秘书的工作职责范文

秘书的工作职责范文第1篇

【摘要】：随着社会的发展进步，信息成了现代社会的宝贵资源，世界著名未来学家阿尔温托夫勒预言："谁掌握了信息，控制了网络，谁就掌握了整个世界。"而企业经营管理的过程,实际上就是取得信息并依据信息做出决策的过程。作为秘书人员，收集、筛选、整理和加工各种有效信息，为领导者提供全面、准确、及时的信息服务是其工作的一个重要方面。因此秘书做好信息工作也变得更重要。作为现代秘书必须努力做好信息工作，学会利用信息技术开展秘书工作，以提高为领导工作服务的效率和质量。

【关键词】：秘书信息工作

信息在人类社会中的作用被普遍关注,人们对信息的研究越来越深入,秘书信息工作的地位和作用日显重要.因此有必要对秘书信息工作进行进一步的了解。

一、 秘书信息工作的基本要求可以用"准确、及时、全面、

适用、经济"来概括

(一)、准确

信息的真实性是信息质量的核心，所以收集到信息是一定要准确无误，真实可靠的。准确是信息的生命，是信息的全部意义所在。秘书收集到的原始信息要可靠、真实，而处理信息要坚持主观倾向性与客观真实性的相互统

一。只有如实的反映情况，才能保证领导机关及决策者依据真实的、准确的信息做出恰当的判断和科学决策。正确的信息无疑对领导决策能够产生积极的促进作用;反之，错误的信息对领导决策会产生误导作用，造成的损失和影响也很大因此，准确，应是秘书信息工作的灵魂。

(二)、及时

信息的收集、处理、传递、反馈不仅准确还要要及时迅速。社会主义市场经济对秘书工作的时效性提出了更高的要求，不仅传递要快，而且收集、加工、检索、输出都要高速度。信息处理不及时，就会失去信息的价值，甚至造成严重的损失。全面即信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各个方面的情况。只有全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的信息，权衡利弊，择善而从，做出正确的判断和决策。

(三)、全面

全面就是反映的问题，收集的信息要全面，还要听取各种意见;对一个问题如果有不同的看法应该都反映给领导者，信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各个方面的情况。只有全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的信息，权衡利弊，择善而从，做出正确的判断和决策。

(四)、适用

收集信息时要弄清本地区本部门本单位的工作进展情况和急需解决的问

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题;要及时摸清领导者的思想脉搏，做到心中有数;还要突出重点，帮助领导者集中主要精力考虑重点问题，还应该同时兼顾一般，以免发生不应有的疏漏。更要根据不同领导机关和领导者的不同要求提供信息。一条有价值的信息对于不同层次不同部门的领导者，其参考价值并不相同。秘书人员必须注意研究不同层次的领导者和服务对象的不同要求，在信息的投向上有针对性，区别对待，注意适用对路。 另外还要特别注意，只要是新发生的带有重要动向的性、导向性、苗头性、政策性、突发性的问题，就应该及时采报。

(五)、经济

企业信息工作可以帮助企业在扩大生产规模的同时保证效率与效益的提高，从而实现企业信息工作的价值。由于生产要素客观存在的不可分性和生产经营在组织、流程与技术上的要求，成本节约与效益提高要达到一定生产规模才能得到体现。在规模经济性的层面上，企业信息在企业多样化经营和广泛合作中就能起到有效的导向、调节和控制作用，使原来未能充分利用的“信息资源剩余”(包括经验、技术、商誉和商标、市场信息、管理技能等信息资源)得到共享和充分利用并大幅度地节约信息成本。所以秘书在收集信息时，还考虑信息成本，使收集的信息有一定的经济性。

二、 秘书信息工作的重要性

(一)、辅助领导者做出正确决策

企业的领导班子，要对各方面工作做出决策，掌握大量的信息是至关重要的。办公室作为领导的直接服务机构，承担着为领导决策提供文件、资料、信息和建议的任务。在企业生产经营工作中遇到很多实际需要解决的问题，企业必须要深入研究解决工作中面临的这些困难和问题。在这种情况下，办公室作为企业信息部门就要为领导及时了解企业的生产情况和职工的心理动态和出现的新情况、新问题，及时采取措施加以解决。这就需要办公室灵敏地捕捉信息，充分地利用信息，在对信息进行分析研究的基础上找出问题的原因和症结，确定解决矛盾的最佳方案。可以说，决策的过程，就是信息的输入、处理、输出的过程。决策的形成需要借助信息进行判断，决策的实施需要借助信息进行控制，决策执行终结后，需要借助信息进行总结，为新的决策创造条件。办公室所做的信息工作做得好不好，提供的信息及时不及时、真实不真实、全面不全面，将直接影响到企业领导的决策和对全局工作的把握。因此，办公室人员紧紧围绕企业经济中心工作，深入群众之中调查，收集各种信息向领导反馈，为领导正确决策发挥好参谋助手作用。

(二)、协助领导者做好科学管理

管理信息化是指企业广泛利用现代信息技术，开发信息资源，把先进技术、管理理念引入到管理流程中，实现管理自动化，提高企业管理效率和水平，从而促进管理现代化，转换经营机制，建立现代化企业制度，实现有效降低成本，加快技术进步，增强核心竞争力。信息化的实现，会使企业的生

产经营模式发生深刻的变化。对信息的快速反应能力是检验工作效率和竞争力的重要标志，建立企业和部门信息网络，实现信息化既是社会需求，也是企业适应市场，促进自身发展的需要。只要管理方式正确，有良好的工作氛围，员工也会全力以赴地工作。

(三)、开阔领导者的思路

好的信息，不仅可以让领导者做出好的决策，还可以让领导者的思路开阔。获取多方面的信息，着力跟踪前沿信息，服务于现实的需要，帮助领导开阔视野、更新观念、提升能力。创新是衡量一个人、一个企业是否有核心竞争能力的重要标志。为领导者提供有效的信息，让领导者不断地从工作中发现问题、研究问题、解决问题。而解决问题的过程，也就是向创新迈进的过程，这也提高了领导者的执行力。

(四)、促进办公室工作职能转变

加强企业信息工作，是促进办公室工作职能转变的需要办公室是重要的综合协调、信息处理、反馈部门，是企业机关的枢纽、窗口和门面，是领导重要的参谋和助手。在新形势下，办公室要适应电子办公的需要，积极推动自身职能的转变。在工作内容上，要由以往主要做事务性工作，向事务和政务相结合、以政务性工作和辅助决策为主、当好参谋助手的方向转变;在工作重心上，要由以往主要服务领导，向服务领导与服务部门、服务车间班组、服务职工相结合，促进综合协调、确保政令畅通方向转变;在工作方法上，要由以往主要依靠行政手段，向多种手段综合运用、加强信息服务和信息引导方向转变。做好信息工作，是办公室实现上述三个转变的重要载体。信息工作既是上下级机关进行工作联系和沟通的必要环节和重要纽带，是上情下达、下情上达、左右通达的快速、便捷的通道。它便于下级向上级汇报工作，便于向上级及时反映工作中的问题，求得支持，便于下级及时与上级沟通工作思路，创造性地开展工作。从这个意义上讲，做好政务信息工作，对于促进办公室职能转变有着无可替代的作用。办公室要加强与领导和上级部门的协调，加强与业务部门的协调，加强与基层的协调，加强与社会各界的协调，把信息工作贯穿到各项业务工作中去，做到“健全制度，畅通渠道，讲求质量，提高效率”

三、 如何做好秘书的信息工作

现代秘书应具备和强化信息意识，提高信息工作能力，给领导者决策和管理提供优质高效的信息辅助。新形势下秘书人员该如何做好信息工作呢?我认为要做好信息工作，应该从四大方面去下功夫。

(一)、要有四种意识

信息是领导者管理和决策的基础，领导者的决策离不开信息活动。秘书担当的是领导者信息活动的灵敏触角和聪明耳目之角色，为领导者提供好的信息服务，秘书人员应该树立信息、政治、创新和全局等四种意识。

