档案工作安全管理

档案工作安全管理（精选12篇）

档案工作安全管理 第1篇

2005年以来, 天津市档案局馆把每年的4月定为“档案安全月”, 连续6年组织全市档案系统开展档案安全教育活动, 每年围绕一个主题, 排查安全隐患、举办安全讲座、开展消防和应急事故处理演练, 消灭安全工作中的薄弱环节。今年4月, 天津市及各区县档案局馆、开发区档案馆以及专业部门档案馆, 以“档案安全可视化, 档案管理科学化”为主题, 围绕“搞好安全自查, 做好档案清点, 完善安全预案, 制定有效措施”的重点, 认真组织开展“档案安全月”活动。通过这项活动的开展, 进一步提高了全市各级各类档案馆工作人员的安全责任意识, 完善了档案安全管理工作。

日前, 天津市档案局馆在新建成启用的北辰区档案馆召开“档案安全月”活动现场总结会, 组织档案系统领导干部参观学习北辰区新建档案馆的安全设施设备建设, 推动全市档案部门安全工作的现代化、智能化、可视化管理, 切实加强档案安全保障建设。

天津市档案局馆长荣华在讲话中对档案安全工作提出三点要求。一要增强安全意识。要从对党、对国家、对人民负责的高度重视档案安全, 把档案安全作为档案工作的头等大事来抓。一把手负总责, 谁主管谁负责, 教育每位干部职工树立安全责任意识, 确保档案实体和档案信息的安全。二要加大投入, 加强档案安全硬件建设。全市档案部门档案安全硬件设施建设必须得到保障, 建立并落实好档案安全制度, 保证对档案的全程监管。三要加强档案安全工作考核。坚决执行安全工作一票否决制, 对出现安全问题的决不姑息。

档案局档案管理工作汇报 第2篇

一是提高思想认识。坚持以“安全第一、预防为主”的原则，把汛期档案安全工作作为档案工作的首要大事来做，坚决克服侥幸心理，做到警钟长鸣、有备无患，确保档案绝对安全。

二是领导带头巡查。根据《档案库房安全管理制度》建立档案安全领导责任制，认真执行各项档案安全保管工作，制订可行的应急措施和安全防范措施，确保档案安全度汛。

档案工作安全管理 第3篇

摘要：内容管理作为一种管理方式得到了迅速发展。本文归纳了档案内容管理的提出缘由，在分析内容、内容管理、档案内容等概念的基础上，提出档案内容管理的内涵，并提出档案内容管理对现代档案工作的启示，以期引起档案学界对档案内容管理的重视。

关键词：内容档案内容内容管理档案管理

Abstract：Content management as a new man？ agement method has been developed rapidly.The arise reasons of archival content management are summarized in this paper.On the basis of detailed analysis of the concept of content，content manage？ ment and archival content，the connotation of archi？ val content management is put forward.At last，this paper puts forward three enlightenment that the ar？ chival content management brings to the modern archival work.Hope to be able to cause the archival academic circle to the attention of archival content management.

Keywords：Content；Archival content；Content management；Archival management

随着信息技术的飞速发展，数字信息每天都在以几何级的速度增长，在这个信息爆炸的时代，如何获取所需知识是一个非常值得研究的课题。虽然知识管理的提出为我们搭建了获取理念和思维的基本框架，但是它更多的是基于概念层面的思考。如何在大量的数据中，尤其是半结构化（XML、HTML、半结构文本等）、非结构化数据（非结构文本、图片、录音、视频等）中挖掘知识、管理知识则需要更加具体的、实践性的管理方法。在这样的背景下，内容管理应运而生。内容管理，能够对各种非结构和半结构数字资源进行收集、管理以及结构化处理，并将处理后的数据集成到现有系统环境中，以便于用户利用。它源于出版行业，在发展的过程中，受到了企业和IT领域的广泛关注。目前，内容管理在企业管理、数字图书馆中广泛应用。尽管如此，内容管理在档案界的研究相对较少，笔者在CNKI中检索到的有关档案内容管理的文章屈指可数，且相关研究的深度不够。鉴于此，本文拟对档案内容管理的提出缘由进行归纳，并深入分析其内涵及对现代档案工作的启示，希望能够引起档案学界对档案内容管理的关注，进而推动档案管理的多元化发展。

一、档案内容管理的提出

在国内，档案内容管理的相关研究最早出现在2005年，是关于杭州市采用IBM内容管理系统实现在线档案资源共享的案例介绍，[1]在此之后，又陆续出现了一些相关研究，例如：金更达介绍了内容管理系统的特点，并在此基础上构建了基于内容管理的数字档案馆集成模型；[2]李珍等在详细介绍了内容管理的内涵与系统构成之后，尝试分析了内容管理在档案学领域的应用途径；[3]胡涛认为档案管理与内容管理的管理对象是相互融合的，档案管理为内容管理提供借鉴，内容管理为档案管理提供前沿的理论与技术，综合二者优势提出了档案内容管理模式。[4]通过这些研究成果可以看到，档案内容管理是在内容管理理念与技术不断发展的基础之上，融合档案管理自身的特点而提出的。需要注意的是，它的提出并不是要抛弃对档案载体、档案形式的管理，而是要在管理好档案本体的前提下，加大对档案内容的开发和挖掘，充分实现档案的知识价值，为用户解决具体问题提供决策支持。档案内容管理作为一种全新的档案管理方式，其提出缘由如下：

（一）信息技术的飞速发展

信息技术的发展，数字环境下档案外延的扩大、档案内容的异构，促使档案内容管理的产生。信息技术的发展对我们的日常工作、生活产生了巨大影响，档案工作也不例外。在传统纸质档案的环境下，档案管理者更加关注档案实体的管理，如何对档案进行收集、整理、保管是档案工作的重点。但在数字环境下，电子文件、电子邮件以及微博、微信等社交媒体产生的大量记录使得档案外延不断扩大，档案内容所依附的形式、载体也在不断变化，传统档案管理中的实体已不复存在，而成为计算机内存中的二进制符号。在这种情况下，内容管理可以将不同格式的、不同结构的信息进行统一集成管理，为解决信息内容异构的难题提供了思路。

（二）管理阶段的不断更新

档案知识管理阶段对档案管理所提出的要求是档案内容管理出现的重要原因。档案管理的发展历程可以划分为档案实体管理、档案信息管理和档案知识管理三个阶段。[5]在档案实体管理阶段，管理工作受物本管理理念的影响，以手工管理为主，主要对档案实体进行管理。进入档案信息管理阶段后，档案管理开始注重档案信息资源的开发，逐步引入信息技术，强调档案管理工作以档案实体和档案内容并重。档案知识管理阶段的出现主要是受到加拿大学者特里·库克提出的“档案后保管范式”的影响，他指出“档案工作者要由实体保管者向知识提供者过渡”，[6]随后冯惠玲教授将“档案后保管范式”总结为“一种以来源为中心，以知识为中心的管理”。[7]档案的知识蕴含在档案内容中，如果要实现档案知识管理，就必须要对档案内容进行开发、挖掘，提取相关的知识点，并将知识点提供给用户，满足用户的档案知识需求。

