秘书的知识能力素养范文

秘书的知识能力素养范文第1篇

高校院系行政秘书管理工作千头万绪且微不足道, 实际上却是高校维持正常工作的基本保障。由于职业定位的不准确及考核制度局限性等因素的存在, 目前, 许多高校院系行政秘书并没有发挥其最大的工作效能。高校院系行政秘书只有找准自身的职业定位、积极提升职业素养、端正心态, 努力克服管理体制的局限才能更好地履行工作职责, 也只有这样, 才能使今后的发展创造更为广阔的空间。

1 树立明确的职业角色定位

高校行政秘书首先必须树立起明确的角色意识, 要对本职业定位有一个理性、全面、恰如其分的认识, 要始终确立和符合秘书的身份、地位和职责。高校行政秘书除了要尽职尽责、细心周到和积极主动地为院系行政管理层领导当好助手和参谋外, 还得在院系行政管理层与师生员工间协调工作中的桥梁和纽带, 无论是在办公时的收发文件、师资建设管理、筹备会议、协调办事、接待来访还是谋划参谋, 这些都是有着强烈的服务角色意识。坚持“以人为本”的服务宗旨, 做好管理服务工作间还需配合学术群体的创造性和积极性。

高校行政人员是维持高校工作良性运作和协调各种关系的角色, 明确角色维持的手段及方式是应对行政人员完成事先预定目标而体现其存在价值的服务方式, 要加强预见性、增强主动性、提高服务的质量和效率, 这就从根本上决定了职业角色的服务性和辅助性。高校行政秘书应贯彻院系行政管理层决策精神, 沟通上下、协调左右、联络内外, 处理日常行政事务。高校行政秘书还必须树立强烈的奉献意识, 在千头万绪的工作面前, 要不厌其烦、任劳任怨、要有顾全大局的忍让精神。

2 高校行政秘书综合素质培养

2.1 思想政治素养的强化是应具备素质素养的基础

思想政治素养是作为高校行政秘书能力、水平的关键, 思想境界、理论水平、政治立场、政治观点、政治态度, 理想信念、人生追求、道德修养、作风养成的集体观。思想政治素养体现在高校行政秘书理论上的先进性、政治上的坚定性, 思想道德的纯洁性、坚持党的宗旨的自觉性、保持优良作风的主动性、拒腐防变的敏锐性。高校行政秘书良好的职业道德最终依赖于科学的人生观、世界观、价值观的确定。加强思想道德建设必须从思想信念教育和为人民服务、责任观念教育增强高校行政秘书的政治责任感和道德责任感。高校行政秘书要有坚定的政治立场, 了解国家政治活动、掌握高校工作动态, 学习和研究有关领导的讲话及文章。其次, 高校行政秘书要具有良好的精神风貌和思想境界, 有强烈的事业心和高度的工作责任感, 将行政秘书的思想政治道德从理念上、观念上和实践中加强自身的提高。

2.2 知识能力素养的完善是应具备素质素养的关键

高校行政秘书是连接学校领导层、各职能部门和广大师生员工之间的纽带, 行政秘书必须在对党的基本路线、各项方针政策充分理解和准确把握的基础上, 履行自身的工作职责, 这既包括了对文书档案的整理、信息资源的整合、会务事项的协调、接待联络反馈等日常程序化事务, 也包括从全局角度观察和分析可能发生的问题, 及时解决偶发的非程序化事务行政秘书在工作实践中发现问题的敏感性, 并对所发现的问题进行深入理论性的研究, 从中寻找规律, 寻求行政工作管理措施的创新, 并要培养行政秘书在日常工作者灵活运用现有的教育资源, 创造符合现实发展的工作方式的能力, 在积极实践过程中, 不断提升和丰富基层行政管理工作的理论水平和教育内容。拥有创新意识, 具备创新能力, 实现高校行政秘书工作的创新, 是高校行政秘书工作价值最大化的表现, 是信息化时代高校行政秘书综合能力素质培养的重中之重。

我国教育系统在开展信息素养教育上也在竭力抢占先机, 近年来推出了一系列重大举措。江泽民同志说过:“育人是人才资源开发的基础工作, 是造就和选用高素质人才的前提。”早在1990年全国秘书长、办公厅主任座谈会上, 他就明确指出:“现在全国办公厅系统已经形成了一个传递迅速的信息网络, 这在前几年是不可思议的。从某种意义上说, 这是电子技术发展的结果。所以, 同志们还要懂点现代信息技术。”提高秘书人员的信息素养, 关键也在于培养教育。信息素养是“利用大量的信息工具及主要信息资源使问题得到解答时利用信息的技术和技能”。行政秘书对信息基本知识的了解, 对信息工具使用方法的掌握和运用信息资源的能力, 还包括在工作过程中根据行政管理所需要的信息环境和信息发展的要求所形成的对信息活动的态度, 自觉接受教育训练而逐步形成的对待信息活动的修养与能力, 同时还包括了对信息道德伦理的了解和遵守。行政秘书还必须不断提高自身的思想政治素养和职业道德素养, 用科学专业知识充实提高自己, 积极拓宽自己的工作领域, 参与教学管理工作, 承担不同的职能责任, 加快自身的成长和成熟, 将坚持正确的政治方向和履行自身岗位职责结合起来, 实现自身能力的拓展和提升。

摘要：高校行政秘书人员的工作具有全面性、宽广性及其角色的多变性等特点, 为适应新时代形势的要求, 努力强调高素质、高效率的行政管理干部是提高高校行政管理质量之根本, 也是办好杜会主义高等学校的根本。高等学校的行政秘书应具备政治思想素质、文化和专业素质、业务能力素质。

关键词：高校行政秘书,职业角色,思想政治素养,职业素养,信息

参考文献

[1] 李萍.论高校行政秘书的信息素养[J].文教资料, 2006 (8) .

