用友erp872操作要点范文

用友erp872操作要点范文第1篇

一、普通采购业务

从财务核算上看，普通采购业务一般会涉及到9个流程，分别是： (1)采购需求部门提出采购申请，并按审批权限进行审核;

(2)采购部门根据审核的需求申请，与供应商进行磋商谈判，签订合同; (3)供应商发出商品，并通知到货; (4)仓储部门收到货物，并进行验收入库; (5)收到采购发票送财务部门; (6)财务部门收到发票后确认应付款;

(7)财务部门填写付款申请单，经过审核后进行付款处理; (8)将应付款与已付款进行核销处理; (9)对入库货物进行成本核算

体现在用友ERP财务管理系统中则有10个核算过程：请购订单到货入库发票采购结算确认应付款支付货款核销核算成本。核算过程中涉及以不同的子系统，如请购订单到货发票采购结算等五个环节在采购系统中进行处理，确认应付款支付货款核销等三个环节在应付款管理系统中进行处理，验收入库则在库存管理系统中进行，核算成本在存货管理系统中完成。具体的关系可以用图1表示。所以一笔普通采购业务要在四个核算系统中穿插进行，对于初学者来说有一定的困难，尤其是当某一个环节填制单据出错时更是难以回退进行修改，往往顺流操作3-5分钟可以处理完一笔业务，但逆流操作则需要花上10-20分钟，甚至最后还是无法达到修正的目的。

图1

下面以一例进行说明具体的操作过程： [案例资料] 1月1日，业务员白雪向建昌公司询问键盘的价格(95.00元/只)，评估后确认价格合理，随即向公司上级主管提出请购要求，请购数量为300只。

1月2日，上级主管同意向建昌公司订购键盘300只，单价为95.00元，要求到货日期为1月3日。

1月3日，收到所订购的键盘300只，并将所收到的货物验收入原料库。当天收到该笔货物的专用发票一张，发票号为8001。业务部门将采购发票交财务部门，财务部门确定些业务所涉及的应付款及采购成本，材料会计记材料明细账。财务部门开出转账支票一张，支票号为C1,付清采购货款。

[step1] 采购请购，填写请购单并进行审核。(本步骤可以省略) 以业务员“白雪”身份登录系统，日期为2013-1-1 执行[供应链]-[采购管理]-[请购]-[请购单]进入“采购请购单”界面，单击“增加”按钮，按要求填入相关内容，具体见图2

图2 单击“保存”后进行“审核”，需要注意的是，一般请购人与审核人为不同的操作员。

[step2]采购订货，填写采购订单。(本步骤可以省略) 以业务员“白雪”身份登录系统，日期为2013-1-2 执行[供应链]-[采购管理]-[采购订货]-[采购订单]进入采购订单界面，单击“增加”按钮，订单的生成可以依据上述填制的请购单。点击界面上的“生单”下拉“请购单”按钮，如图3所示，点击“过滤”。

图3 出现图4所示，选择2013-1-1填列的请购单，同时点击OK确定按钮

图4 采购订单界面完成了请购单内容的复制，此时，如果需要修改请购单，则要先删除订单，取消请购单的审核方能进行。在订单界面上，填写供应商信息及计划到货日期。具体如图5所示

图5

点击界面上“保存”及“审核”按钮，完成订单工作。 [step3] 采购到货，填写请购单并进行审核。(本步骤可以省略) 以业务员“白雪”身份登录系统，日期为2013-1-3 执行[供应链]-[采购管理]-[采购到货]-[到货单]进入“到货单”界面，单击“增加”按钮，具体见图6

图6 到货单的生成可以依据采购订单生成，点击界面上的“生单”下拉“采购订单”按钮，如图3所示，点击“过滤”。选择上一步骤经过审核的订单。从而形成有内容的到货单。具体如图7所示，单击界面“保存”、审核。

图7 [step4] 验收入库，填写入库并进行审核。

以业务员“白雪”身份登录系统，日期为2013-1-3 执行[供应链]-[库存管理]-[入库业务]-[采购入库单]进入“采购入库单”界面，单击“生单”按钮选择“采购到货单(蓝字)”并过滤，选取上步骤生成的采购到货单，具体见图8所示，同时将仓库“原料库”填写完整。保存并审核。

图8 [step5]完成发票的登记。

以业务员“白雪”身份登录系统，日期为2013-1-3 执行[供应链]-[采购管理]-[采购发票]-[专用采购发票]进入“专用发票”界面，单击“增加”按钮，单击“生单”按钮选择“入库单”并过滤，选取上步骤生成的采购入库单，具体见图9所示，同时将发票号修改为“8001”。保存.