（三）档案人员的自身诉求

档案职业是随着社会分工的发展而逐渐形成并发展成熟的。传统档案工作主要涉及档案的收集、整理、保存。随着客观环境的不断变化，档案职业出现了技术化、女性化、边缘化等趋势，档案人员对档案信息资源的支配力逐渐降低。[8]中国第一历史档案馆研究员吴红对档案职业声望的调查显示：被调查的档案人员对档案工作的满意程度为中等偏低。[9]当从业人员对本行业的认可度较低时，其劳动自觉性、积极性、创造性也会降低。档案职业生命力的根基在于档案特有的价值和作用，即凭证价值、参考价值和文化价值，这些价值不是存在于档案的形式和载体中，而是蕴含在档案内容中。因此，档案人员要想提升自身地位，获得社会认可，就需要通过对档案内容的管理来挖掘档案信息，提炼档案知识，提供知识服务，来发挥档案的特有价值和作用。

二、档案内容管理的内涵

虽然学者们从不同角度给出了档案内容管理的定义，但是档案学界对档案内容管理并没有明确的定义。对此，笔者认为要想完全理解档案内容管理的内涵，必须要明确内容管理的概念，以及档案内容管理的管理对象是档案内容，而这就需要明确档案内容的相关定义。由于档案内容的属概念是内容，因此在分析档案内容前，还应该深入理解内容的相关内涵。

（一）内容管理概述

内容管理源于出版行业，在20世纪90年代中期出现。随着理论和技术的不断发展，它在2000年以后得到了快速发展，特别是在企业管理、数字图书馆以及网站管理中广泛应用。内容管理，作为数据管理的发展发向和企业信息管理的核心技术，不同学者、研究机构对其理解相同。最早给出内容管理定义的是国际信息与图像管理协会（简称AIIM），他们于2001年提出内容管理是用来捕获、管理、存储、保护和发布与组织流程相关的内容或文档的战略、方法和工具，能够对非结构化信息进行管理。[10]目前，关于内容管理的具有代表性的阐释来自Bob Boiko（鲍勃·鲍爱考），他在《Con？ tent Management Bible》中认为：“内容管理是对内容的管理，是在目标出版物中有效收集、管理和形成可利用的内容信息，有效的内容管理开始于内容生成之时，完成于内容移交之后。”[11]可以看到，AIIM认为内容管理是对内容全生命周期的管理，从内容创建或捕获、处理、保留、储存到内容交付、使用直至删除，突出了整个管理流程中对信息技术的要求。它从企业实践和企业管理的角度出发，强调内容管理是一种组织管理的战略和工具。而Bob Boiko则是从概念的本质出发，强调内容管理的核心是内容和管理。一方面内容管理的对象是内容即组织中的所有信息资产，其中最重要的是传统信息管理系统无法较好地处理半结构化和非结构化数据，它需要先进的信息技术支持，对各种异构的信息资源进行整合处理；另一方面内容管理的目的在于将正确的内容传递给有需求的人或组织，而这需要完善的内容管理流程和系统来完成。一般来说，完整的内容管理系统包括收集系统、管理系统、发布系统和工作流系统四个方面，各个系统完成各自的任务，保证内容的收集、管理、形成和利用等顺利完成。[12]可见，内容管理是一个综合管理、流程、人或组织、技术与资源的复杂管理系统。

在对内容管理的分析中，可以看到内容管理属于信息管理学领域，但是又具有自身的特征，在这里笔者认为很有必要将其与信息管理学领域的核心概念信息资源管理和知识管理进行比较，以便更好地理解内容管理。笔者主要从管理对象、管理过程、管理目标和重点对三者进行比较。发现内容管理是信息管理顺应时代的潮流，为满足信息工作者信息处理需求和信息用户的信息获取需求而提出的，它不仅能够完成信息资源管理和知识管理无法实现的任务，而且可以优化二者已有的信息处理功能。具体来说，（1）内容管理是一种集成的、先进的管理方式，它源于信息资源管理，但是比信息资源管理更加关注半结构化、非结构化信息的处理；（2）虽然内容管理基本等同于知识管理中的显性知识管理，但是内容管理的对象范围比知识管理中显性知识的范围要广。（3）信息资源管理与知识管理更加关注宏观方面的管理，内容管理则注重微观方面。

（二）内涵分析

档案内容管理的对象是档案内容，要理解档案内容管理的内涵需要厘清档案内容的本质。档案内容的属概念是内容，首先需要分析内容的基本内涵。关于内容可以从字面、本质、哲学和技术等不同角度理解，[13]《辞海》对其解释是：“物件里面所包容的东西；事物内部所含的实质或意义”。前者是从字面理解，后者是从本质和哲学的角度解释。内容与形式相对应，强调对象本身的信息而不是关于对象的信息。因此，借用到信息学中，可以将其定义为数字环境下组织内部的全部信息资料的总和，包括表单、文本、图像、视频等等。

在数字环境下，档案是一种重要的信息资源和知识资产，可以视为组织“内容”的重要组成部分。在档案内容管理中，档案内容是指依托于档案载体但又不包括档案载体的知识内容，它是表达档案本质的最核心部分。一般来说，档案主要由源于档案的信息和关于档案的信息组成，[14]因此档案并不全是档案内容，档案只有被人们抓取或者挖掘，赋予可利用的形式成为档案知识之后，才能称为档案内容。档案内容作为一种重要的信息资源，具有和其他信息资源相同之处，比如普遍性、传递性、时效性、对于载体的独立性、知识性等，但是它也有区别于其他信息资源的特性，冯惠玲、张辑哲[15]将档案内容特性归纳为社会性、历史性、确定性、原始记录性。除了上述四个特性以外，笔者认为，档案的精华性也需要给予关注。精华性是指精炼的、高价值的信息资源，也就是说，经过鉴定后，确定有保存价值的文件才可以保存为档案，而不是所有的文件信息都可以作为档案。在明确了内容、档案内容的基础上，我们再来理解档案内容管理，会发现其内涵不仅仅是对档案内容进行管理。传统的档案管理一般注重档案实体的管理，档案知识管理提出后，档案界越来越重视档案内容的知识性开发和利用。随着档案信息化的不断发展，档案内容形式的多样，各种异构的、非结构化的档案信息充斥其中，由于传统的信息技术缺乏处理异构档案资源的能力，因此需要引进内容管理的相关技术，将处理后的档案信息形成格式统一、便于开发利用的档案内容，再利用内容管理系统中的管理和发布模块对档案内容进行管理和发布，并传递给用户，以最大限度地满足用户的档案需求，发挥档案的价值。总而言之，档案内容管理是以档案用户的档案内容需求为核心，利用内容管理的相关技术和方法对档案内容进行全过程管理，它融合了档案资源开发技术、档案知识管理思想和系统流程化管理理念，以最大限度地开发档案内容、提供档案知识服务为目标的新型档案管理模式。

三、启示

（一）加强档案队伍建设

内容管理源于信息资源管理，是一种管理信息资源的技术和方法。未来，要适应档案内容管理、档案知识管理的要求，特别是解决档案队伍建设中人员学科背景单一的问题，档案部门一方面需要引入具备各种技术、多学科背景的人才，另一方面需要加强对现有人员的技术培训和知识更新，使其逐步适应新的管理方式的要求。同时，档案部门还需要培养档案人员的协作、合作的意识，因为只有具备档案专业背景的人员与拥有信息技术等背景的人员通力协作、相互促进，才能更好地做好档案工作。

（二）重视信息技术的应用

档案内容管理在对档案内容进行处理的过程中会有大量信息技术的渗透和应用，因此档案人员需要深入学习文档数字化、电子文档结构化处理、文本挖掘、知识发现等信息技术。同时，还应该尽量将信息技术创新性地应用于档案管理的各个方面。例如：在电子文件鉴定的过程中，可以利用档案内容管理的相关技术对电子文件内容进行挖掘和分析，根据一定规则，利用计算机系统对电子文件进行内容鉴定。