[2] 魏琛.论信息化时代高校教学秘书的作用及素质要求[J].考试周刊, 2009 (40) .

[3] 夏文.现代高校行政秘书信息素质[J].湖北师范学院学报, 2006 (2) .

秘书的知识能力素养范文第2篇

一、公关专题策划能力为达到某种目的，策划开展有特定主题和内容的社会活动，如庆典、展览会、记者报告会、座谈会等，称为专题策划。专题活动往往运用多种传播媒介，以引起社会公众的广泛兴趣策划。专题活动往往运用多种传播媒介，以引起社会公众的广泛兴趣和注意。活动的开展是否成功，策划是基础。

二、组织能力活动开展得是否成功，人员的组织协调能力是关键。

三、演讲能力有些公关活动虽是由领导主持的，但领导的演讲稿往往由秘书起草，秘书就必须懂得演讲稿的特点、要求，才能起草成功。而有些活动需要秘书传达领导指示，说服公众，发布组织的新闻或举办讲座宣传活动，欢庆、纪念和交际活动，都需要亲自演讲。

秘书的知识能力素养范文第3篇

高校办公室是学校党委和行政的综合办事机构, 为保障学校各项管理活动的顺利进行提供服务, 起到协调上下、沟通内外的桥梁和枢纽的作用, 其为各项决策提供指导与参考, 对各项教育活动开展起综合协调作用, 关注高校师生合理诉求的满足, 督促并推进学校各职能建设等。随着高等教育大众化趋势的加强, 信息技术在教育变革中的应用优势价值不断凸显, 高校办公室工作在综合化转型的过程中也突出服务的专业化, 这意味着办公室工作人员必须具备较高的业务能力和服务素质, 工作人员的能力和素质将直接影响高校工作开展的效果。

一、高校办公室秘书的角色定位

进一步明确高校办公室秘书的工作职责和工作范围, 加强其角色定位, 将带动高校办公室办事效率的提升和服务水平的提高。高校办公室秘书要具备主角的意识和配角的觉悟, 参而不决、谋而不断, 发挥助手参谋、综合协调、服务管理和督促推进等角色作用。

(一) 助手参谋角色

办公室秘书的主要职责在于为管理层日常工作与决策提供服务, 具体包含:基于学校现有的规章制度和部门发展规划, 于部门内制定更为详细的年度工作计划。在广泛调查研究的基础上, 更加及时主动地发现问题, 分析矛盾, 加强各项原始资料的收集, 数据资料的分析整理等。始终坚持实事求是的工作原则, 服务学校领导, 向学校领导反映最真实的情况, 为学校领导的决策和规划提供中肯的建议。此外必须加强与各部门的联系, 重点是协助部门领导做好工作部署安排, 并监督各项目的贯彻执行情况, 保证政令畅通。

(二) 综合协调角色

办公室作为学校管理系统的中枢部门, 负责学校工作的“上传下达”, 工作涉及面广, 工作内容繁杂, 既需要沟通上下, 做到上传下达、下情上报;也需要协调左右, 做好沟通协调。在开展工作中, 需要从全局出发, 精确传达并安排好领导部署的工作, 综合协调校内外、校内各部门之间关系, 确保各级单位分工合作。碰到工作上的难题, 应主动加强与各部门沟通, 以谦虚、谨慎的态度, 实事求是地妥善调解出现的矛盾, 从而保证各部门共同完成任务。

(三) 服务管理角色

办公室作为学校各行政机关部门的统筹机构, 服务是其中心工作, 具备良好的服务意识是秘书工作的前提, 以笔者所在的单位为例, 办公室承担着繁重的工作任务, 包含了党务工作、人事管理、外事交流、宣传工作、工会、校友、离退休等。不仅需要为领导服务, 使得学校领导有更多的精力关注学校改革, 学校发展等大事, 不再局限于繁重的事务性工作。其次需要服务各部门, 调动各部门成员的工作能动性, 带动部门间的信息沟通, 情报交流, 提升教学科研服务的整体水平, 也实现学校现有教育资源的优化整合。最后必须面向高校的广大师生及校外到访人员提供贴心服务, 深入学生群体, 教师群体, 倾听其心声, 吸纳其意见, 了解师生工作学习实际, 在了解基层的基础上服务于基层。

(四) 督查角色

督促推进是办公室落实领导决议的重要环节, 在高等教育改革日益深入的今天, 如何保证高校的管理层所出台的政策能贯彻落实到位, 如何引导高校保持良性发展的势头, 这些都是高校办公室的重要职能。这需要高校办公室的秘书必须保持创新的工作理念, 在问题的处理上坚持适度的原则。转变工作方式, 对各类文件的传达落实情况进行监督, 并记录在案, 认真履行督查职责。

二、提升高校办公室秘书职业素养的策略

(一) 加强政治理论素养

高校办公室是学校管理中相对核心的部门, 对应的工作也带有很强的政治性和政策性色彩。因此高校办公室秘书的工作也具有自身的特殊性。这种工作的特殊性体现在两个方面, 一方面是服务广大领导及教职工, 另一方面是服务外界的沟通交流, 学校宣传, 教育合作等事项。因此秘书政治觉悟高低, 立场坚定度等对潜移默化地对自己的学校形象和声誉产生影响。因此高校办公室秘书必须提升自身政治修养, 坚定理想信念。

办公室秘书要利用各种活动, 主动学习党和国家的教育政策和相关会议精神, 深入学习贯彻新时代中国特色社会主义思想;要养成坚持读书、看报, 了解国家大事的习惯, 提高政治修养素质, 牢固树立科学的人生观、世界观, 摆脱不良社会风气的干扰, 及时分析解决自身存在的一些思想问题, 保持政治上的坚定性和原则性。

