外贸商务信函范文

外贸商务信函范文第1篇

关键词商务英语信函 文体特征 翻译

自从实行改革开放政策以来,我国的对外贸易取得了迅速的发展,而英语又是国际语言,因此英语商务信函的写作及翻译就显得尤其重要。

对于商人来说 ,时间就是金钱。他们每天要处理大量的事情,时间宝贵,因此要求商务信函简洁明了,而不需要象文学作品那样讲究华丽的词藻和修辞。另一方面,商务上主要牵涉到利益关系,因此商务信函要求表述要准确完整,意思要清晰明了,内容要具体详实,否则,如果引起歧义或误解,就可能导致商业纠纷,甚至闹上法庭。另外,商务英语信函也需注意语气的礼貌,常常要体现对方本位(you-attitude)的心态。商人毕竟也是人,用语礼貌,注重礼节,措辞委婉,多从对方角度出发考虑问题,可以营造一个友好和谐的氛围,对于业务的发展是大有裨益的。下面笔者将从词汇和句法两个层面论述商务英语信函的特征:

1 词汇

(1)用词较正式,通常用正式词代替普通词。商务英语属于正式的公函语体,因此在商务英语信函中常常用正式词代替普通词,以显示规范正式、公事公办的态度。如常用inform或advise取代tell。

We have pleasure in informing you that we can accept all the stipulations but the packing.

现欣然奉告,除了包装之外,我方接受所有的规定。

(2)使用大量的商业术语、缩略语。商务英语是专门用途英语(English for special purposes)中的一个分支,因此有其专业性,专业术语也比较多。商人又比较重视时间和效率,对于一些业内公认的单词或表达法通常使用缩略语以节省时间,而且也显得比较专业。如:表示价格条款的FOB(free on board离岸价格)等;表示支付方式的L/C(letter of credit信用证)等;表示单证方面的有C/O(certificate of origin产地证)等。

(3)一些普通词在商务英语中具有特殊意义。在商务英语中,有些普通词具有特殊的意义。例如, policy一词表示“政策”,但在商务英语中通常表示“保单”,open policy就表示“预约保单”,floating policy则表示“流动保单”。如下例:

Thank you for your letter of May 18 quoting your rate for an open policy of 30,000 pounds covering consignments on the routes named.

感谢你方5月18日来信,报来了承保上述航线货价30,000英镑货物预约保单的费率。

2 句法

2.1 使用大量的套语、固定句型

“社交套语是特定的语言社团在长期的风俗习惯中所凝练成的一些现成的、专为表达社交礼节用的公式化的套式(formula) ,英语称之为phatic communion(寒暄语) 。它在商务信函中十分常见。由于商务信函是商务往来的媒介,它决定了贸易双方能否建立友好的贸易关系和塑造良好的商业形象。因此,英汉商务信函均十分重视礼貌和文雅的原则,充分使用社交套语。”(陈冬纯,2002:92)例如:

(1)We acknowledge receipt of your letter. 贵函敬悉。

(2)You are requested to kindly look into the matter. 敬希查明。

从以上例句可以看出,商务英语中通常使用acknowledge,regret等较正式的词语,kindly等较客气礼貌的词,以及被动语态来体现庄重、礼貌的态度。

2.2 陈述句表示祈使意义

在贸易往来中,因买卖双方是平等的地位,而且要保持友好的合作氛围,所以在一方希望或要求另一方采取某个行为时,往往不用祈使句,而使用陈述句。如:

We shall be glad if you will issue an a/r open policy for 50,000 pounds to cover these shipments from our warehouse at the above address to port of destination.

如果你们能签发保额为50,000英镑的一切险预约保险单,对这几批货物从上述地址货仓至目的地港进行保险,我们将甚为欣慰。

3 商务英语信函的翻译

纽马克把不同的文本按照其功能分为三类,即表达感情型(expressive);传递信息型(informative);劝说诱导型(vocative)。笔者认为商务英语信函以介绍及推销产品、价格谈判、确认包装、付款方式等方面的信息为主,因此属于传递信息型。所以,在翻译过程中,应以准确传递原文的信息及语气为主要目的。

无论是英语的商务信函还是汉语的商务信函都包含大量的套语和固定表达方式,因此在翻译的时候不适宜逐字逐句地翻译,而应当采取套译与直译相结合的方式,以达到原文与译文在文风及语气方面的对等。

3.1 套译

在长期的贸易往来中,在商务贸易这个特定的社交社团里形成了大量的套语。要准确地翻译商务英语信函,必须对商务英语和商务汉语的套语都要熟悉。如当接到对方函件时,英语中一般使用的表达有:

(1)We have received your letter of...

(2)We acknowledge receipt of your letter。

汉语中也有意思相当的表达法,因此翻译成汉语时,可套译为:

(1) 贵方€兹盏睦春障ぁ?

(2) 贵函敬悉。

当通知对方事情时,英语中一般使用的表达有:

(1)We are pleased to inform you that

(2)Please kindly note that

翻译成汉语时,可套译为“特此奉告”、 “谨告知”、“现欣然奉告”等。

3.2 直译

汉译商务英语信函时,除了固定的表达法使用套译以外,其余的主要信息内容以直译为主。直译时应注意两个方面:

一是注意分析从句之间或修饰语与被修饰语之间的关系。在商务信函中,有时为了使句子意思表达准确完整,通常使用从句套从句的长句或者使用大量的修饰定语。这种情况下,应仔细理清从句与从句之间、定语与修饰语之间的关系,再进行翻译。例如:

Please arrange to send the consignment by road to London to be shipped by S.S. Western Star, due to sail for Sydney on June 25 and to load at No. 7 Dock as from the 20th, and ensure that all cases are clearly marked and numbered as shown in our official order.

请安排由公路将这批货运到伦敦,然后预备由“西方之星”轮承运。该船定于6月25日驶往悉尼,从6月20日起开始在第7号码头装货。同时,请确保所有的箱子都按正式订单的说明清楚地刷上标志和号码。

在这句话里,修饰语很多。要弄清楚其间的关系才能准确翻译。 “by road”, “ to London”, “to be shipped by S.S. Western Star”都是修饰consignment一词的,而 “due to sail for Sydney on June 25”和 “to load at No. 7 Dock as from the 20th” 则是修饰S.S. Western Star的, ensure是arrange的并列成分。弄清楚这些关系以后,翻译起来就轻松多了。

二是要注意翻译的准确性,尤其是专业术语的准确性。在商务交流这个语言社团里,很多表达法都是约定俗成,无法通过字面意思猜测出来的。这就需要平时多积累专业术语方面的知识。比如“开立信用证”是习惯的说法,如果将establish a L/C翻译成“建立信用证”就很不合适了。又如 “particular average”一词在保险业中表示“单独海损”,用来指船舶或某一批特定的货物意外地造成损失或损坏而由遭受损失的货主承担的损失。又如:

As requested, we have covered insurance for the shipment against WPA, TPND, SRCC and War Risk.