1、信息意识

秘书人员信息工作做得好与坏，在某种意义上来说决定了领导者决策的

正误和领导水平的高低。在经济工作中，经济信息、商务情报甚至是企业和组织的生命。信息、物质与能源已成为现代社会的三大经济支柱。在这样一个充盈着信息的环境中，可以说秘书工作归根结蒂就是信息工作，游离于信息之外的秘书工作是没有的。秘书人员只有具备强烈的信息意识，深刻认识信息社会的特征，从信息的高度来对待繁多的秘书实务;这样才能及时化解隔阂、消除矛盾，提高秘书工作效率，保证领导者的工作效率。

2、政治意识

现实社会生活中与政治是分不开的，政治是经济的集中表现。因此，信息工作要为经济建设服务，要保持高度的政治敏锐性。而且在信息工作的思路、信息内容的取向、信息网络的布局、信息活动的方式等方面都要以坚定的信心、高昂的热情、旺盛的斗志、科学的态度，积极研究新情况、解决新问题、探索新途径，努力提高信息工作水平。

3、创新意识

为领导者决策提供信息是秘书的重要职能。在铺天盖地的信息海洋中捕捉到领导者最需要的信息，为领导者决策提供最有价值的资讯，就要求秘书人员必须具备创新意识。它不是对外界信息的简单模仿剪辑，而是要经过头脑加工厂的分析综合，创造出新的更有价值的信息，为领导者的决策服务。21世纪是以知识与信息为发展动力的时代，秘书工作的改革和发展，必然要求作为秘书工作主体的秘书人员具备较强的创新能力。

4、全局意识

全局意识主要体现在三方面：一是要站在全局的高度，判别一切事物的是非、真伪、善恶，正确把握事物发展的走向，提高信息工作的预测水准。二是围绕“改革、发展、稳定”的大局，密切关注党的建设、政权建设、经济建设等重大问题，提高信息工作的预测能力。三是牢固树立群众观念，深入基层，多视角、全方位审视社会不同群体信息，提高信息工作的预测效应。

(二)、要提高信息质量

决策是领导者工作的核心，而信息是决策科学化的基础和依据。领导者决策的过程，实际上也是一个信息处理的过程。在做出决策前，要掌握各种信息，找出问题与矛盾，从而确定决策目标;进行决策时，要依据所掌握的信息，研究制定可供选择的方案，做出正确的决断;决策实施后，还要及时掌握反馈信息，对决策进行评估、调整。由此可见领导者决策过程都离不开秘书人员信息工作的有效服务。由此可知，提高信息的质量是做好信息工作的关键。提高信息质量，应准确把握报送内; 广泛开拓信息渠道充分利用文书、书刊、会议、调研、信访、档案网络等各种渠道快速获取有价值的信息;坚持实事求是原则，秘书人员要以认真负责的态度，把群众的真实想法、愿望、意见和建议如实地反映，不欺瞒领导者;着力挖掘特色信息，

(三)、要加强信息开发

信息是可以不断再生的资源，人们可利用失去原有价值的信息经过加工

而得到新的信息。对信息进行增值开发，是进一步丰富信息资源的重手段。信息的增值开发可通过下面途径获得。

1、控制潜在信息

我们应该立足微观、着眼宏观，抓住对全局有一定借鉴作用的微观信息，挖出潜藏的、对宏观有指导价值的信息进行细整理、精加工，努力使其上质量上档次。使原有的信息大幅度增值。

2、发现超前信息

苗头信息的价值大部分是潜在的，往往被遮盖而不受重视。为使信息不断增值，秘书人员不仅要主动去发现和捕捉苗头性信息，还要进行深入分析和研究，多发现有倾向性的信息，以更能够好地发挥参谋助手作用。

3、实现信息的多次利用

信息不只是有一次价值，好好利用会出现多次增值。所以要求秘书对内涵容量大的信息要进行系列开发和连续开发。不但要抓住对全局有较大影响的重要问题，使信息在连续开发过程中不断增值。还要围绕领导者决策的实施过程，开发相关信息，及时掌握热点、难点、亮点问题，不断进行更大范围和更深层次的开发，使一次性信息发展成为多次性信息。

4、开发预测信息

要想在诸多信息中发现未知的事物发展规律，并根据这一规律去预测未来，就需要通过艰苦细致的努力，在总结过去和现在的事物发展中，去描述事物前进的直线或曲线轨迹，从中发现事物本质的运动规律，为准确预测未来的发展趋势寻找信息依据

(四)、提高秘书的信息素养

现代秘书的信息素养，是秘书人员在工作实践中根据组织内外信息环境的发展要求，自觉接受教育训练而逐步形成的对待信息活动的修养与能力，信息素养作为一种高级技能，具有很强的实践应用性。信息素养的培养教育就应受到高度重视，秘书可以通过制定明确的培养目标，创建良好的培养环境，突出信息技能的教育和训练等方式来提高秘书的信息素养。了解信息科技的发展动态，掌握必需的信息技能，提高驾驭依靠的本领是秘书人员必须具备的。我们应大力倡导和热情支持秘书人员学电脑、用电脑和使用计算机网络，营造浓厚的提高信息素养氛围。秘书要充分发挥院校信息教育的职能和作用。在日常的工作中，不断的学习，不断的提高信息素养。

【参考文献】：

1、《第一次当秘书》廖小鸥2005年10月第二版第126页起

2、《秘书学术论文：论现代秘书人才的信息素养》王守福2009年2月

3、《新形式下秘书人员如何做好做好信息工作之我见》精华区文秘家园

秘书的工作职责范文第2篇

以上这些工作统称为秘书部门工作，也即广义的秘书工作。这样，剩下的文书拟写、会议组织、调查研究、信息收集、曰程安排、印章管理等就成为秘书业务部门(秘书科、处、局)和秘书人员的基本工作，即狭义的秘书工作。

秘书工作的主要内容较为普遍的提法是“参与政务、管理事务”，还有“辅助管理”说、“辅助决策”说、“决策与管理”说等等。因此，对秘书工作内容的概括，比较切合实际的说法应该是：“辅助管理，综合服务”。

(二).秘书工作的作用：(1)助手作用。(2)参谋作用。(3)反馈作用。(4)枢纽作用。(5)协调作用。

秘书学的涵义与研究对象

秘书学是研究秘书工作和秘书活动规律的科学，是一门综合性的应用科学。

秘书学的研究对象，包括秘书工作、秘书活动两个方面。一方面要研究秘书工作的内容、性质、作用、原则、要求、方法、程序;研究秘书工作的起源和沿革，经验和教训;研究秘书机构的设置原则、职责范围、工作系统等，不仅研究我国现代的秘书工作，还应研究我国古代的秘书工作和外国的秘书工作。另一方面，要研究秘书的职能和活动的特点、环境、规律、行为规范等等;研究秘书人员的修养、素质、心理知识与能力结构、职业道德、人际关系等;研究秘书人员的培养与管理等。

秘书的工作职责范文第3篇

最近反复学习《秘书工作的风范》，文章中第三点“秘书人员应当加强修养”里面提到了秘书需要学习的内容，通过这个我想到了最近比较受关注的“读书难”问题，有一些心得跟大家分享，欢迎批评指正。在所谓的计算机时代，或者说是无纸化办公时代，人们较多地依赖电脑，在手写的时候，会出现提笔忘字的情况，我的感触也比较深。最近的几次区委办集中学习，如《习近平同志在正定》中出现的金元名医李杲的“杲”字，《秘书》一文中出现的趑趄、嗫嚅这些词，以及引用的一些诗句等等，虽然是生活中不常接触到的，但是不会读、不明白含义，也能由此看出自己文学功底的不足。近日，央视开展《你给读书留时间了吗》调查，各路媒体也纷纷跟进，这个话题比较引人深思。之前在今晚报上看到一篇文章，莫言参加全国“两会”时带了一箱子书，说拿了诺贝尔奖后很少有时间读书，趁着开会间隙看一看。一个作家，却没时间看书，这是很可怕的一件事儿。我们虽然不是专业写作的，但工作中也涉及到信息、通知、领导讲话等各类文字，需要加强写作能力，可以考虑从扩大阅读范围入手。我认为阅读是一种习惯，而不应该突击。可能大家平时工作比较忙，还要兼顾家庭，但我感觉每天二十分钟到半小时的阅读时间应该还是可以保证的。阅读的渠道和方法 1

