐代的档案管理体制比汉代也有所创新。汉代的档案管理以图书管理为主要内容, 管理制度和管理体制上都是以图书管理为基本对象, 当时在全国各地都设置有不同规模的图书馆, 在朝廷也设置了专门的国家图书馆, 并派专门人员进行管理。对于图书的查缺错漏问题, 还专门组织人员进行校勘, 在校勘过程中还形成了编目制度、分类制度等等现代图书管理的重要制度, 而文书管理则相对较弱。在唐代则走向了它的另外一面, 在体制上图书馆利包括了文书档案从制定到销毁的整个过程。体制上也凸显了这一点, 包括形成了文书档案管理的职官制度和处理程序。职官制度上, 上到中书令, 下到管理图书档案的普通员工, 都有各自的职权规定, 比如一部朝廷的诏书的出台要经过拟稿、审议和执行的程序, 先经过中书省的拟制, 在由门下省进行审议, 最后交给尚书省具体执行;对于地方上奏的奏折, 也有相应的处理程序, 先是由门下省审议, 对奏折当中谈论的问题进行讨论, 讨论之后交给中书省上呈给皇帝, 然后交给尚书省具体执行;对于地方政府之间或者朝廷部门之间文书往来, 也有相应的程序, “凡京师诸司, 有符、移、关、牒下诸州者, 比由都省以遣之”[3]1817。

在文书处理和归档阶段, 唐代的档案管理制度都出现了重大突破, 形成了“四禁”制度, 避讳和平缺制度, 用纸制度, 执论制度, 贴黄制度, 签押、判署制度, 誊写、用印和折迭制度, 邮传制度, 一事一文制度, 收文制度, 勾检制度, 文书的保管与移交制度, 保密和安全制度, 档案利用制度, 档案的鉴定和销毁制度以及档案统计制度等等制度, 使得档案管理更加专业化。在这个过程中, 唐代中期制定的《唐六典》也从法制的角度对档案管理制度进行了较为专业的制度性规范, 使得档案管理也更加制度化和法律化。

二、唐代的档案统计制度和档案鉴定制度

1. 档案鉴定制度。

档案鉴定制度是现代档案管理当中的最为常用的档案管理制度之一。我们知道档案的数量很大, 档案随着时间的发展数量累计会越来越多, 同时一部分档案也会因为时间的久远而逐渐失去社会效用, 这样如果不定期对档案进行分类处理, 一方面档案会越积越多占用大量的空间, 耗费更多的经费, 也会牵制档案管理人员的精力, 使档案管理人员无法将精力放在有用的档案上, 因此在现代的档案管理过程当中, 都会定期对档案的效用进行鉴定, 被确认为没有价值的档案可能就要被销毁。

在唐代的档案管理中, 虽然没有出现专门规范档案管理的“档案法”, 但是在行政管理过程中以及在浩若烟海的立法文本当中, 出现了档案鉴定的操作性规范以及档案鉴定的制度性规范, 只是这些规范并未抽象概括作为一种管理的基本制度, 而是作为特定领域的档案管理方法。比如, 在《唐律疏议》当中就存在着对司法卷宗档案的鉴定规定, 规定“文案不须常留者, 每三年一捡除”[4]351。意思就是说, 每三年要对这些司法档案进行检查, 提出没有继续保存价值的档案, 这样以确保档案管理的质量和定期清理出档案管理的空间和场所。在零散的唐令当中也存在着类似的规定, 比如《唐令拾遗》当中就有这样的记载:“凡文案、诏敕、奏案及考案、补官解官案、祥瑞、财物、婚、田、良贱、市估案, 如此之类长留, 以外年别鉴简, 三年一处之, 具录事目为记。其须为年限者, 量事留纳, 限满准处。”[5]534这一记载中, 文字内容涉及的行政事务范围非常广, 既包括文案、诏敕、奏案及考案等公共领域的内容, 也包括了财物、婚、田等私领域的内容。在操作上也是要定期进行鉴定, 确定哪些继续存留, 哪些则可以处置。从这一规范当中可以看出, 档案鉴定在唐代的档案管理当中适用范围非常广, 而且操作程序也相对稳定, 操作的规范性要求也很多, 已经成为相对专业化和法律化的制度。

2. 档案统计制度。

《唐六典》作为一部对国家权力进行分配的法律, 它以规定以公文为主的档案文书的处理程序而形成的一系列的档案管理制度和档案管理方法。从内容上看, 包括统计制度、保密制度、户籍管理制度、誊写用印制度、收文处理制度、档案归档制度、档案移交和利用制度等方面的制度。《唐六典》中出现了关于档案统计的规范。文书统计是档案管理工作的一部分, 是指对档案文书数量、类别进行统计并且分类的制度。《唐六典》规定, 各机关收到的制敕和上报的计书、奏书以及收到尚书省文书的数量, 年终进行统计, 并报送尚书省。尚书省将召集令史核对数据, 如有隐瞒漏报的, 记录在官员的考核材料上。这一规定虽然主要针对档案文书, 但是这种统计制度的规定, 在后期逐渐成为了各类档案管理当中的分类和系统管理的制度, 对全国范围内的档案管理起到了很好的控制作用。

除此之外, 《唐六典》中也存在着对于行政管理的专业领域的规定, 比如对于户籍档案管理, 就有这样的规定:“凡天下州县每一岁一计账, 三年一造户籍。县以籍成于州州成于省户部总而领焉, 州县之籍恒留五比籍留九比。”[6]65这是对户籍档案移交和保管的规定, 虽然在内容上并没有向今天这样依照档案的重要性进行划分, 进行不同的移交程序和保管程序的划分, 但是作为一种制度, 它在当时是十分先进的, 初步确立了文书档案的保管制度。而在这些档案管理程序当中, 《唐六典》将档案日常管理和档案鉴定作为同等重要的制度予以要求, 说明那时候档案统计已经是较为普遍而且是档案管理的基础性要求的制度。