（三）加大档案知识库的建设力度

档案内容管理的对象是档案内容，但是档案内容并不能脱离它所依附的档案载体而单独被开发利用。在数字环境下，首先需要解决的是数字档案资源的存储和组织问题，特别是加大力度构建功能完善、便于利用、开放共享的档案知识库。随着数据库、知识库技术的不断发展，档案知识库成为存储和组织数字档案资源的主要方式。将档案资源存储在结构完整、功能完善的知识库中，既利于档案资源的开发和利用，又便于用户检索和利用档案知识。可以说，档案内容管理的重点是对档案内容的开发，挖掘档案知识，提供知识服务，正如张斌教授等提出的建设档案知识库是“档案学科发展的内在需求与现代信息技术的外在条件综合推动的结果”。[16]

*本文为中国人民大学科学研究基金（中央高校基本科研业务费专项资金资助）“数字档案资源生态系统及制度保障研究”（项目编号：15XNB022）的研究成果。

注释及参考文献：

[1]魏桂英.网上档案馆可全文检索——杭州市采用IBM内容管理方案实现在线档案资源共享[J].每周电脑报，2005（15）：36-37.

[2]金更达.基于内容管理的数字档案馆集成模型探讨[J].档案与建设，2004（11）：9-13.

[3]李珍，张玉影.内容管理及其在档案学领域的应用研究[J].浙江档案，2007（5）：22-25.

[4]胡涛.档案内容管理模式研究[J].档案学研究， 2015（4）：54-57.

[5]贾玲，周晓林，陆江，陈东.从档案实体管理、信息管理到档案知识管理[J].中国档案，2012（2）：42-44.

[6]特里·库克，刘越男译.电子文件与知识文件观念：后保管及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命[J].山西档案，1997（2）：7-13.

[7]冯惠玲.电子文件时代新思维[J].档案学通讯， 1998（6）：48.

[8]胡鸿杰，吴红.档案职业状况与发展趋势研究[M].北京：中国言实出版社，2009：9-215.

[9]吴红.档案职业论[J].档案学通讯，2005（2）：39-41.

[10]AIIM.Concept of ECM[EB/OL].[2016-04-20]. http：//www.aiim.org.

[11]Bob Boiko.Content Management Bible.New York：Wiley publishing Inc.，2002.

[12]李珍，张玉影.内容管理及其在档案学领域的应用研究[J].浙江档案，2007（5）：22-25.

[13]胡涛.档案内容管理模式研究[J].档案学研究， 2015（4）：54-57.

[14]张会超.档案内容管理引论[J].山西档案，2007（1）：21-24.

[15]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2006：6-8.

档案工作安全管理 第4篇

一、电子信息档案的优越性

1. 使用电子信息档案有利于档案管理工作人员提高工作效率

计算机管理系统可以使档案管理工作人员从繁重的档案立卷、归档、检索等劳动中解放出来, 提高了档案管理的工作效率, 是现代化档案管理中不可缺少的管理进程, 也是档案管理的发展趋势。

2. 使用电子信息档案有利于档案文件的补漏增缺

使用电子信息档案, 在对档案文件的补漏增缺工作中, 摒弃了传统档案管理的手工拆卷、装卷工作, 直接在计算机管理系统中插入增加或修改的内容, 一步到位, 大大提高了档案管理的工作效率。

3. 使用电子信息档案有利于档案文件的保密

使用电子信息档案, 查阅档案文件时, 不需要像传统档案管理查阅时需要提供整卷档案, 而是查阅者需要什么文件直接通过计算机管理系统智能检索提供, 既提高了查阅的速度, 又避免了查阅者翻阅整卷档案时接触到不应接触的档案资料, 有利于档案文件的保密。

4. 使用电子信息档案有利于提高档案管理工作的质量

由于立卷人文化程度、理解能力和业务技能的差别, 传统立卷时, 或多或少会出现立卷标准不一的现象, 给档案的归档、检索和查阅带来一定的弊端。使用电子信息档案, 由计算机系统按照统一的设定标准进行智能化档案管理, 对档案管理的所有工作环节进行了规范化、标准化管理, 从而提高了档案管理工作的质量, 减轻了档案管理工作人员的劳动强度。

二、电子信息档案管理的弊端

1. 电子信息档案的安全性有待进一步提高

电子信息档案由于它的特性, 有档案文件与载体分离的可能性, 从而造成档案文件可能遭到外部的拷贝、修改和删除等现象。特别是互联网的开放性, “黑客”可以通过互联网络直接控制档案管理系统, 甚至植入电脑病毒, 造成档案资料的泄密、丢失, 甚至整个管理系统的瘫痪。

2. 电子信息档案保存格式的多样化造成系统的不兼容

由于各行各业有各自的电子文件存储格式, 国家目前没有统一的电子文件保存格式行业规范, 从而造成各种档案资料归档时容易出现存储格式不统一的现象, 即使将其他格式文件统一转换为电子档案兼容的存储格式, 也容易影响被转换文件的准确性和完整性, 甚至出现整个文件的丢失。

3. 电子档案的原始性、真实性和完整性有待进一步完善

对于传统档案, 原始性、真实性是其最大的特点, 甚至其修改的过程也能体现在文件资料中, 保证了档案资料形成的过程和痕迹, 特别对于签字、图像、印章等, 更具有真实性。但电子信息档案, 虽然比传统档案更有优势, 但其在原始性、真实性上不如传统档案更有证明力度, 缺乏真实感和历史感。

4. 电子档案的存储载体极易受外界环境影响而损坏

电子档案依赖于一定的存储载体, 这种载体在存储、运输、使用和维护等环节上极易受到外界环境的干扰, 如光、温度、湿度、空气、灰尘、生物和磁场等等, 这些外在环境直接影响到电子信息档案的保存和安全。

三、加强电子信息档案管理的对策

1. 建立健全电子信息档案管理的制度

档案管理部门应该从发展和创新的角度出发和考虑, 建立健全一整套电子信息档案管理的规章制度, 利用计算机管理系统, 发挥其优势, 同时考虑到传统档案的特点, 从立卷、归档、检索、查阅等环节建立起行业规范, 从而使档案管理工作实现统一化、规范化、制度化。在此基础上, 对实际管理工作中发现的问题和困难要及时进行调查研究, 及时从制度和程序上进行规范, 更好地发挥电子档案管理工作的优势特点。

2. 采用“双轨制”的方式进行归档

在现在的法律背景下, 文件生效的主要标志就是印章和签署, 因此在现有的技术条件之下, 那些有着凭证作用以及法律效力的文件其保存形式主要还是采用的纸质方式来进行。就目前来讲, 一般使用“双轨制”来将电子文件和纸质文件转化为档案, 使得其形成“两套制”的归档内容。换句话来说也就是在归档时将纸质文件和电子文件这两种文件一起归档, 最终形成的两套档案在内容上是相同的。

3. 实现电子档案的安全可靠管理

充分运用电子信息系统的应用支撑环境, 开发利用符合档案管理的数字证书、电子印章等信息化验证软件技术, 保证电子信息档案的真实性和法律性。同时加强对信息系统安全性的建设, 通过防火墙、病毒查杀、系统补丁等防御技术, 实现电子信息档案的安全使用和保管;另外按照工作岗位和级别权限, 对登录系统人员实行权限设置, 对其访问范围进行系统控制, 提高电子信息档案的安全级别管理。

4. 努力增强档案管理人员的专业素养

档案管理部门应加强对档案管理人员专业技术的培训, 从根本上提升电子档案管理的水平。由于电子档案是建立在高科技平台上的, 因此其管理人员也必须是具备一定的高科技素质的复合型人才。所以, 在进一步加强档案管理人员队伍的建设过程中, 除了要对其政治素质、文化素质以及档案业务素质进行提高以外, 还应该将计算机实用操作技巧的提高放在比较重要的位置。

参考文献

[1]张保山.关于信息时代企业电子档案管理的几点思考[J].大陆桥视野, 2013, (22) :57.