很多，比如午休等闲暇时读报。在网络时代，纸质媒介的时效性确实差了很多，但仍然能看到一些评论性文章，或者平时上网不一定关注的其他内容，而且实体的东西比较容易让人静下心来认真阅读，效率会比较高。另外是电子书，往手机里放上一本，等公交、睡前等时间，可能我们以前会选择刷微博、看微信朋友圈、玩游戏，那么现在就可以看看书。一天中碎片化的时间挺多，有空就利用上，积少成多，就能有所收获。这些阅读对于我们的专门业务水平来说，可能确实不容易有立竿见影的效果，但读书可以培养发散思维，激发写作灵感，还能陶冶情操，对工作和生活起到一定的帮助。而且长此以往也会形成兴趣和习惯，就不会再觉得忙碌一天后还要阅读是烦恼的事儿了。

秘书的工作职责范文第4篇

一、秘书工作的原则

1.守法遵纪原则。这不是指秘书在个人行为上要遵纪守法,而是指秘书在工作上必须合乎法律规范、纪律规范、政策规范。秘书起草文件或对领导的决策提出意见、建议乃至决策方案,必须注意其内容的合法性,符号党和国家的政策规定。秘书应牢固树立法则观念、纪律观念和政策观念,避免工作中出现违规现象。说法遵纪原则还体现在:遵守工作纪律绝不越权行事,遵守包密纪律绝不泄露机密,在信访、接待、处理突发事件等工作中严格按照有关政策规定办事等等。

2.求真务实原则。所谓求真,就是秘书工作必须贯彻党的实事求是的思想路线,坚决反对弄虚作假行为。在秘书的具体工作中,调查研究、信息工作、文稿撰拟、信访案件的处理等等,凡是涉及具体材料的事项特别要注意尊重事实、既不可故意隐瞒事实、弄虚作假,也不能不经调查核实就想当然地虚构事实和数据。所谓务实,就是秘书工作要讲究实效,反对形式主义的工作作风。秘书部门向领导提出的建议或决策方案,要注意方案的切实可行,不能只追求轰动效应,专做表面文章,毫无实事求是之意,只有哗众取宠之心。秘书不但要说实话,更要为领导、为机关、为群众多做实事。

3.超前服务原则。秘书工作的超前性主要表现在辅助决策诸项工作中,如信息工作、调查研究、协调工作等。在信息工作中,秘书部门不能等领导布置任务才去收集有关信息。要根据形式发展的规律,平时就注意收集那些对本单位发展有重要价值的信息,及时向领导提高高价值的信息,并提出信息分析的结论,必要时提出富有创意而又切实可行的建议。至于社会调查,更不能在领导要制度某项政策时再去搞调研,政策的制定或调整是在秘书部门调查研究基础上才作出的,即先由秘书部门的调查研究和参谋建议,后有领导机关政策的出台或调制。协调工作的超前性是指要把重点放在防止出现不协调的想象上,或把不协调现象消灭在萌芽状态,不要等到矛盾尖锐化表面化才开始协调,这就要求秘书要有高度的预见性。

4.服从大局原则。秘书部门是机关的综合部门,对组织的发展和机关的正常运转具有特别的作用,秘书人员应站在系统整体利益的角度来处理局部与全局的关系。秘书部门也有自身利益,当它与系统的全局利益发生冲突的时候,应当毫不犹豫地牺牲局部利益,而维护组织的整体利益。秘书人员应协助领导协调好各个局部的利益,使利益关系得到平衡。在协调局部利益的过程中,任何部门都有服从全局利益,作为领导助手和参谋的办公室如果不能自觉地做到以大局为重,领导怎么能要求其他智能部门作出局部利益的牺牲呢?从这个角度看,秘书部门为机关各部门做出服从大局的表率,就是对领导工作的最好辅助。

5.团结协作原则。团结就是力量,协作才有效率。对于一个组织来说,任何工作都需要发挥整体的作用,才能达到预定的目标,这就离不开部门之间、人员之间的团结协作。贯彻团结协作的原则,是秘书人员首先要有坚定而正确的信念。从党政机关来讲,这个信念就是富国富民,就是建设和谐社会,就是各项事业的协调发展;从一个具体企业单位来讲,就是努力使本单位取得卓著的业绩,实现可持续发展。秘书工作的团结协作原则是体现三个层面上:一是秘书部门与本机关各个部门要建立良好的协作关系,在工作上互相配合,互相支持,形成系统的合力。二是秘书部门还需要同其他单位的秘书部门建立良好的协作关系,在信息互通、资源共享、文书往来、随从领导下基层调查研究或到上级机关汇报工作等方面,都需要良好的协作关系。三是秘书部门内部工作人员之间要团结协作,秘书工作的综合性决定了秘书部门内部的分工不可能太细,而且秘书陪同领导出差的机会很多,出差人平时的工作就必然要由其他秘书来临时代管,因此办公室秘书之间的团结协作就比其他部门人员的协作更重要。

6.联系群众原则。秘书部门不但从根本上说是为人民服务,而且秘书部门的许多具体工作中也直接为群众提供具体的服务。树立为民服务的意识是做好秘书工作的条件之一。除此之外,联系群众的原则还表现在两个方面:一是秘书部门是领导联系群众的桥梁。群众的生活、思想、要求、意见等等,一般通过秘书部门反映给领导,而领导机关的政策目标、决策意图、指挥决心等等,一般也是通过秘书部门一系列工作传达到基层和群众,秘书人员要自觉意识到秘书部门这一特殊地位,承担起密切领导机关与群众关系的重大责任。秘书工作者必须相信群众,把人民群众作为依靠对象,而不能作为防范对象,因为我们党是代表广大人民群众根本利益的,我们的政府是人民的政府,党政机关的领导没有任何害怕群众的理由。二是秘书部门的许多工作必须依靠群众的支持和配合,才能取得良好的效果。

二、秘书工作的基本要求

秘书工作的基本要求是:主动、高效、准确、保密。

秘书工作的内容非常丰富,每一项具体工作各有一些不同的具体要求,信息工作有信息工作的要求,文书工作有文书工作的要求,接待工作有接待工作的要求,等等。这里所说的“主动、高效、准确、保密”四条基本要求,是根据秘书部门的基本智能和秘书工作的主要性质,对秘书工作提出的总的要求,也是秘书工作的服务对象期望秘书工作者达到的水平,它普遍适用于秘书部门的各项具体工作。

1.主动。秘书工作是为了领导活动服务的,这种服务本身不能是被动的,而应是主动的。秘书在自己的职权范围内应该敢于负责,充分发挥主观能动性和聪明才智,进行富有成效的创造性工作。主动不仅表现在辅助决策诸项工作的超前服务上,而且也表现在常规工作中。对于大量的庞杂而琐碎的事务,秘书不能被动应付,而应该把工作安排的科学化、程序化,做到忙而不乱。无论是政务工作还是业务工作、事务工作,无论是常规性工作还是临时性任务都有以积极主动的态度和强烈的责任感去完成。如果缺乏主动进取精神,工作消极被动,什么事都不敢负责任,事无巨细都要让领导拿主意给办法,就会加重领导的负担,这样的秘书不可能受到领导的欢迎。秘书要做到工作主动,就必须多从领导的角度考虑问题,要能够预见到领导将要进行哪些活动,将要需要哪些方面的信息资料,哪些工作需要提前作准备,这样在领导一旦需要时,秘书就不会措手不及,被动应付。