唐代是中国封建史上的一个全盛时期, 各个方面的发展都在中国的封建社会当中处于领先水平, 管理制度的科学化和专业化发展也更加迅速和完善。档案管理在早期包含图书管理和文书档案两个部分, 大部分时期将文书等同于档案, 在管理上也是按照文书的拟定、审查、执行和保存为基本顺序进行。只有在汉代图书管理及其管理制度得到了空前的飞速发展, 使得图书管理在档案管理中的作用大大提升。而到了隋唐时期, 科举制度的发展使得国家的管理人员和普通民众的文化素质得到了提升, 一方面造成了档案管理对象的丰富和文书档案数量的增多, 另外一方面也是档案管理将触角触及到了行政管理的各个方面, 除了请示、汇报性质的文书之外, 户籍档案、婚姻档案、财产档案、司法档案等等在数量上都猛增, 因此此时档案管理已经成为与行政管理紧密结合的一部分, 因此唐代的档案管理制度得到了空前的发展, 出现了档案鉴定制度和档案统计制度。唐代的档案鉴定制度是在文件档案归档以后的专业管理过程中发展起来的, 因为管理人员有限, 管理空间有限, 不可能无限度、无选择进行管理, 这样为了处理无价值的档案就需要处理掉一部分档案, 这样包括了《唐六典》在内的法律就规定了如何判断档案价值的制度, 这就是早期的档案鉴定制度。到了后期, 随着档案鉴定制度向其他领域的扩张, 逐渐成为涉及所有档案行政管理的一项基本制度, 一直延续到今天。而档案统计制度也是在国家管理规范化以后必然发展方向。

摘要：唐代的档案管理从职官制度到具体的专业化管理制度上都有了发展, 尤其是建立在行政管理体制之上的文书档案制度的发展促进了档案管理事业的整体发展。

关键词：唐代,档案管理,档案鉴定制度,档案统计制度

参考文献

[1]隋书·刘炫传

[2]蒋卫荣.关于中国档案事业史的若干问题断想[J].档案学通讯, 2001 (6) .

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[4]长孙无忌.唐律疏议·卷17盗贼律[M].中华书局, 1983.

[5]仁井田升.唐令拾遗[M].长春出版社, 1989.

关于唐代档案管理的思考 第2篇

一、史馆沿革和唐代史馆建制

1. 史馆沿革。

自唐朝之后, 史馆在相对较长的一段时间内都作为官方修史的机构, 它的产生和职能确定不可能在短时间内完成。《通典》中有记载称“魏明帝太和中, 始置著作郎官, 隶中书省, 专掌国史”, 到了晋元康年间, 便改为秘书省。直到北魏年间, 设立著作局, 随后又开始设置修史局, 同时又有重臣知修史事。尽管人们还不能准确确定在北魏时期, 其著作局是否设定专门修史场所, 直到到了北齐年间, 便开始出现了修改史书的特定场所。

而在《唐六典》有记载称, 在北齐年间, 将修史局名称改为史馆。自此之后, 便一直沿用史馆。而根据史学家的考证, 北齐史馆的设立是在天保二年。自建立史馆之后, 一直存在到北齐灭亡。在北齐年间, 史馆机构和人员建制都较稳定, 史馆人员是由监修大臣、修史臣、令史等构成的, 可以说是一个相对完整的机构[1]52。

直到隋朝的建立, 史书有记载为“著作郎一人, 佐郎八人, 掌国史, 集注起居。著作郎谓之大著作, 梁初周舍、裴子野, 皆以他官领之。又有撰史学士, 亦知史书”。然而, 对于专门掌管国史的著作郎官以及修史局、史阁等的发展, 都直接反映当时政权对修史重视程度。然而, 此种发展是极其有限的, 其中著作局、史馆都隶属秘书省, 始终都不能作为独立机构。

2. 唐代史馆建制。

在唐朝建立的初期, 一直沿用齐隋旧制度, 史馆属于著作局管理, 又隶属秘书省。将史馆作为独立结构列入国家政府机构当中, 就是在唐太宗年间。有史书记载:“贞观三年闰十二月, 始移史馆于禁中, 在门下省北, 宰相监修国史, 自是著作郎始罢史职。”在此之后, 史馆便从秘书省当中被分离出来[2]51。

“窃见近代已来, 多无正史, 梁、陈及齐, 犹有文籍。至周、隋遭大业离乱, 多有遗缺。当今耳目犹接, 尚有可凭, 如更十数年后, 恐事迹湮没。陛下既受禅于隋, 复承周氏历数, 国家二祖功业, 并在周时。如文史不存, 何以贻今古?如臣愚见, 并请修之。”从史书中的记载来看, 高祖对史馆的建立非常赞同, 因此, 便在第二年开始下诏, 然而, 在实施的过程中却频频受到阻碍。直到唐太宗即位之后, 他注重以史为鉴, 因此, 关于史书修撰工作是非常重视的。然而, 从整体上来分析, 传统著作局不能满足此次史书修撰活动需求, 所以, 对修史机构进行适当的调整, 共建立两个修史机构, 即负责专修前代史书的“秘书内省”和负责修改本朝史的“史馆”。

二、唐代史馆档案来源和分类

1. 档案资料的来源分析。

在统治者的领导下, 档案资料来源是由政府机构提供以及相关机构记载所记载的, 尤其是唐代档案资料来源是完全符合此种形式的。由唐代档案征集制度分析得出, 史馆档案材料来源共分以下五条渠道:史官记录、诸司报送、资料宣付史馆、个人采集、个人主动提供。其中, 前两者是史料记载基本来源, 后三者尽管没有上述二者来源重要, 但是后三者是对前两者的一个补充, 特别是对史馆档案资料的收集、整理等产生巨大的作用。当前两个史料遭到他人的破坏时, 后三者史料来源会发挥出巨大作用[3]11。