按照你方要求,我们已将货物投保水渍险、偷窃提货不着险、罢工、暴动、民变险和战争险。

以上例子,如果没有掌握WPA, TPND, SRCC, War Risk这些词的准确意思,翻译时将会一头雾水。

总之,翻译商务英语信函,一定要清楚了解英文和中文商务英语信函的文体特征,再对症下药进行翻译,才能被译语读者接受。

参考文献

[1]黄水乞.贸易书信范例(上下册) [M].成都:西南交通大学出版社,2000.

[2]周立人.动态等值理论在商务英语翻译中的应用[J].国际商务研究,2000(1):59~63.

[3]郭智颖.外贸英语的文体特征及准确翻译[J].广西大学学报(哲学社会科学 版),2000(12):112~114.

[4]陈冬纯.商贸翻译的若干问题探讨[J].广东商学院学报,2002(4):92~95.

[5]霍显斌,刘冰泉.英文商务E-mail 的语言特点及其翻译原则[J].南昌航空工业学院学报,2001 (6):76~78.

[6]杜展.谈商务英语信函翻译的语体对等[J].石家庄铁路职业技术学院学报,2005 (6):77~80.

外贸商务信函范文第2篇

All staff and their family members are welcome.

董事会将于8月4号星期五下午3点在1131室召开会议。

The board of directors will be conducting a meeting at 3 p.m on Friday ,august 4 in room 1131 我们的门诊政策有所变动，希望大家注意。

There has been a change in our clinic sercice policy which we would like to bring to your attention.

This Wednesday’s regular meeting announced the establishment of Research and Development Department.

这个周三的公司例会宣布成立公司研发部。

Call zhang wen at 2397884 for more detailed information.

有关详情请联系张文，电话2397884

We wish to take this opportunity to thank you for being coopertive.

借此机会感谢大家的配合。

We very much hope that you will be able to attend our wedding ceremony and look forward to meeting you on 22 november.

我们非常希望你能参加我们的结婚典礼，希望能在11月22号那天见到你。

Mr .and mrs michael garwood request the honor of your presence at an gardon party to celebrate their daughter’s graduation from college。michael garwood

夫妇很荣幸能邀请您参加庆祝他们女儿大学毕业的花园聚会。

You and your family members are cordially invited to attend the pwc annual ball.

盛情邀请您和家人参加pwc的周年舞会

希望您能接受邀请，并在7月23日之前回复.

l hope you will accept the invitation and reply before 23rd july.

晚宴开始前在209室会有茶点，欢迎前往。

Tea and cakes will be served before the evening dinner in room 209.welcome to join us. Please remit payment withhin ten days so that you can maintain your credit rating

请于10天内汇款，以维持你的信用等级。

Althought abc company has reserved the clubhouse for saturay ,we can instead offer you our conference room,which seats 60.

虽然ABC公司已预订在星期六使用会所，但是我们仍能为您提够60人的会议室。 You will be glad to know that your request for reimbursement for travel expense is granted. 您要求报销差旅费的请求已被批准，相信您一定很高兴得知这一消息。

Customers will be provided with the best service owing to our long experience in the catering business.

凭借在饮食业的丰富经验，我们能为顾客提供最好的服务。

We have noticed in your letter that the damages to five chairs in shipment were found. 从您的来信得知，已发现5把椅子在装运过程中受到损坏。

我们希望本月底以前收到您应付的金额。

We hope to receive the amount due by the end of this month.

我们希望你们能对货物满意，并期待收到你们更多的订单。

We hope you are satisfied with our goods,and look forward to receiving your future orders. 对于任何不便之处我们再次表示感谢。

We apologize again for any inconvenience.如能尽早回复，不胜感激。

An early reply would be appreciated.

我们期待与你们的合作愉快而成功。

We look forward to a happy and succesful working relationship with you.

Please note the change of date of the company’s annual party.

请注意公司周年舞会的日期变动。

I would like to present the following findings.

下面我将罗列有关结果。

Effective immediately are the following policies.

以下政策立即生效。

请于星期五前告知marai 你假期里的联系电话。

Please let maria know by Friday your contact number during the vacation.

与jill gulic 的合作将对公司未来发展有帮助。

Cooperation with jill gulic will be beneficial for the future of our company.

这份备忘录将展示与上海总公司会议的结果。

This memo will present the decisions made at the meeting with shanghai’s head office.

On behalf of every staff in the company ,l would like to sincerely congratulate you on your recent appointment to general manager of the nottingham bureau.

被委任为诺丁汉办公署的总经理。

I wish you all the best in your future career.

祝你前程似锦

This is an impressive accomplishment ,of which l am sure your family,friends and you are proud. 这是一个了不起的成就，我相信你的家人，朋友还有你自己一定会引以为豪的。 我们知道你为此付出了很多努力，你得奖是实至名归的。

We know that you put forrth a great amount of effort and that the award was well-deserved. 祝你和你的事业继续走向辉煌。

Wish you and your company continuing success.

We have great interest in importing your lvory camera displayed at guangzhou trade fair. 我们希望能进口贵公司在广交会上展示的象牙牌相机。

Please inform us what special offer you can make for us .

请告知您能给我们什么样的优惠。

We are interested in importing motorcycles and would be grateful if you would send us a copy of your latest catalogue ,your price list ,and export term.

我们公司希望能进口摩托车，如果贵公司能给我们寄上你们公司最新的产品目录、价格单和出口条款，我们将不盛感激。

我们有意采用贵公司现有的部分产品应用于家具生产。

We are interested in aacquiring a number of products from your current range in manufacturing our furrniture.

在此先感谢您对我们提供的帮助。Thank you in advance for your help.

希望能收到您的答复。I look forward to receiving your response.

Thank you very much for your continued confidence in us.

谢谢您对我们一直以来的信任。

Certainly ,you have a right to expect the best possible serccice from our company.

您完全有权享受我们最优质的服务。

Under the circumstances ,all we can do concerning your request is to suggest you change to one of our european tours.

有鉴于此，我们只能建议您改选我们的欧洲旅游线路。

非常感谢您对我们的一直支持，希望以后能继续为您服务。

We thank you for your continuous support and look forward to serving you.

非常遗憾我们不能取消您的订单。

Unfortunately,it is not possible to cancel your order.

如果将来还能为您服务，请立即与我们联系。

If we can serve you further in the future ,please don’t hesitate to contact us.

We have pleasure in sending you a copy of our catalogue,which includes details and prices of our complete range of telephone.

我们很高兴为您献上一份我们生产的电话的目录，这里面包括各类电话的详细说明及价格。 We would particularly like to draw your attention to our new set of greeting cards,which you will find on page 85 of the catalogue.

特别希望您能注意一下目录第85页上那一系列新的贺卡。

Reserve your car now and let us take the worry out of your travel arrangements.

请现在就来租车，让我们带走你旅途中的烦恼。

你可以免费试用两周我们我们新开发的手机。

You can try our newly-developed cell phone for two weeks absolutely free.