2.高效。高效是指花尽量少的时间、精力和物力取得最好的效果。任何工作都有讲究效率,秘书工作的高效要求尤为重要,因为秘书工作的效率直接影响到领导工作的效率和质量,也影响整个机关的办事效率。秘书部门办事效率高,对克服机关的官僚主义作风具有重要意义。秘书部门的工作效率,主要体现在办公、办会、办事的速度上,即要求秘书无论做什么工作,都要讲究一个“快”字。讲究快的同时,不是说就可以忽视工作质量,因为效率必须保证质量为前提。秘书工作的效率,是由多方面因素决定的,比如办公室内部管理水平如何,办公设备是否先进,整个机关的工作作风,秘书人员的能力和效率观念等等。因此,要提高秘书工作的效率,必须从多方面努力。但是,秘书人员不断提高自身的能力、树立高度的效率观念这个主观因素,无疑是其中最重要的一个方面。

3.准确。准确是对秘书工作质量的要求,也是提高效率的基础。秘书的很多工作跟领导的决策指挥直接相关,任何差错都可能造成非常严重的后果。秘书起草或校对文件时,如果有一个提法不准确,或者有一个字、一个数据甚至一个标点符号有错误,都会影响对文件精神的理解,文件一旦发出就可能造成重大政策性事故。秘书做会议记录,如果听错、记错一句话,就会留下错误的原始记录。秘书在传达领导指示时,必须准确无误,不得走样,不得加进有违领导本意的个人主观意见,否则也可能造成严重后果。秘书在整理调查材料或加工处理信息时,必须仔细校对核查每一个重要数据,不得有任何马虎。要保证秘书工作准确无误,不出差错,秘书人员必须做到:要坚持实事求是的原则,坚决反对瞒报浮夸,弄虚作假的恶劣作风,因为任何虚假不实的东西不可能是准确的;要有高度的政治责任感,严谨认真的工作态度,踏实细致、一丝不苟的工作作风,秘书工作中出现的差错,许多是由于秘书工作的不够认真造成的;要严格执行各种规章制度,例如岗位责任制、公文的审核签发制度、印章使用登记制度等等;要提高自己的思想理论水平和政治水平,这是准确理解领导决策意图和具体指示的主观条件,是避免内容差错所必须的,因为只有准确地理解,才能准确地形成文字、准确地上下传达、准确地贯彻执行。

4.保密。秘书工作是机要性强的工作,对秘书人员的保密要求比对机关一般人员的要求要高,因为秘书了解的机密范围广,级别高,一旦泄密对国家和单位造成的损失也特别严重。秘书工作要做到保密,就必须建立严格的保密制度,办公室要配备必要的保密设备,如专用的文件保密室或机密文件保险柜等等。秘书人员的保密观念则是做好保密工作的主观条件。要做到不该说的机密绝对不说;不该问的绝对不问;不该看的机密绝对不看;不该记录的机密绝对不记录;不在非机密本上记录机密;不在私人通信中涉及机密;不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密;不在不利于保密的地方存放机密文件、资料;不在普通电话、普通信息网上传达机密事项;不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。

秘书的工作职责范文第5篇

改革开放以来中国的经济不断发展壮大，随着中国国际声望的日益提高，全球掀起了学习汉语的高潮，对外汉语教学也成为热门话题，那么摆在我们面前的任务就是如何做好汉语教学工作。对外汉语教学的对象就是指母语不是汉语而是其他国家语言的外国学生，这就涉及到各个国家的学生状况，然而每个学生的自身条件、文化背景、教育背景、学习的目的等不同，教学的方法和效率也就不同。对外汉语教学是有针对性的，对不同的学生应采取相应的不同教学方法，鉴于此，以我国的邻国日本为例，简单阐述对日汉语教学的特点。

中日关系

中日两国一衣带水，自古就有很深的文化渊源关系，但从总体上来说，古代中国影响日本，近代后，中国则通过日本的桥梁认识西方并开始现代化的进程。

中日从蒙昧到原始氏族文化的时期基本相同，但中国在五千年前进入父系氏族，而日本在公元前

2、3世纪才开始进入父系社会。

在公元5世纪，百济博士王仁将中国的《论语》、《千字文》等著作带入日本时，日本还没有自己的文字，而中国的秦汉文化已经非常灿烂了，汉文化体系已经形成。此后，日本的统治阶级将汉文化作为社会变革和文化选择的范本，从而完成了奴隶制到封建社会的转变，中国文化被视为雅文化和正统文化。可以说在古代，中国对日本的影响是巨大的，然而到了近代，中国的发展落后于欧洲，日本积极“脱亚入欧”，自1868年明治维新后,日本政府进行近代化政治改革，建立君主立宪政体;经济上推行“殖产兴业”，学习欧美技术，进行工业化浪潮;并且提倡“文明开化”，社会生活欧洲化，大力发展教育等措施。这次改革使日本跻身于世界强国之列，是日本近代化的起航，也使得日本也不再单单吸收中国文化，而是向更先进的欧美国家学习。

日本汉语教学历史

日本的汉语教学历史可以追溯到中国古代汉字传入日本的时候，大约在弥生时代，即公元前5世纪到公元3世纪。汉字系统传入日本时在王仁将汉字材料带入日本的时候，即大约在公元5世纪初。此后日本通过汉字开始了解中国文化，而汉字又帮助日本创造了书面文字作品和创造其自己的文字。

日本正式实施汉语教育是在1871年，当时的日本政府和中国清朝正式建立了外交关系，需要中文翻译，于是日本外务省开设“汉语学所”。后来由于战争，日本的汉语教育经过许多挫折，知道1972年，中日邦交正常化以后，学习汉语的人数逐年增多，日本开设汉语的课的大学逐年增多，汉语被列为大学外语教学科目，汉语教育走上了正常的发展轨道。

当代对日汉语教学基本现状简介

20世纪80年代后半期开始，日本的大学以汉语教育为专业课程的系或学科逐渐多了起来。现在，日本的500多大学中，95%以上都已经将汉语列为主要外语课程，其中有85所大学还开设了中文专业。目前，汉语在日本已经成为仅次于英语的第二外语。

根据日本财团法人国际文化论坛的不完全统计(2003年)，日本现有475所高中开设了中文课，占全国高中总数的8.6%。

据不完全统计，日本学习汉语的人数约有100万人，而且由于近年来中日贸易往来频繁，日本企业中学习汉语的人数激增。要应对这么多人的学习需要，仅靠学校开设培训班是远远不够的，所以日本的中文私塾教学也非常热，且班级的规模一般都比较大，当然也有人坚持自学或一对一教学。

此外，日本还形成了比较正规的汉语测试系统。主要的汉语测试有5种：

1、汉语鉴定考试(中国语鉴定考试)

2、汉语交际能力鉴定考试

3、中文翻译基础能力鉴定

4、商务汉语鉴定考试

5、汉语水平考试(HSK)

其中，参加“汉语鉴定考试”的人最多。

对日汉语教学特点

面对人数众多的日本汉语学习者，在日本从事对外汉语教学的教师经过长年的摸索和分析，总结出这一教学对象群体的共同特点。

第一是语言要素部分的特点。此部分将分别从特点最突出的语音和汉字两个部分介绍。

首先是语音，接触过日本学生的老师应该可以感觉出日本学生的汉语发音很容易受母语负迁移的影响。他们的难点主要集中在声母的h、f、z、c、s、zh、ch、sh、j、q、x、l，元音的u、ü以及声调上。