[2]余慧玲.试论电子档案的归档、保管与利用[J].韶关学院学报, 2009, (7) :167-169.

[3]江微.浅谈电子档案的保管与利用[J].办公自动化, 2010, (12) :19.

学校安全工作工作档案封面 第5篇

——以人为本 安全第一

A1

组织领导

兰陵县博文学校

学校安全工作档案

——以人为本 安全第一

A2

校园稳定

兰陵县博文学校

学校安全工作档案

——以人为本 安全第一

A3

校园治安

兰陵县博文学校

学校安全工作档案

——以人为本 安全第一

A4

日常安全管理

兰陵县博文学校

学校安全工作档案

——以人为本 安全第一

A5

环境治理

兰陵县博文学校

学校安全工作档案

——以人为本 安全第一

A6

校园文化

兰陵县博文学校

学校安全工作档案

——以人为本 安全第一

A7 宣传教育

兰陵县博文学校

学校安全工作档案

——以人为本 安全第一

A8

安全荣誉

档案工作安全管理 第6篇

【关键词】基础工作；档案管理；现代化

1.档案管理基础工作存在的主要问题分析

我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢？

哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲，目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：

一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。

二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。

三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。

四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。

五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

2.实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

2.1全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.2重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

2.3结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。

2.4统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

2.5规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

3.加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

3.2分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3.3分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

【参考文献】

创新医院档案管理提高档案工作水平 第7篇

1 医院档案管理工作创新意义

在当前社会,科研成果向生产力转变的速度不断提升,信息资源在各领域中发挥的价值也日益凸显。医院档案包括医院长期发展中获得的科研成果、经验总结等信息资源,在这个信息资源愈发重要的时代,医院档案管理工作更加复杂,压力也大大增加。医院只有加快档案管理工作的创新,尽快实现医院档案管理工作信息化、个性化,才能够符合当前时代发展要求,充分发挥医院档案价值作用。

同时,医院档案管理工作主要是对医院档案进行整理、开发、运用的一项活动,能够为意愿日后运营发展提供可靠依据。传统医院档案管理工作已经难以满足当前医院对档案资源的运用需求,导致档案资源大量浪费,一定程度上延缓了医院发展速度。医院档案管理工作的创新,能够有效提高医院档案资源利用率,避免资源浪费,对推动医院进一步发展具有重要意义。

2 医院档案管理限制性因素

2.1 认识度不足

现阶段,一些医院的领导和档案管理人员对档案管理工作认识度不足。很多领导在医院管理工作中,都将主要精力放在医院医疗设施建设以及经济效益的获取上,对医院档案管理工作并不重视,未能认识到医院档案资源在医院未来发展中发挥的重要作用。部分档案管理人员也对档案管理工作的具体内容及价值并不了解,认为只要将档案整理规整、妥善保管,就算完成任务,缺乏对医院信息档案资源的开发和利用,导致其利用率大大降低。

2.2 缺乏完善的档案管理机制

当前很多医院虽然会本着负责的态度对患者档案进行妥善保管,但是由于医院档案资源类别的多样化以及人员配置的不足,使其他类别档案的管理被严重忽视,各类别档案被杂乱的保管在一处,严重影响了档案的检索,利用。不利于医院档案资源利用效率的提升。

2.3 专业人员不足

医院运营发展中,虽然十分重视人力资源的培养,但是侧重方向主要是医疗技术人员,在档案管理人员的培养方面并不重视。大部分的档案管理人员都不是相关专业毕业,缺乏专业知识,档案管理经验较少,再加上医院相应培养机制的缺乏,导致档案管理人员专业知识及实践技能得不到补充完善,学习意识不断降低,档案管理水平始终得不到提升,管理理念及方法得不到创新,难以与当前时代发展要求相符。

2.4 现代化水平不高

现代化医院建设是当前我国所有医院发展的重要目标,但是目前很多医院的档案管理工作现代化水平不高。首先,医院档案管理基础设施较为缺乏,科室环境难以达到应用的条件[1]。科室中所配备的设备也相对陈旧,管理人员配置不足,极易出现档案发霉等情况。其次,在信息化技术的应用上较为缺乏,一些医院虽然为档案管理人员配备的计算机等信息化设备,但是在信息技术的应用上,还停留在手工输入信息、检索等层面,未能实现实际价值,限制了医院档案管理水平的提升。

3 医院档案管理工作创新策略

3.1 创新档案管理理念

医院领导及档案管理人员应深化对医院档案管理工作的认识,意识到医院档案资源价值以及其管理重要性。同时,树立以“档案利用”为根本出发点的工作理念[2]。改变传统医院档案管理工作中的被动状态,积极主动地开展档案管理工作,除了做好整理、保管工作,还应实现医院档案资源的归类和分析,并根据医院实际情况,主动为医院医疗等方面工作提供相应的医院档案资源,以促进医院档案利用率的提升。

3.2 创新档案管理机制

医院档案管理工作是一项具有较强条理性、严肃性的工作[3]。但是在这一工作的实际开展中,存在档案管理工作随意性的问题,严重影响了档案管理工作质量。因而,医院应尽快创新档案管理机制,严格遵循《档案法》等相关法律法规,并根据当前医院实际情况,建立相适应的档案管理工作制度,对档案的整理、保管、移交、保密等各个环节进行规范。同时,对不同类别、载体的档案进行分类,并定期进行考核,及时发现医院档案管理工作中存在的问题,并采取相应的措施进行整改优化,进一步提升医院档案管理水平。

3.3 建立档案管理人才培养机制

针对当前医院档案管理高素质专业人才不足的情况,医院应尽快建立档案管理人才培养机制,以满足医院人才需求。首先,应提升医院档案管理人员学习意识和超前意识,对其信息化技术进行着重培养,要求其熟练掌握各类档案管理软件,能够建立档案数据库,从而提升档案收集、传输、服务效率及质量。其次,定期组织医院档案管理人员开展培训、参加学术交流会、参与专家讲座等活动,补充其专业知识,提升其技能水平,在长期的学习中,能够将理论知识和技术灵活运用在医院档案管理工作中。最后,在加强医院档案管理人才培养的同时,医院也应积极从外界引入优秀人才,选择具备医疗知识以及计算机技能的复合型人才,实现对人才队伍的补充、优化从,从而提升医院档案管理水平。

3.4 加快档案管理现代化建设

医院应加大在医院档案管理方面的投入,加快其现代化建设,以推动医院整体现代化发展进程。首先,在医院档案管理基础设施配置方面,医院应尽快更新陈旧设备,拓展档案科室规模,设置相应的防潮、防火设施,以避免档案发生虫蛀、霉变等问题。其次,医院应加强现代信息技术在医院档案管理工作中的运用,要求档案管理人员实现档案数字化管理,将现有纸质档案转变为数字化形式,充分运用计算机进行检索、整理等工作,以便于档案的及时查找、阅读,提升医院档案资源的利用率。同时,信息化技术的运用,也能够有效节省人力、管理成本,缓解医院档案管理人员不足、资金缺乏的情况,促使医院档案管理工作的规范化、现代化发展。

4 结论

医院档案管理工作具有机密性、专业性、严肃性的特点,目前这一工作在一些医院的开展效果并不理想,存在众多的问题,限制了档案管理水平的提升。针对这一情况,医院应加强对医院档案管理工作的创新,提升医院领导及档案管理人员的档案管理意识,加大档案管理工作投入,创新医院档案管理机制、人才培养机制等,并加快档案管理现代化建设,从而提升医院档案管理水平,使医院尽快适应当前时代发展要求。

参考文献

[1]朱宏华.加强医院档案管理工作创新的意义与有效措施[J].办公室业务,2014,7(19):105-106.