该产品受到国内外消费者的赞誉和青睐。

This product is highly praised and appreciated by the customers at home and abroad.

这项产品是我们最新的技术成果。

This product is the result of our latest technology.

To obtain an entry level position in financial analyzing.

应征初级金融分析的职位。

To secure a senior secretary position,which will utilize my organizational and communicational abilities and strong secretarial background.

应征一个高级秘书的职位，让我能运用我的组织沟通能力和丰富的文秘经验。

Have a good command of both spoken and writtenJapanese.

日语口语和写作能力良好。

修读了C++,project98,office97等课程，成绩优良。Significant course work in C++,Project 98,Office 97.

擅长教授外国学习者学习中文。

Special aptitude and skills for teaching chinese to foreign learners.

有能力为各种组织做贡献。

Proven ability to deliver contributions to any organizations.

I would like to apply for the post of accountant advertised in today’s morning post.

我看了今天《早报》上招聘会计的广告，我希望申请这一职位。

Since my present position offers little prospect for advancement ,l would prefer to be employed in an expanding company such as yours.

我现在的职位没有太大的发展空间，因此，我希望能在一个像贵公司一样业务蒸蒸日上的公司工作。

I would like to accept the post,and look forward to joining your firm on January 1.

我愿意接受这个职务，并期待1月1日起到公司工作。

非常高兴收到您2月2日寄来的聘任书以及随信附上的公司简介。

It is with great pleasure to receive your appointment letter of february2 and the enclosed introdution of your company.

如您要求，可随信附上我的个人履历和学校教授及雇主的推荐信。

Letters of recommendation from employers and professors,as well as my resume ,are enclosed as requested.

我相信工商管理硕士的学位加上丰富的管理经验使我能胜任这一职位。

My maser’s degree in Business Administration and my varied management experience make me well qualified for this position.

I am writing to you concerning a problem that has arisen from the purchase of one of your DVD selections on september10,2006 at kinglord’s store.

此次去信是想说明我于2006年9月10号在kinglord’s store购买的贵公司的DVD机所出现的问题。

I would appreciate being refunded in the amount of 320yuan for the discomfort and trouble the use of your product has caused me.

对于使用你们的产品而造成的诸多不便，我希望获得320元的赔偿。

I would like nothing more than a quick solution for my problem so that I may still be a customer of yours in the future.

对于我的问题我希望能尽快获得答复，这样将来我仍然会选择贵公司的产品及服务。 我希望在三周内能收到你们关于此问题的答复和解决方案，否则我将转交消费者委员会作进一步处理。

I look forward to you reply and resolution of my complaint and will allow three weeks before referring it to the consumer agency.

相信您在这件事上的协助与支持。

Thank you for your assistance and cooperation in this matter.

我想反映我在使用贵公司生产的IX2006款手机时出现的一些问题。

I want to inform you of several problems with one of your company’s product:the IX2006 mobile phone.

I hope this special shipment will compensate in part for the trouble we have caused you. 我们希望此次特殊的运货能部分弥补给贵方带来的麻烦。

We have received your letter of 17th June,and regretted the error in the statement of account for May.

我方已收到您六月十七日来信，非常抱歉五月份财务结算中出现的错误。

If it is found that the quality of our carpet is inferior to the sample,we are willing to take all responsibility.

如发现确是我方地毯质量低劣，我们愿意承担一切责任。

对于这一严重错误，我方深表歉意。We wish to express our deepest regret over the serious mistake.

非常抱歉要您写信给我方，我保证今后会为贵方安全发货。

We regret the need for you to write to us and guarantee the safe delivery of your order in the future.

希望此事不会影响您对本公司的良好印象。

外贸商务信函范文第3篇

摘 要：随着经济技术的发展，人们的交际越来越频繁。人类进入21世纪之后，我们就出现了“地球村“的概念。地域的界限被逐渐打破，人们频繁的交际，不同国家、不同背景、不同文化的人们聚在一起贸易，交流。这样文化交融已经成为一个不争的事实。在这些跨文化的商务交际中，英语作为应用最广泛的语言，也起着重要的作用。在商务活动中，离不开商务信函的来往。因此，商务英语信函翻译在其中也有着不可忽视的地位

关键词：跨文化商务交际；商务信函翻译；商务活动

引言

由于经济的不断发展，不同文化背景的人之间的商务活动越来越频繁。在商务活动当中，商务信函在全球经济不断发展的年代，成为了人与人沟通的主要商务工具。通过商务信函，人们可以自由交流和沟通。在商务活动中，商务信函起到了极其重要的作用。本文从跨文化商务交际的角度，看待商务信函的翻译。分析商务信函翻译工作的重要性，探讨如何做好商务英语信函的翻译工作，以及在跨文化交际中如何提高商务信函的翻译水平等问题。

一、商务英语信函翻译工作的重要性

一篇好的商务英语信函应该是简洁、流畅而且非常有礼貌的。在商务英语信函也应该只限于单行打印纸。因为那看起來如此简洁，作为商务信函要简短，但重要的是要突出格式、语法、语气、开始以及结尾。这是对商务英语信函英语写作的要求，当我们进行翻译的时候，当然也要追寻这样的原则，进行认真的翻译。

在跨文化商务交际中，我们会写各式各样的信函，比如推荐信、申请信、感谢信以及推销产品的信函等。在写这些信时，我们也要顾及到对方的语言差异、文化差异以及审美情趣差异。这些差异都会影响你这封商务信函是否成功。例如，在翻译西班牙人和意大利人的信件时，他们会流露出他们民族的奔放和自由，有些词汇，可能作为东方人还是无法接受。我们作为笔译的翻译者，在翻译给中国人看时，就应该适当地去除一些类似的词汇，使阅读信件的人，没有任何的不适。当然在我们写回信的时候，我们也可以适当添加一定的幽默语言，与之相呼应。这样的情况需要看笔译人员的经验，而且要在翻译内容的准备和完整的前提下，才可以进行的。类似商务活动，也要做到具体情况具体分析。因为如果成功可以给双方带来非常高的舒适度，增加合作的意向。但如果相反，也许会造成不可估量的经济损失，这样也需要笔译者谨慎而行。由此看来，商务英语信函的翻译工作在跨文化商务活动中有着极其重要的作用。

二、商务信函翻译的技巧

在翻译商务信函时，首先要注意格式的转换，其次要注意运用商业套语，最后注意语言的简洁、准确和专业术语的表达。这都是我们作为译者应该知道的基本要求。由于汉英两种语言在表达和结构上的不同，我们必须根据汉语表达的需要把英语的某些词类转译为汉语的其他词类，比如把名词译成动词，把动词译成名词，把形容词译成副词等。在商务翻译中，适当注意词类转换有助于译文更顺畅、准确，更符合习惯。

例1：The board of directors will hold a consultation about the matter.

译：董事会将商议此事。（名词转译成动词）

例2：The demand for foreign exchange arises because a country’s residents want to buy foreign goods.