[step6] 采购结算，将入库单与发票进行对应结算。

采购结算有两种形式，手工结算和自动结算形式，只有一一对应时使用自动结算，一般使用手工结算。如果采购过程未进行结算，意味着入库单到月末将无法确认采购成本，而是确认为暂估入库业务。

以业务员“白雪”身份登录系统，日期为2013-1-3 执行[供应链]-[采购管理]-[采购结算]-[手工结算]进入结算界面，单击“选单”按钮后如图10示。选单就是要选择进行结算的发票和入库单。

图10 在“结算选单”界面上单击“过滤”按钮，出现图11界面。

图11 选择供应商代码为建昌公司后，点击过滤按钮，出现图12所示界面，分别在入库单和发票前进行勾选，点击界面上“OK确定”按钮，将入库单和发票选入结算界面。

图12 单击“OK确定”按钮，回到结算界面。

点击“结算”按钮，提示“完成结算”对话框。完成采购结算工作。

图12 [step7]确认应付款，并生成采购凭证

以业务员“马方”(会计)身份登录系统，日期为2013-1-3 执行[财务会计]-[应付款管理]-[应付单据处理]-[应付单据审核]进入“应付单据过滤”界面，选择“供应商”为“建昌公司”，点击“确定按钮，具体见图13所示

图13 点击确定后，过滤出第5步骤形成的发票，双击进入发票界面，如图14所示。

图14 点击“审核”按钮，提示，是否立即制单，点击“是”后同时生成会计凭证。具体见图15所示。

图15 [step8]支付货款，并生成采购凭证

以业务员“马方”(会计)身份登录系统，日期为2013-1-3 执行[财务会计]-[应付款管理]-[付款单据处理]-[付款单据录入]进入“付款单”界面，单击“增加”按钮，按案例资料录入相关内容，具体见图16所示。

图16 填写好后点击“保存”和“审核”生成付付款凭证，见图17所示。

图17

[step9]核销

以业务员“马方”(会计)身份登录系统，日期为2013-1-3 执行[财务会计]-[应付款管理]-[核销处理]-[手工核销]进入“核销条件”窗口，选择供应商为“建昌公司”单击“确定”进入到核销界面，如图18所示。

图18

在采购专用发票上，本次结算金额栏填入结算金额为33345,单击“保存”按钮，完成核销工作，由于不存在现金折扣，无须生成凭证。

[step10]确定存货采购成本并生成凭证

以业务员“白雪”身份登录系统，日期为2013-1-3 执行[供应链]-[存货管理]-[业务核算]-[正常单据记账]进入“过滤条件选择”窗口，单击过滤后进入“正常单据记账列表”，如图19所示。

图19 选择入库单后，点击“记账”按钮，完成记账

执行[供应链]-[存货管理]-[财务核算]-[生成凭证]进入“生成凭证”窗口，单击选择按钮，选择“采购入库单(报销记账)”，如图20所示。

图20 单击“确定”后，出现图21所示

图21 选择入库单后，点击“确定”按钮，回到“生成凭证”界面，选择“转账凭证”类型，点击“生成按钮”生成转账凭证,如图22所示。

用友erp872操作要点范文第2篇

1、进入软件：

双击桌面“企业门户”，输入用户名“004”(李芳)，输入密码“123”，进入软件。

2、录入记帐凭证

单击“业务”，单击“财务会计”，单击“总帐”，单击“凭证”，单击“填制凭证”，在这里录入记帐凭证。必须确保录入的会计科目与手工凭证完全一致。否则会导致出错。

3、 审核记帐凭证

(1)先更换操作员，录入人员与审核人员不能是一个人。

单击“系统”，单击“重注册”，输入用户名“001”，输入密码“123”，进入软件。

(2)审核凭证：单击“业务”，单击“财务会计”，单击“总帐”，单击“凭证”，单击“审核凭证”，点击菜单上的“审核”安扭即可，下面会自动显示“审核人：001”在这里录入记帐凭证。