[2]谭斯文.如何做好医院档案管理工作,提高服务水平[J].科技与企业,2015,3(3):66-67.

浅析医院档案管理与档案升级工作 第8篇

医院档案指的是以往医院所从事的活动中所积累起来的各类载体上的具象材料。医院的档案管理应该包括行政、人事档案、医疗技术、党务、财务、声像、仪器及其相关设备的管理, 其工作综合涉猎了医院各大部门, 相当广泛。并且我们应当注意到, 科技的发展与管理水平的提升使得档案工作在医院越来越被重视, 但由于现阶段很多医院都存在管理不当的问题, 适应不了新时代的要求。因此, 医院档案工作如何适应医院发展的要求, 充分开拓与发挥其应当具备的作用并相对较好地服务于医学研究工作和教学是我们所要探讨的重大课题[1,2,3,4]。

2目下医院档案的管理面临以下几个问题

2.1淡薄的档案意识。

这是人们认识与理解档案整体的思维活动。现在, 许多医院淡薄的档案意识使得他们质疑档案工作存在的合理性, 完全无视了档案中所蕴含的丰富资源。更有甚者, 为了方便将重要的医院综合档案资料随便存放在抽屉中, 导致档案材料的丢失或者损坏。医院职工很多意识不到档案资源的管理与保护都是员工相对应该承担的责任和义务。

2.2重视档案的管理, 忽视档案的使用与调整。

档案人员总是过分重视在针对档案的采取、整合与保管上, 却忽略了档案中丰富资源的开发与利用。这使得医院大量的珍贵档案在一定程度上早已失却其宝贵的资源价值, 可以这么说, 它最终即使被利用也将仅仅被限在本单位档案的查阅上, 并没有充分开发档案资源, 编研的资料和统计数据不准确、也不系统, 不能更好地为医学、教学、研究服务, 也不能彻底地汇编、分析乃至研究档案里蕴含的信息。

2.3现代化的档案管理水平并不较高。

在这个信息化的科技时代, 计算机技术在现代医院的管理中被广泛地应用, 医院的管理模式虽然不断被丰富, 但计算机技术应用于管理医院档案则相对较少。许多医院的档案室对档案管理进行计算机信息化应用, 但遗憾的是, 他们都仅仅局限于档案目录文字的单一使用, 而在档案的数字化、管理的现代化与利用的网络化则应用较少。并且因为医院缺乏懂计算机信息知识和档案专业知识的复合型人才, 导致医院档案管理现代化水平层次无法进一步提高。

2.4档案的专业人员在质量上层次不齐。

我们看到, 档案工作人员的素质将直接影响到档案管理的成败, 更决定着管理整体是否科学化与规范化。现在, 一些医院的档案管理人员的知识贫乏而且单一, 实在缺乏真正掌握档案管理专业知识与信息化管理知识的精英。与此同时, 许多档案工作者的管理素养依旧停留在传统的经验范式上, 观念、思维与理论水平均缺乏一定的创新意识, 面对新问题提出之时很难相应地做出档案工作的解决方法, 导致档案信息在管理上逐渐显得力有不逮。在现代化医院人才的培养中, 绝不应该只偏重医疗方面的技术人员的素质提高, 档案管理人员素质的培养也应该加强。

3如何更好地发展医院的档案工作

3.1加大宣传力度, 增强医院的档案管理意识。

充分做好档案的宣传工作, 积极树立良好的医院档案形象, 充分彻底利用档案积累的资料积极在各类载体中宣传医院建设文化。我们在宣传医院的档案部门工作与职能的过程中, 着重宣传医院的档案工作在各方面的积极作用, 提高一所医院职工的档案意识, 在宣传国家有关档案工作的法律、法规及制度的时候, 强化全体职工的档案意识, 有步骤、有计划地开展各类档案工作。

3.2健全制度、规范管理。

健全医院档案工作规章制度, 制定档案综合管理方法、文件材料归档范围、归档分类大纲、综合档案管理工作制度及文件材料管理期限等一系列规定和办法。这主要包括科技档案、文书档案、会计档案、认识档案、设备档案、声像实物档案管理制度, 以及查阅、保密、统计利用、库房管理等制度。对档案工作领导职责、各类人员岗位职责等方面作明确规定, 使医院档案管理工作制度化、标准化、规范化。

3.3档案需要进一步被开发与利用。

所储存积累的档案作为真实的历史记录应该被作为信息与资源发挥作用, 尤其是医院建设方面。档案工作人员想要改变现状, 就必须确立以利用档案为中心的工作总方针, 深入医院的日常实践工作, 通过调研来了解医院的各项工作如何对档案信息的细微要求, 努力改变被动等待服务的方式, 争取想为积极主动上门服务的方式发展, 提供准确、全面的档案信息, 通过对于档案进行积极的编研工作和深入的科研探讨来为利用者提供多层次、多方面的信息, 努力加强二次文献和三次文献的编研工作, 努力开拓档案利用的新途径。

3.4通过现代化的科技手段, 实现现代化的档案管理, 但在此前, 必须实现全现代的档案管理设备、档案管理计算机化、档案载体现代化。

首先, 档案现代化管理不可缺少的库房除湿设备、灭火设备等都需要购置。其次, 利用计算机网络技术进行档案的整理、立卷、编号、存储和查阅, 需要利用档案管理软件, 将档案内容分门输入到信息数据库。此外要充分利用胶片、磁带、光盘等新型载体, 相对于传统的纸质材料更好地应用于现代化档案管理。

3.5通过更为高效的学习提高相关档案工作人员的综合素质。

首先, 要掌握档案专业相关知识, 工作人员就必须强化学习。第二, 档案管理工作人员要开阔自己的视野, 扩展知识结构。第三, 档案工作人员需要具备一定的医学基础, 进一步熟悉并掌握医疗业务。

4结语

档案管理是必要的, 在当前的社会形势下, 医院内部管理工作的好坏将直接决定这个医院的工作效率。加强档案管理能够有效地保证医院日常工作的高效性, 同时通过一些措施来提升档案管理也是非常有必要的。不仅可以满足多样的客户需求, 而且还可以让档案管理变得更加简便。

摘要：目前, 在医院管理中, 医院档案工作这个重要的组成部分依然具有着许多问题。本文通过分析医院档案管理工作的存在的问题, 提出了规范化做好医院档案管理工作的对策。

关键词：医院,档案管理,发展

参考文献

[1]范晓红.加强档案管理促进医院发展[J].中医药管理杂志, 2008, 16 (2) :152-153.