译：外汇需求的产生是因为一个国家的居民想购买外国商品。（动词转译成名词）

例3：This is an airliner for Shenyang.

译：这是飞往沈阳的航班。（介词或介词短语转译成动词）

在英汉转换中，名词与动词的转换最普遍，英语使用名词多，汉语使用动词多，在翻译中应注意。以上展示的是翻译商务英语信函常用的方法和技巧，其实也就是我们翻译技巧中的转移法。

除了翻译的翻译技巧之外，我们在跨文化商务交际中，在翻译方面，也要注意到礼貌的原则。礼貌原则是商务英语信函翻译的基本要求。礼貌现象作为确保人类交际成功的基本手段之一，引起了语用学、社会语言学、心理学的广泛关注。在跨文化商务的交际中，主要包括商务活动的各种用语习惯和风俗习惯。商务活动中事无巨细，涉及礼仪都无轻重之分。掌握了解这些礼貌用语和礼仪，才能在商务英语信函翻译中游刃有余。在礼仪方面做得突出，也会提高我国在国际贸易中的声望。译者都不要小看我们所翻译的每一封信函。这些信函不仅是公司业务的需要，有时候也能代表我们中国在国际上的地位，中国人留给外国友人的印象。因此，译者们一定在翻译英语信函时，要注意礼貌用语。

在商务信函翻译中，不仅要注意礼貌用词原则，更要体现一个您为重（“you—attitude” not “we—attitude”）的角度考虑问题。也就是我们译者要从收信人的角度和立场来考虑问题。不能语气过于平和。要让收信人感觉到对方的诚意。不同的人文法习惯可能会有所不同，而我们译者作为他们两人之间的桥梁，应该能起到除了连接以外，还有稳固的作用，使他们双方都觉得踩在这座桥上，比较安心，当然也很舒心。如果语气过于平和，没有翻译出对方的诚意，使之有所疏忽，这其实也是我们译者的责任。有人这样说：“Remember that the word b—u—s—i—n—e—s—s contains both U and I， but the U comes before the I. This is a good sequence for you to remember.”

三、提高商务信函翻译水平的建议

商务信函在外贸往来中扮演重要的角色。在翻译的时候，不仅要尽量使用书面语言，地道的商业用语，还要注意细节，力求专业和完美。所以商业信函的翻译，在跨文化商务交际中，不仅应强调译文在内容和文化上的准确，还要根据商务信函的风格和交际功能，使译文在风格特点和功能上与原文对等。在内容形式和文化方面，要求翻译时内容准确、形式规范、语气礼貌诚恳，能够符合译入语的文化习惯，也考虑收信人的心情，注意原文的语气。在风格和功能上，要求在译文中体现出商务信函的简洁严谨但不失具体，正式得体但不失亲切礼貌的风格，反映出原文的交际风格。简而言之，商务信函的翻译要注意形式的规范性、内容的准确性和措辞的得体性。

提到文化上的准确，就不得不提到我们要了解文化的背景。这也是翻译工作者经常会忽略掉的问题。在做翻译工作的时候，我们首先应该Reading for Background（了解背景），Choosing Subtitles（选择副标题）， Contrasting Cultures（对比文化），这几部分也是我们译者应该了解的环节。只是一味地字面翻译，运用翻译技巧，利用修辞，使之美观，还达不到真正成功的翻译，要真正了解语言的差异、背景的差异，才能翻译出我们称之为成功的翻译成果。

同一词语所在国家不同意义也不同。例如我们中国人喜欢仙鹤这样的词汇，表示长寿，富贵，但在法国仙鹤表示“妓女”的意思；ambition一词，本身具有褒贬两种含义。中国人用其贬义，表示“野心勃勃”，而英美人则取其褒义，表示“雄心壮志”；德文中“gift”的含义是“毒药”（poi—son）的意思；中国的拼音“皮鞋”一词注音为“pixie”，英文“pixie”一词意为“妖精”。而且英语中有很多不文明的语言，在单词之中加上“wonderful”也是一种骂人的方式。但我们大部分的人都不了解，也许只有当地人比较明白。

因此，即使在翻译信函的时候不会遇到不文明的话语，但我们在做汉译英的翻译时，不要考虑得太过简单，国家的背景和文化也都是译者的翻译的考虑范围。尤其很多词汇的运用上，明知道在不同地区有不同的意思，还要那样翻译。笔者曾经遇到过这样的译者，他知道这样翻译多少会有歧义，但他说对方肯定会理解的，毕竟现在都“地球村”了。但很不幸，他很快就被公司辞退了，理由很简单，工作不负责，不认真，造成公司巨大经济损失。我们大家在社会上工作，大部分人要的不只是金钱或者名誉，更加需要的是尊重。在做工作时，明知故犯，不尊重对方的文化背景，是让人不可原谅的。为了避免出现类似的情况，一方面是我们译者在做翻译工作时候，要认真负责，注重细节；另一方面译者也要提高自身的翻译水平，使之能圆满地完成翻译任务。

四、结论

跨文化商务交际是最近世界经济文化变化而出现的客观存在。我们译者应该正视这件事情。英语在世界上的广泛应用，缩小了人与人直接的差距，但因为背景文化的不同，也出现了很多误解。我们译者在工作的时候，应该注意到这些细节，使之避免这样的误会。即使商务信函只是很小的一部分，也许没有很多的技术含量，但我们知道每一封信在商业活动中都起着至关重要的作用。我们译者也要提高自身的能力，不能忽略小的细节，即使再简短的信函，也是商业成功的关键。只有设身处地地为他人着想，揣摩写信者的意图，尊重各国的风俗文化，正确运用翻译技巧，才能译出成功的翻译作品。

参考文献：

[1]贾方.跨文化交际中商标名称翻译的策略研究[J].辽宁广播电视大学学报.2012，（2）.

[2]汤静芳.商务英语翻译[M].北京：对外经济贸易大学出版社，2007.

[3]王珍平，俞婕.商务英語信函的写作与翻译浅析[J].中国商贸，2010，（19）.

[4]奚军秀.礼貌原则在商务信函中的体现[J].大舞台.2010，（4）.

[5]王维波，车丽娟.跨文化商务交际[M].北京：外语教学与研究出版社，2008.

[6]顾曰国.跨文化交际[M].北京：外语教学与研究出版社，2000.

[7]滕云.浅谈商品翻译的雅与信[J].中国商贸.2010，（19）

（责任编辑：李 慧）

外贸商务信函范文第4篇

1. 如能尽快报你方产品最低价，我方将不胜感激。

We shall be obliged if you will quote us your rockbottom prices for your products at your earliest convenience.