2. 档案分类。

从史学角度分析, 撰写史书的准确性、真实性对档案资料是非常重要的。因此, 我们通常会把唐代史馆档案大致分成三类:第一类:主要记载核心统治集团的所有政事获得起居注。然而, 起居注是按照“君举必书”原则, 从而设置起居郎, 由起居舍人记录统治者一切言行以及国家要事, 并且要定期将记录交送到史馆, 作为修史的主要依据。例如:在《通典———职官典》中有记载, 在唐代“每皇帝御殿, 则对立于殿, 有命则临陛俯听, 退而书之, 以为起居注。凡册命启奏、封拜掩兔, 悉载之, 史馆得之以撰述也”。直到唐太宗年间, 依然存在“摘头之制”。便将此纳入到起居注当中。事实上, 起居注是史官直接记录的相关资料, 再加上, 我国史官始终坚持“不虚美、不隐恶”的原则, 可以说, 这对统治者的行为有一定的约束, 所以统治者要想尽一切办法来破坏此制度。例如:在贞观十五年, 唐太宗则主动要求看起居注, 后被大臣谏止, 这主要是因为封建统治者不可以观看起居注, 后来这便成为唐一代祖宗法度。第二类, 是政府等部门或者是地方送报的重要事件、社会发展情况等信息。在唐朝年间, 由史官制定出更为详备的《诸司应送史馆事例》, 并将此条例颁发给各级机构部门。此事例中明确指出中央到地方机构要按时向史馆递送本司文牍详细的条例, 并且督促他们把政治、军事等各种事件及各种天灾、吏治人才上报到史馆制度当中, 档案资料在上报后都是由史馆长期保留, 便于以后的使用。第三类, 史馆自行采访、特诏征集等。当上述资料在送入史馆保管后, 通常都需要修史书人员进行甄别。

从整体上来分析, 档案资料分类都是按照资料来源, 而对于史馆中档案进行存放与分类的方法, 主要是以诸司报送条目类别进行的。换言之, 是史馆条例所记载的祥瑞、潘邦朝贡等分类作为基础的, 再结合具体情况进一步完善档案资料分类标准。上述档案资料存放的方法不仅对史馆日常接收档案资料, 而且在接收资料后不需要耗费大量的时间与精力加以整理。

三、关于唐代史馆档案管理和利用分析

1. 唐代史馆档案管理。

史馆职能通常表现在以下两点:一方面, 保存唐代图书档案典籍场所;另一方面, 撰写前朝史与本朝代文化学术的机构。以下针对唐代史馆档案管理进行详细阐述。 (1) 档案客观性保障。假设史馆档案资料是由史官自行采集或者是人们主动提供的, 那么史官人员便要认真落实自审制度。武宗会昌三年中书门下奏称“臣等伏见近日实录, 多云禁中言者。伏以君上与宰臣及公卿言, 皆须众所闻见, 方合书于史策。禁中之语, 向外何由得知, 或得于传闻, 多出邪倭, 便载史笔”。由此看来, 由士官采访所获得的档案资料, 必须借助其他相关资料加以审核之后才可以继续使用, 这样一来, 确保此种来源档案资料具有一定的客观性, 真实性也更强。针对不同的档案资料采用不同的对策, 保障唐代史馆档案资料的公正性。 (2) 史馆档案资料的归档和保存。自唐朝制定各地部门定期向史馆呈送相关档案资料的制度后, 再查阅史馆事例的记载, 明确指出每个部门需要呈送相关的档案资料之外, 又规定史馆在查知其他部门又有可以提供修史的相关参考资料, 可以向相关部门发牒索取。对于那些收到牒索的机构或者是部门, 都应该在一个月内把与之相关的档案资料报送给史馆机构。然而, 对于此资料在确保档案资料收集方面, 发挥了巨大作用。由此看来, 唐朝对档案资料收集是非常重视的, 而且收集范围也是相对十分广泛的。

2. 唐代史馆档案的利用。

在唐朝, 史馆制度确立, 从而使唐朝政府在十几年之内, 就修成正史八部和关于本朝代的若干史实。可以说, 唐代史馆在利用方面发挥了巨大作用, 在整体史学中占有十分重要地位。而到了唐朝之后, 每一代封建王朝依然沿用史馆制度, 广泛征集和档案相关的史料, 用于撰写史书。

四、关于唐代史馆档案管理制度的探讨

史馆制度的建立成为我国古代文学史发展所得的必然产物。由魏晋、南北朝开始, 古代文学史开始迅速发展, 档案的资料领域持续扩大, 而史籍种类与数量也逐渐增多, 从某种程度来分析, 增加著者辨别取舍材料难度。但是, 在设馆之后, 携手众人力量促使编撰事业的发展, 从而有效解决此难题。

当史官人员在修改前朝与撰写本朝史书时, 必须要确保史书的完整与全面, 在收集大量材料与档案的基础上, 有利于档案资料收集工作的开展, 这样一来, 档案收集制度更为完全。在唐朝, 专门制定《诸司应送史馆事例》, 其中, 明确指出各部门应报送史馆档案资料种类以及报送部门、报送周期等, 共涉及18项内容, 从而建立一套更为完全的档案资料来源渠道。除此之外, 档案规定时间也会有一定的限制, 因此, 唐代政府对档案资料的收集与整理工作是非常重视的。具体来说, 由于史书撰写制度逐渐趋于完善, 从而使得唐代史馆对档案资料管理工作影响逐渐显现出来。事实上, 史馆有修史馆和档案馆双重性质, 此性质受史馆制度而决定的。在此双重情况下, 修史活动便成为对档案整理与撰写, 对于唐朝前期的史书编撰指的是对南北朝档案资料进行全面整理;既而又对本朝档案进行及时搜集与整理。在史馆制度正式建立之后, 修史和档案整理二者有着相同之处, 既相互促进, 又相互影响。对于唐朝时期史学所取得的巨大成果, 主要是由史馆制度和完善的档案搜集与整理制度所决定。由此看来, 唐代史馆档案管理共组成为我国古代档案管理领域发展的起点, 同时对后世档案管理工作的发展产生巨大影响, 特别是对文化的传承作出巨大贡献。

参考文献

[1]赵彦昌.唐代档案管理制度研究[J].档案管理, 2008 (6) .

[2]李志刚.唐代令史与文书档案关系试析[J].山西档案, 2012 (2) .

