Excel实用技巧

Excel实用技巧（精选12篇）

Excel实用技巧 第1篇

1 使用Excel筛选功能

有时我们需要完善客户信息，对公司发过来的总表需要查看哪些是我们要填的;有时我们也需要了解某村一个月用300 k Wh电能的共有多少户等，这时都要用到筛选功能。

Excel提供了两种筛选区域的命令。 (1) 在“数据”菜单中的“筛选”“自动筛选”，它适用于简单条件，如在公司总表中查看某供电所的信息，就可以点自动筛选后，在下拉小三角找到该供电所，选定后就会出现我们要的结果。 (2) “数据”菜单中的“筛选”“高级筛选”，适用于复杂条件。与排序不同，筛选并不重排区域，只是暂时隐藏不必显示的行。

2 批量删除空行

有时我们需要删除Excel工作簿中的空行，一般做法是将空行一一找出，然后删除。由于一般供电所里填的工作表空行很多，这样做就非常不方便。这时我们也可以利用“自动筛选”功能，把空行全部找到，然后一次性删除。具体做法：先在表中插入一个新的空行，然后按下Ctrl+A键，选择整个工作表，用鼠标单击“数据”菜单，选择“筛选”“自动筛选”命令。这时在每一列的顶部，都出现一个下拉列表框，在典型列的下拉列表框中选择“空白”，这样就可以将空行筛选出来，选中后将其删除。

3 快速、彻底清除单元格的内容

如果要删除单元格中的内容和它的格式和批注，就不能简单地应用选定该单元格，然后按Delete键的方法了。要彻底清除单元格内内容，可用以下方法：选定想要清除的单元格或单元格范围;单击“编辑”菜单中“清除”项中的“全部”命令，这些单元格就恢复了本来面目。

4 多张工作表中输入相同的内容

几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1, Sheet2来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其他工作表之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其他工作表内。

5 利用Ctrl+*选取文本

Excel实用技巧 第2篇

方法一：往工具栏中添加Excel动态数码相机按钮，操作步骤

鼠标右击工具栏空白处在出现的快捷菜单中命令类别框中找到工具──照相机用鼠标左键将这个照相机图标拖到工具栏中，

这样你就可以使用Excel动态数码相机了。

方法二：

1、选择单元格范围。

2、在编辑菜单上，单击复制。

3、选择要在其中显示图片的单元格。

4、按住Shift键，同时在编辑菜单上单击粘贴图片链接。

解析应用Excel的技巧 第3篇

一、条件格式设置的妙用

手工填写的成绩册上，教师通常将不及格的成绩用红色笔填写。如何在Exce1的成绩表中实现这一功能呢？我们可以借助Excel中的“条件格式”功能实现。具体步骤为：全选成绩表，单击“格式”菜单中的“条件格式”命令，打开所示的对话框。设置条件为“单元格数值于60”，单击[格式]按钮，从弹出的“单元格格式”对话框中将颜色设为“红色”，[确定]即可。我们会发现，分值小于60的单元格的数值自动变成了红色。而且这样设置的好处是，如果有学生的分数统计有错误，更改分数后，及格了的成绩将会自动取消红色的标记，不及格的成绩会自动加上红色的标记。

二、对多张工作表设置页面

打印Excel工作表时，需要对打印工作表分别进行页面设置。其实，在实际操作过程中，若页面设置的参数相同，可以一次选中多张工作表，同时对它们进行页面设置操作。具体步骤为：按住“Ctrl”键不放，分别单击要打印的工作表标签名称，使打印的工作表同时处于被选中状态，单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，设置参数，[确定]后就可以直接进行打印操作了。

三、快速输入无序数据

在Excel数据表中，我们经常要输入大批量的数据，这些数值一般都无规则，不能用“填充序列”的方法来完成。通过观察发现，这些数据至少前几位是相同的，只有后面的几位数值不同。通过下面的设置，我们只要输入后面几位不同的数据，前面相同的部分由系统自动添加，这样就大大减少了输入量。以学籍号为例，假设由8位数值组成，前4位相同，均为0301，后4位为不规则数字，如学籍号为03010056、030l1369等。操作步骤如下：选中学籍号字段所在的列，单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在“分类”中选择“自定义”，在“类型”文本框中输入“03010000”。不同的4位数字全部用“0”来表示，有几位不同就加入几个“0”，[确定]退出后，输入“56”按回车键，便得到了“03010056”，输入“1369”按回车便得到了“03011369”。

四、设置顶端标题行和打印选定区域

用Excel分析处理成绩是每一次考试后教师要完成的工作，最后要打印出各班的成绩册，要求每页都有表头和顶端标题行，各班的成绩册要打印在单独的纸张上。事实上，纸张大小设置好后，在预览时会发现：各班学生的名册有的刚好在一张纸上，有的则不在一张纸上，很多教师通过插入空行和复制顶端标题行的方法来打印操作，但如果添加或删除几行记录，整个版面就乱了。

下面的操作步骤也许会给大家带来惊喜：

第一步，设置顶端标题行：打开“页面设置”对话框中的“工作表”标签，单击“顶端标题行”文本框右侧的[压缩对话框]按钮，选定表头和顶端标题所在的单元格区域，再单击该按钮返回到“页面设置”对话框，单击[确定]按钮。

第二步，打印区域的选择选定要打印的班级（一个班）所在的单元格区域，单击“文件”菜单中的“打印”命令（不要单击“常用工具栏”上的[打印]按钮）。从弹出的“打印”对话框中选中“选定区域”单选框，再单击[预览]按钮，这样就可以打印了。

五、制作成績表

每学期结束时，班主任根据教务处提供的各位任科教师给出的成绩表，还要做出一份“各科成绩表”，并查找出满足条件（三好学生、优秀班干部、优秀团员、补考生等）的学生，这是一项工作量很大的任务。这一项工作，若借助Excel的各种输入技巧、“数据排序”和“数据筛选”等功能来实现的话，将会事半功倍。首先建立一个新的Excel工作簿，并根据科目数插入需要的工作表。例如：某个班学生在某个学期学了英语、高数、C语言、政治、应用文写作等5门科，则需要插入3个工作表，分别用来输入以上5门科的“单科成绩表”和“各科成绩表”（共使用6张工作表，其中3个工作表是默认的）。很显然，所有的工作表中都有一些重复性的数据。如：姓名、课程名称等。如果在每一张空白工作表中输完相关数据，接着再输入第二张、第三张工作表的数据，依次输入下去，这既容易出错，工作量又大。对于这种重复的工作，如果用“自定义序列”，就可以达到一次输入数据多次重复使用的目的，同时也可以做到一次输入多处数据的目的。“自定义序列”可用以下两种方法实现：

第一种：如果已经在单元格区域中输入了姓名序列，那么请先选定该单元格区域，然后在菜单栏中选择“工具”—“选项”—“命令”，选择“自定义序列”选项卡，单击“导入”按钮，就可以将选定区域中的数据转化为自定义的序列数据。

Excel实用技巧 第4篇

首先选中需要进行文本换行的单元格, 右击鼠标并选择“设置单元格格式”打开“单元格格式”窗口, 切换到“对齐”标签, 将“文本控制”下的“自动换行”前的复选框选中即可。即使在Excel中利用鼠标调整单元格大小, 文本也会同时自动换行。

方法二:临时输入随时换行

在单元格中临时输入文本时, 也可以随时按下“Alt+Enter”组合键换行, 这个是基层工作人员很少用到的却是很实用方便的方法。对于已经输入单元格内的文字, 我们也可以用此法在光标所在处进行换行。

方法三:单元格区域内换行

excel表格的基本操作实用技巧 第5篇

一、让数据显示不同颜色

在学生成绩分析表中，如果想让总分大于等于500分的分数以蓝色显示，小于500分的分数以红色显示。操作的步骤如下：首先，选中总分所在列，执行“格式→条件格式”，在弹出的“条件格式”对话框中，将第一个框中设为“单元格数值”、第二个框中设为“大于或等于”，然后在第三个框中输入500，单击[格式]按钮，在“单元格格式”对话框中，将“字体”的颜色设置为蓝色，然后再单击[添加]按钮，并以同样方法设置小于500，字体设置为红色，最后单击[确定]按钮。