(二) 提高思想道德素养

高校办公室作为学校工作的展示窗口, 其服务中的一言一行都是学校文明的体现, 因此办公室秘书必须规范言行, 严格要求自己, 保持昂扬积极的精神风貌, 积极传递正能量。学校方面必须重视秘书人员的作风建设, 职业操守培训。其中很关键的一点就是该说的说, 不该说的不说, 因为秘书工作本身与领导接触多, 联系密切, 日常工作中的管理档案, 上级部门的各种内部文件都可能接手, 其中不乏有需要保密的部分, 办公室秘书必须严格把控自己言论, 切忌到处散播机密, 如果发生泄密事件, 后果不堪设想。只有强化高校办公室秘书的保密意识, 严格规范其自身的行为举止, 坚定立场, 逻辑思维清晰, 管住自己的口, 不该问的不问, 不该说的不说;管住自己的耳, 不该听的不听自觉保守党和国家的秘密。[3]目前, 计算机技术飞速发展, 微信群、QQ群等作为一种生活方式走进我们的工作生活中, 微信工作群效率高, 已经成为许多部门办公的常见方式。办公室秘书尤其要注意提升保密意识, 防止思想松懈, 紧绷安全的弦, 以免出现泄密事件。

要有良好的修养和甘于奉献的敬业精神, 秘书人员首先应该具备实事求是的思想作风, 在工作中坚持客观事实, 不弄虚作假, 也不主观武断, 勇于承认错误并改正错误;同时, 要保持谦虚谨慎的作风, 慎言慎行。秘书平时工作任务繁杂, 要自觉培养甘于奉献的敬业精神, 强化责任担当, 有时不经意间说的一句错话, 办错的一件事情, 发错的一个文件, 后果都不敢设想。[4]因此, 秘书应以如履薄冰、如临深渊的态度, 切实增强责任意识, 认真负责地做好每一项工作、每一个细节, 精益求精, 才能取得令人满意的成绩。

(三) 提升业务能力素养

必须扮演好学校领导班子参谋助手的好角色, 自觉服务学校各部门的信息流通, 推动部门的协调合作, 为各项工作的贯彻落实起到监督约束作用。想干事, 干实事是对办公室人员最为基础的要求。具备综合分析和独立处理问题的能力、文字概括和语言表达能力、组织协调和处理矛盾的能力;办文、办事、办会能力;信息资料的处理能力;调查研究能力;公关能力。

当前高校办公室的工作带有很强的综合性和专业性特点, 这也对秘书人员提出了更高要求, 其必须具备广博的知识面, 其必须具备扎实深厚的知识基础, 要想干事、能干事、干成事。通过不断地学习, 完善知识结构体系, 胜任办公室工作。

掌握基础理论知识。高校办公室作为高校综合服务的部门, 其职能范围广, 政治之外, 也有法律, 教育, 文化, 卫生等多个方面, 正因为如此, 高校办公室的工作相对繁杂, 需要牵涉诸多的部门, 需要内部不断的沟通协商。在办公室工作的秘书也必须严格要求自己, 既要具备丰富的理论知识, 又要适应办公室工作综合性与广泛性的实际特征。要想做好高校办公室秘书工作, 秘书人员也可以适当学习心理学, 管理学及法学等方面的知识, 涉猎广泛才能更好地开展工作, 服务部门。当前高校国际化办学的趋势更为明显, 因此对外文化交流与教学合作的机会增多, 其必须掌握外语, 能熟练沟通表达。就笔者所在的学校来说, 办学国际化指标是学校衡量各二级单位的重要指标, 学院学生生源国别来自近40个国家和地区, 掌握一门外语可以更好地为学生服务, 提升服务水平, 做好决策调研基础工作。

夯实秘书专业知识。秘书必须具备专业性的知识, 这些专业知识主要指办公能力, 办事能力, 写作能力, 档案管理能力, 调查研究能力。其中会办公, 办文, 办事是高校办公室秘书最基础的工作要求。为了提升自己的能力, 秘书可以积极参加公文写作的培训, 加强该方面课程的接触学习, 掌握秘书写作的技巧等。学校方面可以面向其开展“高校秘书工作实践与创新”专题培训、成立“全国高校秘书实务课程高级师资”培训班, 组织高校办公室秘书外出交流学习等, 不断成长。[5]最后, 办公室秘书也必须加强课余时间的利用, 多接触学习与工作相关的知识, 建构涉及各学科各领域的完善的学科知识体系, 自觉充电。增强自身的信息化素质, 提升知识素养。当今时代, 信息化, 网络化程度高, 办公室秘书必须保持信息敏感性, 具备成熟的信息服务能力。只有不断进行信息化理论学习和实际操作锻炼, 才能应对信息时代办公室工作的新挑战。

总之, 高校办公室应明确自身角色定位, 有效提升自身职业素养。面对新形势下的新挑战、新任务和新要求, 办公室秘书人员在明确角色定位, 提升自身素养的同时, 也应该不卑不亢, 努力成为高校和领导、师生的好秘书, 以高度的责任感, 高效率开展工作, 为领导提供高水平的服务。[6]

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"职业信念"是职业素养的核心。那么良好的职业素养包涵了那些的职业信念呢?应该包涵了良好的职业道德, 正面积极的职业心态和正确的职业价值观意识, 是一个成功职业人必须具备的核心素养。良好的职业信念应该是由爱岗、敬业、忠诚、奉献、正面、乐观、用心、开放、合作及始终如一等这些关键词组成。

"职业知识技能"是做好一个职业应该具备的专业知识和能力。俗话说"三百六十行, 行行出状元"没有过硬的专业知识, 没有精湛的职业技能, 就无法把一件事情做好, 就更不可能成为"状元"了。