[2]赵杰.谈医院人事档案科学管理[J].档案管理, 2012 (4) :95-95.

[3]王冰.大型医院基建项目档案管理中的问题和对策[J].中国医院建筑与装备, 2012 (7) :88-89.

档案工作安全管理 第9篇

在国家相关的部门的领导之下, 高校档案管理机构将信息技术全面引进日常的档案管理工作当中, 将档案信息化、数字化, 方便进行检索和查阅。由于高校传统的档案管理手段落后, 面对庞大的档案信息检索和查阅费时费力, 这给档案管理工作带来了极大的挑战。当前高校档案管理基础工作存在很多问题, 极大的阻碍了档案管理工作的现代化, 主要表现在以下几个方面:

1 高校档案管理基础工作存在的主要问题分析

当前, 国内的高校档案管理部门大多都在日常的管理工作中使用计算机来完成对庞大数量的信息进行管理。但是计算机对于输入的各种数据和信息的格式和准确性都有着严格的要求, 否则, 计算机对输入的信息无法进行有效的处理, 或者输出的结果不准确。这就要求高校档案管理部门的工作人员在收集信息的时候要做到准确, 在进行输入之前要经过整理工作, 提出不符合要求的信息, 从而保证输入的信息计算机能够就行处理。

当前国内的高校档案部门收藏的档案十分的繁杂, 资料数据十分的多, 且时间相对比较久远。高校的档案管理部门由于力量和人手不足, 大多只是对档案进行保管、储存, 为了防止丢失, 大多采用封闭的方式进行保管, 而没有很好的开展档案管理工作, 基础比较薄弱, 具体来说包括以下几个方面:

第一, 由于不同时期档案管理的规范标准不同, 这使得档号混乱, 缺乏统一的标准, 很多都是一卷多册, 还有很多案卷的标题缺少必要的要素, 且很多都和案卷的具体内容没有相关性, 甚至很多案卷缺乏完整的标题。第二, 很多档案在编制的时候没有页码, 即使在长期的保管的过程中缺少某一页, 也很难发现。且很多案卷组卷的标准缺乏统一性, 标准不同, 势必造成极大的混乱。第三, 案卷的外观规格缺乏标准, 有的案卷厚达数百页, 而有的则只有少数的几页, 十分的混乱。

2 工作程序标准化, 提高高校档案管理基础工作水平

根据多年档案管理的实践, 只有实现档案管理工作的标准化和规范化, 才能够实现档案管理的现代化。依据统一的标准来进行档案的收集、整理和保管, 从而实现档案管理工作程序的标准化和现代化, 提高档案管理基础工作的水平。

2.1 全面普查案卷, 去糟取精。

高校档案管理工作要全面实现现代化, 首先要对自己的情况进行充分的了解, 通过对保管的案卷进行全面的清查, 从而掌握详细的情况。由于档案管理工作往往都是年代跨度比较大, 一般都是经过很长时间也没有对其进行清查, 势必产生大量的重复案卷, 以及一些已经过了保管期限的案卷。通过清查, 可以将重复多余的以及没有价值的案卷进行清理, 减轻管理的负担, 为日后用计算机进行档案管理打下坚实的基础, 防止冗余的材料给计算机管理带来错误。

2.2 重新组合案卷实现案卷规范化。

将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷, 要重新加工填写, 以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

2.3 结合档案管理部门实际, 规范著录工作。

著录, 是实行计算机管理的一项重要基础工作, 也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》, 是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案管理部门的条件存在差异, 再加上计算机管理又提出了新的技术性要求, 所以各个档案管理部门, 应该以《规则》为依据, 并从自己的实际情况出发, 根据计算机管理的技术要求, 制定出适合自己著录工作的著录细则。

2.4 规范题名保证检索查准率。

档案的分类号保证了检索查全率, 而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的, 还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是:在填写题名项过程中, 要规范机构简称, 尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索, 需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种, 必要时加上人名、地点和时间等要素, 都填写完整。如果题名要素不完整, 则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现, 影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”, 凡不要求批复的文件则写“报告”等等。这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

3 加快数据准备, 推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中, 计算机数据的准备工作是一个大工程, 由于馆藏案卷多, 著录工作不仅量大, 而且复杂。如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法, 会使计算机因数据准备不足而无法使用, 甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点, 便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1 分清轻重缓急, 循序渐进。

档案管理的一个重要目的, 就是要使档案为社会所用, 而实现计算机管理档案的目的, 是为了提高档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低, 和是否开放的情况, 对所有卷宗进行排队, 将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

3.2 分级次著录, 省时省力。

在著录过程中, 可以将案卷分为三个层次进行著录, 即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案, 进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容, 且又排在一起的档案进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征, 而且也可以减少著录条目和录入条目, 既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3.3 分门别类, 充分利用档案原基础。

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷, 在著录时可以直接在全引目录上面分类标引, 而对那些特殊形式的档案, 则可用计算机程序将人名、地址、时间, 用案卷目录直接录入, 然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

摘要：随着信息化时代的到来, 高校的档案管理工作的信息化建设也成为当前高校档案管理部门的基础工作。随着信息化技术在档案管理工作中的引入, 这使得档案管理工作迈上了现代化管理的道路, 极大的提高了高校档案管理工作的效率, 降低了劳动强度, 节约了管理成本。因此, 高校档案管理基础工作要向着现代化的方向进行改革, 文章就此展开探讨。

关键词：档案管理,基础,现代化

参考文献

[1]徐新华, 徐凤华, 徐新荣.浅谈档案管理现代化[J].现代企业教育, 2009 (10) .

[2]张弘.档案管理现代化的基础工作[J].职业技术, 2007 (16) .

档案工作安全管理 第10篇

一、我国现行的医保档案工作存在的问题

(一) 管理不够规范

由于在我国医保档案工作是一项比较新型的工作, 在初期会导致医保部门对医保档案的意识不够强, 并且对其的管理也不是很规范。很多时候, 对于这种新领域的工作, 医疗人员的全面认识不够, 并且加上医疗领导对其工作不是很重视, 这样的情况下, 对于整个工作的开展中人员与工作经费得不到有效的保障。有些只是在口头上说明要进行医保档案工作, 但是到现在为止, 医保部门还没有一个完整的档案室, 及时有些医保部门有了档案室, 但是由于设备比较简陋, 最后会影响整个医保工作有序的进行。

(二) 人员配备不齐全

从我国的现状来看, 由于人口基数大, 从而使我国的医保档案数量较大, 在这种情况, 医保部门并没有配备足数的工作人员, 最后导致档案数量大, 但是从事管理的人员却没有多少。由于在医保开展以后, 大量档案中, 除了按照工作性质进行类分意外, 还有一些是单位或集体进行参保的, 并且在这些档案里面还有一些特保人员, 总而言之就是内容复杂, 分类错综在一起, 加上一般的城市就有投保人员几十万, 据有关统计, 在短短一年内就有新增各类档案几万份, 并且这个数量还在不断增加中。但是医保部门在应对这一点上只是配备了少量的管理人员, 并且有些还是兼职人员, 这些人根本就无法满足其工作需要。

(三) 管理滞后

现在我国很多医保部门进行医保档案管理信息技术的投入才刚起步不久, 各种网上管理档案的软件在试用期中, 增加档案管理的难度, 并且我国的信息化技术低, 相关医保部门没有一个统一的标准, 但是医保政策在实际的档案管理操作中又是比较灵活的, 再加上没有专业的人员进行指导交流, 很多的医保档案管理功能软件不适用于我国的医保现状。对于这种情况, 很多的医保部门往往通过的是自身的经验来对众多的医保档案进行管理, 这势必会出现一些隐患。