2. 现报实盘：以我方时间3月21日下午5时前你方复到为准。

We offer you firm subject to your reply here by 5p.m，March 21 our time. 3. 兹就你方要求用付款交单方式一事，现奉告，信用证支付为我方惯用方式，故不能对你方例外。

With regard to your request for D/P terms, we wish to inform you that payment by L/C is your usual practice, and we are not in a position to make you an exception. 上述例句打底线部分为典型的外贸信函程式化套语，用在信函中能使语言表达地道规范，语气平和得当，、专业色彩浓，表现出鲜明的外贸信函用语行业特征。

试分析下述各例：

4. 烦请贵方注意这一事实：标题货装运短重问题仍未解决。

We would like to draw your attention to the fact that the question of short weight on the captioned shipment remains unsettled.

汉、英语在各自的语言表达中都有固定的套式，但 “draw”这一动词还可用“call”和“invite”来替换，只是“invite”中词更显礼貌一些。 5. 提请卖方注意：我方定单拖欠至今尚未履行。

We brought to the knowledge of the Seller that our order had been outstanding for considerable time.

此例与上例基本属同一类型，语气委婉，但言辞庄重，为常见的商函客套用语。 6. 如蒙贵公司向我方提供该公司情况，将不胜感激。

We should be grateful if you should get for US some information about this company.

英语中除了“obliged”, “grateful”这两个词外，还可用“thankful”一词来替换，或用其它的词稍作句型变化： It would be appreciated if... We should appreciate it if... 7. 你方9月8日来函收悉。

We are in receipt of your letter of Sept.8. 这一套语汉语还可简化为“函悉’’，几乎为信文开头的常式。 8. 希望保险索赔一事不会给你方造成麻烦。诸多麻烦，容此申谢。

We hope no difficulty will arise in connection with the insurance claim and thank you in advance for your trouble on our behalf.

这一套语不看译文的确想不到它竟会是汉语“提前致谢”之意。按汉语思维，会译成“Please allow me here to express to you our thanks for bothering you so much”，但这倒像老式的演讲词。再看一例： 9. 承蒙合作，容此申谢。

Thank you in advance for your cooperation. 用套语一套即可成文，非常实用。 10. 随函附寄我方价目单一式两份，请查收。

Enclosed please find two copies of our price list. 这一套语原是英语信函套型其实很简单：“Please find two copiesenclosed”，把句中宾补提到句首。类似的还有：

Please find enclosed two copies of... Enclosed are two copies of

We are sending you under cover two copies of... 当然，最后这一例形式略有不同，“under cover”表达了随函的意思，若改用“under separate cover”、“by separate mail”或“by separate post”等套语，则是“另函”之意了。这一意义英语中还有更接近日常表达的方式： 11. 现随函附寄我方最新目录和价格表，上有贵方所需行情。

We enc1ose our latest catalogue and a price list giving details you ask for. 12. 我方经营多种轻工产品，详见附表。

We deal in a wide range of light industrial products as per list enclosed.

汉语“详见附表”似乎还有另一习惯表达：“For particulars please refer to the list attached”，尽管这也是固定的套语，但较之“as per”，在商函却不及后者地道。 “详见附表"这一套语还可更简洁： Details as per the attached list.

13. 谨告之装船单证正本通过中国银行寄送你方。

Please be advised that the originals of shipping documents are being sent to you through the Bank of China.

“谨告之”不是“sincerely inform you that”因为它不大合商函套式。除句中“advise”词外，英语还可用“inform”代替它，或用“Please note that” 和“Please see to it that”句型来表达。 14. 请随时告之你方市场形势动态。

P1ease keep us informed of market situation at your end. 这与上例形式相近.但意义大不相同(上例是“告之于人”，此处则是“被告之”)，不可混用，名中“inform”一词还可用“advise”和“post”代替。同时，英语“at your end”也是商函中的固定习语。

15.请告之你方具体要求，以便我方另寄目录和报价表。

Please let us know your specific requirements in order for us to send you by separate mail our catalogue and quotation.

“请告之”英语不用“Please tell us”(当然也可这样表达)而是用了更为常用的套语(打底线处)，就使得表达更显商函特色了。 16.承蒙中国银行拉哥斯分行告之贵公司名称和地址，我方得知贵公司为纺织品和棉布出口商。

We owe your name and address to the Bank of China，Lagos Branch，through whom we have learnt you are exporters of Chinese textiles and cotton piece goods.

“承蒙告之”、“得知”也是信函用语，英语“through the courtesy of”(经由的好意)“on the recommendation of”“introduced by”(由介绍)等都可在这一情景下使用。

17. 现冒昧来函，以谋求与贵公司进行贸易。

We take the 1iberty of writing to you with a view to doing business with you. “冒昧”一词系初次交往时使用的礼貌用语，可使语气委婉而不显唐突，纯粹出于客套，实际意义不大，但用与不用效果不同。当然，这里也可以用“take the liberty to write to”来代替上面的“of”短语。类似的场合下还可使用“to take this opportunity to introduce ourselves as”(借此机会自我介绍)、“to write to introduce ourselves as”(现函告)和“This is to introduce ourselves as”(兹介绍)等来代替它。 18. 盼早复。

We are looking forward to your early reply.

汉语言简意赅，英语则句式相对长一些。类似的英语表达还有： We are expecting your early reply. We anticipate your early reply.

We are awaiting your immediate reply. We look forward to hearing from you soon. Let us have your reply soon.

We are looking forward to your favorable reply. We look forward to hearing from you favorably. 到底用哪一种则须遵从个人习惯了。上述各例从一定程度上反映了部分信函用语的模式化特征，但在一些商贸术语和行话中，同样也有一些模式化的固定搭配，它们不属标准用语，但却一样在表达上形成了套式，对于套语，必须首先排除汉语思维的干扰，遵从英语的习惯进行表达，例如下例：

19.请注意，我方现货不多。

Your attention is drawn to the fact that we have not much ready stock on hand. “现货”是固定的专业术语，汉语只有一个，英语却可根据不同上下文用多种形式表达(此句中的“请注意”也是可供现货：

We can supply the goods from stock. We can supply the goods ex stock. The goods are in stock for supply. The goods are available for supply. 无现货可供：

The goods are not available for supply. The stocks are exhausted. The goods are out of stock. 存货不多或逐减：

Our stocks are running low.

We have low(1imited)stock in(of)the goods. 20.此货需求甚殷，故建议你方尽快惠赐试定单。

We would suggest that you sent us your trial order as soon as possible，as there is a brisk demand for this article.

汉、英对照，英语既看不出“惠”(favour)，也看不出“赐”(grant)的意思，然而英语商函一直就这样说。当然，也有客气一些的说法： Would you please send us... Be kind enough to send us... Favor us with... 另外，“需求甚殷”与译文相比，一个文气，一个俗白，类似的英语固定搭配还有： 需求极大：There is a heavy demand for 接货过多：There is a heavy commitment 货已接满：be fully committed with

定单甚多：have received a large number of.. 定单接踵而至：the rush of order...

当然，上述译法也并非一成不变，具体使用须视不同上下文而定。 21.特此奉告，我方经营的电扇品种齐全。

We are pleased to inform you that we handle a wide range of electric fans.