所以要把一件事情做好就必须坚持不断的关注行业的发展动态及未来的趋势走向;就要有良好的沟通协调能力, 懂得上传下达, 左右协调从而做到事半功倍;就要有高效的执行力, 我们研究发现:一个企业的成功30%靠战略, 60%靠企业各层的执行力, 只有10%的其他因素。中国人在世界上都是出了名的"聪明而有智慧", 中国人不缺少战略家, 缺少的是执行者!执行能力也是每个成功职场人必修炼的一种基本职业技能。还有很多需要修炼的基本技能, 如:职场礼仪、时间管理及情绪管控等等, 这里就不一一罗列。

"素质冰山"理论认为, 个体的素质就像水中漂浮的一座冰山, 水上部分的知识、技能仅仅代表表层的特征, 不能区分绩效优劣:水下部分的动机、特质、态度、责任心才是决定人的行为的关键因素, 鉴别绩效优秀者和一般者。大学生的职业素养也可以看成是一座冰山:冰山浮在水面以上的只有1/8, 它代表大学生的形象、资质、知识、职业行为和职业技能等方面, 是人们看得见的、显性的职业素养。这些可以通过各种学历证书、职业证书来证明, 或者通过专业考试来验证。而冰山隐藏在水面以下的部分占整体的7/8, 它代表大学生的职业意识、职业道德、职业作风和职业态度等方面。

摘要：高校作为公民接受高等教育的重要阵地, 承担着人才培养、科学研究、社会服务和文化传承的重要功能, 高校办公室的高效运转有助于学校各项管理活动的顺利进行。办公室秘书应明确自身助手参谋、服务管理和督办检查的角色定位, 提高自身职业素养, 为学校发展目标的实现、人才的培养贡献自己最大的力量。

关键词：高校办公室,秘书,角色定位,职业素养

参考文献

[1] 习近平.秘书工作的风范--与地县办公室干部谈心[J].秘书工作, 2014 (04) :4-7.

[2] 王起翔.习近平谈如何科学开展秘书工作[J].秘书天地, 2016 (2) .

[3] 蔺海波, 曾轲, 张胜强.如何做好信息化条件下的高校保密工作[N].中国教育部, 2008-11-07 (3) .

[4] 范作惠.意识效率能力作风:做好秘书工作的四个基本要素[J].秘书, 2009, (4) :14-16.

[5] 张敏.高校办公室秘书角色与素质提升对策[J].福建教育学院学报, 2011, 12 (04) :9-12.

秘书的知识能力素养范文第4篇

一、善于学习, 不断提高文学素养

(一) 重视并加强文字修养。

文字工作是文字秘书工作和机关工作的重要基础, 例如“大事记”反映得是单位的历史, 各类简讯新闻报道是对机关活动的宣传, 所有各类发文文稿及纪要是单位重要决策、活动、运转的证明和痕迹, 并以此进行总结、制定下一阶段的计划, 是进行调查研究的重要依据。

(二) 不断提高相关业务知识素养。

当代秘书事务日益繁忙, 要求秘书不仅是某方面的专才还应该是通才, 是专家更是杂家, 作为秘书, 除了要具备基本文字运用能力外, 还应具备一定的计算机应用水平、相关多媒体知识、结合单位行业情况了解一些专业知识, 如对行业报告基本能了解、学会相关的行业术语、掌握一些通用名词。

(三) 以人之长补己短, 以人之厚补己薄。

由于办公室人员有着不同的专业背景、工作经历, 各有长处和优势。因此文秘工作者要了解自我的缺点, 善于观察同事甚至领导的长处, 仔细观察他们的思维、处事的方式等, 弥补自我的不足。

(四) 应有“一日三省其身”的精神, 要善于反省、总结。

文秘人员多争取实践的机会, 勤动手多看、多写、多练, 要善于在实践中成长, 在实践中总结, 尤其在办事、办文、办会的过程中要努力向前辈学习, 同时由于不同的企业、单位有长期沉淀的文化和习惯, 还应遵从当地习俗。

(五) 现代秘书应提高数据修养, 增强对数据的敏锐性。

由于文书讲求得是客观、真实, 在说明工作进展的进度、规模、速度、趋势等情况时, 一般都离不开数据资料, 有的甚至还需用数字表格来说明。这些数据必须客观、实际, 不能进行人为的浮夸和缩小, 否则会曲解和误导公文内容, 因此文字秘书还应该提高数据的敏锐性, 对文中使用的数据都必须一一认真核对之后才能用。

二、不断加强情商修养

情商对于亲密个人关系的形成、发展、维护和加强具有重要作用。不同于智商的稳定性, 我们可以通过学习提高情商。在社会日益注重职业人心理学研究的当今, 作为文秘人员更应该学习并掌握心理学的一些基本知识, 以便于更好地消除好职业带来的负面情绪, 辅助好领导的工作, 笔者认为这点尤其重要, 只有心理健康才能使人真正走向成功。

(一) 良好的职业道德修养, 是做好秘书工作的根本。

由于秘书是帮助领导进行决策、开展工作的助手, 要根据领导的意图和要求去工作。因此秘书行业有别于其他行业, 其职业道德概括为:忠诚正直、立场坚定;细致周到、一丝不苟;坚持正义、顾全大局;乐于吃苦、甘于奉献;沉着冷静、严守机密。

(二) 学习基本的心理学知识, 提高管理负面情绪的能力, 消除由于情绪不良而引起的职业倦怠。

由于文秘工作的服务性、从属性, 秘书人员的工作较其他岗位相比不容易出成绩, 其工作价值不易被肯定, 外出交流学习的机会也较少, 所以不少秘书容易产生不良的认知, 引起职业倦怠, “不求上进, 得过且过”“不求有功, 但求无过”, 该负面情绪极大地影响了秘书工作者主观能动性的发挥, 影响了工作的效果和质量。文字秘书要想改变不良的认知引起的情绪, 要学习基本的心理学知识, 对心理进行恰当的调适, 最好的参考方法是用埃利斯提出的ABC合理情绪疗法。