注：必须审核凭证的科目、方向、金额是否与手工凭证完全一致，不能走过场。

4、记帐

单击“业务”，单击“财务会计”，单击“总帐”，单击“凭证”，单击“记帐”，根据系统提示操作即可，在一分钟之内记帐完毕。

注：必须审核完的凭证才能记帐，不审核无法记帐。

5、结帐

月末所有的凭证记帐完毕后，才能结帐。

单击“业务”，单击“财务会计”，单击“总帐”，单击“期末”，单击“结帐”，根据系统提示进行操作。

注：

(1)结帐时所有的损益类科目(包括)明细科目余额

必须为0

(2)结帐后凭证不允许再修改，但是可以查询。

6、自动生成报表

(1)打开UFO报表：

结完帐后，单击“业务”，单击“财务会计”，单击“UFO报表”，单击“打开”，打开“E：用友报表资产负债表.rep ”。

(3)录入“关键字”：关键字即某年某月的意思

“数据”“关键字”“录入”：输入2006年9月，单击“确定”，系统会自动计算，最后计算完后看一下借贷方是否平衡，如果借方=贷方就对了。

利润表大致同上。

注：自动生成报表是因为公式早已编好了，编公式就不讲了。

(二)维护工作

1、反记帐

如果记帐后发现有一张凭证(如10#)录错了，应先反记帐(“恢复记帐前状态”)，然后取消10#凭证的审核，然后修改10#凭证。

修改完后再审核，再记帐。

恢复记帐前状态的操作：

单击“业务”，单击“财务会计”，单击“总帐”，单击“对帐”，此时同时按下“Ctrl+H”组合键，系统会提示“恢复记帐前状态被激活”。

单击“业务”，单击“财务会计”，单击“总帐”，单击“凭证”，单击“恢复记帐前状态”，系统可能要输入密码，输入密码“123“，然后根据提示操作取消记帐。

取消审核：与审核凭证一样，只是审核的时候点击：审核，此时点击：取消审核。 注：只能有本人才能取消审核：如A审核的凭证只能有A才有权取消审核。

2、反结帐

如果一个月结帐后发现有凭证错了，此时的操作顺序是“反结帐反记帐取消审核修改凭证”，然后再按正常顺序“审核--记帐--结帐”。

反结帐的操作：

单击“业务”，单击“财务会计”，单击“总帐”，单击“结帐”，此时同时按下“Ctrl+Shif+F6”组合键，根据系统会提示操作即可。

以上两个操作关键是要记住组合键：

反记帐是“Ctrl+h”

反结帐是“Ctrl+Shif+F6”

3、无法反记帐或无法反结帐的操作

原因是非正常关机或停电的非法退出软件等原因所致。

系统的提示一般是“站点[Lenovo]正在运行功能[GL0305明细帐查询]，模块互斥任务[GL1512结帐]申请不成功。大致的提示信息是这样，可能不完全一致，解决办法如下：

用Access解决：进入“Access”,单击“新建”，选择“使用项目现有数据库”，文件名为“adp1”，单击“创建“，输入以下信息：

(1)选择或输入服务器名称：输入一个.

(2)在用户名中输入sa

(3)密码为空，不需输入

(4)在服务器上选择数据库，选择UFSystem，确定

(5)双击“UA_Task”，将里面的几条或一条记录全部删除，删除方法是选中一行，整行删除，然后将全部记录删除。

(6)双击“UA_Tasklog” 将里面的几条或一条记录全部删除，删除方法是选中一行，整行删除，然后将全部记录删除。

删除以上两个文件里的内容后，再进行反记帐或反结帐即可顺利进行。

4、备份与恢复

备份非常重要，当机器出现故障或感染病毒时，可以用备份的文件进行恢复数据。

(1)备份

单击“开始程序用友ERP-U8系统服务系统管理系统注册：输入用户名admin，密码为空”，单击“系统设置备份计划，根据系统提示进行设置”。

本机默认的备份目录是:E:ufsoftbackup

(2)恢复

当重装系统，重装用友软件后需进行恢复数据，操作如下：

单击“开始程序用友ERP-U8系统服务系统管理系统注册：输入用户名admin，密码为空”，单击“帐套引入：选择E:ufsoftbackup选择最后一天备份的文件uferpact.lst”根据系统提示进行操作，不要更改恢复的目录。