这时候，只要你的总分大于或等于500分，就会以蓝色数字显示，否则以红色显示。

二、将成绩合理排序

如果需要将学生成绩按着学生的总分进行从高到低排序，当遇到总分一样的则按姓氏排序。操作步骤如下：先选中所有的数据列，选择“数据→排序”，然后在弹出“排序”窗口的“主要关键字”下拉列表中选择“总分”，并选中“递减”单选框，在“次要关键字” 下拉列表中选择“姓名”，最后单击[确定]按钮。

三、分数排行:

如果需要将学生成绩按着学生的总分进行从高到低排序，当遇到总分一样的则按姓氏排序。操作步骤如下：先选中所有的数据列，选择“数据→排序”，然后在弹出“排序”窗口的“主要关键字”下拉列表中选择“总分”，并选中“递减”单选框，在“次要关键字” 下拉列表中选择“姓名”，最后单击[确定]按钮

四、控制数据类型

在输入工作表的时候，需要在单元格中只输入整数而不能输入小数，或者只能输入日期型的数据。幸好Excel 2003具有自动判断、即时分析并弹出警告的功能。先选择某些特定单元格，然后选择“数据→有效性”，在“数据有效性”对话框中，选择“设置”选项卡，然后在“允许”框中选择特定的数据类型，当然还要给这个类型加上一些特定的要求，如整数必须是介于某一数之间等等。另外你可以选择“出错警告”选项卡，设置输入类型出错后以什么方式出现警告提示信息。如果不设置就会以默认的方式打开警告窗口。怎么样，现在处处有提示了吧，当你输入信息类型错误或者不符合某些要求时就会警告了。

1、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符？

例如：在单位的人事资料，在excel中输入后，由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位，即要在每个人的证书号码前再添上两位数13，如果一个一个改的话实在太麻烦了，那么我们可以用下面的办法，省时又省力：

1）假设证书号在A列，在A列后点击鼠标右键，插入一列，为B列 ；

2）在B2单元格写入： =“13” & A2 后回车；

3）看到结果为 13xxxxxxxxxxxxx 了吗？鼠标放到B2位置，单元格的下方不是有一个小方点吗，按着鼠标左键往下拖动直到结束。当你放开鼠标左键时就全部都改好了。

若是在原证书号后面加13 则在B2单元格中写入：=A2 & “13” 后回车。

2、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数？

打开“工具”，选“选项”，再选“常规”，在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。若不在菜单中显示最近使用的文件名，则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。

3、在EXCEL中输入如“１-１”、“１-２”之类的格式后它即变成１月１日，１月２日等日期形式，怎么办？

这是由于EXCEL自动识别为日期格式所造成，你只要点击主菜单的“格式”菜单，选“单元格”，再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了

4、在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存文件？

点击“工具”菜单“自动保存”项，设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项，那么执行“工具”菜单下“加载宏...”选上“自动保存”，“确定”。然后进行设置即可。

5、用Excel做多页的表格时，怎样像Word的表格那样做一个标题，即每页的第一行（或几行）是一样的。

但是不是用页眉来完成？

在EXCEL的文件菜单－页面设置－工作表－打印标题；可进行顶端或左端标题设置，通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范围即 可。这样Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。

6、在Excel中如何设置加权平均？

加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。

7、如果在一个Excel文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚？如何才能一次打印多个工作表？

把鼠标移到工作表的名称处（若你没有特别设置的话，Excel自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3.......”），然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时你的所有操作都是针对全部工作表了，不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。

8、EXCEL中有序号一栏，由于对表格进行调整，序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦，用什么方法可以快速解决？

如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话，那么在制作EXCEL表格时就应将序号这一字段与其他字段分开，如在“总分”与“排名”之间空开一列，为了不影响显示美观，可将这一空的列字段设为隐藏，这样在调整表格（数据清单）的内容时就不会影响序号了。

9、用Excel2000做成的工资表，只有第一个人有工资条的条头（如编号、姓名、岗位工资.......），想输出成工资条的形式。这个问题应该这样解决：先复制一张工资表，然后在页面设置中选中工作表选项，设置打印工作表行标题，选好工资条的条头，然后在每一个人之间插入行分页符，再把页长设置成工资条的高度即可。

10、在Ｅxcel中小数点无法输入，按小数点，显示的却是逗号，无论怎样设置选项都无济于事，该怎么办？

这是一个比较特殊的问题，我曾为此花了十几个小时的时间，但说白了很简单。在Ｗindows的控制面板中，点击“区域设置”图标，在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文（中国）”，在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.”（未改前是“，”），按“确定”按钮结束。这样再打开Excel就一切都正常了。

11、如何快速选取特定区域？

使用F5键可以快速选取特定区域。例如，要选取A2：A1000，最简便的方法是按F5键，出现“定位”窗口，在“引用”栏内输入需选取的区域A2：A1000。

12、如何快速返回选中区域？

按Ctr+BacksPae（即退格键）。

13、如何快速定位到单元格？

方法一：按F5键，出现“定位”对话框，在引用栏中输入欲跳到的单元格地址，单市“确定”按钮即可。

方法二：单击编辑栏左侧单元格地址框，输入单元格地址即可。

14、“Ctrl＋*”的特殊功用

一般来说，当处理一个工作表中有很多数据的表格时，通过选定表格中某个单元格，然后按下 Ctrl＋* 键可选定整个表格。Ctfl＋* 选定的区域是这样决定的：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。

16、如何在不同单元格中快速输入同一数内容？

选定单元格区域，输入值，然后按 Ctrl＋ Ener键，即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值。

17、只记得函数的名称，但记不清函数的参数了，怎么办？

如果你知道所要使用函数的名字，但又记不清它的所有参数格式，那么可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。

具体方法是：在编辑栏中输入一个等号其后接函数名，然后按 Ctr＋ A键，Excel则自动进入“函数指南——步骤 2之2”。当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时，上述方法显得特别有用。

18、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置？

按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。

具体方法是： 选定单元格，按下Shift键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头（空心箭头），然后按住鼠标左键进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变为垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，选定的一个或多个单元格就被拖放至新的位置。

19、如何让屏幕上的工作空间变大？

可以将不用的工具栏隐藏，也可以极大化Excel窗口，或者在“视图”菜单中选择“全屏显示”命令。

20、如何使用快显菜单？

快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。首先选定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择不同命令。

21、如何使用快显菜单？

快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。首先选定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择不同命令。

22、如何防止Excel自动打开太多文件？

当Excel启动时，它会自动打开Xlstart目录下的所有文件。当该目录下的文件过多时，Excel加载太多文件不但费时而且还有可能出错。解决方法是将不该位于Xlstart目录下的文件移走。另外，还要防止EXcel打开替补启动目录下的文件：选择“工具”＼“选项”＼“普通”，将“替补启动目录”一栏中的所有内容删除。

23、如何去掉网格线？

1）除去编辑窗口中的表格线

单击“工具”菜单中的“选项”，再选中“视图”，找到“网格线”，使之失效；

2）除去打印时的未定义表格线

有时会出现这样的情况：你在编辑时未定义的表格线（在编辑窗中看到的也是淡灰色表格线），一般情况下在打印时是不会打印出来的，可有时却偏偏不听使唤给打印出来了，特别是一些所谓的“电脑”VCD中编辑的Excel表格更是这样。要除去这些表格线，只要在单击“文件”、“页面设置”、“工作表”菜单，点击一下“网格线”左边的选择框，取消选择“网格线”就行了。

24、如何快速格式化报表？

为了制作出美观的报表，需要对报表进行格式化。有快捷方法，即自动套用Excel预设的表格样式。方法是： 选定操作区域，选取“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，在格式列表框中选取一款你满意的格式样式，按“确定”按钮即可。要注意的是，格式列表框下面有包括“数字”、“边框线”、“字体”等6个“应用格式种类”选项，若某项前面的“x”不出现，则在套用表格样式时就不会用该项。