(三) 有处乱不惊的心理应变能力。

由于秘书工作日常事务较为繁杂, 某些急事也会随时出现, 工作时常有千头万绪、杂乱无章的感觉, 压力较大。秘书人员面对压力时应有处乱不惊的心态和冷静对待的心理应对能力, 根据经验应统筹安排需处理的常规事务, 做到做事有计划、工作有规划, 并能急事急办, 根据事务的重要性分清主次, 分清缓急, 有条不紊地完成任务。

(四) 不攀比、不羡妒, 要有俯首甘为孺子牛的踏踏实实的工作态度与作风。

由于秘书工作是配角的工作地位, 工作压力大、常需加班, 还经常遭遇不公平的对待。另外, 秘书工作中要与形形色色的人发生各种各样的联系, 这些人的行为方式、待人接物的喜恶也容易影响秘书个人的心境, 因此秘书应有“海纳百川、有容乃大”的心胸, 能够去容忍一些不公平的待遇, 去包容各种行为与态度表现, 包括某些没有触犯到根本原则的伤及个人自尊的态度。对于同事或同行的成就, 不攀比、不羡妒, 实实在在做人、踏踏实实做事。

三、掌握沟通技巧, 做好协调工作

有良好的沟通技巧、具备较强的沟通能力, 能够使秘书处理人际关系轻松、自然, 能够顺利地促使各项行政任务及时传达并执行落实。因此掌握良好的沟通能力对于文秘人员提高工作成效来说是十分重要的。而沟通力不是人先天就具备的才能, 是后天培养而形成的。那么如何培养呢?

笔者认为:一要树立良好的形象。注重个人仪表、审美等综合能力的培养, 言谈举止做到得体大方, 给人美好的第一印象。二要注意称呼问题。在交流时秘书可根据对象身份、年龄、职业及文化层次的不同, 因人而异地称呼他们, 在维护他们自尊的基础上, 选择他们喜欢听的名称称呼他们。三要注意交谈的态度。在采编信息了解情况时, 态度要诚恳、热情, 认真倾听, 保持礼貌, 不要打断对方话题, 双方应保持使人感到舒适的距离和姿势, 同时保留自己的意见、观点和感觉, 以得到更完整、全面的资料。四要适度用手势等肢体语言, 能够加强谈话的效果, 在交流同时保持目光接触, 不做其余分心的动作, 营造良好的沟通氛围。五要对不同文化层次的对象采用不同的沟通方式。六要确准理解他人意图。要正确辅助好上级的工作, 理解好上级的意图尤其重要。七要清楚沟通。不仅是语言沟通, 还可以是心灵的、手势的、眼神的沟通。秘书要善于捕捉细节、做到脑勤、口勤、手脚勤。

四、加强工作的责任感

由于办公室是单位的枢纽, 秘书的工作起到了承上启下的作用, 如行政事务经领导班子商议后往往形成文件下发, 秘书对每一份公文都应该重视, 做好公文登记、传阅、分办、催办和归档工作, 不能出现疏忽和遗漏。有的事务需要一段时间不是马上就能完成的, 如单位规章制度的汇编工作, 秘书应制定汇编工作的时间进度表, 首先根据规章所属的部门进行分类, 分发给各部门校核, 各部门依据规章修订的情况进行反馈, 秘书据此订出完成的时间进度表, 对各部门进行限时催办, 最后将新修订的制度对照旧制度进行增补, 进行初审前的校核, 再经过各部门责任人初审、办公室主任审核, 最后由单位主要领导进行定稿审核、签发。整个过程历时短则3个月, 多则1年。秘书则始终要对进度进行跟踪, 需大量精力和时间, 同时还兼顾其他事务, 没有高度的责任心是做不好的。

五、在职业可能范畴内发挥主观能动性

辩证唯物主义认为人能够认识客观外界的运动规律, 可以能动地改造客观世界。正确发挥主观能动性, 其实就是强调在实践中如何将主观的大脑中的东西变成现实的东西, 要想让实践活动取得成功, 肯定要尊重客观规律和掌握必要的物质手段。由于文字秘书主要是为领导服务的, 以贯彻落实领导的意志为主要特点的, 其从属的职业特性, 决定其发挥主观能动性的特殊性。文秘人员在处事时不擅自作主张, 有创新的思维要经过领导的许可才去实施, 而不是任凭个人想法去胡乱作为, 同时发挥主观能动性要适时, 掌握好的时机才提出建议和合理化意见, 即有作为而不乱作为, 到位而不越位。一个好的文字秘书能够主动学习新政策、新理论, 常常站在全局思考问题, 这样才能发挥主观能动性和创造性, 使建言献策能符合客观实际, 用科学理性的思维去分析问题、解决问题。

六、结语

当文秘人员面对错综复杂的事务时, 应在重视并加强文字基础的同时提高相关专业知识学习以提高专业素养;加强情商及心理学有关知识的学习以消除心理上的负面影响;合理管理自已的情绪以提高自信能力;有良好的沟通能力、技巧使秘书能够轻松自如地处理好人际关系;灵活高效地管理时间、合理规划作好事务的统筹安排, 能促进行政事务处理能力的提升;适时发挥主观能动性, 发挥参谋和助手作用, 从而使文字秘书的综合职业能力得到提升。

摘要：本文从如何培养和提高文秘综合职业能力的角度出发, 对文秘工作者要善于学习、不断加强情商修养、掌握沟通技巧等5个方面进行了详细地论述。

关键词：文字秘书,综合职业能力,培养

参考文献

[1] 杨大伟.高校秘书应处理好三种关系.秘书工作, 2015 (2) :54~55.

[2] 郭建庆.秘书职业化对高校秘书专业培养模式的导向.上海大学学报 (社会科学版) , 2015 (5) :94~98.

[3] 陶琳娜.高校秘书人员消极情绪管理研究.中国校外教育 (下旬版) , 2009 (11) :45~46.