注：备份设成自动备份，每天备份一次，要隔几天把最后备份的uferpact.lst文件和ufdata.bak

用友erp872操作要点范文第3篇

随着财务软件使用的深入, 企业的电算化程度越来越高, 电算化深入到了企业管理工作的方方面面, 为企业管理带来了深刻的变化。过去, 手工账采用签字审批的方式对企业业务进行内部控制, 在财务软件中则是通过用户授权来实现的。通过用户授权, 使用户只能在被授予的权限内操作, 以保障财务软件中数据的安全性及保证账务处理责任归属。但目前, 在财务部门内部授权并不精细, 财务人员互相借用身份登陆财务软件操作的现象十分普遍, 给企业内部控制留下隐患。原因有两个:一方面, 精细授权的操作方法不被教学中所重视, 老师在教学中一带而过, 学生工作后不知道如何操作;另一方面, 企业内部尤其是财务部门内部安全意识不够。笔者通过案例讲解精细授权的方法, 以期减少由财务软件授权引起的内部控制隐患, 为教学及实务工作者提供参考。

2 案例简介

天信公司是一家电子公司, 客户分为两大类:普通客户和VIP客户, 其中普通客户包括“武汉阳光电子有限公司”和“武汉星晨电子有限公司”两家公司。供应商分为两大类:普通供应商和VIP供应商, 其中普通供应商包括“武汉新新电子有限公司”和“武汉天天电子有限公司”在内的3家公司。菲菲是账套主管, 小雅是公司的新来的往来会计, 公司要给小雅授权。

小雅的权限包括:拥有“库存现金”“银行存款”、科目“填制凭证”的权限, 并且处理“库存现金”科目的金额不得超过10000.00元, “银行存款”科目不能超过20000.00元。拥有“应收账款”科目“填制凭证”的权限, 并且处理“应收账款”科目时只能处理“武汉阳光电子有限公司”和“武汉星晨电子有限公司”两家公司的账务。拥有“应付账款”科目“填制凭证”的权限, 并且处理“应付账款”科目时只能处理“武汉新新电子有限公司”和“武汉天天电子有限公司”两家公司的账务。

3 解决方案

公司对新来的往来会计小雅的授权分工很精细, 可以通过分层整理用户权限、启用相应的权限控制、分级设置权限三步完成对小雅权限的精细设定, 以保障小雅在公司财务软件的操作中既不影响自己的工作也不会超出公司对她的权限设定。

3.1 分层整理用户权限

首先, 将小雅拥有的权限进行分类, 整理出功能级权限、数据级权限和金额级权限三个层次。功能级权限设置是指对用户是否具备某功能模块相关业务处理的权限进行设置。小雅拥有的功能级权限是“填制凭证”的权限。数据级权限设置是指在功能级权限设置后, 对具体记录或字段进行的控制, 是功能权限设置的细化和延伸。小雅拥有的数据级权限包括:“库存现金”“银行存款”“应收账款”“应付账款”这4个科目的“制单”和“查询”权限。金额级权限设置是指在数据级权限设置后, 对用户可以使用的金额级别进行的设置。小雅拥有“库存现金”“银行存款”两个科目的金额级权限:“库存现金”科目金额不超过10000.00元和“银行存款”科目不超过20000.00元。

3.2 启用相应的权限控制

对小雅授权要用到数据级权限和功能级权限。在使用数据级权限和功能级权限前, 必须在“总账”模块的“选项”中勾选“制单权限控制到科目”“操作员进行金额权限控制”。在“总账”模块的“选项”窗口中打开“权限”页签, 勾选“制单权限控制到科目”“操作员进行金额权限控制”这两个复选框。

3.3 分级设置权限

按照案例整理出的功能级权限、数据级权限和金额级权限, 依次进行权限设置。

(1) 功能级权限设置。由系统管理员 (admin) 进行功能级权限设置, 使小雅拥有“填制凭证”的功能级权限。具体操作步骤:首先以系统管理员 (admin) 登录“系统管理”平台。其次, 点击“权限”下拉菜单, 选择“用户”选项, 打开“用户管理”增加新用户“小雅”。最后, 点击“权限”下拉菜单, 选择“权限”选项, 对小雅授予“填制凭证”的权限。