25、如何快速地复制单元格的格式？

要将某一格式化操作复制到另一部分数据上，可使用“格式刷”按钮。选择含有所需源格式的单元格，单击工具条上的“格式刷”按钮，此时鼠标变成了刷子形状，然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去。

26、如何为表格添加斜线？

一般我们习惯表格上有斜线，而工作表本身并没有提供该功能。其实，我们可以使用绘图工具来实现： 单击“绘图”按钮，选取“直线”，鼠标变成十字型．将其移至要添加斜线的开始位置，按住鼠标左键拖动至终止位置，释放鼠标，斜线就画出来了。另外，使用“文字框”按钮可以方便地在斜线上下方添加文字，但文字周围有边框，要想取消它，可选中文字框，调出快显菜单，选择“对象格式”＼“图案”，选择“无边框”项即可。

27、如何快速地将数字作为文本输入？

在输入数字前加一个单引号“”‟，可以强制地将数字作为文本输入。

28、如何定义自己的函数？

用户在Excel中可以自定义函数。切换至 Visual Basic模块，或插入一页新的模块表（Module），在出现的空白程序窗口中键入自定义函数VBA程序，按Enter确认后完成编 写工作，Excel将自动检查其正确性。此后，在同一工作薄内，你就可以与使用Exed内部函数一样在工作表中使用自定义函数，如：

Function Zm(a)

If a＜ 60 Then im＝„不及格”

Else Zm=“及格”

End If

End Function

29、如何在一个与自定义函数驻留工作簿不同的工作簿内的工作表公式中调用自定义 函数？

可在包含自定义函数的工作薄打开的前提下，采用链接的方法(也就是在调用函数时加上该函数所在的工作簿名)。假设上例中的自定义函数Zm所在工作薄为MYUDF.XLS，现要在另一不同工作簿中的工作表公式中调用Zm函数，应首先确保MYUDF.XLS被打开，然后使用下述链接的方法： =MYUDF.XLS！ZM(b2)30、如何快速输入数据序列？

如果你需要输入诸如表格中的项目序号、日期序列等一些特殊的数据系列，千万别逐条输入，为何不让Excel自动填充呢？在第一个单元格内输入起始数据，在下一个单元格内输入第二个数据，选定这两个单元格，将光标指向单元格右下方的填充柄，沿着要填充的方向拖动填充柄，拖过的单元格中会自动按Excel内部规定的序列进行填充。如果能将自己经常要用到的某些有规律的数据（如办公室人员名单），定义成序列，以备日后自动填充，岂不一劳永逸！选择“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“自定义序列”标签，在输入框中输入新序列，注意在新序列各项2间要输入半角符号的逗号加以分隔（例如：张三，李四，王二……），单击“增加”按钮将输入的序列保存起来。

31、使用鼠标右键拖动单元格填充柄

上例中，介绍了使用鼠标左键拖动单元格填充柄自动填充数据序列的方法。其实，使用鼠标右键拖动单元格填充柄则更具灵活性。在某单元格内输入数据，按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄，将会出现包含下列各项的菜单：复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充；以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充；序列……此时，你可以根据需要选择一种填充方式。32．如果你的工作表中已有某个序列项，想把它定义成自动填充序列以备后用，是否需要按照上面介绍的自定义序列的方法重新输入这些序列项？

不需要。有快捷方法：选定包含序列项的单元格区域，选择“工具”＼“选项”＼“自定义序列”，单击“引入”按钮将选定区域的序列项添加至“自定义序列”对话框，按“确定”按钮返回工作表，下次就可以用这个序列项了。

33、上例中，如果你已拥育的序列项中含有许多重复项，应如何处理使其没有重复项，以便使用“引入”的方法快速创建所需的自定义序列？

选定单元格区域，选择“数据”＼“筛选”＼“高级筛选”，选定“不选重复的记录”选项，按“确定”按钮即可。

34、如何对工作簿进行安全保护？

如果你不想别人打开或修改你的工作簿，那么想法加个密码吧。打开工作薄，选择“文件”菜单中的“另存为”命令，选取“选项”，根据用户的需要分别输入“打开文件口令”或“修改文件D令”，按“确定”退出。

工作簿（表）被保护之后，还可对工作表中某些单元格区域的重要数据进行保护，起到双重保护的功能，此时你可以这样做：首先，选定需保护的单元格区域，选取“格式”菜单中的“单元格”命令，选取“保护”，从对话框中选取“锁定”，单由“确定”按钮退出。然后选取“工具”菜单中的“保护”命令，选取“保护工作表”，根据提示两次输入口令后退出。

注意：不要忘记你设置有“口令”。

35、如何使单元格中的颜色和底纹不打印出来？

对那些加了保护的单元格，还可以设置颜色和底纹，以便让用户一目了然，从颜色上看出那些单元格加了保护不能修改，从而可增加数据输入时的直观感觉。但却带来了问题，即在黑白打印时如果连颜色和底纹都打出来，表格的可视性就大打折扣。解决办法是：选择“文件”＼“页面设置”＼“工作表”，在“打印”栏内选择“单元格单色打印”选项。之后，打印出来的表格就面目如初了。

【excel表格的基本操作】excel表格的35招必学秘技

导读

也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表，也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算，也许你认为Excel也不过如此，甚至了无新意。

但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题从Excel中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于Excel的别样风情。

让不同类型数据用不同颜色显示

在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。

1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。

2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”)。

3.设置完成后，按下“确定”按钮。

看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。

建立分类下拉列表填充项

我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。

1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。

2.选中A列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。

仿照上面的操作，将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……

3.切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别”的列(如C列)，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定退出。

再选中需要输入企业名称的列(如D列)，再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。

4.选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。

提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。

建立“常用文档”新菜单

在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。

1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。

2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等)，建立第一个工作簿文档列表名称。重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。

3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件夹，并选中该工作簿文档。重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。

4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。

提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。

在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。

1.执行“工具→宏→录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名?如“fuhao1”?并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。

仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。

2.打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称——“专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。

3.选中其中一个“自定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。

4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的宏(如fuhao1等)，确定退出。

重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。

5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。

用“视面管理器”保存多个打印页面

有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。

1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行(或列)隐藏起来。

2.执行“视图→视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称(如“上报表”)后，单击“确定”按钮。

3.将隐藏的行(或列)显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面。

4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称，单击“显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就OK了。

让数据按需排序

如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定义序列来排序。

1.执行“格式→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等)，单击“添加”和“确定”按钮退出。

2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。

1.选中需要隐藏内容的单元格(区域)，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“；；；”(三个英文状态下的分号)。

2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。

3.执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定”返回。

经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。

提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。

让中、英文输入法智能化地出现

在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢?

选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确定”退出。

以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法(输入法列表中的第1个中文输入法)自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。

让“自动更正”输入统一的文本

你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。

1.执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。

2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小写)，在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”，再单击“添加”和“确定”按钮。

3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符?此时可以不考虑“pcw”的大小写?，然后确认一下就成了。

在Excel中自定义函数

Excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：

1.执行“工具→宏→Visual Basic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键)，打开Visual Basic编辑窗口。

2.在窗口中，执行“插入→模块”菜单命令，插入一个新的模块——模块1。

3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码：Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function

4.关闭窗口，自定义函数完成。

以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。

提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢?