秘书的知识能力素养范文第5篇

一、判断力

从某个角度来说, 办公室工作是一个判断的工作。几件事摆在眼前, 要认真进行分析, 不能眉毛胡子一把抓, 要保证突出重点, 分清主次, 区别权属, 判断什么是急的, 什么是不急的, 什么是必须办的, 什么是缓办的。要尽量替领导弄清真相, 多为领导决策提供最原始、最准确的依据。判断是否准确往往决定事情办得是否顺利。

(一) 判断事情的轻重缓急。

办公室工作错综复杂, 千头万绪, 有时同时来好几件事情, 这件事需要办, 那件事也等着办, 这时就特别需要耐心和细心, 要不厌其烦, 不厌其碎, 不厌其小, 认真办好每一件事。

办公室工作突发事情多, 越在紧急情况下, 越要稳住心态, 不能乱了阵脚, 慌了手脚。先将事情进行判断, 分清事情的轻重缓急, 把握办事节奏。紧急情况可先办理再请示。如遇紧急事项来不及请示时, 就要由办公室主任快速拟定协调方案, 按照工作程序先处理后请承。遇事要认真分析, 沉着冷静, 决不能凭想象来。更不能人云亦云, 捕风捉影。

判断事情的缓急, 并不以“哪个领导说的”为标准, 而是要以时效性为依据, 不能听风就是雨, 要先观察判断是否还会有变数, 如果因为变化一次次地修改通知和方案会使办公室的可信度大大降低。但是有时效性要求的事情一定不能耽误, 耽误就是误事, 如果是急事, 加班加点也要把它完成, 还有些事情可以缓办的就缓办。

(二) 判断事情的归属权限。

办公室工作涉及面广、杂, 如果事先不做好分类就去请示领导, 只会把领导搞得莫名其妙, 把事情搞复杂。因此遇事要先判断事情的归属, 先要跟主管部门沟通, 问清是怎么回事, 原由在哪, 到了什么程度, 然后分门别类, 归纳汇总, 有侧重地简要上报。

不要喧宾夺主, 要尊重职权分工。每个领导都有自己的分管工作, 在做请示处理问题上, 要按照领导分工负责的范围, 向主管领导请示报告, 要实行单向请示, 不可多头请示。如果遇到综合性较强同时涉及面广的工作, 要按照主持全面工作的领导的指示精神去办。在工作过程中要及时向有关的分管领导通报情况, 如果出现意见不一致, 则建议领导当面研究, 不可来回传话, 防止传话人因理解上的问题, 造成不必要的误会。

不要越权, 要经常跟分管领导请示汇报。不要越级请示汇报, 如果越级请示了, 就是把分管领导放在了一个很尴尬的位置上, 如果上级没有作出直接指示, 上级的上级老给你作出安排, 那么这个领导就被晾一边了, 工作怎么能够进行下去, 如果条件允许, 最好是在办事之前先跟直接领导汇报, 这样可以把两个领导的指示结合起来抓好落实。

二、协调力

办公室的沟通协调工作包括了内部协调和外部协调, 涉及公务接待、会议会务、通知文件的贯彻落实, 不仅部门之间需要协调, 上下级之间需要协调, 领导之间也需要协调。协调是否到位会直接影响工作的进展, 有效地协调可以提高工作的效率, 发挥各部门的职能和作用。

(一) 准确定位, 明确职责。

作为一名秘书, 要准确定位不错位。明确职责是做好协调工作的关键。在高校的组织结构关系中, 秘书身处领导的身边, 为高校领导服务, 这一特殊的组织关系决定了秘书必须准确定位好自己的角色, 秘书要站在全局的位置上把握协调工作, 只有把握全局, 才能把握好度, 才能掂量出每件事情的分量, 才能有效地把握问题的实质。只有想到全局, 才能与领导思考问题的方向保持一致。

作为一名秘书, 要准确就位不越位。决不能越过配角扮演舞台上的主角, 与领导发生矛盾、对立和抵触, 犯“角色冲突”的错误。在上下级关系协调时, 无论是对上还是对下, 秘书必须严守本分, 不擅权越位。遇到问题, 不替领导拍板, 要积极和领导反馈, 提出相应的预案, 及时请示、汇报。对待基层单位, 要公平待人、表现亲和、尊重诉求, 要深入基层收集相关信息, 主动听取有关方面的想法和心声, 预先做好协调和了解工作。对待平级部门, 要友好协作、多方沟通、取长补短。

(二) 加强沟通, 协调各方。

办公室是桥梁纽带, 全院的活动往往涉及众多部门, 此时只有办公室出面组织协调, 发挥各部门专长, 合理分工, 协作完成任务。

一项活动的开展, 需要多个部门共同参与, 对于这种没有明确权属的工作, 领导往往委派办公室牵头, 各部门参与, 分工合作。此时, 办公室一方面要发文向各部门说明活动的目标、拟定的实施方案、工作的进度等方面内容, 进行信息沟通。另一方面, 各部门在磨合的过程中出现隔阂和矛盾时, 需要办公室及时加强各方的信息沟通, 使各相关方面了解事情的真相, 促进相互信任和理解, 推进彼此的谅解。

协调活动的外在表现是对事的协调, 实质是人与人关系的协调。作为秘书要以坦诚的态度对待矛盾的双方, 用疏导的方法理顺各方利益, 用幽默的方式化解僵局, 充分使用各种柔性协调方法处理人员之间的矛盾和冲突, 保证工作的顺利推进。

(三) 动之以情, 准确切入。作为一名秘书, 在协调各方利益和矛盾时, 要善于找到解决问题的关键点和突破口。

首先, 要找到沟通的切入点。协调的关键是多方或双方的沟通。但在沟通的过程中, 会受到诸多因素的影响, 使沟通受阻。这时, 就要求秘书人员必须全面分析协调双方的实际情况及利益诉求, 找出其中的致点和分歧点。从双方的一致点出发, 把双方认识上相同、相近或相融之处综合形成初步协调方案。把这一方案发放给各方, 多跑动, 多协调, 劝说双方以大局为重, 求同存异, 逐级化解矛盾。