唐代中央政府的人事档案管理机构 第3篇

一、诸司甲历库

1. 三库。

三库指门下省甲历库、中书省甲历库和吏部甲历库。三库均属于综合性档案管理部门, 主要收藏和管理制敕文簿和授官甲历。中书省是文书档案的生成部门, 所以其甲历库收藏的主要是各类文书的原件。门下省是文书的审核部门, 所以其甲历库收藏的主要是经相关部门和主管人员签署并加印生效的文书。尚书省是执行部门, 其甲历库收藏的文书与门下省甲历库是一样的, 所以两库档案有相互检勘的功能。有关唐代档案史的论著对上述三库阐述颇为详尽, 兹不赘述。

2. 兵部甲历库。

兵部甲历库也是综合性档案管理部门, 之所以说它还是人事档案管理机构是因为兵部和吏部一样, 主司铨选, 吏部主文选, 兵部主武选。按唐代制度“兵部尚书、侍郎之职, 掌天下军卫、武官选授之政令”[1]112。武选也分为三铨, 尚书一人掌尚书铨, 侍郎二人分掌中铨和东铨。武选人的解状、簿书等人事档案材料都归兵部甲历库管理。兵部甲历库主管官员为兵部员外郎, 据《新唐书》卷46《百官一》兵部员外郎条说兵部员外郎“岁选解状, 则核簿书、资历、考课”。兵部甲历库有甲库令史12人。

3. 刑部甲历库。

刑部甲历库也是综合性档案管理部门, 除了收藏政务类和司法类档案之外, 也收藏人事档案。而且刑部甲历库的人事档案利用率还非常高。按唐制, 职事官、散官、封爵和勋官都享有一定的司法特权。比如议章“八议”之六“议贵”。享有议贵特权的包括职事官三品以上、散官二品以上、爵一品者[2]18。请章之上请。享有上请特权的包括文武职事四品以下、散官三品以下、勋官及爵二品以下五品以上者。减章。享有减章特权的包括六品、七品文武职事官、散官、勋官、卫官等。赎章。九品以上各级各类官员均享有赎章规定的特权[2]33-34。九品以上各级各类官员均享有刑具上的优待[1]114。唐代出身人和现任官员人事档案的部分内容就是根据刑部的司法活动生成的。比如对参加铨选考试的选人要进行资格审查, 有无“遣负刑犯”[3]185是资格审查的重要项目之一。另外, 刑部之比部司负责对朝廷诸司百僚的俸料、公廨等进行勾检[1]151, 也需要利用人事档案。贞元八年 (792) 闰十二月, 给事中徐岱、中书舍人奚陟、高郢等上奏说:“比来甲敕, 祗下刑部, 不纳门下省甲库, 如有失落, 无处检核。今准制敕纳一本入门下甲库, 以凭检勘。”敕旨:“依奏。”[4]1793由此看来, 刑部甲历库人事档案利用率要高于中书、门下甲历库, 两省甲历库的主管官员给事中和中书舍人都承认, 中书、门下甲历只是起到“以凭检勘”的作用。

4. 内库, 也称禁中甲历库。

唐玄宗开元二十六年 (738) 于内廷设置学士院, 广招贤俊充任翰林学士, 与中书舍人共同撰制文书诏命。从此, 中枢秘书实行双轨制, 中书舍人撰制通过宰相以政府的名义发布的文书, 称为“外制”, 翰林学士撰制皇帝以个人或国家的名义发布的文书, 称为“内制”, 合称“两制”。内制翰林学士撰制的文书可以大致分为三类:人事方面、政务方面和应用文辞方面。其中人事方面包括立后、建储、册妃主、封亲王、郡王、拜免三公将相及上述人员的兼职、加官、加封等任免文书[5]。翰林学士撰制的政务类文书、人事类文书和应用类文书都保存在内库, 即禁中甲历库。而外制中书舍人撰制的文辞和吏部铨选考试形成的官甲也要复制一份副本纳内库收藏。德宗建中元年 (780) 七月八日吏部奏:“比来冬集, 申门下省、吏部有官甲, 内库无本。今请依官甲例, 更为一本进内收贮。”[4]1792

5. 司封甲历库、司勋甲历库和考功甲历库。

尚书省吏部下辖四司:吏部、考功、司封和司勋, 四司均有甲历库。四司职守不同, 所管理的档案内容也不同, 但都是人事档案的组成部分。吏部甲历库是三库之一, 姑且不论。司封甲历库管理爵甲, 司勋甲历库管理勋甲, 考功甲历库管理考功簿书。吏部司封司主管邦国之封爵, 爵品从正一品王至从五品县男凡九等。司勋司“掌邦国官人之勋级”, 勋级从正二品上柱国至从七品武骑尉凡十二转。爵品和勋品都享有一定的政治经济特权, 因而爵甲和勋甲也都是人事档案不可或缺的组成部分。考功簿书记录了百官和出身人的考绩材料。考绩是决定官职高下和升迁的重要依凭。唐代获得出身的标志是“结品”, 即获得散官 (阶) 品。“散位一切以门荫结阶品, 然后依劳考进叙。凡入仕之后, 迁代则以四考为限, 四考中中, 进年劳一阶, 每一考上中, 进一阶, 一考上上, 进两阶。”[4]1776司封、司勋、考功甲历库曾一度由同一专知官负责, 并使用同一印章。德宗贞元十年 (794) 三月八日司封奏:“当司与司勋、考功敕甲库同一专知官, 先无库印, 今请铸造。仍以‘封勋考甲库印’为文, 从之。”[4]1793但三库甲历在封、勋、考三司甲历库分别收藏。如“永徽五年 (654) 十二月四日夜, 司勋大火, 甲历并烬矣”[4]1183。“并烬”的当是指勋甲, 而不含爵甲和考功簿书。