1.执行“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为背景的图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。

2.在按住Ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉，同时选中这些单元格(区域)。

3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板”中，选中“白色”。经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实，是图片被“白色”遮盖了)。

提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。

用连字符“&”来合并文本

如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符“&”就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。

1.在D列后面插入两个空列(E、F列)，然后在D1单元格中输入公式：=B1&C1&D1。

2.再次选中D1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。

3.选中E列，执行“复制”操作，然后选中F列，执行“编辑→选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按钮，E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。

4.将B、C、D、E列删除，完成合并工作。

提示：完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、C、D列，公式会出现错误。故须进行第3步操作，将公式转换为不变的“值”。

生成绩条

常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现，这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这里给出一种用函数实现的简便方法。

此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中，其中第1行为标题，第2行为学科名称。

1.切换到Sheet2工作表中，选中A1单元格，输入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！Aū，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。

2.再次选中A1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到B1至G1单元格中；然后，再同时选中A1至G1单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到A2至G185单元格中。

至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。

3.调整好行高和列宽后，同时选中A1至G2单元格区域(第1位学生的成绩条区域)，按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮，在随后出现的边框列表中，选中“所有框线”选项，为选中的区域添加边框(如果不需要边框，可以不进行此步及下面的操作)。

4.同时选中A1至G3单元格区域，点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，然后按住鼠标左键，自A4拖拉至G186单元格区域，为所有的成绩条添加边框。

按“打印”按钮，即可将成绩条打印出来。

Excel帮你选函数

在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。Excel的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。

执行“插入→函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面的方框中输入要求(如“计数”)，然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函数。

有时，我们编辑某个工作表(Sheet1)时，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某个单元格的内容，可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现。

执行“视图→工具栏→监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。

以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。

为单元格快速画边框

在Excel 2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Excel 2002对此功能进行了全新的拓展。

单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边框”选项，或者执行“视图→工具栏→边框”命令，展开“边框”工具栏。

单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。

提示：①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。②如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。

控制特定单元格输入文本的长度

你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊!要实现这一功能，对Excel来说，也并不难。

例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”，且“长度”为“4”。同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。

很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel就会弹出示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧?其实，在Excel的“数据有效性”判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如“文本类型”啊，“序列大小”啊，“时间远近”啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的Excel展示出与众不同的光彩呢。

我们知道每次打开Excel，软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联，当然首先就需要同步输入。因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。

那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”，然后按住Shift键，单击最后一张表格的标签名“Sheet3”(如果我们想关联的表格不在一起，可以按住Ctrl键进行点选)。此时，我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，我们发现，“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。

但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢?首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑”菜单的“填充”选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。这时，Excel会弹出“填充成组工作表”的对话框，在这里我们选择“格式”一项，点“确定”后，同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。

改变文本的大小写

在Excel中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不是数据库，而是函数。不要以为Excel中的函数只是针对数字，其实只要是写进表格中的内容，Excel都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。

在Excel 2002中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是：“=UPPER(源数据格)”，将文本全部转换为大写；“=LOWER(源数据格)”，将文本全部转换成小写；“=PROPER(源数据格)”，将文本转换成“适当”的大小写，如让每个单词的首字母为大写等。例如，我们在一张表格的A1单元格中输入小写的“excel”，然后在目标单元格中输入“=UPPER(A1)”，回车后得到的结果将会是“EXCEL”。同样，如果我们在A3单元格中输入“mr.weiwei”，然后我们在目标单元格中输入“=PROPER(A3)”，那么我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei”了。

提取字符串中的特定字符

除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比如员工名单、籍贯等信息。

如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话，最好使用“=RIGHT(源数据格，提取的字符数)”函数，它表示“从A4单元格最右侧的字符开始提取2个字符”输入到此位置。当然，如果你想提取姓名的话，则要使用“=LEFT(源数据格，提取的字符数)”函数了。还有一种情况，我们不从左右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从A5单元格中提取“武汉”两个字时，就只须在目标单元格中输入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符，也就是第4和第5两个字。

把基数词转换成序数词

将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。因为它没有一个十分固定的模式：大多数的数字在变成序数词都是使用的“th”后缀，但大凡是以“1”、“2”、“3”结尾的数字却分别是以“st”、“nd”和“rd”结尾的。而且，“11”、“12”、“13”这3个数字又不一样，它们却仍然是以“th”结尾的。因此，实现起来似乎很复杂。其实，只要我们理清思路，找准函数，只须编写一个公式，就可轻松转换了。不信，请看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。该公式尽管一长串，不过含义却很明确：①如果数字是以“11”、“12”、“13”结尾的，则加上“th”后缀；②如果第1原则无效，则检查最后一个数字，以“1”结尾使用“st”、以“2”结尾使用“nd”、以“3”结尾使用“rd”；③如果第1、2原则都无效，那么就用“th”。因此，基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”，那就是将金额中的空位补齐，或者在款项数据的前面加上“$”之类的符号。其实，在Excel中也有类似的输入方法，那就是“REPT”函数。它的基本格式是“=REPT(“特殊符号”，填充位数)”。

比如，我们要在中A2单元格里的数字结尾处用“#”号填充至16位，就只须将公式改为“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可；如果我们要将A3单元格中的数字从左侧用“#”号填充至16位，就要改为“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”；另外，如果我们想用“#”号将A4中的数值从两侧填充，则需要改为“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”；如果你还嫌不够专业，要在A5单元格数字的顶头加上“$”符号的话，那就改为：“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”，一定能满足你的要求。

创建文本直方图

除了重复输入之外，“REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创建由纯文本组成的直方图。它的原理也很简单，就是利用特殊符号的智能重复，按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果。

比如我们首先制作一张收支平衡表，然后将“E列”作为直方图中“预算内”月份的显示区，将“G列”则作为直方图中“超预算”的显示区。然后根据表中已有结果“D列”的数值，用“Wingdings”字体的“N”字符表现出来。具体步骤如下：

在E3单元格中写入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”，也拖动填充柄至G14。我们看到，一个没有动用Excel图表功能的纯文本直方图已展现眼前，方便直观，简单明了。

计算单元格中的总字数

有时候，我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣，需要计算单元格中的总字数。要解决这个问题，除了利用到“SUBSTITUTE”函数的虚拟计算外，还要动用“TRIM”函数来删除空格。比如现在A1单元格中输入有“how many words?”字样，那么我们就可以用如下的表达式来帮忙：“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″ ,″″))+1)”

该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串，并且利用“TRIM”函数删除其中字符间的空格，然后计算此字符串和原字符串的数位差，从而得出“空格”的数量，最后将空格数+1，就得出单元格中字符的数量了。

关于欧元的转换

这是Excel 2002中的新工具。如果你在安装Excel 2002时选择的是默认方式，那么很可能不能在“工具”菜单中找到它。不过，我们可以先选择“工具”菜单中的“加载宏”，然后在弹出窗口中勾选“欧元工具”选项，“确定”后Excel 2002就会自行安装了。

弹指如飞Excel高速输入的技巧 第6篇

在Excel工作表的单元格中，可以使用两种最基本的数据格式：常数和公式。常数是指文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻辑值和错误值，每种数据都有它特定的格式和输入方法，为了使用户对输入数据有一个明确的认识，有必要来介绍一下在Excel中输入各种类型数据的方法和技巧。

一、输入文本

Excel单元格中的文本包括任何中西文文字或字母，以及数字、空格和非数字字符的组合，每个单元格中最多可容纳32000个字符数。虽然在Excel中输入文本和在其它应用程序中没有什么本质区别，但是还是有一些差异。比如我们在Word、PowerPoint的表格中，当在单元格中输入文本后，按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元格中下一段落的开头；在Excel的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示结束当前单元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你是想在单元格中分行，则必须在单元格中输入硬回车，即按住AIt键的同时按回车键。

二、输入分数

几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分子／分母”。在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输入“1/2”，按回车键则显示“1月2日”。为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在单元格中输入分数时，要在分数前输入“0”(零)以示区别，并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开，比如我们在输入1/2时，则应该输入“01/2”。如果在单元格中输入“81/2”，则在单元格中显示“8 1/2”，而在编辑栏中显示“8.5”。

三、输入负数

在单元格中输入负数时，可在负数前输入“一”作标识，也可将数字置在()括号内来标识，比如在单元格中输入“(88)”，按一下回车键，则会自动显示为“-88”。

四、输入小数

在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万位等。当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。当你需要输入大量带有固定小数位的数字，或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时，可以采用下面的方法：选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”标签，选中“自动设置小数点”复选框，并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零，变成“88 000”，就在“位数”微调框中输入“－3”，相反，如果要在输入“88”后自动添加3位小数，变成“0.088”，则要在“位数”微调框中输入“3”。另外，在完成输入带有小数位或结尾零字符串的数字后，应清除对“自动设置小数点”复选框的选定，以免影响后边的输入；如果只是要暂时取消在“自动设置小数点”中设置的选项，可以在输入数据时自带小数点。