其次, 要用好感情牌。协调工作是一种微妙的关系处理, 善于发挥好情感的因素。这就要求秘书在日常的人际交往中, 要注意树立好自我形象, 和各部门的主要负责人建立稳定友好的关系。要在深入基层调研时, 认真倾听各方诉求, 在言语交流中, 适当地流露出对他们利益诉求的认同和理解, 并及时地把他们的意见反馈给领导, 让自己成为大家都信得过的人。这样在矛盾僵持不下时, 才有可能适当地动用个人的人际关系, 以情化解矛盾。

三、督办力

高校办公室工作没有督办力, 学校发展规划就不能贯彻落实, 上级的政策和领导指示就不能执行到位。推动落实领导决策和重点工作, 办公室具有无可替代的作用。提高督办力度, 切实加强监督和实施, 确保落实领导决策。协调有关部门联动, 把握好监督工作的重点, 采取有效措施, 确保重要工作付诸实践。

高校的日常工作牵涉到教学、科研、学生、教师和上级领导部门, 很多工作由于各种原因, 造成有部署不落实或者是落实不力等, 出现这类情况时, 就需要办公室来进行督办落实。因此, 在日常工作中, 对于领导安排的工作, 办公室要积极推进, 督办相关部门、责任人尽快落实, 要实时监督, 确保政令畅通, 要主动向领导汇报事情的进展情况。

实施必要的监督可以加快执行的进度和确保执行的效果, 缺少必要的监督与检查, 任务往往很容易落空。监督从任务下达时开始, 不断跟踪进行, 便于在每一环节发现与预期目标的差距, 以便进行修正和完善。否则一旦任务期限到达未完成任务, 再来检查和监督进行补救, 就会延长任务完成的时间, 工作效果也大打折扣。

秘书是协助领导处理日常事务的助理, 特殊的身份要求秘书除了要具备良好的职业素质外, 更要在日常的工作中不断积累经验教训, 注意培养自己的判断力、协调力和执行力, 不断提升自己的综合实力, 做到能办事、会办事、办好事。

摘要：办公室秘书岗位是一项综合性工作岗位, 作为一名合格的办公室秘书, 要想能办事, 会办事, 办好事, 必须具备不断提升自己的办事能力。

秘书的知识能力素养范文第6篇

“儒商文化丛书”是贵州人民出版社于2017年12月出版的一套以“儒商文化”为核心内容的丛书, 包括《修身之仁》《交友之义》《齐家之礼》《心学之智》《经营之信》五部作品, 本丛书作为重点图书获得了贵州省出版传媒事业发展专项资金的资助。笔者作为本丛书的责任编辑, 参与了丛书的出版过程, 从中也对编辑的素养和能力有了一些新的理解和认识。

一、对图书质量的把控能力

作为精神文化产品, 图书的质量至关重要。图书的质量包括内容和表现形式两个方面, 这就要求编辑具备对图书质量的把控能力, 不仅要使出版物符合《出版管理条例》和《图书质量管理规定》等相关要求, 还要力争推出更多符合市场需求、具有较高社会效益和经济效益的优秀出版物。

在内容方面, 编辑首先要把握书稿的政治导向、思想倾向、科学价值、文化艺术价值等方面。在书稿的具体的编校过程中, 编辑要以认真负责的态度, 对书稿进行全面研究, 对文字进行认真的编辑和校对, 力争把各种差错消灭在出版之前, 使自己编辑的图书成为合格品, 最好有一定比例的优质品。

在形式方面, 编辑要对图书的结构体系、逻辑框架、行文格式、语言风格等方面逐一审定和编辑。例如, 一本书的逻辑框架要清晰, 要让作者通过目录就能明白该书的主要内容和各部分之间的逻辑关系;语言风格也要跟图书本身的定位一致, 使之能够提升读者的阅读兴趣。

在对“儒商文化丛书”的书稿进行初审后, 笔者通过初审意见将内容和形式方面需要调整和修改的部分向作者进行了反馈。第一, 建议将原丛书名“儒商系列丛书”改为“儒商文化丛书”, 并提出了如下理由:“儒商文化以儒家学说的价值观、道德观为取向, 体现了中国儒商在日常经营、生意往来和为人处事时的思维方式和处事准则, 有其独特的文化模式。因此, 丛书名定为儒商文化丛书’, 有利于系统、全面的挖掘和梳理儒商文化’这一独特的文化模式, 有利于塑造出中国的现代企业精神。”第二, 笔者建议丛书主编为本丛书写一篇“总序”, 主要介绍一下出版本丛书的背景、目的及意义等, 并从整体上说明本丛书涉及了儒商文化的哪些方面, 有利于使读者更加清楚地了解丛书的基本情况。第三, 建议作者对书稿内容进行一定的调整, 可适当补充“案例”, 做到“理论联系实际”, 即将儒家传统理论与经商之道相结合, 并通过儒商的成功案例, 使书稿内容“有理有据”, 进一步增强图书的可读性。第四, 为了使本丛书的体例统一, 笔者建议部分作者补充前言、后记、参考文献等内容, 以实现丛书结构框架和表现形式的整体统一。第五, 笔者对书稿中引用的部分名家名言等资料进行了核对, 发现了一些问题, 因此建议作者找到权威书籍及资料仔细核查, 以免产生错误。本丛书的主编和各位作者也就相关问题与笔者进行了沟通, 并及时对书稿进行了调整、补充、修改和核实, 从整体上提高了书稿的质量。