二、南曹

南曹始设于高宗总章二年 (669) , 司列少常伯 (吏部侍郎) 李敬玄奏置, 是唐政府为适应吏部铨选考试的要求而设置的。设置之初的主要功能是对参加铨选考试的选人进行资格审查。南曹设置以后, 地位日渐重要, 功能和作用也在不断强化。玄宗开元时, 是南曹发展的重要时期。其中有两件事显得尤其关键:一件是自开元十二年 (724) , 始定兵部、吏部分别委派员外郎判南曹, 自此, 文武选人的人事档案——甲历文书都由南曹管理, 文武选人在铨选考试之前的资格审查都由南曹负责。“玄宗即位, 励精为治, ……而兵、吏部各以员外郎一人判南曹, 由是铨司之任轻矣。”[6]1177这一变化, 实际上是南曹分割了尚书、侍郎的部分选人权。另一件事是选人的文书甲历也有了统一的馆库收藏。在开元二十四年 (736) 之前, 贡举考试由吏部考功司管理, 具体由考功员外郎负责。考场就设在考功贡院。开元二十四年之后, 贡举由吏部移入礼部, 由礼部侍郎主管, 考功贡院便闲置起来。“ (开元) 二十八年 (740) 八月, 以考功贡院地置吏部南院, 以置选人文书, 或谓之选院。其选院本铨之内, 自是移出之。”[4]1598至于选院与南曹的关系, 《大唐六典》卷2《尚书吏部·吏部员外郎》条说:“员外郎一人, 掌选院, 谓之南曹。”[1]38宋人钱易也说:“唐制, 员外郎一人判南曹。在曹选街之南, 故曰‘南曹’。”[7]37这说明, 选院和南曹是一体的, 南曹是集选人的人事档案收藏、管理和使用为一体的多功能官署。

南曹管理人事档案的一个重要依据是自唐代后期至五代, 南曹开始锁宿磨勘。锁宿磨勘又称锁曹磨勘, 即南曹官员住宿在曹内, 锁闭曹门, 不与外人接触, 专门审查选人的报名材料是否符合应试资格。关于南曹锁宿磨勘始于何时, 史无明文, 但至迟在德宗贞元十二年 (796) 已有此制。贞元十二年四月, 御史中丞王颜弹奏吏部、兵部、礼部侍郎、郎中、员外郎等参与铨选的官员12人, 自十一月一日至次年三月三十日, 以在选限之内为由五月不与朝参。王颜认为, 这些人在将近半年的时间内不参与朝参有违敕格。德宗下诏说“自今以后, 吏部、兵部尚书、侍郎除试人铨注唱官并礼部侍郎, (吏部) 、兵部南曹官试人及入宿日, 其余朝参等官, 并准式。”[4]544此制在执行中虽有反复, 但至元和元年 (806) 三月经御史中丞武元衡奏请“永为常式”[4]545。德宗的诏书规定, 上述参与铨选考试的官员, 只有在“入宿”审查材料时或考试铨注选人时才可以不朝参。至于南曹官锁宿磨勘多长时间, 五代时规定较为明确。据《五代会要》卷22《吏曹裁制》载后周显德五年 (958) 闰七月吏部南曹状申所行事件:“新起请十 (一) 月一日锁曹磨勘”[8]351, “南曹十一月末开宿”[8]347, 锁宿时间大约一个月。锁宿磨勘的条件之一是南曹必须收藏相对完整齐全的选人人事档案, 判南曹官不必“转厅”去铨司或其他甲库索取档案。自开元二十八年辟考功贡院为吏部南院 (选院) 以置选人文书以来, 这一条件已经具备。

文宗开成时, 南曹又有了专门印章, 使选人的资格审查和人事档案管理更加规范化。“开成二年 (837) 六月, 吏部南曹奏, 长定选格, 加置南曹郎一人, 别制印一面。敕旨依奏。”[4]1602南曹印“以‘新置南曹之印’为文”[9]6865。

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[6]欧阳修, 宋祁.新唐书[M].北京:中华书局, 1975.

[7]钱易.南部新书[M].北京:中华书局, 2002.

[8]王溥.五代会要[M].上海古籍出版社, 1978.

唐太宗与唐代档案管理制度研究 第4篇

一、唐太宗时期档案工作的流程

通过研读相关史料, 我们把唐太宗时期的档案工作流程精要的概括为五个阶段性的流程, 即:采编阶段———整理阶段———归档阶段———利用阶段———再整理阶段。

1. 档案采编。

应该说, 档案采编在战国时就已出现, 然而那时的采编比较粗略, 并未形成相应的条目和目标。只是到了隋唐尤其是唐太宗时期, 在从历史中得到深刻经验教训的唐太宗李世民的大力推进之下, 相应的档案采编工作才开始系统化地建立起来。这个时候, 档案资料的采编已经有了大致的框架和纲目结构。并且, 哪些资料较为重要, 哪些资料利用价值更大, 哪些资料继续采集, 哪些资料对应反映社会或民生问题, 哪些资料有可能昭示封建国家社会乱象等出现, 这些都有了相应的标示。据《贞观纪略》记载, “太宗晚期, 尤重史料记录, 并倡言‘凡国家大事, 必以史为鉴’。”其时, “档案分九目七十二纲, 目在纲下, 纲因目举。”用今天的眼光看来, 即是把档案工作的内容分为政治、机构、文化、民族、宗教、战争、社会、灾害、动乱等九纲, 而在九纲之下设置相应的目类, 如此一来, 工作细化之后, 该做什么, 什么是重点也就显而易见了。而资料的采编人员, 也经过了相应的培训。值得一提的是, 此刻的档案资料的采编工作, 除了官方机构相应的工作人员在做之外, 民间许多说书艺人或是志在此道的民间知识分子也参与其间, 因此唐传奇中, 就有许多可以采信的史料。