五、输入货币值

Excel几乎支持所有的货币值，如人民币(￥)、英镑(￡)等。欧元出台以后，Excel2000完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输入各种货币值，Excel会自动套用货币格式，在单元格中显示出来。如果要输入人民币符号，可以按住AIt键，然后在数字小键盘上按“0165”即可。

六、输入日期

Excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“－”来分隔日期中的年、月、日部分。比如要输入“2001年12月1日”，可以在单元格中输入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘上的Ctrl+；组合键。

七、输入时间

Excel的函数嵌套技巧 第7篇

1 Excel公式函数的特点

Excel作为一款日常办公用的表格处理软件,具有较强的使用实用性,集成了文字输入、数据整合、编辑处理和格式化等操作方式,以其强大的数据分析和处理能力为基础,将信息化处理、公式与函数的套用计算相协调处理。

Excel表格处理中的公式函数应用一般以“=”为开端,同时实现对单元格引用、运算符、数值、字符、函数等组成展开运算。Excel函数运算依据特定的函数式和特定的算法,通过预先设定的计算算法,将需要运算的相关参数进行代入处理,测算生成的数值不但为函数值,更作为较复杂数据分析的基础性依据。Excel函数运算能够应对复杂的数据处理,并将整个运算过程由繁到简进行处理。在一定的条件下,Excel公式函数还可以实现参数间的调换处理或是多数据混合运算,进一步减轻了使用者的工作量,最大程度上简化数据处理。

2 Excel的函数运用基础

Excel软件中包涵的公式种类较为繁杂,在此本文无法做到一一阐述,因而我们只针对其中较为重要的和较为常用的进行介绍。在Excel的课程教学中,函数讲解部分所占的比例较大,因此这一部分的介绍本文共分两个层次。

2.1 常用函数的应用

如图1所示,Excel中常用函数包括求和函数(SUM)、平均值(AVERAGE)、计数函数(COUNT)、最大值(MAX)、最小值(MIN)等。上述的函数类型在Excel的日常使用中频次高,且较为重要,因而同样也是教学工作的重点所在。当我们需要在Excel中对一个表格进行分析时,比如需要总结其中的最值时,需要首先选中对应单元格的数据,然后通过选中“fx”函数按钮,选择对应的函数公式,比如最大值(MAX)和最小值(MIN),这之后选择相应的数据区域,点击“确定”完成计算。

2.2 混合函数的应用

顾名思义,混合函数指的是通过对多种函数的参数及算法进行搭配使用,并通过“插入函数”的办法选择添加进而实现不同函数间的协调运算。例如,在一些单元格数据提取操作中,以身份证号码里的生日信息提取为例,身份证号码本身包涵18位数字,而我们需要的生日信息则包涵于7到14位数字,因而在提取中就需要使用MID函数。MID函数本身意为截取制定长度的字符,例如号码324001199801010120存放在C1单元格,则进行函数运算时我们就必须输入“=MID(C1,7,8)”,进而就能得到其中的日期值为19980101。另外,我们还需要使用DATE函数,将截取的数字值转化为日期的形式,此时组合函数的输入方法为“=DATE(MID(D1,7,4),MID(D1,11,2),MID(D1,13,2))”,将单元格格式改变为1998/01/01。

3 Excel的函数嵌套技巧

Excel表格中的函数嵌套技巧,本文的论述以IF逻辑函数为例,IF可以理解为考察参数值是否符合规定值,如果满足预先设定的条子,则会显示出一个数组。若不符合,则运算数值将返回另一个参数值之中。这一返回值可以是字符串,同时也可能是逻辑值(false&true)或是数值。例如根据学生的分数判断其成绩等级是属于优秀、良好、及格、差4种结果中的哪一种,90分以上为优秀,80分以上为良好,60分以上为合格,60分以下为差。若要判断的成绩在A2单元格,可以得到这样一个式子:“=IF(A2>=90,"优秀",IF(A2>=80,"良好",IF(A2>=60,"及格","差")))”,“A2>=90”是逻辑表达式,当满足条件是为优秀,不满足时为“IF(A2>=80,"良好",IF(A2>=60,"及格","差")))”这样一个表达式,又对这个表达式进行剖析,其实是一样的道理。注意每一个条件必须是互斥的,如最里面的表达式“IF(A2>=60,"及格","差")”这里A2>=60的意思是A2大于等于60并且小于80。

IF函数嵌套运用时使用者必须要注意公式录入时的引号与括号等符号是否使用到位,比如公式录入时双引号的使用必须要是英文状态,同时几重嵌套就需要几重括号。由于较多的符合公式和较为复杂的符号引用,在一部分的教学工作同样是十分重要的。另一方面,许多使用者在IF函数编写时同样需要避免死循环的现象出现。

4 结论

综上所述,Excel中的公式与函数应用具有十分积极的现实意义与教育教学意义,无论是日常办公处理或是院校教学中都占有十分重要的地位。因此相关教育教学工作中必须处理好函数嵌套使用,掌握必备的操作使用技巧,为日后的工作开展提供参考借鉴。

摘要：在Excel表格应用中,函数与公式是较为重要的环节,因此只有掌握一定的函数嵌套技巧,才能提升相应的工作学习效率。

关键词：Excel,公式与函数,嵌套技巧

参考文献

[1]胡雪峰.用Excel宏程序进行数据分类汇总[J].电脑编程技巧与维护,2014(22):85.

[2]刘升贵,黄敏,庄强兵.计算机应用基础[M].北京:机械工业出版社,2010.

高校中Excel的应用技巧 第8篇

学工部的刘老师在学期初遇到这样一个问题:在给学生上保险时, 保险公司要求把学生信息表中全体学生的出生年月一列全部变成中间带分隔符“-”形式的。假如出生列在E列, E2为19900103更改为1990-01-03, 如果单纯用设置单元格格式, 更改日期类型的话, 单元格会出现######这种错误;如果一个一个更改就太麻烦了, 我们用一个公式就可以解决这个问题, 先在E列后面插入一列, 在F2单元格中输入“=mid (e2, 1, 4) &-mid (e2, 5, 2) &-mid (e2, 7, 2) &”, 再敲击回车就变成了1990-01-03。最后拖动填充柄可使整列全部变为日期型。

2. 使用函数统计学生成绩

作为一名班主任, 每个学期末都要统计学生的成绩, 排出相应的名次。以下面的学生成绩表为例:

(1) 选中J3单元格, 输入公式“=SUM (C3:I3) ”, 用于计算第一位学生的总分, 拖动填充柄计算其他学生的总分

(2) 选中Q3单元格, 输入公式“=RANK (P3, P$3:P$35) ”, 用于计算第一位学生总成绩的名次, 拖动填充柄计算其他学生的名次。

3. 使用VLOOKUP查找函数匹配

在每年的助学贷款中, 有些同学的姓名和银行卡号在上交表格时都有, 但省里给的表格的姓名顺序和各系部统计的不一样, 要想填充上表中的数据就要用到一个VLOOKUP函数。假定各系部上交的工作表为SHEET1, A列为姓名, B列为银行卡号, 现要在省里给定表SHEET2表A列输入姓名, B列自动填充对应的银行卡号, 第一行为表头, B2单元格公式输入:=IF (A2="", "", IF (ISERROR (VLOOKUP (A2, SHEET1!A:B, 2, 0) ) , "查无此人", VLOOKUP (A2, SHEET1!A:B, 2, 0) ) ) , 公式可拖动填充柄向下复制。此处SHEET1=01, 01表为原始底。