二、我国开展医保档案的重要性与必要性

(一) 医保档案的重要性

我国医保档案管理主要的内容就是对其基金的管理, 在医保管理过程中, 科学, 规范的管理医保档案, 有利于医保档案管理人员对这些医保档案进行清晰的数据统计, 并对里面的资金进行一个完整的核算, 对里面的基金收支进行客观的分析, 在这之后必须向有关领导做关于医保基金的运行情况的实际报告。因此有利于医保档案管理领导作出比较合理正确的决策。

(二) 医保档案涉及方面广

现今, 我国有关部门已经制定出有关医疗保险的一系列政策, 最主要目的就是使我国的医保政策普及到每一位公民身上。最近几年, 随着我国医保政策的全面实施, 医保的覆盖范围不再仅仅是城区范围, 连那些偏远的山区都可以享受到医保带来的好处, 因此, 医保档案的数量也在不断的增加中。这对我国关于档案工作方面来说, 有一定的挑战, 但是却是一个非常好的机遇。我们都知道, 医保档案跟我们社会普通民众的身体利益紧密的相连着。在档案库没有建立之前, 民众与档案的距离还是有点远, 现在随着档案库的建立, 让民众有了比较实际的去了解档案工作。因此医疗保险档案的开展, 对全民的档案意识来说将会得到一个质的飞跃。

(三) 医保档案内容复杂

我国普通民众的民生档案跟人民群众的生活密切相关, 并且建立全民医保档案对民生档案的开展有着很多的好处, 医保档案服务于民生, 为民生的需要作出改善, 是医保档案部门对我国科学发展观的落实有着重要的意义。医保档案作为整个民生档案中重要的组成部分, 对于我国民众的健康的保证起到决定性的作用, 完善医保档案管理可以为我国的医疗事业提供真实准确的数据, 在一定程度保障了民众的切实利益。在施行医保政策的过程中, 必然会产生很多的医保档案, 因此在这个时候最需要去建立起新的管理档案方式, 在面对档案管理中碰到的问题时不能退却, 而是迎难而上, 找出根因, 并推出新的档案管理措施。从很多一个方面上来说, 医保档案的发展在一定层面是促进我国档案事业的发展, 并且有利于加快我国档案工作开展的步伐。

三、如何强化医保档案管理

(一) 医保档案的整理

随着我国的人口逐渐增加, 随之而产生的医保档案也在不断的增加中, 并且在此中, 各个工作类型的人员都有, 因此, 医保部门要对其按要求进行档案的整理。首先第一步就是根据以提供的材料, 医保部门应该合理的 (下转第49页) (上接第44页) 确定文件材料的归档范围, 然后医保部门对归档完成的档案进行一个科学界定, 主要目的就是对其所存在保管价值做一个估量。每一份医保档案都没有一样的保管期限, 这样就要靠医保部门对其档案的保管期限进行一个划分。

然后在整个医保档案整理当中, 医保部门必须认真做好医保档案的整理工作, 并保证那些已经归档的文件材料齐全, 并且完整。医保部门在对归档文件进行整理后所成的医保档案要进行规范的上架, 没有没有次序的拜访摆放。医保部门的工作人员还要将其医保档案的目录索引存入计算机里面, 并且医保部门还要根据医保档案的整理时的要求来进行档案管理设施的添置, 有些医保部门还没有任何保管档案的器材都要进行购入, 进一步完善医保档案的整理。

最后在医保部门对归档文件进行整理过程中, 医保部门领导以及单位各办公室、个科室的兼职档案员要对其整理工作质量与进度进行有效的监督。如果监督领到发现在整理过程中出现问题, 该改正就要改正。

(二) 验收认证阶段

第一步就是对应经整理好的档案进行验收, 这里的验收单位是由医保档案整理的医保部门有关领导和所在城市的市档案局相关专家组成的, 并建立一个档案验收委员会, 然后就对已经整理完成的医保档案进行验收。

然后医保部门还要为这些整理好的医保档案进行一级档案室的申请。相关医保部门根据有关政策法规逐条来进行对照自查, 并在自查完成后, 医保部门还要向所在城市的市档案局提出一级档案室的申报。

最后经过医保部门对一级档案室的申请通过后, 市档案局会对医保档案所在的医保部门进行考评并对其进行审核, 审核通过后市档案局就会予以发证, 并在医保部门的档案室进行挂牌。

四、结束语

在我国, 虽然已经开展了几年的医保档案制度, 由于起步晚, 经验不足, 还存在很多不不足之处, 虽然也获得一些效果, 但是在整体上, 还是没有达到料想中的那么完善。由于起步晚, 经验不足, 还存在很多不不足之处。因此为了我国医保档案的全面发展与我国民生档案的持续向前, 我们在未来要不断对我国医保档案进行研究, 进一步完善政策、规范管理、强化服务, 逐步实现医疗保险档案资料社会共享。我们有理由相信, 在不远的未来, 我国的医保制度一定会相当完善。

参考文献

[1]周华.强化医保档案管理切实做好民生档案工作[J].文艺生活:中旬刊, 2012 (7) :279-280.

[2]裴莹.关于强化医保档案工作的探讨[J].青年文学家, 2011 (16) :202.

[3]陆洪海.造福民生强化医保档案管理[J].档案与建设, 2008 (3) :50.

档案工作安全管理 第11篇

【关键词】档案管理；基础工作；现代档案管理；作用

随着社会不断发展，社会信息越来越烦杂越来越多，这对于社会按照顺序健康和谐发展起着十分不利的阻碍作用。因此，這就要求社会各个部门都要针对信息进行有选择的甄别和筛选，将自己需要的重要新兴整理成档案进行保管，而不需要的信息可以经过彻底性毁坏之后进行处理。这就提出在社会发展的现阶段中，档案管理工作的重要性。而随着社会科学技术不断发展，档案管理也开始迈向现代化。但即使在现代化的档案管理工作中，档案管理的基础工作都是十分重要引人注目的。而经过笔者的整理分析，档案管理基础工作具有以下几个方面的突出作用：

一、采用符合要求的档案整理方法

要想在以后的工作中节省查询档案等工作的时间，这就要求我们在日常的档案整理过程中，严格按照标准和要求来进行档案的整理，也就是在相关信息的筛选、整理、录入以及保管等多个方面的档案管理基础工作都要符合规定的要求和规格来进行。

（1）针对目前已经整理好的档案进行重新整理，就需要对档案全部信息进行大体的掌握。因为一般档案馆在长时间内只负责对档案进行分类存放和保管，而对于档案中的内容并不进行分析和整理。这就导致许多部门在进行档案选择使用时，会发现存在着许多档案的重复以及档案内的保存着的次要信息。因此，这就要求档案馆针对档案先做好基础的工作，再根据他的方向选择如何保管。

（2）再次整理档案中，要遵循相关规定进行整理。重新整理案卷，不可避免需要做一项工作就是将存在着一些联系的文件组合在一起，然后根据内容来重新进行编码。这样不仅可以正确的针对相关信息做出甄别和筛选，同时还能对档案进行科学的整理和管理，并为后来档案的查询和分析提供了便利。