2. 档案整理。

档案的整编从孔子之时就已经开始, “韦编三绝”讲的就是相应的故事。在唐朝, 采编外放人员有针对性的采编回来的档案资料, 必须经过专门的工作人员进行整编之后才能够归档, 以便于以后的利用和重新整理。贞观元年, “太宗旨房玄龄为文书相, 并匹配相应班底, 任文案整理之要务。”资料采集回来之后, 必须进行整编, 也即分门别类。限于人力和物力, 乃至当时人们对档案工作制专业知识的欠缺, 加上统治者实际对档案工作的重要价值并未有深刻的看法和重视, 因而唐太宗之前, 封建国家对于档案资料的整编雷同于今日之大学招生, 主要从大类着眼。采编来的各种资料, 大都以大类归档, 却甚少做细致入微的整编工作。而到了唐朝, 由于统治阶层尤其是最高统治者唐太宗李世民的重视, 对于档案的管理已经成为封建国家文化战略的一个重要组成部分。这一点, 我们将在下文的制度方面作更深层次的论述。历史上记载的第一次大规模的校书编目活动, 大约出现在汉朝“文景之治”时期, 但给档案资料做细化的编目工作, 使之“便于查见”, 却是唐朝唐太宗之后。唐太宗认为, “凡事必分条律例, 且专人专事, 始能功半而事倍”。因此, 在位期间, 他并不事必躬亲, 而是在规定好大方向之后, 就交给臣子及相属机构办理。他对于档案管理工作的指导思想也同样如此。这一时段, 首先在于官方的重视, 同时由于唐太宗实际推行的是封建式的民主开化政策, 所以大臣之中谏言者数不胜数, 而能够上奏天庭的言策, 当然不会是“童稚之见”, 是必须得有真见地的。除却来自于自身实践之外, 从档案里边寻找相应的案例也是很有必要的。故而, 唐太宗一朝, 甚至整个唐王朝, 除了中央政府对于档案管理工作的重视之外, 地方诸侯等, 为了自身实际利益, 也开始倾向于做这一方面的工作。这样一来, 无疑就给整个档案管理提供了大量实践和创造的机会。

3. 档案归档即藏书。

“史馆”大宰房玄龄遵照太宗指示, 在对于档案资料的归档方面, 做了极具开创性的工作。自古以来, 水害, 火灾等都是纸质资料等的天敌, 加之老鼠咬、蠹虫啃食, 以及纸张本身日久毁损, 风雨寒潮, 小偷盗窃, 战争, 迁徙等都会致使重要的档案资料一夕化为灰烬。据《山樵暇语》记载, “贞观四年, 宫人戏弄, 使文渊阁向所藏典籍尽遭焚毁。”为了克服种种对于典藏之书籍安全的威胁, 房玄龄奏对太宗, “可做副本, 藏于别室。”同时在大量的藏书实践之中, 唐朝人还发现了黄柏、霣草等可作为防蠹虫的天然克星, 并建构上下联通的“书窖”用以防潮和风化。并在“史馆”的建筑方面煞费苦心。唐“史馆”正殿去除以往木结构的做法, 一律用“土石垒之”, 并且, 在房屋的长宽高上也有严格的要求。

4. 档案利用。

应该说, 唐朝尤其是唐太宗时期, 对于封建国家馆藏档案的利用是最为充分而且有效益的。无论是在人才的发现、举用和控制上;还是在对于封建国家统治安全和社会控制上, 乃至对于异族侵略的警戒上, 还是对于经济和文化等诸多领域的实施上。这一点, 笔者将在下文讨论, 此处就略过。

5. 档案重整理。

在古代, 档案大都是用纸张写就的, 因此陈腐的档案资料必须进行誊抄;同时, 判定基本过时或是没有潜在价值的档案也要进行相应的处理, 因此, 档案的重新整理工作就必须要开展起来。相对而言, 这是一个较为重要的工作, 非专业人员所不能完成。尤其是哪些档案需要遗弃, 哪些档案应该继续留存, 这都必须要有相应领域的知识分子或是域内专家做相应的工作, 这才不至于造成不必要的损失。同时, 让越来越多的档案资料显示出其重要的层次感来。唐太宗认为档案资料的保存和典藏必须“物尽其用”, 也就意味着, 不重要的资料应该被淘汰, 而重要的资料必须想方设法地保存下来。当时, 档案工作人员对于档案资料的整理主要分为三个流程:分类———判定——处理。即是说, 那些利用过的资料, 因为时过境迁, 开始变得不重要的时候, 就必须要经过基础的分类整理, 然后再有相应领域内的专家进行甄别, 是否真的已经无用, 这才决定档案的最后命运。毫无疑问, 这一套方法, 使得唐朝档案资料得到较为充分的利用, 同时, 对于档案与资料与之相关联的国家诸多领域的事务也得到了相应程度的追踪监督。

二、唐太宗时期重要的档案管理制度

1. 文书处理制度。

文书处理制度是唐太宗时期形成诸多档案管理制度的建构基础。隋唐以前, 文书处理工作与档案工作是密不可分而不能严格区分的。档案工作大多作为文书工作的后缀部分, 由文书工作人员或广义的秘书工作人员甚至是官员本人从事并完成的。唐太宗之后, 由于档案工作的重要性日益凸显, 两者逐渐有了区分。这在文献史料中有所记载, 《隋书·刘炫传》载, “今之文簿, 恒虑复治”一语。这里的“复治”, 即是对已经结案文书的“第二次整编和处理”, 即是档案工作的阶段部分。唐太宗时期, 只要是皇帝发布的诏令或是文书, 都必须由中书拟旨、门下审驳、再交由尚书具体执行一套程序;而臣下百官的奏疏, 则先由门下省审议, 驳正违失, 再经由中书省上启并转交尚书省执行;官府的各种平行文书, “凡京师诸司, 有符、移、关、牒下诸州者, 必由都省以遣之”。

2. 归档制度。

唐代特别是太宗之前, 档案资料的典藏虽然也有零星的经验式的规则, 但是系统性的制度却远未形成。直到唐太宗时期, 由于最高统治者的重视, 以及档案工作对于封建国家建设实际重要的性质, 加之档案资料越来越多, 势必要求相关工作人员必须在实际的过程中尽快找出相应的制度性的方法, 一方面应付上层阶级的要求, 更重要的是, 给自己的工作降低难度和强度。于是“归档制度”便逐渐被创立起来。“典籍须分九纲七十二目, 史料先入纲, 再进目, 以求阅勘之便利。”

3. 利用制度。

应该说, 唐太宗“贞观之治”盛世局面的出现, 很大一部分原因在于他本身的雄才大略。而藏身于其后的却是他的用人制度。说道用人, 则就不能不提档案资料了。众所周知, 封建国家对于人身的控制是相当之严重的, 然而, 对于人尤其是那些杰出人才, 究竟如何利用和控制, 却一直以来, 是一个很大难题。自隋朝以来的科举制度是一套不错的体系, 但他只是明面上的制度, 并且还是单项制度, 并未成为体系化的联动机制, 而到了唐太宗时期, 他终于找到了一套可以近乎高枕无忧的制度, 即档案人事制度。史载唐太宗时期, “河内有雄杰少年, 英勇明敏, 州郡官员欲与举荐, 遂告知上差蔡武静;然武静奏太宗, 太宗笑言, ‘朕早知’”。即是说, 渐成系统的档案制度无异于给唐太宗增加了无数双明亮的眼睛, 让他能够清楚全国的人才发育动向, 使得“天下英雄, 尽在朕掌中尔!”