(2) 数据级权限设置。通过功能级权限设置后, 小雅拥有了“填制凭证”的功能级权限。但小雅并非拥有所有科目“填制凭证”的权限, 她只拥有使用“库存现金”“银行存款”“应收账款”“应付账款”这4个科目“填制凭证”的权限。因此必须让账套主管菲菲对小雅进行数据级权限设置。具体操作步骤:首先以账套主管菲菲登陆“企业应用平台”, 选择“系统服务”“权限”“数据权限控制设置”, 打开“数据权限控制设置”窗口, 在“记录级”下勾选“科目”“客户档案”“供应商档案”, 对3个业务对象进行控制设置。

其次, 选择“系统服务”“权限”“数据权限分配”, 打开“权限浏览”窗口, 选中用户小雅, 点击“修改”按钮, 选择“业务对象”为“科目”, 勾选“库存现金”“银行存款”“应收账款”“应付账款”这4个科目后保存如图1所示, 使这4个科目带上“查账”和“制单”权限。

再次, 选择“系统服务”“权限”“数据权限分配”, 打开“数据权限分配”窗口, 选择“业务对象”为“客户档案”。点击“分组”按钮将客户分为两组:普通客户和VIP客户。点击“分配”按钮, 切换到“档案分配”窗口, 将客户档案中的客户“武汉阳光电子有限公司”和“武汉星辰电子有限公司”选入“01普通客户”组。

最后, 选中用户“小雅”, 点击“授权”按钮, 将“01普通客户”组选到可用后保存, 完成对小雅“客户档案”的权限分配。

授权后小雅的权限限制于“库存现金”“银行存款”“应收账款”“应付账款”这4个科目“填制凭证”的权限。有权限对“武汉阳光电子有限公司”和“武汉星晨电子有限公司”两个客户的业务进行填制凭证的账务处理, 不能对未授权的其他客户进行填制凭证的账务处理。供应商档案的权限分配同客户档案, 本文不再赘述。

(3) 金额级权限设置。经过功能级权限设置和数据级权限设置后, 小雅拥有“库存现金”“银行存款”、科目“填制凭证”的权限。但小雅使用这两个科目填制凭证是有限制的, 在填制凭证时使用“库存现金”科目的金额不能超过10000.00元, 使用“银行存款”科目的金额不能超过20000.00。因此我们必须由账套主管菲菲对小雅进行金额级权限设置。具体操作步骤:首先, 以账套主管菲菲登陆“企业应用平台”;其次, 选择“系统服务”“权限”“金额权限分配”, 打开“金额权限设置”窗口, 点击“级别”按钮设置级别, 如图3所示。

最后, 点击“退出”按钮回到“金额权限设置”窗口, 点击“增加”按钮, 增加用户小雅, 将其级别定为“级别一”, 如图4所示。经过金额权限设置后, 小雅的权限被进一步限制, 只能进行“级别一”权限内的账务处理。

至此, 在用友U87722软件中通过对新来的往来会计小雅进行功能级权限设置、数据级权限设置、金额级权限设置后, 小雅在用友U872财务软件的日常操作处于企业内部控制管理之中, 超出权限无法独自完成。小雅在填制凭证时录入“库存现金”科目的金额不得超过10000.00元, “银行存款”科目不能超过20000.00元, 否则系统提示“超过授权金额, 是否进行授权签字”, 点击“是”后录入拥有相应权限的授权人的姓名和密码后才能继续录入该凭证。录入“应收账款”科目辅助核算时只能选择“武汉阳光电子有限公司”和“武汉星晨电子有限公司”两家公司, 录入“应付账款”科目辅助核算时只能选择“武汉新新电子有限公司”和“武汉天天电子有限公司”两家公司。通过本次精细授权实现了公司严格的内部控制。

摘要：财务软件中的用户授权相当于手工账的签字审批, 对企业内部控制非常重要。但目前无论在教学还是实务工作中使用财务软件进行用户授权都不够精细, 这为企业内部控制留下了安全隐患。笔者以用友U872软件为例, 运用案例讲解精细授权的方法, 以供教学及实务工作者参考。

关键词：权限设置,内部控制,用户授权

参考文献

[1] 黄辉, 楼佳佳.用友U8的权限设置细分[J].财会月刊, 2013 (7) .

[2] 李从静.探究用友ERP-NC软件操作员权限设置问题[J].现代经济信息, 2013 (1) .

[3] 位春苗.基于用友ERP-U8财务软件环境下操作员权限的设置[J].商业会计, 2013 (19) .

[4] 马继伟, 刘海涛, 高建立.用友ERP-U8操作员权限设置探析[J].中国管理信息化 (综合版) , 2006 (5) .