另外有A1和A2两张EXCEL表, 两张表都有“姓名”一栏, 怎么显示出A2表中姓名与A1表姓名不同的部分呢?我们也可以用VLOOKUP这个函数。首先, 在A2表中插入一列空白列, 假设是B列, 又假设两张表的姓名都在第一栏, 那么在A2表的B2单元格中输入=VLOOKUP (A2, SHEET1!A:A, 1) , 然后按回车键, 只要是姓名不同的就会显示#N/A。

4. 统计某分数段的学生数

在期末考试后, 一般老师都要上交成绩分析表, 要统计出各分数段的学生人数, 像不及格人数有多少人, 60～70分数段有多少人, 70～80分数段有多少人, 80～90分数段有多少人以及90～100分数段有多少人。面对众多的数据, 我们在这里用DCOUNT函数轻松解决这一问题。如图所示, 在E9单元格中输入公式:=DCOUNT (A1:D11, "高数", E1:F2) , 确认后即可求出“高数”列中, 成绩大于等于70, 而小于80的数值单元格数目 (相当于此分数段人数) 。

5. 巧用合并功能

根据工作的需要, 有时想把B列的内容与C列的内容进行合并, 如果行数较少, 可以直接用“剪切”和“粘贴”来完成操作, 但如果有几万行, 这样就太麻烦了。解决的办法是:在C行后插入一个空列 (如果D列没有内容, 就直接在D列操作) , 在D 1中输入“=B1&C1”, D1列的内容就是B、C两列的和了。选中D1单元格, 用鼠标指向单元格右下角的小方块“■”, 当光标变成"+"后, 按住鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处, 就完成了B列和C列的合并。这时先不要忙着把B列和C列删除, 先要把D列的结果复制一下, 再用“选择性粘贴”命令, 将数据粘贴到一个空列上。这时再删掉B、C、D列的数据。

学生在用AutoCAD绘图时, 有人喜欢在EXCEL中存储坐标点, 在绘制曲线时调用这些参数。存放数据格式为“x, y”的形式, 首先在Excel中输入坐标值, 将x坐标值放入A列, y坐标值放入到B列, 然后利用“&”将A列和B列合并成C列, 在C1中输入:=A1&", "&B1, 此时C1中的数据形式就符合要求了, 再用鼠标向下拖动C1单元格, 完成对A列和B列的所有内容的合并 (如图所示) 。

要合并不同单元格的内容, 还有一种方法就是利用CONCATENATE函数, 此函数的作用是将若干文字串合并到一个字串中, 具体操作为“=CONCATENATE (B1, C1) ”。比如, 假设在某一河流生态调查工作表中, B2包含“物种”、B3包含“河豚鱼”, B7包含总数52, 那么:输入“=CONCATENATE ("本次河流生态调查结果:", B2, "", B3, "为", B7, "条/公里。") ”计算结果为:本次河流生态调查结果:河豚鱼物种为52条/公里。

6. 绘制函数图像

教数学的周老师想在EXCEL中快速准确地绘制一条函数曲线, 这就要用到图表功能了。以绘制y=lg (6+x^3) 的曲线为例, 其方法如下:在某张空白的工作表中, 先输入函数的自变量:在A列的A1格输入"X=", 表明这是自变量, 再在A列的A2及以后的格内逐次从小到大输入自变量的各个值;实际输入的时候, 通常应用等差数列输入法, 先输入前二个值, 定出自变量中数与数之间的步长, 然后选中A2和A3两个单元格, 使这二项变成一个带黑色边框的矩形, 再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块“■”, 当光标变成"+"后, 按住鼠标拖动光标到适当的位置, 就完成自变量的输入。在B列的B1格输入函数式的一般书面表达形式, y=lg (6+x^3) ;在B2格输入“=ABS (LOG10 (6+A2^3) ) ”, B2格内马上得出了计算的结果。这时, 再选中B2格, 让光标指向B2矩形右下角的“■”, 当光标变成"+"时按住光标沿B列拖动到适当的位置即完成函数值的计算。然后再点击工具栏上的“图表向导”按钮, 选择“X, Y散点图”, 然后在出现的“X, Y散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图”;此时可察看即将绘制的函数图像, 发现并不是我们所要的函数曲线, 单击“下一步”按钮, 选中“数据产生在列”项, 给出数据区域, 这时曲线就在我们面前了

7. 生成成绩条

常有班主任在学期末时面临“如何打印成绩条”这样的问题, 有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现, 这对于一些非计算机专业的老师们来说有一定难度。出于此种考虑, 我在这里给出一种用函数实现的简便方法。

此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中, 其中第1行为标题, 第2行为学科名称。切换到Sheet2工作表中, 选中A1单元格, 输入公式:=IF (MOD (ROW () , 3) =0, ″″, IF (0MOD?ROW () , 3 (=1, sheet1!A1, INDEX (sheet1!$A:$G, INT ( ( (ROW () +4) /3) +1) , COLUMN () ) ) ) 。再次选中A1单元格, 用“填充柄”将上述公式复制到B1至G1单元格中;然后, 再同时选中A1至G1单元格区域, 用“填充柄”将上述公式复制到A2至G185单元格中。这样, 成绩条基本成型, 下面再简单修饰一下即可。

调整好行高和列宽后, 同时选中A1至G2单元格区域 (第1位学生的成绩条区域) , 按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮, 在随后出现的边框列表中, 选中“所有框线”选项, 为选中的区域添加边框 (如果不需要边框, 可以不进行此步及下面的操作) 。

浅析Excel常用函数的使用技巧 第9篇

主要功能：计算符合指定条件的单元格区域内的数值和。

使用格式：SUMIF(Range,Criteria[,Sum_Range])。

参数说明：Range代表条件判断的单元格区域;Criteria为指定条件表达式;Sum_Range代表需要计算的数值所在的单元格区域。在“条件数据区”查找满足“条件”的单元格，计算满足条件的单元格对应于“求和数据区”中数据的累加和。如果“求和数据区”省略，统计“条件数据区”满足条件的单元格中数据的累加和。

应用举例：如表1所示，如果在C15单元格中输入公式：=SUMIF(C3:C14,“>2000”)，把求和数据区省略，则确认后即可求出实发工资>2000元的人的工资和。但如果在C15单元格中输入公式：=SUMIF(B3:B14，“生产”，C3:C14)。则确认后即可求出生产部门的实发工资和。

特别提醒：SUMIF函数中的参数，条件数据区和条件必须是针对同一数据序列。使用此函数进行计算时，应先考虑条件是什么，找到条件了，条件数据区域就迎刃而解了。

2 COUNTIF函数

主要功能：统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数目。

使用格式：COUNTIF(Range,Criteria)。

应用举例：如表2所示，在C12单元格中计算工程师的人均工资，输入公式：=SUMIF(B3:B11，“工程师”，F3:F11)/COUNTIF(B3:B11，“工程师”)，利用SUMIF函数计算出所有工程师工资的总和，利用COUNTIF函数计算出该厂职工中工程师的人数，两者相除即得到所求结果。

参数说明：Range代表要统计的单元格区域;Criteria表示指定的条件表达式。

特别提醒：允许引用的单元格区域中有空白单元格出现。

3 RANK函数

主要功能：返回某一数值在一列数值中的相对于其他数值的排位。

使用格式：RANK(Number,ref,order)

参数说明：Number代表需要排序的数值;ref代表排序数值所处的单元格区域;order代表排序方式参数(如果为“0”或忽略，则按降序排名;如果为非“0”值，则按升序排名)。

应用举例：如表2所示，在G3单元格中输入公式：=RANK(F3，$F$3:$F$11,0)，确认后即可按降序得出职工编号为BM010123职工的工资总额在全厂中的排名结果。

特别提醒：在上述公式中，让Number参数采取了相对引用形式，而让ref参数采取了绝对引用形式(增加了一个“$”符号)，因为所有职工的排名都是相对于同一个单元格区域，这样设置后，选中G3单元格，将鼠标移至该单元格右下角，成细十字线状时(通常称之为“填充柄”)，按住左键向下拖拉，即可将上述公式快速复制到G列下面的单元格中，完成其他职工的排名统计。