除此之外, 档案还规定了相应的级别, 并表示什么层级的官员最高可以查阅什么级别的档案资料。再进一步, 由于档案资料收集日益齐备, 便于统治者制订出具有较为普遍性的对国家和社会进行有效监控的监察制度体系, 并且也给封建国家的国家安全和社会稳定提供了必要的资料讯息。

由于唐太宗的大力重视, 至贞观十年, “典籍渐成条例, 并至顺当章程, 资治国家。”这表明, 唐朝特别是唐太宗时期, 对于档案工作成体系的管理, 最终给社会经济各方面的发展带来了较大的助益。这主要表现在发现人才、利用人才和控制人才;封建国家安全事务;经济社会的发展和稳定;思想文化的控制和形塑等。

唐太宗时期, 逐渐健全起来的档案管理工作, 一方面为封建国家的各个领域的发展贡献了力量;另一方面, 为后代档案和文书管理提供了借鉴的蓝本。

参考文献

[1]赵彦昌.唐代档案管理制度研究[J].兰台世界, 2011 (11) .

唐代史馆及其对档案收集与利用 第5篇

关键词：唐代,史馆,国史编纂,档案管理

唐代的史馆, 是在隋代的史馆制度上建立起来的, 其实质就是利用档案资料进行国史修撰。唐代的史馆并非仅仅保管历史资料, 而是保管包括文书在内的所有的档案资料, 只是以历史资料为主。因此, 其建立是以修撰国史为目的, 但是客观上对档案管理却起到了十分重要的作用。早在周代时期, 御史就作为专门管理历史资料的人, 逐渐发展成为管理档案资料以至于到了汉代成为三公之一。尽管到了唐代, 御史已经成为专门的监察机构, 但是管理历史资料已经成为逐渐泛化成为对档案资料的保管, 史馆和史官也成为档案管理的机构和官员。本文笔者就通过史料对唐代的史馆以及史馆中的资料收集与利用情况进行研究, 探究史馆在当时档案管理中的资料内容、管理情况和利用情况及相关的制度规范。

一、唐代的史馆

唐代的史馆就相当于今天的档案馆。翻开中国的历史, 研究档案学的发展, 最初的对象都是历史资料。史馆作为档案馆从汉代开始就已经出现。汉代建立于秦代之后, 秦代是一个焚书坑儒的时代, 秦代的统治者实行愚民政治, 统治者担心百姓认识文字以后会学习到更为先进的知识和理念, 从而可能识破封建统治者的虚假面目而予以反抗, 因此他们坑杀知识分子, 焚烧图书文籍, 最终酿成大祸, 天下人都反对其暴政, 在百姓的怒骂中秦代灭亡了。秦代的灭亡, 让汉代统治者谨记了这个教训, 于是汉代开始, 统治者认识到了百姓的口是堵不住的, 只有通过对百姓的体恤, 获得百姓的认可, 统治才能够长久不衰。因此汉初统治者不仅没有采取愚民政策反而鼓励人们学习科学文化知识, 在全国各地建立档案馆, 号召人们将收藏的图书贡献出来。在这一过程中, 一些著名的史馆脱颖而出, 比如当时的石禄阁、兰台阁等等都成为了十分著名的档案馆, 这些档案馆所当中所藏的资料不是朝廷的文书档案, 而是由全国各地收集起来的书籍, 这些书籍中很多都是古书, 因此这些档案馆也就成为了真正意义的史馆。东汉时期, 汉明帝任用班固担任兰台令史, 开启了中国历史上官撰史书的制度, 在班固的带领下, 兰台阁编写了中国历史上第一部断代史———汉书。汉和帝以后, 朝廷任用刘珍、伏天忌等人编写了《东观汉记》, 这样兰台阁和东观阁也成为了中国历史上最早的史馆起源。到了隋文帝时期, 三省六部的封建职官体系正式建立起来, 在秘书省 (发展为后来的尚书省) 下设史馆, 专门用来修撰国史, 同时明令禁止民间修撰国史, 至此, 史馆作为国家正式的国史修撰机构开始确立。

到了唐代, 史馆作为国史修撰和档案管理的一个机构才正式确立。不论是汉代还是隋代, 都设置了图书馆库或者史馆, 但是在国家机构上并没有明确史馆的职责和组织定型的机构 (相当于没有正式的国家编制) , 仅仅是作为秘书省下设的一个附属性质的机构, 将史馆的职能明确为档案管理和国史修撰并且建立相应的职官制度和观三年闰十二月, 始移馆于禁中, 在门下省北, 宰相监修国史, 自是著作郎始罢史官。”[1]从《旧唐书·职官制》中可以看出, 唐代以前的史官是隶属秘书省下的著作局, 由著作郎掌管国史的修撰, 可见那时的史官的级别较低, 而且属于附属性质, 史馆的职能自然也无法独立出来。唐代建立初期, 唐高祖武德年间, 唐代继承了隋代建立的制度, 即仍然将国史修撰的职权交由著作郎掌管。到了唐太宗贞观时期, 才开始制定并形成史官制度, 将原来设在秘书省之下的史馆移到了禁宫之内, 由门下省掌管 (唐代时期的三省均为内官, 即设置在禁宫之内, 其长官为宰相, 可以参与朝廷最高事务的决策) , 宰相监修国史。唐太宗确立的这一制度, 一方面提高了史馆和史官的地位, 改由国家最高行政官员对国史修撰进行负责监督;另外一方面形成了史馆作为独立的机构的制度和职官体系, 改组史馆建立相应的制度。这种设馆官修国史的制度一直延续到清末, 影响到民国, 对中国的文化传播和国家治理都产生了重要的影响。