“经营”一词却有多种说法: “deal in”、“trade in”、“be in the line of”等习惯表达。与之相应的还有配，例如： 22. 现奉告，我方专营工艺品出口。

We wish to inform you that we are specialized in the export of arts and crafts.

当然，“专营"还有另外的说法，“专营”一词，同样也有许多搭配： We deal exclusively in the export of We specialize in the export of...

Weare specific in the line of the export of We trade specially in the export of 上述“专营”、“经营”在英语中的搭配方式都已相对固定。 23.我公司为经营纺织品的大公司，产品畅销海内外。

We are large dealers in textiles，with our products well-sold at home and abroad. “畅销”一词为最常用商业术语，在英语中的说法不下十种，除个别与汉语“畅”字(fast)字面意义相符外，大多采用意译法，且形成固定搭配：

The products are sold well at home and abroad.

The products are good sellers at home and abroad. The products enjoy fast sales at home and abroad. The products enjoy popular sales at home and abroad.

The products have commanded a good market at home and abroad.

There is a promising market for the products at home and abroad.

There will be good prospects for the products at home and abroad.

类似的还有“深受客户欢迎”：

外贸商务信函范文第5篇

【摘要】本文以商務英语拒绝类信函为载体，利奇的礼貌原则为理论框架。从词、句法的组织结构方面进行探析，分析拒绝类商务信函的特点和判断标准，总结拒绝类商务信函的写作技巧及其注意事项，为以商务信函作为媒介从事商务英语贸易的人利用礼貌原则来表达拒绝提供建议。

【关键词】礼貌原则；拒绝类商务信函；礼貌策略

一、拒绝类商务英语信函人际功能

商务英语信函是涉外商务中以英文为书写语言的各种商务函件和电子书信的总称。根据信函的内容，商务英语信函可分为询价函、报价函、通知函、推销函、拒绝函、邀请函、感谢函、索赔与理赔函等。根据信息的性质，可以把信息分为普通消息、好消息、坏消息和说服性消息。其中坏消息商务信函则包含对收信人不利的信息，比如拒绝建立关系函、投诉索赔函、商务警告函等。

拒绝类商务英语信函是依据所传递信息性质及其对读信者需求的影响而划分出的坏消息信函的一种，主要是指在商务活动中拒绝对方来信中的各种要求、请求等。这给我们在写拒绝类商务英语信函提出了两个要求：一是传递拒绝；二是表示友好的态度。这就要求我们在写拒绝信函时，要十分注意写作语气和措辞，最大程度上遵守礼貌准则。既要将拒绝的目的表达给对方，同时也要明确的解释原因，以保持双方良好的贸易伙伴关系。

二、礼貌原则理论概述

礼貌是语言交际的一种现象，是人们对交际现实的假设或解释，同时也是语用学研究的重要对象。1983年Leech在《语用学原理》一书中，对语言交际中的礼貌现象进行了系统而有深入的解释，提出了“礼貌原则”理论。Leech 的“礼貌原则”框架下的策略有六种，它们分别是：策略准则（tact maxim）、慷慨准则（generosity maxim）、赞誉准则（appreciation maxim）、谦虚准则（modesty maxim）、一致准则（agreement maxim）和同情准则（sympathy maxim），而每个准则又各有两条彼此对应的次准则：

1、策略准则，即少让别人吃亏，多使别人得益；

2、慷慨准则，即少让自己得益，多让自己吃亏；

3、赞誉准则，即少贬低别人，多赞誉别人；

4、谦虚准则，即少赞誉自己，多贬低自己；

5、一致准则，即减少双方的分歧，增加双方的一致；

6、同情准则，即减少双方的反感，增加双方的同情。

这六条准则是语用学原则，但商务信函写作作为语言在生活中较为实用的一个方面，礼貌原则对其同样具有很强的指导作用。商务英语信函是为了在促进经济贸易发展和商业合作的一种商务交际活动，礼貌是其使用语言的一个显著特征。同时商务英语信函重视对方的观点、愿望和需要，迎合对方的心理，使对方产生令人愉快的感觉，从而促成双方的合作。然而拒绝类信函往往与这些要求是相对的，看似很难在拒绝类信函上遵守礼貌原则，但是拒绝不是都是全面的，相反，多数拒绝往往是单一的，有针对性的。所以在外贸活动中，一方拒绝某些东西，却给对方留有在其他方面讨价还价的可能性。否定对方的某一项要求，却蕴涵着对合同中某项条款的让步或是调解。因此能否恰当地使用语言，做到“既彬彬有礼又机智委婉”，以达到“在拒绝写信人要求的同时，还能在商务交往中保持良好的贸易伙伴关系”的目的，成为判断一封拒绝信函是否成功的标准。

三、礼貌准则在拒绝类信件的具体运用

1、策略原则

策略原则是说话人在表达拒绝的同时使他人受损最小。拒绝类信函传递的信息多数会让收件人感到不愉快，如何准确传达自己的否定态度并被接受很大程度上取决与所运用的语言手段。借助礼貌策略，让对方明白自身益少损多，而且要让对方清楚的知道他方惠多损少是这类信件的宗旨。同时此类信函的言辞中多使用感谢与赞扬的口气，让收信人阅读起来觉得有面子、被重视。信件的开篇应首先表示感谢，承认并赞同他们的某些观点，表达自己友好亲切的态度，为接下来的坏消息做铺垫。比如以下两句：

（a）Thank you for your inquiry of 25 August。We are always pleased to hear from a valued customer。But we are sure that you can understand the difficulties we had in satisfying your client’s complex specifications。

（b）We have already received your claim of the shoes you booked last Monday。But we can’t satisfy your claim。

从词汇的角度来分析（a）句中“valued”一词的运用表现出对方是重要客户，意在暗示出自己对对方的重视，即使出现不可控制的因素，写信人也将竭尽全力满足客户的要求，这样“惠”的效果就自然产生了。而（b）句让对方听来仅仅是一位普通的客户，语气平淡，没有让对方感觉到自己的受重视程度，增强了受“损”的效果。

2、慷慨原则

慷慨原则指在表明自己意图的前提下，使自身受惠最小，对方受获最大。在商务合作的过程中，必须有顾客就是上帝的理念，这样才有可能在贸易中长久不衰。而“顾客至上”的原则也同样适用于商务信函写作。多站在来信人的角度（You-attitude）看问题，使收信人多看到写信方肯定的态度。在写信函时应尽量在信中多多找机会适量恭维对方，向来信人传递体谅他们需求的信息。比如下面两句：

Self attitude：

（a）We pride ourselves on every piece of goods we have sold to our customer not only for the quality but for the price，but……

You attitude：

（b）You must be completely satisfied with any products you purchase from us both for quality and price，but……

句子（a）中寫信人从自身立场出发，一味强调货品质量没问题，使收信人感觉写信人过分的自信和以自我为中心，并没有感受到自己作为顾客所具有的特权；而后一句则考虑到了收信人的感受，并充分的尊重收件人的主观感受以及他们来信中的目的和要求，因此，以“他人”为中心的语气开头，可以给收件人充分的缓冲时间，这样逐渐过渡到对他们不利的消息，从心理上也更能让人接受。