4 IF函数

主要功能：根据对指定条件的逻辑判断的真假结果，返回相对应的内容。

使用格式：=IF(Logical_test,Value_if_true,Value_if_false)。

参数说明：Logical代表逻辑判断表达式;Value_if_true表示当判断条件为逻辑“真(TRUE)”时的显示内容;Value_if_false表示当判断条件为逻辑“假(FALSE)”时的显示内容。

应用举例：如表3所示，在H列等级1中将总成绩达270分以上的为“优秀”，210-270分的为“良好”，180-210分的为“及格”，180以下为“不及格”。在H3单元格中输入公式：=IF(F3>270，“优秀”，IF(F3>=210，“良好”，IF(F3>=180，“及格”，“不及格”)))，确认后即可得出所求结果。在I列等级2中将总成绩达240分以上并且平均分达90分以上的为“优秀”，总分大于180或者平均分大于80分的为“良好”，其他的为“及格”。在I3单元格中输入公式：=IF(AND(F3>240,G3>90)，“优秀”，IF(OR(F3>180,G3>80),“良好”，“及格”))。

特别提醒：IF函数可以嵌套使用，但最多可嵌套7层，超过7层就不管用了，在IF函数中加入and,or可以达到不同列单元格的“并且”，“或”条件的判断。

5 结束语

Excel是目前使用比较广泛的数据管理分析软件，通过以上案例，更加能体会到Excel函数的魅力，利用其提供的丰富函数，不需要深厚的计算机语言基础，不需要掌握很深的数学计算方法，不需要了解具体的求解技术细节，而是只要选择正确的函数，填写适当的参数，即可完成复杂的求解过程，处理日常工作事务更加快捷、高效。

摘要：Excel是目前使用比较广泛的数据管理分析软件,Excel中的函数不仅涉及面广,而且种类很多,功能也非常强大,利用其提供的丰富函数,可完成复杂的求解过程,使处理日常工作事务更加快捷、高效。

关键词：函数,公式,条件

参考文献

[1]何新权.全国计算机等级考试一级B教程.北京:高等教育出版社,2009.

Excel实用技巧 第10篇

1 输入技巧

1.1 数字串的输入

在Excel的日常应用中,数据输入是最为基础的使用环节,但使用者经常会发行,Excel系统在处理输入信息时默认地将数字信息作为数值数据进行处理,这就导致我们输入的电话号码或是证件号码等信息会以小数形式或是科学计数法的形式呈现出来。因此如何将录入的各类数字信息改为字符串呢?操作技巧是在输入数值前要预先加入“’”,然后再录入所需的数字信息。比如我们要输入一个号码信息20160301,这是为了防止系统将之数学处理,就需要输入’20160301,此时系统就能自动显示出20160301并完成左侧对齐。“’”这一符合意为西文引号,同样的,输入=“20160301”也能实现字符串处理效果。

1.2 分数的输入

分数是我们在进行表格处理中经常需要使用的,但如果直接在单元格里输入分数,却往往会出现偏差。比如当使用者直接录入1/3后。会发现系统将数据归为日期型并显示为“1月3日”。输入分数的技巧为先录入一个“0”,即在输入1/3的时候,需要输入“0 1/3”,显示的结果就是经过分数处理后的1/3。

1.3 同一内容输入在不同单元格内

当使用者需要在Excel表格中的多个单元格里录入相同数据时,一遍一遍地重复输入显然是费时费力的,因此使用者只需要在一个单元格内输入一次就可以对其他表格完成自动输入功能。具体的操作技巧是在完成单元格数据输入后,选中需要输入相同内容的区域,通过CTRL+Enter的键盘组合加以实现。

2 快捷技巧

2.1 ALT+回车键

ALT+回车键为单元格内的换行快捷键。在单元格数据录入时,我们经常需要输入两行或者多行,如若直接用回车键进行切换,那么光标将会直接移至下一行单元格位置。因此为了能够实现单元格内的换行,就需要使用ALT+回车键的组合按键。

2.2 SHIFT+鼠标拖动

SHIFT+鼠标为Excel表格中的行列转换快捷键。在Excel表格处理中,使用者经常需要对表中的数据与信息进行多行多列处理。我们以图1为例,如何将图中的“数量”与“金额”两整列进行调换移动呢?具体的操作技巧如下,首先我们需要选择其中的一列,如B2:B9,将这列数据移动至D2:D9的位置上。则需要选中C2:C9这列,并移至B2:B9的位置,将D2:D9这列数据移动到原来C2:C9的位置上。当使用快捷键时,我们可以按下SHIFT键并将鼠标放置C2:C9的右侧,等到出现“I”的形状后松开鼠标,这是就能将两列数据进行对调,这一快捷办法同样适用于行列转换。

3 对数据保护技巧

数据保护是Excel表格使用中一个较为使用的功能,它的作用是保证表格数据只能进行浏览操作,而不能进行编辑和修改的操作,以此保护数据表格中的数据。

3.1 保护整个工作表

想要实现对整个表格数据的保护操作,操作中需要选择“工具—保护—保护工作表”菜单项的操作方式进行实行,其中只需要输入一定的密码就可实现。而需要恢复编辑功能时,则同样需要输入保护密码。

3.2 工作表中部分区域的保护

在表格处理中,经常需要对一部分区域进行编辑,对另一部分区域进行数据保护,具体操作如下。

1)单击选择“工具”菜单—“保护”—“允许用户编辑区域”菜单项,在对应的窗口中选择“新建”选项,此时使用者就可以通过鼠标选择对应的可以编辑的区域。此时我们会发行一个系统指定的允许数据编辑的工作区域,对于这个区域我们是可以进行编辑修改处理的。

2)有些时候我们需要编辑的区域可能并不是连续的,此时就需要我们在使用的过程中依据实际需求通过“新建”选项选择需要自身进行编辑的区域。

3.3 编辑修改与区域保护

鼠标单击选择菜单项:工具—保护—保护工作表,输入取消保护的时候使用的密码,并确定退出了这样的一张工作表中,就能够实现编辑修改和区域保护,满足用户的相应需求。

4 图表格式的快速设置

ALT键+鼠标可以实现图表的移动功能,在具体的操作中,表格中插入图表后对齐问题往往会被忽视,随意放置的现象时有发生,一般情况下,很少会有人对在意调整的图表是否和某个单元格保持对其状态,但是在各种EXCEL考试中,我们发现考试中经常要求考生将图表放置在指定位置,例如将图表放置在单元格A10:D25的区域内,这时候选择将图表移动到左侧和A10单元格左上角相对齐的位置,然后再将图表右下角缩放至于D25单元格右下角对齐的位置。想要将图表和要求的区域对齐是比较容易实现的,但是想要使单元格边缘与要求区域单元格边缘保持绝对对齐,采用鼠标是非常不容易操作的,这时候就需要按下ALT键,然后稍微移动图表就能够实现绝对对齐。

5 结论

Excel表格处理软件如今已在我们的日常生活中扮演着十分重要的角色,掌握好Excel表格处理运用的操作技巧和相关知识对于我们进行数据分析处理有十分积极的意义,能够帮助我们事半功倍地完成一些工作。本文的研究只是Excel使用技巧的一部分,更多的内容还需要我们不断地进行深入探讨。

参考文献

[1]杜巍.有效保护Excel工作九招[J].中国新通信,2015,17(20):36.

[2]苏翠英.应用EXCEL函数实现中职学生成绩统计智能化[J].办公自动化,2012(24):43-44.