唐代的史馆是作为一个国史修撰机构, 其主要职能是修撰国史, 同时作为一个史书修撰机构, 其资料收集和资料利用都是必然的组成部分, 因此, 档案管理职能成为其职能的一部分, 档案资料收集和档案资料利用也成为唐代史馆的重要基础制度。唐代史馆的建立既是客观条件决定的, 也是统治的需要。一方面, 随着经济的繁荣发达, 到了唐代时期, 作为修撰国史的资料越来越多, 大量的图书文籍和文书史料等等多如牛毛, 单凭个人很难完成, 必须由国家组织专门人员有组织地进行, 这样才能够收集大量史料, 完成国史的编撰;另外一方面, 国史的修撰也是统治者的统治需求。封建各个时代的统治者, 都希望自己的统治能够在历史上留下正面积极的信息, 因此不希望私人编纂国史, 这种情况下统治者就希望能够通过国家统一编纂的形式来进行, 这样史馆的地位就越来越突出了。唐代的史馆组织十分完备。根据《唐会要》的记载, 史馆设置了许多职官, 职官的选任都是当时的著名学者, 除了宰相作为国史修撰的总负责人 (监修国史) 以外, 还设置了“修撰”、“直馆”、“楷书”、“典书”和“掌固”等等。其中“修撰”是史馆中直接参与国史修撰的重要官员, 这些官员通常都是学识渊博的大儒, 他们负责对国史修撰的材料的选取和甄别, 直接决定着国史修撰的质量, 比如唐代的刘知几、韩愈等著名的文学家就担任过修撰一职“;直馆”往往是由在野人员担任的职官, 这些人虽然没有国家正式官职, 但是在修撰国史的过程中可以直接进出史馆, 为国史编纂提供意见;此外“楷书”即是负责抄录编次档案的人员“;典书”是史馆档案库的管理人员。

二、唐代史馆的档案收集与利用

唐代史馆在档案管理上包括了资料收集、档案管理和档案利用等等各个环节的内容。在档案资料的收集上, 唐代制定了大量的法律规范以确保资料的充足和档案资料内容的真实性。其中最具代表性的法规就是《诸司应送史馆事例》, 这部法律是唐代史馆收集档案史料的基础法律性文件。《诸司应送史馆事例》规定了国家各个机关应当交送到史馆的档案种类, 以及各个机关中负责报送档案的具体负责部门、报送资料的方法、报送时限等等方面的具体内容。同时还规定了“牒索”制度“, 史官访知事由, 堪入史者, 虽不与前件色同, 亦任直牒索, 承牒之处, 即依状勘, 并限一月报”[2]。所谓的“牒索”制度, 是指为了满足国史编纂的需要, 对于有些没有在《诸司应送史馆事例》中提及的资料, 史馆也可以直接向有关部门去牒索取, 该被索取机关要在一个月之内将所索取的档案报送给史馆。除了上述两个法律规范以外, 《唐会要》中也规定了十八项档案征集的种类, 每一项都规定了事目、负责部门和报送方法, 比如规定了“天文祥异”事目的责任部门是“太史局”, 具体的报送方法是“每季并所占候祥验同报”[3]。规定“‘藩夷’入寇及来降”事目的负责部门和人员是“中书省、兵部、领军将军”, 报送方法是“一般表状由中书省录状报;露布 (军事捷报文书) 由兵部录报, 报告军事战况文件由将军、将领录报”[3]。唐代这些规定为史馆的资料收集提供制度保障, 使得史馆在修撰国史的过程中收集了广泛而详细的档案副本, 形成了规模宏大的国家档案库房, 为史书编纂提供了有利条件。

史馆中的档案被收集以后, 最为直接也是最为重要的适用途径就是国史编撰, 此外典章制度和牒谱编纂的兴起也是利用史馆中档案的编纂的重要体现。国史编撰是指对每一代帝王在位时的帝王行为、时政状况、日历、重要事件实录等等方面的事情进行记录和编纂成书的行为。史馆中的史料是修撰本朝日历和实录的资料来源“, 日历”是根据每月封送史馆的起居注和时政记修撰的。每一个修撰官员根据自己负责的部分, 记录每个月发生的情况, 并将这些总结性的记录存放到史馆中, 以备修国史使用。在这些制度基础上, 唐代形成了每一位帝王死后都要记录编撰国史的传统, 也形成了众多的历史资料。典章制度也是史馆中的档案资料应用的另外一个重要方面。典章制度是指对某一个领域的制度或者某一时期的制度进行收集汇编而形成的资料集, 唐代著名的典章专著有《唐六典》、《唐律疏议》、《通典》和《唐会要》, 都是典章的重要成就, 其中《唐六典》是关于职官制度的典章, 《唐律疏议》是保存至今最完整的刑法典, 《通典》和《唐会要》则是最为著名的综合性典章。典章的制定需要大量的档案资料, 不仅要求在某一领域要齐全, 还要求在某一个时段要完整, 要做到这些必须有数量充足的档案资料库, 因此, 唐代开始的典章制度的发达也是史馆中档案的利用的重要标志。另外, 牒谱编纂也是唐代史馆中档案资料利用的重要方面。牒谱编纂兴起于魏晋, 兴盛于李唐, 唐太宗时期修纂的《氏族志》是唐代第一部大型官修牒谱, 此外还有唐肃宗时期的《百家类例》, 唐宪宗时期的《元和姓纂》等等, 都是利用史馆档案资料编纂的书籍。从整个唐代的史书和典章编纂情况来看, 史馆档案都是最重要的来源, 也是因为有了史馆资料的发达, 大型图书的编纂才成为可能, 并且后代人都继承了史馆制度, 也使得中华文化得以保留和传承。

参考文献

[1]旧唐书·职官制

[2]牒索