3、谦逊和赞许原则

谦逊和赞许准则指说话人尽力表达对自身责任的贬损，但仍需注意尺度，不应过度谦卑，同时应尽量表达对对方的赞许。拒绝要求的写信一方往往需要澄清各种拒绝的理由，如企业招聘中拒绝后来的申请者由于名额有限；在下订单的过程中因对方提出的价钱过于不合理。同时注意把握谦虚的度。在实事求是的基础上，不必一味地把过错全部揽在自身。有时过于谦卑的口气反而会冒犯客户，让他们觉得不够真诚。因此在处理这类情况时，提倡以礼貌谦逊为主，但同时也要注意不能过于谦卑，使对方提出无理的要求。试比较下面两句：

（a）We are sure that you can understand the difficulties we has in satisfying your complex specifications……Perhaps your client can find another use for those specially designed carpets。

（b）We felt terribly sorry for not being able to meet your client’s request of the shoes。It is all our fault，so we deserved the appeal from you。Go ahead，do what you want！

句子（a）既表现了自己诚恳的态度，和因不能满足对方要求的歉意，在最后还提供了一项可选择的方法，是一种比较合理的做法。而句子（b）态度过于谦卑，商家所应有的尊严和立场都没有了，在商业合作给予你情我愿的原则下，这一中做法并不值得借鉴。

4、一致原则

尽量减少和对方的分歧，增加双方的一致是一致原则的主要内容。拒绝信函决定了其信件内容存在着和对方观点不一致的内容出现在信函中，而礼貌准则中的一致原则却要求一致性最大化，分歧性最小化，看似两者相冲突，不可能同时出现。但借助模糊词可以实现这一要求。模糊性是在特定文化下坚持礼貌规则和不威胁面子的一种方式。在商务信件中使用模糊语言既可以维护发件人的面子，也维护了收件人的面子。比如下面两句：

Since you have always paid promptly，we must assume that some unusual circumstance has prevented a reply。How may we assist you？

Every time you paid promptly，except this time，you owe me an explanation。

句子（a）运用像“always”“promptly”“unusual circumstance”这样的模糊词，可以使收件人更容易接受这封信并完成支付。此外，模糊性的语言在表达对收信人的不一致看法和利益冲突的时候，会在收信人心里产生较少的冲击。在拒绝类商务信函中，模糊语言的使用可以分散收信人的注意力和减弱写信人对其否定态度的过分强调。

5、同情原则

同情准则即要求我们注意对方的情感和态度，要与对方具有相同的心情，做到以对方之喜为喜，以对方之忧为忧。如当对方在交易中遭到意外，不幸受到一定损失的时候，应尽量表示我方也曾经历过生意受损的经历，表达出关心和安慰。从对方立场出发，对其所提出的投诉和索赔消息进行相对的回复，使得收信人感到温暖。这种策略是通过给别人同情关怀来换来融洽、默契的人际关系以此来做到对礼貌原则的遵守。比如以下两句：

We are deeply sorry distressed to learn from your letter that your company is now in an adverse financial situation as a result of business depression and badly in need of a loan。Considering our long-standing cooperative relation，we can delay two weeks of the collection days。We are confident that your business will soon look up。

We heard the news that your company is in an adverse financial situation as as a result of business depression and badly in need of a loan。If you do not want to destroy our long-standing cooperative relation，please remit us as soon as possible，and at most do not later than two weeks according to the day in the contract。

上述两个句子都在一定程度上催促对方给写信人及时汇款，但（a）并没有直接提出自己的要求，而是站在对方的角度上，考虑到对方所遭遇的经济危机，间接的请求对方能够尽量早些汇款，信中语气平和，显得友善而且宽容，更容易让对方接受。而句子（b）虽然和句子（a）所表达的实质内容相同，但没有站在对方的角度来思考问题，只考虑了自己的利益，很容易让收信人有一种落井下石的感觉，严重威胁到双方以后的合作。

四、拒绝类商务英语信函的写作技巧

1、信函起始以友好或中立信息为缓冲

“好消息，人皆喜之； 坏消息，人皆恶之。”因此，在商务信函中，为了让收信人较为自然地接受其并不希望得到的信息，应特别注意礼貌原则中的各项准则。在信函中的开头，我们应该给回复对象一个友好的答复。缓冲在书面表达中的表现就是间接方式的运用，即在信函的起始句中通过缓和的方式引入一个主题，它可以是友好的、积极的或者是得到双方认可的。或者是对读者过去的帮助表示感谢等等。比如下面的例子：Today I am very glad that I received the four engine stands you recently welded and assembled for me。The welding itself is fine，but I noticed that the welds have not been ground and polished。上述例子就是在表示對方不乐意听到的信息前，做了一定的铺垫，易于让收件人接受。

2、提供否定的原因，加以解释，更容易让对方接受

否定信函的本质是拒绝对方的要求的，虽说否定是写信的直接目的，但更深层次的目的则是为了保全对方的面子，在根本上保护双方之间的友好关系。因此，在一封否定信函中必须对否定的原因加以解释。在信函中的第二个句子或者第二段应该说明真实的拒绝原因或者拒绝的正当理由。通常这个原因说明拒绝对方要求是不得已的，是可以得到收信人的理解的。在拒绝类商务信函中，常用“I wish……”，“We regret having to say it is beyond our ability to……”、“ We regret our inability to……”等婉转的拒绝，既真诚又客气，富于人情味，易于让收信人接受。比如：We are glad to receive your order of 10th January，but very much regret that，because of the exceptional demand for electric blankets due to prolonged cold weather，we are now out of stock of the make you ordered。该句不会因为它的拒绝内涵而失去了它的效力，相反，这种委婉的语气和庄重的礼节为今后双方的贸易合作的发展提供了可能性。

3、提供建议或者其他选择

在拒绝了对方之后草草地结束信函，不如提点其他可供选择的建议。例如，可以建议其他商品、建议替代服务，或者表达愿意时刻提供帮助对方。如下面的例子：（a）Since we have known from the beginning that Do-Craft fabrics cannot withstand exposure to sunlight，we have clearly noted this in all our advertising，in the catalog from which you ordered，and in a stamped reminder in the back of every yard of the fabric。Under the circumstances，all we can do concerning your request is suggest that you change to one of our outdoor fabrics。As you can see from our catalog，all of the fabrics in the 200 series are recommended for outdoor use。在句子（a）中，写信人的最终目的是表明自己并不能接受对方Do-Craft面料的订单，一方面给对方充分的解释原因，让对方更容易接受，另一方面又提供了替换选择，提供能够给以的帮助，减少拒绝所带来的负面影响，更好地在传达负面消息的过程中进行有效的沟通，这样既不损害对方的面子，又维护了双方的友好关系，为今后的合作做好铺垫。

五、结语

在国际经贸活动中，与一般的商务信函相比，拒绝类信函更需要多一层礼貌的含义，也由此决定是否能够顺利地维持写信人与收信人的关系是一封成功拒绝信函的标准。一封成功的拒绝类商务信函，必须能站在收信人的角度将那些消极否定的消息转为积极肯定的话语，为收信人提供第二最佳选择，并对自己拒绝的原因加以解释，巧妙地使用委婉而留有余地的言语留住客户，从而达到商务合作目的。因此正确掌握拒绝信的书写原则，已经成为从事外贸的商务人员必不可少的一项基本技能。当然，礼貌原则仅仅是商务信函的一个方面，是它的基本要求之一。随着商务活动的多元化，商务英语也呈现出新的特点，如上文中提到的使用语用含糊语等，这方面还有待于更多的学者进行深入的研究。

【参考文献】

[1] Leech， G. N. Principles of Politeness[M]. London and New York： Longman， 1983.