1、日本学生会将汉语中的舌根擦音h[x]和唇齿清擦音f[f]发成日语中的双唇擦音[Ф]。在教学中可以发现，学生单独发h是没有问题，但是在音节中就会出现偏误，那么我们就没有必要做过多的单独发音练习，应该结合整体认读音节来练习，h与开口呼相拼比较多，而且发开口呼音节时，一般嘴巴张得比较大，[Ф]出现的几率不大。当h与e相拼时，一定要让学生注意双唇虽然是展开的，但不相合。当h与以o为韵腹的韵母相拼时，唇形是由大圆到小圆的。而发f时，要注意上齿要接触下唇。

2、大多数日本学生发舌尖音z、c、s、zh、ch、sh和舌面音j、q、x是发不准的，这样就容易将“杂志”说成“杂技”，把“爪子”说成“饺子”，影响了正常交际。会出现这类错误主要是因为日语中没有舌尖后音和舌面前音，就用舌叶音去代替这两组音。同时，又因为日语中的送气音和不送气音是同一个音位的两个变体，因环境不同而形成互补分布，没有辨义的作用，所以学生还会分不清送气音和不送气音。要解决前一个问题就要让学生先发“i”，然后舌面往上颚一贴就发出了“j”，发“zh”只要舌尖往硬腭一触就即可。解决第二个问题只要用常用的吹纸法就可以了。

3、边音“l”可能是日本学生最容易发错的音了，既容易受母语影响发成闪音“ら”，又容易和汉语中的鼻音“n”和舌尖后擦音“r”混淆。就容易把“绿”说成“日”，发“哪”、“来”等字的声母让人感觉发的是“l”又是“n”，还把“日本”发成“立本”。那么针对边音、闪音混淆的问题，我们可以让学生练习发“le”，让舌头持续、稳定地顶住上齿龈，延长发音。针对鼻音、边音混淆的问题最常用的就是捏鼻法。而最后鼻音、舌尖后擦音的问题，我们要让学生知道，发音时舌尖碰到上齿龈就是“l”，不碰就是“r”。

4、元音“u”和“ü”也是日本学生的发音难点，尤其是后者。发汉语中的u[u]时容易发成日语中的“ぅ”，舌位没有中国人后。而发ü[y]却因为圆唇度不够，舌位不够考前，反而发的想u的音。针对圆唇度不够的问题，我们可以利用小镜子，时刻提醒学生要圆唇，针对舌位的问题，我们可以让学生低头发音，强迫咽腔缩小，比较容易发“u”。

5、至于声调问题是因为日本学生受母语中升降格的影响，经常把“春风”说成“纯风”，把“土地”说成“徒弟”。这个问题可以借助手势法帮忙正音。

然后是汉字方面。众所周知，日本属于汉字文化圈，让欧美人扎耳挠腮、无从下手的汉字却是日本人可以手到擒来的。但就如日本学者舆水优先生所说的，当日本人学习汉语时，有个不可忽视的条件就是“已经认得的汉字”。它们既是有利条件又是不利条件。说它们有利是因为日本人对汉字有整体的认知感觉，书写上基本没有大问题。但是麻烦也随之而来，首先日本汉字是繁体字，其次，他们有自创的简体字，而我们的汉字现在大多数是简体字，日本学生不认识，就算是字形一致的，又有可能与日本汉字有细微的差别，如“图”。还有比较麻烦的是，字形相同，词义却相去甚远，最典型的就是“手纸”，在汉语中的意思不用赘述，在日语中这个词表示“信纸”。

所以，越是这类看似有利的方面越需要老师下功夫研究其中的差异，然后才能对症下药、有的放矢。

第二是文化部分的特点。中日两国的文化总体上还是相似的，比如尊敬师长，说话方式委婉等等。但是不可否定，每个民族都有自己独特的文化，跨文化交际问题何时何地都不能掉以轻心。

比如，日本人早上见面互道“早上好”是约定俗成的事情，老师和学生之间也不例外。此外，他们还会围绕天气情况寒暄一番，但是不会谈论有关对方生活、家庭、工作、年龄等个人隐私的话题。而中国人见面为了表示亲密，会问一些比较私人的问题。又如，中国人会觉得大恩不言谢，过度的感谢会显得见外，而日本人会不断重复感谢来表达自己的心情，这就又会产生分歧。还有在课堂上，对学生的不要直截了当地否定，这会让学生觉得尴尬和不快，甚至让他失去学汉语的信心。对于学生的点头，老师也不能就一概认为学生听懂了，这只是他们表示对老师的尊重的方式或者表示他们在听，所以老师必须通过其他的方式来检测学生是否听懂了。再者，日本人对家族以外的人的身体接触是少之又少的，所以老师也要避免表示亲密的身体接触，这可能会造成学生的反感。

第三是教师部分的特点。近几年，日本的汉语教育发展和教育市场的扩大是超出预料的，自然汉语教师就出现了短缺现象。日本大学还是尽力做到做好，每所大学至少配备了1到2名专职的中国籍教师，还有几名“非专任”中国籍教师。但是有的学校专业教师不足特别是社会上的汉语教学机构和组织，大部分情况都是专业与非专业教师混杂，有的老师是科班出身且有教师资格证明，有的只是会讲日语的华裔，或是中国留学生。这个现状是需要中日两国政府共同努力来改进的。

第四是教材部分的特点。目前，日本的汉语教材可以说是内容丰富多彩，汉语教科书的出版量也是连年增加。教材的内容多半强调浅显易懂和趣味性，特别是近几年，随着IT的发展，光盘已经取代了磁带，MD、MP3等携带方便的听说教材和电脑软件也应运而生。这些教材基本上用于大学初级汉语和日本语言学校或公民馆等地的普及性教学。专业课教材选用的几乎是本校或外校知名教授编写的，而在介绍中国文化方面的。具有一定修养和深度系统性的教材并不多。

在教材方面，我国打入日本的教材并不很多。其致命的弱点一是语言问题，二是编写人不了解日本人的心理特点，编出来的教材无法让日本人喜欢，三是缺乏教师参考书，四是翻译的日语解释错误较多，五是趣味性不大，内容比较死板。所以，只有两国的编辑队伍相互合作才能取优补缺，写出适合日本人在本国系统学习汉语的优秀教材。

结语

秘书的工作职责范文第6篇

会后工作主要包括：草拟和印发会议纪要，以记载和传达会议的主要精神;清理会议文件;组织会议代表离会，为其提供各种方便;搞好宣传报道，扩大和传播会议影响;会议工作总结;会后催办工作。(342字)论述题：

1秘书的角色辅助可分为哪几个阶段?答：(1)决策准备阶段从领导者产生决策意向进行决策准备开始，秘书的参谋智能辅助就可同步进行，可协助领导者做好以下工作：1)此决策是否应该作出。2)此决策是否必须作出。3)此决策应何时作出。4)此项决策依据的信息是否全面、真实、充分。5)此项决策的目的、意义和影响是什么。6)对此项决策应提出什么建议。(2)决策形成阶段在决策形成阶段，秘书有诸多参谋智能辅助的领域和渠道;1)可进行创新思维，设计新的方按供决策者选择。2)可综合来自各方面的意见和建议，形成系统的可供选择的方案。3)可按领导意图开展专家咨询活动，并将专家意见、建议吸纳到有关决策中去。4)可带着各套初选方案到有关部分和群众中去征求意见，并根据各方的意见进行修改。5)对重大决策的初定方案，秘书往往还伴随领导，到基层景象能够小规模实验、蹲点探索，取得成功经验后，在有点到面地进行推广。6)对各种供选择的方案惊醒一一对应的比较，比较其投入和产出效益，比较其风险值和效益值，比较其科学性、合理性、可行性和可受性等。(3)决策实施阶段在决策实施过程中，迷失的参谋智能辅助具有独特的作用，它贯穿决策实施的全过程：1)对谋求认同的辅助。2)对纠正偏差的辅助。3)对行为失范的辅助。4)对克服重大失误的辅助。5)对克服运行失调的辅助。6)弥补决策疏漏的辅助。7)对适应环境变化的辅助。8)对发现机遇的辅助。(576字)