（3）采用计算机进行档案整理。随着社会不断发展，诸如计算机此类的高科技产品得到大范围的普及。并且计算机的使用简化了人们的日常工作方式，所以在整理档案时也可以采用计算机进行只能录入，从而减少日常工作量。然而国家在利用计算机整理档案方面颁布的《规则》是在1986年提出的，而科学技术日新月异，这就要求每个档案馆根据自己馆内的计算机技术水平以及具体的情况，再根据《规则》来制定利用计算机整理档案的具体规划。

（4）标明正确的分类号来保证搜索结果的正确性。档案馆通图书馆的具体工作方式大致无异，也是需要相关使用者在档案馆的计算机检索系统中来查找自己所需要的档案。这时，就需要档案馆的工作人员在进行档案整理的时候，标明正确的分类号以及题目，使得两者相互搭配，从而减少搜索结果中的错误率。

二、推进档案管理现代化的步伐

在档案管理基础工作中，计算机数据的准备工作是一个极花费时间以及需要大量人力的工作过程。并且需要使用一整套规范化和科学化的工作程序与方法，来进一步促进档案管理工作现代化的进程。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果：

（1）转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理。传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的管理过程。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，使得许多档案信息资源被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，也使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源。档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；还能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。

（2）应建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案。 要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统。为此，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。

另外，在电子档案使用过程中，我们也应注意到两个问题：一个是电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全引起我们的高度注意。二是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于存在着不符合规范和程序的工作方式，从而影响了档案的完整性、可靠性，进而影响了档案的真实性。

三、结语

在当代信息化迅速发展的今天，在加强档案管理工作时，要根据档案自身的特点，不仅要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样，才能顺应时代的发展，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，最终做到既能节约开发资源，又能提升信息时代档案管理的层次和工作效率。

参考文献

[1]王凤丽.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用.[J].科技与企业，2012（12）：74

[2]包丽影.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].黑龙江科技信息，2012（14）：141

加强档案管理工作 第12篇

目前, 许多档案管理人员大多都是半路出家, 他们大多缺乏专业学识, 知识结构老化, 而且由于长期以来缺乏领导重视、缺乏有效的激励机制, 档案工作得不到认可, 他们工作热情不高、没有创新精神, 工作潜能得不到发挥, 导致许多单位档案管理方式落伍、档案归案不全、档案质量不高, 档案管理工作不能很好地为当前及未来经济工作服务。

要加强档案管理工作, 提高档案管理水平, 做好新形势下的档案管理工作, 就要培养一支高素质的档案管理人员队伍。而造就高素质的档案管理人员队伍的途径就是在各级领导的关心下提高管理人员的综合素质并建立有效激励机制, 充分发挥档案管理人员的积极性和创造性。

一、档案管理工作应引起各级领导的高度重视

2002年2月13日, 中国正式加入世贸组织不足百日, 美方就对中国销往美国的轴承产品及其零件的慈兴集团进行反倾销指控。我方律师出示了大量的证据, 本案历史14个月最后判定中国输入美国的轴承倾销案不成立, 所有中国生产的球轴承类产品, 继续以正常的关税对美出口。本案给了我们不少有益的启示。启示之一是慈兴集团平时十分注重收集原始资料, 并建立大量完整的第一手档案资料。试想如果没有平时积累的大量原始资料, 临时抱佛脚, 这场官司就不可能打赢。慈兴集团的胜诉还告诉我们, 企业的经营者和管理着, 要高度重视档案管理工作, 加强对档案工作的领导, 档案管理工作也是企业管理系统工程的一部分。档案工作功在前日, 用在一朝。档案工作是企业各项管理的汇集点, 是各项基础工作的基础, 加入世贸组织以后, 档案工作在企业管理工作的地位和作用, 越来越突出, 越来越重要。

二、做好档案管理人员的培训工作, 提高档案管理人员的素质

针对目前档案管理人员缺乏专业背景, 知识结构老化的突出问题, 各单位应加强档案管理人员的后续教育培训工作, 全面提高档案管理人员的整体素质。

1、档案专业知识培训。

良好的档案专业素质是搞好档案管理工作的关键, 各单位必须加强档案管理人员脱产学习、远程教育、聘请档案专业教师举办专题培训班等方式, 充实档案管理人员专业知识、更新知识结构、了解档案管理的前沿动态。

2、电子、通讯技术培训。

随着电子、通讯技术的发展, 互联网正悄然改变人们的工作生活方式, 在电子、网络环境下, 一张纸、一支笔就能产生一份文件的时代已经过去。传统档案管理方式亦逐渐发生变革, 档案管理的基础业务必须以网络为依托、以应用软件为手段实现数字化。虽然档案管理人员对信息技术应用的程度较前几年有了很大提高, 但仍与如今工作要求存在较大差距, 造就一支高素质的复合型档案管理人员队伍, 是搞好档案管理的当务之急。各单位除了从外部招聘满足要求的复合型人才之外, 另一个途径就是对现有档案管理人员进行电子、通讯技术方面短程的培训, 使他们掌握信息理论与信息知识, 熟练地应用数字化技术、信息存储技术、网络通讯技术及多媒体技术, 达到电子、网络环境下档案管理人员所应具备的素质要求。

3、加强法律、法规学习, 利用法律知识保护自己。

伴随着中国20多年来经济的高速发展, 人们的民主法制观念逐渐加强, 国家民主法律制度不断完善, 国家各项工作逐步走入法制化和规范化, 中国也逐步进入法制社会。法制社会最基本的特征是人们主要通过法律手段来解决各类纠纷, 要求人们必须具备较强的法律意识与证据意识。档案是最直接、最原始的记录和反映了人们从事社会活动的客观、真实面貌, 具有得天独厚的任何其他信息所必具备的证据价值。对档案人员首先要进行《中华人民共和国档案法》及有关各种专门档案和特殊制成材料档案的法规知识培训, 另外还应拓展到档案案卷内容所涉及领域相关法律法规, 使档案管理人员具备比较丰富的法律知识, 树立起强烈的法律意识, 自觉自如地运用档案法及其他法律知识, 依法治档, 确保档案全面收集和优质归档, 并维持档案管理工作正常运转。

三、建立有效的激励机制, 充分发挥档案管理人员的积极性和创造性

针对长期以来由于对档案管理人员激励不足导致档案管理人员创新精神不足、工作热情不高、工作潜能得不到完全发挥的问题, 各单位除了需进一步提高档案管理人员的综合素质之外, 还必须建立一套行之有效的激励机制, 调动档案管理人员的积极性和创造性, 从而提高档案管理水平。

首先, 要对档案管理人员进行精神激励。以往, 由于许多单位领导包括档案管理人员自身对档案重要性的认识不足, 认为档案管理工作对单位发展影响不大, 没有其他部门工作重要, 档案管理工作在单位管理体系中属于“配角”。身处法制社会与知识经济时代, 必须充分认识到档案管理工作的重要性, 有必要对档案管理进行一个全新定位, 档案管理工作不应再滞后和被动, 而是成为关系全局的重要部分, 成为机构决策的依据, 成为提高机构行政效率的关键。档案管理工作有了这样一种全新定位, 谁还能小看它?档案管理人员还能不为自己工作的重要性而感到自豪?应不断强调这种全新定位, 让档案管理人员及其他工作人员认识到档案管理工作的重要性, 增加档案管理人员的自我满足感。这种自豪感和满足感必然会转化成一种强大的精神动力, 促进档案管理人员的积极性和创造性, 极大地提高工作效率与工作质量, 提高档案管理水平。