[2] Stewart， Marie M ， Kenneth Zimmer， Lyn R. Clark. Business English and Communication[M]. USA： Mcgraw-Hill Book Company， 1984.

[3] 戴雪珊. 刍议礼貌原则在拒绝类商务信函中的运用[J]. 延边党校学报， 2012.

[4] 蔡玉澄. 基于“礼貌原则”的商务英语拒绝类信函的语用分析[J]. 长春大学学报， 2006.

[5] 徐冬梅. 英文商务信函拒绝言语行为的礼貌策略研究[J]. 考试周刊， 2007.

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[7] 柴晶晶， 宋格兰. 商务拒绝信函中的礼貌原则[J]. 企业家天地， 2008.

外贸商务信函范文第6篇

摘要　作为世界普通话，英语不是一成不变的，而是随着环境的变化而不断变化的，随着国际间经济贸易的不断增多，国际间往来的方式也在不断变化，作为其重要组成部分的商务英语信函具有自身独有的特点，其受到来自国际双方的不同文化背景，不同社会环境的影响，造成误解在所难免，因此，掌握商务英语信函的语篇特点对于对外贸易的发展非常重要，本文就从情景语境的特征，语言特征等方面进行分析和探讨，掌握商务英语语篇的特点，为商务英语信函的写作交流提供了启示。

关键词　商务英语　信函　语篇　特点　写作

作为一种常用的英语应用文体，其在国际贸易中的地位是不可替代的，但是从商务实践中我们可以发现，部分信函无法发挥其应有的价值，反而出现语句不连贯，冗长，无法实现商务交流的目的。相较于普通的信函，商务信函拥有其特有的语篇特点，为了有效的利用商务英语信函来提高商务交流的价值，有必要掌握商务英语信函的语篇特点。

一、情景语境的特征

随着国际贸易的频繁，英语信函发挥着重要的作用，其是英语文化中的一种特殊的语篇，我们可以根据情景语境的变化将商务英语信函的情景语境描述为以下几个特征：

1　话语范围

涉及外贸交易的各个环节，如下订单、跟进业务、付运、存货、付款等等。

2　话语基调

正式的，商务信函具有合同性质，是双方经过多次交往而达成的交易。

3　话语方式

用于阅读的书面语。具有较强的语境独立性。属于信函。

商务英语信函情景语境的这三个变项制约着语言的选择，使得语篇表现出特定的语域特征。

二、语言特征

1　词汇特征

(1)措辞的使用。商务信函属于信函的一种，谦辞、敬辞的使用都是必须的，从商务信函的实践选择上，必须秉持“明了(clar-ity)”与“礼貌(courtesy)”的原则。信函必须准确的传达商务交流的内容，尽量避免具有歧义或者多义词汇的使用，如用“use”取代“utilization”，用“try”取代“endeavor”等。不同的词汇是具有不同的色彩的，在信函的词汇选择上，要选择用词正式、礼貌用语，让人在字里行间感到亲切。收到对方的询盘、报盘、或订货等要求时，不论是否可以满足其需求，都要用礼貌的态度与语言来表示感谢，要常用appreciate，please，thanks等。

(2)缩略语的应用。英语在不断地发展变化中，形成了独具特色，受到普遍认可的说话方式，包括一些约定俗成的缩略语，其定义准确，因此，在商务英语中应用较为广泛，其涉及贸易交流的多个领域，常用的缩略语有：FOB(Free on Board)“装运港船上交货”，CIF(Cost，Insurance and Freight)“到岸价”，L／C(Letter of Credit)“信用证”，D／P(Documents againstPayment)“付款交单”等。

2　句式特征

商务英语信函是为了传递信息，实现交流的目的的，一般情况下陈述句使用的情况最多，它可以实现解、陈述、说明的不同目的。外贸交往中有一个重要的原则就是礼貌，因此，在英语商务信函的句式中也要秉承礼貌的原则，从实践中我们发现，礼貌原则在句法中的体现，主要是虚拟句，相对而言，虚拟句的语气委婉客气。更容易被接受。

三、衔接手段特征

在商务英语信函中，衔接体现最明显的就是一种语义关系，在具体的语篇中体现最明显的就是语法的衔接手段(包括指称、省略、替代、连接等)和词汇衔接手段(包括重现、搭配等)。

商务英语信函常用语法衔接手段中的一些连接词组来使得上下文连贯。例如，表示次序的连接词组有first，second，then，next，after，finally；表示原因的有：since，because，as，for；表示结果或后果的有：therefore，as a re-suit，hence，accordingly，consequently；表示转折的有：but，yet，however，on the contrary等。

商务英语信函中连接词的使用可以使整篇文章连贯而具体，关系清晰明了，从实践中我们也可以发现，为了确保行文的准确，一般情况下对指称、省略和替代这些衔接手段的使用比较少，一般都会在选择中尽量的避免出现歧义或者误解的词汇或者句子。

四、语篇结构特征

商务英语的语境构型决定了商务英语信函的语篇有着固定的模式。与普通信件不同，商务英语信函一般都会强调一事一信，其内容都是围绕一个核心展开，因此在信函中可以通过“事由(subject line)”以突出内容主旨，让对方一目了然。从商务英语信函的发展形势来看，其正文一般包括三个部分(内容较短的可以是三个自然段)，引出事件的起始，事件的主题，事件的结论。每个部分都有其默认的功能和作用：第一部分(即首段)是为了吸引对方的注意力、需求或者是兴趣，使其有兴趣继续阅读；第二部分是事件的主体，是为了处理业务；第三部分呼应前文提出己方的希望或者祝愿。

五、结束语

综上所述，我们对商务英语信函的特征有了一定的了解，对其语篇的特点也有了一定的认识，我们发现其必须与特定的环境相适应，在商务英语的写作中我们必须注意其语篇特点，根据其特征与具体的语境构建最合适的商务英语篇章，写出意义连贯，思想清晰的商务英语信函，实现商务英语信函在商务交流中的功能，促进对外贸易的发展。