2秘书如何把握思维节奏?答：(1)秘书与领导思维同步秘书是为领导工作服务的，秘书与领导思维同步，也就是说，领导想要开展的工作，秘书应该立即想到，并围绕领导的意图，迅速展开，作好铺垫、服务和辅助工作，具体体现为：1)反映在外部环境变化的关注点上。2)反映在思维的时间节奏上。3)反映在思维的空间节奏上。4)反映在思维的张弛的变化节奏上。(2)秘书加快节奏的超前思维迷失与领导思维总体上同步的基础上，在某些特殊而且必要的情况下，为了做好领导工作的铺垫，需要秘书加快思维节奏，进行超前思维，一般需要抓住以下环节：1)新旧工作交替之时，秘书进行超前思维，为领导新工作展开作好准备工作。2)抓住领导工作的周期性，提前做好下一个周期的准备工作。3)工作进程中出现新问题时，秘书要加快思维节奏，做好解决问题的前期准备工作。4)在领导进行决策前，发挥超前思维，为领导决策做好准备工作。5)在召开重要会议前，秘书应发挥超前思维，做好各项工作的筹备，保证会议顺利的进行。(3)秘书放缓节奏的继后思维秘书的继后思维是与超前思维相对应、相匹配的，继后思维一般要抓住以下环节：1)每当一项工作即将结束时，秘书思维继后，起到查缺补漏的作用。2)每当一项新的决策制订前，秘书思维继后，进行相应的调整和补充，确保决策顺利作出。3)每当一个会议结束后，秘书思维继后，对会务工作整体把握，确保会议取得预期的效果。4)每当领导者接待重要客人、进行重要会谈、处理重要事务和公务出差之后，秘书思维继后，处理后续事务，整理有关资料，以保持工作的连续性等等。(642字)

3秘书如何选择思维的角度? 答：(1)秘书的本位思维：秘书的工作时间中，其工作思维活动立足点，首先因该是如何有效地辅助和服务于领导工作，如何有利于提高领导工作效率，也就是说，秘书在工作中思考问题的动机，思考问题的价值观念，应该是如何通过自身的智能工作更好地协助领导工作，优化领导工作效果。(2)秘书的换为思考：秘书要做好本职工作，除了要正确进行本位思维，准确把握领导工作对秘书辅助和服务的需要外，还要善于换位思维和多角度思维。只有这样，秘书的工作思维及工作行为，才能符合客观环境的要求，也才能更加准确地进行本位思维。(3)秘书的多角度思维：秘书多角度思维体现在以下四个方面：1)在思维方向上。2)在思想领域上。3)在思维涉及的行为对象上。4)在思维的方式上。(313字)

如何发挥秘书的参谋作用

辅助领导正确决策，起好参谋助手的作用，是秘书部门为领导服务的重要方面。改革开放以来，各级领导十分重视秘书工作，强调要充分发挥秘书部门的参谋作用。要求做到：在新形势下真正坚持和贯彻“三服务”指导思想，必须在做好日常各项服务工作的基础上，大力加强和充分发挥参谋作用。

秘书部门的参谋作用是指联系收集加工各方面的信息，为领导决策服务的“出谋献策”式的参谋作用，而不是“出谋划策”式的参谋作用。参谋功能是针对秘书群体而谈的，至于秘书部门中的秘书个人，当然也有个别条件具备、“既亲且重”的人，可能成为领导者的参谋甚至“高参”，但就绝大多数秘书人员而言，仅是辅助领导工作的参谋助手。

三、秘书部门如何在秘书工作发挥参谋作用

(一)秘书部门发挥参谋作用必须结合秘书工作任务一道进行，将参谋活动渗透到秘书实务之中。秘书工作千头万绪，归结起来，无非有两大职能：办事职能与参谋职能。这里所说的“办事职能”，不仅仅指办文、办会和完成领导交办的具体事项，而是对完成秘书工作任务的统称。如信息工作、调研工作、协调工作、督查工作等，都是秘书工作的重要内容，完成这些工作任务，也是秘书工作办事职能的体现。这里所说的“参谋职能”，不是指秘书部门和秘书人员单纯地为领导出谋划策，而是在完成秘书工作任务的过程中充分发挥参谋作用。秘书工作的办事职能和参谋职能是相互依存、相互作用的。办事职能是秘书工作的基础和本体，参谋职能主要是在完成秘书工作任务的过程中体现出来的。离开办事职能，秘书工作的参谋职能就不能独立存在。即使在重大决策的形成和实施过程中，秘书部门的参谋职能仍然必须通过提供信息、调查研究、综合协调、督促检查、撰写文件等具体工作体现出来，而不像咨询机构和专家、顾问那样，专司出谋划策。

参谋职能是提高秘书工作效能的根本保证。办事职能主要是通过参谋职能的有效发挥来实现的，离开参谋职能，秘书部门就会变成一架简单的“办事机器”，秘书工作不可能有大的作为。即使是完成领导交办的具体事务，仍然需要秘书发挥参谋职能。秘书部门的参谋作用是秘书工作与生俱来的，是由秘书工作的性质、特点和任务决定的，不是有没有的问题，而是强化或弱化的问题。参谋职能贯彻和渗透于秘书工作过程的始终。办事与参谋是秘书工作有机整体的两大部件，办事好比秘书工作的“硬件”，具有客观实在性的特点;参谋好比秘书工作的“软件”，具有智力劳动的特点。纵观历史，我国什么几千年来秘书工作历经发展变化，办事职能从未减弱，参谋职能却时强时弱?根源概出于领导对参谋职能的需求程度。现在我们要强化秘书工作的参谋职能，重视开发秘书工作的“软件”，这是时代发展的需要。然而，如同电脑软件的研制和应用离不开硬件一样，秘书参谋职能的强化与发挥，也不能离开秘书办事职能这个“硬件”。

由此可见，秘书部门发挥参谋作用必须与完成秘书工作任务紧密结合，这是一条客观规律。实事上，当二者结合得好时，秘书工作的参谋作用就能有效发挥;当不去结合，甚至企图把二者分离开，对立起来，秘书工作就有陷入误区的危险。

(二)秘书参谋方向必须服从和体现领导决策意图，有利于决策目标的实现。秘书参谋方向，是指秘书在参谋活动中思考问题的方向，以及参谋成果对领导决策产生影响力的方向。参谋方向对参谋效果影响极大。正确的参谋方向可对决策目标的实现产生正效应，反之，错误的参谋方向对决策目标的实现产生负效应。因此，确定参谋方向至关重要。领导决策意图，是指领导者在采取某一决策行动之前已经确立的指导思想和决策目标，它反映着领导决策的总体意向和基本思路。领导决策意图规定和制约着秘书参谋方向。因此，秘书在确定参谋方向时，必须以领导决策意图为导向，在此前提下充分发挥自己的主观能动性，积极为领导出谋献策，当好领导的参谋。

秘书参谋方向服从领导决策意图，是秘书工作性质和地位的客观要求。秘书工作的根本性质是辅助性，是对领导工作进行直接的、综合的、执行性的辅助活动。这种特殊的辅助性要求秘书工作在任何时候都必须把领会、贯彻和执行领导意图作为基本准则。秘书工作地位的从属性，也决定了秘书的一切活动包括参谋活动，必然受到领导意图的影响和制约。例如，秘书部门和秘书人员经常搞“奉命调研”，写“奉命文章”，既然是“奉命”，就不可能也不允许背离领导意图，另搞一套。因此，秘书参谋方向必须符合领导决策意图，防止发生念头。否则，秘书的参谋，可能会对领导决策产生负面影响，给领导帮倒忙。