Excel实用技巧 第11篇

“大写”由“小写”完成

在利用Microsoft Excel进行财务报表处理时，用户经常需要输入大量中文大写数字，如“一”、“二”、“三”……。如果进行单一手工输入不仅浪费时间而且容易出错。

其实，用户可先输入对应的阿拉伯数字，然后在输入数字的单元格点击鼠标右键，选中快捷菜单中的“单元格格式”，再选择“数字”标签中左边“分类”框中的“特殊”，在右框中点击“中文大写数字”，，然后“确定”。这样报表中会自动将阿拉伯数字设置成中文大写数字。

身份证号码“现本相”

在MicrosoftExcel中，输入12～15位数字时，虽然会以科学记数的形式出现，但其数值大小是不变的。我们以输入居民身份证号码为例(当前身份证号码有15位和18位两类)，如果15位身份证号以科学记数的形式出现后，可以通过5种方法，设置显示出身份证号号码的“本相”。

可在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡中进行设置。

方法一：选择“分类”中的“数值”，将小数位数由默认的“2”位改为“0”位，单击“确定”按钮。如果本来即是“0”位，直接单击“确定”按钮即可。

方法二：选择“分类”中的“分数”，再选择任意一种分数类型，单击“确定”按钮。

方法三：选择“分类”中的“文本”，单击“确定”按钮，再双击单元格才能转变。

方法四：选择“分类”中的“特殊”，再选择“类型”中的“邮政编码”，单击“确定”按钮。

方法五：选择“分类”中的“自定义”，然后设为“000000000000000”(或用“?”、“#”代替“0”)，单击“确定”按钮。

列表交给“记录单”

在一个纵列数相对较多的Microsoft Excel表格中，采用上下拉动滚动条输入数据的方式，既麻烦又容易出错。这时，您可以利用“记录单”功能进行快捷输入。

选中数据区域的任意一个单元格，执行“数据一记录单”命令，打开“记录单”窗体，单击其中的“新建”按钮，然后在相应的单元格中输入数据，输入完一条记录后，按下“下一条”按钮，进入下一条记录的输入状态。

需要提示的是，在您输入时，请按键盘上“Tab”键移动鼠标，不要按“Enter”键移动鼠标。

自动清除重复记录

在实际应用中，Microsoft Excel略有不足的是，无法自动识别重复的记录。为了清除这些重复记录，如果单一手工地删除，十分不便。它虽然没有提供给您清除重复记录的功能，但您同样可以利用它的“高级筛选”功能间接实现删除操作。

具体操作步骤如下：

1、打开一份带有重复记录的Microsoft Excel文档。

2、选中图表中的所有记录(注此时应将每列的标题行也选入，否则筛选完的数据表中将不再包含有该标题行)，执行“数据”菜单→“筛选→高级筛选”命令。

3、在弹出的“高级筛选”对话框中选择“将筛选结果复制到其他位置”一项，并点击“复制到”按钮，回到表单中，点选已选择框以外的白色区域范围用以存放筛选后的数据(注：此处一定不要与原数据所处的单元格相重合，否则数据表将会混乱)，最后，勾选“选择不重复的记录”复选框后，点击“确定”按钮即可。

EXCEL软件的几个使用技巧 第12篇

一、Excel中快速输入有相同特征的数据

我们经常会输入一些相同特征数据, 比如学生的学籍号、准考证号、单位的职称证书号等, 都是前面几位相同, 只是后面的数字不一样。

1、选定要输入共同特征数据的单元格区域, 单击鼠标右

键, 在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令, 打开“单元格格式”对话框

2、选择“数字”选项卡, 选中“分类”下面的“自定义”选项, 然后在“类型”下面的文本框中输入2523030000 (注意:

后面有几位不同的数据就补几个0) , 单击[确定]按钮即可。

3、在单元格中只需输入后几位数字, 如“2523034589”只要输入“4589”, 系统就会自动在数据前面添加“252303”。

也可以先输入数字, 再选中单元格区域设定数据格式, 可以得到相同的效果。

二、让不同类型数据用不同颜色显示

在工资表中, 如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示, 大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示, 低于1000元的工资总额以“棕色”显示, 其它以“黑色”显示, 我们可以这样设置。

1、打开“工资表”工作簿, 选中“工资总额”所在列, 执行“格式条件格式”命令, 打开“条件格式”对话框。

单击第二个方框右侧的下拉按钮, 选中“大于或等于”选项, 在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮, 打开“单元格格式”对话框, 将“字体”的“颜色”设置为“红色”。

2、按“添加”按钮, 并仿照上面的操作设置好其它条件 (大于等于1500, 字体设置为“蓝色”;

小于1000, 字体设置为“棕色”) 。

3、设置完成后, 按下“确定”按钮。

三、Excel中通过自动设置小数点快速输入小数

执行“工具选项”命令, 打开“选项”对话框, 切换到“编辑”标签下, 选中“自动设置小数点”选项, 然后在“位数”右侧的方框中输入数字“3”, 确定返回, 再输入数字, 系统自动设置3位小数。

注意: (1) 此时, 输入的数字要包含“3”位小数, 如果没有小数也要用“0”补齐。例如, 要输入“20、12.36、1.468”时, 请输入“20000、12360、1468”。 (2) 如果把“位数”设置为负数 (如“-2”) , 则将输入的数字扩大“100倍”, 例如, 输入“123、12.45、2.568”, 确认后显示为“12300、1245、256.8”。

四、用Excel制作漂亮的工资条的方法方法一:Word邮件合并法

首先我们确定好主文档 (工资条表格) 和数据源 (Excel或Access格式的记录表) , 然后通过“邮件合并”向导把数据源中的的字段信息合并进来。

点击“工具信函与邮件邮件合并”, 然后在屏幕右侧进入“邮件合并”向导。

第一步:选择文档类型。选择“信函”。

第二步:选择开始文档。选择默认的“使用当前文档”。

第三步:选取收件人。单击“使用现有列表”区的“浏览”按钮, 通过“选择数据源”对话框, 定位格式数据源的存放位置, 选中并打开。接着弹出“邮件合并收件人”对话框, 在这里可以指定参与邮件合并的记录, 选择默认的“全部”, 确定返回Word编辑窗口。

第四步:撰写信函。将插入点定位于表格的第二行第一格内, 单击“邮件合并”工具栏上“插入Word域”左边的“插入域”按钮, 打开“插入合并域”对话框, 选中“域”下方列表框中的“序号”字段, 并单击“插入”按钮, 即可把“序号”字段合并到主文档中。然后用同样的方法把其余字段插入到主文档表格中对应的位置即可。

第五步:预览信函。在这里我们可以浏览一下工资条的大致效果, 还可以调整“姓名”表格的宽度, 让姓名在一行内显示。然后选中“姓名”后的表格区域, 单击鼠标右键在弹出的菜单中选择“平均分布各列”, 让这些列具有相同的宽度, 使工资条更美观。如果这样直接进入打印操作, 一页纸只能打印一个工资条, 所以选中整个工资条表格, 复制, 粘贴到原表格下方空一行后的地方, 把插入点定位于主文档中第一和第二个表格之间的空行处, 单击“邮件合并”工具栏上的“插入Word域”按钮, 在弹出的菜单中选择“下一记录”命令, 以此类推, 就可以在一页纸上多排几个工资表, 充分利用资源了。

最后进入第六步:完成合并。然后把工资条打印出来, 就制作完成了

五、Excel表格行与列交叉着色

先选定要着色的单元格B2:G2。然后在“绘图”或者“格式”工具栏中找到“填充颜色”按钮, 选好颜色后进行填充。

B2:G2单元格着色后, 再选定B2:G3单元格, 鼠标指向选定区域右下角的填充柄, 然后向下拖动鼠标即可得到隔行着色的效果。

对于两行或是多行交错着色, 参照以上方法同样可以实现。先将前几行分别着色, 形成一个循环规律, 然后选定这几行再向下填充即可。对于列的着色, 可以参照行的着色方法实现。

六、Excel隔行调整行高的有效方法

先增加一个辅助列。然后在该列的第一个单元格输入数字“0”, 第二行的单元中输入“1”。选中这两个单元格, 然后按下右键后向下拖动填充句柄, 并在弹出的快捷菜单中选择“复制单元格”命令。

现在点击菜单命令“数据筛选自动筛选”。点击辅助列第一个单元格的下拉按钮, 在列表中选择“1”。单击后, 则可将数值为“1”的单元格筛选出来。