二、良好的沟通协调能力

编辑的沟通能力对图书的品质和出版进度都有重要影响。在图书的出版过程中, 编辑需要与作者、排版设计人员、营销发行人员等进行充分的沟通, 这样才能使出版工作顺利推进, 控制出版周期。因此, 图书编辑必须认识到沟通协调能力的重要性, 并在工作中不断学习, 不断积累和总结经验, 逐步提高自己的沟通协调能力。

在“儒商文化丛书”的出版过程中, 笔者就曾多次与丛书主编、作者就书稿的内容进行沟通。一是在对丛书的书稿初审后, 笔者将书面的“初审意见”反馈给了作者, 并通过打电话、发邮件的形式就其中的部分内容做了重点说明, 作者也就某些问题提出了自己的意见, 在充分沟通、讨论之后确定了书稿的整体修改方案。二是在书稿的编校阶段, 笔者将二校稿的复印件寄给了各位作者, 并请作者整体看一下校样, 指出其中是否有错漏和不当之处, 同时请作者重点处理一下校样上编校人员提出的疑问。各位作者及时、认真地完成了这项工作, 并在将处理后的校样寄回的同时提出了一些自己的意见和建议。三是丛书即将付印刷时, 笔者将样书寄给了作者, 请各位作者对样书进行最后的确认, 并在样书上签字。经过与作者的多次有效沟通, 在大家的共同努力下才让丛书能够如期面世。

三、精益求精的“工匠精神”

“工匠精神”是指工匠对自己的产品精雕细琢追求完美的精神, 是一种包括敬业、精益、专注、创新等内容的职业精神。而“工匠精神”也是编辑应该具备的职业素养。只有严谨专注、精益求精的编辑, 才能给图书锦上添花, 将优质的图书提供给读者。

图书是满足人们精神需求的重要载体, 精品图书的面世需要经历储备、策划、精心打磨的过程, 绝对不能一蹴而就。编辑在图书出版过程中, 必须重视每一个细节, 秉承精益求精的“工匠精神”。编辑要确保图书质量, 就要反复修改校样, 对不确定的内容要查阅工具书、专业资料和咨询相关专家, 对引文、注释、数据要等认真查询、核对, 尽量减少和消灭差错[1]。

从“儒商文化丛书”的出版来看, 编校人员除了在三校过程中对书稿文字的认真推敲和打磨, 笔者对书中的引文也进行了认真的核对。正如上文所说, 本丛书的书稿中引用了历代名著中的相关资料, 尽管笔者已经建议作者按照权威书籍进行仔细核查, 但笔者仍然按照我社出版的“中国历代名著全译丛书”中的相关书籍对引文进行了仔细核查, 尽量避免出现差错。

在封面设计方面, 笔者就“儒商文化丛书”的内容、设计风格等问题和设计老师进行了充分的沟通, 并在设计老师提供的三套设计方案中选择了最适宜本丛书的方案。尽管丛书主编和作者对设计方案表示满意, 但笔者仍然觉得封面文字的字体与丛书的内容和定位不太契合, 在得知本丛书的主编具备一定的书法造诣后, 就请主编为丛书题写了书名, 并结合书名文字对设计方案进行了微调, 这样封面设计终于得到了大家的认可。

四、实现自我提升的能力

新时代的图书编辑要想胜任自己的工作, 还需重视自我提升, 并在学习和工作实践中不断实现自我提升。

首先, 加强理论学习, 提升政治素养。编辑要不断加强政治理论学习, 提高政治敏锐性和洞察力, 同时, 了解正确的舆论导向和出版方向, 当好把关人。其次, 练好基本功, 提升专业素养。编辑应学习和熟练掌握编辑出版行业的规范和标准。编辑工作是一个在干中学, 在学中干的过程, 编辑需在工作中不断总结经验教训, 并虚心向资深编辑学习, 努力提高自己的业务能力和专业素养。此外, 编辑还应积极参加行业内的各种业务培训, 如编辑出版专业知识、法律法规、新媒体专业知识、行业前沿动态等方面的业务培训, 以适应新时代对编辑提出的新要求。[2]再次, 以“工匠精神”严格要求自己。在工作中, 编辑应真正做到精益求精、追求“完美”, 对于图书质量不能只满足于“合格”, 而要尽力打造优质图书和精品图书。最后, 优化知识结构, 追求自我超越。

新时代的编辑更应注重优化知识结构, 积极培养终身学习意识, 不断寻求自我突破和超越, 以适应新时代的文化生态和出版业的发展趋势。编辑的工作性质要求其既要掌握广博的知识, 具备“杂家”的特点, 又要有自身最为精通的知识领域, 时刻关注该领域的最新研究动态和发展趋势, 及时进行知识更新, 力争成为这一领域的“专家”[3]。

“儒商文化丛书”的出版过程, 对笔者来说就是一次学习的过程。为了能胜任本丛书责任编辑的工作, 笔者前期就做了一定的准备, 学习了一些有关“儒商”的知识, 以期更好地了解儒商及儒商文化的内涵。在编校过程中, 笔者在遇到书稿中自己不了解的具体问题时, 也有针对性地查阅了相关的资料, 学习了相应的知识。尽管在这一过程中学习到的知识仍然十分有限, 但笔者更深刻地认识到了拓宽知识面、优化知识结构、实现自我提升的重要性。

摘要：每一本书的出版过程, 都是对编辑素养和能力的一种检验, 这其中要求编辑具备对图书质量的把控能力、良好的沟通协调能力、精益求精的“工匠精神”和实现自我提升的能力等。相信只有具备了这些素养和能力, 编辑才能真正成为新时代出版业需要的“复合型”人才。

关键词：出版,编辑,素养,能力

参考文献

[1] 李洪波.发扬“工匠精神”, 提高图书编校质量[J].传播与版权, 2018 (08) :62-63.

[2] 杨亚鸿.新时代背景下人文社科学术编辑素养及其培养[J].中国编辑, 2018 (09) :40-44.