秘书参谋方向服从领导决策意图，是区别于一般咨询机构、专家、顾问参谋活动的重要特征。咨询机构、专家和顾问所从事的参谋活动是完全独立自主的，他们的工作性质，使他们能客观公正地进行研究和论证。他们尊重的是客观事实而不是领导意图，因而他们的参谋咨询活动显得十分超脱和自由。相比之下，秘书部门发挥参谋作用则不然。秘书工作的性质、地位以及与本组织领导的特殊关系，决定了秘书部门和秘书人员发挥参谋作用是有一定限度的，这个“度”就是领导的决策意图。在领导决策意图范围之内，秘书尽可以施展自己的参谋才能;超出领导决策意图的范围，就会产生相反的参谋效果。

由此可见，秘书部门的参谋活动是非独立性的，必须服从于领导决策意图。秘书参谋方向必须与领导决策意图保持一致，这与秘书坚持实事求是原则，敢于向领导谏诤并不矛盾。第一，在一般情况下，领导总是站的高些，看的远些，因此决策意图大多是正确的。秘书参谋方向与领导决策意图保持一致，就能够取得较为理想的参谋效果。第二，在有些情况下，由于各种主客观因素的影响，领导决策意图与客观实际情况可能不相符合。这时秘书人员应当从实际出发，以认真负责的态度向领导提意见和建议，使其决策意图更加符合客观实际。第三，秘书人员在参谋活动中应当处理好贯彻领导意图与坚持实事求是的关系。在确定参谋方向时要服从领导总体意图;在研究论证过程中，要坚持求实原则;在提出参谋建议时，要把领导意图和实际情况有机统一起来。既要防止逢迎领导，按领导口径进行研究论证的倾向，又要反对离开领导决策意图、我行我素、固执已见的倾向。

(三)秘书部门参谋的内容必须与领导决策活动的需求相一致，围绕领导工作的主旋律发挥参谋作用。秘书工作的性质和特点，决定了秘书部门参谋的内容十分广泛，涉及到秘书职责范围内与领导活动事务相关的一切领域。从大的方面分，主要有两个方面：与领导决策活动有关的参谋内容;与领导日常事务有关的参谋内容。秘书在这两个方面都应当发挥参谋作用。然而，同任何工作都必须有中心和重点一样，秘书参谋活动在内容上也不能漫无中心，而必须有一个主旋律。秘书部门参谋的内容应侧重于满足领导决策的需要，围绕领导决策发挥参谋作用。

辅助领导正确决策是秘书部门和秘书人员的最高职责，也是秘书部门参谋内容的根本出发点。改革开放的新形势，要求领导决策必须由经验决策转变为科学决策;由个人决策转变为民主决策。领导决策的科学化、民主化，直接导致了秘书参谋职能的强化和参谋内容的扩展，使辅助决策成为规定秘书部门参谋内容的根本出发点。例如，领导决策需要及时、全面、准确的信息做依据，秘书部门便开展了信息工作;领导决策需要发现问题和建议、方案，秘书部门便加强了调研工作;领导决策需要对决策前后的矛盾进行协调，秘书部门便加强了协调工作;领导决策后需要贯彻落实，秘书部门便开展督查工作。研究我国党政军机关和各行业秘书工作内容的发展，虽然秘书部门参谋的内容不尽相同，但均把辅助领导正确决策和落实决策作为秘书部门发挥参谋作用的中心任务。

秘书参谋的质量会影响领导决策的效果。一方面，随着改革开放和现代化建设的发展，领导决策的科学性提高了，决策难度增大了，如果秘书参谋活动的内容不发展，参谋质量不提高，就不能满足领导决策的需要;另一方面，现代领导决策实行科学化，需要科学的决策体制，包括科学的参谋体制。秘书部门在辅助领导决策中具有特殊的地位和作用，它的整体参谋功能能否得到充分发挥，直接影响领导决策的效果。因此，只有根据领导决策的需要，不断提高秘书参谋活动的质量，才能保证为领导决策服务好。

(四)秘书参谋活动方法必须与领导者的决策特征和参谋内容相适应，“直”、“曲”相济，“谋”“咨”相承。“直”与“曲”是秘书参谋活动的两种主要方法。所谓“直”，指是的参谋活动中所动用的直接方法;所谓“曲”，指的是参谋活动中所运用的间接方法。上述参谋方法的采用，应与领导者的决策特征相适应，对不同的领导者采取不同的参谋方法。对同一领导者，因参谋内容不同而采用的参谋方法也应有别。一般情况下，凡属参谋方向与领导决策意图相一致的赞同式参谋建议，可采用直接参谋方法;凡属参谋方向与领导决策意图相悖的劝谏式参谋建议，宜采用间接参谋方法。实践中，秘书为了达到某一参谋目的，往往通过采取“直”“曲”兼施、互补互辅的方法来提高参谋活动的艺术性和实效性。总之，“直”“曲”参谋方法的灵活运用，应以提高参谋效率为目标，以适应参谋对象为原则。

“谋”与“咨”是秘书参谋活动中采用的两种方式。所谓“谋”，指计谋运筹;所谓“咨”，指咨询活动。“谋”“咨”相承，反映了秘书参谋活动方式上的基本特点。计谋运筹与咨询活动之间的依附性很强。通常情况下，计谋运筹是借助咨询活动中获得的参考性、指导性信息来进行的;而咨询活动的开展以是以计谋运筹过程中所取得的实际成果为依托的。咨询工作质量的优劣，最终还取决于谋略活动的科学程度和运筹水平的发挥。在秘书参谋活动中，“咨”和“谋”，相辅相成，共同发挥着参谋功能。但它们毕竟是两种不同的参谋方式，具体运用时也须因时、因地、因人、因事而加以选择。

㈤秘书参谋作用的发挥，必须取得领导对秘书的信任，不断优化参谋环境。参谋作用，既包括参谋者参谋能量的大小，也包括对参谋对象的影响力的大小。这都由参谋者的智能素质、思维方法、知识水平、工作态度及其它个人品质所决定。秘书作用的发挥，与参谋环境的优劣有直接关系。在参谋活动中，秘书与领导是一种互动关系。不过，通常先由领导向秘书发出参谋需求信息，然后再由秘书向领导者传递参谋建议信息，从而形成双向信息沟通模式。秘书与领导之间的相互沟通和交流，对参谋环境起着重要影响。当参谋环境不优越时，将影响秘书参谋作用的发挥。因此，秘书要有效地发挥参谋作用，首先必须优化参谋环境。

秘书参谋作用的发挥，与领导者对秘书的信赖程度成正比关系。领导对秘书的信赖程度越高，对秘书的激励越大，秘书参谋的积极性越高，参谋作用发挥得越好，领导对秘书参谋建议的采纳率越高。反之，如果秘书得不到领导的信任，那么，在领导心目中，“能参善谋”也会变成“多嘴多舌”，无论秘书有多大参谋作用，都不可能得到有效地发挥。因此，获得领导的信任，是秘书发挥参谋作用的前提条件。

秘书参谋作用的发挥，与秘书同领导者的配合状况也有很大关系。秘书与领导之间的关系融洽，工作中配合默契，思想上相互沟通，秘书的参谋作用就能得到充分发挥;相反，秘书与领导关系紧张，相互之间缺乏信任感，甚至于秘书有某种不安全感，在这样的环境压力下，秘书很难向领导提出有价值的参谋建议。因此，处理好秘书与领导之间的关系，对秘书发挥参谋作用十分重要。

四、结论

以上五点，从不同侧面反映了秘书部门参谋活动的内在联系，揭示了秘书部门参谋活动的本质。只要我们自觉遵循这个规律，就能正确而有效地发挥秘书工作的参谋功能。

参谋助手、承上启下、协调服务、调查研究、信息督查，是秘书工作的几项基本职能。要顺利履行这些职能，就要求秘书人员是一个“通才”、“全才”,甚至是“超才”。现就如何加强秘书人员的职业素养建设,提高业务能力，做一些探讨。

一、培养秘书人员的基本素养,提高业务能力

秘书人员工作的全面性,活动的宽广性及其角色的多变性,除了应具备一般管理干部的素质之外, 还必须具备与秘书本职工作的性质、任务相应的更高、更严的要求, 其中尤以“德”、“谋”、“书”为最基本素养和业务能力。

重德。“德才兼备,以德为重”。一个秘书人员,若不能把“德”放在首位,即使有“满腹经纶”、“张良之才”,也不能算是一个合格的秘书。秘书不为名,不为利,任劳任怨,甘当无名英雄。经常拟稿,但自己不著名,也不拿稿费;经常组织会议,但自己从不上主席台。经常熬夜,但白天还得正常工作,节假日他人逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐,但自己还得值班,不能休息。其它人员受了委屈还可嘟噜几句,而秘书必须以绝对服从为天职,等等。而这一切,还往往得不到家人的支持,别人的理解和社会的公认。凡此种种,都说明一点,没有一个全心全意为人服务的心是当不了一个秘书的。特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业、一些人员普遍差距较大而工作往往“出力不讨好”的情况下,在国内外环境错综复杂多变的形势下,没有“富贵不淫,贫贱不移”,“宁公而贫,不私而富”,“君子修道重德,不为困而改节”的思想品德,廉洁奉公、勤政为民、艰苦奋斗、一尘不染的政治本色,忍辱负重、任劳任怨的工作态度,是干不好秘书工作的。同时由于秘书人员的“德”是领导形象的“补充”、机关效率的“折射”、自身素养的“反映”,要求秘书人员必须诚实正直、心明步正,谦虚谨慎、兢兢业业,恪尽职责、严守机密，互相补台、竞而不妒。

善谋。由于秘书人员直接为领导提供服务,对领导提供精力和智力补偿,因而人们常称秘书为领导的“外脑”,当好“外脑”就是秘书“善谋”的应有之义。秘书“善谋”一旦博得领导者的赏识,就能在辅助决策的过程中发出璀璨的火花。那么秘书人员怎样才能做到“善谋”呢?首先,要有正确的角色意识。秘书人员具有“外脑”职能并不意味着就可以乱发议论、自作主张、左右领导。秘书必须注意使自己的言行符合角色规范,做到既尊重领导、坚决执行领导指示,又不迷信盲从,始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。其次,要深刻领会领导意图。要“参”到点子上,“谋”到关键处,必须准确理解和把握领导意图。要善于通过间接或者直接方式,把领导的所思所想、所筹所划弄清楚,做到既能按领导意图正确“发挥”,又不自作聪明,越殂代疱。在此基础上,以敏锐的观察力抓住工作中的关键环节,经过深思熟虑,形成有价值的参谋意见。第三,注重进言技巧。要根据领导的心理、行为特征,选择适当场合和最佳时机, 从要害问题切入,用委婉、含蓄的语言,巧妙地说出自己的见解或不同意见。

但是,秘书人员要做到“善谋”还必须谨防几个误区:一是“参政”意识过“度”,把自己摆在“准领导”或副职的位置,把幕后工作放到台前。二是轻易抛出“夹生”想法(观点),强加于领导,于公于已都不利。三是出“馊主意”,帮倒忙,给工作带来损失,造成被动。要避免以上误区,就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己,踏踏实实地做好工作,而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。

擅书。何谓秘书?古书云“常管文书并协助领导处理日常工作的人员。:”可见秘书当“书”(即办理文书),以“书”为主,寄情于“书”。擅长书写文稿,应该是秘书人员最起码的素质要求。为了综合提高秘书人员的文稿质量,要特别注意“四抓”:一抓学习练内功。在学习内容上,侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识,以拓宽知识面,高屋建瓴,了然于胸;同时,还要在实践中学习,边工作、边学习、边总结、边提高,使撰写的文稿血肉俱全;向领导学习,学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧,使文稿起伏与领导语言、工作方式达到“同频共振”;向同事学习,取人之长,补已之短,努力做一个“通才”、“全才”。二抓锻炼增能力。尽可能地安排秘书人员,深入调查研究,吃透“下情”,广泛涉猎第一手资料,既能填充他们的“资料库”,增强写作能力;又能为领导科学决策提供准确、可靠的依据。三抓借鉴采众长。一方面,要求秘书人员要经常博采来自方方面面、正正反反的信息,汲取精华,为已所用;另一方面,要经常派秘书人员赴各地学习考察,解放思想,开阔视野,增长见识、才干。四抓管理促效率。这方面,主要要建立健全各项规章制度,实现管理的规范化、制度化和科学化,尤其要突出抓好目标管理, 对秘书人员每次承担的文稿,都要按照难易程度、完成时限进行量化,半年小结,年终考核,按积分多寡权衡下一年文稿的撰写任务,分多、质量高多安排,分少、质量劣少安排或另改其它工作,并根据总积分评定秘书优劣,实施奖罚。

二、增强秘书人员“六种意识”,适应发展需要

改革开放的不断深入和发展,人们的思想观念发生了巨大变化。现代管理方法作为提高工作效率、促进事业发展的有效手段,在党政机关和各企事业单位得到广泛应用。秘书人员在管理中起着参与政务、管理事务的作用,要加强秘书人员的职业素养建设,不仅要强化传统的服务意识、调研意识等,而且还要具有并增强自我意识、信息意识、超前意识、创新意识、竞争意识、责任意识等六种现代意识,以适应市场经济和国内外形势发展的需要。

自我意识。秘书的自我意识是指秘书人员对自身和所处环境关系的认识和感受,它是秘书人员现代意识的内容之一。虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点,但秘书人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体,特别是在改革开放的今天,秘书人员一方面受开放环境的影响,应该具有较强的主动性和能动性;另一方面,今天的秘书人员多半受过较高层次的教育,他们更应有思考的独立性。如果没有自我意识,何言“参与政务”?又何言“管理事务”?因此,作为一个秘书人员,应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力 ,以便在领导决策前为之提供有效的依据,在领导决策后正确领会并执行其意图。

信息意识。当今时代是一个信息时代,增强信息意识是秘书人员提高工作效率的重要保证。秘书人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息,秘书人员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍,把最有用的信息提供给领导。这就要求秘书人员必须具备敏锐的洞察力,而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的。秘书人员丰富的知识不仅指书本上所学的自然科学和社会科学知识,而且包括对单位现状和前景的深研,对基层工作和民意的了解,这些都有助于秘书人员对信息的发掘和掌握。

超前意识。超前意识是秘书人员在领导决策之前的思维活动和心理感受,它受秘书人员自身素质、思维方式和对情况、资料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影响。秘书人员科学、准确的超前意识,可以对领导决策发挥积极的推动作用;反之,则有可能影响领导决策的正确性。而参与意识和效率观念则是秘书人员树立超前意识的前提。一是秘书人员必须具备强烈的责任感和使命感,积极主动地参与领导的工作,不仅仅满足于为领导服务、对领导负责,而且要时时意识到自己的工作是全局性活动的一部分,从而克服“不在其位,不谋其政”的消极观念;二是秘书人员要有强烈的时间观念和效率观念,事事走在领导面前,成为领导的马前卒,这样才能掌握最新信息,并据此对事物的发展做出正确的判断、推理和科学的预测、合理的评估,为领导决策提供参考。正确的超前意识一旦为领导者所接受并转化为领导意识,将在领导决策中发挥重要作用。

创新意识。过去对秘书人员的创新意识明显重视不够,只承担大量的收文、发文任务,对报告、请示不提处理的初步意见,一方面,秘书人员无形中变成了领导的通讯员、传真机和翻译员,自然起不到“参与政务”作用,影响了工作的积极性;另一方面,领导者事必躬亲,陷入烦琐的事务性工作中,影响了对全局工作的准确把握。在新形势下,要发挥秘书人员的创造性,就要发挥他们的主观能动性,大胆地让他们出点子、想办法,分担领导的一些具体工作,做领导名副其实的参谋和助手;领导同志也应该给秘书人员以充分的信任和支持,不要仅在收发文本或文字材料上提要求,而应给他们在其它方面提供锻炼和创新的机会。